發(fā)布時間：2023-05-26 15:50:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的目的和意義樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當前企業(yè)科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發(fā)生，應(yīng)當強化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進行科技項目的研究或為科技應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻及筆者工作經(jīng)驗總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理，如根據(jù)科研項目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準備方面、研究實驗方面的、總結(jié)鑒定驗收方面的檔案，并進行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。
其二，維護檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業(yè)全部活動所產(chǎn)生的各種檔案文書進行監(jiān)管，并且嚴格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對此種情況，應(yīng)當結(jié)合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：
首先，建立科學檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性?；诖?，應(yīng)當結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進而統(tǒng)一檔案管理標準，規(guī)范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應(yīng)當將重大科研項目檔案管理作為重點任務(wù)或內(nèi)容來對待，將此項工作的責任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認真對待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項目檔案。
最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應(yīng)當有效利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進企業(yè)更好發(fā)展。對此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。
【參考文獻】
[1]戴志艷.加強企業(yè)科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀及改進策略[J].企業(yè)改革與管理，2014（6）：33-33.
檔案管理信息化就是指利用計算機和網(wǎng)絡(luò)對檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展趨勢，對于檔案管理工作的順利開展有非常深遠的意義。在新時期要對檔案信息化管理中存在的問題進行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。對檔案管理信息化的意義做了闡述，同時也對新時期檔案管理信息化的對策做了簡單分析。
關(guān)鍵詞：
信息化；檔案管理；制度
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2013）02009201
當前隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)在各項管理中的使用也越來越多，檔案管理部門開展信息化管理有效提高了檔案管理水平，同時也提高了檔案的利用效率。但是因為檔案信息化管理中觀念、設(shè)備、人的因素的影響，在檔案的信息化管理中存在的問題是比較嚴重，沒有充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢。所以在新時期要對檔案信息化管理中存在的問題進行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。
1檔案管理信息化及其意義
檔案管理信息化就是指利用計算機和網(wǎng)絡(luò)對檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。真正意義上的檔案管理信息化有兩個內(nèi)容：分別是檔案信息數(shù)字化、檔案傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理的信息化只是一種檔案管理的方法，在管理的過程中還是要遵循檔案管理法規(guī)。檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展趨勢，對于檔案管理工作的順利開展非常深遠的意義。
利用信息化手段開展檔案管理工作的意義主要有以下三點：第一，有效改善檔案管理工作。在實行信息化檔案管理之后，才能促進檔案管理職能的轉(zhuǎn)變，沖破管理中的各種限制，從而為檔案信息使用者提供更好的服務(wù)。第二，對檔案信息的開發(fā)和利用有很重要意義。利用信息化手段開展檔案管理工作，可以使檔案信息更加的系統(tǒng)，最大限度的挖掘檔案信息價值，提高檔案信息的利用率。第三，擴大了檔案服務(wù)范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據(jù)的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員。
雖然檔案管理信息化給檔案管理工作效率的提高帶來了很大的好處，但是利用信息技術(shù)開展檔案管理工作也存在一定的問題，檔案信息的安全性就是最突出的問題，因為信息化管理中要使用計算機軟件和網(wǎng)絡(luò)，而這兩者受到外界不法分子的入侵較多，所以檔案信息被非法竊取和丟失的現(xiàn)象嚴重。
2新時期加強檔案管理信息化的策略
2.1加強設(shè)備建設(shè)
要實現(xiàn)檔案管理的信息化最基本的是要完善軟硬件設(shè)施。第一，完善硬件設(shè)施。在檔案信息化管理中不僅需要使用到計算機設(shè)備，而且光盤刻錄機、掃描儀等設(shè)施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配備完善的硬件管理設(shè)施，同時要完善網(wǎng)絡(luò)的敷設(shè)，保證將信息使用主體與檔案管理設(shè)備聯(lián)系在一起。第二，要選擇合適的管理軟件，在當前很多信息化管理中軟件的使用不當，很多管理軟件中漏洞比較多，在檔案管理中安全隱患比較多。為了有效解決這種情況要對管理系統(tǒng)的技術(shù)成熟度深入研究，選擇各方面技術(shù)比較成熟的軟件。
2.2建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作本來就是一項比較復(fù)雜的工作檔案管理人員不僅要對信息進行加工處理，還要負責檔案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的內(nèi)容就更多的，為了保障管理工作的順利進行必須要建立完善的檔案信息化管理制度。第一，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化的需要對各項管理流程的管理人員的行為進行有效的規(guī)范和控制，對于信息化管理的各個步驟形成嚴格的約束。第二，要建立安全管理制度。針對電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對檔案管理系統(tǒng)的操作等都嚴格限制，設(shè)置權(quán)限。第三，要完善責任制。對檔案管理人員的責任不斷落實，增強他們的責任意識，在檔案管理中可以進行自我的控制，有效提高檔案管理工作效率。
