發(fā)布時間：2023-11-28 16:16:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案電子化的重要性樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
事業(yè)單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷的優(yōu)勢，保證對時展的滿足，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，才能實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理工作的良好開展，進而為事業(yè)單位的其他工作打下堅實的基礎(chǔ)。在闡述事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵以及要求下，對當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理中存在的弊端進行分析，隨后提出相應(yīng)的解決辦法。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；檔案管理；信息化；現(xiàn)代化
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作需要走上信息化和時代化的道路。目前，中國的事業(yè)單位均面臨著深化改革的重要任務(wù)，檔案管理工作對于事業(yè)單位來講是必然的，因此事業(yè)單位中的檔案管理人員需要與時俱進，對檔案的管理方式進行及時更新，最終實現(xiàn)檔案信息管理的電子和現(xiàn)代化。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化的優(yōu)勢和特征
檔案對事業(yè)單位的全部日常工作實現(xiàn)了詳細的記錄，可以有效提升事業(yè)單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程實現(xiàn)推進，則代表著檔案管理的水平將會出現(xiàn)極大的進步。檔案管理將脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對檔案信息進行接受和存儲，很好的避免了物理空間的占據(jù)。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統(tǒng)檔案對比會更加便利和快捷。電子檔案隨時都能夠從電子設(shè)備上抽調(diào)出來，為工作所服務(wù)。并且在信息的選擇上，只需要將相應(yīng)的功能健進行點擊就能夠?qū)Υ笈康臄?shù)據(jù)進行處理，且具有準確無誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數(shù)據(jù)，則可以隨時進行，但是紙質(zhì)檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統(tǒng)檔案無法滿足快速的社會發(fā)展需要。
2我國事業(yè)單位中檔案管理的現(xiàn)狀和缺陷
我國當(dāng)前的檔案管理辦法比較傳統(tǒng)，其中存在較多的弊端和不足。首先是規(guī)范化的問題，我國當(dāng)前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式存在嚴重的不規(guī)范性。具體的表現(xiàn)方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識不到檔案信息的重要性和機密性，在管理中大手大腳，將檔案實行隨意的處理，導(dǎo)致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會將檔案進行上傳，對檔案信息的規(guī)范管理和重要數(shù)據(jù)的備份管理技能掌握不足，極易導(dǎo)致電子設(shè)備在出現(xiàn)故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設(shè)備在出現(xiàn)遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國家和事業(yè)單位的難以避免的損失。對此提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和個人素質(zhì)十分重要，要保證對檔案管理的工作人員實施培訓(xùn)和教育，保證其可以對檔案管理的重要性進行充分認識，保持高度警覺，避免出現(xiàn)檔案丟失或是遺漏等情況。上述內(nèi)容中涉及的電子檔案安全性問題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術(shù)問題所導(dǎo)致的。有的事業(yè)單位缺乏與時俱進的思想，對老化的電子存儲設(shè)備沒有實現(xiàn)及時的更換，導(dǎo)致了存儲在其中的電子檔案的損壞和故障的發(fā)生。有的事業(yè)單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會導(dǎo)致檔案管理數(shù)據(jù)處理的效率。此外，計算機的軟件未進行及時更新，造成檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)不同的錯誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業(yè)單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強化和提升事業(yè)單位檔案管理人員的管理安全意識，對電子存儲的設(shè)備進行及時更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩(wěn)定實施。
3全面實現(xiàn)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的方式
在社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展中，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸變得普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足經(jīng)濟發(fā)展的需求，因此需要在本質(zhì)上實施改變，事業(yè)單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經(jīng)之路，是實現(xiàn)社會穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。
3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)
3.1.1建立并健全管理制度。事業(yè)單位在自身的改革中，實現(xiàn)了管理水平和手段的相應(yīng)提升，但是事業(yè)單位在實行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業(yè)單位工作人員的明確自己的具體工作任務(wù)，盡職盡責(zé)的完成檔案管理工作。
3.1.2加強檔案工作人員培訓(xùn)的力度。加強檔案工作人員培訓(xùn)的力度，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思想和理念，讓他們學(xué)會利用現(xiàn)代化設(shè)備地進行檔案的管理與存儲，并能利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案查詢、管理相統(tǒng)一，充分提高檔案工作效率。
3.1.3事業(yè)單位檔案管理人員要進行定期考核。實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理人員的定期考核，保證相關(guān)工作人員對檔案管理工作重要性的充分了解，并實現(xiàn)對相關(guān)管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。[3]
3.2通過計算機對檔案的庫房實現(xiàn)管理
借助計算機對檔案內(nèi)的資料實施管理，是檔案管理現(xiàn)代化和電子化的重要途徑。在基層事業(yè)單位管理制度的逐漸完善中，通過計算機技術(shù)對庫房資料實行管理。這樣會為工作人員對檔案保存期間的全方位管理帶來極大的便利，保證資料庫房安全性的全面提升。
3.3實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化
計算機技術(shù)得到了普及，實現(xiàn)了傳統(tǒng)手寫錄入和查詢檔案方法轉(zhuǎn)為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進款的對檔案的內(nèi)容展開整理，并在隨后實施錄入，實現(xiàn)對資料內(nèi)容的統(tǒng)一保存。在電子錄入信息的過程中，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時還能為檔案資料的查詢帶來極大的便利。
3.4構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理的現(xiàn)代化和電子化在轉(zhuǎn)型過程中，一定要充分形成專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這樣既能方面事業(yè)單位中的管理人員對檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向?qū)I(yè)化和網(wǎng)絡(luò)化道路。在科技化時代的發(fā)展下，任何科技管理技術(shù)都實現(xiàn)了動態(tài)發(fā)展。
3.5確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性
電子設(shè)備使用管理起來比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障、丟失、被盜將對檔案信息和數(shù)據(jù)造成毀滅性的損失。因此，安全對于檔案信息來說必須作為重點作務(wù)，要高度重視。
3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識。加強檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)安全教育，讓他們充分認識到檔案信息安全的重要性，同時要讓他們學(xué)會如何使用與保戶電子信息設(shè)備，學(xué)會處理分析數(shù)據(jù)，維護檔案信息等方面的知識。
