發(fā)布時間：2023-05-16 10:36:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
檔案管理，即企業(yè)相關(guān)部門對檔案信息與檔案實體進(jìn)行收集、整理、保管、堅定、統(tǒng)計并為企業(yè)正常運營提供利用服務(wù)的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的全過程，是企業(yè)興衰的見證者，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的借鑒作用。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是煙草企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇。進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國加強(qiáng)了對煙草檔案管理工作的建設(shè)力度，確定了協(xié)調(diào)關(guān)系、加強(qiáng)宣傳、整合資源、積極參與的發(fā)展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務(wù)，為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)不斷努力。目前，我國煙草按企業(yè)檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規(guī)范化，在企業(yè)文化建設(shè)中也發(fā)揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴(yán)重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。
2 煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題及相應(yīng)措施
2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)
據(jù)調(diào)查研究顯示，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數(shù)煙草企業(yè)缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業(yè)缺乏專門的機(jī)構(gòu)對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業(yè)檔案管理人員調(diào)動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴(yán)重的會造成?n案信息丟失，數(shù)據(jù)收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業(yè)應(yīng)該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業(yè)還應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)煙草企業(yè)的健康快速發(fā)展。
2.2 檔案管理設(shè)備
眾所周知，檔案管理工作十分復(fù)雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進(jìn)的設(shè)備儀器是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。但是，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理設(shè)備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。比如，相關(guān)工作人員反應(yīng)，由于目前檔案管理大多局限于手工作業(yè)，因此檔案信息不能實現(xiàn)資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業(yè)應(yīng)該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立企業(yè)的電子檔案聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享，充分發(fā)揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養(yǎng)高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才，創(chuàng)建企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理模式向現(xiàn)代化發(fā)展。
2.3 檔案管理理念
目前我國企業(yè)檔案管理理念依然傳統(tǒng)落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認(rèn)識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業(yè)成長發(fā)展歷程的資料，更是企業(yè)文化建設(shè)的瑰寶。因此，我國企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要作用，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，從檔案中提煉出企業(yè)文化建設(shè)的核心元素，從而進(jìn)一步凝聚全體員工的力量，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而且，在煙草企業(yè)檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發(fā)揮檔案管理的作用。比如，提供重要數(shù)據(jù)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、提煉文化信仰、推動民主建設(shè)等等。
2.4 檔案管理方法
檔案管理方法的科學(xué)與否直接決定著檔案管理的質(zhì)量。目前，我國煙草企業(yè)檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學(xué)，嚴(yán)重的影響了工作效率與質(zhì)量。比如，我國煙草企業(yè)在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現(xiàn)象十分普遍，嚴(yán)重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業(yè)應(yīng)該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質(zhì)量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進(jìn)行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學(xué)的分類歸納法，根據(jù)時間段和檔案類型進(jìn)行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網(wǎng)查閱。此外，完善紙質(zhì)檔案借閱制度，對不可備份檔案進(jìn)行專門的保護(hù)，進(jìn)一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設(shè)備儀器進(jìn)行保養(yǎng)維修，從而保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，營造檔案管理工作的良好環(huán)境。檔案管理工作能否順利開展，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視直接有關(guān)。為加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)，建立健全由公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭，各處室負(fù)責(zé)同志為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的順利開展提供了組織保障。
為進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。一方面，加強(qiáng)檔案室與職能處室的橫向聯(lián)系，在各處室設(shè)立了兼職資料員，具體負(fù)責(zé)本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強(qiáng)檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯(lián)系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時，縱橫交錯，網(wǎng)絡(luò)覆蓋了全公司。
二、注重培訓(xùn)，全面提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并采取了多種形式的崗位培訓(xùn)活動，以此帶動檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，定期組織專兼職人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案方面的方針政策，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺，及時傳達(dá)國家檔案工作的新動態(tài)，研究探討工作經(jīng)驗，提高檔案人員的自身水平。二是通過舉辦培訓(xùn)班的形式，邀請專家現(xiàn)場講課，每期參加人員達(dá)100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟(jì)南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓(xùn)班。截至目前，公司檔案人員已全部經(jīng)過各級檔案管理部門的系統(tǒng)培訓(xùn)，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請進(jìn)來的辦法。一方面組織檔案骨干人員開展檔案理論研討活動；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項目去參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步開闊視野、拓寬思路，查找不足，激發(fā)干勁。
三、強(qiáng)化管理，積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過程進(jìn)行細(xì)化分解，從建、管、用三方面加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。
“建”就是規(guī)范建檔。先后制定了十三個類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規(guī)范化。同時，在規(guī)范建檔工作中，做到“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”?！叭本褪窃跈n案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項目齊全，確保檔案資料的歸檔率?！皽?zhǔn)”就是在檔案完整率上把準(zhǔn)關(guān)，根據(jù)檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率?！皣?yán)”就是在檔案組卷上，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。不合格的檔案材料嚴(yán)禁進(jìn)入檔案室，對庫房不同門類的檔案分別排列，統(tǒng)一編號，保證檔案案卷的合格率。同時，辦公室檔案部門主動與文件資料形成部門密切配合，充分調(diào)動兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。
“管”就是科學(xué)管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫房管理的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格落實庫房“九防”措施，制定庫房檔案資料保管情況的排查計劃，發(fā)現(xiàn)問題及時采取應(yīng)急措施，確保庫存檔案的安全。二是嚴(yán)格庫房管理。認(rèn)真履行檔案收進(jìn)移出手續(xù)，將檔案收進(jìn)移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規(guī)定編制檔案存放索引，櫥具設(shè)置存取檔標(biāo)識，使各類檔案一目了然。
“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準(zhǔn)登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時，深層次了解室藏結(jié)構(gòu)，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，利用庫存檔案編制了一批優(yōu)秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實際應(yīng)用能力。
四、利用電子信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理
首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運用檔案各功能模塊，達(dá)到目錄級進(jìn)而逐步達(dá)到文件級管理檔案。做好電子文件的整理工作，進(jìn)一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實現(xiàn)一份檔案同時供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴(kuò)大查詢范圍，隨時快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時效性。三是電子文件可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實現(xiàn)了信息資源的共享。
其次，有步驟地開展庫存檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。
五、文化引領(lǐng)，創(chuàng)建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計劃地逐步實現(xiàn)檔案品牌系列工程，營造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.