2.3建立統(tǒng)一的檔案管理標準
檔案管理信息化是一種管理手段，其目的是實現(xiàn)檔案資源，利用的最大化。因為在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的工作方法是千差萬別的，在信息化管理中要做到檔案信息共享就比較麻煩。所以有必要建立統(tǒng)一的檔案管理標準，對于檔案的整理、檔案的統(tǒng)計、檔案的服務(wù)標準等進行統(tǒng)一，以此作為衡量檔案管理工作的標準。通過這樣的標準的建立，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳遞的時候就可以暢行無阻，在檔案信息使用中就能做到資源的共享。
2.4加強檔案管理隊伍建設(shè)
檔案管理人員對檔案管理水平的影響是比較深遠的，信息化的檔案管理使用到的各種設(shè)備、技術(shù)比較多，所以對檔案管理人員的素質(zhì)也有了新的要求。檔案管理人員不僅要有專門的檔案管理知識，而且對一些設(shè)備操作和技術(shù)使用要非常熟練，高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案管理信息化的需要。所以檔案管理部門應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要讓他們在培訓(xùn)中掌握最新的檔案管理理念和管理方法，而且重點是要對他們的計算機技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進行加強，提高他們的綜合素質(zhì)，從而能更好的適應(yīng)信息化管理的需要。
3結(jié)論
總之，信息化檔案管理是未來檔案管理的趨勢，檔案管理部門要提高信息化檔案管理水平首先要轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，建立完善的檔案管理信息化制度，加強對檔案管理各個環(huán)節(jié)的控制。為了實現(xiàn)檔案信息共享，針對的檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)建立統(tǒng)一的管理標準，另外檔案管理部門還應(yīng)該不斷加強管理人員的素質(zhì)，讓他們掌握現(xiàn)代化的管理知識和操作技術(shù)。
參考文獻
[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠程教育，2010，（12）.
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關(guān)鍵詞：高校；試卷檔案；紙質(zhì)試卷；技術(shù)性問題
高校試卷內(nèi)容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關(guān)的老師。試卷的歸檔是一個復(fù)雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現(xiàn)管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗的，但是在管理的過程中，還會出現(xiàn)紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質(zhì)量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規(guī)范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時俱進
當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。
2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能
（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用試卷管理是教務(wù)管理的職責之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢試卷有關(guān)信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計與優(yōu)化優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯誤，而且數(shù)據(jù)庫的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時間?？茖W合理地設(shè)計數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。
3.簡化試卷歸檔程序
由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實性
試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調(diào)取檔案的時候輕易地找到。5.簡化試卷檔案查詢程序高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時老師還可以根據(jù)試卷的測試結(jié)果，調(diào)整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內(nèi)容。高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻：
［1］鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構(gòu)建高校試卷檔案管理模式的實踐探討［J］.黑龍江檔案，2011（3）：33.
［2］楊杰.高校檔案資料規(guī)范化管理探索［J］.攀枝花學院學報，2015（3）：33-40.
摘要：檔案學作為一門新興學科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會的進步和科學技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發(fā)展過程。檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
關(guān)鍵詞：檔案管理，科學化，發(fā)展
Abstract: as a new subject of archival science, is still at the stage is not yet. Along with the progress of the society and the development of science and technology, archives and archives work is also in constant development, the theory of archival science is continually in the construction of the understanding of the archives have a constantly enrich and perfect development process. The object of the archives management of the archives, service object is archive users, which should be solved basic contradictions that is dispersed, messy, the archives of impurity, quantity, only existing copy and so on the condition and social use file request centralized, system, high quality, and the contradiction between the shows, widely.
