發(fā)布時間：2023-08-06 10:52:37
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化建議樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
引言
當前這個信息化的時代，信息化技術成為知識經(jīng)濟時代最為寶貴的資源，而信息化的發(fā)展程度已經(jīng)成為衡量一個地區(qū)或者國家社會發(fā)展程度與經(jīng)濟發(fā)展水平的關鍵指標。城建檔案指的是在城市管理、規(guī)劃以及建設活動進程中所產(chǎn)生的對社會、國家具有重要保存意義的聲像、圖標、圖紙以及文字等各類載體的文件資料。進行城建檔案信息化管理，采用信息化技術推動城建檔案社會化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化的發(fā)展，其對于進一步加強城市建設管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。
一、城建檔案信息化管理的內(nèi)涵
與傳統(tǒng)城建檔案的實體管理模式不同，城建檔案管理信息化主要以系統(tǒng)論、信息論和控制論為理論指導，充分運用信息技術對原有管理模式進行機制創(chuàng)新和流程再造，實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化。為此，城建檔案信息化建設主要包括五個方面的內(nèi)容：基礎設施建設、信息資源建設、標準規(guī)范建設、資金人才投入、信息開發(fā)利用。這五個方面中，基礎設施建設是基礎，信息資源建設是核心，標準規(guī)范建設和資金人才投入是保障，信息開發(fā)利用是目的。
二、城建檔案信息化建設應具備的幾大核心要素
（一）、城建檔案信息化建設中的基礎設備
基礎設備不僅是城建檔案信息化建設的物質(zhì)基礎，更是城建檔案信息資源開發(fā)與利用的重要平臺，因此，要想做好城建檔案信息化建設，首先應做好基礎設施的構建。
（二）、城建檔案信息化建設中的應用系統(tǒng)
應用系統(tǒng)關系到城建檔案信息化建設的速度與質(zhì)量。它不僅僅是城建檔案信息進行采集、處理、加工、管理、傳遞的重要應用軟件，更是信息資源開發(fā)與利用的重要技術保障。因此，可以說應用系統(tǒng)集中體現(xiàn)了城建檔案信息化建設的效益。
（三）、城建檔案信息化建設中的標準規(guī)范
隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷延伸與擴展，在構建檔案管理信息化建設的同時，也要切實保證檔案信息資源的真實性與可靠性。因此，構建與遵循檔案信息化建設的標準與規(guī)范，也早已成為檔案信息化建設的重要基礎。
（四）、城建檔案信息化建設中的人才隊伍
檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設的直接執(zhí)行者，其個人素質(zhì)、專業(yè)技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設的關鍵。各級檔案部門在構建檔案信息化建設中，應該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設，從而為檔案信息化管理提供更好的服務。
三、城建檔案信息化管理的措施與建議
（一）注重城建檔案電子文件的收集
在信息化技術的不斷推動下，城建檔案電子文件正在持續(xù)增加。由于城建檔案本身具有極強的專業(yè)性質(zhì)，這就對城建檔案電子文件的收集、歸檔提出了較高的要求。所以，必須要建立健全城建檔案電子文件的收集、歸檔體系，進一步規(guī)范城建檔案電子文件的收集、歸檔時間、范疇、方法以及標準等各個方面，從而有效提升城建檔案電子文件的歸檔效率。在必要情況下，可以嘗試把城建檔案電子文件的收集、歸檔與員工的績效進行掛鉤。城建檔案機構還應當適當增加相應的人力、物力，加快檔案電子化歸檔的速度，為城建檔案信息化管理奠定扎實的基礎。除此之外，因為城建檔案本身的特殊性質(zhì)，針對信息資源數(shù)據(jù)庫的建設應當選擇GIS 軟件，通過構建GIS 數(shù)據(jù)庫，便于城建數(shù)據(jù)資料的檢索、管理以及查詢，同時能夠便于數(shù)據(jù)資料的進一步加工與提取。信息資料數(shù)據(jù)庫中存儲的信息主體應當包含城建資料與城建檔案的二次信息與詳細內(nèi)容，同時還應當與建設項目空間位置信息整合成為一個具有連續(xù)性的空間數(shù)據(jù)庫，城市基本比例尺地形圖應當作為背景數(shù)據(jù)庫。詳細的數(shù)據(jù)種類應當囊括地名、環(huán)保資料、城市園林綠化、地下綜合管線、市政共用設備、城市勘測、城市建筑以及城市規(guī)劃等信息資源。
（二）、建立健全城建檔案保密體系
城建檔案傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，能夠方便檔案管理人員進行相應的收集、登記、查詢、保存以及轉(zhuǎn)移，而城建檔案在實施信息化管理以后，因為互聯(lián)網(wǎng)本身所具有的高風險，保密工作就變得越來越重要。我們可以參考發(fā)達國家在城建檔案保密工作的做法，比如美國的城建檔案只是針對本人或者其所授權的人進行開放，并不會對所有的公眾進行開放，在某些州中，未經(jīng)城建檔案主體授權而看其檔案屬于違法行為，并且對執(zhí)法部門也不例外。這就需要城建檔案部門建立健全相應的保密體系，通過制度進行有效地制約，保障城建檔案信息查詢系統(tǒng)與電子文件只有在獲得授權的情況下才能夠進行使用。
（三）、注重城建工程檔案信息管理系統(tǒng)的維護與更新
城建工程檔案信息化建設是一個動態(tài)的過程，每年每月甚至每天都有大量工程檔案信息會補充進來，這些數(shù)據(jù)的變化要反映到信息管理系統(tǒng)中，就要求管理人員注重系統(tǒng)的維護與更新。工程檔案資料的維護與更新要遵循《建設工程文件歸類整理規(guī)范》、《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的要求，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式和標準，實現(xiàn)文件、圖紙檔案編目與檢索自動化，電子文檔、影像資料全存儲與檢索自動化。及時地對城建工程檔案信息管理系統(tǒng)維護與更新，可以使檔案更好地服務用戶，提升城建工程檔案信息管理水平。
（四）、突破重點，做好信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)
當前建檔案管理信息化建設要重點突破：第一是抓好硬件基礎設施的建設。利用現(xiàn)有資源構建城建檔案的信息資源中心，為城建檔案的信息化管理提供扎實的硬件保障。第二是做好全省統(tǒng)一的城建檔案數(shù)據(jù)庫的建設。嚴格按照法規(guī)和標準，積極打造開放式的分布式數(shù)據(jù)庫群。首要的是構建好各類專業(yè)數(shù)據(jù)，依據(jù)城建功能建立各專題資源庫，包括規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫、地下管線數(shù)據(jù)庫、污水垃圾治理專庫等等。在此基礎上，進一步建設和完善綜合數(shù)據(jù)庫。第三是做好應用系統(tǒng)的建設。這個系統(tǒng)應包括城建檔案工程指導系統(tǒng)、檔案接收系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、工程跟蹤系統(tǒng)等等。在應用系統(tǒng)建設中，要加強對檔案信息資源的使用、維護和安全性的設計要求，確保打造一個全面、有用、高效、安全的城建檔案管理信息系統(tǒng)。
