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序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案應(yīng)急管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：突發(fā)事件；高校檔案；應(yīng)急管理體系
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
原標(biāo)題：高校檔案應(yīng)急管理體系研究
收錄日期：2013年5月30日
突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對的事件。高校檔案作為學(xué)校的歷史記憶寶庫，一旦遭受突發(fā)事件的危害，后果不堪設(shè)想。加強突發(fā)事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。
一、突發(fā)事件對高校檔案應(yīng)急管理提出挑戰(zhàn)
1、風(fēng)險意識缺乏。存在必然會有風(fēng)險，不管這種風(fēng)險是來自于自然的還是人為的。即使是嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)建立起來的檔案館，同樣會面臨各種各樣意想不到的風(fēng)險，歷史上那些直到今天仍被學(xué)術(shù)界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來，檔案在突發(fā)事件中頻遭損失的情況，暴露出風(fēng)險意識缺乏的問題。這也是高校檔案部門應(yīng)當(dāng)借鑒和警惕的。針對自然突發(fā)事件，既有的檔案保護技術(shù)和防護措施相對較為成熟，也積累了較為豐富的經(jīng)驗。近年來人為突發(fā)事件在高校有日趨增長之勢，需要格外引起重視。
2、應(yīng)對能力不足。突發(fā)事件下的檔案應(yīng)急管理包括預(yù)案編制、預(yù)測預(yù)警、信息報送、應(yīng)急處理、信息、恢復(fù)搶救、調(diào)查評估等一系列環(huán)節(jié)，牽涉到組織架構(gòu)、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應(yīng)急管理不能局限于某一環(huán)節(jié)、某一領(lǐng)域，而必須從更高的層面來進行一種頂層設(shè)計，構(gòu)建起包括應(yīng)急體制、機制、預(yù)案等各方面內(nèi)容，涵蓋了檔案危機預(yù)防、處置和恢復(fù)等全過程的檔案應(yīng)急管理體系。從現(xiàn)實情況來看，這方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應(yīng)對能力。加之危機管理框架下的檔案管理研究是一個新興領(lǐng)域，理論研究尚待深化，實踐性有待檢驗。這些都勢必對高校檔案應(yīng)急管理構(gòu)成嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。
3、重要難題來自于分級機制不完備。突發(fā)事件應(yīng)急處置的特點和基于成本效益的分析，都要求檔案應(yīng)急管理必須保重點、保核心。這就需要有相應(yīng)的檔案安全分級機制來支撐。正如檔案價值鑒定是檔案工作中最困難的一環(huán)，現(xiàn)實中這方面也同樣是弱項。高校檔案機構(gòu)一方面在存放檔案時考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對檔案安全管理狀況的風(fēng)險等級評估。這就有可能導(dǎo)致在面對突發(fā)事件時，難以在有限的時間集中資源重點應(yīng)對，最終貽誤時機，出現(xiàn)“玉石俱焚”的后果。
二、高校檔案應(yīng)急管理應(yīng)對策略
1、樹立檔案風(fēng)險防范意識。強烈的風(fēng)險意識是應(yīng)對突發(fā)事件所必須具備的意識。由于產(chǎn)生和誘發(fā)的因素很多，突發(fā)事件很難做到及時預(yù)知預(yù)報，它更多的是建立在對既往事件和知識經(jīng)驗的積累和推斷分析上。當(dāng)準(zhǔn)備投入很大但并未發(fā)生或造成后果不像預(yù)想的那么嚴(yán)重時，就可能造成浪費，這也是導(dǎo)致很多人對此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對內(nèi)向封閉，似乎發(fā)生幾率不大，但若無準(zhǔn)備，也許不經(jīng)意間它就悄然襲來，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強烈的風(fēng)險意識，國際檔案學(xué)界就檔案機構(gòu)應(yīng)對突發(fā)事件已達(dá)成一個共識：最好的救災(zāi)措施就是預(yù)防災(zāi)害，預(yù)防比災(zāi)后恢復(fù)更富有成效。強烈的風(fēng)險意識有助于我們將著力點放在預(yù)防為主，防患于未然。
2、建立高校檔案應(yīng)急體制。根據(jù)2007年頒布的《突發(fā)事件應(yīng)對法》，我國已建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分類管理、分級負(fù)責(zé)、屬地管理為主的應(yīng)急管理體制。相應(yīng)地，我們可以在學(xué)校應(yīng)急管理的整體框架下分三個層面組建有關(guān)的檔案應(yīng)急組織。指揮層面，學(xué)校整體應(yīng)急機構(gòu)可視作檔案應(yīng)急管理的指揮機構(gòu)；管理層面，可成立突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，組長建議由分管檔案工作校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，設(shè)有學(xué)校檔案工作委員會的則由委員會主任擔(dān)任，組員由檔案部門及相關(guān)職能部處負(fù)責(zé)人組成；操作層面，檔案機構(gòu)內(nèi)部成立由檔案業(yè)務(wù)骨干及有關(guān)專家組成的應(yīng)急小分隊。對于某些檔案突發(fā)事件，還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定向上級應(yīng)急管理機構(gòu)上報處置。據(jù)此，通過分級處理、分級響應(yīng)，形成一個自上而下和充分協(xié)調(diào)的檔案應(yīng)急管理組織指揮體系。
3、制定高校檔案應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案是高校檔案應(yīng)急管理的核心和關(guān)鍵。國外的各類檔案機構(gòu)包括國家檔案館、地方檔案館、大學(xué)檔案館，大多制定了相應(yīng)的防災(zāi)計劃或應(yīng)急處置方案。我國許多高校也制定了有整體的或?qū)ｍ椀耐话l(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。相對而言，高校檔案應(yīng)急預(yù)案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校檔案應(yīng)急機制。高校檔案應(yīng)急機制包括檔案危機預(yù)警機制、應(yīng)急資源調(diào)配與調(diào)動機制、檔案危機化解機制。本著預(yù)防為主的原則，檔案危機預(yù)警機制居于首位。檔案危機預(yù)警機制，主要是通過制定檔案部門應(yīng)急預(yù)案，加強檔案安全預(yù)警和信息報告制度，采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，避免突發(fā)事件發(fā)生，減少檔案損失后果。對重要、珍貴檔案，特別要注意進行多重備份或適當(dāng)集中保管，提高其安全等級和系數(shù)，從而以最有限的資源來實施最有效的保護。
