發(fā)布時間：2023-07-24 16:32:06
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理優(yōu)化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
中學(xué)檔案是教育事業(yè)的重要組成部分，是學(xué)校從事教育教學(xué)、黨政管理及其他實(shí)踐活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值各種文字、?D聲、聲像等不同載體的真實(shí)記錄。是聯(lián)系學(xué)校過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，保存好可以為學(xué)校及教育教學(xué)提供重要信息。但就目前中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況來看，要想使檔案管理充分發(fā)揮作用，需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，使其更適用、更有效[1]。所以，結(jié)合中學(xué)學(xué)校實(shí)際情況，優(yōu)化中學(xué)檔案管理是非常重要的。
一、中學(xué)檔案管理實(shí)施的重要性
1.反應(yīng)現(xiàn)有教研水平，促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新
在我國教育領(lǐng)域改革不斷深化的背景下，教學(xué)體制的改革、課程的改革、教職工隊(duì)伍管理改革等不斷推進(jìn)。此種情況下，中學(xué)學(xué)校要想良好改革，提升本校教育教學(xué)水平更好發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理是非常必要的。檔案管理的有效實(shí)施，可以為提供有較高使用價值的檔案，以便充分了解學(xué)校教學(xué)設(shè)備的容納量及新舊程度、教師的教學(xué)質(zhì)量、生源質(zhì)量等方面，使教職人員總結(jié)前期發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、規(guī)律、理論等，并根據(jù)時代特點(diǎn)，合理規(guī)劃教育教學(xué)計(jì)劃、課程、教學(xué)方法等方面，從而良好的教育和培養(yǎng)學(xué)生，同時促進(jìn)本校良好發(fā)展。由此看來，檔案管理的有效實(shí)施，可以促進(jìn)中學(xué)教學(xué)改革創(chuàng)新。
2.建立真實(shí)可靠的檔案，促進(jìn)教學(xué)評估合理展開
學(xué)校教學(xué)評估是根據(jù)一定的教育目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)通過系統(tǒng)地搜集學(xué)校教學(xué)的主要信息，對學(xué)校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行客觀全面的評價。但從以往中學(xué)教學(xué)評估來看，其評估標(biāo)準(zhǔn)比較單一、評估準(zhǔn)確度不高。然而，檔案管理的有效實(shí)施，則可以改變教學(xué)評估現(xiàn)狀。因?yàn)椴捎秘S富的檔案資料，可以為教育評估提供教學(xué)程序、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)安排等方面的信息，如此教育評估可以此為準(zhǔn)，對教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)程序、教學(xué)安排等方面進(jìn)行綜合評估，進(jìn)而準(zhǔn)確判斷教育教學(xué)水平。由此看來，檔案管理的有效實(shí)施，可以促進(jìn)教育評估合理展開[2]。
二、中學(xué)檔案管理存在的問題
基于以上內(nèi)容分析，確定中學(xué)檔案管理的有效實(shí)施，無論是對于教育教學(xué)水平的提高、學(xué)校發(fā)展都是非常有利的。但從目前中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況來，存在一些問題，影響其作用發(fā)揮。
1.觀念方面
主要是小領(lǐng)導(dǎo)及管理者缺乏檔案管理意識。從思想意識方面來看，領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識到檔案管理實(shí)施的重要性，從而認(rèn)為可有可無的，為此在檔案管理人力物力財(cái)力配備上所欠缺，使檔案管理無法有效、合理的落實(shí)，致使在學(xué)校中發(fā)揮作用不大，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)也不會在檔案管理方面投入更多精力，長此以往將會導(dǎo)致檔案管理形同虛設(shè)。從檔案管理工作落實(shí)情況來看，檔案管理人員并沒有真正了解檔案管理，更沒有認(rèn)識到檔案管理實(shí)施的作用，因此在日常進(jìn)行檔案管理工作時比較隨意、比較馬虎，導(dǎo)致檔案管理效果不佳。
2.制度方面
檔案管理的有效實(shí)施，離不開檔案管理制度的約束、規(guī)范。因?yàn)榻∪?、完善的檔案管理制度的實(shí)施，能夠?yàn)闄n案管理設(shè)定統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，以便各項(xiàng)檔案管理工作在落實(shí)的過程中按照此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，進(jìn)而使檔案管理充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實(shí)是諸多學(xué)校內(nèi)并沒有設(shè)置健全的檔案管理制度，或照搬其他學(xué)校檔案管理制度、或參考相關(guān)理論及文獻(xiàn)直接編制而成，知識檔案管理制度并不適用于本校，即便是實(shí)施，也不能合理規(guī)范檔案管理、處理好本校檔案方面存在的問題[3]。
三、中學(xué)檔案管理的優(yōu)化途徑
針對當(dāng)前中學(xué)檔案管理存在諸多問題的情況，筆者建議通過以下措施來優(yōu)化。
1.做好檔案基礎(chǔ)工作
1.1樹立現(xiàn)代化檔案管理觀念