3.5.2要及時更新備份電子檔案存儲設(shè)備。隨著電子科技水平的發(fā)展，電子檔案存儲設(shè)備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時進行設(shè)備更新與備份，應(yīng)用與最新電腦設(shè)備相匹配的電子檔案存儲設(shè)備，防止因設(shè)備更新不及時而丟失檔案現(xiàn)象發(fā)生。這就要求檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強檔案管理工作的投入力度，及時改善檔案存儲環(huán)境，以保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整保存。
4結(jié)論
基層事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化是時展的需求，是社會進步的需要。因此在未來的一段時間內(nèi)，檔案管理的現(xiàn)代化和電子化是實現(xiàn)事業(yè)單位改革和管理的主要任務(wù)。實現(xiàn)檔案管理制度的建立和健全，運用高科技手段武裝紫衫，強化對管理人員的培訓(xùn)和教育，保證事業(yè)單位檔案管理符合現(xiàn)代化和電子化的要求，為其更好的使用社會發(fā)展做出充分保證。
參考文獻
[1]朱藝.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.淺議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化[J].中國市場,2015,28:126+139.
一、加強檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略的重要行動，具有重要的意義。
1、加強檔案信息電子化管理，是電子政務(wù)發(fā)展的需要
檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分；大力開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設(shè)具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設(shè)，加快檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，是電子政務(wù)發(fā)展的需要。
2、加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。而傳統(tǒng)的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～出版”的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場。
二、當(dāng)前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現(xiàn)如下：
1、硬件和軟件設(shè)施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設(shè)備安裝在低配置的計算機上，無法實現(xiàn)其自身的功能。比如掃描儀、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機等一些高端設(shè)備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。
2、缺乏標準化、規(guī)范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案人員素質(zhì)有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術(shù)人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，缺乏檔案、信息處理復(fù)合型人才，無法充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，制約了檔案信息電子化建設(shè)。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建沒，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1、完善硬件和軟件設(shè)施
檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要有現(xiàn)代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎(chǔ)硬件、軟件開發(fā)、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設(shè)備配置。加大軟件開發(fā)力度，加快開發(fā)一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，使利用起來快捷方便。
2、提高檔案標準化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范。當(dāng)前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。因此，必須制訂《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》《檔案資料數(shù)字化懷準》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《縮微膠片數(shù)字化操作規(guī)程》《錄音檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《錄像檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《多媒體信息采集操作規(guī)程》等規(guī)章制度，提高檔案標準化、規(guī)范化水平。
3、提高檔案人員素質(zhì)
一、電子文件定義及其特點
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。
第三，社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進行規(guī)范。
[關(guān)鍵詞]單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113
[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02
在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當(dāng)前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。
1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。
2 我國單位檔案管理中的弊端
我國當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。
以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應(yīng)用中，沒有及時更新軟件，也會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設(shè)備管理，及時更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。
3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴格遵循學(xué)以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進電子檔案管理的發(fā)展。
檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓(xùn)，還要注重對其他學(xué)科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓(xùn)的重點應(yīng)該是加強工作人員科技知識學(xué)習(xí)。隨著計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。
3.2 通過計算機管理檔案資料庫房
在檔案資料管理中，可以加大計算機技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。
3.3 實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化
在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強，對于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
在檔案管理工作中，想要有效實現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。
4 結(jié) 語
單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。
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【關(guān)鍵詞】城建檔案電子文件; 存在問題; 措施
【 abstract 】 along with the rapid development of digital information, modern office has gradually in automation, paper records and electronic archives coexistence, the development trend and electronic files became an important form of the archives management. So to strengthen the construction of the municipal files electronic information, has become a cause of the municipal files the inevitable requirement of the development of and important content. This paper to electronic records management in analysis and put forward countermeasures.
