發(fā)布時(shí)間：2023-05-23 17:12:25
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作規(guī)范化管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、一標(biāo)單位在6月底前完成復(fù)查準(zhǔn)備工作，7月迎接區(qū)檔案局檢查，市檔案局檢查的具體時(shí)間將由市檔案局決定后，檔案局電話通知各單位。
二、二標(biāo)和三標(biāo)單位在8月底前完成復(fù)查準(zhǔn)備工作，9月迎接區(qū)檔案局檢查，年底迎接市檔案局檢查。
三、被納入檢查范圍的行業(yè)主管部門(mén)以及有下屬機(jī)構(gòu)被納入檢查范圍的主管部門(mén)，要依法履行《檔案法》所賦予的法律責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)所屬機(jī)構(gòu)及本系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督、指導(dǎo)。主管部門(mén)在8月底前（一標(biāo)單位在6月底前）安排時(shí)間對(duì)其所屬機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、組織評(píng)比及復(fù)查預(yù)檢工作，并將檢查指導(dǎo)記錄、通知、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等文字依據(jù)于8月底前（一標(biāo)單位在6月底前）報(bào)送檔案局，該文字依據(jù)將同時(shí)納入該單位的檔案規(guī)范化管理復(fù)查、行政執(zhí)法檢查及2013年年度績(jī)效考核內(nèi)容。
1、凡是達(dá)三標(biāo)的單位，下屬單位必須全部建檔；達(dá)二標(biāo)的單位，下屬單位必須全部達(dá)三標(biāo)以上；達(dá)一標(biāo)的單位，下屬單位必須有50%以上的單位達(dá)二標(biāo)以上、其余的單位達(dá)三標(biāo)。
2、下屬單位復(fù)查不合格的，主管部門(mén)在2013年度績(jī)效考核中此項(xiàng)不得分。
3、未對(duì)所屬單位、本系統(tǒng)開(kāi)展監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、評(píng)比檢查且無(wú)文字依據(jù)的，主管部門(mén)在2013年度績(jī)效考核中此項(xiàng)不得分。
其中，區(qū)教育局抓好所屬學(xué)校的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)衛(wèi)生局抓好疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督管理、婦幼保健院所的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，區(qū)人力資源和社會(huì)保障局抓好社會(huì)保障體系（社保、醫(yī)保、失業(yè)保險(xiǎn)、就業(yè)）檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)財(cái)政局抓好國(guó)庫(kù)支付中心的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)城管局抓好環(huán)衛(wèi)、河門(mén)口公園的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)司法局抓好公證處的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；格里坪鎮(zhèn)抓好所屬村、社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；各街道抓好所屬社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
一、農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀
農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案按照保管方式分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。按照業(yè)務(wù)種類(lèi)分為農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案和農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案。檔案具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“兩個(gè)規(guī)定、兩個(gè)規(guī)范”相關(guān)規(guī)定首存保管。內(nèi)蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內(nèi)開(kāi)展業(yè)務(wù)規(guī)范化提升建設(shè)工作，經(jīng)過(guò)十余年的努力全市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化水平長(zhǎng)足發(fā)展，取得實(shí)績(jī)。目前呼倫貝爾市共有農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案14.98萬(wàn)份，農(nóng)機(jī)駕駛?cè)藱n案13.13萬(wàn)份。全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，信息化和規(guī)范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規(guī)范化水平不斷提高的同時(shí)，農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作出現(xiàn)了很多新形勢(shì)、新變化，導(dǎo)致基層工作仍然存在著很多不足和困難。
二、存在問(wèn)題和困難
1.業(yè)務(wù)檔案管理人員素養(yǎng)偏低、知識(shí)更新較慢
2018年新規(guī)定規(guī)范實(shí)施以來(lái)該市農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)及檔案管理工作移交旗市區(qū)（縣級(jí)）農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業(yè)務(wù)人員兼職、檔案知識(shí)匱乏。加之原有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，檔案管理形式和內(nèi)容逐漸復(fù)雜，特別是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化平臺(tái)管理以來(lái)，很多原有檔案管理人員知識(shí)老化，不能有效掌握和推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，亟待知識(shí)更新和本領(lǐng)提高。
2.檔案管理設(shè)施不足、裝備落后
基層農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案管理”的思想，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重、“難見(jiàn)成績(jī)”，導(dǎo)致檔案管理工作資金、裝備投入不足，檔案管理設(shè)備陳舊、條件簡(jiǎn)陋，不足以達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)管理以后，由于缺少電子檔案所需的設(shè)備，對(duì)電子檔案安全造成一定隱患，同時(shí)造成檔案管理數(shù)字化平臺(tái)不能充分發(fā)揮效能。
3.存在業(yè)務(wù)檔案不規(guī)范情況
農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，存在未達(dá)到相關(guān)要求，以致業(yè)務(wù)檔案出現(xiàn)瑕疵、缺漏，雖然數(shù)量較少，但嚴(yán)重影響后期檔案使用中的效率，甚至造成嚴(yán)重的錯(cuò)誤。
三、解決辦法和建議
1.加強(qiáng)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化，推進(jìn)檔案管理建設(shè)工作
嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“兩個(gè)規(guī)定、兩個(gè)規(guī)范”的要求建立、收存、管理檔案資料，堅(jiān)決杜絕監(jiān)理業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中資料缺失、手續(xù)不全等現(xiàn)象造成的原始檔案資料不規(guī)范。要以農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)高度規(guī)范化確保檔案管理資料完整、合規(guī)。各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)部門(mén)，特別是基層農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，要充分重視農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的基礎(chǔ)和重要作用。將檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，使業(yè)務(wù)檔案管理工作“前置化”，以檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求反推農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)規(guī)范化工作提升，以檔案管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)要求催生農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門(mén)責(zé)任落實(shí)和業(yè)務(wù)規(guī)范“內(nèi)動(dòng)力”，進(jìn)而提升農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管整體水平。
2.提升檔案管理人員素質(zhì)
對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)、數(shù)字化管理知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員特別是基層人員綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬、技術(shù)本領(lǐng)高超，具有高度責(zé)任感的農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理專(zhuān)門(mén)人才。對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作開(kāi)展常態(tài)化考評(píng)，建立工作機(jī)制，對(duì)檔案管理工作實(shí)行責(zé)任制管理。
3.提高檔案管理硬件設(shè)備水平
完成好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作，裝備設(shè)施是基礎(chǔ)支撐。需要按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)配備充足的檔案管理設(shè)備并及時(shí)更新，為電子檔案提供相應(yīng)的設(shè)備、軟件支撐，在確保電子檔案安全性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)便捷、準(zhǔn)確、安全的資源共享。
為了認(rèn)真貫徹省政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省檔案局《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（試行）的通知（川辦函[2005]103號(hào)）及省檔案局關(guān)于實(shí)施《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》的有關(guān)問(wèn)題的意見(jiàn)（川檔發(fā)[2005]22號(hào)）文件精神，推動(dòng)全市檔案工作的健康發(fā)展，現(xiàn)結(jié)合我市實(shí)際，提出如下貫徹意見(jiàn)：
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作規(guī)范化管理是繼檔案工作升級(jí)、目標(biāo)管理后的又一重大舉措，是檔案工作堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，是檔案工作由部門(mén)管理向政府明確要求的重大轉(zhuǎn)變，是政府機(jī)關(guān)貫徹檔案法的基本要求，是推動(dòng)全市檔案工作邁上新臺(tái)階，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的重要舉措。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的重大意義，深刻理解和把握規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)和操作辦法，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，確保工作的有序開(kāi)展和質(zhì)量。
二、明確任務(wù)，統(tǒng)一要求。省檔案局關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理的總體要求是：從2005年起，三年內(nèi)，檔案館全部實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，三分之二達(dá)到省二級(jí)以上；機(jī)關(guān)、科技事業(yè)單位全部實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理；五年內(nèi)，有條件的非國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。
為了積極穩(wěn)妥地推進(jìn)全市檔案工作規(guī)范化管理，保證工作質(zhì)量，我市由市檔案局統(tǒng)一組織對(duì)縣（區(qū)）機(jī)關(guān)、企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)以上的考評(píng)，縣（區(qū)）檔案局組織省三級(jí)的考評(píng)。
復(fù)查是確保檔案工作等級(jí)水平的有效手段。我市將從2005年至2007年期間，對(duì)按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考評(píng)的單位進(jìn)行全面復(fù)查，按照《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》重新確定檔案管理等級(jí)，并進(jìn)行重新頒證和換牌，復(fù)查工作采取分級(jí)負(fù)責(zé)的辦法進(jìn)行，市檔案局對(duì)市級(jí)單位進(jìn)行復(fù)查，各縣（區(qū)）檔案局對(duì)縣（區(qū)）所屬單位進(jìn)行復(fù)查。對(duì)已實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的單位要通過(guò)定期或不定期復(fù)查，確保檔案工作不滑坡，市檔案局將對(duì)各縣（區(qū)）復(fù)查情況進(jìn)行抽查。
《四川省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》中檔案館標(biāo)準(zhǔn)適用于本行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家綜合檔案館、專(zhuān)門(mén)檔案館，機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、商業(yè)金融流通企業(yè)、中小學(xué)校、文化事業(yè)單位，企業(yè)、科技事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)適用于工業(yè)企業(yè)、大專(zhuān)院校、職教、衛(wèi)生、科研、設(shè)計(jì)等單位。
各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要按照省政府的要求，緊緊依靠當(dāng)?shù)卣浞诌\(yùn)用政府行政職能，明確開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的措施，積極加以落實(shí)。要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，三年內(nèi)按照40%、30%、30%的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的進(jìn)度，確保各地檔案工作規(guī)范化管理步伐與省檔案局的總體要求相適應(yīng)。
三、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，把握內(nèi)涵?！端拇ㄊn案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》是開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的有效載體，各級(jí)各單位必須不折不扣地貫徹執(zhí)行。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)已達(dá)標(biāo)升級(jí)單位進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，使各單位充分把握標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵，嚴(yán)格按照要求開(kāi)展工作。
