發(fā)布時間：2023-05-25 18:12:30
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關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護企業(yè)合法權益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護經(jīng)濟利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領導，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優(yōu)質高效，具備規(guī)范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規(guī)定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責任單位和責任人、健全責任網(wǎng)絡外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應歸檔）包括：送達回執(zhí)或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業(yè)務人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護企業(yè)合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規(guī)定設定利用者權限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權益，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業(yè)合同檔案的特征
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。
1.4 相關文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機關相比，一個完備的企業(yè)，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國合同法有關規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數(shù)值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項
在把合同方案轉交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。
4 結語
企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達到顯著效果。
參考文獻
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關鍵詞:企業(yè)用工;勞動合同;風險
當前，全國大多數(shù)供電企業(yè)在勞動用工方面日趨規(guī)范，但隨著《勞動合同法》的實施，給企業(yè)的人力資源管理帶來了一場全新的革命，《勞動合同法》要求企業(yè)從勞動合同的訂立、履行、變更直至解除、終止都采用書面化管理，否則將面臨巨大用工風險。新形勢下，企業(yè)如何在勞動合同管理環(huán)節(jié)重新構造一個全新的精細化管理模式，以適用勞動合同法的要求，降低用工風險，這已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理工作中的重中之重。
1、企業(yè)用工風險
1.1 用工機制風險
《勞動合同法》規(guī)定，勞動者在該用人單位連續(xù)工作滿10年的，“連續(xù)訂立二次固定期限勞動合同”等條件的，便可與該用人單位簽訂“無固定期限勞動合同”。這樣，企業(yè)將面臨“無固定期限勞動合同”用工比例的逐年上升，固定期勞動合同的期限從過去的短期化調整為中長期，勞動合同長期化趨勢不可逆轉的局面。由此，用人單位長期習慣于用勞動合同終止來調整勞動關系的方式已不適用。穩(wěn)定就業(yè)的確對和諧穩(wěn)定的勞動關系有益，但會減弱企業(yè)用工機制的活力，使企業(yè)競爭力減弱。
1.2 用工成本風險
這里指的用工成本風險是企業(yè)因勞動合同終止需支付的經(jīng)濟補償金和新增的企業(yè)違規(guī)成本風險。
1)勞動合同終止成本風險
由于新法規(guī)定，企業(yè)終止合同需要支付經(jīng)濟補償金，并且補償金基數(shù)由原來的終止前12個月的平均實得收入(扣除個人稅與費)調整為終止前12個月的平均收入(含稅與費)，而這個經(jīng)濟補償金總是隱性存在，企業(yè)始終存在風險。
可能會有人認為，既然合同終止會產(chǎn)生經(jīng)濟補償，那么企業(yè)不終止合同不是就可免除補償了。這是一個誤解，企業(yè)不終止合同，經(jīng)濟補償只是暫緩發(fā)生而已。另外，大量的勞務派遣員工通過勞務派遣單位支付的經(jīng)濟補償金也不能忽視，因為勞務派遣人員的勞動合同終止補償金是同樣適用法律規(guī)定的。
2)新增的企業(yè)違規(guī)成本風險
以下五項內容，都是新增的企業(yè)違規(guī)的成本風險。
