發(fā)布時間：2023-05-26 15:50:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理準則樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
檔案管理是保證事業(yè)單位各項管理工作正常有效進行的重要工作內(nèi)容。因此通過提高檔案管理人員各方面綜合素質(zhì)和對管理方式進行科學化改進，可以提高檔案管理工作水平，保證檔案質(zhì)量和使用效率。
【關鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；人員素質(zhì)
為貫徹執(zhí)行同志對檔案管理工作提出的“加強檔案管理水平”的重要指示，事業(yè)單位需要重點執(zhí)行對檔案管理辦法的改進和提高。為適應目前經(jīng)濟化、信息化的國際形勢，在進行檔案管理過程中，應運用科學化、現(xiàn)代化的手段，對分析檔案管理工作的不足，通過執(zhí)行方案優(yōu)化和技術提高使檔案管理過程更加準確、高效，實現(xiàn)科學化、現(xiàn)代化的檔案管理方法，保證各項工作的準確實施。
1提高對檔案管理重要性的認知
檔案是了解人們過去的主要參考資料，記錄了過去人類活動的真實情況，反映了人類活動、客觀社會規(guī)律。因此，檔案管理是保證黨和國家事業(yè)正常進行、發(fā)展的重要部分，具有強大的歷史使命感和國家責任感，是行政事業(yè)單位開展工作的重要執(zhí)行內(nèi)容。另外對行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設也極為重要，它直接關系著事業(yè)單位現(xiàn)代化水平高低，如果不注重檔案管理的現(xiàn)代化建設，檔案信息服務工作必然會受到嚴重影響。所以，在認識到檔案管理重要性的同時，還應對檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性有足夠認識，通過落實科學發(fā)展觀，持續(xù)創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作水平。同時在檔案管理工作中，對檔案管理人員的教育也應同步進行，強調(diào)準確執(zhí)行檔案法、增強法制教育觀念、加強檔案管理和服務意識，貫徹執(zhí)行國家檔案管理制度和現(xiàn)代化建設的思路。
2提高單位檔案管理水平
檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用，它具有非常高的權威性，因此最重要的是保證檔案的真實性，這是建立檔案最重要的原則，同時也是檔案管理人員的神圣職責。在對檔案的管理工作中，有關職能部門應遵照管理標準，遵守管理章程，堅定執(zhí)行準則，增強對檔案管理工作的責任意識，確保按正規(guī)程序進行，保證檔案文件質(zhì)量。
現(xiàn)代化的檔案管理還需要有效做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認識還很欠缺，因此，檔案管理工作要貫徹執(zhí)行“立足檔案，面向社會”的方針，利用廣泛的資源對《檔案法》不斷加大力度宣傳，通過舉辦宣傳活動、單位內(nèi)部網(wǎng)絡的工具、舉辦展覽會、研討會、座談會等形式，增強社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內(nèi)部人員和人民群眾更廣泛的了解檔案，并自覺遵守法制管理，還可通過對反面案例的分析，立案說法以期更直接的警世效用，為檔案管理工作依法治理提供保障。
另外，為了加大對依法治理檔案的工作支持和投入力度，檔案管理部門還應積極尋求上級有關領導的支持，通過對檔案管理實際情況的分析，制定新的現(xiàn)代化檔案管理辦法與工作準則，對工作過程加強監(jiān)督，進行有效統(tǒng)籌管理，以適應現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理要求，落實檔案管理工作依法治檔政策，根本上提高檔案管理水平。
3加強檔案管理人員自身建設
現(xiàn)代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執(zhí)行來落實的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執(zhí)行，就需要保證工作人員嚴格執(zhí)行檔案法的相關管理規(guī)定，通過對檔案管理人員進行相關法律法規(guī)的教育培訓，可有效提高在依法治檔工作中執(zhí)行的效率和執(zhí)行標準。
除了對檔案管理人員進行法律法規(guī)的相關教育之外，還應培養(yǎng)檔案工作人員擁有高度責任感和榮譽感的敬業(yè)精神。通過對職業(yè)素質(zhì)的教育，培養(yǎng)工作人員對待工作能有正確的行為準則和不辭辛苦的工作態(tài)度，全心服務于單位的檔案管理工作，并以熱情的態(tài)度做好對來訪人員的接待工作。
4加強檔案室的安全管理
檔案管理工作最后一項重要的工作內(nèi)容就是檔案的安全保管。
首先，要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外，就應當提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監(jiān)控設備的使用，嚴格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。
其次，通過對電路系統(tǒng)和電器設備使用情況的定期檢查，及時排除火災隱患，保證消防設施設置齊全，將火災發(fā)生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。
最后，對檔案的保管采用科學手段和防護措施，通過利用高科技的先進設備、專業(yè)的安全防護和先進技術，保證檔案存放環(huán)境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。
5結束語
目前我國事業(yè)單位在檔案管理方面存在著部分問題，為保證檔案在各項工作中能發(fā)揮自身的重要利用效果，非常有必要對當前檔案管理工作方法進行改進，通過提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認知、用現(xiàn)代化和科技化手段改善管理方法、加強檔案管理人員自身建設和檔案安全管理四個方面的優(yōu)化，使檔案管理工作更好的適應各項工作的需要。
參考文獻：
[1]張莉.行政事業(yè)單位檔案管理方略[J].赤峰學院學報：自然科學版，2013（24）：282283
[2]李雋.探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)技術開發(fā)：中旬刊，2013（3）：6970
全文如下：
關于印發(fā)《會計師事務所審計檔案管理辦法》的通知
財會[20xx]1號
各省、自治區(qū)、直轄市財政廳(局)、檔案局，深圳市財政委員會、檔案局：
為規(guī)范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規(guī)定，財政部、國家檔案局制定了《會計師事務所審計檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，自20xx年7月1日起施行。
財政部 國家檔案局
20xx年1月11日
附件：
會計師事務所審計檔案管理辦法
第一章
總 則
第一條 為規(guī)范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條 在中華人民共和國境內(nèi)依法設立的會計師事務所管理審計檔案，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。
第四條 審計檔案應當由會計師事務所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
