發(fā)布時(shí)間：2023-05-26 15:50:25
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理準(zhǔn)則樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
檔案管理是保證事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作正常有效進(jìn)行的重要工作內(nèi)容。因此通過提高檔案管理人員各方面綜合素質(zhì)和對管理方式進(jìn)行科學(xué)化改進(jìn)，可以提高檔案管理工作水平，保證檔案質(zhì)量和使用效率。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；人員素質(zhì)
為貫徹執(zhí)行同志對檔案管理工作提出的“加強(qiáng)檔案管理水平”的重要指示，事業(yè)單位需要重點(diǎn)執(zhí)行對檔案管理辦法的改進(jìn)和提高。為適應(yīng)目前經(jīng)濟(jì)化、信息化的國際形勢，在進(jìn)行檔案管理過程中，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)化、現(xiàn)代化的手段，對分析檔案管理工作的不足，通過執(zhí)行方案優(yōu)化和技術(shù)提高使檔案管理過程更加準(zhǔn)確、高效，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理方法，保證各項(xiàng)工作的準(zhǔn)確實(shí)施。
1提高對檔案管理重要性的認(rèn)知
檔案是了解人們過去的主要參考資料，記錄了過去人類活動(dòng)的真實(shí)情況，反映了人類活動(dòng)、客觀社會規(guī)律。因此，檔案管理是保證黨和國家事業(yè)正常進(jìn)行、發(fā)展的重要部分，具有強(qiáng)大的歷史使命感和國家責(zé)任感，是行政事業(yè)單位開展工作的重要執(zhí)行內(nèi)容。另外對行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也極為重要，它直接關(guān)系著事業(yè)單位現(xiàn)代化水平高低，如果不注重檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，檔案信息服務(wù)工作必然會受到嚴(yán)重影響。所以，在認(rèn)識到檔案管理重要性的同時(shí)，還應(yīng)對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性有足夠認(rèn)識，通過落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，持續(xù)創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作水平。同時(shí)在檔案管理工作中，對檔案管理人員的教育也應(yīng)同步進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確執(zhí)行檔案法、增強(qiáng)法制教育觀念、加強(qiáng)檔案管理和服務(wù)意識，貫徹執(zhí)行國家檔案管理制度和現(xiàn)代化建設(shè)的思路。
2提高單位檔案管理水平
檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用，它具有非常高的權(quán)威性，因此最重要的是保證檔案的真實(shí)性，這是建立檔案最重要的原則，同時(shí)也是檔案管理人員的神圣職責(zé)。在對檔案的管理工作中，有關(guān)職能部門應(yīng)遵照管理標(biāo)準(zhǔn)，遵守管理章程，堅(jiān)定執(zhí)行準(zhǔn)則，增強(qiáng)對檔案管理工作的責(zé)任意識，確保按正規(guī)程序進(jìn)行，保證檔案文件質(zhì)量。
現(xiàn)代化的檔案管理還需要有效做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認(rèn)識還很欠缺，因此，檔案管理工作要貫徹執(zhí)行“立足檔案，面向社會”的方針，利用廣泛的資源對《檔案法》不斷加大力度宣傳，通過舉辦宣傳活動(dòng)、單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的工具、舉辦展覽會、研討會、座談會等形式，增強(qiáng)社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內(nèi)部人員和人民群眾更廣泛的了解檔案，并自覺遵守法制管理，還可通過對反面案例的分析，立案說法以期更直接的警世效用，為檔案管理工作依法治理提供保障。
另外，為了加大對依法治理檔案的工作支持和投入力度，檔案管理部門還應(yīng)積極尋求上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過對檔案管理實(shí)際情況的分析，制定新的現(xiàn)代化檔案管理辦法與工作準(zhǔn)則，對工作過程加強(qiáng)監(jiān)督，進(jìn)行有效統(tǒng)籌管理，以適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理要求，落實(shí)檔案管理工作依法治檔政策，根本上提高檔案管理水平。
3加強(qiáng)檔案管理人員自身建設(shè)
現(xiàn)代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執(zhí)行來落實(shí)的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執(zhí)行，就需要保證工作人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案法的相關(guān)管理規(guī)定，通過對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的教育培訓(xùn)，可有效提高在依法治檔工作中執(zhí)行的效率和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。
除了對檔案管理人員進(jìn)行法律法規(guī)的相關(guān)教育之外，還應(yīng)培養(yǎng)檔案工作人員擁有高度責(zé)任感和榮譽(yù)感的敬業(yè)精神。通過對職業(yè)素質(zhì)的教育，培養(yǎng)工作人員對待工作能有正確的行為準(zhǔn)則和不辭辛苦的工作態(tài)度，全心服務(wù)于單位的檔案管理工作，并以熱情的態(tài)度做好對來訪人員的接待工作。
4加強(qiáng)檔案室的安全管理
檔案管理工作最后一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容就是檔案的安全保管。
首先，要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進(jìn)行時(shí)不出任何意外，就應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監(jiān)控設(shè)備的使用，嚴(yán)格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。
其次，通過對電路系統(tǒng)和電器設(shè)備使用情況的定期檢查，及時(shí)排除火災(zāi)隱患，保證消防設(shè)施設(shè)置齊全，將火災(zāi)發(fā)生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。
最后，對檔案的保管采用科學(xué)手段和防護(hù)措施，通過利用高科技的先進(jìn)設(shè)備、專業(yè)的安全防護(hù)和先進(jìn)技術(shù)，保證檔案存放環(huán)境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。
5結(jié)束語
目前我國事業(yè)單位在檔案管理方面存在著部分問題，為保證檔案在各項(xiàng)工作中能發(fā)揮自身的重要利用效果，非常有必要對當(dāng)前檔案管理工作方法進(jìn)行改進(jìn)，通過提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認(rèn)知、用現(xiàn)代化和科技化手段改善管理方法、加強(qiáng)檔案管理人員自身建設(shè)和檔案安全管理四個(gè)方面的優(yōu)化，使檔案管理工作更好的適應(yīng)各項(xiàng)工作的需要。
參考文獻(xiàn)：
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全文如下：
關(guān)于印發(fā)《會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》的通知
財(cái)會[20xx]1號
各省、自治區(qū)、直轄市財(cái)政廳(局)、檔案局，深圳市財(cái)政委員會、檔案局：
為規(guī)范會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理，保障審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計(jì)師法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及有關(guān)規(guī)定，財(cái)政部、國家檔案局制定了《會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，自20xx年7月1日起施行。
財(cái)政部 國家檔案局
20xx年1月11日
附件：
會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法
第一章
總 則