5、加強高校檔案應(yīng)急管理相關(guān)研究。高校檔案應(yīng)急管理作為一個新情況、新問題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風(fēng)險，怎樣防范應(yīng)對風(fēng)險，要建設(shè)什么樣的應(yīng)急管理體系，如何評估應(yīng)急管理的成效，怎樣通過高校檔案應(yīng)急管理來推動高校檔案管理方式和理念創(chuàng)新等。這就要求我們加強相關(guān)的研究，并及時做好相關(guān)研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領(lǐng)域應(yīng)急管理研究的實際進展，都能盡最大可能整合到高校檔案應(yīng)急管理預(yù)案中，從而盡可能為應(yīng)對突發(fā)事件提供理論支持和現(xiàn)實指導(dǎo)。
主要參考文獻(xiàn)：
檔案管理是黨政機關(guān)工作中的一項最基本的組成部分，包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、利用等，是機關(guān)工作社會信息系統(tǒng)的基石。做好檔案工作，不僅對促進本單位工作具有積極的意義，更因其系統(tǒng)性、歸納性、歷史性對一個區(qū)域或一項工作具有深遠(yuǎn)的影響。
“6S管理法”起源于日本，被譽為現(xiàn)代企業(yè)管理的經(jīng)典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六要素（日語羅馬拼音均以“S”開頭，故簡稱“6S”）。“6S”管理主要是榱頌岣咝率、保證質(zhì)量，使工作環(huán)境整潔有序、預(yù)防為主、保證安全，本職上就是一種執(zhí)行力、強調(diào)紀(jì)律性的工作文化，能為其他管理活動提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺。
現(xiàn)階段，檔案管理需要與時俱進，黨政機關(guān)引入現(xiàn)代工廠通行的“6S管理法”，傳統(tǒng)融入現(xiàn)代，二者辯證統(tǒng)一，具有高度契合性，注入新的理念，實現(xiàn)有機融合，必將極大地促進檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
二、黨政機關(guān)檔案管理的意義及存在問題
黨政機關(guān)檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對于一個單位、一個區(qū)域或一項工作具有重要影響”，尤其是在當(dāng)前機關(guān)工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強的背景下，隨著檔案工作越來越被重視，檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化也愈發(fā)顯得重要。二是在于各類資源的信息儲備，通過對檔案的規(guī)范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供豐富、準(zhǔn)確、詳實的參考。三是通過檔案的科學(xué)性、規(guī)范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，能夠衡量出一個單位各項工作的管理水平，提升自身形象。但傳統(tǒng)意義上的檔案管理，往往存在很多問題和不足。
（一）數(shù)量龐雜，分類不清。對于一個單位或一個系統(tǒng)而言，因其工作千枝萬節(jié)，檔案管理往往會形成海納百川之勢，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法，將大批量的檔案簡單劃分后裝箱存檔，會對今后的調(diào)閱、查詢造成巨大的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學(xué)化，如何更好地運用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價值的實體檔案（如紀(jì)念章、獎杯、錦旗等），是今后需要認(rèn)真考慮并加以解決的問題。
（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數(shù)單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問題，只是形式上、程序化的簡單堆積、隨意擺放，究其原因是沒有對檔案形成嚴(yán)格成型的制度，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個單位造成工作被動。
（三）人才不足、環(huán)境滯后。一方面，檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，需要長期工作才能做到對檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業(yè)的隊伍、專業(yè)的人才、固定的崗位、固定的場所，且人員的流動性較強，長此以往便難以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和延續(xù)性。同時，基礎(chǔ)條件投入不足，且很少有單位會嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》執(zhí)行，面積過小，環(huán)境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴(yán)重制約了檔案管理水平。
三、“6S管理法”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用
（一）整理――有留有棄、騰出空間，營造清爽氛圍。整理的過程實際上就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構(gòu)保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點和歸納所有現(xiàn)存的各類資料，除歸檔范圍之內(nèi)的必需要件（要物）外，其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環(huán)境。
（二）整頓――科學(xué)布局、標(biāo)識管理，嚴(yán)格定位歸檔。首先要積極向上級大力爭取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執(zhí)行標(biāo)識化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點、定位、定冊、定柜后上架擺放和保管，同時按照“三級”原則，即：以上級、平級、下級為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實行信息化管理，收納文件隨時錄入電子化檢索系統(tǒng)。通過以上標(biāo)識化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。
（三）清掃――清除垃圾、美化環(huán)境，務(wù)求干凈靚麗。無論是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環(huán)境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實施整體大掃除，重點對檔案存放地點的各邊角和隱藏處進行定點清理。二是制定清掃標(biāo)準(zhǔn)，作為長期固定規(guī)范張貼在顯著位置。三要保障設(shè)備運行。鑒于檔案管理工作隨機性強、工作量大等因素，每日要隨時查看計算機、打印機、掃描儀、文件柜等設(shè)備是否正常運行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數(shù)據(jù)遺失給檔案工作帶來的巨大損失。
