發(fā)布時(shí)間：2023-05-23 17:12:05
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理基本流程樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
中圖分類號(hào)：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
我國(guó)的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國(guó)的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國(guó)能源儲(chǔ)備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)推廣。
由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點(diǎn)，每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬(wàn)卷以上，幾十萬(wàn)張圖紙，電子文件50萬(wàn)條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊(cè)和項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營(yíng)、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級(jí)和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個(gè)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。
一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)
根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：
（一）分類標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白
按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國(guó)內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)的空白。
（二）流程化的管理方式
在國(guó)內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)對(duì)應(yīng)。
（五）實(shí)時(shí)同步歸檔
通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開(kāi)發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（八）檔案量化考核
制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。
二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開(kāi)始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國(guó)檔發(fā)〔2004〕40號(hào)）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開(kāi)展了一系列行之有效的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開(kāi)始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購(gòu)文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計(jì)文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個(gè)文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書(shū)檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)與審計(jì)檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號(hào)編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對(duì)于其他大類的二級(jí)類目是以文件形成的“年度”來(lái)定義，其總體分類方法按照“時(shí)間――問(wèn)題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時(shí)效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級(jí)細(xì)分；對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對(duì)于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級(jí)類目進(jìn)行劃定；其他大類全部按照三級(jí)類目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：
第一，各級(jí)類目基本按照“問(wèn)題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號(hào)確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號(hào)順延即可，見(jiàn)圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項(xiàng)目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號(hào)為3位數(shù)字）；在各大類中的三級(jí)類目、四級(jí)類目中，每類開(kāi)始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實(shí)物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對(duì)文件基本排列順序劃定，沒(méi)有特殊情況不予改變。
第六，設(shè)定案卷在庫(kù)房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類（二級(jí)類目）――案卷序號(hào)”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號(hào)”排列存放。
第七，對(duì)基建檔案類目增加項(xiàng)目代號(hào)。考慮到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類目的項(xiàng)目代號(hào)，以便于利用。同時(shí)，為減少檔號(hào)層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時(shí)性符號(hào)處理，不作為檔號(hào)的一個(gè)正式類目級(jí)來(lái)考慮定義，加以括號(hào)，見(jiàn)圖2 。
（二）流程化的實(shí)時(shí)歸檔方式
在國(guó)內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。
通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。
對(duì)較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊(cè)表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時(shí)組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時(shí)歸檔。
第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過(guò)程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊(cè)表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測(cè)、試驗(yàn)報(bào)告，消防報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)、監(jiān)理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號(hào)，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對(duì)文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對(duì)，在施工記錄文件進(jìn)行報(bào)驗(yàn)時(shí)，要加蓋“原件”章，在報(bào)驗(yàn)返回時(shí)收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺(tái)賬。