結(jié)束語
總而言之，隨著我國城鎮(zhèn)化建設步伐的加快，城市基礎設施、住宅及公共設施建筑、工業(yè)建筑等大量城建工程如雨后春筍般地涌現(xiàn)。如何做好這些城建工程檔案資料的管理，使其發(fā)揮檔案的功能和價值，更好地服務城市建設，顯得尤為重要和必要。如果仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其新增的巨量數(shù)據(jù)資料處理、保存難度大，很難適應如今飛速發(fā)展的信息化社會要求。改革傳統(tǒng)城建工程檔案管理模式，大力推行電子化、數(shù)字化、信息化新型檔案載體勢在必行。
參考文獻
[1] 任雪華. 濰坊市城建檔案綜合信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D]. 山東大學，2012.
院在工作活動中形成的各種載體檔案，是醫(yī)院的重要資源和寶貴財富。隨著醫(yī)院服務模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案信息化管理工作中必將成為醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案信息化管理已勢在必行，現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理信息化的重要性進行分析，并提出了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的措施及建議。
【關鍵詞】 醫(yī)院綜合檔案信息化 重要性 措施
1 醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個方面，包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但由于醫(yī)院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫(yī)院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設備技術落后、存儲空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發(fā)利用率低，發(fā)揮的作用不大，醫(yī)院綜合檔案管理已跟不上醫(yī)院日趨發(fā)展的需求。加之，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一直以來重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的培養(yǎng)，沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化，知識面窄，知識結(jié)構不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。這些情況已嚴重阻礙了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
2 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要性
（1）檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進醫(yī)院信息化建設和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)院信息化建設的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。檔案的信息化建設業(yè)已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢和工作重點，它的發(fā)展與成熟也勢必對醫(yī)院的現(xiàn)代化管理帶來更深遠的影響。
（2）檔案信息化是加強醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務人員的醫(yī)、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫(yī)院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨特優(yōu)勢。隨著醫(yī)療業(yè)務的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。對于承擔著日益繁重的醫(yī)療衛(wèi)生任務的綜合醫(yī)院而言，實現(xiàn)檔案信息化是適應醫(yī)療業(yè)務工作需要和時展的必然要求。
（3）檔案信息化可為醫(yī)療業(yè)務工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。實現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研等業(yè)務工作服務。
（4）檔案信息化可使信息發(fā)揮最大效益。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。
3 醫(yī)院檔案信息化管理的應對措施
（1）醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化管理應緊密聯(lián)系醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)院領導要充分認識到，醫(yī)院多年積累的檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性，只有醫(yī)院領導足夠重視和支持，把醫(yī)院檔案管理納入發(fā)展規(guī)劃，才能把醫(yī)院綜合檔案管信息化落到實處。
（2）加強檔案信息化建設中軟件配套工作。建立相對穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進的必由之路。檔案信息化建設應與醫(yī)院的網(wǎng)絡建設同步進行，實現(xiàn)資源互補。我院信息中心已在籌劃檔案網(wǎng)絡與醫(yī)院網(wǎng)絡的設密權限，嘗試以檔案室為中心將院內(nèi)相關計算機進行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料，在實現(xiàn)資源共享的同時也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時效性。醫(yī)院正在逐步完善檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)辦公自動化一體化的構想。