（四）清潔――建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態(tài)。在嚴(yán)格落實整理、整頓、清掃的基礎(chǔ)上，制定嚴(yán)格的工作制度和程序標(biāo)準(zhǔn)，并一以貫之地執(zhí)行下去，使每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依、有章可循、有序推進。通過一系列規(guī)章制度的落實，讓標(biāo)識和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運轉(zhuǎn)的狀態(tài)。
（五）安全――高度重視、消除隱患，確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關(guān)重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想，務(wù)求實現(xiàn)“三個零”目標(biāo)，即：登記錄入零差錯、設(shè)備運行零故障、物品安全零風(fēng)險。作為檔案管理員，尤其要嚴(yán)格對照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，確保檔案保管場所達(dá)到耐久、耐火、抗震標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。
（六）素養(yǎng)――養(yǎng)成習(xí)慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細(xì)作業(yè)，也是系統(tǒng)工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一方面要堅持習(xí)慣養(yǎng)成，強化精細(xì)意識和工作執(zhí)行力，并將過往形成的好習(xí)慣、好作風(fēng)、好制度落實好、傳承好，形成人人依規(guī)辦事、工作簡潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結(jié)合工作崗位實際，重新梳理和細(xì)化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統(tǒng)計、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴(yán)格的“過程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。
四、結(jié)語
農(nóng)村經(jīng)濟經(jīng)營管理工作逐年得到各級黨委政府的重視，農(nóng)村承包土地、農(nóng)村集體資產(chǎn)、農(nóng)村財務(wù)管理、農(nóng)民負(fù)擔(dān)監(jiān)管、農(nóng)經(jīng)統(tǒng)計及農(nóng)業(yè)調(diào)查等農(nóng)村經(jīng)營管理工作越來越受到重視。管好這些檔案資料對黨的農(nóng)業(yè)工作、農(nóng)村工作至關(guān)重要，因而農(nóng)經(jīng)工作的檔案資料收集、整理、保管直至移交存檔，也就顯得越來越重要。改革開放以來，農(nóng)村經(jīng)濟經(jīng)營管理工作檔案的管理越來越受到重視，檔案資料也在越來越趨于完善之中，但依然還正在一些問題。所以，加大對農(nóng)村經(jīng)營管理檔案管理工作的改進力度，也是進一步推動農(nóng)經(jīng)工作和社會事業(yè)的發(fā)展的重要組成部分。
2農(nóng)村經(jīng)濟經(jīng)營管理檔案工作存在的問題
由于現(xiàn)實種種原因，農(nóng)村經(jīng)營管理檔案工作還處于混亂狀態(tài)，農(nóng)經(jīng)工作資料還有不重視、甚至少數(shù)人不當(dāng)回事的現(xiàn)象。
2.1對農(nóng)經(jīng)工作檔案的重視程度不夠
長期以來，相當(dāng)一部分人員、尤其是一部分老農(nóng)經(jīng)人員有不重視農(nóng)經(jīng)工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農(nóng)扣部門的領(lǐng)導(dǎo)、干部對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，一個認(rèn)識誤區(qū)是：認(rèn)為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來去查檔案好麻煩的！認(rèn)為檔案就是保管著就行，自己是領(lǐng)導(dǎo)、是干部就放在自己柜子里，要用時拿出來用一下，過后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認(rèn)為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應(yīng)該及時存檔的資料長久的滯留在其身邊，本應(yīng)存檔的資料長時間未入檔。另一個認(rèn)識誤區(qū)是：對于當(dāng)年本應(yīng)該移交存檔的材料抱著敷衍的態(tài)度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降，即影響了檔案管理工作也無形的有影響了工作人員的工作積極性。
2.2檔案管理人員專業(yè)技能不高
農(nóng)經(jīng)工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒有專業(yè)的檔案管理知識，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案意識有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質(zhì)量。管理人員在思想意識上提不起來，檔案管理這項工作自身的重視程度就不夠。極個別的檔案管理人員對日常事務(wù)中的資料，只是放人檔案盒子里，沒有按年度及時整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現(xiàn)象似乎還未引起重視，同樣是嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。
2.3檔案管理硬件設(shè)施差
對農(nóng)經(jīng)檔案管理必備的硬件設(shè)施差，現(xiàn)實工作中農(nóng)經(jīng)檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設(shè)施差或設(shè)備不配套，時間長了就會引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質(zhì)量。
3完善農(nóng)經(jīng)檔案管理工作的對策
3.1健全農(nóng)經(jīng)工作檔案管理制度
上級部門應(yīng)對農(nóng)村經(jīng)濟經(jīng)營管理的檔案管理工作建立對應(yīng)的檔案制度。體現(xiàn)如下的要求：
3.1.1 合理、科學(xué)。為適應(yīng)新需要，建立檔案管理制度要符合農(nóng)村經(jīng)營管理工作實際和檔案管理工作實際。
3.1.2 簡明、實用。建立的檔案管理制度具有適應(yīng)農(nóng)經(jīng)工作的操作性，分類方便實用、簡便易行、可操作性要強，以更好的發(fā)揮檔案管理的作用。