第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時(shí)做好相應(yīng)的報(bào)驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時(shí)、真實(shí)、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場(chǎng)前）并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時(shí)，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時(shí)進(jìn)行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個(gè)月內(nèi)，完成綜合卷、消防報(bào)驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺(tái)賬，見(jiàn)圖3、表1。
（三）統(tǒng)一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見(jiàn)表2。
（四）規(guī)范文件編碼
構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)的對(duì)應(yīng)。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。
施工記錄冊(cè)代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊(cè)（專業(yè)代碼同上綜合冊(cè)）。
文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L(zhǎng)；記錄（非報(bào)審）為J；設(shè)計(jì)變更為B；（設(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)院編號(hào)；如果設(shè)計(jì)院沒(méi)有編碼的，執(zhí)行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無(wú)，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開(kāi)發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見(jiàn)圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。
例如：對(duì)承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見(jiàn)表3。
三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果
神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺(tái)。其主要應(yīng)用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個(gè)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過(guò)國(guó)家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。
第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會(huì)管理創(chuàng)新二等獎(jiǎng)。
第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國(guó)家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。
第五，2012年“30萬(wàn)噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開(kāi)發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收。
第六，2013年《百萬(wàn)噸級(jí)直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過(guò)科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請(qǐng)的132項(xiàng)專利、在13個(gè)國(guó)家申請(qǐng)“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎(jiǎng)和煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)科學(xué)技術(shù)特等獎(jiǎng)，成功提供了檔案利用服務(wù)。
第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊(cè)》進(jìn)行檔案管理工作。
第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬(wàn)的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。
第十，為國(guó)家對(duì)項(xiàng)目的審計(jì)提供了有力的憑證作用。
本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問(wèn)題是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題，針對(duì)該問(wèn)題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)給出了解決該問(wèn)題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)為第三種類型。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理；辦公自動(dòng)化；資源整合
1引言
當(dāng)前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的檔案管理系統(tǒng)，成為信息化建設(shè)中的重要任務(wù)。辦公自動(dòng)化（OA）的廣泛應(yīng)用給檔案資源的整合帶來(lái)很大影響，同時(shí)也帶來(lái)了機(jī)遇[1]。
2OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的需求分析
2.1OA系統(tǒng)基本流程針對(duì)高校中各種各樣的應(yīng)用系統(tǒng)，其中最重要的就是辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)其主要功能是公文的處理與流轉(zhuǎn)?，F(xiàn)代的OA系統(tǒng)是內(nèi)嵌了眾多的業(yè)務(wù)活動(dòng)功能，并集成了眾多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[2]。其中工作流技術(shù)仍然是OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，發(fā)文管理、收文管理這兩個(gè)模塊的文檔需要進(jìn)行歸檔。
2.2檔案管理基本流程檔案管理系統(tǒng)用于對(duì)單位運(yùn)行過(guò)程中生成的一系列文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理功能模塊中的文書(shū)檔案模塊，需要從OA系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的方式將OA系統(tǒng)的文件預(yù)歸檔，然后通過(guò)人工方式錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這種方式效率低下，且容易出錯(cuò)。造成該問(wèn)題的主要原因是由于高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容[3]。
3文件、檔案一體化管理的發(fā)展過(guò)程
在解決辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題上，我們主要分析文件管理（RM）系統(tǒng)、（OA）系統(tǒng)的關(guān)系與檔案管理（AM）系統(tǒng)的關(guān)系，通過(guò)分析得出檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。其發(fā)展過(guò)程經(jīng)歷了如下三個(gè)過(guò)程：