（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)。注重管理，創(chuàng)建綜合檔案管理品牌工程。開展檔案目標(biāo)考核是提高機(jī)關(guān)綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創(chuàng)建檔案編研品牌工程。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的最高表現(xiàn)形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發(fā)展中的亮點，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導(dǎo)檔案部門增強(qiáng)檔案開發(fā)利用工作的主動性和實效性，提高全系統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用成果的數(shù)量和質(zhì)量；第三，根據(jù)行業(yè)的需要，在完善開展公路史志編寫的同時，以行業(yè)、地域文化為突破口，不斷強(qiáng)化檔案編研工作，開拓編研的思路，創(chuàng)新編研工作機(jī)制，促進(jìn)編研成果轉(zhuǎn)化。
（二）實施檔案功能拓展工程。構(gòu)筑功能完善、設(shè)施齊全的檔案服務(wù)平臺。近幾年，公司逐步加大檔案室建設(shè)的投入，完善各種檔案基礎(chǔ)設(shè)施改造和更新工作，對檔案室?guī)旆繙囟葷穸日{(diào)控防火、防盜、職能密集架等應(yīng)用系統(tǒng)與計算機(jī)管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)了庫房各種管理應(yīng)用的一體化，大大的提高了檔案公共服務(wù)效果。
（三）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)工程，力求在征、管、用上下功夫?！罢鳌?，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結(jié)構(gòu)；“管”，既加大庫房管理力度。嚴(yán)格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對各類、不同載體的檔案資料實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以滿足行業(yè)檔案資料的需求。
（四）開展評先創(chuàng)優(yōu)活動工程，調(diào)動檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競賽活動中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經(jīng)濟(jì)考核內(nèi)容，與工資、獎金掛鉤。調(diào)動了各級檔案管理人員的積極性和主動性，促進(jìn)了檔案管理工作的開展。二是對銳意進(jìn)取，不斷創(chuàng)新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛崗敬業(yè)的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。
摘 要：近些年來，隨著我國建筑行業(yè)的深入發(fā)展，我國的工程項目建設(shè)的規(guī)模越來越大，施工工藝越來越復(fù)雜，工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展，產(chǎn)生的工程建筑檔案越來越多，傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會建設(shè)的需求，本文就目前我國工程建筑檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析和探討，并針對如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設(shè)提出了幾點建議。力求能為加快我國工程建筑檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程提供適時的參考。
關(guān)鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理
當(dāng)今社會是信息化社會，信息傳遞的速度高速發(fā)展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經(jīng)過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術(shù)是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰(zhàn)，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設(shè)的檔案管理為了適應(yīng)信息化的發(fā)展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創(chuàng)新發(fā)展。在文中我們看一下當(dāng)前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。
1目前工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問題
工程建筑檔案在建筑工程項目中有著舉足輕重的地位，因為他直接記錄著相關(guān)數(shù)據(jù)，反映著工程建設(shè)以及建筑物的質(zhì)量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質(zhì)量的安全性和可靠性有著重要的指導(dǎo)作用。
1.1工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢
科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步的同時，我們也在與時俱進(jìn)，加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，對其加以關(guān)注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn)，目前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過程中，工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設(shè)，在相關(guān)方面存在缺陷。
1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠
雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具，相關(guān)工作人員也沒能按規(guī)定處理事務(wù)，同時相關(guān)專業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠，更有甚者對于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專業(yè)技能，確保信息的安全。
2信息化工程建筑檔案管理方法
