發(fā)布時(shí)間：2023-08-10 17:11:37
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案資料管理措施樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1.當(dāng)前建筑工程大難資料管理工作存在的問題
1.1 相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱。眾所周知，任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜，尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程，但在短時(shí)間內(nèi)，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時(shí)，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會(huì)被忽略，這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2 建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗(yàn)收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對(duì)資料的堅(jiān)定，嚴(yán)重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價(jià)值的資料，進(jìn)而影響對(duì)檔案的優(yōu)化管理與長(zhǎng)期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng)，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3 缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識(shí)薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，所以不會(huì)對(duì)其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對(duì)于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對(duì)工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會(huì)化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對(duì)建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制，因此，監(jiān)理方還要對(duì)工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個(gè)環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2.加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1 提高對(duì)建筑工程檔案資料管理的意識(shí)。當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對(duì)于工程檔案管理的意識(shí)，這也是最嚴(yán)重的問題。首先，建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與認(rèn)識(shí)，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識(shí)的情況下，進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識(shí)，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。
2.2 建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制。缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級(jí)建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中，必須確立負(fù)責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實(shí)處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵(lì)與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制，進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3 明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長(zhǎng)且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對(duì)于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)規(guī)定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時(shí)間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交級(jí)管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請(qǐng)，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進(jìn)行審核，提出意見，最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過，縣民政局根據(jù)低保對(duì)象花名冊(cè)、低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表，低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會(huì)化發(fā)放操作，并定期對(duì)低保戶進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見，低保戶的審批過程經(jīng)過民政部門三個(gè)層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級(jí)部門，由于每個(gè)部門針對(duì)管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級(jí)管理工作中所形成的，是對(duì)各類檔案進(jìn)行日常管理，低保對(duì)象申報(bào)材料審批后，以戶為單元建檔，實(shí)行_戶_號(hào)制度在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對(duì)低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊(cè)，實(shí)行有效管理。
2.4 打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)。建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識(shí)與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機(jī)會(huì)，定期聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我提升的同時(shí)制定相關(guān)的行為規(guī)范，對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
3.結(jié)語
關(guān)鍵詞：供水系統(tǒng)；機(jī)電設(shè)備；檔案收集；優(yōu)化管理
一、機(jī)電工程檔案資料的內(nèi)容
1.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；招投標(biāo)文件，計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震資料等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；機(jī)電工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.機(jī)電工程及輸送電線路、變壓器，高壓控制柜，復(fù)控開關(guān)、低壓控制柜，電機(jī)、變頻器，設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告：圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等：原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或變壓器試驗(yàn)檢測(cè)資料等試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；泵房?jī)?nèi)輸水管打壓試驗(yàn)等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料：施工技術(shù)總結(jié)等。
3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖：室內(nèi)高低壓柜電路圖，室內(nèi)各種電線竣工圖；機(jī)電工程竣工圖；以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
4.機(jī)電設(shè)備資料收集內(nèi)容。溫宿縣城鎮(zhèn)供水二期設(shè)備安裝及供水管網(wǎng)項(xiàng)目（二）第一標(biāo)段：供水設(shè)備及相關(guān)機(jī)電設(shè)備采購及安裝，用電設(shè)備資料清單.天津天能干式電力變壓器安裝使用說明書，主要材料/構(gòu)配件/施工設(shè)備報(bào)送表、國(guó)家消防裝備質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心檢驗(yàn)報(bào)告、惟海滅火器合格證及手提式檢驗(yàn)結(jié)果匯總表、干式變壓器控制器產(chǎn)品合格證、給水用PP-R管材、管件質(zhì)量合格證、長(zhǎng)城電纜有限公司電力電纜產(chǎn)品合格證、控開產(chǎn)品合格證、新型低噪音節(jié)能型外轉(zhuǎn)子風(fēng)機(jī)使用說明書，EV2100系列變頻器用戶手冊(cè)、LR系列基本型二氧化氯發(fā)生器產(chǎn)品合格證及使用說明書、BWD3K130系列干式變壓器電腦溫控器使用說明書、干式變壓器試驗(yàn)報(bào)告、新疆一開電氣制造有限公司開關(guān)柜出廠檢查試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書、DJW45-2000-630智能型萬能式斷路器使用說明書、有源濾波器監(jiān)測(cè)試驗(yàn)報(bào)告、CZW系列單吸臥式離心泵使用說明書及產(chǎn)品介紹、D系列電磁隔膜計(jì)量泵操作說明書、MDI型電動(dòng)葫蘆使用說明書、山東省慶云縣國(guó)營(yíng)管件廠的法蘭化學(xué)成份檢驗(yàn)結(jié)果合格證書、蝶閥合格證，多功能水泵控制閥合格證、管道伸縮節(jié)合格證、金屬氧化物避雷器安裝使用說明書、塑料球閥合格證、電抗器合格證、以及其他需要收集的相關(guān)材料。
二、機(jī)電工程檔案資料的特征
1.真實(shí)性和全面性。真實(shí)性是對(duì)所有文件、機(jī)電檔案資料的共同要求，但對(duì)供水行業(yè)機(jī)電工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。機(jī)電工程文件和檔案資料只有全面反映機(jī)電工程的各類信息，形成一個(gè)完整的供水系統(tǒng)，才更有實(shí)用價(jià)值，片面地引用往往會(huì)起到誤導(dǎo)作用。所以，機(jī)電工程文件和檔案資料必須真實(shí)反映供水建設(shè)工程的施工情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。
2.分散性和復(fù)雜性。供水建設(shè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)且影響因素多，運(yùn)行工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建設(shè)階段性強(qiáng)且互相穿插，由此導(dǎo)致了供水建設(shè)工程文件和檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個(gè)特性決定了機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料的多層次、多環(huán)節(jié)及相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。