加強(qiáng)檔案管理工作，不是游離于教學(xué)之外的舍本逐末，而是輔助教學(xué)，為促進(jìn)整個教育事業(yè)良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。而要想形成現(xiàn)代化管理觀念，需要實(shí)現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，即管理觀念的轉(zhuǎn)變、管理理念的轉(zhuǎn)變。只有樹立現(xiàn)代化的管理觀念與思想，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，為此，在實(shí)際工作中，中學(xué)學(xué)校管理者應(yīng)當(dāng)緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理觀念，樹立科學(xué)管理、高校管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念。
1.2做好檔案收集工作
也就是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)高度重視檔案收集工作，及時收集教研方面、政務(wù)方面、學(xué)生方面等檔案材料，并做好檔案的整理工作及評估工作，對檔案進(jìn)行合理的分類存放，如此可以保證中學(xué)檔案資料及時歸檔，入卷保存。
1.3構(gòu)建健全的檔案管理體系
也就是詳細(xì)分析當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際情況，明確檔案管理存在的問題，進(jìn)而實(shí)施檔案管理責(zé)任制，將各項(xiàng)檔案管理職責(zé)落實(shí)到具體管理人員頭上。除此之外，還要完善各項(xiàng)檔案管理工作規(guī)范，以便管理人員在執(zhí)行檔案管理工作過程中可以遵照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，保證工作準(zhǔn)確無誤的落實(shí)。
2.創(chuàng)建檔案開放
為了使檔案的使用價值可以最大的發(fā)揮，在優(yōu)化中學(xué)檔案管理工作之際，還要注意創(chuàng)建檔案開放，具體內(nèi)容為：（1）根據(jù)學(xué)校各項(xiàng)工作的需要，主動提供服務(wù)。詳細(xì)了解學(xué)校各項(xiàng)工作的需要，明確服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容等，進(jìn)而提供切實(shí)所需的服務(wù)，以便學(xué)校教職人員能夠有效的利用檔案，開展教研工作或政務(wù)工作等。（2）借助現(xiàn)代化手段來創(chuàng)新服務(wù)。也就是利用計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺，為檔案管理提供幫助，以便檔案查找、檔案保管、檔案錄入等工作得以更好更快進(jìn)行[4]。
關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理工作 優(yōu)化措施
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
檔案管理就是收集、整理、保管檔案信息，進(jìn)而開展服務(wù)活動的總稱，檔案管理工作比較復(fù)雜，需要對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編制、檢索、統(tǒng)計(jì)等。當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革也不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理信息和內(nèi)容也逐漸增多，科學(xué)的檔案管理能夠使人們更加直觀的查閱檔案信息，促進(jìn)工作效率的提升。但是目前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的問題，需要采取有效的措施加以優(yōu)化和改進(jìn)。
1事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀
事業(yè)單位中缺乏科學(xué)完善的檔案管理體系，檔案管理制度不夠規(guī)范，事業(yè)單位的檔案管理人員在進(jìn)行工作時無據(jù)可循，檔案資料的收集范圍不夠明確，歸檔工作不能按照規(guī)定進(jìn)行，保存管理等雜亂無章，嚴(yán)重影響檔案管理的效率以及效果。有些事業(yè)單位即使有檔案管理制度，但是在實(shí)際工作中沒有有效落實(shí)，存在著很大的隨意性，執(zhí)行力度不夠，檔案管理制度的權(quán)威性不強(qiáng)。
近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提高了人們的信息處理效率，已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到社會生產(chǎn)生活中。但是對于事業(yè)單位來講，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒有被科學(xué)合理地應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理依舊是人工操作，錯誤率比較高。同時，事業(yè)單位檔案管理的工作地點(diǎn)也比較簡陋，檔案室建設(shè)陳舊落后，辦公環(huán)境差，缺少檔案管理的保護(hù)措施，對于檔案的收集、整理、保管等工作是極為不利的。
檔案管理人員的素質(zhì)能力是影響檔案管理效果的重要因素，但是很多事業(yè)單位對于檔案工作的專業(yè)性關(guān)注程度不足，檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)性不強(qiáng)，一些工作人員甚至沒有接受到專業(yè)的教育培訓(xùn)，對于檔案管理的知識了解不多。工作中存在著消極散漫，應(yīng)付了事的現(xiàn)象，檔案管理的效率大為降低。同時檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性不強(qiáng)，人員變動比較頻繁，使得當(dāng)管理穩(wěn)定性也受到極大的影響。
2事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化措施
2.1提高認(rèn)識，健全檔案管理體系