(1)自用工之日起滿一個月未滿一年未簽訂書面勞動合同，用人單位應當向勞動者每月支付2倍工資。
(2)用人單位違反規(guī)定不與勞動者訂立無固定期限勞動合同的，自應當訂立無固定期限勞動合同之日起向勞動者每月支付2倍工資。
(3)用人單位違法解除勞動合同可能向勞動者支付雙倍補償金。
(4)用人單位不按法律規(guī)定支付勞動報酬、加班工資或經(jīng)濟補償金，要按50%以上100%以下加付賠償金。
(5)用人單位有違法行為，導致勞動者解除合同，用人單位要支付經(jīng)濟補償。
1.3 用工管理風險
用工管理風險是指用人單位用工管理不到位或用工管理不嚴造成的風險。
1)用工管理不到位產(chǎn)生風險
(1)不簽勞動合同就用工;(2)本企業(yè)工齡未連續(xù)計算;(3)非全日制用工不簽勞動合同;(4)合同到期不續(xù)簽。
2)用工管理制度不嚴產(chǎn)生風險
(1)規(guī)章制度不健全;(2)內容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使勞動者知曉;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企業(yè)用工風險措施
2.1 化解用工機制風險
用人單位必須牢固樹立人力資源是企業(yè)第一資源的理念，以人為本，處理好靈活的用工機制與控制好無固定期勞動合同增長的關系。
1)嚴格把好招聘關
把好招聘關是勞動合同管理的開始，企業(yè)一定要樹立“招聘合適的人到合適的崗位”的理念，特別是在招聘錄用前書面告知員工錄用條件和做好考核錄用工作，絕對不能只看履歷，或讓應聘者經(jīng)受心理測試等，忽視了招聘管理，放松了用工第一關，使企業(yè)喪失了試用期內單方解除權。
2)采用形式多樣的靈活用工
在法律允許的范圍內，盡可能保持用工機制的靈活性。進行崗位分析，有的崗位可以訂立完成一定工作為期限的勞動合同，有的崗位可以采用非全日制形式、外包形式、勞務派遣形式等形式多樣的靈活用工。
3)根據(jù)崗位性質和企業(yè)不同實際需求簽訂勞動合同
在企業(yè)發(fā)展不同階段，勞動合同管理有不同的側重點。企業(yè)可根據(jù)崗位性質和企業(yè)實際需求與員工簽訂勞動合同。再者，企業(yè)的性質也有不同，有勞動密集型企業(yè)，高新技術企業(yè)等，其崗位不同，對人員的需求也是不同的。因此，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)不可能都與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。建議可對專業(yè)性較強的骨干崗位簽訂3至5年甚至更長期勞動合同，對替代性較強的熟練崗位也要按企業(yè)實際需求簽訂，期限也可3至5年或較長一點，合同期滿后，除少數(shù)人員留用外可終止合同。
4)控制好無固定期勞動合同
企業(yè)為了靈活用工，形成員工“能進能出，能上能下”的競爭機制，必須控制增長的無固定期限勞動合同。根據(jù)上述某上市公司測算，管理、技術崗位、班組長和技術工種崗位的可替代性較弱，無固定期合同可適當控制在70%以內;可替代性較強熟練崗位，無固定期限合同可控制在30%以內。企業(yè)總計無固定期合同比例一般控制在50%左右為好，以保持用人機制的相對靈活性。
2.2 化解用工成本風險
1)計提“終止準備金”，消化“終止”成本
勞動合同終止補償是在勞動合同期滿終止時發(fā)生，是潛在的用工成本。因此，企業(yè)可以通過設置勞動合同“終止準備金”來合理消化“終止”成本。企業(yè)可根據(jù)當年的平均工資計提1個月工資作終止準備金。如2008年1月1日之前訂立的勞動合同，企業(yè)終止補償2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后訂立的勞動合同期滿終止的，企業(yè)終止補償該員工在本企業(yè)全部工作年限。計提“終止準備金”將勞動合同期滿終止時發(fā)生的一次性補償成本合理地分攤至每年用工成本，客觀反映企業(yè)的盈利能力。
2)杜絕違規(guī)成本發(fā)生
企業(yè)應依法規(guī)范用工，建立先訂勞動合同后用工和續(xù)簽合同領導審核制度，防止用工超過1個月未訂立勞動合同和違反規(guī)定不與員工訂立無固定期合同情況發(fā)生;按勞動合同或集體合同約定支付勞動報酬、加班工資;依法為員工繳納社會保險。企業(yè)依法履行義務和行使權利，杜絕違規(guī)成本發(fā)生。
2.3 化解用工管理風險
1)依法建立和完善勞動規(guī)章制度
企業(yè)應結合實際，建立合法合理的規(guī)章制度，健全勞動合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保險福利、勞動定額、崗位標準與考核、獎懲等規(guī)章制度，不僅保障員工享有勞動權利、履行勞動義務，同時也保障企業(yè)依法行使管理權。企業(yè)在建立或修訂涉及職工切身利益的規(guī)章制度時應當依法經(jīng)過民主程序和告知義務，保護好企業(yè)的合法權益。
2)加強勞動合同管理
企業(yè)必須建立勞動管理臺帳，勞動合同簽訂、變更、終止、解除臺帳;員工培訓記錄臺帳;員工考勤統(tǒng)計臺帳;員工醫(yī)療期管理臺帳;員工年休假臺帳;人事管理臺帳等，提高勞動合同管理水平，杜絕用工管理不到位和用工管理制度不嚴等弊病，化解用工風險。
3)加大勞動用工自查自糾