Keywords: file management, scientific, and development
0引言
中國檔案學界從20世紀50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》誕生，才對檔案的定義有了一個比較一致的認識基礎(chǔ)。該法稱：檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄?！敝袊鴻n案法所稱檔案是指凡是具有保存價值的歷史記錄，而不少檔案學者則認為檔案是由檔案機關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀錄。檔案學作為一門新興學科，還處于尚未成熟的階段。隨著社會的進步和科學技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發(fā)展過程。
1. 檔案管理
檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
2.檔案管理實施
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。
3.檔案管理科學化
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
4.結(jié)語
檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；重要性
1科研檔案管理的含義
科研檔案形成于科研工作中，是指其中具有保留價值的部分資料，是一種科學儲備形式，也是重要的信息來源?？蒲袡n案管理是科研管理的重要組成部分，是指對于科研檔案進行歸檔、整理與移交、管理與利用。首先要對各類材料進行歸類，將科研與科技研究進行區(qū)分，針對不同品類進行規(guī)范。其次將所有材料整理成卷，編寫目錄方便查詢，并將檔案移交管理部門保管。最后是檔案的管理與應(yīng)用，針對檔案的保密程度進行保存，并規(guī)定密級，形成系統(tǒng)化的管理流程?？蒲袡n案管理的目的就是將其應(yīng)用于新的研究與實踐，因此檔案的存放應(yīng)當方便進行查閱，檔案管理人員應(yīng)當借助于現(xiàn)代化的管理手段來提升檔案的利用率，發(fā)揮檔案真正的價值。
2科研檔案管理的作用
科研工作的開展需要對以往學者的研究成果進行參考，取其精華，通過借鑒前人的研究成果與研究方法，融入自身的研究進行創(chuàng)新，因此科研檔案對于新興科研工作的開展意義重大。科研檔案管理工作是否順利，關(guān)系著科學化管理是否可以實現(xiàn)。
2.1科研檔案具有重要的價值
科研檔案記錄了以往重要的科研活動及其成果，展現(xiàn)了前人對于某種問題或現(xiàn)象的思考，它是歷史科研成果的文字載體，也是科研成果的存在形式，因此科研檔案中積累了無數(shù)前人的豐富經(jīng)驗。科研水平的不斷提升既需要新鮮的研究成果來補充，也需要對于歷史成果進行一定的延續(xù)，只有在繼承的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，才能推動科研不斷向前發(fā)展，因此科研檔案不僅是科研活動的反映，也是科研水平的體現(xiàn)。科研活動需要對以往的研究成果進行繼承，并且科研工作人員需要閱讀大量的科研檔案來啟發(fā)思維，在遇到不確定的問題時，也需要科研檔案來進行理論支撐，因此科研檔案是一種不可或缺的憑證。科研檔案本身具有一定的價值，但是這種價值需要開發(fā)才能發(fā)揮作用。例如一項成果雖被理論證實，但是還需要實踐檢驗才能正式形成效用。
2.2科研檔案是進行科研的依據(jù)
新的科研課題的確立，總是需要對國內(nèi)國外的相關(guān)科研課題進行充分的研究，確定現(xiàn)有的研究成果處于何種程度，并且進一步明確進行科研工作的目的及其實際意義，在做好充分的準備工作之后，才能著手進行。在課題申請過程中，需要對于課題的可行性進行一定的論證與考核，需要不斷完善后才可以確立，每一步驟所產(chǎn)出的這些材料都需要作為科研檔案進行保存。不僅如此，通過對以往的科研檔案進行反復(fù)查閱研究，可以避免重復(fù)研究或多人研究的現(xiàn)象，尤其是某種科學技術(shù)或者專利發(fā)明，牽涉產(chǎn)權(quán)等問題時，需要明確主體，進行規(guī)范管理，這時科研檔案成為首要的考慮因素。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，學科交叉現(xiàn)狀越來越普遍，對于某課題的研究需要對主流學科以及相關(guān)學科進行把握，因此全面、綜合以及系統(tǒng)的科研檔案可以為研究者提供全方位的參考資料，并且提高研究效率。
2.3科研檔案是考核管理人員的重要標準
由于科研檔案的重要作用，對于科研檔案管理人員的素質(zhì)也有十分高的要求，因此科研檔案的保存是否完善、是否規(guī)整，對于科研管理人員都具有很大的挑戰(zhàn)。完善的科研檔案管理不僅為科研工作者提供了研究工作上的便利，也是科研檔案管理人員辛勤勞動的見證，是考核其業(yè)績與工作成果的重要標準，更是對以往科研工作者科研成果的尊重，科研檔案管理的成效也可以體現(xiàn)出一個國家對于科研工作的重視程度與支持程度，可以樹立廣大科研人員的信心，鼓舞其潛心進行科學研究的斗志，因此科研檔案管理對于多方工作者都具有十分重要的意義。
3有效管理科研檔案的意義