事業(yè)單位的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的發(fā)展就需要有完善的檔案管理制度，這是事業(yè)單位檔案管理工作開展的前提和基礎(chǔ)。將檔案工作列入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程和單位發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃管理及科技、教學(xué)管理中。檔案工作明確以一位單位的領(lǐng)導(dǎo)分管，及時解決檔案工作中的問題。建立與單位工作相適應(yīng)的綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)，是直屬的獨(dú)立職能部門。單位各種載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，檔案管理機(jī)構(gòu)需要發(fā)揮自己的監(jiān)督指導(dǎo)作用，形成單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序并作為考核干部工作實(shí)績的內(nèi)容之一。文件形成單位實(shí)行予立卷制度。制定文件材料的歸檔范圍。建立檔案的接收整理、修改補(bǔ)充、保管、 借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。
2.2使用現(xiàn)代化的檔案管理方式
當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理工作的開展也需要積極使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。現(xiàn)階段已經(jīng)有很多事業(yè)單位對現(xiàn)代化、信息化的檔案管理方式提高了重視程度，并在積極創(chuàng)建信息化的檔案管理模式。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案管理工作的信息化管理，就是要實(shí)現(xiàn)人工到計(jì)算機(jī)操作的轉(zhuǎn)變，提高管理效率的提升。配備復(fù)印設(shè)備，使用計(jì)算機(jī)管理檔案，進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對比分析等工作，采用縮微復(fù)制技術(shù)管理或保管檔案。積極開展多種形式的檔案信息咨詢服務(wù)。積極開展檔案的宣傳工作，配合單位中心工作舉辦展覽陳列等。
2.3努力促進(jìn)檔案管理人員水平的提升
檔案管理人員是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)能力對于事業(yè)單位檔案管理的效果有著極為重要的影響。根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需要，配備檔案專職人員，具有大專以上學(xué)識水平的人員占檔案管理人員總數(shù)的50%以上；其中至少有一名為檔案專業(yè)畢業(yè)。具有中級專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員占30%以上，其中至少有一名為高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)；受過檔案專業(yè)培訓(xùn)的人員達(dá)到90%以上。檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。檔案人員做到熱情主動、及時提供檔案信息變被動為主動服務(wù)。
2.4優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立
事業(yè)單位需要對檔案管理室進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，有適應(yīng)工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和必要的設(shè)備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應(yīng)該從檔案室穿越，檔案室內(nèi)不能設(shè)置消防栓。檔案室應(yīng)避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發(fā)生火災(zāi)。同時，還需要保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)。檔案庫房的溫度應(yīng)該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進(jìn)行調(diào)節(jié)。
3結(jié)語
檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中十分重要的組成部分，對于事業(yè)單位的未來發(fā)展有著極為重要的借鑒意義。事業(yè)單位需要提高對檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理制度體系建設(shè)，使用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優(yōu)化事業(yè)單位檔案室的建立，使事業(yè)單位的檔案管理工作有良好的環(huán)境和氛圍，促進(jìn)檔案管理效率以及效果的順利實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 韓馨葉.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013（09）：217-218.
關(guān)鍵詞：教育檔案 電子檔案 檔案管理
教育檔案管理在我國高等教育事業(yè)中占據(jù)著極其重要的地位，合理開展教育檔案管理工作、逐步提升教育檔案管理水平不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對學(xué)生教育信息的全面記錄，并且還可以掌握學(xué)生在校表現(xiàn)情況，為教育管理工作提供相應(yīng)的輔助。所以在新時期受到電子檔案技術(shù)應(yīng)用的影響檔案管理工作發(fā)生一定變化的情況下，教育檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合教育檔案管理需求積極探索相應(yīng)的管理創(chuàng)新措施，希望能夠?yàn)榻逃龣n案管理質(zhì)量的提升提供良好的支持。
一、當(dāng)前教育檔案管理工作中存在的問題
受到信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的影響，在電子檔案應(yīng)用到檔案管理工作中后，教育檔案管理工作發(fā)生了一定的變化，導(dǎo)致傳統(tǒng)的教育檔案管理出現(xiàn)問題，對整體管理水平的提升產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。綜合分析，教育檔案管理工作中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
（一）教育檔案管理系統(tǒng)缺乏完善性