為了保證工作的質(zhì)量，我市統(tǒng)一規(guī)定：1、省三級(jí)必須配備計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件，省二級(jí)以上必須有檔案專(zhuān)用庫(kù)房，配備去濕機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、防磁柜等設(shè)備。2、所有單位都必須開(kāi)展檔案計(jì)算機(jī)管理，市級(jí)單位統(tǒng)一使用思源檔案管理軟件，各縣（區(qū)）可自行決定本行政區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一使用的檔案管理軟件。3、在開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理之前三年內(nèi)，不得有違反檔案法事件發(fā)生。
一、規(guī)范檔案管理工作的重要性
（一）新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作的要求
對(duì)應(yīng)國(guó)家政策的不斷變化，國(guó)有企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)都在積極調(diào)整自身的策略。因?yàn)槿绻髽I(yè)不及時(shí)對(duì)自身進(jìn)行調(diào)整，就可能導(dǎo)致在同行業(yè)中缺乏競(jìng)爭(zhēng)力，最終被淘汰。檔案是記錄企業(yè)和各個(gè)時(shí)期工作情況的重要資料，是企業(yè)各部門(mén)工作的依據(jù)之一，嚴(yán)格記載著企業(yè)在不同發(fā)展時(shí)期的各項(xiàng)決策，具有至關(guān)重要的戰(zhàn)略意義，對(duì)企業(yè)在今后的發(fā)展也會(huì)有很大的影響。因此，在新形勢(shì)下做好檔案管理工作將是企業(yè)在各個(gè)工作階段都要重視的問(wèn)題，這對(duì)解決企業(yè)發(fā)展現(xiàn)階段存在的難題以及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展都是有著不可忽視的作用。
（二）新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作的具體表現(xiàn)
檔案管理工作是各部門(mén)必須要實(shí)行的工作之一，企業(yè)無(wú)論規(guī)模大小都要重視檔案管理工作，這對(duì)增強(qiáng)企業(yè)的規(guī)范性、提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力都是很有利的。做好企業(yè)的檔案管理工作，能夠避免再次發(fā)生以前出現(xiàn)過(guò)的差錯(cuò)，及時(shí)對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行規(guī)范，可在一定程度上提高企業(yè)工作的有效性。與此同時(shí)，檔案管理工作也與其他方面的工作息息相關(guān)，檔案管理工作的完善程度也決定著企業(yè)的正面形象。對(duì)各大高校來(lái)說(shuō)，檔案管理是對(duì)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估的重要依據(jù)，是學(xué)校在平時(shí)工作時(shí)必須進(jìn)行的基本工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范性對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量的提高以及學(xué)校各方面工作的管理具有促進(jìn)意義。
（三）新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展具有戰(zhàn)略意義
檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其決定著其他工作是否能夠正常進(jìn)行。檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展提供必須的經(jīng)驗(yàn)、資料以及其他方面所需要的前提條件。檔案管理工作可以說(shuō)是企業(yè)在不斷探索之中凝練出的工作精髓，是各部門(mén)精英人才工作的匯總。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中不可避免地會(huì)遇到很多的挑戰(zhàn)和困難，而檔案管理工作可以結(jié)合過(guò)往的工作經(jīng)驗(yàn)，提出企業(yè)未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃。因此，在新形勢(shì)下規(guī)范檔案管理工作對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展是具有戰(zhàn)略意義的。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施
（一）合理采用法制手段
新形勢(shì)下，各行各業(yè)呈現(xiàn)良性發(fā)展的態(tài)勢(shì)，但是仍然存在著各種各樣的問(wèn)題。檔案管理沒(méi)有得到應(yīng)有的重視就是問(wèn)題之一，目前大部分的企業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理重要性的重要原因之一就是相關(guān)部門(mén)沒(méi)有將其列入法制體系之中。為此，在現(xiàn)代化的今天，需要采用合理的法制化手段加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。加大檔案管理立法工作，參照我國(guó)的檔案法將企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理用法律的形式確立下來(lái)，企事業(yè)單位在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)中需要有相應(yīng)的檔案資料作為考察參數(shù)。檔案管理應(yīng)當(dāng)受到重視，必須采用法律的手段加大檔案管理的監(jiān)督力度，不定期地對(duì)需要檔案管理的單位開(kāi)展檢查工作，使檔案管理具備有效性，而不僅僅是形式，利用法律效力增加其可行性。隨著各行業(yè)對(duì)檔案管理工作重視程度的不斷提升，檔案管理工作的設(shè)備設(shè)施也在不斷地更新?lián)Q代，在這種形式下，企業(yè)就要順應(yīng)時(shí)展的潮流，堅(jiān)持在檔案管理工作之中融入法治的元素。
（二）積極采取現(xiàn)代化的科技手段
在信息化的今天，檔案管理工作開(kāi)展的難度愈發(fā)增加，繁重的任務(wù)量給檔案管理工作人員的壓力也隨之增大。為此，需采取現(xiàn)代化的管理方法開(kāi)展檔案管理工作。建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子版，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子存檔和實(shí)物存檔有效結(jié)合，降低檔案破壞的機(jī)率，提高工作效率。建設(shè)電子化檔案管理目錄，如以圖書(shū)館書(shū)目管理系統(tǒng)為研究對(duì)象，參照其建立健全相似的管理系統(tǒng)，采用電子檢索目錄，以提升檔案管理的工作效率。建設(shè)電子溫控體系，即在檔案室內(nèi)部設(shè)置濕度和溫度控制器，預(yù)防檔案發(fā)生發(fā)霉、變質(zhì)，使得其參數(shù)適宜檔案的保存，以延長(zhǎng)檔案保存的時(shí)間。在檔案管理工作過(guò)程中應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備、儀器及管理理念、方法，既滿足了新形勢(shì)下檔案管理的工作需要，還可以大大提高工作效率。
（三）管理工作規(guī)范化
現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化應(yīng)該從下面幾點(diǎn)開(kāi)展：第一步是檔案采集規(guī)范化，全部檔案需采取統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋包裝密封，進(jìn)行檔案調(diào)集時(shí)需有相關(guān)證件。第二步是檔案歸類(lèi)規(guī)范化，任用專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，采取編碼的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理匯總，使檔案管理有序化，減少對(duì)檔案進(jìn)行查找所需的時(shí)間，降低了工作人員的工作強(qiáng)度。第三步是檔案保存規(guī)范化，需要對(duì)檔案進(jìn)行定期的除灰、通風(fēng)處理，降低檔案保存室的空氣濕度，給予適當(dāng)強(qiáng)度的光照，以便于檔案的長(zhǎng)期保存。第四步是加大檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使管理人員了解和掌握現(xiàn)代化的管理模式，增加檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，從而在檔案管理工作中可以采用現(xiàn)代化的理念、方法，檔案管理?yè)碛薪y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于企事業(yè)單位間檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流，也有助于監(jiān)督部門(mén)更好地開(kāi)展工作。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞工程檔案 規(guī)范管理 工程質(zhì)量