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，在行業(yè)內(nèi)的競爭力不斷加強(qiáng)，為了提高工程單位的競爭力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對建筑工程檔案的信息化管理，如規(guī)范檔案信息的儲存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強(qiáng)檔案信息的管理。所以工程單位應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進(jìn)程，不斷提高我國建筑行業(yè)對檔案信息的管理。
2.1確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔
在加強(qiáng)建筑行業(yè)的檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機(jī)的掃面設(shè)備輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進(jìn)行存檔，以數(shù)據(jù)信息的形式儲存在計算機(jī)中，這種檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應(yīng)當(dāng)對這些檔案信息進(jìn)行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數(shù)據(jù)信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建筑工程的檔案信息化建設(shè)，確保原始數(shù)據(jù)的采集和歸檔。
2.2加強(qiáng)檔案庫的信息化管理
為了實現(xiàn)工程建筑檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，使得檔案信息能夠共享，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息資料庫，同時加強(qiáng)檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存檔，同時也可以建立統(tǒng)一格式檔案信息管理系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經(jīng)過統(tǒng)一處理過的檔案信息可以通過數(shù)據(jù)庫這樣一個平臺實現(xiàn)共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。
2.3提高工作人員的業(yè)務(wù)能力
隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)的檔案信息管理工作也發(fā)生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業(yè)務(wù)能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的個人素質(zhì)。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理設(shè)備，同時還必須掌握有關(guān)檔案信息資料的管理知識，嚴(yán)禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、有效性、與時俱進(jìn)，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。
管理單位在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過程中，忽視了對檔案的機(jī)密性和安全性和相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的工程建筑檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對這種情況，相關(guān)的管理部門在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合工程建筑檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對部分工程建筑檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過運用相關(guān)的計算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實際運用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合； 同時，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國工程建筑檔案管理的科學(xué)性和有效性。
3 總結(jié)
總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)具有十分明顯的優(yōu)勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。
我國的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過程中還需要繼續(xù)遵循我國對建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關(guān)規(guī)定，在不斷的學(xué)習(xí)過程中吸收知識總結(jié)經(jīng)驗，推進(jìn)我國工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發(fā)揮更大的作用。
綜上所述，在建筑工程中科學(xué)、有效的檔案信息化管理對建筑工程項目的實施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。雖然我國檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，但是經(jīng)過不斷的研究和學(xué)習(xí)，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，就能夠推動我國檔案信息化的不斷發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；學(xué)校檔案；管理方法
“互聯(lián)網(wǎng)+”是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)在社會上的廣泛應(yīng)用而提出的新思想，是我國政府部門在對互聯(lián)網(wǎng)時代進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上形成的對互聯(lián)網(wǎng)時代的全新認(rèn)識，這一理念的提出也促使社會各界對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)入到新的發(fā)展時期。對于學(xué)校檔案管理工作來說，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生了一定程度上的影響，要想在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下保證學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率，就應(yīng)該對學(xué)校檔案管理工作M行改革創(chuàng)新，提出更為科學(xué)的管理方法，為學(xué)校檔案資源的有效利用提供良好的支持。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的影響
