發(fā)布時間：2023-08-07 17:19:57
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理概念樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：建筑工程檔案；管理問題；解決辦法
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.11.101
0 引言
大量工程項目的出現(xiàn)必然也會出現(xiàn)大量的建筑工程檔案，而這些檔案不僅能夠為往后建筑工程的建設和發(fā)展提供經(jīng)驗和借鑒，更是一種歷史性的檔案。因此，為保障和促進建筑工程事業(yè)的發(fā)展，研究建筑工程檔案管理過程中的存在問題并探索解決辦法顯得尤為重要。
1 建筑工程檔案的概念和特點分析
1.1 建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現(xiàn)建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
1.2 建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統(tǒng)化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發(fā)事故防范、重大災害險情預防上發(fā)揮作用。
2 建筑工程檔案管理的存在問題
2.1 管理意識落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
2.2 管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
2.3 管理人才缺乏
社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
3 建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
3.1 革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領導的認識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應當建立以企業(yè)領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
3.2 加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發(fā)展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經(jīng)費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現(xiàn)代化檔案管理設備。
3.3 優(yōu)化管理人員素質
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業(yè)知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現(xiàn)管理人員素質的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務。
4 結束語
改革開發(fā)的不斷深入使得我國建筑工程的發(fā)展更為迅猛，檔案管理作為建筑工程項目施工管理過程中的一項重要組成部分，對于建筑工程的進一步發(fā)展也有著重大影響意義。因此，只有不斷加強建筑檔案管理，并改善其中存在問題，才能有效促進建筑工程的大發(fā)展。
參考文獻：
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關鍵詞：范式理論檔案管理范式
范式理論因其對推動管理轉型和管理革命具有十分重要的意義而被廣泛運用于各個領域，尤其在管理領域更為突出。但對于范式、管理范式、范式理論對檔案管理的重要意義等的探討，目前在檔案學界尚屬罕見。本文就這幾個問題予以簡單介紹，以期加深檔案工作者對范式理論的理解，推動該理論在檔案管理中的完善與轉型。
“范式”是美國科學哲學家托馬斯?庫恩（Thomas Kuhn）用來說明常規(guī)科學與科學革命相交替的一個關鍵性概念。1962年，他在《科學革命體系》一書中最早提出“范式”（paradigm）一詞，并將其概括為：“一個時代提供給社會參與的、在典型問題及解決方法方面被普遍認識的科學成就”。（項國鵬：《企業(yè)戰(zhàn)略管理范式的轉型》，載《經(jīng)濟管理?新管理》2001年第16期。）近年來由于邊緣學科、橫斷學科和綜合性學科的出現(xiàn)和發(fā)展，使學科之間的沖突與交融日漸增多，“范式”概念的提出恰恰體現(xiàn)了這種一體化和整體化趨勢。也正因為如此，西方社會科學界在各學科和各專業(yè)領域中廣泛借用這一概念，并對“范式”的研究提出許多新的見解，使其超出了庫恩賦予的原義?！胺妒健辈辉偈且环N單一的個體概念，而是包括規(guī)律、價值、理論、標準、方法等在內的一整套信念，是某一學科領域的世界觀，它決定著某一時期科學家觀察世界、研究世界的方式。亦可以在一定意義上說范式的實質是科學活動中的整合與升華，范式的意義、范式的存在的標志之一在于形成科學共同體。
同樣，將“范式”理論工具用到管理活動之中，就產(chǎn)生了“管理范式”這一概念。它是指管理的理論和實踐的體系范疇?熏包括管理的理念、理論、結構、模式、方式、方法、手段和操作?熏等等。與單純的管理模式不同，管理范式更突出管理活動中的管理主體價值取向、管理理念與管理機構、管理方法、手段的有機統(tǒng)一和有效運作。作為高于管理模式層面之上的管理理念和管理目標指向系統(tǒng)，管理范式廣泛地存在于人類各項管理活動之中，并在管理活動中處于一定的支配地位，指導著人們的行動。當今，在管理領域的許多方面，人們都提出了各具特色、富有創(chuàng)建性的管理范式。如在行政管理領域，近20年來，一些發(fā)達國家出于技術革命和經(jīng)濟全球化的回應，政府公共部門展開了深入、廣泛的改革，提出了“管理主義”、“新公共管理”、“以市場為依據(jù)的公共管理”、“后科層范式”以及“具有企業(yè)精神的政府”等等新的管理取向，力圖“從以往主導地位的那種僵硬的、等級的科層體制轉向的一種更加靈活、以市場為基礎的公共管理形式”。這一轉換過程反映著不同范式間的融合互補、不同理論間的兼收并蓄以及理論與實踐的相互促進；在圖書情報領域，近年來在信息技術和信息資源管理理論的推動下，現(xiàn)已形成了技術集成、信息集成和集成運動三大主流范式，并提出了許多管理和評估模型，如諾蘭的進化模型、達菲的符合模型、拉卡托斯模型、庫恩模型等等。在國外的一些大企業(yè)已開始設立CIO（即企業(yè)首席信息主管）。這些有力推動了圖書情報管理向信息資源管理的轉型。當然還有其他一些領域，如教育管理領域、企業(yè)管理領域等等，管理范式理論在其中都有較為充分的體現(xiàn)。
長期以來檔案管理領域中普遍存在的管理理念、管理模式等均是范式理論在檔案管理領域的體現(xiàn)，但一直沒有引起檔案學者的關注。20世紀90年代中期后，在各方面的影響下，中外檔案學者也提出了一些具有管理范式特征的理論。如“后保管模式”、“知識管理”、“分布式管理”、“市場化管理”、“滿足休閑日增時代人們的文化需求”、“資產(chǎn)化管理”等等，這些理論在實踐中已產(chǎn)生一定的影響。同時，檔案管理工作具有強烈的時代特征，不同的歷史時代決定著檔案管理的內容和方式。隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展、科學技術水平的提高以及社會主義市場經(jīng)濟的建立和完善、政府行政范式的轉變和我國檔案信息化戰(zhàn)略的實施，檔案管理領域的價值取向和思維方式正發(fā)生著一系列根本的變化，這也必然導致檔案管理范式的變遷，即管理理念、技術、方法模式的發(fā)展變化。在我國檔案管理發(fā)展史中，先后經(jīng)歷了檔案史料管理、檔案實體管理、檔案信息資源管理和檔案知識管理四種思維模式的檔案管理范式。不同的檔案管理范式在管理理念、管理模式以及檔案學的研究取向等方面有著很大的區(qū)別。