第一條 為規(guī)范會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理，保障審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計(jì)師法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的會計(jì)師事務(wù)所管理審計(jì)檔案，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱審計(jì)檔案，是指會計(jì)師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則要求形成的審計(jì)工作底稿和具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。
第四條 審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由會計(jì)師事務(wù)所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財(cái)政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 會計(jì)師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人對審計(jì)檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)明確一名負(fù)責(zé)人(合伙人、股東等)分管審計(jì)檔案工作，該負(fù)責(zé)人對審計(jì)檔案工作負(fù)分管責(zé)任。
會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門崗位或指定專人具體管理審計(jì)檔案并承擔(dān)審計(jì)檔案管理的直接責(zé)任。審計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)接受檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。
第六條 會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身經(jīng)營管理實(shí)際，建立健全審計(jì)檔案管理制度，采用可靠的防護(hù)技術(shù)和措施，確保審計(jì)檔案妥善保管和有效利用。
會計(jì)師事務(wù)所從事境外發(fā)行證券與上市審計(jì)業(yè)務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第二章
歸檔、保管與利用
第七條 會計(jì)師事務(wù)所從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的要求，及時(shí)將審計(jì)業(yè)務(wù)資料按審計(jì)項(xiàng)目整理立卷。
審計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對接收的審計(jì)檔案及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。
第八條 會計(jì)師事務(wù)所不得任意刪改已經(jīng)歸檔的審計(jì)檔案。按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則規(guī)定可以對審計(jì)檔案作出變動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)履行必要的程序，并保持完整的變動(dòng)記錄。
第九條 會計(jì)師事務(wù)所自行保管審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)配置專用、安全的審計(jì)檔案保管場所，并配備必要的設(shè)施和設(shè)備。
會計(jì)師事務(wù)所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計(jì)檔案，或委托依法設(shè)立、管理規(guī)范的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡稱中介機(jī)構(gòu))代為保管。
第十條 會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的規(guī)定，結(jié)合審計(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)評估情況等因素合理確定審計(jì)檔案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一條 審計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)損毀、遺失等異常情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向分管負(fù)責(zé)人或經(jīng)其授權(quán)的其他人員報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
第十二條 會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案利用制度，規(guī)范審計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出等環(huán)節(jié)的工作。
第十三條 會計(jì)師事務(wù)所對審計(jì)檔案負(fù)有保密義務(wù)，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。手續(xù)不健全的，會計(jì)師事務(wù)所有權(quán)不予提供。
第三章
權(quán)屬與處置
第十四條 審計(jì)檔案所有權(quán)歸屬會計(jì)師事務(wù)所并由其依法實(shí)施管理。
第十五條 會計(jì)師事務(wù)所合并的，合并各方的審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的會計(jì)師事務(wù)所統(tǒng)一管理。
第十六條 會計(jì)師事務(wù)所分立后原會計(jì)師事務(wù)所存續(xù)的，在分立之前形成的審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理。
會計(jì)師事務(wù)所分立后原會計(jì)師事務(wù)所解散的，在分立之前形成的審計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)分立協(xié)議，由分立后的會計(jì)師事務(wù)所分別管理，或由其中一方統(tǒng)一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第十七條 會計(jì)師事務(wù)所因解散、依法被撤銷、被宣告破產(chǎn)或其他原因終止的，應(yīng)當(dāng)在終止之前將審計(jì)檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第十八條 會計(jì)師事務(wù)所分所終止的，應(yīng)當(dāng)在終止之前將審計(jì)檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第十九條 會計(jì)師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實(shí)體存續(xù)的，應(yīng)當(dāng)在交回執(zhí)業(yè)證書之前將審計(jì)檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第二十條 有限責(zé)任制會計(jì)師事務(wù)所及其分所因組織形式轉(zhuǎn)制而注銷，并新設(shè)合伙制會計(jì)師事務(wù)所及分所的，轉(zhuǎn)制之前形成的審計(jì)檔案由新設(shè)的合伙制會計(jì)師事務(wù)所及分所分別管理。
第二十一條 會計(jì)師事務(wù)所及分所委托中介機(jī)構(gòu)代為保管審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)簽訂書面委托協(xié)議，并在協(xié)議中約定審計(jì)檔案的保管要求、保管期限以及其他相關(guān)權(quán)利義務(wù)。
第二十二條 會計(jì)師事務(wù)所及分所終止或會計(jì)師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實(shí)體存續(xù)的，應(yīng)當(dāng)在交回執(zhí)業(yè)證書時(shí)將審計(jì)檔案的處置和管理情況報(bào)所在地省級財(cái)政部門備案。委托中介機(jī)構(gòu)代為保管審計(jì)檔案的，應(yīng)當(dāng)提交書面委托協(xié)議復(fù)印件。
第四章
鑒定與銷毀
第二十三條 會計(jì)師事務(wù)所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統(tǒng)稱檔案管理部門)應(yīng)當(dāng)定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同開展對保管期滿的審計(jì)檔案的鑒定工作。
經(jīng)鑒定后，確需繼續(xù)保存的審計(jì)檔案應(yīng)重新確定保管期限;不再具有保存價(jià)值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸?，?jīng)會計(jì)師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人簽字確認(rèn)后予以銷毀。
