發(fā)布時間：2023-05-17 15:42:56
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理風(fēng)險防控樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
目前階段的電子計算機技術(shù)在人們生活和工作當(dāng)中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應(yīng)用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進(jìn)的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲的過程當(dāng)中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關(guān)的風(fēng)險進(jìn)行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。
1. 預(yù)防風(fēng)險的措施研究
深入并且細(xì)致的對預(yù)防風(fēng)險的措施方案進(jìn)行研究和分析，是開展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風(fēng)險進(jìn)行防范，則可以使得風(fēng)險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴(yán)格的限制權(quán)限，各個級別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進(jìn)行工作，并且使用檔案。同時，還需要進(jìn)行逐級別的審批，保證審批工作的嚴(yán)格與可靠，進(jìn)行工作權(quán)限的認(rèn)定，注意針對信息進(jìn)行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，對備份的文件進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過程當(dāng)中，也需要對其安全性進(jìn)行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進(jìn)行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。
2. 避免風(fēng)險的措施研究
針對檔案的風(fēng)險避免，需要從以下幾個方面做起：
（1）加強最新技術(shù)的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險，最為有效的方式，就是針對技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護(hù)。首先，需要對加密的技術(shù)進(jìn)行提升，分級別、分層次的對檔案信息進(jìn)行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進(jìn)行風(fēng)險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進(jìn)行制定，選擇最佳的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實踐的工作當(dāng)中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風(fēng)險的防范必須要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風(fēng)險問題，也需要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理，針對在計算機維修時期之內(nèi)的風(fēng)險，有關(guān)的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風(fēng)險進(jìn)行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進(jìn)行應(yīng)對。尤其是對于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進(jìn)行風(fēng)險的控制和管理。
3. 分散風(fēng)險的措施研究
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對現(xiàn)階段檔案信息管理過程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險的措施方案有著全面的了解和細(xì)致的掌握。接下來，將針對分散風(fēng)險以及評估風(fēng)險的措施進(jìn)行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開展與進(jìn)行，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。
將檔案信息管理的風(fēng)險降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實質(zhì)，是對風(fēng)險進(jìn)行分散，并且將風(fēng)險轉(zhuǎn)移至其他的地方，達(dá)到降低風(fēng)險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進(jìn)行修改，并且購買相關(guān)的保險、外包至其他的機構(gòu)等等，都可以達(dá)到分散風(fēng)險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進(jìn)行必要的改進(jìn)，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進(jìn)，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評估風(fēng)險的措施研究
針對風(fēng)險進(jìn)行評估，是非常有效的降低風(fēng)險的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險發(fā)生，如何對風(fēng)險進(jìn)行評估，并且如何將風(fēng)險所導(dǎo)致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項重點性的工作。針對風(fēng)險進(jìn)行評估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險的控制計劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實施的基礎(chǔ)之上，全面的針對風(fēng)險所帶來的影響進(jìn)行分析和研究，并且對其后果進(jìn)行探討，是非常有必要的。對風(fēng)險所帶來的成本的損失進(jìn)行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認(rèn)為電子信息檔案的操作是無危險性和風(fēng)險的，所以，這樣的觀點就為風(fēng)險管理工作帶來巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風(fēng)險進(jìn)行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風(fēng)險進(jìn)行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴(yán)格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險評估的工作過程當(dāng)中，還需要對安全意識進(jìn)行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時的進(jìn)行處理，保證在風(fēng)險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。