3.1第一種類型AM系統(tǒng)獨(dú)立于OA系統(tǒng)之外該系統(tǒng)的特點(diǎn)為不能掛接于單位內(nèi)部網(wǎng)，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。單位的AM系統(tǒng)獨(dú)立于與OA系統(tǒng)之外，文件管理RM模塊內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)中，負(fù)責(zé)管理OA系統(tǒng)的文件，AM系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理檔案；所需的文件不能從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入到AM系統(tǒng)，AM系統(tǒng)對(duì)歸檔文件需要進(jìn)行重新錄入。
3.2第二種類型AM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)采用接口聯(lián)接此類型是解決兩系統(tǒng)兼容性時(shí)，現(xiàn)在大多數(shù)單位采用的方法。AM系統(tǒng)的管理對(duì)象主要來(lái)自兩部分：①?gòu)腛A系統(tǒng)預(yù)歸檔而來(lái)的電子檔案；②檔案館中的實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后的電子檔案。第一部分電子檔案由OA系統(tǒng)中RM模塊管理，第二部分電子檔案則由AM系統(tǒng)管理，并在OA系統(tǒng)與AM系統(tǒng)之間設(shè)有數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)可以從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入AM系統(tǒng)。此類AM系統(tǒng)適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，已經(jīng)開(kāi)始從對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息的管理。但是還存在兩大缺陷：①?zèng)]有對(duì)文件、檔案進(jìn)行一體化的全過(guò)程管理。②檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能較弱。
3.3第三種類型RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)該系統(tǒng)的特點(diǎn)為RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)。RM系統(tǒng)是一個(gè)中心模塊，就是說(shuō)業(yè)務(wù)人員在其他管理模塊中生成的電子文件都要受到RM管理模塊的管理。文檔管理系統(tǒng)包括文檔生成、文檔維護(hù)、文檔利用和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)等幾個(gè)子模塊。將整個(gè)電子文件管理流程分為以下兩個(gè)部分：①管理人員通過(guò)生成文檔、審批與文檔、文檔分發(fā)、文檔歸檔、文檔利用、文檔維護(hù)等模塊來(lái)完成文件從生成、審批、到歸檔保存、維護(hù)的整個(gè)過(guò)程；②管理人員通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)模塊及其他模塊來(lái)完成對(duì)上述管理過(guò)程的全程監(jiān)控。電子文件管理的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，電子文件在生成、審批、到歸檔保存、維護(hù)過(guò)程中將陸續(xù)生成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)值[4]。三種類型的AM、RM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)系比較如表1。由此可以看出在解決辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題上現(xiàn)階段采取的主要方式是采用第二種類型，但為了使兩個(gè)系統(tǒng)能更好的兼容第三種方式是未來(lái)的發(fā)展方向。
4總結(jié)
本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問(wèn)題是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題，針對(duì)該問(wèn)題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)給出了解決該問(wèn)題的方法，即第二種類型與第三種類型，并提出未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)為第三種類型。
參考文獻(xiàn)
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引言
對(duì)目前的檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然處于使用的初級(jí)階段，在我國(guó)，對(duì)于信息技術(shù)廣泛使用的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)被人們所認(rèn)知，但是在檔案管理過(guò)程中，信息技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有被詳盡的開(kāi)發(fā)，因此檔案管理工作對(duì)于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒(méi)有能夠切實(shí)地領(lǐng)會(huì)檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動(dòng)關(guān)系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點(diǎn)卻不明顯。
一、信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合必要性
1.海量信息處理的需要
現(xiàn)代社會(huì)生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務(wù)與銷售工作緊密相關(guān)，海量的客戶信息、銷售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術(shù)最大的特點(diǎn)就是能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的交互記錄和儲(chǔ)存，對(duì)于檔案管理而言，信息的儲(chǔ)存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過(guò)信息的應(yīng)用可以建立起電子化的檔案管理庫(kù)，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、應(yīng)用和共享提供了便捷的可能。
2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求
現(xiàn)代化的信息化管理是能夠?yàn)橥粋€(gè)企事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)不同部門更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享服務(wù)的過(guò)程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項(xiàng)資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進(jìn)行整理儲(chǔ)存，并且快速運(yùn)用。在現(xiàn)代化信息技?g與檔案工作緊密結(jié)合的過(guò)程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲(chǔ)存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對(duì)于檔案的應(yīng)用更快捷，對(duì)于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。
3.延長(zhǎng)檔案壽命需要
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲(chǔ)存起來(lái)浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)空間，又非常容易受到自然因素和嚴(yán)重的人為事故影響，會(huì)導(dǎo)致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會(huì)對(duì)企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)儲(chǔ)存的檔案信息可以建立起專門的電子化檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)，并進(jìn)行多個(gè)備份的儲(chǔ)存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過(guò)高效的保存和備份策略保存和應(yīng)用，因此有利于進(jìn)一步的存儲(chǔ)。并且在實(shí)際的使用過(guò)程中，可以將信息通過(guò)其他的技術(shù)途徑，如光盤儲(chǔ)存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原。