這種差異主要表現(xiàn)為：（1）檔案史料管理范式。20世紀30年代前。檔案是原始記錄，是寶貴史料，早期檔案的保管主要是用來編史修志的。鑒于檔案史料所具有的重要價值，歷代王朝都設有專門的檔案存放場所和管理機構，但古代檔案保管機構主要是些史志部門，并建置史官負責管理工作。這一時期的檔案學寓于史學之中，史學與檔學融于一體。（2）檔案實體管理范式。20世紀30年代―80年代初。這一時期整個檔案管理工作的基礎和重點是檔案實體管理工作，即由各級檔案部門，遵循全宗原則，對檔案原件實行集中、有序、質量和安全管理，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管四個環(huán)節(jié)。檔案內容信息開發(fā)雖然已被作為檔案管理工作的一個方面而提出，卻未能引起人們的關注。所以，盡管該時期的檔案學已經(jīng)發(fā)展成為一門獨立的學科，其研究領域還僅限于檔案工作中的若干具體業(yè)務內容，主要是側重對檔案實體的分類、排架、保管等的研究。（3）檔案信息資源管理范式。20世紀80年代以后。隨著信息論、系統(tǒng)論和控制論傳入我國，檔案界人士紛紛轉變傳統(tǒng)的思維模式和理念，用信息資源管理的思維來考察檔案管理工作。檔案信息資源管理以檔案信息與載體的分離為前提，直接對信息進行相對獨立的管理、加工和利用。它突破實體管理的傳統(tǒng)運作模式，逐步健全現(xiàn)代管理系統(tǒng)，擴大了管理對象的范圍，豐富了管理的手段，大大提高了檔案信息資源的管理效率和利用水平。信息時代的檔案學研究范圍，已擴展到對檔案學的一般原理和一般規(guī)律、對檔案信息資源管理理論和信息技術、對檔案與社會、檔案與相關學科關系等方面的研究。（4）檔案知識管理范式。21世紀，知識經(jīng)濟的悄然興起使檔案管理工作又面臨著一個全新的環(huán)境。檔案知識管理是在新思想，新觀念指導下，對包括信息在內的所有智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式。它的最大特點就是把信息技術與人本思想結合起來管理，而且更加注重后者。知識經(jīng)濟對檔案管理工作提出了全新的命題，對檔案知識屬性的研究、如何有效地將知識管理的觀念和方法貫穿于檔案管理工作，已成為新世紀檔案學者研究的新課題。縱觀我國檔案管理范式從檔案史料管理、實體管理、信息資源管理直至知識管理的演進過程，實質是檔案價值的升華與知識內涵的拓展過程。由于檔案管理領域的價值取向和思維方式發(fā)生了一系列根本性變化，致使每一階段檔案管理范式的具體表現(xiàn)形式有所不同。當然，它們并不是完全區(qū)別的，而是后一范式對前一范式的繼承和發(fā)展。
將現(xiàn)代管理范式理論“內化”到檔案管理領域，對于在較高理論研究層面上總結和澄清當前檔案學界的一些學術觀點，探索新的社會發(fā)展時空背景下檔案管理范式的建構，豐富和完善檔案工作組織管理的理論與方法，推動檔案學學科的建設等都具有極其重要的現(xiàn)實意義和長遠的歷史意義；對于檔案實際工作部門進一步明確工作思路，科學合理地配置管理資源，轉變管理和服務手段與方法等具有重要參考價值，可以為檔案管理部門提供相關的決策參考、理論支持和實踐建議。但與行政管理、圖書情報等其他領域相比，檔案界對范式理論的關注尚處于自發(fā)階段。一方面，理論研究不夠全面、系統(tǒng)，缺乏清晰度；另一方面有些理論只是處于管理模式層面，不具備管理范式理論研究的高度；有些觀點其實踐效果也還有待于進一步分析和考察。
一、我國科技檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
相關研究顯示，在知識經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，每年各單位都會開發(fā)新的科研項目，使科技信息愈來愈多，且信息自身也呈現(xiàn)出復雜化、繁瑣化，此時傳統(tǒng)的科技檔案管理模式是不符合發(fā)展需要的。其主要表現(xiàn)在落后的管理觀念和管理方法跟不上時代的步伐，科技檔案難以發(fā)揮其真正的作用，科技檔案管理工作失去了自身的價值。其次，一些工作人員對檔案管理缺乏經(jīng)驗，不能將科技檔案進行科學分類。此外，一些科研人員對科技檔案管理收集工作不配合，不愿意將其作為一種資源來共享，而是將其獨有等等。這些原因都使得我國科技檔案管理出現(xiàn)許多問題，嚴重制約著檔案管理工作的有效進展。
二、科技檔案管理中存在的問題
（一）對科技檔案管理的功能認識還不夠
由于科技檔案的內容和概念都比較新，當前各行業(yè)中的從事科技檔案管理人員，對科技檔案的認識還不夠全面，因此在實際的工作中，對一些科技文檔的歸檔率還不夠高，遠遠不如文本文檔的歸檔率。比如一些某行業(yè)的科技活動、一些與其生產(chǎn)研究相關的檔案，對科技檔案管理的意識不足，很多時候對檔案的管理還停留在傳統(tǒng)的檔案管理意識中，沒有采取先進的科學技術進行檔案歸整和管理。
（二）管理與服務脫節(jié)
檔案的管理主要是為各種工作提供相應的資料和依據(jù)的，當前各行業(yè)的檔案管理中，很多都只注重文書的收集，對各種聲音影像、科技等檔案的收集比較少，這就極大地影響了各單位檔案的完整性以及系統(tǒng)性，因此在使用檔案為各種工作服務的過程中，出現(xiàn)了嚴重的脫節(jié)現(xiàn)象。
（三）對科技檔案管理的法律法規(guī)比較缺乏
科技檔案往往涉及到一些重要研究，比如某項生產(chǎn)技術的研究，涉及到一些重要的科技內容，因此要加強對其管理，但是當前科技檔案的法律法規(guī)管理體系還不夠健全，對于科技檔案的立法也沒有相應的重點，因此在科技檔案的法律法規(guī)方面還比較缺乏，對科技檔案的管理存在一定的滯后性，這個客觀原因的存在給當前各行業(yè)的科技檔案管理帶來了一定的難度，不利于科技檔案的保密，也給科技檔案的管理人員在日常工作中帶來一定的困難。
三、新形勢下如何加強科技檔案的管理工作
（一）加強對科技檔案管理的重視程度
各行業(yè)的科技檔案主要是產(chǎn)生于各種與煙草相關的科研以及具體的生產(chǎn)活動，為各行業(yè)的發(fā)展提供了一些準確有效的資源。因此，各行業(yè)在日常的管理中要加強科技檔案管理的意識，將科技檔案管理和企業(yè)的管理進行結合，促進兩者的發(fā)展。要在整個企業(yè)中都貫穿科技檔案管理的意識，讓每個人都有一種檔案保持的概念。要將科技檔案管理納入到企業(yè)發(fā)展的議程中，在各個部門之間協(xié)調配合科技檔案管理工作，加強對科技檔案管理工作的重視程度，為科技檔案的管理營造良好的大環(huán)境。
（二）加強科技檔案的保管
對于科技檔案而言，其安全性完整性是檔案管理的重要方面。要加強對檔案的保管，在傳統(tǒng)的檔案保管的基礎上可以采取一些其他的措施來保證其安全性和完整性。以防為主，加強防治結合，做到不使檔案分散，不使檔案之間發(fā)生混亂，不使檔案丟失和損壞。對于檔案的保密，更是要加強，要建立起嚴格的安全保護措施，防止科技檔案管理中發(fā)生泄密，比如一些加密級的文檔，可以采取加密的措施，對于紙質文檔可以放在保險柜中進行保存，對于電子文檔則可以放在一個沒有連接網(wǎng)絡的電腦中進行保存，以防止檔案的泄密。
（三）加強科技檔案法律法規(guī)的健全
對科技檔案管理的法律法規(guī)不健全，是導致科技檔案管理工作中沒有保障的重要原因，為此，要不斷加強法律法規(guī)的完善，從科技檔案的資料收集、積累、整理、歸檔到保存都應該有一套完整的管理機制。
1電子文件與電子檔案的概念區(qū)分
在我國電子檔案管理的理論研究與實踐工作中，普遍存在名詞術語概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術語使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴重影響我國檔案管理的理論研究、實踐工作以及國際交流的有效開展。其中最核心的概念———電子文件與電子檔案，迄今沒有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細分；在特定的情況下，尤其是在實際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達成共識的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時備選和使用，把原本簡單明了的事情推向復雜含混的泥潭。
1.1概念區(qū)分的必要性
1.1.1理論研究的需要
統(tǒng)一討論的焦點，這是順利開展理論研究的重要前提。國際上，文件和檔案在不同階段對應的術語主要有documents、records、archives。這三個術語應該如何翻譯，我國檔案界也尚未統(tǒng)一意見，其中最大的問題在于對records的翻譯。主流的觀點認為應該將records翻譯為“文件”，但也有學者提出應該翻譯為“檔案”［2］，更有學者提出應該翻譯成其他的術語，如“記錄”［3］。事實上，records一詞應該如何翻譯，并不僅僅是文字使用上的差別，而是折射出我國電子檔案管理理論中術語概念的模糊與混亂。正是因為我國尚未明確電子文件、電子檔案的概念及其實質內涵，才導致翻譯時的混亂。在我國，對于電子環(huán)境中的文件和檔案，人們普遍稱之為稱為“電子文件”，其理由是兩者的界限并不像紙質文件與檔案那樣清楚。［4］這種說法并不完全符合實際。盡管電子檔案是由電子文件轉換而來的，但是兩者的內涵與外延并不相同。倘若都統(tǒng)稱為“電子文件”，則是忽略了電子檔案特有的價值形態(tài)與本質特征，不利于正確認識處于生命周期不同階段的電子文件和電子檔案的不同內涵與特征；更重要的是，將電子文件與電子檔案統(tǒng)稱為“電子文件”，在學術交流與討論中往往會出現(xiàn)混亂局面，不同的研究者所講的“電子文件”，可以根據(jù)各自的理解與需要任意指代整個生命周期的不同階段而不作明確的區(qū)分。從理論研究的角度出發(fā)，明確區(qū)分電子文件與電子檔案的概念已勢在必行。只有明晰這兩個基本概念及其內涵，才能統(tǒng)一學術研究與討論的焦點，為理論研究和發(fā)展打下良好的基礎：一方面，這有利于準確地翻譯與引進國外的相關理論，更好地進行國際交流與合作，為我國的理論研究提供準確而有用的參考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中電子文件階段與電子檔案階段的研究重點與相關理論，明確檔案學界的研究對象與研究領域，真正建立起電子檔案管理的理論體系。
