發(fā)布時(shí)間：2023-05-17 15:43:07
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的合同審批及管理流程樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：企業(yè)合同 信息管理 系統(tǒng)
該系統(tǒng)采用目前流行的B/S架構(gòu)，支持個(gè)人電腦的各類型操作系統(tǒng)，對(duì)各類主流瀏覽器都有很好的兼容性。該套系統(tǒng)采用主流的大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件Oracle管理、存儲(chǔ)合同信息，應(yīng)用程序部署在Tomcat應(yīng)用服務(wù)器之上。
根據(jù)常見的業(yè)務(wù)需求，合同管理系統(tǒng)分為三大模塊，分別是合同會(huì)簽管理，合同變更管理，合作伙伴管理。根據(jù)業(yè)務(wù)模塊的劃分和需求分析，設(shè)計(jì)關(guān)系模式并建立如下數(shù)據(jù)庫(kù)表和其中字段：1、合同信息表（合同ID，合同名稱，合同簡(jiǎn)介，合作伙伴ID，合同類別ID，合同年份，項(xiàng)目ID，總金額，經(jīng)辦人，經(jīng)辦部門，合同履行開始時(shí)間，合同履行結(jié)束時(shí)間，歸檔人，歸檔日期，工作流序號(hào)，工作流狀態(tài)，驗(yàn)收終止日期，企業(yè)編碼）。2、合同類別表（合同類別ID，合同類別名，識(shí)別碼，說(shuō)明，修改人，是否使用）。3、合同變更申請(qǐng)表（合同變更ID，合同變更編號(hào)，合同ID，經(jīng)辦人，申請(qǐng)部門，變更類型，原合同金額，現(xiàn)合同金額，變更理由，備注，工作流序號(hào)，工作流狀態(tài)，起草人，起草日期，企業(yè)編碼）。4、合作伙伴信息表（合作伙伴ID，合作伙伴性質(zhì)ID，重要程度ID，行業(yè)ID，合作伙伴編號(hào)，合作伙伴名稱，公司負(fù)責(zé)人，基本介紹，業(yè)務(wù)范圍，主要業(yè)績(jī)，公司地址，聯(lián)系電話，電子郵箱，公司網(wǎng)址，法人代表，納稅人資格，開戶銀行，帳號(hào)，注冊(cè)資金，備注）。5、用戶信息表（用戶ID，用戶工號(hào)，用戶姓名，是否使用，企業(yè)編碼）。
其中合同會(huì)簽管理又可分為合同會(huì)簽起草，合同會(huì)簽審批，合同會(huì)簽查詢?nèi)齻€(gè)子模塊。
1.合同會(huì)簽起草頁(yè)面由合同起草人對(duì)合同信息進(jìn)行登記，登記完之后可保存、上報(bào)給部門會(huì)簽和領(lǐng)導(dǎo)審批。登記內(nèi)容包括合同名稱、合同類別、合同登記年月、項(xiàng)目名稱（需要關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的合同）、供應(yīng)商、合同履行開始結(jié)束時(shí)間、上傳附件等內(nèi)容。
2.合同會(huì)簽審批頁(yè)面提供可視化的工作流審批查詢功能，實(shí)時(shí)查詢合同審批節(jié)點(diǎn)信息以及各節(jié)點(diǎn)審批人及審批意見。經(jīng)辦部門提交合同后，根據(jù)合同的不同類別，進(jìn)行不同的審批流程，流程在各個(gè)相關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)之間流轉(zhuǎn)。在合同審批頁(yè)面除了可以查看合同基本信息，還設(shè)計(jì)了簽字、會(huì)簽表、會(huì)簽查詢?nèi)齻€(gè)按鈕，分別用于簽字審批，查看會(huì)簽表，查看會(huì)簽審批流程信息功能。
3.合同會(huì)簽查詢由兩個(gè)部分組成，即查詢條件和合同列表。查詢條件由合同信息的一些關(guān)鍵字段如登記日期，合同編號(hào)，合同名稱，供應(yīng)商，經(jīng)辦人，簽字狀態(tài)構(gòu)成，根據(jù)這些條件可以進(jìn)行過(guò)濾查詢，精確查找到需要的合同。合同列表則把正在審批流程中及已經(jīng)審批結(jié)束的合同按行展示出來(lái)，每行顯示合同信息的關(guān)鍵字段，如合同編號(hào)、合同名稱、供應(yīng)商、總金額、經(jīng)辦人、會(huì)簽狀態(tài)等字段。
合同變更管理模塊支持合同按照要求的變更活動(dòng)。即可以在固定節(jié)點(diǎn)控制合同是否可以進(jìn)行變更。支持變更合同的審批。系統(tǒng)記錄合同的變更記錄，如資金變動(dòng)情況。系統(tǒng)能重新生成變更審批表，合同的變動(dòng)情況在臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)功能中自動(dòng)反映出來(lái)。系統(tǒng)記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過(guò)程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。此模塊分為三個(gè)子模塊，即合同變更申請(qǐng)、合同變更審批、合同變更查詢。
1.合同變更申請(qǐng)頁(yè)面在進(jìn)行合同變更時(shí)，首先選擇原來(lái)的合同，這樣系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)帶出原合同的相關(guān)信息，在此頁(yè)面可以對(duì)包括合同名稱、合同經(jīng)辦人、合同金額在內(nèi)的一些字段信息進(jìn)行修改，并填寫變更原因，上傳變更后的合同文本后保存，保存之后即可走合同變更審批流程，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成合同變更號(hào)。
2.合同變更審批頁(yè)面是在合同變更之后，根據(jù)企業(yè)制定的審批流程合同變更信息會(huì)像上面的合同會(huì)簽一樣走一個(gè)審批流程。當(dāng)合同變更信息走到對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)時(shí)，其有權(quán)限對(duì)合同變更信息進(jìn)行查詢，進(jìn)而做出同意或者退回的審批意見。
3.合同變更查詢頁(yè)面可以對(duì)企業(yè)所有的合同變更信息進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)。
合作伙伴管理模塊通過(guò)對(duì)合作伙伴基本信息的錄入保存，提供了統(tǒng)一的準(zhǔn)入機(jī)制、審核標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合作伙伴注冊(cè)信息的審核、定期評(píng)價(jià)、分級(jí)歸類的管理。合作伙伴管理模塊分為兩個(gè)子模塊，即供應(yīng)商信息登記、合作伙伴綜合管理兩個(gè)子模塊。
1. 供應(yīng)商信息登記頁(yè)面實(shí)現(xiàn)了新增、修改、查詢合作伙伴基礎(chǔ)信息的功能，在此頁(yè)面可以對(duì)供應(yīng)商全稱，供應(yīng)商級(jí)別，公司負(fù)責(zé)人，企業(yè)類別，企業(yè)行業(yè)，企業(yè)性質(zhì)，公司簡(jiǎn)介，合作經(jīng)歷以及合作伙伴的聯(lián)系方式進(jìn)行登記。當(dāng)企業(yè)信息發(fā)生變化時(shí)，也可在此頁(yè)面對(duì)企業(yè)相關(guān)信息進(jìn)行修改。
該系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目承攬信息、合同信息的錄入和統(tǒng)計(jì)輸出功能，包括各種表單和審批流程，都在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)。主要包括三大塊:一是項(xiàng)目承攬信息，包括信息錄入、審批流程、打印輸出等;二是合同蓋章審批，包括蓋章申請(qǐng)表、評(píng)審記錄表、收款和分成、統(tǒng)計(jì)和輸出等;三是委外審批，包括委外申請(qǐng)表、推薦受托方意見表、供方評(píng)定表、付款通知單、統(tǒng)計(jì)和輸出等功能。系統(tǒng)采用B/S模式，通過(guò)Web服務(wù)器提供服務(wù)，用戶通過(guò)瀏覽器進(jìn)行訪問。
1.1系統(tǒng)運(yùn)行模式
在局域網(wǎng)內(nèi)提供一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和一臺(tái)Web服務(wù)器。為了確保數(shù)據(jù)安全，兩臺(tái)服務(wù)器互為備份，在發(fā)生故障時(shí)候進(jìn)行切換，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行?？蛻舳诉B接到服務(wù)器上進(jìn)行操作，外網(wǎng)用戶通過(guò)VPN連接訪問。
1.2系統(tǒng)主要功能
(1)項(xiàng)目承攬信息錄入
根據(jù)項(xiàng)目來(lái)源不同，由經(jīng)營(yíng)人員填寫《工程項(xiàng)目承攬申請(qǐng)表》或《集團(tuán)公司參加合作投標(biāo)項(xiàng)目審批表》(二選一)，包括項(xiàng)目名稱、委托單位、主要內(nèi)容等基本信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，編號(hào)格式為:年度－流水號(hào)。承攬信息錄入時(shí)，為避免重復(fù)錄入信息，提供根據(jù)委托單位和項(xiàng)目名稱進(jìn)行模糊匹配的功能，對(duì)于近似的信息進(jìn)行提示，并由用戶判斷是否重復(fù)。項(xiàng)目承攬信息錄入完畢后，按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，各環(huán)節(jié)處理人可以填寫處理意見，提交下一步或退回。同時(shí)提供項(xiàng)目承攬信息的瀏覽和查詢界面，可以把項(xiàng)目承攬信息導(dǎo)出為Word格式文檔，方便打印和歸檔。
(2)承攬合同簽訂及管理
項(xiàng)目承攬信息審批通過(guò)后，如果進(jìn)行到簽訂合同環(huán)節(jié)，可以進(jìn)行合同錄入和審批的操作。由經(jīng)營(yíng)人員填寫合同相關(guān)信息，然后根據(jù)預(yù)定義的流程進(jìn)行審批。首先填寫相關(guān)內(nèi)容，并發(fā)起蓋章申請(qǐng)，需要上傳《與產(chǎn)品有關(guān)要求評(píng)審記錄表》，形成掃描件上傳，作為蓋章申請(qǐng)表的附件(不強(qiáng)制上傳，未上傳的顯示為紅色進(jìn)行標(biāo)識(shí))。完成此表的手續(xù)后，進(jìn)行合同簽訂，對(duì)簽訂后的合同進(jìn)行合同登記、合同編號(hào)等后續(xù)工作。并且可以對(duì)合同信息進(jìn)行瀏覽、查詢、導(dǎo)出、打印等功能。
(3)合同收款管理
合同審批完成后，即建立合同臺(tái)帳信息，可以進(jìn)行合同的收款信息錄入和統(tǒng)計(jì)功能。經(jīng)營(yíng)人員可以根據(jù)合同條款預(yù)錄入計(jì)劃收款的時(shí)間和金額，可用做收款提醒和與實(shí)際收款對(duì)比。當(dāng)收到合同款之后，需要填寫收入分成簽認(rèn)單，用來(lái)明確本次收款金額、預(yù)留金額、分成比率等內(nèi)容，然后進(jìn)行審批。在合同收款的時(shí)候，可以預(yù)留部分資金用作委外使用，在年底進(jìn)行清算，若有剩余，可轉(zhuǎn)為當(dāng)年的產(chǎn)值重新分配，或進(jìn)入預(yù)留資金庫(kù)，供后繼的委外使用。
(4)委外合同簽訂及管理
委外合同管理用來(lái)對(duì)合同的委外部分進(jìn)行錄入和審批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金額的限制下進(jìn)行。申請(qǐng)委外合同之前，需要先填寫委外申請(qǐng)表，一般要先有承攬合同，再進(jìn)行委外，但有時(shí)也可以先開展工作。根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)不同，分為《公司管理項(xiàng)目委外申請(qǐng)表》和《分公司自攬項(xiàng)目委外申請(qǐng)表》。同時(shí)需要填寫《推薦受托方意見表》(分為工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目和資產(chǎn)管理、物業(yè)管理等其他項(xiàng)目?jī)煞N)，若選擇新的受托單位，則需要填寫《新增受托方審批表》。對(duì)受托方進(jìn)行單獨(dú)的管理，提供新增、修改、刪除、模糊查找等功能，并與委外申請(qǐng)表關(guān)聯(lián)起來(lái)，可以直接選擇受托方信息或?qū)⑿略黾拥氖芡蟹教砑舆M(jìn)去。委外申請(qǐng)通過(guò)后，就可以進(jìn)行委外合同蓋章審批，根據(jù)項(xiàng)目類型不同也分為兩種(工程勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目和資產(chǎn)管理、物業(yè)管理等其他項(xiàng)目)，審批通過(guò)后即形成委外合同臺(tái)帳信息，能夠進(jìn)行后繼的付款等操作。在需要進(jìn)行付款的時(shí)候，需要填寫《委外撥款通知書》內(nèi)容，首先選擇對(duì)應(yīng)的委外合同，自動(dòng)獲取委外合同相關(guān)信息以及承攬合同的信息，并填寫本次付款金額。付款來(lái)源于預(yù)留資金庫(kù)，一般情況下應(yīng)該從本項(xiàng)目的預(yù)留資金中支出，但可以根據(jù)實(shí)際情況從其他項(xiàng)目未使用的預(yù)留資金中支出，并將支出明細(xì)體現(xiàn)在委外撥款通知書中。
