發(fā)布時(shí)間：2023-06-11 09:21:58
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案處理方式樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1 目前我國(guó)街道辦事處檔案管理存在的主要問(wèn)題
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)難以滿足街道辦事處的需求
科技的發(fā)展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來(lái)了巨大的改變，尤其針對(duì)檔案管理這一項(xiàng)關(guān)鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進(jìn)行思維的轉(zhuǎn)變，重視檔案管理模式的更新。可是由于目前很多街道辦事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時(shí)代的潮流，思維被傳統(tǒng)模式束縛，很難在真正意義上領(lǐng)悟到先進(jìn)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作內(nèi)部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領(lǐng)域中，完全忽略了實(shí)時(shí)革新給街道辦事處檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內(nèi)部的設(shè)施設(shè)備尚未達(dá)到相關(guān)要求，使用的極其年代久遠(yuǎn)，客觀上不能滿足街道辦事處整體機(jī)構(gòu)對(duì)于信息的需求。另外，很多街道辦事處沒有實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，仍然將許多重要的紙質(zhì)文件資料安放在雜貨間中，這樣雜亂且沒有規(guī)律的儲(chǔ)存模式很容易造成重要資料的安全問(wèn)題。同時(shí)，由于缺乏妥善的檔案管理制度，街道辦事處沒有完善的檔案儲(chǔ)存箱或者是?n案裝具，這樣不科學(xué)的安排給街道辦事處的檔案管理工作帶來(lái)了很多潛在隱患。
1.2 街道辦事處檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足且流動(dòng)性高
由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當(dāng)雜亂且繁瑣，大多數(shù)工作項(xiàng)目也具有強(qiáng)烈的時(shí)效性，因此很多時(shí)候辦事處會(huì)出現(xiàn)工作量太大，員工數(shù)量不夠的現(xiàn)象。為了臨時(shí)解決這些問(wèn)題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來(lái)填補(bǔ)空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動(dòng)性高，直接導(dǎo)致街道辦事處工作人員的專業(yè)素質(zhì)難以提升，高頻率的人員變動(dòng)直接影響其他人員的工作效率，同時(shí)也會(huì)擾亂檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，從而導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓(xùn)課程達(dá)不到理想的效果。如果這些問(wèn)題得不到足夠的重視與解決，那么長(zhǎng)久下去就會(huì)造成檔案管理工作內(nèi)部員工的工作積極性差，專業(yè)技能跟不上辦事處的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)辦事處的工作效率下降。
1.3 街道辦事處檔案的收集整理工作不全面
目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現(xiàn)在的工作模式來(lái)說(shuō)，街道辦事處都是采用各個(gè)部門負(fù)責(zé)整理自己部門的材料，相互之間并不進(jìn)行實(shí)時(shí)交流與溝通，因而會(huì)存在很多重復(fù)整理的文件。并且，當(dāng)其他部門的工作人員前來(lái)所索要相關(guān)文件時(shí)，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因還是因?yàn)榻值擂k事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過(guò)去，再加上檔案管理工作人員流動(dòng)性高，工作經(jīng)驗(yàn)不足，不能深刻意識(shí)到檔案科學(xué)有效管理的現(xiàn)實(shí)意義，只是單純地進(jìn)行傳統(tǒng)的機(jī)械化的資料收集與整理。
2 街道辦事處檔案管理相關(guān)問(wèn)題的合理應(yīng)對(duì)方式
2.1 加強(qiáng)街道辦事處管理者對(duì)于檔案管理工作的重視度
提高街道辦事處檔案管理工作效率與質(zhì)量的首要條件就是得到相關(guān)管理者的重視和支持。經(jīng)過(guò)實(shí)地調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，街道辦事處管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度直接影響街道辦事處檔案管理工作的效果。越高的領(lǐng)導(dǎo)重視度最終獲取的工作成果就越多，反之相反?？墒?，因?yàn)榻值擂k事處所要處理的事務(wù)太過(guò)繁瑣，大多數(shù)管理者都難以投入過(guò)多的精力與心思放在檔案管理工作中，所以這就需要依賴檔案管理工作人員可以沉靜下來(lái)，通過(guò)整體團(tuán)隊(duì)的積極努力獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，按照要求實(shí)時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)度與相關(guān)安排，包括在工作中出現(xiàn)的各類問(wèn)題，不可以放過(guò)任何細(xì)節(jié)。在基層員工與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分溝通和交流下，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在街道辦事處中所處的重要地位，只有管理者意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，才有可能解決這些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
2.2 提高資金投入量，引入先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備
提高街道辦事處檔案管理的效率與質(zhì)量，所需的基本條件就是優(yōu)化檔案管理設(shè)施設(shè)備。街道辦事處在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其重視度的同時(shí)，還要努力提高上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理相關(guān)設(shè)備的資金投入，優(yōu)化老舊的檔案管理設(shè)備，在能夠保證街道辦事處其他相關(guān)工作順利盡心的基礎(chǔ)下，針對(duì)檔案管理合理配置一定的急救設(shè)施如防火、防濕等。唯有妥善提高這些硬件設(shè)備的資金投入水平，才能全面改善街道辦事處的檔案管理環(huán)境，確保檔案資料的安全性，逐步向科學(xué)合理有效的檔案管理工作邁進(jìn)。
2.3 采用專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，建立科學(xué)有效的管理體制
