發(fā)布時(shí)間：2023-06-08 15:54:24
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公室檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）缺乏完善的制度。新時(shí)期，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導(dǎo)致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發(fā)揮。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作只是單一地對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔，沒(méi)有利用當(dāng)前最新的科技進(jìn)行管理、分類(lèi)，主要是由于管理制度不完善或是在執(zhí)行過(guò)程中辦公室人員不按規(guī)定進(jìn)行，使得管理制度成為一種擺設(shè)，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發(fā)揮。
（二）專(zhuān)業(yè)人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當(dāng)前的辦公室檔案管理工作中，很多的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視，導(dǎo)致了從事檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)不強(qiáng)，對(duì)新知識(shí)和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。
（三）檔案管理設(shè)備落后。當(dāng)前，由于事業(yè)單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對(duì)于一些高科技和電子產(chǎn)品的引進(jìn)較慢，導(dǎo)致了辦公室設(shè)備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統(tǒng)的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導(dǎo)致檔案管理工作混亂的一個(gè)重要因素。
二、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施
（一）建立科學(xué)合理的規(guī)章制度。制度建設(shè)是保障，只有建立了科學(xué)、合理的規(guī)章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進(jìn)行。新時(shí)期，辦公室檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)展的需求，在制定新的檔案管理制度的時(shí)候要摒棄原來(lái)規(guī)章制度的束縛，在制度的內(nèi)容和形式方面要做到創(chuàng)新，堅(jiān)決杜絕形式化現(xiàn)象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據(jù)可循。另外，在制定規(guī)章制度的時(shí)候要充分將現(xiàn)代化的手段結(jié)合進(jìn)去，使檔案管理制度更具安全性、科學(xué)性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷(xiāo)毀制度，對(duì)于一些保存到期的檔案，要按照規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發(fā)揮。
（二）加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)。其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時(shí)一定要嚴(yán)格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們時(shí)刻對(duì)知識(shí)進(jìn)行更新，尤其是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新，這是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。
（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。加強(qiáng)辦公室檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代賦予我們的新要求。在新的形勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，電子檔案由兩種形態(tài)構(gòu)成，一種是直接以數(shù)字模式產(chǎn)生的數(shù)字信息檔案，另一種是通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行再加工后形成的原件數(shù)字檔案。數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了辦公室檔案的發(fā)展。
三、檔案規(guī)范化管理的意義
（一）檔案的規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過(guò)規(guī)范檔案管理過(guò)程，能夠節(jié)省大量的勞動(dòng)力和時(shí)間，減少不必要的成本投入，同時(shí)還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理更要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，為其他部門(mén)提供最真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)，提高辦公室檔案管理的效率。
（二）規(guī)范檔案管理工作能夠促進(jìn)現(xiàn)代管理手段的豐富。辦公室檔案管理工作的規(guī)范化有效地提升了現(xiàn)代化技術(shù)的使用。在對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化的過(guò)程中，需要計(jì)算機(jī)的參與，這就提升了各部門(mén)之間信息交流的水平，同時(shí)也提升了檔案管理的利用效率。
（一）文書(shū)檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體
記錄發(fā)生的事件、過(guò)程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書(shū)檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。分門(mén)別類(lèi)的存放，此階段的工作重心應(yīng)放在收集、管理、編目編冊(cè)、保存等方面。
（二）文書(shū)檔案載體的多樣性
文書(shū)檔案涉及方面眾多，是單位發(fā)展進(jìn)程中的真實(shí)反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案等都是文書(shū)檔案所涉及的內(nèi)容。由于文檔內(nèi)容豐富多樣。所以文書(shū)檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協(xié)議、合同、責(zé)任書(shū)各類(lèi)文件以及各種電子檔案等等。
（三）文書(shū)工作與文書(shū)檔案之間的聯(lián)系
