發(fā)布時間：2023-07-09 08:54:43
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案的日常管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、高校人事檔案收集工作中存在的問題
1、觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。
檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績。由于歷史原因和習(xí)慣勢力的影響，檔案材料中的個人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無物，大同小異；而對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實(shí)材料卻不能及時收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊(duì)伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價值不大。
2、管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。
由于各項(xiàng)制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時過去高校人事檔案管理長期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長時間沒有收集整理也無人問津。在材料方面，有的認(rèn)識部門也沒有審查、核實(shí)、嚴(yán)格把關(guān)，對送來的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實(shí)甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機(jī)整體，也大大降低了他的使用價值。
3、檔案意識淡漠
由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識淡漠，對檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的機(jī)會不斷增多，在此過程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時地交到人事檔案管理部門存檔，長時間存放在個人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。
4、材料缺漏嚴(yán)重
隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動表等。究其原因，就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報(bào)送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)、獎勵審批機(jī)關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認(rèn)為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進(jìn)行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。
5、管理人員業(yè)務(wù)不熟
由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的，進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。
二、加強(qiáng)高校人事檔案收集工作的對策
1、加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時也是一項(xiàng)與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項(xiàng)非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，主動把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時也可以在校內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。
2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動，檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時，要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計(jì)與外單位聯(lián)系，及時追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動出擊，把收集工作做得更細(xì)、更好，做到主動與校內(nèi)各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。
3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)
為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識。在短時間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠?yàn)楦咝５臋n案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。面對二十一世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開展崗位培訓(xùn)工作：按照先培訓(xùn)后上崗，先培訓(xùn)后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓(xùn)的著力點(diǎn)放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”；選配工作有責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的人員來充實(shí)學(xué)校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，使檔案工作人員能一心撲在檔案工作崗位上，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案工作，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4、加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。
針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實(shí)際,有計(jì)劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問題是信息資源庫的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。
行政事業(yè)單位在我國社會中發(fā)揮重要影響，其屬于智力密集類型企業(yè)單位，企業(yè)工作人員是企業(yè)作為寶貴財(cái)富和資源，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮重要影響。在設(shè)疑發(fā)展情況下，企業(yè)需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質(zhì)量。
1、弊端闡述
