發(fā)布時(shí)間：2023-09-03 14:57:10
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案智慧管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）
三、歸檔時(shí)間：
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
二、檔案查（借）閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。
2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房，庫(kù)房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處 理。
四、檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案入庫(kù)檢查：
1檔案出入庫(kù)房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
2.入庫(kù)底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。
3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫(kù)房管理：
1.檔案庫(kù)房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。
2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫(kù)房門窗須安裝窗簾，庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。
5.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。
6.庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫(kù)房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7.庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8.檔案庫(kù)房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度
一、檔案庫(kù)房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
七、綜合檔案室主任職責(zé)
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。
四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。
七、負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責(zé)
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
二、負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
1.檔案信息資源共享建設(shè)理念較為落后
目前，我國(guó)檔案館檔案信息資源建設(shè)存在思想封閉、理念保守、閉門發(fā)展等問題，制約了檔案信息資源共享建設(shè)的有效發(fā)展。各級(jí)檔案館的發(fā)展建設(shè)注重的是檔案信息資源的收集存儲(chǔ)，而忽略了檔案信息資源的共享開發(fā)建設(shè)。“重藏輕用”的落后思想仍然束縛著檔案館各項(xiàng)工作的開展，抑制了檔案信息資源共享與交換建設(shè)，使各級(jí)檔案館的檔案信息資源缺乏交流互動(dòng)的能動(dòng)性，對(duì)檔案信息資源數(shù)字化共享建設(shè)不夠重視，不愿意投入大量的資金成本開展檔案信息化建設(shè)工作，還有些檔案館只是疲于應(yīng)付，或者僅僅是搞面子工程。即使有些檔案館確立了檔案信息資源共享建設(shè)的目標(biāo)，卻由于缺乏動(dòng)力難以真正推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，長(zhǎng)期存在“信息孤島”的問題；還有些檔案館對(duì)檔案信息資源共享建設(shè)的論證不足，建成之后也難以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，逐漸出現(xiàn)了發(fā)展建設(shè)滯后的現(xiàn)象。
2.檔案信息資源服務(wù)面窄，數(shù)字化程度低
近幾年來，我國(guó)各級(jí)檔案館的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與之前相比發(fā)展速度較快，但其中檔案信息資源共享的內(nèi)容量卻仍然較少，很多檔案館建設(shè)的網(wǎng)站除了關(guān)于檔案館的基本介紹和館藏目錄之外，社會(huì)公眾幾乎查詢不到任何信息，或者出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接無(wú)法打開的問題。檔案館網(wǎng)站內(nèi)容也長(zhǎng)期得不到更新，很多檔案信息資源只能提供標(biāo)題和摘要瀏覽服務(wù)，用戶無(wú)法連接到數(shù)據(jù)庫(kù)查看全部文獻(xiàn)資料，如果想要獲得更多的檔案信息必須到檔案館申請(qǐng)人工查閱。從社會(huì)信息化建設(shè)發(fā)展來看，數(shù)字化檔案信息資源是信息傳播的主要形式，也是檔案館檔案信息資源共享建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。目前，我國(guó)各級(jí)檔案館的檔案信息資源共享建設(shè)與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然處于落后階段，檔案信息資源數(shù)量也有限，數(shù)字化建設(shè)程度較低。
3.檔案信息資源共享建設(shè)手段落后，利用率低
檔案信息資源共享建設(shè)不僅要注重檔案內(nèi)容的不斷豐富，更要方便檔案用戶的查詢利用。但是，我國(guó)各級(jí)檔案館對(duì)于檔案信息資源檢索重視程度較低，難以提供功能完善的檢索條件，檔案信息資源的易用性差、檢索效率低，大部分檔案館的檔案信息資源檢索不支持全文檢索、二次檢索和布爾邏輯檢索，檔案用戶對(duì)獲得的檢索結(jié)果并不滿意。由于檔案信息資源分布廣、涉及面多，不同地域之間的檔案信息資源收集、處理、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致檔案信息資源過于分散，給檔案信息資源檢索發(fā)展帶來了一定影響。而且，很多檔案館沒有先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效整合和準(zhǔn)確定位，缺乏檔案信息資源分類檢索平臺(tái)和共享利用平臺(tái)建設(shè)，采用的信息檢索軟件也比較落后，更新維護(hù)困難，對(duì)檔案用戶的查詢效率造成一定影響，不支持多種邏輯組合檢索的方式，難以真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享與交換。
二、網(wǎng)絡(luò)背景下檔案信息資源共享體系構(gòu)建策略
1.提高檔案信息資源共享的安全性
檔案信息資源共享建設(shè)要切實(shí)提高安全性，隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展，檔案館負(fù)責(zé)收集整理、開發(fā)利用的檔案信息數(shù)量持續(xù)增多，在實(shí)現(xiàn)最大限度的檔案信息資源共享的同時(shí)，要不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。但是，檔案事業(yè)的發(fā)展有著政治性等不可忽視的本質(zhì)特征，因此對(duì)于檔案信息資源的安全管理要更加重視。在檔案信息資源共享建設(shè)過程中，要對(duì)檔案信息資源的類型進(jìn)行仔細(xì)鑒定，確定不同檔案信息資源的保密級(jí)別和開放范圍，真正做到嚴(yán)格審查、認(rèn)真管理、加強(qiáng)保密。而且，檔案館工作人員要有良好的安全意識(shí)，積極采用各種現(xiàn)代信息技術(shù)防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的非法入侵，利用各種網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，及時(shí)消除網(wǎng)絡(luò)中存在的各種安全隱患，保證檔案信息資源共享管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。在提高檔案信息資源安全性時(shí)，要更加注重檔案信息資源的合理合法利用，使其能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。制定完善可靠的電子檔案信息資源查詢流程、使用規(guī)范、安全級(jí)別等制度標(biāo)準(zhǔn)，綜合利用數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)，確保檔案信息資源共享和交換的安全性和保密性。