3.1.3 制度要有約束性。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執(zhí)行，而檔案管理人員是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。
3.1.4 制度要體現(xiàn)嚴(yán)肅性。農(nóng)經(jīng)檔案管理工作好壞體現(xiàn)了農(nóng)經(jīng)檔案管理制度的執(zhí)行情況，農(nóng)經(jīng)檔案工作制度在執(zhí)行的過程中，應(yīng)該有上級部門的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)提供交流平臺。如果平普拉塔的、抱著不思進取的思想還以老套路管理農(nóng)經(jīng)檔案，那再有完善的制度也只會是空殼。
3.2加強農(nóng)經(jīng)檔案化采用信息化管理
探索新的管理模式，使農(nóng)經(jīng)檔案工作更科學(xué)、更實用。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，應(yīng)盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高農(nóng)經(jīng)檔案工作的效率和水平。
3.3提高檔案管理人員素質(zhì)
要加強農(nóng)經(jīng)檔案工作隊伍建設(shè)。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業(yè)知識培訓(xùn)，進一步熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，真正掌握科學(xué)管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質(zhì)量，同時也提升了服務(wù)；二是上級部門應(yīng)創(chuàng)造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經(jīng)驗、進行有效溝通的平臺。三是領(lǐng)導(dǎo)要注意對農(nóng)經(jīng)檔案管理人員作正確引導(dǎo)，在工作上應(yīng)體現(xiàn)關(guān)心、理解、支持，以充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問；四是農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)選擇政治思想可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過參加培訓(xùn)的方式或自學(xué)方式提高農(nóng)經(jīng)檔案管理工作水平、規(guī)范檔案管理工作、提高服務(wù)質(zhì)量。
3.4強化服務(wù)意識，提高管理水平
農(nóng)經(jīng)檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)性觀念。要端正服務(wù)態(tài)度，吃得苦、耐得氣，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。使農(nóng)經(jīng)檔案資料充分地為農(nóng)村工作服務(wù)，這也是農(nóng)經(jīng)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：檔案信息管理；計算機技術(shù)在檔案信息管理的應(yīng)用；信息網(wǎng)絡(luò)
中圖分類號：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）18-4247-02
在檔案信息管理中采用先進的計算機管理技術(shù)，一方面可以大大提高管理人員的工作效率，節(jié)約時間；另一方面，先進的計算機技術(shù)在該方面的應(yīng)用不僅可以節(jié)約成本，而且還可以提高檔案信息的保密程度。所以，在檔案信息管理中應(yīng)用計算機技術(shù)顯得尤為重要。該文當(dāng)即講述了計算機管理技術(shù)在檔案信息管理當(dāng)中的重要性和必要性，以及其在檔案管理方面的應(yīng)用。
1 檔案信息管理及計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的重要性
在中國現(xiàn)行的檔案信息管理制度中，計算機技術(shù)已經(jīng)越來越廣泛的應(yīng)用于其中了，首先我們來談一談何為檔案信息管理。所謂的檔案信息管理指的就是，對于某些重要的檔案信息通過某些技術(shù)或者手段來進行安全管理的過程，并保留其的隱私性以及使檔案信息在管理過程中不得泄露。目前，中國國家機構(gòu)的檔案以及個人的工作學(xué)習(xí)簡歷等具有隱私性質(zhì)的檔案，統(tǒng)一規(guī)劃于國家行政管理部門的管理和組織之下。而計算機技術(shù)在不斷發(fā)展和更新的今天已經(jīng)大量應(yīng)用于各種檔案信息的管理之中了，檔案管理已近呈現(xiàn)出信息化的形式。
在現(xiàn)在的中國計算機已近普及到廣大人民的生活之中了，計算機作為一種工具和機器，其所作為一個完整的系統(tǒng)，以及其具有的所有相關(guān)的技術(shù)已經(jīng)基本完整的應(yīng)用在各個領(lǐng)域里了，這也包括檔案管理這一領(lǐng)域。檔案作為一種特殊的信息資源，其在社會信息系統(tǒng)當(dāng)中有著十分重要的地位和作用。隨著當(dāng)今社會的進步和科技的迅猛發(fā)展，檔案電子化已成為檔案管理的主流，而且在實際的應(yīng)用當(dāng)中有了顯著的成效。計算機對檔案信息的管理較之前的全憑人力手工管理檔案來說，其有著無法比擬的優(yōu)勢。例如：查找方便，檢索迅速，保密性好，存儲量大，可靠性高，存儲時間長，成本低等優(yōu)點。有了這些優(yōu)勢，則可以大大地提高檔案管理人員的工作效率，是政府，公司企業(yè)等檔案安全管理的必要條件。也是科學(xué)化，系統(tǒng)化，正規(guī)化檔案管理和世界相接軌的重要標(biāo)志。
因為，當(dāng)前檔案管理在很大程度上仍舊處于人工管理和機器管理并存的狀態(tài)，并且對于檔案管理的方式以及方法還不完備。所以，為了適應(yīng)當(dāng)今信息科技的發(fā)展和需求，以及提高對檔案管理的效率和水準(zhǔn)，把計算機科技應(yīng)用于檔案信息管理之中也就顯得十分重要和有意義。因此，計算機技術(shù)作為一種新興的技術(shù)手段，存在較大的空間來把其應(yīng)用在檔案信息管理工作之中。
2 計算機技術(shù)在檔案信息管理中的益處及其功能
計算機應(yīng)用技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中可以說是益處多多。一方面，計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中即可以處理更多檔案信息，使檔案管理的工作人員具有較高的信息處理能力，能夠極快的輸入和保存各類檔案，可以進行更強的邏輯推理和信息判斷。另一方面，由于計算機對所存儲的檔案信息可以進行快速的分類，分析和提取，并且在計算機對這些信息加工后可以大大地提高工作人員對檔案信息的管理效率，提升對信息的整合能力和利用率。而計算機管理技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是通過檔案信息數(shù)字化來完成的。