行政事業(yè)單位在發(fā)展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業(yè)的發(fā)展，對企業(yè)日常管理工作，和團(tuán)隊(duì)建設(shè)等等工作影響大，可以為行政事業(yè)單位日常管理工作和團(tuán)隊(duì)建設(shè)提供理論依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源合理應(yīng)用目標(biāo)，行政事業(yè)單位可以依據(jù)人事檔案對工作人員升值，開展工作調(diào)整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當(dāng)下我國企業(yè)在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當(dāng)下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業(yè)發(fā)展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細(xì)對人事檔案管理弊端進(jìn)行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關(guān)注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業(yè)單位管理人員發(fā)展中，較為關(guān)注行政事業(yè)單位自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展，認(rèn)為人事檔案管理不重要，沒有實(shí)際價值，對政事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展沒有實(shí)際意義。政事業(yè)單位主要管理負(fù)責(zé)人員存在這一思維誤區(qū)，導(dǎo)致下級管理工作人員對人事檔案認(rèn)知度不高，行為散漫，人事檔案管理財(cái)務(wù)支出較少，人力資源和財(cái)力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業(yè)單位沒有建立合理化管理目標(biāo)和管理關(guān)注方案，管理工作人員在關(guān)注期間，沒有標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，關(guān)注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術(shù)弊端
現(xiàn)階段行政事業(yè)單位信息技術(shù)技術(shù)水平低下，由于政事業(yè)單位主要負(fù)債人員和管理人員對政事業(yè)單位忽視，沒有引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)開展管理關(guān)注，導(dǎo)致在實(shí)際管理環(huán)節(jié)，依據(jù)人力資源手工開展管理關(guān)注，降低工作人員關(guān)注積極性，影響管理關(guān)注有序開展。其次，工作人員自身關(guān)注能力低下，人事檔案管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團(tuán)隊(duì)工作能力，一些工作人員在關(guān)注中，沒有結(jié)合人事檔案特點(diǎn)，開展管理關(guān)注，缺失管理科學(xué)性和規(guī)范性[2]。
2、政事業(yè)單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關(guān)注重視度
行政事業(yè)單位需要樹立全新發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展特點(diǎn)，建立全面人事檔案管理方案和目標(biāo)，提高對人事檔案管理關(guān)注重視度和關(guān)注度，在單位內(nèi)部和管理部門宣傳，增加工作人員認(rèn)知度，讓關(guān)注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關(guān)注要求，有方向開展管理關(guān)注。其次，行政事業(yè)單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優(yōu)化制度弊端，構(gòu)建一個一體化制度體系，為工作人員實(shí)際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展[3]。
2.2提高信息化應(yīng)用水平
信息技術(shù)是當(dāng)下社會不同企業(yè)人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業(yè)單位也要提高對信息技術(shù)關(guān)注，利用信息化技術(shù)開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細(xì)來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設(shè)，其一：做好信息化硬件建設(shè)工作。行政事業(yè)單位需要增加財(cái)務(wù)支出力度，大力采購 信息裝置和設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業(yè)單位可以購買掃描設(shè)備、電腦設(shè)備等等。把傳統(tǒng)紙文本形式運(yùn)作為電子文檔形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，其二：行政事業(yè)單位完善軟件系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建人事檔案管理體系，保證體系建設(shè)合理性[4]。
2.3完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提高工作人員工作能力
人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質(zhì)量和效果具有較大影響。為了實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位人事檔案管理目標(biāo)，首先要完善團(tuán)隊(duì)建設(shè)，構(gòu)建一個高效率、高凝聚力、高素養(yǎng)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。樹立科學(xué)合理人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)目標(biāo)，建立培訓(xùn)和教育目標(biāo)，對工作人員及時培訓(xùn)和教育，分析培訓(xùn)需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發(fā)揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業(yè)單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)工作人員存在行為弊端，及時指導(dǎo)和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業(yè)單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高，表現(xiàn)好工作人員獎勵，在行政事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)骨干，為工作人員提高全新發(fā)展機(jī)遇[5]。
人事檔案的管理即人事檔案的收集、整理、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等活動對醫(yī)院人力資源工作正常開展具有非常重要的作用。醫(yī)院引進(jìn)的人才也應(yīng)該經(jīng)過其人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作。人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質(zhì)及能力的培養(yǎng)作為人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)，再依據(jù)醫(yī)院的日常工作特點(diǎn)及發(fā)展的要求進(jìn)行人才的引進(jìn)、并實(shí)現(xiàn)人才資源合理配置[1]。然而，目前我國醫(yī)院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步而及時更新，所采用的傳統(tǒng)管理方式效率低下、已經(jīng)不能適應(yīng)目前醫(yī)院發(fā)展的需要。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作中積極進(jìn)行管理思路的創(chuàng)新和探究，對促進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展非常必要。
1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