1.1.2實踐工作的需要
明確管理邊界，這是順利開展檔案工作的重要前提。處于整個生命周期連續(xù)管理過程中不同階段的文件和檔案，其管理對象、方法及過程均有所不同。但目前我國檔案界的主流思想仍持只有“電子文件”、沒有“電子檔案”的觀念。倘若統(tǒng)稱為“電子文件”，那么我國檔案部門的工作范圍與管理權限就變得模糊不清，反而給檔案工作自身的發(fā)展設置了思想、觀念以及行動上的障礙。從實踐工作的角度出發(fā)，亟需區(qū)分電子文件與電子檔案的概念。這一方面有利于檔案部門在分清處于不同階段的電子文件與電子檔案的內涵、管理邊界、管理方法、管理系統(tǒng)功能要求的情況下，更好地開展核心業(yè)務；另一方面也有利于明確檔案部門拓展業(yè)務邊界的努力方向。檔案部門針對紙質載體開展現(xiàn)行文件利用的成績和事實證明，我們的確不需要通過模糊文件與檔案的概念來為拓展業(yè)務提供理論支持，因為含混的邏輯永遠支持不了清晰的主張。
1.2概念明晰
盡管紙質檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質檔案管理的相關概念，對不同階段所對應的術語進行明確區(qū)分：EDMS中流通的是電子文件，其對應的英文術語為electronicdocuments，而ERMS和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對應的英文術語為electronicrecords。
2電子檔案管理的邏輯起點
前端控制、全程管理的管理原則主張將檔案管理的工作起點盡可能地向前延伸，從“文件形成”、“系統(tǒng)設計”開始，把需要和可能在“文件形成階段”實現(xiàn)的要求盡量在“文件形成階段”實現(xiàn)，并對“文件”的整個形成過程實行管理控制。然而在實際工作中，檔案部門沒辦法將檔案管理工作延伸到“文件形成階段”，畢竟文件形成部門有其自身的職責范圍，檔案部門并沒有實際的管理權限去要求、控制文件如何形成。真正意義上的全程管理不僅是檔案管理，而應是類似于“大文件”管理的宏觀管理，或許這樣才能做到前端控制。對于電子檔案管理的邏輯起點，可以參照傳統(tǒng)檔案管理的方式進行思考與確認。
2.1紙質檔案管理的邏輯起點
在傳統(tǒng)紙質環(huán)境下，檔案工作的開展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過“歸檔”也能成為檔案；但從檔案管理的實際業(yè)務流程來看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標志著文件工作的完結，管理責任與權限由業(yè)務部門轉移至檔案部門，也意味著對文件保存價值的認定。因此，在傳統(tǒng)紙質檔案管理中，“歸檔”具有相對固定的時間，是明確的文件工作邏輯結點和檔案管理工作邏輯起點。需要強調的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點是針對實際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。
2.2電子檔案管理的邏輯起點
按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來理解電子政務系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過程。［15］但由于電子文件具有與紙質文件不同的特征，如不及時、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫對接，更好地維護檔案真實、完整、安全。在廣東省黨政機關全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預歸檔和正式歸檔兩個環(huán)節(jié)。在預歸檔階段，業(yè)務部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關元數(shù)據(jù)進行預歸檔，檔案部門對此進行審核、鑒定，最終對具有檔案價值、符合要求的電子文件進行正式歸檔。經(jīng)過兩個環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實、全面地反映形成機關的業(yè)務活動，更好地保證檔案的原始記錄性。由于電子文件具有特殊性，要維護其完整性、真實性，檔案部門需要在預歸檔階段對電子文件進行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進行補充完善，系統(tǒng)也會顯示所缺失的要素。電子文件預歸檔后，檔案部門對預歸檔的電子文件具有管理權限，因為電子文件一經(jīng)預歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會作為審計日志內容記錄下來，檔案部門需要對預歸檔的文件進行維護與審查。在國外的理論和實踐中，都強調電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）通過捕獲納入具有檔案價值的信息。所謂捕獲（capture），是指將文件或數(shù)字對象納入檔案管理系統(tǒng)（ERMS），設定元數(shù)據(jù)對文件進行著錄并將其置于背景之中的過程，從而使文件得到長期、恰當?shù)墓芾?。?］從電子文件捕獲的操作范圍、時間、方式來看，捕獲與傳統(tǒng)歸檔有所區(qū)別，捕獲的對象可以是任何電子文件，而歸檔的對象只是具檔案保存價值的電子文件，前者的范疇大于后者，［7］且二者在實際工作中不屬于線性流程關系，我們也不能籠統(tǒng)地把傳統(tǒng)的歸檔等同于捕獲。但從實質上說，文件的捕獲對應于本土化的語言和管理方式也就大體相當于歸檔工作的預備階段。因此，結合我國國情，并參照廣東省黨政機關檔案管理系統(tǒng)建設的實際情況與成功經(jīng)驗，可將“預歸檔”看作國外的“捕獲”，這樣的理解更加符合我國“本土”情況，更容易將電子檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相對應，便于明晰歸檔或捕獲是電子檔案管理工作的邏輯起點。對電子檔案管理而言，其實際工作的邏輯起點與傳統(tǒng)紙質檔案管理一致，只有文件業(yè)務和管理的相關工作結束，作為文件歸宿的檔案管理工作才能正式開展。從實際管理權限來看，相比傳統(tǒng)檔案管理，雖然電子檔案的歸檔時機有所提前，在實際工作中可表現(xiàn)為電子文件的預歸檔或捕獲，但電子文件的預歸檔賦予檔案部門審查與鑒定的權力，正式歸檔則是賦予其保存與維護的職責，因此，歸檔意味著文件工作的結束，也標志著檔案工作的開始。
2.3明晰邏輯起點
無論是紙質檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實際管理權限開始的。實際中若沒有相應權限，管理工作就無從開展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設計階段，在事實上是難以做到的。在電子政務系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預歸檔開始，文件在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時將其進行預歸檔或及時捕獲，至此，檔案部門對電子文件有了實實在在的管理權限，即便這些文件還未經(jīng)過正式歸檔，檔案工作實際已經(jīng)由此展開。綜上，電子政務系統(tǒng)中的歸檔可分為預歸檔和正式歸檔兩部分，而結合我國實際情況，可將預歸檔看作國外所提出的“捕獲”。與紙質檔案管理相對應，檔案部門從文件預歸檔環(huán)節(jié)開始就對其具有實際管理權限與責任，管理工作就此展開，文件工作也就此結束，因此，電子檔案管理的邏輯起點仍是歸檔或捕獲。
3全程管理與前端控制的理論反思
全程管理與前端控制已經(jīng)成為業(yè)界普遍提倡和認同的原則和理論，特別是前端控制理論，更被稱為“電子文件時代的新思維”。［8］“全程管理原則是指對電子文件從其產(chǎn)生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”。“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應該在電子文件生成之初（甚至是電子文件管理系統(tǒng)設計之初）就對電子文件進行前期的監(jiān)督與控制”。［9］