二、信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略
在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢(shì)，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來(lái)確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計(jì)能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準(zhǔn)確的檔案管理保障。
1.檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備
信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲(chǔ)存手段，才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的專業(yè)性的信息分類整理、利用和收集的過(guò)程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過(guò)程準(zhǔn)確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機(jī)制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。
2.對(duì)檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)
信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國(guó)有企業(yè)或大型集團(tuán)性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個(gè)需要檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行綜合服務(wù)的體系化過(guò)程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進(jìn)行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對(duì)于當(dāng)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過(guò)程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。
3.提升信息化檔案管理重視度
檔案管理工作在長(zhǎng)期的歷史發(fā)展過(guò)程中，一直是作為企業(yè)并不重要的文秘工作分支存在的，對(duì)于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和留任。在很多企業(yè)內(nèi)部，關(guān)于檔案的規(guī)范化管理規(guī)定制度并不規(guī)范。因此使用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)于檔案的規(guī)范化和專業(yè)化管理，必須建立健全相對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理模式有所區(qū)分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實(shí)效。這就需要企業(yè)的各部門、各人員，尤其是財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門，加強(qiáng)對(duì)于信息化檔案管理工作的重視。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作快速對(duì)接，隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，將檔案管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)和任務(wù)都進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定。這就使得其內(nèi)部的檔案管理工作有所章法、有據(jù)可查，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案工作的有效監(jiān)督和內(nèi)部的規(guī)范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。
（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開(kāi)展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書(shū)檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲??；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢利用手段的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺(tái)，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，方可為檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)造有利的條件。
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關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院?！∪耸聶n案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個(gè)過(guò)程實(shí)施中，師資隊(duì)伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國(guó)，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點(diǎn)自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實(shí)地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績(jī)各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評(píng)審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來(lái)說(shuō),主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對(duì)象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動(dòng)性,要從學(xué)校各個(gè)部門收集原始材料,又有被動(dòng)性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時(shí)間要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析
1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒(méi)有動(dòng)力和積極性，平時(shí)所做的工作也只是應(yīng)付一下上級(jí)部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒(méi)有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時(shí)也在引進(jìn)新的師資隊(duì)伍，這些新來(lái)的教職工檔案的管理也是一項(xiàng)龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項(xiàng)工作中來(lái)，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來(lái)說(shuō)比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)。