2安全要求
為確保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠和應(yīng)用正常運(yùn)行，需要從三方面提供安全機(jī)制。
2.1服務(wù)器安全
系統(tǒng)通過(guò)兩臺(tái)服務(wù)器提供數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)和Web服務(wù)，兩臺(tái)服務(wù)器互為備份，包括數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。系統(tǒng)正常運(yùn)行時(shí)，服務(wù)器A提供Web服務(wù)，作為用戶訪問的入口，服務(wù)器B提供數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)并提供數(shù)據(jù)訪問操作。當(dāng)其中一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障的時(shí)候，可以切換到另一臺(tái)服務(wù)器上，同時(shí)提供兩種服務(wù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，并在服務(wù)器故障排除后進(jìn)行恢復(fù)。
2.2防止非法進(jìn)入
為防止未經(jīng)授權(quán)的用戶登錄和訪問數(shù)據(jù)，需要在系統(tǒng)中提供完備的加密手段，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)包進(jìn)行加密，并通過(guò)在訪問地址中加入防注入代碼、強(qiáng)制用戶修改原始密碼等措施提升系統(tǒng)的安全性。需要嚴(yán)格控制不同用戶的操作權(quán)限，防止進(jìn)行超出權(quán)限的操作，系統(tǒng)內(nèi)對(duì)權(quán)限進(jìn)行細(xì)粒度的劃分，能夠按照不同的審批流程和環(huán)節(jié)分配給不同的人來(lái)操作，同時(shí)提供查看和編輯權(quán)限的控制。
2.3日志記錄
關(guān)鍵詞：電力物資采購(gòu)合同；管理；流程控制
作者簡(jiǎn)介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東 德州 251500）
中圖分類號(hào)：F272?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?????文章編號(hào)：1007-0079（2012）33-0118-02
一、電力物資采購(gòu)合同管理的意義
實(shí)施電力物資采購(gòu)合同的有效管理能更好地防范電力物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強(qiáng)物資采購(gòu)合同履行過(guò)程的控制，提高合同履約水平，能優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購(gòu)合同管理堅(jiān)持依法從嚴(yán)管理，嚴(yán)格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結(jié)算”的合同管理模式，建立上下聯(lián)動(dòng)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和履約協(xié)調(diào)機(jī)制，通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)合同的簽約、履約全流程管控實(shí)現(xiàn)物資管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化，從而提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提升了企業(yè)的社會(huì)形象。
二、電力物資采購(gòu)合同管理的方法
臨邑縣供電公司電力物資采購(gòu)合同管理以電子商務(wù)平臺(tái)和ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，全過(guò)程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結(jié)算業(yè)務(wù)，并采用流程控制方法進(jìn)行管理。流程控制方法通過(guò)流程繪制管理工作的過(guò)程，全面描述如何從一個(gè)節(jié)點(diǎn)流向另一個(gè)節(jié)點(diǎn)，包括節(jié)點(diǎn)具體工作方法、工作工具等的描述以及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)說(shuō)明。采用流程控制方法，加強(qiáng)物資采購(gòu)合同全過(guò)程管控，以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化的要求。
三、物資采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理流程控制
1.流程控制
（1）電力物資采購(gòu)合同簽約管理流程控制。
1）市公司下發(fā)中標(biāo)結(jié)果并確定是否需要簽訂技術(shù)協(xié)議。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于新應(yīng)用設(shè)備材料、技術(shù)復(fù)雜或項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵設(shè)備材料，可根據(jù)需要組織項(xiàng)目管理部門、物資需求部門、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)部門進(jìn)行技術(shù)協(xié)議的簽訂。
2）如果需要?jiǎng)t組織簽訂技術(shù)協(xié)議，由市公司負(fù)責(zé)組織，縣公司授權(quán)項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商代表簽訂技術(shù)協(xié)議。
3）縣公司物流服務(wù)中心采購(gòu)員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單。
4）縣公司物流服務(wù)中心主任在ERP系統(tǒng)中審批采購(gòu)訂單。
5）判斷采購(gòu)訂單是否審批通過(guò)。
6）采購(gòu)訂單審批通過(guò)，縣公司物流服務(wù)中心主任（公司委托授權(quán)人）與供應(yīng)商代表簽訂物資采購(gòu)合同。
7）縣公司物流服務(wù)中心履約員上報(bào)合同簽訂資料。
8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評(píng)意見并下達(dá)。
9）縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同相關(guān)資料歸檔。
（2）電力物資采購(gòu)合同變更管理流程控制。
1）縣公司項(xiàng)目主管部門根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單提出合同變更申請(qǐng)。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際要求，需對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)一步補(bǔ)充說(shuō)明或明確物資合同雙方權(quán)利義務(wù)的事項(xiàng)，且不造成對(duì)采購(gòu)結(jié)果實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行的更改。
2）縣公司物流服務(wù)中心主任審核提報(bào)的合同變更申請(qǐng)。審核的依據(jù)是物資規(guī)格參數(shù)不變、單價(jià)不變，合同簽訂數(shù)量予以增加或減少，增減幅度是否超過(guò)招標(biāo)文件或采購(gòu)文件約定的15%執(zhí)行，是否超過(guò)50萬(wàn)元。若合同簽訂數(shù)量增減幅度超過(guò)招標(biāo)文件或采購(gòu)文件約定的15%且超過(guò)50萬(wàn)元，則需重新納入物資計(jì)劃采購(gòu)管理。
3）判斷合同變更申請(qǐng)審核是否通過(guò)。
4）縣公司物流服務(wù)中心主任審核通過(guò)后報(bào)縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5）判斷合同變更申請(qǐng)審核是否通過(guò)。
6）縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后報(bào)省市公司物資部專工審批。
7）判斷合同變更申請(qǐng)審批是否能過(guò)。
8）省市公司物資部合同專工審批通過(guò)后，縣公司物流服務(wù)中心履約員根據(jù)審批結(jié)果確定合同變更方案并通知供應(yīng)商。
9）縣公司物流服務(wù)中心采購(gòu)員根據(jù)合同變更方案在ERP系統(tǒng)內(nèi)更改采購(gòu)訂單或增加采購(gòu)訂單。
10）縣公司物流服務(wù)中心主任在ERP系統(tǒng)內(nèi)審批變更合同或補(bǔ)充合同。
11）判斷變更合同或補(bǔ)充合同審批是否通過(guò)。
12）縣公司物流服務(wù)中心主任審批合同通過(guò)后，縣公司物流服務(wù)中心履約員上報(bào)合同變更情況。
13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達(dá)考評(píng)意見。
14）縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同變更相關(guān)資料歸檔。
（3）電力物資采購(gòu)合同履約管理流程控制。
1）縣公司物流服務(wù)中心履約員在ERP系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)采購(gòu)合同到貨日期制訂物資催交計(jì)劃。重要設(shè)備材料要及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)準(zhǔn)備和排產(chǎn)計(jì)劃，按照關(guān)鍵生產(chǎn)節(jié)點(diǎn)，核實(shí)生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題。
2）供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)合同的到貨日期制訂生產(chǎn)計(jì)劃。
3）縣公司物流服務(wù)中心履約員對(duì)重點(diǎn)物資生產(chǎn)節(jié)點(diǎn)履約跟蹤。
4）縣公司物流服務(wù)中心建立交貨配送制度。根據(jù)合同交貨期和施工進(jìn)度，履約員及時(shí)與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應(yīng)商落實(shí)配送安排，編制配送計(jì)劃。采用配送單的方式通知供應(yīng)商發(fā)貨和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員做好接貨準(zhǔn)備。
5）供應(yīng)商按確定的時(shí)間和方式交貨。
6）縣公司物流服務(wù)中心履約員組織物資需求部門與供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)辦理交接手續(xù)，并組織項(xiàng)目單位與供應(yīng)商代表進(jìn)行物資驗(yàn)收工作。
7）確定物資驗(yàn)收是否合格，相關(guān)驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。
8）物資需求部門與供應(yīng)商辦理現(xiàn)場(chǎng)交接手續(xù)。
9）物流服務(wù)中心協(xié)調(diào)供應(yīng)商按照合同規(guī)定和現(xiàn)場(chǎng)管理的要求安全、優(yōu)質(zhì)地完成技術(shù)服務(wù)、消缺補(bǔ)件、設(shè)備安裝調(diào)試等工作。
10）縣公司物流服務(wù)中心履約員上報(bào)合同履約信息。
11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達(dá)考評(píng)意見。
12）縣公司物流服務(wù)中心履約員將合同履約資料歸檔。