3.1全程管理與前端控制理論的不合理之處
3.1.1現(xiàn)實中的尷尬
無論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強調要從形成階段開始對電子文件的整個生命周期實行管理。然而，這兩個理論在現(xiàn)實中存在一定的矛盾與尷尬：如果實現(xiàn)了對整個生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規(guī)劃和管理著，應該受到同等的重視；而如果強調前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現(xiàn)。因此，這兩個理論不僅本身就存在邏輯關系上的矛盾，而且在實踐中也存在難以實現(xiàn)的尷尬。
3.1.2實踐中的不可行
InterPARES項目的主持人露西安娜•杜蘭蒂教授在第十七屆國際檔案大會上指出，在從電子文件到電子檔案的整個生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責。［10］也就是說，在實踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權職，雙方在實踐中并不存在誰領導誰，或者誰管理誰的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責任。對于我國的機關檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個生命周期的“中端”。一般而言，我國機關檔案室與業(yè)務部門之間是平等的業(yè)務流程和業(yè)務支持的關系，并不存在領導關系，因此檔案室無權對前端的業(yè)務部門進行管理；機關檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務交接關系，無權對檔案館工作進行干預。因此，機關檔案室無法實現(xiàn)前端控制，更無法做到全程管理，應該認清自身在整個生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實踐工作中，檔案部門的職責應該是負責電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關注與參與相關工作，而不可能做到針對電子文件的“前端控制”，或擔負起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。
3.2機關檔案室在全生命周期管理中的定位
從理論和實踐上看，檔案部門都無法做到全程管理與前端控制，檔案部門的職責是保證歸檔文件真實、可靠、完整、可用。機關檔案室既是電子政務建設的組成部分，也是數(shù)字檔案館接收永久電子檔案的直接來源，處于整個生命周期“中端”位置的它，更應該具有手明晰的定位。
3.2.1建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)
對電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機關檔案室應建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。
3.2.2開展專業(yè)的檔案管理工作
機關檔案室的工作包含兩個方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務，為機關管理和機關職能活動提供必要的檔案信息支持，同時也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為本單位的信息化建設提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見；二是要向檔案館移交長期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎支撐。此外，當下我國的數(shù)字檔案館建設還處在起步階段，機關檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設提供有用的實踐經(jīng)驗與參考實例，促進數(shù)字檔案館建設工作的順利開展。因此，對于機關檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。
3.2.3積極關注全過程管理
正如露西安娜•杜蘭蒂教授所強調的：隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點———不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子檔案。［11］而早在1997年國際檔案理事會的電子檔案管理指南中，也指出檔案部門在電子文件、電子檔案全生命周期中職責的有限性。［12］對此，我們的理解是：全程管理是一個多部門分工協(xié)作的過程，檔案部門作為其中的一個重要角色應該具備整體的眼光，為全過程管理提出相應的意見與建議，積極參與電子文件相關管理規(guī)范、標準等的制定，做到“全程關注”。具體來說，機關檔案室可根據(jù)檔案管理的業(yè)務需求，為前端文件形成部門提出工作建議，為本單位的信息化建設提供參考意見，并為檔案館積累和輸送檔案。
4電子檔案的真實性問題
電子檔案的真實性是檔案部門尤為關注的核心問題之一。電子形式載體與傳統(tǒng)載體的巨大差異使得信息記錄難以具有傳統(tǒng)載體的穩(wěn)定性和固化性，對于以維護檔案原始記錄性為使命的檔案部門而言，這無疑帶來了新的管理問題。在實際工作中，機關檔案室擔負著接收和整理電子文件的重要職責。在電子文件轉化成為電子檔案的過程中，機關檔案室在保障電子文件和電子檔案真實性中的作用和責任是重要而有限的。
4.1真實性的內涵
在國際上，以InterPARES項目為代表，圍繞電子檔案的“真實性”問題做了許多研究，對于Inter－PARES詞典中“真實性”（authenticity）這一概念的定義，［13］筆者的理解是：指一份記錄作為檔案的可信賴性，即檔案與它在文件階段形成時的原始狀態(tài)一致，沒有被篡改或誤用。這一理解中的“真實性”是針對檔案而言的，這也與我國檔案管理工作的權限與職責相符，即維護檔案的原始記錄性。在我國的研究中，則將“真實性”需求劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構業(yè)務活動；二是文件在形成之后的真實，表現(xiàn)為文件（檔案）在業(yè)務活動結束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產(chǎn)生時的本來面貌。［14］對應上述概念，真實性要求可分兩個部分：一是形成的電子文件在移交到檔案保管者那里之前是真實的，即文件的真實性，包括兩層含義———文件未被篡改、損壞，以及文件內容真實性即文件所記錄的內容是真實、客觀的；二是對被移交到保管者那里的電子檔案的真實性，在實際工作中表現(xiàn)為文件在業(yè)務結束被歸檔后，仍保持其原始面貌，即對文件真實性的維護。
4.2真實性保障的內在要求
我國研究中“真實性”所包含的兩方面要求實則對應了文件形成部門與檔案部門不同的管理職責。對于文件的真實性及文件內容真實性的保證，關鍵取決于文件形成部門，而非檔案部門；對于文件原始面貌的維護才是檔案部門應有的職責。保障和延續(xù)電子文件真實性的任務是由文件形成部門和檔案部門共同承擔的，其中，文件形成部門起決定性作用，檔案部門則對“真實性”進行拷貝與維護。（1）形成部門決定文件真實性。首先，文件在生成和辦理過程中是否被篡改或破壞，是前端文件形成甚至系統(tǒng)設計與維護的工作，并不是由檔案部門決定的，檔案部門負責保障歸檔后的文件不被篡改或破壞，而不能保證文件在形成過程中沒有遭受損壞。其次，文件的內容與客觀事實是否相符，更應由文件形成單位負責，絕非檔案部門可以決定。如果形成單位都無法證明形成的文件是否與客觀工作、事實相符，檔案部門更加無法去探究前端系統(tǒng)中文件的可信度。因此，文件形成單位負責保證文件形成過程的真實性，檔案部門不應該也無法干預這個過程。也就是說，形成單位給了檔案部門怎樣的文件，原則上檔案部門的職責就是盡最大可能地保存其原始狀態(tài)，不會因為文件的真實性有一點瑕疵而不予歸檔保存。形成單位提交的檔案是真實的，檔案部門得收，即便提交文件的內容不是完全真實的，檔案部門也得保存其原始狀態(tài)，因為這種不真實的電子文件依然是業(yè)務工作的真實記錄。（2）檔案部門維護檔案真實性。雖然文件的真實性不由檔案部門決定，但文件一經(jīng)歸檔成為檔案后，檔案部門就有義務與責任保證歸檔后文件（即檔案）的真實性，如在管理過程中出現(xiàn)檔案被篡改或誤用的情況，檔案部門就需對此負責。從對In－terPARES項目“真實性”定義的理解出發(fā)，針對檔案真實性，檔案部門需要防止歸檔后的檔案被篡改或誤用，保證檔案的原始狀態(tài)，以維護其真實性。由此可知，拷貝電子文件的真實性，并盡最大可能為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境，維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在。此外，檔案部門應對前端文件形成部門給予相對充分的信任，因為不僅僅只有檔案需要“真實性”，文件形成單位的工作開展也同樣需依賴文件的真實屬性。
