發(fā)布時(shí)間：2023-06-12 16:02:08
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理基本要求樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、SOA架構(gòu)概述
（一）SOA的基本概念
“SOA”是“Service Oriented Architecture”的縮寫(xiě)，中文意為“面向服務(wù)的體系架構(gòu)”。它是一個(gè)組件模型，“SOA”主要是一種涵蓋架構(gòu)風(fēng)格、編程模型等一套新的分布式軟件系統(tǒng)構(gòu)造方法理論，主要包括這幾個(gè)過(guò)程：從建模到開(kāi)發(fā)，然后整合再部署，最后運(yùn)行、管理。它將不同的服務(wù)通過(guò)接口聯(lián)系起來(lái)，使得服務(wù)可以使用通用的方式進(jìn)行管理。建立在以SOA基礎(chǔ)上的信息系統(tǒng)，可以自行研發(fā)組織，具有良好的維護(hù)性、可用性和可擴(kuò)展性。
（二）運(yùn)用企業(yè)服務(wù)總線的方法（ESB）
支撐SOA的關(guān)鍵是其消息傳遞架構(gòu)――企業(yè)服務(wù)總線（ESB）。ESB采用“總線”模式來(lái)管理和簡(jiǎn)化各服務(wù)應(yīng)用之間的集成拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，在網(wǎng)絡(luò)中起到一個(gè)連接的作用，以接受的開(kāi)放準(zhǔn)則作為支撐點(diǎn)，然后使得事件以及消息等動(dòng)態(tài)之間能夠相互關(guān)聯(lián)和通暢，是一種在服務(wù)和應(yīng)用之間標(biāo)準(zhǔn)的集成方式。ESB作為最基本的連接中樞，使得網(wǎng)絡(luò)之間的連接能夠更好的進(jìn)行，是構(gòu)筑企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)最為根本的要素。ESB架構(gòu)主要使得異地應(yīng)用之間的消息能夠發(fā)送和接收，除此之外，還能夠通過(guò)ESB發(fā)送和接收消息。
二、在SOA的基礎(chǔ)上建立高校人事檔案管理系統(tǒng)
（一）建立高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求
高校人事檔案管理涵蓋了各個(gè)不同的部門(mén)和方面，建立高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求就在于能夠使現(xiàn)有的各類管理系統(tǒng)能夠完好的保存，以及讓系統(tǒng)之間有所差異，這樣能夠讓用戶更好的查看個(gè)人信息。新的系統(tǒng)還應(yīng)具有安全性和可靠性，能夠很好地維護(hù)用戶的信息安全。除此之外，新的高校人事檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)最大程度的適應(yīng)各個(gè)板塊，使得各個(gè)板塊之間能夠自由的傳輸，能夠屏蔽系統(tǒng)之間的差異性，
（二）高校人事檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
SOA系統(tǒng)能夠很好的滿足高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求，它能夠?qū)⒏咝Ｈ耸聶n案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很好的連接起來(lái)，建立起一個(gè)完整的SOA高校人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)架。主要可以分為幾個(gè)方面，第一就是基礎(chǔ)應(yīng)用方面，組成各
個(gè)部分的主要是人事檔案管理系統(tǒng)，主要包括教學(xué)、科研、工資、學(xué)生、圖書(shū)、資產(chǎn)、辦公、人事等各個(gè)方面，例如人事管理系統(tǒng)主要包括的是教師的基本信息，教務(wù)管理系統(tǒng)主要包括考試的工作以及科研兩個(gè)方面，等等這些都是教師的基本信息，人事檔案管理的最基本的就在于人事檔案的數(shù)據(jù)與其他部門(mén)的數(shù)據(jù)共享。第二就是接口方面，主要的作用就是將上述的基礎(chǔ)應(yīng)用方面的應(yīng)用程序以及共享數(shù)據(jù)等通過(guò)協(xié)議封裝、接口為服務(wù)，將這些作為企業(yè)服務(wù)的總接口。第三就是企業(yè)總線方面，主要對(duì)日志、業(yè)務(wù)、安全、公用等方面的服務(wù)來(lái)進(jìn)行管理，除此之外，還應(yīng)增強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的柔性，使得面向服務(wù)中的高校人事檔案管理系統(tǒng)更加完善，第四就是流程方面，是各個(gè)部分的組件組成的，主要的工作任務(wù)就是負(fù)責(zé)服務(wù)的構(gòu)建以及編排。第五就是表示層面，就是將高校人事檔案管理系統(tǒng)的需要發(fā)送給客戶，用戶便可以通過(guò)這個(gè)快速查閱以及接受這些消息。最后就是接入的過(guò)程，可以通過(guò)多種電子產(chǎn)品，例如電腦、手機(jī)等等接入這個(gè)程序，這個(gè)也為當(dāng)前的很多用戶提供了一個(gè)接口，為以后的擴(kuò)展奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
三、在SOA的基礎(chǔ)上高校人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到眾多方面，例如安全性、可靠性、分散性等特點(diǎn)，在這種狀況下，可以采用J2EE的方式。J2EE是一種全新的和不同于傳統(tǒng)應(yīng)用開(kāi)發(fā)的技術(shù)架構(gòu)，包括各類組件、服務(wù)架構(gòu)和技術(shù)層次，最主要的作用就是通過(guò)各種共同的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)格，使得應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與部署能夠相互兼容，更加簡(jiǎn)化、規(guī)范化，提升了應(yīng)用系統(tǒng)的可移植性、可靠性。J2EE核心就是能夠讓技術(shù)更規(guī)范化，讓各個(gè)不同平臺(tái)之間在J2EE的依靠下，能夠具有包容性，使得原來(lái)企業(yè)后端使用的信息產(chǎn)品彼此之間無(wú)法兼容的問(wèn)題能夠得到很好地解決以及企業(yè)內(nèi)部或外部不能相互貫通的困境也能得到更好的解決，J2EE組件和傳統(tǒng)的Java類的存在很大的差異性：是被裝配在一個(gè)J2EE應(yīng)用中，使其能夠有固定的格式并且要遵守J2EE規(guī)范，由J2EE服務(wù)器對(duì)其進(jìn)行管理。J2EE本質(zhì)上是一個(gè)分布式的服務(wù)器應(yīng)用程序設(shè)計(jì)環(huán)境，J2EE結(jié)構(gòu)以及J2EE程序的編寫(xiě)十分簡(jiǎn)單。它能夠提供良好的機(jī)制，去組建靈活的、安全的、易維護(hù)的商務(wù)系統(tǒng)，因?yàn)闃I(yè)務(wù)邏輯被封裝成可復(fù)用的組件，并且J2EE服務(wù)器以容器即一個(gè)實(shí)體的形式為所有的組件類型提供后臺(tái)相關(guān)服務(wù)。J2EE體系結(jié)構(gòu)提供中間層集成框架，在一個(gè)統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)平臺(tái)之下，并將應(yīng)用程序運(yùn)行環(huán)境與操作系統(tǒng)隔離，支持打包和部署應(yīng)用，添加目錄支持，使得安全性和性能都能夠得到提高。通過(guò)J2EE這個(gè)平臺(tái)，可以更加完善在SOA的基礎(chǔ)上高校人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。
關(guān)鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、存在的問(wèn)題
1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問(wèn)題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系很少，是各自為政的發(fā)展模式。
2、檔案管理模式問(wèn)題，館藏資料和數(shù)據(jù)庫(kù)“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備陳舊，技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。
5、人事管理體制和機(jī)制不完善，財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷參差不齊，只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對(duì)檔案管理這方面投資較少。
二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)
（一）醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。
1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施，還要通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。
3、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)中起決定作用。
4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價(jià)值越大。盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全性，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，是檔案管理的基本任務(wù)之一。
5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化，要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理，使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。
（二）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。
1、醫(yī)院檔案管理過(guò)程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過(guò)渡性，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。
2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過(guò)程所產(chǎn)生的，檔案歷來(lái)形成者所有與控制，價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。
三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路
（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，提高依法歸檔的自覺(jué)性。
現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系，更好的支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺(jué)性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
（二）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來(lái)制定一系列的檔案管理制度，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。
加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)，加大投入，提高配備。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，深入臨床一線調(diào)查研究，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。
（四）建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供更有利的依據(jù)，重視開(kāi)發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。
檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。
檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展，從紙質(zhì)到電子版，從理論到實(shí)踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識(shí)到管理模式，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府出臺(tái)的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的針對(duì)性的措施，這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