【 keywords 】 electronic file of the municipal files; Existing problems; measures
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：
為了加強城建檔案電子文件的歸檔與管理，建立真實、準確、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，2007年9月5日建設(shè)部了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》,并于08年1月1日起實施，使城建電子檔案有了統(tǒng)一規(guī)范，進一步促進了電子檔案的有序發(fā)展。所謂城建檔案信息電子化，是指在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。
城建檔案館是接收、征集城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的城市建設(shè)檔案和資料的重要基礎(chǔ)，城建檔案具有涉及部門復(fù)雜性、文體格式多樣性、載體大小多樣性等特點。因此紙質(zhì)檔案和電子檔案一起保存必有諸多優(yōu)點。一是減少了紙質(zhì)檔案的破損率，保護檔案原件的完整性；二是增加了檔案查閱的效率，減少人力、物力的浪費；三是增加了復(fù)制質(zhì)量的可靠性。電子檔案的重要性顯而易見，但事實上，由于各地、各館之間存在差異，電子檔案的發(fā)展很不均衡。
一、城建檔案信息電子化管理存在的問題
（一）館庫存儲超負荷，電子檔案發(fā)展緩慢。隨著城市建設(shè)迅猛發(fā)展，城建檔案館接收的紙質(zhì)檔案越來越多，逐步形成了館藏與存儲空間不足的矛盾。我館成立于1989年，從建館初期的幾千卷到如今的幾萬卷，并且隨著建設(shè)工程的逐年增加，館藏的檔案也在快速增長，而計算機在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，只停留在檔案信息輸入、簡單檢索調(diào)檔上，檔案利用基本是以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，檔案管理的信息化發(fā)展滯后。
（二）城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不能與時代同步，城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，各類城建檔案的著錄細則、系統(tǒng)軟件相容性不強。城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，缺少一個統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準，制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。部分城建檔案館雖建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，電子檔案沒有真正實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，造成檔案工作效率低。
（三）檔案信息電子管理人才的缺乏阻礙了電子檔案工作的發(fā)展。隨著高科技信息時代的到來，引進高端技術(shù)人才提高城建檔案信息管理，實現(xiàn)檔案信息電子化成為重點工作。但由于多種原因造成許多檔案部門嚴重缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，只能滿足于一般的計算機操作運用，即便是引進了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮其作用，更談不上檔案信息電子化了。
（四）忽略了電子檔案的特性，城建檔案信息安全得不到保障。電子檔案與紙質(zhì)檔案有著十分重要的區(qū)別，一是電子檔案的原始性不易判斷和確認；二是電子檔案的易更改性、易消失性。電子文件在起草過程中，操作不當(dāng)就會就造成電子文件的損害或涂改甚至消失掉，直接影響電子文件原始依據(jù)的作用。三是由于電子檔案的易改性和信息共享性造成檔案的不安全性。如果忽略了電子檔案的特性，對檔案沒有采取有效的保護措施，電子檔案可以做到在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上去讀取、更改于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子文件。其次電子檔案的存放不當(dāng)也將造成電子文件的安全隱患。
（五）城建檔案信息電子化建設(shè)資金缺乏，制約了電子信息化發(fā)展。數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致電子信息化建設(shè)發(fā)展遲緩。
二、城建檔案信息電子化管理采取的有效措施
隨著信息時代的到來，對城建檔案的收集、管理、保存、查詢、利用都提出了全新要求，而城建檔案電子歸檔管理是一個以城建檔案信息為核心內(nèi)容的綜合信息資源庫。如何使電子檔案進一步得到提高、利用，需采取以下措施：
（一）健全和開展城建檔案電子化接收和管理工作。建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，充分開發(fā)和利用城建檔案電子歸檔管理利用系統(tǒng)，對檔案電子信息管理實行規(guī)范化和標準化。檔案部門在接受收電子檔案文件時，要對文件進行本單位規(guī)定的統(tǒng)一格式進行轉(zhuǎn)化，以統(tǒng)一的格式存儲電子文件，從根本上把好城建電子文件接收的入口關(guān)，確認其操作正常才接收，并定期對電子檔案進行維護和檢測，便于檔案管理和信息資源利用。
（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。
一是做好全程電子檔案管理工作。在工程建設(shè)期間，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)不定期到建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位，對建設(shè)工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進行檢查，結(jié)合工程特點，深入施工現(xiàn)場，幫助解決建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，保證城建電子檔案的真實性、完整性和長期可讀性。