第二十四條 會計(jì)師事務(wù)所銷毀審計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)師事務(wù)所檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀電子審計(jì)檔案的，會計(jì)師事務(wù)所信息化管理部門應(yīng)當(dāng)派員監(jiān)銷。
第二十五條 審計(jì)檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監(jiān)銷人簽名等)應(yīng)當(dāng)長期保存。
第五章
信息化管理
第二十六條 會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段強(qiáng)化審計(jì)檔案管理，不斷提高審計(jì)檔案管理水平和利用效能。
第二十七條 會計(jì)師事務(wù)所對執(zhí)業(yè)過程中形成的具有保存價(jià)值的電子審計(jì)業(yè)務(wù)資料，應(yīng)當(dāng)采用有效的存儲格式和存儲介質(zhì)歸檔保存，建立健全防篡改機(jī)制，確保電子審計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。
第二十八條 會計(jì)師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)建立電子審計(jì)檔案備份管理制度，定期對電子審計(jì)檔案的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
第六章
監(jiān)督管理
第二十九條 會計(jì)師事務(wù)所從業(yè)人員轉(zhuǎn)所執(zhí)業(yè)的，離所前應(yīng)當(dāng)辦理完結(jié)審計(jì)業(yè)務(wù)資料交接手續(xù)，不得將屬于原所的審計(jì)業(yè)務(wù)資料帶至新所。
禁止會計(jì)師事務(wù)所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計(jì)檔案，禁止任何個(gè)人將審計(jì)檔案據(jù)為己有或委托個(gè)人私存審計(jì)檔案。
第三十條 會計(jì)師事務(wù)所違反本辦法規(guī)定的，由省級以上財(cái)政部門責(zé)令限期改正。逾期不改的，由省級以上財(cái)政部門予以通報(bào)、列為重點(diǎn)監(jiān)管對象或依法采取其他行政監(jiān)管措施。
會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理違反國家保密和檔案管理規(guī)定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。
第七章
附 則
【關(guān)鍵詞】高校服務(wù)體系；檔案管理工作；高素質(zhì)人才培養(yǎng)；檔案信息資源共享；
新時(shí)代院校事業(yè)前進(jìn)發(fā)展中無可取代的組成部分――高校檔案管理工作。也真實(shí)地反映了院校高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍建設(shè)、科學(xué)研究、對外服務(wù)功能和院校社團(tuán)活動(dòng)，檔案信息的搜集和檔案管理體系改革是當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理工作建立的關(guān)鍵因素，也是現(xiàn)高校檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的實(shí)現(xiàn)，需不斷培養(yǎng)創(chuàng)新人才，這是推動(dòng)高校檔案管理工作趨向現(xiàn)代化的重要保證。
1 高校檔案管理現(xiàn)代化體系的建立
遵循剛頒布的高校檔案管理規(guī)則，實(shí)事求是，根據(jù)院校的情況為其制定一套促進(jìn)院校全方面發(fā)展的規(guī)則，使“宏觀駕馭主干，微觀把握枝干”的準(zhǔn)則真正落實(shí)到檔案管理工作中，避免學(xué)校檔案管理成為院校管理工作的“幌子”，一定要遵照院校檔案管理的要求落實(shí)工作，前提是強(qiáng)化高校教師職工對“依法治檔”重要性的正確理解，為確保高校檔案工作更好的開展，院校需強(qiáng)化對全面做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，一方面要求院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并支持檔案管理工作的實(shí)施，院校檔案資料的預(yù)測、規(guī)劃、實(shí)施、指揮及把握是做好院校其它管理工作的基礎(chǔ)；另一方面，高校部門與部門之間應(yīng)建立合作關(guān)系，積極參與其它部門舉辦的各項(xiàng)院校宣傳活動(dòng)，借助活動(dòng)平臺鞏固并加強(qiáng)檔案管理在院校管理工作中的重要位置，于此同時(shí)，還可以讓院校各個(gè)部門認(rèn)識檔案管理工作內(nèi)容并深入了解檔案管理工作對其部門所發(fā)揮的作用，為后期日常生活中院校檔案信息搜集工作奠定基礎(chǔ)，使得院校檔案管理工作的步伐得以加快，在院校宣傳過程中應(yīng)建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度，現(xiàn)社會管理工作較看重有經(jīng)驗(yàn)的管理層人員，因此束縛了人才流動(dòng)性問題，易出現(xiàn)不思進(jìn)取的觀念，因而很難創(chuàng)新管理，這就要求競爭機(jī)制的引入。高校管理工作中應(yīng)明確責(zé)任分工，加強(qiáng)責(zé)任感和危機(jī)感，以此激發(fā)工作人員對檔案管理工作的熱情及潛質(zhì)，提升高校檔案工作的質(zhì)和量。
2 高校檔案管理人才培養(yǎng)
人才資源是現(xiàn)代化檔案管理的重要戰(zhàn)略資源。要以檔案管理人才資源強(qiáng)化檔案管理工作的戰(zhàn)略，落實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。筆者認(rèn)為，高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的關(guān)鍵，其中，專業(yè)人才是經(jīng)高等檔案管理教育并接受過專業(yè)實(shí)踐培訓(xùn)的，已被現(xiàn)代教育培訓(xùn)的人才，一方面熟知檔案管理專業(yè)知識，另一方面具備政治德育素養(yǎng)和熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校檔案是一所學(xué)校歷史和政治面貌及發(fā)展過程中的實(shí)事記錄，作為院校重要信息源的它，需要建立一支強(qiáng)大檔案管理人才隊(duì)伍。這支隊(duì)伍首先熱愛檔案管理工作，其次具備熟練的專業(yè)業(yè)務(wù)知識和實(shí)踐能力，再者具有良好作風(fēng)是基本，最終形成穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)、積極、創(chuàng)新的特有檔案管理人才。新時(shí)代檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)存在一定問題，如人員思想陳舊、缺乏創(chuàng)新意識、相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)低、專業(yè)人員的缺乏、隊(duì)伍穩(wěn)定性差等。針對這些問題，根據(jù)現(xiàn)檔案管理工作的要求和發(fā)展需要作出以下“人才興檔”的策略。
2.1 現(xiàn)代化的工作觀念
專業(yè)檔案管理受教于現(xiàn)代化的教育，這樣的人才思想現(xiàn)代化，沒有守舊思想，思維及工作方式靈活，能夠摒棄傳統(tǒng)，開拓創(chuàng)新[2]。對傳統(tǒng)的管理方式和思想觀念大膽提出質(zhì)疑，與此同時(shí)可很快接受新的事物。在現(xiàn)代化教育的熏陶下，他們喜歡創(chuàng)新，善于觀察現(xiàn)社會政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向和教育改革的趨勢，讓自己的創(chuàng)新意識良好的運(yùn)用在工作中。面對新形勢的他們會積極應(yīng)對，不落伍于現(xiàn)時(shí)代的發(fā)展，很好的適應(yīng)現(xiàn)代科技信息發(fā)展和社會變革的需求。
2.2 全面的檔案管理知識
檔案管理學(xué)是現(xiàn)時(shí)代被邊緣化的二級學(xué)科，它是人類文明史的功臣，作為檔案管理人員一方面要熟知檔案學(xué)的專業(yè)知識，另一方面要掌握和管理學(xué)科相關(guān)學(xué)科，這也是現(xiàn)時(shí)代高校專業(yè)檔案管理人才的特點(diǎn)。
2.3 工作動(dòng)力足
高素質(zhì)專業(yè)人才的大多喜愛在自己熟知并專長的專業(yè)上施展一技之長，促成自己的事業(yè)。因此他們在工作中會革新舊的檔案管理體系，工作中的他們精神飽滿、思維靈活、喜愛挖掘新事物。在現(xiàn)代化高校檔案管理中，推陳出新是一股重要能量。
高校需重視對檔案管理工作人員的繼續(xù)教育，這是他們的終身教育。實(shí)現(xiàn)的前提是隨時(shí)代教育的發(fā)展及時(shí)更新知識，為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)檔次，需把繼續(xù)教育和職稱評比及職位晉升薪資提高相結(jié)合，全方位保障檔案管理專業(yè)人員繼續(xù)教育的拓展和實(shí)施。
3 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合