目前，有很大一部分醫(yī)院尤其是小醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施不全，沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案儲存管理室。通常情況下，將檔案材料放在人力資源部的辦公室里，安全性低、易遭蟲蛀，且保密性差、很容易導(dǎo)致重要信息的泄漏[2]。醫(yī)院里的有一部分檔案管理人員并沒有受到過專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理的作用及意義也不甚了解，導(dǎo)致工作主動性差；還有一些檔案管理人員雖然具備相應(yīng)的專業(yè)知識，但管理水平卻有待提高，仍采用人工檢索的方式，在檔案管理及應(yīng)用方面沒有合理的操作規(guī)程，效率很低，且常常會導(dǎo)致檔案損害情況的發(fā)生[3]。另外，醫(yī)院人事檔案管理人員的還存在檔案意識較薄弱的問題，隨著時間的推移和人才的積累，檔案數(shù)量也越來越多，如果在管理方式上不能及時探索出創(chuàng)新思路，勢必造成檔案的管理質(zhì)量愈加低下。
2 人事檔案管理創(chuàng)新思路探究
2.1 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)及水平
醫(yī)院人事檔案管理人員由于缺乏一定的知識水平和專業(yè)技能，且檔案意識較為淡薄，這些都是影響其業(yè)務(wù)水平低下、工作積極性低的主要原因之一。事實(shí)上，檔案管理室一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，并不是按照一定流程機(jī)械的操作就可以做好的。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的逐步應(yīng)用，也對醫(yī)院人事檔案管理人員提出了更高的專業(yè)技能的要求，不僅需要能夠熟練操作軟件，更要注重自身的專業(yè)知識提升[4]。醫(yī)院在對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育時，應(yīng)該針對不同人員的特點(diǎn)、量身定制相應(yīng)的培訓(xùn)方案，如可以對相關(guān)人員以輪崗、輪流的方式進(jìn)行教育。培訓(xùn)結(jié)束后，可以舉辦一次業(yè)務(wù)知識的競賽，讓檔案管理人員在激烈競爭中不斷提高專業(yè)技能和管理水平，同時還能在一定程度上激發(fā)相關(guān)人員的工作積極性。
2.2 加快檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程推進(jìn)
進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新思路的探究就需要跟得上時代的步伐，逐步推進(jìn)檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)各種信息、資源的共享，不僅利于醫(yī)院內(nèi)部溝通交流，還能使醫(yī)院人事檔案管理的意義最大程度的展現(xiàn)出來。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，各個部門之間的資料傳送步驟就變得簡便快捷，其電子信息化管理的儲量很大、速度快、計(jì)算準(zhǔn)確，能夠明顯提高工作效率。加快檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程推進(jìn)，首先要完善醫(yī)院人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)，將檔案信息實(shí)現(xiàn)分區(qū)管理。還應(yīng)將檔案室、計(jì)算機(jī)室、辦公室分開設(shè)置，并通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)系。計(jì)算機(jī)室和檔案室均安裝防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施，在最大程度上減少電磁的干擾和降低設(shè)備發(fā)生損壞的可能性。此外，檔案電子信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)就必然要求將以往儲藏的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。盡管工作量比較大，但對以后的醫(yī)院人事檔案管理提供了很大的便利，因此醫(yī)院應(yīng)該加大此方面的人力、物力的投入，加快紙質(zhì)檔案文件的掃描機(jī)輸入，同時要保證信息的準(zhǔn)確性。最終形成信息整理、查詢及維護(hù)為一體的完整的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展、壯大、數(shù)據(jù)庫的建立能夠使各個部門的工作配合地更默契，進(jìn)而提升整體的工作效率，并將會對醫(yī)院的成本控制和經(jīng)濟(jì)效益的增長具有很大的促進(jìn)作用。
2.3 不斷推行醫(yī)院人事檔案管理新模式
隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展和醫(yī)院人員的流動性增強(qiáng)，都使得醫(yī)院工作復(fù)雜度的提升了不少，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的日常管理工作需要和不斷發(fā)展的要求。近些年來，一些醫(yī)院開始實(shí)施人事檔案的制度，這也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要途徑之一[5]。實(shí)施人事檔案的制度首先要健全檔案管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行合作，并在合作過程中不斷完善有關(guān)內(nèi)容，確保人事檔案管理工作按照醫(yī)院的發(fā)展需要進(jìn)行。此外，也要保證雙方管理網(wǎng)絡(luò)的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫(yī)院更規(guī)范高效地實(shí)施人力資源管理工作。
關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；對策
人事檔案是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會關(guān)系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評，間接關(guān)系到高校的管理水平、教學(xué)水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學(xué)發(fā)展勢在必行。
一、高校人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當(dāng)事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強(qiáng)烈。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負(fù)責(zé)把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務(wù)。而對于人事檔案當(dāng)事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導(dǎo)致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認(rèn)為人事檔案管理與自己無關(guān)，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認(rèn)識上的重視程度不足造成的，從而嚴(yán)重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。
（二）制度落實(shí)不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細(xì)則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎(chǔ)，但是在具體落實(shí)上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象；檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴(yán)重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實(shí)不足的表現(xiàn)。
（三）隊(duì)伍建設(shè)不健全。