新時期受到計(jì)算機(jī)行業(yè)飛速發(fā)展的影響，不同的信息系統(tǒng)逐漸出現(xiàn)并且在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在教育檔案管理領(lǐng)域，在信息技術(shù)的支持下教育檔案管理信息系統(tǒng)也得到了一定的建立，對教育檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響。但是在運(yùn)行教育n案管理系統(tǒng)的過程中發(fā)現(xiàn)，由于教育檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)技術(shù)還不夠科學(xué)，安全性不足，造成在應(yīng)用教育檔案管理系統(tǒng)的過程中極易出現(xiàn)信息丟失或者管理無序問題，極大增加了教育檔案管理工作難度，不利于教育檔案管理水平的提升。
（二）教育檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低
隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及電子檔案成為檔案管理工作的重要組成部分，教育檔案管理工作發(fā)生了新的變化，對檔案管理人員的信息化管理素質(zhì)提出了新的要求。但是與電子檔案廣泛應(yīng)用不契合的是教育檔案管理部門管理人員計(jì)算機(jī)素養(yǎng)相對偏低，部分教育檔案管理人員無力承擔(dān)先進(jìn)的電子檔案管理工作，導(dǎo)致教育檔案管理水平低，嚴(yán)重限制了教育檔案管理工作的發(fā)展。
（三）教育檔案管理工作服務(wù)意識不足
新時期受到新檔案管理思想的影響，在檔案管理工作中一般高度重視檔案管理服務(wù)工作的開展，希望借助良好的檔案管理服務(wù)能夠進(jìn)一步提升檔案資源的利用率，為檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升提供相應(yīng)的保障。但是在我國教育檔案管理工作中，部分管理人員高度重視管理卻缺乏服務(wù)意識，不注意為檔案使用者提供高質(zhì)量的檔案資源服務(wù)，嚴(yán)重影響了檔案資源的利用率，對檔案管理工作水平的提升產(chǎn)生了一定的不良影響。所以新時期應(yīng)該注意結(jié)合實(shí)際情況探索教育檔案管理創(chuàng)新的措施，真正發(fā)揮教育檔案的重要作用，為教育改革工作、教育教學(xué)工作提供相應(yīng)的支持。
二、新時期對教育檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化的措施
基于信息時代背景下教育檔案管理工作中存在的問題，新時期要想積極促進(jìn)教育檔案管理工作的發(fā)展，有效提升管理質(zhì)量，為教育檔案資源的合理利用提升相應(yīng)的支持，就應(yīng)該積極探索教育檔案工作的優(yōu)化措施，為教育檔案管理創(chuàng)造良好條件。
（一）對教育檔案管理制度加以完善
教育檔案管理制度的完善是對教育檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的必要措施，只有結(jié)合教育檔案管理需求探索科學(xué)合理的教育檔案管理制度，才能夠?yàn)榻逃龣n案管理提供相應(yīng)的制度保障，進(jìn)而有效提升教育檔案管理水平。首先，建立健全教育檔案查閱制度。由于教育檔案中的學(xué)生檔案一般具有一定的保密性，所以在通常情況下檔案不能外借，如果要對學(xué)生檔案進(jìn)行查閱，則必須提供相關(guān)介紹信。所以基于教育檔案的特殊性，在制度建設(shè)中首先應(yīng)該保障查閱制度的完善性，加強(qiáng)對教育檔案的管理。其次，對檔案移交制度加以完善。在對學(xué)生檔案進(jìn)行移交的過程中需要明確移交工作的主要負(fù)責(zé)人和移交流程，因此為了提升移交工作的規(guī)范性，還可以結(jié)合移交工作實(shí)際情況對教育檔案移交工作進(jìn)行完善，避免出現(xiàn)教育檔案流失問題的出現(xiàn)。最后，對教育檔案轉(zhuǎn)遞制度進(jìn)行合理完善。當(dāng)前學(xué)校中教育檔案的轉(zhuǎn)遞一般都會委派專人負(fù)責(zé)，并且在轉(zhuǎn)遞工作前必須要對檔案進(jìn)行仔細(xì)的檢查和密封，保證學(xué)生在領(lǐng)取畢業(yè)證后能夠順利領(lǐng)取檔案。所以針對教育檔案轉(zhuǎn)遞工作需求，應(yīng)該合理對教育檔案轉(zhuǎn)遞制度加以完善，逐步提升教育檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范性，切實(shí)提升教育檔案的管理和應(yīng)用效果。
（二）有效提升教育檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)
教育檔案管理工作的全面優(yōu)化離不開優(yōu)秀管理隊(duì)伍的支持，在對教育檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的過程中應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不僅要逐步提升其檔案管理專業(yè)素質(zhì)，還應(yīng)結(jié)合信息時代的需求對其計(jì)算機(jī)素養(yǎng)加以培養(yǎng)，保證其能夠勝任檔案管理工作。同時，在教育檔案管理服務(wù)日漸受到重視的情況下，在對教育檔案管理工作者實(shí)施教育培訓(xùn)的過程中也應(yīng)該注意培養(yǎng)其服務(wù)意識，保證其可以在工作中滲透服務(wù)思想，提供良好的檔案管理服務(wù)，為教育檔案資源的有效利用提供相應(yīng)的支持。
（三）結(jié)合電子檔案管理需求對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新
在組織開展教育檔案管理工作的過程中應(yīng)注意結(jié)合信息時代的發(fā)展需求對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，所以在電子檔案成為教育檔案重要組成部分的社會背景下，檔案管理人員應(yīng)該注意結(jié)合電子檔案特點(diǎn)和管理需求等創(chuàng)新檔案管理模式，提升教育檔案管理的信息化水平，為教育檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。
三、結(jié)語
綜上所述，受到信息技術(shù)的發(fā)展和我國檔案利用意識不斷提升的影響，教育檔案管理工作發(fā)生了新的變化，對教育檔案管理工作人員提出了新的要求。所以新時期結(jié)合教育檔案管理新形式，檔案管理人員應(yīng)該積極探索教育檔案優(yōu)化管理措施，增強(qiáng)教育檔案管理的時代性，為教育檔案的有效利用提供相應(yīng)的支持和保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱曉敏.檔案管理問題的制度與法律解讀[J].蘭臺世界，2013，（11）.
