發(fā)布時間：2023-06-18 10:42:50
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的基本要求樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
身份證明主要包括居民身份證和暫住證，要求必須是有效證件，不能超出法定有效期。復(fù)印件必須清晰，不能模糊不清，如果原件復(fù)印不清楚，可放大一倍，但不允許畫描或涂改。3.身體條件證明。必須是縣級或者是部隊團級以上醫(yī)療機構(gòu)出具的有關(guān)身體條件證明，查體表上個人信息欄目要填寫完整，并且有本人、醫(yī)師簽字，體檢專用章必須壓蓋照片。4.培訓(xùn)記錄。駕駛培訓(xùn)記錄上必須記載參加培訓(xùn)的科目和學(xué)時，并且有學(xué)員和教練員簽名、培訓(xùn)機構(gòu)扣章。一般理論培訓(xùn)不少于7天，術(shù)科培訓(xùn)不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛技能準考證明》、《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛?cè)丝荚嚦煽儽怼?、《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證業(yè)務(wù)流程記錄單》。這些材料由規(guī)定的崗位按照業(yè)務(wù)流程遵循“誰辦理、誰簽章、誰承擔責(zé)任”的原則完成填寫、簽章（包括辦理日期）。（四）業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)崗審核。各崗位收集填寫的材料最后匯集到領(lǐng)導(dǎo)崗，經(jīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核簽章后轉(zhuǎn)到制證崗，核發(fā)農(nóng)業(yè)機械駕駛證。領(lǐng)導(dǎo)崗審核的主要內(nèi)容：1、駕駛證申請人提供的資料是否齊全、合法；2、辦理程序是否符合規(guī)定；3、填寫的格式、內(nèi)容、簽章是否完整等。
檔案的整理
檔案管理崗應(yīng)當將以下材料存入檔案：1《.拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證申請表》2.申請人身份證明復(fù)印件3.身體條件證明4.考試成績表5.準考證明6《.拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證業(yè)務(wù)流程記錄單》7.駕駛培訓(xùn)記錄8.理論考試試卷編目裝訂。檔案管理崗將農(nóng)業(yè)機械駕駛員檔案辦理接收手續(xù)后，逐檔填寫《拖拉機（聯(lián)合收割機）駕駛證檔案材料目錄》，并進行裝訂成冊。裝訂時，按照以上所列順序排列裝訂，通常采取左側(cè)裝訂的方式進行裝訂。填寫檔案袋。拖拉機聯(lián)合收割機牌證檔案、拖拉機聯(lián)合收割機駕駛員檔案通常采用“一機一檔、一人一檔、分別保管”。因此每輛車、每個人都必須填寫檔案袋。檔案袋上必須填寫完全，不應(yīng)該存有漏項。駕駛員檔案必須填寫：檔案編號、駕駛證號、駕駛員姓名及家庭住址。為了方便查找檔案，檔案封口處在同一方向應(yīng)當標注檔案編號。（四）檔案上架。上架是檔案整理的最后一道工序。檔案室保管檔案一般按照分類進行整理和保管的，因此在檔案存放時，首先應(yīng)按檔案分類來進行，即同類型檔案放在一起。當確定了檔案的排列順序后，就可以安排上架。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架（柜）的編號依次進行。檔案的存放方式一般有兩種：豎放或平放。拖拉機聯(lián)合收割機牌證檔案、拖拉機聯(lián)合收割機駕駛員檔案通常采取橫著豎放，開口朝外，并且從左往右、從上往下排列。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理
一、落實企業(yè)檔案信息化管理的必要性
（一）檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然需求
科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展給信息資源網(wǎng)絡(luò)化帶來了新的契機和挑戰(zhàn)。信息資源突破了過去傳統(tǒng)意義上的數(shù)量較少和內(nèi)容單一的問題，已發(fā)展為信息存儲量大、內(nèi)容涵蓋面廣的基本現(xiàn)狀。這樣引起更多的企業(yè)對于信息資源的依賴性也越來越高，從單純的查找、存檔和備案等，已轉(zhuǎn)化為對信息化資源的全方面的綜合需求。要想實現(xiàn)信息資源的時效性和準確性為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，勢必需要采取信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享等現(xiàn)代化管理手段。因此，傳統(tǒng)的檔案管理已根本不能滿足于企業(yè)發(fā)展的需求，檔案信息化管理勢必成為企業(yè)發(fā)展的必然需求。
（二）檔案信息化管理是企業(yè)日常管理模式的重要手段
由于受傳統(tǒng)管理模式的限制，檔案管理難以突破工作環(huán)節(jié)以及工作步驟的束縛，使檔案管理單純地停留在以業(yè)務(wù)活動為主的固化式工作流程，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的工作水平和工作效率低下。而實現(xiàn)檔案信息化管理的深化和創(chuàng)新，以信息化管理系統(tǒng)為依托，加快文檔一體化的進程，能極大地提高企業(yè)檔案管理的工作效率。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程是其中不可分割的組成部分，文件是信息化系統(tǒng)運作中重要的信息基礎(chǔ)，應(yīng)將兩個流程系統(tǒng)有機地融于一起，也就是在文件信息中將業(yè)務(wù)信息得以體現(xiàn)，亦或?qū)I(yè)務(wù)信息直接嵌入文件信息中，最終達到企業(yè)檔案信息化管理的有效實現(xiàn)。
二、目前企業(yè)檔案信息化管理的基本問題
（一）傳統(tǒng)觀念使企業(yè)檔案信息化管理的開展受到局限
基于傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，使企業(yè)對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，仍存在一些認識誤區(qū)，認為可以短期內(nèi)比較顯性地實現(xiàn)預(yù)期效益。在過去傳統(tǒng)管理觀念的指引下，對于企業(yè)檔案信息化的管理，重產(chǎn)出輕投入，由于對企業(yè)檔案信息化管理缺乏一定的科學(xué)認知，而和現(xiàn)代企業(yè)管理理念嚴重脫離，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理處于岌岌可危的發(fā)展境地。
（二）信息化管理軟件已不能滿足檔案信息化管理的要求
企業(yè)信息化管理軟件仍不能完全滿足于各種性質(zhì)、職能不同的企業(yè)檔案信息化管理的基本要求，目前還未開發(fā)和應(yīng)用完全適用于各企業(yè)發(fā)展的文檔一體化管理系統(tǒng)軟件。在實際的檔案信息化管理中，由于各企業(yè)獨立開發(fā)的軟件系統(tǒng)具有不規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，不能實現(xiàn)共用和互用，使文件和檔案管理的信息化資源在不同階段得不到互換和共享，嚴重影響了信息資源成果全方位的互通。