在學(xué)校中，檔案數(shù)據(jù)的管理和使用是學(xué)校綜合管理的必要環(huán)節(jié)，對學(xué)校檔案在學(xué)校管理工作中的有效利用產(chǎn)生了一定的積極影響，并且能夠為學(xué)校各項決策的制訂提供良好的支持。但是學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理方式不夠科學(xué)合理，對檔案的管理相對重視，卻忽視了對檔案資源的有效利用，檔案管理工作在推動學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展方面的作用無法得到充分發(fā)揮。而“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，對學(xué)校檔案管理工作提出了新的要求，希望檔案管理者能夠嘗試將信息技術(shù)大量應(yīng)用到學(xué)校檔案管理工作實踐中，為學(xué)校管理工作提供良好的支持。首先，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來為學(xué)校檔案管理工作指明了方向，學(xué)校檔案管理應(yīng)該重視對信息技術(shù)的應(yīng)用，逐步探索檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型和升級，增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息變化發(fā)展力度。其次，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來為學(xué)校檔案數(shù)據(jù)管理提供了更為全面的數(shù)據(jù)和技術(shù)支持。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下對學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新的措施
結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對學(xué)校檔案管理工作提出的新要求，新時期對學(xué)校檔案管理工作方法進(jìn)行創(chuàng)新可以從以下方面入手。
1.搜集檔案資源，使學(xué)校檔案資源獲得良好的信息數(shù)據(jù)支持
學(xué)校檔案資源的優(yōu)化整合需要大量真實、可靠的數(shù)據(jù)支持，因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下對學(xué)校檔案管理工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)該從搜集檔案資源入手，為學(xué)校檔案管理工作提供大量真實、可靠的數(shù)據(jù)信息，促使學(xué)校檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)。在加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該注意對信息資源搜集范圍進(jìn)行有效拓展，即不僅將招生、教研、日常教學(xué)活動方面的檔案信息納入到檔案搜集和管理工作中，也應(yīng)該重視學(xué)校的公文書涵、相關(guān)活動的影像資料、教師發(fā)表的論文等，搜集整理并融入檔案管理工作中，在提升學(xué)校檔案管理工作全面性的基礎(chǔ)上，為檔案資源的有效整合提供良好的數(shù)據(jù)支持。
2.構(gòu)建完善的檔案管理制度，凸顯檔案資源整合工作的規(guī)范化
制度建設(shè)工作是保證檔案管理工作逐步朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必要舉措。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，要想使我國學(xué)校的檔案管理工作能夠逐步取得發(fā)展，就應(yīng)該積極構(gòu)建檔案管理工作制度，保證學(xué)校在組織開展檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的過程中可以按照規(guī)章制度辦事，實現(xiàn)檔案資源整合的規(guī)范化和有序化發(fā)展。具體來說，學(xué)校應(yīng)結(jié)合本校實際情況以及我國檔案管理方面的法律法規(guī)，從工作人員責(zé)任制度、資料搜集管理制度、檔案信息平臺管理制度等方面入手，明確不同崗位工作人員的責(zé)任，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理部門和其他各科系、部門的聯(lián)系，為檔案資源的信息化整合提供良好的支持，推進(jìn)學(xué)校檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。
3.提升檔案信息服務(wù)能力，凸顯學(xué)校檔案的服務(wù)機(jī)制
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，不僅要加強(qiáng)檔案資源的管理，還應(yīng)對檔案信息服務(wù)能力進(jìn)行開發(fā)，促使學(xué)校檔案資源能夠為學(xué)校各項決策的制訂提供良好的支持。具體來說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)該注意對信息檔案資源進(jìn)行搜集和整理，并構(gòu)建相對科學(xué)的歸檔制度，方便檔案使用者對檔案信息的查詢和調(diào)取。另一方面，還應(yīng)該重視檔案信息服務(wù)的主動性建設(shè)，即在充分分析用戶需求的基礎(chǔ)上為學(xué)生、教師、行政人員等提供合理使用學(xué)校檔案資源的教育和指導(dǎo)，讓受眾群體對學(xué)校檔案資源形成新的認(rèn)識，有效提升學(xué)校檔案資源的服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理的科學(xué)發(fā)展提供相應(yīng)的保障。
在當(dāng)前信息化時代背景下，有效加強(qiáng)對學(xué)校檔案資源建設(shè)和整合工作的重視，推進(jìn)檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè)成為學(xué)校檔案管理部門重點關(guān)注的問題，只有檔案管理人員真正認(rèn)識到“互聯(lián)網(wǎng)+”對學(xué)校檔案管理工作產(chǎn)生的影響，并制訂相應(yīng)的優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理工作措施，才能真正發(fā)揮學(xué)校檔案管理的重要作用，為學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展提供相應(yīng)的支持。
參考文獻(xiàn)：
一、強(qiáng)化檔案工作的重要性