文書(shū)工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書(shū)檔案的管理包括文件的書(shū)寫(xiě)材料、文件的格式、是否及時(shí)歸檔等。文書(shū)工作可以說(shuō)是檔案工作的基礎(chǔ)和前提條件，文書(shū)工作的全過(guò)程也是辦公室文書(shū)檔案形成的過(guò)程。
二、關(guān)于醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題概述
（一）醫(yī)院文書(shū)檔案管理的投入過(guò)低
由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書(shū)檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書(shū)檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書(shū)管理的信息效率過(guò)低。
（二）醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案意識(shí)薄弱
長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書(shū)與文書(shū)檔案相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō),醫(yī)院文書(shū)檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案沒(méi)有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書(shū)檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。
（三）醫(yī)院在文書(shū)與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類(lèi)不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。
（四）醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高
目前，我國(guó)的檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書(shū)檔案管理方面的必要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。
三、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作的一些優(yōu)化措施
（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范銜接實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化，要求文書(shū)人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。
（二）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和管理意識(shí)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化。文書(shū)檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專(zhuān)業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理人才。
（三）提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的積極性
健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書(shū)檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書(shū)檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。
（四）建立醫(yī)院文書(shū)歸檔的制度
具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書(shū)檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類(lèi)、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
四、結(jié)束語(yǔ)
一、增強(qiáng)辦公室檔案意識(shí)，完善檔案日常管理制度
首先，大多數(shù)單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致工作很難取得進(jìn)步。所以，單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進(jìn)檔案管理工作，有機(jī)結(jié)合檔案管理目標(biāo)，正確樹(shù)立檔案管理理念，堅(jiān)持完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制。如：?jiǎn)挝豢梢罁?jù)辦公室檔案管理工作實(shí)際，積極成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確制定檔案崗位目標(biāo)和職責(zé)，并把工作目標(biāo)層層分解開(kāi)，把責(zé)任落實(shí)到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實(shí)效納入人員的績(jī)效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：?jiǎn)挝豢稍趦?nèi)部組織開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽、座談會(huì)等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及人員的檔案管理意識(shí)，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進(jìn)和提升。
其次，進(jìn)一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應(yīng)明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機(jī)制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作[1]。同時(shí)，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實(shí)際工作過(guò)程中一起管理。如單獨(dú)建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類(lèi)別、時(shí)期等分別存放好，并貼上標(biāo)簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應(yīng)得到保障，特別是針對(duì)一些重要的文件資料，應(yīng)做好加密工作，把它們單獨(dú)存放起來(lái)。保密級(jí)別不同的文件資料應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)相應(yīng)的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經(jīng)喪失，就應(yīng)做好記錄，并整理好，且應(yīng)要求兩名檔案人員同時(shí)參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監(jiān)督，確保辦公室檔案管理工作能有序進(jìn)行，真正把安全工作落到實(shí)處。