3.繼承性和實(shí)效性。隨著機(jī)電設(shè)備安裝技術(shù)、施工工藝、新材料和施工企業(yè)管理水平的不斷提高，機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。同時(shí)，機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料具有很強(qiáng)的實(shí)效性，其作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送達(dá)有關(guān)檔案保管部門，否者會(huì)造成嚴(yán)重后果。
4.隨機(jī)性。機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個(gè)階段和環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報(bào)批文件的產(chǎn)生具有規(guī)律性，但還是有相當(dāng)一部分文件和檔案資料的產(chǎn)生是由于具體工程事件引發(fā)的，因此具有隨機(jī)性。
5.多專業(yè)性和綜合性。機(jī)電建設(shè)工程文件和檔案資料涉及機(jī)電安裝、設(shè)備調(diào)試、消防等各個(gè)專業(yè)，也涉及力學(xué)、電學(xué)電子、聲學(xué)等多種學(xué)科，依附于不同的專業(yè)對(duì)象而存在，且同時(shí)綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織、協(xié)調(diào)等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的載體而流動(dòng)，因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點(diǎn)。
三、機(jī)電設(shè)備工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是機(jī)電設(shè)備工程檔案存在的主要問題。我們公司專門成立檔案收集小組全程跟中服務(wù)，安排工程項(xiàng)目檔案歸檔率較好，能達(dá)到了90%左右，較差的單位情況就不同了。很多機(jī)電設(shè)備工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有機(jī)電設(shè)備工程主體檔案，沒有配套工程檔案，清水池和泵房鏈接件、地下管線、城市管網(wǎng)和泵房銜接體等檔案材料寥寥無幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)供水系統(tǒng)機(jī)電檔案工作需要。
四、機(jī)電設(shè)備工程檔案有效管理的優(yōu)化措施
1.思想上要重視機(jī)電工程檔案管理工作。機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后公司內(nèi)部機(jī)電設(shè)備檔案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以公司內(nèi)部檔案資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。 2.建立健全檔案整理制度是做好供水機(jī)電設(shè)備工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)供水系統(tǒng)機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)施工單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合供水行業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)，規(guī)范檔案資料的收集、整理。
3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合檔案歸檔要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位可以不結(jié)清尾款，以確保供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。
4.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和供水行業(yè)的不斷發(fā)展，供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把供水行業(yè)工程檔案質(zhì)量關(guān)。
5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)部材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查機(jī)電設(shè)備工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成供水行業(yè)機(jī)電設(shè)備檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)供水行業(yè)工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。當(dāng)前，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。近幾年，公司也開始對(duì)機(jī)電設(shè)備照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對(duì)檔案資料的利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。
關(guān)鍵詞：高校 檔案資料 規(guī)范化管理
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2016）15-0226-01
隨著管理理念與管理方法的不斷進(jìn)步，高校檔案資料的管理也逐漸出現(xiàn)了多樣的變化，但是這些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理問題，降低高校檔案資料的價(jià)值。為此，高校檔案資料需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，確保不同管理理念與方法的合理性與科學(xué)性，確保高校檔案能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供有利的幫助。
一、當(dāng)前高校檔案資料規(guī)范化管理過程中遇到的問題
檔案資料的規(guī)范化管理是高校日常管理的重要內(nèi)容，但是檔案資料的管理并不是一般人所熟悉的檔案管理，它的范圍更加廣泛且難度也更大。但是很多高校并未意識(shí)到這二者的區(qū)別，沒有區(qū)別看待檔案資料和檔案管理者二者的價(jià)值，出現(xiàn)了管理效果不佳、管理無序的問題。
高校的各個(gè)二級(jí)學(xué)院都是檔案資料的重要來源，但是很多二級(jí)學(xué)院并不重視管理檔案資料，經(jīng)常出現(xiàn)資料分類不明確、資料整理混亂、丟失等問題。甚至很多二級(jí)單位沒有充分參考檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)收集完整的檔案資料信息，這大大降低了檔案資料的使用價(jià)值，也為專業(yè)管理人員的工作增加了難度。
另外，大部分高校由于缺乏重視，并沒有將高校的檔案資料的管理水平納入到相關(guān)管理者和工作人員的年終測(cè)評(píng)與考核的體系之中。導(dǎo)致很多工作人員并不重視檔案資料的管理，出現(xiàn)工作拖沓、資料分類混亂等局面。另一方面，現(xiàn)階段高校的大部分工作都已經(jīng)逐漸進(jìn)入到了信息化管理的新階段，但是檔案資料的管理方式仍然比較落后和陳舊，傳統(tǒng)的文本檔案管理仍然是最為主要的檔案資料管理模式，這不僅容易導(dǎo)致資料丟失、遺漏，也會(huì)使檔案資料無法發(fā)揮出其自身的價(jià)值和作用。
二、實(shí)現(xiàn)高校檔案資料規(guī)范化管理的具w措施
首先，高校檔案資料的規(guī)范化管理需要從主觀意識(shí)上了解到規(guī)范化管理的重要意義。通過工作培訓(xùn)、會(huì)議說明等方式，強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)規(guī)范化管理檔案意義的認(rèn)知，進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案資料的規(guī)范化管理。想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就要針對(duì)高校的檔案資料展開有計(jì)劃、有目的的工作。目前，高校的檔案資料主要分為文件資料和圖情資料兩大部分，不同類型的檔案資料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人員需要對(duì)不同資料進(jìn)行分門別類。
高校檔案資料的規(guī)范化管理，需要進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理水平和管理方式，對(duì)于不同類型的檔案資料需要實(shí)行集中與分層相互結(jié)合的管理模式。所謂集中管理，就是要求學(xué)校各個(gè)部門的檔案資料統(tǒng)一交由一個(gè)管理部門進(jìn)行檔案資料的整理與管理。在此基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步實(shí)施檔案資料的分層管理，也就是要根據(jù)高校不同的部門，將檔案資料分為不同的層次，由高到低，分別由負(fù)責(zé)人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。為了確保集中與分層檔案資料管理制度的順利實(shí)施，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的管理和培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力，為了滿足分層管理的需要，高校需要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的建設(shè)和招收，促進(jìn)檔案資料管理規(guī)范化的順利實(shí)現(xiàn)。
為了更好地進(jìn)行規(guī)范化管理，高校相關(guān)管理者需要對(duì)檔案資料管理部門進(jìn)行全面的工作質(zhì)量監(jiān)督與考核制度。高校檔案資料管理人員急需要被納入到考核的體系中來，并將其考核審查的結(jié)果，融入年終工作質(zhì)量的整體體系中。也有高校將檔案資料管理工作的工作質(zhì)量納入到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作評(píng)價(jià)之中，這樣可以進(jìn)一步強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案資料管理工作的重視程度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案資料的規(guī)范化管理。
為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式，在管理過程中應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和措施，建立更加完善的高校檔案資料信息化管理體系。一方面，高校檔案資料需要按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)師，結(jié)合本校的檔案資料特點(diǎn)制定高校檔案資料管理系統(tǒng)，建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理。另一方面，高校需要重視網(wǎng)絡(luò)化管理檔案資料，重點(diǎn)推進(jìn)這個(gè)項(xiàng)目。
三、結(jié)語
綜上所述，高校檔案資料的規(guī)范化管理對(duì)于新時(shí)期提升高校的整體管理質(zhì)量，促進(jìn)高校的更好發(fā)展具有重要的意義，文中詳細(xì)論述了高校實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的措施，希望與同行檔案資料管理人員交流討論。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊杰.高校檔案資料規(guī)范化管理探索[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，32（3）.