醫(yī)院的檔案工作對醫(yī)院的技術(shù)進(jìn)步和科學(xué)研究都有著重要的意義。因此醫(yī)院對檔案工作一直都十分重視。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，有些醫(yī)院一直沿用傳統(tǒng)的檔案工作的管理方法，這種方式不能及時更新已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展。檔案工作在工作意識、思路以及人員的綜合素質(zhì)上更新的滯后已經(jīng)對醫(yī)院的工作的進(jìn)度的開展造成了不利的影響。所以在新的時期，創(chuàng)新應(yīng)該成為檔案工作的主旋律。在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案工作者要從全新的理念和觀念出發(fā)，用新的技術(shù)手段來完善檔案管理工作。只有這樣，醫(yī)院的檔案工作才能緊跟時代的發(fā)展，在創(chuàng)新中不斷進(jìn)步，為醫(yī)院的進(jìn)一步提供更加強(qiáng)有力的支持。
二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作處存在的問題
1.醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度不足
在有些醫(yī)院中，醫(yī)院的管理者認(rèn)為檔案工作與醫(yī)院的主營業(yè)務(wù)的業(yè)績關(guān)系不大，所以對檔案管理工作的支持力度不論是從資金還是技術(shù)的支持方面都明顯不足。甚至在有些醫(yī)院，檔案管理工作的硬件設(shè)施都不能保障，這些都制約了檔案管理工作的發(fā)展。
2.醫(yī)院業(yè)務(wù)部門對檔案管理意識不夠
檔案的來源主要來自于醫(yī)院業(yè)務(wù)部門在日常工作中形成的資料。但是，在目前的醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動中，醫(yī)院業(yè)務(wù)人員在日常的工作對檔案的收集和歸類不是很重視。在業(yè)務(wù)工作中，不能經(jīng)常將資料主動講給檔案管理部門。這樣的做法很可能造成重要的文獻(xiàn)的丟失。
3.檔案管理人員缺乏工作熱情
檔案管理人員在醫(yī)院中不屬于主要的業(yè)務(wù)人員，在上級不重視的情況下，檔案工作者人員常常被忽略到邊緣地帶。檔案工作人員長期處于這樣的地位下就會產(chǎn)生自卑、消極的心理。難以對自己的本職工作產(chǎn)生工作熱情。導(dǎo)致檔案管理工作處于被動的地位，檔案工作很難有更好的發(fā)展。
三、強(qiáng)化檔案管理工作創(chuàng)新檔案的工作方法
檔案工作在目前存在的種種困難以及支援發(fā)展的問題，想要徹底的解決這些問的存在，最有效的方法就是加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新。筆者認(rèn)為，在醫(yī)院中，做到檔案管理工作的創(chuàng)新主要應(yīng)該從以下幾個方面著手：
1.加強(qiáng)檔案管理環(huán)境的創(chuàng)新
管理環(huán)境是管理工作的土壤，要做好檔案管理這項工作，首先要從培育它的土壤開始。要培養(yǎng)良好的管理環(huán)境。首先從管理者自身要更新觀念，在信息技術(shù)飛速發(fā)展和廣為應(yīng)用的今天。檔案管理者從觀念上自覺接受新型的挑戰(zhàn)，在挑戰(zhàn)中學(xué)習(xí)新的知識。用新型的科技手段增強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)管理方式的創(chuàng)新還要加強(qiáng)硬件管理設(shè)備的建設(shè)，促進(jìn)管理方式朝著現(xiàn)代化發(fā)展。隨著醫(yī)院其他硬件設(shè)施的完善，醫(yī)院的規(guī)模的擴(kuò)大，病人的增多以及病情的復(fù)雜化，如果檔案管理設(shè)備沒有及時更新，檔案管理的工作會變得十分困難以及很容易出現(xiàn)疏漏的問題。所以檔案管理室也要加快建設(shè)現(xiàn)代化設(shè)備的步伐。與此同時，更應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的計算機(jī)基本知識技能的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員更熟悉的運用現(xiàn)代信息技術(shù)來對醫(yī)院的檔案進(jìn)行更好的管理。
2.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新
醫(yī)院的檔案管理要想有良好的發(fā)展，除了創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境之外，還要建立一套完善的管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理系統(tǒng)的管理方式。首先，從技術(shù)層面來說，我國的檔案管理最先進(jìn)的管理體系就是IS09000質(zhì)量管理體系。醫(yī)院的檔案管理工作可以參照這個管理體系的一些標(biāo)準(zhǔn)，甚至將這套體系直接應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)也是完全可行的。這套系統(tǒng)的建立，能夠幫助醫(yī)院的管理工作更加正規(guī)、科學(xué)。除了在技術(shù)層面上的引進(jìn)，其次，要建立一套完善的規(guī)章制度來對檔案管理工作中的具體操作進(jìn)行硬性規(guī)定。減少檔案處理的隨意性。將檔案的日常工作納入到醫(yī)院工作議事日程，讓檔案的管理工作走向制度化的道路。最后，對檔案管理體系的創(chuàng)新還要創(chuàng)新管理手段，運用現(xiàn)在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的保管。
3.加強(qiáng)服務(wù)工作的創(chuàng)新
檔案工作的最終目的就是為了醫(yī)院的主營業(yè)務(wù)進(jìn)行服務(wù)，利用檔案的內(nèi)在價值來為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。醫(yī)院的檔案部門的以往的服務(wù)往往處于被動的地位，加強(qiáng)檔案工作服務(wù)方式的創(chuàng)新最終要的是加強(qiáng)檔案工作對醫(yī)院主營業(yè)務(wù)的主動服務(wù)，要想達(dá)到由被動向主動的轉(zhuǎn)變，首先就是要擴(kuò)大檔案管理工作的服務(wù)范圍，醫(yī)院的檔案工作充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獎檔案的管理工作向一個更深層次的方向進(jìn)行延伸，在保密醫(yī)院秘密檔案的前提下，更多的向各部門甚至社會公開檔案，發(fā)揮檔案的價值。醫(yī)院的檔案部門還應(yīng)該適應(yīng)新的社會需要，利用檔案醫(yī)院，從多個角度實現(xiàn)對醫(yī)院各部門人員進(jìn)行充分的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：社保檔案；數(shù)字化管理；方法