（3）加大資金投入，完善信息化設備。在檔案信息化管理中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設施，以滿足信息化環(huán)境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。根據(jù)實際條件，配置掃描儀、刻錄機、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設備、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機，存儲設備等現(xiàn)代化設備。并在醫(yī)院內(nèi)部構建一個檔案網(wǎng)絡平臺。把數(shù)字檔案存儲在專門的數(shù)據(jù)服務器上，檔案檢索工作站通過網(wǎng)絡訪問，為用戶提供查詢、更新、事務管理等服務。促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化的科學管理邁進。
（4）加強檔案管理人員培訓。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案資源開發(fā)利用的效率，需要利用現(xiàn)代科學技術手段和方法進行管理，這就要求醫(yī)院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，還要具備熟練掌握現(xiàn)代化信息技術的能力。醫(yī)院要采取多種方法培養(yǎng)和提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發(fā)展的需要。
（5）信息化檔案安全防范。檔案管理人員必須要有風險防范意識，聯(lián)合醫(yī)院信息中心部門，加強檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時，作好檔案的保密工作。
總之，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代信息管理的重要組成部分。檔案工作者要充分認識到加強檔案信息化管理的重要性，不斷提高自身的素質(zhì)，熟練運用現(xiàn)代設備和信息技術，創(chuàng)造性地開展工作，促進醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。
參 考 文 獻
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡技術為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構化關系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結(jié)合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數(shù)字檔案館建設是一項高科技項目，要根據(jù)建設需要，培養(yǎng)和引進一批人才，構建一支知識結(jié)構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數(shù)字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學刊，2007（09）
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A文章編號：1003-2738（2011）12-0221-02
摘要：檔案信息化人才建設是人才強國戰(zhàn)略的重要內(nèi)容，是國家高層次人才建設的重要組成部分，也直接關系到檔案管理事業(yè)的發(fā)展和興衰。通過對檔案信息化人才現(xiàn)狀的綜合分析，提出了檔案信息化建設對人才需求的能力、結(jié)構、知識、層次等模塊分析結(jié)果，給出了人才建設的幾項措施和建議，對檔案信息化人才建設有一定的指導作用。
關鍵詞：檔案信息化；人才建設；模塊
檔案信息化改革和發(fā)展的核心問題是人才問題，檔案管理信息化事業(yè)應樹立人才資源是第一資源、人才優(yōu)勢是最大優(yōu)勢的觀念。從一定意義上說，檔案管理信息化事業(yè)人才建設是人才強國戰(zhàn)略的重要內(nèi)容，是國家高層次人才建設的重要組成部分；另外，檔案管理信息化事業(yè)的人才狀況也直接關系到檔案管理事業(yè)的發(fā)展和整個檔案管理事業(yè)的興衰，因此，加強人才建設，也是檔案管理事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。
一、檔案信息化人才建設現(xiàn)狀
隨著我們國家對檔案信息化建設工作的重視力度不斷加大，人才建設取得了巨大的進步，在一定程度上緩解了檔案信息化建設人才瓶頸，基本上能滿足當前檔案信息化建設的需要。但是，從檔案信息化建設的實際出發(fā)，檔案信息化建設人才建設還存在著許多函待解決的問題，有待于進一步更新觀念，采取得力措施，鼓勵和引進社會優(yōu)秀人才充實到檔案信息化建設人才當中。
1.檔案職業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng)總體偏低，不能適應檔案信息化發(fā)展的需要。85%以上的領導干部對信息化建設缺乏必要的了解和掌握，外行領導內(nèi)行的現(xiàn)象比較普遍，個別人對信息化存在輕視甚至排斥的心理。
2.技術型人才嚴重不足。據(jù)調(diào)查顯示，目前我國從事檔案管理工作的人員當中具有信息技術專業(yè)背景的人員的比例還不到10%，遠遠低于歐美發(fā)達國家大于60%的從業(yè)比例，還存在著較大的差距和不足。
3.人才流失嚴重，人才缺口很大，人才結(jié)構不平衡。隨著檔案管理事業(yè)規(guī)模的擴大，各檔案局、館對各方面人才的需求也隨之增加。但普遍存在學歷和職稱偏低、隊伍數(shù)量不足、人才資源稀缺的問題，人才建設跟不上形勢發(fā)展的步伐。另外，優(yōu)秀人才又不斷流失，大多數(shù)流向了社會其他行業(yè)。
4.缺乏創(chuàng)造性的制度機制和政策環(huán)境，人才穩(wěn)定性差。一是思想觀念陳舊，官本位意識較濃，檔案人員地位普遍不高。二是市場人才配置的作用還沒有充分發(fā)揮，知識和人才的價值沒能得到充分體現(xiàn)。三是科學化管理程度不高。
二、檔案信息化建設對人才需求模塊分析
（一）素質(zhì)模塊分析。
檔案管理人員必須具有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，這一方面是由檔案管理工作的政治性、服務性決定的，另一方面也是由檔案管理工作的保密性、服務性所決定。
1.堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。
2.熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀。在服務態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到。力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。
3.嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準確無誤。
4.較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求檔案管理人員要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設勤奮學習，鉆研業(yè)務。
（二）能力模塊分析。
檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網(wǎng)絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網(wǎng)絡技術和操作技能。
1.能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。
2.能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。
3.能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。
4.能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。
（三）結(jié)構模塊分析。
檔案信息化建設人才需求不僅是長遠的，而且是廣泛的。相對于不同的工作對象，不同的工作內(nèi)容，不同的工作范圍，信息化建設對人才結(jié)構的需求呈現(xiàn)出梯形結(jié)構分布。
1.管理型人才。檔案信息化管理型人才是檔案信息化項目的組織推動、戰(zhàn)略規(guī)劃、工程策劃和標準制定者，也是檔案信息化工程設計的主要參與者，包括檔案局館中分管信息化工作的領導、技術負責人、信息化部門主管、項目負責人、信息化系統(tǒng)分析人員等。它要求相關人員了解國內(nèi)外檔案信息化建設的現(xiàn)狀，熟悉檔案信息化建設的內(nèi)容和要求，做到既精通管理業(yè)務，又熟悉信息技術應用。
2.技術型人才。這部分群體是檔案信息化項目的工程設計、系統(tǒng)分析和技術實現(xiàn)者，進一步細分為系統(tǒng)的設計、開發(fā)人才和系統(tǒng)的支持、維護人才；側(cè)重于硬件的人才與側(cè)重于軟件的人才；通信網(wǎng)絡專家、信息系統(tǒng)專家、軟件編程人員等。此類人員必須具有信息技術專業(yè)背景，具備較為深厚的信息技術功底，精通并能熟練應用信息技術某一領域的知識和技能，并具有檔案管理基礎知識，了解文件檔案管理的信息流程。
3.技能型人才。技能型人才是具體承擔日常操作和管理維護的人才。技能型人才必須具有檔案管理專業(yè)知識和信息技術基礎，掌握特定崗位所需的知識和技能，如網(wǎng)頁制作與網(wǎng)站維護技術、網(wǎng)絡管理與存儲技術、檔案數(shù)字化技術等。
4.研究型人才。研究型人才是檔案研究機構、高等院校和檔案管理部門中從事檔案信息化建設理論和應用技術研究的高端人才。作為研究型人才，其工作職能是在實踐的基礎上構建檔案信息化建設的理論，研究新技術、新方法在檔案領域的應用，提出電子文件和數(shù)字檔案管理的標準建議，指導檔案信息化建設的開展。
（四）知識模塊分析。
檔案信息化建設作為一個整體系統(tǒng)工程，人才建設應當由多學科知識背景的各類專業(yè)人才綜合構成。檔案信息化人才應當具備下列相關專業(yè)知識：
1.檔案業(yè)務知識。包括文件工作與電子文件管理、檔案學理論與檔案管理業(yè)務、文件保護與信息安全知識等，特別是檔案信息化和數(shù)字檔案管理方面的知識和技能。
2.信息技術知識。包括硬件技術、軟件編程技術、系統(tǒng)分析與系統(tǒng)基層技術、通訊網(wǎng)絡技術、多媒體技術等知識技能。
3.工程管理知識。包括工程項目決策與管理的基本理論、方法，工程項目建設的方針、政策和法規(guī)，工程技術知識等。
4.行政管理知識。包括行政學理論和行政管理、行政法規(guī)、行政體系與公務員制度、政治學和領導科學等方面的知識與技能。
三、檔案信息化人才建設若干建議
加強檔案信息化人才建設工作，從整體來講，要制定一個總體目標和規(guī)劃，建立一個完善的信息化建設教育體系，確定系統(tǒng)的信息化建設教育內(nèi)容，編制適用不同層次的教材。要立足于全員培訓，有計劃、分階段，區(qū)分層次、突出重點。
1.通過高等院校培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。充分發(fā)揮高等院校設施齊全，師資力量雄厚，科研水平高，輻射面廣等優(yōu)勢。研究生教育中設定檔案信息化建設研究方向，本科生教育中加大現(xiàn)代化、信息化管理等方面的課程份量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養(yǎng)高層次的管理人員。
2.通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識。繼續(xù)教育形式靈活、內(nèi)容專一、周期短、見效快。可以專題培訓、專題講座形式普及信息知識，學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用的檔案管理軟件的應用，學習網(wǎng)絡知識，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳播者。
3.通過崗位培訓，使檔案信息管理知識成為入門必讀。基層檔案人員兼職多，更換頻繁，崗位培訓是最受基層人員的歡迎。要在原來“五學”的基礎上，增加現(xiàn)代化、信息化管理的課程，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理。
4.開專題研討會、舉辦專題研討班，營建檔案信息化建設的研究氛圍，增強檔案信息化建設的緊迫感。經(jīng)常對檔案信息化建設涉及的問題充分討論、廣泛交流。
5.借用科研單位、科研實體的力量，推動檔案信息化建設。檔案部門應與技術過硬的科研單位、科研實體聯(lián)合開發(fā)實用的軟件，借用他們的技術力量培訓操作人員。甚至在技術力量不足的情況下，還可以借助他們的力量制作網(wǎng)頁、建立網(wǎng)站、構建局域網(wǎng)。
參考文獻：
[1]崔麗君《檔案信息化建設芻議》，《當代經(jīng)理人》，2006年第6期。
[2]雷亞旭《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期。
[3]周風云、趙煥中、姜桂娥《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期。
【關鍵詞】醫(yī)療衛(wèi)生機構 檔案管理 信息化建設
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體系的深化改革以及我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，社會對醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案信息化建設需求越來越高。積極優(yōu)化檔案管理新方式，加強檔案管理信息化建設，一方面能有效實現(xiàn)資源共享，一方面能全面強化醫(yī)院服務職能。
一、醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理信息化建設的問題所在
（一）人員綜合素質(zhì)有待進一步提高
傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提升，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)管理能力與技能，或是“身兼數(shù)職”，或是從其他崗位上轉(zhuǎn)行而來，真正檔案專業(yè)的人才少之又少。再加上醫(yī)療衛(wèi)生部門領導階層不重視，在職檔案工作人員缺乏專業(yè)進修培訓，導致其專業(yè)水平偏低。
（二）對檔案管理信息化建設認識不到位