（三）基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范性，制約了檔案信息化進程
檔案信息化管理涵蓋了檔案工作的各方面和各環(huán)節(jié)，其中主要是檔案標準的建立和實施，以及業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。目前在企業(yè)檔案信息化管理工作中，仍存在檔案標準和規(guī)范相對滯后的現(xiàn)象，檔案信息化系統(tǒng)嚴重脫離于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的形式，使信息化資源達不到層次的統(tǒng)一、規(guī)范，導(dǎo)致服務(wù)性和共享性較差，尤其是各種類型的檔案細則缺乏足夠的相容性，嚴重制約了企業(yè)檔案信息化進程。
（四）企業(yè)檔案信息化管理與企業(yè)體制改革、創(chuàng)新缺乏協(xié)調(diào)性
很多企業(yè)的檔案信息化管理是在傳統(tǒng)的管理體制下運作的，由于企業(yè)人事管理部門缺乏先進的檔案信息化管理觀念，尤其是缺乏與企業(yè)體制改革、創(chuàng)新協(xié)調(diào)一致的思想意識，使檔案信息化管理不能與體制改革、創(chuàng)新保持同步，嚴重影響了企業(yè)檔案信息化管理對于提升企業(yè)綜合競爭力的基礎(chǔ)性作用的發(fā)揮。
（五）企業(yè)缺乏檔案信息化管理的長遠規(guī)劃
企業(yè)檔案信息化管理的長遠規(guī)劃是企業(yè)為實現(xiàn)企業(yè)信息化管理的目標而做出的戰(zhàn)略性規(guī)劃方針和政策，由于目前很多企業(yè)的信息化規(guī)劃方案都停留于技術(shù)規(guī)劃的角度，沒有與企業(yè)核心競爭戰(zhàn)略做到切實有效地結(jié)合，使企業(yè)的檔案信息化管理缺乏明確的目標和方向。
三、強化企業(yè)檔案信息化管理的具體措施
（一）摒棄傳統(tǒng)觀念，追求檔案工作的創(chuàng)新
檔案工作的創(chuàng)新就是突破傳統(tǒng)觀念的束縛，開拓適合時代要求的信息化管理工作的新局面。一般來講，主要包含理論的創(chuàng)新和實踐的創(chuàng)新，以理論創(chuàng)新為指導(dǎo)，加強和實踐創(chuàng)新有機的結(jié)合，最終促進檔案信息化管理工作的順利開展。實現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新，應(yīng)遵循檔案工作發(fā)展的客觀規(guī)律，認真分析檔案工作的發(fā)展目標和方向，嚴格遵守國家對于檔案工作制定的規(guī)程和規(guī)范，不能和企業(yè)的實際發(fā)展情況產(chǎn)生嚴重的偏離。創(chuàng)新需要企業(yè)進行反復(fù)的研究和驗證，創(chuàng)新成果必須經(jīng)得起實踐的切實檢驗，確保符合企業(yè)自身檔案信息化管理的基本要求。
（二）建立和健全檔案信息化管理制度
企業(yè)檔案信息化主要是通過技術(shù)、制度和管理等各方面的創(chuàng)新，并建立科學(xué)合理的現(xiàn)代化企業(yè)管理模式。企業(yè)檔案管理要充分利用檔案信息化的新思路和新模式，采用先進的技術(shù)措施和手段，積極實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化制度的管理和創(chuàng)新。建立和健全符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需要的檔案信息化管理制度，確保企業(yè)檔案工作在競爭激烈的市場環(huán)境下得以健康有序的發(fā)展。第一，建立企業(yè)文件材料管理制度，完善文件的電子化歸檔方法，使企業(yè)在信息化發(fā)展過程中形成具有較強保存價值的電子文件信息資料。第二，擴展企業(yè)檔案信息化管理的收集范圍，依據(jù)企業(yè)發(fā)展要求及時調(diào)整檔案信息的接收范圍，尤其要確保對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文件資料的收集工作。第三，建立和健全數(shù)字化信息檔案管理制度，嚴格電子檔案信息的數(shù)據(jù)安全和存儲安全的相關(guān)規(guī)定。將企業(yè)檔案工作和信息化管理進行全方位的銜接，加強對各種類型文件信息資料的有效監(jiān)控，以確保電子文件和紙質(zhì)文件的一致性。
（三）建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，目前很多高科技的手段已被廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案信息化管理中。企業(yè)檔案信息化管理應(yīng)迎合時展的需求，在企業(yè)檔案管理中將現(xiàn)代高科技手段得以科學(xué)的應(yīng)用。第一，計算機系統(tǒng)的應(yīng)用。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，比如，檔案館管理系統(tǒng)和小型檔案室管理系統(tǒng)等，以確保信息資源整理和歸檔的實現(xiàn)。第二，縮微技術(shù)的應(yīng)用。通過各種現(xiàn)代化高科技手段，對具有潛在價值的文件檔案資料，進行微縮處理和編輯。能有效節(jié)約人力和儲存空間，且能確保長期保存。第三，光盤存儲技術(shù)的應(yīng)用?；诠獗P本身存儲量大和信息處理便捷的特點，完全適用于檔案信息的檢、參考和查詢等各種綜合服務(wù)。第四，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、通訊和視聽技術(shù)的應(yīng)用。充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，各種通訊技術(shù)，廣播、電視等視聽技術(shù)，通過多種渠道將檔案信息資源得以，以實現(xiàn)使用者在不同地域達到資源共享的目的。
（四）加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)
檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案信息化進程的發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、完善的檔案管理知識以及先進的管理技術(shù)，這是對于檔案管理人員的基本要求。定期或不定期地組織學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)以及企業(yè)間進行經(jīng)驗交流等手段，加強業(yè)務(wù)知識和技術(shù)方法的改進，這樣才能做好檔案信息化管理工作，以避免出現(xiàn)失誤而引起檔案刪除或丟失的現(xiàn)象。應(yīng)加強理論和實踐有機地結(jié)合，檔案管理人員需要具備豐富的理論知識，還要將理論知識付諸于實踐中的得以實施，不斷積累綜合的實踐技能。理論與實踐有機結(jié)合的培訓(xùn)方式是提高人員素質(zhì)的一個重要手段。另外，加強信息化管理的培訓(xùn)，并嚴格檔案管理系統(tǒng)的熟練使用，以確保檔案信息化管理健康、平穩(wěn)的運行。
（五）檔案信息進行網(wǎng)上開發(fā)，并確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全防護
