發(fā)布時間：2023-06-14 16:21:01
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的單位檔案管理基本情況樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：醫(yī)保檔案；管理；創(chuàng)新
隨著醫(yī)保制度的不斷完善，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理水平也必須順應時代的要求進一步提升，但是從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的工作現(xiàn)狀來分析，醫(yī)保檔案管理工作在很多方面上還不夠完善，醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量將會直接影響醫(yī)保制度作用的發(fā)揮。醫(yī)保檔案管理創(chuàng)新之處在于要提高醫(yī)保制度的作用，最大限度發(fā)揮醫(yī)院醫(yī)保檔案對醫(yī)保制度的促進作用，因此，我們必須對當前的醫(yī)保檔案管理工作進行創(chuàng)新與完善。
1 完整性
加強醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量，從而為社會提供更好的服務，首先必須要加強醫(yī)保檔案的完整性。從目前醫(yī)保檔案的內(nèi)容來分析，醫(yī)保檔案主要記錄、收集、保存了醫(yī)保參保單位、參保個人的基本情況，其中還會涉及到一些特殊情況，例如：特定病種診療情況、慢性疾病、重大疾病審批情況等等。但是從內(nèi)容覆蓋的范圍來看，很多與醫(yī)保相關又較為重要的相關內(nèi)容沒有納入到檔案管理當中，可以說醫(yī)院醫(yī)保檔案在內(nèi)容上來說還比較單薄，還無法實現(xiàn)真正意義上公開、透明、全程的檔案管理要求。
基于目前醫(yī)保檔案內(nèi)容上存在的這一問題，筆者認為應該在醫(yī)保檔案管理中增強一些管理內(nèi)容，主要包括這些方面：一是，相關的法律法規(guī)，我國各地醫(yī)保檔案管理過程中，需要將國家頒布的相關法律法規(guī)納入到管理當中，目的是讓醫(yī)保檔案管理能夠時時刻刻關注到政策的變化，更好的掌握政策的走向才能對當前的醫(yī)保檔案管理工作進行更好的指導與規(guī)劃；二是，個人健康信息。針對個人參保的檔案，筆者認為需要建立較為全面的健康檔案，檔案內(nèi)容不僅需要包括特定的病種、慢性疾病與重大疾病，還應該加強一般疾病的記錄，將力所能及的相關信息納入醫(yī)保檔案管理范疇當中。針對有特殊疾病、突出大病等等需要進行重點跟蹤管理的參保人員，筆者認為可以有意識的加強他們的健康與醫(yī)療指導；三是，全面的醫(yī)療機構(gòu)詳細資料。對于本地區(qū)所有的醫(yī)院，必須在檔案管理中將醫(yī)院的等級表明，其中醫(yī)院當中的主要門診科室、醫(yī)療技術人員以及他們的業(yè)務素質(zhì)與能力，醫(yī)院的收費標準、醫(yī)保門診記錄等等，這些都是屬于醫(yī)療結(jié)構(gòu)的詳細資料，都是醫(yī)保檔案的內(nèi)容，而這些信息的記錄可以充分體現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，為社會提供更加全面的醫(yī)保服務；四是，醫(yī)保藥品信息要完善。納入醫(yī)保范圍的所有藥品，必須要有詳細的記錄，需要記錄藥品的名稱、品牌、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠商、藥品用法與用量，還需要記錄本地銷售的醫(yī)院、藥店與價格等等，不斷加強醫(yī)保檔案內(nèi)容的完整性，才能為參保人員提供更加人性的服務。
2 連續(xù)性
醫(yī)保檔案實際管理的過程中會受到各方面因素的影響，例如：參保人死亡或者遷出、遷入等等客觀因素的影響，往往這些客觀因素會影響到醫(yī)保檔案的連續(xù)性。醫(yī)保檔案一旦失去連續(xù)性，參保人在工作變動等等其他因素的影響下，如果選擇外地就醫(yī)，在外地醫(yī)院查詢此人的醫(yī)保檔案就比較困難。而且就醫(yī)院轉(zhuǎn)診的情況來說，醫(yī)院轉(zhuǎn)診本身難度就較大，而且還會出現(xiàn)“死人領活人錢”的情況，此類情況的存在無疑是對醫(yī)保制度最大的諷刺。縱觀這類問題產(chǎn)生的原因可以得知由于醫(yī)保檔案相關信息內(nèi)容傳遞的不夠及時，導致醫(yī)保信息失去了連續(xù)性，從而導致信息上的缺失。