街道辦事處處理的相關(guān)事務(wù)雖然從整體上來(lái)說(shuō)流程較為簡(jiǎn)單，但是信息量大，種類雜多，這就對(duì)檔案管理工作人員有著較為嚴(yán)苛的要求，在街道辦事處檔案管理部門工作的人員，必須可以迅速適應(yīng)多變的工作環(huán)境，具有較大的開發(fā)潛力，在工作崗位上能夠充分展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)，不斷提高自身的價(jià)值。因此，街道辦事處應(yīng)該針對(duì)這些人員安排實(shí)時(shí)培訓(xùn)，提高這些檔案管理員的工作素養(yǎng)的同時(shí)，保證檔案管理工作的服務(wù)性能。唯有較強(qiáng)工作能力和專業(yè)技能的員工基礎(chǔ)下，建設(shè)科學(xué)有效的檔案管理體制，從整體局面評(píng)價(jià)員工工作績(jī)效，才能實(shí)現(xiàn)員工之間相互團(tuán)結(jié)，相互信任，共同進(jìn)步。
黑龍江省高級(jí)人民法院：
你院黑法復(fù)字（91）第1號(hào)《關(guān)于金德輝訴佳木斯市永恒典當(dāng)商行房屋典當(dāng)案件的請(qǐng)示報(bào)告》收悉。
經(jīng)研究并征求有關(guān)部門的意見后，我們認(rèn)為：本案雙方當(dāng)事人以“當(dāng)票”的形式簽訂的協(xié)議，從其內(nèi)容看，它不同于民間的一般房屋典當(dāng)，不是以使用、收益為目的，實(shí)質(zhì)上是以房屋作抵押向典當(dāng)商行借款的合同，故定為抵押借款合同糾紛為宜。對(duì)典當(dāng)商行先扣除利息的作法，不應(yīng)支持。具體處理時(shí)，可參照我院《關(guān)于人民法院審理借貸案件的若干意見》第六條、第七條和第十七條的規(guī)定，根據(jù)本案具體情況，合情合理地解決。
【關(guān)鍵詞】 用電信息采集終端 故障 處理方法
1 引言
用電信息采集終端屬于智能用電系統(tǒng)中非常重要的一部分，人們按照應(yīng)用環(huán)境的不同將其劃分為專變采集終端以及集中抄表終端兩類。但由于用電信息采集終端是構(gòu)成用電信息采集系統(tǒng)基礎(chǔ)性產(chǎn)品，所以種類繁多的終端產(chǎn)品被研發(fā)出來(lái)，功能也變得更加強(qiáng)大，運(yùn)行則更加穩(wěn)定，但也存在很多故障與弊端：由于在用戶在使用終端的過(guò)程中需要添加維護(hù)程序，使得使用現(xiàn)場(chǎng)十分復(fù)雜，為解決此類問(wèn)題，用電信息采集終端設(shè)計(jì)人員應(yīng)重視運(yùn)行設(shè)計(jì)，強(qiáng)化其功能，盡量減少用電復(fù)雜性，并將用戶的維護(hù)難度盡可能的降低。用電信息采集終端主要依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)需求、應(yīng)用環(huán)境等設(shè)計(jì)出合適的模式，以滿足現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)用電數(shù)據(jù)的采集要求，并對(duì)運(yùn)行進(jìn)行全過(guò)程管理控制，以便及時(shí)處理故障及提供維護(hù)保障。
目前我國(guó)關(guān)于智能電表所采取的各項(xiàng)規(guī)范主要包括：及時(shí)計(jì)量電能，該類智能電表將在各個(gè)時(shí)段按照不同費(fèi)率模式對(duì)電能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)做功或無(wú)功的狀況分別計(jì)量電能，同時(shí)統(tǒng)計(jì)好電能、電壓、電流、頻率及功率等各項(xiàng)數(shù)據(jù)，這些工作都有利于更好的規(guī)劃電能。智能電表屬于智能電網(wǎng)系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施，是一種智能終端產(chǎn)品，主要被安裝在用戶位置，主要作用包括：雙向通訊、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、運(yùn)城付費(fèi)、竊電監(jiān)控、停電檢測(cè)、進(jìn)行遠(yuǎn)程維護(hù)及管理等。智能電表的連續(xù)通訊功能主要是為了對(duì)電力系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并在確保通信雙向性的基礎(chǔ)上，能實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)需求側(cè)的電力系統(tǒng)，以便能及時(shí)解決用戶的用電問(wèn)題。因此在設(shè)計(jì)智能電表前要詳細(xì)研究其設(shè)計(jì)規(guī)范，及在技術(shù)上的標(biāo)準(zhǔn)和要求。
2 用電信息采集終端常出現(xiàn)的故障及解決方式
2.1 采集故障和處理方式
用電信息采集終端內(nèi)包含采集器、集中器和計(jì)量表。其主要故障有這些設(shè)備本身的故障，在運(yùn)輸過(guò)程中或其它原因造成設(shè)備各種模塊松動(dòng)或損壞，計(jì)量表計(jì)的故障燒毀等現(xiàn)象，出現(xiàn)這些故障時(shí)應(yīng)更換設(shè)備更換模塊或?qū)⑺蓜?dòng)的模塊重新拔插，計(jì)量設(shè)備燒毀應(yīng)通知客戶進(jìn)行賠表等。
2.1.1 集中器的故障與處理
第一，接入集中器電源一相斷線。處理方法是將斷相電源修復(fù)，確保三相電源可靠接入。第二，在桿變供電臺(tái)區(qū)通常會(huì)發(fā)生接入集中器電源的三相線為同一相電壓現(xiàn)象，導(dǎo)致接入另外兩相電壓的采集器無(wú)法正常進(jìn)行載波通信。處理方法是將集中器移位至有三相電源的附近，確保接入三相電源。第三，集中器的相線、零線接錯(cuò)端子，造成電壓缺相或零線懸空。處理方法是嚴(yán)格按照集中器電源接線端子圖進(jìn)行接線。
2.1.2 采集器的故障與處理
接入采集器運(yùn)行燈不亮，采集器無(wú)法工作。處理方法是運(yùn)行燈為紅色LED指示0.5Hz頻率閃爍，表示采集器正在運(yùn)行；如己通電，但指示燈不亮，則需更換采集器。
終端在收集電能數(shù)據(jù)的過(guò)程中發(fā)生失敗、缺點(diǎn)（收集時(shí)遺漏了某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)）以及數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。剛裝好的終端或新更換的電表應(yīng)立即檢查其數(shù)據(jù)采集方案是否設(shè)置正確，即就是對(duì)表計(jì)協(xié)議、波特率以及電能表地址等數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查；接著再對(duì)RS485通信口進(jìn)行電壓檢測(cè)，通常情況下RS485通信口使用直流電，其A、B端口之間電壓應(yīng)保持在2至4.5伏；最后要對(duì)終端內(nèi)部協(xié)議進(jìn)行檢查，避免其和電能表之間缺少共同協(xié)議，特別是存在特殊表計(jì)規(guī)約的情況下。
2.2 通信故障和處理
終端不能和主站保持正常通訊，或通訊時(shí)頻發(fā)故障。這種故障產(chǎn)生的原因多是通道問(wèn)題，包括網(wǎng)絡(luò)、專線、無(wú)線以及RS232通道等各種通道。
（1）網(wǎng)絡(luò)通道出現(xiàn)故障的原因多是路由器故障，有時(shí)也可能是終端網(wǎng)絡(luò)地址錯(cuò)誤，而終端網(wǎng)絡(luò)口則不常出現(xiàn)故障，這時(shí)應(yīng)使用筆記本電腦去故障現(xiàn)場(chǎng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)及終端網(wǎng)絡(luò)口進(jìn)行檢測(cè)。
