發(fā)布時(shí)間：2023-06-07 15:34:58
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理認(rèn)知樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理制度；改革創(chuàng)新
目前在一些單位中檔案管理部門對(duì)人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時(shí)期，這對(duì)單位人員調(diào)動(dòng)有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對(duì)其管理制度與模式的改革創(chuàng)新就更應(yīng)受到單位和社會(huì)的重視。
一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當(dāng)，人員流動(dòng)性大。
事業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，這些人才在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因?yàn)檫@些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點(diǎn)以及再教育等原因?qū)е缕淞鲃?dòng)性較大。傳統(tǒng)的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復(fù)，導(dǎo)致很多人才不愿意長(zhǎng)期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動(dòng)。
（二）管理工作不科學(xué)，缺乏合理的考核規(guī)范。
當(dāng)前，我國(guó)缺乏科學(xué)的員工考核依據(jù)和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據(jù)人事檔案對(duì)員工進(jìn)行工資晉級(jí)和職務(wù)晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻(xiàn)價(jià)值、工作能力以及知識(shí)水平，用人單位缺乏公正、合理、科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工的工作積極性造成很大的負(fù)面影響。
（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時(shí)。
當(dāng)前，很多用人單位已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到人才對(duì)單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)?，紛紛采取相關(guān)的優(yōu)惠政策來(lái)吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動(dòng)的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，造成部分檔案歸檔不及時(shí)，影響正常的檔案使用秩序。
（四）人事檔案管理內(nèi)容陳舊。
人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無(wú)法滿足現(xiàn)代單位對(duì)于人才的基本管理需求，也無(wú)法切實(shí)適應(yīng)于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，而對(duì)于個(gè)人參加各類培訓(xùn)，獲得技能證書情況等又缺乏相應(yīng)的記錄格式。另一方面，由于個(gè)人關(guān)系等主觀情況導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無(wú)法充分反映個(gè)人的真實(shí)情況。
二、人事檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的對(duì)策措施
（一）正確認(rèn)知人事檔案管理，樹立服務(wù)意識(shí)。
要正確認(rèn)知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進(jìn)管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機(jī)關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當(dāng)做基礎(chǔ)工作來(lái)做，引導(dǎo)相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責(zé)，在實(shí)際工作中提高工作水平，促進(jìn)管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
（二）改進(jìn)檔案管理方法，提高工作效率。
相關(guān)單位要改進(jìn)檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理要從傳統(tǒng)的分散模式向統(tǒng)一模式轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)事業(yè)企業(yè)同社會(huì)管理機(jī)構(gòu)的交流合作，整合檔案信息資源，促進(jìn)檔案管理向信息化方向發(fā)展，加強(qiáng)檔案資源的應(yīng)用和開發(fā)。同時(shí)，還要建立完善的檔案管理?xiàng)l例，科學(xué)制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
（三）做好管理人員培訓(xùn)工作，提高隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)。
人事制度的深化改革對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時(shí)期下，領(lǐng)導(dǎo)一定要選擇責(zé)任感強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業(yè)素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，并且對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時(shí)，還要聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，樹立正確科學(xué)的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，更新檔案管理方式。
（四）充實(shí)檔案管理內(nèi)容，便于查閱相關(guān)個(gè)人信息。
聘用書、工作協(xié)議、勞動(dòng)合同等相關(guān)法律文件是人事檔案的關(guān)鍵組成因素，一定要進(jìn)行及時(shí)歸檔，同時(shí)，解聘、辭聘以及考核等相關(guān)資料也要及時(shí)存入檔案中，充實(shí)檔案內(nèi)容、豐富個(gè)人信息，為以后的查閱提供便利。
（五）成立檔案管理機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)合理的管理制度。