針對此類情況，要求醫(yī)保檔案管理過程中要更加重視醫(yī)保信息的傳遞性，最大限度確保醫(yī)保信息管理的連續(xù)性。筆者認為可以從這些方面入手：一是，要保障醫(yī)保信息的傳遞性，應該及時做到立卷歸檔，進一步保障醫(yī)保檔案相關的每一個單位都在醫(yī)保檔案管理當中。醫(yī)保檔案管理人員要樹立立卷歸檔的良好意識，關于需要納入到醫(yī)保檔案范圍當中相關文件、單位規(guī)定以及參保人員電子病歷等等，必須要在醫(yī)院規(guī)定時間之內(nèi)做好整理歸檔工作。要嚴格控制因為歸檔不夠及時而影響到醫(yī)保信息的傳遞，導致醫(yī)保信息缺乏連續(xù)性。因此，做好醫(yī)保信息及時傳遞的工作，為醫(yī)保信息的使用打下堅實的基礎；二是，對醫(yī)保檔案要及時更新，醫(yī)保檔案建立之初會產(chǎn)生很多的新的檔案，這就需要在實際的工作中及時做好各種檔案收集工作，并⑵涫淙氳郊撲慊系統(tǒng)當中，及時更新檔案代替陳舊的檔案信息，最大限度保障醫(yī)保檔案信息的新穎、實效與有效，從而避免由于醫(yī)保檔案信息失效而導致醫(yī)保制度無法有效實施；三是，醫(yī)保檔案的及時跟蹤轉(zhuǎn)移，參保人員由于工作原因或者疾病治療需要進行轉(zhuǎn)院的情況下，需要將參保人員的醫(yī)保檔案及時轉(zhuǎn)入到對應的醫(yī)院或者單位，需要在醫(yī)保檔案管理過程中，要根據(jù)醫(yī)保檔案轉(zhuǎn)移必須遵守的相關規(guī)定進行轉(zhuǎn)移工作，同時還必須對轉(zhuǎn)移檔案工作實施跟蹤管理，目的是一旦遇到參保人員由于特殊情況進行轉(zhuǎn)移時，能夠從檔案管理系統(tǒng)中及時為參保人員辦理相關轉(zhuǎn)移手續(xù)，從而提高醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的效率與質(zhì)量。
3 參考性
醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的創(chuàng)新還需要注重發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性。隨著電子信息化技術的發(fā)展與進步，醫(yī)院醫(yī)保檔案信息化管理水平也在不斷的提升。從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理過程中，首先要將醫(yī)保檔案信息輸入電腦系統(tǒng)，醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)依托先進的計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術，以醫(yī)保經(jīng)辦單位為管理核心，醫(yī)保信息收集的主線依托于醫(yī)?？ǎ瑥亩鴮︶t(yī)保檔案實現(xiàn)系統(tǒng)的管理，進一步將醫(yī)保檔案信息輻射到醫(yī)院、各個參保單位，甚至可以是銀行、藥店等等相關單位的醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)當中，從而讓醫(yī)保檔案信息管理網(wǎng)絡更加完善，在實際使用過程中更加具有參考性。發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性，還需要實現(xiàn)單位之間的共享，在醫(yī)保檔案信息共享的前提上才能進一步實現(xiàn)適時傳輸，充分利用醫(yī)保信息為參保單位、個人、醫(yī)生診斷等等方面進行良好的服務，進一步加強醫(yī)院醫(yī)保檔案信息使用的快捷性。
從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案信息的參考作用來看并不是非常明顯，剖析其原因便是醫(yī)保檔案的內(nèi)容在查詢過程中比較有限，因此，醫(yī)院醫(yī)保檔案信息在今后的信息化管理過程中，為了更好的發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性，需要從醫(yī)院醫(yī)保檔案信息系統(tǒng)查詢功能方面入手，主要有：一是，參保個人信息。醫(yī)院醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)查詢的基本功能主要是個人信息的查詢，主要查詢內(nèi)容是個人參保的基本情況、疾病情況、就診情況、診療情況、藥品使用使用、實際報銷情況等等；二是，醫(yī)保政策查詢功能。隨著我國對醫(yī)保制度的重視，醫(yī)保政策不斷發(fā)展并完善，政策的變化直接影響參保人員的切身利益，提供醫(yī)保政策查詢功能能夠讓廣大參保人員及時查詢到相關訊息，從而提高醫(yī)保服務的效率與質(zhì)量；三是，咨詢功能。醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)發(fā)展過程中，需要向參保人員說明參保具體情況，要從繳費到就醫(yī)、報銷、結(jié)算等等每個環(huán)節(jié)的辦事程序，而這些功能可以當做參保人員享受的基本權利，筆者認為醫(yī)院醫(yī)保檔案管理可以堅持按照這一程序進行，從而更好的做好醫(yī)保服務工作。
綜上所述，隨著我國醫(yī)保體系的不斷發(fā)展與完善，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理水平無法滿足現(xiàn)實的需求，需要不斷進行創(chuàng)新與完善相關管理內(nèi)容與管理方式，從而為社會為參保人員提供更多更好的服務。
參考文獻
[1]曹傳清.新時期如何實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務，2016，01：101.