二、加強(qiáng)辦公室檔案收集，提高檔案人員素質(zhì)水平
首先，單位應(yīng)加強(qiáng)辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎(chǔ)的工作，所以只能對(duì)檔案收集工作進(jìn)行規(guī)范和加強(qiáng)，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書(shū)資料應(yīng)分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行收集和保管，收集的文件資料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰，并進(jìn)行妥善保管;二是進(jìn)一步規(guī)范文件資料的收集與使用程序，如對(duì)各種文件資料的選用、正文提料、文字編號(hào)、主題詞、附件等統(tǒng)一開(kāi)展規(guī)范工作，并嚴(yán)格按照檔案管理制度來(lái)執(zhí)行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學(xué)建立檔案檢索制度，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完善辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號(hào)工作，提高辦公室檔案收集效率。
其次，組織開(kāi)展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實(shí)，而隨著管理技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的立卷、分類(lèi)等都是不得要領(lǐng)、一知半解，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平跟信息時(shí)代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，單位應(yīng)從不同方面做出改進(jìn)：一是促使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過(guò)采取各項(xiàng)激勵(lì)措施來(lái)提高人員工作積極性;二是時(shí)常組織開(kāi)展一些教育培訓(xùn)活動(dòng)，在豐富檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)促使他們掌握更多先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過(guò)程中熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效提高工作效率。特別是在越來(lái)越泛濫的網(wǎng)絡(luò)病毒、技術(shù)水平越來(lái)越高的計(jì)算機(jī)黑客等的入侵下，網(wǎng)絡(luò)安全事故時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專(zhuān)業(yè)檔案管理意識(shí)和操作技能水平是異常關(guān)鍵的[2]。
三、推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實(shí)現(xiàn)信息資源共享
首先，加快辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保能有序開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。單位應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，在追求利益的前提下著眼未來(lái)，同步推進(jìn)辦公室檔案的鑒定與數(shù)字化建設(shè)，盡早構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄[3]。同時(shí)，要加大投入，在單位各級(jí)檔案部門(mén)形成協(xié)作機(jī)制，集中一切能集中的力量來(lái)促進(jìn)開(kāi)展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過(guò)程中的主體責(zé)任，尤其要嚴(yán)格遵循檔案信息資源誰(shuí)生產(chǎn)、誰(shuí)負(fù)責(zé)的基本原則，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。另外，單位應(yīng)堅(jiān)持實(shí)行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質(zhì)檔案與電子檔案，通過(guò)選用光盤(pán)刻錄、網(wǎng)上傳輸兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)手書(shū)形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對(duì)檔案信息資源實(shí)施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，全面提高辦公室檔案的查準(zhǔn)率、查全率等，最終順利改進(jìn)辦公室檔案管理工作。
其次，加快實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源共享。單位應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)單位及時(shí)融合網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使辦公室電子檔案信息的入口保持暢通。與此同時(shí)，辦公室檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為重點(diǎn)，探索在單位區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，遵循先重點(diǎn)后一般、先易后難的原則，以單位需求為導(dǎo)向制定辦公室檔案信息資源的共享目錄，注重提高辦公室檔案管理工作的實(shí)效性。如單位可建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，利用單位的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子信息的網(wǎng)上傳輸，一體化管理各種辦公室檔案信息資源，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，加快改進(jìn)信息時(shí)代的辦公室檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進(jìn)；人員素質(zhì)
辦公室檔案管理在一個(gè)單位的管理工作中有著很重要的地位，加強(qiáng)辦公室檔案管理，能夠提升一個(gè)單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，探討如何改進(jìn)辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)。
一、 辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)
1、 重點(diǎn)在于收集和保存資料
檔案能夠真實(shí)地記載事件、人物和過(guò)程，檔案管理能夠?yàn)楹笕艘煤徒梃b。辦公室檔案管理的工作重點(diǎn)在于收集一些相關(guān)的文件和書(shū)報(bào)資料等等，然后將它們分門(mén)別類(lèi)地歸檔，再利用信息化的手段進(jìn)行保存和管理。