科研檔案的有效管理與應(yīng)用有利于提升科研水平，科研檔案有利于加快創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)換，因此，檔案必須保證真實、完整，并且在科研工作中應(yīng)用得恰到好處?？蒲袡n案的有效應(yīng)用可以促進研究進程，科研項目的開展需要很多的歷史資料作為支撐，因此條理清晰、保存完好的科研資料是科研項目起步的基石，可以避免在工作中走彎路，加快研究進程?？蒲泄ぷ髦幸恍┲匾募谋４嬗欣谠诤罄m(xù)研究中進行查閱、糾錯并改正，一般的科研項目利益相關(guān)主體繁多、情況較為復(fù)雜，因此才具有研究的價值，及時有效的資料保存與建檔可以為之后的科學研究工作提供便利，提升研究效率與科研工作的開展速度。綜上所述，科研檔案管理工作與科研工作密不可分，并且科研檔案的有效管理在現(xiàn)實中意義重大，科研檔案的管理工作是科研工作的基石，也成為科技發(fā)展的必備基礎(chǔ)，保證了科研工作的準確、真實與完整，因此在實際工作中，科研檔案管理人員要明確自身職責，創(chuàng)新科研檔案管理方法，用現(xiàn)代化的手段提升科研檔案管理效率，為各方面的科研工作提供便利。
參考文獻：
［1］王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性［J］.青?？萍?，2007，（03）：79-80.
【關(guān)鍵詞】自學考試 考籍檔案 電子化管理 意義 建議
一、自學考試考籍檔案電子化的重要意義
隨著信息化水平的提高，檔案的電子化已經(jīng)成為了一種發(fā)展的趨勢，考籍檔案管理也是一樣，提高其電子化水平，不但可以節(jié)省必要的勞動和資金，還能夠提高檔案管理的效率，更好地促進自學考試考籍檔案管理的發(fā)展。具體淶水，實現(xiàn)自學考試考籍檔案管理的電子化有以下幾個方面的意義：
（一）提升高校綜合管理水平
隨著管理科學的不斷發(fā)展，管理水平的高低對于一個組織的生存和發(fā)展有著十分重要的意義。對自學考試考籍檔案的管理只是學校相應(yīng)配套管理的一個主要的部門，相應(yīng)的還有行政管理、財務(wù)管理等。如果在考籍管理上存在一定缺陷的話，不但影響其相應(yīng)工作的效率對于企業(yè)的管理也有很大的影響，諸如課程合格證書的打印、跨專業(yè)情況統(tǒng)計、專業(yè)分布情況、畢業(yè)生人數(shù)等，這些數(shù)據(jù)、報表對于相應(yīng)的行政管理、財務(wù)管理等相應(yīng)的調(diào)查、分析、總結(jié)等都有著十分重要的地位，只有在考籍管理的電子化上面入手，才能更好地實現(xiàn)對考籍檔案的電子化管理，從而使得學校整體的管理水平都得到了很大的提升。
（二）提高考籍檔案管理的效率
以往在考籍管理方面往往采用的是手工操作的方式，這樣就需要大量的勞動力，且工作效率十分低下，為了節(jié)省相應(yīng)的開支，專業(yè)人員也比較缺乏，擔任相應(yīng)工作的往往是一些中年人，其對于信息技術(shù)往往不是非常了解，這樣就使得考籍檔案管理的技術(shù)更新非常緩慢，使得其管理的效率非常低下。而相應(yīng)的考籍的數(shù)據(jù)往往需要被調(diào)用，諸如對相應(yīng)的轉(zhuǎn)考、借考、免考情況的處理，對畢業(yè)生人數(shù)的統(tǒng)計等方面都需要利用到考籍檔案的相關(guān)的統(tǒng)計信息。若是其在這方面不是很完善的話，則在數(shù)據(jù)提供上將會面臨很大的問題，這樣對于其長遠發(fā)展是十分不利的，而通過考籍檔案的電子化則能夠很好地解決這個問題，計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等成為了數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料收集、電子報表的重要的技術(shù)支撐，在這樣的情況下，學校考籍檔案管理的效率得到提升，進一步促進了高?？技畽n案管理的水平。
（三）提供信息服務(wù)
自學考試考籍管理除了具有以下兩個方面的意義之外，其還具有一定的信息服務(wù)的職能，具有來說，主要包括以下幾個方面：
（1）驗證證書的真?zhèn)巍，F(xiàn)在的社會上辦假證成風，實現(xiàn)了自學考試考籍檔案電子化之后，就能提供相應(yīng)的查詢服務(wù)，使相應(yīng)的信息能夠被驗證，這樣就能更好地扼制不良之分，使得相應(yīng)考生的證書能夠被證實，使其能夠更好地得到社會的認可。
（2）為考生提供服務(wù)。由于自學考試具有很強的開放性，使得其相應(yīng)的專業(yè)開設(shè)比較廣，相應(yīng)的借考、轉(zhuǎn)考等形式也比較多，這樣就使得相應(yīng)的工作部門的工作量比較大，其檔案的類別也比較復(fù)雜，流動性也比較大，為此，若是沒有電子化的檔案管理的話，則不能為相應(yīng)的考生提供相應(yīng)的服務(wù)，使得自學考試的管理受到很大的影響?？技P(guān)系到相應(yīng)考生的切身利益，檔案的丟失、損壞等對其職業(yè)發(fā)展、社會前途等都有著很大的影響，為此，實現(xiàn)考籍檔案的電子化是自學考試的內(nèi)在要求，只有這樣，才能更好地為考生服務(wù)。
二、自學考試考籍檔案電子化管理的建議
（一）加強對自學考試考籍檔案電子化的認識
為了更好地進行相應(yīng)的考籍檔案的電子化建設(shè)，就需要對考籍檔案的管理本身加深了解，這樣才能在管理的時候有的放矢，更具針對性。由于考籍檔案具有很強的開放性、廣泛性、復(fù)雜性等特征，這使其的管理的復(fù)雜程度、工作量等方面都比一般檔案管理要復(fù)雜，只有在把握這個內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，開展相應(yīng)的建設(shè)行為，才能更好地促進其長遠發(fā)展。
（二）做好資料的收集工作
要實現(xiàn)考籍檔案的電子化，兩個工作步驟是必不可少的，一個就是對相應(yīng)的檔案的數(shù)字化的處理，這能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，從而使其成為電子化檔案的必要的組成部分。另一個就是對相應(yīng)的電子文件的收集歸檔。這兩個方面對于電子檔案的建設(shè)都具有重要的意義，實現(xiàn)檔案電子化的過程要注意相應(yīng)信息的準確、真實，在對其進行歸檔的時候，要掌握科學地歸檔方法，這樣不但可以提高工作的效率，還可以減少重復(fù)的老公，保證電子文件的完整。