（2）專線通道出現(xiàn)故障的原因通常是設(shè)備中心頻率設(shè)置錯(cuò)誤。主站專線MODEM設(shè)備在設(shè)置頻率時(shí)沒有和供電公司專線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備頻率保持一致。此時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行環(huán)路分段檢查，查出出現(xiàn)故障的具體是哪段通道。也可重新對(duì)終端中心頻率進(jìn)行設(shè)置，但必須啟開設(shè)備端蓋跳線，一般不予采取。同時(shí)需引起重視的是為終端內(nèi)部的四芯專線MODEM設(shè)置合適的通信參數(shù)。
（3）RS232通道出現(xiàn)故障的原因多是通信設(shè)備問(wèn)題。供電公司所使用的專線通道網(wǎng)絡(luò)存在信息亂碼，及RS232到RS485等轉(zhuǎn)換頭發(fā)生故障等，此時(shí)采取的檢查方式主要為環(huán)路測(cè)試。檢測(cè)時(shí)只能在RS232一側(cè)設(shè)置環(huán)路，而不能設(shè)置在RS485一側(cè)。
（4）引起撥號(hào)通道出現(xiàn)故障的原因較多，判斷難度大，有的情況下檢測(cè)時(shí)需要更換終端。但檢測(cè)時(shí)要引起重視的二次撥號(hào)模式是否設(shè)置正確，檢測(cè)通道穩(wěn)定程度所應(yīng)用的軟件是否可靠，通道上是否存在亂碼?，F(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)過(guò)程中有時(shí)需換掉原有終端，以確定產(chǎn)生故障的原因是否是通道自身。
（5）無(wú)線通道出現(xiàn)故障的情況和撥號(hào)通道很相似，這種通道可靠性較低，在使用過(guò)程中會(huì)因移動(dòng)通信系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行服務(wù)區(qū)判定而造成長(zhǎng)時(shí)間不能正常工作。因此這種終端，必須要將其重啟時(shí)間縮短，以保障通道正常運(yùn)行。
2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)故障和處理方式
終端在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生混亂、時(shí)間跳轉(zhuǎn)，甚至不能存寫等故障。同時(shí)因閃存盤發(fā)生老化及其他故障，而導(dǎo)致盤內(nèi)數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤。如，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)日期是2013年3月1日，但盤上顯示的卻是2012年12月1日，這些錯(cuò)誤數(shù)據(jù)將被傳回主站；終端上的時(shí)鐘芯片發(fā)生故障，會(huì)引起時(shí)鐘跳轉(zhuǎn)，并導(dǎo)致終端儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)時(shí)標(biāo)紊亂；終端內(nèi)出現(xiàn)數(shù)據(jù)故障造成后續(xù)收集的數(shù)據(jù)不能正常存儲(chǔ)。出現(xiàn)這些問(wèn)題后應(yīng)及時(shí)在終端上采用調(diào)試軟件，接著運(yùn)用規(guī)約清理掉非法數(shù)據(jù)，或直接在主站改變采集進(jìn)度，漏掉錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。
2.4 用電信息采集終端管理的問(wèn)題和處理方式
主要表現(xiàn)為客戶檔案資料與臺(tái)區(qū)不對(duì)應(yīng)，采集終端中集中器無(wú)法與采集器通信。一般的處理方法為將用電信息采集終端中的用電客戶檔案資料進(jìn)行整理，防止用電客戶檔案與臺(tái)區(qū)的信息不對(duì)應(yīng)。在為平衡臺(tái)區(qū)負(fù)荷而進(jìn)行的低壓負(fù)荷調(diào)整時(shí)，對(duì)采集終端中的用電客戶檔案進(jìn)行及時(shí)變更和維護(hù)，確保客戶檔案與臺(tái)區(qū)對(duì)應(yīng)。
2.5 軟硬件故障和處理
（1）操作類，出現(xiàn)操作類故障的原因主要包括電能表地址、波特率、數(shù)據(jù)位、停止位及校驗(yàn)位等各項(xiàng)錯(cuò)誤設(shè)置，使讀表工作不能正常進(jìn)行；終端和主站之間出現(xiàn)連接設(shè)置故障，將使通信工作中斷；或RS485通信端口的A、B接口線路反接或漏接也能中斷抄表。處理方式有：檢查終端上的各項(xiàng)參數(shù)設(shè)置、通訊參數(shù)及邏輯地址等是否設(shè)置正確；終端上的通訊接入端口設(shè)置要和主站保持一致；保證各個(gè)終端和表計(jì)RS485通信口之間接線準(zhǔn)確。必須重視的是，終端規(guī)約的正確程度將決定終端通信的通暢程度，不同生產(chǎn)廠家在生產(chǎn)終端時(shí)所使用的抄表規(guī)約可能有所差別，因此在主站、終端及表計(jì)等設(shè)置正確的情況下，可能會(huì)出現(xiàn)不能正常抄表的問(wèn)題，這時(shí)就應(yīng)對(duì)終端、主站及表計(jì)逐一進(jìn)行規(guī)約核準(zhǔn)，排除故障。
（2）軟件類故障出現(xiàn)的主要原因是終端程序問(wèn)題。這種問(wèn)題出現(xiàn)后將導(dǎo)致終端進(jìn)程中止，常見的此類故障有：前置機(jī)通信程序故障、網(wǎng)絡(luò)堵塞、主站端口沒有及時(shí)釋放、終端程序未及時(shí)更新等?？刹扇〉奶幚矸绞桨ǎ褐鹨粚?duì)主站及終端進(jìn)行檢測(cè)，更新程序或重裝程序。
（3）硬件類故障出現(xiàn)的主要原因有終端通信模塊受損、SIM卡故障（受損或安裝錯(cuò)誤）造成的終端啟動(dòng)失敗、頻頻死機(jī)等。可采取的處理方式有：使用新的終端通信模塊及SIM卡，更換掉頻發(fā)死機(jī)的終端。
（4）環(huán)境類故障產(chǎn)生的原因主要包括：終端所在位置移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)過(guò)弱、SIM卡欠費(fèi)等，最終造成終端不能正常上線。其處理方式有：為終端配置較長(zhǎng)外置天線，在終端附近安裝移動(dòng)信號(hào)放大裝置，繳清欠費(fèi)或使用新的SIM卡。
3 結(jié)語(yǔ)
我國(guó)在“十一五”規(guī)劃中為中國(guó)電網(wǎng)公司提出了建立一體化信息平臺(tái)的建設(shè)要求。而信息化的應(yīng)用將促進(jìn)電力產(chǎn)業(yè)專業(yè)化發(fā)展，也有利于現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。進(jìn)而將用電信息采集終端在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障的頻率降到最低，一旦出現(xiàn)故障也能及時(shí)將其排除。電力企業(yè)應(yīng)不斷加大對(duì)用電信息采集終端的建設(shè)力度，逐漸完善配電變壓遠(yuǎn)程管控系統(tǒng)和配電網(wǎng)規(guī)劃數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，并加大對(duì)電力設(shè)施運(yùn)行中的質(zhì)量管理力度，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)系統(tǒng)現(xiàn)代化管理，將整個(gè)電網(wǎng)建設(shè)成統(tǒng)一的信息化平臺(tái)。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊燁.用電信息采集系統(tǒng)及低壓集中抄表終端建設(shè)淺析[J].青?？萍?，2010年03期.