關(guān)鍵詞：園林工程；資料歸檔；現(xiàn)狀分析；優(yōu)化措施
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
前言
園林綠化工程是為人類創(chuàng)造良好的生存環(huán)境，創(chuàng)造園林式的綠化空間。在園林綠化工程施工期間形成了各種工程信息資料，其中包括整個(gè)工程的歷史紀(jì)錄，它包括園林工程基建過程形成的文件資料、園林工程監(jiān)理過程形成的資料、園林工程物資資料、工程施工過程中形成的施工資料、施工管理資料、施工試驗(yàn)資料、施工驗(yàn)收資料、工程竣工圖等構(gòu)成了整個(gè)工程完整歷史的信息。完整的收集，并按一定原則分類、組卷，園林綠化工程資料最終要移交城建檔案部門歸檔的。本文綜合近幾年來積累和管理工程資料方面的實(shí)踐．對(duì)園林工程文件資料管理歸檔方面存在的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行總結(jié)研究。
1 園林工程資料檔案的價(jià)值
園林工程資料是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。資料的收集、篩選、分類及整理是一項(xiàng)煩瑣又需要有耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項(xiàng)目實(shí)施的前期更容易被忽視。每次交竣工驗(yàn)收前的資料檢查時(shí)，由于資料不齊、表格內(nèi)容填寫不規(guī)范、填寫錯(cuò)誤等等問題，很大程度的影響工程的評(píng)分和質(zhì)量鑒定的成績(jī)，因此資料整理和存檔工作就顯得更加重要，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。因此，加強(qiáng)對(duì)工程資料的收集、歸檔與保存是非常重要的一項(xiàng)工作。為了建立完善園林工程資料，作為資料檔案管理人員，首先要收集大量的基本資料。比如招標(biāo)、投標(biāo)及施工期間產(chǎn)生的大量文件或資料如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、施工圖預(yù)算書、設(shè)計(jì)變更簽證、施工日志、工程驗(yàn)收記錄、發(fā)包方與承包方之間來往函件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算書等。
2 園林工程檔案資料的收集和整理
在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時(shí)，由于對(duì)工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時(shí)間。其二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力。其三是給項(xiàng)目檔案資料歸檔帶來較大難度。
工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個(gè)工程建設(shè)工作中的一項(xiàng)重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項(xiàng)目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號(hào)、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。
3 園林工程檔案資料的保管和使用
首先，要確保資料的安全，在保管工作中要采取防盜、防火、防腐、防蟲、防污、防鼠等安全措施，防止檔案資料的損壞，已經(jīng)損壞的資料要及時(shí)組織修復(fù)或復(fù)制；其次，是做到借閱資料必須登記，外單位人員借閱的監(jiān)理資料不得私自轉(zhuǎn)借，不得私自復(fù)印，不得遺失、拆折、抽掉、污損，不得在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線和涂改。
4 園林工程檔案原始資料的規(guī)范化
4.1 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，還有的園林工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽，這些現(xiàn)象都沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，從而降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
4.2 園林工程原始資料不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件。難以滿足檔案資料管理規(guī)定中"竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件"的基本要求。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)。同樣造成了原始文件遺失。
4.3 園林工程資料利用率低
目前城建檔案館里的各方面工程技術(shù)資料很多，但很少有人去查閱、利用。遇到需要查找技術(shù)資料時(shí)，不是去查檔案，反而找原來參與建設(shè)施工的人員了解情況，回憶規(guī)劃建設(shè)狀況，這實(shí)在是一種浪費(fèi)資源、不尊重科學(xué)的行為。另外，因?yàn)殚L(zhǎng)期的封閉、半封閉管理，造成園林工程資料檔案利用率不高。過去由于過于強(qiáng)調(diào)保密，檔案很少對(duì)公眾開放。多年來檔案館的這種自我封閉、與世隔絕，又是檔案館檔案利用率不能增長(zhǎng)的內(nèi)部原因之一。
4.4 園林工程資料信息化程度不高
就青海地區(qū)的總體情況而言，園林工程資料信息化水平還比較低，安裝使用工程檔案專用軟件的單位，各種數(shù)據(jù)庫還未規(guī)范建立起來，錄入任務(wù)十分繁重。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足，僅能做到安排定時(shí)檢查資料的收集、整理、保管和利用情況，但在推動(dòng)園林資料信息化的認(rèn)識(shí)上還存在差距，認(rèn)為此工程竣工后向城建檔案館提交了文字資料，就算工程總體結(jié)束了。這就導(dǎo)致了檔案資料信息化落后。
5 園林工程檔案資料管理工作的優(yōu)化措施
5.1 從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提
當(dāng)前園林工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的各階段產(chǎn)生的工程資料負(fù)責(zé)，從園林工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立園林工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)園林工程項(xiàng)目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)各階段文件資料管理的指導(dǎo)，監(jiān)督。實(shí)現(xiàn)園林工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步；園林工程施工過程與竣工資料形成同步；園林工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步，從而將資料管理"三同步"原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。
5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本
一個(gè)園林工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點(diǎn)。當(dāng)有多個(gè)單位參與同一園林工程建設(shè)時(shí)。項(xiàng)目管理部門在園林工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合園林工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本園林工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定。明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。園林工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在園林工程項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的，適合本工程特點(diǎn)的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣．才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范。只有加強(qiáng)園林工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
5.3 加強(qiáng)過程控制是保證園林工程資料真實(shí)有效的最好措施
園林工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位和工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免園林施工與資料整理兩張皮．切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生。負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位商標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
5.4 提高園林工程檔案利用率的方法
首先，擴(kuò)大宣傳，提高園林資料檔案工作的知名度。檔案館應(yīng)通過辦宣傳欄、舉辦圖片展覽等宣傳手段廣泛宣傳《檔案法》，同時(shí)介紹館藏的園林工程資糧檔案向社會(huì)開放的內(nèi)容、數(shù)量，提高園林資料檔案工作的知名度，讓社會(huì)各界和公民都了解利用園林工程檔案的意義和實(shí)際效果。其次，加強(qiáng)園林資料檔案社會(huì)化服務(wù)的力度。隨著數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，各類信息，隨著網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入千家萬戶，人們對(duì)知識(shí)和信息的需要越來越迫切，使信息的社會(huì)服務(wù)成為一種需要。要提高園林工程檔案的利用率，信息服務(wù)社會(huì)化是關(guān)鍵，我們應(yīng)針對(duì)不同的信息需求，提供不同的信息服務(wù)。同時(shí)要充分利用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段，擴(kuò)大服務(wù)范圍，暢通交流渠道，提高檔案信息服務(wù)的普及力和影響力。
5.5 扎實(shí)開展檔案信息化工作，加快園林工程檔案信息化
首先，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)園林工程檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定工作人員，及時(shí)研究解決工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時(shí)完善計(jì)算機(jī)配置，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，軟件更新等。只有具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
其次，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，同時(shí)穩(wěn)定隊(duì)伍。在檔案管理信息化時(shí)代要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性、時(shí)效性很強(qiáng)的工作，沒有熟練掌握檔案業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)，沒有愛崗敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的工作方法是根本做不好的。因此，檔案人員要自覺加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)要積極參加檔案行政主管部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)本領(lǐng)。
再次，提高檔案信息的指導(dǎo)、督查、鑒定、評(píng)估能力。指導(dǎo)各工程項(xiàng)目施工單位的園林工程檔案工作的開展，幫助查找存在的問題及原因，提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見，規(guī)范園林工程檔案工作。同時(shí)要加強(qiáng)督促檢查，對(duì)沒有完成的園林工程檔案工作任務(wù)的要通報(bào)批評(píng)，對(duì)完成任務(wù)出色的要表彰獎(jiǎng)勵(lì)，形成你追我趕的生動(dòng)局面。同時(shí)，把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé),也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]張偉.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及完善措施[J].太原師范學(xué)院學(xué)報(bào),科學(xué)社會(huì)版,2007(3):166-167.