4.3檔案部門對真實性的管理職責
總的來說，檔案部門的責任在于固守檔案的本質屬性，維護電子檔案的真實性，而非保證電子文件的真實性。并且要明確，不僅應在保存過程中維護檔案真實性，還應在為用戶提供檢索利用時對真實性進行維護。因此，檔案部門的職責實際與傳統(tǒng)檔案管理相一致：第一，在文件歸檔時驗證其真實性，尤其是對元數(shù)據(jù)的完整性和合規(guī)性情況進行鑒定；第二，建立包容性極強的檔案管理系統(tǒng)，以更好地在文件歸檔和檔案移交時實現(xiàn)真實性的對接與拷貝，以包容性管理來維護歸檔文件的原始性，從而最大程度地保證歸檔文件的真實性；第三，在未來的保存、遷移、利用中持續(xù)地維護電子檔案的原始性、真實性。
5電子檔案的長期保存問題
電子檔案的長期保存是檔案部門和檔案學界共同關注的重要問題之一。
5.1研究概況及其邏輯根源從檔案學界的研究情況看，電子檔案長期保存研究希望解決的關鍵問題是保證電子檔案具有長期的真實性和可讀性。電子檔案載體技術的天然特性給長期真實性和可讀性帶來了與紙質載體全然不同的管理障礙，主要表現(xiàn)在對設備的依賴性、信息與載體可分離性、易更改性等方面［15］。以此為出發(fā)點，國內繞這一問題開展了較多研究，其中，從我國的具體研究主題看，現(xiàn)有的相關研究主要從電子檔案長期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作機制［19］、標準體系［20］、技術方案［21-22］等方面展開，同時也不乏對國外研究與實踐的介紹［23-24］，以及特殊形式檔案信息資源長期保存問題的研究［25］。在上述研究中，目前已經(jīng)形成仿真、封裝、遷移、開放性描述等一系列共識性的管理策略。從總體而言，國內外檔案學界對該問題的研究基本都可概括為“策略性”研究。這一研究的根源在于，使電子檔案具有長期的真實性和可讀性。然而深入分析這一問題的研究特點，我們可以發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的長期保存問題中，檔案學界與檔案部門實際上具有一定的職責側重和特定的角色定位。
5.2反思檔案管理工作原則在傳統(tǒng)的和電子化的檔案管理中，我們可以總結出檔案管理工作的固有原則，這些原則主要體現(xiàn)在兩個方面：一是電子檔案的長期保存問題并非檔案界可以獨立解決的，檔案部門應當突出自身的專業(yè)特色與核心職責；二是檔案部門在電子檔案的長期保存中，應該對電子檔案的真實性、可讀性實行維護性的管理。具體而言，在電子檔案長期保存策略之中，仿真、封裝、遷移等措施的根本性技術是由計算機技術研發(fā)領域提出、攻關和實現(xiàn)的，檔案界則是通過對這些技術進行分析、選擇和應用，來構建電子檔案長期保存的適用策略，從而實現(xiàn)電子檔案的長期保存。其中，檔案界的角色是技術的選用者以及策略的研究、制定和實施者，而非關鍵技術的主要研發(fā)者，因此檔案界對電子檔案長期保存的貢獻主要在于管理策略。以紙質條件為參照，我們同樣可以發(fā)現(xiàn)相似的角色定位。在紙質檔案的長期保存中，為了保證紙質檔案具有長期真實性和可讀性，檔案部門采取的措施主要包括檔案實體的物理管控以及檔案文獻修復工作，其目的是保證檔案不被篡改、信息內容可讀和檔案實體存續(xù)。從根本上而言，檔案部門無法決定紙張的使用壽命，因為這最終取決于造紙技術；檔案部門也無法決定檔案形成機構的紙張選擇，因為這取決于檔案形成部門業(yè)務活動的需要。在紙質檔案的長期保存中，檔案部門的角色與職責是在獲取檔案的管理權限之后，將檔案放置在一定條件下進行維護性管理，其根本目標并非“絕對永久”地保存檔案實體，而是通過管理性、技術性策略，盡可能地延長檔案實體保存時限，使檔案能夠盡可能長久地為社會提供利用服務。因此，從時間和空間上看，檔案部門對紙質檔案長期保存的管理職責具有相對獨立性，與業(yè)務部門、技術研發(fā)者之間存在明確的角色區(qū)分。電子檔案的長期保存與上述情況具有本質上的相似性，在社會技術的發(fā)展中，檔案部門應該以相對穩(wěn)定的管理職責與管理方式來應對社會活動方式的多元化趨勢，因此檔案學界和檔案部門都應該找到并明確檔案長期保存工作的核心價值與角色定位，從而以具有學科特色的管理體系來完善實際工作。在近年國外與國際性的實踐中，同樣體現(xiàn)著這樣的邏輯關系與工作原則：（1）OAIS參考模型。OAIS參考模型的制定者是美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS），美國的ERA、英國的Cedars、加拿大的ADRI等項目都以該參考模型為電子檔案長期保存研究和開發(fā)的基礎。［26］檔案界等保管領域并未研發(fā)出這一根本性的架構模型，而是對OAIS模型進行分析與應用，是制定管理策略的重要依據(jù)。基于OAIS的長期保存管理模式又體現(xiàn)著維護性的管理思想，比如OAIS模型提倡通過檔案信息包進行長期保存，而使用信息包向利用者提供檔案利用，從而保證檔案信息包的安全、穩(wěn)定。（2）Inter－PARES研究項目。InterPARES項目的開展離不開其他學科領域的參與和支持，在電子檔案真實性維護與長期保存的研究過程中，該項目吸納了來自法律、歷史、計算機技術與工程、信息科學及化學等多學科的專家學者為其提供專業(yè)領域的智力與技術支持。［27］檔案界從其他學科領域提供的專業(yè)知識中，選用與管理目標相契合的技術和方法，明確管理取向與管理需求，制定管理策略。（3）美國NARA云歸檔計劃。美國NARA2014-2018財年的戰(zhàn)略規(guī)劃明確將云環(huán)境下形成和使用的檔案納入管理范疇。針對這些檔案，主張研究和推進“云歸檔”及相關的保存策略。［28］這也反映了“維護性”的管理思想———提倡檔案部門在尊重檔案形成機構活動方式的前提下，以固有的檔案管理原則與方法為基礎，形成對前端活動方式具有適應性和包容性的管理策略，保證從既有活動交流方式中形成、固化的檔案材料得到及時、有效管理。
5.3對電子檔案長期保存實行維護性管理
從工作性質上看，電子檔案的長期保存無疑屬于檔案部門的工作職責范疇；然而從更深層的內在需求上看，其工作效果卻并非僅僅取決于檔案部門。檔案部門在電子檔案的長期保存中具有相對獨立的工作職責與角色定位，這不僅根植于檔案工作的核心價值，也是社會分工專業(yè)化的發(fā)展需求所致。因此，在電子檔案的長期保存問題中，檔案部門應進一步反思自身的根本價值、固有原則、社會意義與實際邊界，檔案學界則應以此為基礎繼續(xù)開展更具專業(yè)意義的理論性與應用性研究。
6電子檔案管理的雙套制現(xiàn)狀與單軌化趨勢
電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔與雙軌制管理是社會發(fā)展邁向信息化時代初期的普遍做法，在主流信息載體從紙質向電子更替的過渡性時期，雙套制與雙軌制為檔案管理提供了一種有效的解決方式。然而隨著技術發(fā)展與社會活動方式變化，雙套制與雙軌制則顯現(xiàn)出了一定的不適應性。
6.1雙套制與雙軌制面臨的挑戰(zhàn)
在檔案信息化建設中，“雙套制”指文件歸檔后紙質版本與電子版本共存，或稱“雙套歸檔”；［29］目前檔案學界對“雙軌制”的定義可以總結為，在文件形成、流轉的全過程中，電子形式與紙質形式始終共存，這實際也意味著在文件流轉的終端，也將以“雙套制”進行歸檔，在檔案管理的過程中也仍然按照“雙套”執(zhí)行管理，因此雙軌制既是文件管理的“雙軌”，也是檔案管理的“雙軌”。一般認為，雙套制和雙軌制的優(yōu)勢在于，對電子形式而言安全可靠，對紙質形式則便于查詢利用、整合共享，二者形成互補的效果。［30］這也是雙套制與雙軌制得到廣泛應用的內在原因。盡管如此，隨著計算機技術的發(fā)展和普及，社會對于以電子形式為載體的活動方式越發(fā)適應和依賴，紙質形式逐漸成為電子形式的一種“硬拷貝”（hardcopy），雙套制與雙軌制從以往以紙質為主轉變成為以電子為主，這就使得雙套制的管理方式產(chǎn)生了一定的弊端：（1）資源浪費。從調研中發(fā)現(xiàn)，實際工作中許多單位往往會在文件階段以電子形式形成和流轉，到歸檔時就將電子形式的文件打印成紙質硬拷貝，再將電子版與紙質版同時歸檔，在檔案管理過程中，需對兩個版本同時進行維護；而在檔案部門進行檔案數(shù)字化建設時，往往由于電子版本管理不善或未予歸檔，而又要將紙質檔案統(tǒng)一進行掃描，形成電子檔案。在這一反復處理的過程中，實際對資源造成了不小的浪費。由于電子檔案的管理不善，同時造成重復勞動和存儲空間的浪費，而在電子—紙質—電子的轉換過程中，期間又經(jīng)歷了并不必要的紙質形式階段，直接導致紙張資源浪費，也對檔案管理人員造成了更大的工作負擔。因此，如果能夠完善電子形式的管理手段，就能避免出現(xiàn)上述資源浪費的問題。（2）對檔案原始性與完整性的管理失效。雙套制與雙軌制在管理效果上無法實現(xiàn)對檔案真實性與完整性的有效管理。對于以電子形式形成、流轉的原生電子檔案而言，通過打印硬拷貝歸檔，實際造成了背景信息（context）的損失———無法有效保留支撐電子檔案真實性、完整性的元數(shù)據(jù)。如此一來，后續(xù)對于紙質版本檔案的管理，其客體對象都是原始性已經(jīng)損耗的檔案，這種紙質版本僅承載了檔案的信息內容。對于原生電子檔案而言，只有同質歸檔管理才能最大限度地一并保存其重要修改記錄和相應的元數(shù)據(jù)，也才能最大限度地保護檔案的原始性與完整性。從管理流程而言，采用完整的同質流程對電子檔案進行收集、保管、利用、傳輸和移交，是對電子檔案原始性和完整性的連續(xù)性管理。因此，對于以原生電子檔案為主且具備一定條件的單位或領域而言，電子檔案管理單套制和單軌制是更具適應性和有效性的管理方式。