（作者：河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員，主要研究方向：檔案管理與審計(jì)）
參考文獻(xiàn)：
[1]張新芳：《醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策》，《中國(guó)科技信息》2005年第21期。
[關(guān)鍵詞] 檔案 高校檔案管理 信息化 人才培養(yǎng)
高校檔案是高等院?；顒?dòng)的直接紀(jì)錄,高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地紀(jì)錄了學(xué)校過(guò)去和今天的每一項(xiàng)工作、活動(dòng)的全過(guò)程,而且真實(shí)地記錄著成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入,高校檔案管理成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。
一、高校檔案與檔案管理的概述
1.高校檔案管理的內(nèi)容
高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀(jì)錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。
檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等內(nèi)容,通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的館藏體系,為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。
2.高校檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
(1)高校檔案管理工作的性質(zhì)
檔案管理工作是一種專門(mén)的管理活動(dòng)。作為專門(mén)負(fù)責(zé)管理學(xué)院各部門(mén)檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作,是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí),針對(duì)學(xué)院特定的部門(mén)來(lái)說(shuō),檔案管理又是該部門(mén)各項(xiàng)管理工作的組成部分。
(2)高校檔案管理工作的特點(diǎn)。檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣,包含了信息的輸入、存儲(chǔ)、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程,是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn),又使得檔案管理活動(dòng)區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)等其他文獻(xiàn)信息工作,主要表現(xiàn)在4個(gè)方面:第一,檔案資源積累過(guò)程的緩慢性;第二,檔案管理過(guò)程的階段性;第三,檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。
3.高校檔案管理的基本要求
盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國(guó)高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學(xué)性要求;規(guī)范性要求;經(jīng)濟(jì)性要求;現(xiàn)代化要求。
二、我國(guó)高校檔案管理存在的問(wèn)題
隨著社會(huì)主義建設(shè)的不斷發(fā)展,特別是與發(fā)達(dá)國(guó)家相比,我國(guó)的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:
1.檔案意識(shí)不強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
檔案意識(shí)不強(qiáng)具體表現(xiàn)在:高校對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,和其他的科研部門(mén)相比,檔案部門(mén)被認(rèn)為既沒(méi)有經(jīng)濟(jì)地位、沒(méi)有社會(huì)地位,也沒(méi)有政治地位的無(wú)足輕重的單位,甚至是可有可無(wú)的部門(mén)。有些高校人士認(rèn)為,檔案工作無(wú)非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡(jiǎn)單勞動(dòng),沒(méi)有什么意義。
2.檔案工作人員素質(zhì)偏低,隊(duì)伍不穩(wěn)
在安排工作時(shí),一般不會(huì)由工作能力強(qiáng)的人員擔(dān)任兼職檔案員;檔案管理人員大多數(shù)量身兼數(shù)職,半路出家,沒(méi)有經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗;有些高校甚至不注重學(xué)歷、業(yè)務(wù)、素質(zhì),即使學(xué)歷較高,也不是學(xué)檔案專業(yè)的;有的高校檔案人員是內(nèi)部調(diào)劑上崗,從未給在崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn),更沒(méi)有進(jìn)行正規(guī)的進(jìn)修或?qū)W習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)。凡此種種,致使檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏,業(yè)務(wù)不精通。
3.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全,硬件建設(shè)差
檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),一是用于檔案庫(kù)房設(shè)施的不斷完善,保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過(guò)分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè),科研經(jīng)費(fèi)比重大,不重視檔案工作,對(duì)于檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足,有的高校根本沒(méi)把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃中,有的即使列入了規(guī)劃,所占比例也很少。
4.管理模式呆板陳舊,手段落后
有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),檔案管理技術(shù)跟不上時(shí)代的步伐,很多高校檔案部門(mén)硬件設(shè)備落后,軟件還使用單機(jī)版,更新不及時(shí)。
5.對(duì)檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識(shí)薄弱
由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會(huì)上影響不大,知名度不高,很多人對(duì)檔案不了解,檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,還沒(méi)有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)。
三、加強(qiáng)高校檔案管理的措施建議
高校檔案建設(shè)面臨挑戰(zhàn)的同時(shí),也面臨著機(jī)遇,高校檔案工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化,制定自己在知識(shí)經(jīng)濟(jì)中的戰(zhàn)略對(duì)策。
1.更新觀念,提高檔案管理意識(shí)
高校檔案界必須及早認(rèn)識(shí)知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息文明給檔案工作帶來(lái)的沖擊和機(jī)遇,解放思想,更新觀念,樹(shù)立并強(qiáng)化與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的新的思想觀念和意識(shí)形態(tài)。
2.轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代將給檔案管理工作帶來(lái)許多新的管理理念,促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)變。主要包括由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變;由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。
3.推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化
面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案工作必須加快現(xiàn)代化步伐,必須因勢(shì)利導(dǎo),與現(xiàn)代化建設(shè)接軌。運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,加速檔案應(yīng)用信息高速公路建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),充分利用檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
4.培養(yǎng)適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)要求的高校檔案人才隊(duì)伍
要盡快在高校檔案干部隊(duì)伍中普及現(xiàn)代知識(shí)教育,改善他們?cè)兄R(shí)結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)他們的新思想、新知識(shí)、新技術(shù)的培養(yǎng),尤其注重培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新方法,用各種適于檔案工作的新知識(shí)和新技術(shù)(特別是信息技術(shù))來(lái)武裝高校檔案工作者。如“文檔圖情資一體化”思路及信息網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)。那么,如何培養(yǎng)高校檔案工作者?途徑和措施主要有:加強(qiáng)高校的檔案人才意識(shí);建立并完善高校檔案人才培養(yǎng)的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制;進(jìn)行定期或脫產(chǎn)培訓(xùn);通過(guò)各種途徑提高高校檔案工作者的素質(zhì)。
摘要：檔案管理是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄資料。醫(yī)院檔案管理工作主要有兩方面的內(nèi)容:首先是對(duì)醫(yī)院檔案資源的實(shí)體管理;其次是對(duì)醫(yī)院檔案的信息化管理。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作基本要求、特點(diǎn)、工作內(nèi)容等方面的綜合敘述，最后提出醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展新思路，供業(yè)界同仁參考。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院；檔案管理；綜述；發(fā)展思路Abstract：file management refers to the state organs, social organizations and individuals to form in the social activities in the original data, text, image, sound, save for future reference and other forms of. The hospital archives management mainly has two aspects: first is the entity management of hospital archives resources; second is the information management of hospital archives. Based on the management of hospital archives basic requirements, characteristics, work content comprehensive narrative aspect, finally put forward new ideas for the development of hospital archives management, for the industry reference.