社保檔案記錄參保者的詳細(xì)信息，是其享受社會保險待遇的重要依據(jù)，所以社會檔案在當(dāng)前社會中發(fā)揮重要作用。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，給社會檔案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇，社保檔案實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢。數(shù)字化管理是指以數(shù)字的形式對檔案進(jìn)行存儲，實現(xiàn)快速查閱和保存，提高工作效率，為參保者提供更好的服務(wù)，加強(qiáng)對社保檔案數(shù)字化管理方法的研究，不斷提高社保檔案管理質(zhì)量，對促進(jìn)社會發(fā)展具有重要意義。
一、檔案數(shù)字化管理的必要性
人們生活和思想轉(zhuǎn)變促使社會保險行業(yè)得到快速發(fā)展，社保檔案呈現(xiàn)逐年增加趨勢，這一發(fā)展現(xiàn)狀促使社保檔案管理不斷適應(yīng)社會發(fā)展，實現(xiàn)創(chuàng)新和優(yōu)化。在社保檔案管理工作中，主要包括登記、繳費、檔案管理等工作，各項工作開展都關(guān)系著社保檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前傳統(tǒng)社保管理方法已經(jīng)無法滿足社保事業(yè)發(fā)展需要，所以加強(qiáng)對社保檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)前面臨的重要工作。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，滿足工作需要，建立一套不受人工干預(yù)并且工作效率高社保管理工作是社會發(fā)展必然需求。社保檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理可以將紙張檔案輸入計算機(jī)系統(tǒng)，并根據(jù)需要建立科學(xué)規(guī)范的電子檔案目錄，從而為后期的查詢、修正等工作提供便利，并實現(xiàn)社保檔案的永久保存。檔案數(shù)字化管理是信息技術(shù)經(jīng)過不斷發(fā)展的產(chǎn)物，是適應(yīng)社會發(fā)展的重要工作，其創(chuàng)新性具有重要應(yīng)用價值。
二、社保檔案數(shù)字化管理特點
1.實現(xiàn)快速查詢
根據(jù)社會保險法相關(guān)規(guī)定，各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須為參保者提供全面的檔案信息查詢服務(wù)，在傳統(tǒng)設(shè)保檔案管理模式下，對檔案信息的查詢主要以手工操作為主，這種方式不僅繁瑣，而且在不斷對原件的調(diào)取過程中導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)黃變脆以及自己磨損等問題，在一定程度上影響檔案的完整性。以職工的養(yǎng)老保險繳費為例，在對信息進(jìn)行查詢時需要消耗大量工作時間，短則幾個小時長則幾天不等，并且在查詢過程中對紙張檔案的翻看和復(fù)印容易導(dǎo)致資料出現(xiàn)損壞等問題，給查詢工作帶來一定難度。而數(shù)字化管理模式的出現(xiàn)，可以借助計算機(jī)查詢，在搜索框只需輸入員工社保號碼即可獲得職工的所有信息，包括歷年繳費記錄、政策性補(bǔ)繳等詳細(xì)信息。數(shù)字化管理模式下，查詢工作更加便捷，為工作人員節(jié)省大量時間，并且在數(shù)字化管理方式下并不需要調(diào)取檔案原件，只需在計算機(jī)中查詢檔案圖片即可實現(xiàn)打印復(fù)制等需求。
2.便于保存
傳統(tǒng)社保檔案管理工作是將紙質(zhì)檔案經(jīng)過裝訂以后放置在檔案柜中進(jìn)行保存，一方面隨著社保檔案數(shù)量的增加需要占用更大儲存空間，另一方面增加管理難度，紙質(zhì)檔案容易受潮發(fā)霉，在管理工作必須投入較大的人力和財力提高管理質(zhì)量。而數(shù)字化管理模式下，紙質(zhì)檔案信息全部反應(yīng)到計算機(jī)中，建立電子檔案，并通過建立有效的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等工作，提高管理安全性，在提高管理質(zhì)量的同時，降低檔案管理成本。
3.提高工作效率
在社保業(yè)務(wù)辦理過程需要提供詳細(xì)的紙質(zhì)材料和證明等相關(guān)文件，并且還要合同或者相關(guān)證件進(jìn)行掃描保存，工作內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致工作效率始終得不到有效提升，在當(dāng)事人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，需要對參保人的信息反復(fù)進(jìn)行核對，增加工作量。在數(shù)字化管理工作中，通過數(shù)據(jù)庫中搜索可以將參保人的所有信息展現(xiàn)出來，大大減少工作量，節(jié)約工作時間，有效提高工作效率，樹立良好的服務(wù)形象，促進(jìn)社會實現(xiàn)和諧發(fā)展。
三、社保檔案數(shù)字化管理方法探討
1.建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)
為提高社保檔案管理工作質(zhì)量，在可以建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，將檔案管理場所進(jìn)行固定，并制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)范，通過對檔案庫房、閱覽室以及辦公室等工作場所的明確劃分，提高檔案管理的專業(yè)性。同時配備專業(yè)的檔案管理人員，并定期進(jìn)行培訓(xùn)，不但提高學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，從而不斷促進(jìn)檔案管理水平的提高。
2.建立完善的社會保險檔案管理體制
在數(shù)字化管理方法實現(xiàn)推廣使用的同時，需要規(guī)范的制度進(jìn)行管理和約束，我國頒布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》為社保檔案管理提供可靠保證。在檔案管理新時期，為提高檔案管理工作質(zhì)量，必須對相關(guān)制度加以完善，將社保檔案管理工作作為經(jīng)辦業(yè)務(wù)流程和經(jīng)辦人員的崗位職責(zé)，從而使全員參與到檔案管理工作中。完整的檔案管理制度還應(yīng)當(dāng)包括對檔案收集歸檔整理工作的規(guī)定，根據(jù)檔案的類型和特點采用不同的管理方法。在經(jīng)辦社保檔案管理業(yè)務(wù)時，可以生成相應(yīng)的檔案編號，便于后期查詢，同時按照系統(tǒng)工作流程規(guī)范人工操作流程，實現(xiàn)對每個環(huán)節(jié)的管理，降低風(fēng)險發(fā)生幾率。
3.實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息的無縫對接
社保檔案主要為參保人辦理各項業(yè)務(wù)而服務(wù)，為了提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息的無縫對接具有重要作用，這一功能的應(yīng)用只需對檔案查詢一次即可實現(xiàn)高速掃描、分類和真空塑封等技術(shù)，在最短時間內(nèi)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全面轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。
四、結(jié)語