【案例】某建筑公司初創(chuàng)時，領導不太關心檔案工作，僅指派一名年事已高又體弱多病的人管理，公司的檔案管理處于無檔可查、無據(jù)可尋的狀態(tài)。近年來，由于公司的業(yè)務量大增，人力資源、勘察測繪以及建筑施工等檔案的基本信息資料也不斷增加，檔案管理與公司的發(fā)展極不協(xié)調(diào)。于是，單位招聘了13名檔案專業(yè)人員，分設數(shù)據(jù)、音像、人事和綜合4個類別的檔案室，進行集中統(tǒng)一管理。至此，單位的檔案管理才有了新起色。
【點評】檔案機構(gòu)的合理設置，是檔案工作的組織基礎，它直接關系到檔案工作的質(zhì)量和效率。中小企業(yè)一定要考慮自身特點，根據(jù)需要建立適宜的檔案工作機構(gòu)。在此，筆者針對現(xiàn)實中存在的問題，結(jié)合工作實際，就中小企業(yè)檔案管理，從中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責、中小企業(yè)檔案工作的管理體制、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。
一、中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責
企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規(guī)章制度；統(tǒng)一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。檔案機構(gòu)的設置既要依據(jù)相關的法規(guī)，還要考慮單位實際和檔案工作現(xiàn)狀、發(fā)展和檔案管理成本。
二、中小企業(yè)檔案工作的管理體制
從廣義上說，中小企業(yè)檔案工作的管理體制是指機構(gòu)設置及隸屬關系、行政職權的劃分及運行等各種相關制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務的轉(zhuǎn)移機構(gòu)的設置、職能分工、運行方式等內(nèi)容。而中小企業(yè)的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內(nèi)部體制，包括檔案的領導關系、檔案工作機構(gòu)的設置及職責、檔案工作人員的配備等內(nèi)容。
三、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法
由于企業(yè)規(guī)模大小不一、性質(zhì)不同，檔案管理分類方法也有區(qū)別。
1.年度分類法
一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。
2.組織機構(gòu)分類法
此方法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔較準確，共同內(nèi)容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內(nèi)部機構(gòu)較穩(wěn)定的中小企業(yè)單位
3.問題分類法
采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，集中同性質(zhì)的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。
四、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序
【關鍵詞】慢性腎臟；檔案管理；數(shù)據(jù)
0 概述
不管是在企事業(yè)單位還是在政府工作部門，檔案是各個單位都必不可少的信息資源。檔案中包含了與企業(yè)發(fā)展息息相關的重要信息，企業(yè)各項工作的資料管理都是通過檔案的形式來實現(xiàn)的，并以檔案文件的形式進行存儲。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多數(shù)是依靠工作人員手工地完成檔案的記錄與管理，通常通過紙質(zhì)媒介進行保存。在對慢性腎臟病人檔案的方式上，本單位工作人員只是機械地將檔案資料的內(nèi)容整理、錄入到計算機中，從某種程度上說，這一方式并未對檔案管理工作達到明顯的提升效果，整體的管理水平還有待提高。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，因此，開發(fā)一套符合單位實際現(xiàn)狀的慢性腎臟病人檔案管理系統(tǒng)有著重要的實際意義和應用價值。
1 系統(tǒng)分析
本單在對慢性腎臟病人的管理過程中，為了確保能夠清楚的掌握每個病人的情況，為每個慢性腎臟病人進行建立檔案，并且不斷的更新檔案，以掌握病人的最新情況。
在β性腎臟病人健康檔案管理工作中，首先需要確定建檔的對象，一般要求對所有的慢性腎臟病人建立檔案，無論他的性別和年齡。本單位會定期對這些慢性腎臟病人進行走訪，到他們的家中了解他們的病情。同時，還會開展定期的免費身體檢查工作，這樣能夠掌握慢性腎臟病人的身體的整體情況。對所開展的這些工作都需要通過系統(tǒng)來進行處理，例如進行體檢之后，需要將體檢的信息錄入到系統(tǒng)中并保存，再由專門的醫(yī)生對其身體的健康情況作出一定的判斷。
在確定要建檔的慢性腎臟病人之后，需要對他們進行建立檔案，檔案中需要包括兩大類信息，一類是居民的基本信息，另一類是居民的健康狀況信息包括所患慢性腎臟病的情況。
用戶最主要的業(yè)務是對慢性腎臟病人健康檔案進行管理，除此本單位還組織一些針對慢性腎臟病人的健康教育活動，通過這些活動讓他們更加了解自己的病情并更好的配合醫(yī)生的治療。
2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計
本系統(tǒng)在軟件架構(gòu)自上而下分為表現(xiàn)層、業(yè)務層以及持久層。表現(xiàn)層主要是由HTML、頁面等組成。而業(yè)務層主要是由通過接口來完成用戶發(fā)送的訪問請求，系統(tǒng)中所有的控制類和實體類都被存儲在該層中。持久層由各種框架以及數(shù)據(jù)庫等組成，其基本功能是完成對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行各種操作。系統(tǒng)的軟件架構(gòu)如圖1所示。