企業(yè)在用工時依法進行自我約束、自我監(jiān)督，開展自查自糾可以及時糾正錯誤用工行為，減少企業(yè)損失。從用工基本狀況、勞動合同訂立、工作時間和工資支付、社會保險繳費、規(guī)章制度制定和完善等方面檢查，還可聘請專業(yè)單位檢查。自查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改，以免造成損失。
一、前言
幾十年來我臺技術部門積累大量的專業(yè)書籍、技術資料和圖紙檔案、標準規(guī)范和各種專業(yè)中外文期刊等。為了使圖書檔案更好地服務于技術部門，逐步對圖書檔案工作實施計算機管理，編制了符合實際的圖書檔案管理軟件。該圖書管理系統(tǒng)，是利用visual basic作為前端的應用開發(fā)工具，access作為后臺的數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)界面簡潔美觀，實用維護簡單、權限管理完善、安全性高等特點。實現(xiàn)了圖書的采購、借閱信息管理，圖書庫存信息的查詢、各種書籍借閱信息瀏覽等功能。
二、系統(tǒng)分析和設計
系統(tǒng)總體設計主要包括應用背景、項目目標、解決方案設計、模塊功能分析四個方面。
1.應用背景
此管理系統(tǒng)使得管理人員可以及時了解和控制庫存圖書檔案的準確情況和數(shù)據(jù)。包括了對圖書、檔案入庫信息的登記和圖書出借信息的登記，并可查詢。
2.項目目標
建立這個系統(tǒng)的目標就是實現(xiàn)對新書的入庫、借閱以及還書信息等的計算機化管理，使得繁雜的庫存信息能夠被完整、高效的存取和查詢。
3.解決方案設計
根據(jù)前面分析的應用背景和項目目標進行設計，其系統(tǒng)總體方案設計流程如圖一所示。
4.系統(tǒng)模塊功能分析
該系統(tǒng)根據(jù)圖書入庫、借閱、查詢、管理的需要，依據(jù)系統(tǒng)總體方案設計流程圖所示，本系統(tǒng)所要設計的主要窗體模塊有五大功能模塊，分別是：
4.1圖書入庫信息管理模塊，用于管理圖書相關信息；包括新到圖書的登記入庫。
4.2圖書借還管理模塊，用于管理讀者借書和還書的操作；
4.3環(huán)境設置模塊，用于設置用戶的操作界面；
4.4數(shù)據(jù)管理模塊，用于處理數(shù)據(jù)庫的備份和恢復。
4.5圖書查詢模塊，用于圖書的庫存、借閱等信息的查詢。
在本系統(tǒng)中由于沒有打印機設備供試驗，所以預先把報表打印改成報表預覽。
在系統(tǒng)主界面的設計中，包括在mdi窗體中允許顯示多個窗體，主窗體為這些子窗體提供工作空間，并設置下拉菜單可以對各功能模塊進行調用，實現(xiàn)對圖書檔案管理的各種操作，如包括圖書信息管理、添加圖書信息、借閱、歸還的登記和查詢等信息管理的功能。主窗體界面樣式如圖二所示。
三、數(shù)據(jù)庫設計
根據(jù)系統(tǒng)的工作原理與工作流程，數(shù)據(jù)庫設計主要有以下幾個步驟：
1.選擇數(shù)據(jù)庫
根據(jù)系統(tǒng)的分析和設計需求，我選用access2000數(shù)據(jù)庫來進行數(shù)據(jù)庫的邏輯設計。
2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫
首先，啟動數(shù)據(jù)庫管理器，建立一個新的數(shù)據(jù)庫，在該數(shù)據(jù)庫下建立數(shù)據(jù)表，輸入記錄。并建立各個表之間的聯(lián)系，其5個數(shù)據(jù)表分別是：圖書信息記錄表( books) 、本臺部門和員工基本信息記錄表(user) 、圖書類別信息記錄表（class）、圖書借閱信息記錄表(jy) 、 借閱歷史信息記錄表 (jyls) 。5個數(shù)據(jù)表的邏輯結構分別根據(jù)系統(tǒng)的需要而設計。如圖書信息記錄表的結構如表 1 如示。以圖書信息記錄表(books)為例，可以看出這張表有8個字段，每個字段的名稱分別是：圖書編號（數(shù)值型），圖書名稱，圖書類別，作者，出版社，是否出借（均為字符型），出版日期，登記日期（日期型），價格等相關信息。
四、程序設計和調試
在上面的各項工作完成之后，依次逐步實現(xiàn)各個功能模塊的界面，對其主窗體和各個子窗體進行屬性的修改，接著添加菜單項，然后編寫所有代碼。在編寫代碼過程中，單獨調試每個窗體，最后將主控制調度程序和功能模塊程序聯(lián)結起來調試，完成整個系統(tǒng)。 以下簡單例舉主窗體的設計過程：
1.主界面設計
主界面即登錄成功后所顯示的界面，主程序的設計步驟如下：
步驟一、新建工程文件，將工程文件保存為book.dpq，源程序存盤為main.pas，修改其caption屬性為“圖書檔案管理系統(tǒng)1.0”，name屬性值該為mainform。
步驟二、添加菜單項，實現(xiàn)啟動畫面， 向mainform中加入下拉菜單tmainmenu控件對象，雙擊該控件對象，在“操作”菜單項下，分別設置菜單條“新書入庫”、 “讀者信息管理”、“借書”、“還書”、“信息查詢”、“系統(tǒng)登錄”、“退出”。在“管理”菜單項下，分別設置菜單條“讀者類型管理”。雙擊菜單項“操作”中的菜單條“退出”，創(chuàng)建onclick事件，是系統(tǒng)具備退出功能。
主窗體界面的設置如上圖二所示。圖書入庫信息模塊包括3個子菜單、圖書入庫登記、入庫明細管理、圖書入庫查詢功能。圖書借閱信息模塊也包括3個子菜單、圖書借閱登記、出庫明細管理、圖書借閱查詢功能。部分子菜單窗體如下所示：添加圖書信息窗體，如圖四所示；借書信息窗體，如圖五所示；添加還書信息窗體 如圖七所示；查詢借書信息窗體，如圖八所示。