第五條 會計師事務所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領導責任。
會計師事務所應當明確一名負責人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。
會計師事務所應當設立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應當接受檔案管理業(yè)務培訓，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。
第六條 會計師事務所應當結合自身經(jīng)營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。
會計師事務所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務的，應當嚴格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關規(guī)定。
第二章
歸檔、保管與利用
第七條 會計師事務所從業(yè)人員應當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的要求，及時將審計業(yè)務資料按審計項目整理立卷。
審計檔案管理人員應當對接收的審計檔案及時進行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。
第八條 會計師事務所不得任意刪改已經(jīng)歸檔的審計檔案。按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定可以對審計檔案作出變動的，應當履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。
第九條 會計師事務所自行保管審計檔案的，應當配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設施和設備。
會計師事務所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設立、管理規(guī)范的檔案中介服務機構(以下簡稱中介機構)代為保管。
第十條 會計師事務所應當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的規(guī)定，結合審計業(yè)務性質(zhì)和審計風險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一條 審計檔案管理人員應當定期對審計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)損毀、遺失等異常情況，應當及時向分管負責人或經(jīng)其授權的其他人員報告并采取相應的補救措施。
第十二條 會計師事務所應當嚴格執(zhí)行審計檔案利用制度，規(guī)范審計檔案查閱、復制、借出等環(huán)節(jié)的工作。
第十三條 會計師事務所對審計檔案負有保密義務，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。手續(xù)不健全的，會計師事務所有權不予提供。
第三章
權屬與處置
第十四條 審計檔案所有權歸屬會計師事務所并由其依法實施管理。
第十五條 會計師事務所合并的，合并各方的審計檔案應當由合并后的會計師事務所統(tǒng)一管理。
第十六條 會計師事務所分立后原會計師事務所存續(xù)的，在分立之前形成的審計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理。
會計師事務所分立后原會計師事務所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應當根據(jù)分立協(xié)議，由分立后的會計師事務所分別管理，或由其中一方統(tǒng)一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。
第十七條 會計師事務所因解散、依法被撤銷、被宣告破產(chǎn)或其他原因終止的，應當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。
第十八條 會計師事務所分所終止的，應當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。
第十九條 會計師事務所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應當在交回執(zhí)業(yè)證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。
第二十條 有限責任制會計師事務所及其分所因組織形式轉制而注銷，并新設合伙制會計師事務所及分所的，轉制之前形成的審計檔案由新設的合伙制會計師事務所及分所分別管理。
第二十一條 會計師事務所及分所委托中介機構代為保管審計檔案的，應當簽訂書面委托協(xié)議，并在協(xié)議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關權利義務。
第二十二條 會計師事務所及分所終止或會計師事務所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應當在交回執(zhí)業(yè)證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構代為保管審計檔案的，應當提交書面委托協(xié)議復印件。
第四章
鑒定與銷毀
第二十三條 會計師事務所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統(tǒng)稱檔案管理部門)應當定期與相關業(yè)務部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。
經(jīng)鑒定后，確需繼續(xù)保存的審計檔案應重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應當?shù)怯浽靸?，?jīng)會計師事務所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。
第二十四條 會計師事務所銷毀審計檔案，應當由會計師事務所檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務所信息化管理部門應當派員監(jiān)銷。
第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監(jiān)銷人簽名等)應當長期保存。
第五章
信息化管理
第二十六條 會計師事務所應當加強信息化建設，充分運用現(xiàn)代信息技術手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。
第二十七條 會計師事務所對執(zhí)業(yè)過程中形成的具有保存價值的電子審計業(yè)務資料，應當采用有效的存儲格式和存儲介質(zhì)歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。
第二十八條 會計師事務所應當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第六章
監(jiān)督管理
第二十九條 會計師事務所從業(yè)人員轉所執(zhí)業(yè)的，離所前應當辦理完結審計業(yè)務資料交接手續(xù)，不得將屬于原所的審計業(yè)務資料帶至新所。
禁止會計師事務所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據(jù)為己有或委托個人私存審計檔案。
第三十條 會計師事務所違反本辦法規(guī)定的，由省級以上財政部門責令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監(jiān)管對象或依法采取其他行政監(jiān)管措施。