受傳統(tǒng)管理理念的影響，大部分醫(yī)院對檔案管理信息化建設認識不到位，沒有意識到檔案信息化建設的重要性，仍然沿用人工管理方式，輕編研、輕整理、輕統(tǒng)計，檔案資源利用率偏低，嚴重阻礙了檔案信息化建設的順利開展。
二、缺乏完善的制度支持
目前來說，醫(yī)院檔案信息化建設方向不明確，缺乏統(tǒng)一的管理準則與協(xié)調(diào)制度，缺乏合理、完善的管理制度。檔案結(jié)構簡單、資料標準不一，各項工作的開展缺乏制度支持，導致檔案信息化工作“無章可循”。
三、醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理信息化建設路徑
（一）全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)
醫(yī)療衛(wèi)生機構要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設這一目標，必須加強對檔案工作人員的教育與培訓力度，全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。在檔案信息化發(fā)展的新形勢下，醫(yī)療衛(wèi)生機構必須通過專門培訓、教育，持續(xù)提高工作人員業(yè)務技能與科技知識掌握程度，進一步優(yōu)化檔案工作人員素質(zhì)結(jié)構，更好地為信息化建設服務。第一，加強檔案工作人員信息技術培訓力度，通過專業(yè)技術培訓提高工作人員信息化處理能力、網(wǎng)絡安全維護能力以及電子檔案管理技能。第二，加強檔案工作人員對相關政策法規(guī)、行業(yè)標準的學習，加深工作人員對檔案信息化建設的了解與認識程度。第三，進一步提高檔案管理人員的風險判斷能力與風險防御能力，不斷提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。第四，增強檔案管理人員的安全意識，避免個人信息資源的泄露。第五，完善檔案部門工作考評機制。直接將檔案工作人員考評結(jié)果與其薪酬、職業(yè)晉升相掛鉤，通過多種激勵性措施，建立一支高效、全能、優(yōu)質(zhì)的人才隊伍，更好地推動檔案管理信息化建設順利開展。
（二）正確認識檔案信息化的重要性
科學技術的迅猛發(fā)展使得檔案管理工作發(fā)生了深刻變革，因此，醫(yī)療衛(wèi)生機構領導、檔案管理人員必須充分認識到檔案信息化的重要性，改變傳統(tǒng)思維，更好地順應時展變化。醫(yī)療衛(wèi)生機構領導階層應充分認識到檔案信息化建設的必要性與重要性，將醫(yī)療檔案管理積極納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，通過各種制度、資金支持，將檔案信息化建設落到實處。
（三）完善檔案管理制度
完善檔案管理規(guī)章制度，使各項工作開展有章可循。醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理部門應積極建設合理、科學的管理體制，加大信息化建設管理規(guī)章的建設力度，使得信息化建設在標準、規(guī)范框架下進行。應積極加強醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系與配合，通過完善的檔案共享網(wǎng)絡，進一步實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化運作，及時、迅速發(fā)揮各類檔案應有價值。加強檔案的集中管理，統(tǒng)一病歷檔案與治療檔案，建立合理、科學的醫(yī)療服務平臺，保證醫(yī)患之間的正常交流，加快診療進度。完善檔案管理工作規(guī)程，進一步規(guī)范檔案管理具體行為，在相關法律政策與內(nèi)部管理規(guī)范的共同配合下，積極推動醫(yī)療衛(wèi)生單位信息化建設順利、健康、高效發(fā)展。
（四）加強信息化管理軟硬件支持
檔案管理信息化是醫(yī)療衛(wèi)生機構信息化發(fā)展過程中的關鍵步驟，因此，醫(yī)療機構管理階層必須給予足夠重視與支持，積極創(chuàng)造條件加大信息化建設投入力度。加大檔案管理硬件環(huán)境建設力度，加大軟件系統(tǒng)開發(fā)力度，建立完善的檔案數(shù)據(jù)管理平臺，通過軟硬件系統(tǒng)的支持，促進檔案管理信息化建設順利開展。與此同時，醫(yī)療衛(wèi)生機構還應加強檔案資源建設力度，通過多種載體、多種途徑豐富檔案資源，以加快醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案信息化建設的整體步伐。另外，加強醫(yī)療衛(wèi)生機構不同科室之間的內(nèi)網(wǎng)連接，有效提高信息共享程度，進而提高檔案利用率。
（五）整體統(tǒng)籌醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案信息化建設工作
醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案信息化建設屬于一項長期性、系統(tǒng)性任務，因此，醫(yī)療衛(wèi)生機構必須將檔案信息化建設與自身戰(zhàn)略發(fā)展目標相結(jié)合。醫(yī)療衛(wèi)生機構領導階層必須將檔案信息化建設納入醫(yī)院整體規(guī)劃中來，有步驟、有計劃、有重點的分步實施，制定檔案信息化建設總體目標、分步目標，預防檔案信息化建設工作出現(xiàn)“形式主義”等問題，將各項工作落到實處，真正促進醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案信息化建設工作的順利開展。另外，隨著網(wǎng)絡化、辦公自動化等發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機構發(fā)展過程中出現(xiàn)了大量的電子文件，這些電子文件主要包括多媒體文件、文本文件、影像文件以及圖像文件等。因此，必須加強醫(yī)療衛(wèi)生機構電子文件歸檔管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。電子文件資源屬于醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案信息管理的重要資料來源，必須嚴格按照相關標準要求進行編輯、整理。紙質(zhì)檔案一式三份，一份供查閱使用，一份供異地保存使用，一份用來封存保管。
四、結(jié)語
綜上所述，在信息化時代背景下，積極加大醫(yī)療衛(wèi)生單位信息化建設力度，是檔案部門跨越式發(fā)展的重要途徑，是醫(yī)療衛(wèi)生單位健康、順利發(fā)展的前提。醫(yī)療衛(wèi)生機構必須立足于檔案信息化建設的問題所在，并針對性提出解決對策，以期全面推動檔案管理信息化建設的高效發(fā)展。
參考文獻
[1]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當代醫(yī)藥，2012（02）.
[2]生國棟，丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設問題與研究進展[J].中國醫(yī)學工程，2014（06）.
[3]陳小莉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務，2014（03）.