檔案文件是一個(gè)項(xiàng)目從無(wú)到有的一個(gè)最真實(shí)的記錄，不僅在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)中具有顯著的作用，而且對(duì)新的建筑過(guò)程管理和歷史研究?jī)r(jià)值等方面具有不可代替的效果，項(xiàng)目檔案文件的規(guī)范化管理是建設(shè)建筑物整個(gè)時(shí)期的管理重要組成部分，為保障國(guó)家項(xiàng)目工程文件具有歷史可追溯性，及時(shí)了解面建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，包括前期的工程設(shè)計(jì)，施工過(guò)程，竣工階段在整個(gè)過(guò)程中形成的建筑項(xiàng)目檔案文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔集中保存，并且通過(guò)建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)督組的審計(jì)和管理，定期檢查。對(duì)未來(lái)需要出現(xiàn)任何改造過(guò)程，比如擴(kuò)建，維修，技術(shù)需要等方面提供重要依據(jù)。項(xiàng)目檔案文件需要在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中一直處于規(guī)范化管理的狀態(tài)，不能失效，文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行歸類(lèi)，作為后期解決涉及到這個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)問(wèn)題，各開(kāi)發(fā)單位應(yīng)該集中歸檔保管，一個(gè)好項(xiàng)目同時(shí)也表現(xiàn)在檔案信息資源在后期綜合開(kāi)發(fā)和利用的重要作用。
1工程檔案規(guī)范化管理的重要性
首先，所有的工程設(shè)計(jì)文件和工程質(zhì)量的都存在密切的關(guān)系，同時(shí)項(xiàng)目檔案文件相關(guān)的材料和項(xiàng)目質(zhì)量之間是相互貫通的，工程項(xiàng)目檔案文件材料是提供質(zhì)量保障的重要基礎(chǔ)，質(zhì)量保證是建筑項(xiàng)目檔案保存的重要意義，總之好的項(xiàng)目離不開(kāi)檔案管理，兩者相互依存。大部分建筑工程質(zhì)量的文件，其中包含的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的質(zhì)量管理工作，質(zhì)量監(jiān)督和項(xiàng)目檔案管理工作等等。
其次，從目前建設(shè)項(xiàng)目的作用及形式上分析，任何一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都需要項(xiàng)目檔案管理，對(duì)建造可行性研究，地質(zhì)勘察，機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)，材料供應(yīng)，施工過(guò)程，監(jiān)督檢查管理等過(guò)程中，每一個(gè)過(guò)程都有自己的質(zhì)量要求和規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，將活動(dòng)的過(guò)程和內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)的記錄。之后他們的記錄以及圖紙完成后進(jìn)行備案，集中歸檔，最終形成建設(shè)項(xiàng)目的檔案文件，這些文件基本反映了項(xiàng)目的內(nèi)在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容真是可靠。該項(xiàng)目的質(zhì)量直接反映工程技術(shù)人員精心實(shí)施建筑的過(guò)程，從外觀很直觀的能看出質(zhì)量好壞，很容易被發(fā)現(xiàn)和出現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)糾正，但是建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容質(zhì)量不容易被人發(fā)現(xiàn)的，只是出現(xiàn)質(zhì)量缺陷時(shí)，通常會(huì)被發(fā)現(xiàn)，使用的文件與實(shí)際要求的信息不一致，這時(shí)才能反映出一個(gè)項(xiàng)目的缺陷。所以，施工的質(zhì)量和施工的檔案都是影響工程的質(zhì)量重要的部分，這兩個(gè)都不能忽視的，缺一不可。
2加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
2.1完善制度，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，理順責(zé)任
按照國(guó)家頒布的“建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例” 實(shí)施基礎(chǔ)建設(shè)的管理工作，加強(qiáng)各級(jí)部門(mén)企業(yè)級(jí)單位的質(zhì)量管理的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)通知的規(guī)定和“檔案法”的內(nèi)容要求，結(jié)合建筑項(xiàng)目的實(shí)際工作，建立項(xiàng)目的健全檔案，建立檔案工作要符合規(guī)則和法規(guī)，形成技術(shù)科學(xué)工程的文件檔案材料內(nèi)容歸檔，劃分范圍，要求相關(guān)技術(shù)人員編制的文件或技術(shù)的內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔保存，同時(shí)落實(shí)相關(guān)人員和技術(shù)人員的查閱的方法和可查閱權(quán)限的范圍等作出明確的規(guī)定，建筑檔案管理人員被列入政府或機(jī)構(gòu)的檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，各級(jí)物業(yè)管理部門(mén)，開(kāi)發(fā)商企業(yè)單位應(yīng)配備兼職的檔案管理人員，并且建立在檢查評(píng)估制度。
2.2完善檔案工作體制，強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行力及規(guī)范檔案管理
組織建立建筑項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)是檔案管理工作的第一步，創(chuàng)建一個(gè)直接服務(wù)于建設(shè)工程單位項(xiàng)目管理平臺(tái)。從項(xiàng)目前期的籌備就開(kāi)始記錄在案，成立項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)或公司，選擇具有文件管理能力，檔案專(zhuān)業(yè)承接能力，文檔控制和人事檔案管理能力的機(jī)構(gòu)或組織，并且制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)目文件的管理，負(fù)責(zé)檔案文件集中歸檔保存，同時(shí)建立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，檔案管理的問(wèn)責(zé)機(jī)制和工程技術(shù)管理職位相關(guān)人員的責(zé)任劃分，梳理清晰整個(gè)項(xiàng)目檔案文件材料管理流程，從項(xiàng)目建設(shè)管理，成立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)小組，建立統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)范，從而開(kāi)展項(xiàng)目管理工作，督促領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)行政權(quán)力實(shí)施，定期進(jìn)行相關(guān)人員的訪問(wèn)和評(píng)估，將規(guī)定正真有效的實(shí)施，從而促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展。