現(xiàn)社會主義社會經(jīng)濟(jì)中信息資源作為比較重要的戰(zhàn)略資源，在其全方位歸并和信息的集中過程中，在合理歸并范疇中涉及的各領(lǐng)域檔案資源，經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和引導(dǎo)，利用對院校檔案資源編排和放置的調(diào)整檔案工作部門的整合等多項(xiàng)策略，再次把檔案管理部門和主管部門的工作內(nèi)容和準(zhǔn)則規(guī)劃清楚，明確它們之間的關(guān)系，以檔案管理部門為核心部門，其它主管部門做好輔助工作的院校檔案資源管理體制，使檔案資源得以優(yōu)配置。并完善管理制度強(qiáng)化機(jī)制，建立專業(yè)的院校檔案建設(shè)和管理制度，使高校各個(gè)部門檔案的形成、流轉(zhuǎn)和管理工作分工明確，促成院校檔案管理流轉(zhuǎn)新機(jī)制的建立，以保證每項(xiàng)檔案的規(guī)整和檔案管理模式的革新，堅(jiān)持以人為本的檔案管理體制，最大范圍的輔助和滿足院校需求為出發(fā)點(diǎn)，切實(shí)發(fā)揮檔案的獨(dú)有價(jià)值，遵從統(tǒng)一分類原則，讓院校服務(wù)“一條龍”模式盡快實(shí)現(xiàn)。
4 全方位實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享
院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)趨向現(xiàn)代化，因此高校檔案管理工作必須與其接軌，現(xiàn)時(shí)代院校借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備并使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行高校檔案管理工作，大大縮短了檔案信息收集時(shí)間，提高信息收集效率，從而讓檔案管理工作自動(dòng)化得以落實(shí)，不僅如此，實(shí)際檔案管理工作中也大大彰顯了人才的創(chuàng)新，不僅使檔案管理人員擺脫了繁瑣的手工勞務(wù)式的工作方式，還大幅度提高了人力資源利用率，檔案信息資源共享同步實(shí)施，用現(xiàn)代化科學(xué)方法加強(qiáng)高校檔案管理服務(wù)體系，采取建立多功能搜機(jī)制和服務(wù)方式的推陳出新來實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案管理工作作為院?；A(chǔ)工作的無可取代的組成部分之一，摒棄傳統(tǒng)檔案收集方式，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上不斷完善。使檔案館的綜合管理機(jī)制得以全方位提升，在院校檔案信息被收集和歸檔管理時(shí)，我們必須作為信息共享的主動(dòng)方，推動(dòng)并努力實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使院校檔案管理價(jià)值得以體現(xiàn)，再者使院校綜合檔案館創(chuàng)新管理準(zhǔn)則和全方位服務(wù)功能得以提高，以高校檔案管理工作更好地服務(wù)于院校管理工作。
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檔案管理是高職院校管理工作中的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化高職院校建設(shè)的發(fā)展需要，采用“五常法”進(jìn)行管理，既可以保證高職檔案管理工作持續(xù)有效地發(fā)展，又可以保證學(xué)校珍貴資料的完好和準(zhǔn)確性，同時(shí)還能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人才。
二、五常法含義
五常法來源日本，香港五常法協(xié)會率先將它改為“五常法”。其包含的意義包括：常組織（收集、存放、清除、回收、利用等）、常整頓（標(biāo)注、保管、管控）、常清潔（檢查、清掃、維護(hù)）、常規(guī)范（布置、指引、整理、調(diào)整、規(guī)則、評估、公示）、常自律（問責(zé)、訓(xùn)練、記錄、審核）。
三、高職檔案管理的現(xiàn)狀及問題
第一，由于學(xué)校的人員流動(dòng)快，在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，高職對檔案管理工作的認(rèn)識普遍沒有上升到一定高度，管理意識薄弱。領(lǐng)導(dǎo)層的注意力主要集中在生源、學(xué)校形象、專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、人才培養(yǎng)、教學(xué)大綱、就業(yè)創(chuàng)業(yè)等方面，而將檔案管理工作視為輔內(nèi)容放在次要的位置上。形成了檔案管理職責(zé)不清、缺乏工作規(guī)則的情況，導(dǎo)致了檔案資料的存放不當(dāng)甚至是丟失、遺漏。[1]第二，檔案的管理方法和方式也存在問題。例如管理理念滯后的問題，高職的檔案管理普遍沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，保管和利用以及整理等工作都是采用傳統(tǒng)的立卷歸檔、整理、裝訂等手法，先進(jìn)的數(shù)字化管理和建設(shè)沒有被采納進(jìn)來。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺沒有建立和完善，因此針對現(xiàn)代管理中的檔案利用、編研、遠(yuǎn)程查閱、上傳、下載等功能，高職檔案管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到使用的要求。[2]第三，檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能，兼職性、流動(dòng)性比較大。傳統(tǒng)的管理模式是設(shè)置一人擔(dān)任檔案多項(xiàng)管理工作，或者讓其他專業(yè)人員兼任檔案管理人員。實(shí)際上身兼數(shù)職的形式根本無法令檔案管理工作中的收集、管理、保管等環(huán)節(jié)達(dá)到要求。而且兼職人員一般都另有工作需要完成，無法集中精力和時(shí)間去進(jìn)行檔案工作的專門研究和工作部署。長期積累下來就形成了高職檔案管理缺乏專業(yè)專業(yè)人才、檔案收集、整理、歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的情況，導(dǎo)致高職檔案管理工作整體水平不高，給學(xué)校的管理形象造成負(fù)面影響。[3]
四、五常法檔案管理模式分析與探討
第一，常組織。對檔案管理工作進(jìn)行區(qū)域區(qū)分，如辦公區(qū)和借閱區(qū)應(yīng)劃分清晰，辦公區(qū)內(nèi)存放的是檔案管理部門的辦公用品，如電腦、文件柜、辦公桌、辦公室設(shè)備等；借閱區(qū)要營造安靜、整潔的借閱環(huán)境，包括桌椅和書架、照明設(shè)備以及供查閱的電腦終端設(shè)備等。檔案管理區(qū)域劃分為存檔區(qū)和清理區(qū)。存檔區(qū)要對檔案進(jìn)行移交、登記、立卷、歸檔等工作流程的執(zhí)行。清理區(qū)包括對等待清理的檔案和等待整理的檔案，都應(yīng)分類存放，整齊擺放，同時(shí)要有清晰的標(biāo)識，保證不會遺漏或者丟失。第二，常整頓。首先，是對存檔的檔案進(jìn)行分類，學(xué)校的檔案一般可分為黨群、行政、教學(xué)、科研等門類，擁有聲像、實(shí)物、文件等多種形式和載體。按照門類、形式、載體對這些檔案進(jìn)行存放后，按照統(tǒng)一管理的原則進(jìn)行存檔。其次，確立歸檔文件的分類號、文件號，統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。另外，是對重要、珍貴的檔案進(jìn)行掃描錄入，方便今后遠(yuǎn)程查閱或者快速調(diào)取。最后是定期檢查已存放檔案的保存情況，如果發(fā)現(xiàn)聲像有損傷、紙張破損、字跡模糊的檔案需要進(jìn)行修復(fù)和維護(hù)，可以通過裱糊、復(fù)印、重新刻錄、裝訂等方法，恢復(fù)檔案的原貌，保證檔案存放的整體質(zhì)量。第三，常清潔。創(chuàng)建清潔、安靜的檔案管理區(qū)域，需要日常的清潔和維護(hù)。首先做到“防塵”。確立細(xì)致的清掃工作流程和規(guī)則，對檔案存放區(qū)域進(jìn)行定期、全方位的打掃，確保整潔的工作環(huán)境。其次是清掃工作也要做到規(guī)范化、制度化，要對清潔人員設(shè)置清晰的工作的職責(zé)，制定清潔標(biāo)準(zhǔn)，包括清掃辦公區(qū)、閱覽區(qū)、檔案存放區(qū)的工作、開窗透風(fēng)的工作、防塵防潮工作、地板清掃工作等，都要嚴(yán)格的工作細(xì)則和考核標(biāo)準(zhǔn)，供工作人員遵照執(zhí)行。第四，常規(guī)范。首先是制定檔案管理工作準(zhǔn)則，采用有效的管理措施，對檔案管理區(qū)域的環(huán)境、設(shè)施、安全管理等要有嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其次是制定檔案管理人員的工作準(zhǔn)則，要求管理人員要加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，對制度嚴(yán)格執(zhí)行，遵守考核規(guī)范。另外，是建立檔案管理制度，形成檔案歸檔、結(jié)語、鑒定、銷毀等工作規(guī)定和條例。保證管理制度有理有據(jù)有細(xì)節(jié)，學(xué)校檔案工作有章可循，有法可依。第五，常自律。檔案管理人員要經(jīng)常通過開展活動(dòng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身各項(xiàng)工作能力和素質(zhì)，用積極主動(dòng)的工作態(tài)度面對檔案管理工作，養(yǎng)成廉潔自律的自覺性和工作習(xí)慣，腳踏實(shí)地、解放思想，用細(xì)心和耐心提高檔案管理工作水平，提升職業(yè)素養(yǎng)。
五、結(jié)束語