1、人員配備不足。隨著社會的發(fā)展，各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教職工的數(shù)量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點(diǎn)來完成基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，沒有時間和精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)方法，人員素質(zhì)有待提高。
2、業(yè)務(wù)知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因?yàn)楦鞣N原因從其他管理崗位或?qū)I(yè)技術(shù)管理轉(zhuǎn)崗來從事此項(xiàng)工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務(wù)知識還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量了。
（四）硬件設(shè)施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經(jīng)費(fèi)、空間等原因的限制，在硬件設(shè)施上難以滿足工作要求，不能達(dá)到“三室”分開標(biāo)準(zhǔn)，無法配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備。硬件設(shè)施配備不足導(dǎo)致人事檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，無法對檔案信息進(jìn)行有效的篩選、排序、分類和匯總。
二、高校人事檔案管理的對策
（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作要求高、任務(wù)重、責(zé)任心強(qiáng)，要切實(shí)做好檔案管理工作，與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認(rèn)識和支持是密不可分的。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認(rèn)識高度，轉(zhuǎn)變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設(shè)方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關(guān)心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務(wù)等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機(jī)會，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認(rèn)識，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。
（二）完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性高、保管要求和保密程度嚴(yán)，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴(yán)格按照制度辦事。因此，高校應(yīng)立足于本校的實(shí)際情況，制定完善的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實(shí)性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時，要從嚴(yán)把關(guān)，做到不錯、不漏，萬無一失。
（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質(zhì)直接決定人事檔案管理工作的質(zhì)量，建立一支政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才隊(duì)伍，是提高高校人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
1、爭取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展；其次建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。
2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學(xué)科背景或工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，提高隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)；另一方面定期組織工作人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展校際的參加學(xué)習(xí)、交流活動，不斷提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導(dǎo)日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，成為既懂專業(yè)知識又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。
（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設(shè)的資金投入力度，將人事檔案管理經(jīng)費(fèi)列入單位的財(cái)務(wù)預(yù)算，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備，使人事檔案管理各方面都達(dá)標(biāo)。如按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開；配備齊全的辦公設(shè)備（電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)等），及時更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。
主要參考文獻(xiàn)：
［1］廖惠娥.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與對策［J］.東莞理工學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.12.19.
關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 信息化管理 對策 發(fā)展
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）08-071-02
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校建設(shè)步伐的迅速加快，對人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多。加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理必須面對的問題。
一、人事檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
高校人事檔案信息化建設(shè)，主要是指人事檔案管理和建設(shè)工作中，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和向社會提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過程。主要表現(xiàn)為：
1.重要檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在高校中教職工人事檔案記載的信息，是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。
2.檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。在高校實(shí)際工作中，由于受到時效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、地域制約等因素影響，往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共享以及保密和安全。