【關鍵詞】醫(yī)院 檔案 信息化管理 現(xiàn)狀 改進
引言
隨著科技的不斷發(fā)展，信息化管理也逐漸的滲透到各醫(yī)院的管理工作當中來。各醫(yī)院的檔案管理也逐漸進入了信息化管理階段。所謂醫(yī)院的檔案信息化管理主要指通過計算機、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、通信技術等高科技要素對本醫(yī)院的檔案進行管理。
1.我國醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀
1.1檔案信息化管理軟件研發(fā)水平相對落后
眾所周知，當今世界計算機更新?lián)Q代的周期越來越短，計算機硬件的水平也越來愈先進了。但與此同時，軟件研發(fā)的進程和開放周期則顯得相對落后。相比之下，在醫(yī)院的檔案信息化管理中這種不平衡的現(xiàn)象則顯得更加尖銳。主要表現(xiàn)在，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)軟件相對滯后，開發(fā)周期長，各項軟件的功能及更新?lián)Q代速度遠不能適應當前檔案管理的實際需求和特殊情況。比如，改變手工登記、匯編、檢索等傳統(tǒng)檔案管理的單板計算機檔案管理，在發(fā)明之初確實方便了查找和管理，但隨著科技的不斷進步，醫(yī)院事務的不斷復雜，雖然已不能適應當前的需要但很多醫(yī)院都還在使用最低級的方式管理各種檔案。
1.2相關檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高
目前，大多數(shù)醫(yī)院專門從事檔案管理的工作人員有很大一部分人不僅未接受檔案管理的相關培訓，缺乏檔案管理專業(yè)知識現(xiàn)象也很嚴重。另外，有些人員計算機水平也不高，不能適應漸漸深入的信息化檔案管理模式。這種現(xiàn)象就會直接影響醫(yī)院檔案管理的效果，長此以往，由于各醫(yī)院檔案管理人員的知識水平和計算機水平的參差不齊，長此以往容易導致有時醫(yī)院的檔案管理工作會處于被動和滯后的狀態(tài)，嚴重影響檔案管理的規(guī)范和準確度。
2.改進我國醫(yī)院檔案信息化管理的措施
2.1 擴大宣傳和教育面，提高重視
為更好的應對日趨復雜多變的檔案信息，徹底消除以往檔案管理工作中的各種局限，就要求各醫(yī)院必須將檔案管理信息化落到實處。因此，應當通過各種途徑來擴大檔案管理信息化的宣傳面，不管是醫(yī)院的各位領導還是普通醫(yī)務人員都應當認真學習相應的法律法規(guī)、綱領性文件，使其從思想上提高認識和重視。具體來說，作為一名普通醫(yī)務人員應該認真閱讀和體會《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等的法律法規(guī)，從而充分認識到檔案管理的重要性。另外，重中之重，作為醫(yī)院的領導，醫(yī)院的生成和發(fā)展的決策者、舵手，更應該通過深入的研究和充分的思考，看到檔案管理信息化的重要性。在日常的工作中，應該對檔案管理信息話充分的重視起來。
2.2下力度積極開發(fā)和引進先進的管理軟件
任何一項工程的建設和實施都離不開強有力的基礎設施做后盾。醫(yī)院的檔案管理信息化亦是如此。面對當前檔案管理軟件滯后的現(xiàn)狀，我們應下力度積極的開發(fā)及引進各種先進的管理軟件。具體說來，一方面是開發(fā)和引進國內(nèi)外先進的綜合管理軟件，提高綜合管理水平；一方面是開發(fā)和引進先進的專業(yè)檔案管理軟件，以滿足當前檔案管理的特殊情況。另外，任何軟件的開發(fā)和引進都需要強大的資金做保證。因此，各醫(yī)院在軟件開發(fā)方面應加大資金投入，真正做到有錢用到刀刃上。
2.3建設一支高綜合素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊伍
有了先進的軟件和硬件等基礎設施作保障，加上領導和各醫(yī)務人員思想上的重視，要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化還離不開建設一支高綜合素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員隊伍。具體來說，一方面對于目前在崗的檔案管理人員，應重視自身的專業(yè)理論，并不斷的提高自己的計算機運用水平。醫(yī)院可為其提供各種培訓和學習的機會，自身也應利用閑暇的時間不斷的學習和更新知識。另一方面應做好檔案管理優(yōu)秀人才的培養(yǎng)、吸引等儲備工作。這是醫(yī)院檔案管理信息化的人力保障。
3.結(jié)語
隨著科技的不斷發(fā)展和進步，醫(yī)療事業(yè)引入信息化管理的不斷深化和快速推進，醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的綜合管理工作起到了越來越重要的作用。先進完善的檔案管理能夠為醫(yī)務人員及病人第一時間提供最充實、最準確的資料，為本醫(yī)院的科研、學習、工作提供最翔實的原始數(shù)據(jù)，能進一步的推動醫(yī)院的管理事業(yè)進入一個新的層面。可見，繼續(xù)大力深化和推進我國醫(yī)院的檔案管理信息化工作是勢在必行的選擇。因此，針對我國醫(yī)院檔案信息化的現(xiàn)狀，各醫(yī)院亟待結(jié)合自身的情況進行深入思考和研究，提出相應的整改措施，改善目前的狀況，從而從根本上改進醫(yī)院的檔案管理工作，進而更好的為醫(yī)院事業(yè)服務。
參考文獻：
[1]徐宏云、董淑昌.加強醫(yī)院檔案信息化管理的探討[J].管理觀察，2011，（32）：185-186
[2]劉少德.淺談新時期醫(yī)院檔案信息化管理[J].工企醫(yī)刊，2009，22（6）： 88-89
[3]王文.醫(yī)院檔案信息化管理初探[J].科技風，2011，（4）：252
[4]張燕.醫(yī)院檔案信息化管理淺析[J].華章，2012，（27）：252
關鍵詞：檔案管理;信息化;利用與開發(fā)
Abstract: the document management informatization construction is the focus of the current file, along with the archives management model transformation, promote the continuous progress of the information the optimization function of archives work further highlight. Pay attention to archives informatization construction, improve the quality of the archives management, and to realize the resource sharing, give play to the use of archives work, and promote the function of file resources knitting research and development will be the focus of this paper.