（4）電力物資采購(gòu)合同資金結(jié)算管理流程控制。
1）縣公司物流服務(wù)中心履約員根據(jù)采購(gòu)合同提交預(yù)付款申請(qǐng)，附物資采購(gòu)合同、預(yù)付款保函和相應(yīng)的收款收據(jù)。
2）縣公司物流服務(wù)中心履約員提交到貨驗(yàn)收款申請(qǐng)，附增值稅發(fā)票、項(xiàng)目主管部門簽字確認(rèn)后的到貨驗(yàn)收單和相應(yīng)的收款收據(jù)。
3）縣公司物流服務(wù)中心履約員提交投運(yùn)款申請(qǐng)，附運(yùn)維單位簽字確認(rèn)后的物資投運(yùn)單和相應(yīng)的收款收據(jù)。
4）采購(gòu)物資質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問題的，縣公司物流服務(wù)中心履約員提交質(zhì)保金申請(qǐng)，附項(xiàng)目單位簽字確認(rèn)后的質(zhì)保單和相應(yīng)的收款收據(jù)。
5）縣公司物流服務(wù)中心核算員匯總履約員提交的預(yù)付款申請(qǐng)、到貨款申請(qǐng)、投運(yùn)款申請(qǐng)、質(zhì)保金申請(qǐng)，在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中編制物流服務(wù)中心月度現(xiàn)金流量預(yù)算（物資采購(gòu)支出預(yù)算）。
6）縣公司物流服務(wù)中心主任在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中對(duì)物資采購(gòu)支出預(yù)算進(jìn)行審核。
7）判斷物資采購(gòu)支出預(yù)算審核是否通過(guò)。
8）物流服務(wù)中心主任審核通過(guò)后，縣公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物資采購(gòu)支出預(yù)算進(jìn)行審核。
9）判斷物資采購(gòu)支出預(yù)算審核是否通過(guò)。
10）縣公司分管審核通過(guò)后，縣公司財(cái)務(wù)部專工對(duì)物資采購(gòu)支出預(yù)算進(jìn)行審核、匯總。
11）判斷物資采購(gòu)支出預(yù)算審核是否通過(guò)。
12）各級(jí)審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)人員實(shí)施預(yù)付款處理或應(yīng)付賬款處理。
2.關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)說(shuō)明
（1）電力物資采購(gòu)合同簽約管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。其中第3）點(diǎn)既是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)又是創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。采購(gòu)員在ERP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購(gòu)訂單，保存時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查是否超預(yù)算。如果超預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)提示并不予通過(guò)，此時(shí)由采購(gòu)員聯(lián)系采購(gòu)申請(qǐng)的創(chuàng)建人進(jìn)入項(xiàng)目變更管理流程調(diào)整預(yù)算，之后重新維護(hù)采購(gòu)訂單。如果不超預(yù)算，采購(gòu)訂單保存成功。
在ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單維護(hù)成功后，采購(gòu)合同、配送單、到貨驗(yàn)收單、投運(yùn)單、質(zhì)保單在系統(tǒng)中以統(tǒng)一的文本格式自動(dòng)生成，這5種單據(jù)可以根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況在不同時(shí)期打印。為簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程、提高工作效率，采購(gòu)員在成功創(chuàng)建采購(gòu)訂單后將5種單據(jù)一次性全部打印，根據(jù)具體情況分發(fā)給買賣雙方或存檔，尤其是驗(yàn)收單、投運(yùn)單、質(zhì)保單，一次性打印全部由供應(yīng)商留存，便于在不同時(shí)期提交進(jìn)行資金結(jié)算，減少了供應(yīng)商多次到物流服務(wù)中心打印單據(jù)的麻煩，為客戶提供了便利。
第6）點(diǎn)既是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)又是創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。物資合同簽訂后，履約員要核實(shí)是否需要預(yù)付款。如果需要預(yù)付款，進(jìn)入采購(gòu)付款管理流程。如果不需要，則根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)入物資收貨流程。
在ERP系統(tǒng)中采購(gòu)訂單維護(hù)成功后，市公司組織供應(yīng)商與各縣公司集中簽約，嚴(yán)格使用國(guó)家電網(wǎng)公司物資采購(gòu)統(tǒng)一合同文本，確保在中標(biāo)結(jié)果后15日內(nèi)及時(shí)完成合同簽訂。嚴(yán)格中標(biāo)結(jié)果執(zhí)行，合同簽訂不得更改中標(biāo)結(jié)果或違背招標(biāo)、投標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款，逐步取消技術(shù)協(xié)議簽訂，進(jìn)一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。
（2）電力物資采購(gòu)合同變更管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。第9）點(diǎn)，集團(tuán)公司物資部合同專工審核合同變更申請(qǐng)，若增幅度超過(guò)15%或超過(guò)50萬(wàn)，則需轉(zhuǎn)入物資需求計(jì)劃管理流程，新增物資需求計(jì)劃；若增幅度不超過(guò)15%且不超過(guò)50萬(wàn)，允許合同變更。
（3）電力物資采購(gòu)合同履約管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。其中第3）點(diǎn)是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。建立履約管理常態(tài)機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控供應(yīng)商實(shí)際生產(chǎn)狀況、項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)物資供應(yīng)的需求，確保供應(yīng)商按期供貨、項(xiàng)目單位按期收貨。
第5）點(diǎn)是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。供應(yīng)商是否按照采購(gòu)合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環(huán)節(jié)，是物資計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率的重要因素。
第6）點(diǎn)是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。物資的驗(yàn)收是對(duì)物資的數(shù)量、外觀、內(nèi)在質(zhì)量以及有關(guān)技術(shù)資料、憑證和物資標(biāo)志等進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證物資是否符合合同規(guī)定；物資的驗(yàn)收工作質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)和生產(chǎn)的質(zhì)量。物資到貨驗(yàn)收合格后必須在合同交貨期滿10日內(nèi)辦理ERP入庫(kù)手續(xù)，確保計(jì)劃執(zhí)行準(zhǔn)確率達(dá)到95%以上。
第12）點(diǎn)是創(chuàng)新節(jié)點(diǎn)。在合同履約過(guò)程中建立“一單（訂單）一評(píng)價(jià)”的履約評(píng)價(jià)機(jī)制，及時(shí)采集供應(yīng)商交貨、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)等信息，對(duì)供應(yīng)商合同履約情況實(shí)行卡片式管理，并將結(jié)果及時(shí)上報(bào)。嚴(yán)格供應(yīng)商違約處置，嚴(yán)格按照合同約定對(duì)供應(yīng)商違約行為進(jìn)行當(dāng)期處理。建立誠(chéng)信評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同簽訂履約情況開展誠(chéng)信評(píng)價(jià)，加大對(duì)失信行為的懲戒力度，營(yíng)造誠(chéng)實(shí)守信的良好氛圍。
（4）電力物資采購(gòu)合同資金結(jié)算管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。第1）點(diǎn)物資合同簽訂后，供應(yīng)商提交預(yù)付款申請(qǐng)需出具預(yù)付款保函、收款收據(jù)和物資合同；若供應(yīng)商放棄預(yù)付款，預(yù)付款可與到貨驗(yàn)收款、投運(yùn)款一起支付。
縣公司物流服務(wù)中心核算員匯總供應(yīng)商提交的付款申請(qǐng)，在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中編制月度現(xiàn)金流量預(yù)算。預(yù)算編制及資金支付應(yīng)按照合同相關(guān)條款及公司財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定，在付款相應(yīng)憑據(jù)匯集完成后進(jìn)行。
第一條 為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)報(bào)銷行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。
第二條 本制度根據(jù)相關(guān)的財(cái)經(jīng)制度及公司的實(shí)際情況，將財(cái)務(wù)報(bào)銷分為日常辦公費(fèi)用、工薪福利及相關(guān)費(fèi)用、稅費(fèi)支出、工程相關(guān)支出及專項(xiàng)支出等,以下分別說(shuō)明報(bào)銷相關(guān)的借款流程及各項(xiàng)支出具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和報(bào)銷流程。
第三條 本制度適用公司全體員工。
第二部分 借支管理規(guī)定及借支流程
第四條 借款管理規(guī)定
(一) 出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請(qǐng)表》按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷還款手續(xù)。
(二) 其他臨時(shí)借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時(shí)報(bào)帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。
(三) 各項(xiàng)借款金額超過(guò)5000元應(yīng)提前一天通知財(cái)務(wù)部備款。
(四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時(shí)應(yīng)以借款申請(qǐng)單為依據(jù)，據(jù)實(shí)報(bào)銷，超出申請(qǐng)單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳；（2）借領(lǐng)支票者原則上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。
(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個(gè)人借款從工資中扣回。
第一條 借款流程
(一) 借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。
(二) 審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核總經(jīng)理審批。