由于人員流動(dòng)頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會(huì)性的管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)要遵守國(guó)家檔案管理、勞動(dòng)以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動(dòng)部門以及國(guó)家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學(xué)的管理?xiàng)l款?？傊?，要想適應(yīng)單位的發(fā)展及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時(shí)代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對(duì)其制度及模式進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應(yīng)具有一定的隱私性，并在實(shí)際中受法律的保護(hù)，在尊重員工的同時(shí)，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理。
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關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應(yīng)用
檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯(cuò)的工作，但在人工智能時(shí)代，這種局面在未來(lái)將會(huì)有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將推動(dòng)檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對(duì)檔案管理和社會(huì)服務(wù)的影響會(huì)是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。
一是存儲(chǔ)數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實(shí)物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案采集的目標(biāo);數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)則是用數(shù)據(jù)庫(kù)將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理起來(lái)。概括起來(lái)就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。
二是無(wú)人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價(jià)值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應(yīng)用人工智能，包括應(yīng)用自然語(yǔ)言處理、模式識(shí)別和機(jī)器學(xué)習(xí)的相關(guān)科學(xué)技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行智能分類，以及應(yīng)用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法來(lái)讓計(jì)算機(jī)做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機(jī)制來(lái)解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機(jī)器鑒定檔案會(huì)有以下三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：鑒定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，效率高， 無(wú)須相關(guān)專業(yè)知識(shí)即可鑒定。簡(jiǎn)單說(shuō)，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。
三是檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時(shí)空機(jī)器關(guān)系。常言說(shuō)“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系，生產(chǎn)關(guān)系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系需要相互適應(yīng)，并且在矛盾中相互促進(jìn)發(fā)展”。人工智能進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，也將帶來(lái)檔案 管理關(guān)系的重大變化，這種關(guān)系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務(wù)、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用的初期都會(huì)使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術(shù)，可以應(yīng)用到檔案工作的方方面面，勢(shì)會(huì)顛覆檔案工作者的原始認(rèn)知，這需要通過教育來(lái)改變。
近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于人們的生活生產(chǎn)中，其應(yīng)用也將為檔案管理工作帶來(lái)了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對(duì)檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國(guó)家級(jí)AI+檔案聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室（國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡(jiǎn)稱“聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時(shí)為“國(guó)家級(jí)成果應(yīng)用示范基地”揭牌。一項(xiàng)用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機(jī)也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實(shí)驗(yàn)室成功利用智能語(yǔ)音識(shí)別和實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫技術(shù)實(shí)現(xiàn)口述征集，實(shí)現(xiàn)了智能語(yǔ)音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術(shù)識(shí)別民國(guó)繁體文書類檔也取得突破性進(jìn)展，識(shí)別率85%以上，達(dá)到可用級(jí)別;尤為重要的是，基于機(jī)器學(xué)習(xí)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識(shí)庫(kù)建設(shè)，利用OCR識(shí)別與智能語(yǔ)音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識(shí)庫(kù)學(xué)習(xí)，對(duì)數(shù)字化加工應(yīng)用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進(jìn)成果和技術(shù)應(yīng)用，為聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室和浙江省檔案館的合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。