會計師事務所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規(guī)定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。
第七章
附 則
【關鍵詞】高校服務體系；檔案管理工作；高素質(zhì)人才培養(yǎng)；檔案信息資源共享；
新時代院校事業(yè)前進發(fā)展中無可取代的組成部分――高校檔案管理工作。也真實地反映了院校高素質(zhì)管理人才隊伍建設、科學研究、對外服務功能和院校社團活動，檔案信息的搜集和檔案管理體系改革是當前現(xiàn)代化檔案管理工作建立的關鍵因素，也是現(xiàn)高校檔案管理科學化、現(xiàn)代化、信息化的實現(xiàn)，需不斷培養(yǎng)創(chuàng)新人才，這是推動高校檔案管理工作趨向現(xiàn)代化的重要保證。
1 高校檔案管理現(xiàn)代化體系的建立
遵循剛頒布的高校檔案管理規(guī)則，實事求是，根據(jù)院校的情況為其制定一套促進院校全方面發(fā)展的規(guī)則，使“宏觀駕馭主干，微觀把握枝干”的準則真正落實到檔案管理工作中，避免學校檔案管理成為院校管理工作的“幌子”，一定要遵照院校檔案管理的要求落實工作，前提是強化高校教師職工對“依法治檔”重要性的正確理解，為確保高校檔案工作更好的開展，院校需強化對全面做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，一方面要求院校領導認可并支持檔案管理工作的實施，院校檔案資料的預測、規(guī)劃、實施、指揮及把握是做好院校其它管理工作的基礎；另一方面，高校部門與部門之間應建立合作關系，積極參與其它部門舉辦的各項院校宣傳活動，借助活動平臺鞏固并加強檔案管理在院校管理工作中的重要位置，于此同時，還可以讓院校各個部門認識檔案管理工作內(nèi)容并深入了解檔案管理工作對其部門所發(fā)揮的作用，為后期日常生活中院校檔案信息搜集工作奠定基礎，使得院校檔案管理工作的步伐得以加快，在院校宣傳過程中應建立嚴格的獎罰制度，現(xiàn)社會管理工作較看重有經(jīng)驗的管理層人員，因此束縛了人才流動性問題，易出現(xiàn)不思進取的觀念，因而很難創(chuàng)新管理，這就要求競爭機制的引入。高校管理工作中應明確責任分工，加強責任感和危機感，以此激發(fā)工作人員對檔案管理工作的熱情及潛質(zhì)，提升高校檔案工作的質(zhì)和量。
2 高校檔案管理人才培養(yǎng)
人才資源是現(xiàn)代化檔案管理的重要戰(zhàn)略資源。要以檔案管理人才資源強化檔案管理工作的戰(zhàn)略，落實檔案管理人才隊伍的建設。筆者認為，高素質(zhì)人才隊伍的建設是現(xiàn)代化檔案管理工作的關鍵，其中，專業(yè)人才是經(jīng)高等檔案管理教育并接受過專業(yè)實踐培訓的，已被現(xiàn)代教育培訓的人才，一方面熟知檔案管理專業(yè)知識，另一方面具備政治德育素養(yǎng)和熟練的業(yè)務素質(zhì)。高校檔案是一所學校歷史和政治面貌及發(fā)展過程中的實事記錄，作為院校重要信息源的它，需要建立一支強大檔案管理人才隊伍。這支隊伍首先熱愛檔案管理工作，其次具備熟練的專業(yè)業(yè)務知識和實踐能力，再者具有良好作風是基本，最終形成穩(wěn)定、團結、積極、創(chuàng)新的特有檔案管理人才。新時代檔案管理人才隊伍建設存在一定問題，如人員思想陳舊、缺乏創(chuàng)新意識、相關業(yè)務素質(zhì)低、專業(yè)人員的缺乏、隊伍穩(wěn)定性差等。針對這些問題，根據(jù)現(xiàn)檔案管理工作的要求和發(fā)展需要作出以下“人才興檔”的策略。
2.1 現(xiàn)代化的工作觀念
專業(yè)檔案管理受教于現(xiàn)代化的教育，這樣的人才思想現(xiàn)代化，沒有守舊思想，思維及工作方式靈活，能夠摒棄傳統(tǒng)，開拓創(chuàng)新[2]。對傳統(tǒng)的管理方式和思想觀念大膽提出質(zhì)疑，與此同時可很快接受新的事物。在現(xiàn)代化教育的熏陶下，他們喜歡創(chuàng)新，善于觀察現(xiàn)社會政治、經(jīng)濟發(fā)展方向和教育改革的趨勢，讓自己的創(chuàng)新意識良好的運用在工作中。面對新形勢的他們會積極應對，不落伍于現(xiàn)時代的發(fā)展，很好的適應現(xiàn)代科技信息發(fā)展和社會變革的需求。
2.2 全面的檔案管理知識
檔案管理學是現(xiàn)時代被邊緣化的二級學科，它是人類文明史的功臣，作為檔案管理人員一方面要熟知檔案學的專業(yè)知識，另一方面要掌握和管理學科相關學科，這也是現(xiàn)時代高校專業(yè)檔案管理人才的特點。
2.3 工作動力足
高素質(zhì)專業(yè)人才的大多喜愛在自己熟知并專長的專業(yè)上施展一技之長，促成自己的事業(yè)。因此他們在工作中會革新舊的檔案管理體系，工作中的他們精神飽滿、思維靈活、喜愛挖掘新事物。在現(xiàn)代化高校檔案管理中，推陳出新是一股重要能量。
高校需重視對檔案管理工作人員的繼續(xù)教育，這是他們的終身教育。實現(xiàn)的前提是隨時代教育的發(fā)展及時更新知識，為提高檔案管理人員的業(yè)務檔次，需把繼續(xù)教育和職稱評比及職位晉升薪資提高相結合，全方位保障檔案管理專業(yè)人員繼續(xù)教育的拓展和實施。
3 強化網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源整合
現(xiàn)社會主義社會經(jīng)濟中信息資源作為比較重要的戰(zhàn)略資源，在其全方位歸并和信息的集中過程中，在合理歸并范疇中涉及的各領域檔案資源，經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務培訓和引導，利用對院校檔案資源編排和放置的調(diào)整檔案工作部門的整合等多項策略，再次把檔案管理部門和主管部門的工作內(nèi)容和準則規(guī)劃清楚，明確它們之間的關系，以檔案管理部門為核心部門，其它主管部門做好輔助工作的院校檔案資源管理體制，使檔案資源得以優(yōu)配置。并完善管理制度強化機制，建立專業(yè)的院校檔案建設和管理制度，使高校各個部門檔案的形成、流轉和管理工作分工明確，促成院校檔案管理流轉新機制的建立，以保證每項檔案的規(guī)整和檔案管理模式的革新，堅持以人為本的檔案管理體制，最大范圍的輔助和滿足院校需求為出發(fā)點，切實發(fā)揮檔案的獨有價值，遵從統(tǒng)一分類原則，讓院校服務“一條龍”模式盡快實現(xiàn)。
4 全方位實現(xiàn)檔案信息資源共享
院校檔案信息網(wǎng)絡化建設趨向現(xiàn)代化，因此高校檔案管理工作必須與其接軌，現(xiàn)時代院校借助計算機等設備并使用現(xiàn)代化的辦公設備進行高校檔案管理工作，大大縮短了檔案信息收集時間，提高信息收集效率，從而讓檔案管理工作自動化得以落實，不僅如此，實際檔案管理工作中也大大彰顯了人才的創(chuàng)新，不僅使檔案管理人員擺脫了繁瑣的手工勞務式的工作方式，還大幅度提高了人力資源利用率，檔案信息資源共享同步實施，用現(xiàn)代化科學方法加強高校檔案管理服務體系，采取建立多功能搜機制和服務方式的推陳出新來實現(xiàn)信息資源共享。檔案管理工作作為院校基礎工作的無可取代的組成部分之一，摒棄傳統(tǒng)檔案收集方式，在創(chuàng)新的基礎上不斷完善。使檔案館的綜合管理機制得以全方位提升，在院校檔案信息被收集和歸檔管理時，我們必須作為信息共享的主動方，推動并努力實現(xiàn)信息資源的共享，使院校檔案管理價值得以體現(xiàn)，再者使院校綜合檔案館創(chuàng)新管理準則和全方位服務功能得以提高，以高校檔案管理工作更好地服務于院校管理工作。
【參考文獻】
[1]李玲.淺談信息化背景下檔案人才隊伍建設[J].云南檔案，2012（05）.
[2]黃為，陳艷，唐振華，劉霞，張后萬，吳樂情，蔣晗，王蘭，張淑英，倪永寧，張偉娜.檔案專業(yè)高等教育改革之我見[J].檔案學通訊，2007（02）.