2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源協(xié)同共享服務(wù)
將檔案館檔案信息資源共享建設(shè)與政府電子政務(wù)平臺(tái)相互結(jié)合，深入貫徹政府信息公開條例，使檔案館信息化建設(shè)能夠?qū)⒄C布的現(xiàn)行文件直接收集到檔案館中，為檔案信息資源共享建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源安全保密的同時(shí)，不斷拓展檔案信息資源服務(wù)功能，為社會(huì)公眾提供多元化、個(gè)性化檔案服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)型檔案信息資源管理模式，體現(xiàn)“以人為本”的檔案服務(wù)理念。將檔案館傳統(tǒng)的“重藏型”管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案館不同職能部門之間的協(xié)同服務(wù)，在發(fā)展建設(shè)服務(wù)型檔案信息資源管理模式過程中，雖然不同職能部門之間必然會(huì)存在信息壁壘問題，但是在一定時(shí)間范圍內(nèi)可以使檔案館不同部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案館綜合服務(wù)效率，節(jié)約社會(huì)公眾查詢、檢索和利用檔案信息資源的時(shí)間。目前，我國(guó)部分檔案館已經(jīng)采用了協(xié)同工作的服務(wù)型檔案信息資源管理模式，切實(shí)體現(xiàn)了“以人為本”的服務(wù)理念，將檔案用戶分為社會(huì)公眾、企業(yè)用戶和授權(quán)用戶等多個(gè)類型，使檔案館可以針對(duì)特定用戶提供多元化功能服務(wù)，縮短檔案查詢時(shí)間，提高服務(wù)效率。
3.注重檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用
檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案用戶提供多元化的數(shù)字化服務(wù)，是檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。檔案館可以從檔案信息資源專題開發(fā)入手，進(jìn)行深層次的價(jià)值挖掘，建立不同區(qū)域的檔案信息資源管理中心，以互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行支撐，通過網(wǎng)絡(luò)窗口服務(wù)提高檔案信息資源共享服務(wù)的功能性，建設(shè)專門為政府機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾、企事業(yè)單位提供檔案信息資源服務(wù)的共享平臺(tái)。檔案信息資源共享建設(shè)的最終目標(biāo)就是深入開發(fā)檔案信息，將分布廣泛、相互獨(dú)立的檔案信息資源連接起來，形成統(tǒng)一的檔案信息資源共享規(guī)模，使檔案信息資源可以為社會(huì)發(fā)展、產(chǎn)業(yè)擴(kuò)大提供功能化服務(wù)。檔案館對(duì)于分散存儲(chǔ)的檔案信息資源，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行集中管理和有效整合，在保證檔案信息資源安全可控的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分級(jí)管理。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，將分散于不同區(qū)域的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享互動(dòng)和高效服務(wù)；打破傳統(tǒng)區(qū)域和部門之間信息壁壘的問題，使不同類型的授權(quán)用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限級(jí)別獲得自己需要的檔案信息；檔案館將收集到的檔案信息資源經(jīng)過加工處理、整合存儲(chǔ)之后向社會(huì)提供各種服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的安全共享與交換。
三、總結(jié)
一、加強(qiáng)法制建設(shè)，進(jìn)行規(guī)范管理
加強(qiáng)法制建設(shè)，依法進(jìn)行檔案信息化管理，這是信息化建設(shè)的重要前提。目前，檔案的信息化已經(jīng)到重要階段，要在建設(shè)中不斷地規(guī)范，及時(shí)制訂各種相關(guān)制度，使之規(guī)范化、法制化。根據(jù)有關(guān)部門起草的有關(guān)電子文件原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化流程及相關(guān)數(shù)據(jù)格式等系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在這一系列制度中，有必要對(duì)檔案信息化建設(shè)中的保密制度進(jìn)行規(guī)范。
1.建立系列檔案信息化及相關(guān)的保密制度。
檔案信息化建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，既離不開信息管理方面的法律規(guī)定，又離不了有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺(tái)的安全，要按照計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來設(shè)計(jì)開發(fā)，更要參照檔案領(lǐng)域有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，進(jìn)行宏觀調(diào)控，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)管理層次的工作。要成立專門技術(shù)小組，具體負(fù)責(zé)檔案信息內(nèi)容的安全、技術(shù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全等，注意把好檔案信息內(nèi)容的安全關(guān)，確保檔案資料的安全，做到寬進(jìn)嚴(yán)出。
2.增強(qiáng)檔案管理人員保密意識(shí)，強(qiáng)化檔案保密教育。
加強(qiáng)檔案保密法制教育是增強(qiáng)教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部，必須從高度出發(fā)，充分認(rèn)識(shí)保密工作的重要性，充分認(rèn)識(shí)到保密工作的復(fù)雜性。加強(qiáng)保密法紀(jì)律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規(guī)所規(guī)定的各項(xiàng)保密義務(wù)，還要使他們了解違反保密法律法規(guī)，不履行保密義務(wù)及泄露國(guó)家秘密應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任。
首先，要繼續(xù)深入開展以普及檔案保密法律常識(shí)為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動(dòng)。
其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點(diǎn)，通過在各級(jí)檔案館（室）部門開設(shè)保密法制教育課及講座，進(jìn)一步更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識(shí)和做好檔案保密上作的自覺性。
同時(shí)，要大力宣傳、認(rèn)真執(zhí)行科研檔案保密法規(guī)，積極宣傳嚴(yán)格遵守保密制度的先進(jìn)典型，表彰他們的先進(jìn)事跡，推廣他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。