3 功能設計
本文根據(jù)對系統(tǒng)的需求分析，將系統(tǒng)功能劃分為檔案基本信息管理模塊、慢性腎臟病管理，健康教育活動管理模塊、查詢統(tǒng)計分析模塊和系統(tǒng)管理模塊，如圖2所示。
1）檔案基本信息管理，設計對慢性腎臟病人的基本信息和健康基本情況進行管理，掌握每個慢性腎臟病人的具體情況。
2）慢性腎臟病管理，對患慢性腎臟病人的病情建立詳細的檔案信息。包括慢性腎臟病人每次看病的診斷信息、檢查信息和診斷信息。對本單位為病人所開展的病人隨訪情況進行維護管理。
3）體檢管理，登記并維護對慢性腎臟病人開展的定期體檢的基本信息以及每個參加健康體檢的病人的檢查結(jié)果。
4）健康教育活動管理，對本單位針對患有慢性腎臟病的并所組織的健康教育活動情況的維護和管理，同時記錄慢性腎臟病人對每次所開展的健康教育活動的滿意程度和建議。
5）查詢統(tǒng)計分析，對慢性腎臟病人的信息及健康信息進行統(tǒng)計查詢和統(tǒng)計分析
6）系統(tǒng)管理，對使用系統(tǒng)的用戶及其角色信息進行管理，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行管理。
4 數(shù)據(jù)庫設計
數(shù)據(jù)庫設計是整個系統(tǒng)設計中的核心環(huán)節(jié)，其設計質(zhì)量將直接對軟件的質(zhì)量起著重要的影響。在數(shù)據(jù)庫進行設計的過程中需要將要處理的現(xiàn)實世界與數(shù)據(jù)庫原理知識相結(jié)合完成設計，本系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫設計的過程中遵循的原則為：
1）處理的原始單據(jù)與實體之間的關系。
在為數(shù)據(jù)庫建立實體聯(lián)系模型是，要將現(xiàn)實中處理的實際單據(jù)與實體之間進行對應，為系統(tǒng)建立實體并分析實體之間的聯(lián)系，實體之間的聯(lián)系就是現(xiàn)實中分析出來的聯(lián)系。這種聯(lián)系可以一對一或一對多或多對多。
2）主鍵與外鍵
對每個實體都必須要有一個實體標識符，該實體標識符又來唯一識別每個實體，不同的實體之間要通過外鍵來發(fā)生聯(lián)系。不僅如此，主鍵與外鍵還能夠分別保證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的實體完整性和參照完整性。
3）基本表需滿足原子性、原始性、演繹性和穩(wěn)定性的性質(zhì)。
4）范式標準
基本表中字段的相互依賴關系，應至少滿足第三范式，最好能達到BCNF。更高一級別的范式可以更好的避免數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的冗余、插入異常、刪除異常。
5）正確處理實體之間的多對多的關系
在將實體轉(zhuǎn)換為表時，要注意必須為其聯(lián)系也建立一張獨立的表。該表中的主鍵是由兩個實體的實體標識符共同組成，再加上聯(lián)系本身的屬性構(gòu)成表的所有字段。
6）完整性約束的三個方面
數(shù)據(jù)庫設計時需要充分考慮數(shù)據(jù)的完整性約束，分析并設計表之間如何聯(lián)系，表中字段需要滿足的條件。
根據(jù)對慢性腎病病人健康檔案管理各項功能的需要，系統(tǒng)中設計的主要的表有慢性腎臟病人信息表、體檢表和健康檔案表。
誠信是社會和諧發(fā)展的基礎，大學生信用檔案是社會信用評價體系的重要組成部分，是一個大學生的社會認同的標志。建立大學生信用檔案，提高大學生的誠實守信意識，就是加強對大學生的思想政治教育中的有效途徑，促進高職院校誠信教育機制和完善的形成，為學校工作整個社會發(fā)展和進步具有重要意義。
1 高職院校建立學生誠信檔案的作用
誠信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場經(jīng)濟的道德基礎建設，誠信是大學生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校在學生誠信檔案管理中的誠信教育，主要目的是監(jiān)督學生的行為，誠信鑄就人生道路不可缺少的競爭力，告訴學生，如果個人誠信問題，將對就業(yè)和社會生活帶來了不便，誠信是一種品德，不是單純的個性要求，關乎一個人，甚至整個社會。學生失去了誠信不僅不能申報學校的獎學金，更不能辦理個人貸款，學校還可以公布因違反誠信學生行為，讓他們了解社會輿論的壓力的嚴重性，在一般情況建立誠信意識，有利于督促學生重視信用，自覺維護良好的信用。高職院校學生獲得良好的誠信教育，學校還為學生提供了信用檔案，這將大大降低單位用人的工作量，有利于用人單位、學生的雙向選擇，有效地遏制了學生使用假文憑，證明作弊現(xiàn)象。
2 大學生誠信檔案的含義及內(nèi)容
誠信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場經(jīng)濟的道德基礎建設，誠信是大學生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校誠信教育的主目的是為了督促學生的誠信行為，大學生信用檔案是指大學生在校期間的生活記錄，能反映其在誠實信用狀況的全面信息，對在校學習期間記錄的獎懲，志愿服務，參加活動情況，其內(nèi)容包括學生的思想道德，經(jīng)濟活動和日常生活，工作和學習等諸多方面。
大學生個人信用檔案客觀評價作為真實記錄的輔助部分，其具體內(nèi)容包括個人基本信息、學習評價、學校綜合評價、實踐承諾四個部分。個人基本信息，包括個人基本情況，家庭情況，家庭成員基本情況，身體檢查的情況，入學后由學校統(tǒng)一組織學生工作人員收集上述信息，根據(jù)學生的個人成長過程中，不斷補充更新。
學習誠信評價關于學生參加各種學習，考試，借閱等活動中的信用評估，包括獎學金獲得，計算機等級考試，護士或護理人員通過資格審查、考試違紀、紀律處分等，特別是對學生存在的學習問題都如實記錄，如：考試作弊、抄襲、上課遲到、早退等。