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題
1.檔案信息收集不全面，保存不完整
在檔案管理中，信息收集不全面、不及時是企業(yè)檔案管理中最根本的問題。從檔案信息收集到信息入庫、保存，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員全方位負(fù)責(zé)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)管理人員尚未做好檔案信息的收集工作，收集過程中仍存在很多問題：部分企業(yè)選擇紙質(zhì)和電子版相融合的檔案信息記錄方式，導(dǎo)致檔案信息記錄混亂；企業(yè)人員和外來人員隨意調(diào)取檔案信息，甚至在已有的紙質(zhì)檔案信息中亂涂亂改、隨意開窗；或只采用文字和數(shù)字的集合，沒有采用多媒體的收集方式等，均不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。
2.檔案管理體系不完善
一個完善、專業(yè)的檔案管理體系是企業(yè)面對外界競爭的有力保障，而目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理體系仍存在一些紕漏。如大多數(shù)企業(yè)仍在利用紙質(zhì)檔案；檔案室設(shè)置比較簡陋，更有部分企業(yè)根本就沒有設(shè)立相應(yīng)的檔案庫房；缺少專業(yè)的檔案管理人員，個別企業(yè)的檔案管理人員變動頻繁，更有甚者管理人員身兼數(shù)職，沒有嚴(yán)格按照企業(yè)相關(guān)制度確保檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，檔案和文件材料的利用沒有頭緒或有些重要的檔案文件材料根本沒有歸檔等等，使企業(yè)于無形中受到嚴(yán)重?fù)p失，同時也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。
3.缺乏完善、專業(yè)的管理制度
企業(yè)對檔案管理不夠重視，是制約企業(yè)檔案管理工作科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展的根本原因。一些企業(yè)的管理者更多地注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，而忽視了檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中的作用，使得檔案管理工作多流于形式。同時，一些企業(yè)的檔案管理人員自身也對檔案管理不夠重視，在具體工作中缺乏責(zé)任感和職業(yè)道德，使得檔案管理工作的失位現(xiàn)象日益嚴(yán)重，檔案“無用論”不斷蔓延至整個企業(yè)，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展邊緣化危機(jī)加重。
4.企業(yè)檔案管理信息化程度不足
雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)較過去已經(jīng)有了較大程度的進(jìn)步，但是文件和信息傳輸信息化程度還不夠，這在很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立起完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時完善，這也同樣會降低企業(yè)檔案管理效率，制約企業(yè)檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展的策略
1.提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度
無論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)之中，充分認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。作為企業(yè)的管理者，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系，同時也要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他行業(yè)和領(lǐng)域的交流和溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感和創(chuàng)新觀念。
2.強(qiáng)化管理體系，完善管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。在新的時代背景下，企業(yè)應(yīng)與時俱進(jìn)，積極構(gòu)建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項(xiàng)，要遵循《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識，在人員更替時做好交接工作，并且保證不泄漏公司內(nèi)部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴(yán)密性。
3.提升檔案的信息化水平，全面收集檔案信息
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)實(shí)物保管方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別向以機(jī)器識別代碼型發(fā)展，機(jī)器識別代碼型即所謂的電子檔案。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結(jié)語
信息時代的快速發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理必須與時俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和創(chuàng)新化；必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視程度；必須強(qiáng)化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大效能，實(shí)現(xiàn)價值最大化，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出最大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高校檔案管理；管理模式；優(yōu)化
1 當(dāng)前我國高校檔案管理模式的特征分析
1.1 近年來我國高校檔案室對檔案的管理方式有了巨大的轉(zhuǎn)變
從過去紙質(zhì)版的實(shí)體管理到現(xiàn)在的電子檔案的信息化管理，其管理方式多樣化、智能化，管理范圍逐漸擴(kuò)大，其服務(wù)模式也多樣化發(fā)展。然而，當(dāng)前高校依舊還是有一些固步自封的工作者堅(jiān)持著舊觀念，還是過去的那套重視保管輕視利用、你查我調(diào)、閉架借閱等傳統(tǒng)操作手段。
1.2高校的檔案管理已經(jīng)逐漸形成了信息化的管理
伴隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，高校檔案也逐漸成立檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理，現(xiàn)今，有些高校實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)與局域網(wǎng)的相互聯(lián)系與溝通，有些高校沒有同校園網(wǎng)進(jìn)行連接，只有少量的工作機(jī)同校園網(wǎng)進(jìn)行了連接，大部分工作機(jī)都沒能達(dá)到互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)的連接。