二、檔案科學(xué)管理是檔案安全保密的基礎(chǔ)
1.硬件設(shè)施配套完善是基礎(chǔ)。
依據(jù)中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫(kù)房，庫(kù)房中的門窗應(yīng)專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質(zhì)電動(dòng)窗等設(shè)備，庫(kù)房中還應(yīng)有紅外感應(yīng)器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機(jī)、臭氧發(fā)生器、碎紙機(jī)等設(shè)備，以達(dá)到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫(kù)房由專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)。從檔案保密的角度看，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。
2.提高檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。
檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵，也是檔案保密工作的基礎(chǔ)和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個(gè)方面的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，檔案關(guān)系到國(guó)家的安全、社會(huì)的穩(wěn)定與和諧，因此要有高度的政治責(zé)任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業(yè)。二是文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有具有豐富的檔案管理的專業(yè)知識(shí)，才能夠業(yè)務(wù)熟練，獨(dú)立處理出現(xiàn)的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。無(wú)論在什么場(chǎng)合，檔案人員都應(yīng)做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3.電子檔案管理是新的挑戰(zhàn)
隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的單位都實(shí)行了無(wú)紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動(dòng)管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰(zhàn)。
第一，要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系。保障網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅，如防火墻系統(tǒng)防護(hù)和物理隔離兩種方式來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全；第二要設(shè)立電子查閱安全制度，進(jìn)行科學(xué)管理；第三，電子檔案一定要備份。
三、加強(qiáng)高職院校檔案管理，促進(jìn)體制改革
做好檔案的保密工作，是推進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進(jìn)高職院校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統(tǒng)一體。在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現(xiàn)象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費(fèi)。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關(guān)系，促進(jìn)人才培養(yǎng)。
參考文獻(xiàn)：
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一、社會(huì)組織登記檔案的涵義
社會(huì)組織檔案是指縣級(jí)以上人民政府民政部門在依法為社會(huì)團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，基金會(huì)及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)以及民辦非企業(yè)單位辦理申請(qǐng)籌備成立、成（設(shè)）立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準(zhǔn)、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文件材料。社會(huì)組織登記檔案管理工作由縣級(jí)以上人民政府民政部門分級(jí)負(fù)責(zé)。
二、社會(huì)組織登記檔案的分類和整理
（一）社會(huì)組織登記檔案的分類
社會(huì)組織登記檔案按其來源可分三類：社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類和基金會(huì)類。其中基金會(huì)類又可分為基金會(huì)類和境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)類兩種。根據(jù)其性質(zhì)的不同，各類社會(huì)組織有不同的文件材料歸檔范圍。
（二）各類社會(huì)組織登記檔案的歸檔范圍
1.社會(huì)團(tuán)體登記文件材料歸檔范圍：籌備成立文件材料；成立登記文件資料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更活動(dòng)資金文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)變更文件材料；社會(huì)團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)備案文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
2.民辦非企業(yè)單位登記文件材料歸檔范圍：成立登記文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更住所登記文件材料；變更開辦資金登記文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍登記文件材料；備案材料；章程或合伙協(xié)議修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
3.基金會(huì)登記文件材料歸檔范圍：設(shè)立登記文件材料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)文件材料；變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更類型登記文件材料；變更住所文件材料；變更原始基金數(shù)額文件材料；變更公益活動(dòng)的業(yè)務(wù)范圍文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)變更文件材料；備案文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；分支（代表）機(jī)構(gòu)注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
4.境外基金會(huì)代表機(jī)構(gòu)登記文件材料歸檔范圍：設(shè)立登記文件材料；變更名稱文件材料；變更負(fù)責(zé)人文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位文件材料；變更住所文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；備案文件材料；年檢文件材料；注銷登記文件材料；行政處罰文件材料。
（三）社會(huì)組織登記檔案的整理