學校全面完整的評估，可以細分為以下四大類的記錄：道德誠信記錄，具體包括：每年道德素質(zhì)綜合評價的評價、違反學校的紀律處分的紀錄、獎勵和日常生活誠信狀況的評價等。經(jīng)濟信用記錄的完整性，個人經(jīng)濟的基本情況，交學費，助學貸款，勤工助學，社會支持的誠信記錄，如學生貸款，包括無條件和理由不償還、弄虛作假、騙取生活困難的津貼。社會實踐誠信評價，學生在校期間的記錄，以參與社區(qū)活動，公益活動，如：愛心捐贈、扶老助殘和在體育、科學和技術等方面的各種榮譽等。畢業(yè)生就業(yè)記錄：在學生畢業(yè)前誠信求職，學校將畢業(yè)生在校期間，個人信息細致、全面的記錄，求職期間給予每個學生完整詳細的記錄，畢業(yè)生的簡歷也要經(jīng)過嚴格的審核部門簽字，這樣也能形成一個嚴密和完整的個人簡歷。
踐行誠信承諾是大學生信用檔案的必要補充，根據(jù)《大學生誠信行為規(guī)范細則》編制，是在校期間學生有關行為的承諾。大學生自愿申請建立信用檔案，并在誠信承諾書簽字，同時，學生應切實保障嚴格的恪守誠信校規(guī)。
3 大學生誠信檔案管理體系運行模式
大學生信用檔案的基礎工作，以收集，歸納、分類、整理、鑒定、利用等工作流程為主要線索，首先，要明確信用檔案的收集范圍，在數(shù)據(jù)收集過程中整理文件，學校各部門和個人應當對有關誠信檔案信息的活動予以重視。其次，建立信用檔案資料3級收集機制。第一階段由在校大學生基層管理人員對學生的信用信息的采集，建立了專門的學生個人信用檔案；第二階段由高校將所有的學生檔案匯總一起，利用計算機網(wǎng)絡技術匯總到學校檔案館；第三階段由檔案館為每位學生接收，存儲，歸檔，誠信記錄，以確保完整的庫文件的完整，隨時以備將來參考。
同樣，學生信用檔案的材料，必須進行動態(tài)管理，并堅持以下四點。
（1）嚴格鏈接學生信用檔案管理信息。大學生信用檔案的基本內(nèi)容是復雜的，每個學生的信用記錄都是獨立的文件類型，形成學生個人的自我活動，如果學生信用檔案，可根據(jù)學生―― 年級、性別、籍貫，各部門細化分類內(nèi)容，將對讀取檔案提供極大的方便。
（2）規(guī)范文件管理工作流程的處理。作為檔案管理部門，高校檔案館在高校學生信用檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。不僅要對學生信用檔案，收集數(shù)據(jù)和初步審核，整理，同時也要科學分類和歸檔數(shù)據(jù)，使信用檔案作為一個真正的實體，能達到識別和利用安排的完整性地步。
（3）科學借閱審查程序。信用檔案，因為該材料的組成是在不斷的變化，信用檔案及時識別是必要的，在校大學生信用檔案價值鑒定，直接關系到學生的個人信用問題，是一個非常嚴肅的工作，確定信用檔案，要堅持實事求是的科學態(tài)度，遵循其真實性，普遍性，由學生事務處，學校誠信紀律辦公室等職能部門組成學生信用檔案評審組，以確保信用檔案的綜合性和真實性。
（4）建立一個數(shù)據(jù)平臺，方便查詢閱讀網(wǎng)上信用檔案制度。因此，將學生誠信檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡管理的自動化，大學生信用檔案和開放式管理的規(guī)范，將有助于進一步發(fā)揮大學生信用檔案系統(tǒng)的作用。
4 繼續(xù)加強高校學生誠信檔案建設
關鍵詞：企業(yè)檔案管理；企業(yè)文化；作用
近些年來，隨著我國經(jīng)濟文化的飛速發(fā)展，經(jīng)濟全球化趨勢的不斷加深，導致我國國內(nèi)市場的競爭十分嚴峻，所以，許多企業(yè)為了在市場中占據(jù)主導地位，就積極改革發(fā)現(xiàn)自身的問題，改善企業(yè)自身的文化軟實力，而企業(yè)的檔案規(guī)范化管理對于企業(yè)的文化建設來說具有著決定性的作用，而在黨的十七大報告中明確指出文化實力是提升民族凝聚力和民族創(chuàng)造力的重要源泉，所以，企業(yè)的的文化實力發(fā)展，在企業(yè)的進步和發(fā)展過程中具有著非常重要的作用。另外企業(yè)的檔案一般都包含著企業(yè)進行各項活動的最直接最真實的記錄，這其中包含著一些圖像和語音等多種形式的資料，所以，一個企業(yè)的檔案更是這個企業(yè)的文化文化命脈和重要的財富。因此，企業(yè)在追求經(jīng)濟發(fā)展的過程的，更加要注重文化軟實力的培養(yǎng)，從而提升企業(yè)的整體素質(zhì)。
1 中能硅業(yè)檔案管理基本情況
中能硅業(yè)成立于2006年3月，建立之初就有檔案室，隸屬于行政部管理。徐州市檔案局副局長陸江曾評價中能硅業(yè)檔案組：中能硅業(yè)創(chuàng)造了徐州市檔案管理工作的“三個一”，即：第一家五星級非公企業(yè)，第一家民營企業(yè)檔案工作示范單位，第一家實現(xiàn)全員定崗定責、將檔案工作納入工作流程的企業(yè)。2010年，中能硅業(yè)檔案室榮獲民營企業(yè)檔案工作示范單位稱號，并成功通過省三星級檔案管理標準的評選；2011年，中能硅業(yè)檔案室被評為“十一五”期間全市檔案工作先進集體，同年11月通過了省五星級檔案管理標準的評選，為企業(yè)的發(fā)展做出了重大貢獻。后來根據(jù)檔案集中統(tǒng)一管理的原則，經(jīng)過檔案人員的努力和完善，綜合檔案室的管理水平不斷推新和提高。
綜合檔案室目前的使用面積450平方米，庫房面積220平方米，閱覽室100平方米，辦公室50平方米，整理室80平方米，做到了檔案庫房、工作人員辦公室、閱覽室三分開。中能檔案室作為綜合性檔案管理室，公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成各種門類各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理。共包含黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術、合同、產(chǎn)品、科研、基建、設備、會計、聲像、實物十二大類。室藏檔案已歸檔案卷7673卷；以件為保管單位的檔案7769件；聲像類檔案131盤，其中照片檔案356張；實物檔案156件。檔案室擁有能容納四萬卷檔案的密集架，還有能容納六千卷的檔案柜42組，符合5年以上的存量。