項(xiàng)目剛開(kāi)始建設(shè)時(shí)，就要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和工作劃分，制定會(huì)議制度，明確職責(zé)，加強(qiáng)各單位項(xiàng)目檔案管理的力度，領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)監(jiān)督力度，及時(shí)檢查整改。開(kāi)發(fā)商和施工方努力協(xié)調(diào)，不斷及時(shí)的進(jìn)行雙方的溝通，并對(duì)文件檔案等資料的管理工作給予支持，使問(wèn)題快速有效的解決。建立和完善標(biāo)準(zhǔn)制度，文件管理系統(tǒng)需要不斷的完善和培訓(xùn)，強(qiáng)化的按制度和法規(guī)的落實(shí)執(zhí)行，為檔案文件規(guī)范管理這項(xiàng)工作提供有力的保障。在項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，規(guī)范工作流程和要求，以確保每個(gè)文檔出入的可控性。及時(shí)并且仔細(xì)清點(diǎn)登記，發(fā)放是必須簽字，以便在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，有地方可查。
2.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制
完整的檔案管理建設(shè)工作需要工程技術(shù)人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平，所以，參與檔案管理的人員必須參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和不斷學(xué)習(xí)，努力提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案文件管理工作中要求的技能要學(xué)習(xí)，當(dāng)然學(xué)習(xí)好專(zhuān)業(yè)的商業(yè)知識(shí)是必然的，與此同時(shí)學(xué)習(xí)的技術(shù)施工規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是重中之重，不斷的學(xué)習(xí)檔案管理的法律，法規(guī)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高項(xiàng)目檔案文件材料的質(zhì)量和工程質(zhì)量認(rèn)識(shí)。
總之，在隨著時(shí)代的不斷變革，檔案在歷史發(fā)展起著關(guān)鍵的作用。不管是信息時(shí)代還是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理和檔案信息是提供后期質(zhì)量安全的保障。因此，我們的檔案要隨著時(shí)代同步發(fā)展，為后期創(chuàng)造最大的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
[1]陸廣能. 對(duì)深化城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的探討[J].工程建設(shè)與檔案， 2011，（06） .
關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；以人為本
行政檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、價(jià)值鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。行政人事檔案的重要性隨著信息時(shí)代的到來(lái)，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。針對(duì)高校行政檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問(wèn)題行政人事檔案的重要性、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新、行政檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、等方面來(lái)闡述如何在新形勢(shì)下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
一、行政檔案服務(wù)手段創(chuàng)新
（一）建立行政檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)
隨著行政檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，行政檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使行政檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)行政檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶(hù)提供更好的服務(wù)。
（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”
行政檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在學(xué)校檔案館（室），是學(xué)校信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動(dòng)上傳收集
目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為行政檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)行政檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，行政檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在行政檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
（四）開(kāi)展在線服
傳統(tǒng)的行政檔案利用方式，如到行政檔案部門(mén)利用行政檔案、參加行政檔案展覽、閱讀行政檔案復(fù)制件或公布件，特別是到行政檔案部門(mén)利用行政檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的行政檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的行政檔案服務(wù)方式所代替。
二、高校行政檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
（一）完善各項(xiàng)規(guī)章制度
充分認(rèn)識(shí)行政檔案管理的重要性，健全行政檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)行政檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從行政檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的行政檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的行政檔案管理軟件，制定電子行政檔案的管理、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，同時(shí)借助先進(jìn)的行政檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善行政檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）提高信息化管理水平
以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過(guò)程中，高校行政檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來(lái)以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)的廣泛利用，極大增加了行政檔案的信息存儲(chǔ)量，而且開(kāi)發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校行政檔案載體的多元化、信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化以及行政檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)行政檔案管理工作提出了新的要求。實(shí)現(xiàn)行政檔案管理工作信息化可以將行政檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，使他們有更多時(shí)間和精力去研究行政檔案的各種規(guī)律，不斷改善行政檔案的管理水平，有助于學(xué)校管理水平的整體提升。
（三）提高管理人員素質(zhì)