長(zhǎng)期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無(wú)聞的應(yīng)付上級(jí)部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒(méi)有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒(méi)起色的一個(gè)重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實(shí)際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，隨時(shí)補(bǔ)充和更新人事檔案專業(yè)知識(shí)和其他知識(shí)，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書(shū)寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識(shí)。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時(shí)性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運(yùn)行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒(méi)有建立建立健全此項(xiàng)制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項(xiàng)工作對(duì)整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項(xiàng)工作順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。
4.營(yíng)造良好人事檔案管理工作氛圍。
學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊(cè)，這宣傳手冊(cè)要通俗易懂的把檔案的基本知識(shí)編寫進(jìn)去，分發(fā)給各個(gè)部門及教職工，讓大家通過(guò)這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個(gè)教職工參與到檔案管理工作中來(lái)，自覺(jué)的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時(shí)的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過(guò)建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站及時(shí)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻(xiàn)：
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電子政務(wù)，是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)的重組和工作流程的再造，超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的、全方位的、規(guī)范而透明的管理和服務(wù)。
現(xiàn)代檔案管理，是運(yùn)用現(xiàn)代管理模式與先進(jìn)的信息管理技術(shù)，變革原有的管理方法，以提高檔案工作的效益和質(zhì)量，更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)的過(guò)程。廣義上理解，現(xiàn)代檔案管理包括了與檔案管理理論與實(shí)踐相關(guān)的管理理念、管理模式、管理方法、管理技術(shù)等多個(gè)方面。檔案管理工作在電子政府中承擔(dān)著管理、整合以電子文件為核心的相關(guān)信息資源，規(guī)劃和開(kāi)發(fā)重要政務(wù)信息資源，積極推進(jìn)公共服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的神圣使命，是政府信息資源管理的重要組成部分。
2 電子政務(wù)環(huán)境對(duì)檔案管理的巨大影響
2.1 理論層面
2.1.1 促進(jìn)檔案部門樹(shù)立開(kāi)放式服務(wù)理念
電子政務(wù)是一個(gè)政府部門運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向公眾、企事業(yè)單位以及其他政府機(jī)構(gòu)提供信息和服務(wù)的過(guò)程，其管理和服務(wù)是在一個(gè)開(kāi)放的平臺(tái)上進(jìn)行的。電子政務(wù)的核心思想之一就是使得政務(wù)更加公開(kāi)化、透明化，政府的職能要從管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型。電子政務(wù)的開(kāi)放模式，有助于檔案部門樹(shù)立一種開(kāi)放的全新的檔案利用服務(wù)意識(shí)，為檔案利用服務(wù)開(kāi)拓一個(gè)新的發(fā)展空間。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)，就要求檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變“坐堂式”的、“你要我供”的被動(dòng)提供利用方式，樹(shù)立開(kāi)放式主動(dòng)利用服務(wù)理念，更大程度地向社會(huì)大眾開(kāi)放檔案，變傳統(tǒng)的主要服務(wù)于行政部門向服務(wù)于公眾轉(zhuǎn)變。開(kāi)放式的檔案服務(wù)理念意識(shí)，順應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)與發(fā)展的需要，可以使檔案走向社會(huì)、走進(jìn)大眾的生活，滿意社會(huì)各方面對(duì)檔案利用的需要。這就要求檔案部門以開(kāi)放的理念,謀劃利用服務(wù)工作,借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案信息服務(wù)利用模式。
2.1.2 檔案管理基礎(chǔ)理論受到的沖擊
檔案管理基礎(chǔ)理論在電子政務(wù)環(huán)境下受到了多方面的挑戰(zhàn)。其一，由于電子政務(wù)是在線服務(wù)，在一定意義上它已失去了空間和時(shí)間的限制。這樣形成的文件由誰(shuí)歸檔、按什么原則歸檔就成了一個(gè)簡(jiǎn)單而又難以解決的問(wèn)題。實(shí)質(zhì)上，這是對(duì)檔案管理的基本理論“來(lái)源原則”的重大挑戰(zhàn)；其二，電子政務(wù)強(qiáng)烈地要求傳統(tǒng)的政府組織機(jī)構(gòu)和工作程序進(jìn)行徹底的改造，以適應(yīng)其先進(jìn)的技術(shù)要求。這也必然使長(zhǎng)期以來(lái)作為我國(guó)檔案工作依據(jù)的“全宗理論”發(fā)生變化。
2.2 實(shí)踐層面
2.2.1 檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移
電子政務(wù)環(huán)境下，檔案管理的基本矛盾不僅限于檔案管理水平的有限性與檔案利用需求的多樣性之間的矛盾，而更多地表現(xiàn)為檔案信息供給能力與多變的檔案信息需求之間的矛盾，是檔案管理機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案信息的收集能力、服務(wù)能力和用戶需求水平之間的矛盾?；久艿母淖兪箼n案管理工作的重心向數(shù)字化檔案信息的收集能力和服務(wù)能力上轉(zhuǎn)移，以滿足千變?nèi)f化的用戶需求。
2.2.2 檔案管理業(yè)務(wù)流程急需重組
電子政務(wù)環(huán)境下，檔案的存在方式不再是紙質(zhì)的，而是數(shù)字化的。數(shù)字化檔案信息具有可隨機(jī)存取、檢索，可快速遠(yuǎn)程傳遞等優(yōu)勢(shì)，這種區(qū)別不僅改變了檔案信息載體的表現(xiàn)形式和信息的組織方式，還決定了檔案管理工作各個(gè)業(yè)務(wù)流程中所采取的方法。如檔案收集工作，電子政務(wù)環(huán)境下，一旦文件形成后被確認(rèn)為有保存價(jià)值，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)歸檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞的形式使其處于檔案管理部門的全面監(jiān)控之下。因此，傳統(tǒng)的收集工作“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務(wù)環(huán)境下，幾乎可以忽略不計(jì)了。
3 電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略
3.1 管理目標(biāo)———信息資源共享