一是社會(huì)組織登記檔案按照一個(gè)組織一檔的原則進(jìn)行整理。歸檔材料以“件”為單位，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件，一次上報(bào)的多份表格，每份表格可為一件。二是一個(gè)社會(huì)組織的所有文件按照時(shí)間順序在檔案盒內(nèi)排列。三是不同社會(huì)組織的登記檔案按照社會(huì)組織登記號(hào)的順序排列。
三、社會(huì)組織登記檔案的管理
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好社會(huì)組織登記檔案管理的前提，必要的保管硬件設(shè)施是搞好社會(huì)組織登記檔案管理的保證。對(duì)于檔案管理者爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視很有必要，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才有可能爭(zhēng)取更多的資金投入，配備必要的檔案保管裝備，設(shè)置防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施，以確保檔案的安全。
（二）加快社會(huì)組織登記檔案管理信息化進(jìn)程
由于社會(huì)信息化的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)已全面進(jìn)入政府辦公的全過程，無(wú)紙化辦公也已成為新的潮流。在此過程中形成的電子文檔，更有利于查詢和保管，將逐步成為與紙質(zhì)文檔同樣重要的檔案內(nèi)容。因此，必須加快社會(huì)登記檔案管理的信息化進(jìn)程，才能適應(yīng)這種發(fā)展和進(jìn)步，從而保證社會(huì)組織登記檔案的管理不落后于社會(huì)的發(fā)展。
（三）搞好社會(huì)組織登記檔案的利用工作
關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)；下崗職工；作用
檔案是個(gè)人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄。檔案管理有著重要的社會(huì)價(jià)值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。從上世紀(jì)八十年代起，我國(guó)開始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴(yán)峻。在下崗職工的管理當(dāng)中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對(duì)下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級(jí)政府與部門必須加強(qiáng)對(duì)下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對(duì)下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。
一、新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級(jí)部門的重視。一些單位對(duì)下崗職工的檔案管理，指定專門的機(jī)構(gòu)與管理人員，明確職責(zé)，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時(shí)，為了增強(qiáng)管理的實(shí)效性，還擴(kuò)大了下崗職工檔案內(nèi)容范圍，除了個(gè)人的基本資料之外，還包括個(gè)人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動(dòng)材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務(wù)活動(dòng)，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會(huì)等形式，促進(jìn)下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中還存在不少的弊端，比如說相關(guān)部門對(duì)下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應(yīng)有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，一些企業(yè)沒有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動(dòng)頻繁，調(diào)動(dòng)下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時(shí)有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無(wú)法為下崗職工管理機(jī)構(gòu)提供完善的檔案材料，也就無(wú)法針對(duì)下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對(duì)性的促進(jìn)其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對(duì)新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強(qiáng)化宣傳、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
當(dāng)前，各級(jí)政府及企事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當(dāng)中加強(qiáng)檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。從各級(jí)政府及勞動(dòng)部門的角度來講，應(yīng)把檔案工作當(dāng)做透視社會(huì)現(xiàn)象、掌握社會(huì)就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領(lǐng)導(dǎo)宣傳活動(dòng)。例如，在相關(guān)就業(yè)市場(chǎng)開設(shè)宣傳專欄，張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)，并積極利用各界媒體的力量，讓社會(huì)認(rèn)識(shí)與接收檔案工作管理與服務(wù)，提高人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動(dòng)者在工作當(dāng)中，要主動(dòng)配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動(dòng)部門提供檔案，并按照勞動(dòng)主管部門的要求對(duì)檔案材料進(jìn)行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎(chǔ)上，為檔案管理服務(wù)的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動(dòng)下崗職工檔案管理的社會(huì)化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動(dòng)部門的職責(zé)，而是全社會(huì)面臨的一項(xiàng)重要社會(huì)問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當(dāng)中，不要局限在勞動(dòng)就業(yè)部門，而是要實(shí)現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會(huì)化。同時(shí)，伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會(huì)化的特征，在職工檔案管理當(dāng)中，開始有社會(huì)機(jī)構(gòu)的參與，這說明檔案的社會(huì)功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當(dāng)中，要推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。勞動(dòng)就業(yè)部分應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前下崗職工檔案管理社會(huì)化的現(xiàn)狀，積極采取針對(duì)性的措施，提高社會(huì)化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務(wù)作用。比如對(duì)無(wú)力交納管理費(fèi)用的下崗職工可以采取減交或者免交。對(duì)于一些滯留原單位的“死檔案”，應(yīng)積極派相關(guān)人員收繳。另外，政府部門應(yīng)當(dāng)適當(dāng)投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時(shí)解除檔案對(duì)下崗職工的束縛，讓檔案服務(wù)于社會(huì)，從而對(duì)促進(jìn)再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動(dòng)。