檔案管理是高職院校管理工作中的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題，已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化高職院校建設的發(fā)展需要，采用“五常法”進行管理，既可以保證高職檔案管理工作持續(xù)有效地發(fā)展，又可以保證學校珍貴資料的完好和準確性，同時還能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人才。
二、五常法含義
五常法來源日本，香港五常法協(xié)會率先將它改為“五常法”。其包含的意義包括：常組織（收集、存放、清除、回收、利用等）、常整頓（標注、保管、管控）、常清潔（檢查、清掃、維護）、常規(guī)范（布置、指引、整理、調(diào)整、規(guī)則、評估、公示）、常自律（問責、訓練、記錄、審核）。
三、高職檔案管理的現(xiàn)狀及問題
第一，由于學校的人員流動快，在過去很長一段時間內(nèi)，高職對檔案管理工作的認識普遍沒有上升到一定高度，管理意識薄弱。領導層的注意力主要集中在生源、學校形象、專業(yè)設置、課程設置、人才培養(yǎng)、教學大綱、就業(yè)創(chuàng)業(yè)等方面，而將檔案管理工作視為輔內(nèi)容放在次要的位置上。形成了檔案管理職責不清、缺乏工作規(guī)則的情況，導致了檔案資料的存放不當甚至是丟失、遺漏。[1]第二，檔案的管理方法和方式也存在問題。例如管理理念滯后的問題，高職的檔案管理普遍沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，保管和利用以及整理等工作都是采用傳統(tǒng)的立卷歸檔、整理、裝訂等手法，先進的數(shù)字化管理和建設沒有被采納進來。網(wǎng)絡技術平臺沒有建立和完善，因此針對現(xiàn)代管理中的檔案利用、編研、遠程查閱、上傳、下載等功能，高職檔案管理還遠遠達不到使用的要求。[2]第三，檔案管理人員缺乏相應的專業(yè)技能，兼職性、流動性比較大。傳統(tǒng)的管理模式是設置一人擔任檔案多項管理工作，或者讓其他專業(yè)人員兼任檔案管理人員。實際上身兼數(shù)職的形式根本無法令檔案管理工作中的收集、管理、保管等環(huán)節(jié)達到要求。而且兼職人員一般都另有工作需要完成，無法集中精力和時間去進行檔案工作的專門研究和工作部署。長期積累下來就形成了高職檔案管理缺乏專業(yè)專業(yè)人才、檔案收集、整理、歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的情況，導致高職檔案管理工作整體水平不高，給學校的管理形象造成負面影響。[3]
四、五常法檔案管理模式分析與探討
第一，常組織。對檔案管理工作進行區(qū)域區(qū)分，如辦公區(qū)和借閱區(qū)應劃分清晰，辦公區(qū)內(nèi)存放的是檔案管理部門的辦公用品，如電腦、文件柜、辦公桌、辦公室設備等；借閱區(qū)要營造安靜、整潔的借閱環(huán)境，包括桌椅和書架、照明設備以及供查閱的電腦終端設備等。檔案管理區(qū)域劃分為存檔區(qū)和清理區(qū)。存檔區(qū)要對檔案進行移交、登記、立卷、歸檔等工作流程的執(zhí)行。清理區(qū)包括對等待清理的檔案和等待整理的檔案，都應分類存放，整齊擺放，同時要有清晰的標識，保證不會遺漏或者丟失。第二，常整頓。首先，是對存檔的檔案進行分類，學校的檔案一般可分為黨群、行政、教學、科研等門類，擁有聲像、實物、文件等多種形式和載體。按照門類、形式、載體對這些檔案進行存放后，按照統(tǒng)一管理的原則進行存檔。其次，確立歸檔文件的分類號、文件號，統(tǒng)一錄入計算機檢索系統(tǒng)。另外，是對重要、珍貴的檔案進行掃描錄入，方便今后遠程查閱或者快速調(diào)取。最后是定期檢查已存放檔案的保存情況，如果發(fā)現(xiàn)聲像有損傷、紙張破損、字跡模糊的檔案需要進行修復和維護，可以通過裱糊、復印、重新刻錄、裝訂等方法，恢復檔案的原貌，保證檔案存放的整體質(zhì)量。第三，常清潔。創(chuàng)建清潔、安靜的檔案管理區(qū)域，需要日常的清潔和維護。首先做到“防塵”。確立細致的清掃工作流程和規(guī)則，對檔案存放區(qū)域進行定期、全方位的打掃，確保整潔的工作環(huán)境。其次是清掃工作也要做到規(guī)范化、制度化，要對清潔人員設置清晰的工作的職責，制定清潔標準，包括清掃辦公區(qū)、閱覽區(qū)、檔案存放區(qū)的工作、開窗透風的工作、防塵防潮工作、地板清掃工作等，都要嚴格的工作細則和考核標準，供工作人員遵照執(zhí)行。第四，常規(guī)范。首先是制定檔案管理工作準則，采用有效的管理措施，對檔案管理區(qū)域的環(huán)境、設施、安全管理等要有嚴格的要求和標準。其次是制定檔案管理人員的工作準則，要求管理人員要加強專業(yè)學習，對制度嚴格執(zhí)行，遵守考核規(guī)范。另外，是建立檔案管理制度，形成檔案歸檔、結語、鑒定、銷毀等工作規(guī)定和條例。保證管理制度有理有據(jù)有細節(jié)，學校檔案工作有章可循，有法可依。第五，常自律。檔案管理人員要經(jīng)常通過開展活動、學習、培訓等方式加強自身各項工作能力和素質(zhì)，用積極主動的工作態(tài)度面對檔案管理工作，養(yǎng)成廉潔自律的自覺性和工作習慣，腳踏實地、解放思想，用細心和耐心提高檔案管理工作水平，提升職業(yè)素養(yǎng)。
五、結束語
高職院校如今面對的是內(nèi)涵建設、管理提升的重要任務。更新管理理念，探索先進的管理模式，才能應對各項挑戰(zhàn)。檔案管理工作進入學校加強管理工作的日程是大勢所趨。采用“五常法”貫穿在檔案管理工作，可以幫助高職院校管理盡快形成規(guī)范、高效的局面，營造更好的社會形象。
作者:張練 單位:內(nèi)江職業(yè)技術學院
參考文獻：
[1]許敏,基于.“五常法”的民辦高職檔案管理模式探討[J].蘭臺世界,2012(32):52-53.