[2]航慶加.淺談草地生態(tài)建設(shè)工程檔案管理[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué),2007,35(24):7534.
關(guān)鍵詞：園林工程；檔案管理；價(jià)值；資料收集；問題
Abstract: The landscaping is an important measure of people's living standard, it has a very important role in building a modern city, the garden project file management is an important part of the garden project, and it can provide the basis for the garden project implementation. This paper combines with the practice, and discussed issues related to the garden project file management.Key words: landscape works; file management; value; data collection; problem
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）04-0020-02
1 園林工程資料檔案的價(jià)值
園林工程資料是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在
質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。資料的收集、篩選、分類及整理是一項(xiàng)煩瑣又需要有耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項(xiàng)目實(shí)施的前期更容易被忽視。每次交竣工驗(yàn)收前的資料檢查時(shí)，由于資料不齊、表格內(nèi)容填寫不規(guī)范、填寫錯(cuò)誤等等問題，很大程度的影響工程的評(píng)分和質(zhì)量鑒定的成績(jī)，因此資料整理和存檔工作就顯得更加重要，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。因此，加強(qiáng)對(duì)工程資料的收集、歸檔與保存是非常重要的一項(xiàng)工作。為了建立完善園林工程資料，作為資料檔案管理人員，首先要收集大量的基本資料。
2 園林工程檔案資料的收集和整理
在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時(shí)，由于對(duì)工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時(shí)間。其二是耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力。其三是給項(xiàng)目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個(gè)工程建設(shè)工作中的一項(xiàng)重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項(xiàng)目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號(hào)、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。
3 園林工程檔案資料的保管和使用
首先，要確保資料的安全，在保管工作中要采取防盜、防火、防腐、防蟲、防污、防鼠等安全措施，防止檔案資料的損壞，已經(jīng)損壞的資料要及時(shí)組織修復(fù)或復(fù)制；其次，是做到借閱資料必須登記，外單位人員借閱的監(jiān)理資料不得私自轉(zhuǎn)借，不得私自復(fù)印，不得遺失、拆折、抽掉、污損，不得在檔案資料上圈點(diǎn)、劃線和涂改。
4園林工程檔案原始資料的規(guī)范化
4.1 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，還有的園林工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽，這些現(xiàn)象都沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，從而降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
4.2 園林工程原始資料不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件。難以滿足檔案資料管理規(guī)定中" 竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件"的基本要求。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)。同樣造成了原始文件遺失。
4.3 園林工程資料利用率低
目前城建檔案館里的各方面工程技術(shù)資料很多，但很少有人去查閱、利用。遇到需要查找技術(shù)資料時(shí)，不是去查檔案，反而找原來參與建設(shè)施工的人員了解情況，回憶規(guī)劃建設(shè)狀況，這實(shí)在是一種浪費(fèi)資源、不尊重科學(xué)的行為。另外，因?yàn)殚L(zhǎng)期的封閉、半封閉管理，造成園林工程資料檔案利用率不高。過去由于過于強(qiáng)調(diào)保密，檔案很少對(duì)公眾開放。多年來檔案館的這種自我封閉、與世隔絕，又是檔案館檔案利用率不能增長(zhǎng)的內(nèi)部原因之一。
4.4 園林工程資料信息化程度不高
目前一些城市，園林工程資料信息化水平還比較低，安裝使用工程檔案專
用軟件的單位，各種數(shù)據(jù)庫還未規(guī)范建立起來，錄入任務(wù)十分繁重。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足，僅能做到安排定時(shí)檢查資料的收集、整理、保管和利用情況，但在推動(dòng)園林資料信息化的認(rèn)識(shí)上還存在差距，認(rèn)為此工程竣工后向城建檔案館提交了文字資料，就算工程總體結(jié)束了。這就導(dǎo)致了檔案資料信息化落后。
5園林工程檔案資料管理工作的優(yōu)化措施
5.1 從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提
當(dāng)前園林工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的各階段產(chǎn)生的工程資料負(fù)責(zé)，從園林工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立園林工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)園林工程項(xiàng)目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)各階段文件資料管理的指導(dǎo)，監(jiān)督。實(shí)現(xiàn)園林工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步；園林工程施工過程與竣工資料形成同步；園林工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步，從而將資料管理"三同步"原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。
5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本
一個(gè)園林工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點(diǎn)。當(dāng)有多個(gè)單位參與同一園林工程建設(shè)時(shí)。項(xiàng)目管理部門在園林工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合園林工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本園林工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定。明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。園林工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在園林工程項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的，適合本工程特點(diǎn)的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范。只有加強(qiáng)園林工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
5.3 加強(qiáng)過程控制是保證園林工程資料真
實(shí)有效的最好措施園林工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位和工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免園林施工與資料整理兩張皮。切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生。負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位商標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
5.4 提高園林工程檔案利用率的方法
