發(fā)布時(shí)間：2023-06-18 10:42:50
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的項(xiàng)目檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（1）思想認(rèn)識(shí)不到位。一是有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，長(zhǎng)時(shí)間沉浸在新校區(qū)即將開工建設(shè)的喜悅中，從新校立項(xiàng)開始就沒有對(duì)基建檔案管理進(jìn)行“提前介入”設(shè)計(jì)，根上帶?。欢菣n案管理人員思想認(rèn)識(shí)不到位，由于主觀和客觀原因，責(zé)任心不強(qiáng)，“做一天和尚撞一天鐘”的消極工作心態(tài)普遍存在。這會(huì)直接導(dǎo)致學(xué)校的基建檔案資料要么存在無(wú)人負(fù)責(zé)的混亂狀況，要么因收集、整理不及時(shí)而造成檔案殘缺不全。
（2）人員配備不到位。由于新校建設(shè)大都是時(shí)間緊、任務(wù)重，同一時(shí)間內(nèi)開工建設(shè)的單體建筑較多，大部分管理人員的時(shí)間和精力還沒有轉(zhuǎn)移到基建檔案管理的制度化和規(guī)范化，基本沒有配備專職檔案員，檔案管理意識(shí)較差，這都導(dǎo)致了基建檔案難以形成有效的管理，在執(zhí)行上存在“疲軟”現(xiàn)象。
（3）規(guī)章制度不健全。新校建設(shè)之初各方管理人員往往比較重視工程進(jìn)度和工程質(zhì)量，而忽視對(duì)基建檔案原始材料的收集整理，由于缺少相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行制約，基建檔案管理從一開始就無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依，直到臨近建設(shè)項(xiàng)目竣工交付時(shí)，才會(huì)發(fā)現(xiàn)基建檔案零零碎碎，殘缺不全，而此時(shí)收集起來(lái)難度加大，最終造成資料移交不全、歸檔內(nèi)容質(zhì)量不高。
（4）管理手段落后，主動(dòng)提供服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理工作最終目的是要為社會(huì)提供服務(wù)，新?；n案也要為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為教育發(fā)展服務(wù)。由于檔案管理人員流動(dòng)性太強(qiáng)、缺少系統(tǒng)培訓(xùn)、更新知識(shí)較慢，導(dǎo)致新?；n案管理手段沒有適應(yīng)現(xiàn)代化要求，檔案管理還存在著傳統(tǒng)的“為保管而保管、重保管輕利用”思想，主動(dòng)參與開發(fā)利用檔案的意識(shí)較弱。
2教育建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策與建議
（1）依法治檔，用法治思維強(qiáng)化基本管理。法制國(guó)家必然要求社會(huì)各行各業(yè)都要依法行事。依法治檔就是要求主體單位按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)對(duì)基建檔案進(jìn)行合法、科學(xué)的管理，新校區(qū)基建檔案的管理要依法辦事，都要嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等要求來(lái)進(jìn)行，檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)都是有法必依，必須依法進(jìn)行。
（2）科技興檔，用現(xiàn)代化手段提高信息化管理水平。實(shí)現(xiàn)學(xué)校基建檔案的信息化管理，一是要做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，這是基本前提，二是要注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，實(shí)現(xiàn)上下一體化，三是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程建設(shè)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)重組。這樣可以通過(guò)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管和利用，提高基建檔案管理效率。
（3）強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，樹立科學(xué)化管理的正確方向。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好新?；n案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到新校建設(shè)檔案對(duì)學(xué)校今后管理工作的深遠(yuǎn)影響，強(qiáng)化檔案形成意識(shí)，建立責(zé)任追究制度，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)，檔案管理工作要納入學(xué)校整體管理制度，從制度上提升檔案管理的重要性，解決檔案不被重視管理的問(wèn)題。
（4）提前介入，建章立制，專人負(fù)責(zé)，從體制機(jī)制上做到未雨綢繆。沒有規(guī)矩，不成方圓。比如，某院校新建時(shí)，提前制定了諸如《學(xué)?；n案收集整理移交流程》、《學(xué)?；n案管理員崗位職責(zé)》、《學(xué)?；n案責(zé)任追究制度》等10多個(gè)相關(guān)文件和辦法，新校建成后共整理了2632卷檔案，基本包括了建設(shè)項(xiàng)目前期、后期、結(jié)算等所有的過(guò)程資料。
（5）積極開發(fā)利用學(xué)?；n案信息資源，為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)?！敖袷蕾囍灾牛笫蕾囍灾瘛?。基建檔案的開發(fā)利用是新建學(xué)校檔案管理的目的和歸宿。隨著學(xué)校不斷發(fā)展，檔案利用會(huì)越來(lái)越多，需要提供的信息量會(huì)越來(lái)越大，因此，我們要認(rèn)真做好學(xué)?；n案利用工作，積極開發(fā)檔案信息，開展信息咨詢活動(dòng)，增強(qiáng)服務(wù)功能，滿足不同的利用要求，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的真正目的。
關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；模式；思考
傳統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理都是人工操作，難免會(huì)出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)信息丟失的問(wèn)題，而且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較占空間，在查閱相關(guān)檔案信息的時(shí)候不太方便。隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也開始實(shí)行信息化建設(shè)，這樣的模式有助于彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業(yè)開展科學(xué)、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
一、檔案信息化概述分析
檔案是建筑單位在發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，代表建設(shè)企業(yè)的發(fā)展歷程，集中反映建設(shè)項(xiàng)目在施工建設(shè)期間的各種決策。檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用，提升建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過(guò)程中引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納，從而提升檔案管理的規(guī)范性。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，科學(xué)、合理地實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作，幫助建筑企業(yè)獲得長(zhǎng)久發(fā)展，提升建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化是指建設(shè)項(xiàng)目利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合當(dāng)下建筑行業(yè)的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)行情變化，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將建設(shè)項(xiàng)目原本的紙質(zhì)資料進(jìn)行有效整合，傳輸?shù)接?jì)算機(jī)系統(tǒng)上保存，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部資源的共享。檔案信息化幫助建設(shè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化、數(shù)字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時(shí)間、不同空間查詢重要數(shù)據(jù)信息，為建設(shè)單位日后發(fā)展提供一定的理論數(shù)據(jù)。
二、檔案信息化管理的工作內(nèi)容分析
1.網(wǎng)絡(luò)化在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，大部分建設(shè)項(xiàng)目單位都擁有屬于自己的官方網(wǎng)站，官方網(wǎng)站為建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常管理提供較先進(jìn)的技術(shù)手段，在一定程度上推動(dòng)建設(shè)單位檔案管理信息化的高效發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過(guò)程中，如果有工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核就可以進(jìn)行相關(guān)操作，在整個(gè)過(guò)程中，不需要工作人員進(jìn)入檔案管理室，對(duì)于提高檔案管理工作質(zhì)量有一定的推動(dòng)作用。2.數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的基礎(chǔ)是數(shù)字化。在過(guò)去，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化以便捷、高效為基本目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的儲(chǔ)存數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)資源有效共享，為建設(shè)單位的日后發(fā)展提供參考。3.自動(dòng)化隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，給建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式創(chuàng)造了良好條件，如計(jì)算機(jī)檢索速度快、工作效率高，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)、多角度檢索，這是傳統(tǒng)檢索工具不能與之相比的?；谛畔⒒h(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案自動(dòng)化管理模式的效果更為良好。
三、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式存在的問(wèn)題
1.缺乏健全的檔案信息化管理機(jī)制建立符合實(shí)際情況的檔案信息化管理制度，與過(guò)去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權(quán)的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設(shè)項(xiàng)目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計(jì)算機(jī)存在木馬病毒。由于其設(shè)立的檔案信息化管理機(jī)制不健全，在具體使用過(guò)程中，一旦管理人員操作不當(dāng)，就會(huì)引發(fā)各種各樣的問(wèn)題，如工作人員隨意登錄各種網(wǎng)站，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴(yán)重泄露。對(duì)此，建設(shè)單位在建立檔案信息化管理模式時(shí)，必須要做好相應(yīng)管理機(jī)制的把控工作，并將其具體落實(shí)到實(shí)際工82022年第25期蘭臺(tái)內(nèi)外數(shù)字檔案創(chuàng)新研究作中，謹(jǐn)防出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題。2.基礎(chǔ)設(shè)備存在的問(wèn)題隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展，雖然現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作越來(lái)越完善化，但是在具體落實(shí)過(guò)程中還會(huì)暴露出各種各樣的問(wèn)題。檔案管理在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工全過(guò)程中占據(jù)重要的地位，涉及施工團(tuán)隊(duì)、建設(shè)單位、監(jiān)理單位出具的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，如果檔案管理不當(dāng)，很容易導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目在最后結(jié)算時(shí)候產(chǎn)生造價(jià)、工程質(zhì)量安全、施工合同內(nèi)容等方面的問(wèn)題。