（三）加強對考籍檔案的保密管理
考籍檔案是考生的私人的信息，一經(jīng)泄露的話將對其產(chǎn)生很大的影響，為此，在檔案電子化的過程中應(yīng)該加強對檔案安全、保密的管理，既不能發(fā)生相應(yīng)的損壞、丟失的現(xiàn)象，也不能使其被泄露，只有達到這兩個要求，才能使電子檔案的建設(shè)長遠的發(fā)展。具體來說，應(yīng)該在系統(tǒng)策略、管理策略、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、資料備份等方面加以完善，這樣才能達到相應(yīng)的目的。
（四）完善人才隊伍的建設(shè)
當今社會的發(fā)展，人才是必不可少的，只有增加這方面的人才，才能更好地實現(xiàn)其長遠發(fā)展。要是先真正的檔案電子化，除了相應(yīng)的設(shè)備、儀器之外，還需要加強對人員的選拔和培訓(xùn)，招聘那些在檔案管理和計算機技術(shù)都很好的復(fù)合人才，這樣能夠提升檔案管理團隊的整體的技術(shù)水平和專業(yè)技能；另一個方面要加強對老檔案管理人員的培訓(xùn)，只有使其加強對新知識、新技術(shù)的了解，才能使其更好地適應(yīng)現(xiàn)在的工作要求。
三、總結(jié)
本文對自學考試考籍檔案電子化的重要意義進行了分析，在此基礎(chǔ)上提出了自學考試考籍檔案電子化管理的相應(yīng)建議，旨在更好地促進自學考試考籍檔案管理電子化水平的提升，使其獲得更好地發(fā)展。
科技信息化時代的發(fā)展，讓各行各業(yè)的發(fā)展與信息化管理緊密相連。由于傳統(tǒng)檔案的管理已經(jīng)跟不上社會發(fā)展需求，因此，把傳統(tǒng)檔案進行現(xiàn)代化、信息化管理，是現(xiàn)代化檔案管理在發(fā)展過程中所面臨的困難，也是亟待解決的問題。
【關(guān)鍵詞】
信息化；檔案；發(fā)展
1前言
檔案信息化管理是檔案管理工作面臨的必然發(fā)展趨勢，檔案管理單位要接納這種轉(zhuǎn)變，積極的響應(yīng)這種變革，并以此為基礎(chǔ)，進一步完善檔案信息化管理工作，使檔案管理在各行各業(yè)得工作中得到廣泛應(yīng)用。目前我國檔案管理存在一定問題，要加快檔案信息化管理的進程，必須從管理制度，管理意識和管理方式三個方面進行改進，才能改變我國現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)狀。
2檔案信息化管理采取的措施
2.1完善檔案管理制度
信息化檔案的管理方式的出現(xiàn)，讓檔案管理的制度也發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)信息化檔案管理的發(fā)展。所以，有關(guān)部門要制定一套適合現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的規(guī)章制度。首先，要提高檔案管理人員的對檔案信息化管理的意識，提高了意識，才能重視這種新的管理方式，并把其進行推廣。其次，檔案管理部門要根據(jù)自己的實際狀況，把現(xiàn)代化檔案信息管理原則和管理方法，加到檔案管理制度中去。信息化檔案管理，既節(jié)約了勞動成本比，也提高了工作效率。所以各個檔案管理部門要建立科學的現(xiàn)代化檔案管理制度是十分必要的。
2.2培養(yǎng)專業(yè)管理人才
新型事物的產(chǎn)生需要有新型的人才來完成，信息化檔案管理要想得到更快、更好的發(fā)展，就必須加強檔案管理人才的引進。首先，現(xiàn)代化的檔案管理，需要有專業(yè)技術(shù)知識的信息化人才來完成，這樣也能讓檔案管理工作得到更好的發(fā)展，而且要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員，進行定期的培訓(xùn)，讓他們及時的掌握最新技術(shù)，更新陳舊的管理方法。其次，要提高檔案管理人員的責任心，檔案管理與其他工作有著極大的差異，因為檔案的保存涉及到保密，不能隨意的泄漏其中的內(nèi)容，所以通過制定一些規(guī)章制度，來約束檔案管理人員的道德規(guī)范。
2.3創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案信息管理平臺
實現(xiàn)信息化檔案管理需要創(chuàng)建一個現(xiàn)代化化檔案信息平臺，而創(chuàng)建檔案信息化平臺應(yīng)從以下幾個方面的內(nèi)容進行研究，第一、建立科學系統(tǒng)的管理程序，對今后的信息化檔案管理順利的發(fā)展，便捷的服務(wù)于客戶，提供了有力保障；第二、根據(jù)檔案管理工作的需求，信息化檔案管理平臺建設(shè)，要以提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量為主要發(fā)展目的；第三、檔案工作具有一定的保密性，所以，檔案信息化平臺的建設(shè)一定要做好安全防護措施，確保檔案的安全。
3檔案信息化管理的發(fā)展
3.1改變檔案的管理方式
傳統(tǒng)檔案管理模式，主要以收集和整理作為管理的主要模式?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，使檔案管理模式得到了巨大改變，信息化檔案管理能讓一些數(shù)據(jù)，文字，圖片，影像，語音的管理更加精準。因此改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立一套標準的現(xiàn)代化檔案管理體系，引領(lǐng)檔案管理工作在信息化大潮中快步發(fā)展，是十分必要的，同時也提高了檔案管理單位和其他企業(yè)，個人之間的工作效率，讓信息化檔案管理的優(yōu)勢得以發(fā)揮。