2 檔案工作的管理特點
1.技術含量高、保密性強
中能硅業(yè)通過引進國際高端裝置和技術，深化組合、集成再造，目前已打造具有自主知識產(chǎn)權的“GCL法”多晶硅生產(chǎn)工藝。企業(yè)內(nèi)擁有大量尖端技術、先進設備及高級技術人才。這就決定了該企業(yè)的檔案管理技術強、保密性強，要求檔案管理人員熟悉企業(yè)生產(chǎn)流程，并正確認識檔案保密與利用關系，做到有聚有散、有收有放、上下一條龍統(tǒng)一管理，密而不懈。
2.涉及專業(yè)面廣、種類繁多
光伏行業(yè)屬于高新技術產(chǎn)業(yè)范疇，其中多晶硅制造更是集合了化學、固體物理學、材料學、材料工藝、機電工程、儀器設備開發(fā)等多學科和綜合性技術的系統(tǒng)工程。這就要求檔案管理人員熟悉掌握各項目各裝置的結(jié)構(gòu)、建筑、管道工藝、系統(tǒng)等多專業(yè)內(nèi)容。這一特點決定了該企業(yè)檔案管理的復雜性與艱巨性。
3.檔案存量增加迅速
中能硅業(yè)的飛速發(fā)展導致檔案存量迅速積累，這就要求中能檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)，加強基本功的訓練，高速度、高質(zhì)量的工作，跟上企業(yè)的快速發(fā)展步伐。
綜上所述，中能硅業(yè)檔案管理既有一般新能源企業(yè)檔案管理的普遍性，即高保密性、覆蓋面廣，同時又有其特殊性，即檔案增長量迅速、電子化程度高。這就要求企業(yè)的檔案管理工作必須從企業(yè)實際出發(fā)，認真研究建立完善適合于企業(yè)發(fā)展的檔案工作管理體系，為企業(yè)檔案信息資源的整合擴展及綜合利用創(chuàng)造條件。
3 企業(yè)檔案規(guī)范還管理的作用
1.重視檔案的收集環(huán)節(jié)
檔案收集環(huán)節(jié)是檔案管理的基礎環(huán)節(jié)，它直接影響著后續(xù)的檔案整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)。因此要實現(xiàn)檔案工作的良性運轉(zhuǎn)，就必須高度重視檔案的收集工作，堅持做到事前介入、事中控制、事后核查。這就要求檔案管理人員必須從設備開箱階段介入，在做好資料收集的同時，盡可能了解設備的性能及用途，從而確保檔案資料的完整性與準確性，為后期利用打好基礎。
2.檔案人眼必須要做好事中控制工作
一方面要通過多種手段強化基層技術人員的檔案意識，使每位員工將關鍵材料的歸檔看作自己的職責和義務；另一方面則應掌握生產(chǎn)流程及工程專業(yè)相關知識，制定關鍵資料收集的大綱和具體范圍，確保關鍵資料完整移交。
4 結(jié)束語
隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟全球化趨勢的不斷加劇，使得大量的企業(yè)更加注重文化軟實力的培養(yǎng)，導致企業(yè)的檔案管理與企業(yè)的文化變得更加密不可分，形成相互依賴，相互生存共，同進步的關系。在企業(yè)的文化建設過程中，企業(yè)的檔案是企業(yè)文化發(fā)展的重要憑證和重要的參考資料，更是企業(yè)文化賴以發(fā)展的基礎，所以，檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中占有十分重要的作用。同時一個企業(yè)有著優(yōu)秀的企業(yè)文化，不僅僅可以塑造企業(yè)的整體形象，而且還能夠塑造企業(yè)員工的個人形象，這對企業(yè)的檔案管理發(fā)揮著不可替代的作用，所以企業(yè)的檔案管理與企業(yè)的文化發(fā)展之間是不可分割的，兩者之間必須要協(xié)同發(fā)展，只有這樣，才能夠幫助企業(yè)增強自身的綜合實力，在劇烈的市場競爭中脫穎而出，促進企業(yè)的繁榮發(fā)展。
參考文獻
[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理，中國檔案出版社.2015.6
1 人事檔案的基本概念與性質(zhì)
1.1 人事檔案的基本概念
人事檔案主要記錄在人事管理活動中出現(xiàn)的、有關個人的、以及個人與社會不同方面出現(xiàn)的各種情況。我國當前實行的人事管理制度當中，人事檔案具有不可替代的地位，可以為聘用單位提供有價值的資料。在當前不同單位的人事管理制度中，人事檔案記錄了每一個員工的身份情況、學歷情況、工資情況、工作經(jīng)歷等，同時當中也包括每一位員工的職業(yè)道德、工作表現(xiàn)等，在職工的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、申報保險中發(fā)揮著重要作用。
1.2 人事檔案的基本性質(zhì)
（1）必須做到真實可靠
對人事檔案的首要要求就是必須真實，在企事業(yè)單位當中，只有具備認真負責的管理人員與工作人員才能使單位正常運行。在不同單位當中，要求人事檔案必須真實記錄每一位員工的實際情況，要做到真實可靠，不得弄虛作假，各個單位在招聘員工、提拔員工、職稱評定中可以依據(jù)人事檔案進行。所以要求人事檔案必須做到與實際情況相一致[1]。
（2）要兼顧員工的各個方面
人事?n案還需記錄每一位員工的全面情況，要求其中不但真實記錄員工的個人情況、家庭情況、學習經(jīng)歷、進修情況等，而且還需記錄員工學習的學校、原來的工作單位、員工的能力、員工的道德、其他員工的評價等。要求人事檔案要記錄更為全面的員工情況，不但要記錄每一個員工的基本情況而且也要記錄員工在參與各種社會活動時的表現(xiàn)等，只有保證記錄涉及員工生活生產(chǎn)的各個方面，才有利于用人單位自人事檔案中獲得有價值的信息，才能全面了解員工的實際情況，、才能保證員工進入最為適合的工作崗位。所以要求人事檔案必須記錄員工的全面信息[2]。
（3）員工的信息不是一成不變的