1.3檔案館藏模式從過去的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案
在傳統(tǒng)的信息傳遞的方式中，紙張一直都是其主要媒介與載體?，F(xiàn)在伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，逐漸產(chǎn)生了能夠滿足一切需求的電子檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較，其優(yōu)點(diǎn)是能夠多出幾十倍、甚至幾千倍的海量存儲量。
2 高校檔案管理模式的創(chuàng)新探索及舉措
2.1 全面提升高校檔案管理工作人員的素質(zhì)
一方面，提升高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要把現(xiàn)在的檔案管理人員培養(yǎng)成為現(xiàn)代化和數(shù)字化于一身的復(fù)合型人才，他們不但要有熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、及檔案專業(yè)技能，還要掌握作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的知識理論和業(yè)務(wù)技能。另一方面，創(chuàng)新高校檔案工作人員的服務(wù)理念。在意識形態(tài)中，堅(jiān)持“以經(jīng)營取代‘看攤’、以創(chuàng)業(yè)取代守業(yè)、以競爭取代懶散”的理念來為高?？蒲信c教學(xué)提供服務(wù)，堅(jiān)持以人為本。
2.2 完善工作規(guī)范，加強(qiáng)對工作方式的創(chuàng)新
首先，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案、電子檔案、文檔一體化與雙歸檔制的基本原則。高校在實(shí)施辦公自動化的規(guī)劃中，要把檔案管理信息化納入到辦公自動化中來進(jìn)行統(tǒng)一安排和規(guī)劃，讓學(xué)校辦公自動化與檔案管理共同發(fā)展。其次，構(gòu)建高校檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，與互聯(lián)網(wǎng)或外部網(wǎng)相聯(lián)系，這是構(gòu)建信息化的基本要求。還要制定與網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和政策，尤其是制定一套跨平臺運(yùn)作的、操作性強(qiáng)的、統(tǒng)一管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，逐漸健全網(wǎng)絡(luò)背景下的高校檔案管理特征的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)。最后，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，通過電子檔案管理軟件和掃描等多種方式，記錄儲存到各類磁盤、光盤等儲存器里。特別是要對那些利用頻率較高的、珍貴的、容易受損的、重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理與處理。
2.3 拓寬服務(wù)種類，滿足社會的要求
首先，拓展社會信息服務(wù)的業(yè)務(wù)。從單一的為高校內(nèi)部服務(wù)拓展為為社會服務(wù)，轉(zhuǎn)變了檔案信息的需求，取而代之的對圖書、文件、情報(bào)、檔案索引的服務(wù)。其次，要把檔案管理的工作人員的工作重心主要表現(xiàn)在工作方法、工作效率、工作理念與工作手段之中，檔案館既是一個收藏用地，又是檔案信息的交流中心、信息技術(shù)和聚集中心的客戶，構(gòu)建檔案信息服務(wù)、加工、搜集、檢索、貯存為核心內(nèi)容的實(shí)體工作。再次，建立一個資源共享平臺，加強(qiáng)橫向縱向的聯(lián)合。由聯(lián)合目錄成功實(shí)現(xiàn)了資源共享的需求，充分挖掘了資源潛能，提升了檔案館藏資源的利用效率。最后，建立新的搜索引擎和網(wǎng)絡(luò)體系，在部門局域網(wǎng)中，利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)資源與計(jì)算機(jī)充分實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)。
2.4 提升服務(wù)水平，適應(yīng)社會的發(fā)展
第一，要構(gòu)建檔案資源管理。利用多樣化的接收渠道進(jìn)行檔案征集與記錄等措施，從而不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，大幅增加了館藏?cái)?shù)量，特別是對多媒體檔案、照片檔案、實(shí)物檔案管理與接收，成立主體為科研和教學(xué)檔案，并考慮到其他類型的檔案結(jié)構(gòu)的體系，畢業(yè)論文、科研檔案、學(xué)術(shù)帶頭人、教學(xué)名師等組成了高校檔案管理體系的主要部分。第二，展開電子檔案的網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。高校的檔案管理部能夠通過互聯(lián)網(wǎng)的電子信箱、提供數(shù)據(jù)庫查詢、匯編相應(yīng)專題等方式，使檔案館工作人員能夠通過Email的方式在網(wǎng)上快速的進(jìn)行信息溝通，提供資信與查詢服務(wù)。第三，自動收集并上傳電子檔案。現(xiàn)今，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的收集工作與之有很大的差異性，通過上傳與下載形成了電子文檔，所以，檔案館逐漸改變了以往的管理模式，可以在最新的時刻歸檔電子檔案。第四，構(gòu)建一個電子檔案管理中心。電子檔案在網(wǎng)站中提供非保密或有限制性電子檔案的利用與查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。第五，成立自己的檔案館的主頁，提供網(wǎng)絡(luò)便民服務(wù)。高校的檔案工作人員在自己的主頁上設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫，有別是要建設(shè)電子檔案的全文數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)站來實(shí)現(xiàn)電子檔案的利用和管理，讓檔案信息管理法制化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫化、檔案信息資源數(shù)字化變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。
參考文獻(xiàn)
（一）共享檔案信息平臺未構(gòu)建
在當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，由于發(fā)展的需要，檔案管理模式正在逐步的向信息化方向發(fā)展，但是，在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一。在這樣的前提之下，事業(yè)單位的檔案管理就沒有一個統(tǒng)一的管理機(jī)制，這樣的檔案管理便在規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性方面存在一定的不足。另外，在地區(qū)之間將強(qiáng)聯(lián)系上也會因?yàn)椴荒苓m應(yīng)檔案信息資源共享的要求，而大大降低區(qū)域性經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展。