所謂的檔案信息數(shù)字化，說的即是應(yīng)用計算機技術(shù)把圖書館，檔案室等地方所收集的紙質(zhì)的檔案材料，檔案信息等用微機來進行篩選和采集，分類并加工，使這些檔案信息隨之轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯υ谟嬎銠C和網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的二次文獻(xiàn)的形式來供工作人員，查閱檔案者等來閱讀，利用的過程。通過軟件和硬件對檔案信息進行加工后的信息產(chǎn)品與紙質(zhì)檔案相比，其優(yōu)點是在檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化，電子化之后，檔案信息更容易保存，修改，查詢和傳遞。這不僅提高了對檔案信息處理的利用率，降低了管理檔案資料的成本并防止了檔案缺失損壞的風(fēng)險。同時也擺脫了時間和空間對檔案信息存儲以及放置的限制，提高了檔案管理人員的工作效率。并且，把檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理是有效管理檔案信息的重要方式。計算機信息網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用在檔案信息管理計算機系統(tǒng)檢索當(dāng)中，可實現(xiàn)檔案信息檢索方式由聯(lián)機檢索，脫機檢索逐漸發(fā)展成為更加智能化的學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)檢索。通過網(wǎng)絡(luò)檢索可以使檔案信息資源共享，并以此來方便檔案信息的查詢。
目前，我國檔案信息的管理已經(jīng)逐步走上了電子化，數(shù)字化，信息化，網(wǎng)絡(luò)化的道路。因此，計算機技術(shù)也更加普遍的應(yīng)用在檔案信息管理之中了，使檔案的管理逐步的和最新的技術(shù)相接軌。信息的分類管理以及方便的查詢方式在社會當(dāng)中得到了普及，這也極大地方便了查詢資料的人群，擴大了社會的影響力和檔案部門的服務(wù)范圍，同時也提高了檔案部門的社會地位。
3 計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用
在檔案信息管理中，計算機技術(shù)一般應(yīng)用在以下幾個方面：
1）通過計算機相關(guān)技術(shù)來創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫：
在檔案數(shù)據(jù)信息的保存過程中，應(yīng)用于計算機的相關(guān)技術(shù)來開發(fā)和建立檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息管理的核心，更是檔案管理正規(guī)化，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化的必須步驟。所謂的數(shù)據(jù)庫指的就是依照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和信息的分類來存儲，組織以及管理數(shù)據(jù)的一種所謂的電子倉庫。同時，它也是用戶 所需要的各種檔案信息的一種信息數(shù)據(jù)管理的方式。所以說通過計算機相關(guān)技術(shù)來建立數(shù)據(jù)庫在檔案信息管理當(dāng)中占有重要的地位。 在檔案管理當(dāng)中建立完善的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的程序，來對大量信息進行管理和共享，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計相配套的程序，修改并檢索原有數(shù)據(jù)，通過相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建立來接管理和查詢檔案信息資料。
2）規(guī)范對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理：
在對檔案信息建立了相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫之后，對其進行規(guī)范的管理和建設(shè)是重點。當(dāng)前，檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理上還是存在漏洞和缺失，并因此導(dǎo)致某些檔案的泄露。所以在現(xiàn)在的基礎(chǔ)上，應(yīng)該加強對檔案的管理建立健全的管理規(guī)范。一方面，在原有管理機制的層次上，提高檔案管理方面的安全機制，防止泄露，另一方面，在檔案信息數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)不斷擴大發(fā)展的情況下，通過建立新的檔案管理軟件和程序來擴大數(shù)據(jù)庫的信息，讓數(shù)據(jù)庫隨著時代的發(fā)展需要而發(fā)展?？傊?，通過加強對數(shù)據(jù)庫的管理和開發(fā)來做好做好檔案的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，發(fā)展化的建設(shè)。
3）提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全系數(shù)：
檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性十分重要，其的信息泄露將會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，而重者會有甚于危害社會和人民財產(chǎn)。所以，在數(shù)據(jù)庫的管理過程中應(yīng)該加大數(shù)據(jù)庫的安全系數(shù)，使黑客難以竊取其中的重要信息。其一，我們要加強數(shù)據(jù)庫軟件本身運行及其的防病毒，黑客的系數(shù)，可以運用一些相應(yīng)的防止病毒的軟件和密保軟件等；其二，要提高數(shù)據(jù)庫本身的安全性，并且要防止數(shù)據(jù)庫管理者來泄露數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的信息。只有數(shù)據(jù)庫安全有了保障，才能讓更多的人去合法的去瀏覽查詢相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)，并保護了檔案所有人的隱私。
4）通過成熟的計算機技術(shù)來加強對檔案信息相關(guān)軟件的研發(fā)工作：
對于檔案信息的管理離不開相關(guān)軟件的應(yīng)用，因此加大檔案管理軟件的研發(fā)力度是十分重要的。在當(dāng)前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以及計算機技術(shù)的成熟，通過對相關(guān)軟件總體的結(jié)構(gòu)和模塊進行重新設(shè)計，編程以及調(diào)試和測試來編寫，開發(fā)新的數(shù)據(jù)庫軟件和管理軟件，并以此來開發(fā)出適合時展以及廣大客戶需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件。通過相關(guān)的軟件的開發(fā)來使日漸成熟的計算機管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中，來以此確保檔案的管理和數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)的有效和準(zhǔn)確。
4 結(jié)束語