隨著時代的發(fā)展與社會的變遷，人是生活在社會中的一分子，本身情況也會不斷發(fā)生變化。人事檔案應該隨著員工發(fā)生的各種變化做好記錄工作，要及時更新人事檔案。因此人事檔案管理人員一定要隨著時代的發(fā)展及時搜集員工的最新信息，才能使人事檔案發(fā)揮最為積極的作用。所以人事檔案會隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)生變化。
（4）不得隨意泄露員工信息
由于人事檔案真實記錄著員工的各種信息，同時也較為全面，所以對人事檔案也提出了保密的要求。在人事檔案當中包含著每一個員工的各個信息以及參與各種社會活動的情況、各個獎懲情況等，員工要求不得隨意對外泄露自己的信息。通過查閱一個人的人事檔案可以全面掌握此人的詳細信息，因此人事檔案其實也是個人的秘密。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，要求檔案管理人員必須嚴守檔案機密，有關部門也對檔案管理人員開展了有關此方面的培訓[3]。
2 人事檔案管理策略
進入新的歷史時期以來，我國人事研究主要涉及以下四個方面的內(nèi)容。
（1）人事檔案管理存在哪些問題
當前人事檔案管理過程中，是需要解決人事檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，同時創(chuàng)新人事檔案管理模式。主要問題集中在檔案的全面性、真實性、變化性等幾個方面。所以要想保證人事檔案的完整，就需做好上述幾個方面的工作，防止出現(xiàn)不符合實際情況的檔案。
（2）人事檔案管理必須借助信息化手段
最近幾年，我國科學技術得到了較快發(fā)展，人事檔案管理實現(xiàn)信息化已成為時展的要求。要求有關部門一定要認識到檔案信息化管理的重要性。但在開展信息化管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)有待進一步提高，要利用各種措施提高管理人員的操作水平及信息錄入速度，保證實現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡化[4]。
（3）認真對待高校人事檔案的管理工作
隨著我國教育改革的大力發(fā)展，在實現(xiàn)九年義務教育的基礎上涌現(xiàn)了數(shù)不勝數(shù)的高等學校，所以要充分利用高校做好人事檔案管理工作，要求高等學校要認識到人事檔案管理安全的重要性，提高信息化錄入準確性，大力培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人才，才能促進我國人事檔案管理工作的健康發(fā)展。
（4）高度重視流動人口的人事檔案管理
隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，為了有效解決城市勞動力不足的現(xiàn)狀，大量農(nóng)村人口進入城市參加工作，但他們通常穩(wěn)定性較差，因此管理這部分人員的檔案存在較大困難。為了有效解決這一問題， 國家政府部門要建立專門性的農(nóng)民工人事檔案管理部門，爭取在最短時間內(nèi)實現(xiàn)信息化，及時將農(nóng)民工的各種信息傳遞到用人單位，同時有利于幫助農(nóng)民工就業(yè)，使其為城市建設貢獻自己的力量[5]。
關鍵詞：疾病預防控制中心；人事檔案；重要性；
作者簡介：羅禹，吉林省安圖縣疾病預防控制中心助理館員，本科，研究方向：檔案管理。；
檔案管理是檔案館(室)對檔案實體和檔案信息進行整體管理并提供服務的工作總稱，而人事檔案管理是檔案管理的一個部分。各單位、各部門的檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。疾病預防控制中心是衛(wèi)生醫(yī)療部門不可或缺的組成單位，其人事檔案管理工作是對工作人員的個人簡介、政治面貌、工作能力等的收集、整理與保存工作。這項工作對于中心的各項工作開展都具有重要的意義，人事檔案管理能夠為各項工作中的領導提供工作人員的優(yōu)點與缺點及工作情況等信息。所以，人事檔案的管理工作對于疾病預防控制中心的日常工作及人員安排等方面具有一定的重要意義。
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案管理能夠真實地記錄員工的成長、工作成果等，通過一份詳細的檔案能夠了解一個人從學校開始的人生經(jīng)歷及工作、學習表現(xiàn)等，所以人事檔案管理在各行各業(yè)均有重要的意義。[1]
1.保障檔案的信息化發(fā)展
隨著科技和信息技術的不斷發(fā)展，在人事檔案管理工作中應用信息化技術對檔案信息進行編輯、錄入及存儲工作。通過網(wǎng)絡化及計算機技術與檔案管理相結(jié)合的方式，使檔案管理工作向信息化發(fā)展，提高檔案管理的工作效率。通過信息技術的應用，可以將檔案進行更好的分離、記錄，將不同的檔案分類，且能夠快速查找，并且減少了檔案丟失的現(xiàn)象，還可以保證檔案的真實性。
2.優(yōu)化人力資源配置
人事檔案管理不斷地將信息、數(shù)據(jù)進行分類整理，包括人才的基本信息、學習情況、工作能力等，以便更直接地體現(xiàn)人才的情況，以此優(yōu)化人力資源，將不同專業(yè)的人才應用于不同的崗位當中，在各自擅長的崗位中充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，提高工作效率，取得更好的工作成果。
二、疾病預防控制管理中心人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.重視程度不足
在疾病防控中心，工作人員的工作較為繁忙，甚至會出現(xiàn)人手不夠的情況，這使得人事檔案管理工作不能得到應有的重視。[2]這一方面會影響到檔案管理工作人員的工作熱情，另一方面也會對人才的記錄工作產(chǎn)生一定的影響。雖然其工作性質(zhì)具有保密性強的特點，但由于疾病預防控制中心的領導不重視檔案管理工作，使得工作人員產(chǎn)生懈怠情緒。
2.檔案信息管理問題