[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)實(shí)踐;影響
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展,我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化已跨入有組織、有計(jì)劃的推廣普及發(fā)展階段。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的長(zhǎng)足發(fā)展,對(duì)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生了巨大影響,同時(shí)也出現(xiàn)許多問(wèn)題。筆者僅就會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)踐的影響和需要解決的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行探討。
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的影響
會(huì)計(jì)電算化的普及和應(yīng)用,不僅僅是會(huì)計(jì)核算工作的現(xiàn)代化過(guò)程,也是促進(jìn)會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)?；倪^(guò)程,更是促進(jìn)會(huì)計(jì)改革和發(fā)展的過(guò)程。會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的影響主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1 改變了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式和賬務(wù)處理方式
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作電算化后,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理過(guò)程被分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié),只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準(zhǔn)確性控制,計(jì)算機(jī)就可以自動(dòng)完成記賬、算賬、對(duì)賬、結(jié)賬、轉(zhuǎn)賬以及編制報(bào)表和會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)分析等工作。與手工會(huì)計(jì)相比,數(shù)據(jù)處理無(wú)論在準(zhǔn)確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化,會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的集中化、自動(dòng)化程度大大提高,賬務(wù)處理程序也趨于簡(jiǎn)單。
2 對(duì)會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)及人員素質(zhì)要求更高
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)組織體制發(fā)生了很大的變化:一方面會(huì)計(jì)工作的組織機(jī)構(gòu)以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)為主要依據(jù),把會(huì)計(jì)工作分為專業(yè)組、數(shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組、系統(tǒng)維護(hù)組等;另一方面,這種新的組織機(jī)構(gòu)也產(chǎn)生了新的崗位設(shè)置和新的人員分工, 不僅需要專業(yè)會(huì)計(jì)人員,還需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,特別需要既懂會(huì)計(jì)又懂計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的復(fù)合型人才。
3 將改革會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制制度
會(huì)計(jì)電算化后,原來(lái)賬簿之間相互核對(duì)的查錯(cuò)糾錯(cuò)控制不復(fù)存在。由于數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化,大大減少了人工干預(yù),人工不能直接參與內(nèi)部控制。在這種情況下,部分內(nèi)部控制工作必須由計(jì)算機(jī)通過(guò)專門程序進(jìn)行,這種內(nèi)部控制的部分程序化,使控制對(duì)象由原來(lái)的對(duì)組織、文檔等進(jìn)行控制擴(kuò)展到對(duì)軟件、硬件、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行控制;控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制,包括組織控制、系統(tǒng)使用權(quán)控制、輸入輸出正確性控制、操作過(guò)程控制等。
4 更加重視會(huì)計(jì)信息分析
在各種信息高速發(fā)展時(shí)代,會(huì)計(jì)信息對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來(lái)越重要的作用。現(xiàn)代信息技術(shù)和會(huì)計(jì)電算化能將社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的細(xì)枝末節(jié)精確地記錄、保存和傳播,會(huì)計(jì)信息的分類、提煉、再加工將成為極其重要的工作。系統(tǒng)化、條理化、有針對(duì)性的信息,只有經(jīng)過(guò)加工整理、分析,才能滿足這種需要。總之,會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn),必然帶動(dòng)會(huì)計(jì)核算對(duì)象、內(nèi)容、方法等會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的發(fā)展,促進(jìn)會(huì)計(jì)制度的改革。
二、會(huì)計(jì)電算化發(fā)展中需注意的問(wèn)題
1 解決人們思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題
我國(guó)電算化事業(yè)起步較晚,人們還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,根本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)提高企業(yè)運(yùn)作效率。事實(shí)表明,會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù),因而推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革。所以,會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),而且必然會(huì)引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高。
2 重視會(huì)計(jì)電算化理論研究
會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展依賴于電算化會(huì)計(jì)理論的發(fā)展。電算化會(huì)計(jì)理論是指導(dǎo)、推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化在新的基礎(chǔ)上不斷完善和發(fā)展的實(shí)踐指南。電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生和發(fā)展的過(guò)程是突破傳統(tǒng)會(huì)計(jì)觀念,對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法提出新問(wèn)題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過(guò)程。如電算化會(huì)計(jì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工作組織、信息處理及賬務(wù)處理程序等方式和方法上的改變,本身就是對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法的突破和完善。隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用,新的問(wèn)題和新的課題將不斷出現(xiàn)。如:信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后,企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會(huì)計(jì)信息,又能有效保護(hù)商業(yè)秘密;兩個(gè)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)結(jié)合后,如何改進(jìn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)告;信息經(jīng)濟(jì)將對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法產(chǎn)生什么影響等。