2、檔案種類(lèi)繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內(nèi)容，比如單位的會(huì)計(jì)檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級(jí)單位印發(fā)的“紅頭文件”、本單位的各種協(xié)議、合同和責(zé)任書(shū)等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類(lèi)十分繁雜。
二、改進(jìn)辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類(lèi)比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1、建立辦公室檔案管理機(jī)制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結(jié)合在一起，讓檔案部門(mén)為了方便后期對(duì)文件的管理，參與到文件的前期管理過(guò)程中，從而減少檔案部門(mén)在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)和管理。其次，要制定詳細(xì)的檔案管理程序和規(guī)定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細(xì)化。最后，要嚴(yán)格地執(zhí)行條文的規(guī)定，禁止各種濫發(fā)文件和發(fā)放無(wú)用、無(wú)效文件的行為。
2、強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，再將收集到的檔案按類(lèi)目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。
3、提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作主要是由專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)的，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴(yán)格控制辦公室檔案材料的進(jìn)出，做好專(zhuān)人收文、專(zhuān)人傳閱、專(zhuān)人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領(lǐng)導(dǎo)的安排下，做好科室的起草、編號(hào)、附發(fā)文卡、辦公室登記等工作，以及負(fù)責(zé)好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策
1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
由于檔案管理隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識(shí)也要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，要做到這一點(diǎn)，就必須定期地加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家或者有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固他們的知識(shí)，并且提高他們的現(xiàn)代化管理知識(shí)水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，讓他們吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進(jìn)行同行管理經(jīng)驗(yàn)的探討，舉辦各種檔案研討會(huì)和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國(guó)內(nèi)外檔案管理的動(dòng)態(tài)。其次，要讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等等現(xiàn)代新技術(shù)，巧用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時(shí)代的發(fā)展要求。
3、加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)的修養(yǎng)
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，不做違反國(guó)家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，鞏固理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自己的業(yè)務(wù)操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質(zhì)，檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應(yīng)這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認(rèn)真細(xì)致地做好每一項(xiàng)工作。
總結(jié)：
檔案管理工作是單位辦公室的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個(gè)單位的工作的順利進(jìn)行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類(lèi)比較繁多，所以檔案管理人員必須通過(guò)各種方式改進(jìn)工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質(zhì)也是影響辦公室檔案管理工作的一個(gè)重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質(zhì)，才能夠滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：交通管理單位；辦公室；檔案管理；優(yōu)化路徑
一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內(nèi)容
辦公室工作是交通管理單位所有工作的結(jié)合點(diǎn)，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎(chǔ)。國(guó)內(nèi)交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內(nèi)容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。
（1）檔案的收集工作
交通管理部門(mén)的辦公室檔案管理的收集工作非常復(fù)雜，涉及資料、數(shù)據(jù)非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提。隨著檔案管理的發(fā)展，數(shù)據(jù)的記錄形式出現(xiàn)了巨大的更新和變化，越來(lái)越多的檔案文獻(xiàn)不再使用紙質(zhì)的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，交通管理部門(mén)辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現(xiàn)了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業(yè)的難度。檔案文件以各種形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中以確保文件的完整性，這些都是交通部門(mén)辦公室檔案收集工作的內(nèi)容。
（2）檔案的整理工作