3.強(qiáng)化用人單位與勞動(dòng)就業(yè)部分的檔案管理配合
工會(huì)是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級(jí)工會(huì)的配合顯得非常重要。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與工會(huì)與就業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務(wù)，并努力進(jìn)行對(duì)檔案的加工。協(xié)同工會(huì)部門為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對(duì)檔案與人才的發(fā)掘，及時(shí)向其提供下崗職工的檔案及相關(guān)資料。完善整個(gè)再就業(yè)的系統(tǒng)。同時(shí)，在再就業(yè)檔案管理當(dāng)中，用人單位與勞動(dòng)就業(yè)部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動(dòng)就業(yè)部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對(duì)下崗職工會(huì)的檔案進(jìn)行完善，及時(shí)提交給勞動(dòng)就業(yè)部門，同時(shí)根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關(guān)的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對(duì)再就業(yè)的職工進(jìn)行管理。
總之，下崗職工檔案管理對(duì)于新時(shí)期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動(dòng)就業(yè)部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認(rèn)真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行積極科學(xué)的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動(dòng)就業(yè)上的不足，開展針對(duì)性的再就業(yè)培訓(xùn)，提高下崗職工的勞動(dòng)就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。
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【關(guān)鍵詞】困難職工檔案；管理；思考
困難職工幫扶工作是縣市工會(huì)工作重要組成部分。困難職工檔案是指各級(jí)工會(huì)組織在對(duì)困難職工家庭建檔審核、審批、日常幫扶工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄，既是工會(huì)工作檔案的重要內(nèi)容，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分。做好縣市困難職工檔案工作，對(duì)于服務(wù)社會(huì)民生，對(duì)于工會(huì)依法維護(hù)職工合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定具有十分重要的意義。然而由于困難職工檔案工作具有廣泛性、動(dòng)態(tài)性、替代性等特點(diǎn)，導(dǎo)致一些單位幫扶工作不精準(zhǔn)，影響了困難職工幫扶工作的開展，本文擬對(duì)縣市工會(huì)困難職工檔案工作管理，作幾點(diǎn)思考。
一、深刻認(rèn)識(shí)困難職工檔案工作的重要意義
困難職工檔案是工會(huì)組織掌握困難職工群體狀況的原始憑證，是工會(huì)開展送溫暖和幫扶救助工作，向黨委政府反映困難職工的情況和推動(dòng)解決困難職工相關(guān)問題的重要依據(jù)。建立和完善困難職工檔案工作，對(duì)于推進(jìn)工會(huì)維權(quán)職責(zé)，落實(shí)中央關(guān)于“十三五”期間有關(guān)改善民生問題具有十分重要的意義。
（一）工會(huì)困難職工檔案工作是我國(guó)民生檔案工作的重要組成部分。民生檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、社會(huì)管理等涉民檔案。是社會(huì)管理活動(dòng)的歷史記錄，是維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題在檔案工作中的集中體現(xiàn)。當(dāng)前，我國(guó)正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，各種矛盾突出，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，社會(huì)貧富差距進(jìn)一步加大，尤其是職工因病致貧、子女就學(xué)致貧等現(xiàn)象比較突出，已成為工會(huì)維護(hù)職工合法權(quán)益工作的重要內(nèi)容，也是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)民生最突出的問題之一。因此，工會(huì)在困難職工幫扶工作中形成的檔案材料，同樣是我國(guó)民生檔案的重要組成部分。
（二）困難職工檔案是工會(huì)精準(zhǔn)幫扶的重要保證。指出：“‘十三五’時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要努力在保障和改善民生、推進(jìn)扶貧開發(fā)等方面取得明顯突破”，這就提出了保障和改善民生效益問題，如何提高效益，對(duì)于困難職工幫扶工作來說，關(guān)鍵是要做到精準(zhǔn)。精準(zhǔn)幫扶，是指通過對(duì)困難職工精準(zhǔn)識(shí)別，精準(zhǔn)幫扶，精準(zhǔn)管理，并建立其長(zhǎng)效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)幫扶成效的最大化。而要做到精準(zhǔn)幫扶，關(guān)鍵在于困難職工檔案的建立是否精準(zhǔn)、完整。
（三）困難職工檔案是工會(huì)制訂困難職工幫扶政策的重要依據(jù)。多年來，通過各級(jí)工會(huì)組織的不斷努力，困難職工數(shù)量不斷下降，但目前仍有不少職工處于貧困線上，以余姚市為例，今年符合低保及其邊緣戶的困難職工達(dá)470戶，尤其是新狀態(tài)下困難職工呈現(xiàn)上升勢(shì)態(tài)，臨時(shí)救助戶也不斷增多。建立困難職工檔案，能準(zhǔn)確掌握困難職工底數(shù)，推動(dòng)職工最低保障制度，普惠困難職工，推動(dòng)職工幫扶工作制度化、規(guī)范化。如何制訂困難職工幫扶政策，幫扶計(jì)劃，幫扶措施，如何使政策更具科學(xué)性、實(shí)效性、針對(duì)性，最好的方法，就是根據(jù)困難職工檔案，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，尋求政策的最佳方案。因此，困難職工檔案是工會(huì)組織制訂幫扶政策的重要依。
（四）困難職工檔案能充分反映黨和政府對(duì)困難職工的重視和關(guān)懷。工會(huì)是黨領(lǐng)導(dǎo)下職工自愿結(jié)合的工人階級(jí)群眾組織，是黨聯(lián)系職工群眾的橋梁和紐帶。在困難職工幫扶工作上，黨和政府已把更多的資源和手段賦予工會(huì)，實(shí)質(zhì)上工會(huì)是代表黨和政府關(guān)愛職工，幫扶職工。歷年來的困難職工檔案表明，工會(huì)做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出黨和政府對(duì)困難職工的關(guān)愛。
二、當(dāng)前困難職工檔案管理存在的問題
困難職工檔案是近年來工會(huì)組織履行基本職責(zé)，開展幫困扶貧，提高幫扶效益，而新形成的檔案材料，時(shí)間短，還未納入工會(huì)和檔案部門統(tǒng)一規(guī)范，工會(huì)組織雖然出臺(tái)了一些管理文件，但僅限于作為幫扶依據(jù)的原始材料加以管理，與檔案部門歸檔立卷的相關(guān)要求有一定的距離。