關鍵詞：城市地下管線 檔案管理 信息化建設
中圖分類號：P25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）03（b）-0156-02
城市地下管線檔案信息化管理發(fā)展，首先，必須經(jīng)過檢查以及工程勘測來進行全方面的信息資料收集。其次，就是把收集到的所有信息進行整理和歸納，進而創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)資料庫，并且開發(fā)信息化管理體系。最后，提高信息資料的實效性，在一定的時間內(nèi)進行信息資料的更新，采用動態(tài)的管理方式。由于城市進程速度不斷加速，所以對于地下管線檔案信息化管理就成了發(fā)展的必然趨勢。以下對城市地下管線檔案信息化管理進行了簡要的闡述。
1 城市地下管線檔案管理信息化
在城市地下管線檔案管理當中，其是根據(jù)較為先進的設施以及網(wǎng)絡計算機技術對地下管線進行勘探，并且這一工作模式是內(nèi)外業(yè)一體模式?？睖y公司采用非常專業(yè)的管線單位相關信息資料，而且通過單位提取的調(diào)繪圖作為必要條件，把調(diào)查以及設施勘測結合起來，經(jīng)過各個管線點創(chuàng)建控制測量網(wǎng)線。運用機械輔助生成圖繪工作，來取得較好的數(shù)據(jù)效果。并且必須規(guī)定全程都要安排專業(yè)人士進行監(jiān)管，而對于測量作業(yè)所獲取的信息資料結論，根據(jù)相關規(guī)定儲存到檔案里面，且對城市地下管線檔案做動態(tài)管理。同時，進行監(jiān)控管線的數(shù)據(jù)資料庫以及信息化管理體系，進行數(shù)據(jù)資料分享的時候，讓地下管線信息管理和信息化社會相接。而城市地下管線檔案信息化管理的內(nèi)容就是給目標項目制作工程報告、設計方案、制定技術相關準則、采集地下管線信息、調(diào)查地下管線實際情況、構建地下管線數(shù)據(jù)庫、開發(fā)數(shù)據(jù)管理體系等。
2 信息化管理建設的技術運用情況
在城市地下管線檔案管理中，地下管線的控制網(wǎng)的布局，應當在管線的勘察地區(qū)設置GIS網(wǎng)點，這樣就能夠更加容易測量到管線的正確位置和地下管線的坐標以及開展測繪工作。把GIS當成最高級別的控制，并且按照需求從重要路網(wǎng)恰當?shù)貙σ患壓投墝Ь€網(wǎng)進行加密工作，對全部的導線點開展測量工作。而進行實際測量工作必須采用串測的方式測量，從而形成四等水平高程網(wǎng)，這樣可以給勘察地下管線以及測繪帶狀地形圖的平面和高程運算提供非常正確的數(shù)據(jù)信息。
開展管線勘測工作過程中，應當按照道路沿線勘察，且尋找各種類型的地下管線方向和地下管線的有關規(guī)定以及管線材料等基本信息資料，經(jīng)過查找地下管線的平面區(qū)域和埋設以及高程這幾個指標，依據(jù)測量信息資料繪制帶狀地形圖。這里所繪制的地形圖的比例應當是1∶500。與此同時，應當繪制出各種專業(yè)的地下管線圖。進行地下管線檔案信息化管理時，需要創(chuàng)建信息管理體系。而信息管理體系一般有：創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)資料庫、運行地下管線檔案管理體系、對數(shù)據(jù)信息管理實行動態(tài)管理工作等。而地下管檔案管理信息體系本身就是一種應用性的體系，其把網(wǎng)絡計算機當作一個載體，把GIS作為技術支持的一個平臺，這樣才能做好管理工作。
3 創(chuàng)建信息化管理機制
3.1 把地下管線檔案管理信息統(tǒng)一化
創(chuàng)建城市地下管線檔案信息化管理機制，必須把地下管線檔案管理信息統(tǒng)一化。其開展管理信息統(tǒng)一化過程應當包含普遍檢查結果的檔案信息、地下管線檔案信息與地下管線檔案動態(tài)管理信息。將這部分信息資料進行統(tǒng)一化集中式管理，保證城市地下管線檔案數(shù)據(jù)資料精確程度高以及工作效率好，進而給城市地下管線檔案創(chuàng)建綜合性關系體系和動態(tài)管理體系提供必要條件。而針對信息資料管理過程中可能會牽扯到的一些數(shù)據(jù)信息的收集和數(shù)據(jù)信息的入庫，以及工程完工測量等，開展綜合型的信息管理統(tǒng)一化方式。
3.2 創(chuàng)建地下管線檔案管理信息查找制度
施工單位要想領取工程計劃許可證，其必要依據(jù)是：首先經(jīng)過了城市建設檔案管理機構的認可，而且獲得了工程施工地段的地下管線實際情況的信息資料。進行申請工程計劃許可證的時候，應當把已經(jīng)獲得的地下管線實際情況的相關信息資料拿給主管部門。而施工單位開展作業(yè)之前，應當仔細查找施工地區(qū)的地下管線實際情況的信息資料。這樣能夠讓施工單位清楚了解到工程施工點的地下管線情況，防止因為開展盲目施工，引發(fā)一系列故障問題。
3.3 創(chuàng)建工程完工測量制度
不管是哪一個工程，在完工之前都需要安排工程測量公司根據(jù)相關要求開展測量工作。而安排工程測量公司的單位必須是負責這個工程的施工單位。而針對不一樣的地區(qū)應當通過當?shù)氐牡刭|(zhì)特征和城市發(fā)展對檔案管理信息的相關規(guī)定及數(shù)據(jù)準則對地下管線開展數(shù)據(jù)收集工作。使用具備保障性的舉措，保證工程完工的測量數(shù)據(jù)精確程度以及繪制的工程地下管線完工圖的準備程度。
3.4 實施檔案管理信息
因為工程施工對于檔案信息資料的有效性需求，創(chuàng)建動態(tài)的信息管理機制就顯得很重要。工程完工開展測量工作以后，施工單位根據(jù)要求遞送地下管線檔案信息資料。而針對已使用的地下管線工程，專業(yè)管理公司需要對進行改變的和已經(jīng)廢掉的部分管線做一個登記。且要明確時間地點，把需要修改的地下管線圖遞送到城市建設檔案管理機構。而城市建設檔案管理機構必須即刻把管線工程檔案信息記錄到對應的數(shù)據(jù)資料庫中。經(jīng)過兩方的配合和協(xié)調(diào)，完成地下管線動態(tài)管理。
4 結語
城市地下管線檔案管理在國家經(jīng)濟當中占有一席之地，所以必須加強城市地下管線檔案管理信息化發(fā)展，進而確保國家經(jīng)濟得到有效發(fā)展。而地下管線檔案管理信息化其實就是把管理的詳細發(fā)展過程記錄下來，而且還能夠給城市建設提供良好的社會服務。所以，必須盡快完成地下管線檔案管理信息化發(fā)展，統(tǒng)一管線信息資料，創(chuàng)建動態(tài)的信息化管理模式，構建綜合型信息管理體系等。這樣才能促進城市地下管線檔案管理信息化發(fā)展。
參考文獻
[1] 徐文玉，王方.城市地下管線檔案信息化管理探討[J].企業(yè)改革與管理，2015（8）：204.
[2] 李太祥，李愛萍.地下管線檔案信息化建設探究[J].城鄉(xiāng)建設，2014（9）：60-61.
[3] 張丹.試論城市地下管線檔案管理與信息化建設[J].檔案學研究，2008（3）：18-20.
[4] 吳成勇.地下管線檔案信息化建設的實踐[J].中國檔案，2013（12）：58-59.