雙方合作以后，聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室將利用自身的技術(shù)、人才、產(chǎn)品、服務(wù)等核心優(yōu)勢(shì)，浙江省檔案館提供權(quán)威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應(yīng)用及推廣的可行性方案規(guī)劃設(shè)計(jì)，共同推動(dòng)相關(guān)成果在區(qū)域性國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)（華東）中心和浙江省檔案館的國(guó)家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)、口述歷史采集室建設(shè)運(yùn)行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設(shè)水平。聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機(jī)，以檔案信息安全為基礎(chǔ)，具備高保密性?？呻S時(shí)隨地進(jìn)行口述史的征集整理;重大活動(dòng)全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡(jiǎn)單，操作便捷，是實(shí)驗(yàn)室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進(jìn)行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來(lái)走訪浙籍老藝術(shù)家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機(jī)在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。
人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。自誕生以來(lái)，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴(kuò)大，基于技術(shù)革命的大膽預(yù)測(cè)，未來(lái)人工智能帶來(lái)的科技變革，將會(huì)是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式一般包括閱覽服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等被動(dòng)方式實(shí)現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務(wù)方式主要是網(wǎng)站服務(wù)、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送服務(wù)等主動(dòng)方式實(shí)現(xiàn)。人工智能可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)人工智能對(duì)使用者的需求進(jìn)行深度挖掘，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握使用者的個(gè)性化需求，真正地實(shí)現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務(wù)，包括“萬(wàn)物互聯(lián)”“萬(wàn)物智能”“無(wú)時(shí)不在”“無(wú)處不聯(lián)” “無(wú)所不有”的等智能服務(wù)特點(diǎn)。
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[關(guān)鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系
中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0150-01
職工退休一直是企業(yè)職工關(guān)心的熱點(diǎn)話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報(bào)、辦理工作，是關(guān)系到職工切身利益，保障職工退休隊(duì)伍穩(wěn)定，已成為當(dāng)前企業(yè)極為重視的一項(xiàng)工作任務(wù)。
一、職工退休申報(bào)與人事檔案管理的關(guān)系
按照國(guó)家有關(guān)退休政策以及退休辦理流程對(duì)職工達(dá)到法定退休年齡，符合退休政策的職工進(jìn)行退休申報(bào)和審批，并計(jì)算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報(bào)手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時(shí)間、職稱、工作履歷等重要信息的認(rèn)定需要從職工人事檔案中進(jìn)行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構(gòu)成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、人事調(diào)動(dòng)、新職工登記表、入伍表、工資待遇調(diào)整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關(guān)系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內(nèi)容記載的是否清晰、準(zhǔn)確也關(guān)系到職工的退休申報(bào)和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個(gè)有機(jī)的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。
二、辦理職工退休申報(bào)過程中出現(xiàn)的問題
（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認(rèn)定。尤其是職工入職或計(jì)算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報(bào)和社保機(jī)構(gòu)經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來(lái)困難，也會(huì)直接影響到職工的退休時(shí)間。
（2）檔案資料不全，參加工作時(shí)間等退休信息不好認(rèn)定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動(dòng)等情況的材料未能及時(shí)歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r(shí)，無(wú)解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質(zhì)材料及相關(guān)手續(xù)，還有的檔案記載是當(dāng)兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認(rèn)定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內(nèi)容不完整，不能反映其本人的真實(shí)情況，不能客觀地反映一個(gè)人的全貌。也不能確定職工的參加工作時(shí)間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會(huì)影響到職工的退休和待遇計(jì)算等問題，給職工造成不可彌補(bǔ)的損失。