首先，擴(kuò)大宣傳，提高園林資料檔案工作的知名度。檔案館應(yīng)通過辦宣傳欄、舉辦圖片展覽等宣傳手段廣泛宣傳《檔案法》，同時(shí)介紹館藏的園林工程資糧檔案向社會(huì)開放的內(nèi)容、數(shù)量，提高園林資料檔案工作的知名度，讓社會(huì)各界和公民都了解利用園林工程檔案的意義和實(shí)際效果。其次，加強(qiáng)園林資料檔案社會(huì)化服務(wù)的力度。隨著數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，各類信息，隨著網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入千家萬戶，人們對(duì)知識(shí)和信息的需要越來越迫切，使信息的社會(huì)服務(wù)成為一種需要。要提高園林工程檔案的利用率，信息服務(wù)社會(huì)化是關(guān)鍵，我們應(yīng)針對(duì)不同的信息需求，提供不同的信息服務(wù)。同時(shí)要充分利用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)手段，擴(kuò)大服務(wù)范圍，暢通交流渠道，提高檔案信息服務(wù)的普及力和影響力。
5.5 扎實(shí)開展檔案信息化工作，加快園林工程檔案信息化
首先，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
加強(qiáng)對(duì)園林工程檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定工作人員，及時(shí)研究解決
工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時(shí)完善計(jì)算機(jī)配置，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，軟件更新等。只有具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
其次，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，同時(shí)穩(wěn)定隊(duì)伍。
在檔案管理信息化時(shí)代要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性、時(shí)效性很強(qiáng)的工作，沒有熟練掌握檔案業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)，沒有愛崗敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的工作方法是根本做不好的。因此，檔案人員要自覺加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)要積極參加檔案行政主管部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)本領(lǐng)。再次，提高檔案信息的指導(dǎo)、督查、鑒定、評(píng)估能力。指導(dǎo)各工程項(xiàng)目施工單位的園林工程檔案工作的開展，幫助查找存在的問題及原因，提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見，規(guī)范園林工程檔案工作。同時(shí)要加強(qiáng)督促檢查，對(duì)沒有完成的園林工程檔案工作任務(wù)的要通報(bào)批評(píng)，對(duì)完成任務(wù)出色的要表彰獎(jiǎng)勵(lì)，形成你追我趕的生動(dòng)局面。同時(shí)，把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé),也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。
總之，在信息化的時(shí)代，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]張偉.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及完善措施 [J]. 太原師范學(xué)院學(xué)報(bào), 科學(xué)社會(huì)版,2007(3):166- 167.
實(shí)物地質(zhì)檔案資料的科學(xué)化管理是促進(jìn)我國(guó)地質(zhì)事業(yè)不斷發(fā)展的重要方面，也是一項(xiàng)有待不斷完善和加強(qiáng)的長(zhǎng)期任務(wù)。本文著重探討三方面的問題：一、從廣東模式看實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理現(xiàn)狀；二、從普通意義上看實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理存在的不足；三、從前瞻的視角看實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理的發(fā)展趨勢(shì)。
1 廣東省實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理工作現(xiàn)狀
一般來說，實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理流程可劃分為三大環(huán)節(jié)，入口是實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理，中間環(huán)節(jié)是實(shí)物地質(zhì)資料館藏管理，出口是實(shí)物地質(zhì)資料服務(wù)管理[2]。廣東省首先從制度方面入手，將整個(gè)管理流程的主要環(huán)節(jié)納入制度中進(jìn)行規(guī)范：根據(jù)國(guó)土資源部出臺(tái)的《實(shí)物地質(zhì)資料管理辦法》，制定省級(jí)館業(yè)務(wù)流程和管理制度以及操作細(xì)則，力求做到制度流程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一詳細(xì)，有法可依有制可循。其次，通過本省實(shí)物地質(zhì)資料管理系統(tǒng)對(duì)實(shí)物地質(zhì)檔案資料的整體工作進(jìn)行信息化管理，主要工作流程可見下圖：
從工作流程圖可以看出，廣東省實(shí)物地質(zhì)檔案資料的管理按照實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理、實(shí)物地質(zhì)資料館藏管理、實(shí)物地質(zhì)資料社會(huì)化服務(wù)管理三個(gè)環(huán)節(jié)相扣遞進(jìn)，有序運(yùn)行，在工作實(shí)踐中體現(xiàn)了管理信息化和操作精細(xì)化的要求，初步形成了自己的一套模式。
1.1 匯交管理。匯交是實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理的第一步，其作用不可小覷。廣東省嚴(yán)格按照制度接收實(shí)物地質(zhì)資料，通過實(shí)物地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，地勘單位在互聯(lián)網(wǎng)報(bào)送實(shí)物地質(zhì)資料清單，館藏工作人員根據(jù)本省情況和篩選細(xì)則，將有研發(fā)利用價(jià)值和典型意義的實(shí)物地質(zhì)資料進(jìn)行庫藏管理，埋藏其余實(shí)物地質(zhì)資料，實(shí)現(xiàn)了求精求細(xì)、保障重點(diǎn)。值得一提的是，本省將實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理工作與探礦權(quán)延續(xù)管理相結(jié)合：在匯交成果地質(zhì)資料之前，必須報(bào)送實(shí)物地質(zhì)資料清單，待實(shí)物地質(zhì)資料匯交完畢后，整體地質(zhì)資料匯交工作完成，探礦權(quán)人相繼辦理其他手續(xù)以完成探礦權(quán)延續(xù)。這在一定程度上形成約束力，使得實(shí)物地質(zhì)資料匯交監(jiān)管力度有所加強(qiáng)。
另外，為保證匯交工作落到實(shí)處，我省采取了在省級(jí)館藏機(jī)構(gòu)指導(dǎo)下分片委托保管體制，即分別在廣州、韶關(guān)、梅州、湛江四個(gè)地方，委托具有固體礦產(chǎn)乙級(jí)以上（含乙級(jí)）勘查資質(zhì)的地勘單位建立實(shí)物地質(zhì)資料保管分庫，因地制宜地落實(shí)實(shí)物地質(zhì)資料保管設(shè)施，很好地解決實(shí)物地質(zhì)資料接收保管問題。這種保管體制也被譽(yù)為具有廣東特色的保管模式。
1.2 館藏管理。庫房管理是實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理的中間環(huán)節(jié)，正規(guī)、有序的管理為日后的利用服務(wù)提供基礎(chǔ)性保障。入庫后的實(shí)物地質(zhì)資料，有專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格按照相關(guān)制度的規(guī)定進(jìn)行實(shí)物地質(zhì)資料的出入庫管理、巖礦心整理，統(tǒng)一編目、上架。清潔好的巖礦心裝入巖心箱內(nèi)，并標(biāo)明巖心牌，巖心箱和庫位編號(hào)，按照統(tǒng)一編碼格式編寫，便于制作目錄檢索，整個(gè)管理工作做到規(guī)范化。同時(shí)將整理好的實(shí)物地質(zhì)資料統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化處理，將鉆孔數(shù)據(jù)、實(shí)物照片等入互聯(lián)網(wǎng)方便利用。