1.1步驟三設置屬性
1.1.1主窗體的屬性如表一所示
1.1.2主窗體的菜單項如表二所示。
1.2步驟四編寫代碼
主窗體初始代碼如下：
me. caption = me. caption & “－ [“ & strnowuser & ”] ”me.logout.caption = me.logout.caption
&“－ [“ & strnowuser & ” ] ” endsub
2.其它模塊設計與實現(xiàn)，其他，如啟動畫面的實現(xiàn)，用戶登錄密碼認證窗體的實現(xiàn)，圖書管理功能的實現(xiàn)，在本系統(tǒng)中，還有借書模塊、還書模塊、添加讀者模塊、新書入庫模塊、借閱歷史查詢模塊，這些模塊的設計與實現(xiàn)的語言、界面風格與以上設計相似，鑒于篇幅有限，本文在此不再詳述。
在設計本系統(tǒng)過程中使用到的需另外添加的“部件”有microsoft flexgrid control 6.0microsoft windows common controls-2 6.0
本系統(tǒng)還需要添加如下一些“引用”。
microsoft activex data objects2.5 library;
microsoft data formatting objects library 6.0(sp4)
microsoft data report designer v6.0
五、系統(tǒng)安全性問題
為了防止非法用戶對本系統(tǒng)的操作，本系統(tǒng)設計了一個登錄界面， 用來讓合法用戶的進入。在數(shù)據(jù)庫方面設計了一個表，用來實現(xiàn)用戶和密碼的數(shù)據(jù)源，來實現(xiàn)多用戶的進入和操作?？紤]到本系統(tǒng)的規(guī)模和其它方面的因素， 在數(shù)據(jù)庫方面本系統(tǒng)設置有相應的權限。
六、結束語
一、城市軌道交通合約檔案管理無紙化實施的必要性
1.提高了工作效率
城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化最為重要的作用便是，促進了工作效率的提高，同時也加強了信息的共享，推進了協(xié)同辦公的實現(xiàn)。通過無紙化歸檔鏈條，使各個環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了無紙化的管理，如：可行性研究、項目概算、招投標、合約簽訂、合約履行、計量支付、變更與簽證、內部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、項目后評價等，在此基礎上，對于文件的印發(fā)、通知與轉送等均得到了節(jié)省，同時，也實現(xiàn)了人力、物力與時間的節(jié)省，相關的工作人員可以利用電腦進行權限范圍內的查閱、修改、批注等，此時的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進而保證了工作效率的提高[1]。
2.促進了綠色環(huán)保
城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應了綠色環(huán)保的要求。在網(wǎng)絡技術、計算機技術與信息技術的支持下，有效推進城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質檔案的數(shù)量逐步減少，這樣做不僅節(jié)約紙張，保護了寶貴的森林資源，同時控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環(huán)節(jié)，提高辦公效率，這點對于當前軌道建設迎來新一輪建設的總體大環(huán)境下，顯得尤為關鍵，意義深遠。
二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足
1.在存儲方面
隨著科學技術的快速發(fā)展，存儲技術有著較快的更新速度，雖然現(xiàn)有的存儲介質擁有良好的保險系數(shù)，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對其進行支持，則會影響現(xiàn)有文檔的正常讀取。同時，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現(xiàn)質變，具體的影響因素有化學因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現(xiàn)問題，則會出現(xiàn)文件無法打開的問題，此時的合約檔案管理存在一定存儲隱患。
2.在安全方面
電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對合約檔案中重要檔案進行竊取；同時合約檔案管理人員的離職，也會為別有用心的人員提供可乘之機，對重要的資料進行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關鍵信息出現(xiàn)泄漏、刪除或者流失等均會造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規(guī)，在此基礎上，才能夠提高其安全性與保密性。
3.在轉換方面