配置現(xiàn)代化的各種辦公設(shè)備，積極開發(fā)和應(yīng)用符合行業(yè)性質(zhì)特征的檔案管理軟件，并實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)全方位的信息資源共享。進行檔案信息化管理工作，將各種類型文件、檔案資料等以文字、數(shù)據(jù)和圖表等載體形式傳輸入網(wǎng)，并制定訪問和檢索的權(quán)限，以及文件瀏覽和借閱利用等功能，讓各級領(lǐng)導(dǎo)以及廣大員工都能通過網(wǎng)絡(luò)獲取參考信息，也能進行各類載體文件的歸檔，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)化高速運作系統(tǒng)。另外，企業(yè)檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)僅供內(nèi)部人員被授予權(quán)限的情況下使用，建網(wǎng)時應(yīng)設(shè)置安全防護機制，以確保網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定。積極建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的安全管理制度，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，安裝防病毒軟件等，并對主機采取高科技的防護措施。同時，應(yīng)實現(xiàn)級別控制，將用戶訪問權(quán)限進行級別確認設(shè)置，依據(jù)級別的不同規(guī)范檔案信息查閱的具體規(guī)定范圍，以防止未授權(quán)者的違規(guī)違章操作。
四、結(jié)語
總而言之，企業(yè)檔案信息化管理是檔案管理工作上的重大突破和技術(shù)創(chuàng)新，給檔案管理工作帶來了新的契機和挑戰(zhàn)，并產(chǎn)生了積極深遠的影響。作為企業(yè)檔案管理工作者，應(yīng)加強思想和行動上有效的配合，積極采取各種先進技術(shù)和手段加強企業(yè)檔案資源信息化管理的改進和創(chuàng)新，不斷推進檔案信息化管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。隨著科技的發(fā)展和時代的進步，在實現(xiàn)資源共享的同時，一定要加強信息資源的安全保密性。我們要切實保證理論知識和實踐有效地結(jié)合，迎合現(xiàn)代化信息化發(fā)展的要求，將檔案管理工作做的更加完善和具體，以期為企業(yè)的健康、高效發(fā)展提供快捷的服務(wù)。
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一、存在的問題
1.缺乏足夠的檔案意識
在高校實驗室建設(shè)階段，我們大部分關(guān)注的是實驗教學(xué)、實驗室規(guī)劃以及儀器采購等，對于檔案管理還缺乏足夠的認知。由于疏于對檔案管理工作的重視，造成實驗室檔案配置的人員工作積極性的缺失，也給基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)帶來了一定的阻礙，檔案的接收面臨著一定的困難，給具體的歸檔工作帶來了不便。同時高校實驗室未能科學(xué)合理地對檔案進行分類，導(dǎo)致檔案的利用率極低，最后導(dǎo)致檔案工作的進度變得十分遲緩。
2.急需提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
出于完善高校實驗室檔案管理工作的目的，首先要確定的是工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要足夠高，具備最基本的從業(yè)能力，掌握一定的檔案管理理論知識。同時基本的計算機與外語能力也是必不可少的，部分進口的設(shè)施需要借助這些工具才能得到很好的應(yīng)用，我們對工作人員最基本的要求就是讀懂操作說明書，然后能夠按照要求操作儀器。隨著高校實驗室的信息化建設(shè)，實驗室檔案的管理越來越趨向于電子化了，所以檔案管理員們還應(yīng)該掌握基本的辦公軟件以及互聯(lián)網(wǎng)的使用能力，可以獨立自主地分析處理多媒體數(shù)據(jù)，學(xué)會用信息化管理的模式來進行檔案管理工作。
3.過于分散的存儲檔案
從設(shè)備的論證、立項以及驗收的各個環(huán)節(jié)，各部分的負責(zé)人也許存在一定的調(diào)動情況，這給檔案管理工作的協(xié)調(diào)組織帶來了一定的困難。有些時候我們也許要花費很長時間才可以完成資料的收集工作，而且這也有可能給實驗教學(xué)大綱以及實驗指導(dǎo)書的修訂環(huán)節(jié)造成不利的影響，最后反而得到不夠完善的檔案資料。
4.檔案信息服務(wù)方式過于單一
現(xiàn)在，實驗室檔案通常存在查詢、復(fù)印以及借閱三種服務(wù)方式，缺乏檔案編研這一關(guān)鍵的組成部分，所以不能進行有效的檔案交接工作。盡管實驗室還存儲著很多的電子版資料，然而假如不能進行開發(fā)利用，缺乏科學(xué)合理的檔案資源系統(tǒng)，那么這種電子存儲方式也就失去了其存在的價值。
二、解決問題的手段
1.增強崗位責(zé)任感
實驗室建設(shè)、管理以及運行過程中會直接產(chǎn)生實驗室檔案，實驗室檔案可以準確地記錄實驗室發(fā)展的各個組成環(huán)節(jié)，具有毋庸置疑的舉證作用；通過信息載體的方式，結(jié)合實驗室建設(shè)階段的成果，能夠給未來解決這類問題提供重要的理論依據(jù)，方便科學(xué)地預(yù)測實驗室的整體規(guī)劃與發(fā)展方向。
2.提高職業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作水平，是取決于檔案管理員的工作能力與基本技能的，因此，有針對性地開展職業(yè)技能培訓(xùn)十分關(guān)鍵。實驗室檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，它涵蓋了學(xué)科建設(shè)、采購器具、實驗教學(xué)以及實驗室發(fā)展規(guī)劃等多個方面的內(nèi)容，因此有關(guān)的從業(yè)人員應(yīng)該在平時注重學(xué)習(xí)，讓自己的理論知識和工作能力都得到顯著的提升。與此同時，對于高校實驗室檔案管理人員來說，必要的信息開發(fā)以及文字寫作能力也十分關(guān)鍵，這是對每個檔案工作者的基本要求。
3.加強現(xiàn)代化建設(shè)
通過計算機技術(shù)來進行檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化，這是我們通過計算機開展檔案管理工作最基本的要求，如此一來，高校實驗室檔案管理的基本需求就得到了極大的滿足。隨著電子檔案的趨勢越來越明顯，檔案管理工作更是走向了智能化與科學(xué)管理化，這是未來的一個大趨勢。所以，我們不僅要保留過去的存儲方式，還應(yīng)該將電子檔案與紙質(zhì)檔案緊密結(jié)合起來，改進檔案的管理方式，促進信息采集、傳輸以及服務(wù)效率的不斷提升，擴大信息量，擴展服務(wù)領(lǐng)域。
4.進行開發(fā)利用
?_發(fā)利用高校實驗室的檔案，不僅可以顯示檔案的使用價值，而且可以讓檔案管理工作更加規(guī)范。在高校教師以及學(xué)生的反饋意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理人員的工作經(jīng)驗，切實完成實驗室檔案的查閱服務(wù)、借出服務(wù)、復(fù)印供應(yīng)服務(wù)、咨詢服務(wù)、信息交流以及數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，提升檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題與對策