一、檔案信息化過程中存在的安全問題
1.信息在傳輸、存儲中存在泄露、損壞隱患。傳統(tǒng)的檔案運輸和儲存通常受到時間和空間的限制，需要耗費較多的人力、物力，但信息泄露的渠道較為單一，竊取和損壞信息的成本較高。而在信息化的檔案管理中，檔案數(shù)據(jù)的傳輸和存儲一般通過互聯(lián)網(wǎng)或者移動存儲設備來進行，流通流程大大減少，成本低、速度快，但這同時也加大了信息泄露、丟失、篡改的風險，并且與傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲方式不同的是，數(shù)據(jù)信息一旦泄露便無法完全回收，這也導致其泄露的后果更為嚴重。而在檔案的保管環(huán)節(jié)，也存在著數(shù)據(jù)損毀的風險，如不定期對電子器件、計算機系統(tǒng)進行定期的維護和更新，如一旦發(fā)生硬件損壞，就極有可能導致數(shù)據(jù)的丟失。2.惡意攻擊和病毒威脅。病毒攻擊對檔案信息化建設有著巨大威脅。隨著大數(shù)據(jù)和云計算技術的應用，檔案存儲方式多樣化，許多機構選擇將檔案數(shù)據(jù)存放在第三方云平臺來降低數(shù)據(jù)管理的成本，這也一定程度上增加了檔案數(shù)據(jù)被攻擊的風險。同時，由于對信息化的過度依賴，缺乏應急機制，當發(fā)生病毒攻擊事件時，檔案管理工作直接癱瘓，對公民造成不便。2017年5月，比特幣勒索病毒在全球超過74個國家爆發(fā)流行，我國多所大學和政府機構的檔案管理系統(tǒng)被攻擊，公民個人信息、院校學術資料被竊取鎖定，給國家和人民帶來了巨大的經(jīng)濟損失。3.公民信息安全意識淡薄。公民個人信息安全意識淡薄也對我國的檔案信息化管理造成了一定的影響。在公民進行電子信息的填報和存儲時，對信息安全起不到足夠的重視，如不注重個人電腦的病毒查殺和定期維護，瀏覽釣魚網(wǎng)站使電腦被木馬軟件入侵等，這些行為都會導致公民的個人信息受到威脅。同時，在日常的信息數(shù)據(jù)處理時由于粗心大意，導致頁面忘記關閉、密碼沒有遮擋等也都會泄露信息。2016年轟動一時的“高考志愿篡改”案的一部分原因就是由于部分考生未對初始密碼進行修改，導致犯罪分子通過身份證信息來篡改這些考生的志愿，產(chǎn)生了極其惡劣的影響。
二、檔案信息化的安全對策
關鍵詞：疾控中心；檔案管理；特點；策略
疾控中心是維護民眾生命健康的重要組織機構，其內(nèi)部檔案是疾控中心在開展傳染病預防控制、突發(fā)衛(wèi)生事件處理、健康教育宣傳及實驗室分析過程中累積的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，對其今后工作的開展具有重要指導意義。注重疾控中心檔案管理質(zhì)量的提升，能夠為其今后各項疾控工作高效進行奠定基礎，確保疾病預防控制決策的科學性和準確性。
1疾控中心檔案特點
①信息來源復雜。疾控中心檔案來源繁多，不僅涉及有人類疾病、各種傳染病、流行病，還包括有社會環(huán)境、人文環(huán)境、環(huán)境污染、地質(zhì)水質(zhì)等。②客體對象群集。疾控中心肩負維護社會民眾生命健康的重任，涉及最多的便是各種傳染病及自然災害，疾控檔案反映客體對象的群集性特點十分明顯。③信息主體民主性。疾控中心檔案內(nèi)容與社會億萬民眾具有直接關系，以免費接種項目為例，民眾具有選擇或拒絕的權利，這體現(xiàn)了我國基本衛(wèi)生保健的民主性，因而疾控中心檔案信息主體具有民主性特點。④檔案內(nèi)容全球性。疾控中心檔案中涉及的傳染病、流行病等內(nèi)容并不受地理位置局限，全球范圍內(nèi)均可發(fā)生，因而檔案內(nèi)容還涉及許多國外相關信息資料。
2疾控中心檔案管理質(zhì)量提升策略
2．1增強檔案管理人員服務意識
服務是檔案工作的屬性，是檔案工作永恒的主題，做好服務工作始終是檔案部門的努力方向。因此疾控中心應重視檔案管理人員服務意識的培養(yǎng)，提高檔案開發(fā)利用率，以便于為疾控預防與控制提供科學資料依據(jù)［1］。要想提升疾控中心管理人員管理意識和服務意識，重點在于加強疾控中心領導及檔案管理人員對檔案管理工作的重視度，比如可以將檔案管理質(zhì)量規(guī)劃到管理人員效率考評內(nèi)容當中，以此來調(diào)動檔案管理人員工作主動性，并針對檔案管理工作制定相關競爭和獎勵制度，激發(fā)管理人員積極性。另外，建立起良好的檔案工作環(huán)境，真正提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為政府、民眾及其他醫(yī)療機構提供更好的服務。
2．2制定完善檔案管理法規(guī)體系
疾控中心應根據(jù)自身檔案管理特點制定科學、完善的管理法規(guī)體系，對檔案管理原則、主體、方法、開發(fā)準則、利用等內(nèi)容進行明確規(guī)定，同時還要確定疾控中心檔案管理范圍、責任人、歸檔期限、歸檔標準及相關流程手續(xù)等內(nèi)容；制定保管期限規(guī)定、保管期限表和疾控檔案保密規(guī)定；應明確檔案開發(fā)利用相關章程內(nèi)容，包括檔案開發(fā)原則、開發(fā)權限、開發(fā)時間等；制定檔案分類標準及檔案類目級次，構建疾控中心檔案分類體系；明確疾控檔案檔號編制規(guī)則及檔號代碼編制疾控檔案類目、歸檔、保管期限、密級一覽表，規(guī)范疾控中心檔案全國統(tǒng)一分級管理，提高疾控中心檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化。
2．3構建制度確保檔案管理安全
當前，隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，許多疾控中心已經(jīng)開始加大進行檔案管理信息化建設，檔案管理效率及質(zhì)量都得到的進一步提升，但隨之而來的信心安全問題也備受關注。信息時代背景下的檔案管理存在使用權限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以保障［2］。因此，疾控中心針對自身信息化檔案管理還應制定相應的安全保障制度，確保檔案管理安全性和保密性。嚴格依照國家及教育部門相關法律法規(guī)及章程制度來進行，提高檔案管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外，還可利用電子身份認證、防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術、殺毒軟件等技術來提高檔案安全性。
2．4注重管理人員綜合素質(zhì)提升
要想提高檔案管理水平，必須要重視管理人才培養(yǎng)及管理人員綜合素質(zhì)提升。①重視檔案管理人才選拔工作，強調(diào)優(yōu)秀檔案管理人才的選拔，提高檔案管理工作的進入門檻，實現(xiàn)疾控中心檔案管理的規(guī)范化與專業(yè)化發(fā)展，避免因為管理人員自身素質(zhì)問題而阻礙檔案管理工作的有序開展；②可定期組織開展各種教育培訓活動。要做好檔案管理就應當努力提升管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，通過培訓教育活動的組織開展，鼓勵檔案管理人員積極參與，在實踐訓練中增強他們的專業(yè)技術能力。另外，疾控中心應支持檔案管理人員學習深造，參與各種職稱考試，要求他們掌握必備信息化管理技術，保證檔案管理質(zhì)量的創(chuàng)新提升。