Keywords: file management; Information; Use and development
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
1、前言
隨著信息化管理的應用和加強，檔案信息化管理手段也應運而
生，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐步淡出歷史舞臺，檔案的存儲由紙質(zhì)變?yōu)殡娮虞d體，其便于操作、快捷查詢等優(yōu)點也成為了信息化檔案的主要形式。檔案是重要的歷史資源，是記錄人們與社會活動的真實憑據(jù)，具有相當?shù)牧粼趦r值，因此，檔案管理工作非常重要，而開發(fā)信息化平臺提高檔案資源利用率也是檔案管理工作的重點之一。
2、檔案信息化管理的優(yōu)勢
檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一領導、規(guī)劃、和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式為社會提供服務為重心的轉(zhuǎn)變過程。它體現(xiàn)出了四個方面的要求：一是要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；二是實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是實現(xiàn)檔案信息高度共享；四是實現(xiàn)檔案管理模式的變革。檔案信息化管理采用高容量載體對檔案信息化進行存儲，對檔案信息自動編目及檢索，對檔案進行自動全文存儲以及檢索，檔案業(yè)務及工作管理、計算機輔助閱卷、檔案的自動標引，以及對文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等等，使檔案信息變成流動的、有生命力的資源。
檔案信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：（一）存儲環(huán)境的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案以紙張為主要記錄載體，在存儲和保管過程中需要防霉防蛀，對存儲環(huán)境的溫度等有著相當嚴格的要求。信息化檔案以電子檔案為主，電子檔案的來源一方面是對原有紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換，在經(jīng)過掃描等處理形成電子檔案后就可以封存紙質(zhì)檔案，避免紙張多次翻查接觸空氣中的灰塵、水分等加速紙張老化，直接查詢電子檔案。另一方面新的檔案記錄可以直接以電子檔案的形式來進行留存，同時備份數(shù)據(jù)，電子檔案依托光盤、硬盤為載體所需的存儲環(huán)境相對于紙質(zhì)檔案比較簡單，環(huán)境優(yōu)勢明顯。（二）整理、歸檔優(yōu)勢。在檔案資料收集、整理、歸檔的過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)收集方式耗時長，而且有時還需要再加工，增加了重復的工作量。而電子文檔可以由檔案部門將格式統(tǒng)一下發(fā)，網(wǎng)絡提交，直接歸檔，提高了后期維護效率。此外，備份數(shù)據(jù)又可避免原始數(shù)據(jù)損壞后帶來的災難性損毀。（三）利用、查詢優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的查詢、借閱手續(xù)相當復雜、繁瑣，需要提出申請、得到準許后進入檔案室進行人工翻查，紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次翻查后必然會對紙張造成一定的損壞，此外，由于人工的疏忽也可能弄亂檔案順序等等，給后續(xù)管理帶來極大麻煩。信息化管理可以由查詢者自己通過登錄網(wǎng)絡來進行搜索所需檔案，調(diào)用電子文檔進行瀏覽，可操作性強，簡化了檔案使用流程，準確、快捷。對電子文檔的查閱并不會對文檔本身造成任何損壞，也不會影響檔案的排序與歸檔。因此，在使用和查詢上有著傳統(tǒng)管理方式無法比擬的重大優(yōu)勢。
3、以檔案信息資源共享促進檔案利用與開發(fā)
3．1信息化建設對檔案利用開發(fā)的必然性作用。
檔案是一種信息資源，是社會快速發(fā)展過程中用來記錄、保存各種信息的有效工具。檔案信息既是社會各項事業(yè)發(fā)展的歷史記憶，又是各項事業(yè)發(fā)展必需的重要參考和依據(jù)。它所涉及的內(nèi)容廣泛、復雜，檔案管理工作者只有按照單位或者部門的需要，將檔案進行整理、注錄，做好檢索工具，才能在有限的時間內(nèi)使其保存的信息實現(xiàn)最大化的搜尋與查找，檔案才能更好的發(fā)揮自身的價值。提供利用是檔案工作的基本職能，它是體現(xiàn)檔案歷史價值、社會價值、經(jīng)濟價值的重要手段。全面進行檔案工作創(chuàng)新的最終目標是為了能夠讓檔案管理更好地發(fā)揮作用，能夠全面持續(xù)、快速地發(fā)展，更好地為利用者服務。
如今，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術已廣泛應用于政府公務，社會公共服務、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及科教事業(yè)各方面，處于與世界經(jīng)濟接軌變革時期的中國，加快檔案信息化建設，促進檔案信息的開發(fā)利用更加顯得緊迫與重要。
檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑，這個途徑是“科技興檔”的具體實施，是帶有深刻變革意義的科技創(chuàng)新。對一個單位而言，就是要把單位部門的檔案信息化建設單位的信息化建設總體布局中。要充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術促進檔案信息化進程，充分發(fā)揮檔案的實效性、信息功能性和知識生產(chǎn)性。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維中大信息資源整合開發(fā)利用力度。
3．2、檔案信息化環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息的建議
檔案信息能力是指檔案信息開發(fā)和利用檔案信息的綜合能力。而開發(fā)利用檔案信息是指對檔案記載信息的采集、加工、存貯和輸出工作，是把檔案記錄的信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)為利用者索取利用的過程，是實現(xiàn)檔案價值，充分發(fā)揮檔案信息作用，為社會各項實踐活動服務的關鍵性工作系統(tǒng)。這個工作系統(tǒng)的運行好壞，實質(zhì)上就是對檔案信息能力的一種測定。這就要求檔案信息開發(fā)要從需求出發(fā)，有計劃、有重點、有目的、有針對性的進行綜合信息、重點信息、開發(fā)，這是檔案工作的立足點，也是檔案信息資源開發(fā)的關鍵所在。