一、醫(yī)院檔案管理的重要性
在醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理作為一項主要的工作內(nèi)容，通過醫(yī)院的檔案管理工作，能夠更好的實現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化水平，對于提升醫(yī)院的社會服務(wù)水平有著重要的意義。同時醫(yī)院的檔案管理工作有利于更好的處理醫(yī)生與患者之間的各種關(guān)系。因此，提升醫(yī)院的檔案管理水平，對于醫(yī)院日常工作的開展、提升患者與醫(yī)生的關(guān)系，發(fā)揮著重要的作用。
醫(yī)院的檔案建設(shè)與管理是在逐漸發(fā)展的過程中形成的。醫(yī)院的檔案作為醫(yī)院的財富之一，加大檔案管理工作的力度，對醫(yī)院的業(yè)務(wù)分析、經(jīng)驗總結(jié)等關(guān)系巨大。同時，檔案作為醫(yī)院就診患者的文字記錄，關(guān)系到患者的健康與醫(yī)學(xué)的發(fā)展。并且醫(yī)院的檔案管理工作水平是衡量一個醫(yī)院整體管理質(zhì)量的指標。所以加大對醫(yī)院的檔案管理，是醫(yī)院更好的發(fā)揮其功能的基本要求。以前傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的要求。因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，適應(yīng)時展的要求，需要加大對醫(yī)院檔案管理工作的認識。在認真收集檔案的基礎(chǔ)上，保證檔案的質(zhì)量和管理水平，在提升醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發(fā)的水平，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
二、醫(yī)院檔案管理存在的問題
1.房產(chǎn)權(quán)檔案管理的抗風(fēng)險能力需進一步提升
醫(yī)院檔案作為一項非常重要的材料，當前在我國的醫(yī)院檔案管理的過程中，其抗風(fēng)險能力尚不能全面的應(yīng)對各種風(fēng)險。這主要是受經(jīng)濟等因素的影響。當前我國的醫(yī)院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護手段的應(yīng)用，但是在遇到一些不可抗災(zāi)害的時候，醫(yī)院權(quán)檔案的保護抗風(fēng)險能力不足，就即刻的凸顯出來。例如：各種原因的火災(zāi)、地震等引起的檔案破壞問題，嚴重的影響了醫(yī)院檔案管理的安全性。
2.醫(yī)院檔案具有明顯的時代特征
因為我國醫(yī)院的檔案跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，醫(yī)院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經(jīng)濟與社會快速的發(fā)展背景下，新時期的醫(yī)院檔案管理方法等出現(xiàn)了明顯的變化，醫(yī)院權(quán)檔案的數(shù)字化、信息化等時代烙印突出。但是，在醫(yī)院檔案管理的過程中，由于管理人員的專業(yè)能力參差不齊等因素。使得管理的過程中，不能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題、解決工作中存在的問題、醫(yī)院檔案管理不規(guī)范等等，都會影響醫(yī)院檔案管理的效果。
3.醫(yī)院檔案形式有待于進一步的豐富
在一個完整的醫(yī)院檔案里面，處理包含文字說明、圖表等內(nèi)容外，對于一些特殊的還要具備關(guān)于醫(yī)院的照片、音視頻等資料。但是在時代不斷發(fā)展的過程中，這些資料已經(jīng)不能夠很好的滿足社會管理與人們的需求，加之醫(yī)院檔案管理工作的特殊性，如果這些內(nèi)容載體受到損壞，將會帶來不可挽回的損失。因此，在醫(yī)院管理的過程中，對于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負責(zé)。而且要不斷完善醫(yī)院管理的制度，加大制度管理對醫(yī)院檔案管理的促進。
三、新時期醫(yī)院管理質(zhì)量的有效策略
1.提升醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)性工作質(zhì)量
新時期醫(yī)院檔案管理的一個重要特征就是其數(shù)字化管理。因為醫(yī)院檔案管理作為一項專業(yè)性和技術(shù)性較強的工作，管理人員在工作的過程中，只有不斷的提升醫(yī)院的清理、鑒定與檢查的質(zhì)量，才能夠保證醫(yī)院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構(gòu)的醫(yī)院檔案材料要簡潔清晰，及時的將醫(yī)院檔案中不清晰的內(nèi)容加以去除。再次，要保證醫(yī)院檔案材料中內(nèi)容的順序與清晰度，保證數(shù)字化醫(yī)院檔案的質(zhì)量。
2.做好醫(yī)院檔案的保存工作
數(shù)字化檔案管理工作過程中，醫(yī)院檔案的安全性，是醫(yī)院檔案管理的一個底線。在數(shù)字化醫(yī)院檔案信息歸納的過程中，數(shù)字化檔案的執(zhí)行憑證、安全訪問與管理過程、數(shù)字化檔案的規(guī)范化等問題，需要通過針對性的措施，來提升醫(yī)院檔案管理的效果。在進行醫(yī)院檔案保存的時候，電子檔案保存是一個方面，同時也要做好醫(yī)院紙張檔案保存工作。這樣就會有效的提升醫(yī)院檔案管理工作的安全性。同時，在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化工作中，一方面要通過逐步的構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理平臺，給業(yè)主提供平臺的便捷效果。其次，在醫(yī)院檔案管理的過程中，要加大信息安全的建設(shè)力度，提升檔案管理的專業(yè)化與質(zhì)量。
3.加強我國醫(yī)院檔案管理法律制度的建設(shè)
當前在醫(yī)院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國需要通過及時的立法、加大對醫(yī)院市場信息判斷等管理方法，對當前我國的醫(yī)院檔案管理、檔案材料使用、醫(yī)院檔案核對等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫(yī)院檔案的各項管理制度。通過不斷優(yōu)化我國醫(yī)院的市場供求狀況，來提升對醫(yī)院市場的調(diào)控與管理，這樣的大環(huán)境創(chuàng)造，將能夠利于醫(yī)院檔案管理效果的不斷提升。由于醫(yī)院檔案管理制度的內(nèi)容涉及的面非常的廣，例如醫(yī)院檔案的構(gòu)建、歸檔、使用、保護等制度，都是制度制定的基本內(nèi)容。同時因為醫(yī)院檔案工作的復(fù)雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業(yè)的檔案管理工作方法，來提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格工作人員的隨意性，應(yīng)該不斷的加以完善各個科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。
4.提升醫(yī)院檔案管理隊伍的整體素質(zhì)