新時(shí)期的高校行政檔案管理人員不但要具備較全面的行政檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際能力，還需要樹(shù)立行政檔案管理信息化意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，組織行政檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)行政檔案管理的基本知識(shí)，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用行政檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)大家樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，逐步提高對(duì)行政檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使行政檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛(ài)崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。
另外，做好檔案工作，還需處理好四個(gè)關(guān)系，即創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系、創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系、創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系
總之，加強(qiáng)高校行政檔案的管理，要從完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面著手。行政檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，行政檔案管理工作才能跟上時(shí)展的步伐。只有不斷地創(chuàng)新，行政檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。我們要努力做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，使檔案工作常常變，時(shí)時(shí)新，這樣才能使我校行政檔案工作立于不衰之地。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化；問(wèn)題；措施
眾所周知，在任何一個(gè)行業(yè)中都存在著大量的檔案資料，對(duì)于這些檔案資料來(lái)說(shuō)，其最為重要的作用價(jià)值無(wú)疑是在使用過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，但是在使用完成之后，也并不是說(shuō)這些檔案資料就失去了所有的價(jià)值和存在的意義，其借鑒參考的價(jià)值同樣是極為關(guān)鍵的，因此，必須要加強(qiáng)檔案資料的管理。
1 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的必要性
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)較為理想的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是極為必要的，這種必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是由檔案資料的重要性所決定的，對(duì)于具體的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)的主要目的就是為了充分發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值，因此，檔案資料的重要性也就決定著檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前常用的檔案資料來(lái)說(shuō)，其相對(duì)應(yīng)的重要性主要就體現(xiàn)在檔案資料的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值以及后續(xù)的借鑒參考價(jià)值上，尤其是對(duì)于后續(xù)的借鑒參考價(jià)值實(shí)現(xiàn)來(lái)說(shuō)，為了保障相關(guān)人員查詢(xún)以及借鑒的便捷性，做好檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)也就顯得極為必要。
（2）加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化還是當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀所決定的，針對(duì)當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際狀況來(lái)看，其最為突出的表現(xiàn)就是混亂性比較突出，很多檔案資料都是隨意堆放，其中存在的缺失問(wèn)題也比較多，這也就給檔案管理工作效果和價(jià)值的提升造成了較大的影響和干擾，基于此，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化來(lái)提升其相應(yīng)的管理水平，完善當(dāng)前存在的各方面問(wèn)題也就顯得極為必要。
（3）在新形勢(shì)下，這種檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)顯得更是極為必要，因?yàn)殡S著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)在檔案信息方面都存在著井噴之勢(shì)，檔案資料的數(shù)量越來(lái)越多，相對(duì)應(yīng)的管理難度也正在不斷加大，因此，針對(duì)這一發(fā)展趨勢(shì)來(lái)說(shuō)，只有保障其相應(yīng)管理工作的規(guī)范化得到加強(qiáng)，才能夠更好的進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料管理，也才能夠保障其使用價(jià)值的最大程度體現(xiàn)。
2 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，其中存在的缺陷問(wèn)題以及不足仍然是比較突出的，很多問(wèn)題的存在都嚴(yán)重的制約著檔案資料價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，甚至對(duì)于單位的發(fā)展造成了較大的損失，詳細(xì)分析來(lái)看，這些問(wèn)題和影響因素主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）檔案資料的混亂性是當(dāng)前最為突出的一個(gè)問(wèn)題表現(xiàn)所在，并且這種混亂性的表現(xiàn)也是多方面的，一方面體現(xiàn)在具體管理和保存的位置上，對(duì)于當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其檔案資料的存儲(chǔ)位置一般來(lái)說(shuō)比較隨意，并沒(méi)有單獨(dú)設(shè)置一個(gè)空間進(jìn)行這種資料的保存和管理，另外一方面，在當(dāng)前的檔案管理工作中各類(lèi)資料的存儲(chǔ)都是混雜在一起的，并沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)管理，進(jìn)而也就必然會(huì)對(duì)于相應(yīng)的檔案管理效果產(chǎn)生較大的影響，也就違反了相應(yīng)的規(guī)范化要求。
（2）檔案管理工作的結(jié)構(gòu)不完善，對(duì)于當(dāng)前很多單位內(nèi)部的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，除了極少數(shù)的大型單位，幾乎不存在一個(gè)單獨(dú)的部門(mén)進(jìn)行這種資料的匯總和管理，很多都是各自管理各自的檔案信息，進(jìn)而也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的價(jià)值最大化，甚至還會(huì)對(duì)于檔案管理造成較大的限制和影響。
（3）檔案管理工作人員沒(méi)有切實(shí)履行好自身的職責(zé)，對(duì)于當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其存在的一個(gè)重要影響因素就是相關(guān)的檔案管理工作負(fù)責(zé)人沒(méi)有切實(shí)履行好自身的職責(zé)和任務(wù)，首先，這些相關(guān)人員沒(méi)有意識(shí)到這些檔案資料的重要性，往往都是把這些檔案資料當(dāng)作一些廢棄的文件進(jìn)行處理，意識(shí)不到其中的價(jià)值，也就不會(huì)投入較大的精力進(jìn)行管理和保存。