電子政務(wù)信息資源主要包括兩大部分：其一是電子政府為維持系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)而存儲(chǔ)的大量有價(jià)值信息，即傳統(tǒng)的政務(wù)檔案信息。這部分信息經(jīng)過(guò)檔案管理部門的鑒定，將作為檔案館的數(shù)字化館藏而成為檔案信息資源的重要組成部分，納入數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)中，由政府部門提供設(shè)備和資金，利用檔案部門的人力與智力資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)，從而形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共建共享的信息化建設(shè)機(jī)制。其二是電子政務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行政務(wù)處理工作中產(chǎn)生的以電子文件為代表的政務(wù)信息，這類信息將成為今后檔案信息資源的主體，是未來(lái)的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
電子政府的“整個(gè)服務(wù)過(guò)程變成了一個(gè)信息過(guò)程，用戶的服務(wù)要求和政府對(duì)這一要求提供的服務(wù)都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個(gè)最顯著特征。”因此，電子政府服務(wù)過(guò)程的實(shí)質(zhì)是信息服務(wù)，現(xiàn)行文件和檔案信息的開(kāi)放是其信息服務(wù)內(nèi)容之一。由于電子的整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實(shí)性，檔案管理要在電子政務(wù)的整個(gè)服務(wù)過(guò)程中發(fā)揮作用，就不能停留在傳統(tǒng)的后端被動(dòng)服務(wù)階段，而必須采用積極的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求檔案部門積極主動(dòng)地提前介入相關(guān)信息資源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作與電子政務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展同步。總之，電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的“前端控制”策略是“系統(tǒng)原理的要求，是背景保留的要求，是即時(shí)歸檔的要求、是長(zhǎng)期利用的需要，是信息安全的需要?！?/p>
3.3 管理保障———信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
電子政務(wù)環(huán)境下，信息對(duì)象的多樣性與復(fù)雜性向檔案管理工作提出了不少新的問(wèn)題亟待解決，其中信息安全問(wèn)題與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問(wèn)題是檔案管理功能順利實(shí)現(xiàn)的根本保障。電子政務(wù)系統(tǒng)的易受攻擊性和安全管理體制的不健全，使檔案部門將要面臨更多的安全問(wèn)題。
及對(duì)策建議思考
隨著社會(huì)的進(jìn)步，諸如經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進(jìn)行改革以面對(duì)特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒(méi)有趕上時(shí)代的發(fā)展，因此，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)。
事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程和相關(guān)功能的演進(jìn)，是最可靠的記錄。它對(duì)機(jī)構(gòu)是不可見(jiàn)的。信息時(shí)代的到來(lái)反映了公共機(jī)構(gòu)管理的缺陷。沒(méi)有管理利益，我們就無(wú)法很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進(jìn)行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機(jī)構(gòu)單位才能在未來(lái)發(fā)展。
一、存在的問(wèn)題
（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動(dòng)狀態(tài)
長(zhǎng)期以來(lái)，公共機(jī)構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動(dòng)管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機(jī)制不完整的情況下，許多有價(jià)值的信息將無(wú)法正確處理和存儲(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會(huì)導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術(shù)不足
由于信息時(shí)代的影響，許多公共機(jī)構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因?yàn)楣芾韱T不接受電子文件管理的新事物并且沒(méi)有接受專門的培訓(xùn)，并且似乎推遲了實(shí)際使用，并且無(wú)法展示電子文件管理的優(yōu)點(diǎn)。管理技術(shù)水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專門的負(fù)責(zé)人
公共機(jī)構(gòu)中的文件管理是一項(xiàng)分散的任務(wù)，并且由于沒(méi)有專門的部門或負(fù)責(zé)人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對(duì)管理文件系統(tǒng)沒(méi)有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業(yè)知識(shí)，另一方面缺乏專業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。
（四）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足
實(shí)際上，科學(xué)的檔案管理可以大大提高公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識(shí)，公共機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期以來(lái)一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒(méi)有從事相關(guān)工作所需的知識(shí)，也不了解文件管理的重要性?；趯?duì)文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)的工作人員都認(rèn)為文件管理不能給部門帶來(lái)直接的好處。因此，這種獨(dú)特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒(méi)有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實(shí)際上并沒(méi)有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來(lái)收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財(cái)產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護(hù)，這限制了檔案管理的發(fā)展。
（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高
文件管理是一項(xiàng)專業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專業(yè)知識(shí)，但基本素質(zhì)是謹(jǐn)慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機(jī)構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因?yàn)樗麄兓旧嫌卸鄠€(gè)工作，或者是因?yàn)樗麄兊男剿艿停谶@種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗(yàn)和其他人教的基本工作方法，而沒(méi)有專門的文件管理知識(shí)，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過(guò)程。
（六）檔案管理手段不科學(xué)
在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開(kāi)始在公共機(jī)構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的同時(shí)，各種公共機(jī)構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來(lái)容納電子文件管理專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無(wú)法運(yùn)行。該系統(tǒng)缺乏實(shí)際文件管理的科學(xué)性質(zhì)，因?yàn)樽鳂I(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級(jí)系統(tǒng)沒(méi)有得到充分有效的使用。