二是加強城建電子文件的保管工作。電子檔案本身固有的特性使得它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護不完全相同。由于計算機和網(wǎng)絡(luò)存在著許多不安全因素，必須保護城建電子檔案的內(nèi)容安全可靠。由于電子檔案對軟硬件和載體具有很強依賴性，因此必須購買質(zhì)量好的磁盤或光盤進行刻錄保存，以保護其能夠長期處于可存取、可提供利用的狀態(tài)。同時要對電子檔案采取不同種形式進行保存，對重要文件實施備份，確保電子檔案的安全性。此外，還應(yīng)考慮庫房設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)、載體材料的耐久性等問題。
（三）加強對電子檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)。一是加強對單位職工的電子檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案人員去外地學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案管理經(jīng)驗,提高檔案人員職業(yè)素質(zhì)，二是定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)、監(jiān)理、施工、設(shè)計等單位相關(guān)人員進行培訓(xùn)，加強電子檔案的接收質(zhì)量。
（四）加大城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金投入，努力建成數(shù)字化檔案館。電子文件從形成、傳輸?shù)酱尜A都是通過計算機實現(xiàn)的，所以電子文件與計算機系統(tǒng)中各種設(shè)備有著密不可分的關(guān)系，也可以說計算機是生成電子文件的前提和基礎(chǔ)。離開計算機的軟、硬件平臺，電子文件既看不見也摸不著。這就決定了電子文件對設(shè)備的依賴性。因此要積極與上級主管部門協(xié)商爭取更多資金來購置設(shè)備，為數(shù)字化檔案館打下基礎(chǔ)。城建檔案電子歸檔管理是充分建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用計算機、多媒體、網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化存取以及信息的分布式管理，實現(xiàn)信息利用的無空間、無時間限制。通過充分利用城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建成數(shù)字化檔案館，真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化、存儲海量化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標準化、管理科學(xué)化、信息社會化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，滿足社會各方面的需要，使檔案館成為無形觀念上的信息“基地”和“中心”
（五）做好城建檔案電子文件異地備份工作。為了提高城建檔案工作應(yīng)對地震、臺風(fēng)、雨雪冰凍等自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力，確保城建檔案安全，充分發(fā)揮城建檔案在各類災(zāi)害、事故的災(zāi)前預(yù)防、災(zāi)時應(yīng)急和災(zāi)后修復(fù)等工作中的作用，各地城建檔案館要在做好館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，加強與同城、其他省市建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門之間的聯(lián)系與協(xié)作。通過同城之間、省市之間的協(xié)作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作。
關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；計算機
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)單位的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何利用計算機來做好現(xiàn)代化的檔案管理工作，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)
目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。
1、創(chuàng)新服務(wù)手段
1）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。
2）開展在線服務(wù)。改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
2、拓展服務(wù)領(lǐng)域
1）信息服務(wù)的社會化、多主體。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)，對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。
二、檔案信息電子化問題研究
1、在我國沒有構(gòu)建數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，且規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，兼容性差，制約檔案信息電子化的進程。
2、檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館（室）藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，現(xiàn)階段很多文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔都通過計算機和通訊線路進行，這樣的檔案就以機讀文件為主要形態(tài)，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
四、電子檔案的整理與保護
1、文書電子檔案整理