6.2雙套制與雙軌制的根源分析與轉變需求
雙套制與雙軌制的廣泛推行，從其根源上而言，可以說是出于對電子形式載體原始性、穩(wěn)定性的不信任，因而對電子檔案采取相對謹慎的管理方式。在信息化建設早期，由于電子形式載體管理技術尚未成熟，電子檔案瞬間丟失、無法找回，或篡改不可溯的現(xiàn)象比比皆是，相較之下，紙張的穩(wěn)定性與可控性遠遠優(yōu)于當時的電子形式載體，并且紙張的使用為人們所熟悉和信任，因此，雙套制和雙軌制成為檔案管理中的通用方式。在后續(xù)研究中，學者們對電子檔案的“原始性”問題展開了研究，提倡以“真實性”、“可靠性”等概念對紙質條件下的“原始性”進行拆解詮釋，以此取代傳統(tǒng)的“原始性”觀念。［31］隨著對電子檔案真實性問題研究的深入，目前已經(jīng)形成有效的電子檔案真實性問題解決思路與實施技術，電子檔案管理者與使用者對于該問題的觀念也正逐漸發(fā)生變化。實際上，在社會生活的其他領域，電子形式這一虛擬化的信息載體已經(jīng)得到廣泛應用。比如，在銀行業(yè)務、證券業(yè)務、電子商務等事務中，數(shù)字化信息早已成為業(yè)務活動中的主要甚至唯一形式，社會對于這類事務幾乎不存在不信任感，對電子形式予以信任在這些領域中習以為常；會計檔案管理領域也正積極開展電子檔案管理單軌化的推進工作，國家發(fā)改委辦公廳、財政部辦公廳、國家稅務總局辦公廳、國家檔案局辦公室于2013年12月向多市、多單位通知（發(fā)改辦高技[2013]3044號），要求各單位組織開展電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作，據(jù)了解，相關工作已經(jīng)取得一定進展和成效?？梢姡谝噪娮有问綖闃I(yè)務活動開展主要方式的領域，其對于電子形式信息的信任度較高，也更積極推動相關技術的改造和應用，推行業(yè)務全流程電子化。對于檔案管理而言，隨著技術發(fā)展與社會活動方式變化，對于電子形式等虛擬載體的不信任將逐漸消退，并建立起穩(wěn)定的信任感。任何主流載體都不是等到真實性能夠得到完全保證，且長期保存問題得到完全解決時才得以普遍使用的，社會選用一種介質作為主流信息載體往往是出于實用主義的考慮，即滿足方便、快捷、可共認等基本要求即可。這其中對于載體實際也有一定的真實性和穩(wěn)定性要求，不具有真實性、穩(wěn)定性的載體是無法成為主流介質的。檔案部門對于這種真實性和穩(wěn)定性固然具有更嚴格的要求，然而隨著電子形式日益普遍化，計算機領域也正不斷完善其技術特性，從而使其更好地滿足社會活動需要。因此，檔案部門的專業(yè)性管理要求應該通過完善管理策略、優(yōu)化管理流程、鞏固管理制度、改善管理方法來實現(xiàn)，從循序漸進的實踐中積累經(jīng)驗，逐步與技術部門共同建立起經(jīng)過反復驗證的技術管理體系與信任體系，為電子檔案管理的單軌化提供支撐，從而滿足原生電子檔案長期真實性、完整性、易用性、可讀性、安全性的要求。
6.3國際趨勢———電子形式單套制歸檔與單軌制管理
電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理也正成為許多國家機構的趨勢。目前，美國、澳大利亞等國家都逐漸推進電子檔案的單套與單軌管理，而不再形成或接收紙質檔案。（1）美國。2012年8月24日，美國總統(tǒng)辦公室以備忘錄形式，向聯(lián)邦各機關由管理預算辦公室（OMB）和國家檔案館與檔案管理局（NARA）制定的《政府檔案管理指令》，其中目標1.1和1.2要求分別對電子檔案和電子郵件以電子方式實行“單套制”管理：①到2019年，聯(lián)邦機關將以電子形式管理所有永久電子檔案；②到2016年，聯(lián)邦機關將以可利用的電子格式管理永久及定期電子郵件檔案。［32］（2）澳大利亞。自2011年7月起，澳大利亞國家檔案館持續(xù)敦促所有聯(lián)邦政府機構向電子形式的檔案管理轉型，鼓勵其以電子形式形成、管理和保管檔案，并在必要時對接收的紙質文件進行數(shù)字化掃描，從而不再形成新的紙質檔案。［33］上述實踐都反映出同一趨勢———當電子形式成為主流活動交流方式時，檔案部門也應對電子檔案實行適應性的全電子化管理。從上述國家的推行力度看來，這對于許多領域而言，既是必然的趨勢，也是迫切的需求。6.4推動我國電子檔案管理單軌化原生電子信息的規(guī)?；瘧檬巧鐣l(fā)展歷程中的一種“自然選擇”結果，要最大程度地維護原生數(shù)字記錄的原始性與憑證性價值，就要實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔與單軌制管理，這也是檔案信息化建設的目標之一。在我國，雙套制與雙軌制管理已經(jīng)顯示出一定弊端，許多領域的電子檔案管理單軌化具有必然性與迫切性。要推動我國電子檔案管理單軌化，首先應該建立起對電子形式虛擬載體的信任，其次應該加快完善管理策略、制度、流程和方法，在鞏固自身理論和方法的同時，加強與其他領域的合作，從實踐中積累經(jīng)驗，逐步完善法規(guī)體系，在必要領域盡早實現(xiàn)電子檔案的單套制歸檔和單軌化管理。
7結語
談到檔案工作，部分專業(yè)檔案中也存在正卷和副卷的名詞概念。例如：
1994年印發(fā)的《派出所檔案管理規(guī)定》中第五條：根據(jù)公安部《關于重點人口管理工作規(guī)定》，對列管的重點人口(包括暫住人口中的重點人口)進行管理中形成的有關材料，應當建立重點人口卷。已經(jīng)查實的有法律效用的材料，立為正卷；內部審批的和未經(jīng)查實的材料，立為副卷。
1991年印發(fā)的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中第二十一條規(guī)定了“各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序”，閱卷筆錄，案件承辦人的審查報告，承辦人與有關部門內部交換意見的材料或筆錄，有關本案的內部請示及批復，合議庭評議案件筆錄，審判庭研究、匯報案件記錄，審判委員會討論記錄，案情綜合報告原、正本，判決書、裁定書原本，審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書和其他不宜對外公開的材料都在副卷之中。
1991年印發(fā)的《公安業(yè)務檔案管理辦法》中的政治偵察案卷、刑事偵查案卷、預審案卷、調查案卷、組織案卷等類檔案均需要建立副卷。
在地方專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門參與制發(fā)的專業(yè)檔案管理制度中，也出現(xiàn)了正副卷的字樣。如2010年印發(fā)的《廣東省勞動人事爭議仲裁檔案管理辦法》中第七條：勞動人事爭議仲裁檔案文書材料按照利于保密、方便利用的原則，分別立正卷和副卷。
既然正副卷名詞概念在如此多的專業(yè)檔案中出現(xiàn)，是否意味著按字面理解，正卷和副卷各自包含的檔案形式、內容、保存價值差別巨大呢?
筆者認為顯然不是。例如在《勞動人事爭議仲裁辦案規(guī)則》中規(guī)定：副卷包括：評議記錄、立案審批表、調查提綱、閱卷筆錄、會議筆錄、底稿、結案審批表等。仔細分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁過程之中形成的，是完整的仲裁檔案中不可或缺的組成部分。缺少任何一種材料只能說明仲裁過程某個環(huán)節(jié)沒有進行或者是歸檔未實現(xiàn)齊全完整。這些文件材料是仲裁過程中部分環(huán)節(jié)的真實記錄，是仲裁檔案的組成部分，根本沒必要列為副卷。公安業(yè)務檔案、人民法院訴訟檔案的副卷情況類似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》中第六條中規(guī)定：罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動教養(yǎng)之后，其檔案應進行整理，正副卷合并，每個人的檔案組成一卷或數(shù)卷。這說明正卷、副卷內的檔案材料同樣重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必將其先分開后合并，增加基層檔案工作人員的無效工作呢?