5. 結(jié)束語
綜上所述，根據(jù)對電子信息檔案的風(fēng)險管理與控制進(jìn)行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對具體的風(fēng)險控制和防范的措施方案，進(jìn)行了深層次的論述，同時，對于分散風(fēng)險的方式、評估風(fēng)險的方式技術(shù)等，都進(jìn)行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開展與進(jìn)行，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]王平.淺議電子信息檔案的風(fēng)險管理與防范的措施技術(shù)方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)科學(xué)資訊，2010.10：233-238
[2]劉昌化.試論現(xiàn)代化的電子信息檔案管理工作的加強以及風(fēng)險的防治【J】.黑龍江科學(xué)信息，2009.7：45-47
關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險分析
如今社會中，各行各業(yè)都開不開電子信息技術(shù)，紙質(zhì)記錄管理漸漸被取而代之，電子信息檔案管理，隨之因運而生。電子檔案信息的安全是指保護(hù)該檔案、保護(hù)該檔案的核心內(nèi)容、數(shù)據(jù)文件，不受到破環(huán)、丟失和竊取。與傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄比較，電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時，電子信息檔案管理也存在著很大的風(fēng)險隱患。
一、電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險
可是就我國目前來說，電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建才剛剛開始屬于萌芽階段，自身存在著很多缺陷，電子信息檔案管理的風(fēng)險重在于對其的預(yù)防措施太單薄，很難去規(guī)避風(fēng)險，不知道該如何加強信息保護(hù)，問題往往出現(xiàn)在電子信息管理人員缺乏科學(xué)技術(shù)，該管理人員對于電子信息的保護(hù)意識不夠清晰，沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風(fēng)險主要來源于網(wǎng)絡(luò)黑客或其它網(wǎng)絡(luò)病毒，一旦受到攻擊和傳染，那么電子檔案信息的安全將無從談起，這種風(fēng)險無法得到及時有效的信息反饋，導(dǎo)致就算經(jīng)歷了惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊傳染后，也并沒有及時加強管理補救措施，并未對電子信息檔案系統(tǒng)定期及時更新升級，導(dǎo)致系統(tǒng)老化，容易被襲擊。在傳統(tǒng)的管理方式落后的狀態(tài)下，新的管理模式仍然還尚未研究、補救、總結(jié)、反饋，使得風(fēng)險系數(shù)大大提升。未及時緩解突然風(fēng)險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素，導(dǎo)致原本簡單的風(fēng)險防御系統(tǒng)失效，電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性，而在面臨突然情況時，如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤，許多企業(yè)在選擇了電子信息檔案管理的同時，也做好了風(fēng)險轉(zhuǎn)移的準(zhǔn)備，而往往也有大多數(shù)企業(yè)管理人員未能及時采取措施，未能及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、未能解決風(fēng)險[1]。
二、電子信息檔案管理中應(yīng)對風(fēng)險的對策
（一）設(shè)置訪問權(quán)限，減少泄漏風(fēng)險。諸多企業(yè)都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失，有關(guān)企業(yè)部門并未嚴(yán)格執(zhí)行人員個體確認(rèn)，因為檔案工作管理人員，都曾或多或少的接觸過不同層次的檔案實體，該工作人員包括，企業(yè)人員異動、崗位調(diào)換、退休、離職等因素，都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風(fēng)險。該風(fēng)險需要靠企業(yè)落實到個人，對其個人設(shè)置訪問權(quán)限以及在有效期內(nèi)個人可以對某部分區(qū)域的電腦進(jìn)行管控和掌握使用權(quán)，這樣可大大減少人為泄漏的風(fēng)險。所謂的電子信息檔案泄漏風(fēng)險，除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個企業(yè)不光要大力宣導(dǎo)信息安全的觀念，更是要投入科學(xué)技術(shù)防護(hù)，安全觀念提醒我們，防毒措施以及相關(guān)資料備份的重要性。網(wǎng)絡(luò)這個大載體中可以無形間夾帶著病毒侵入電腦中，造成電子檔案信息系統(tǒng)的感染，導(dǎo)致電子信息資料可能會被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時，檔案部門應(yīng)該建立更好的防毒環(huán)境。將重要資料盡可能備份在光碟中，讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。（二）維護(hù)信息檔案，規(guī)范操作流程。在各個企業(yè)檔案部門向外提供檔案資料的同時，盡可能的采用電子郵件或者網(wǎng)頁瀏覽的方式進(jìn)行傳遞操作，在信息檔案發(fā)送前應(yīng)進(jìn)行強力掃描殺毒，該內(nèi)容使用過濾方式循環(huán)阻隔其它普通網(wǎng)頁的侵入，以此來保證信息檔案的安全，監(jiān)督保持殺毒掃描前后原件數(shù)量是否一致，維護(hù)發(fā)送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失，并組織確保已經(jīng)發(fā)送后的系統(tǒng)網(wǎng)頁攻擊事件的出現(xiàn)，以及被他人侵權(quán)或盜用其他用途的可能。