3結束語
在當前時展背景下，必然會對疾控中心檔案管理工作提出更多、更高的要求。增強服務意識、制定法規(guī)體系、確保檔案安全、提升人員素質(zhì)，實現(xiàn)依章、依規(guī)、依法檔案管理，是推進疾控中心檔案管理工作的有效途徑。
［參考文獻］
［1］周娟．疾控檔案管理存在的問題及對策［J］．辦公室業(yè)務，2015，（17）：71．
摘 要:在高校檔案信息管理與傳播中，存在著信息保密與開放利用、知情權保障與隱私權保護、檔案信息數(shù)字化與知識產(chǎn)權保護等三大倫理困境。為突破這些倫理困境，高校檔案管理部門應當著手制訂檔案信息的倫理規(guī)范守則，注意檔案立法中的倫理融入以及提升檔案管理者與利用者的倫理自律精神。
關鍵詞:高校檔案;信息倫理;倫理困境
高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理和傳播活動的網(wǎng)絡化趨向日益明顯，而新的時空環(huán)境和方式方法更加使檔案工作凸顯出了一些倫理困境(EthicalDi-lemma)問題。分析高校倫理困境產(chǎn)生的原因及提出突破倫理困境的對策，對于做好高校檔案信息管理與傳播工作具有重要的理論與現(xiàn)實意義。
一、高校檔案信息管理與傳播中的三大倫理困境
(一)高校檔案信息保密要求與檔案開放利用的倫理困境檔案承載著大量的人類社會活動的原生信息，是一種寶貴的信息資源，它具有憑證價值與情報價值的二重性。檔案價值的二重性，決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關系。憑證價值決定了檔案形成者的資料與活動內(nèi)容在一定的時限和范圍具有不公開性，即具有保密性。而情報價值意味著檔案需要適應社會利用檔案的要求，有向全社會開放的義務與責任。
在現(xiàn)代民主政治時代，檔案開放已經(jīng)成為必然。美國學者史蒂文·盧巴(Sreven Lubar)認為，“檔案是一種權力”，他援引法國哲學家雅克·德里達(JacquesDerri-da)的話來加以證實:“失去對檔案的控制就等于失去了政治權力，民主的有效性通常用下面的標準來衡量:對檔案工作(包括檔案的構成和闡釋)的參與和對檔案的利用?！盵2]基于檔案價值的二重性，《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案管理部門要向社會開放檔案，以便廣泛地、充分地發(fā)揮檔案的作用;同時又規(guī)定了檔案保密期限，涉及國家安全或者重大利益以及其它不宜開放的檔案控制使用，違者要承擔責任?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》也規(guī)定:凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復制;同時又規(guī)定了“涉及黨和國家秘密的，涉及專利或技術秘密的，涉及個人隱私的，以及檔案形成部門規(guī)定限制利用的”的館藏檔案要控制性開放。
由此可見，對于高校來說，一方面要求發(fā)揮檔案室的職能作用，最大限度地開放檔案，公開會議文件、會議記錄、人事管理、基本建設、儀器設備、教學管理、科研管理、考務學籍等信息;另一方面又要根據(jù)具體的對象和內(nèi)容對公開的程度和范圍有所限制。這就使高校檔案信息管理與傳播在具體操作中出現(xiàn)了開放性與保密性相沖突的倫理困境:當公開某一信息會對他人或單位造成消極影響或名譽及經(jīng)濟損失時，是否能夠不加限制地公開?當學?；蛘邘熒男畔⒈Ｗo權與社會公眾的知情權發(fā)生沖突時，應該基于什么倫理標準進行研判?等等。
(二)知情權保障與隱私權保護的倫理困境知情權是公民知悉、獲取信息的自由與權利，它既有憲法、行政法等公法領域的內(nèi)容，又有私法的因素。
早在1946年聯(lián)合國大會通過的第59號決議中，就強調(diào)“查情報自由原為基本人權之一”。隱私權則是公民個人所享有的依法維護私人生活安寧和私人信息秘密不受干擾的一種獨立的人格權。由于隱私權深入到人類社會生活和人們的內(nèi)心世界來保護自然人的人格與精神狀態(tài)，所以隱私權還是一種高層次的人格權。
現(xiàn)在高校檔案部門，囿于傳統(tǒng)做法影響，在檔案開放范圍和開放程度方面，主觀封閉式的做法依然占主導地位，表現(xiàn)為:檔案開放的界限模糊、對象不清，在開放與不開放之間優(yōu)先選擇不開放，檔案解密與開放時間經(jīng)常被人為拖后，檔案開放、利用程序比較煩瑣，用戶被拒絕開放時缺少司法救濟制度等。這些問題的存在無疑影響了師生和社會公眾的知情權的實現(xiàn)。而與此同時，隱私權保護在檔案開放利用中也出現(xiàn)了保障不力的情況。高校檔案信息作為歷史的記錄，含有大量的個人數(shù)據(jù)信息，許多涉及了個人隱私。由于高校檔案部門對隱私認定缺乏統(tǒng)一、具體的評判標準，在保密制度執(zhí)行中又缺乏有效的機制，致使隱私權遭侵犯的情況在高校屢次發(fā)生。
上述這些反映了高校在檔案信息管理與傳播中存在隱私權與知情權相沖突的倫理困境。尤其在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的模式不斷更新之時，隱私權與知情權的兩相沖突成為人們不得不予以關注的倫理困境。
(三)加速檔案信息數(shù)字化進程與加強知識產(chǎn)權保護的倫理困境檔案作為智力勞動者在社會實踐活動中產(chǎn)生的具有保存價值和利用價值的歷史原始記錄，從文件到檔案都凝聚著形成者的智慧，許多更屬于知識產(chǎn)權尤其是著作權保護的范疇。近年來，檔案部門頻頻接受官員、學者及其他社會著名人士的檔案捐贈;某些企事業(yè)單位或個人出于安全或保密考慮，也將本單位或個人活動中形成的檔案文件委托給高校檔案部門寄存或代管。檔案來源的多樣化導致了館藏檔案著作權狀態(tài)的多元化、復雜化，檔案部門在檔案信息的管理、利用過程中極可能引發(fā)著作權益糾紛。如轟動一時的1990年清朝末代皇帝溥儀的遺孀李淑賢狀告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌違法利用檔案館中的捐贈資料一案就曾引發(fā)了國內(nèi)關于檔案管理工作中著作權保護問題的探討。[3]在當前檔案信息數(shù)字化進程不斷加快的情況下，知識產(chǎn)權的保護問題顯得更為突出。
在知識經(jīng)濟時代，知識產(chǎn)權就代表著財富。而對檔案信息資源的利用開發(fā)，就是對館藏資料中既有的技術方案和技術成果進行再發(fā)明和再創(chuàng)新，使之成為《專利法》所保護的對象，并用專利技術為社會創(chuàng)造財富。所以，在高校檔案信息的開發(fā)和利用中，難免出現(xiàn)一些見利忘義的人違背倫理道德，盜用技術資料，侵犯他人的知識產(chǎn)權。這就使高校檔案信息管理與傳播出現(xiàn)了檔案資源共享與知識產(chǎn)權保護之間的倫理困境:如何在檔案信息數(shù)字化進程中妥善管理好檔案資料，如何在加快檔案信息數(shù)字化進程的同時，保護知識產(chǎn)權不受到侵犯?