（二）檔案管理系統(tǒng)缺乏
由于近些年來，對于事業(yè)單位管理辦法進(jìn)行了一系列的改革，因此，檔案信息管理電子化也在各個地區(qū)之間的事業(yè)單位得到一定程度的踐行。在后續(xù)的管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作的前提基礎(chǔ)工作也在不斷的朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。但由于歷史原因，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化的發(fā)展。這樣，便會直接制約檔案管理工作的有序開展。
（三）檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新
信息化的管理在近些年來也在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中不斷應(yīng)用。但是由于許多事業(yè)單位的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，因此，縱觀當(dāng)下事業(yè)型單位，仍然很多都在檔案管理技術(shù)上沿用傳統(tǒng)的最原始的管理技術(shù)。而且伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理技術(shù)的發(fā)展，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。事業(yè)單位在檔案管理技術(shù)上的落后，也是在很大程度上制約檔案管理效率的一個重要層面。
（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
在現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理辦法
（一）建立一體化的事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，要想加快事業(yè)單位檔案管理工作的開展，就需要加強(qiáng)一體化的管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣，在管理過程當(dāng)中，不僅有利于檔案的梳理，而且后期為適應(yīng)城市地區(qū)發(fā)展的需要，一體化的事業(yè)單位檔案管理可以實(shí)現(xiàn)區(qū)域之間的無縫對接。不僅可以在檔案管理服務(wù)上有一個統(tǒng)一的標(biāo)磚，而且從長遠(yuǎn)發(fā)展角度來看，也可以為為構(gòu)建統(tǒng)一的內(nèi)部事業(yè)單位檔案管理共享工作的開展奠定基礎(chǔ)。
（二）優(yōu)化檔案管理模式
在信息化技術(shù)應(yīng)用的作用下，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，但是由于改革不徹底，因此，檔案管理模式仍然存在一定的問題。因此，優(yōu)化檔案管理模式就勢在必行。首先，在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)從提升檔案管理的效率入手，通過改變原有的管理模式來促進(jìn)管理效率的提升，比如引入競爭機(jī)制，采用一定的獎懲措施來更好的提升檔案管理工作人員工作的積極性。同時，通過固定時間段的宣傳來加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，從而為優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式更好推進(jìn)奠定基礎(chǔ)等。通過利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化，從而提升管理效率。
（三）提升檔案管理技術(shù)
在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，管理技術(shù)的高低往往決定著工作效率的高低。因此，在現(xiàn)代化的檔案信息管理當(dāng)中，可以增強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。除來定期的更新系統(tǒng)，不斷的引進(jìn)新的檔案管理軟件之外，檔案管理內(nèi)部也可以根據(jù)自身事業(yè)單位的特點(diǎn)來進(jìn)行一定程度上的修改，通過內(nèi)部的自主研發(fā)和修改，來制定最適合本單位的檔案管理模式。因此事業(yè)單位之間由于職能的不同，檔案管理技術(shù)系統(tǒng)也不可能完全適應(yīng)發(fā)展，因此自主研發(fā)對于提升檔案管理技術(shù)而言，也是根本性和長久性發(fā)展的需要。
以《檔案法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》為指針，認(rèn)真貫徹實(shí)施《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》，圍繞學(xué)校“團(tuán)結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點(diǎn)，強(qiáng)化率先、競爭、責(zé)任、效率、質(zhì)量意識，運(yùn)用新的檔案管理軟件加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，力求為學(xué)校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、工作目標(biāo)、任務(wù)：
以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計(jì)劃、有步驟地開展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。
1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照蘇州市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實(shí)施方案，進(jìn)行有計(jì)劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。
2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。
3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報(bào)告。
4.做好檔案臺帳，對各項(xiàng)內(nèi)容認(rèn)真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。
5.及時收取、處理各類文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
6.配合學(xué)校做好各類評估、評審、考核工作。
7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制訂學(xué)校年工作計(jì)劃
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文書處理工作
第二季度：
1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)
2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動
3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理
第三季度：
1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作
2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準(zhǔn)備工作