計算機技術(shù)如何應(yīng)用于檔案信息管理中是一個比較綜合性的話題。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子文檔的產(chǎn)生和如何管理給檔案管理工作帶來了極大地挑戰(zhàn)。在復(fù)雜的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，怎么發(fā)揮檔案工作自身的特點和優(yōu)勢來為社會提供高質(zhì)量且安全可靠的檔案信息管理服務(wù)？如何在發(fā)展的大潮當(dāng)中將計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理工作中是檔案工作者和計算機軟件開發(fā)者共同努力的目標(biāo)和方向。我們在知識時代和經(jīng)濟的到來中，應(yīng)當(dāng)抓住機遇和挑戰(zhàn)，把日漸趨于成熟的計算機技術(shù)應(yīng)用在檔案信息的管理中，加速數(shù)據(jù)庫的建設(shè)的步伐，加快新軟件系統(tǒng)的開發(fā)和研制，把計算機技術(shù)合理的應(yīng)用在檔案信息管理中，讓數(shù)據(jù)庫和相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)在21世紀(jì)當(dāng)中成為比較成熟的管理系統(tǒng)之一。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；文件檔案管理
1計算機技術(shù)在文件與檔案管理中應(yīng)用的意義
1.1促進檔案管理的科學(xué)化
在檔案信息化管理的過程中，運用計算機技術(shù)可以促進檔案管理的自動化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。計算機技術(shù)可以將檔案數(shù)據(jù)進行快速的分類，避免人工管理的緩慢問題，對信息進行自動化的整合，提升檔案管理的整體性、準(zhǔn)確性，保證檔案管理的工作質(zhì)量，促進檔案管理的簡單化，促進檔案管理的優(yōu)化，最大程度的保證檔案管理的安全性。
1.2提高檔案管理的利用效率
在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，由于大部分都是紙質(zhì)檔案，攜帶、整理、查詢都比較困難，檔案信息沒有辦法實現(xiàn)信息共享，這給檔案管理的綜合利用帶來不便。通過計算機技術(shù)，檔案信息能夠隨時隨地的更改、查詢、共享，提升檔案管理的整體水平，讓檔案管理的質(zhì)量與效率都逐漸提升，在信息化背景下，完善檔案管理的保存方式，讓檔案管理的質(zhì)量水平更高，有效的增強資源的利用，促進事業(yè)單位的進步與發(fā)展。
2計算機技術(shù)在文件與檔案管理應(yīng)用階段
2.1計算機技術(shù)的應(yīng)用階段
計算機技術(shù)應(yīng)用階段，就是將計算機技術(shù)融入到事業(yè)單位文件與檔案管理工作中，對文件檔案管理進行編輯、統(tǒng)計、借閱等，利用計算機編制歸檔技術(shù)，建立文檔的數(shù)據(jù)庫，按照不同的管理要求，對單位的數(shù)據(jù)、文件、文檔進行分類與管理，還可以利用計算機檢索技術(shù)，加強對文檔的識別能力，讓員工能夠快速的檢索文件，找到自己想要的信息。計算機技術(shù)對數(shù)據(jù)庫的文件出入庫、庫存空間的占有率、歸還等進行記錄與統(tǒng)計，方便管理者對其進行管理與用。
2.2計算機技術(shù)運用的綜合階段
計算機技術(shù)的綜合運用階段，是指在計算機文件檔案管理中的應(yīng)用效果，管理人員依據(jù)應(yīng)用效果轉(zhuǎn)變自身的工作狀態(tài)與工作模式，改變工作方式。因此，對計算機信息處理進行大量的研究，結(jié)合本單位工作的實際情況，選擇適合的軟件，構(gòu)建平臺與系統(tǒng)，滿足日常工作中的計算機要求。
2.3電子文件應(yīng)用階段
電子文件應(yīng)用階段，改變了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，利用電子對文件進行處理，在工作形式與管理方式上有了很大的轉(zhuǎn)變。首先，在生成環(huán)境上，文件管理的工作人員，將文檔的關(guān)鍵信息與數(shù)據(jù)錄入到計算機程序中，然后形成電子文件，這些電子文件可以在形式、格局上進行改變，可以高效存儲、輸入，可以更好地進行保密工作，讓生成環(huán)境得到進一步優(yōu)化。
3計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用
3.1明確應(yīng)用策略
為了提升計算機的應(yīng)用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對管理人員進行全面升級。檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，加強對計算機技術(shù)的熟練運用，掌握現(xiàn)代化的檔案處理模式，促進檔案管理的不斷創(chuàng)新，加強檔案計算機技術(shù)的跨越式發(fā)展。
3.2建立檔案信息數(shù)據(jù)庫
在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，需要充分利用計算機技術(shù)，對數(shù)字檔案進行及時保存。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科技的進步，電子文檔數(shù)據(jù)系統(tǒng)也應(yīng)該不斷安全、優(yōu)化，要不斷的研發(fā)、建立科學(xué)的計算機技術(shù)與防火墻的技術(shù)，對事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)與文件進行全面保護與升級。事業(yè)單位內(nèi)部要加檔案安全管理，注重自主技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，存在很多不確定的因素，事業(yè)單位在建立數(shù)字庫的時候，要選擇適當(dāng)?shù)?、值得信賴的生產(chǎn)商，建立多重保護系統(tǒng)，加強對病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在硬件設(shè)施上要反復(fù)檢測，定期維護，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。
3.3提升檔案管理人員的計算機水平
隨著計算機技術(shù)的廣泛運用，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到計算機信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進行，更要重視檔案管理人員的計算機運用水平，加強人力、物力、財力的合理運用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓(xùn)，讓工作人員熟悉計算機文檔的管理流程，完善計算機操作技術(shù)，推行獎懲制度，對于那些積極配合、完善自身的員工給予獎勵，對于那些沒有辦法跟上時代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關(guān)的專業(yè)人才，提高檔案管理工作人員的積極性。
3.4重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
隨著計算機在文件與檔案管理工作中運用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進設(shè)備的采買，忽視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，導(dǎo)致采購的先進設(shè)備長期閑置，浪費資金，新型的計算機檔案系統(tǒng)沒有辦法滿足單位的真實需求，事業(yè)單位必須高度重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)中要包括檔案管理、系統(tǒng)管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節(jié)省大量的人力、物力、財力。總而言之，在新時代的背景下，加強計算機與文件檔案管理的結(jié)合，促進檔案管理的信息化、科學(xué)化，加強檔案管理工作的水平，促進檔案管理的共享，讓檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：計算機；房產(chǎn)；檔案