(三) 財(cái)務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。
第三部分 日常費(fèi)用報(bào)銷制度及流程
第二條 日常費(fèi)用主要包括差旅費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)等。在一個(gè)預(yù)算期間內(nèi)，各項(xiàng)費(fèi)用的累計(jì)支出原則上不得超出預(yù)算。
第三條 費(fèi)用報(bào)銷的一般規(guī)定
(一) 報(bào)銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)(相關(guān)規(guī)定見發(fā)票管理制 度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人簽名。
(二) 填寫報(bào)銷單應(yīng)注意:根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對(duì)應(yīng)單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目認(rèn)真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡(jiǎn)述費(fèi)用內(nèi)容或事由。
(三) 按規(guī)定的審批程序報(bào)批。
(三) 報(bào)銷5000元以上需提前一天通知財(cái)務(wù)部以便備款。
第四條 費(fèi)用報(bào)銷的一般流程:報(bào)銷人整理報(bào)銷單據(jù)并填寫對(duì)應(yīng)費(fèi)用報(bào)銷單 須辦理申請(qǐng)或出入庫(kù)手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的申請(qǐng)單或出入庫(kù)單部門經(jīng)理審核簽字財(cái)務(wù)部門復(fù)核總經(jīng)理審批到出納處報(bào)銷。
第五條 差旅費(fèi)報(bào)銷制度及流程。
（一） 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn):
職 務(wù)
交通工具
住宿標(biāo)準(zhǔn)
伙食標(biāo)準(zhǔn)
外埠市內(nèi)交通費(fèi)用
一般員工
火車硬臥
120元/天
30元/天
30元/天
部門負(fù)責(zé)人
火車硬臥
150元/天
40元/天
40元/天
總經(jīng)理助理
飛機(jī)
200元/天
50元/天
50元/天
總經(jīng)理及以上
飛機(jī)
實(shí)報(bào)實(shí)銷
實(shí)報(bào)實(shí)銷
實(shí)報(bào)實(shí)銷
（二）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充說(shuō)明：
1. 住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補(bǔ)償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。
2. 實(shí)際出差天數(shù)的計(jì)算以所乘交通工具出發(fā)時(shí)間到返京時(shí)間為準(zhǔn)，12：00以后出發(fā)（或12：00以前到達(dá)）以半天計(jì)，12：00以前出發(fā)（或12：00以后到達(dá)）以一天計(jì)。
3. 伙食標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行包干制，依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷形式，特殊情況無(wú)相關(guān)票據(jù)時(shí)可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補(bǔ)貼。
4. 宴請(qǐng)客戶需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷招待費(fèi)，同時(shí)按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣減出差人當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。
5. 出差時(shí)由對(duì)方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。
（三） 報(bào)銷流程
1. 出差申請(qǐng)：擬出差人員首先填寫《出差申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出差地點(diǎn)、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計(jì)差旅費(fèi)用項(xiàng)目等，出差申請(qǐng)單由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2. 借支差旅費(fèi)：出差人員將審批過(guò)的《出差申請(qǐng)表》交財(cái)務(wù)部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項(xiàng)。
3. 購(gòu)票: 出差人員持審批過(guò)的出差申請(qǐng)復(fù)印件，到行政部訂票（原則上機(jī)票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說(shuō)明情況，經(jīng)審批人簽字后報(bào)財(cái)務(wù)備案）。
4. 返回報(bào)銷：出差人員應(yīng)在回公司后五個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷事宜，根據(jù)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，部門經(jīng)理審核簽字，財(cái)務(wù)部審核簽字，總經(jīng)理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。
第六條 電話費(fèi)報(bào)銷制度及流程
(一) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)
1. 移動(dòng)通訊費(fèi)：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機(jī)費(fèi)用的報(bào)銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見行政部相關(guān)管理制度規(guī)定。
2．固定電話費(fèi)：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費(fèi)。不鼓勵(lì)員工在上班期間打私人電話。
(二)報(bào)銷流程
1、 公司人力資源部每月初（10日前）將本月員
工手機(jī)費(fèi)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（含特批執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）交財(cái)務(wù)部。
2、 財(cái)務(wù)部通知員工于每月中旬（20日前）按話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)將發(fā)票交財(cái)務(wù)部集中辦理報(bào)銷手續(xù)。
3、 財(cái)務(wù)部指定專人按日常費(fèi)用的審批程序集中辦理員工手機(jī)費(fèi)報(bào)批手續(xù)。
4、 員工到財(cái)務(wù)部出納處簽字領(lǐng)款（每月25日前）。
5、 固定電話費(fèi)由行政部指定專人按日常費(fèi)用審批程序及報(bào)銷流程辦理報(bào)銷手續(xù)，若遇電話費(fèi)異常變動(dòng)情況應(yīng)到電信局查明原因，特殊情況報(bào)總經(jīng)理批示處理辦法。
第十一條 交通費(fèi)報(bào)銷制度及流程
(一) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：(1)員工因公需要用車可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市內(nèi)因公公交車費(fèi)應(yīng)保存相應(yīng)車票報(bào)銷。
(二) 報(bào)銷流程
1. 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認(rèn)，按規(guī)定填好《交通費(fèi)報(bào)銷單》。
2. 審批:按日常費(fèi)用審批程序?qū)徟?/p>
3. 員工持審批后的報(bào)銷單到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)。
第十二條 辦公費(fèi)、低值易耗品等報(bào)銷制度及流程
（一）管理規(guī)定:為了合理控制費(fèi)用支出,此類費(fèi)用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購(gòu)置,并指定專人負(fù)責(zé)。
（二）報(bào)銷流程
1．購(gòu)置申請(qǐng): 公司行政部每季度根據(jù)需求及庫(kù)存情況按預(yù)算管理辦法編制購(gòu)置預(yù)算，實(shí)際購(gòu)置時(shí)填寫購(gòu)置申請(qǐng)單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報(bào)批。
2．報(bào)銷程序：報(bào)銷人先填寫費(fèi)用報(bào)銷單(附出入庫(kù)單)，按日常費(fèi)用審批程序報(bào)批。審批后的報(bào)銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）交財(cái)務(wù)部，按日常費(fèi)用報(bào)銷流程付款或沖抵借支。
3．費(fèi)用歸集：財(cái)務(wù)部按月根據(jù)行政部提供的各部門領(lǐng)用金額統(tǒng)計(jì)表，歸集核算各部門相關(guān)費(fèi)用。庫(kù)存用品作為公共費(fèi)用，待實(shí)際領(lǐng)用時(shí)分?jǐn)偂?/p>
第十三條 招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)及其他報(bào)銷制度及流程
（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)
1. 招待費(fèi)：為了規(guī)范招待費(fèi)的支出，大額招待費(fèi)應(yīng)事前征得總經(jīng)理的同意。
2. 培訓(xùn)費(fèi):為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費(fèi)用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓(xùn)需求應(yīng)及時(shí)報(bào)送人力資源。人力資源根據(jù)實(shí)際需要編制培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理審批。
3. 資料費(fèi)：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購(gòu)買資料前必須先填寫《資料申請(qǐng)表》，在報(bào)銷前必須到行政部資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。
4.其他費(fèi)用：根據(jù)實(shí)際需要據(jù)實(shí)支付。
( 二)報(bào)銷流程：
1. 招待費(fèi)由經(jīng)辦人按日常費(fèi)用報(bào)銷一般規(guī)定及一般流程辦理報(bào)銷手續(xù)。
2.培訓(xùn)費(fèi)由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報(bào)銷程序辦理報(bào)銷手續(xù)。
3.資料費(fèi)在報(bào)銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱?bào)銷單及申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)。
4.其他費(fèi)用報(bào)銷參照日常費(fèi)用報(bào)銷制度及流程辦理。
第四部分 工薪福利及相關(guān)費(fèi)用支出制度及流程
第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時(shí)工資、社會(huì)保險(xiǎn)及各項(xiàng)福利等，此類費(fèi)用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 工薪福利支付流程