在實際的檔案管理工作中，很多工作人員覺得檔案工作就是簡單地將信息進行記錄及保存，往往忽視了檔案信息的重要性，工作中常常出現(xiàn)記錄錯誤或者信息登記缺失等失誤，甚至有檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。而產(chǎn)生這些問題的主要原因，一是在檔案管理中，沒有專業(yè)的管理人員從事管理工作，二是因為檔案管理不規(guī)范，這些都會造成檔案的使用效率較低。
3.檔案工作管理人員問題
檔案管理工作是一份較為專業(yè)、具體的工作。需要工作人員具有一定的學歷和軟件辦公的能力。但在現(xiàn)在的疾病控制中心，大多檔案管理工作人員不具備專業(yè)的知識體系和科學的管理方法。
4.忽視了信息化建設
隨著社會的不斷發(fā)展，科技也在不斷地進步。但在疾病控制中心的人事檔案管理工作中，缺少將信息化技術應用于管理中的事例。[3]較多防控中心的檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的管理方式，這種方式不僅浪費時間，還使得管理工作很繁瑣，且容易出現(xiàn)紕漏。若使用計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術，便可以更好地將檔案信息進行統(tǒng)計并記錄，不僅節(jié)省了人力和工作時間，而且能夠在各部門之間實現(xiàn)人才信息的共享，使得各部門對控制中心的工作人員都有基本的了解，使中心的各部門領導掌握每位員工的基本情況，分析他們更適合的崗位，使疾病防控工作更高效。
三、疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性
1.使疾病預防控制中心的人事檔案管理更科學化
隨著社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都處在改革的浪潮當中，通過不斷地改革和完善自我，才能在日新月異的今天，在社會擁有一塊立足之地。對于疾病防控中心的人事檔案管理工作來說，也應該適應社會的發(fā)展，進行一定的重整工作，以保證其在社會中發(fā)揮更大作用。首先，檔案重整能夠使疾病防控中心的檔案管理更加現(xiàn)代化、科學化。通過互聯(lián)網(wǎng)及計算機等信息技術的應用，更加科學地管理檔案，例如：更科學的分類、分析甚至可以通過網(wǎng)上云盤等儲存軟件進行檔案的海量儲存。并且，檔案重整工作還能夠通過使用電腦、軟件等工具，使得檔案管理工作更加與時俱進。[4]
2.是疾病預防控制中心的重要組成部分
在疾病控制中心中有大量的工作人員，各部門的領導想了解這些工作人員的社會背景、工作狀況、學業(yè)狀況等基本情況，都需要通過查閱人事檔案的方式，所以重整人事檔案是其中心管理工作中較為重要的一部分。通過檔案管理的不斷更新、重整，更新每位工作人員的真實情況，使得領導能夠用較為便捷的方式對每位員工有全面的了解，包括他們的優(yōu)勢、專業(yè)等，以便更清楚全面地考慮到員工能夠勝任的崗位，及其在崗位中能夠作出怎樣的貢獻，大大提高其工作效率與工作質(zhì)量。
3.使疾病預防控制中心的檔案管理更加信息化
通過人事檔案重整工作，能夠?qū)⑿畔⒒夹g與檔案管理工作相結(jié)合。通過這種方式的結(jié)合，使檔案管理工作更加省時省力。通過信息化技術的應用，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行重新整合，使用計算機技術進行檔案信息收集、分類及歸檔等工作，這樣能夠減少人員浪費，還能縮短信息的錄入時間。
【關鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設 理由策略
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發(fā)人力資源有著重大的作用。下面就結(jié)合自己的工作談談事業(yè)單位的人事檔案管理存在的理由及策略。
一、人事檔案管理工作中存在的理由
（一）不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。
（二）缺乏有效的檔案管理
人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補充和更新。一部分人員業(yè)務素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務處理不當，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理策略，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴重影響了檔案管理水平。
（二）檔案的搜集管理意識不強
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導致部分人事檔案材料跟不上個人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團、學歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟審計、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
（三）人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
二、做好人事檔案管理的措施
（一）健全制度
結(jié)合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運轉(zhuǎn)。
（二）加強信息化建設
人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
（三）配備專職檔案人員管理
具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。對于人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜的實際，難以應付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網(wǎng)絡知識。
（四）提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵?，充分發(fā)揮檔案的作用。