交通管理部門(mén)的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復(fù)雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類(lèi)型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門(mén)的檔案也需要根據(jù)不同的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，化零散為系統(tǒng)。目前，交通管理部門(mén)辦公室檔案的整理工作是借助計(jì)算機(jī)完成的，在科學(xué)的算法下，根據(jù)交通檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、形式等因素進(jìn)行整理。
（3）檔案的鑒定工作
交通管理單位的辦公室檔案資料內(nèi)容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門(mén)檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價(jià)值的大小有很大關(guān)系。對(duì)于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門(mén)檔案管理人員要分出工作內(nèi)容的主次，然后再開(kāi)展其他工作。
（4）檔案的保管工作
對(duì)于交通部門(mén)的檔案來(lái)說(shuō)，檔案的保管工作至關(guān)重要，很多無(wú)法預(yù)測(cè)的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門(mén)檔案的保管工作對(duì)保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門(mén)檔案的使用效率。
二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設(shè)
（一）檔案管理信息化建設(shè)的含義
信息化是檔案管理模式轉(zhuǎn)變的大趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點(diǎn)在與檔案實(shí)體的保管作業(yè)。而信息化建設(shè)使得檔案管理由實(shí)體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化建設(shè)需要把檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機(jī)制。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理工作者需要借助多種技術(shù)手段，比如，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。在這些技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構(gòu)成有序的檔案信息庫(kù)。
（二）檔案管理信息化建設(shè)的可行性
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學(xué)化檔案管理改革提供了契機(jī)。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分地區(qū)的交通檔案管理部門(mén)都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進(jìn)行信息化的操作。交通管理單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗(yàn)。我國(guó)陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強(qiáng)了交通管理單位對(duì)檔案管理的重，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。
三、交通管理單位辦公室檔案管理的優(yōu)化路徑探究
交通管理單位的日常工作會(huì)產(chǎn)生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優(yōu)化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門(mén)辦公室人員有著較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在新的形勢(shì)下，交通管理單位的辦公室人員要轉(zhuǎn)變思路，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開(kāi)展。
（1）提高交通管理部門(mén)辦公室人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發(fā)展，各種高科技的輔助工具出現(xiàn)在了交通部門(mén)的檔案管理工作中。計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)成為了交通部門(mén)最基礎(chǔ)的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來(lái)了非常大的便利，同時(shí)也引發(fā)了很多問(wèn)題。為了優(yōu)化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。
對(duì)于交通單位的人力資源部門(mén)來(lái)說(shuō)，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，以保證工作效率。辦公室要加強(qiáng)對(duì)新入職員工的培訓(xùn)工作，此外，在日常工作中也要注重加強(qiáng)同事之間的檔案管理的交流與互動(dòng)。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)合作能力，進(jìn)而提高交通部門(mén)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
（2）打造更加科學(xué)的交通部門(mén)檔案管理制度
交通行業(yè)的飛速發(fā)展對(duì)交通檔案管理工作提出了越來(lái)越嚴(yán)格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規(guī)范化、科學(xué)化，交通部門(mén)必須制定與檔案信息化管理相適應(yīng)的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，以確保交通信息檔案管理做現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化的推行。對(duì)于交通部門(mén)的辦公室來(lái)說(shuō)，進(jìn)行高效率的檔案管理工作，就必須認(rèn)真應(yīng)對(duì)自己工作中的不足，參考先進(jìn)的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評(píng)價(jià)制度，以優(yōu)化交通部門(mén)檔案的管理制度。
（3）優(yōu)化交通部門(mén)檔案管理的硬件建設(shè)
在信息化高度普及的形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作對(duì)硬件設(shè)施的要求越開(kāi)越高。交通部門(mén)的檔案管理室要按照業(yè)內(nèi)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)置，要有計(jì)算機(jī)、滅火器、溫度濕度監(jiān)測(cè)裝置等，這是設(shè)備都是保障交通信息檔案安全必不可少的。交通部門(mén)的采購(gòu)人員要嚴(yán)格控制這些設(shè)備的質(zhì)量，以優(yōu)化交通部門(mén)檔案管理的硬件建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】辦公室 檔案管理 工作效率