1.3 社會(huì)化服務(wù)管理。“服務(wù)”是地質(zhì)檔案資料管理工作的終極目標(biāo)，也是出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。我省館藏部門將整體流程結(jié)束后的實(shí)物資料進(jìn)行分類、立卷、建檔，每一宗建檔單元包括該項(xiàng)目的實(shí)物和相關(guān)文字、圖表、電子文件，完整記錄了每個(gè)管理流程的重要資料，有利于管理也方便查閱利用。同時(shí)，廣東省級(jí)館于2012年組建完成了實(shí)物地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)物地質(zhì)檔案資料從匯交、整理到保管、入庫、利用的信息化管理，使得服務(wù)手段不再局限于傳統(tǒng)的館內(nèi)服務(wù)，給用戶帶來了更多便利的選擇。透過互聯(lián)網(wǎng)和館內(nèi)網(wǎng)并網(wǎng)運(yùn)行，管理系統(tǒng)為用戶提供瀏覽庫藏項(xiàng)目基本信息、巖心照片、鉆孔柱狀圖、剖面圖等資料，提高了實(shí)物地質(zhì)檔案資料社會(huì)使用的時(shí)效性。目前，主要服務(wù)對(duì)象是面向地質(zhì)勘查單位及地質(zhì)科研單位，提供單位所需的實(shí)物地質(zhì)資料基本信息，避免重復(fù)工作，降低投資風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)也向政府管理部門提供管理信息匯總分析，可以及時(shí)掌握地質(zhì)資料管理進(jìn)展。
2 實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理存在的主要不足
近年來，國(guó)家出臺(tái)了一系列加強(qiáng)地質(zhì)資料管理的政策法規(guī)，但總的來說，我國(guó)實(shí)物地質(zhì)資料管理工作尚處于起步階段，管理也相對(duì)落后。主要表現(xiàn)在：
①管理體制機(jī)制欠完備，法規(guī)制度不健全。目前，我國(guó)尚未建立較為系統(tǒng)完備的實(shí)物地質(zhì)資料管理體系，缺乏配套的制度保障和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理也尚未完全納入地質(zhì)工作管理體制，分級(jí)管理與委托保管制度有待進(jìn)一步落實(shí)。
②實(shí)物地質(zhì)檔案資料保管分散，保管措施不到位。截止2010年底，全國(guó)包括庫房和露天存放點(diǎn)的1006萬米巖心存量中，保存完好的巖心105.1萬米，完好率在70%以下的巖心占總量的近一半；臨時(shí)性和其他性質(zhì)庫房占庫房總數(shù)的一半以上；庫房管理人員平均每個(gè)庫房1.5人；露天存放點(diǎn)464處，總面積11.41萬平方米[3]。實(shí)物地質(zhì)資料的保管設(shè)施和人員配置的不到位使得不少實(shí)物地質(zhì)資料損毀散失。
③匯交管理存在諸多困難。在實(shí)物地質(zhì)檔案資料匯交管理中，往往存在匯交人意識(shí)和責(zé)任心不強(qiáng)、匯交監(jiān)管能力不足、缺少實(shí)物篩選方法等問題。匯交人對(duì)實(shí)物地質(zhì)資料隨意處置狀況較嚴(yán)重，匯交前的保管和匯交后的埋藏工作困難較大。有些省份由于缺乏科學(xué)權(quán)威的篩選辦法，使得實(shí)物匯交工作不能滿足省級(jí)實(shí)物館和委托保管單位的需要。
④實(shí)物地質(zhì)資料共享機(jī)制缺乏，社會(huì)服務(wù)能力不足。雖然已經(jīng)建成國(guó)家級(jí)實(shí)物地質(zhì)資料庫，但由于共享機(jī)制缺乏，服務(wù)管理跟不上，許多單位和部門出于各種原因限制了地質(zhì)資料的社會(huì)利用和資源共享，使實(shí)物地質(zhì)資料社會(huì)化服務(wù)能力欠缺，同時(shí)，實(shí)物地質(zhì)資料數(shù)字化工作剛起步，服務(wù)產(chǎn)品單一，開發(fā)利用缺乏，公共服務(wù)能力不足。
毋庸諱言，管理中存在的這些不足主要和制度的完善、機(jī)制的創(chuàng)建、重視程度以及資金投入等因素直接相關(guān)。所以克服這些不足，一看發(fā)展，二看工作，要努力做到在發(fā)展中創(chuàng)新，在改進(jìn)中提高，才能為實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)檔案資料的科學(xué)化管理搭建有利的平臺(tái)。
3 實(shí)物地質(zhì)檔案資料管理發(fā)展趨勢(shì)
從國(guó)家對(duì)實(shí)物地質(zhì)資料管理的規(guī)范性要求、一些工作先進(jìn)省區(qū)積累的有益經(jīng)驗(yàn)和國(guó)際上達(dá)到的新水準(zhǔn)來看，筆者以為應(yīng)該從以下三個(gè)方面取得一些進(jìn)展：
3.1 加快政策法規(guī)研究，促進(jìn)體制機(jī)制創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)資料的全面匯交和集群保管。從政策方面來講，需要不斷推進(jìn)開展實(shí)物地質(zhì)資料管理的法規(guī)政策研究，實(shí)現(xiàn)體制機(jī)制創(chuàng)新。要制定與《實(shí)物地質(zhì)資料管理辦法》相配套的管理制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)實(shí)物地質(zhì)資料管理體系建設(shè)，加大實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理力度，完善實(shí)物地質(zhì)資料匯交管理機(jī)制，制定切實(shí)可行的措施，實(shí)現(xiàn)實(shí)物地質(zhì)資料的全面匯交和集群保管。再者，可以依托匯交管理機(jī)制來促進(jìn)館藏資源積累，不斷強(qiáng)化對(duì)著名礦山實(shí)物地質(zhì)資料的采集，做好重要鉆孔巖心、反映成礦特點(diǎn)和找礦標(biāo)志的配套標(biāo)本、典型性室外展示大型標(biāo)本的采集。同時(shí)，結(jié)合各地涉外礦產(chǎn)資源勘查項(xiàng)目，積極開展境外礦產(chǎn)實(shí)物地質(zhì)資料的采集，加強(qiáng)國(guó)際合作與交流。
1、施工綜合管理文件原件不齊全。
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。例如：有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
2、工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象。
隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
3、施工資料格式不規(guī)范。
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，例如：有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作較被動(dòng)。
4、施工原始資料書寫不規(guī)范。
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形，例如：有用純蘭墨水的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
5、施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范。
交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了資料的使用價(jià)值。
6、單位工程多與技術(shù)、質(zhì)量人員少之間的矛盾
施工單位的特殊性,使得我們經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)同時(shí)施工幾個(gè)單位工程的情況,有時(shí)工程還在不同的城市。這就與車間技術(shù)人員編制間產(chǎn)生了矛盾。每個(gè)車間就只有幾個(gè)技術(shù)人員、質(zhì)量檢查員的編制,而他們每天光審圖、到現(xiàn)場(chǎng)解決技術(shù)難題、檢查構(gòu)件質(zhì)量等工作就需要耗費(fèi)很多的時(shí)間,資料制作大多數(shù)時(shí)候都是利用午休和下班后的時(shí)間。
二、相關(guān)的預(yù)防措施
1、從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起是做好工程資料的前提。
目前，工程建設(shè)項(xiàng)目大多實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項(xiàng)目法人既然對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的竣工資料負(fù)責(zé)，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。
2、完善資料管理制度
針對(duì)公司特點(diǎn)逐步完善資料管理制度。項(xiàng)目部及各專業(yè)組、施工班組、車間有關(guān)職能部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的制作、收集、整理與保管工作,并將其納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和工程技術(shù)人員職責(zé)考核范圍,做到職績(jī)掛鉤,獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。
3、加強(qiáng)過程控制是保證工程資料真實(shí)有效的手段。