隨著社會發(fā)展對醫(yī)院檔案管理質(zhì)量要求越來越高，在數(shù)字化與信息化的背景下，提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力，需要通過在職培訓(xùn)、人才招聘等過程中，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平與責(zé)任意識的雙向提升。以此來構(gòu)建一支能力突出、業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強等醫(yī)院管理人才隊伍。同時，在醫(yī)院檔案管理工作的過程中，要注重吸收與應(yīng)用新的檔案管理方法與檔案管理基礎(chǔ)，進而不斷提升醫(yī)院檔案管理的水平，更好的實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理為社會服務(wù)的目標。從醫(yī)院工作的系統(tǒng)角度分析，當前醫(yī)院的臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護技術(shù)人員，都多多少少的會產(chǎn)生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會對醫(yī)院的檔案收集工作產(chǎn)生一定的。在這種情況下，需要構(gòu)建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統(tǒng)性。為保證醫(yī)院檔案管理的有效性，促進醫(yī)院檔案管理工作的高效開展，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。
參考文獻：
進入到二十一世紀以來，各地社區(qū)檔案部門根據(jù)國家檔案局關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實際情況采取措施，并通過整合社區(qū)檔案資料及對社區(qū)建檔等各種方式，主動積極的進行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關(guān)體制、實際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務(wù)，往往忽略了收集整理檔案資料的相關(guān)實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案散失嚴重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費緊張，基礎(chǔ)條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務(wù)不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務(wù)能力參差不齊，特別是對檔案基礎(chǔ)知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。
二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施
（一）強化宣傳，加強檔案意識
社區(qū)檔案管理工作關(guān)系到社區(qū)居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會工作人員學(xué)習(xí)與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區(qū)居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，以此來保證社區(qū)檔案的完整。
（二）健全檔案管理，建設(shè)合理的社區(qū)檔案管理制度
根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關(guān)制度，促進社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理條例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。
（三）加大對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)工作
積極組織各個社區(qū)檔案部門的工作人員參與關(guān)于檔案的培訓(xùn)，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時還需要對社區(qū)工作相關(guān)知識有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細步驟以及了解社區(qū)工作的相關(guān)職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。
（四）加大檔案管理的信息化建設(shè)
社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當今世界計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國內(nèi)計算機檔案管理的網(wǎng)絡(luò)程度也在持續(xù)強化。而檔案人員必須要通過現(xiàn)代化的先進技術(shù)以及先進的管理觀念來強化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應(yīng)用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關(guān)系到商業(yè)機密及知識產(chǎn)權(quán)的檔案文件的完整。與此同時，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學(xué)習(xí)，拓寬知識面，掌握工作所相關(guān)的知識以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來，提升自己的綜合素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)裝備與技術(shù)，應(yīng)用先進的管理方法進行指導(dǎo)及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。
（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，加大監(jiān)督力度
一、中學(xué)教學(xué)檔案管理的基本任務(wù)
（一）貫徹落實檔案工作的有關(guān)政策法規(guī)，遵守檔案管理工作規(guī)范，認真執(zhí)行學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定；（二）在學(xué)校綜合檔案室的指導(dǎo)下，及時收集工作范圍內(nèi)有價值的教學(xué)檔案，按要求進行整理、分類和統(tǒng)計，做好教學(xué)檔案資料的立卷、歸檔；（三）按時上交綜合檔案室收存保管的檔案資料；（四）按規(guī)定妥善保管留存的檔案資料；（五）在規(guī)定的范圍內(nèi)開展教學(xué)檔案資料的開放和利用工作；（六）積極參加各類檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。
二、中學(xué)教學(xué)檔案管理的基本要求