城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質檔案，主要是由于無紙化檔案建設仍處于摸索階段，各個單位與部門均保留著紙質檔案管理，同時政府對于無紙化辦公的支持力度較弱，進而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案二者的轉換需要合理的協(xié)調與科學的規(guī)劃。目前，在實際檔案管理過程中，仍需要借助紙質形式進行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實性。
三、城市軌道交通合約檔案管理實現(xiàn)無紙化的對策
1.提供無紙化管理的平臺
城市軌道交通合約檔案管理實現(xiàn)無紙化，需要為實際工作的開展提供可靠的類似于萬方數(shù)據(jù)知識平臺的大數(shù)據(jù)平臺架構，通過此平臺，檔案使用人員可以根據(jù)自身的權限，對權限范圍內的檔案資料進行有效的利用，此時保證了資料信息的共享性與利用率。同時，無紙化檔案管理平臺的構建，為政府與企業(yè)無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。
2.構建檔案信息安全機制
城市軌道交通合約檔案在實行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構建相應的信息安全機制，該機制主要包括兩方面內容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機制的建議要具有層次性與清晰性，對于檔案信息的存儲、遷移與校驗等均要在完善的信息安全機制下運作，對于檔案信息的查看與調用，要對不同級別的人員制定不同的管理規(guī)定，每級人員均要擁有各自的權限。同時安全管理要關注硬件與軟件兩個內容，前者主要有服務器與計算機，要保證其高質量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護。同時，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時的備份可以選用二級備份或者多級備份，如：大型服務器雙備份。
3.提高檔案人員的綜合素質
城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓，促進相關人員綜合素質的提高。具體的培訓內容有法律法規(guī)的學習、業(yè)務知識的掌握及職業(yè)道德素養(yǎng)的形成，通過系統(tǒng)的、全面的學習，管理人員的檔案管理意識將不斷增強，并根據(jù)相關的法律法規(guī)展開工作，以此保證了管理的合法性，同時在健全的知識體系下，檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡化管理將逐漸實現(xiàn)，進而傳統(tǒng)的檔案管理轉型將更加成功與高效[3]。
四、總結
關鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統(tǒng)一
隨著知識經(jīng)濟時代的到來，我國在科教興國戰(zhàn)略的實踐中將部分高等院校按照優(yōu)勢互補、強強合作的辦學思路進行了合并。根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》，關于“對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W校檔案部門統(tǒng)一保存”的規(guī)定精神，如何加強與高校辦學改革、發(fā)展息息相關的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協(xié)調統(tǒng)一，是當前高校檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關系，在運行機制上各自為政、自成體系，沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一，導致合并院校檔案管理存在一些問題。
1.1 檔案管理意識淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題；檔案工作因其效益滯后等特點此時不易擺上領導案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過手工操作來完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時會因立卷人素質、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時常會出現(xiàn)細節(jié)上的偏差和組卷方式的異樣，導致檔案利用率低，檔案價值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫存放的辦法。
1.4 檔案人員素質亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業(yè)人員，他們在檔案管理工作中思想認識不到位、業(yè)務不熟悉，接受新知識、掌握新技術困難，很多兼職檔案管理人員工作長期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進行溝通和從事檔案信息重組等創(chuàng)新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題嚴重制約著高等合并院校檔案的開發(fā)利用與信息化，難以實現(xiàn)信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統(tǒng)一的原因