在當(dāng)下科技發(fā)展如此飛快的社會，電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學(xué)習(xí)，不光防控防病毒這一單方面，在信息系統(tǒng)維護(hù)上也要加大學(xué)習(xí)力度，不能一直停止在一個階段，維系著已經(jīng)過時的病毒庫，新的病毒體已經(jīng)出現(xiàn)，就需要檔案部門操作人員及時更新，研究對策，不能持續(xù)“以不變應(yīng)萬變”的思想，應(yīng)該多方面掌握信息安全的資料，重點關(guān)注，就電子信息檔案的管理人員而言，最重要的就是對電子信息檔案的每個環(huán)節(jié)能有嚴(yán)格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來，檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問題[2]。（三）完善培訓(xùn)計劃，統(tǒng)籌管理風(fēng)險。控制風(fēng)險作為損失縮小的最佳方法，加強培訓(xùn)防御措施不但能夠有效的控制風(fēng)險，更能降低風(fēng)險的可能性。學(xué)習(xí)引進(jìn)最先進(jìn)的防御系統(tǒng)，不被外界其它網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁肆意侵略，確保電子信息檔案的安全性能，學(xué)習(xí)對于電子信息技術(shù)進(jìn)行加密處理。檔案部門人員可以再通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、以及各個電子信息檔案所相關(guān)資產(chǎn)的重新布置等計劃。管理中的黃金定律就是預(yù)防勝于治理，通過培訓(xùn)做到把風(fēng)險預(yù)防放到首位，當(dāng)風(fēng)險真的出現(xiàn)時，采取有效的措施進(jìn)行風(fēng)險緩解和風(fēng)險轉(zhuǎn)移，盡可能降低各種風(fēng)險所帶來的危害，這才是最為關(guān)鍵的[3]。
三、結(jié)論
關(guān)鍵詞：動物重大疫病；防控；規(guī)范化管理
中圖分類號：S851 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1007-273X（2016）02-0057-02
動物重大疫病存在幾大明顯特點，即傳播速度快、危害性高、破壞性高等[1]。為了動物及人類的健康，采取有效防控措施，并在防控過程中實現(xiàn)規(guī)范化管理便顯得極為重要。本文重點對動物重大疫病防控規(guī)范化管理模式進(jìn)行了探討。
1 資料與方法
1.1 一般資料
對2011年3月至2012年3月犍為縣動物疫病預(yù)防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關(guān)資料進(jìn)行了回顧性分析，同時對2012年4月至2013年4月縣動物疫病預(yù)防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關(guān)資料進(jìn)行了回顧性分析，發(fā)現(xiàn)兩份資料在畜類、疫病種類等基本資料方面無明顯差異（P>0.05），具有可比性。
1.2 方法
1.2.1 動物重大疫病防控管理存在的問題分析 對2012年3月至2013年3月縣動物疫病預(yù)防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關(guān)資料進(jìn)行了回顧性分析，其主要存在的問題如下。
對于動物疫病來說，潛在三大危害性：①由于養(yǎng)殖規(guī)模大，因此，傳染病的傳播速度非?？臁＂谠谌诵蠊不嫉那闆r下，會對人類的身心健康構(gòu)成極大的威脅，甚至威脅人類的生命。③在疫病發(fā)生而得不到有效防控的情況下，會大大降低經(jīng)濟(jì)效益，同時大大降低社會效益。針對動物重大疫病存在的這些危害性，采取有效防控管理便顯得極為重要。而縱觀近年來動物重大疫病防控管理以及結(jié)合本次研究結(jié)果發(fā)現(xiàn)，犍為縣動物重大疫病防控管理還存在一些較為明顯的問題，主要表現(xiàn)為：①制度缺失，主要表現(xiàn)為畜禽相關(guān)管理制度不完善，如畜牧獸醫(yī)中心站動物防疫督查制度、調(diào)入畜禽隔離觀察制度以及動物防疫消毒制度等均不完善[2]。②動物防疫檔案管理不規(guī)范，該方面工作做不好，將會加大動物流行病的發(fā)生率，同時難以搜集到有效的防控信息。③專供疫苗缺乏規(guī)范化管理。其后果是疫苗的管理松散，從而發(fā)生疫苗亂放、隨意丟棄等狀況。④出入境動物缺乏規(guī)范化管理。此方面管理的缺失會導(dǎo)致外來疫病入侵。⑤宣傳工作不到位，對于相關(guān)防控人員缺乏技術(shù)培訓(xùn)，從而加大了管理的風(fēng)險。
1.2.2 動物重大疫病防控規(guī)范化管理模式 成立小組，由小組成員對解決動物防控管理的問題提出建設(shè)性意見，進(jìn)一步制定規(guī)范化管理模式，并將其實施于2013年4月至2014年4月的縣動物重大疫病防控管理工作中，規(guī)范化管理模式如下。
（1）構(gòu)建完善的規(guī)范化管理制度。制度是各項工作開展的保證和依據(jù)。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)畜牧獸醫(yī)中心站來說，對相關(guān)制度加以完善顯得非常重要。如畜牧獸醫(yī)中心站動物防疫督查制度、調(diào)入畜禽隔離觀察制度以及動物防疫消毒制度等，均需要加以完善，并根據(jù)所制定的制度，保證各項工作開展的嚴(yán)謹(jǐn)性及流暢性，進(jìn)一步為動物重大疫病防控實現(xiàn)規(guī)范化管理提供保障依據(jù)。
（2）動物防疫檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理。防疫規(guī)范化管理并不是一項簡單的工作，需從多方面加以完善。對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)畜牧獸醫(yī)中心站來說，要對各項文件進(jìn)行構(gòu)建和完善，如防疫通知書、免疫回執(zhí)卡以及免疫檔案等。將這些文件資料統(tǒng)一起來，進(jìn)行存檔，并做好各類檔案的分類工作，從而為動物重大疫病的預(yù)防及控制提供充分有效的依據(jù)。
（3）針對強制免疫專供疫苗進(jìn)行規(guī)范化管理。為了使強制免疫專供疫苗管理更具規(guī)范性，需要對疫苗的相關(guān)信息進(jìn)行嚴(yán)格記錄，如疫苗的名稱、生產(chǎn)日期及批號等。對于養(yǎng)殖場（戶）來說，在對畜禽進(jìn)行引進(jìn)的過程中，需具備動物檢疫合格證，在通過各級審核后，方可引進(jìn)。并在引進(jìn)的同時做好免疫實施工作，借助信息化手段，實行程序免疫。對于對強制免疫專供疫苗倒買倒賣的現(xiàn)象需嚴(yán)厲打擊。
（4）加強出入境動物規(guī)范化管理。除已有的檢疫申報制度外，還需要對隔離觀察制度加以構(gòu)建，使畜產(chǎn)品的質(zhì)量及安全得到充分有效的保障。
除此之外，為了使動物重大疫病防控管理更具規(guī)范性，還需加大宣傳力度，同時做好相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，如針對獸醫(yī)進(jìn)行動物重大疫病防控方面的知識培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中需注重技術(shù)的強化及操作的規(guī)范性，以此為動物重大疫病防控管理規(guī)范化的實現(xiàn)提供保障和依據(jù)。