二、改革內(nèi)容
公共機(jī)構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說(shuō)，您需要明確職責(zé)，增強(qiáng)靈活和標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)，并專注于動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)
當(dāng)前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)，通過(guò)數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機(jī)構(gòu)的重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)單位的社會(huì)效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)
公共部門中檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內(nèi)部流程集成?；跀?shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。
（三）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機(jī)構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強(qiáng)了信息的交互性，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。
三、改革創(chuàng)新的措施
在新情況下，公共部門檔案管理實(shí)踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴(yán)重影響了公共部門檔案管理實(shí)踐的發(fā)展以及公共部門機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展。它也會(huì)產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機(jī)構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進(jìn)行相應(yīng)的改革，運(yùn)用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。
（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度
檔案業(yè)務(wù)是機(jī)構(gòu)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期運(yùn)作，有可能顯著提高整體運(yùn)作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動(dòng)的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負(fù)責(zé)人，員工以及各種工作流程，以進(jìn)行后續(xù)工作評(píng)估，決策和補(bǔ)救。實(shí)施提供了重要依據(jù)。該機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機(jī)構(gòu)高級(jí)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。我們需要不斷增強(qiáng)我們的責(zé)任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。
（二）利用信息管理手段來(lái)擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容
信息時(shí)代的到來(lái)為公共機(jī)構(gòu)的管理帶來(lái)了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)展的要求，充分利用信息管理方法，對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新?；谛畔⒌臋n案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過(guò)幾種方式來(lái)完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個(gè)實(shí)施鏈接制定詳細(xì)的計(jì)劃，在總體方向上制定實(shí)施計(jì)劃，并確保根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專門網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機(jī)構(gòu)的文件管理能夠?yàn)槿藗兲峁┓奖憧旖莸姆?wù)。確切地說(shuō)，公共機(jī)構(gòu)通過(guò)本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過(guò)有效提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時(shí)收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時(shí)地運(yùn)行，從而提供適當(dāng)?shù)奈募?shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)
商應(yīng)注意檔案管理?？梢哉f(shuō)，檔案管理是機(jī)構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因?yàn)樗鼤?huì)影響整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。商只有充分了解文件管理對(duì)各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專業(yè)人員執(zhí)行。也就是說(shuō)，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準(zhǔn)確地說(shuō)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)，因?yàn)闄n案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機(jī)構(gòu)在選擇檔案管理人員時(shí)要注意工作態(tài)度，有意識(shí)地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對(duì)應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學(xué)指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機(jī)構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，實(shí)際上將提高專業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機(jī)構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學(xué)?？隙ㄊ怯行У卮龠M(jìn)了在公共機(jī)構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過(guò)程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實(shí)施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴(yán)格的規(guī)章制度，實(shí)行檔案管理。應(yīng)該加強(qiáng)。管理員管理嚴(yán)格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門，員工具有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和文件管理知識(shí)，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進(jìn)技術(shù)。
（五）提高檔案信息利用率