3.現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)化。高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人動大而且復(fù)雜，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范。這對個人的工作和職稱評定以及發(fā)展有著重要的作用，從而使信息資源得到充分的利用。
二、目前高校人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題
1.高校領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化意識不強(qiáng)。一些學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作的重視程度還不夠，沒有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識檔案信息化管理的重要意義和作用，不同程度地出現(xiàn)了疏于指導(dǎo)，政策不予傾斜，不愿太多投入經(jīng)費(fèi)等問題，使檔案信息化成為難以落實(shí)的空話。
2.檔案材料不全，內(nèi)容失真。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料，有的內(nèi)容前后不符，如出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，且沒有說明。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯。對這些情況，人事檔案部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格地審核把關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，給檔案的利用帶來困難。沒有一些本該有的履歷表、年度考核表，本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不健全。有的單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集和堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容不全。
3.人事檔案材料不能充分體現(xiàn)高校人員的特點(diǎn)。高校集教學(xué)、科研和服務(wù)社會三大功能于一身，由于不同高校培養(yǎng)人才的側(cè)重點(diǎn)不同，教師、科研人員所在機(jī)構(gòu)，所從事的學(xué)科、學(xué)位、職稱等方面的復(fù)雜性，使得高校的人事檔案門類復(fù)雜多樣。目前高校的人事檔案幾乎都是套用干部檔案的管理模式，這樣的檔案無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和選拔。
4.信息安全系統(tǒng)不健全。人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安全意識淡薄，在日常管理和軟件開發(fā)上都沒有將安全問題放在首位。導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏應(yīng)有的安全保障，人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。
5.資源建設(shè)和人才建設(shè)不同步。許多單位的人事檔案管理幾乎沒有系統(tǒng)性的資源建設(shè)和人才建設(shè)計(jì)劃，更不用說投入。沒有資源做后盾的系統(tǒng)平臺形同虛設(shè)，沒有強(qiáng)大的人力資源作保障，系統(tǒng)平臺就不會有強(qiáng)大的生命力。
6.高校人事檔案信息化管理的必然性。高校人事檔案管理是人事管理工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，它具有真實(shí)性、客觀性、動態(tài)性和機(jī)密性，是從各方面考察與了解高校工作人員的重要依據(jù)。但是由于各種原因，很多高校人事檔案工作仍停留在傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，僅局限于收集、鑒別、整理和裝訂材料，以至于不能形成綜合性的人力資源信息，從而不能上升到發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，以及為人力資源決策提供全面、可靠的服務(wù)高度。
信息化技術(shù)的高速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的開發(fā)與應(yīng)用，為人事檔案工作的信息化管理創(chuàng)造了新的條件。目前各高校正積極努力運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)手段，建立人事檔案的信息化系統(tǒng)，完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，這是社會發(fā)展對人事檔案管理的必然要求。
三、加強(qiáng)高校人事檔案信息管理的相關(guān)對策
1.提高檔案管理的現(xiàn)代化意識。人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進(jìn)取，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家的方針政策，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，深入學(xué)習(xí)與實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，把高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作緊隨時展。在信息化時代，要努力強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計(jì)算機(jī)管理檔案意識，切實(shí)加快人事檔案工作由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。
2.深化改革，建立健全的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時建立新的、（下轉(zhuǎn)第73頁）（上接第71頁）更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案工作更加制度化，規(guī)范化，在材料的收集方面，要建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)。在材料的鑒別方面，明確鑒別的內(nèi)容，對材料進(jìn)行有效的鑒別，確保檔案安全可靠。在有關(guān)人員查閱傳閱檔案時，要明確人事檔案利用方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補(bǔ)充檔案新材料。
3.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，加強(qiáng)信息資源庫的建設(shè)。一是要建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等設(shè)備上，通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進(jìn)行管理、使用。二是要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將人事檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動。
4.實(shí)現(xiàn)管檔人員專業(yè)化。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必須有一批高素質(zhì)管理人員作保證。針對目前高校的實(shí)際情況，可通過以下途徑充實(shí)管理隊(duì)伍：一是直接引進(jìn)所需人才，從應(yīng)屆畢業(yè)的大學(xué)生中選擇檔案專業(yè)的，進(jìn)行上崗培訓(xùn)后放到管理一線，在業(yè)務(wù)水平和管理能力上予以提高。二是發(fā)掘高校現(xiàn)有的可用人員，在現(xiàn)有的管理人員中挑選骨干力量，鼓勵他們繼續(xù)教育。繼續(xù)教育是對在職專業(yè)技術(shù)人員的知識、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高的有效途徑，對提高管理人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平意義重大。三是提高全員素質(zhì)，通過校內(nèi)外舉辦的培訓(xùn)班、進(jìn)修班等多種形式，對現(xiàn)有人員現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)性技術(shù)設(shè)備的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為既熟悉業(yè)務(wù)知識又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。