信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用使得社會(huì)各行各業(yè)的辦公方式煥然一新，而辦公室管理是單位各類(lèi)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，這也對(duì)檔案管理模式提出了更高的要求，要能緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，體現(xiàn)創(chuàng)新進(jìn)步，故需要采取一系列措施來(lái)進(jìn)行革新。辦公室檔案管理的工作特點(diǎn)是能保持檔案的完整性，便于檢索，實(shí)現(xiàn)檔案的最大利用價(jià)值。而隨著時(shí)展與工作要求的進(jìn)一步提高傳統(tǒng)檔案管理模式中弊病逐漸凸顯，工作效率有待進(jìn)一步提高，這不利于人們最大程度的展現(xiàn)檔案管理的功效，故急需研究出科學(xué)合理的處理措施。
一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素
辦公室檔案管理最大的職責(zé)便是記錄各項(xiàng)業(yè)務(wù)的歷史軌跡和憑證，以保持檔案的完整性。通過(guò)檔案管理帶來(lái)非常多的益處，方便相關(guān)人員查詢所辦業(yè)務(wù)的具體情況。但由于受到一系列因素的干擾，使得管理工作在發(fā)展過(guò)程中仍存在著弊端。
（1）管理工作觀念淡薄。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我國(guó)許多單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不高，沒(méi)有嚴(yán)格按照要求來(lái)展開(kāi)檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)比較隨意的事情，致使因檔案管理不當(dāng)而引發(fā)了一系列問(wèn)題的情況時(shí)有發(fā)生，檔案管理相關(guān)材料混淆、檔案內(nèi)容缺失這些現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，這給單位的正常工作造成了非常大的影響，極大地減緩了工作的開(kāi)展進(jìn)程，甚至給單位帶來(lái)難以承受的虧損。同時(shí)，部分單位對(duì)檔案管理人員的選擇也較為隨意，招聘一些兼職人員來(lái)管理檔案，最終造成檔案管理工作無(wú)法順利推行。
（2）從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)水平有待進(jìn)一步提高?，F(xiàn)如今雖然部分單位加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的重視，雇傭?qū)T來(lái)管理檔案，但由于缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平較高的人才，檔案管理工作已無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，與此同時(shí)，由于信息化技術(shù)不斷的深入人們的生活，在一定程度上改變了了人們的工作工作方式，促使工作人員對(duì)工作效率的提高有了更高追求。為順應(yīng)這種發(fā)展趨勢(shì)，工作人員必須精通一些辦公軟件，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理方面具有豐富的經(jīng)驗(yàn)。建立網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作著緊密的聯(lián)系，推動(dòng)辦公室檔案管理工作速率不斷提升，
（3）辦公室檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有待加強(qiáng)。辦公室檔案管理工作具有很強(qiáng)的綜合性，其涉及到的內(nèi)容及種類(lèi)繁多，這就給管理人員帶來(lái)了更大的壓力，故引入了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)輔助管理工作人員進(jìn)行記錄和整理檔案迫在眉睫。如今許多單位的信息化管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，管理體系沒(méi)有徹底落實(shí)，這使得員工的部分工作還無(wú)法運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)開(kāi)展。同時(shí)，部分單位信息系統(tǒng)建設(shè)不夠科學(xué)，致使部分?jǐn)?shù)據(jù)在儲(chǔ)存過(guò)程中損壞或缺失，故有待進(jìn)一步強(qiáng)化系統(tǒng)。
二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施
（1）完善管理制度。單位負(fù)責(zé)人不能忽視檔案管理工作的重大意義，要加強(qiáng)檔案管理各方面的建設(shè)和完善。單位要針對(duì)檔案管理確立一系列管理制度形成獨(dú)特體系，并不斷的進(jìn)行完善，從而使管理工作能夠合理有秩序的進(jìn)行。在制定過(guò)程中，要充分考慮單位的具體實(shí)際狀況，全面理清單位組織結(jié)構(gòu)以及管理的各方面業(yè)務(wù)，從而使制度切實(shí)合理。
（2）提高從業(yè)人員的技術(shù)水平。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力對(duì)檔案管理工作有著很強(qiáng)的影響，如果工作人員的專(zhuān)業(yè)水平較低，則將會(huì)阻礙管理工作順利進(jìn)行，因此相關(guān)單位有必要努力提高工作人員的綜合素質(zhì)。單位負(fù)責(zé)人在為辦公室招收管理人士時(shí)，最好選擇那些專(zhuān)業(yè)水平較高的人士來(lái)單位工作。同時(shí)，相關(guān)單位也要投入大量資源來(lái)開(kāi)展員工專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)課程，不斷強(qiáng)化工作人員的綜合能力，從而推進(jìn)檔案管理工作快速有效的完成。
（3）綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)協(xié)助管理，最大程度的發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而極大的減少管理人員的工作時(shí)間，也可以運(yùn)用電子信息技術(shù)對(duì)單位內(nèi)部資料進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行補(bǔ)漏，從而提高管理效率。故網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于檔案管理的作用是不容小覷的，可以優(yōu)化檔案資料紙質(zhì)管理模式，減少一定的管理工作量，通過(guò)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)查看檔案資料，不必像以前那樣到辦公室去閱覽紙質(zhì)檔案材料，這種方式非常節(jié)省時(shí)間。
三、結(jié)束語(yǔ)