同時(shí)，在實(shí)際建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過(guò)程中，如果相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備配置不到位，還是使用落后的計(jì)算機(jī)，沒有及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在一定程度上就會(huì)抑制檔案管理信息化的發(fā)展。3.檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平較低建設(shè)項(xiàng)目單位檔案管理人員自身的專業(yè)技術(shù)直接影響建設(shè)項(xiàng)目的日后發(fā)展。在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過(guò)程中，部分檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)、工作能力有待進(jìn)一步提升，有的員工對(duì)打印、復(fù)印、數(shù)字掃描信息、多媒體技術(shù)等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理理念的影響，對(duì)于現(xiàn)代化的信息管理不太適應(yīng)，無(wú)法借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展檔案管理，導(dǎo)致工作效率低、質(zhì)量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設(shè)項(xiàng)目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問(wèn)題。4.檔案管理理念有待創(chuàng)新在建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作是人工對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案規(guī)范化管理工作的認(rèn)知度較低，只在乎建設(shè)項(xiàng)目的施工質(zhì)量、施工進(jìn)度以及財(cái)政資金的具體落實(shí)情況，認(rèn)為工作人員查閱相關(guān)資料的過(guò)程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，在一定程度上抑制了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的發(fā)展，甚至嚴(yán)重影響檔案管理的工作質(zhì)量，打消檔案管理人員的積極性，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果越來(lái)越差，失去檔案信息化管理真正的價(jià)值和意義。
四、信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式的思考
1.檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及很多歸檔方面的內(nèi)容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監(jiān)督反饋機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目單位可以建立檔案信息化管理平臺(tái)，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。首先，反饋問(wèn)題信息化。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，分階段、分批次地反饋建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題，定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，審核通過(guò)后，做好歸檔工作。工作人員使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在的問(wèn)題，早發(fā)現(xiàn)、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關(guān)工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，重點(diǎn)反映階段性評(píng)審的整改問(wèn)題，有效落實(shí)整改責(zé)任制，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。同時(shí)，信息化方法在對(duì)歸檔文件份數(shù)、頁(yè)數(shù)、卷數(shù)等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，具有更大的優(yōu)勢(shì)，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。其次，質(zhì)量控制信息化。電子文件逐漸取代過(guò)去的紙質(zhì)文件，針對(duì)電子文件做好歸檔工作，技術(shù)人員可以設(shè)置“逐級(jí)審批”模塊，防止出現(xiàn)檔案文件“無(wú)人審批”的現(xiàn)象。另外，在相關(guān)法律法規(guī)允許范圍內(nèi)，結(jié)合國(guó)家和行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化要求，建立文件收集模板數(shù)據(jù)庫(kù)，為不同施工階段的文件收集提供相應(yīng)的指導(dǎo)，并且利用信息化方法對(duì)歸檔文件的真實(shí)性、精準(zhǔn)性進(jìn)行不同角度的檢測(cè)。因此，有效解決紙質(zhì)檔案無(wú)人檢查的問(wèn)題，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接全部歸檔文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化模式轉(zhuǎn)變。2.建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的數(shù)字化在新時(shí)化背景下，建設(shè)項(xiàng)目如果還是使用紙質(zhì)檔案歸檔，很容易出現(xiàn)丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設(shè)單位提供基礎(chǔ)的信息服務(wù)，因此建議相關(guān)管理人員可以使用檔案管理信息系統(tǒng)，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關(guān)工作人員使用的情況，并為施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。在設(shè)計(jì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，必須要考慮數(shù)據(jù)來(lái)源的分類，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、郵箱采集數(shù)據(jù)、外來(lái)文件等，針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和郵箱數(shù)據(jù)的采集，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)對(duì)接到前端業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件直接向項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的在線歸檔。3.檔案服務(wù)知識(shí)化首先，提升檔案本身價(jià)值。為了提高檔案的使用價(jià)值，轉(zhuǎn)變紙質(zhì)審批、目錄檢索、紙質(zhì)閱讀等方式，在內(nèi)部建立檔案利用模塊，設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索功能，同時(shí)建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫(kù)，便于工作人員在線審閱相應(yīng)的資料，節(jié)省時(shí)間和精力。其次，業(yè)務(wù)指導(dǎo)和進(jìn)度管理。在信息化背景下，建設(shè)項(xiàng)目建立檔案管理信息系統(tǒng)，有助于實(shí)現(xiàn)線上信息和資源共享。相關(guān)管理人員借助檔案管理信息系統(tǒng)，可以全面了解建設(shè)項(xiàng)目工程的整體建設(shè)情況，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺(tái)，將建設(shè)項(xiàng)目施工建設(shè)期間涉及的檔案信息推送給上級(jí)主管人員，在臨近節(jié)點(diǎn)之前，設(shè)置自動(dòng)提醒功能，提醒其在第一時(shí)間了解工程變更情況，及時(shí)調(diào)整檔案資料歸檔，同時(shí)將變更的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料提交給相關(guān)責(zé)任人。在到達(dá)節(jié)點(diǎn)后，建設(shè)項(xiàng)目施工人員、上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以直接了解檔案資料的收集進(jìn)度，保證檔案資料的完整性。總之，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統(tǒng)信息化檔案管理信息系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中也會(huì)存在一系列問(wèn)題，需要相關(guān)管理人員從測(cè)試和維護(hù)工作兩方面確保其能夠正常運(yùn)行。首先，在運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)做好測(cè)試工作。部分建設(shè)項(xiàng)目單位為了盲目追求經(jīng)濟(jì)效益最大化，在短短的時(shí)間內(nèi)就開發(fā)出檔案管理信息系統(tǒng)，并且沒有經(jīng)過(guò)相關(guān)技術(shù)人員測(cè)試就將其投入使用，如果使用不當(dāng)，很容易導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，無(wú)法滿足建設(shè)項(xiàng)目的基本需求。因此，在開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)不要急功近利，必須經(jīng)過(guò)技術(shù)人員對(duì)其性能做好測(cè)試工作，保證沒有任何問(wèn)題后，才能投入建設(shè)項(xiàng)目的檔案信息化管理工作中。在測(cè)試過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要馬上提出解決方案，進(jìn)行修改、更新。檔案管理信息系統(tǒng)的測(cè)試工作不是短時(shí)間的工作，要經(jīng)過(guò)反反復(fù)復(fù)地測(cè)試才能投入正常運(yùn)行工作中。在測(cè)試階段，會(huì)消耗技術(shù)人員大量的時(shí)間和精力，尤其對(duì)于一些機(jī)密、重要的文件數(shù)據(jù)，測(cè)試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中，技術(shù)人員要格外注意檔案管理信息系統(tǒng)的測(cè)試工作，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其次，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)工作也非常重要。在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，將檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案信息化管理工作中，需要相關(guān)工作人員定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限是4～5年左右，最長(zhǎng)的使用年限可達(dá)到10年以上，也就是說(shuō)，檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的不斷深入，為了延長(zhǎng)檔案管理信息系統(tǒng)的使用年限，其維護(hù)工作量也越來(lái)越大。檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)工作占據(jù)整個(gè)檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)項(xiàng)目單位要配置適當(dāng)?shù)木S護(hù)人員定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)，從而延長(zhǎng)檔案管理信息系統(tǒng)的使用時(shí)間。
五、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理模式是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關(guān)檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)實(shí)踐，總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合建設(shè)單位自身發(fā)展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環(huán)境下，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式實(shí)施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識(shí)，熟練使用計(jì)算機(jī)等各種設(shè)備，提高專業(yè)技能，加快檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，促進(jìn)建設(shè)單位在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