公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)各種制度的完善和支持。每個(gè)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)都是基于科學(xué)發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來(lái)提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機(jī)制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門的長(zhǎng)期發(fā)展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來(lái)。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運(yùn)行緊密相關(guān)。公共機(jī)構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護(hù)文件存儲(chǔ)，而且是為了保護(hù)文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)。
[關(guān)鍵詞] 高校； 檔案管理； 精細(xì)化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）15- 0092- 01
精細(xì)化管理，是指在開(kāi)展管理工作時(shí)，將工作任務(wù)以及工作質(zhì)量目標(biāo)細(xì)化分解后進(jìn)行管理，從而在減少人力或物力資源投入的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理的深化以及管理效率的提高。高校檔案管理工作是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，對(duì)高校檔案管理工作開(kāi)展精細(xì)化管理，可以確保將高校教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種檔案資料規(guī)范完善地整理保存，同時(shí)對(duì)于實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資料管理的秩序化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案資料的利用價(jià)值與檔案管理工作的服務(wù)水平也具有重要的意義。
1 高校檔案精細(xì)化管理概述
（1） 精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化的檔案管理理念。高校檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的管理工作，同樣也需要結(jié)合新形勢(shì)的發(fā)展革新管理理念。而精細(xì)化管理則是一種以精細(xì)、準(zhǔn)確作為目標(biāo)的管理理念，其內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)便是將工作分解、細(xì)化、貫徹、執(zhí)行的過(guò)程。
（2） 高校檔案精細(xì)化管理對(duì)于細(xì)節(jié)管理要求嚴(yán)格。高校檔案精細(xì)化管理主要是注重細(xì)節(jié)的管理，重點(diǎn)在于各項(xiàng)管理細(xì)節(jié)以及管理措施的落實(shí)與執(zhí)行，同時(shí)追求檔案管理工作的質(zhì)量與管理效果，通過(guò)完善細(xì)節(jié)的管理實(shí)現(xiàn)檔案管理工作整體水平的提高。
（3） 精細(xì)化管理革新了檔案管理工作方式。 在管理方法上，精細(xì)化管理主要借助于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化的管理手段，并通過(guò)全新的管理方式實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效、協(xié)調(diào)與可持續(xù)開(kāi)展。
2 高校檔案精細(xì)化管理問(wèn)題分析
（1） 檔案管理規(guī)章制度不完善?，F(xiàn)階段，部分高校由于對(duì)檔案管理工作重視程度不足，因而忽略了高校檔案管理制度建設(shè)，導(dǎo)致高校檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中缺乏基礎(chǔ)的依據(jù)，導(dǎo)致實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理困難。
（2） 高校檔案管理工作信息化程度較低。部分高校檔案管理部門因?yàn)橘Y金經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致檔案管理缺乏各種信息化設(shè)備，信息化的檔案管理體系建設(shè)難以開(kāi)展，造成高校檔案管理工作效率較低，制約了高校檔案精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。
（3） 高校檔案管理資料的利用水平較低。當(dāng)前由于部分高校管理觀念落后，未能將服務(wù)理念滲透到檔案管理工作中，高校管理部門和師生無(wú)法方便快捷地利用檔案資料，導(dǎo)致高校檔案資料得不到充分的利用。
3 高校檔案精細(xì)化管理完善措施研究
（1） 完善高校檔案管理規(guī)章，形成制度化的檔案管理體系。形成制度化的管理體系，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理精細(xì)化的有效手段。首先高校檔案管理部門應(yīng)該按照相關(guān)法律、政策以及高校管理規(guī)定，結(jié)合高校的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定完善的管理規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理工作中的具體細(xì)節(jié)任務(wù)及控制目標(biāo)給予明確的規(guī)定。高校檔案管理規(guī)章制度應(yīng)該涵蓋檔案室管理職責(zé)規(guī)定、檔案管理制度、信息資料歸檔保存制度、檔案室安全管理制度和高校檔案資料借閱使用制度，通過(guò)完善的管理制度實(shí)現(xiàn)高校檔案資料管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。
（2） 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作流程的精細(xì)化。高校檔案管理工作的主要內(nèi)容便是對(duì)各種教學(xué)活動(dòng)記錄或者是師生的信息資料集中地進(jìn)行匯總、分類、編碼、整理以及歸檔保存工作。通過(guò)將檔案資料進(jìn)行整理匯編并歸檔保存，為高校的管理部門或者是師生提供便捷的檔案利用服務(wù)。因此，在管理流程的精細(xì)化管理上，應(yīng)該遵循細(xì)化分解、量化控制、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化管理的原則，將精細(xì)化管理理念滲透到高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，并嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定，采取切實(shí)可行的落實(shí)措施，確保高校檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（3） 強(qiáng)化檔案信息化管理，提高高校檔案管理基礎(chǔ)條件。對(duì)高校檔案室開(kāi)展信息化管理也是高校檔案精細(xì)化管理工作的基本要求，因此為了推進(jìn)檔案精細(xì)化管理工作的順利開(kāi)展，必須構(gòu)建完善的信息化檔案管理體系。首先應(yīng)該確保高校檔案管理工作的資金投入，確保計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備等基本的信息化設(shè)備齊全。同時(shí)借助于功能齊全、安全性高的軟件開(kāi)展檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。其次應(yīng)該為檔案室配備齊全的安全設(shè)備，確保文本檔案資料以及電子檔案資料的安全可靠。總之，通過(guò)這些措施來(lái)提高高校檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，為高校檔案精細(xì)化管理打下良好的基礎(chǔ)。
（4） 強(qiáng)化服務(wù)功能，提高高校檔案資料的利用效率。在高校內(nèi)開(kāi)展檔案管理工作的目的之一便是為管理部門和師生提供利用服務(wù)，因此應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料的服務(wù)性。首先高校檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，將服務(wù)理念置于檔案管理工作的首位，以為師生提供便利的服務(wù)作為工作的目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)，通過(guò)這些措施為高校師生利用檔案提供便利的渠道，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。