（3）人事檔案中的紙質(zhì)材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術(shù)的進(jìn)步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項(xiàng)管理均利用計(jì)算機(jī)管理復(fù)雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲(chǔ)了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護(hù)到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。動(dòng)態(tài)管理工作水平有待于進(jìn)一步提高。
檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會(huì)給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
三、申報(bào)退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對(duì)人事檔案設(shè)定專人管理，檔案一直都是無(wú)人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導(dǎo)致了檔案的審查工作變得非常的困難。
（2）本質(zhì)原因。職工在辦理退休手續(xù)的時(shí)候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國(guó)在建國(guó)甚至改革開放初期的時(shí)候都是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為主要的工作內(nèi)容來(lái)進(jìn)行管理，因此對(duì)于人事檔案的關(guān)注度不高，檔案意識(shí)相對(duì)就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的差異也讓檔案管理工作質(zhì)量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來(lái)開展，檔案丟棄也是因?yàn)楣芾硎杪?dǎo)致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴(yán)重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。
四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。
（1）強(qiáng)化檔案管理認(rèn)知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個(gè)重要依據(jù)，是每一個(gè)職工都需要的重要資料，當(dāng)這個(gè)資料沒有獲得妥善的管理和保護(hù)的時(shí)候，其企業(yè)職工的權(quán)益就會(huì)收到損害。所以加強(qiáng)企業(yè)各部門對(duì)于檔案管理的認(rèn)知能力是提升檔案管理工作質(zhì)量的首要任務(wù)，讓檔案管理的軟硬件設(shè)施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應(yīng)的管理制度來(lái)確保檔案的質(zhì)量和安全性。
（2）組建檔案管理隊(duì)伍。檔案管理工作需要由專人來(lái)執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊(duì)伍就是非常有必要的事情，當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍正是因?yàn)槟芰Σ蛔?、水平不高，才?huì)容易出現(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該對(duì)其員工進(jìn)行培訓(xùn)或者引入新的高新技術(shù)人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴(yán)格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。
（3）增加企業(yè)檔案管理培訓(xùn)項(xiàng)目。單位檔案部門的人員素質(zhì)高低不齊，因此為他們開展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質(zhì)通過培訓(xùn)項(xiàng)目有有針對(duì)性的培養(yǎng)和強(qiáng)化，能夠讓他們?cè)诓挥绊懽陨斫?jīng)驗(yàn)的同時(shí)，增加業(yè)務(wù)能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機(jī)制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機(jī)制。人事檔案管理工作非常的紛繁復(fù)雜，涉及的內(nèi)容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個(gè)多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來(lái)督促檔案管理人員的工作質(zhì)量，通過定期或不定期對(duì)檔案資源進(jìn)行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時(shí)效性和規(guī)范性的要求。
（5）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進(jìn)行，需要有一套嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度來(lái)保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運(yùn)行，因此應(yīng)當(dāng)建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權(quán)限轉(zhuǎn)移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴(yán)格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。
企業(yè)退休職工的申報(bào)和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個(gè)基礎(chǔ)，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會(huì)影響對(duì)職工退休各項(xiàng)福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認(rèn)識(shí)，放在一個(gè)高度上來(lái)對(duì)待，加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報(bào)工作更加順利。
參考文獻(xiàn)