Key words：hospital; File management; Review; The development ideas
中圖分類號(hào):R276文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1004-4949(2013)05-0150-03 醫(yī)院檔案管理工作是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄資料的管理。它們既是醫(yī)院寶貴的精神物質(zhì)財(cái)富, 也是醫(yī)生進(jìn)行診療工作的可靠依據(jù)和參考資料。
1對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的基本要求
1.1醫(yī)院檔案的整體管理
醫(yī)院檔案管理的基本原則就是要保證檔案的完整。保證檔案集中保存、不致遺漏，前后關(guān)聯(lián)的檔案也要?dú)w類整理。
1.2醫(yī)院檔案的安全管理
保證醫(yī)院檔案不因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而損壞，延長(zhǎng)醫(yī)院檔案的使用、保管壽命，避免因管理不善而泄露機(jī)密。
1.3醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理
醫(yī)院檔案管理應(yīng)遵循科學(xué)的理論和方法進(jìn)行工作指導(dǎo)，建立系統(tǒng)的體系管理來(lái)促使醫(yī)院檔案管理工作逐步提高水平。
1.4醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理
醫(yī)院應(yīng)通過(guò)制定相關(guān)各項(xiàng)管理技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)劃統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，資源共享統(tǒng)一。建立檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部、系統(tǒng)之間的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)資源共享化的前提和基礎(chǔ)。
1.5醫(yī)院檔案的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)管理
在醫(yī)院的檔案管理工作中，也要考慮到相關(guān)的經(jīng)費(fèi)對(duì)工作的影響作用。這就要求我們?cè)诠ぷ髦斜M可能的做到低成本高效率，用盡可能少的投資達(dá)到效益最大化。
1.6醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，電算化技術(shù)、復(fù)制粘貼技術(shù)、可視技術(shù)等各種現(xiàn)代化技術(shù)越來(lái)越多的應(yīng)用于現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理之中。在提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時(shí)，也大大提高了檔案管理的水平。
2對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)分析
醫(yī)院檔案管理工作與其它管理工作一樣，是一種綜合系統(tǒng)的信息控制，主要有以下四個(gè)方面的表現(xiàn):
2.1醫(yī)院檔案管理的相對(duì)封閉性
醫(yī)院檔案從形成之日起，對(duì)于社會(huì)公眾有一段時(shí)間的封閉期，這種封閉期有其形成的各種因素，也造成了檔案管理和檔案使用之間的矛盾。
2.2醫(yī)院檔案管理的階段性
醫(yī)院檔案管理工作的階段性可以分為檔案的檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段的檔案具有不同的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)價(jià)值和服務(wù)作用、服務(wù)方式。檔案處于檔案室保管階段時(shí)，主要是供檔案的形成單位使用，需要經(jīng)常性的調(diào)閱使用，具有過(guò)渡的屬性；在檔案館的階段時(shí)，檔案的屬性轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂醒芯績(jī)r(jià)值，不僅僅為檔案的形成單位服務(wù)，還要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)形成資源共享。
2.3醫(yī)院檔案管理的依附性
醫(yī)院的檔案是由其形成者根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，綜合實(shí)際情況產(chǎn)生的。既包含客觀實(shí)際，也包含了形成者的主觀觀點(diǎn)。因此醫(yī)院的檔案牢牢的依附于形成者的思想和價(jià)值觀。
3醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容
3.1醫(yī)院檔案管理工作的負(fù)責(zé)部門(mén)
院級(jí)文件檔案的管理工作由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)。并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查下屬各科室的檔案管理情況。部門(mén)科室的檔案管理由各個(gè)科室指派專人負(fù)責(zé)管理科室普通檔案的借閱由本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批，院級(jí)檔案的借閱由院長(zhǎng)審批。由總經(jīng)理（院長(zhǎng)）負(fù)責(zé)審批機(jī)密文件的借閱、檔案的復(fù)制及銷毀工作。
3.2檔案收集、歸檔
院辦統(tǒng)一歸檔以醫(yī)院名義收發(fā)的公文，涉及到部門(mén)的，由相關(guān)部門(mén)歸檔復(fù)印件。各部門(mén)的檔案整理歸檔由部門(mén)檔案管理員統(tǒng)一進(jìn)行。涉及到幾個(gè)部門(mén)科室的檔案，由主要負(fù)責(zé)的部門(mén)收集整理，最終由院辦歸檔。本部門(mén)負(fù)責(zé)收集歸檔本部門(mén)的會(huì)議紀(jì)要等文件。院辦負(fù)責(zé)收集整理院級(jí)的會(huì)議紀(jì)要等文件檔案。醫(yī)院工作人員以單位名義的學(xué)習(xí)、考察調(diào)研、上級(jí)單位的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，需要?dú)w檔檔案的，由院辦負(fù)責(zé)。
3.3檔案立卷
統(tǒng)一存放于檔案柜的檔案，應(yīng)由管理員分別根據(jù)類型進(jìn)行立卷。檔案立卷應(yīng)明確條目，便于查找。案卷明細(xì)分類名稱用標(biāo)黑一號(hào)字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
歸檔的檔案按年度立卷，立卷時(shí)核對(duì)歸檔檔案的完整性、準(zhǔn)確度。
歸檔檔案應(yīng)符合國(guó)家檔案管理制度的要求，目錄清楚、字跡工整。
3.4檔案目錄編制
檔案文件的編號(hào)應(yīng)遵循國(guó)家關(guān)于檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定編制目錄。管理人員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁(yè)位置設(shè)立《檔案目錄》。
歸檔檔案必須在首頁(yè)面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào)，以便查閱?！稒n案目錄》內(nèi)容包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。
3.5檔案保管權(quán)限、期限與類型
財(cái)務(wù)部保存涉及財(cái)務(wù)的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；人事部保存涉及人事的檔案；總經(jīng)理（院長(zhǎng)）負(fù)責(zé)保存醫(yī)院證、章、信；院辦負(fù)責(zé)永久保存政府職能部門(mén)授予的各種許可證書(shū)、資格等級(jí)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗等原件。檔案的保管期限一般為 3 年至到5 年。保密檔案于失效當(dāng)日即刻銷毀。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理問(wèn)題對(duì)策
人事檔案是人才信息的重要載體，是人才成長(zhǎng)的主要信息資源，是每個(gè)人自身成長(zhǎng)過(guò)程中的歷史真實(shí)記錄，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要憑證和依據(jù)，用人單位可以通過(guò)利用人事檔案這個(gè)重要的信息資源來(lái)歷史地、全面地考察職工，發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才。
隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題。如何面對(duì)新的挑戰(zhàn)，人事檔案的科學(xué)管理就顯得更為重要了，因?yàn)槿耸聶n案管理工作涉及到每一個(gè)職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個(gè)人和正確選用人才的基礎(chǔ)，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項(xiàng)工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)，同時(shí)對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)、人才預(yù)測(cè)等方面都起著十分重要的作用，筆者結(jié)合多年來(lái)人事檔案管理的實(shí)踐，就當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策談幾點(diǎn)體會(huì)。
一、當(dāng)前基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1.一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。
由于人事檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不容易取得明顯成績(jī)，所以一些單位的領(lǐng)導(dǎo)特別是基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)為人事檔案工作就是簡(jiǎn)單的收存材料、抄抄寫(xiě)寫(xiě)、裝訂成冊(cè)、一般的保管等事務(wù)性工作，對(duì)單位的主流工作來(lái)說(shuō)是無(wú)關(guān)緊要的工作，只要保證人事檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就是就萬(wàn)事大吉了。因此，在實(shí)際工作中就存在著基層單位領(lǐng)導(dǎo)未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成了忙起來(lái)就忘掉、用的時(shí)候才想起的現(xiàn)象。正因?yàn)檫@些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致本單位的人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，這不僅影響了人事檔案管理人員的積極性和人事檔案管理的工作水平，更重要的是這樣的人事檔案管理情況很難高質(zhì)量地為人才隊(duì)伍建設(shè)、人才資源開(kāi)發(fā)和人才流動(dòng)提供服務(wù)。
2、人事檔案管理不夠完善
2.1在一些基層單位中人事檔案轉(zhuǎn)遞及交接工作存在較多的問(wèn)題。第一，檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)。一些單位對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視，往往是職工已調(diào)離本單位但檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)卻遲遲沒(méi)有辦，致使檔案還滯留在原單位，造成人檔分離現(xiàn)象；第二，個(gè)別人事檔案管理人員在接轉(zhuǎn)檔案、調(diào)出調(diào)入、審核工資或工齡、退休等工作需要查檔案時(shí)，不能嚴(yán)格履行查閱檔案手續(xù)，也不按規(guī)定辦事，什么人都能查閱，致使個(gè)人信息泄漏；第三，一些單位的各個(gè)部門(mén)與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，而是將檔案借離管檔單位，甚至有的是借出好長(zhǎng)時(shí)間不歸還，其中不乏有個(gè)別人借機(jī)鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性；第四，按人事檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，但在一些單位檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，檔案工作的移交不按程序辦，也不按檔案交接工作的基本要求去做，對(duì)要移交的檔案不檢查，不清理，不登記，沒(méi)有移交手續(xù)，造成工作程序不完整，移交的材料不齊全、責(zé)任不明確。
2.2、人事檔案材料及時(shí)收集、歸檔工作還很不到位。第一，由于形成材料的部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不夠等原因，對(duì)所形成的檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成人事檔案材料內(nèi)容不完整。例如：一些畢業(yè)生的成績(jī)單、授予學(xué)位決定、派遣證、畢業(yè)生登記表等材料在轉(zhuǎn)遞中有缺失；一些調(diào)動(dòng)人員的檔案中缺少轉(zhuǎn)正定級(jí)材料、參加保險(xiǎn)情況、工資審批表、考核材料、入黨團(tuán)等材料；第二，一些檔案管理人員在收集過(guò)程中一直是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，在接收檔案時(shí)，他們只針對(duì)轉(zhuǎn)出檔案單位的現(xiàn)有目錄清查材料的數(shù)量，而沒(méi)有認(rèn)真查閱檔案中必備的材料是否齊全，也沒(méi)有想方設(shè)法把所缺的相關(guān)材料補(bǔ)齊，等到整理檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺少材料，這時(shí)再去尋找時(shí)，往往因相隔時(shí)日已久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集整齊，致使有相當(dāng)一部分人員的檔案中材料缺失，造成檔案材料收集不齊全。第三，一些基層人事檔案管理人員在人事檔案的分類、整理工作中，沒(méi)有仔細(xì)認(rèn)真地核實(shí)過(guò)檔案中是否還缺少相關(guān)材料，只是把檔案中現(xiàn)有的材料進(jìn)行分類整理和裝訂成冊(cè)，這就造成人事檔案材料的內(nèi)容不完整、資料缺漏等。
2.3對(duì)人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不夠，基礎(chǔ)配套設(shè)施不到位，造成保管條件比較落后。由于一些基層單位對(duì)人事檔案管理工作重視不夠，在設(shè)備配備上大多采取“因陋就簡(jiǎn)”的原則，沒(méi)有專門(mén)配備的檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)共用一間，沒(méi)有按人事檔案管理的要求將“三室”分開(kāi)；還有一些單位沒(méi)有配備必備的設(shè)施設(shè)備，甚至有的單位就連防火、防潮、防盜等手段也只是停留在較低的水平上，致使人事檔案無(wú)法得到有效的管理。
3、基層單位人事檔案管理力量薄弱，專業(yè)人員少、業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉。
3.1有些單位雖然有專職的人事檔案管理人員，但管理檔案人員配備不到位，沒(méi)有按規(guī)定比例去配備工作人員，使得人均管理的檔案數(shù)量過(guò)多，整理工作量大，不能滿足檔案工作的正常開(kāi)展。
3.2一些單位檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，經(jīng)常更換、變化較大。由于人事檔案管理工作的銜接是要有一個(gè)熟悉的過(guò)程，管理人員業(yè)務(wù)剛熟練就被換走，新來(lái)的人又要有一個(gè)熟悉過(guò)程，這樣就容易造成業(yè)務(wù)斷層現(xiàn)象，也會(huì)造成人事檔案管理工作滯后。
3.3一些單位沒(méi)有設(shè)專職人員對(duì)人事檔案進(jìn)行日常管理，都是兼職人員。由于這些人身兼數(shù)職，人事檔案管理工作只是他們工作的一部分，他們平常主要精力都放在要完成的主要崗位的工作任務(wù)上了，沒(méi)有更多的時(shí)間來(lái)管理人事檔案，由于工作精力投入不足，他們對(duì)所形成的人事檔案材料只能作為要保存的資料加以收集堆放，檔案材料多年不能進(jìn)檔，或只是機(jī)械的放入檔案袋中，致使人事檔案管理工作只停能留在收、存階段，無(wú)法進(jìn)入鑒別、分類、整理、歸檔等規(guī)范管理階段。
3.4人事檔案管理人員隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，大多數(shù)基層單位的人事檔案管理人員都是半路出家，他們雖然具備相應(yīng)的文化水平，但缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和基本技能，其業(yè)務(wù)知識(shí)和管理能力只能依靠自己在檔案管理工作中的摸索來(lái)慢慢地積累，可以說(shuō)，這些基層人事檔案管理人員在思想觀念和管理水平以及分析處理問(wèn)題的基本能力上還跟不上時(shí)展的需要。
4、人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化建設(shè)還不到位。
隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息化的水平也在不斷提高，人事檔案工作的現(xiàn)代化、信息化也成為一個(gè)單位辦公自動(dòng)化的重要組成部分。但是由于計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，再加上一些基層單位人事檔案管理工作人員專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及基本技能還不夠扎實(shí)，致使一些單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，而在資料檢索、調(diào)閱檔案等工作程序中仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化辦公基本沒(méi)有實(shí)施，這樣既不利于人事檔案的保管，又影響了人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，也大大降低了人事檔案信息資源的利用率，不利于人事檔案服務(wù)于人事工作，也不利于人才開(kāi)發(fā)和人才競(jìng)爭(zhēng)快捷高效的需要。
二、新時(shí)期基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策與思考
1、提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。
從人事檔案工作所面臨的問(wèn)題來(lái)看，首先是要解決好基層單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵。因此，各單位領(lǐng)導(dǎo)一定要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，要把人事檔案工作放在事關(guān)本單位人才隊(duì)伍建設(shè)、人才開(kāi)發(fā)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入本單位的重要議事日程，對(duì)人事檔案工作要給予必要的支持，做到經(jīng)常過(guò)問(wèn)，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，同時(shí)還要注意調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，加強(qiáng)對(duì)他們的培養(yǎng)和教育，以增強(qiáng)他們做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感，肩負(fù)起自己的職責(zé)，提高人事檔案管理的工作水平，更好的為人才隊(duì)伍建設(shè)、人才資源開(kāi)發(fā)和人才流動(dòng)服務(wù)。
2、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。
2.1、基礎(chǔ)建設(shè)是提高人事檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證人事檔案管理質(zhì)量的基本手段，而單位領(lǐng)導(dǎo)的支持則是提高人事檔案管理水平的關(guān)鍵，也是提升人事檔案管理水平的堅(jiān)強(qiáng)后盾。因此，要想讓人事檔案得到有效管理就必須加大經(jīng)費(fèi)投入，做好人事檔案管理設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)和更新，只有將必備的基礎(chǔ)配套設(shè)施配備齊全，才能為人事檔案的有效管理提供可靠的保證。
2.2、要提高人事檔案管理水平，首先是要讓人事檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到管理檔案的重要性，提高管理意識(shí)、增強(qiáng)責(zé)任心，其次是要加強(qiáng)人事檔案的制度化建設(shè)，因?yàn)橹贫炔粌H是指導(dǎo)我們工作的一種手段，更是規(guī)范人事檔案部門(mén)使其順利工作的保障。進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，可以使單位的人事檔案管理工作更加有序化，規(guī)范化，同時(shí)也可以規(guī)范人事檔案管理人員的行為，激勵(lì)他們工作的積極性，使其能夠嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)人事檔案進(jìn)行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)更高、要求更嚴(yán)，工作水平得到有效提升。
2.3、認(rèn)真做好檔案轉(zhuǎn)遞、利用及交接工作。
在檔案轉(zhuǎn)遞、利用及交接工作中必須做到：①、在人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出過(guò)程中，檔案管理人員要嚴(yán)格按規(guī)矩辦事，檔案隨人走，特別是針對(duì)人員流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步的，該轉(zhuǎn)遞的一定要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，盡量避免“人檔分離”情況的發(fā)生；②、在檔案利用過(guò)程中，必須建立健全檔案利用的管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料要有登記，查閱、借閱檔案要有登記并且不能將檔案借離出檔案保管單位，這樣就可以有效地制約檔案材料造假、銷毀、涂改等人為因素；③、在檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)時(shí)，一定要嚴(yán)格遵循《檔案管理工作規(guī)范條例》的原則，嚴(yán)格按照人事檔案管理程序辦理，對(duì)要移交的檔案要嚴(yán)格按照檔案交接工作的基本要求去做，認(rèn)真檢查，認(rèn)真清理、認(rèn)真核實(shí)，確保所有檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、全部交接。④、對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究，真正做到以制度維護(hù)管理，以管理保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好人事檔案管理工作。
2.2、加強(qiáng)人事檔案材料收集、歸檔工作，保證人事檔案材料的完整性。
維護(hù)人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，檔案材料的及時(shí)收集和歸檔，是人事檔案材料內(nèi)容完整的重要保證。人事檔案材料是否準(zhǔn)確和完整，涉及到用人單位對(duì)一個(gè)人的正確評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，也關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益和前途。因此，一定要加強(qiáng)人事檔案管理部門(mén)檔案材料收集、歸檔等管理工作。首先，形成檔案材料的部門(mén)要加強(qiáng)人事檔案材料及時(shí)歸檔意識(shí)，對(duì)新形成的檔案材料收集、整理好后及時(shí)移交到管檔單位；接收檔案的單位要將收集到的與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真篩選、細(xì)致鑒別，對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，避免出現(xiàn)遺留問(wèn)題，對(duì)符合要求的檔案材料做到及時(shí)入檔，避免時(shí)間長(zhǎng)了人事檔案材料的遺失，這樣就可以確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。
3.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。
3.1人事檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)管理人員素質(zhì)要求較高的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，特別是在新形勢(shì)下要做好人事檔案管理工作，就必須要有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因此，各單位要注意加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，在選用人事檔案管理人員時(shí)一定要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的工作人員來(lái)從事此項(xiàng)工作，并要注意對(duì)他們的培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