（一）學(xué)校教務(wù)處、教研處（室）以及各年級和各學(xué)科組要把檔案工作納入部門工作計劃，做好檔案管理的布置、檢查、總結(jié)和驗收、移交工作。要指定至少1名管理人員兼職檔案管理，并將檔案工作納入管理人員的職責(zé)范圍；（二）教學(xué)檔案實行分類管理，編目裝訂，同時應(yīng)充分使用現(xiàn)代化電子檔案管理手段，并實行紙質(zhì)和電子檔案雙份保管制，使教學(xué)檔案絕對安全。凡具有保存價值的檔案資料，均填寫卷內(nèi)目錄和備考表后歸檔；（三）歸檔的文件材料必須真實準確、書繪工整、聲相清晰。案卷標題要簡明確切、文字工整清晰，材料字跡及裝訂等均符合歸檔要求。（四）建立教學(xué)檔案查閱制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的憑證和參考作用，充分體現(xiàn)教學(xué)檔案的評價作用和社會價值。同時，要保證檔案資料的真實、完整、準確、系統(tǒng)，具有科學(xué)性和系統(tǒng)性；
三、中學(xué)教學(xué)檔案管理的歸檔范圍
中學(xué)教學(xué)檔案可以簡單分成教學(xué)管理和教學(xué)活動兩大類進行立卷歸檔，在立卷時按同類別的時間先后順序進行組卷，使其具有一定的內(nèi)部邏輯聯(lián)系，便于日后查找利用和管理。
（一）教學(xué)管理類，具體包括：
1、上級主管部門有關(guān)教學(xué)和教研工作的各類文件和學(xué)校關(guān)于教學(xué)和教研工作的匯報、請示和批復(fù)等。
2、學(xué)校有關(guān)教學(xué)和教研管理工作的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定及其它管理要求。
3、學(xué)校教務(wù)處有關(guān)教學(xué)工作的計劃、總結(jié)、教學(xué)工作進度安排，教師聽（備）課、教師調(diào)（停、代）課、“六認真”教學(xué)、“支教”的常規(guī)管理。
4、各學(xué)科組集體備課講稿、優(yōu)秀教學(xué)案例、各種教學(xué)討論和反思、心得、各類聽評課記錄等；試卷分析及考試分析、總結(jié)。
5、錄取學(xué)生榜示、分班名冊，畢業(yè)生（結(jié)業(yè)生）名冊、畢業(yè)證發(fā)放登記冊、高考錄取名冊。學(xué)生學(xué)籍、學(xué)籍異動（休、復(fù)、退、轉(zhuǎn)、升、留）管理，各級三好生、優(yōu)干生名單，學(xué)生違紀通報處理情況等。
6、教研處（室）有關(guān)課程設(shè)置、教W用書、課改方案，課題立項、審批、中期檢查、結(jié)題驗收材料等研究情況和資料。教學(xué)常規(guī)、教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)督導(dǎo)等資料。
7、教師業(yè)務(wù)檔案、師德專檔和專（兼）職教師基本情況登記表。
（二）教學(xué)活動類，具體包括：
1、各年級半期、期末、模擬、會考、高（中）考成績冊，各類學(xué)科競賽成績、表彰獎勵等。
2、教師教學(xué)競賽、公開（示范）課教案資料與獲獎情況統(tǒng)計，學(xué)生評教情況統(tǒng)計。
3、教學(xué)實驗課活動，選修課活動安排和情況統(tǒng)計、教學(xué)反饋等。
4、教師專項培訓(xùn)活動，送教下鄉(xiāng)、教學(xué)對點幫扶、支教等教學(xué)活動情況。
四、根據(jù)學(xué)校實際情況，按檔號、分類和保管期限制作一張《中學(xué)教學(xué)檔案管理明細表》（略）進行詳細分類，立卷建檔管理，這樣就一目了然。有了這樣一張詳細的中學(xué)教學(xué)檔案管理表，再注意日常留心收集相關(guān)資料，并及時分類和歸檔，就會使后面的保管和利用更加得心應(yīng)手。
1.現(xiàn)代信息技術(shù)普及應(yīng)用的推動因素?，F(xiàn)代信息技術(shù)是指完成信息獲取、加工、傳輸與利用等技術(shù)的總稱。其主旨在于對各種類型的信息進行收集、處理、存儲、檢索、傳遞、分析與顯示，是信息社會背景下科技進步的直接體現(xiàn)。伴隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成為實施人力資源檔案信息化建設(shè)的重要推動力量。人力資源檔案作為“檔案大家族”的特殊成員，具有自身的鮮明特點：在來源主體與形成渠道方面，突破了傳統(tǒng)人事檔案管理的固有模式：人力資源檔案的來源主體由機構(gòu)與組織內(nèi)部擴展到社會各個領(lǐng)域，導(dǎo)致人力資源檔案形成范圍更為廣闊，不僅局限在企業(yè)單位，而且拓展到不同的社會機構(gòu)與組織中；在載體形式與管理要求方面，人力資源檔案的載體類型多樣、體裁規(guī)制差異明顯，導(dǎo)致對人力資源檔案管理的要求更加復(fù)雜而具體。即不僅要繼續(xù)堅持傳統(tǒng)的人力資源檔案實體管理方式，保障人力資源檔案的原始憑證屬性，而且要堅持在此基礎(chǔ)上，更多地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不斷地增加技術(shù)含量，在人力資源檔案信息內(nèi)容的序化類聚、檢索服務(wù)、開發(fā)利用等方面實現(xiàn)變革，以最大限度地順應(yīng)現(xiàn)代信息社會發(fā)展的要求；在利用需求與檢索手段方面，因人力資源檔案信息的需求取向零散繁復(fù)、人員構(gòu)成復(fù)雜多樣、時空范圍延宕不定，導(dǎo)致人力資源檔案檢索手段必須朝著集成化與復(fù)合化方向發(fā)展，建立內(nèi)容蘊含豐富、傳遞途徑多樣、服務(wù)方式靈活的檢索體系等。在這種情況下，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人事檔案管理的模式，則難以達到服務(wù)人才培養(yǎng)選任、服務(wù)優(yōu)秀人才脫穎而出，進而服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的基本要求。人力資源檔案信息化的社會需求已經(jīng)彰顯出強烈的迫切性，而現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理活動中的普及應(yīng)用，既可以提高人力資源檔案管理的技術(shù)含量與服務(wù)手段，更為人力資源檔案信息化提供了強勁推動力量。
2.人才培養(yǎng)選任機制轉(zhuǎn)變的帶動因素。當前，隨著社會政治、經(jīng)濟體制改革的深入，加強對優(yōu)秀專業(yè)人才的培養(yǎng)、積蓄、選任等已成為各類社會機構(gòu)與組織履行職責(zé)、開展業(yè)務(wù)、完成任務(wù)的基礎(chǔ)條件之一，導(dǎo)致加強人力資源管理、實施人力資源檔案信息化建設(shè)成為一種必然趨勢和普遍訴求。人力資源檔案對于實現(xiàn)人才素質(zhì)復(fù)合化、人才培養(yǎng)目標化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調(diào)化目標具有不容低估的信息支撐作用，對其缺乏正確認識和深入理解，極易陷入人才任用受到制約甚至人才被埋沒的窘迫境地。因而，針對類型不同、特長各異的優(yōu)秀專業(yè)人才所產(chǎn)生的信息實施有目的、有針對性地分類收集積累，形成反映人才成長的個人業(yè)績、成果貢獻、綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的檔案材料，從而更好地為選拔、培養(yǎng)、任用專業(yè)人才創(chuàng)造條件已成為一種必然選擇。人力資源檔案信息化有助于實現(xiàn)對優(yōu)質(zhì)人力資源的占有與配置，有助于實現(xiàn)人才素質(zhì)復(fù)合化、人才培養(yǎng)目標化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調(diào)化的人事管理目標。隨著人力資源檔案收集渠道的拓寬、歸檔范圍的擴大，尤其是人力資源檔案信息利用方式與要求的變化，使以往單純依托“檔案實體”利用而達到滿足人力資源檔案信息需求的傳統(tǒng)手段，已難以適應(yīng)當前社會條件下人才選拔、培養(yǎng)、任用機制變革的現(xiàn)實要求。因而，人才選拔、培養(yǎng)、任用機制的變革客觀要求人力資源檔案管理活動亦應(yīng)隨之發(fā)生變化：從收集積累到信息傳遞、內(nèi)容范圍到載體形式、保管手段到利用服務(wù)，人力資源檔案管理的諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，無一例外地應(yīng)當建立與之相適應(yīng)的新型運轉(zhuǎn)模式———通過人力資源檔案信息化的有效實施和不斷深入，滿足社會各類機構(gòu)與組織對專業(yè)人才選拔、培養(yǎng)、任用的需要，促進人力資源檔案的整體開發(fā)與優(yōu)化配置，進而為形成優(yōu)勝劣汰的人才選拔、培養(yǎng)、任用競爭機制提供便捷途徑與信息支持，以增強各類專業(yè)人才的責(zé)任感、使命感、危機感，激發(fā)各類專業(yè)人才的積極性、主動性、創(chuàng)造性。