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁(yè)填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等)，應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng))，對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、
遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
1加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)教重要性
1.1檔案管理工作的內(nèi)在要求
在我們的企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越快的條件下，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)于提高我們的企業(yè)檔案管理水平具有著重要的作用，我們當(dāng)前許多的企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不高，對(duì)于我們的工作檔案認(rèn)知程度較低，在檔案的管理過程中，對(duì)于一些新型的檔案管理模式不熟悉，使得我們的企業(yè)檔案管理水平較低，當(dāng)企業(yè)的發(fā)展到一定程度下，其檔案管理水平已經(jīng)無(wú)法滿足我們的企業(yè)發(fā)展需求，因此提高我們的檔案管理人員的素質(zhì)是我們的企業(yè)發(fā)展的必然要求。我們當(dāng)前的企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部分都建立了專業(yè)化的檔案管理部門，檔案管理工作需要我們的檔案管理人員對(duì)于我們的相應(yīng)部門的工作有著清楚的了解，其本身要具有較高的檔案管理素質(zhì)，能夠?qū)⑽覀兊臋n案采用現(xiàn)代化的方式去進(jìn)行管理，采用新的管理理念來(lái)代替舊的管理方法，讓我們的企業(yè)檔案管理在企業(yè)的發(fā)展下能夠取得更大的進(jìn)步，在檔案管理水平得到提高后，我們可以反過來(lái)去促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
1.2檔案信息化管理給檔案工作者提出了新的要求
我們?cè)S多的企業(yè)當(dāng)前在檔案管理人員方面仍然是我們傳統(tǒng)的檔案管理人員，其管理理念與我們的企業(yè)發(fā)展的核心理念已經(jīng)不再適應(yīng)，在新時(shí)期，我們?cè)跈n案管理人員的選擇方面要以現(xiàn)代化檔案管理理念為核心，對(duì)于已有的檔案管理人員要去提高他們的技能水平，讓他們的管理理念與時(shí)俱進(jìn)，從而使得我們的企業(yè)檔案管理方面能夠取得更好的發(fā)展。我們的傳統(tǒng)的檔案管理方面，主要采取的是卷宗分類等檔案管理模式，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用很少，傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)于傳統(tǒng)的企業(yè)來(lái)講已經(jīng)足夠，但是在我們當(dāng)前企業(yè)的集團(tuán)化、綜合化的條件下，我們的檔案管理模式需要取得更好的發(fā)展，就必須去采用數(shù)字化技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，這是我們的新時(shí)代下信息化管理給檔案管理者提出了必然條件，采用全新的檔案管理方法與管理理念，能夠使得我們的企業(yè)檔案管理更加的條理化，同時(shí)在檔案的利用方面我們也能夠更加的方便。
1.3檔案干部隊(duì)伍的現(xiàn)狀
從我們當(dāng)前的各個(gè)企業(yè)的檔案管理人員來(lái)看，大多數(shù)檔案管理人員仍然是以舊的檔案管理模式為核心在進(jìn)行工作，其效率較低已經(jīng)成為了制約企業(yè)發(fā)展的因素，我們的檔案管理人員的素質(zhì)在我們的企業(yè)改革過程中必須得到充分的提高。我們的檔案管理干部中，大多數(shù)的人員對(duì)于信息化技術(shù)的認(rèn)知程度都比較低，對(duì)于現(xiàn)代化的信息檔案管理手段缺少足夠的了解，同時(shí)相關(guān)的技術(shù)水平更是達(dá)不到要求。在我們的當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的形式下，我們的檔案干部中仍然有部分的人員不去主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，在一些發(fā)展較快的企業(yè)內(nèi)部，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式成為了企業(yè)發(fā)展的一個(gè)阻礙，檔案管理干部的技術(shù)水平在新時(shí)期必須得到提升，因此我們是有必要采用一些策略來(lái)提高我們的檔案管理人員的水平，讓我們的檔案管理人員去掌握先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
2 檔案管理工作人員素質(zhì)提高的有效策略
2.1 加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)
提高我們的檔案管理人員的素質(zhì)，我們必須去提高我們的檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，讓他們?nèi)フ莆宅F(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，切實(shí)提高自身的業(yè)務(wù)水平。我們的檔案管理人員由于其對(duì)于現(xiàn)代化信息知識(shí)缺乏的情況比較普遍，我們首先要去讓我們的檔案管理人員去學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，用技術(shù)手段的革新來(lái)為我們的檔案管理來(lái)開拓出一條新的道路。在現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)中，信息化檔案管理技術(shù)儼然成為了一門完整的學(xué)科，在我們的信息檔案管理技術(shù)方面，我們的信息技術(shù)形成了從檔案記錄、儲(chǔ)存、調(diào)用為提米的檔案管理系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)，我們的檔案信息能夠存儲(chǔ)在我們的企業(yè)的服務(wù)器硬盤當(dāng)中，采用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能夠去快速的利用這些信息，為我們的企業(yè)在利用檔案方面創(chuàng)造了很大的便利，我們的檔案管理人員要革去自身傳統(tǒng)的檔案管理理念，主動(dòng)的去學(xué)習(xí)我們的信息化檔案管理技術(shù)，提高自身水平。在檔案管理的人員的業(yè)務(wù)水平方面，我們的檔案管理人員要具備更加具體化的管理能力，能夠?qū)ξ覀兊钠髽I(yè)檔案進(jìn)行編目、館藏以及調(diào)用等，在現(xiàn)代化理念下，我們的檔案管理人員還要能夠去將這些業(yè)務(wù)處理過程通過信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，將我們檔案數(shù)字化后存儲(chǔ)于服務(wù)器中，構(gòu)成我們企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在需要利用的時(shí)候能夠很快的去使用。除此之外，檔案管理人員要對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知較為深刻，務(wù)必將我們的檔案管理工作做好。