高職院校如今面對的是內(nèi)涵建設(shè)、管理提升的重要任務(wù)。更新管理理念，探索先進(jìn)的管理模式，才能應(yīng)對各項(xiàng)挑戰(zhàn)。檔案管理工作進(jìn)入學(xué)校加強(qiáng)管理工作的日程是大勢所趨。采用“五常法”貫穿在檔案管理工作，可以幫助高職院校管理盡快形成規(guī)范、高效的局面，營造更好的社會形象。
作者:張練 單位:內(nèi)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：城市地下管線 檔案管理 信息化建設(shè)
中圖分類號：P25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）03（b）-0156-02
城市地下管線檔案信息化管理發(fā)展，首先，必須經(jīng)過檢查以及工程勘測來進(jìn)行全方面的信息資料收集。其次，就是把收集到的所有信息進(jìn)行整理和歸納，進(jìn)而創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)資料庫，并且開發(fā)信息化管理體系。最后，提高信息資料的實(shí)效性，在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行信息資料的更新，采用動(dòng)態(tài)的管理方式。由于城市進(jìn)程速度不斷加速，所以對于地下管線檔案信息化管理就成了發(fā)展的必然趨勢。以下對城市地下管線檔案信息化管理進(jìn)行了簡要的闡述。
1 城市地下管線檔案管理信息化
在城市地下管線檔案管理當(dāng)中，其是根據(jù)較為先進(jìn)的設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對地下管線進(jìn)行勘探，并且這一工作模式是內(nèi)外業(yè)一體模式?？睖y公司采用非常專業(yè)的管線單位相關(guān)信息資料，而且通過單位提取的調(diào)繪圖作為必要條件，把調(diào)查以及設(shè)施勘測結(jié)合起來，經(jīng)過各個(gè)管線點(diǎn)創(chuàng)建控制測量網(wǎng)線。運(yùn)用機(jī)械輔助生成圖繪工作，來取得較好的數(shù)據(jù)效果。并且必須規(guī)定全程都要安排專業(yè)人士進(jìn)行監(jiān)管，而對于測量作業(yè)所獲取的信息資料結(jié)論，根據(jù)相關(guān)規(guī)定儲存到檔案里面，且對城市地下管線檔案做動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)，進(jìn)行監(jiān)控管線的數(shù)據(jù)資料庫以及信息化管理體系，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料分享的時(shí)候，讓地下管線信息管理和信息化社會相接。而城市地下管線檔案信息化管理的內(nèi)容就是給目標(biāo)項(xiàng)目制作工程報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、制定技術(shù)相關(guān)準(zhǔn)則、采集地下管線信息、調(diào)查地下管線實(shí)際情況、構(gòu)建地下管線數(shù)據(jù)庫、開發(fā)數(shù)據(jù)管理體系等。
2 信息化管理建設(shè)的技術(shù)運(yùn)用情況
在城市地下管線檔案管理中，地下管線的控制網(wǎng)的布局，應(yīng)當(dāng)在管線的勘察地區(qū)設(shè)置GIS網(wǎng)點(diǎn)，這樣就能夠更加容易測量到管線的正確位置和地下管線的坐標(biāo)以及開展測繪工作。把GIS當(dāng)成最高級別的控制，并且按照需求從重要路網(wǎng)恰當(dāng)?shù)貙σ患壓投墝?dǎo)線網(wǎng)進(jìn)行加密工作，對全部的導(dǎo)線點(diǎn)開展測量工作。而進(jìn)行實(shí)際測量工作必須采用串測的方式測量，從而形成四等水平高程網(wǎng)，這樣可以給勘察地下管線以及測繪帶狀地形圖的平面和高程運(yùn)算提供非常正確的數(shù)據(jù)信息。
開展管線勘測工作過程中，應(yīng)當(dāng)按照道路沿線勘察，且尋找各種類型的地下管線方向和地下管線的有關(guān)規(guī)定以及管線材料等基本信息資料，經(jīng)過查找地下管線的平面區(qū)域和埋設(shè)以及高程這幾個(gè)指標(biāo)，依據(jù)測量信息資料繪制帶狀地形圖。這里所繪制的地形圖的比例應(yīng)當(dāng)是1∶500。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)繪制出各種專業(yè)的地下管線圖。進(jìn)行地下管線檔案信息化管理時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建信息管理體系。而信息管理體系一般有：創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)資料庫、運(yùn)行地下管線檔案管理體系、對數(shù)據(jù)信息管理實(shí)行動(dòng)態(tài)管理工作等。而地下管檔案管理信息體系本身就是一種應(yīng)用性的體系，其把網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)當(dāng)作一個(gè)載體，把GIS作為技術(shù)支持的一個(gè)平臺，這樣才能做好管理工作。
3 創(chuàng)建信息化管理機(jī)制
3.1 把地下管線檔案管理信息統(tǒng)一化
創(chuàng)建城市地下管線檔案信息化管理機(jī)制，必須把地下管線檔案管理信息統(tǒng)一化。其開展管理信息統(tǒng)一化過程應(yīng)當(dāng)包含普遍檢查結(jié)果的檔案信息、地下管線檔案信息與地下管線檔案動(dòng)態(tài)管理信息。將這部分信息資料進(jìn)行統(tǒng)一化集中式管理，保證城市地下管線檔案數(shù)據(jù)資料精確程度高以及工作效率好，進(jìn)而給城市地下管線檔案創(chuàng)建綜合性關(guān)系體系和動(dòng)態(tài)管理體系提供必要條件。而針對信息資料管理過程中可能會牽扯到的一些數(shù)據(jù)信息的收集和數(shù)據(jù)信息的入庫，以及工程完工測量等，開展綜合型的信息管理統(tǒng)一化方式。
3.2 創(chuàng)建地下管線檔案管理信息查找制度
施工單位要想領(lǐng)取工程計(jì)劃許可證，其必要依據(jù)是：首先經(jīng)過了城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)的認(rèn)可，而且獲得了工程施工地段的地下管線實(shí)際情況的信息資料。進(jìn)行申請工程計(jì)劃許可證的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)把已經(jīng)獲得的地下管線實(shí)際情況的相關(guān)信息資料拿給主管部門。而施工單位開展作業(yè)之前，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)查找施工地區(qū)的地下管線實(shí)際情況的信息資料。這樣能夠讓施工單位清楚了解到工程施工點(diǎn)的地下管線情況，防止因?yàn)殚_展盲目施工，引發(fā)一系列故障問題。
3.3 創(chuàng)建工程完工測量制度
不管是哪一個(gè)工程，在完工之前都需要安排工程測量公司根據(jù)相關(guān)要求開展測量工作。而安排工程測量公司的單位必須是負(fù)責(zé)這個(gè)工程的施工單位。而針對不一樣的地區(qū)應(yīng)當(dāng)通過當(dāng)?shù)氐牡刭|(zhì)特征和城市發(fā)展對檔案管理信息的相關(guān)規(guī)定及數(shù)據(jù)準(zhǔn)則對地下管線開展數(shù)據(jù)收集工作。使用具備保障性的舉措，保證工程完工的測量數(shù)據(jù)精確程度以及繪制的工程地下管線完工圖的準(zhǔn)備程度。
3.4 實(shí)施檔案管理信息
因?yàn)楣こ淌┕τ跈n案信息資料的有效性需求，創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的信息管理機(jī)制就顯得很重要。工程完工開展測量工作以后，施工單位根據(jù)要求遞送地下管線檔案信息資料。而針對已使用的地下管線工程，專業(yè)管理公司需要對進(jìn)行改變的和已經(jīng)廢掉的部分管線做一個(gè)登記。且要明確時(shí)間地點(diǎn)，把需要修改的地下管線圖遞送到城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)。而城市建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)必須即刻把管線工程檔案信息記錄到對應(yīng)的數(shù)據(jù)資料庫中。經(jīng)過兩方的配合和協(xié)調(diào)，完成地下管線動(dòng)態(tài)管理。
4 結(jié)語
城市地下管線檔案管理在國家經(jīng)濟(jì)當(dāng)中占有一席之地，所以必須加強(qiáng)城市地下管線檔案管理信息化發(fā)展，進(jìn)而確保國家經(jīng)濟(jì)得到有效發(fā)展。而地下管線檔案管理信息化其實(shí)就是把管理的詳細(xì)發(fā)展過程記錄下來，而且還能夠給城市建設(shè)提供良好的社會服務(wù)。所以，必須盡快完成地下管線檔案管理信息化發(fā)展，統(tǒng)一管線信息資料，創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的信息化管理模式，構(gòu)建綜合型信息管理體系等。這樣才能促進(jìn)城市地下管線檔案管理信息化發(fā)展。
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一、檔案信息化過程中存在的安全問題