（一）檔案缺乏系統(tǒng)性。困難職工檔案，一般由困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三部分組成。困難職工原始檔案，是指困難職工的家庭基本信息和致貧原因檔案材料；綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案，是指幫扶工作綜合統(tǒng)計(jì)檔案，包括困難職工戶數(shù)，家庭平均收入，致貧分析數(shù)據(jù)、幫扶資金支出等；工作資料檔案，是指開展各種幫扶工作中形成的其它具有保存價(jià)值的材料，如黨政、工會(huì)出臺(tái)的困難職工幫扶政策文件，幫扶制度，各類幫扶會(huì)議，工會(huì)開展的“春送崗位、夏送清涼、秋送助學(xué)、冬送溫暖”活動(dòng)等。三類檔案材料構(gòu)成了一個(gè)完整的綜合體系，缺少任何一項(xiàng)，就會(huì)導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性。而實(shí)際在建立困難職工檔案中，后二類材料或是缺乏，或是保存在工會(huì)其它文書檔案中，導(dǎo)致檔案缺乏系統(tǒng)性，難以充分體現(xiàn)工會(huì)的幫扶工作狀況。
（二）原始檔案缺乏完整性。困難職工原始檔案是指以困難職工家庭為對(duì)象建立的檔案，包含職工及家庭成員信息，收入狀況，困難程度，造成貧困原因，如下崗失業(yè)、重大疾病、子女教育、意外災(zāi)難等因素，還包含各類原始證件、單據(jù)等證明材料，如職工住院證明，醫(yī)藥支出發(fā)票、子女就學(xué)證明等。這是困難職工檔案的主體和基礎(chǔ)，也是制訂幫扶政策，開展幫扶工作的主要依據(jù)。但由于基層工會(huì)對(duì)困難職工幫扶工作重要性認(rèn)識(shí)不足，在信息采集時(shí)不認(rèn)真，不仔細(xì)，導(dǎo)致部分項(xiàng)目信息不實(shí)，如家庭成員及其收入狀況，致貧原因等，收入狀況和困難描述不符邏輯性等，致使原始檔案缺乏真實(shí)性和完整性。 （下轉(zhuǎn)第119頁(yè)）（上接第107頁(yè)）
（三）歸檔缺乏規(guī)范性。困難職工立卷歸檔缺乏統(tǒng)一操作規(guī)范，許多縣市工會(huì)，困難職工原始檔案沒有按檔案的要求統(tǒng)一編碼裝訂、立卷歸檔，基本流散于文件和資料中，沒有按年度整理，沒有注明保管年限，沒有納入工會(huì)綜合檔案室管理和總工會(huì)全宗目錄。檔案往往由職工服務(wù)中心保管，造成查詢難、利用難。雖然全國(guó)總工會(huì)建立“全國(guó)工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”，各縣市有統(tǒng)一的困難職工服務(wù)電子信息平臺(tái)，但平臺(tái)只能反映本年度的困難職工和幫扶情況，要了解往年困難職工狀況和工會(huì)困難職工幫扶狀況，比較困難。
（四）歸檔立卷重復(fù)性。當(dāng)前縣市域不同困難群體的幫扶工作，由不同部門管理。困難職工由工會(huì)管理，困難黨員由縣市委組織部門管理，困難殘疾人由殘聯(lián)管理，普通困難群眾由民政部門管理?；鶎訂挝话ㄉ鐓^(qū)、村，在年度上報(bào)困難群體信息時(shí)，缺乏統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，造成多頭上報(bào)，導(dǎo)致多頭存檔，重復(fù)存檔，重復(fù)幫扶，影響了幫扶工作的嚴(yán)肅性。
三、加強(qiáng)困難職工檔案工作管理的對(duì)策
（一）進(jìn)一步提升工會(huì)系統(tǒng)檔案意識(shí)，營(yíng)造困難職工檔案工作的良好氛圍。一是要在工會(huì)系統(tǒng)內(nèi)部廣泛宣傳困難職工檔案工作的重要性，學(xué)習(xí)黨委政府關(guān)于加強(qiáng)困難群體幫扶工作的意見，增強(qiáng)做好困難職工檔案工作的自覺性。二是要加大檔案教育培訓(xùn)力度，提高困難職工建檔工作的業(yè)務(wù)水平。三是把困難職工檔案作納入工會(huì)重要工作內(nèi)容，并列入年度考核。
（二）建立健全困難職工檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，提高困難職工原始信息準(zhǔn)確性。一是明確縣市職工服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站和基層職工服務(wù)點(diǎn)為工會(huì)困難職工檔案管理的責(zé)任單位，形成縣市困難職工檔案管理工作三級(jí)網(wǎng)絡(luò)。二是明確各中心、站、點(diǎn)的工作職責(zé)，基層職工服務(wù)點(diǎn)的職責(zé)以采集困難職工原始信息檔案為主，按實(shí)填寫困難職工家庭申請(qǐng)表，并收集相關(guān)證明材料，并上報(bào)；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道職工服務(wù)站的職責(zé)以審核為主，對(duì)服務(wù)點(diǎn)上報(bào)的材料進(jìn)行審核，材料是否真實(shí)有效，材料是否符合邏輯，困難條件是否符合等，并上報(bào)縣市職工服務(wù)中心；縣市職工服務(wù)中心以復(fù)核、數(shù)據(jù)錄入，歸檔立卷為主。三是各中心、站、點(diǎn)明確一名工作人員，具體負(fù)責(zé)抓好檔案工作。
（三）規(guī)范檔案材料的整理歸檔工作，提升檔案工作質(zhì)量。一是制訂各類規(guī)章制度，制訂《困難職工檔案歸檔范圍》《困難職工檔案信息采集、審核、歸檔程序和立卷規(guī)定》《困難職工檔案年度更新與保存制度》等。二是把困難職工檔案納入工會(huì)檔案管理范疇，確定與工會(huì)檔案相應(yīng)的保管期限，處理好困難職工檔案相對(duì)獨(dú)立性與工會(huì)檔案綜合性的融合問題。三是加強(qiáng)與有關(guān)困難群體幫扶部門的溝通和協(xié)調(diào)，在檔案數(shù)據(jù)錄入前，與其他困難群體檔案管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，實(shí)行資源共享，對(duì)重復(fù)建檔的困難職工，及時(shí)調(diào)整處理，避免檔案重復(fù)性。四是加強(qiáng)對(duì)困難職工的動(dòng)態(tài)管理，以年度為界限，對(duì)在檔困難職工情況進(jìn)行一次了解，對(duì)已脫貧、不符合困難職工條件的，退出困難職工檔案管理系統(tǒng)，其紙質(zhì)檔案按規(guī)定歸檔。
（四）加強(qiáng)困難職工檔案信息化建設(shè)，建立三個(gè)檔案載體。一是傳統(tǒng)檔案載體。即按常規(guī)檔案管理規(guī)定，按困難職工原始檔案、綜合統(tǒng)計(jì)資料檔案和工作資料檔案三類進(jìn)行歸檔，按年度納入工會(huì)檔案范圍。二是虛擬檔案室載體。按檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)困難職工檔案進(jìn)行掃描作數(shù)字化處理，建立虛擬檔案室，并與縣市檔案館接洽，納入縣市虛擬檔案館，儲(chǔ)存在縣市虛擬檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)，也可以通過鏈接，與其他民生檔案組合，納入民生檔案數(shù)據(jù)焱絡(luò)體系，成為民生檔案一部分，便于查詢利用。三是“全國(guó)工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”檔案載體。把困難職工原始信息輸入全國(guó)總工會(huì)的“全國(guó)工會(huì)幫扶工作管理系統(tǒng)”，以戶為單位，輸入家庭成員各類信息，如家庭成員基本情況，工作單位或入學(xué)學(xué)校，工資收入，家庭成員平均收入，健康狀況，致貧原因等，能快速查閱當(dāng)年度困難職工個(gè)人基本情況，還可通過數(shù)據(jù)處理，分析了解當(dāng)年度困難職工分布情況、家庭結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、收入結(jié)構(gòu)、就業(yè)結(jié)構(gòu)、致貧主要因素等，為工會(huì)制訂幫扶政策，開展幫扶活動(dòng)提供依據(jù)。
總之，困難職工檔案既是工會(huì)工作檔案的重要組成部分，也是社會(huì)民生檔案的重要組成部分，做好困難職工檔案工作，對(duì)于工會(huì)精準(zhǔn)幫扶，依法幫扶，維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，具有十分重要的意義。
【參考文獻(xiàn)】
[1]梁雪花.關(guān)于民生檔案工作的幾點(diǎn)思考.云南檔案，2014（12）.