1.3 統(tǒng)計分析
本研究應(yīng)用SPSS13.0統(tǒng)計學(xué)軟件進(jìn)行處理，數(shù)據(jù)以“平均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差”表示，組間比較采取χ2檢驗，P
2 結(jié)果與分析
2.1 規(guī)范化管理實施前后相關(guān)問題發(fā)生情況對比
實施規(guī)范化管理后，制度缺失、檔案管理薄弱、專供疫苗缺失以及出入境動物管理缺失而引發(fā)的管理風(fēng)險發(fā)生率降低，僅為3.63%；而實施前發(fā)生率為22.94%。實施規(guī)范化管理后管理風(fēng)險發(fā)生率顯著低于實施前（x2=12.349，P
2.2 規(guī)范化管理實施前后各項指標(biāo)評分對比
采取自制調(diào)查問卷，包括制度建設(shè)、檔案管理、專供疫苗管理、出入境動物管理以及宣傳培訓(xùn)管理五項指標(biāo)，設(shè)百分制、分?jǐn)?shù)越高，表示管理越規(guī)范。
規(guī)范化管理實施前，制度建設(shè)（68.3±1.9）分、檔案管理（72.4±0.6）分、專供疫苗管理（63.8±1.4）分、出入境動物管理（61.9±2.6）分；宣傳培訓(xùn)管理（63.2±2.8）分。
規(guī)范化管理實施后，制度建設(shè)（94.6±2.1）分、檔案管理（98.2±0.4）分、專供疫苗管理（93.2±1.8）分、出入境動物管理（91.8±3.4）分；宣傳培訓(xùn)管理（96.8±2.3）分。
實施規(guī)范化管理后，各項指標(biāo)評分均顯著高于實施規(guī)范化管理前（P
3 小結(jié)與討論
動物重大疫病防控管理存在一些較為明顯的問題，主要包括：制度缺失、動物防疫檔案管理不規(guī)范、專供疫苗缺乏規(guī)范化管理、出入境動物缺乏規(guī)范化管理以及宣傳工作不到位。鑒于此，需要構(gòu)建完善的制度，并加強檔案管理、專供免疫管理及出入境動物管理等。結(jié)合本文研究結(jié)果，可得出結(jié)論：實施動物重大疫病防控規(guī)范化管理，明顯改進(jìn)了管理模式，進(jìn)而使動物重大疫病防控的質(zhì)量得到有效提高，也進(jìn)一步保障了出入境動物管理的安全性。
參考文獻(xiàn)：
摘 要：信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，現(xiàn)在各行各業(yè)都在利用信息技術(shù)，信息技術(shù)可以提高工作的效率，對人們的工作有著極大的好處，在電子文件檔案上也是如此，檔案在不斷的發(fā)展，現(xiàn)在的電子檔案已經(jīng)逐漸的取代了紙質(zhì)檔案，電子檔案自身有著很多的優(yōu)點，在檔案管理中是極其關(guān)鍵的。本文就是對試論電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險防控措施的優(yōu)越性及其風(fēng)險防控措施進(jìn)行分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。
關(guān)鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險防控措施
檔案在國家的發(fā)展中是極其關(guān)鍵的，關(guān)系著我們的基本信息和國家的機密。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足人們的基本需要，人們對檔案的要求在逐漸的增加，電子文件檔案已經(jīng)成為了檔案的主要方式，利用電子文件檔案可以減少檔案面臨的風(fēng)險、也可以減少工作中的強度，可以說電子文件檔案有著極大的優(yōu)越性。
一、電子文件檔案的優(yōu)越性
電子文件檔案是相對于紙質(zhì)檔案而言的，利用電子文件檔案可以加快檔案工作的效率，對檔案有著極其重要的作用，在電子文件檔案使用的過程中，可以簡化很多的程序，僅僅需要在計算機上完善所有文件的歸檔工作，也便于文件的保存，對于檔案工作人員是非常有利的，作為檔案工作人員在相同的時間內(nèi)可以完成更多的工作量，對于檔案工作者來說是非常快捷的，提高了工作的效率。現(xiàn)代社會是一個信息化的社會，電子網(wǎng)絡(luò)在逐漸的普及，為電子文件的歸檔和是整理提供了科學(xué)的依據(jù)，在整理的過程中，減少了立卷。檢查、尋找的難度，僅僅將關(guān)鍵詞輸入到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)中就可以將需要的信息檢索出來，利用虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)，電子文件檔案可以減少檔案占用的空間，只需要使用先進(jìn)的存儲設(shè)備就可以將電子文件進(jìn)行存檔，如果是紙質(zhì)的文件，則需要大量的空間，在存儲的過程中對環(huán)境的要求也較高，隨著時間的推移，容易受到潮濕環(huán)境的影響，也不需要頻繁的進(jìn)行檔案的搬動，減少了檔案出現(xiàn)遺漏、丟失和破損等現(xiàn)象，保證檔案可以科學(xué)合理的利用。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用的過程中，需要對檔案進(jìn)行檢查，檔案工作人員在檢查的過程中需要逐字逐句的進(jìn)行檢查，保證文字的準(zhǔn)確性，章節(jié)之間的連貫性，檔案要健全，在排查完成之后，還要進(jìn)行查缺補漏，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行完善，還要對修改的檔案進(jìn)行拆封，對這些文件進(jìn)行重新的訂裝，但是電子文件檔案就不需要這么多的環(huán)節(jié)，利用計算機進(jìn)行管理，可以在計算機上直接對相應(yīng)的檔案進(jìn)行修整，做到查缺補漏，利用計算機進(jìn)行修改，這樣就可以有效的保證電子文件檔案順利使用，在利用電子文件檔案的過程中，在計算機上直接對相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行檢查，如果出現(xiàn)了問題就可以及時的進(jìn)行補漏增缺，如果出現(xiàn)了其他的問題也可以及時的發(fā)現(xiàn)，對整個電子檔案的利用有著極大的好處，不需要進(jìn)行反復(fù)的拆卷，也不需要進(jìn)行檢查裝訂，這樣就可以減少很多的環(huán)節(jié)，對檔案的管理有著極大的好處。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種個樣的問題，尤其是在保密性上，傳統(tǒng)的方式有發(fā)掘密道，后來又檔案館，但是這些檔案保密的方式都費時費力，對人們的利用也沒有好處，在使用的時候也有著很大的影，但是電子文件檔案在使用的時候是不需要進(jìn)行這些繁雜的環(huán)節(jié)進(jìn)行保密的，只需要在計算機上設(shè)置一個密碼鎖，這樣就可以對計算機內(nèi)的文件檔案進(jìn)行保密，在利用的過程中是極其便捷的，為了提高保密性，不會導(dǎo)致檔案的丟失，對檔案可以設(shè)置分部閱讀，人們在查找的時候只能夠查到需要的那一部分，在使用的過程中是極其便捷的，作為修改人員也僅僅能夠看到所要修改的那一部分，不能看見全部檔案，對檔案的管理有著很大的好處，保證檔案的保密性，檔案不會被輕易的泄露。