3.2發(fā)展信息化檔案管理的意義
推動信息化檔案管理的意義主要有以下幾點：第一、檔案管理工作涉及到各行各業(yè)的工作發(fā)展，做好此項工作，有利于其他行業(yè)的快速發(fā)展；第二、如果檔案管理工作的管理理念跟不上信息社會的發(fā)展，將會對社會其它行業(yè)的管理發(fā)展造成一定影響；第三、提高檔案管理部門工作能力，以及工作人員的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理工作適應(yīng)社會的發(fā)展需求，具有重要的社會意義。
3.3轉(zhuǎn)變檔案管理意識
發(fā)展檔案現(xiàn)代化信息管理的關(guān)鍵問題,是轉(zhuǎn)變檔案管理單位對現(xiàn)代化信息管理意識，把現(xiàn)代化檔案的管理意識融入到檔案管理中，使檔案管理工作的發(fā)展方向，有意識向現(xiàn)代化信息管理方向推進。檔案管理意識的轉(zhuǎn)變，取決于檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)對信息化檔案管理的重視程度，以及檔案工作者對信息化檔案管理的認知意識。只有轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識，才會讓信息化檔案管理工作的發(fā)展房展方向更明確。
4結(jié)語
隨著科學技術(shù)的不斷更新，信息化技術(shù)得到普遍應(yīng)用，為人們的生活帶來極大方便。電子信息化技術(shù)到來之前，檔案的管理一直以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主，但是隨著信息管理的完善，信息化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的主要發(fā)展方式，方便快捷的信息化檔檔案管理目前還存在著一定的弊端，需要在今后的工作進行改進。
作者：李雪華 單位：黑龍江省綏化市衛(wèi)生學校
參考文獻：
[1]王萍.淺析檔案管理信息化條件下的檔案管理現(xiàn)代化[J].人力資源管理.2015(07).
【關(guān)鍵詞】檔案管理 知識管理
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
引言
檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經(jīng)入庫的檔案進行日常養(yǎng)護工作。而在我們?nèi)粘５臋n案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內(nèi)容信息進行管理。對于檔案內(nèi)容的管理，其實是一種對于檔案內(nèi)部具有使用價值的知識管理。
知識管理起源于商業(yè)管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業(yè)的效益。
一、檔案管理和知識管理
（一）檔案管理和知識管理的相異點
從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對于檔案的管理，遵循嚴謹?shù)闹贫龋扇∠冗M的管理技術(shù)，保證檔案的真實性和價值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現(xiàn)有制度進行管理，一切符合檔案管理的程序。
知識管理不僅僅是對于檔案的管理，還包括對于檔案中的內(nèi)容進行學習，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進行重組，找到具有價值的信息并加以利用，來創(chuàng)造出更大財富或找到提高生產(chǎn)力的方式方法。對于知識管理來說，更加強調(diào)管理人員的參與性，管理人員的主觀能動性的參與部分非常多。
（二）檔案管理和知識管理的相同點
檔案管理和知識管理都是進行檔案或知識管理，并且通過良好的管理實現(xiàn)檔案或知識其本身的價值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個相同點：
（1）管理對象。不論是檔案管理還是知識管理，其管理的對象都具有知識的屬性。檔案管理的對象主要是由文字、圖標記錄的信息型知識，可以讀取或運用并找到最終利用價值；知識管理的對象是記錄型知識的顯性價值和隱形價值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價值。
（2）管理目的。我國《檔案法》中對于檔案的管理目的進行了明確規(guī)定，對檔案工作實行統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和真實性，從而提供詳實信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實性，是滿足社會或個人對于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價值和隱形價值，充分發(fā)揮出知識的自身價值來服務(wù)于社會。因此，不論是檔案管理還是知識管理，其最終的目的都是服務(wù)社會。