(一) 工資支付流程：（1）每月20日由人力資源部將本月經(jīng)公司總經(jīng)理審批后的工資支付標(biāo)準(zhǔn)（含人員變動(dòng)、額度變動(dòng)、扣款、社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金等信息）轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部；（2）總經(jīng)理提供職工月度獎(jiǎng)金分配表；（3）財(cái)務(wù)部根據(jù)獎(jiǎng)金表及支付標(biāo)準(zhǔn)編制標(biāo)準(zhǔn)格式的工資表；（4）按工薪審批程序?qū)徟?；?）每月25日由財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行形式支付工資；（6）每月末之前員工到財(cái)務(wù)部領(lǐng)工資條并與工資卡內(nèi)資金進(jìn)行核實(shí)。
（二）臨時(shí)工資支付流程同工資支付流程。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)及住房公積金支付流程：（1）由人力資源部將由公司總經(jīng)理審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)處理；（2）住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請(qǐng)轉(zhuǎn)帳支票支付；社會(huì)保險(xiǎn)金由財(cái)務(wù)部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財(cái)務(wù)部收到銀行托收單據(jù)應(yīng)交人力資源部專人簽字確認(rèn)，若有差異應(yīng)查明原因并按實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
（四）其他福利費(fèi)支出由公司人力資源部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫報(bào)銷單經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行財(cái)務(wù)復(fù)核報(bào)總經(jīng)理審批，審批后的報(bào)銷單及支付標(biāo)準(zhǔn)交財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。
第五部分 專項(xiàng)支出財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及流程
第十六條 專項(xiàng)支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購(gòu)置、咨詢顧問費(fèi)用、廣告宣傳活動(dòng)費(fèi)及其他專項(xiàng)費(fèi)用等。
第十七條 軟件及固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷財(cái)務(wù)制度及流程。
(一) 填寫購(gòu)置申請(qǐng)：按公司《資產(chǎn)管理制度》相關(guān)規(guī)定填寫《資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單》并報(bào)批。
(二) 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購(gòu)置申請(qǐng)。
(三) 結(jié)賬報(bào)銷：（1）資產(chǎn)驗(yàn)收（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無(wú)誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫(kù)手續(xù)，按規(guī)定填寫報(bào)銷單（經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫(kù)單）；（2）按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?；?）財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷單以支票形式付款；（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。
第十八條 其他專項(xiàng)支出報(bào)銷制度及流程
(一) 費(fèi)用范圍：其他專項(xiàng)支出包括其他所有專門立項(xiàng)的費(fèi)用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動(dòng)費(fèi)、公司員工活動(dòng)費(fèi)用、辦公室裝修及其他專項(xiàng)費(fèi)用）支出。
(二) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：此類費(fèi)用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實(shí)際需要向總經(jīng)理提交請(qǐng)示報(bào)告（含項(xiàng)目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測(cè)表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報(bào)
董事長(zhǎng)及其授權(quán)人審批。
(三) 財(cái)務(wù)報(bào)銷流程
1．審批后的報(bào)告文件到財(cái)務(wù)部備案，以便財(cái)務(wù)備款。
2．簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應(yīng)注明付款方式等）。
3．付款流程：（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費(fèi)用報(bào)銷單（填寫規(guī)范參照日常費(fèi)用報(bào)銷一般規(guī)定）；（2）按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字 財(cái)務(wù)復(fù)核 總經(jīng)理審批；（3）財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷單金額付款；（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。
第六部分 報(bào)銷時(shí)間的具體規(guī)定
第十九條 為了協(xié)調(diào)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部將報(bào)銷時(shí)間具體安排如下：
1．財(cái)務(wù)報(bào)銷：公司財(cái)務(wù)部每周四為財(cái)務(wù)報(bào)銷日。若當(dāng)月的最后一個(gè)報(bào)銷日在該月的28日以后，為了便于財(cái)務(wù)部集中時(shí)間月末結(jié)賬，該報(bào)銷日停止財(cái)務(wù)報(bào)銷。
2．借支及其他業(yè)務(wù)的不受以上的時(shí)間限制，可隨時(shí)辦理。
第七部分 附則
1 事前控制還是事后控制？
傳承下來(lái)的支付審批制度多數(shù)針對(duì)支付時(shí)點(diǎn)，即銀行劃款那一刻，而這一時(shí)點(diǎn)的支付往往是木已成舟不得不付的狀態(tài)。我們都知道針對(duì)大筆金額的支付往往是事前要簽訂合同，并在已享受服務(wù)之后的某一時(shí)點(diǎn)進(jìn)行的，此時(shí)審批就算老板不同意，可能也無(wú)力回天了，否則只能是以拖欠或打官司方式來(lái)解決，這很明顯是屬于事后控制，而對(duì)財(cái)務(wù)控制而言，事后控制是屬于后手，不得已為之，只為警醒后來(lái)者。此為支付審批流于形式的第一罪魁。
2 一件事審批多少次？
聰明的財(cái)務(wù)人很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)上面提及的問題并采取彌補(bǔ)措施，因此從年初預(yù)算起便開始了_一路的審批。例如市場(chǎng)部門針對(duì)當(dāng)年的任務(wù)策劃了一場(chǎng)大型宣傳活動(dòng)，預(yù)算時(shí)各審批人審批了一次，通過(guò)了，得到當(dāng)年的資源配置，當(dāng)然這只是有了“糧票”；具體實(shí)施時(shí)按照詳細(xì)的活動(dòng)方案及效益分析，各審批人再次審批；然后簽訂合同，在合同流程中第三次審批；所需物資通過(guò)集采，此事項(xiàng)通過(guò)采購(gòu)審批流程第四次審批；然后服務(wù)完成進(jìn)入付款環(huán)節(jié)進(jìn)行第五次審批。這就是業(yè)務(wù)人員所抱怨的流程復(fù)雜吧？在業(yè)務(wù)人員焦急等待審批結(jié)果時(shí)，審批人就同一件事反復(fù)審批也很焦躁，往往此時(shí)審批人會(huì)因?qū)σ恍I(yè)務(wù)的似曾相識(shí)和大量的審批而疏于審查，而在此疲勞審批狀態(tài)下真正需要把關(guān)的內(nèi)容可能正在悄悄漏網(wǎng)。此為支付審批流于形式的第二罪魁。
3 集體負(fù)責(zé)還是個(gè)人負(fù)責(zé)？
傳承下來(lái)的審批制度其實(shí)是一個(gè)審批鏈，即需要公司老總審批的業(yè)務(wù)必先經(jīng)副總審批，而副總審批前需經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生的部門經(jīng)理審批，這就是層層負(fù)責(zé)制。而業(yè)務(wù)部門的經(jīng)理覺得自己在審批鏈最下游了，還需再進(jìn)行責(zé)任分割，于是建議相關(guān)部門審批，比如采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理……于是一個(gè)經(jīng)濟(jì)事件可能找到多個(gè)負(fù)責(zé)人，看似多人負(fù)責(zé)，實(shí)質(zhì)卻無(wú)人負(fù)責(zé)，一旦出了問題大家共同承擔(dān)，其結(jié)果就是不了了之。由此在整個(gè)審批鏈中無(wú)人負(fù)全面的審批責(zé)任。此乃審批制度流于形式的第三罪魁。
4 是臨時(shí)起意還是經(jīng)通盤考慮？
縱觀多數(shù)企業(yè)的支付授權(quán)制度，其實(shí)僅支付審批制度是最成體系的，為彌補(bǔ)其控制不足而后建的其他審批制度，因缺乏傳承性而往往不成體系或自成體系，易產(chǎn)生多重審批重合或部分審批矛盾的現(xiàn)象，對(duì)于分工精細(xì)的大型企業(yè)尤顯突出。
處方：
面對(duì)上述弊病，財(cái)務(wù)人員要想通過(guò)審批制度來(lái)控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，就需要建立起高效實(shí)質(zhì)的財(cái)務(wù)支付授權(quán)體系。所謂高效實(shí)質(zhì)就是要達(dá)到審批事項(xiàng)必要性、審批流程簡(jiǎn)便化，以及審批結(jié)果的有效性。
首先，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)建立符合財(cái)務(wù)意志的支付授權(quán)流程架構(gòu)。
建設(shè)財(cái)務(wù)授權(quán)系統(tǒng)的最終目標(biāo)是有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，雖說(shuō)授權(quán)的根本含義是由上而下的分權(quán)，最應(yīng)體現(xiàn)最高管理者的控制意志，但在實(shí)操過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的感知往往最為直接，因此篩選遞交管理層審批的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)應(yīng)從財(cái)務(wù)控制的角度出發(fā)。一般來(lái)說(shuō)需要控制的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要有三項(xiàng)：舞弊風(fēng)險(xiǎn)、效益風(fēng)險(xiǎn)及資金鏈風(fēng)險(xiǎn)。在單項(xiàng)業(yè)務(wù)審批過(guò)程中重點(diǎn)控制的是舞弊風(fēng)險(xiǎn)和效益風(fēng)險(xiǎn)。而資金鏈風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)在財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一控制，即最終的財(cái)務(wù)司庫(kù)概念。即經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)分為兩個(gè)審批流，權(quán)責(zé)事項(xiàng)審批和資金支付審批。權(quán)責(zé)事項(xiàng)審批即控制該事項(xiàng)是否應(yīng)該發(fā)生，是否有必要發(fā)生，有無(wú)舞弊情況，其效益是否符合企業(yè)要求，這些內(nèi)容需進(jìn)入授權(quán)審批流，由業(yè)務(wù)權(quán)威進(jìn)行審批管控。經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)通過(guò)審批之后，即合同已簽訂、貨物或服務(wù)已發(fā)生并驗(yàn)收，便進(jìn)入付款環(huán)節(jié)，進(jìn)入資金支付審批，所有大筆金額的付款均由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)籌安排，將一個(gè)經(jīng)營(yíng)周期的用款計(jì)劃報(bào)管理層批準(zhǔn)后進(jìn)行支付。此流程的設(shè)定即將審批由事后改為事前。如上圖所示。