1.信息在傳輸、存儲中存在泄露、損壞隱患。傳統(tǒng)的檔案運(yùn)輸和儲存通常受到時(shí)間和空間的限制，需要耗費(fèi)較多的人力、物力，但信息泄露的渠道較為單一，竊取和損壞信息的成本較高。而在信息化的檔案管理中，檔案數(shù)據(jù)的傳輸和存儲一般通過互聯(lián)網(wǎng)或者移動(dòng)存儲設(shè)備來進(jìn)行，流通流程大大減少，成本低、速度快，但這同時(shí)也加大了信息泄露、丟失、篡改的風(fēng)險(xiǎn)，并且與傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲方式不同的是，數(shù)據(jù)信息一旦泄露便無法完全回收，這也導(dǎo)致其泄露的后果更為嚴(yán)重。而在檔案的保管環(huán)節(jié)，也存在著數(shù)據(jù)損毀的風(fēng)險(xiǎn)，如不定期對電子器件、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，如一旦發(fā)生硬件損壞，就極有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。2.惡意攻擊和病毒威脅。病毒攻擊對檔案信息化建設(shè)有著巨大威脅。隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，檔案存儲方式多樣化，許多機(jī)構(gòu)選擇將檔案數(shù)據(jù)存放在第三方云平臺來降低數(shù)據(jù)管理的成本，這也一定程度上增加了檔案數(shù)據(jù)被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于對信息化的過度依賴，缺乏應(yīng)急機(jī)制，當(dāng)發(fā)生病毒攻擊事件時(shí)，檔案管理工作直接癱瘓，對公民造成不便。2017年5月，比特幣勒索病毒在全球超過74個(gè)國家爆發(fā)流行，我國多所大學(xué)和政府機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)被攻擊，公民個(gè)人信息、院校學(xué)術(shù)資料被竊取鎖定，給國家和人民帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。3.公民信息安全意識淡薄。公民個(gè)人信息安全意識淡薄也對我國的檔案信息化管理造成了一定的影響。在公民進(jìn)行電子信息的填報(bào)和存儲時(shí)，對信息安全起不到足夠的重視，如不注重個(gè)人電腦的病毒查殺和定期維護(hù)，瀏覽釣魚網(wǎng)站使電腦被木馬軟件入侵等，這些行為都會導(dǎo)致公民的個(gè)人信息受到威脅。同時(shí)，在日常的信息數(shù)據(jù)處理時(shí)由于粗心大意，導(dǎo)致頁面忘記關(guān)閉、密碼沒有遮擋等也都會泄露信息。2016年轟動(dòng)一時(shí)的“高考志愿篡改”案的一部分原因就是由于部分考生未對初始密碼進(jìn)行修改，導(dǎo)致犯罪分子通過身份證信息來篡改這些考生的志愿，產(chǎn)生了極其惡劣的影響。
二、檔案信息化的安全對策
關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；特點(diǎn)；策略
疾控中心是維護(hù)民眾生命健康的重要組織機(jī)構(gòu)，其內(nèi)部檔案是疾控中心在開展傳染病預(yù)防控制、突發(fā)衛(wèi)生事件處理、健康教育宣傳及實(shí)驗(yàn)室分析過程中累積的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，對其今后工作的開展具有重要指導(dǎo)意義。注重疾控中心檔案管理質(zhì)量的提升，能夠?yàn)槠浣窈蟾黜?xiàng)疾控工作高效進(jìn)行奠定基礎(chǔ)，確保疾病預(yù)防控制決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。
1疾控中心檔案特點(diǎn)
①信息來源復(fù)雜。疾控中心檔案來源繁多，不僅涉及有人類疾病、各種傳染病、流行病，還包括有社會環(huán)境、人文環(huán)境、環(huán)境污染、地質(zhì)水質(zhì)等。②客體對象群集。疾控中心肩負(fù)維護(hù)社會民眾生命健康的重任，涉及最多的便是各種傳染病及自然災(zāi)害，疾控檔案反映客體對象的群集性特點(diǎn)十分明顯。③信息主體民主性。疾控中心檔案內(nèi)容與社會億萬民眾具有直接關(guān)系，以免費(fèi)接種項(xiàng)目為例，民眾具有選擇或拒絕的權(quán)利，這體現(xiàn)了我國基本衛(wèi)生保健的民主性，因而疾控中心檔案信息主體具有民主性特點(diǎn)。④檔案內(nèi)容全球性。疾控中心檔案中涉及的傳染病、流行病等內(nèi)容并不受地理位置局限，全球范圍內(nèi)均可發(fā)生，因而檔案內(nèi)容還涉及許多國外相關(guān)信息資料。
2疾控中心檔案管理質(zhì)量提升策略
2．1增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識
服務(wù)是檔案工作的屬性，是檔案工作永恒的主題，做好服務(wù)工作始終是檔案部門的努力方向。因此疾控中心應(yīng)重視檔案管理人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，提高檔案開發(fā)利用率，以便于為疾控預(yù)防與控制提供科學(xué)資料依據(jù)［1］。要想提升疾控中心管理人員管理意識和服務(wù)意識，重點(diǎn)在于加強(qiáng)疾控中心領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案管理工作的重視度，比如可以將檔案管理質(zhì)量規(guī)劃到管理人員效率考評內(nèi)容當(dāng)中，以此來調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作主動(dòng)性，并針對檔案管理工作制定相關(guān)競爭和獎(jiǎng)勵(lì)制度，激發(fā)管理人員積極性。另外，建立起良好的檔案工作環(huán)境，真正提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為政府、民眾及其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供更好的服務(wù)。
2．2制定完善檔案管理法規(guī)體系
疾控中心應(yīng)根據(jù)自身檔案管理特點(diǎn)制定科學(xué)、完善的管理法規(guī)體系，對檔案管理原則、主體、方法、開發(fā)準(zhǔn)則、利用等內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)還要確定疾控中心檔案管理范圍、責(zé)任人、歸檔期限、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)流程手續(xù)等內(nèi)容；制定保管期限規(guī)定、保管期限表和疾控檔案保密規(guī)定；應(yīng)明確檔案開發(fā)利用相關(guān)章程內(nèi)容，包括檔案開發(fā)原則、開發(fā)權(quán)限、開發(fā)時(shí)間等；制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)及檔案類目級次，構(gòu)建疾控中心檔案分類體系；明確疾控檔案檔號編制規(guī)則及檔號代碼編制疾控檔案類目、歸檔、保管期限、密級一覽表，規(guī)范疾控中心檔案全國統(tǒng)一分級管理，提高疾控中心檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。
2．3構(gòu)建制度確保檔案管理安全
當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，許多疾控中心已經(jīng)開始加大進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理效率及質(zhì)量都得到的進(jìn)一步提升，但隨之而來的信心安全問題也備受關(guān)注。信息時(shí)代背景下的檔案管理存在使用權(quán)限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以保障［2］。因此，疾控中心針對自身信息化檔案管理還應(yīng)制定相應(yīng)的安全保障制度，確保檔案管理安全性和保密性。嚴(yán)格依照國家及教育部門相關(guān)法律法規(guī)及章程制度來進(jìn)行，提高檔案管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外，還可利用電子身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件等技術(shù)來提高檔案安全性。
2．4注重管理人員綜合素質(zhì)提升
要想提高檔案管理水平，必須要重視管理人才培養(yǎng)及管理人員綜合素質(zhì)提升。①重視檔案管理人才選拔工作，強(qiáng)調(diào)優(yōu)秀檔案管理人才的選拔，提高檔案管理工作的進(jìn)入門檻，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理的規(guī)范化與專業(yè)化發(fā)展，避免因?yàn)楣芾砣藛T自身素質(zhì)問題而阻礙檔案管理工作的有序開展；②可定期組織開展各種教育培訓(xùn)活動(dòng)。要做好檔案管理就應(yīng)當(dāng)努力提升管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，通過培訓(xùn)教育活動(dòng)的組織開展，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，在實(shí)踐訓(xùn)練中增強(qiáng)他們的專業(yè)技術(shù)能力。另外，疾控中心應(yīng)支持檔案管理人員學(xué)習(xí)深造，參與各種職稱考試，要求他們掌握必備信息化管理技術(shù)，保證檔案管理質(zhì)量的創(chuàng)新提升。