辦公室檔案管理工作與單位內(nèi)部的其它工作之間有著非常緊密的關(guān)聯(lián)，能夠協(xié)助其它工作順利進(jìn)行，故要想推動(dòng)單位事業(yè)蓬勃發(fā)展，則不容忽視檔案管理工作的重要作用。單位負(fù)責(zé)人要持續(xù)優(yōu)化完善檔案管理體系，及時(shí)清除檔案管理中存在的問(wèn)題，盡可能的采取一系列措施來(lái)增強(qiáng)工作人員的能力，從而促使他們的工作效率迅速提升。
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關(guān)鍵字：文書(shū)檔案；管理建議
文書(shū)檔案是由辦公室保管的文件及資料，是可以反映黨務(wù)、行政管理的檔案。一般來(lái)說(shuō)文書(shū)檔案是具有價(jià)值的文件資料，對(duì)于每位員工、領(lǐng)導(dǎo)的工作都是有重要作用的，可以作為一種辦公工具使用。文書(shū)檔案記錄的內(nèi)容包括公司、組織參加過(guò)的培訓(xùn)活動(dòng)、會(huì)議情況、發(fā)展規(guī)劃等，形式有發(fā)文原件、會(huì)議記錄、存檔件等。
1.辦公室文書(shū)檔案管理特點(diǎn)
文書(shū)檔案管理具有涉及范圍廣的特點(diǎn)，包括合同、協(xié)議、信件、會(huì)議記錄等，所包含的內(nèi)容多種多樣，都是對(duì)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要作用的檔案；文件檔案管理工作具有一體化特點(diǎn)，文書(shū)檔案是由公司專(zhuān)門(mén)部門(mén)、專(zhuān)門(mén)管理人員負(fù)責(zé)的，文書(shū)檔案管理是以文件搜集、整理、催辦等基礎(chǔ)上建立的，這是文書(shū)工作的最后一步；文書(shū)檔案是非常重要的，有的關(guān)乎整個(gè)公司的命脈，在日常工作中，起到輔助作用。文書(shū)檔案具有保密性的特點(diǎn)，文書(shū)檔案管理者最重要的任務(wù)就是讓檔案處在一個(gè)安全狀態(tài)，不會(huì)被隨意的盜??；文書(shū)檔案是經(jīng)過(guò)篩選、整理、歸檔等部分形成的，這是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在對(duì)文書(shū)檔案整合的過(guò)程中，一些檔案資料可能會(huì)正在使用，所以也伴隨著不斷的重復(fù)查找；近年來(lái)，文書(shū)檔案的存檔形式越來(lái)越復(fù)雜，電子資料和紙質(zhì)資料并存，復(fù)印件、掃描儀、錄音筆等電子設(shè)備的出現(xiàn)，也提高了把文書(shū)檔案歸檔的效率，對(duì)于紙質(zhì)資料需要盡可能的延長(zhǎng)保存時(shí)間，電子檔案更多的需要考慮保密性。
2.辦公室文書(shū)檔案管理難點(diǎn)
文書(shū)檔案管理制度實(shí)際上并不完善，一般都是由綜合辦公室管理，部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)，每個(gè)人負(fù)責(zé)的工作都有很多，在對(duì)待文書(shū)檔案的整理工作，并沒(méi)有那么及時(shí)的把檔案進(jìn)行歸檔，原因有很多，可能是因?yàn)閭€(gè)人工作多、存放檔案的空間不夠、部門(mén)管理松散等，這就造成了文書(shū)檔案沒(méi)有發(fā)揮其作用，利用率低，在需要用到文書(shū)檔案時(shí)并不能及時(shí)查找，出現(xiàn)問(wèn)題也不能清楚明了的找到負(fù)責(zé)人，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作并不是非常重視，導(dǎo)致部門(mén)管理意識(shí)薄弱，管理結(jié)果和理想中的結(jié)果有很大的區(qū)別。
文書(shū)檔案工作在很多公司、單位都是分開(kāi)管理的，文書(shū)與檔案是兩個(gè)不同的工作。這種工作方式會(huì)導(dǎo)致檔案人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不清晰，不愿意花時(shí)間去思考，同時(shí)兩個(gè)人負(fù)責(zé)工作，很大程度上會(huì)存在不和諧性，不能做到真正的步調(diào)一致，讓文書(shū)檔案的工作有滯后。
3.辦公室文書(shū)檔案管理的思路及建議
文書(shū)檔案工作需要及時(shí)進(jìn)行整理，不能因?yàn)槠渌ぷ髅?、或者存放檔案的空間問(wèn)題而進(jìn)行推遲，部門(mén)設(shè)置要合理，檔案管理工作多是由綜合行政辦公部門(mén)負(fù)責(zé)，部門(mén)要加強(qiáng)管理，對(duì)整理歸檔任務(wù)的完成結(jié)果不定期抽查，起到督促警戒作用。明確文書(shū)檔案管理工作的職責(zé)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，責(zé)任落實(shí)到具體的人，不能發(fā)生互相推諉的事情；同時(shí)部門(mén)要重視文書(shū)檔案的管理工作，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)詢問(wèn)，讓工作人員感受到自己負(fù)責(zé)的是一個(gè)重要崗位，對(duì)工作可能會(huì)有更多的思考。
對(duì)文書(shū)檔案要保管齊全，工作人員要把已經(jīng)整合好的文書(shū)檔案進(jìn)行單獨(dú)整理存放，在整合過(guò)程中的文書(shū)檔案放于另一個(gè)位置，不能混放，以免混淆；在整理資料的最初要J真檢查，有需要搜集的資料要及時(shí)聯(lián)系，有借出去的資料要及時(shí)收回，沒(méi)有按時(shí)收回的資料要進(jìn)行追蹤。進(jìn)行資料檢查時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，辨別文書(shū)檔案的重要性，把具有重要價(jià)值的資料單獨(dú)保存，沒(méi)有特別價(jià)值的資料可以定期銷(xiāo)毀，騰出空間。
加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作人員的工作能力，并且培訓(xùn)要長(zhǎng)期舉行，明確培訓(xùn)結(jié)果，讓其具備豐富的檔案管理工作的能力，對(duì)于管理方法要不斷的更新，積極完成各項(xiàng)文書(shū)檔案管理工作。文案管理工作要傾向于計(jì)算機(jī)管理，讓文書(shū)檔案證書(shū)更加準(zhǔn)確的查詢，在平時(shí)的工作中要努力提高計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)。
辦公室文員要想做好文書(shū)檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作；建立關(guān)于文書(shū)檔案的規(guī)章制度，一切管理都依據(jù)規(guī)章制度來(lái)處理；因文書(shū)檔案可能比較繁瑣，需要處理注意很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，所以辦公室文員要有極好的耐性和責(zé)任心來(lái)管理；在管理工作中，要注意學(xué)習(xí)新知識(shí)，可以運(yùn)用一些新技術(shù)去管理文書(shū)檔案。不斷提高辦公室人員的文書(shū)檔案管理水平，做好文書(shū)檔案和其他工作交接，跟隨社會(huì)發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)文書(shū)管理檔案工作，保證文書(shū)檔案管理的順利的進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
[1]黎乃寧.芻議高校辦公室文書(shū)襠案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，10：16-17.