二、電子檔案存在的風(fēng)險
文件檔案的電子化一方面節(jié)省了人們對文檔進(jìn)行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導(dǎo)致電子檔案的不真實、不完整和不可靠，影響其效力的發(fā)揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風(fēng)險呢？
（一）計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素
由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，任何人都能通過計算機進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。
（二）制度管理方面的不安全因素
電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當(dāng)中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。
（三）電子檔案的保存上不穩(wěn)定
電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術(shù)升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務(wù)的，甚至可以說，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。
三、風(fēng)險防控措施
（一）應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)，從而保證電子文檔的原始性和真實性。
（二）要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制
首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進(jìn)行鑒定。
（三）應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
四、結(jié)論
電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性。我們不僅要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。
參考文獻(xiàn)：
（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進(jìn)行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷?。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。
（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數(shù)字化的信息形式儲存在計算機中，并且經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發(fā)展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務(wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態(tài)、全面的服務(wù)特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。
二、加強電子檔案管理的方法
（一）利用風(fēng)險管理方法，提升電子檔案管理的水平
電子檔案管理由于利用的計算計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風(fēng)險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進(jìn)行分別、估計、防護(hù)并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對，通過這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險降低到用戶可接受的范圍內(nèi)，進(jìn)一步的達(dá)到電子檔案管理的安全系數(shù)。
（二）規(guī)范電子檔案管理的操作流程
傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續(xù)性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網(wǎng)絡(luò)上的虛擬信息，通過網(wǎng)絡(luò)這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進(jìn)行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環(huán)節(jié)中實現(xiàn)的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應(yīng)該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進(jìn)行控制，將電子檔案的操作流程系統(tǒng)而安全的管理起來。
（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制
電子檔案作為一種新興的事物，其發(fā)展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當(dāng)重要的。在建立完善的管理機制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內(nèi)容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應(yīng)該投入一定的資金，在硬件設(shè)備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。
三、結(jié)語
一、增強企業(yè)檔案安全管理意識
企業(yè)檔案的管理工作并不僅僅是一個部門的責(zé)任，也是各個部門和員工的共同責(zé)任，因而強化企業(yè)整體的檔案安全管理意識就顯得非常必要。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過程中形成的寶貴的無形財產(chǎn)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性是管理部門的主要責(zé)任，應(yīng)該充分認(rèn)識檔案在企業(yè)發(fā)展管理中所起的重要作用，在企業(yè)內(nèi)部加強檔案數(shù)據(jù)安全宣傳，增強企業(yè)員工對于檔案數(shù)據(jù)安全的管理意識，普及檔案數(shù)據(jù)安全方面的知識，讓企業(yè)內(nèi)的全體員工都能夠參與到檔案安全管理的工作當(dāng)中。同時，積極采取多種方法對檔案數(shù)據(jù)安全加以保護(hù)，從企業(yè)的日常工作上入手，讓每位員工都能夠切實感受到檔案數(shù)據(jù)安全的重要性，自覺在日常工作當(dāng)中注意保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，樹立起檔案數(shù)據(jù)安全第一的概念，認(rèn)真落實有關(guān)檔案數(shù)據(jù)安全管理的責(zé)任制度。另外，檔案管理部門應(yīng)該加強檔案數(shù)據(jù)安全方面的宣傳力度，對企業(yè)員工進(jìn)行安全宣傳教育，提升員工在檔案數(shù)據(jù)安全方面的意識，讓檔案人員能夠從細(xì)節(jié)入手，自覺維護(hù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。