2.1 學校合并總體格局的影響
學校的檔案管理部門是學校管理機構的一個組成部分，學校合并的深度決定了學校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區(qū)意識的慣性、校區(qū)職工的利益格局、校區(qū)干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發(fā)生碰撞；經(jīng)過一個階段的磨合之后，實質性融合的程度由淺入深，有一個發(fā)展過程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區(qū)集中辦公，檔案館、室的館舍適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區(qū)的檔案實體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區(qū)距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數(shù)校的合并，有的是遠距離數(shù)校合并，有的是遠、近距離皆有的數(shù)校合并。
3. 加強高等合并院校檔案管理和諧統(tǒng)一的對策
通過對高等合并院校檔案管理存在的問題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設性意見來確實加強高等合并院校檔案管理的和諧統(tǒng)一。
3.1 重視檔案工作，增強檔案意識
同志指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任。”因此學校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計劃地開展檔案宣傳工作，促使大家自覺地積累、利用、移交檔案。領導要重視檔案管理工作并納入到學校的議事日程，按照《普通高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時要加強對檔案工作的布置、檢查、總結和驗收，在人員、經(jīng)費、庫房、設備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進行。
3.2 加強檔案隊伍建設、提高人員素質
建設一支忠誠事業(yè)、業(yè)務精良、結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊伍在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應；第二發(fā)揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用，提高對檔案工作的認識，熱愛檔案工作，自覺學習和掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，嚴把質量關，確保檔案的真實性、完整性和實用性。
3.3 規(guī)范檔案管理，確定檔案工作目標
合校后采用任何一個校區(qū)的檔案管理辦法都不妥當，這就要出臺新的統(tǒng)一的檔案管理辦法和規(guī)范：第一，依法治檔，統(tǒng)一規(guī)章制度。例如《普通高等學校檔案管理辦法》、學校有效的管理辦法、規(guī)章制度。以合并院校名義印制出臺適合本校的檔案管理規(guī)章制度和辦法。第二，起點要高，統(tǒng)一管理規(guī)范。例如《高等學校檔案工作規(guī)范》、國家檔案局一系列檔案管理工作標準、學校現(xiàn)行檔案管理規(guī)范的合理因素。由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據(jù)變化了的新形勢，制定新的工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展：第一可以根據(jù)總目標，不斷消除偏離目標的因素，又可以通過局部優(yōu)化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現(xiàn)；第二便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。
3.4 改善檔案管理設施，實現(xiàn)資源共享
改善檔案管理設施，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序有效的開發(fā)并進而實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。高校檔案工作必須早日實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，供學校領導及有關職能部門、教師查詢使用，充分發(fā)揮高校檔案信息的獨特優(yōu)勢，為新時期高校教育事業(yè)的發(fā)展服務。
參考文獻：
［1］吳建華.關于檔案高等教育改革與發(fā)展的幾點設想［J］.高校檔案信息，1999，(1).