據(jù)筆者了解，在實際工作中，仲裁檔案的正卷是可以讓申請人、被申請人查閱、復制的，而副卷牽涉到仲裁工作人員對當事雙方利益平衡問題，因而不能向申請人、被申請人提供利用。這一做法源于2002年12月7日實施的《最高人民法院關于訴訟人查閱民事案件材料的規(guī)定》中的條文，民事案件的當事人及訴訟人可免費到法院查閱本人案件的案卷，查閱案卷的范圍僅限于“正卷”，包括書、答辯書、庭審筆錄及各種證據(jù)材料等。
如果說在若干年前手工立卷方式下，必須通過實體分開以達到限制利用的目的，那么在計算機管理非常普及、以件為單位進行整理的今天，再提正副卷這樣的名詞概念就顯得很滯后了。有關部門完全可以通過單獨標識、單件利用的方式解決限制利用問題，沒必要再使用似是而非的名詞概念。
不過也有例外，《派出所檔案管理規(guī)定》中的副卷中包括“未經(jīng)查實的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料……耳目提供未證實的材料”等材料，而后面又規(guī)定“已查明否定的嫌疑材料”屬于不歸檔范圍。這就是自相矛盾的規(guī)定，屬于不歸檔范圍的材料為什么要納入到檔案的副卷去呢?這恐怕就是常識性錯誤了。
在此需要特別指出的是，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》實施辦法第四條規(guī)定“國務院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。如果專業(yè)主管機關擅自專業(yè)檔案管理制度，就多多少少有違法的嫌疑。
一、高校檔案文化的概念與意義
檔案文化與高等院校的教學氛圍的有機融合，不僅能夠記錄本校歷史，更能令本校學生深切感知學校的教育文化。而就目前檔案文化在高校中運作的形式而言，相關高校檔案管理工作者并未充分發(fā)揮高校檔案文化對于學生及學校的教育功能。在查閱多所高校的檔案管理資料后，筆者發(fā)現(xiàn)這一現(xiàn)象具有一定普遍性，檔案管理中的文化滲透過程的缺失無疑是高校資源配置優(yōu)化不足的表現(xiàn)，同時，這一現(xiàn)象也是高校資源的浪費。
在相關高校檔案管理工作者的普遍認知中，高校檔案文化即檔案管理與文化傳播的機械結合，這一理念并不準確。對高校檔案文化的這種理解對于高校檔案文化的教育功能發(fā)揮十分不利，這也反映出相關從業(yè)者對于檔案文化的本質含義把握不準。檔案文化的傳播特征具有指數(shù)效應，可以理解為高校歷史文化從個人擴散至群體的發(fā)展模式。理想情況下，高校檔案文化的本質思想可以在潛移默化的條件下對高校學生產(chǎn)生正面影響，這也就是高校檔案文化教育功能的體現(xiàn)?；谏鲜龇治霾浑y看出，如何發(fā)揮高校檔案文化的教育功能十分必要，并且，其有效對策的研究十分緊迫。
二、高校檔案文化現(xiàn)狀概況
高校檔案文化的教育功能實現(xiàn)這一研究主題的提出時間并不近，但就其實踐過程而言，現(xiàn)狀并不樂觀，高校檔案管理部門對于這一概念的理解偏差是實踐效果不佳的直接原因。這也成為相關對策研究者們的研究重點之一，本文議題的建立也基于此。
（一）對高校檔案文化的認知現(xiàn)狀
多數(shù)高校檔案管理工作人員對于本校檔案文化的理解依舊停留在機械操作、重復行動的被動層面，也就是說，高校檔案文化的宣傳者并不是從自身理念認同的角度出發(fā)進行相關工作的，這也催生了小范圍、走形式的高校檔案文化傳播路徑，顯然，這一模式的效果并不理想。而真正的高校檔案文化的理解應該為對其功能性的深刻體會，表現(xiàn)為相關參與者對于其行業(yè)存在的必要性的正確認知。換言之，一個高校檔案文化傳播者應該明確自身的職業(yè)要求及存在價值，而非毫無目的的進行重復操作。
另外，從高校檔案文化控制模式而言，固定的場館開放時間、固定的日常工作時間、固定的老化運作模式，都是制約教育功能展開實施的瓶頸。加之缺乏多樣化的宣傳手段，對學生的吸引力較低，這也是高校檔案文化的教育功能無法有效進行的原因。這一問題現(xiàn)狀也可以理解為參與者對于檔案學的意識依舊傳統(tǒng)，缺乏現(xiàn)代化社會需求的跟進，業(yè)務人員的精力普遍集中于業(yè)務操作本身，而對于高校檔案文化的深層理解嚴重不足。
（二）對高校檔案文化的教育功能的認知現(xiàn)狀
多數(shù)高校檔案文化工作人員并不理解自身工作內容對學生的深淵影響，其理解始終集中于檔案整理、資料收集、資源整合的表面，對于其業(yè)務內容的根本目的缺乏認知。多數(shù)檔案管理參與人員對于高校檔案文化的教育功能缺乏認真的思考過程。從這一點看，高校檔案文化教育功能的被架空的原因也就顯而易見了。
三、改進高校檔案文化的教育功能意見總結及有效性預測
結合上述分析內容，筆者從高校檔案文化教育功能現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)的癥結入手，從理解與操作兩方面提出建議如下：
首先，強化參與部門對高校檔案文化教育功能的認知水平。這一建議的提出原則在于對文化這一抽象概念的形成機制的考慮。眾所周知，文化事業(yè)的建設并不是一朝一夕能夠完成的，而高校檔案文化也同樣如此。改變高校檔案管理工作人員原有的將檔案與文化簡單疊加的錯誤思想，強化高校檔案文化教育功能發(fā)揮的重要性，從工作人員的職業(yè)素養(yǎng)提升角度，縮短高校檔案文化教育功能實現(xiàn)的周期。
其次，將高校檔案文化的教育功能發(fā)揮工作的建設實施規(guī)模擴大，將少數(shù)師生接觸到的部門文化轉變?yōu)楸拘W生自主參與的全校文化。這一建議的提出原因在于議題研究的操作步驟，在發(fā)現(xiàn)高校檔案文化教育功能實施難的癥結后，筆者認為從思想層面入手的有關方法的時效性差、預期結果持續(xù)周期長，這與議題提出的根本目標存在一定差距。因此，從最直接的操作層面入手，對高校檔案文化的教育功能實現(xiàn)更為有效。此外，這一建議的關鍵在于高校檔案文化結構的改變，無論從觀念上還是從運作模式上，將少數(shù)人文化氛圍擴散至本校公眾周知的文化系統(tǒng)。
再次，加大高校檔案管理設備的資金投入與日常維護。就現(xiàn)有環(huán)境而言，高校檔案管理設備、場所即高校檔案館，這一場所的維護與日常宣傳工作的力度有待加強。從基礎設施建設入手，可以達到主動吸引學生關注檔案文化的作用。這也必然需要高校引進信息化、科學化的高校檔案館管理手段，力求從便捷、有趣的歷史文化獲取渠道吸引更多的高校學生關注，從而令學生們變被動為主動地投入到高校檔案文化的熏陶中。
從上述三條建議的提出原則不難看出，無論理念加強還是操作步驟明確，都嚴格遵循高校檔案文化教育功能展現(xiàn)的目標，同時，也確保了已有高校教育資源的應用，具備可操作性。另外，從資源控制難易度看，上述意見也同樣具備可行性，原因在于三條建議的提出均充分考慮了高?，F(xiàn)有檔案管理教學資源配置。
當今社會已邁入到數(shù)字時代，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡和計算機技術的迅猛發(fā)展，檔案的信息化管理已成為檔案管理的必然發(fā)展方向，檔案的信息管理就是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。20世紀后期以來，全球開始從工業(yè)經(jīng)濟時代步入知識經(jīng)濟時代，知識經(jīng)濟最顯著的特征是，知識對社會發(fā)展的貢獻率占有主導地位，知識經(jīng)濟呼喚知識管理，現(xiàn)代知識管理正是在知識經(jīng)濟的背景下應運而生的一種全新的管理理論與管理方法，它主要應用于企業(yè)管理中，隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識管理也被引入到檔案界，英國檔案與文件管理專家邁克爾?庫克在2001年11月17日至18日于中國人民大學檔案學院主辦的“21世紀的社會記憶――中國首屆檔案學博士論壇”時指出：我們可以宣布自己已步入知識管理領域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發(fā)展方向?？梢哉f檔案管理在經(jīng)歷了檔案實體管理、檔案信息管理、檔案信息資源管理后必然步入到知識管理的階段。那么到底什么叫知識管理？有人認為，知識就是信息，知識管理就是信息管理，這是典型的對知識管理的狹隘理解，筆者認為要明確知識管理的概念，首先要區(qū)分一下幾組不同的概念。
二、區(qū)分知識與信息
首先，知識并不等于信息。信息只是知識的一部分。根據(jù)1996年經(jīng)濟合作與發(fā)展組織（OECD）的《以知識為基礎的經(jīng)濟》報告，知識包括四大類：1，“知道是什么”的事實知識（know-what）；2，“知道為什么”的原理知識（know-why）；3，“知道怎樣做”的技能知識（know-how）；4，“知道是誰的”人際知識（know-who）。由此可見，知識的概念比信息的概念要廣泛的多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質上的知識，我們稱之為“顯性知識”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗、技巧、訣竅、體會、感悟等尚未公開的秘密知識，或者只可意會而難以表達的知識，我們稱之為“隱性知識”。這些隱性知識不屬于信息的范疇。
其次，知識是有用的信息，信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識都是正確的、有用的信息。
三、區(qū)分檔案管理和知識管理
首先，從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。
從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內容（信息、知識）的管理。
從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。
從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現(xiàn)實價值與利用價值。