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固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的真實(shí)記錄，它對(duì)企業(yè)科研、生產(chǎn)及維權(quán)等方面都具有重要的作用。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案無(wú)論作為一種資產(chǎn)形式，還是一種知識(shí)信息資源，都是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中重要的組成部分，它既是項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，也是完成項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提和保障。收集、管理并利用好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，對(duì)于提高企業(yè)的工程質(zhì)量，滿足科研發(fā)展的需要，都具有十分重要的意義。
二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)
1.責(zé)任重、難度大
首先，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而逐漸產(chǎn)生，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的全過(guò)程，涉及項(xiàng)目從申請(qǐng)、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備及竣工、投產(chǎn)使用等專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容，為工程項(xiàng)目建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收、科研生產(chǎn)、維修改造等工作服務(wù)，因而固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作肩負(fù)著現(xiàn)實(shí)和歷史的雙重責(zé)任，是項(xiàng)目建設(shè)與管理的重要內(nèi)容和不可缺少的工作環(huán)節(jié)。其次，在項(xiàng)目文件材料積累、收集和整理過(guò)程中難度比較大。因?yàn)橐粋€(gè)工程項(xiàng)目往往有許多參建單位，上級(jí)與地方各專業(yè)管理部門關(guān)系復(fù)雜，人員變動(dòng)大，專業(yè)種類多，使項(xiàng)目檔案來(lái)源多元化。再加上建設(shè)項(xiàng)目周期比較長(zhǎng)，項(xiàng)目文件材料的收集時(shí)間比項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程時(shí)間更長(zhǎng)，這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三，項(xiàng)目建設(shè)期間形成了大量的文件材料，有管理類、專業(yè)技術(shù)類等，內(nèi)容繁雜；這些文件材料相應(yīng)地形成項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案；信息載體形式多樣，包括紙質(zhì)、聲像、電子等，種淺談企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理江南工業(yè)集團(tuán)有限公司余湘藏國(guó)宇[摘要]在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企事業(yè)單位的建設(shè)、管理和發(fā)展對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理提出了越來(lái)越高的要求，我們檔案工作者必須適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展的需要，深入研究固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，努力尋求做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的方法和途徑，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)及發(fā)展服務(wù)。本文從目前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等方面闡述如類多、數(shù)量大、載體多樣化，使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案在整理上也比較復(fù)雜。
2.要求高、涉及面廣
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)產(chǎn)生的知識(shí)信息形態(tài)的資產(chǎn)，是真實(shí)反映并準(zhǔn)確揭示項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程與最終竣工狀態(tài)的原始資料，是稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)改造的重要依據(jù)，也是追溯和評(píng)價(jià)項(xiàng)目的最有力的依據(jù)。因此固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目信息的載體包羅萬(wàn)象，涉及許多相關(guān)方面并受到各種條件的制約。在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中各方的共同目標(biāo)就是保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。因此，應(yīng)以合作的理念構(gòu)建一個(gè)多方參與的項(xiàng)目管理體系，并成為全員配合的自覺行為。
三、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理存在的主要問(wèn)題
1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理缺乏重視
一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能使這項(xiàng)工作得以順利開展，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多工作的開展都會(huì)困難重重，因而領(lǐng)導(dǎo)的重視在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中起著關(guān)鍵性的作用。然而現(xiàn)在仍有一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠，致使組織不到位、責(zé)任未落實(shí)。有的單位在項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候沒有將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)劃和工作程序，沒有將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理的全過(guò)程。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案部門未能參與到項(xiàng)目的籌劃、組織、控制和質(zhì)量管理中，不能及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案的形成與管理進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理程序的控制不到位
個(gè)別單位重立項(xiàng)、輕管理,對(duì)項(xiàng)目檔案管理的程序缺乏控制，檔案部門無(wú)法及時(shí)按程序監(jiān)控項(xiàng)目的全過(guò)程，給檔案管理帶來(lái)很大的難度，檔案人員只好在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前突擊補(bǔ)充、整理，使項(xiàng)目檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)，檔案質(zhì)量得不到保障。
3.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度不健全
有的單位沒有制定固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，缺乏完善的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度，特別是收集整理過(guò)程中人為因素較多，隨意性大，相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)性不強(qiáng)，可操作性不夠。
4.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件材料收集不全
收集工作是做好項(xiàng)目檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最基本、最重要的環(huán)節(jié)。但是因?yàn)閰⒔▎挝?、建設(shè)單位部門參與較多，投資項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，時(shí)間跨度大，人員不穩(wěn)定，造成各方之間文件材料的管理接口較多，文件材料散失嚴(yán)重，文件材料收集歸檔困難，形成的施工文件材料質(zhì)量不高。
5.人才培養(yǎng)力度不夠
隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)的撤并和人員的壓縮，檔案人員的數(shù)量逐年減少，有些單位甚至不再獨(dú)立設(shè)置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大，同時(shí)缺乏對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理人員的系統(tǒng)培養(yǎng)，檔案人員整天忙于事務(wù)性工作，整體素質(zhì)和專業(yè)能力偏低。這種狀況與項(xiàng)目建設(shè)的快速發(fā)展不相適應(yīng)，與我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)、協(xié)調(diào)、科學(xué)發(fā)展不相適應(yīng)。由于檔案專業(yè)人員的匱乏，在某種程度上影響了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量與效率，不利于項(xiàng)目檔案信息的開發(fā)和利用。
四、提高固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的策略
1.注重宣傳，奠定基礎(chǔ)信息時(shí)代
宣傳本身就是一種信息傳遞，它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機(jī)會(huì)和多種形式進(jìn)一步宣傳固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的重要性，如采取學(xué)習(xí)文件、舉辦培訓(xùn)班、評(píng)先活動(dòng)、參觀學(xué)習(xí)、研討會(huì)等形式；還可以通過(guò)能體現(xiàn)檔案館價(jià)值的檔案編研、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作，不斷提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)各類人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。由于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作不是一個(gè)孤立的管理系統(tǒng)，做好項(xiàng)目檔案工作需要各方面的配合，因此要通過(guò)宣傳使企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各類人員充分了解項(xiàng)目檔案，理解支持項(xiàng)目檔案工作，重視項(xiàng)目檔案工作。同時(shí)，還要將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作納入企業(yè)工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。只有各方共同努力，項(xiàng)目檔案工作才能做得最好。
2.建立機(jī)構(gòu)，提供保障任何一項(xiàng)工作的有序進(jìn)行都離不開組織管理
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)和行業(yè)形勢(shì)的發(fā)展變化，越來(lái)越多的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目陸續(xù)開展，這使檔案工作既獲得了機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)，這就要求檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)在面對(duì)各種各樣的新情況和新問(wèn)題時(shí)能夠做出快速反應(yīng)和調(diào)整。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，運(yùn)用固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的理念，開展項(xiàng)目檔案管理工作。首先，建立項(xiàng)目檔案管理工作組織管理體系，由企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案全程的管理和組織協(xié)調(diào)；其次，建立項(xiàng)目檔案管理責(zé)任制，按照項(xiàng)目檔案責(zé)任單位、責(zé)任人、項(xiàng)目檔案產(chǎn)生的內(nèi)容、形成時(shí)間等，明確各自在各階段、各環(huán)節(jié)的責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，使項(xiàng)目檔案工作步入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。
3.健全制度，做好保障
建立科學(xué)、健全的檔案管理制度是做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)，為確保檔案文件材料的齊全完整，就要規(guī)劃項(xiàng)目檔案管理工作，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各有關(guān)單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，結(jié)合本單位實(shí)際制定相應(yīng)的辦法和實(shí)施細(xì)則，明確項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，對(duì)主抓項(xiàng)目建設(shè)的項(xiàng)目部門、設(shè)備管理部門，參與項(xiàng)目建設(shè)的施工單位、監(jiān)理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求，并落實(shí)責(zé)任人。