（3）管理流程。對于檔案管理的流程，基本分為以下六個步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統(tǒng)計，⑥利用。而知識管理的流程主要分為以下七個步驟：①知識產(chǎn)生，②收集，③存儲，④加工，⑤整理，⑥評價，⑦利用。不論是檔案管理還是知識管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技術(shù)。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機技術(shù)的發(fā)展，對于管理人員來說是一項福音。通過計算機強大的存儲能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識管理，都是以計算機為主要的管理技術(shù)進行管理。從而保證提供給客戶詳細、準確的信息。因此，二者的管理技術(shù)基本相同。
二、檔案管理與知識管理相近相通
（一）管理對象重疊
如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內(nèi)容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎(chǔ)的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數(shù)據(jù)庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發(fā)展，這兩個不同的方式，都以及相互聯(lián)系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識形態(tài)為世界做出服務(wù)的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應(yīng)的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應(yīng)用中的主要出發(fā)點和落腳點。知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應(yīng)用在恰當?shù)牡胤?，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為六個環(huán)節(jié)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用服務(wù)。實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現(xiàn)其應(yīng)有的價值；而在利用過程中又會產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）管理技術(shù)相同
受信息技術(shù)全球化的整體趨勢影響下，科學技術(shù)越來越發(fā)達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現(xiàn)相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復(fù)雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質(zhì)的文件和檔案，為了能在當前網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式下適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)當對其進行數(shù)字化處理，使其所傳遞的知識能讓現(xiàn)代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應(yīng)用。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實現(xiàn)離不開計算機技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。
三、檔案管理與知識管理相輔相成
（一）知識管理提升檔案管理
1.知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內(nèi)容上，現(xiàn)今的大多數(shù)企業(yè)檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業(yè)的發(fā)展來說，已經(jīng)成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應(yīng)該服務(wù)于現(xiàn)實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業(yè)進步發(fā)展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。
知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系。知識管理強調(diào)在企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識，使知識直接服務(wù)于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。
2.知識管理可以提升檔案管理的價值
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業(yè)過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業(yè)發(fā)展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發(fā)現(xiàn)新的信息，這樣一來，知識管理體現(xiàn)了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。