在社會保險檔案管理工作中，參保人員具有復(fù)雜性特點，在一定程度上增加工作的難度，為保證工作質(zhì)量，必須對規(guī)范檔案管理工作流程，實現(xiàn)高效管理。在信息化技術(shù)快速發(fā)展下，實現(xiàn)社保檔案的數(shù)字化管理對整體工作以及社會發(fā)展有重要作用。不僅實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理而且在信息化快速發(fā)展新時期，可以提高檔案信息的實效性和應(yīng)用性，是順應(yīng)時展的重要體現(xiàn)。
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1.及時性。檔案的可靠性取決于其結(jié)構(gòu)的完整程度以及其形成過程的控制程度。在考古工作中，每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生一些相關(guān)的原始檔案，對這些考古檔案的收集整理和歸檔管理，必須要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，最重要的就是與考古工作進(jìn)展在時間上保持同步、在范圍上保持一致，即對考古工作的每一階段、每個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生和形成的檔案材料，都要及時進(jìn)行系統(tǒng)收集、規(guī)范整理和歸檔管理，使其與相關(guān)的考古工作相輔相成，構(gòu)成完整系統(tǒng)的檔案記錄。比如，在發(fā)掘中對浮選土樣進(jìn)行取樣工作時，必須及時的做好取樣的標(biāo)簽，記錄下所取土樣的容量、在探方中的位置、所屬單位、采集者和采集日期等信息，并在每天的探方日記中做詳細(xì)描述，這些工作都與取樣工作同時進(jìn)行，不可滯后。
2.更新性?？脊殴ぷ髦械臋n案管理是一個不斷更新的系統(tǒng)工程。從考古調(diào)查、勘探和發(fā)掘，到之后的實驗分析和文物保管等過程中，雖然《田野考古工作規(guī)程》規(guī)定嚴(yán)禁改動任何原始記錄，但是當(dāng)有新的數(shù)據(jù)時，對檔案資料必須隨時更新和補(bǔ)充。所以，要隨時跟蹤管理，做好考古檔案的收集整理與保管，形成完整的資料檔案，并統(tǒng)一按照規(guī)定的順序整理建檔，形成資料庫或電子數(shù)據(jù)庫，便于統(tǒng)一管理、檢索、查詢、數(shù)據(jù)的擴(kuò)充和數(shù)據(jù)庫的升級。
3.多樣性。由于考古遺址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作總是不能盡如人意，總會或多或少地忽略掉一些當(dāng)時尚未認(rèn)知的信息。一定程度上來說，這種破壞是在所難免的，考古工作者為了將破壞降低到最小，最大限度地獲得各種資料，越來越多地采取了多學(xué)科、多手段的研究方法，動物考古、植物考古、環(huán)境考古、石器分析、GIS地理信息系統(tǒng)等科技考古手段應(yīng)運而生。這也就決定了考古檔案的形式具有多樣性，有文字記錄、圖紙、照片、拓片、錄像、電影膠片等等?？脊艡n案的多樣性，決定了檔案管理工作具有較大的難度。
二、考古檔案管理的對策和方法
如何對田野考古檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，使其能更加有效地發(fā)揮作用，筆者認(rèn)為主要有賴于檔案管理隊伍建設(shè)，以及資料的獲取、移交到管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化。
1.加強(qiáng)考古檔案管理隊伍建設(shè)。要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，檔案管理人員構(gòu)成不能都是考古學(xué)專業(yè)，應(yīng)有理工科或檔案管理專業(yè)，首先必須具備專門的檔案管理技勤人員，由具備檔案管理專業(yè)知識背景的人員來負(fù)責(zé)檔案的點收、立案、編目、典藏、清理、轉(zhuǎn)移、銷毀及應(yīng)用等作業(yè)執(zhí)行。實現(xiàn)考古檔案管理人員的專業(yè)化的途徑，一方面可以從高校引進(jìn)檔案專業(yè)的高素質(zhì)人才，在人才招聘上提高檔案、計算機(jī)等方面專業(yè)人才的占有比例；二是加強(qiáng)內(nèi)部檔案工作者的知識和技能培養(yǎng)，應(yīng)在保證內(nèi)部檔案管理工作有條不紊開展的基礎(chǔ)上，鼓勵檔案工作人員參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和會議，如每年舉辦的檔案計算機(jī)管理培訓(xùn)等，讓內(nèi)部檔案人員拓寬專業(yè)基礎(chǔ)知識。在考古工作結(jié)束的一段規(guī)定時間內(nèi)，由檔案管理的專門人員對所有考古檔案進(jìn)行集中歸檔整理。
2.加強(qiáng)考古檔案管理方法的科學(xué)化。要加強(qiáng)考古檔案管理方法的科學(xué)化，首先要指定系統(tǒng)的管理制度，要在考古工作開展之前，對資料進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一要求，如記錄本的規(guī)范統(tǒng)一、圖紙規(guī)格的統(tǒng)一、攝錄像及照片的統(tǒng)一等都應(yīng)有科學(xué)規(guī)范的要求，只有如此才能為規(guī)范管理提供保證。其次，為避免檔案移交拖欠現(xiàn)象，除建立嚴(yán)格的檔案移交制度外，應(yīng)把考古檔案管理工作納入各部門的年度工作目標(biāo)，這樣才能有效地督促各考古部門及時將考古發(fā)掘材料和勘探材料移交到檔案室。所有移交資料進(jìn)行復(fù)印，移交2份為宜，分別為主件、副件，主件應(yīng)統(tǒng)一裝訂成冊入檔案室收藏，副件可分類保管，以供借閱。再次，檔案人員對考古檔案資料進(jìn)行歸檔分類。一般來講，專業(yè)—課題、課題—年度、年度—項目等三種分類法都比較適合。第一種適合于考古學(xué)文化體系比較完整、研究比較深入、具有宏觀性質(zhì)的檔案管理；第二種是第一種的簡化模式，它適合于研究不太深入、具有微觀性質(zhì)的檔案管理，一旦研究深化，體系完整時，可以很容易轉(zhuǎn)化為前者；第三種分類法最為簡單、方便，一年一歸，但查找、利用時稍顯復(fù)雜，若能采用計算機(jī)檔案軟件進(jìn)行管理，則此類方法較為合適。最后，要維護(hù)各種形式檔案的實體安全和內(nèi)容安全。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體等考古檔案資料，要及時對紙質(zhì)文書檔案、照片、圖紙等逐步實施數(shù)字化處理，對文書檔案實行電子錄入，對原有的繪圖、攝影等考古資料可使用專業(yè)的圖像掃描設(shè)備進(jìn)行保存，從而避免彩色顯像染料等信息載體的物理衰變，以便進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，且防止紙質(zhì)檔案因時間關(guān)系造成信息流失。對于電子考古檔案資料，要依靠科技手段等實現(xiàn)檔案資料的管理，需要注意電子考古檔案的安全問題，做好電子考古檔案的防磁、防機(jī)械損傷、防寫等物理防護(hù)措施，建立電子考古檔案的備份系統(tǒng)，并對電子考古檔案實行訪問權(quán)限控制，保證電子考古檔案在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法使用。與此同時，在考古工作中逐步推廣考古記錄的數(shù)字化、規(guī)范化軟件的使用，比如田野考古中的考古繪圖已經(jīng)越來越多的采用全站儀繪圖。