2.2提高檔案管理人員工作意識(shí)
提高我們的檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)要注重去提高檔案管理人員的工作意識(shí)。我們的檔案管理人員要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，在我們的檔案管理工作的過程中，檔案管理人員秉承為企業(yè)負(fù)責(zé)的理念，認(rèn)真的去將我們的檔案管理工作做好，為企業(yè)的發(fā)展打下良好的條件。在我們的檔案管理人員自身的工作意識(shí)上，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)的重要性，檔案管理人員在平時(shí)工作過程中，不要刻意去追求功利，對(duì)于企業(yè)的檔案機(jī)密要嚴(yán)格進(jìn)行保密，當(dāng)企業(yè)檔案管理方面遇到困難要主動(dòng)去解決。
2.3 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)
我們企業(yè)的檔案管理要取得新的發(fā)展，需要我們的檔案管理人員去切實(shí)提高自身素質(zhì)，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理干部的隊(duì)伍建設(shè)。在我們建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍的過程中，要以現(xiàn)代化的檔案管理理念為核心，我們的檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的現(xiàn)代化信息檔案管理技術(shù)，從而將我們的企業(yè)檔案管理做到條理清楚。同時(shí)我們的檔案管理人員要具有較高的思想教育意識(shí)，堅(jiān)守我們的社會(huì)主義核心價(jià)值觀“愛崗、敬業(yè)、誠(chéng)信、友善”不動(dòng)搖，做一個(gè)為企業(yè)、為社會(huì)負(fù)責(zé)的檔案管理人員。
一、人事檔案管理的含義
人事檔案形成于一系列人事管理的活動(dòng)之中。人事檔案是由多個(gè)個(gè)人檔案組成的，檔案中主要記錄的內(nèi)容是工作人員的個(gè)人發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、個(gè)人的思想品德、獲獎(jiǎng)或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進(jìn)行整理和查找時(shí)很不方便。對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的主要工作內(nèi)容是將所有的人事檔案進(jìn)行收集、整合、歸類以及將檔案進(jìn)行完整保存。為了確保人事檔案的真實(shí)性，管理工作中還要對(duì)檔案中的信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性。
二、人工智能技術(shù)的含義
人工智能是集研究智能理論、開發(fā)智能技術(shù)、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學(xué)科。人工智能技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的分支，主要開發(fā)的是新型智能化機(jī)器設(shè)備，這類設(shè)備可以根據(jù)人的語(yǔ)音指令或者對(duì)圖像的識(shí)別做出智能反應(yīng)。人工智能具有高度理性的特點(diǎn)，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠(yuǎn)遠(yuǎn)快過人工，節(jié)省了時(shí)間。人工智能技術(shù)的應(yīng)用不受時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境的約束，可以隨時(shí)開始工作，適應(yīng)環(huán)境的能力更強(qiáng)，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來(lái)了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點(diǎn)是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國(guó)目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進(jìn)行核對(duì)和整理，工作效率低下。人事檔案的來(lái)源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時(shí)間，對(duì)檔案資源的使用造成了一定的影響。個(gè)別人對(duì)檔案的重視度不夠，在填寫時(shí)會(huì)漏填、誤填信息，這也會(huì)對(duì)檔案整理工作造成影響，導(dǎo)致工作效率的降低。
2.非結(jié)構(gòu)化信息難以分類
檔案信息非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象是指信息無(wú)法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結(jié)構(gòu)化信息越來(lái)越多，但是工作人員數(shù)量實(shí)在有限，給檔案信息分類工作帶來(lái)了很多困難。要加強(qiáng)對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強(qiáng)化檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉(zhuǎn)化
人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達(dá)在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無(wú)法通過數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀表示，加大了檔案信息的評(píng)定難度。
四、人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的綜合應(yīng)用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質(zhì)進(jìn)行記錄的，紙質(zhì)檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡(luò)化之后的檔案信息不需要用紙質(zhì)記錄，只需要利用多媒體設(shè)備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對(duì)檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內(nèi)容形成來(lái)源有兩個(gè)，第一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，第二是利用人工智能技術(shù)直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進(jìn)行檔案管理時(shí)可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學(xué)習(xí)型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設(shè)置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術(shù)利用計(jì)算機(jī)將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化之后，會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲(chǔ)形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標(biāo)記的文本信息，利用人工智能找出與其相關(guān)或類似的信息，將這些文本信息進(jìn)行合理分類。