中圖分類號：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
我國房產(chǎn)的檔案信息管理一直都是采用人工管理的方式，這給房產(chǎn)的管理工作帶來了很多的困難。那么現(xiàn)在計算機技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的今天，如何對計算機技術(shù)進行充分的利用，對檔案信息進行有效的收集處理，這已經(jīng)引起了人們的重視。
1.房產(chǎn)檔案所具有的特點
1.1動態(tài)性
房產(chǎn)檔案形成以后，房產(chǎn)情況和權(quán)屬并不是永恒不變的，而是會隨著產(chǎn)權(quán)人而改變的。城市建設(shè)不斷發(fā)展、房屋的耗損折舊、房產(chǎn)市場的日益活躍，以及房產(chǎn)的贈與、交換、買賣、繼承等，這些都會讓房產(chǎn)的所有權(quán)發(fā)生變化，而房屋的滅失、合并、翻建、拆遷、擴建等房產(chǎn)的變更都是不可避免的。因此房產(chǎn)檔案是處在不斷的變更和轉(zhuǎn)移當(dāng)中的，所以房產(chǎn)檔案是極具動態(tài)性的。
1.2專業(yè)性
房產(chǎn)檔案產(chǎn)生在專業(yè)部門，是在房產(chǎn)權(quán)屬登記中所形成的歷史記錄，而其管理是依法來進行的，是其他的部門不能代替的一個工作。房產(chǎn)權(quán)屬登記管理的工作量很大，政策性也較強，同時最后所形成的檔案材料也有很強的專業(yè)性。房產(chǎn)權(quán)屬登記在形式和內(nèi)容上和普通的公文有所不同，形式上，多是填寫式、表格式的，而且結(jié)構(gòu)規(guī)范；在內(nèi)容上，權(quán)屬登記反應(yīng)了其具體狀況和房產(chǎn)的面積、位置，而其中的文件名采用的多數(shù)都是專業(yè)術(shù)語。
1.3房地合一
房屋和土地是不可分割的，房屋是土地上的建筑，所以房產(chǎn)檔案要遵守房屋所有權(quán)和房屋的占有范圍以內(nèi)的土地使用權(quán)，其權(quán)利主體一致才能進行房屋權(quán)屬的登記。在登記、管理房產(chǎn)檔案時，要保證房屋檔案和土地的完整，決不能破壞檔案間的有機聯(lián)系。
1.4圖片、檔案相結(jié)合
房產(chǎn)檔案主要是以冊、檔、圖、卡為主要內(nèi)容的。檔指的是產(chǎn)權(quán)的文字檔案，反應(yīng)了產(chǎn)權(quán)來龍去脈，真實可靠，詳盡細(xì)致；圖指的是房產(chǎn)的平面圖，其中包括了分層分戶圖、分丘圖，所反映的權(quán)屬范圍更加形象直觀；卡指的是房產(chǎn)的卡片，主要包括了所錄入電腦的房產(chǎn)情況表，包括了檔案內(nèi)容，而且其反應(yīng)的產(chǎn)權(quán)很簡潔，彌補了圖的不足；冊指的就是房產(chǎn)的登記簿冊，其中包括了發(fā)證記錄薄、登記收件薄、還有房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)證審批的總冊等，是根據(jù)各類管理的需要和房屋所有權(quán)的登記結(jié)果來填制的，同時也是房屋現(xiàn)狀管理和房屋產(chǎn)權(quán)情況的縮影。房產(chǎn)檔案管理只有是把圖和檔相結(jié)合起來，才能更準(zhǔn)確的房屋產(chǎn)權(quán)反映出來。
2. 用計算機技術(shù)管理房產(chǎn)檔案的優(yōu)勢
2.1檔案信息可以共享
房產(chǎn)檔案的數(shù)字化指的是利用存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、計算技術(shù)等一些高新技術(shù)，把各種房產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化的信息，以數(shù)字化形式來進行存儲，用計算機系統(tǒng)對檔案進行管理，從而形成一個有秩序的房產(chǎn)檔案信息庫。
計算機技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，推動了文檔、圖形與數(shù)據(jù)的有機結(jié)合，實現(xiàn)了信息可視化的管理，為日后房產(chǎn)信息向社會開放奠定了基礎(chǔ)。實行產(chǎn)權(quán)信息的公開查詢，能準(zhǔn)確的提供房產(chǎn)信息，為地方和國家有關(guān)房產(chǎn)的政策給予技術(shù)支持，比如說一些地方對多套房的政策，應(yīng)用計算機技術(shù)的房產(chǎn)檔案，就能為房產(chǎn)套數(shù)做出準(zhǔn)確的查詢。房產(chǎn)檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，為房產(chǎn)政策的實施提供了重要的技術(shù)保障，為個人和企業(yè)提供準(zhǔn)確的房產(chǎn)信息，這也遏制了炒房等行為的發(fā)生。
2.2 房產(chǎn)檔案管理更加方便
計算機技術(shù)應(yīng)用在房產(chǎn)檔案管理中，能利用計算機而更快、更高效的滿足日常檢索、統(tǒng)計等工作，還能夠做到隨時的入庫，以及對檔案信息及時的進行利用和開發(fā)。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，可以將圖形管理、產(chǎn)籍管理、產(chǎn)權(quán)管理這幾部分結(jié)合起來，全部的環(huán)節(jié)都在網(wǎng)絡(luò)里完成，這樣能便于產(chǎn)籍的登記、編目、打印、修改、查詢、統(tǒng)計等程序，更能明顯的提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率。
2.3 檔案管理更規(guī)范
房產(chǎn)檔案的數(shù)字化，就是建立一個集中的掃描錄入包括各種各類的檔案，讓紙質(zhì)的檔案變得圖像化，并且實現(xiàn)了檔案數(shù)字信息錄入和數(shù)據(jù)庫的管理，實現(xiàn)了房產(chǎn)檔案電子化集中管理、存儲、查詢、索引的系統(tǒng)。
如果業(yè)主需要原房屋的買賣契約或是需要其他的資料時，那么工作人員只要在電腦上直接查詢、打印就可以了，不用像以前入庫提檔。這樣檔案管理的工作效率明顯提高，也保證了檔案的準(zhǔn)確性。避免出現(xiàn)查找紙質(zhì)檔案而耗費大量時間這樣的情況，同時也減少了因為檔案插錯地方，而出現(xiàn)找不到檔案這樣的現(xiàn)象。
在檔案的安全和準(zhǔn)確性方面，數(shù)字化的房產(chǎn)檔案顯得更具有優(yōu)勢。以往的紙質(zhì)檔案會給他人提供涂改、損壞的機會，或是對檔案的一些相關(guān)頁碼進行調(diào)換、抽出等情況。但是如果應(yīng)用了計算機技術(shù)來管理房產(chǎn)檔案，那么就會從根本上解決這些問題，讓檔案的管理部門無“后顧之憂”。
數(shù)字化的房產(chǎn)檔案使信息更加透明，提高了群眾和企業(yè)對房產(chǎn) 保護意識，在做房產(chǎn)的轉(zhuǎn)移登記時，了解查封、抵押、確權(quán)等情況，保護自身的利益，同時也遏制了社會的虛假房產(chǎn)證件和信息的流通。
3. 計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的思路
3.1開發(fā)平臺
數(shù)據(jù)庫是存儲檔案數(shù)據(jù)的重要工具，其作用是組織信息和表達(dá)信息。隨著我國的計算機技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫的編程語言也在飛速的發(fā)展，很多的語言都能實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的需求。