工程項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到工程建設(shè)與資料整理同步進(jìn)行，避免施工與資料整理兩張皮，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，建立過程控制獎(jiǎng)罰制度，督促各參建單位高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。
4、分工明確,責(zé)任到人
公司將工程資料的編制按專業(yè)、管理部門的不同進(jìn)行了劃分,并將每張表格的填寫都落實(shí)到人,這樣做大大提高了各項(xiàng)資料制作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。如：現(xiàn)場(chǎng)工序交接檢查憑證由分管該項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理人員負(fù)責(zé)傳遞,使用完畢后交給該工程資料員保管。如工程流轉(zhuǎn)過程中該項(xiàng)資料缺失或滯后,影響到施工,就直接追究現(xiàn)場(chǎng)管理人員的責(zé)任。
5、運(yùn)用合同法律手段是做好工程資料工作的重要保證。
工程項(xiàng)目資料管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草工作，把文件材料積累歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對(duì)工程文件材料歸檔范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、工程資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，并設(shè)立一定數(shù)額的資料押金，使工程施工承包商能夠高度重視工程檔案的歸檔工作。
6、重視檔案知識(shí)宣傳教育是確保工程資料質(zhì)量的有力措施。
工程項(xiàng)目管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案資料的基本知識(shí)宣傳和教育工作，有計(jì)劃、有措施、分期分批對(duì)工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位管理、技術(shù)人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程中原始資料簽證操作方法及本項(xiàng)目對(duì)竣工資料整理編制、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求進(jìn)行培訓(xùn)。使工程項(xiàng)目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術(shù)人員、竣工資料整理專業(yè)技術(shù)人員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)也熟知檔案業(yè)務(wù)。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理水平。通過舉辦檔案知識(shí)、資料填寫等各種培訓(xùn)班,組織全公司機(jī)關(guān)部室、車間分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)員、質(zhì)量員、資料員、材料員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí),提高大家對(duì)資料工作的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)大家的責(zé)任意識(shí),從而引起大家對(duì)資料工作足夠的關(guān)注和重視。
7、嚴(yán)格把住竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程資料發(fā)揮憑證作用。
進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件必須是工程資料達(dá)到項(xiàng)目要求，因此在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及專兼職資料管理人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各參建單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等?？傊诳⒐を?yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理部門、工程項(xiàng)目專兼職資料管理員、項(xiàng)目主管部門檔案管理人員要密切配合，確保工程資料檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。使工程資料在工程項(xiàng)目決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，檔案資料不通過，則不予返還資料保證金，甚至不予決算。
8、制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制
將資料的制作、收集、整理與歸檔工作納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和工程技術(shù)人員、質(zhì)量檢查人員職責(zé)考核范圍,做到職績(jī)掛鉤,實(shí)行重獎(jiǎng)重罰,對(duì)確保各項(xiàng)工程資料的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和歸檔質(zhì)量起著積極的作用。
(1)目標(biāo)激勵(lì)。利用目標(biāo)激勵(lì)是一種行之有效的管理辦法。根據(jù)在手工程情況建立資料管理目標(biāo),然后將目標(biāo)逐層分解、細(xì)化,落實(shí)到每位相關(guān)人員。考核兌現(xiàn)的時(shí)間視情況而定。
(2)物質(zhì)激勵(lì)。在我們還沒有實(shí)現(xiàn)物質(zhì)極大豐富的時(shí)候,物質(zhì)激勵(lì)還是一種重要的激勵(lì)形式。所以利用物質(zhì)激勵(lì)是切實(shí)可行的。其方法主要有:一是建立資料管理獎(jiǎng)勵(lì)基金。根據(jù)實(shí)際情況可設(shè)綜合獎(jiǎng)和單項(xiàng)獎(jiǎng)。二是建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,定期考核兌現(xiàn)。
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；資料員；做好資料
一、前言
文章對(duì)建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料管理的重要性進(jìn)行了介紹，對(duì)工程項(xiàng)目資料管理中的不足進(jìn)行了闡述，通過分析，并結(jié)合自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)理論知識(shí)，對(duì)工程項(xiàng)目資料員做好資料管理工作的建議進(jìn)行了探討。
二、建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料的管理的重要性
建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料是建筑工程施工單位在工程項(xiàng)目施工過程中逐步完成的，對(duì)其的管理有嚴(yán)格的要求，必須做到真實(shí)、完整和詳簡(jiǎn)得當(dāng)。具體而言，對(duì)建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料的管理包括了對(duì)工程項(xiàng)目資料的管理、質(zhì)量把控資料的管理、工程安全資料的管理、各種檢驗(yàn)資料的管理以及工程項(xiàng)目驗(yàn)收資料的管理等，貫穿于從工程項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程項(xiàng)目的竣工的全過程[2]。做好建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料管理工作的重要意義體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.有利于積累企業(yè)的項(xiàng)目工程技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)。做好建筑工程項(xiàng)目技術(shù)資料的管理工作可以完善企業(yè)工程項(xiàng)目管理的全過程檔案，以便深入研究和引用，為企業(yè)后續(xù)項(xiàng)目施工管理的優(yōu)化做好檔案資料的儲(chǔ)備。
2.有利于優(yōu)化企業(yè)的資源配置和提高企業(yè)的效益。工程項(xiàng)目的技術(shù)資料可以如實(shí)反映企業(yè)的工程施工過程的情況，包括人員的調(diào)度和使用，各種材料物品的數(shù)量和用量、技術(shù)方案和措施的變更情況、階段施工驗(yàn)收情況和各種質(zhì)量等級(jí)評(píng)定情況等，因而可以及時(shí)提供相應(yīng)的反饋，使企業(yè)按預(yù)期目標(biāo)優(yōu)化調(diào)整和控制后續(xù)的工程施工工作。
2.工程資料為工程信息查詢提供依據(jù)