關鍵詞：醫(yī)院 合同檔案管理工作 問題 創(chuàng)新思路
很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質量都不高，檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進行創(chuàng)新，不斷的提高管理工作的水平。
1、合同檔案的含義
其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關的具有保存的價值的其它文件材料。
2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問題
2.1合同檔案保管機制不完善，缺乏合理的規(guī)章制度
醫(yī)院中每個科室都有自己的工作職責，需要遵守相應的規(guī)章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責范圍也不完善，缺乏明確的規(guī)劃和劃分標準，這些都讓醫(yī)院的管理機構設置不統(tǒng)一，管理上也沒有統(tǒng)一，沒有發(fā)揮出其應有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實現(xiàn)共享，這些都為科學化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理的需求。
2.2缺少專業(yè)的管理人員，對醫(yī)院合同檔案管理的重要性認知不足
信息化技術在其他領域中的廣泛應用，在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設缺乏正確的認識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業(yè)的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們缺乏專業(yè)的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實質性，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發(fā)展脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。
2.3合同檔案利用率較低
信息資源在當今的社會中也是一種十分重要的資源，也關系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫(yī)院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結束了，并沒有真正的發(fā)揮其價值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進行合理的開發(fā)，比如一些對醫(yī)療、教學、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價值的合同檔案信息資料浪費了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應有的價值，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進步，影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。
3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略
3.1完善合同檔案管理制度
創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎上，因此首先應該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng)，只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎上進行創(chuàng)新，否則只會根基不穩(wěn)。雖然我國的醫(yī)療技術一直都在發(fā)展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強，但是因為管理方法陳舊，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實際的檔案管理的需求。在完善時，應該要先明確合同檔案部門的職責，制定統(tǒng)一的管理標準以及評價標準，對醫(yī)院內的不同類別的載體實行統(tǒng)一的管理和評價，讓檔案管理和醫(yī)療服務共同發(fā)展。另外還需要擴大檔案管理的范圍，對于醫(yī)療市場改革時進行的各項活動的資料等也要進行收集和整理工作，讓采購和招標工作能夠孫經(jīng)理的進行，總之要把醫(yī)療有關的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進行管理。
3.2加強檔案管理信息化建設
合同檔案管理是醫(yī)院各項工作的基礎，其重要性不言而喻，體現(xiàn)了醫(yī)院的經(jīng)濟活動，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發(fā)展，對于其的應用越來越多，醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術，可以提高合同檔案資源的開發(fā)效率，信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視信息技術的應用，加大對硬件設備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入，加強信息化[4]。足夠的資金也是對其進行創(chuàng)新的基礎，另外，還需要規(guī)范檔案管理工作內容，保障檔案管理的信息化建設。
3.3提高合同檔案管理人員隊伍素質
信息化的合同檔案管理也對工作的質量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業(yè)的知識以外，還需要掌握信息化技術，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓，提高他們的專業(yè)知識以及信息技術的能力，加強他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質量。
3.4探索合同檔案管理新領域
創(chuàng)新是發(fā)展的動力，因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進行創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領域，要根據(jù)醫(yī)院的實際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進行改革和創(chuàng)新，通過創(chuàng)新和信息技術促進醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法，主動的去改變，不斷的優(yōu)化管理模式，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。
結束語：