3.2人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其管理人員業(yè)務(wù)的熟悉程度來(lái)自于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的積累，如果人員頻繁變動(dòng)，不僅不利于人事檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的提高，也不利于人事檔案管理工作水平的提高。因此，人事部門(mén)應(yīng)該按照要求配備檔案專職人員或者配備至少是以人事檔案工作為主的兼職檔案人員來(lái)負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，并一定要保持人事檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，以減少檔案管理工作中差錯(cuò)的發(fā)生，這樣才能增強(qiáng)人事檔案管理人員做好工作的信心、增強(qiáng)責(zé)任感、充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性，才能使他們真正為提高人事檔案工作的管理水平做出貢獻(xiàn)。
3.3人事檔案管理人員的素質(zhì)是搞好人事檔案管理工作的重要保證。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管理人事檔案的工作人員，而不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)和提高做好人事檔案工作的自覺(jué)性，是做好人事檔案工作的前提，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的重要保障。因此，人事檔案管理人員要想提高工作效率、提高人事檔案管理的質(zhì)量，就必須了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，要認(rèn)真鉆研人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，不斷提高自己管理檔案的技術(shù)水平，以便準(zhǔn)確地掌握人事檔案管理知識(shí)，并能將其熟練地運(yùn)用到工作中去，自覺(jué)地做好人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理人員還要培養(yǎng)自己踏實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)、不怕苦、不怕累、勤勤懇懇、任勞任怨、不計(jì)名利、甘于奉獻(xiàn)；還要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，積極探索新的管理模式，以便提高人事檔案管理的質(zhì)量和工作效率，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
4、利用現(xiàn)代化、信息化管理手段加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作科學(xué)化管理。
進(jìn)入到二十一世紀(jì)以來(lái)，各地社區(qū)檔案部門(mén)根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實(shí)際情況采取措施，并通過(guò)整合社區(qū)檔案資料及對(duì)社區(qū)建檔等各種方式，主動(dòng)積極的進(jìn)行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績(jī)。但是因?yàn)槭艿皆S多相關(guān)體制、實(shí)際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問(wèn)題及相對(duì)薄弱的地方。首先是思想上認(rèn)知不夠，對(duì)社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒(méi)有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實(shí)際工作的安排上，過(guò)于偏重處理繁雜事情及完成上級(jí)布置的任務(wù)，往往忽略了收集整理檔案資料的相關(guān)實(shí)物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案散失嚴(yán)重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)緊張，基礎(chǔ)條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問(wèn)題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務(wù)不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務(wù)能力參差不齊，特別是對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和基本要求了解不夠，對(duì)檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價(jià)值的文件材料不能及時(shí)歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。
二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施
（一）強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)檔案意識(shí)
社區(qū)檔案管理工作關(guān)系到社區(qū)居民委員會(huì)的種種工作的開(kāi)展，僅僅依靠檔案部門(mén)來(lái)工作是不夠的，必須應(yīng)用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會(huì)工作人員學(xué)習(xí)與宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》，加強(qiáng)社區(qū)居民委員會(huì)工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，以此來(lái)保證社區(qū)檔案的完整。
（二）健全檔案管理，建設(shè)合理的社區(qū)檔案管理制度
根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關(guān)制度，促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強(qiáng)對(duì)檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理?xiàng)l例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。
（三）加大對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)工作
積極組織各個(gè)社區(qū)檔案部門(mén)的工作人員參與關(guān)于檔案的培訓(xùn)，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時(shí)還需要對(duì)社區(qū)工作相關(guān)知識(shí)有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細(xì)步驟以及了解社區(qū)工作的相關(guān)職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。
（四）加大檔案管理的信息化建設(shè)
社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國(guó)內(nèi)計(jì)算機(jī)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)程度也在持續(xù)強(qiáng)化。而檔案人員必須要通過(guò)現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)以及先進(jìn)的管理觀念來(lái)強(qiáng)化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實(shí)好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對(duì)一些十分重要的檔案文件，需要應(yīng)用非常嚴(yán)格的保密方式，實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)。另外，要盡量保障一些關(guān)系到商業(yè)機(jī)密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案文件的完整。與此同時(shí)，社區(qū)檔案部門(mén)的工作人員要積極學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，掌握工作所相關(guān)的知識(shí)以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來(lái)，提升自己的綜合素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)裝備與技術(shù)，應(yīng)用先進(jìn)的管理方法進(jìn)行指導(dǎo)及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。
（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，加大監(jiān)督力度