二、制定合理的安全管理措施
針對于當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，對于檔案數(shù)據(jù)安全管理不僅僅需要從員工思想層面入手，還需要配合具體的相應(yīng)對策和管理措施，以便切實有效維護(hù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全，具體來說可以從以下幾個方面入手：
（一）建立健全檔案數(shù)據(jù)存儲制度
檔案數(shù)據(jù)的安全離不開有效保管和存儲制度的支持，科學(xué)的保管和存儲才能夠保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性。企業(yè)檔案管理部門可以在企業(yè)管理層的支持下，結(jié)合我國相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理工作實際建立相應(yīng)的檔案管理制度，對檔案管理工作當(dāng)中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，對不同類型檔案的管理進(jìn)行規(guī)定。并且可依據(jù)相關(guān)檔案法建立檔案安全保密制度、保護(hù)制度、檔案利用制度、保管制度等等，對檔案的鑒定、借閱、保密等級、銷毀等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，從而有效保證檔案數(shù)據(jù)的安全，最大程度地對檔案數(shù)據(jù)安全進(jìn)行管理。另外，檔案管理部門可依據(jù)企業(yè)的實際情況制定檔案安全體系管理指南，對檔案數(shù)據(jù)的存儲管理方法和規(guī)范進(jìn)行明確，對檔案的保密等級進(jìn)行具體規(guī)定，對電子檔案系統(tǒng)的訪問瀏覽進(jìn)行權(quán)限控制，并且對于電子檔案系統(tǒng)需要建立相應(yīng)的入侵檢測技術(shù)和防火墻技術(shù)等，保證電子檔案系統(tǒng)的安全性。在實施檔案數(shù)據(jù)安全管理措施時力求從多個方面對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面管理，包括數(shù)據(jù)的安全控制、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全、個人計算機的安全和外設(shè)管理等等方面，從而確保檔案數(shù)據(jù)能夠得到全方位的安全管理，切實有效地?Φ蛋附?行安全防控，為檔案數(shù)據(jù)安全工作提供有力保障。
（二）制定檔案數(shù)據(jù)應(yīng)急管理制度
應(yīng)急管理制度是在檔案部門發(fā)生緊急情況時采取的一系列措施，能夠有效降低檔案災(zāi)害的一種制度，減少突發(fā)性災(zāi)害對檔案造成的破壞，包括自然災(zāi)害、環(huán)境風(fēng)險、管理風(fēng)險和人為風(fēng)險等，這些都有可能給檔案帶來毀滅性的破壞，因而需要從日常防范和應(yīng)急預(yù)案上入手，堅持預(yù)防為主的原則，將檔案數(shù)據(jù)的損失降到最低，發(fā)生災(zāi)害的時候能夠有效保證檔案的安全性。在建立相關(guān)預(yù)案之后，應(yīng)該組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，并可定期組織進(jìn)行演習(xí)活動，增強檔案人員的應(yīng)急意識，在發(fā)生應(yīng)急情況時不會慌亂，減少災(zāi)害對檔案的破壞，建立防災(zāi)減災(zāi)的安全體系，加強對檔案管理方面的技術(shù)研究，不斷引入先進(jìn)技術(shù)來確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。
（三）加強檔案數(shù)據(jù)管理的監(jiān)督工作
企業(yè)應(yīng)該建立專門的檔案管理機構(gòu)，對企業(yè)內(nèi)部的檔案進(jìn)行統(tǒng)籌和組織管理，對企業(yè)內(nèi)部各個部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并定期對企業(yè)的檔案工作情況進(jìn)行評價，擴展檔案管理部門的工作范圍，將其擴展到整個企業(yè)各個類別和各種載體檔案的管理，讓企業(yè)當(dāng)中的檔案工作都能夠得到管理部門的監(jiān)督，以便能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中保存。同時能夠從源頭上入手，對各個部門當(dāng)中的檔案收集、管理進(jìn)行監(jiān)督管理，減少了檔案在源頭上的丟失或泄露的可能性。再者，對企業(yè)的各類檔案在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)定，實施統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，方便檔案管理部門對其進(jìn)行監(jiān)督檢查。而且，專業(yè)的管理部門當(dāng)中人員素質(zhì)也較高，對于檔案數(shù)據(jù)的管理更加專業(yè)，也能夠有效降低檔案數(shù)據(jù)管理的安全風(fēng)險。
**區(qū)人民檢察院（以下稱“區(qū)檢察院”）從檢察工作實際出發(fā)，將風(fēng)險管理理論和質(zhì)量管理方法應(yīng)用于反腐倡廉建設(shè)，制定了《廉政風(fēng)險防范管理實施細(xì)則》和《風(fēng)險防范管理任務(wù)分解方案》，建立了廉政風(fēng)險防范管理工作機制。在開展此項工作中，區(qū)檢察院經(jīng)歷了轉(zhuǎn)變觀念，形成共識，變共識為共為的過程。
堅持三個明確
明確工作意義。20xx年初，區(qū)檢察院開始廉政風(fēng)險防范管理試點工作。為使干警充分認(rèn)識、理解這項工作，區(qū)檢察院采取會議講解、廣泛宣傳、干警參與風(fēng)險點查找等形式，使大家了解廉政風(fēng)險防范的基本內(nèi)涵、核心內(nèi)容、主要目的和工作方法，干警們在逐漸接受“廉政風(fēng)險”這一全新概念的過程中，也充分認(rèn)識到了實行廉政風(fēng)險防范管理的重要性，自覺做到識別風(fēng)險在工作之前，防范意識在行動之前，約束行為在辦案之前，進(jìn)而實現(xiàn)了對檢察權(quán)正常運行的規(guī)范制約和對腐敗問題的超前防范，使檢察機關(guān)行使檢察權(quán)時的內(nèi)部監(jiān)督機制更加完善。
明確工作內(nèi)容。在《實施細(xì)則》中，區(qū)檢察院結(jié)合自身工作特點，確立了相應(yīng)的組織機構(gòu)及運行程序，明確了具體的考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核方法。同時，發(fā)動廣大干警從思想道德、制度機制和崗位職責(zé)三個方面，認(rèn)真、全面、深入地分析了全院92個崗位可能出現(xiàn)的廉政風(fēng)險，共查找出391個風(fēng)險點，在此基礎(chǔ)上制定出切實可行的防控措施。