3結(jié)束語
在當(dāng)前時(shí)展背景下，必然會對疾控中心檔案管理工作提出更多、更高的要求。增強(qiáng)服務(wù)意識、制定法規(guī)體系、確保檔案安全、提升人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)依章、依規(guī)、依法檔案管理，是推進(jìn)疾控中心檔案管理工作的有效途徑。
［參考文獻(xiàn)］
［1］周娟．疾控檔案管理存在的問題及對策［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2015，（17）：71．
摘 要:在高校檔案信息管理與傳播中，存在著信息保密與開放利用、知情權(quán)保障與隱私權(quán)保護(hù)、檔案信息數(shù)字化與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等三大倫理困境。為突破這些倫理困境，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著手制訂檔案信息的倫理規(guī)范守則，注意檔案立法中的倫理融入以及提升檔案管理者與利用者的倫理自律精神。
關(guān)鍵詞:高校檔案;信息倫理;倫理困境
高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理和傳播活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)化趨向日益明顯，而新的時(shí)空環(huán)境和方式方法更加使檔案工作凸顯出了一些倫理困境(EthicalDi-lemma)問題。分析高校倫理困境產(chǎn)生的原因及提出突破倫理困境的對策，對于做好高校檔案信息管理與傳播工作具有重要的理論與現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校檔案信息管理與傳播中的三大倫理困境
(一)高校檔案信息保密要求與檔案開放利用的倫理困境檔案承載著大量的人類社會活動(dòng)的原生信息，是一種寶貴的信息資源，它具有憑證價(jià)值與情報(bào)價(jià)值的二重性。檔案價(jià)值的二重性，決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關(guān)系。憑證價(jià)值決定了檔案形成者的資料與活動(dòng)內(nèi)容在一定的時(shí)限和范圍具有不公開性，即具有保密性。而情報(bào)價(jià)值意味著檔案需要適應(yīng)社會利用檔案的要求，有向全社會開放的義務(wù)與責(zé)任。
在現(xiàn)代民主政治時(shí)代，檔案開放已經(jīng)成為必然。美國學(xué)者史蒂文·盧巴(Sreven Lubar)認(rèn)為，“檔案是一種權(quán)力”，他援引法國哲學(xué)家雅克·德里達(dá)(JacquesDerri-da)的話來加以證實(shí):“失去對檔案的控制就等于失去了政治權(quán)力，民主的有效性通常用下面的標(biāo)準(zhǔn)來衡量:對檔案工作(包括檔案的構(gòu)成和闡釋)的參與和對檔案的利用?！盵2]基于檔案價(jià)值的二重性，《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案管理部門要向社會開放檔案，以便廣泛地、充分地發(fā)揮檔案的作用;同時(shí)又規(guī)定了檔案保密期限，涉及國家安全或者重大利益以及其它不宜開放的檔案控制使用，違者要承擔(dān)責(zé)任?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:凡持有合法證明的單位或個(gè)人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復(fù)制;同時(shí)又規(guī)定了“涉及黨和國家秘密的，涉及專利或技術(shù)秘密的，涉及個(gè)人隱私的，以及檔案形成部門規(guī)定限制利用的”的館藏檔案要控制性開放。
由此可見，對于高校來說，一方面要求發(fā)揮檔案室的職能作用，最大限度地開放檔案，公開會議文件、會議記錄、人事管理、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、教學(xué)管理、科研管理、考務(wù)學(xué)籍等信息;另一方面又要根據(jù)具體的對象和內(nèi)容對公開的程度和范圍有所限制。這就使高校檔案信息管理與傳播在具體操作中出現(xiàn)了開放性與保密性相沖突的倫理困境:當(dāng)公開某一信息會對他人或單位造成消極影響或名譽(yù)及經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，是否能夠不加限制地公開?當(dāng)學(xué)?；蛘邘熒男畔⒈Ｗo(hù)權(quán)與社會公眾的知情權(quán)發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)該基于什么倫理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研判?等等。
(二)知情權(quán)保障與隱私權(quán)保護(hù)的倫理困境知情權(quán)是公民知悉、獲取信息的自由與權(quán)利，它既有憲法、行政法等公法領(lǐng)域的內(nèi)容，又有私法的因素。
早在1946年聯(lián)合國大會通過的第59號決議中，就強(qiáng)調(diào)“查情報(bào)自由原為基本人權(quán)之一”。隱私權(quán)則是公民個(gè)人所享有的依法維護(hù)私人生活安寧和私人信息秘密不受干擾的一種獨(dú)立的人格權(quán)。由于隱私權(quán)深入到人類社會生活和人們的內(nèi)心世界來保護(hù)自然人的人格與精神狀態(tài)，所以隱私權(quán)還是一種高層次的人格權(quán)。
現(xiàn)在高校檔案部門，囿于傳統(tǒng)做法影響，在檔案開放范圍和開放程度方面，主觀封閉式的做法依然占主導(dǎo)地位，表現(xiàn)為:檔案開放的界限模糊、對象不清，在開放與不開放之間優(yōu)先選擇不開放，檔案解密與開放時(shí)間經(jīng)常被人為拖后，檔案開放、利用程序比較煩瑣，用戶被拒絕開放時(shí)缺少司法救濟(jì)制度等。這些問題的存在無疑影響了師生和社會公眾的知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。而與此同時(shí)，隱私權(quán)保護(hù)在檔案開放利用中也出現(xiàn)了保障不力的情況。高校檔案信息作為歷史的記錄，含有大量的個(gè)人數(shù)據(jù)信息，許多涉及了個(gè)人隱私。由于高校檔案部門對隱私認(rèn)定缺乏統(tǒng)一、具體的評判標(biāo)準(zhǔn)，在保密制度執(zhí)行中又缺乏有效的機(jī)制，致使隱私權(quán)遭侵犯的情況在高校屢次發(fā)生。
上述這些反映了高校在檔案信息管理與傳播中存在隱私權(quán)與知情權(quán)相沖突的倫理困境。尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的模式不斷更新之時(shí)，隱私權(quán)與知情權(quán)的兩相沖突成為人們不得不予以關(guān)注的倫理困境。
(三)加速檔案信息數(shù)字化進(jìn)程與加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的倫理困境檔案作為智力勞動(dòng)者在社會實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的歷史原始記錄，從文件到檔案都凝聚著形成者的智慧，許多更屬于知識產(chǎn)權(quán)尤其是著作權(quán)保護(hù)的范疇。近年來，檔案部門頻頻接受官員、學(xué)者及其他社會著名人士的檔案捐贈(zèng);某些企事業(yè)單位或個(gè)人出于安全或保密考慮，也將本單位或個(gè)人活動(dòng)中形成的檔案文件委托給高校檔案部門寄存或代管。檔案來源的多樣化導(dǎo)致了館藏檔案著作權(quán)狀態(tài)的多元化、復(fù)雜化，檔案部門在檔案信息的管理、利用過程中極可能引發(fā)著作權(quán)益糾紛。如轟動(dòng)一時(shí)的1990年清朝末代皇帝溥儀的遺孀李淑賢狀告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌違法利用檔案館中的捐贈(zèng)資料一案就曾引發(fā)了國內(nèi)關(guān)于檔案管理工作中著作權(quán)保護(hù)問題的探討。[3]在當(dāng)前檔案信息數(shù)字化進(jìn)程不斷加快的情況下，知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題顯得更為突出。
在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識產(chǎn)權(quán)就代表著財(cái)富。而對檔案信息資源的利用開發(fā)，就是對館藏資料中既有的技術(shù)方案和技術(shù)成果進(jìn)行再發(fā)明和再創(chuàng)新，使之成為《專利法》所保護(hù)的對象，并用專利技術(shù)為社會創(chuàng)造財(cái)富。所以，在高校檔案信息的開發(fā)和利用中，難免出現(xiàn)一些見利忘義的人違背倫理道德，盜用技術(shù)資料，侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)。這就使高校檔案信息管理與傳播出現(xiàn)了檔案資源共享與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的倫理困境:如何在檔案信息數(shù)字化進(jìn)程中妥善管理好檔案資料，如何在加快檔案信息數(shù)字化進(jìn)程的同時(shí)，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)不受到侵犯?