3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；工作優(yōu)化途徑
檔案管理的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要組成部分，其管理的效用直接反映機(jī)構(gòu)的管理水平，直接影響人力資源管理、行政管理等相關(guān)管理領(lǐng)域活動。不同于其他管理機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位人員調(diào)動相對少，權(quán)利更加集中，缺少外部監(jiān)督，在我國許多事業(yè)單位名義屬于獨(dú)立機(jī)構(gòu)，但都受到政府行政部門的管轄，改革阻力大，檔案管理水平低。
一、我國事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)與問題
受政治體制影響，我國事業(yè)單位實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”體制與“雙重管理”模式，黨、政檔案統(tǒng)一管理并服從黨的領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)踐證實(shí)，這種符合我國特色的檔案管理策略，客觀上為檔案的保管、利用提供了制度保障，符合我國實(shí)際國情，有利于檔案的完整與安全，符合精簡、統(tǒng)一、效能的原則，在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案事業(yè)發(fā)展得到監(jiān)督與保障，實(shí)現(xiàn)了快速平穩(wěn)發(fā)展。
隨著時間的推移，舊有的事業(yè)單位檔案管理也暴露出許多問題，主要體現(xiàn)在：1.條塊分割問題，在實(shí)際工作過程中，出現(xiàn)權(quán)利、信息兩條傳遞路線，管理空間條塊重疊交錯，許多管理制度都有助于上級機(jī)構(gòu)強(qiáng)化對下級機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利，破壞了上下級職能部門的穩(wěn)定性。2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理存在固有矛盾與沖突，部分地方事業(yè)單位在沒有與地方檔案行政管理部門協(xié)商的情況下，便制定內(nèi)部的檔案管理要求，這些要求可能與實(shí)際情況不符，如某事業(yè)單位要求某人限時從原單位調(diào)動檔案，但實(shí)際情況是原單位檔案調(diào)動費(fèi)時、費(fèi)力，許多事業(yè)單位檔案受多個部門管轄，同時有的事業(yè)單位拒絕接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.檔案室自身行政化傾向越來越明顯，事業(yè)單位往往混淆于行政部門、事業(yè)部門職權(quán)，事業(yè)單位在合并后事業(yè)職能弱化，許多單位人員更愿意爭取公務(wù)員資格，不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，從法律角度來看“局館合一”體制也容易造成法律責(zé)任不清問題，如在出現(xiàn)檔案損毀、丟失情況時，往往互相推諉。4.檔案室自身各自為政，各種類型的檔案管理五花八門，事業(yè)單位建立“私人檔案”問題仍十分普遍。5.從制度上、工作環(huán)境上看，文件管理、檔案管理割裂，影響管理的效率。
二、 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑
事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化應(yīng)著重解決過度集權(quán)、黨政合一、政事不分三個方面的問題，同時積極改革。近年來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下信息的利用效率明顯提升，電子檔案得到廣泛應(yīng)用，也給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。改革的主要目標(biāo)從長期來看，應(yīng)進(jìn)行體制改革；從短期來看，應(yīng)重新規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位之間的關(guān)系，明確檔案機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位的地位與功能，建立與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體制。
（一）市場化。事業(yè)單位需要將承擔(dān)的任務(wù)交給市場調(diào)節(jié)，以某專項(xiàng)運(yùn)動管理中心為例，其堅(jiān)持市場化改革，一手抓、一手放，推動體育市場發(fā)展，鼓勵市場主體參與體育事業(yè)，運(yùn)動聯(lián)賽就是在這種思想下建立的。但遺憾的是，因種種原因，這些聯(lián)賽的市場化水平仍明顯不足，事業(yè)單位的干預(yù)強(qiáng)度仍較大，不僅使體育愛好者怨聲載道，還嚴(yán)重挫傷了參與企業(yè)的積極性。事業(yè)單位應(yīng)將市場自由競爭文化帶入到檔案管理中來，從而促進(jìn)檔案工作改革開放、創(chuàng)新發(fā)展。
（二）法制化。依法治檔是檔案管理工作改革的重點(diǎn)，包括事業(yè)單位管理組織、編制、職能、工作程序都需要法制化，打破人治化的特征。當(dāng)前事業(yè)單位缺乏有效的外部監(jiān)督，法制化進(jìn)程十分緩慢，檔案管理仍受舊有的傳統(tǒng)習(xí)慣影響，權(quán)高位重者存在無視管理制度、干涉檔案管理活動的現(xiàn)象。加強(qiáng)檔案管理法制化刻不容緩，將原來的領(lǐng)導(dǎo)管理模式改為依法管理模式。
（三）社會化。事業(yè)單位是承擔(dān)發(fā)展社會事業(yè)責(zé)任的機(jī)構(gòu)，更不應(yīng)該脫離社會，應(yīng)充分利用社會、市場的力量進(jìn)行檔案事業(yè)的改革，一是需要還權(quán)給社會，不應(yīng)大包大攬。二是需要控制權(quán)利的范圍，接受社會的制約、監(jiān)督。近年來，媒體曝光的冒名頂替上大學(xué)、年齡簡歷造假等事件，一方面反映了的確存在、檔案管理被權(quán)力腐蝕的情況。另一方面也反映了社會大眾特別是新聞媒體發(fā)揮了監(jiān)督作用，客觀上為事業(yè)單位檔案管理社會化提供了外部動力。事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)勇于接受大眾的監(jiān)督，打破過去相對隱秘的工作方式。
（四）現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作也逐漸進(jìn)入信息化時代，事業(yè)單位檔案管理者應(yīng)努力提高信息化技術(shù)水平，引入信息存儲、處理、輸送的設(shè)備，挖掘檔案管理的價值，使檔案管理更受重視，形成良性循環(huán)。
三、結(jié)語
事業(yè)單位檔案管理改革不可能一蹴而就，現(xiàn)階段需要突破的問題還不少。有志者應(yīng)確立近遠(yuǎn)期目標(biāo)，循序漸進(jìn)，借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，充分挖掘事業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有人員的智慧，發(fā)揚(yáng)民族精神，群策群力，建立符合現(xiàn)階段事業(yè)單位自身特點(diǎn)的檔案管理方法，提高管理的效用。
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