4.加強(qiáng)收集，提升質(zhì)量
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目形成的檔案種類多、數(shù)量大、載體復(fù)雜，往往需要建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位共同完成收集工作，而建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位都是項(xiàng)目檔案形成的主體和主要責(zé)任者，其中每一個(gè)過(guò)程都會(huì)影響項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，影響其完整性、齊全性和準(zhǔn)確性。因此，在項(xiàng)目檔案的收集過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格堅(jiān)持“三納入”和“四參加”制度，做到項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，從各個(gè)環(huán)節(jié)確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。在收集的過(guò)程中，首先要注意歸檔文件材料的內(nèi)容是否完整，竣工圖是否真實(shí)地反映了項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和過(guò)程，做到圖物、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字、蓋章手續(xù)完備。在建設(shè)項(xiàng)目中要購(gòu)進(jìn)大批的設(shè)備儀器，在文件材料收集過(guò)程中不僅要收集隨機(jī)文件材料，而且還要注意收集設(shè)備安裝調(diào)試過(guò)程中形成的文件材料，這部分文件材料實(shí)用價(jià)值大、利用率高，如果收集不齊全，將會(huì)給項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及以后的改擴(kuò)建、設(shè)備維修等帶來(lái)不可估量的損失。收集聲像檔案時(shí)應(yīng)對(duì)其載體的物理性及載體是否帶有病毒進(jìn)行嚴(yán)格檢查，并將其單獨(dú)存放在防磁柜中，定期進(jìn)行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性，因此對(duì)電子文件要及時(shí)進(jìn)行全面收集并加以保存，保證電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
5.科學(xué)整理和立卷，便于利用
檔案的鑒定、整理、立卷是對(duì)檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位，關(guān)系到檔案的完整和內(nèi)在質(zhì)量及能否及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用的問(wèn)題。因此，首先要對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值或價(jià)值不大的文件予以剔除；對(duì)有保存價(jià)值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，能夠完整地反映一項(xiàng)工程的建設(shè)概況和建設(shè)成果。如：管理性文件可以按問(wèn)題、時(shí)間組卷。整理時(shí)可將立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)及批復(fù)、項(xiàng)目進(jìn)行中有關(guān)調(diào)整、計(jì)劃等的往來(lái)文件，環(huán)保、消防、人防、勞動(dòng)衛(wèi)生等單項(xiàng)驗(yàn)收意見及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的批復(fù)等組成一套完整的項(xiàng)目管理類文件。而項(xiàng)目施工文件可按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)等組卷。項(xiàng)目竣工圖可按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)組卷。設(shè)備儀器類文件材料應(yīng)保持歸檔文件的成套性，按照單項(xiàng)設(shè)備儀器進(jìn)行組卷。歸檔后的建設(shè)項(xiàng)目文件材料要按項(xiàng)目單獨(dú)立卷整理，這樣才能體現(xiàn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目歸檔文件材料的完整性、齊全性，便于竣工驗(yàn)收和查詢利用。
6.優(yōu)化管理，促進(jìn)檔案管理工作
對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過(guò)程實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中按節(jié)點(diǎn)形成的文件材料經(jīng)收集整理后按類別及時(shí)輸入目錄進(jìn)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控及管理，建立信息化平臺(tái)，通過(guò)建立檔案數(shù)字化管理體制，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)有計(jì)劃、分期分批地把紙質(zhì)、膠片、錄音、錄像等各類檔案數(shù)字化，使檔案信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)整合并網(wǎng)，將已有的數(shù)據(jù)庫(kù)與各分公司及分支機(jī)構(gòu)檔案資源實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，提高檔案資源利用率，提供方便、快捷的利用服務(wù)。
7.完善自我，提高素質(zhì)
首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行多層次、全方位的培訓(xùn)，從軟件到硬件，從基礎(chǔ)到尖端，包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)知識(shí)等。對(duì)主持和參加單位的資料員也要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理，多渠道培訓(xùn)合格的檔案管理人才。其次，由于檔案管理工作具有“封閉的工作環(huán)境、重復(fù)的工作程序、緩慢的工作節(jié)奏，平淡的工作成果”的特點(diǎn)，因此要求項(xiàng)目檔案管理人員必須具有良好的素質(zhì)，這是做好檔案工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍對(duì)檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。第三，項(xiàng)目檔案管理工作的內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用及編研，每一項(xiàng)工作都影響著項(xiàng)目檔案整體管理水平，而每一項(xiàng)工作的質(zhì)量又是由項(xiàng)目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定的。因此，項(xiàng)目檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的責(zé)任心、使命感，溝通協(xié)調(diào)能力，文字表達(dá)能力和扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，尤其是面對(duì)大量的原始文件材料，要具有善于把分散、無(wú)序、有價(jià)值的信息條理化和系統(tǒng)化的能力，充分挖掘，使檔案的澘在作用發(fā)揮出來(lái)。這樣，檔案工作者自身的價(jià)值才能被社會(huì)所認(rèn)同，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
8.提高保密性，確保檔案安全
一、工程勘察設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及重要性
1、 工程勘察檔案內(nèi)容
指在勘察過(guò)程中形成的有價(jià)值的各種歷史記錄，是經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。主要包括：勘察合同或委托書、勘察綱要、工程勘察報(bào)告正式文本、野外地質(zhì)編錄、原位測(cè)試、土巖試驗(yàn)報(bào)告、水樣分析報(bào)告等全過(guò)程的原始資料，以及作業(yè)過(guò)程中的工程勘察野外工作驗(yàn)收表和成果審查過(guò)程中的工程勘察項(xiàng)目成果質(zhì)量檢查評(píng)定表。
2、工程勘察檔案的重要性
工程勘察是建設(shè)工程的必須程序，是對(duì)場(chǎng)地、地基等工程地質(zhì)條件、水文地質(zhì)條件的查明，為工程建設(shè)的設(shè)計(jì)提供地質(zhì)依據(jù)。關(guān)系工程的安全性，其重要性可想而知。
二、工程勘察檔案的特點(diǎn)
1、工程項(xiàng)目的階段性使檔案資料形成的階段性
一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過(guò)如勘察準(zhǔn)備階段、初步勘察階段、勘察施工采樣階段。一個(gè)階段勘察工作完成后再開展下一階段的勘察工作。每個(gè)不同勘察階段互相聯(lián)系又有嚴(yán)格的區(qū)別，各個(gè)勘察階段分別組成互相聯(lián)系的有機(jī)整體，由此決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
2、工程檔案組成的成套性
工程項(xiàng)目作都是按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。把一項(xiàng)工程勘察所形成的全部勘察技術(shù)文件資料及實(shí)驗(yàn)室資料，按項(xiàng)目組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。
3、工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容有很強(qiáng)的專業(yè)性
一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按專業(yè)技術(shù)規(guī)范開展具體工作，既有一定分工，又相互配合共同完成。因此，工程勘察檔案在收集整理時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)之間的聯(lián)系特點(diǎn)。明確圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的類屬關(guān)系。作為檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和區(qū)分各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高文件材料分類的準(zhǔn)確性，提高管理水平。
三、工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題
1、重視不夠
單位一般比較重視項(xiàng)目的取得及效益，認(rèn)為檔案管理就是后
勤服務(wù)工作，不直接參與項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)直接工作，只是簡(jiǎn)單的移交、接受和借閱登記管理，所以在安排人員落實(shí)待遇問(wèn)題上難免有考慮不到，直接影響檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。
2、專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)
一些專業(yè)技術(shù)人員只重視現(xiàn)場(chǎng)工作及報(bào)告編寫，覺得報(bào)告已交出這個(gè)項(xiàng)目就結(jié)束了。對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，所以在工作中沒有養(yǎng)成重視檔案收集的習(xí)慣，造成項(xiàng)目原始記錄不符合規(guī)范要求，野外勘探記錄部分不完整，一些資料的簽字不全等。一些技術(shù)人員可能因?yàn)轫?xiàng)目多，在項(xiàng)目結(jié)束后不及時(shí)歸檔，長(zhǎng)期保存在個(gè)人手中，這就容易造成損壞或丟失，影響檔案的系統(tǒng)性和全面性。
四、如何做好工程勘察項(xiàng)目檔案的管理
1、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)
對(duì)專業(yè)技術(shù)人員定期進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們的歸檔意識(shí)，在工程項(xiàng)目檔案形成時(shí)就嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行收集整理。在項(xiàng)目質(zhì)量管理中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目歸檔的要求，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員設(shè)置獎(jiǎng)罰辦法，按規(guī)定完成檔案資料移交后，才可視為完成整個(gè)項(xiàng)目工作。督促他們?cè)陧?xiàng)目完成后及時(shí)將資料歸檔。
2、建立健全工程檔案管理制度
把工程項(xiàng)目檔案管理納入日常工作，領(lǐng)導(dǎo)牽頭，明確管理人員，從資料的收集，立卷歸檔，移交，調(diào)閱等方面制定適合本單位實(shí)際情況的管理制度。
立卷歸檔和移交方面，是在項(xiàng)目完成后必須在規(guī)定時(shí)間歸檔，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收資料，系統(tǒng)整理后，填寫工程勘察項(xiàng)目資料存檔交接表，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后，及時(shí)向部門檔案管理員移交。內(nèi)容應(yīng)該包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。這樣可以保證資料的及時(shí)歸檔。