對(duì)新課題進(jìn)行深入研究,必將形成新的會(huì)計(jì)理論和方法,而新的會(huì)計(jì)理論和方法的確立,又將使電算化會(huì)計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化理論主要研究如何用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)手工系統(tǒng)的工作,而沒有對(duì)系統(tǒng)提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求,這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電算化會(huì)計(jì)理論即研究實(shí)現(xiàn)電算化后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)組織、會(huì)計(jì)核算的程序和管理制度,會(huì)計(jì)核算的方法,以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對(duì)會(huì)計(jì)理論、會(huì)計(jì)制度的影響和會(huì)計(jì)工作的新特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)理論的研究確定了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能體系、運(yùn)作規(guī)范及特點(diǎn)、審計(jì)接口、會(huì)計(jì)檔案等基本要求,它一方面符合手工會(huì)計(jì)的基本要求,同時(shí)又具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)理論的基本問(wèn)題研究透徹了,會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),能更符合會(huì)計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求,會(huì)計(jì)電算化軟件才能更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)工作,使會(huì)計(jì)工作在實(shí)現(xiàn)電算化后更加規(guī)范、效率更高、安全性更強(qiáng),更好地為管理決策服務(wù),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的效益原則。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬,也使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。這些既推動(dòng)現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展,也對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展產(chǎn)生障礙。為此就提出了一個(gè)挑戰(zhàn)性的課題,即會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)必然向網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。這就要求我們必須加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)理論的研究,建立較完備的電算化會(huì)計(jì)理論體系,以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化迅速發(fā)展的需要。
3 做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作
電算化會(huì)計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具,但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。比如,對(duì)操作權(quán)限的限制有密碼程序,驗(yàn)證借貸金額是否平衡有校驗(yàn)程序等。同時(shí),由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。其控制點(diǎn)由手工會(huì)計(jì)對(duì)人的控制轉(zhuǎn)到對(duì)人和機(jī)器兩方面的控制,控制的內(nèi)容涉及人員分工、職能分離和計(jì)算機(jī)軟、硬件的維護(hù),以及會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)檔案的保存和保管。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)要求原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,所有錄入到電腦里面的會(huì)計(jì)信息必須代碼化,以便于電腦集中處理。同時(shí),所使用的代碼必須與財(cái)政部規(guī)定相符,與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的傳輸要求相一致,從而更好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。在整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃并認(rèn)真組織實(shí)施,重新調(diào)整會(huì)計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工,建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度,提高企業(yè)管理水平。還要修改擴(kuò)建機(jī)房,選購(gòu)、安裝、調(diào)試設(shè)備,自行開發(fā)或購(gòu)買會(huì)計(jì)軟件,培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人員,進(jìn)行系統(tǒng)的試運(yùn)行等工作。以上所列的各項(xiàng)工作必須做好,否則電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)將不能正常工作,有損于會(huì)計(jì)電算化的整體效益并使其不能深入持久地開展下去,會(huì)計(jì)和企業(yè)管理現(xiàn)代化將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
4 增強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性
財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對(duì)秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。為了對(duì)付日益猖獗的計(jì)算機(jī)犯罪,國(guó)家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全法律,在全社會(huì)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的宏觀控制,政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度,對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁,為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無(wú)意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全性,因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。一是實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任。二是建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。三是從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)入手,增加軟件本身的限制功能。四是建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度,對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料實(shí)行多級(jí)備份。五是強(qiáng)化審計(jì)線索制。六是建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)必須加一些用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。另外還可以考慮硬軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度。
5 做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作,必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
(1)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度,把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。
(2)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,要根據(jù)這些信息載體的物理特性采用雙備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并將其存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。
事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是內(nèi)部控制管理的重要組成部分，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電算化已經(jīng)取代了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)控制方式，不僅給企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)省了成本，還提高了會(huì)計(jì)管理的準(zhǔn)確度和分析決策的能力。本文在了解公路系統(tǒng)會(huì)計(jì)工作開展情況的基礎(chǔ)上，分析了電算化對(duì)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的影響，探討了單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制過(guò)程中的問(wèn)題，并為加強(qiáng)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提出了對(duì)策。
一、電算化對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的影響
1.改變單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)象
傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)環(huán)境中，財(cái)會(huì)人員是單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的主要對(duì)象，而電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)象則包括對(duì)財(cái)會(huì)人員和計(jì)算機(jī)兩個(gè)方面。單位的會(huì)計(jì)核算、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、遠(yuǎn)程審計(jì)等業(yè)務(wù)采取的處理方式為人機(jī)交互處理，因此，要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制就必須加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)的控制。
2.改變單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方式
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)控制采取的是手工控制的方式，平行登記會(huì)計(jì)信息并進(jìn)行核實(shí)以保證其準(zhǔn)確性，會(huì)計(jì)信息的檢查方式是通過(guò)不同經(jīng)辦人員的層層簽字或蓋章實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)信息通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行存儲(chǔ)，具有較強(qiáng)的直觀性。電算化內(nèi)部控制采取的是手工和計(jì)算機(jī)雙重控制的方式，授權(quán)文件和口令取代了之前簽字蓋章的方式，人機(jī)集中化處理賬務(wù)信息。
3.改變單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的范圍
傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)控制的范圍主要是交易處理及其形成的相應(yīng)關(guān)系，而電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制處理還增加了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、權(quán)限及修改程序等的控制及對(duì)會(huì)計(jì)信息的安全，計(jì)算機(jī)的操作管理、人員的配置等的控制，單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的范圍擴(kuò)大。
4.改變單位內(nèi)部審計(jì)的難度
傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)審計(jì)具有很強(qiáng)的直觀性，單位的審計(jì)人員一般是按照審計(jì)程序?qū)镜呢?cái)務(wù)信息進(jìn)行審計(jì)，而單位實(shí)行電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，財(cái)務(wù)資料以電子文檔等形式進(jìn)行儲(chǔ)存，數(shù)據(jù)處理不會(huì)留下任何痕跡，相比與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)審計(jì)，電算化審計(jì)在一定程度上降低了審計(jì)的難度，且提高了審計(jì)的準(zhǔn)確度。
二、企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中存在的問(wèn)題
1.事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息及其存儲(chǔ)方式存在安全隱患
電算化環(huán)境改變了手工會(huì)計(jì)對(duì)信息的處理方式，單位通過(guò)磁盤、光盤等磁性介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息，不需要通過(guò)簽字蓋章等具有法律效用的手段來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行確認(rèn)，改動(dòng)會(huì)計(jì)信息比較容易而且不會(huì)留下痕跡。此外，這種存儲(chǔ)方式對(duì)接觸和存放環(huán)境的要求較高，而且容易損壞、刪除和磁化，進(jìn)而損失存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
2.減弱了會(huì)計(jì)人員職能控制，加大會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)
傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)控制的原則是職務(wù)相分離、職權(quán)不相容，而電算化會(huì)計(jì)處理高度集中化，計(jì)算機(jī)集中處理公司的很多手續(xù)，工作職責(zé)的過(guò)度集中導(dǎo)致難以分離不相容的職務(wù)，使得工作中經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)和權(quán)限不明，人員之間難以互相牽制的情況，工作人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊造假的可能性加大，會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和安全得不到有效保證，加大了會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
3.電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠完善
電算化系統(tǒng)存在很大的安全隱患，口令密碼容易被非法侵入和破壞，沒有對(duì)修改權(quán)限和痕跡的控制功能，會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)很容易被篡改，再加上科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于不斷發(fā)展之中，一些單位因?yàn)樽陨淼木窒扌?，沒有對(duì)企業(yè)的電算化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新。因此，單位要不斷完善電算化系統(tǒng)，以更好為單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制服務(wù)。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的對(duì)策
1.建立健全事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化管理制度
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理制度，完善相應(yīng)的法規(guī)，以加強(qiáng)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。首先對(duì)操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行控制，可以采取設(shè)置部門，對(duì)員工進(jìn)行分工，劃分職責(zé)和權(quán)限等控制方式使員工相互牽制，避免出錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象。其次要控制電算化操作系統(tǒng)。主要是指對(duì)操作權(quán)限和規(guī)程的控制，操作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限和規(guī)程操作系統(tǒng)，不得越權(quán)。再者，對(duì)數(shù)據(jù)的輸入和輸出要進(jìn)行控制，要設(shè)立專門的人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入和輸出，且在輸入前要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，輸出的資料要進(jìn)行登記。最后是計(jì)算機(jī)處理控制，在計(jì)算機(jī)中設(shè)立故障處理、錯(cuò)誤糾正和系統(tǒng)保護(hù)等功能以保證會(huì)計(jì)軟件正常運(yùn)行。
2.嚴(yán)格管理單位電算化會(huì)計(jì)檔案
要加強(qiáng)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，就要對(duì)單位電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。電算化會(huì)計(jì)檔案包括電算化過(guò)程中出現(xiàn)的各種紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件等，必須安排專人負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案，并做好檔案的收集、管理、調(diào)閱等工作，定期進(jìn)行檢查，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保密，保證其安全性和完整性，避免其被非法侵入或丟失損壞。
3.加強(qiáng)單位內(nèi)部審計(jì)
內(nèi)部審計(jì)是單位進(jìn)行內(nèi)部控制和監(jiān)督的重要手段，要加強(qiáng)單位電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，就要定期審計(jì)單位的會(huì)計(jì)資料和數(shù)據(jù)，保證賬務(wù)處理的正確性，并且符合企業(yè)內(nèi)控制度和規(guī)范。其次要對(duì)數(shù)據(jù)和資料的一致性進(jìn)行審查，及時(shí)調(diào)整其中錯(cuò)誤和不符合的部分。同時(shí)也要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)補(bǔ)漏，或者對(duì)控制參數(shù)進(jìn)行更改，審查電算化系統(tǒng)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，避免系統(tǒng)出問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)鍵詞:FLV視頻 教學(xué) Extra.FLV 資源庫(kù)