各區(qū)（縣）勞動(dòng)和社會(huì)保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號(hào)）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時(shí)，個(gè)人提出申請(qǐng)由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報(bào)所在區(qū)、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局審批。
三、各單位在審批時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準(zhǔn)，后補(bǔ)的材料無(wú)效。
1 智慧城市的概念
智慧城市是新一代信息技術(shù)支撐、知識(shí)社會(huì)下一代創(chuàng)新（創(chuàng)新2.0）環(huán)境下的城市形態(tài)。[3]智慧城市基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)以及維基、社交網(wǎng)絡(luò)、Fab Lab、Living Lab、綜合集成法等工具和方法的應(yīng)用，營(yíng)造有利于創(chuàng)新涌現(xiàn)的生態(tài)，實(shí)現(xiàn)全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以用戶創(chuàng)新、開放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新為特征的可持續(xù)創(chuàng)新?！爸腔鄢鞘小钡乃拇筇卣鳎喝嫱笍氐母兄?、寬帶泛在的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。
智慧城市建設(shè)將改變我們的生存環(huán)境，也是轉(zhuǎn)變城市發(fā)展方式、提升城市發(fā)展質(zhì)量的客觀要求。通過建設(shè)智慧城市，及時(shí)傳遞、整合、交流、使用城市經(jīng)濟(jì)、文化、公共資源、管理服務(wù)、市民生活、生態(tài)環(huán)境等各類信息，提高物與物、物與人、人與人的互聯(lián)互通、全面感知和利用信息能力，極大提高政府管理和服務(wù)能力，提升人民群眾物質(zhì)和文化生活水平。
2 智慧城市建設(shè)中，檔案部門的角色定位
智慧城市的總體架構(gòu)（參見圖1）自下向上分為“感、傳、支、用”四個(gè)層，即感知層、傳輸層、支撐層、應(yīng)用層，同時(shí)建設(shè)安全保障體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、運(yùn)營(yíng)管理體系作為支撐。筆者認(rèn)為，智慧城市建設(shè)本質(zhì)上就是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，運(yùn)用信息和通信技術(shù)手段感測(cè)、分析、整合各項(xiàng)關(guān)鍵信息，更好地服務(wù)大家。其中，最重要的就是數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享和安全。
圖1：智慧城市總體架構(gòu)
2.1 是智慧城市建設(shè)的管理者和參與者。可能有人要問為什么這些工作都要檔案部門來參與呢？首先，檔案部門是政府機(jī)構(gòu)建立的基礎(chǔ)，是智慧城市建設(shè)的重要的管理者和參與者。2007年《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》（國(guó)務(wù)院第492號(hào)）規(guī)定了檔案館作為政府信息公開查閱的場(chǎng)所，[4]各省轄市根據(jù)其精神，檔案館統(tǒng)一掛“×××政府信息公開查閱中心”的牌子，設(shè)置政府信息公開查閱場(chǎng)所，檔案是智慧城市建設(shè)不可缺少的重要的公共信息資源。另外，作為政府信息公開的管理者和參與者，在規(guī)劃智慧城市建設(shè)中所形成的數(shù)據(jù)分析、初步可行性研究、階段性報(bào)告、可行性報(bào)告等，應(yīng)由檔案部門統(tǒng)一收集整理并歸檔保存，為日后向決策層領(lǐng)導(dǎo)、各部門管理人員提供決策支持。
2.2 是智慧城市建設(shè)的基礎(chǔ)部門。在智慧城市的建設(shè)中，政府部門起到了決定性的作用。檔案信息資源是一個(gè)政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府機(jī)構(gòu)賴以建立的基礎(chǔ)，是智慧城市建設(shè)不可缺少的重要的公共信息資源之一。搭建智慧城市的公共服務(wù)平臺(tái)必須整合政府傳統(tǒng)組織內(nèi)部的數(shù)據(jù)，還要整合政府跨部門之間的數(shù)據(jù)，特別是對(duì)各政府內(nèi)部公文、檔案、圖表、數(shù)據(jù)信息化的改造，是智慧城市建設(shè)必不可少的一步。由于大部分檔案應(yīng)用系統(tǒng)是基于局域網(wǎng)或政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的，因此，檔案部門的作用就是把分散在各系統(tǒng)中的原始的信息資源進(jìn)行集中整合，形成統(tǒng)一的信息資源體系，“九九歸一”，建成一個(gè)統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)庫(kù)。并對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)和科學(xué)管理，使數(shù)據(jù)高度集中和融合，建立數(shù)據(jù)中心和共享平臺(tái)，使數(shù)據(jù)具有“智能”的技術(shù)能力，才能為信息共享提供條件，服務(wù)傳統(tǒng)行業(yè)。其核心就是要構(gòu)建統(tǒng)一權(quán)威的公共信息服務(wù)體系和平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)一站式信息服務(wù)。只有保障了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在“前端”的真實(shí)性和安全性，才能為之后智慧城市建設(shè)提供基本保證。
3 檔案部門在智慧城市建設(shè)中存在的問題