（4）相應(yīng)的檔案管理技術(shù)比較落后，從當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其存在的另外一個(gè)突出問(wèn)題就是相應(yīng)的管理技術(shù)手段比較傳統(tǒng)，也比較落后，很難適應(yīng)于當(dāng)前的檔案管理工作難度和要求，尤其是對(duì)于當(dāng)前越來(lái)越復(fù)雜的檔案管理工作內(nèi)容來(lái)說(shuō)，采用傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行處理，必然也就存在著較大的不足，不僅僅會(huì)干擾其相應(yīng)的管理效率，同樣會(huì)對(duì)于檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范化產(chǎn)生較大的影響。
3 新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施
3.1 規(guī)范檔案管理工作流程
對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化的提升來(lái)說(shuō)，從具體的管理程序方面進(jìn)行規(guī)范是比較重要的一個(gè)方面，也是提升其相應(yīng)管理水平的一個(gè)重要舉措，對(duì)于這種檔案管理工作流程的規(guī)范化來(lái)說(shuō)，其最為核心的一個(gè)內(nèi)容就是要明確如何進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理以及哪些檔案需要管理，基于此，針對(duì)不同單位和部門(mén)的特點(diǎn)，按照其自身不同的檔案資料內(nèi)容來(lái)設(shè)定合理的檔案管理制度和規(guī)范，確保其每一步的檔案管理操作都符合規(guī)范化的要求，當(dāng)然，在此過(guò)程中，還應(yīng)該明確其最終檔案管理工作的目的所在，圍繞著這一相應(yīng)的目的進(jìn)行檔案管理工作流程的規(guī)范化建設(shè)和約束才能夠提升其相應(yīng)的管理水平。
3.2 提升對(duì)于檔案管理工作的重視程度
對(duì)于檔案管理工作重視程度的提升也是保障其管理規(guī)范化的一個(gè)基本前提條件，具體來(lái)說(shuō)，這種檔案管理工作重視程度的提升主要應(yīng)該落實(shí)在相應(yīng)的檔案管理工作人員以及整個(gè)單位的主管人員身上，只有單位主管人員意識(shí)到了檔案管理工作的重要性才能夠配置相應(yīng)的人力資源以及物力資源來(lái)進(jìn)行檔案的管理，也只有具體的檔案管理人員意識(shí)到了自身工作的重要性，才能夠更好的提升其檔案管理工作執(zhí)行的效果。而要想做到這種檔案管理工作重視程度的提升，主要就是充分展現(xiàn)檔案資料的重要性，尤其是對(duì)于檔案資料后續(xù)的借鑒參考價(jià)值對(duì)于整個(gè)單位發(fā)展的重要性進(jìn)行全面的展示，進(jìn)而才能夠促使相關(guān)人員意識(shí)到這種檔案管理工作的價(jià)值，并且投入更多的精力進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理。
3.3 提升檔案管理人員的能力
對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化的提升來(lái)說(shuō)，還應(yīng)該重點(diǎn)從檔案管理人員方面入手，作為具體的執(zhí)行者，這種檔案管理人員相關(guān)能力和素質(zhì)的提升，必然有助于其最終檔案管理工作水平以及規(guī)范化的提升。具體來(lái)說(shuō)，這種檔案管理人員素質(zhì)和能力的提升一方面體現(xiàn)在檔案管理人員責(zé)任素質(zhì)方面，也就是職業(yè)道德素質(zhì)的提升，另外一方面則是具體體現(xiàn)在檔案管理人員相關(guān)檔案管理能力和技術(shù)水平方面的提升和加強(qiáng)，這也是保障其做好檔案管理工作的一個(gè)基本前提條件。
3.4 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)
對(duì)于檔案管理技術(shù)手段的創(chuàng)新也是提升其檔案管理工作規(guī)范化的一個(gè)基本手段，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)說(shuō)，如果能夠充分運(yùn)用各種信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段來(lái)進(jìn)行檔案管理信息的保存和分類(lèi)管理，也就能有效提升其相應(yīng)的規(guī)范化，并且還能夠有效加強(qiáng)后續(xù)應(yīng)用和借鑒的便捷性。
4 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)這些檔案資料后續(xù)的參考借鑒作用，就應(yīng)該切實(shí)做好相應(yīng)的檔案管理工作，并且要提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范化，希望本文提出的一些具體建議能夠有一定的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
要推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，還需要明確其基礎(chǔ)性前提，即公文的制發(fā)。檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的存在，要保證檔案的質(zhì)量，首先需要保證公文自身的質(zhì)量，這就取決于公文制發(fā)的質(zhì)量，這也是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的前提。所以，在公文制發(fā)過(guò)程中，需要將規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化兩方面要求納入考慮范圍，切實(shí)提升檔案的質(zhì)量，為檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化奠定良好的基礎(chǔ)。
1 檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)策略
1.1 提升檔案時(shí)效性與加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)
檔案的時(shí)效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動(dòng)態(tài)與最新進(jìn)展等。提升檔案的時(shí)效性，能夠保證檔案內(nèi)容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價(jià)值。因此，檔案管理者應(yīng)該樹(shù)立檔案時(shí)效觀念，通過(guò)科學(xué)的信息化與網(wǎng)絡(luò)化手段獲取最新信息，為做好檔案部門(mén)的服務(wù)工作贏得主動(dòng)。比如，一份具有較強(qiáng)時(shí)效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項(xiàng)目的相關(guān)研究周期，為科研單位節(jié)省不少物力、人力以及財(cái)力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時(shí)效性的提升也是推動(dòng)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略。另外，檔案部門(mén)需要加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)、開(kāi)發(fā)與使用，利用科學(xué)的數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)移交的電子檔案載體與技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，在保證合格率的前提下再進(jìn)行移交；同時(shí)，需要檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的可用性，確認(rèn)電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲(chǔ)不良問(wèn)題；此外，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的科學(xué)鑒定，核對(duì)檔案數(shù)字和簽名的真實(shí)性，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合轉(zhuǎn)換等。因此，應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)。
1.2 檔案管理人員素質(zhì)的提升