5.創(chuàng)新管理機(jī)制，完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。首先，要改進(jìn)檔案利用查詢手段。積極采用信息技術(shù)手段、管理方法、管理制度，制定網(wǎng)絡(luò)查詢，充分利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及安全管理協(xié)議等。其次，為電子檔案的憑證作用提供法律依據(jù)。在信息技術(shù)手段能夠確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性的前提下，電子檔案的法律憑證作用也應(yīng)該得到承認(rèn)。為此，對相關(guān)法律舉證條款需進(jìn)行修改，各行各業(yè)涉及到的法律憑證體系和制度也需相應(yīng)改變，以此來保證檔案憑證作用的有效發(fā)揮。
四、結(jié)束語
高校人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn)，只有進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，安全保障體系建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，才能適應(yīng)信息時代對人事檔案管理的需要。
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一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題
1.人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認(rèn)為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎(chǔ)工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設(shè)，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。
2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊(duì)伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調(diào)入，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低；老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對檔案信息化缺乏必要認(rèn)識，不懂信息技術(shù)，而年輕人員雖懂得信息技術(shù)，但對檔案管理的基礎(chǔ)知識、原則和流程等卻懂得不多，復(fù)合型人才少，導(dǎo)致人事檔案信息化管理難以開展。
3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計(jì)算機(jī)，也僅局限于打印檔案目錄，不能進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。
4.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，許多單位在建設(shè)檔案信息化過程中，往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。如計(jì)算機(jī)等設(shè)備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一等等，都制約著信息交流的范圍和程度，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據(jù)工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實(shí)際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范，容易出現(xiàn)各種紕漏，可能出現(xiàn)信息被竊取、服務(wù)器被黑客和病毒攻擊等問題。
二、新形勢下人事檔案信息化管理的意義
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實(shí)行人事檔案信息化管理后，可以依據(jù)信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實(shí)現(xiàn)對人事檔案的實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實(shí)行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤，又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。
2.有利于對人事紙質(zhì)檔案的保護(hù)。傳統(tǒng)檔案大多是紙質(zhì)材料，是最原始的證明材料，經(jīng)常查詢，增加磨損，影響保存壽命。實(shí)行信息化管理后，檔案信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少與紙質(zhì)檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護(hù)。
3.促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時、高效地運(yùn)用于單位日常運(yùn)作中，使管理者能實(shí)時掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進(jìn)發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質(zhì)量，可便利為職工辦理各種手續(xù)，如根據(jù)個人人事檔案辦理社會保險(xiǎn)和醫(yī)療報(bào)銷手續(xù)，在進(jìn)行工資調(diào)整和計(jì)算工齡時提供準(zhǔn)確、有效的證明材料等。
三、人事檔案信息化管理對策
1.強(qiáng)化對人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識。人事檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都要正確認(rèn)識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，促進(jìn)單位管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的投入，加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。在充分認(rèn)識人事檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上， 要加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件和軟件設(shè)施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術(shù)保障，使人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
3.加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊(duì)伍，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。在一時難以引進(jìn)新型人才的形勢下，要加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的培訓(xùn)，分期分批參加有關(guān)信息化管理知識的培訓(xùn)，開展多種形式的技術(shù)交流，并大膽啟用現(xiàn)有技術(shù)骨干，給他們壓擔(dān)子，使他們在實(shí)踐中成長，成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識、又懂信息技術(shù)的雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