3.社會檔案利用意識提高的驅(qū)動因素。社會檔案意識是檔案及其所載信息內(nèi)容在社會公眾思想意識中的直接反映。隨著社會的發(fā)展與社會公眾信息意識的覺醒，公開檔案信息、實現(xiàn)檔案信息資源“為民所用”已成為整個社會普遍認同的基本理念，標志著社會整體的檔案利用意識得到了切實提高———同樣也驅(qū)動和影響著人力資源檔案信息化的實施歷程。人力資源檔案信息化具有鮮明的創(chuàng)新特點，必然對傳統(tǒng)人事檔案的管理方法、理念模式等形成巨大沖擊。因此，要積極爭取社會各方面的支持、要變被動為主動，破除傳統(tǒng)人事檔案管理理念、模式的桎梏，倡導(dǎo)建立新型人事檔案管理體系，以人力資源檔案信息化的實際舉措達到滿足社會檔案利用意識，尤其是對人力資源信息利用意識提高的需要。人力資源檔案信息化的建設(shè)目標之一在于：實現(xiàn)人力資源檔案信息的共享，通過信息化平臺及配套的網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)人力資源檔案的物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的“分離”，有助于滿足社會各方面對人力資源檔案信息的即時利用、專題利用等需求，實現(xiàn)不同社會組織、機構(gòu)及個人均可依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過人力資源檔案信息化平臺得到不同程度的信息服務(wù)支持，方便快捷地獲取所需人力資源檔案信息的目的。
二、人力資源檔案信息化的建設(shè)原則
1.“立足當前”與“著眼未來”兼顧的原則。人力資源檔案信息化的階段性目標是強化人力資源檔案管理、實現(xiàn)人力資源檔案價值、發(fā)揮人力資源檔案作用，進而使人力資源檔案管理由面向機構(gòu)與組織人才選任的需求拓展到面向整個社會公共管理活動的需求。因而，實施人力資源檔案信息化建設(shè)必須將“滿足當前的機構(gòu)需要”與“滿足未來社會需要”結(jié)合為一體加以統(tǒng)籌考慮。人力資源檔案所特有的作用功能，理應(yīng)使其成為現(xiàn)代社會公共管理活動中不可缺少的信息載體和信任物品：既是人力資源檔案自身特有屬性的直接反映，也是加強人力資源檔案管理、實施人力資源檔案信息化建設(shè)的價值追求所在。伴隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)“人事檔案”面臨著新問題———除因為必須依托檔案實體而受到制約等組織內(nèi)部層面的問題明顯外，涉及整個社會外部層面的問題表現(xiàn)更為突出。如“死檔棄檔”問題加大了檔案管理的業(yè)務(wù)投入成本“；人質(zhì)檔案”問題極大地限制了優(yōu)秀人才在機構(gòu)間的合理流動“；克隆檔案”問題頻頻引發(fā)機構(gòu)間的人事糾紛“;注水檔案”問題則嚴重地透支了社會信用，甚至達到挑戰(zhàn)“檔案公信力”的程度。而造成上述問題的原因之一在于：傳統(tǒng)人事檔案過分關(guān)注政治控制與身份依附屬性，片面強調(diào)其對機構(gòu)與組織的服務(wù)功能，而忽視人事檔案的信息記錄與信用憑證屬性，人為地制約其對整個社會的服務(wù)功能得到正確體現(xiàn)———暴露出傳統(tǒng)人事檔案管理的“短板”與“缺憾”！
2.“實體積累”與“信息集成”并重的原則。統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案工作一貫倡導(dǎo)的基本要求，人力資源檔案信息化亦應(yīng)始終遵循這一基本要求組織實施。因此，要尊重人力資源檔案信息化的客觀規(guī)律，正確處理好“實體積累”與“信息集成”之間的關(guān)系，為實施人力資源檔案信息化建設(shè)提供科學(xué)保障。作為“真實記錄”和“原生信息”，決定了檔案必須是一種信息內(nèi)容與物質(zhì)載體融為統(tǒng)一整體的真實的、客觀的物理存在。唯有如此，才能從根本上使檔案所特有的“憑證價值”屬性得到保障。因而，在人力資源檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當始終堅持“實體積累”與“信息集成”并重的原則，處理好兩者之間的關(guān)系。既不能因開展了人力資源檔案信息化建設(shè)而忽視人力資源檔案實體的收集積累，也不可因片面強調(diào)實體積累而沖擊人力資源檔案信息化建設(shè)的有效實施———堅持“實體積累”與“信息集成”并重的原則，就是力圖以“實體積累”來保障人力資源檔案信息內(nèi)容的“真”，維系信息內(nèi)容的“依據(jù)與出處”；以“信息集成”來滿足人力資源檔案信息需求的“用”，實現(xiàn)不同利用群體之間“互通與共享”，構(gòu)建人力資源檔案的集成系統(tǒng)，從而將人力資源檔案信息化的優(yōu)勢發(fā)揮到極致。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；計算機網(wǎng)絡(luò)
計算機技術(shù)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展及密切結(jié)合，產(chǎn)生了計算機網(wǎng)絡(luò)。計算機網(wǎng)絡(luò)被視為現(xiàn)代信息社會的重要標志。網(wǎng)絡(luò)建立已成為國內(nèi)外各行各業(yè)發(fā)展的一個熱點，以往企業(yè)檔案采用單機條目管理的模式已不能適應(yīng)信息社會的需求，因而建立企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)，是擺在我們面前的一個重大而緊迫的課題。
1 企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)建立勢在必行
1.1 檔案單機條目管理，已難適應(yīng)信息社會的要求
計算機應(yīng)用于檔案管理以來，雖時間不長，但發(fā)展很快。不但省、市檔案館采用計算機進行管理，而且許多企業(yè)也采用單機計算機進行檔案管理，應(yīng)用計算機進行檔案管理已進入了廣泛應(yīng)用階段，改變了長期以來人抄、翻本查閱的傳統(tǒng)管理方式，給檔案管理帶來了生機和活力。當前，大多數(shù)企業(yè)，其應(yīng)用規(guī)模是單機應(yīng)用狀態(tài)，其管理方式是條目管理，也就是說，將檔案資料錄入成條目信息后，輸入和存入單臺計算機，通過計算機代替人工查詢檢索、統(tǒng)計制表。單機條目管理，既不能輸入和存儲全文，也不能遠程傳送，已難適應(yīng)信息社會網(wǎng)絡(luò)化的需要。
1.2 檔案資源建庫建網(wǎng)，是檔案現(xiàn)代化管理的必由之路
隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不僅可用鍵盤輸入條目信息，還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙（比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識別軟件。它能同時識別超大字符集和超多種漢字字體、并且將電子文檔的錯誤率降低到萬分之一以下的、能將復(fù)雜報紙雜志文檔經(jīng)版面分析、識別、理解，最后自動精確重構(gòu)為原式原樣的標準格式。）；不僅可儲存文字，還可利用光盤和服務(wù)器存儲圖紙；不僅可建立局域網(wǎng)，還可聯(lián)上互聯(lián)網(wǎng)。因而建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫、建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，已具備了成熟的條件。充分利用這種條件，不失時機地建庫建網(wǎng)，使檔案管理從傳統(tǒng)管理的落后方式中解放出來，在單機條目管理的基礎(chǔ)上大大推進一步，這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。
1.3 檔案信息上網(wǎng)，是信息共享的有效途徑
企業(yè)檔案信息資源非常豐富，是科技進步和知識經(jīng)濟取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業(yè)和本行業(yè)利用，沒有充分發(fā)揮其作用。建網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)后，檔案信息上網(wǎng)，在網(wǎng)上推介，在網(wǎng)上交流，可大范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享，這是檔案提供利用最有效的途徑。
2 企業(yè)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)建立的基本構(gòu)想
2.1 網(wǎng)絡(luò)建立的基本目標
建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫和檔案局域網(wǎng)，將檔案局域網(wǎng)聯(lián)入企業(yè)信息管理網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源信息共享。企業(yè)檔案部門可參考這一近期的基本目標，制定切實可行的方案。技術(shù)、資金雄厚的企業(yè)可統(tǒng)一規(guī)劃，一步到位；資金不足的企業(yè)可采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的辦法，不斷擴大系統(tǒng)功能。
2.2 網(wǎng)絡(luò)建立的基本要求
⑴硬件配置起點要高。針對計算機等設(shè)備更新?lián)Q代快的特點，對硬件的選擇要具有超前意識，在條件允許的情況下，盡量選擇存儲容量大、運算速度快的主機和性能先進的外部設(shè)備，以免網(wǎng)絡(luò)建起來設(shè)備就需要更新。
⑵軟件功能要強。檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理軟件包括：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件普遍都是購買，應(yīng)用軟件既可自行開發(fā)，也可直接購買。自行開發(fā)難度大、周期長、效率低，最好是購買。由于目前商品軟件五花八門、良莠兼有，因而在購置軟件時應(yīng)選擇條件成熟、適用性強，擴展性好、功能齊全、安全可靠、標準化程度高、用戶界面友好的軟件。
⑶網(wǎng)絡(luò)體系要合理。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要符合企業(yè)信息管理的總體規(guī)劃要求，要綜合考慮企業(yè)的原有基礎(chǔ)、當前需要和長遠發(fā)展，要根據(jù)本企業(yè)實際狀況來設(shè)計，使建立的網(wǎng)絡(luò)體系高效合理。既要防止貪大求全，又要避免拼湊對付。
2.3 網(wǎng)絡(luò)建立的基本構(gòu)想
企業(yè)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)以服務(wù)器為中心，聯(lián)接以下幾個基本工作站和若干用戶終端，組成局域網(wǎng)，進而聯(lián)入外部網(wǎng)。這是企業(yè)檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)最基本的構(gòu)架。
⑴文檔工作站。對外來文件掃描輸入、光盤和服務(wù)器存儲、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可對庫進行增刪修改，具有自動設(shè)置各種表格、目錄、封面、備考表功能，可按組合、模糊等條件進行查詢?yōu)g覽及打印輸出。
⑵工程圖紙工作站。對掃描輸入的工程、設(shè)備圖紙進行消藍、去污處理，可對圖紙進行矢量化，可對庫進行增、刪、剪裁等編輯修改，可按組合、模糊等條件進行查詢?yōu)g覽及打印輸出。
⑶多媒體工作站。可將錄像（音）磁帶錄入及照片掃描輸入、光盤存儲，可通過編輯、制作、輸出圖像、動畫、配音和字幕。
⑷文獻資料工作站?？蓪⒅匾目萍紙D書、科技情報文獻掃描輸入、光盤存儲、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可實現(xiàn)分類檢索和模糊檢索及打印輸出。
3 企業(yè)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)建立應(yīng)注重的問題
（1）加強統(tǒng)籌規(guī)劃，制定標準規(guī)范。鑒于我國檔案現(xiàn)代化管理的落后狀況，國家檔案行政管理部門應(yīng)組織權(quán)威性的專門機構(gòu)來統(tǒng)籌規(guī)劃檔案網(wǎng)絡(luò)建立，制訂有關(guān)標準和規(guī)范，推廣優(yōu)秀軟件和成功經(jīng)驗，防止各行其是，避免低水平重復(fù)開發(fā)。加強組織領(lǐng)導(dǎo)，促進交流協(xié)作，加快計算機網(wǎng)絡(luò)建立步伐。
（2）注重標引著錄，確保數(shù)據(jù)庫質(zhì)量。檔案的標引著錄工作量大，技術(shù)性強，標準化程度高。如果輸入的數(shù)據(jù)不完全、不準確，將直接影響數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量，使數(shù)據(jù)難以共享。
（3）加強人才培訓(xùn)，提高隊伍素質(zhì)。檔案計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的成敗，關(guān)鍵取決于人才。有高素質(zhì)的人才，才能建立高水平的網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)注重檔案人才的培訓(xùn)。一方面，要加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)知識水平，另一方面，要加強計算機網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，不斷掌握新知識、新技術(shù)，盡快造就一批既懂檔案業(yè)務(wù)、又懂計算機技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要。