[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案管理； 信息化管理； 方法分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02
企業(yè)檔案管理在企業(yè)管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才變動日漸活泛，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業(yè)檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認(rèn)真對待的一個主要問題。不僅在企業(yè)檔案管理體制上進(jìn)行變革外，信息化管制同時是一個必要的發(fā)展。
1 加速檔案管理制度的變革
陳舊的企業(yè)檔案管理制度已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，因此對檔案管理制度進(jìn)行變革已刻不容緩。確立改革的路線，使當(dāng)代企業(yè)的檔案管理工作可以持續(xù)發(fā)展。只有經(jīng)過改革，才可以給平穩(wěn)、連續(xù)、和諧的運行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發(fā)揮提出最廣闊的平臺。中國正在施行的一場關(guān)于社會各方面的變革，變革的成功將給我國社會的可持續(xù)運行提供可信賴的保證。檔案管理工作身為社會大團(tuán)體中的一個子部分，是所有社會團(tuán)體的首要組成環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作的可持續(xù)運行一定要改革，換句話說改革就是檔案管理工作可持續(xù)運行的促進(jìn)力。
2 實施制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理
首先，全面調(diào)查案卷，取其精華去其糟粕。這是實現(xiàn)檔案管理度化、標(biāo)準(zhǔn)化的首要工作。另外平常的檔案管理部門由于歷年來沒有進(jìn)行徹底的調(diào)查，還有移交部門規(guī)定管制期限不準(zhǔn)確，都存在一些重復(fù)或者沒有參考價值的案卷，因此，第一步要除去一些無用的案卷才能杜絕今后實施數(shù)字管制時發(fā)生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實現(xiàn)文件制度化。將一些文件過多、內(nèi)容雜亂的文件進(jìn)行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關(guān)聯(lián)信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過程中要把一些沒有頁碼、沒有案卷目錄、無文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補(bǔ)全并保證所有文案更加規(guī)范。整理文案不僅使館藏文案優(yōu)化，還可以更加科學(xué)地保管文件，并且還能提高實行數(shù)字管制檔案后的有效利用的效率。
3 構(gòu)建全面的檔案信息安全管制體制
檔案信息化的完善構(gòu)建以及最后的確實都應(yīng)該依靠檔案管理職員來運行，因此說檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個保障。所以，構(gòu)建全面的安全管制機(jī)制，改善職工運行手段，增強(qiáng)檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個人錯失所帶來的信息遺失，降低電腦黑客對企業(yè)檔案信息體系的危害。與此同時，對于信息化管制，在檔案信息的應(yīng)用需要采取職工確認(rèn)身份、備份數(shù)據(jù)、殺毒軟件等安全保護(hù)手段，運用這種方法增加檔案管理的安全。
4 加強(qiáng)檔案管理法治化建設(shè)
改革開放到現(xiàn)在，黨及政府有關(guān)機(jī)構(gòu)特別重視檔案的管制工作，先后了許多政策用來改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達(dá)成檔案管理的制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案類型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續(xù)改革，只有堅定與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢，創(chuàng)立檔案管理工作的新局面。萬象更新的形勢對檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平、知識水平及管制操縱能力等方面都說明了新的要求。檔案事業(yè)的拓展必須堅持按依法管制的道路，唯有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮原有的作用。為了增強(qiáng)對檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護(hù)和使用檔案，《中華人民共和國檔案法》就此產(chǎn)生。
檔案管理作為一個體系嚴(yán)密的管制科學(xué)，是我國經(jīng)歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來臨，加速了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化體系發(fā)展，檔案信息化的管制已經(jīng)逐漸變成檔案管理運行的新目標(biāo)，變成當(dāng)代企業(yè)管制發(fā)展的主要標(biāo)志。
5 構(gòu)建一支素質(zhì)高的信息化檔案的專業(yè)隊伍
目前信息化的社會檔案管理者一定具有相應(yīng)的計算機(jī)技術(shù)以及這方面相應(yīng)嘗試。也就需要企業(yè)檔案管理職員應(yīng)當(dāng)依照檔案信息化運行的現(xiàn)實要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計算機(jī)知識，了解信息管制新的技術(shù)，建立保證企業(yè)服務(wù)的工作態(tài)度，所以構(gòu)建一支素質(zhì)高、水平高的信息化檔案管理隊伍，才能保障企業(yè)檔案的信息化建立的需求。
6 結(jié) 論
綜上所述，信息化檔案管理作為一個完整，同時又周密的主要管制事務(wù)，不但要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)賦予高度的重視，更應(yīng)該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運行早變成為世界變革的一個目標(biāo)，更好地解決檔案管理事務(wù)中所面對的問題，才可以變成為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運行提供有效服務(wù)的根本保證，才能更好地為企業(yè)服務(wù)，為社會服務(wù)。
主要參考文獻(xiàn)
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