1）內(nèi)部文件。將不同組織機構(gòu)、年代、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。
2）外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
1）基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
2）會計檔案。工資單以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。
1）規(guī)范排放和使用，注意避光。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，注意避光。
2）保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14－24℃，相對濕度40％-65％。
關(guān)鍵詞：新形勢 檔案管理工作 規(guī)范化 電子化
一、前言
幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規(guī)范化、電子化上進行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認知，與大家進行共同探討。
城鄉(xiāng)居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮(zhèn)低保和農(nóng)村低保。低保政策是一項對低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦藴实某青l(xiāng)貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。
貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區(qū)居委會）提出書面申請和身份證等相關(guān)材料，村委會（或社區(qū)居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦），調(diào)查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統(tǒng)一入戶調(diào)查并在村級政務(wù)公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。
二、檔案管理工作的規(guī)范化電子化策略
1.保證信息資料健全
低保檔案包括城鄉(xiāng)居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復(fù)印件，均一式三份，由縣、鄉(xiāng)（或社區(qū)辦）、村委會（或社區(qū)居委會）三級分別保管，政務(wù)公開欄公示照片和收入證明等相關(guān)材料一份由我們低保股保管。
城鄉(xiāng)最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復(fù)印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區(qū)委員會）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。
2.加強低保檔案的規(guī)范化管理
低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區(qū)分。低保金按月發(fā)放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發(fā)放。我縣共13個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉(xiāng)一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區(qū)居委會）為單位附上索引，明顯標志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設(shè)定出專人專崗來管理檔案。為了進一步加強低保檔案規(guī)范化管理，筆者認為應(yīng)當(dāng)建立和完善納入檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制、綜合計劃制以及目標管理制和部門及個人考核制。在單位內(nèi)部，分工職責(zé)一定要明確；在目標管理以及考核實施細則、目標管理考核結(jié)果以及任務(wù)分解表中，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應(yīng)當(dāng)充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設(shè)施的齊全、資金充足。
3.低保檔案的電子化
我縣人口眾多，紙質(zhì)檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節(jié)省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統(tǒng)一的低保檔案管理制度，以做實做細低保檔案為抓手，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，并將每月城鄉(xiāng)低保對象與現(xiàn)有低保戶檔案進行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進行調(diào)整，將低保信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進行清查復(fù)審，全力做到電子檔案與城鄉(xiāng)最低生活保障信息保持一致。
4.低保檔案的動態(tài)管理
低保戶并不是永久性不變，而是動態(tài)管理，每個月有條件好轉(zhuǎn)的或去世的低保對象進行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進來，隨之縣鄉(xiāng)村三級的低保檔案也要相應(yīng)增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產(chǎn)品”，其設(shè)計、開發(fā)以及利用全過程，都應(yīng)當(dāng)符合質(zhì)量要求。檔案管理工作的規(guī)范化和電子化，要求從文件形成的具體環(huán)節(jié)入手，對齊進行動態(tài)化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當(dāng)時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據(jù)作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產(chǎn)品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進。