二、高校檔案信息管理與傳播中突破倫理困境的思考
為深度開發(fā)與利用檔案信息資源，加強(qiáng)檔案資源及信息化建設(shè)，提高高校檔案事業(yè)服務(wù)高等教育與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力與水平，必須從思想和實(shí)踐上解決上述三大倫理困境。我們應(yīng)該認(rèn)識到這些道德沖突境況并不是必舍其一的兩難處境，而是采取有效措施就可以兼顧相融、妥善處理好的問題。筆者認(rèn)為，當(dāng)前高校檔案部門可以采取以下三方面的措施來謀求倫理困境的突破:
(一)制訂檔案信息的倫理規(guī)范與守則現(xiàn)在，國內(nèi)各高校尤其是重點(diǎn)高校為做好檔案工作，都制定了較為完善的一些檔案管理的規(guī)章制度，如武漢大學(xué)就制定了檔案安全保密制度、檔案借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員守則、檔案館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)工作職責(zé)、聲像檔案管理辦法及名人檔案保管利用辦法等規(guī)章制度。但是國內(nèi)高校基本上
轉(zhuǎn)貼于 還都沒有制定關(guān)于檔案信息的倫理規(guī)范與守則。而檔案信息不僅是一個(gè)技術(shù)問題，而且蘊(yùn)涵著復(fù)雜的倫理問題。在存在倫理沖突的情況下，針對檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用環(huán)境，提出檔案信息管理與傳播的倫理原則與具體的倫理規(guī)范，應(yīng)當(dāng)是高校檔案部門的重要責(zé)任。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息倫理規(guī)范的可操作性研究，提出和制定行之有效的倫理準(zhǔn)則，為檔案信息管理與傳播構(gòu)建合理的倫理空間。
例如，就保護(hù)和實(shí)現(xiàn)知情權(quán)而言，在高?，F(xiàn)實(shí)的檔案工作中，雖然國家《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》里都要求檔案部門要為師生和社會公民提供開放服務(wù)，但實(shí)際情況卻往往是檔案部門以保護(hù)隱私、保密等各種借口推遲甚至拒絕對外開放和提供利用，從而人為地將大量檔案束之高閣，使師生和社會公眾的知情權(quán)難以實(shí)現(xiàn)。這就需要制訂針對性的、詳細(xì)的倫理規(guī)則，對檔案信息安全、知識產(chǎn)權(quán)、版權(quán)及隱私權(quán)等權(quán)益保護(hù)的必要性作出專門的說明、制定明確的道德規(guī)范，以找出一個(gè)合理的尺度來進(jìn)行權(quán)利義務(wù)的配置，在保護(hù)隱私權(quán)的前提下使知情權(quán)能得到最大程度的實(shí)現(xiàn)，促使沖突的最佳解決。
(二)檔案立法中的倫理精神融入檔案信息立法是一種硬性的法律手段，它借助于國家強(qiáng)制力的威懾，不僅可以有效地打擊檔案信息領(lǐng)域的各種違法犯罪行為，而且可以為檔案信息倫理的實(shí)施創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。在檔案信息法規(guī)建設(shè)過程中要注意以下兩個(gè)問題:一是應(yīng)當(dāng)充分考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理與傳播的特點(diǎn)、規(guī)律，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，給出相應(yīng)的法律概念，對于無法確定的問題，應(yīng)盡可能的給出上位概念，并在宏觀上加以規(guī)范;二是檔案法規(guī)應(yīng)具有充分的可操作性，與現(xiàn)有的法律法規(guī)體系保持很好的兼容性，應(yīng)從維護(hù)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源正常傳播與合理使用的角度，維護(hù)檔案信息所有者、保管者與利用者的正當(dāng)權(quán)益。
雖然現(xiàn)在檔案法規(guī)的形式化和國家化特征日益突出，但并未改變其倫理存在的性質(zhì)，倫理道德仍然為人們的檔案行為活動(dòng)提供著基本的價(jià)值理念和準(zhǔn)則。因此檔案立法必須以基本的倫理標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)才能不失其存在的社會根基。如果檔案立法原則不能體現(xiàn)、反映高尚的倫理價(jià)值取向和道德規(guī)范要求，就不能成為良法，也就不能獲得社會的普遍認(rèn)同，更不能變?yōu)闄n案活動(dòng)中起作用的實(shí)際準(zhǔn)則。所以在進(jìn)行現(xiàn)實(shí)檔案立法的過程中，應(yīng)該考慮到道德精神的融入，只有蘊(yùn)含在立法原則中的價(jià)值理性才是檔案立法者創(chuàng)制法律的根本追求和終極理念，這在我們制定出符合共同需要的檔案法律過程中應(yīng)起著極其重要的導(dǎo)向作用。
同時(shí)，高校應(yīng)該通過正確的輿論導(dǎo)向，使人們形成義務(wù)與責(zé)任相互作用和交融的道德感，在學(xué)校和社會上形成一股貫穿檔案信息活動(dòng)始終的良好道德風(fēng)尚，為檔案信息法律的制定奠定廣泛而堅(jiān)實(shí)的社會心理、道德習(xí)俗等方面的基礎(chǔ)，同時(shí)為檔案信息法律的實(shí)施提供社會公眾在道義上、輿論上的支持。
(三)提升檔案信息管理者和利用者的倫理自律精神道德層面的規(guī)范是靠行為者自身的自覺信念來維持的，是其自身的一種自我約束與調(diào)節(jié)。因而，高等院校應(yīng)該利用其學(xué)科門類齊全與人才眾多的優(yōu)勢，展開檔案制度與檔案倫理的普及教育以及檔案工作者的專門職業(yè)道德培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案信息管理者和利用者的道德觀念，使其能夠自覺認(rèn)識和正確履行自己在檔案活動(dòng)中的責(zé)任與義務(wù)。
1.要通過加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，提高檔案工作者自身的職業(yè)道德修養(yǎng)。職業(yè)道德建設(shè)是高校檔案信息倫理建設(shè)的主要內(nèi)容。高校檔案工作職業(yè)道德建設(shè)的基本任務(wù)，就是要通過教育培訓(xùn)等手段，使檔案工作者形成“愛崗敬業(yè)、忠于職守;遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密;博學(xué)求進(jìn)、公正服務(wù)”的良好職業(yè)道德品質(zhì)，以良好的服務(wù)意識、服務(wù)態(tài)度、專業(yè)精神作為其檔案管理模式的價(jià)值取向，使檔案職業(yè)道德的原則和規(guī)范內(nèi)化為檔案工作者的內(nèi)心情感和信念，并付諸于檔案管理實(shí)踐。
2.要加強(qiáng)檔案信息道德教育，提升高校檔案管理者與使用者的道德自律精神。進(jìn)行檔案信息道德的原則、規(guī)范、精神的教育，形成內(nèi)在的約束機(jī)制，能夠使檔案信息倫理規(guī)范盡可能得到廣泛的社會認(rèn)同，并成為所有工作人員的基本行為準(zhǔn)則。通過信息道德教育，高?？梢杂心康?、有計(jì)劃、有組織地對檔案管理者與使用者施加系統(tǒng)性的思想道德影響，使檔案職業(yè)道德要求內(nèi)化為自身的行為準(zhǔn)則和價(jià)值目標(biāo)，培育檔案信息管理者和利用者的自律精神，從而充分發(fā)揮道德的自我調(diào)控功能。
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