有了工程內(nèi)業(yè)資料的跟蹤，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不用再憑著零星的材料和自己的記憶來對(duì)整個(gè)工程的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制。在及時(shí)搜集的情況下，有關(guān)工程的各工序相關(guān)細(xì)節(jié)就都存在于工程內(nèi)業(yè)資料中，一旦發(fā)生意外情況（如數(shù)量不符、質(zhì)量差異）就可以憑借資料記錄追查到其中的原因，也方便了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)工程的管理。尤其在工程發(fā)生分包情況下，在項(xiàng)目結(jié)算方面更見內(nèi)業(yè)資料的功效。如某大橋發(fā)生坍塌后，事故調(diào)查領(lǐng)導(dǎo)小組首先采取的一項(xiàng)措施是：封存大橋項(xiàng)目所有資料以及工程監(jiān)理資料待查。從這項(xiàng)措施中我們不難看出工程檔案資料是何等的重要。
3.工程內(nèi)業(yè)資料可以作為今后工程施工的一種借鑒
工程資料對(duì)以往工程中采用的技術(shù)、發(fā)生的問題、采取的措施以及反饋結(jié)果，在以后工程的施工中可以吸取經(jīng)驗(yàn)，少走彎路。在工程內(nèi)業(yè)資料中還包含著“竣工報(bào)告”、“施工小結(jié)”等自我總結(jié)的部分，這些文件往往有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不大在意，其實(shí)在這些文件中除了有關(guān)的工程數(shù)據(jù)外，對(duì)施工過程的總結(jié)占了相當(dāng)大的部分，優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)盡在其中，學(xué)習(xí)和借鑒這些文件對(duì)今后的工程管理將會(huì)有很大的促進(jìn)作用。
三、工程項(xiàng)目資料管理中的不足
1.資料收集不夠全面。例如，某些工程上的設(shè)計(jì)有變動(dòng)，在編制資料的時(shí)候，只將變更通知書進(jìn)行記錄，卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗(yàn)收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。對(duì)基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動(dòng)態(tài)控制高度結(jié)合的工作，必須以實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。
2.資料不夠準(zhǔn)確。資料上的隨意性比較嚴(yán)重：對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)；引起不必要的麻煩；有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可，便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價(jià)值的關(guān)鍵所在，必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來認(rèn)真落實(shí)。
3.收集與整理不夠及時(shí)。對(duì)工程對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時(shí)就著手，如圖紙會(huì)審紀(jì)要以及開工報(bào)告等，對(duì)于施工過程，根據(jù)規(guī)定對(duì)其及時(shí)予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、到位。實(shí)際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。
四、工程項(xiàng)目資料員做好資料管理工作的建議
1.確保工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性并同步更新
真實(shí)性是做好工程資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法必須堅(jiān)決杜絕，在工程出了質(zhì)量問題時(shí)，技術(shù)資料作為記錄項(xiàng)目全過程的原始資料，不僅能為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)，也是工程使用過程中維修、擴(kuò)建、改建或增層等重要的參考資料。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。
準(zhǔn)確性是做好工程資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，不要產(chǎn)生任何歧義。因此，資料填寫要認(rèn)真，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。
2.注重施工階段的工程資料管理
在工程實(shí)施階段，首先加強(qiáng)與建設(shè)單位和監(jiān)理單位以及相關(guān)單位的溝通和聯(lián)系。工程資料必須及時(shí)整理，需要到建設(shè)單位和監(jiān)理單位處報(bào)驗(yàn)的各種工程資料要及時(shí)報(bào)驗(yàn)。確實(shí)做到工程資料真實(shí)完整、同步進(jìn)行、分類有序。尤其在某一專業(yè)工程開始階段。首先要堅(jiān)持貫徹執(zhí)行國(guó)家，行業(yè)的基本規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。并將此意識(shí)落實(shí)到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗(yàn)報(bào)告的項(xiàng)目均應(yīng)填寫見XX記錄或其實(shí)驗(yàn)報(bào)告編號(hào)。有數(shù)據(jù)要求的應(yīng)填寫“試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)”。必要時(shí)要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗(yàn)項(xiàng)目要求為符號(hào)設(shè)計(jì)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填寫符合“施工圖編號(hào)制造廠圖號(hào)或規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗(yàn)都具備可追溯性和責(zé)任人。在不能獲取原件時(shí)，應(yīng)將原件復(fù)印，然后在原件復(fù)印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)項(xiàng)目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復(fù)進(jìn)行監(jiān)督、檢查并及時(shí)將檢查結(jié)果進(jìn)行綜合、分類，整理，對(duì)在工程資料中出現(xiàn)的問題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對(duì)工程資料的編寫于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場(chǎng)合都一致，切實(shí)最新版本：施工圖發(fā)生變更時(shí)，要在原施工圖變更處作好變更記錄。
3.加強(qiáng)工程檔案資料管理的事后控制
事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對(duì)工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進(jìn)行同步檢查，實(shí)施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細(xì)則對(duì)承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案驗(yàn)收要同步進(jìn)行，為確保工程竣工檔案順利通過驗(yàn)收，應(yīng)對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行初驗(yàn)，檢查各項(xiàng)合同項(xiàng)目檔案是否完整準(zhǔn)確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對(duì)所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗(yàn)收前檢查整改結(jié)果，提出驗(yàn)收意見。對(duì)于在工程檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題要進(jìn)行收集整理，造成檔案丟失或不按時(shí)按質(zhì)進(jìn)行移交的要進(jìn)行處罰，同時(shí)要及時(shí)糾正。檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)工程施工檔案資料的嚴(yán)格要求也需要爭(zhēng)取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開展。
五、結(jié)束語
工程項(xiàng)目資料員在進(jìn)行資料工作的同時(shí)，應(yīng)該以確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性為前提，并主動(dòng)和及時(shí)的發(fā)現(xiàn)工程中的相關(guān)問題，更好的為工程項(xiàng)目服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]彭慧軍.對(duì)建筑工程技術(shù)資料管理的幾點(diǎn)思考[J].山西建筑，2008，34（31）：225-226.