總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規(guī)劃，從思想觀念、制度以及人員和技術(shù)管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現(xiàn)規(guī)范化、電子化。
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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理
一、檔案管理及其重要性
檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位管理工作的一項基礎(chǔ)性工作，所謂檔案管理就是對單位存續(xù)期間日?；顒铀a(chǎn)生的各種信息，包括紙質(zhì)和電子信息，進行分類、整理和歸檔，以此保存單位活動的歷史記錄并提供相應(yīng)的查詢服務(wù)的工作。檔案管理按單位性質(zhì)的不同，可分為政府部門檔案管理、事業(yè)單位檔案管理、企業(yè)檔案管理和社會組織檔案管理。本文所研究的是事業(yè)單位檔案管理。
因為檔案管理具有重要的作用，我國專門出臺了相關(guān)的法律法規(guī)對檔案管理做出強制性的規(guī)定?！吨腥A人民共和國檔案法》中明確指出：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃?！薄稒C關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件.是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作?！?/p>
檔案管理的重要性首先表現(xiàn)在檔案管理是記錄單位活動的歷史資料和證據(jù)。隨著我國事業(yè)單位管理的不斷制度化和規(guī)范化，單位日?；顒又卸夹枰M行相應(yīng)的記錄，并以此作為管理的依據(jù)。例如事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營管理、財務(wù)管理和人事管理過程中都要有相關(guān)紙質(zhì)或電子化資料為依據(jù)，特別是財務(wù)活動，我國《會計法》對企事業(yè)單位財務(wù)資料，包括會計憑證、會計報表及其他資料等都規(guī)定了相應(yīng)的保管年限，單位必須按要求對相應(yīng)的資料進行保管。其次檔案管理對于提高單位的工作效率具有重要的作用。21世紀是信息時代，而我們現(xiàn)在則進入了大數(shù)據(jù)時代，隨著社會的發(fā)展，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了一種重要的資源，而檔案管理則提供了相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。因此，事業(yè)單位檔案管理做得好的話，可以為單位的管理工作提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，從而為改善單位的管理效率和日?；顒犹峁┮罁?jù)。
二、我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀
近年來，我國事業(yè)單位檔案管理工作日益得到重視，檔案管理工作也不斷制度化和規(guī)范化，各事業(yè)單位基本都建立起了檔案管理相關(guān)制度，特別是單位重要檔案資料以及法律規(guī)定應(yīng)當(dāng)保管的資料都得到了妥善的保存。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作依然存在不少問題。
（一）檔案管理工作較為分散，檔案管理工作未得到足夠重視
目前我國事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的問題是檔案管理工作較為分散，由于事業(yè)單位大都與政府部門一樣設(shè)置了相應(yīng)的科室，由于各個科室分屬不同的領(lǐng)導(dǎo)進行管理，且科室之間的活動可能存在較大的差異，因此，各個科室的檔案管理工作差別也較大。有的科室檔案較為重要或者法律法規(guī)對檔案保管做出了強制性的規(guī)定，則該科室的檔案管理工作會較為規(guī)范；有的科室日常業(yè)務(wù)較為，檔案管理工作則基本不存在。這就造成了事業(yè)單位檔案管理工作的不統(tǒng)一，事業(yè)單位工作人員有時也不知道哪些檔案該進行分類整理歸檔，哪些檔案可以不用歸檔，造成檔案的不完整。另一方面，盡管《檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》都對檔案管理提成了相應(yīng)的規(guī)定，但是由于檔案管理工作并不能為事業(yè)單位帶來直接的效益，因此，現(xiàn)實中存在著部分事業(yè)單位的檔案管理工作未得到相應(yīng)的重視，甚至都沒有建立起相應(yīng)的檔案管理工作制度。
（二）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高
事實上檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，檔案管理需要對繁雜的檔案資料進行甄別和分類整理，同時需要對檔案資料進行編碼和儲存，從而能夠及時對檔案資料進行檢索和查詢，這些工作都需要一定的專業(yè)知識。因此，大學(xué)里也設(shè)置了相應(yīng)的檔案學(xué)和情報學(xué)等專業(yè)學(xué)科，這也說明了檔案管理是需要相應(yīng)的專業(yè)知識的。然而，現(xiàn)實中很多事業(yè)單位并未意識到檔案管理需要專業(yè)人員來進行，他們認為檔案管理是人人都可以做的簡單工作，因此，檔案管理工作人員并不具備相應(yīng)的專業(yè)知識，有的事業(yè)單位的檔案管理工作是由工作人員兼任的，這些都導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作的不規(guī)范以及電子化程度較低。
（三）檔案管理信息化程度較低