檔案資料的借閱也應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)定，部門內(nèi)部人員借閱，可以在檔案室登記借閱，外部人員借閱應(yīng)有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。檔案管理員要登記借閱日期并經(jīng)常查看借閱目錄催促及時(shí)歸還，保證檔案資料的完整，防止長(zhǎng)期借閱在外容易丟失
3、按要求規(guī)范工程項(xiàng)目勘察檔案歸檔
根據(jù)市建委檢查提出的一些建議？我單位進(jìn)一步完善了檔案歸檔要求。？勘察報(bào)告編制工作是在巖土工程勘察過(guò)程中所形成的各種原始資料編錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，為了保證勘察報(bào)告的質(zhì)量，原始資料必須真實(shí)、系統(tǒng)、完整。因此，對(duì)巖土工程分析所依據(jù)的一切原始資料，均應(yīng)及時(shí)整編和檢查，各責(zé)任人應(yīng)對(duì)所提交的成果資料正確性負(fù)責(zé)，內(nèi)容應(yīng)填寫完整，各成果資料應(yīng)有試驗(yàn)人（完成人）、檢查人或?qū)徍巳撕炞?。?duì)勘察原始資料的校審應(yīng)真正落到實(shí)處。？工程勘察需存檔的資料主要包括：工程合同及任務(wù)書、勘察綱要、原始資料（包括施工平面圖、各種現(xiàn)場(chǎng)原始記錄表、室內(nèi)土工實(shí)驗(yàn)原始記錄等）、各種圖表的中間成果及計(jì)算過(guò)程、正式報(bào)告文本、審圖中心審查意見及回復(fù)等。勘察報(bào)告必須有完成單位的公章、資質(zhì)章、法定代表人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、審核人、簽章。
4、重視檔案存檔硬件設(shè)施的設(shè)立，配備必要的檔案裝具
硬件設(shè)施是檔案管理的保證，單獨(dú)設(shè)立一間檔案室，配備必要的鐵質(zhì)檔案柜，購(gòu)買檔案盒，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。所以檔案柜檔案盒需求量大，一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)檔案盒，歸檔整齊，一目了然，便于查找。
5、在管理工作中可以發(fā)揮和利用現(xiàn)代化科技手段。
關(guān)鍵詞：水電施工企業(yè)檔案管理
中圖分類號(hào)：C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
在全社會(huì)環(huán)保意識(shí)不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節(jié)能源，成為國(guó)家保障能源供應(yīng)的最佳選擇之一。一大批不同規(guī)模及型式的水電工程項(xiàng)目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業(yè)作為工程建設(shè)的主體，掌握了工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎(chǔ)，其檔案資料質(zhì)量直接關(guān)系到工程質(zhì)量評(píng)優(yōu)和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核。為此,水電施工企業(yè)做好工程建設(shè)的同時(shí),必須做好項(xiàng)目檔案管理工作，保證歸檔的資料質(zhì)量，為整個(gè)水電項(xiàng)目建設(shè)和使用增值。本文將闡述水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對(duì)策，以供參考。
一、水電工程建設(shè)檔案管理的意義
1、為工程糾紛提供法律依據(jù)
水電工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參與單位多、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系復(fù)雜，各專業(yè)分包商多，工序交接繁瑣，甚至?xí)龅讲豢煽沽σ蛩赜绊?。所以，一旦出現(xiàn)一個(gè)或者多個(gè)問(wèn)題，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)累積、演變成糾紛和矛盾，會(huì)給工程建設(shè)及質(zhì)量產(chǎn)生很大的影響。比如：工程建設(shè)時(shí)是否按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序施工，有無(wú)偷工減料，進(jìn)場(chǎng)原材料是否合格，中間產(chǎn)品質(zhì)量是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，單元工程質(zhì)量是否到達(dá)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)度款是否按時(shí)支付，質(zhì)量缺陷是否按照要求修補(bǔ)和處理等等。這些問(wèn)題會(huì)在工程建設(shè)過(guò)程形成的資料中反映，每一個(gè)施工活動(dòng)都會(huì)形成記錄資料。所以，全面、準(zhǔn)確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據(jù)和憑證。
2、為工程信息查詢提供依據(jù)
工程檔案是施工活動(dòng)中形成的大量真實(shí)記載，客觀反映工程內(nèi)部結(jié)構(gòu)和聯(lián)系。包括各分部（項(xiàng)）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質(zhì)量驗(yàn)收資料、設(shè)計(jì)文件及圖紙以及工程建設(shè)過(guò)程中的往來(lái)文函等，都能在檔案資料中真實(shí)的記錄和反映。這些檔案資料對(duì)工程的使用、維修、改建、擴(kuò)建、拆除具有指導(dǎo)作用，對(duì)防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的修復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、減少損失的重要手段。
3、施工企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)
工程檔案管理在一定程度上反映企業(yè)的管理能力，也是一個(gè)企業(yè)軟實(shí)力的集中體現(xiàn)。竣工檔案作為水電工程的一個(gè)專項(xiàng)驗(yàn)收項(xiàng)目，其檔案歸檔水平會(huì)影響到整個(gè)工程是否能通過(guò)最終的竣工驗(yàn)收，更直接影響到施工企業(yè)的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業(yè)贏得良好的聲譽(yù)，幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中展現(xiàn)雄厚的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，逐步成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。
4、開發(fā)新技術(shù)、新工藝的依據(jù)
在國(guó)內(nèi)水電定額調(diào)整周期比較長(zhǎng)，而物價(jià)水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業(yè)不得不進(jìn)行技術(shù)開發(fā)、技術(shù)革新和施工方案優(yōu)化。因而，要想取得技術(shù)開發(fā)和革新上的突破，就需要不斷從項(xiàng)目施工方案、技術(shù)資料中收集各種數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行專門的對(duì)照、研究、總結(jié)和開發(fā)。作為技術(shù)方案載體的工程檔案資料，其內(nèi)容有可能成為先進(jìn)的施工工藝產(chǎn)生的前身。合理利用檔案，對(duì)水電施工企業(yè)新技術(shù)、新工藝開發(fā)具有重要的意義。
二、水電工程建設(shè)檔案管理的不足
我國(guó)水電建設(shè)實(shí)行流域梯級(jí)滾動(dòng)開發(fā)，建設(shè)完成后隨即交付運(yùn)營(yíng)單位運(yùn)行。在交付運(yùn)行前，要進(jìn)行竣工驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收作為竣工驗(yàn)收前必須通過(guò)的專項(xiàng)驗(yàn)收項(xiàng)目，已經(jīng)引起了項(xiàng)目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進(jìn)步,也日益趨于規(guī)范，但目前還存在以下不足:
1、工程檔案管理意識(shí)淡薄
為了使水電站早日蓄水發(fā)電，盡快為投資方創(chuàng)造效益。業(yè)主、監(jiān)理以及施工企業(yè)往往會(huì)更注重工程的有形建設(shè),而忽視檔案資料的收集整理，沒有把檔案管理和工程建設(shè)同步起來(lái)，檔案管理意識(shí)淡薄。施工企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理部更是全身心投入施工生產(chǎn)，所有工作都為施工生產(chǎn)工作讓路，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下,只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒有重視檔案管理工作。
2、檔案管理工作開展不及時(shí)
水電項(xiàng)目檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業(yè)內(nèi)部各部門、材料采購(gòu)商，以及專業(yè)工程分包商等。在工程建設(shè)開工之初，沒有及時(shí)建立健全、有效的檔案管理規(guī)章制度,或者建立起來(lái)的規(guī)章制度得不到有效的落實(shí)。檔案管理實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上,對(duì)各單位和部門缺乏完善的約束機(jī)制。另外，檔案管理工作在開工之初得不到不重視,沒有在各單位之間形成系統(tǒng)的工作規(guī)則，往往會(huì)造成執(zhí)行不到位,出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。再者，施工企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理潛意識(shí)認(rèn)為隨便一個(gè)人都能做竣工資料，因而沒有配備具有專業(yè)知識(shí)背景和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動(dòng)性不強(qiáng)，沒有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí),再來(lái)組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料,導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動(dòng)局面。
3、檔案資料質(zhì)量不高
雖然目前水電施工技術(shù)已經(jīng)達(dá)到較高的水平，但是水電工程建設(shè)仍需要數(shù)年時(shí)間。水電施工企業(yè)因?yàn)楣ぷ鳝h(huán)境艱苦，導(dǎo)致人員流動(dòng)性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性,各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管,檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質(zhì)量評(píng)定資料填寫不規(guī)范、亂涂亂改的現(xiàn)象普遍存在，甚至有質(zhì)量表格填寫錯(cuò)誤的情況。這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制，從而影響到檔案資料的質(zhì)量。
4、檔案管理人員配備不足
因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視,企業(yè)或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩(wěn)定性差,而且對(duì)水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質(zhì)量較差,無(wú)法達(dá)到國(guó)家規(guī)定的檔案管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
三、應(yīng)對(duì)水電工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的措施
1、提高檔案管理意識(shí)
為加強(qiáng)對(duì)水電工程建設(shè)檔案的有序管理,在工程項(xiàng)目開始時(shí)對(duì)企業(yè)各部門人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的培訓(xùn)和教育,增強(qiáng)工程檔案意識(shí),爭(zhēng)取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。尤其要向企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人宣傳,增強(qiáng)他們的檔案意識(shí),樹立“依法治檔”的觀念,爭(zhēng)取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動(dòng)的局面。
2、資料管理必備的專業(yè)技能
水電工程涉及的專業(yè)較多，知識(shí)面廣。比如：大壩基礎(chǔ)處理、壩基開挖與保護(hù)、金屬結(jié)構(gòu)制作安裝、大壩安全監(jiān)測(cè)等。工程檔案資料都是出自施工現(xiàn)場(chǎng)一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過(guò)程和工藝控制特點(diǎn)，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業(yè)知識(shí)。檔案資料管理工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識(shí)為一體的復(fù)合專業(yè)工作，所以必須具備一定的水電施工專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力。