1.現(xiàn)代信息技術(shù)普及應(yīng)用的推動(dòng)因素?，F(xiàn)代信息技術(shù)是指完成信息獲取、加工、傳輸與利用等技術(shù)的總稱。其主旨在于對(duì)各種類型的信息進(jìn)行收集、處理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、分析與顯示，是信息社會(huì)背景下科技進(jìn)步的直接體現(xiàn)。伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成為實(shí)施人力資源檔案信息化建設(shè)的重要推動(dòng)力量。人力資源檔案作為“檔案大家族”的特殊成員，具有自身的鮮明特點(diǎn)：在來(lái)源主體與形成渠道方面，突破了傳統(tǒng)人事檔案管理的固有模式：人力資源檔案的來(lái)源主體由機(jī)構(gòu)與組織內(nèi)部擴(kuò)展到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，導(dǎo)致人力資源檔案形成范圍更為廣闊，不僅局限在企業(yè)單位，而且拓展到不同的社會(huì)機(jī)構(gòu)與組織中；在載體形式與管理要求方面，人力資源檔案的載體類型多樣、體裁規(guī)制差異明顯，導(dǎo)致對(duì)人力資源檔案管理的要求更加復(fù)雜而具體。即不僅要繼續(xù)堅(jiān)持傳統(tǒng)的人力資源檔案實(shí)體管理方式，保障人力資源檔案的原始憑證屬性，而且要堅(jiān)持在此基礎(chǔ)上，更多地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不斷地增加技術(shù)含量，在人力資源檔案信息內(nèi)容的序化類聚、檢索服務(wù)、開(kāi)發(fā)利用等方面實(shí)現(xiàn)變革，以最大限度地順應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展的要求；在利用需求與檢索手段方面，因人力資源檔案信息的需求取向零散繁復(fù)、人員構(gòu)成復(fù)雜多樣、時(shí)空范圍延宕不定，導(dǎo)致人力資源檔案檢索手段必須朝著集成化與復(fù)合化方向發(fā)展，建立內(nèi)容蘊(yùn)含豐富、傳遞途徑多樣、服務(wù)方式靈活的檢索體系等。在這種情況下，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人事檔案管理的模式，則難以達(dá)到服務(wù)人才培養(yǎng)選任、服務(wù)優(yōu)秀人才脫穎而出，進(jìn)而服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本要求。人力資源檔案信息化的社會(huì)需求已經(jīng)彰顯出強(qiáng)烈的迫切性，而現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理活動(dòng)中的普及應(yīng)用，既可以提高人力資源檔案管理的技術(shù)含量與服務(wù)手段，更為人力資源檔案信息化提供了強(qiáng)勁推動(dòng)力量。
2.人才培養(yǎng)選任機(jī)制轉(zhuǎn)變的帶動(dòng)因素。當(dāng)前，隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀專業(yè)人才的培養(yǎng)、積蓄、選任等已成為各類社會(huì)機(jī)構(gòu)與組織履行職責(zé)、開(kāi)展業(yè)務(wù)、完成任務(wù)的基礎(chǔ)條件之一，導(dǎo)致加強(qiáng)人力資源管理、實(shí)施人力資源檔案信息化建設(shè)成為一種必然趨勢(shì)和普遍訴求。人力資源檔案對(duì)于實(shí)現(xiàn)人才素質(zhì)復(fù)合化、人才培養(yǎng)目標(biāo)化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調(diào)化目標(biāo)具有不容低估的信息支撐作用，對(duì)其缺乏正確認(rèn)識(shí)和深入理解，極易陷入人才任用受到制約甚至人才被埋沒(méi)的窘迫境地。因而，針對(duì)類型不同、特長(zhǎng)各異的優(yōu)秀專業(yè)人才所產(chǎn)生的信息實(shí)施有目的、有針對(duì)性地分類收集積累，形成反映人才成長(zhǎng)的個(gè)人業(yè)績(jī)、成果貢獻(xiàn)、綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的檔案材料，從而更好地為選拔、培養(yǎng)、任用專業(yè)人才創(chuàng)造條件已成為一種必然選擇。人力資源檔案信息化有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)優(yōu)質(zhì)人力資源的占有與配置，有助于實(shí)現(xiàn)人才素質(zhì)復(fù)合化、人才培養(yǎng)目標(biāo)化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調(diào)化的人事管理目標(biāo)。隨著人力資源檔案收集渠道的拓寬、歸檔范圍的擴(kuò)大，尤其是人力資源檔案信息利用方式與要求的變化，使以往單純依托“檔案實(shí)體”利用而達(dá)到滿足人力資源檔案信息需求的傳統(tǒng)手段，已難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)條件下人才選拔、培養(yǎng)、任用機(jī)制變革的現(xiàn)實(shí)要求。因而，人才選拔、培養(yǎng)、任用機(jī)制的變革客觀要求人力資源檔案管理活動(dòng)亦應(yīng)隨之發(fā)生變化：從收集積累到信息傳遞、內(nèi)容范圍到載體形式、保管手段到利用服務(wù)，人力資源檔案管理的諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，無(wú)一例外地應(yīng)當(dāng)建立與之相適應(yīng)的新型運(yùn)轉(zhuǎn)模式———通過(guò)人力資源檔案信息化的有效實(shí)施和不斷深入，滿足社會(huì)各類機(jī)構(gòu)與組織對(duì)專業(yè)人才選拔、培養(yǎng)、任用的需要，促進(jìn)人力資源檔案的整體開(kāi)發(fā)與優(yōu)化配置，進(jìn)而為形成優(yōu)勝劣汰的人才選拔、培養(yǎng)、任用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制提供便捷途徑與信息支持，以增強(qiáng)各類專業(yè)人才的責(zé)任感、使命感、危機(jī)感，激發(fā)各類專業(yè)人才的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。
3.社會(huì)檔案利用意識(shí)提高的驅(qū)動(dòng)因素。社會(huì)檔案意識(shí)是檔案及其所載信息內(nèi)容在社會(huì)公眾思想意識(shí)中的直接反映。隨著社會(huì)的發(fā)展與社會(huì)公眾信息意識(shí)的覺(jué)醒，公開(kāi)檔案信息、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源“為民所用”已成為整個(gè)社會(huì)普遍認(rèn)同的基本理念，標(biāo)志著社會(huì)整體的檔案利用意識(shí)得到了切實(shí)提高———同樣也驅(qū)動(dòng)和影響著人力資源檔案信息化的實(shí)施歷程。人力資源檔案信息化具有鮮明的創(chuàng)新特點(diǎn)，必然對(duì)傳統(tǒng)人事檔案的管理方法、理念模式等形成巨大沖擊。因此，要積極爭(zhēng)取社會(huì)各方面的支持、要變被動(dòng)為主動(dòng)，破除傳統(tǒng)人事檔案管理理念、模式的桎梏，倡導(dǎo)建立新型人事檔案管理體系，以人力資源檔案信息化的實(shí)際舉措達(dá)到滿足社會(huì)檔案利用意識(shí)，尤其是對(duì)人力資源信息利用意識(shí)提高的需要。人力資源檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)之一在于：實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的共享，通過(guò)信息化平臺(tái)及配套的網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的“分離”，有助于滿足社會(huì)各方面對(duì)人力資源檔案信息的即時(shí)利用、專題利用等需求，實(shí)現(xiàn)不同社會(huì)組織、機(jī)構(gòu)及個(gè)人均可依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過(guò)人力資源檔案信息化平臺(tái)得到不同程度的信息服務(wù)支持，方便快捷地獲取所需人力資源檔案信息的目的。
二、人力資源檔案信息化的建設(shè)原則