對(duì)文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)智能化的特點(diǎn)，人工智能可以根據(jù)管理人員所設(shè)定的方式對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行智能分類，同時(shí)也能把網(wǎng)絡(luò)上相同的資料進(jìn)行整合和分類。在提取檔案信息時(shí)，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準(zhǔn)確，可以在短時(shí)間內(nèi)過濾掉大量無(wú)用的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)還具備識(shí)別能力，例如，語(yǔ)言識(shí)別、圖片視頻識(shí)別等，所以人工智能也可以對(duì)多種形式的資料進(jìn)行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準(zhǔn)確評(píng)定檔案信息價(jià)值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實(shí)性，判斷信息是否有價(jià)值，這無(wú)疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學(xué)習(xí)、記憶以及決策的能力，它可以使計(jì)算機(jī)模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評(píng)定專家的思維方式對(duì)檔案中的信息進(jìn)行評(píng)定。要想在人工智能中建立檔案價(jià)值評(píng)定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進(jìn)行：首先，建立專家評(píng)定的數(shù)據(jù)庫(kù)，收集專家的評(píng)定準(zhǔn)則、評(píng)定方法，將這些信息進(jìn)行程序化編制輸入到電腦中；其次，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行模擬檢驗(yàn)，輸入簡(jiǎn)單的信息數(shù)據(jù)，對(duì)人工智能的評(píng)定功能進(jìn)行檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞；最后，完善評(píng)定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負(fù)責(zé)大多數(shù)的信息評(píng)定，加大了檔案價(jià)值評(píng)定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實(shí)體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實(shí)體檔案的安全主要是利用保險(xiǎn)柜進(jìn)行保管，保險(xiǎn)柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無(wú)論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術(shù)的不斷改進(jìn)，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進(jìn)行資料掃描時(shí)，會(huì)自動(dòng)給資料進(jìn)行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強(qiáng)的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進(jìn)行保護(hù)，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關(guān)管理人員才能打開，方便了工作人員對(duì)檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務(wù)逐漸智能化
在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會(huì)提供檔案查閱和答疑的服務(wù)，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術(shù)之后，檔案信息的服務(wù)工作形式由人工服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使檔案服務(wù)工作變得及時(shí)、高效。近年來(lái)，我國(guó)一直不斷推進(jìn)智能機(jī)器人為人類提供服務(wù)的政策，在這種政策下，智能機(jī)器人也走進(jìn)了人事檔案的服務(wù)工作中。這類高智能化的機(jī)器擁有著智能化、移動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以根據(jù)來(lái)訪客戶的需要提供不同的實(shí)際服務(wù)。智能機(jī)器人解決了工作人員數(shù)量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務(wù)。人工智能機(jī)器人也可以代替工作人員完成紙質(zhì)檔案的出庫(kù)、入庫(kù)工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結(jié)束語(yǔ)
人工智能技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在了我們的生活當(dāng)中，手機(jī)的智能助理、智能美顏相機(jī)都標(biāo)志著人工智能技術(shù)開始在生活中普及。將人工智能技術(shù)與人事檔案管理工作相互結(jié)合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來(lái)，人工智能技術(shù)會(huì)越來(lái)越成熟，對(duì)人事檔案管理工作以及我們的生活都會(huì)提供更大的便利。
參考文獻(xiàn)：
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一、檔案人員繼續(xù)教育存在的問題
目前，影響和制約我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的因素很多，但檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平整體偏低，檔案人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)失衡是其最主要的方面。雖然繼續(xù)教育為檔案事業(yè)培養(yǎng)了大批專業(yè)人才，然而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深入，檔案繼續(xù)教育的更差與目前可持續(xù)發(fā)展的要求存在較大差距。