4.加強(qiáng)人事檔案信息資源建設(shè)和日常維護(hù)。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容是建立人事電子檔案，在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時，個人的基本情況、人動、工作調(diào)動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料也要通過計(jì)算機(jī)及時進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)人員信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，達(dá)到人員信息數(shù)據(jù)新、資料全、準(zhǔn)確無誤的工作標(biāo)準(zhǔn)，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務(wù)。
1. 企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用
人事檔案是客觀記載和反映了該檔人的個人經(jīng)歷、德、能、勤、績、廉表現(xiàn)以及成長軌跡的文字材料，人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。
1.1對企業(yè)人才發(fā)展起到促進(jìn)作用
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實(shí)踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績、廉等方面的綜合反映。對人事檔案重視有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點(diǎn)合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才。開發(fā)人力資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求，可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，使各種人才充分在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮聰明才智。
1.2是培育企業(yè)核心競爭本文由收集整理力的重要工具
企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅(jiān)持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動員工的積極陛和創(chuàng)造性。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和員工共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實(shí)行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實(shí)現(xiàn)自我價值的愿望；鼓勵人施展才華，取得成就，從而相互激勵、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過科學(xué)有效的人事檔案管理，充分調(diào)動人的主觀能動性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵人的創(chuàng)造勞動。變壓抑為激勵，改貶斥為弘揚(yáng)。成分顯示人文特性。
1.3是人力資源管理的重要手段
社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，一份翔實(shí)、完整的個人人事檔案，對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實(shí)績諸要素，增加企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。
2. 加強(qiáng)人事檔案管理將有效促進(jìn)企業(yè)健康有序發(fā)展
2.1加強(qiáng)檔案管理．勇于探索創(chuàng)新
人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷及德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的；是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄；是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。作為人事檔案工作者，要深入挖掘新時期人事檔案工作的內(nèi)涵和特點(diǎn)，要有廣闊的視野和開放的思維，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和變化，勇于探索、不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使人事檔案工作與時俱進(jìn)。
2.2加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容
全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的
前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催索檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時還要重點(diǎn)收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。使檔案內(nèi)容更加全面完整。提高檔案的價值和利用率。
2.3審核檔案真?zhèn)?，做好材料鑒別
鑒別工作政策性很強(qiáng)，是維護(hù)人事檔案真實(shí)性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，人事檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持原則、本著向組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，對每—份收集上來的材料進(jìn)行鑒別、精選，確保干部檔案精煉、翔實(shí)。要確定鑒別材料是否屬于人事檔案材料的范疇，對于不屬于歸檔范圍的材料視不同情況分別處理。其次要對人事檔案材料的內(nèi)容是否真實(shí)進(jìn)行鑒別，經(jīng)過鑒別后的歸檔材料必須是真實(shí)、完整、精練、實(shí)用。以確保檔案材料的權(quán)威性。
2.4做好檔案整理，提高檔案質(zhì)量
檔案整理是檔案管理中重要的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。檔案整理必須嚴(yán)格地把好質(zhì)量關(guān)，做到分類準(zhǔn)確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。遵循檔案工作活動規(guī)律，使檔案材料之間內(nèi)容和時間上的聯(lián)系，真實(shí)地把能夠反映個人歷史和現(xiàn)實(shí)的材料整理出來，確保人事檔案整體質(zhì)量的提高。
3. 企業(yè)人事檔案管理必須注意的事項(xiàng)
3.1要采取得力措施。遏制弄虛作假
領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實(shí)做到分工明確、責(zé)任到人，定期檢查，有錯必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責(zé)任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。
3.2要增強(qiáng)法規(guī)意識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
人事檔案工作者要結(jié)合國家人事制度改革和國家各項(xiàng)社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強(qiáng)宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化結(jié)合國家新出臺的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。