（二）檔案管理促進知識管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識
檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識
信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語言交流的過程中對檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產(chǎn)生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。
四、檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)
（一）提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認識
檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關(guān)本單位的經(jīng)濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員務(wù)必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。
（二）檔案管理的指導(dǎo)人員要加強自身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)
管理人員要時刻注意自己的職責是指導(dǎo)與監(jiān)督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導(dǎo)藝術(shù)上下功夫，例如：可以在網(wǎng)上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網(wǎng)絡(luò)中一些專業(yè)的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術(shù)，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規(guī)性、基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規(guī)范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導(dǎo)人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓(xùn)以增強他們的專業(yè)技能，減少因業(yè)務(wù)不熟練而造成的錯誤。[1]
（三）指導(dǎo)人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數(shù)
指導(dǎo)人員在加強自身的業(yè)務(wù)建設(shè)的同時還要對本館室的檔案做到心中有數(shù)，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據(jù)國家和省檔案主管部門出臺的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對于因為由于理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現(xiàn)“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導(dǎo)人員及時利用年度立卷檢查、案卷質(zhì)量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。
（四）建立完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理
檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費短缺的困境。建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項目建設(shè)的客觀要求。所謂檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門的指導(dǎo)與管理部門，以便從組織上保證這項技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準確落實。[2]
（五）指導(dǎo)人員要注意語言藝術(shù)
指導(dǎo)人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時要注意語言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務(wù)第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。
（六）指導(dǎo)人員的管理手段要與時俱進
社會不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發(fā)展。
五 結(jié)束語
以信息技術(shù)為基礎(chǔ)對檔案管理進行分析，合理的利用知識管理的關(guān)系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎(chǔ)，為實現(xiàn)檔案管理中信息的共享和數(shù)據(jù)化模式的提高奠定了理論依據(jù)。檔案管理與知識管理也在互相滲入，相互補充，使得人類的文明得到很好的傳承與發(fā)展。
參考文獻：
[1]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關(guān)系研究[J].山西檔案，2008，1：17-19