二、高校檔案信息管理與傳播中突破倫理困境的思考
為深度開發(fā)與利用檔案信息資源，加強檔案資源及信息化建設，提高高校檔案事業(yè)服務高等教育與經(jīng)濟社會發(fā)展的能力與水平，必須從思想和實踐上解決上述三大倫理困境。我們應該認識到這些道德沖突境況并不是必舍其一的兩難處境，而是采取有效措施就可以兼顧相融、妥善處理好的問題。筆者認為，當前高校檔案部門可以采取以下三方面的措施來謀求倫理困境的突破:
(一)制訂檔案信息的倫理規(guī)范與守則現(xiàn)在，國內(nèi)各高校尤其是重點高校為做好檔案工作，都制定了較為完善的一些檔案管理的規(guī)章制度，如武漢大學就制定了檔案安全保密制度、檔案借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員守則、檔案館內(nèi)設機構工作職責、聲像檔案管理辦法及名人檔案保管利用辦法等規(guī)章制度。但是國內(nèi)高?；旧?/p>
轉貼于 還都沒有制定關于檔案信息的倫理規(guī)范與守則。而檔案信息不僅是一個技術問題，而且蘊涵著復雜的倫理問題。在存在倫理沖突的情況下，針對檔案的網(wǎng)絡化利用環(huán)境，提出檔案信息管理與傳播的倫理原則與具體的倫理規(guī)范，應當是高校檔案部門的重要責任。因此，應該加強檔案信息倫理規(guī)范的可操作性研究，提出和制定行之有效的倫理準則，為檔案信息管理與傳播構建合理的倫理空間。
例如，就保護和實現(xiàn)知情權而言，在高?，F(xiàn)實的檔案工作中，雖然國家《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》里都要求檔案部門要為師生和社會公民提供開放服務，但實際情況卻往往是檔案部門以保護隱私、保密等各種借口推遲甚至拒絕對外開放和提供利用，從而人為地將大量檔案束之高閣，使師生和社會公眾的知情權難以實現(xiàn)。這就需要制訂針對性的、詳細的倫理規(guī)則，對檔案信息安全、知識產(chǎn)權、版權及隱私權等權益保護的必要性作出專門的說明、制定明確的道德規(guī)范，以找出一個合理的尺度來進行權利義務的配置，在保護隱私權的前提下使知情權能得到最大程度的實現(xiàn)，促使沖突的最佳解決。
(二)檔案立法中的倫理精神融入檔案信息立法是一種硬性的法律手段，它借助于國家強制力的威懾，不僅可以有效地打擊檔案信息領域的各種違法犯罪行為，而且可以為檔案信息倫理的實施創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。在檔案信息法規(guī)建設過程中要注意以下兩個問題:一是應當充分考慮網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理與傳播的特點、規(guī)律，結合網(wǎng)絡技術，給出相應的法律概念，對于無法確定的問題，應盡可能的給出上位概念，并在宏觀上加以規(guī)范;二是檔案法規(guī)應具有充分的可操作性，與現(xiàn)有的法律法規(guī)體系保持很好的兼容性，應從維護網(wǎng)絡檔案信息資源正常傳播與合理使用的角度，維護檔案信息所有者、保管者與利用者的正當權益。
雖然現(xiàn)在檔案法規(guī)的形式化和國家化特征日益突出，但并未改變其倫理存在的性質(zhì)，倫理道德仍然為人們的檔案行為活動提供著基本的價值理念和準則。因此檔案立法必須以基本的倫理標準作為基礎才能不失其存在的社會根基。如果檔案立法原則不能體現(xiàn)、反映高尚的倫理價值取向和道德規(guī)范要求，就不能成為良法，也就不能獲得社會的普遍認同，更不能變?yōu)闄n案活動中起作用的實際準則。所以在進行現(xiàn)實檔案立法的過程中，應該考慮到道德精神的融入，只有蘊含在立法原則中的價值理性才是檔案立法者創(chuàng)制法律的根本追求和終極理念，這在我們制定出符合共同需要的檔案法律過程中應起著極其重要的導向作用。
同時，高校應該通過正確的輿論導向，使人們形成義務與責任相互作用和交融的道德感，在學校和社會上形成一股貫穿檔案信息活動始終的良好道德風尚，為檔案信息法律的制定奠定廣泛而堅實的社會心理、道德習俗等方面的基礎，同時為檔案信息法律的實施提供社會公眾在道義上、輿論上的支持。
(三)提升檔案信息管理者和利用者的倫理自律精神道德層面的規(guī)范是靠行為者自身的自覺信念來維持的，是其自身的一種自我約束與調(diào)節(jié)。因而，高等院校應該利用其學科門類齊全與人才眾多的優(yōu)勢，展開檔案制度與檔案倫理的普及教育以及檔案工作者的專門職業(yè)道德培訓，增強檔案信息管理者和利用者的道德觀念，使其能夠自覺認識和正確履行自己在檔案活動中的責任與義務。
1.要通過加強職業(yè)道德建設，提高檔案工作者自身的職業(yè)道德修養(yǎng)。職業(yè)道德建設是高校檔案信息倫理建設的主要內(nèi)容。高校檔案工作職業(yè)道德建設的基本任務，就是要通過教育培訓等手段，使檔案工作者形成“愛崗敬業(yè)、忠于職守;遵紀守法，嚴守機密;博學求進、公正服務”的良好職業(yè)道德品質(zhì)，以良好的服務意識、服務態(tài)度、專業(yè)精神作為其檔案管理模式的價值取向，使檔案職業(yè)道德的原則和規(guī)范內(nèi)化為檔案工作者的內(nèi)心情感和信念，并付諸于檔案管理實踐。
2.要加強檔案信息道德教育，提升高校檔案管理者與使用者的道德自律精神。進行檔案信息道德的原則、規(guī)范、精神的教育，形成內(nèi)在的約束機制，能夠使檔案信息倫理規(guī)范盡可能得到廣泛的社會認同，并成為所有工作人員的基本行為準則。通過信息道德教育，高校可以有目的、有計劃、有組織地對檔案管理者與使用者施加系統(tǒng)性的思想道德影響，使檔案職業(yè)道德要求內(nèi)化為自身的行為準則和價值目標，培育檔案信息管理者和利用者的自律精神，從而充分發(fā)揮道德的自我調(diào)控功能。
參考文獻
[1]教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[N].中國教育報， 2008-08-30(2).
[2]史蒂文·盧巴.信息文化與檔案(Information Culture and theArchivalRecord)[J].張寧，譯.山西檔案， 2000(1): 12.