FLV是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)上最流行的視頻格式,隨著國(guó)內(nèi)外眾多FLV視頻共享網(wǎng)站的興起和發(fā)展,為我們一線廣大中小學(xué)教師尋找理想的視頻教學(xué)資源提供了極大的便利。然而針對(duì)FLV格式文件進(jìn)行剪輯、合并、轉(zhuǎn)換等操作并不是很方便。一般編輯、處理工具功能也比較單一,要么只有格式轉(zhuǎn)換功能,要么只能進(jìn)行合并,最近在網(wǎng)上搜索到一款我國(guó)臺(tái)灣作者開發(fā)的Extra.FLV免費(fèi)小工具,應(yīng)該說(shuō)是目前惟一兼具FLV播放、剪輯、截圖、合并和轉(zhuǎn)換等用途的多功能軟件。FLV格式文件可以一邊播放一邊進(jìn)行處理,同時(shí)由于采取直接處理方式,不經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換,軟件執(zhí)行效率也比較高。下面以Extra.FLV1.8版本為例簡(jiǎn)單介紹其實(shí)用功能及使用方法(建議讀者實(shí)際使用2.0以上版本以支持能分割on2 vp6編碼的FLV視頻,目前2.0以上版本為中文繁體)。
一、切割與合并
運(yùn)行Extra.FLV,執(zhí)行“檔案開啟新的檔案”選擇要進(jìn)行處理的FLV格式文件,Extra.FLV自帶播放器此時(shí)開始自動(dòng)播放視頻文件,在播放的同時(shí)分別利用播放器窗口上的“標(biāo)記開始”和“標(biāo)記結(jié)束”按鈕設(shè)置自己要剪輯的一個(gè)或多個(gè)區(qū)段,最后執(zhí)行“標(biāo)記剪輯另存剪裁”即可實(shí)現(xiàn)切割和合并(如圖1所示)。
如果要合并的是幾個(gè)獨(dú)立的FLV視頻資源,則運(yùn)行Extra.FLV,執(zhí)行“進(jìn)階處理合并功能”進(jìn)入對(duì)應(yīng)界面,隨后點(diǎn)擊“加入檔案”按鈕選擇要進(jìn)行合并的FLV視頻文件(軟件支持直接拖拽文件至列表區(qū)實(shí)現(xiàn)),通過(guò)上移或下移來(lái)調(diào)整每段視頻所處的位置,最后點(diǎn)擊“執(zhí)行合并”即可。
提示:如果打不開FLV文件請(qǐng)查看是否正確安裝了FLV解碼器,可從網(wǎng)上下載安裝。
如果分割后出現(xiàn)有聲音無(wú)圖像的現(xiàn)象,是因?yàn)镋xtra.FLV版本的問(wèn)題,2.0以上版本才能分割on2 vp6編碼的FLV視頻。
二、格式轉(zhuǎn)換
Extra.FLV的轉(zhuǎn)換功能可以直接將FLV轉(zhuǎn)成MPG、WMV、AVI、MP3、WAV格式等常見視、音頻格式,也可以反向?qū)PG、WMV、AVI等轉(zhuǎn)換成FLV視頻。
關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；數(shù)字化；方法；成果應(yīng)用
現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)開始邁向數(shù)字化時(shí)代，實(shí)物檔案作為一種特殊的檔案類型也應(yīng)該逐步的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以此來(lái)提高實(shí)物檔案的利用效果。由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已經(jīng)沒有任何的困難，但是由于某些檔案單位或者工作人員，并沒有認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案數(shù)字化的重要性，因此遲遲未能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，依然以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行實(shí)物檔案的管理。但是由于實(shí)物檔案是經(jīng)過(guò)收集以及整理之后才形成的檔案，傳統(tǒng)的管理方式并不利于其儲(chǔ)存，甚至?xí)G失，因此實(shí)物檔案數(shù)字化具有一定的必要性。
1 實(shí)物檔案數(shù)字化的方法
1.1 利用掃描、拍攝的方法
由于實(shí)物檔案的載體各不相同，因此數(shù)字化方法也相同。一般而言，紙質(zhì)載體，則可以通過(guò)掃描的方式來(lái)完成數(shù)字化，比如證書、資料等。因?yàn)闄n案規(guī)格不同，因此在數(shù)字化時(shí)，操作人員需要依據(jù)檔案規(guī)則大小，來(lái)選擇掃描儀。如果紙質(zhì)檔案的規(guī)格非常大，也可以選擇應(yīng)用大型數(shù)碼平臺(tái)來(lái)完成掃描，如果沒有大型數(shù)碼平臺(tái)，也可以選擇應(yīng)用小型數(shù)碼平臺(tái)，但是需要后期拼接。掃描時(shí)，色彩的選擇也十分重要，通常情況下，都會(huì)選擇應(yīng)用彩色模式。由于檔案的質(zhì)量有所差別，因此在對(duì)掃描儀系統(tǒng)進(jìn)行定義時(shí)應(yīng)該考慮到質(zhì)量的問(wèn)題，比如原有的檔案污點(diǎn)比較多，則可以選擇去污模式。另外，掃描人員需要依據(jù)檔案的情況，對(duì)匯圖像的各個(gè)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，以此保證掃描完成的檔案沒有可用，而原有的檔案也不會(huì)出現(xiàn)任何的損壞。
而針對(duì)非紙質(zhì)的檔案則可以選擇應(yīng)用拍攝的方法，比如獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物。數(shù)碼相機(jī)在進(jìn)行拍攝時(shí)要調(diào)整東阿彩色拍攝方式，像素要達(dá)到300萬(wàn)。如果照片的分辨率過(guò)低，則輸出效果會(huì)大受影響。拍攝在進(jìn)行拍攝時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)該將整個(gè)拍攝物放置到取景框中；其次，注意將照相機(jī)調(diào)整為無(wú)時(shí)間格式，以免影響后期處理。還有其他一些拍攝要求，這就需要與拍攝的具體實(shí)物而定。由于拍攝出來(lái)之后，作為檔案進(jìn)行保存，因此拍攝人員的拍攝水平一定要達(dá)到相應(yīng)的要求。
1.2 圖像存儲(chǔ)
圖像存儲(chǔ)的方式是實(shí)物檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的最為重要的步驟，采取此種方法，需要注意以下問(wèn)題：第一，注意存儲(chǔ)格式，電子文件的存儲(chǔ)方式有很多，其中比較常見的有JPEG、TIF格式，不同的格式會(huì)有相應(yīng)要求，有關(guān)人員要加以區(qū)分；第二，圖像文件存儲(chǔ)之后，需要對(duì)其進(jìn)行命名，如果是單頁(yè)實(shí)物實(shí)物或者是獨(dú)立的檔案，直接用其檔案名稱來(lái)命名即可。或者是多頁(yè)的檔案，在命名時(shí)，則應(yīng)該使用檔案號(hào)+頁(yè)號(hào)的方式，根據(jù)頁(yè)碼順序來(lái)進(jìn)行命名。
1.3 圖像處理
圖像處理是實(shí)物檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的另一個(gè)重要的步驟。圖像處理時(shí)，可以選擇應(yīng)用掃描處理程序或者是其他軟件，通常情況下，都會(huì)選擇應(yīng)用自動(dòng)人工相結(jié)合的處理方式，以此保證圖像質(zhì)量。圖像需要做好如下工作：①糾偏。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。②去污。對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中，應(yīng)遵循“在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌”的原則。③圖像拼接。對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
1.4 數(shù)據(jù)質(zhì)檢
對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求、圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；發(fā)現(xiàn)漏掃時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
1.5 數(shù)據(jù)掛接
將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中條目的總數(shù)是否相同、每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，通過(guò)檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接。
1.6 數(shù)據(jù)備份
經(jīng)檢查驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)備份。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用“在線、離線相結(jié)合”的方式實(shí)行多套備份，應(yīng)異地保存。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等，并在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。
2 數(shù)字化成果的應(yīng)用
2.1 提供高效檔案服務(wù)。充分利用現(xiàn)代化管理手段，將數(shù)字化成果納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或數(shù)字檔案館綜合信息管理系統(tǒng)，將實(shí)物圖片嵌入瀏覽，用生動(dòng)、直觀的形式增強(qiáng)實(shí)物檔案的檢索功能，實(shí)現(xiàn)在線利用。
2.2 開展檔案編研
利用實(shí)物檔案數(shù)字化成果，可以進(jìn)行檔案信息的深層次加工，開展檔案編研。如編輯《榮譽(yù)錄》、《產(chǎn)品簡(jiǎn)介》等紙質(zhì)編研材料，可制成電子書或電子相冊(cè)，以圖片的方式反映服務(wù)單位在各方面工作中所取得的輝煌業(yè)績(jī)，體現(xiàn)企業(yè)文化。