明確工作責(zé)任。在制定實施細(xì)則時，區(qū)檢察院還同步制定了《廉政風(fēng)險防范管理任務(wù)分解方案》，針對思想道德風(fēng)險、制度機制風(fēng)險和崗位職責(zé)風(fēng)險三個方面，分別將各項防范措施予以細(xì)化，并對每項措施的落實明確了責(zé)任部門以及責(zé)任人，做到防范措施有針對性、監(jiān)督措施有動態(tài)性、處置辦法有實效性，使全院各個部門在反腐倡廉建設(shè)上形成工作合力。
做到兩個延伸
隨著廉政風(fēng)險防范管理工作的深入開展和干警們認(rèn)識的不斷提高，區(qū)檢察院不斷總結(jié)經(jīng)驗，使廉政風(fēng)險防范管理工作逐步融入到檢察工作的各個環(huán)節(jié)，做到兩個延伸：
一是適用范圍的延伸。最初確定這項工作的適用范圍是院領(lǐng)導(dǎo)班子成員，后擴大到中層干部，最后延伸到全體干警，層層推進(jìn)，全員覆蓋。由開始的查找個人風(fēng)險，擴大到檢察工作的重點部門、重點崗位、重點環(huán)節(jié)，由點到面，不斷深入。
二是風(fēng)險內(nèi)容的延伸。最初查找的風(fēng)險點主要集中在職位和職責(zé)上，隨著工作的不斷深入，區(qū)檢察院發(fā)現(xiàn)職位職責(zé)風(fēng)險包含范圍較窄，不能涵蓋到所有風(fēng)險。在區(qū)紀(jì)委的指導(dǎo)下，將教育、制度、監(jiān)督各項工作均納入進(jìn)來，最終落實到對思想道德、制度機制和崗位職責(zé)這三類風(fēng)險進(jìn)行系統(tǒng)防范管理，并以此為基礎(chǔ)，形成了區(qū)檢察院的《實施細(xì)則》。
立足三項建設(shè)
立足檢察業(yè)務(wù)建設(shè)，將廉政風(fēng)險防范管理工作與檢察業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合。在廉政風(fēng)險防范管理工作中，區(qū)檢察院將加強執(zhí)法工作管理作為主要目標(biāo)之一，堅持嚴(yán)格執(zhí)法，文明辦案，不斷規(guī)范辦案工作，提高辦案質(zhì)量，增強辦案效果。區(qū)檢察院認(rèn)真分析研究執(zhí)法活動的各個環(huán)節(jié)，將可能影響公正執(zhí)法的因素納入到風(fēng)險防范的范圍內(nèi)。如對案件線索的移送是否按規(guī)定接收、登記；在執(zhí)法活動中，是否具有違反有關(guān)廉潔從檢規(guī)定的行為等，通過對辦案程序、辦案紀(jì)律等方面風(fēng)險點的識別和規(guī)定，執(zhí)法活動中的每一個關(guān)鍵細(xì)節(jié)都受到認(rèn)真監(jiān)督，起到了防范的作用。
一、當(dāng)前人民銀行事后監(jiān)督工作的現(xiàn)狀
目前,人民銀行事后監(jiān)督部門采取的監(jiān)督方式是人工監(jiān)督和計算機監(jiān)督相結(jié)合，除了ABS會計核算系統(tǒng)采用系統(tǒng)監(jiān)督外，國庫、發(fā)行會計核算等其它業(yè)務(wù)實行人工監(jiān)督。
(一)電子化程度不足，事后監(jiān)督工作效率偏低，風(fēng)險隱患突出。對于ABS會計核算系統(tǒng)而言，雖然目前已實現(xiàn)影像系統(tǒng)監(jiān)督，但在當(dāng)前各縣支行業(yè)務(wù)統(tǒng)一交由地市中支集中事后監(jiān)督流程下，會計報表等無法以電子資料形式通過影像系統(tǒng)核查，在繳存款業(yè)務(wù)中，各縣支行必須將會計報表等相關(guān)資料以郵寄的形式送至中支事后監(jiān)督部門，郵寄過程中,打包、交接、配送、簽收等各個環(huán)節(jié)都存在憑證丟失損毀的風(fēng)險，在責(zé)任追究上也很難明確當(dāng)事人。而對于國庫、發(fā)行等業(yè)務(wù)來說，由于還沒有應(yīng)用影像監(jiān)督系統(tǒng)，事后監(jiān)督人員每天需對所有會計憑證進(jìn)行翻閱、審核，數(shù)據(jù)錄入工作量較大，憑證實物運送與交接手續(xù)繁瑣，影響了監(jiān)督工作效率。
(二)事后監(jiān)督工作目標(biāo)單一、核心職能受到弱化。在大量手工監(jiān)督的前提下，監(jiān)督人員無法抽出足夠時間與精力對會計核算的重點問題進(jìn)行分析研究，也很難進(jìn)一步對監(jiān)督結(jié)果進(jìn)行利用和分析，有針對性地提出加強會計核算管理和防范資金風(fēng)險的建議。事后監(jiān)督工作偏離“提供更多風(fēng)險評估和預(yù)警方面的有效信息，幫助被監(jiān)督部門發(fā)現(xiàn)并有效預(yù)防、化解潛在風(fēng)險的手段”的核心職能,監(jiān)督效果大打折扣。
(三)業(yè)務(wù)檔案管理滯后影響事后監(jiān)督工作有效開展。在檔案管理方面，人民銀行事后監(jiān)督中心仍停留在紙質(zhì)庫房保存和人工實物查閱的階段，事后監(jiān)督人員每天要花費大量的精力和時間整理裝訂會計資料，給檔案管理和查詢、調(diào)閱檔案帶來很大困難，也容易造成工作職責(zé)不清、工作體系不夠合理的問題。
二、商業(yè)銀行事后監(jiān)督工作的經(jīng)驗
(一)監(jiān)督方式全面轉(zhuǎn)向信息化，集約化。與人民銀行事后監(jiān)督信息化進(jìn)程相對緩慢不同，當(dāng)前商業(yè)銀行事后監(jiān)督工作信息化水平高，包括個人儲蓄、對公業(yè)務(wù)、支付結(jié)算、債權(quán)投資等各項業(yè)務(wù)的事后監(jiān)督工作均已實現(xiàn)了完全電子化，即：運用OCR等影像技術(shù)，采用掃描和直接導(dǎo)入等方式，實現(xiàn)憑證、賬簿、報表等會計檔案資料影像采集、處理、存儲和調(diào)閱的全程自動化和電子化，即：前臺業(yè)務(wù)人員完成憑證掃描并上傳到事后監(jiān)督系統(tǒng)；事后監(jiān)督人員在其業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取自動生成的事后監(jiān)督資料包后，對照憑證影像，以系統(tǒng)提示監(jiān)督要點為依據(jù)，結(jié)合相關(guān)制度等要求進(jìn)行審核。這樣以來，既免除了用人工方式進(jìn)行會計資料的審核、清單勾對、憑證配對等繁瑣工作，大大提高了工作效率和監(jiān)督準(zhǔn)確率；同時會計檔案微縮管理也為各部門查閱、調(diào)閱會計檔案極大地提供了便利，實現(xiàn)了管理部門、各營業(yè)機構(gòu)和客戶的信息資源共享。
(二)監(jiān)督形式上體現(xiàn)為重點監(jiān)督和抽樣監(jiān)督相結(jié)合。由于商業(yè)銀行業(yè)務(wù)量較大，不能實現(xiàn)全面監(jiān)督，其主要監(jiān)督形式為重點監(jiān)督與抽樣監(jiān)督有機結(jié)合。按照審計監(jiān)督的重要性原則和經(jīng)濟(jì)性原則，重點監(jiān)督要求對新業(yè)務(wù)、風(fēng)險較高的業(yè)務(wù)以及限額以上的大額等業(yè)務(wù)進(jìn)行100％的監(jiān)督。抽樣監(jiān)督則是對限額以下的小額業(yè)務(wù)，借助計算機系統(tǒng)隨機抽取樣本，只對樣本業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。