1.“立足當(dāng)前”與“著眼未來(lái)”兼顧的原則。人力資源檔案信息化的階段性目標(biāo)是強(qiáng)化人力資源檔案管理、實(shí)現(xiàn)人力資源檔案價(jià)值、發(fā)揮人力資源檔案作用，進(jìn)而使人力資源檔案管理由面向機(jī)構(gòu)與組織人才選任的需求拓展到面向整個(gè)社會(huì)公共管理活動(dòng)的需求。因而，實(shí)施人力資源檔案信息化建設(shè)必須將“滿足當(dāng)前的機(jī)構(gòu)需要”與“滿足未來(lái)社會(huì)需要”結(jié)合為一體加以統(tǒng)籌考慮。人力資源檔案所特有的作用功能，理應(yīng)使其成為現(xiàn)代社會(huì)公共管理活動(dòng)中不可缺少的信息載體和信任物品：既是人力資源檔案自身特有屬性的直接反映，也是加強(qiáng)人力資源檔案管理、實(shí)施人力資源檔案信息化建設(shè)的價(jià)值追求所在。伴隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)“人事檔案”面臨著新問(wèn)題———除因?yàn)楸仨氁劳袡n案實(shí)體而受到制約等組織內(nèi)部層面的問(wèn)題明顯外，涉及整個(gè)社會(huì)外部層面的問(wèn)題表現(xiàn)更為突出。如“死檔棄檔”問(wèn)題加大了檔案管理的業(yè)務(wù)投入成本“；人質(zhì)檔案”問(wèn)題極大地限制了優(yōu)秀人才在機(jī)構(gòu)間的合理流動(dòng)“；克隆檔案”問(wèn)題頻頻引發(fā)機(jī)構(gòu)間的人事糾紛“;注水檔案”問(wèn)題則嚴(yán)重地透支了社會(huì)信用，甚至達(dá)到挑戰(zhàn)“檔案公信力”的程度。而造成上述問(wèn)題的原因之一在于：傳統(tǒng)人事檔案過(guò)分關(guān)注政治控制與身份依附屬性，片面強(qiáng)調(diào)其對(duì)機(jī)構(gòu)與組織的服務(wù)功能，而忽視人事檔案的信息記錄與信用憑證屬性，人為地制約其對(duì)整個(gè)社會(huì)的服務(wù)功能得到正確體現(xiàn)———暴露出傳統(tǒng)人事檔案管理的“短板”與“缺憾”！
2.“實(shí)體積累”與“信息集成”并重的原則。統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案工作一貫倡導(dǎo)的基本要求，人力資源檔案信息化亦應(yīng)始終遵循這一基本要求組織實(shí)施。因此，要尊重人力資源檔案信息化的客觀規(guī)律，正確處理好“實(shí)體積累”與“信息集成”之間的關(guān)系，為實(shí)施人力資源檔案信息化建設(shè)提供科學(xué)保障。作為“真實(shí)記錄”和“原生信息”，決定了檔案必須是一種信息內(nèi)容與物質(zhì)載體融為統(tǒng)一整體的真實(shí)的、客觀的物理存在。唯有如此，才能從根本上使檔案所特有的“憑證價(jià)值”屬性得到保障。因而，在人力資源檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持“實(shí)體積累”與“信息集成”并重的原則，處理好兩者之間的關(guān)系。既不能因開(kāi)展了人力資源檔案信息化建設(shè)而忽視人力資源檔案實(shí)體的收集積累，也不可因片面強(qiáng)調(diào)實(shí)體積累而沖擊人力資源檔案信息化建設(shè)的有效實(shí)施———堅(jiān)持“實(shí)體積累”與“信息集成”并重的原則，就是力圖以“實(shí)體積累”來(lái)保障人力資源檔案信息內(nèi)容的“真”，維系信息內(nèi)容的“依據(jù)與出處”；以“信息集成”來(lái)滿足人力資源檔案信息需求的“用”，實(shí)現(xiàn)不同利用群體之間“互通與共享”，構(gòu)建人力資源檔案的集成系統(tǒng)，從而將人力資源檔案信息化的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到極致。
血站業(yè)務(wù)檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護(hù)血站利益的有效證據(jù)，因此，與獻(xiàn)血者檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案管理，是血站檔案管理的重點(diǎn)工作，應(yīng)不斷加以完善。
1獻(xiàn)血者的檔案管理是血液質(zhì)量安全的保障
血液工作性質(zhì)和血站工作流程環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)決定了血站在血液質(zhì)量安全方面不容出現(xiàn)任何問(wèn)題。獻(xiàn)血者檔案作為血站整個(gè)大質(zhì)量系統(tǒng)中的最起始階段，是關(guān)系血液全面質(zhì)量管理成敗的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
11獻(xiàn)血信息的真實(shí)記錄血站是一個(gè)對(duì)法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識(shí)不斷充實(shí)和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng)，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施，獻(xiàn)血者檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的依據(jù)之一。獻(xiàn)血者檔案中各項(xiàng)紀(jì)錄的原始真實(shí)、完備可查作為一個(gè)歷史的記載與見(jiàn)證具有長(zhǎng)期甚至永久性的保存價(jià)值。
12兌現(xiàn)獻(xiàn)血優(yōu)惠政策時(shí)的依據(jù)根據(jù)《獻(xiàn)血法》對(duì)獻(xiàn)血者獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)規(guī)定，我市中心血站制定了如下返還政策：本人自獻(xiàn)血之日起，5年內(nèi)3倍量免費(fèi)用血，5年后等量用血；直系親屬自獻(xiàn)血之日起，三個(gè)月后等量免費(fèi)用血。用血時(shí)以獻(xiàn)血證、身份證及獻(xiàn)血檔案等信息為憑據(jù)。
2獻(xiàn)血者檔案材料歸檔范圍
無(wú)償獻(xiàn)血的整個(gè)流程，以我市血站為例，包括外采科、成分科、檢驗(yàn)科、儲(chǔ)、發(fā)血科5個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)科室。應(yīng)歸檔的獻(xiàn)血者檔案材料包括：無(wú)償獻(xiàn)血健康征詢表（包括獻(xiàn)血者姓名、地點(diǎn)、工作單位等基本情況）、采血記錄、檢驗(yàn)記錄、成分制備記錄、出入庫(kù)記錄、用血記錄、各環(huán)節(jié)質(zhì)控等。
3獻(xiàn)血者檔案的安全管理措施
31數(shù)據(jù)信息形成的安全管理血液數(shù)據(jù)的正確采集是保障獻(xiàn)血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點(diǎn)，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門(mén)形成的檔案資料上簽字，以示負(fù)責(zé)，并保證各個(gè)環(huán)節(jié)可追溯，確保數(shù)據(jù)來(lái)源的準(zhǔn)確。
32數(shù)據(jù)信息錄入查詢的安全管理加強(qiáng)對(duì)信息錄入人員的計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，使其熟練信息數(shù)據(jù)的錄入；利用條形碼讀出速度快、準(zhǔn)確可靠的特點(diǎn)，用條形碼技術(shù)進(jìn)行管理；實(shí)行“誰(shuí)操作、誰(shuí)錄入、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的工作原則；由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)專職管理人員設(shè)定各部門(mén)用戶終端的使用權(quán)限，并實(shí)行用戶密碼管理，各部門(mén)用戶終端不得越權(quán)登錄、修改或查詢，以確保數(shù)據(jù)錄入和查詢的準(zhǔn)確、安全。
33檔案保存的安全管理①做好紙質(zhì)檔案管理。把好收集關(guān)，抓好整理立卷和及時(shí)歸檔工作。原則上由檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責(zé)任追溯。然后按照單位的規(guī)定，按時(shí)移交檔案室，進(jìn)行統(tǒng)一管理。②做好電子檔案管理。每名獻(xiàn)血者從進(jìn)入血站獻(xiàn)血的第一個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)始，都賦予一個(gè)獻(xiàn)血條碼，之后的所有信息都由終端機(jī)錄入，時(shí)時(shí)存入總服務(wù)器。為保障電子檔案的安全，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員按照《質(zhì)量手冊(cè)》的相關(guān)要求，每周將服務(wù)器中存放的數(shù)據(jù)拷貝到其他電腦里，每月對(duì)拷貝出的數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤(pán)刻錄備份，以防計(jì)算機(jī)病毒侵襲及系統(tǒng)故障時(shí)造成數(shù)據(jù)丟失。③做好檔案資料的保密管理。對(duì)一些記錄有個(gè)人隱私的文檔或含保密信息的資料要進(jìn)行特別管理，紙類檔案要專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，計(jì)算機(jī)文檔要進(jìn)行加密處理。