1、缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，繼續(xù)教育體系不健全。由于各級(jí)檔案部門在規(guī)劃、協(xié)調(diào)繼續(xù)教育方面尚有欠缺，統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)培訓(xùn)、按需施教、效的原則沒有得到完全落實(shí)，檔案繼續(xù)教育機(jī)構(gòu)管理體制分散，缺乏良好的協(xié)作機(jī)制，沒有形成有效的檔案繼續(xù)教育體系，教育經(jīng)費(fèi)、教育時(shí)間得不到保障，培訓(xùn)對(duì)象和培訓(xùn)內(nèi)容上存在一定的盲目性和不規(guī)范性。
2、缺乏激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和自我提高意識(shí)。目前，檔案繼續(xù)教育存在著動(dòng)力不足的問題：一是檔案繼續(xù)教育未與檔案人員的取證、使用、考核切實(shí)有效地掛鉤，對(duì)受教育者起不到激勵(lì)作用；二是檔案部門較之其他部門競(jìng)爭(zhēng)壓力相對(duì)較小，缺乏“我要學(xué)”的內(nèi)在動(dòng)力，缺少學(xué)習(xí)的緊迫感和自我提高的意識(shí)。
3、教學(xué)內(nèi)容和方法滯后。盡管近年來(lái)檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容有所增加，但基礎(chǔ)教育內(nèi)容和方法仍是傳統(tǒng)單一的檔案專業(yè)、課本型的教育，科學(xué)發(fā)展觀要求檔案售貨員具備的思想素質(zhì)、職業(yè)道德及現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)并沒有及時(shí)充實(shí)到教學(xué)內(nèi)容之中，致使檔案人員缺乏經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、法律等方面的知識(shí)和對(duì)現(xiàn)代科技在檔案管理中的應(yīng)用知識(shí)技能的了解。
4、繼續(xù)教育師資不足。從幾年來(lái)檔案行業(yè)繼續(xù)教育情況看，檔案繼續(xù)教育師資嚴(yán)重缺乏，多數(shù)由行政管理人員作兼職，缺少專門的教學(xué)培訓(xùn)知識(shí)和授課方法技巧，教育內(nèi)容泛泛，重點(diǎn)不突出，業(yè)務(wù)針對(duì)性較差，致使需要的知識(shí)學(xué)不到，學(xué)到的知識(shí)用不上，造成繼續(xù)教育層次較低，成效不高。
二、加強(qiáng)檔案人員繼續(xù)教育的對(duì)策
檔案繼續(xù)教育應(yīng)既具有實(shí)用性、經(jīng)驗(yàn)性，又要內(nèi)容跟上時(shí)展步伐；既要實(shí)施多學(xué)科、多視角、開放式教育，又要具有創(chuàng)新性，在普及的基礎(chǔ)上得到提高。因此，在新的歷史時(shí)期，檔案繼續(xù)教育要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，適應(yīng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。
1、加強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃和制度建設(shè)，健全管理體系。首先，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)、任務(wù)、不同層次的人員構(gòu)成及其挖苦、中遠(yuǎn)期目標(biāo)等對(duì)檔案繼續(xù)教育作出科學(xué)規(guī)劃，保證在繼續(xù)教育的過程中做到有的放矢，不搞一刀切；其次，要制定和完善檔案繼續(xù)教育規(guī)章制度，包括教育、培訓(xùn)管理制度、考試制度以及考核目標(biāo)、教學(xué)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)繼續(xù)教育的對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、經(jīng)費(fèi)作出具體規(guī)定，使繼續(xù)教育制度化、規(guī)范化；再次，國(guó)家可以實(shí)行宏觀調(diào)換，分級(jí)管理的辦法。即國(guó)家檔案局通過法律法規(guī)及有關(guān)方針政策和市場(chǎng)需求等間接手段進(jìn)行引導(dǎo)和宏觀調(diào)控，各級(jí)檔案繼續(xù)教育部門協(xié)調(diào)合作，對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置與有效利用，逐步建立并形成國(guó)家檔案局組織協(xié)調(diào)，省、市檔案部門積極配合，檔案人員踴躍參與的繼續(xù)教育網(wǎng)絡(luò)和有規(guī)劃、有組織、有經(jīng)費(fèi)的檔案繼續(xù)教育管理體系。
2、建立競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制。一方面，要按照檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和人才隊(duì)伍建設(shè)的需要布局，把繼續(xù)教育與資格證書制度結(jié)合起來(lái)，對(duì)檔案人員參加繼續(xù)教育的學(xué)時(shí)、發(fā)證、考核等程序作出嚴(yán)格的規(guī)定，并將參加教育培訓(xùn)的檔案人員情況載入個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，作為從業(yè)資格認(rèn)定、考核、評(píng)聘和晉升的重要依據(jù)；另一方面，要充分發(fā)揮政策對(duì)繼續(xù)教育的引導(dǎo)，協(xié)調(diào)和激勵(lì)作用。通過制定相應(yīng)的繼續(xù)教育政策來(lái)?yè)尳俳⒆⒅貙?shí)際工作能力和工作績(jī)效的用人機(jī)制，員參加各種形式的培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)檔案人員提高素質(zhì)的積極性，從機(jī)制上保證檔案工作人員繼續(xù)教育的有效開展。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫(kù)房，沒有設(shè)立單獨(dú)的人員編制，這樣勢(shì)必影響組織人事部門其他工作的順利開展。
2.制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。
3.信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
4.升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重
很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，檔案管理人員的工作任務(wù)繁重。
二、解決問題的途徑
1.領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。安排在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。
2.加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
3.建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。這樣可大大提高檔案的利用效率。
4.充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍
為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。