其次，根據(jù)人性化管理要求確定需審批內(nèi)容。
審批控制要由人來(lái)進(jìn)行，是受人的經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心、注意力以及風(fēng)險(xiǎn)偏好所左右的，能夠調(diào)動(dòng)起審批人的主觀能動(dòng)性是提高審批質(zhì)量、控制風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑，因此財(cái)務(wù)部門在設(shè)計(jì)支付授權(quán)體系的時(shí)候要充分考慮人的生理因素。曾聽聞某企業(yè)的采購(gòu)部經(jīng)理每天要審批上百筆業(yè)務(wù)，此經(jīng)理便平均每分鐘審批一筆，可想而知其審批質(zhì)量。除了時(shí)間因素以外，人在面對(duì)大量重復(fù)的事項(xiàng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲憊感及抵觸情緒，因此審批量是需考慮的第一因素，根據(jù)不同審批級(jí)別人員的工作量來(lái)確定每一審批人最高審批負(fù)載。例如總經(jīng)理需管控全公司業(yè)務(wù)，工作量大則將每月需總經(jīng)理審批的業(yè)務(wù)盡可能控制在100筆之內(nèi)；而副總經(jīng)理只負(fù)責(zé)公司部分業(yè)務(wù)，相對(duì)壓力小于總經(jīng)理，則將需副總經(jīng)理審批的業(yè)務(wù)控制在200筆之內(nèi)。而部門經(jīng)理審批業(yè)務(wù)只需根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)來(lái)控制即可（以上數(shù)據(jù)為經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定）。說(shuō)到這里就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)疑問：怎樣才能控制管理層的審批量，是否會(huì)與風(fēng)險(xiǎn)控制的要求相矛盾？這就要求財(cái)務(wù)部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)度進(jìn)行審批事項(xiàng)分析了，即非全部經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都進(jìn)入授權(quán)審批流程，高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)必須進(jìn)入高層審批，如業(yè)務(wù)招待費(fèi)、費(fèi)等市場(chǎng)費(fèi)用。而低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)無(wú)論金額大小均無(wú)需進(jìn)入高層審批，例如稅金、水費(fèi)、電費(fèi)等公共事業(yè)費(fèi)用。如此再利用金額這一杠桿就能制定出我們想要的授權(quán)模式。
關(guān)鍵詞：合同管理 信息 財(cái)務(wù)
隨著長(zhǎng)江南京航道局進(jìn)一步強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)管理，尤其是對(duì)收入類合同、支出類合同的監(jiān)督，結(jié)合長(zhǎng)江南京航道局及其下屬單位對(duì)合同管理的要求采用“統(tǒng)一管理、分級(jí)控制”的原則，我們提出了開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)構(gòu)想。合同管理信息系統(tǒng)是把紙質(zhì)合同關(guān)鍵信息電子化，并在系統(tǒng)中記錄合同的執(zhí)行金額，以財(cái)務(wù)的角度監(jiān)督合同覆行，既簡(jiǎn)化管理，又抓住了合同最關(guān)鍵要素，提高管理的效率。通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的執(zhí)行管理，實(shí)現(xiàn)合同收、付款與財(cái)務(wù)的集成，最終實(shí)現(xiàn)合同實(shí)時(shí)管理，合同綜合分析和合同管理移動(dòng)應(yīng)用。
合同管理信息系統(tǒng)主要構(gòu)想
合同管理信息系統(tǒng)是結(jié)合長(zhǎng)江南京航道局及其下屬單位對(duì)合同管理采取“統(tǒng)一管理、分級(jí)控制”的原則，進(jìn)一步整合全局資源，強(qiáng)化合同業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化功能，同時(shí)強(qiáng)化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構(gòu)想是“統(tǒng)一管理”用合同管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，“分級(jí)控制”用合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，主要構(gòu)想以下幾點(diǎn)：①實(shí)現(xiàn)合同的無(wú)紙化管理、實(shí)現(xiàn)合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過(guò)程實(shí)現(xiàn)電子化；③實(shí)現(xiàn)合同從起草到簽訂有規(guī)范的流程審批，保證合同是合規(guī)，合法，同時(shí)確保合同管理部門對(duì)合同有審查的作用；④通過(guò)系統(tǒng)提醒，服務(wù)財(cái)務(wù)、經(jīng)辦部門關(guān)注業(yè)務(wù)，確保合同按計(jì)劃執(zhí)行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統(tǒng)計(jì)：按一定的條件進(jìn)行綜合分析；⑦合同預(yù)警分析：代辦事項(xiàng)提醒，合同審批，到期款提醒、合同執(zhí)行提醒；⑧集成：以合同管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)與已建成的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、等系統(tǒng)的信息集成；⑨合同管理采取全局統(tǒng)一管理、下屬單位分級(jí)控制的管理模式：架構(gòu)統(tǒng)一的合同管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬單位的合同統(tǒng)計(jì)、分析和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)全局合同管理規(guī)范化，合同統(tǒng)計(jì)統(tǒng)一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺(tái)后期更加深化應(yīng)用：監(jiān)控細(xì)化。例如：合同管理自動(dòng)化、智能化：通過(guò)信息管理平臺(tái)，設(shè)置一定的約束條件，由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生對(duì)合同監(jiān)控、分析的提醒和報(bào)告，對(duì)合同進(jìn)行預(yù)警；合同管理便捷化：通過(guò)信息管理平臺(tái)，提供統(tǒng)一的工作平臺(tái)，也可以通過(guò)Andriod智能手機(jī)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)應(yīng)用對(duì)合同的查詢、分析、工作審批等內(nèi)容。
合同管理信息系統(tǒng)總體架構(gòu)
合同管理信息系統(tǒng)主要是依據(jù)局對(duì)合同指導(dǎo)要求，對(duì)全局合同的統(tǒng)一管理和監(jiān)督的平臺(tái)。總體架構(gòu)圖如下：
合同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用
合同管理信息系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用的功能不同分為合同管理平臺(tái)和合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺(tái)兩個(gè)層面，合同管理平臺(tái)主要用于合同的后臺(tái)管理者對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督與管理，合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺(tái)為合同承辦部門的日常業(yè)務(wù)使用。
1、合同管理平臺(tái)主要功能
平臺(tái)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。合同管理信息與組織架構(gòu)對(duì)應(yīng)，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準(zhǔn)確性。在合同管理平臺(tái)中對(duì)下屬各單位的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定義，保證向下數(shù)據(jù)抽取的時(shí)候，能準(zhǔn)確識(shí)別合同信息與單位信息匹配。
合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過(guò)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)工作流引擎預(yù)先的合同審批流程，對(duì)草擬的合同進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續(xù)保證合同管理平臺(tái)對(duì)合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業(yè)務(wù)執(zhí)行管理平臺(tái)的輸入，由經(jīng)辦部門對(duì)合同再進(jìn)行過(guò)程管理，并實(shí)現(xiàn)合同業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的一體化管理操作。
合同查詢。以合同號(hào)作為查詢的根據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的相關(guān)信息查詢，查詢的時(shí)候可以與基建系統(tǒng)等其它系統(tǒng)集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統(tǒng)中對(duì)合同的審批信息和相關(guān)信息的查詢，全面了解合同的全過(guò)程信息。注意要實(shí)現(xiàn)此功能，必須保證合同編號(hào)在合同系統(tǒng)、基建等其它系統(tǒng)中都是相同的且唯一的編號(hào)。具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程如下圖：
合同統(tǒng)計(jì)分析。局下達(dá)合同統(tǒng)計(jì)要求，在合同管理平臺(tái)中開發(fā)格式報(bào)表，成功后，由平臺(tái)按條件，自動(dòng)的從下屬單位的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行抽取，并按平臺(tái)要求的條件進(jìn)行匯總、分析和展現(xiàn)。具體工作流程如下：
合同管理平臺(tái)權(quán)限管理。設(shè)置人員對(duì)各機(jī)構(gòu)的查詢權(quán)，實(shí)現(xiàn)人員對(duì)各類合同的查詢權(quán)。在合同管理平臺(tái)中開發(fā)了各種分析、監(jiān)控報(bào)表，報(bào)表可以通過(guò)用戶授權(quán)，實(shí)現(xiàn)不同人員的不同查詢范圍和查詢權(quán)限。
平臺(tái)集成功能。由平臺(tái)實(shí)現(xiàn)南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統(tǒng)集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數(shù)據(jù)能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。