3.3要健全管理機(jī)構(gòu)。規(guī)范檔案制度
[關(guān)鍵詞]供電；企業(yè)；人事檔案；信息化管理；措施
[中圖分類號]C36 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0429-01
人事管理是供電企業(yè)管理的重要內(nèi)容，它對于企業(yè)的正常供電具有很大影響?？茖W(xué)高效的人事管理有助于提升供電企業(yè)管理水平，最終實(shí)現(xiàn)正常供電。人事檔案管理是人事管理的重點(diǎn)，檔案管理涉及到供電企業(yè)的每一個員工，科學(xué)高效的檔案管理有助于企業(yè)管理者快速地了解每個員工的情況，同時也是保證員工自身利益的重要手段。在新形勢下，供電企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，高效的檔案管理就成為了企業(yè)的必然選擇。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營中應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)中的應(yīng)用有效提高了供電效率。在新形勢下，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，就成為了供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇（圖1）。
（1）人力資源管理系統(tǒng)界面
一、企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性
在探討如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理之前，我們不妨來了解一下為什么要實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)的人事檔案管理信息化，只有在充分明確了供電企業(yè)人事檔案信息化的必要性之后，才能真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供電企業(yè)核心競爭力的重要措施。接下來，筆者就來詳細(xì)分析這兩個方面。
（一）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然選擇。人事檔案管理是人事管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案管理有助于提升供電企業(yè)人事管理的水平。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，充分利用信息技術(shù)來進(jìn)行管理已經(jīng)成為了供電企業(yè)的必然趨勢。目前人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題嚴(yán)重制約著人事管理的效率，而要解決這些問題，很大程度上依賴于人事檔案信息化管理。
（二）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升核心競爭力的重要手段。企業(yè)人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，有很多新的特點(diǎn)。在信息化管理階段，企業(yè)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了由分散管理向集中管理的轉(zhuǎn)變，由細(xì)節(jié)控制向核心監(jiān)控的轉(zhuǎn)變。這兩方面的轉(zhuǎn)變是信息化的必然，也是目前供電企業(yè)管理缺少的，是制約供電企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵因素。因而加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理就成為了供電企業(yè)的重要手段（圖2）。
（2）企業(yè)電子管理系統(tǒng)
二、加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理的措施
上文分析了供電企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性，接下來，就來充分論述如何加強(qiáng)信息化管理。筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，供電企業(yè)要做到三點(diǎn)：一是要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；二是要建立健全人事供電企業(yè)人事檔案信息管理運(yùn)行機(jī)制。三是要加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。接下來，筆者就來詳細(xì)論述這三個方面的內(nèi)容。
（一）建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，我們首先要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。供電企業(yè)人事檔案管理要以項(xiàng)目主管為核心，檔案室作為業(yè)務(wù)部門，各個分室為具體負(fù)責(zé)的企業(yè)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在人事檔案管理中要在電力主管部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，聯(lián)系日常管理工作來進(jìn)行有效管理，除了要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)之外，主管部門還要認(rèn)真監(jiān)督檢查具體業(yè)務(wù)部門檔案管理和移交工作。在檔案管理中要堅(jiān)持集中保管原則。
（二）建立人事檔案信息化管理的運(yùn)行機(jī)制。供電企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理過程中要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)的政策，法律法規(guī)，以及企業(yè)的保密制度。在檔案管理過程中要嚴(yán)格保守企業(yè)秘密。要派專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集，檔案信息數(shù)字化，數(shù)據(jù)上傳與加載等工作。
（三）加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。數(shù)據(jù)采集是供電企業(yè)人事檔案信息化管理的首要步驟，同時也是最為關(guān)鍵的步驟。在人事檔案信息化管理中要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)采集工作的管理。做好數(shù)據(jù)采集管理工作，筆者認(rèn)為要做好三方面的內(nèi)容。一方面是要完成檔案管理工作流程的數(shù)字化。另一方面是要在項(xiàng)目擴(kuò)建之后，要完成數(shù)據(jù)資源更新工作。最后一個方面是要保證供電企業(yè)人事檔案的完整性。
（3）人事檔案電子化案例（圖3）
隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的作用越來越重要，加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提高人事管理效率的必然選擇，是提升供電企業(yè)核心競爭力的必然選擇。供電企業(yè)管理人員要高度重視人事檔案信息化管理工作。本文提到了加強(qiáng)信息化建設(shè)的三個措施，在檔案管理過程中，企業(yè)管理人員要重點(diǎn)做好人事檔案的數(shù)據(jù)采集管理工作。要重視供電企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要建立健全人事檔案信息化管理運(yùn)行機(jī)制。供電企業(yè)要定期對網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)進(jìn)行檢測，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。
參考文獻(xiàn)
[1]熊真勤，淺析供電企業(yè)人力資源管理[J]中國產(chǎn)業(yè)，2012（10）