當今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎，因此醫(yī)院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值，充分利用這一種資源，促進醫(yī)院的發(fā)展，也對整個醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響，醫(yī)院要為管理人員提供培訓，加強他們的知識和技能以及職業(yè)道德，讓他們用認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機制，不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等，滿足社會對醫(yī)療事業(yè)的需求，讓醫(yī)療工作能夠順利進行。
參考文獻：
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【關鍵詞】 圖書情報和檔案 共同管理 信息庫
圖書是一種傳遞知識和情感的工具，人們將文字資料、圖像符號等按照一定的規(guī)律記錄在一個載體上，就形成了圖書。情報是一種具有知識性和傳遞性的信息，能夠幫助人們解決現(xiàn)實生活中的各種問題。檔案是社會發(fā)展的產(chǎn)物，是一種用于記錄國家、社會政治或個人的活動的載體。
1 圖書情報和檔案共同管理的概況
人類社會發(fā)展之今，科學技術水平和社會文明程度不斷提高，科學技術研究的領域不斷延伸，邊沿學科也得到了長足的發(fā)展，圖書情報和檔案的資料越來越豐富。大量的資料給人們的查閱帶去了不便，人們花費了大量的時間，卻未必能夠獲得需要的資料。為了方便人們查閱，圖書情報和檔案的管理逐漸向著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。圖書情報和檔案的統(tǒng)一管理，方便了資料查找，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化整合，避免了資源的浪費。目前，我國圖書、情報資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但是由于發(fā)展時間較短，因此，還存在諸多不足，體制和管理技術尚未健全，需要進一步發(fā)展研究。
2 圖書情報和檔案共同管理的方法
2.1 加強對理論的應用
圖書情報和檔案的共同管理，是建立在大量的經(jīng)驗積累和事實數(shù)據(jù)基礎上的，因此具有一定的社會歷史性質。早在上個世紀80年代末期，我國對圖書情報資料和檔案的管理就已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出了一體化的趨勢。進入到90年代，隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，圖書情報資料和檔案的統(tǒng)一管理逐漸發(fā)展出了雛形。在長期的實踐過程中，圖書情報資料和檔案的共同管理產(chǎn)生出了大量的基礎理論。事實上，圖書情報資料和檔案的共同管理，是三者資源優(yōu)化配置的結果。伴隨著管理理論和管理方式的不斷創(chuàng)新，三者共同管理的資源管理模式將不斷優(yōu)化，為人們提供更加便捷的資料管理和查找平臺。
2.2 調整管理手段
圖書情報資料和檔案的共同管理是資源管理的必然要求，是社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高信息管理效率的重要保證。圖書情報資料和檔案的統(tǒng)一管理，整合了資源，使得資料管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化，提高了資料查找效率的同時也提高了資源管理的效率，減少了資源管理的人力物力投入。圖書資料和檔案的共同管理必須要重視其實效性，根據(jù)實際的管理需求做出相應的調整，包括了對資料開放程度、資料保存方式等的管理。要實現(xiàn)圖書情報和檔案的共同管理，依賴于網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，通過網(wǎng)絡信息技術實現(xiàn)了三者管理的數(shù)字化和智能化，因此對圖書情報資料的管理必須要體現(xiàn)出信息化的特點，及時調整管理手段，確保信息管理的科學有效和安全。
2.3 加強倉庫信息管理
圖書、情報、檔案在本質上都屬于信息，要實現(xiàn)三者的統(tǒng)一管理，就必須要加強信息庫的建設。信息庫是圖書情報資料和檔案統(tǒng)一管理的重要輔助工具，只有實現(xiàn)信息庫中信息的有效流通，通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)資源的共享，才能讓圖書情報資料和相關檔案更好地服務于人們的社會生活。信息庫的建設和網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)資源的管理方式，提高了圖書、情報和檔案共享的效率，方便了圖書資料的統(tǒng)一管理。
2.4 加強解決問題的靈活度
近些年，圖書情報資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但其發(fā)展的時間卻較短，在實際運行和使用的過程中仍然存在許多問題。這些問題是以前從未遇見過的，因此管理者在解決問題的過程中，也應該要采取靈活的方式，有針對性地解決這些難題。筆者建議，相關管理機構可以建立一個統(tǒng)一的網(wǎng)站，方便問題和相關的解決方案的提出和討論，通過各方資源整合，選擇最適合的解決方式，實現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。
2.5 加強對知識產(chǎn)權的保護
隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，在信息資源的共享過程中難免出現(xiàn)侵權的行為，阻礙了圖書情報資源和檔案共同管理工作的發(fā)展。相關部門必須要加強知識產(chǎn)權教育，尤其要加強網(wǎng)絡知識產(chǎn)權教育，既要保護好自身的知識產(chǎn)權，也要尊重他人的知識產(chǎn)權。部分網(wǎng)民在網(wǎng)上下載電影、歌曲和圖片時，也許并未想到這也是一種侵權行為。網(wǎng)站在提高下載渠道時，也忽視了對他人產(chǎn)權的保護，導致侵權現(xiàn)象的發(fā)生。只有不斷加強對網(wǎng)民和網(wǎng)站運營商產(chǎn)權意識的教育，才能從根本上杜絕侵權行為，保障圖書情報資料和檔案產(chǎn)權擁有者的利益，促進三者共同管理的發(fā)展。
3 結語
總而言之，隨著全球化的不斷發(fā)展，實現(xiàn)資源的共享將成為人們的共同需求。圖書情報和檔案三者的共同管理，是實現(xiàn)資源共享的有效手段，提高了信息資源的管理效率，促使了資源的優(yōu)化整合。目前圖書情報資料和檔案的共同管理仍然處于初級階段，制度和管理方法仍然存在諸多不足。因此必須要加強三者共同管理的理論建設，采用靈活的管理方式，及時調整管理手段，同時加強信息庫的建設，促進圖書、情報、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展。圖書情報資料和檔案的共同管理方法的思考是一個新課題，需要相關研究人員繼續(xù)深入探討，以謀求資源管理效率的最大化。
參考文獻：
[1]馮惠玲.從文獻管理到基于信息資源的管理——圖書情報與檔案管理學科的創(chuàng)新發(fā)展之 路[J].情報資料工作，2013（03）.
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