實現(xiàn)對檔案信息有實用價值的開發(fā)，建議加強以下幾個方面工作：①加強檔案工作標準化建設。檔案工作標準化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，是實現(xiàn)檔案管理自動化的前提，是提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力、財力的有效措施，也是實現(xiàn)信息資源共享的重要保證，直接影響著檔案工作信息化的步伐，有助于實現(xiàn)檔案管理工作的目標管理。②大力加強檔案信息資源深層次挖掘工作， 建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設的核心。建立數(shù)據(jù)庫 網(wǎng)絡信息資源組織的重要方式，這種方式 就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，逐步實現(xiàn)各部門檔案信息數(shù)字化。用數(shù)據(jù)庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。③檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高開發(fā)質(zhì)量的重要措施。通過有關信息的收集、匯總、分析和加工，及時地了解與掌握社會需求，及時地開發(fā)檔案信息資源，服務于經(jīng)濟建設，盡可能全面、迅速、把有效信息傳輸給社會，既是大力開發(fā)檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統(tǒng)地提供檔案資源為社會各方面服務的一項重要工作。
【關鍵詞】高校；檔案管理；信息建設
隨著社會信息化時代的發(fā)展，高校招生規(guī)模的擴大，畢業(yè)人數(shù)的增多，目前的高校學籍管理工作的運行方式已無法滿足時展的需求。在傳統(tǒng)的學籍檔案管理中，對檔案資源共享、信息資源傳輸?shù)确矫嬉延泻芏嗖蛔愕牡胤?，與信息化的時代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。
一、我國高校學籍檔案信息管理的現(xiàn)狀
目前，我國高校學籍檔案信息管理大多都使用的是教務管理系統(tǒng)，主要以紙質(zhì)材料保存為基礎，再通過網(wǎng)絡儲存、傳輸?shù)男问浇㈦娮訖n案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實現(xiàn)，所以在檔案的信息建設與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統(tǒng)一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學期歸檔、班級歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質(zhì)的書面材料，但由于高校的學生較多，很難做到細致保管，從而導致這些紙質(zhì)的材料會出現(xiàn)不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學生如果想查找檔案必須要親自到學校，通過工作人員進行手動查找，從而花費了大量的時間，顯得不便利?？傊诟咝Ｄ壳暗膶W籍檔案信息管理上還是缺乏相關的指導、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。
二、高校學籍檔案信息管理者在信息化建設中的意識構成
高校學籍檔案信息管理工作主體意識提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識主要包括以下幾個方面：
（一）檔案數(shù)字化信息利用的意識
檔案資源的數(shù)字化信息意識是檔案信息資源與檔案數(shù)字化管理的有機統(tǒng)一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個載體上。當檔案被儲存、保管以后，它便會成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現(xiàn)代的信息技術手段，提高對學籍檔案信息的開發(fā)利用。只有有效運用好檔案信息，才會使其在社會中發(fā)揮出真正的價值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲藏”形式的存在。
（二）信息網(wǎng)絡的服務意識
有效的網(wǎng)絡系統(tǒng)讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時隨地的進行查詢與搜索。在信息服務的網(wǎng)絡中，首先，要建立高校的學籍檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)絡傳遞與網(wǎng)絡檢索功能，為高校學籍檔案信息網(wǎng)絡服務打下基礎，實現(xiàn)信息化管理功能，讓利用者隨時調(diào)閱高校學籍檔案信息，滿足相關需求，從而讓學籍檔案信息發(fā)揮出真是的社會價值。其次，檔案信息網(wǎng)絡的建設可讓學籍檔案工作者更及時的更新檔案信息，從而避免了網(wǎng)絡檔案內(nèi)容陳舊，信息的單一的情況，加強了高校學籍檔案信息的利用。最后，由于學籍檔案信息的利用者對信息技術的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網(wǎng)絡的咨詢功能；高校的學籍檔案工作者應建立網(wǎng)絡咨詢系統(tǒng)，可通過在網(wǎng)站上設置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結(jié)其提出的相關問題，優(yōu)化檔案信息的管理系統(tǒng)，提高檔案信息網(wǎng)絡的服務質(zhì)量。此外，在檔案的網(wǎng)絡信息化管理中，必須加強安全管理意識，在采取系統(tǒng)的帳號密碼管理方式的同時，還要加強閱讀防火墻的等安全設施的建立，以避免黑客的侵入，對學生檔案進行更改或胡亂調(diào)閱的情況。
（三）樹立檔案工作者的規(guī)范意識
在當前信息化時代中，規(guī)范檔案工作者的標準化管理意識尤為重要，而這些標準管理不僅要在檔案形成之后，在學籍檔案信息形成的整個過程都要隨時進行規(guī)劃。首先，在學籍檔案形成階段，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質(zhì)檔案的管理上，檔案的原始資料內(nèi)容都是由之前的院校進行遞送，在由當前高校根據(jù)學生的基本情況與日常表現(xiàn)進行補充，這個工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學校各相關部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時就初步的形成了學生的學籍檔案，包括其中的學號、姓名、班級、院系、學籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對檔案進行補充完善，包括了學生的課程科目、考試成績、總體評分等。而為了實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實施具體的標準管理方法，并將其中的管理意識傳遞給電子文件的形成者，從而實現(xiàn)電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）標準法律法規(guī)意識
由于檔案的公布受諸多法律和校規(guī)的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標準，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關，根據(jù)相關法律法規(guī)，強化標準化管理意識。標準化管理不僅可保護院校及學生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案信息的社會價值。
三、結(jié)語
在高校學籍檔案的信息化建設中，加強院校硬件軟件設施與提高學籍檔案管理者的信息意識是不可或缺的兩項重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學籍檔案管理工作得到實質(zhì)的發(fā)展，發(fā)揮其有效的管理價值，讓學籍檔案工作得到真正的價值體現(xiàn)。
參考文獻：
[1]郭瀟.論高校教學管理者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)與提高[J].惠州學院學報（社會科學版），2012（05）