3、提前介入工程建設(shè)前期
檔案管理人員提前介入工程建設(shè)前期，能通過(guò)實(shí)地查看工程建設(shè)原始面貌。對(duì)施工范圍和工程結(jié)構(gòu)有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)，能夠掌握所承包的工程專業(yè)劃分情況，熟悉施工圖各專業(yè)包含內(nèi)容，這就為后期檔案管理節(jié)省檢索時(shí)間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因?yàn)闄n案員在前期設(shè)計(jì)藍(lán)圖分發(fā)時(shí)就已經(jīng)熟悉了圖紙專業(yè)涵蓋內(nèi)容，就會(huì)直接檢索到相應(yīng)的分部工程圖紙。然后，對(duì)自工程開工之初所涉及到的設(shè)計(jì)調(diào)整和修改，有一個(gè)直觀的認(rèn)識(shí)，對(duì)竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、工序報(bào)驗(yàn)單以及其它文件材料的文件編號(hào)、書寫材料和紙張是否符合標(biāo)準(zhǔn)，以及施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，等到工程竣工結(jié)束后竣工文件移交給檔案室時(shí)再發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而相應(yīng)的工程人員已調(diào)到另外新項(xiàng)目，就很難對(duì)文件進(jìn)行補(bǔ)充齊全。
企業(yè)檔案管理工作與該單位的組織機(jī)構(gòu)、管理體制等有著密切的聯(lián)系。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)下的中國(guó)商飛公司開創(chuàng)性地進(jìn)行復(fù)雜的大型客機(jī)項(xiàng)目研制工作，其檔案管理工作必然有其特點(diǎn)和要求。中國(guó)商飛公司旗下的支線飛機(jī)ARJ21-700已于2008年11月28日實(shí)現(xiàn)成功首飛，筆者借鑒ARJ21-700飛機(jī)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐，就大型客機(jī)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行一些研究。
一、大型客機(jī)項(xiàng)目檔案管理的主要特點(diǎn)
1 大型客機(jī)項(xiàng)目檔案共享程度高
大型客機(jī)項(xiàng)目是復(fù)雜的系統(tǒng)綜合工程，在中國(guó)商飛公司領(lǐng)導(dǎo)下三大中心協(xié)同合作進(jìn)行研制，作為大型客機(jī)項(xiàng)目的主制造商。同時(shí)涉及國(guó)內(nèi)參與設(shè)計(jì)的供應(yīng)商、參與制造的供應(yīng)商等。國(guó)外有材料供應(yīng)商、系統(tǒng)供應(yīng)商等。大型客機(jī)項(xiàng)目中這些參研單位在工作中形成的相關(guān)檔案資料，應(yīng)該是高度共享，一個(gè)參研單位的檔案會(huì)是另外參研單位工作的輸入條件，各個(gè)參研單位檔案既是本企業(yè)大型客機(jī)項(xiàng)目工作的最終環(huán)節(jié)，同時(shí)又是整個(gè)大型客機(jī)項(xiàng)目研制過(guò)程中的中間環(huán)節(jié)。檔案數(shù)據(jù)即形成即利用，必然相互間共享程度高。
2 大型客機(jī)項(xiàng)目檔案信息化程度高
從新支線飛機(jī)項(xiàng)目管理和檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，新支線飛機(jī)項(xiàng)目建立了基于Wind chill的系統(tǒng)平臺(tái)。該平臺(tái)的實(shí)施范圍涵蓋了ARJ21參研的四廠(上飛、西飛、成飛、沈飛)、一院(原第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的國(guó)外供應(yīng)商，成為了ARJ21飛機(jī)研制過(guò)程中各個(gè)參研單位的協(xié)同工作和數(shù)據(jù)交換、共享及管理的統(tǒng)一平臺(tái)。同時(shí)該平臺(tái)與各參研單位內(nèi)部的自身的系統(tǒng)管理平臺(tái)、設(shè)計(jì)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)從形成、歸檔、分發(fā)、發(fā)放完全實(shí)現(xiàn)信息管理。然而對(duì)參與國(guó)內(nèi)、國(guó)外供應(yīng)商尚輔助以郵件、移動(dòng)介質(zhì)以及紙質(zhì)等手段進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞及交換，尚未納入到信息系統(tǒng)平臺(tái)管理，檔案管理并未實(shí)現(xiàn)完全的信息化管理，數(shù)據(jù)在傳遞中存在著一些滯后現(xiàn)象。
借鑒新支線項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，大型客機(jī)項(xiàng)目信息管理程度必將更高，檔案管理作為大型客機(jī)項(xiàng)目管理的重要組成部分，檔案信息化的程度也必將更高。不僅在中國(guó)商飛和三大中心內(nèi)部會(huì)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一平臺(tái)，數(shù)據(jù)交換無(wú)縫鏈接，充分地按需索取。同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)內(nèi)外供應(yīng)商的數(shù)據(jù)管理有序的、規(guī)范的信息管理。因而檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞過(guò)程中的完全數(shù)字化，傳遞速度、準(zhǔn)確性、效率等有根本的改善。
3 數(shù)據(jù)多頭傳遞，檔案部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的完整性、一致性、有效性和可追溯性
傳統(tǒng)意義上對(duì)企業(yè)檔案工作的理解可以主要概括為三個(gè)字收、管、用。企業(yè)檔案部門往往是企業(yè)研制資料的最后管理部門。檔案部門在收集到這些資料后進(jìn)行索引、分類管理，為檔案檢索利用提供便利。因?yàn)闄n案資料在歸檔后可能很長(zhǎng)時(shí)間利用一次甚至可能不用，檔案部門的工作往往被企業(yè)管理者忽視。檔案工作者在對(duì)檔案編研，深層次加工，為企業(yè)產(chǎn)品研制提供參考等工作上花較大的工夫。
在大型客機(jī)項(xiàng)目檔案管理工作中，各企業(yè)檔案部門除了行使好檔案的收、管、用的職能外，還承擔(dān)了數(shù)據(jù)傳遞的重要責(zé)任。從新支線飛機(jī)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，設(shè)計(jì)所檔案部門在形成工程數(shù)據(jù)檔案的同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)將數(shù)據(jù)發(fā)給生產(chǎn)廠檔案部門。生產(chǎn)廠的檔案部門將數(shù)據(jù)作為生產(chǎn)依據(jù)在企業(yè)內(nèi)部各生產(chǎn)車間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞。由此可以看到檔案部門直接參與型號(hào)項(xiàng)目管理工作，進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效傳遞。從新支線項(xiàng)目檔案管理趨勢(shì)以及大型客機(jī)檔案管理的特點(diǎn)來(lái)看，各企業(yè)間工作實(shí)質(zhì)性的、最終的接觸將以檔案部門交換的數(shù)據(jù)為依據(jù)；適航審查、檢查設(shè)計(jì)、生產(chǎn)符合性將以檔案部門保存數(shù)據(jù)為準(zhǔn)；企業(yè)人員工作利用也將以檔案部門發(fā)出的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。檔案部門在數(shù)據(jù)傳遞中將越來(lái)越多地承擔(dān)數(shù)據(jù)的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作職能。為此檔案工作組織結(jié)構(gòu)以及功能行使也在型號(hào)項(xiàng)目研制中有所拓展。檔案部門將在大型客機(jī)型號(hào)項(xiàng)目中發(fā)揮更為重要的作用。
4 新增民機(jī)特點(diǎn)的檔案門類
民用飛機(jī)項(xiàng)目具有其區(qū)別于軍用飛機(jī)項(xiàng)目的特點(diǎn)。最為典型的民機(jī)必須接受適航審查，取得TC證和PC證。民機(jī)必須顧客至上，注重售后服務(wù)，民機(jī)必須加強(qiáng)客戶服務(wù)工作。中國(guó)商飛公司開創(chuàng)性地籌建了上海飛機(jī)客戶服務(wù)有限公司。
針對(duì)民機(jī)特有的工作，檔案管理工作應(yīng)該摸索出適航檔案管理和客戶服務(wù)檔案管理特點(diǎn)，制定新增門類檔案管理辦法及規(guī)定，將該部分檔案進(jìn)行有效的管理和提供利用。
在民機(jī)研制中還將產(chǎn)生其他民機(jī)特有的工作，檔案工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分適應(yīng)型號(hào)研制的需要，建立、健全民機(jī)檔案管理體系。
二、大型客機(jī)項(xiàng)目檔案管理的設(shè)想
針對(duì)大型客機(jī)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為建立統(tǒng)一的檔案管理制度體系和工作原則，可以為大型客機(jī)項(xiàng)目的檔案管理的各項(xiàng)工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
1 大型客機(jī)項(xiàng)目檔案制度體系建設(shè)
沒有規(guī)矩，不成方圓。在大型客機(jī)項(xiàng)目這個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程中，為了使各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)一致，制度保障就顯得尤為重要。中國(guó)商飛公司檔案管理部門將建立大型客機(jī)項(xiàng)目檔案制度體系，以指導(dǎo)中國(guó)商飛內(nèi)部、三大中心，甚至供應(yīng)商的檔案管理工作。
大型客機(jī)項(xiàng)目制度體系的建設(shè)從型號(hào)檔案門類上應(yīng)包括設(shè)計(jì)類文件的檔案管理辦法、制造類文件的檔案管理辦法、客戶服務(wù)類文件的檔案管理辦法、試驗(yàn)類文件的檔案管理辦法、試飛類文件的檔案管理辦法、適航類文件的檔案管理辦法等。從檔案業(yè)務(wù)要求上應(yīng)包括檔案文件的管理規(guī)定、檔案工作程序、檔案控制程序、檔案發(fā)放和接收程序、檔案歸檔著錄通用要求、檔案系統(tǒng)平臺(tái)管理要求等。
2 大型客機(jī)項(xiàng)目檔案管理的原則
變前端控制為源頭控制。前端控制是現(xiàn)代文件和檔案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久銷毀的不同階段看成一個(gè)完整過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體活動(dòng)是中端，保存、利用或銷毀
是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)規(guī)劃，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的功能盡可能在這一階段實(shí)現(xiàn)。檔案工作者總是試圖在前端對(duì)文件進(jìn)行控制，就檔案工作實(shí)踐來(lái)看，往往是事倍功半，收效甚微。
對(duì)大型客機(jī)項(xiàng)目檔案的管理應(yīng)走出前端控制的誤區(qū)。努力將大型客機(jī)項(xiàng)目檔案的歸檔要求貫徹到標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求中，進(jìn)一步規(guī)范文件的源頭控制。源頭控制強(qiáng)調(diào)在文檔頂層設(shè)計(jì)框架中對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)范圍和流程進(jìn)行分析、描述和設(shè)計(jì)，建立信息化的總體架構(gòu)以實(shí)現(xiàn)理論上一致、功能上協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)上統(tǒng)一、資源上共享的目標(biāo)。主要體現(xiàn)在從全程著眼，規(guī)范電子文件從生成、流轉(zhuǎn)到保存的技術(shù)、方法和規(guī)則，以確保電子文件長(zhǎng)久真實(shí)、完整、可讀、可用。檔案部門人員必須在項(xiàng)目前期與標(biāo)準(zhǔn)化管理部門人員充分溝通，將檔案管理要求貫徹到標(biāo)準(zhǔn)化管理的頂層要求，在審簽流程中規(guī)范文件的形成過(guò)程。進(jìn)而保證歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以利于查詢和利用。
將檔案管理緊密結(jié)合大型客機(jī)項(xiàng)目的研制。以往的很多情況是檔案工作者往往不知道該型號(hào)、該任務(wù)會(huì)產(chǎn)生哪些資料，會(huì)有多少資料需要?dú)w檔。尤其是對(duì)于那些不需要檔案部門參與發(fā)放等工作的數(shù)據(jù)、資料。大型客機(jī)項(xiàng)目檔案管理工作可與項(xiàng)目的研制緊密結(jié)合，將檔案歸檔建立在大型客機(jī)項(xiàng)目管理計(jì)劃、考核、任務(wù)評(píng)審等的基礎(chǔ)上，把大型客機(jī)項(xiàng)目管理計(jì)劃作為檔案的歸檔計(jì)劃，做到對(duì)型號(hào)檔案歸檔的資料有據(jù)可查。將歸檔情況上報(bào)型號(hào)管理部門，作為型號(hào)管理考核的依據(jù)以督促型號(hào)資料的歸檔。參加大型客機(jī)型號(hào)的各項(xiàng)任務(wù)的評(píng)審會(huì)，既對(duì)各類資料有效地歸檔，又充分了解型號(hào)研制的進(jìn)展，為檔案編研、檔案的深加工奠定了基礎(chǔ)。通過(guò)多項(xiàng)措施將檔案管理緊密結(jié)合大型客機(jī)項(xiàng)目的研制，充分為項(xiàng)目研制工作服務(wù)，同時(shí)全面地收集型號(hào)檔案資料，便于今后的利用。