3.1 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺失。單從檔案部門內(nèi)部來看，全國(guó)各個(gè)檔案部門雖然已經(jīng)建設(shè)了規(guī)模大小不等的數(shù)據(jù)庫(kù)，但都各自為政，缺乏統(tǒng)一性和整體性，而且標(biāo)準(zhǔn)化程度低。更不要說不同行業(yè)、不同機(jī)構(gòu)之間的信息化建設(shè)了，都各有計(jì)劃。在其他應(yīng)用終端上，從政府到行業(yè)再到企業(yè)，各自也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)，相互間的兼容性差，這樣就造成宏觀上把握不清，信息孤島與重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象嚴(yán)重，相關(guān)資源不能整合應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，存在安全隱患。
3.2 相關(guān)法規(guī)制度建設(shè)存在著嚴(yán)重的滯后性。主要表現(xiàn)在信息立法和檔案法律法規(guī)沒有有機(jī)的整合。在上世紀(jì)90年代中期，隨著大量CAD文件的面世，國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局推出了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。1999年，為規(guī)范電子文檔的歸檔與管理中的問題，國(guó)家檔案局又頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，2000年，為了解決計(jì)算機(jī)在輔助檔案管理中存在的問題，國(guó)家檔案局又頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》。2002年，針對(duì)公務(wù)活動(dòng)中電子文件的形成、積累、保管、利用等方面存在的問題，國(guó)家檔案局對(duì)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進(jìn)行了修正，在此基礎(chǔ)上，又分別在2003 年和2005年出臺(tái)了第三部和第四部檔案信息化部門規(guī)章。[5]但有關(guān)電子文件采集的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定保存的技術(shù)規(guī)范依然空白。數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存工作往往是在國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行，企業(yè)、高校、研究機(jī)構(gòu)、政府其他部門的參與有限，跨部門、跨領(lǐng)域的長(zhǎng)期保存合作機(jī)制尚未建。
3.3 安全管理的滯后性。主要表現(xiàn)在很多檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員、應(yīng)用人員缺乏安全意識(shí)，有些檔案工作者沒有受過正規(guī)的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的安全重視不夠，使檔案信息安全管理缺乏針對(duì)性和執(zhí)行力。同時(shí)，缺乏既懂檔案工作又掌握智慧城市專業(yè)知識(shí)，又對(duì)信息安全領(lǐng)域熟悉的人才。從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，檔案從業(yè)人員主要來自文史學(xué)科為基礎(chǔ)的相關(guān)專業(yè)，致使在技術(shù)層面上無(wú)法提供有力的安全支撐，在信息環(huán)境的發(fā)展中，標(biāo)準(zhǔn)化管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、規(guī)章制度管理明顯滯后于檔案信息化發(fā)展的步伐。
4 改進(jìn)措施
4.1 技術(shù)層面
4.1.1 加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)安全。智慧城市建設(shè)的關(guān)鍵是信息的整合和共享，就是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把所有數(shù)據(jù)都放在一個(gè)敞開的公共信息資源平臺(tái)上，大家按需應(yīng)用。因此，只有平臺(tái)安全才能保證數(shù)據(jù)安全，一旦平臺(tái)被惡意破壞，數(shù)據(jù)就面臨流出的風(fēng)險(xiǎn)。所以，必須提高數(shù)據(jù)的安全保障，檔案信息作為政府的基本行政工具，檔案部門應(yīng)從“源頭”抓起，保障數(shù)據(jù)安全。進(jìn)一步完善安全防范措施，除采用身份識(shí)別、數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻技術(shù)外，還需采取專用核心密碼加密系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，多種安全防范措施并用。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除隱患，確保計(jì)算機(jī)和檔案的安全，在有安全保障的前提下才能使有密級(jí)的信息在網(wǎng)上安全傳輸和共享。其次，提高檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性。檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)必須采取強(qiáng)有力安全措施，以克服網(wǎng)絡(luò)面臨的威脅。這些安全措施分為技術(shù)措施（如權(quán)限設(shè)置、個(gè)人身份鑒別、防火墻、建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)等）和管理措施（如建立健全網(wǎng)絡(luò)管理體制、建立完善網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)章制度、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)程中的監(jiān)控與管理等）。
4.1.2 采用“云計(jì)算”。云計(jì)算是一種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)租用或免費(fèi)獲取所需服務(wù)，而這些服務(wù)經(jīng)過云計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展將涵蓋全部可能的IT應(yīng)用。[6]提供服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)即被稱為“云”，“云”中的使用者可任意擴(kuò)展并隨需獲取當(dāng)中的資源，用戶可以通過這種特性，像用水和用電一樣按需購(gòu)買和使用IT服務(wù)。