隨著信息社會數(shù)據(jù)容量的不斷爆炸，檔案管理工作信息化就變得至關(guān)重要。這一方面是因為很多檔案是以電子化形式存在的，并沒有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，因此就必須對相應(yīng)的信息化檔案進行分類整理存儲。另一方面，由于紙質(zhì)檔案的保管期限有限，時間較長的話，紙質(zhì)檔案容易丟失和毀壞，且紙質(zhì)檔案存儲需要占據(jù)較大的空間。相應(yīng)而言，信息化的檔案具有存儲容量大，存儲時間長，占用空間小，檢索查詢方便等優(yōu)點，因此，對檔案進行電子化處理勢在必行。但是，很多事業(yè)單位檔案的信息化程度是較低的。這是由于檔案的信息化初始投入較高且需要信息技術(shù)方面的專業(yè)人員，而事業(yè)單位由于經(jīng)費所限再加上并沒有信息技術(shù)方面的專業(yè)人員，因此，事業(yè)單位檔案信息化程度較低，且信息化推進較為困難。
三、完善我國事業(yè)單位檔案管理工作的對策
（一）重視事業(yè)單位的檔案管理工作
我國目前事業(yè)單位檔案管理工作不完善首先存在的問題便是檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，這種認識上的缺位首先帶來的問題就是事業(yè)單位檔案管理工作的分散以及檔案管理的經(jīng)費得不到應(yīng)有的保障。因此，要改進事業(yè)單位的檔案管理工作就必須要認識到檔案管理工作的重要性，重視事業(yè)單位的檔案管理工作。從領(lǐng)導(dǎo)層面來說，應(yīng)該要認識到檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，同時，檔案管理工作就加強單位的管理，改進單位的效益是有積極意義的。因此，應(yīng)建立整個單位統(tǒng)一的檔案管理工作制度，而不應(yīng)將檔案管理工作分散到各個科室。同時，對事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)給予經(jīng)費上的保障，設(shè)置專門的崗位進行檔案管理工作。另一方面，應(yīng)加強宣傳教育使事業(yè)單位各個層面的工作人員都能認識到檔案管理的重要性，因為檔案都產(chǎn)生于業(yè)務(wù)職能部門，只有業(yè)務(wù)職能部門工作人員認識到了檔案管理工作的重要性，事業(yè)單位的檔案管理工作才能有效的開展。
（二）提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理工作是一項專業(yè)性的工作，因此，檔案管理工作的具體落實需要具備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)的工作人員去實施。目前我國事業(yè)單位檔案管理工作在人員配備上存在的問題主要在于一方面缺乏專職專崗人員進行檔案管理工作，另一方面是現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)無法滿足檔案管理工作的需要。為此，一、事業(yè)單位要根據(jù)自身單位規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度以及人員情況設(shè)置符合自身實際的檔案管理工作崗位，盡量做到專崗專職。二、加強對事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)。一方面要加強專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，從檔案的科學(xué)分類、整理到檔案的編碼歸檔及檔案的查詢等，使得事業(yè)單位的檔案管理工作做到科學(xué)化和專業(yè)化。同時，要加強對事業(yè)單位工作人員服務(wù)意識的培養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理工作從另一個角度來說也是服務(wù)性的工作。現(xiàn)代的檔案管理不單單是保存檔案，更重要的是要對檔案加以利用，從而才能使檔案管理工作產(chǎn)生應(yīng)有的效益。為此，要加強對事業(yè)單位工作人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，強化檔案管理工作的服務(wù)職能。
（三）提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度
事業(yè)單位檔案管理工作面臨的比較嚴峻的問題是檔案管理工作的信息化問題，進入新世紀隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，一方面以電子化介質(zhì)為載體的檔案容量迅速增加，另一方面也需要對原有以紙質(zhì)為載體的檔案進行信息化，以實現(xiàn)高效存儲和利用的需要，因此，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化刻不容緩。但是，目前事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度仍然較低，這主要是由于經(jīng)費的缺乏議價相關(guān)信息技術(shù)專門人員缺失所引起的。為此，一要加強事業(yè)單位檔案信息化的投入，檔案信息化初始投入成本較大，因此，要事業(yè)單位檔案信息化要取得上級的支持，從而能夠獲得相應(yīng)的財政資金支持以推進信息化工作。二要引進信息技術(shù)人才，信息技術(shù)專業(yè)化程度更高，因此，需要專業(yè)的信息技術(shù)人員根據(jù)事業(yè)單位的基本情況，設(shè)計相應(yīng)的信息技術(shù)系統(tǒng)并將檔案管理工作流程化和電子化。
四、結(jié)語
黨的十八屆三中全會提出了要加快事業(yè)單位分類改革，加大政府購買公共服務(wù)力度，推動公辦事業(yè)單位與主管部門理順關(guān)系和去行政化，創(chuàng)造條件，逐步取消學(xué)校、科研院所、醫(yī)院等單位的行政級別。建立事業(yè)單位法人治理結(jié)構(gòu)，推進有條件的事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)或社會組織。建立各類事業(yè)單位統(tǒng)一登記管理制度。為此，事業(yè)單位要在此背景下，將檔案管理制度納入改革范疇，全盤考慮，統(tǒng)籌兼顧，從而實現(xiàn)十八屆三中全會提出的改革目標。
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