對(duì)大型客機(jī)型號(hào)檔案的合理組卷。因?yàn)轱w機(jī)設(shè)計(jì)是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各設(shè)計(jì)系統(tǒng)之間相互之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，技術(shù)文件之間相互引用，多頭引用，循環(huán)引用等，型號(hào)檔案的組卷存在一定的困難。
筆者認(rèn)為可以從飛機(jī)的研制階段、具體型號(hào)任務(wù)等方面對(duì)型號(hào)檔案進(jìn)行組卷。飛機(jī)研制可以分立項(xiàng)論證階――可行性論證階段――預(yù)發(fā)展階段――工程發(fā)展階段――批生產(chǎn)和產(chǎn)業(yè)化階段五個(gè)階段。如果需要查找一份設(shè)計(jì)文件，可能在不同階段的文件描述也是不同的，這樣僅能從文件名稱上作些區(qū)分。如果檔案人員能夠在型號(hào)研制的不同階段對(duì)檔案進(jìn)行邏輯上的組卷，筆者認(rèn)為能夠?yàn)橛脩舨樵兝锰峁┍憷Ｍ瑫r(shí)也整理出型號(hào)檔案的脈絡(luò)，為民用飛機(jī)研制積累有益的經(jīng)驗(yàn)。然而，僅靠檔案人員從文件的題目、內(nèi)容等判斷該文件屬于某個(gè)階段，很難判斷準(zhǔn)確。從以往的實(shí)踐來(lái)看，每次飛機(jī)的轉(zhuǎn)階段都將召開評(píng)審會(huì)，進(jìn)行系統(tǒng)、全面的評(píng)審?？梢砸栽u(píng)審時(shí)間來(lái)劃分，做個(gè)粗略的判斷，作為型號(hào)項(xiàng)目檔案分階段劃分的有效依據(jù)。在劃分每份檔案的所屬階段后，應(yīng)可以再按主題進(jìn)行組卷。主題可以分類別對(duì)待，如外協(xié)項(xiàng)目以合同為脈絡(luò)，試驗(yàn)及試驗(yàn)件以試驗(yàn)管理流程為脈絡(luò)，特殊任務(wù)如物理樣機(jī)、展示樣機(jī)、電子樣機(jī)等可以以具體任務(wù)的執(zhí)行流程為脈絡(luò)……總之，合理的組卷，能夠?yàn)闄n案利用者提供更清晰檔案的查找線索。
三、基于大型客機(jī)項(xiàng)目的檔案系統(tǒng)建設(shè)
1 建立數(shù)字檔案館
數(shù)字化時(shí)代，飛機(jī)的研制將全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化定義、數(shù)字化設(shè)計(jì)、數(shù)字化制造，這就對(duì)檔案部門提出了更高的技術(shù)要求，如何通過(guò)信息系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)異地?cái)?shù)據(jù)的接收與發(fā)放；檔案部門與設(shè)計(jì)、工藝、質(zhì)量等部門的信息系統(tǒng)如何進(jìn)行數(shù)據(jù)的在線歸檔；檔案部門對(duì)原有紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的管理利用等問(wèn)題要達(dá)到知識(shí)管理目標(biāo)，都需要通過(guò)建設(shè)數(shù)字檔案館來(lái)實(shí)現(xiàn)。
大型客機(jī)項(xiàng)目是國(guó)家投資，型號(hào)項(xiàng)目檔案理應(yīng)歸國(guó)家所有，中國(guó)商飛公司代表國(guó)家對(duì)大型客機(jī)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理。中國(guó)商飛公司下屬三大中心在大型客機(jī)項(xiàng)目中目標(biāo)一致、職能各異、避免了企業(yè)因?yàn)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等原因，檔案、資料的交換壁壘，為建立公司統(tǒng)一的數(shù)字檔案館奠定了基礎(chǔ)。
中國(guó)商飛公司可建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，統(tǒng)一的檔案管理制度、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，形成共享模式的大型客機(jī)項(xiàng)目數(shù)字檔案。三大中心的大型客機(jī)型號(hào)檔案是中國(guó)商飛公司大型客機(jī)項(xiàng)目檔案的重要組成部分。在中國(guó)商飛檔案部門的指導(dǎo)下，搭建大型客機(jī)項(xiàng)目數(shù)字檔案館的共享功能框架。
在大型客機(jī)數(shù)字檔案共享功能框架中，其所存儲(chǔ)資源的長(zhǎng)期可存儲(chǔ)性是重要前提，因?yàn)楣蚕硎且粋€(gè)系統(tǒng)，沒有資源的攝入，存儲(chǔ)、利用無(wú)疑會(huì)成為無(wú)源之水和無(wú)本之木，所以大型客機(jī)項(xiàng)目數(shù)字檔案共享框架必須以三大中心數(shù)字檔案館的大型客機(jī)項(xiàng)目檔案資料長(zhǎng)期可存儲(chǔ)性為基石，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接口實(shí)現(xiàn)資源共享與服務(wù)整合。其中重點(diǎn)要解決的是集成現(xiàn)有各種異構(gòu)的設(shè)計(jì)、制造系統(tǒng)，兼容大客研制過(guò)程中應(yīng)用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他軟件設(shè)計(jì)等工具設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，確保這些數(shù)據(jù)的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作為大客研制過(guò)程中的統(tǒng)一信息中樞和型號(hào)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心。
2 建立獨(dú)立的檔案系統(tǒng)平臺(tái)
以上海飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所在研制ARJ21飛機(jī)項(xiàng)目來(lái)看，目前上海飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所檔案管理涉及的系統(tǒng)平臺(tái)主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科檔案管理等系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言：做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目的歸檔工作,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義及歷史意義。我國(guó)鐵路經(jīng)過(guò)“十一五”以來(lái)的大規(guī)模建設(shè),已步人快速發(fā)展期。特別是“高鐵”工程的建設(shè),更廣為社會(huì)所關(guān)注。與此同時(shí),隨之產(chǎn)生的大量鐵路建設(shè)文件資料,需要各級(jí)檔案管理部門進(jìn)行收集、整理和提供利用。筆者結(jié)合實(shí)際工作,探討一下如何做好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作。
1、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成及特點(diǎn)
鐵路建設(shè)部門在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作中形成了大量的圖紙、圖表、文字、數(shù)字、聲像等具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。它們是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，是廣大鐵路建設(shè)者的智慧結(jié)晶，也是鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要來(lái)源。其內(nèi)容主要包括:工程勘察設(shè)計(jì)施工文件、工程招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工承包合同協(xié)議書、施工方案、工程線路斷面圖、施工作業(yè)指導(dǎo)書、工程監(jiān)理文件、開工報(bào)告及批復(fù)、質(zhì)量安全事故報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和驗(yàn)收證書、施工技術(shù)總結(jié)、工程數(shù)量匯總表、竣工決算及審定書、施工中形成的關(guān)于工程的重要來(lái)往文件、特殊結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等具有保存價(jià)值的文件、圖片和圖紙。
鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案注重歸檔項(xiàng)目中文件資料的內(nèi)在聯(lián)系，注重因果關(guān)系，按照技術(shù)專業(yè)形成歸檔體系，客觀地描述建設(shè)項(xiàng)目的主要內(nèi)容和進(jìn)行過(guò)程。具體到一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目而言，包含著工程項(xiàng)目從醞釀、調(diào)研、可行性研究、決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件和資料，是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)歷史反映。由于鐵路建設(shè)項(xiàng)目跨部門多，施工時(shí)間長(zhǎng)，所以文件資料的歸檔工作較復(fù)雜，具有一定的難度。要做好這項(xiàng)工作，就要求檔案工作者在歸檔時(shí)首先要了解該項(xiàng)目的技術(shù)方案、。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而按照有關(guān)規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理相關(guān)文件資料，才能最終形成完整、規(guī)范的鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案。
2、鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔中存在的問(wèn)題
近幾年來(lái)，國(guó)家非常重視鐵路建設(shè)。我國(guó)鐵路工程建設(shè)發(fā)展之快、水平之高令世人刮目相看。以青藏鐵路、京津高鐵、京滬高鐵、武廣高鐵等為代表的一系列大型鐵路建設(shè)項(xiàng)目相繼建成運(yùn)行，一批國(guó)家重點(diǎn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目仍處于建設(shè)之中。這些鐵路建設(shè)工程，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)高、管理模式新，代表著新時(shí)期我國(guó)鐵路建設(shè)的新成果。隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)及人民生活水平的不斷提高，人們對(duì)鐵路建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求也將會(huì)不斷提高。這也是對(duì)鐵路工程建設(shè)者和檔案管理者提出的新課題。從目前所了解的情況來(lái)看，鐵路建設(shè)部門在大規(guī)模修建高等級(jí)鐵路的同時(shí)，相繼制定或修訂了鐵路建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)。但在檔案管理方面，特別是鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面，顯得有些滯后。原有的辦法和標(biāo)準(zhǔn)未能及時(shí)修訂，已不能適應(yīng)鐵路發(fā)展的新形勢(shì)。以至于發(fā)生了有些施工單位在歸檔時(shí)，原有的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、方法已不能滿足現(xiàn)實(shí)的歸檔工作需求，但又無(wú)新標(biāo)準(zhǔn)可依的情況，嚴(yán)重影響了鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔工作。當(dāng)然這種情況的出現(xiàn)與近期鐵路建設(shè)項(xiàng)目開工過(guò)于集中，新技術(shù)、新項(xiàng)目投人過(guò)多和過(guò)快，使原有的環(huán)境、對(duì)象、模式迅速發(fā)生了變化等因素有關(guān)。但也不可否認(rèn)，鐵路檔案工作中存在著管理意識(shí)過(guò)于僵化，組織管理不及時(shí)、不到位等問(wèn)題。
作為鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的職能管理者，各級(jí)鐵路檔案管理部門應(yīng)積極介人項(xiàng)目文件資料的前期歸檔環(huán)節(jié)，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。但目前受檔案部門信息閉塞、人員偏少、自身素質(zhì)有待提高等條件的限制，這項(xiàng)工作開展得很不理想。例如，按規(guī)定工程竣工文件應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，參建單位負(fù)責(zé)編制，檔案部門負(fù)責(zé)協(xié)助指導(dǎo)。但有些項(xiàng)目在具體執(zhí)行過(guò)程中，建設(shè)單位對(duì)竣工文件編制的組織管理作用不突出，檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)不及時(shí)、不到位，文件資料歸檔隨意性大，不齊全。再例如，根據(jù)鐵路檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，凡是在建設(shè)、管理過(guò)程中形成的，反映施工過(guò)程和建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體狀況的，具有保存和利用價(jià)值的各種形式、各個(gè)階段的文件資料，均應(yīng)歸檔并移交檔案管理部門。但由于檔案部門前期介人及業(yè)務(wù)指導(dǎo)的力度不夠，使歸檔各方放任自流，不能嚴(yán)格執(zhí)行。從目前的情況看，鐵路建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔仍多側(cè)重于施工和竣工階段的文件資料，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)前期、項(xiàng)目管理等文件資料重視不夠，普遍存在施工和竣工文件資料多，前期文件和項(xiàng)目管理資料少，可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)等勘測(cè)設(shè)計(jì)階段文件資料歸檔率低等情況。