關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范管理；內(nèi)容；發(fā)展方向；意義；
文章編號(hào)：1674-3520（2015）-05-00-01
辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)以適應(yīng)企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要.
一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容
（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提-―制發(fā)公文。絕大多數(shù)的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來(lái)辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問(wèn)題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標(biāo)準(zhǔn)，提升實(shí)際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來(lái)實(shí)行規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長(zhǎng)期保存。無(wú)論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來(lái)長(zhǎng)期保存使用。三是要對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，在行文中避免簡(jiǎn)稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字，有助于未來(lái)規(guī)范管理及運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。
（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則――立卷歸檔。公文相似、重復(fù)及無(wú)序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對(duì)辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門(mén)的文件構(gòu)成，要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國(guó)對(duì)文書(shū)處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實(shí)工作里；應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院頒布的關(guān)于《銷(xiāo)毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會(huì)使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無(wú)序而無(wú)法立卷歸檔。二需確立重點(diǎn)及合理分工?，F(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，詳細(xì)問(wèn)題需詳細(xì)剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類(lèi)型或有關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個(gè)卷里，確保同一問(wèn)題的整體處理進(jìn)程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價(jià)值，讓完整的辦公室檔案文件為將來(lái)規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。
（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質(zhì)量。在實(shí)際操作中可看出，辦公室檔案的價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢?jiàn)立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量至關(guān)重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。
二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向
（一）做好辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)――依法治檔?，F(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類(lèi)別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)變革，方可順應(yīng)時(shí)代新趨勢(shì)，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。新形勢(shì)下的辦公室檔案工作需對(duì)不同地方給予充分運(yùn)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。各部門(mén)也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理
（二）增進(jìn)辦公室檔案工作目標(biāo)――運(yùn)用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運(yùn)用是體現(xiàn)其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開(kāi)發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在，它已成當(dāng)今社會(huì)主要的缺一不可的信息資源。要增強(qiáng)辦公室檔案的有效開(kāi)發(fā)運(yùn)用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評(píng)定及保存辦公室檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應(yīng)時(shí)代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其運(yùn)用的水平以促進(jìn)辦公室檔案工作健康發(fā)展。
三、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義
如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于將歷史保存還原其真實(shí)性。另一方面，規(guī)范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。它承載整個(gè)單位在發(fā)展進(jìn)程里所取得成績(jī)，作為探討其運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運(yùn)營(yíng)情況與及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策。所以，在我國(guó)規(guī)范好企事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗(yàn)新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展情況如實(shí)具體地反映出來(lái)，不僅有利于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性，擁有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對(duì)辦公室檔案工作的管理意識(shí)逐漸淡薄，忽略其在社會(huì)發(fā)展里的現(xiàn)實(shí)作用及戰(zhàn)略意義。實(shí)際工作里出現(xiàn)的無(wú)責(zé)任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無(wú)用論不斷影響整個(gè)企事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統(tǒng)至新型過(guò)渡階段出現(xiàn)阻礙，不利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對(duì)辦公室檔案工作的管理。
四、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書(shū)工作效率。唯有與時(shí)俱進(jìn)地將辦公室檔案工作管理規(guī)范化，方可順應(yīng)時(shí)代需求，為將來(lái)的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無(wú)，特別是對(duì)當(dāng)今信息化下的企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，更是推動(dòng)其機(jī)制朝著良性方向發(fā)展有力基礎(chǔ)。所以，規(guī)范好辦公室檔案工作勢(shì)在必行。
參考文獻(xiàn)：