2.3 舉辦展覽
按照載體類型分門別類地或以實(shí)物、照片形式對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行展示，體現(xiàn)檔案工作的文化教育職能，也可作為對(duì)外宣傳企業(yè)形象的重要窗口。
2.4 制作網(wǎng)上三維互動(dòng)展覽室
可采用Java虛擬技術(shù)，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行三維影像制作，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行模擬展示和介紹，實(shí)現(xiàn)三維動(dòng)態(tài)互動(dòng)展覽。直觀、成本低廉、交互度高、信息量大，有利于實(shí)物檔案的更高效利用。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，可知實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并不困難，但是需要注意的細(xì)節(jié)問(wèn)題卻比較多，比如拍攝時(shí)要注意調(diào)整為彩色模式，對(duì)于重要的數(shù)據(jù)信息在完成數(shù)字化之后，還需要進(jìn)行備份。由于實(shí)物檔案保管起來(lái)比較困難，尤其是一些非紙質(zhì)的實(shí)物檔案，保管起來(lái)需要占有大量的空間，同時(shí)還需要人力進(jìn)行長(zhǎng)期的維護(hù)，而將其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之后，便于保存，在教學(xué)或者其他場(chǎng)合只需要利用圖像進(jìn)行講解，而不需要拿著實(shí)物。將實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之后，更方便檔案人員進(jìn)行檔案編研，效果非常好。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】多媒體技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用
1 多媒體技術(shù)
多媒體技術(shù)是利用計(jì)算機(jī)對(duì)文本、圖形、圖像、聲音、動(dòng)畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關(guān)系和人機(jī)交互作用的技術(shù)。真正的多媒體技術(shù)所涉及的對(duì)象是計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)物，而其他的單純事物，如電視、電影、音響等，均不屬于多媒體技術(shù)的范疇。多媒體技術(shù)中的媒體主要就是利用電腦把文字、圖形、影像、動(dòng)畫、聲音及視頻等媒體信息都數(shù)位化，并將其整合在一定的交互式界面上，是電腦具有交互展示不同媒體形態(tài)的能力。它極大的改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合人們?cè)谛畔r(shí)代的閱讀方式。多媒體技術(shù)的發(fā)展改變了計(jì)算機(jī)的使用領(lǐng)域，是計(jì)算機(jī)由辦公室、實(shí)驗(yàn)室中的專用品變成了信息社會(huì)的普通工具，廣泛應(yīng)用于工業(yè)生產(chǎn)管理、學(xué)校教育、公共信息咨詢、商業(yè)廣告、軍事指揮與訓(xùn)練，甚至家庭生活與娛樂等領(lǐng)域。
2 多媒體的主要特點(diǎn)
2.1 集成性：能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行多通道統(tǒng)一獲取、存儲(chǔ)、組織與合成。
2.2 控制性：多媒體技術(shù)是以計(jì)算機(jī)為中心，綜合處理和控制多媒體信息，并按人的要求以多種媒體形式表現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)作用于人的多種感官。
2.3 交互性：交互性是多媒體應(yīng)用有別丁傳統(tǒng)信息交流媒體的主要特點(diǎn)之一。傳統(tǒng)信息交流媒體只能單向地、被動(dòng)地傳播信息，而多媒體技術(shù)則可以實(shí)現(xiàn)人對(duì)信息的主動(dòng)選擇和控制。
2.4 非線性：多媒體技術(shù)的非線性特點(diǎn)將改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)循序性的讀寫模式。以往人們讀寫方式大都采用章、節(jié)、頁(yè)的框架，循序漸進(jìn)地獲取知識(shí)，而多媒體技術(shù)將借助超文本鏈接的方法，把內(nèi)容以一種更靈活、更具變化的方式呈現(xiàn)給讀者。
2.5 實(shí)時(shí)性：當(dāng)用戶給出操作命令時(shí)，相應(yīng)的多媒體信息都能夠得到實(shí)時(shí)控制。
3 學(xué)校檔案管理應(yīng)用多媒體技術(shù)的主要內(nèi)容
在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用多媒體技術(shù)，將會(huì)改變舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理說(shuō)段發(fā)生根本性的變化。岡此，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息館藏?cái)?shù)字化、信息共享化和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化，應(yīng)做好以下工作。
3.1 建立學(xué)校檔案信息庫(kù)。
在原有學(xué)校檔案館館藏的基礎(chǔ)上，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)用二進(jìn)制編碼的數(shù)字形式對(duì)檔案信息加以存儲(chǔ)、處理，建立檔案信息庫(kù)。在建立檔案信息庫(kù)之前，要進(jìn)行檔案信息數(shù)字化準(zhǔn)備，同時(shí)構(gòu)建多媒體平臺(tái)軟件，通過(guò)處理前準(zhǔn)備子系統(tǒng)、數(shù)字化處理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)子系統(tǒng)和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)建構(gòu)一套完整的檔案信息數(shù)字化處理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、制作，相互聯(lián)結(jié)，形成一個(gè)系統(tǒng)的工作流程，并使之有條不紊地進(jìn)行管理，從而控制信息的啟動(dòng)、運(yùn)行、停止，協(xié)調(diào)各種媒體間運(yùn)行的時(shí)間順序，進(jìn)行同步或時(shí)序控制。該系統(tǒng)提供操作界面的生成，添加交互控制、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等，支持各應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行并提供高效的運(yùn)行環(huán)境。
其次，將要進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案信息分門別類，并針對(duì)不同需要對(duì)檔案實(shí)體采取相應(yīng)處理方式，避免資源浪費(fèi)，從而提高信息存儲(chǔ)及信息傳輸?shù)男?，滿足用戶對(duì)信息管理及數(shù)據(jù)使用的不同要求，同時(shí)對(duì)環(huán)境資源以及多媒體系統(tǒng)資源進(jìn)行監(jiān)測(cè)和管理。
3.2 編制檢索程序。
目錄信息數(shù)字化是學(xué)校檔案信息數(shù)字化的前提，只有建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，才能將數(shù)量龐大的數(shù)字化檔案資源管理得井井有條，發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能。
首先，要止確劃分需要處理的檔案信息的種類，并對(duì)不同類型的信息分類進(jìn)行數(shù)字化處理，建立強(qiáng)大的檢索查詢系統(tǒng)，以保證能迅速、快捷、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)提供學(xué)校檔案信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)字化的目的。
其次要建立學(xué)校檔案著錄標(biāo)引及檔案機(jī)讀目錄。通過(guò)檔案著錄米揭示其主題內(nèi)容、載體的物質(zhì)形態(tài)、參考價(jià)值，并注明檔案來(lái)源、出處、管理狀況，在完成檔案編目的同時(shí)，對(duì)檔案特征進(jìn)行分析、選擇、登錄。機(jī)讀目錄的建立實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，按一定的數(shù)據(jù)模型將相互關(guān)聯(lián)的檔案信息以特定的方式組織起來(lái)，構(gòu)成數(shù)據(jù)集合，給檔案目錄數(shù)據(jù)的管理提供技術(shù)條件。
3.3 學(xué)校檔案全文信息的數(shù)字化。
學(xué)校檔案信息數(shù)字化，其真正目的是將檔案全文信息公布在網(wǎng)上，發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)實(shí)意義，排除地域界限，使用戶足不出戶就能借助網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，獲得信息。
在實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息數(shù)字化時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換有三種主要方式，一是使用掃描錄入方式將其文字或圖像逐頁(yè)存儲(chǔ)，并編制目錄索引；二是采用文本形式存貯，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)；二是將上述兩種方式相結(jié)合，用戶可對(duì)文本存貯的檔案全文庫(kù)進(jìn)行。參考文獻(xiàn)
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