另外，在大規(guī)模進(jìn)行鐵路建設(shè)的形勢(shì)下，各參建單位的施工點(diǎn)遍地開花，一個(gè)施工單位往往參與多個(gè)工程項(xiàng)目。負(fù)責(zé)文件資料編制的技術(shù)人員經(jīng)常是輾轉(zhuǎn)于幾個(gè)項(xiàng)目之間，人員流動(dòng)快，交接手續(xù)簡(jiǎn)單。
3、充分利用新技術(shù)提高鐵路建設(shè)檔案管理水平
隨著科技的進(jìn)步，檔案管理理念也在不斷創(chuàng)新?，F(xiàn)代化的管理方式在檔案管理工作中不斷得以應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，不僅使我們每個(gè)人都體會(huì)到信息科技帶來(lái)的方便，也深刻影響了檔案管理工作的方式方法。傳統(tǒng)的管理模式正在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，從以前的保管、利用檔案實(shí)體，逐步向提供利用檔案數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變。如今，工程技術(shù)設(shè)計(jì)基本通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，大量技術(shù)資料以電子數(shù)據(jù)的形式保存和使用。紙質(zhì)文件和施工圖紙也可以通過(guò)掃描技術(shù)將其數(shù)字化，并以數(shù)字形式保存和使用。檔案資料數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在便于存儲(chǔ)，便于搜索和查找，便于傳輸，有利于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)作和資源共享。另外，檔案資料數(shù)字化在提高工作效率的同時(shí)可以減少相關(guān)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也減少了對(duì)珍貴檔案原件的使用，起到了有效保護(hù)檔案資料的作用。但是，這項(xiàng)工作還正處于探索之中，如若進(jìn)行，也需要廣大科技人員和各級(jí)檔案管理工作者及時(shí)準(zhǔn)確的收集、制作和管理有關(guān)數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在已有些單位開始嘗試此項(xiàng)工作，如“京滬高鐵”工程，即在文件資料歸檔的同時(shí)還形成了一套電子版的數(shù)據(jù)檔案?？傊?dāng)代科技發(fā)展的速度越來(lái)越快，檔案工作者必須緊緊圍繞科技發(fā)展的新趨勢(shì)，了解新技術(shù)，掌握新知識(shí)，積極開拓思路，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，不斷提高鐵路建設(shè)檔案的管理水平。
4.結(jié)束語(yǔ)：總之，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是工程質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在一個(gè)地區(qū)基本建設(shè)中具有重要的地位和作用。做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作，不但需要全體建設(shè)者的努力，也需要建設(shè)行政主管部門和檔案行政主管部門以及城建檔案管理部門的通力合作，密切配合。只要精誠(chéng)團(tuán)結(jié)，依法行政，將國(guó)家利益置于部門利益之上，就一定能開創(chuàng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作新局面。
參考文獻(xiàn)：
1.基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理體系的構(gòu)建。
基于項(xiàng)目管理的工程檔案管理體系既要求對(duì)工程檔案實(shí)施全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，也對(duì)其質(zhì)量控制提出了一定的標(biāo)準(zhǔn)，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是以項(xiàng)目施工計(jì)劃及其進(jìn)度紐帶，按照檔案規(guī)范及時(shí)收集每個(gè)環(huán)節(jié)的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實(shí)現(xiàn)檔案真實(shí)、完整、高效。具體可從下述幾點(diǎn)著手：一是全過(guò)程管理工程檔案，既要基于工程項(xiàng)目的施工計(jì)劃明確文件的收集時(shí)間，強(qiáng)化薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案收集，同時(shí)應(yīng)就工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、規(guī)劃設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、征地安置、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等各階段的文件進(jìn)行分類收集；二是強(qiáng)化控制工程檔案質(zhì)量，這就要求應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔，而且力爭(zhēng)以用戶利益為核心，全面整理、科學(xué)分析、主動(dòng)挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.基于工程檔案管理的項(xiàng)目管理體系的構(gòu)建。
因項(xiàng)目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應(yīng)基于檔案管理促進(jìn)兩者的共同發(fā)展。具體應(yīng)以記錄的工程財(cái)務(wù)信息為參考，掌握并分析費(fèi)用收支，結(jié)合工程的實(shí)際進(jìn)度，有效控制工程造價(jià)；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規(guī)定的日期內(nèi)完成項(xiàng)目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質(zhì)量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質(zhì)保量完成工程建設(shè)。
二、系統(tǒng)運(yùn)行保障
1.制定統(tǒng)一規(guī)范的工程檔案標(biāo)準(zhǔn)。
通常工程項(xiàng)目規(guī)模浩大，涉及面廣，其檔案必然數(shù)量眾多，種類繁雜，因此制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案完整、真實(shí)、有效的基礎(chǔ)保障，具體應(yīng)注意下述幾個(gè)方面：工程施工組織設(shè)計(jì)文件中應(yīng)具備編織者、技術(shù)主管、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等參建各方的簽名、審批，其內(nèi)容應(yīng)明晰、具體；圖紙會(huì)審文件中應(yīng)涵蓋工程名稱、地點(diǎn)、參建人員、會(huì)審內(nèi)容、時(shí)間等信息及相關(guān)部門的簽字蓋章；材料合格證、質(zhì)檢報(bào)告等文件應(yīng)合法、齊全；合同、協(xié)議等內(nèi)容應(yīng)公平，嚴(yán)謹(jǐn)，全面，不存在漏洞；技術(shù)交底文件應(yīng)符合質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范，如管道安裝應(yīng)詳細(xì)記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗(yàn)收描述要詳細(xì)；分項(xiàng)、分部等資料劃分應(yīng)明確且正確，內(nèi)容真實(shí)不存在重項(xiàng)、漏項(xiàng)，施工日記應(yīng)真實(shí)、全面等；此外針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應(yīng)予以分類管理，其規(guī)范應(yīng)以相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)要求為重要依據(jù)。
2.構(gòu)建完善的工程檔案管理系統(tǒng)。
合理的工程檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)于提高其管理績(jī)效具有重要的推動(dòng)作用，在此筆者認(rèn)為應(yīng)以核心服務(wù)器為中心，為建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及其他單位的溝通與合作提供一個(gè)公共平臺(tái)，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應(yīng)以統(tǒng)一文件格式、設(shè)置工作流程、定義訪問(wèn)權(quán)限、完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、規(guī)范數(shù)據(jù)接口等為前提，建立數(shù)據(jù)、項(xiàng)目、服務(wù)集成的管理系統(tǒng)，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應(yīng)用工程檔案信息，如可以切實(shí)掌握待復(fù)核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對(duì)和統(tǒng)一財(cái)務(wù)信息、施工材料等賬目，查詢?cè)O(shè)計(jì)變更等重大事項(xiàng)，以此為控制工程造價(jià)、質(zhì)量、進(jìn)度提供服務(wù)平臺(tái)，尤其利于順利完成工程驗(yàn)收，以及合理解決經(jīng)濟(jì)糾紛等問(wèn)題。此外也可利用工作會(huì)議、匯報(bào)總結(jié)等豐富的信息反饋渠道，挖掘價(jià)值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權(quán)責(zé)。
工程檔案來(lái)源繁雜，其全面收集并非一項(xiàng)易事，僅靠單方力量顯然難以實(shí)現(xiàn)，因此必須強(qiáng)化工程參建各方的聯(lián)系，明晰其權(quán)責(zé)，以此促進(jìn)工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責(zé)任歸屬奠定基礎(chǔ)。如建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目申請(qǐng)，獲取土地、建設(shè)、規(guī)劃審批書、許可證等資質(zhì)，可行性報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、招投標(biāo)文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應(yīng)負(fù)責(zé)提交準(zhǔn)確、可靠的工程勘察報(bào)告；設(shè)計(jì)單位應(yīng)提交合理的施工圖以及技術(shù)方案；監(jiān)理單位主要負(fù)責(zé)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的管理監(jiān)督，并提交現(xiàn)場(chǎng)簽證、施工進(jìn)度等相關(guān)文件；施工單位則主要負(fù)責(zé)工程質(zhì)量，即提交材料、配件、機(jī)械、隱蔽工程等質(zhì)檢報(bào)告。為進(jìn)一步規(guī)范工程檔案管理活動(dòng)，還應(yīng)基于單位實(shí)況選擇項(xiàng)目式、強(qiáng)/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項(xiàng)目組織文化。
為切實(shí)推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化、高效化，工程參建各方都應(yīng)提高對(duì)工程檔案管理的認(rèn)知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應(yīng)身先士卒，認(rèn)真貫徹檔案意識(shí)，并通過(guò)廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應(yīng)立足于工程項(xiàng)目和工作需求，明確工程檔案管理目標(biāo)，并在管理制度和檔案規(guī)范的約束下，加強(qiáng)部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進(jìn)一步完善檔案數(shù)量、種類、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等；檔案管理者應(yīng)切實(shí)強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)，掌握科學(xué)、實(shí)用、先進(jìn)的檔案管理理論知識(shí)和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案操作，保證其完整、真實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)會(huì)善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結(jié)，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時(shí)效性。
三、結(jié)束語(yǔ)