2、合同業(yè)務(wù)執(zhí)行平臺(tái)主要功能
合同統(tǒng)計(jì)分析。主要是開發(fā)各種報(bào)表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。
合同執(zhí)行預(yù)警。根據(jù)合同的計(jì)劃收款日期和系統(tǒng)當(dāng)前日期對(duì)比，自定義提前預(yù)警的周期（天數(shù)），由系統(tǒng)自動(dòng)提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關(guān)部門、人員參考，跟進(jìn)合同的執(zhí)行情況，保證合同的按期完成和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)工作的按期執(zhí)行。設(shè)置預(yù)警項(xiàng)目和對(duì)應(yīng)的預(yù)期規(guī)則等內(nèi)容；設(shè)置預(yù)警觸發(fā)條件、發(fā)送內(nèi)容、發(fā)送規(guī)則、接收對(duì)象等內(nèi)容；系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警，產(chǎn)生預(yù)警報(bào)表，自動(dòng)發(fā)送給相關(guān)人員，跟進(jìn)業(yè)務(wù)。
移動(dòng)應(yīng)用。移動(dòng)應(yīng)用主是是通過(guò)Andriod智能手機(jī)平臺(tái)，進(jìn)行合同的相關(guān)業(yè)務(wù)操作，達(dá)到以下管理或工作價(jià)值：隨時(shí)隨地查詢合同執(zhí)行狀況；隨時(shí)隨地進(jìn)行合同相關(guān)流程的審批；通過(guò)移動(dòng)終端快速的進(jìn)行合同相關(guān)的查詢；系統(tǒng)的預(yù)警信息，發(fā)送到移動(dòng)終端，保證業(yè)務(wù)信息及時(shí)有效的傳遞。
合同管理信息系統(tǒng)的安全保障
安全賬戶和登陸。合同管理平臺(tái)系統(tǒng)賬戶管理安全特點(diǎn)如下：賬戶密碼加密存儲(chǔ)；支持動(dòng)態(tài)密碼登陸（認(rèn)證）。
平臺(tái)安全記錄：用戶對(duì)系統(tǒng)訪問的記錄；用戶對(duì)資源操作的記錄；記錄數(shù)據(jù)的查詢；記錄數(shù)據(jù)的分析。
數(shù)據(jù)傳輸安全用戶終端和服務(wù)器的數(shù)據(jù)傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協(xié)議，數(shù)據(jù)包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
數(shù)據(jù)庫(kù)訪問安全。數(shù)據(jù)庫(kù)訪問采用獨(dú)立的SQL語(yǔ)法體系和解析引擎，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢和更新操作。
結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：移動(dòng)辦公 統(tǒng)一登錄 工作流審批
中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2013）12-0181-02
1 項(xiàng)目背景
2012年9月中國(guó)石化總部統(tǒng)一推廣的公文管理系統(tǒng)，中國(guó)石化洛陽(yáng)分公司上線投用后，在運(yùn)行期間存在無(wú)開發(fā)工具，功能擴(kuò)展困難等一些問題，為進(jìn)一步改進(jìn)工作模式，提高工作效率，2013年我們通過(guò)完善提升，建成了具有集中接入解決方案的移動(dòng)信息化應(yīng)用云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了具有統(tǒng)一登錄功能、“移動(dòng)辦公云結(jié)構(gòu)化”的綜合移動(dòng)辦公系統(tǒng)，2013年10月，系統(tǒng)投入試運(yùn)行。
2 實(shí)施內(nèi)容
通過(guò)三個(gè)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)PC、移動(dòng)設(shè)備一體化的移動(dòng)信息化系統(tǒng)。
2.1 綜合應(yīng)用統(tǒng)一登錄平臺(tái)
統(tǒng)一登錄系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，提供了認(rèn)證接口，以提供給新開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)使用，新開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)通過(guò)調(diào)用微軟的域的認(rèn)證接口，實(shí)現(xiàn)與統(tǒng)一登錄系統(tǒng)的集成，用戶在統(tǒng)一登錄系統(tǒng)上通過(guò)一次認(rèn)證后，可以被與其接口的應(yīng)用系統(tǒng)認(rèn)可，當(dāng)用戶訪問應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)不需再進(jìn)行認(rèn)證，就可直接進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行訪問操作。對(duì)于新開發(fā)的系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)需再建立用戶數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一登錄系統(tǒng)上無(wú)需再像原系統(tǒng)一樣，維護(hù)其原有系統(tǒng)的用戶名和密碼。新開發(fā)的系統(tǒng)只在統(tǒng)一登錄系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)庫(kù)中擁有一套用戶身份信息（用戶名和密碼，或數(shù)字證書標(biāo)識(shí)），數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)采用加密存儲(chǔ)方式。
綜合應(yīng)用統(tǒng)一登錄系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)用于PC端，通過(guò)域認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行用戶身份校驗(yàn)，將公司50多套應(yīng)用系統(tǒng)，統(tǒng)一納入到域用戶認(rèn)證身份的管理體系中。最終實(shí)現(xiàn)用戶使用統(tǒng)一登錄平臺(tái)登錄后，各系統(tǒng)無(wú)需二次登錄，方便快捷的進(jìn)入到支撐分公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)層面的信息化系統(tǒng)。同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)集成，還實(shí)現(xiàn)了基于一個(gè)平臺(tái)的手機(jī)客戶端的統(tǒng)一登錄。
企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用統(tǒng)一登錄門戶系統(tǒng)由SSO（Single Sign On）服務(wù)器，認(rèn)證授權(quán)子系統(tǒng)，日志審計(jì)子系統(tǒng)和用戶數(shù)據(jù)庫(kù)，審計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)組成。SSO服務(wù)器又由單點(diǎn)登錄模塊，身份認(rèn)證模塊，訪問控制模塊組成，這些模塊可以獨(dú)立使用也可以結(jié)合一起使用，并且不同的模塊可以根據(jù)單位需求和發(fā)展階段不同，實(shí)現(xiàn)不同粒度的功能，可以逐步實(shí)施單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一身份認(rèn)證、授權(quán)和審計(jì)。
2.2 工作流審批平臺(tái)
工作流審批平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)日常工作流程審批，拓展公文和合同之外的工作事務(wù)信息傳遞、流轉(zhuǎn)，與單位原有公文系統(tǒng)、合同審批進(jìn)行互補(bǔ)。工作流審批平臺(tái)提供基于事務(wù)流轉(zhuǎn)驅(qū)動(dòng)規(guī)則管理和驅(qū)動(dòng)引擎工作機(jī)制，以及事務(wù)流與相關(guān)事務(wù)工作內(nèi)容（應(yīng)用）間的業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)交換工作機(jī)制，為以工作流方式建立的應(yīng)用邏輯提供基礎(chǔ)平臺(tái)。通過(guò)可視化的表單配置工具可靈活定制出企業(yè)所需要的工作審批表單（如差旅費(fèi)報(bào)銷、費(fèi)用審批等）；通過(guò)業(yè)務(wù)流程的可視化配置管理可靈活的對(duì)流程走向、條件進(jìn)行設(shè)置以滿足企業(yè)多變得需求，同時(shí)基于XML數(shù)據(jù)流設(shè)置的電子表單，可無(wú)縫集成于APP手機(jī)客戶端應(yīng)用。結(jié)合APP消息PUSH推送技術(shù)與APP客戶端技術(shù)使得企業(yè)的管理者和決策者可以隨時(shí)隨地的通過(guò)移動(dòng)終端進(jìn)行工作審批。（圖1）
工作流審批系統(tǒng)管理依據(jù)流程管理系統(tǒng)中的工作流進(jìn)行系統(tǒng)的流程運(yùn)轉(zhuǎn)，工作流是一個(gè)為流程的執(zhí)行提供運(yùn)行服務(wù)環(huán)境的軟件引擎，是業(yè)務(wù)審批行服務(wù)的核心，是執(zhí)行用戶業(yè)務(wù)過(guò)程的業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的內(nèi)核，完整的提供工作流引擎、工作流設(shè)計(jì)、流程操作、流程監(jiān)控、調(diào)用接口幾個(gè)部分組成?？梢詫?shí)現(xiàn)對(duì)流程過(guò)程定義進(jìn)行解釋，圖形化表現(xiàn)；支持跨單位建立，解釋，執(zhí)行流程；控制過(guò)程的建立、撤銷、取回轉(zhuǎn)發(fā)、匯聚、加簽、減簽、回退、終止等；控制活動(dòng)實(shí)例間的轉(zhuǎn)換，包括串行或并行的操作、相關(guān)數(shù)據(jù)的解釋等；提供支持用戶操作的接口；維護(hù)控制數(shù)據(jù)和相關(guān)數(shù)據(jù)，在應(yīng)用或者用戶之間傳遞相關(guān)數(shù)據(jù)；提供用于激活外部應(yīng)用程序和訪問相關(guān)數(shù)據(jù)的接口；提供控制、管理和歸檔的功能；提供流程分支定義：支持部門、組、崗位、職務(wù)級(jí)別的組合條件定義，支持表單數(shù)據(jù)項(xiàng)的組合條件定義。
2.3 移動(dòng)辦公平臺(tái)
移動(dòng)辦公平臺(tái)主要功能是為公司所有管理層、工作人員提供基于手機(jī)終端和平板電腦以及其他互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端的辦公平臺(tái)，具體包含公文系統(tǒng)、業(yè)務(wù)審批中心、OA郵件系統(tǒng)、中石化郵件系統(tǒng)、合同審批系統(tǒng)、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)系統(tǒng)、公司通訊錄管理查詢等六個(gè)模塊，平臺(tái)具體更多系統(tǒng)接入的可擴(kuò)展性。
移動(dòng)辦公平臺(tái)與分公司綜合應(yīng)用統(tǒng)一登錄系統(tǒng)相結(jié)合，將統(tǒng)一登錄系統(tǒng)的認(rèn)證和功能移植到移動(dòng)應(yīng)用端，實(shí)現(xiàn)手機(jī)上使用域用戶登錄后，可完成對(duì)所有模塊統(tǒng)一權(quán)限分配和執(zhí)行操作。
總體架構(gòu)平臺(tái)如下：（圖2）
3 實(shí)施情況
通過(guò)近三個(gè)月的開發(fā)實(shí)施，取得了以下成果：
統(tǒng)一登錄平臺(tái)：我們完成了統(tǒng)一登錄平臺(tái)總架構(gòu)設(shè)計(jì)實(shí)施，同時(shí)實(shí)現(xiàn)手機(jī)端統(tǒng)一登錄支持，完成了MES、公文管理等64個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一登錄功能實(shí)施，工作流審批平臺(tái)：遷移原有流程表單19個(gè)，新建流程41個(gè)，導(dǎo)入激活用戶2505人。公司財(cái)務(wù)資金審批、差旅費(fèi)報(bào)銷、用車審批、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限審批等50多個(gè)審批流程實(shí)現(xiàn)了完全網(wǎng)上流程審批。