(三)監(jiān)督理念上由復(fù)核型向風(fēng)險防控型轉(zhuǎn)變。隨著監(jiān)督理念的逐步轉(zhuǎn)變，商業(yè)銀行也在不斷改造監(jiān)督流程，加強監(jiān)督資源共享，建立風(fēng)險計量模型，逐步實現(xiàn)監(jiān)督重點從復(fù)核型向風(fēng)險監(jiān)控型轉(zhuǎn)變，表現(xiàn)在：通過在事后監(jiān)督系統(tǒng)中大量添加風(fēng)險管理模塊，識別、確認(rèn)、收集風(fēng)險事件與風(fēng)險驅(qū)動因素，利用風(fēng)險評估功能對風(fēng)險事件進(jìn)行持續(xù)評估、反饋，根據(jù)評估結(jié)果優(yōu)化監(jiān)督模型、確定質(zhì)檢對象和檢查對象，進(jìn)一步提升監(jiān)督的針對性和有效性，最終實現(xiàn)風(fēng)險導(dǎo)向和流程導(dǎo)向的監(jiān)督。
三、商業(yè)銀行事后監(jiān)督工作對人民銀行的啟示
商業(yè)銀行事后監(jiān)督工作的開展，通過信息技術(shù)在事后監(jiān)督工作中的應(yīng)用，提高了自動控制能力和對各種操作的監(jiān)控能力，更重要的是通過人的因素將信息技術(shù)的應(yīng)用與事后監(jiān)督信息的加工使用相整合，建立起包括風(fēng)險預(yù)警、識別、評估、分析、報告完善的操作風(fēng)險管理體系，這對人民銀行的事后監(jiān)督工作有很強的借鑒意義。
(一)樹立操作風(fēng)險管理理念，建立全面事后監(jiān)督體系。加強風(fēng)險監(jiān)督，是事后監(jiān)督工作的主要著力點和發(fā)展方向。 因此全行要樹立科學(xué)的風(fēng)險管理觀，建立完善全面的事后監(jiān)督體系，各業(yè)務(wù)崗位應(yīng)將自身涉及操作的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險評估和梳理，列出風(fēng)險點，將其納入事后監(jiān)督的范圍，防止出現(xiàn)操作風(fēng)險監(jiān)督的盲點。
(二)整合影像技術(shù)、加快事后監(jiān)督信息化進(jìn)程。人民銀行應(yīng)加快事后監(jiān)督系統(tǒng)的信息化建設(shè)步伐，一方面要盡快組織相關(guān)部門開發(fā)國庫、發(fā)行等會計核算事后監(jiān)督子系統(tǒng)，實現(xiàn)影像技術(shù)的整合，促進(jìn)事后監(jiān)督的全面集中，使事后監(jiān)督工作人員可以通過影像和交易流水的配對實施監(jiān)督，從而徹底打破事后監(jiān)督工作在時間、空間上的限制，降低監(jiān)督成本、保證監(jiān)督的時效性和準(zhǔn)確性。另一方面，要抓緊修正完善ABS會計核算系統(tǒng)事后監(jiān)督工作的缺陷，在做好憑證傳遞環(huán)節(jié)風(fēng)險管理、落實責(zé)任到人的同時，還應(yīng)盡快將會計報表等資料納入影像監(jiān)督系統(tǒng)。此外，在檔案管理方面，紙質(zhì)檔案可通過塑封的方式由檔案管理部門統(tǒng)一保管，事后監(jiān)督中心只需通過影像縮微技術(shù)平臺建立統(tǒng)一的電子檔案庫,以供各被監(jiān)督單位通過網(wǎng)絡(luò)，在被允許的授權(quán)范圍內(nèi)，訪問電子檔案中心的數(shù)據(jù)庫，自動查詢相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案影像。這樣以來，既可以充分發(fā)揮電子影像記錄準(zhǔn)確、精度高、信息存儲量大、節(jié)省空間的優(yōu)點，又可以實現(xiàn)應(yīng)用和管理的完全分離，減少因原始檔案保管不當(dāng)而引發(fā)的潛在風(fēng)險，從根本上解決紙制檔案的歸類和保管問題。
(三)完善事后監(jiān)督系統(tǒng)、引入操作風(fēng)險預(yù)警機制和風(fēng)險模型。人民銀行可以依據(jù)制度規(guī)定和差錯風(fēng)險案例建立風(fēng)險預(yù)警和風(fēng)險模型，開發(fā)計算機輔助風(fēng)險監(jiān)測監(jiān)督系統(tǒng)，即通過對各項風(fēng)險業(yè)務(wù)深入分析和典型案例分析，找出問題發(fā)生時在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中反映出的基本特征，據(jù)此設(shè)計檢索條件，建立風(fēng)險監(jiān)測模型，通過不間斷地監(jiān)測、監(jiān)督、檢查、反饋、整改、完善，形成良性循環(huán)，對于系統(tǒng)監(jiān)測到的風(fēng)險業(yè)務(wù)，配合人工追蹤與延伸監(jiān)督，穩(wěn)定地壓縮風(fēng)險空間。事后監(jiān)督部門還可以根據(jù)本地區(qū)的實際和風(fēng)險狀況、事后監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的典型問題、監(jiān)管部門和上級行的案件通報和風(fēng)險指引等信息不斷豐富和完善風(fēng)險模型，利用這些預(yù)警和模型，能實現(xiàn)對重要業(yè)務(wù)、重要交易、重大金額、重要賬務(wù)環(huán)節(jié)的有效監(jiān)督。
(四)加強事后監(jiān)督信息應(yīng)用，實現(xiàn)事后監(jiān)督職能向綜合風(fēng)險管理轉(zhuǎn)變。事后監(jiān)督信息來源于各項業(yè)務(wù)發(fā)生的最前端，是人民銀行整體操作風(fēng)險的最真實反映，但是這些信息通常是零散的，被監(jiān)督部門也只針對這些個別差錯信息進(jìn)行孤立、單一的整改，這也是一些差錯屢改屢犯的重要原因。因此，人民銀行要利用這些個別的事后監(jiān)督信息，運用特定的方法進(jìn)行匯總、加工和分析，使之形成相互聯(lián)系的、普遍的綜合信息，充分揭示出某一部門在特定時期的風(fēng)險狀況，從而進(jìn)行有針對性的控制與防范，這是事后監(jiān)督工作的發(fā)展方向。首先，應(yīng)利用相關(guān)學(xué)科特別是統(tǒng)計學(xué)的原理和方法，對差錯和風(fēng)險等事后監(jiān)督信息進(jìn)行匯總、分類、比對、歸納，形成進(jìn)一步分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。其次，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，總結(jié)差錯和風(fēng)險形成的原因及其規(guī)律，提出有針對性的改進(jìn)建議和控制措施。對于原因的分析尤其要走出一個誤區(qū)，不要把差錯簡單歸咎于操作人員的錯誤，而應(yīng)從流程設(shè)置和制度規(guī)定是否有缺陷，系統(tǒng)設(shè)計是否不完善或不便捷，操作人員的激勵處罰機制是否不合理等方面綜合分析，從根源上管理和控制風(fēng)險。再次，事后監(jiān)督部門應(yīng)定期將一定區(qū)域，一定時期的操作風(fēng)險狀況、新特點、應(yīng)對辦法和措施形成報告供管理層及相關(guān)部門知悉并作為決策參考依據(jù)。