從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P注自身的良好定義的政策和可審計的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式忽視組織傳統(tǒng)。”
四、區(qū)分知識管理與信息管理
信息管理只是知識管理的基礎和重要組成部分，知識管理不僅僅是信息管理的發(fā)展和延伸，更是對信息管理的變革和超越。
1.信息管理僅僅注重對顯性知識的管理，而知識管理更注重對隱性知識的管理。知識連線有限責任公司的首席執(zhí)行官榮.楊（Ron Yang）說：顯性知識可以說是冰山的尖端，隱性知識則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識是智力資本，是給大樹提供營養(yǎng)的樹根，顯性知識不過是樹的果實。而且隱性知識往往具有獨占性，開發(fā)利用價值比較高，管理難度更大。
2.信息管理僅僅側重于對現(xiàn)有信息的收集、整理，而知識管理更側重于對新知識的生產(chǎn)、創(chuàng)造。
3.信息管理僅僅重視對信息本身和信息技術的管理，而知識管理更重視信息、知識活動的過程和人員的管理。
4.信息管理僅僅關注在適當?shù)臅r候，以適當?shù)姆绞?、向適當?shù)娜藛T提供適當?shù)男畔?，將信息簡單地視為免費資源，未能對知識進行資本化運作以實現(xiàn)知識增值；而知識管理將知識視為最重要的戰(zhàn)略資源，追求知識的增值。
可見，知識管理不是信息管理的簡單延伸和發(fā)展，而是對信息管理的一種變革和超越。
五、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析，知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發(fā)利用”。內容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。知識經(jīng)濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
六、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能。作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理；強化對檔案知識的開發(fā)利用；實施檔案信息管理的智能化服務；實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業(yè)更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造。業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結構將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
一、水文檔案管理的相關理論
（一）水文檔案管理的基本概念
想要對整體問題進行研究，就必須要在一定程度上明確水文檔案管理的基本概念。具體講，水文檔案管理主要是指從整體和全局出發(fā)，以有效防汛抗旱工作的開展與實施為目標，通過具體備份以及統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化配置等，對水文檔案進行管理的過程。
首先，“水文檔案管理”的核心理念，主要從整體層面出發(fā)，全面地對自然災害等各種水文災難的潛在破壞力進行分析，在此基礎上，對水文檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃。其次，水文檔案管理的直接目的，是有效地防汛抗旱，并對這項復雜工程進行控制。
最后，水文檔案管理的前提條件，是對防汛抗旱所涉及的各種要素進行綜合分析，例如防汛抗所需的人才、技術等等。
以上所述，基本就是水文檔案管理的內容。
（二）水文檔案管理的特點與意義
水文檔案管理有它自己的特點，首先，就是體系的安全性。毫無疑問，安全永遠是水文檔案管理工作的主題。對于這個問題，早有定論。在這樣的情況下，個人認為，必須要在現(xiàn)實情況中，始終堅持把水文檔案管理的安全當作是整體工作的生命線，把水文檔案管理的安全工作始終放在檔案工作的首位。
其次，水文檔案管理還存在著簡單普適的特點。這一特點主要是針對水文檔案管理的初始目的而提出的。本文對水文檔案管理的相關問題進行研究，基本的目的就是為防汛抗旱這項復雜工程的實施提供一個具備簡易型、普及性的簡化思路，從而確保水文檔案管理整體具備可行性、普適性。
從前文對水文檔案管理的概念、特點的分析就能夠看出，水文檔案管理本身不僅是一項相關的系統(tǒng)工程，同時，其在現(xiàn)實情況下還表現(xiàn)出一種主動性，而不是災難發(fā)生后的補救。從這里，我認為，實現(xiàn)水文檔案管理，能夠為水文檔案在現(xiàn)實情況中有效發(fā)揮自身作用提供重要的保障，這就是水文檔案管理的意義。
二、新時期水文檔案的管理模式
新時期，水文檔案基本運用了信息化的管理模式。從武漢、長江流域的水文資料來看，其管理完全涉及了信息化的因素。武漢市水文資料管理活動中的信息化，其具體的實施過程往往依賴于現(xiàn)代信息技術，其中主要包括計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)管理技術、知識管理技術、管理信息系統(tǒng)、虛擬現(xiàn)實技術等等。這是其最明顯的特點之一。此外，在這一問題上，信息化水文檔案管理的發(fā)展極大地推動了武漢市水文資料的管理水平。事實上，以視頻技術和網(wǎng)絡技術為代表的發(fā)展，直接使得武漢市水文資料能夠通過安裝監(jiān)控攝像頭的方式，對內部管理人員的行為進行隨時隨地的監(jiān)控，以此來杜絕不規(guī)范的水文資料管理工作。并且，在現(xiàn)實的情況中，信息化管理具備節(jié)省成本的特點，這就使武漢市水文資料的相關人員通過遠程視頻展開會議，討論水文資料的管理工作，這就能夠節(jié)省大量的時間。
從武漢市水文資料信息化管理的內容來看，首先，信息化管理主要包括管理平臺的搭建，在這一方面，主要分為兩部分，一是包括硬件環(huán)境在內的軟件環(huán)境；二則是具體的硬件環(huán)境。武漢市水文資料信息化管理的實現(xiàn)，首先就應購買必要的硬件設備，在現(xiàn)在這個時代，部門配備計算機已經(jīng)不算稀奇，而除了這一基礎的設施以外，武漢市水文資料還要立足于現(xiàn)實，配備與外界聯(lián)系的網(wǎng)絡設備。其次，管理流程問題，也是信息化管理的主要內容之一。武漢市水文資料在推行信息化管理時，著重對系統(tǒng)的安裝進行了分析，因此，信息化管理效果較為明顯。
三、水文檔案管理的方法與方案
（一）水文檔案管理的方法
對于水文檔案而言，想要對其進行管理，就必須要運用結構化管理的方法。所謂結構化管理方法，主要就是指在現(xiàn)實中以事物的邏輯模型為基礎，同時，運用一組標準化的圖表工具，采用圖解的方法對事物的物理模型進行描繪，記錄在電子設備上。其基本的核心理念是，無論是哪一種系統(tǒng)，都完全能夠按功能逐步的自頂向下，從抽象到具體，逐層的分解成為多個大小適當、具有一定獨立性模塊的系統(tǒng)。該方法的具體使用，主要包括總體管理、詳細管理兩個不同的階段。從武漢、長江流域的水文資料來看，其進行的總體管理，主要就是將系統(tǒng)進行模塊化的處理，按照系統(tǒng)的構成要素，完全地將系統(tǒng)進行劃分，當將其劃分為若干個模塊的時候，就能夠保證每個模塊都具有系統(tǒng)的完整功能。而所謂的詳細管理，主要就是在總體管理的基礎上，對各模塊模型進行管理，從而確保能夠更好地對各個模塊進行構建。
（二）水文檔案管理的方案
水文檔案管理的方案如下：為了確保水文檔案管理的合理性、有效性，必須要在現(xiàn)實情況中，基于總體研究目標，對水文檔案管理的方案與步驟進行制定。根據(jù)科學管理方法中的系統(tǒng)性、綜合性原則，水文檔案管理存在著多個步驟，每個步驟都存在著重要的作用。正是這些步驟完全地組合在一起，才能夠真正地構成一種具有特定性質的水文檔案管理過程。第一步，是明確水文檔案管理的主要目的，第二步，是分析水文檔案內在的聯(lián)系、規(guī)律，并把握其關鍵問題，同時，實現(xiàn)水文檔案管理的合理性，最后，是在全面明確水文檔案管理過程的基礎上，逐步深入地進行分析。
四、水文檔案管理存在的問題及對策
（一）水文檔案管理存在的問題
從武漢市水文資料信息化管理過程中存在的問題來看，人才匱乏是不能不提的。毫無疑問，人才是檔案管理的根源。但是，武漢市水文資料管理缺乏信息化人才，由此也就導致了武漢市水文資料信息化管理較為缺失。如果再不對人才進行重視，那么武漢市水文資料就不能夠更好地應用信息化管理模式。除此之外，武漢市水文資料信息化管理模式不具備可行性，也是具體的問題之一。管理模式的革新，本來就是一種徹底的系統(tǒng)變革，其核心應該完全是管理理念的更新，然而，目前，武漢市水文資料雖然實現(xiàn)了數(shù)據(jù)由手工錄入至計算機控制，但是，這并不意味著武漢市水文資料的信息化管理得以實現(xiàn)，如果不對管理理念進行革新，那么就只能在實際中使武漢市水文資料的信息化管理成為一句空談。
出現(xiàn)上述問題，個人認為，很大程度上是因為對武漢市水文資料部門人員重視程度不足。武漢市水文資料應用信息化管理模式，是關乎武漢市水文資料全局發(fā)展的舉動。相關分析也表明，主管信息化的部門人員往往會與信息化管理模式的應用效果存在著極大的聯(lián)系?？梢哉f，人才的匱乏，以及管理模式不具備可行性，都體現(xiàn)了對部門人員重視程度不足的問題。
（二）水文檔案合理管理的對策
個人認為，引進新技術，對于我國水文資料的信息化管理模式而言，是十分必要的。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展及科學水平的不斷進步，在水文資料今后應用信息化管理模式的過程中引進新技術，是可以預見的。事實上，無論是云計算還是已經(jīng)普及的無線網(wǎng)絡技術，都能夠為我國水文資料的信息化管理帶來莫大的幫助。只有引進新技術為水文資料管理創(chuàng)造出新的巨大價值，才能夠真正地在對水文資料進行管理的過程中、解決現(xiàn)存的問題。