移動(dòng)辦公平臺(tái)：完成基于統(tǒng)一登錄后臺(tái)的移動(dòng)辦公綜合平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端統(tǒng)一登錄；完成公文管理、審批中心、總部郵箱、內(nèi)部OA郵箱、合同管理、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)、公司新聞、電話查詢等模塊開發(fā)應(yīng)用；客戶端支持Android和蘋果IOS平臺(tái)等多平臺(tái)支持。
4 取得效果
項(xiàng)目的實(shí)施，大大減輕了基層業(yè)務(wù)工作人員和公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)，以往很多需要跑多個(gè)部門進(jìn)行簽字蓋章的情況明顯減少，公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也不用忙于應(yīng)付各種各樣的簽字，可以在計(jì)算機(jī)及手機(jī)端集中處理、也可以隨時(shí)隨地處理各項(xiàng)審批業(yè)務(wù)，據(jù)統(tǒng)計(jì)，如公文審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷等業(yè)務(wù)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)及手機(jī)移動(dòng)簽批之后，平均各項(xiàng)業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)節(jié)約時(shí)間超過(guò)70%，極大提供提高了工作效率。
例如：2013年10月30日，聚酯生產(chǎn)管理部用車審批單，從10：31起草到單位審批，到10：40車隊(duì)確定派車，反饋給申請(qǐng)人出車信息僅用時(shí)9分鐘。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應(yīng)用
經(jīng)濟(jì)合同是指法人、其他經(jīng)濟(jì)組織，個(gè)體工商戶、承包經(jīng)營(yíng)戶之間，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下各單位之間來(lái)往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達(dá)，更具有法律效力。加強(qiáng)合同管理，不僅實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。
1審計(jì)合同管理存在問題
集團(tuán)中心審計(jì)部于2016年9～10月對(duì)中心（集團(tuán)）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，包括設(shè)備采購(gòu)、物資采購(gòu)、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進(jìn)行審計(jì)，主要采取合同登記審閱，財(cái)務(wù)查賬，付款逐筆核實(shí)，倉(cāng)庫(kù)調(diào)查到貨入庫(kù)情況等方式，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項(xiàng)的支付情況等方面進(jìn)行審核。審計(jì)出集團(tuán)各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計(jì)部門對(duì)合同審閱時(shí)發(fā)現(xiàn)，存在個(gè)別10萬(wàn)元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無(wú)保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個(gè)別總務(wù)物資采購(gòu)合同文本重要條款空白或與會(huì)簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團(tuán)合并前的編碼方式，集團(tuán)化后沒有進(jìn)行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟(jì)合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。（3）合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制。由于合同會(huì)簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長(zhǎng)時(shí)間，而且難以追蹤具體已簽至哪個(gè)部門，需要逐個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長(zhǎng)時(shí)間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無(wú)預(yù)警機(jī)制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備存在運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時(shí)間都能銜接的很好。
2針對(duì)合同管理審計(jì)問題解決思路
針對(duì)審計(jì)部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學(xué)習(xí)三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運(yùn)行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)功能，一致認(rèn)為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實(shí)現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預(yù)警提示、聯(lián)查采購(gòu)入庫(kù)付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用
（1）提供合同標(biāo)準(zhǔn)模板，統(tǒng)一合同編碼。針對(duì)審計(jì)提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標(biāo)準(zhǔn)模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團(tuán)統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計(jì)好后可以保存為標(biāo)準(zhǔn)模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編碼自動(dòng)生成，解決了各部門合同編號(hào)方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實(shí)現(xiàn)信息跟蹤功能。針對(duì)審計(jì)提出的合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個(gè)方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實(shí)現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對(duì)合同審批流程進(jìn)行跟蹤，申請(qǐng)人可是隨時(shí)查看合同審批進(jìn)度。③系統(tǒng)可對(duì)合同收支款項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)將款項(xiàng)發(fā)生時(shí)間及金額反寫至合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)全程款項(xiàng)信息跟蹤。（3）實(shí)現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對(duì)審計(jì)提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號(hào)、合同狀態(tài)等進(jìn)行查詢合同，可查看該合同的所有詳細(xì)信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時(shí)省力。（4）實(shí)現(xiàn)預(yù)警提示功能并控制付款總額。針對(duì)審計(jì)提出的合同續(xù)約沒有預(yù)警機(jī)制的問題，合同管理系統(tǒng)對(duì)即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會(huì)給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購(gòu)管理、應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)設(shè)備采購(gòu)以及合同的付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)付款總額進(jìn)行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實(shí)現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟(jì)合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨(dú)作為一個(gè)字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時(shí)再次確認(rèn)關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴(yán)把審核關(guān)。（6）實(shí)現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過(guò)聯(lián)查，對(duì)采購(gòu)合同標(biāo)的物的采購(gòu)、入庫(kù)、付款情況進(jìn)行跟蹤追溯，實(shí)現(xiàn)資源整合。（7）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同內(nèi)容、付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計(jì)事務(wù)中解脫出來(lái)，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對(duì)集團(tuán)及各院區(qū)經(jīng)濟(jì)類合同相關(guān)部門進(jìn)行了操作培訓(xùn)，大家對(duì)該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計(jì)有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團(tuán)與用友公司協(xié)商對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行合同的移動(dòng)端審批并開通短信通知接口。目前集團(tuán)正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動(dòng)APP報(bào)銷，為了實(shí)現(xiàn)合同管理能隨時(shí)隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會(huì)與移動(dòng)APP報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端審批查閱合同，并且在合同進(jìn)入審批流后，下游審核人員會(huì)收到短信通知。（2）合同管理與采購(gòu)管理模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備采購(gòu)的監(jiān)控。ERP采購(gòu)管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實(shí)現(xiàn)物資從合同訂立到采購(gòu)入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、型號(hào)等是否與合同一致等由系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算項(xiàng)目自動(dòng)歸類，預(yù)算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費(fèi)等項(xiàng)目的預(yù)算，也可以獲取大額資金付款項(xiàng)目。
參考文獻(xiàn)