新形勢(shì)下，要推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，必然要提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)化水平。如今檔案管理模式隨著時(shí)代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現(xiàn)代化技術(shù)，而要對(duì)這些技術(shù)加以深入掌握與應(yīng)用，管理者必須具有良好的信息技術(shù)操作技能，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等操作管理軟件的相關(guān)技能。當(dāng)下檔案管理者對(duì)這些現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)檔案管理者專(zhuān)業(yè)化知識(shí)與現(xiàn)代化技術(shù)技能的培訓(xùn)，提高管理者對(duì)各種管理技術(shù)的操作水平，促使其熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代化管理手段，了解信息化技術(shù)的各種知識(shí)。第二，在后續(xù)檔案管理工作中引進(jìn)的人才，要求其具備較佳的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，并且具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應(yīng)該加強(qiáng)教育領(lǐng)域?qū)n案管理人才的培養(yǎng)，注重豐富人才的理論知識(shí)，并且培養(yǎng)其檔案管理實(shí)際操作技能。
1.3 檔案交接工作的優(yōu)化
對(duì)檔案交接工作進(jìn)行優(yōu)化，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在這個(gè)過(guò)程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進(jìn)行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。而且檔案移交進(jìn)館要滿足以下標(biāo)準(zhǔn)：第一，檔案要以全宗為單位進(jìn)行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據(jù)檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理，要準(zhǔn)確地劃分檔案的保管期限，書(shū)寫(xiě)要具有規(guī)范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質(zhì)量必須達(dá)到規(guī)定要求與標(biāo)準(zhǔn)。第三，要確定檔案具有長(zhǎng)期保存與利用的價(jià)值，否則不能移交進(jìn)館。第四，檔案交接的文據(jù)與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應(yīng)該具備兩種版本，即紙質(zhì)版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實(shí)性。
2 推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的思考
2.1 規(guī)范檔案資料
（1）檔案資料保存的規(guī)范。檔案資料的科學(xué)規(guī)范是檔案管理工作的基本內(nèi)容之一。在對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的過(guò)程中，要保證文件的原始性以及真實(shí)性，這也是檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的靈魂。在管理電子檔案過(guò)程中，常常會(huì)發(fā)生電子文件資料丟失或者信息被更改的問(wèn)題，這就要求檔案管理者加強(qiáng)電子文件的維護(hù)工作。對(duì)于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的互補(bǔ)作用。在電子文件得到廣泛應(yīng)用的今天，我們同樣需要注重對(duì)紙質(zhì)檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時(shí)能提供紙質(zhì)檔案的原始文件，以確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。另外，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，還要求實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，從而打破時(shí)間與空間的束縛，從而不斷地?cái)U(kuò)展檔案工作的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)服務(wù)效率的有效提升。（2）加強(qiáng)檔案資料的收集工作。檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的收集工作，比如重大工作、活動(dòng)或者建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。個(gè)人與單位應(yīng)該支持與協(xié)助所在地的檔案館對(duì)檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對(duì)社會(huì)發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要檔案等。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者也可以鼓勵(lì)個(gè)人或者一些F體捐贈(zèng)檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學(xué)合理配置、妥善保護(hù)與高效利用的
力度。
2.2 科學(xué)分類(lèi)歸檔
在檔案管理工作中，檔案的科學(xué)分類(lèi)與整理工作很重要。對(duì)于一些內(nèi)容齊全和基礎(chǔ)良好的案宗，要做好科學(xué)的分類(lèi)與整理工作。根據(jù)案宗的目錄直接做好分類(lèi)標(biāo)引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計(jì)算機(jī)程序，將案宗的名字、時(shí)間與地址等信息錄入進(jìn)去，可以快速地獲取案宗的分類(lèi)號(hào)，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對(duì)所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個(gè)人或者單位將檔案據(jù)為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時(shí)地將檔案完整地交還檔案管理所在機(jī)構(gòu)，不可以擅自推延移交檔案的時(shí)間或者截留檔案。
2.3 規(guī)范檔案調(diào)取與回收
規(guī)范檔案調(diào)取與回收工作是推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的重要手段。檔案管理者應(yīng)該及時(shí)清查和退還調(diào)取的檔案，根據(jù)國(guó)內(nèi)法律法規(guī)和檔案管理制度的要求來(lái)規(guī)范檔案的調(diào)取與回收。若個(gè)人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續(xù)使用調(diào)取檔案的相關(guān)意見(jiàn)，可以上報(bào)有關(guān)部門(mén)以獲得批準(zhǔn)。在退還檔案的過(guò)程中，需要有被調(diào)取檔案保管者、該單位領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管單位的領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，并且簽字確認(rèn)。若是需要繼續(xù)對(duì)檔案進(jìn)行利用，該檔案的調(diào)取手續(xù)應(yīng)該符合有關(guān)規(guī)定。若是不符合有關(guān)規(guī)定，則需要及時(shí)進(jìn)行完善，以確保檔案調(diào)取管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。
3 結(jié)語(yǔ)
總而言之，新形勢(shì)下要推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，需要明確其基礎(chǔ)性前提，并且做好其中的重要工作。同時(shí)，加大檔案工作現(xiàn)代化管理力度，提升檔案的時(shí)效性，做好電子檔案建設(shè)工作，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平與職業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案的交接工作，對(duì)檔案資料管理進(jìn)行規(guī)范，做好科學(xué)分類(lèi)歸檔與調(diào)取回收工作，最終適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，充分地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)有效用。
參考文獻(xiàn)