3.2體系結(jié)構(gòu)
房產(chǎn)檔案的信息化主要有兩個方面：檔案數(shù)據(jù)管理和檔案原件管理。檔案原件是房產(chǎn)檔案最原始的資料，有著不能代替的作用，同時也是數(shù)據(jù)來源和房產(chǎn)身份的唯一一個合法證明。我們不能因為電腦的普及使用而忽略了原始檔案數(shù)據(jù)的管理，計算機的應(yīng)用只是為檔案信息的管理和查閱提供的一個快捷、方便的手段，但是絕不能代替原始檔案所具有的地位。
而檔案數(shù)據(jù)則是將原始資料信息化，然后形成數(shù)據(jù)化的檔案，是為了管理、查詢、記錄、統(tǒng)計業(yè)務(wù)接口的，便于從檔案信息中提取和利用數(shù)據(jù)庫來進行查詢、錄入、管理、存放的信息源。而檔案數(shù)據(jù)的管理模塊同時也是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中的一個最基本的部分，其中應(yīng)該包括下面幾方面：
（1）數(shù)據(jù)庫監(jiān)理：房產(chǎn)的基本信息和權(quán)屬狀態(tài)具有多樣性，這也一定會造 成數(shù)據(jù)庫監(jiān)理的復(fù)雜性。房產(chǎn)的信息基本可以分為幾類：①房產(chǎn)基本信息，就是區(qū)別于其他房產(chǎn)的特征。其中包括建筑的層次層數(shù)、房屋的坐落、建筑的結(jié)構(gòu)、建筑的面積等一些信息。②房產(chǎn)初始信息，就是此房產(chǎn)最開始的登記資料。主要有建設(shè)工程的用地許可證、竣工驗收合格證、規(guī)劃許可證等一些政府審批、報批資料。③房產(chǎn)交易信息，就是房產(chǎn)每次的交易登記資料。有成交價格、產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)證號、交易方式等一些交易信息。④產(chǎn)權(quán)限制信息，指的就是此房產(chǎn)被政府部門、司法機關(guān)的解封或查封資料，還有是否典當(dāng)或抵押的限制交易資料。
（2）數(shù)據(jù)的錄入：房地產(chǎn)的基本信息多數(shù)是通過手工錄入完成的，但是其余的信息一定要通過數(shù)碼相機拍攝或是手工掃描、錄入來完成原始資料的數(shù)據(jù)化處理。那么在模塊開發(fā)的過程中，怎么存儲大量的文件，怎樣考慮信息錄入員的操作習(xí)慣，怎么樣有效的利用計算機和外設(shè)接口這都是急需解決的主要問題。
（3）數(shù)據(jù)的查詢：這是系統(tǒng)對外的服務(wù)功能，同時也是系統(tǒng)最終需要實現(xiàn)的目的。首先要考慮到其安全性，這是檔案保管軟件的一個重要指標(biāo)，其中包括個人隱私權(quán)、個人財產(chǎn)保密等一些法律問題，所以就要在查詢過程中針對不同的權(quán)限，來獲取不同的查詢內(nèi)容。其次就是方便原則，查詢要對不同使用者，來提供其需要的任意組合、任意多項、任意排序等查詢的要求。
（4）系統(tǒng)的維護：保障整個系統(tǒng)穩(wěn)定運行、信息安全是模塊的一個基礎(chǔ)要求，包括各個權(quán)限的分配，以及對數(shù)據(jù)庫的維護等基本功能。
4. 總結(jié)：
隨著信息系統(tǒng)和辦公自動化的快速發(fā)展，計算機技術(shù)也逐漸被應(yīng)用在了房產(chǎn)檔案管理之中。那么如何有效、正確的運用計算機技術(shù)來實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化，就要考慮到檔案人員的配備、檔案的情況等一些問題，這樣才能讓房產(chǎn)檔案信息更好的服務(wù)于社會。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳敏莉. 檔案管理的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用[J]. 今日科苑, 2010,(20)
[2] 楊鳳玲. 辦公現(xiàn)代化趨勢下的文檔一體管理芻議[J]. 青海師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版), 2010,(01)
[3] 李昕,趙劍. 當(dāng)前檔案計算機管理需重點解決的幾個問題[J]. 濟南職業(yè)學(xué)院學(xué)報, 2005,(03)
1.促進工作質(zhì)量和效率的提高。運用計算機技術(shù)不僅可以使檔案的信息數(shù)據(jù)得到規(guī)范化的整理，而且還方便了使用者查找所需資料，節(jié)省了大量的檢索時間，改變了以往檔案手工編目以及查詢繁瑣的缺陷，幫助提高了查找效率。同時，使用計算機進入檔案管理工作之中還可以降低以往手工編目的出錯率，一旦出錯也方便找出和糾正，使得檔案管理更具精準(zhǔn)性和實時性，方便了人們查詢信息，幫助提升檔案管理工作的向前發(fā)展。
2.幫助資源實現(xiàn)共享?；ヂ?lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)方便了檔案的異地管理工作，彌補了以往受到時間和空間限制的不足，可以使不同地區(qū)的不同使用者隨意查找自己想要的內(nèi)容，真正的實現(xiàn)了資源共享，促進了檔案管理工作的統(tǒng)一管理，提升了檔案管理工作的服務(wù)水平，使檔案信息可以充分發(fā)揮自己的作用，為社會各方面的長遠(yuǎn)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
3.使檔案信息更加安全。以往的檔案都是紙質(zhì)的，不僅不容易管理，而且容易弄臟弄壞，特別是一旦出現(xiàn)火災(zāi)，那么所有的檔案將毀于一瞬。大量的紙質(zhì)檔案也增加了管理者的管理強度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果將計算機技術(shù)融入到檔案管理工作之中之后，不僅解決了紙質(zhì)檔案容易損壞的問題，而且降低了管理者的勞動強度，更值得一提的是可以通過權(quán)限設(shè)置決定是否允許瀏覽涉密檔案，增加了檔案管理的安全性，起到一定的保護作用和物理隔離。
4.既擴充容量又節(jié)省存儲空間。計算機在儲存檔案信息的載體主要是光盤、磁盤等形式。相比于紙質(zhì)檔案，這樣可以提高檔案的存儲效率和存儲容量。而傳統(tǒng)的檔案管理就會占據(jù)庫房，增加了檔案管理的成本。而且光盤等形式可以保證檔案圖像和信息的準(zhǔn)確性和真實性，使檔案能夠得到全文存儲。如果使用者在查詢檔案的時候，光盤也可以避免使用者對檔案造成一定的損壞，保證了檔案的安全，延長了檔案的使用時間。就算檔案出現(xiàn)任何問題，也可以及時快速的對檔案進行轉(zhuǎn)移，幫助實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化目標(biāo)。[1]
二、對將計算機運用到檔案管理工作中的一些建議
1.建立完善的檔案管理工作體系?？茖W(xué)的檔案管理工作可以為人們提供十分豐富多樣的信息資源，推進社會經(jīng)濟各方面的向前發(fā)展，促進了人力資源管理的工作水平。將計算機技術(shù)運用到檔案管理工作之中也是現(xiàn)今檔案管理工作的大勢所趨，對此，我們必須建立健全檔案管理工作體系，這樣才能使計算機技術(shù)和檔案管理工作合理的融合在一起，減少運用計算機技術(shù)產(chǎn)生的阻力和問題，同時也要對計算機技術(shù)的運用進行一定的規(guī)范，才能幫助提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
2.幫助管理人員轉(zhuǎn)變自身的管理思想。在計算機技術(shù)被廣泛運用于社會各方面的大背景下，檔案信息管理的工作開始變得復(fù)雜。將計算機技術(shù)運用到檔案信息管理中是提升檔案信息管理水平的必經(jīng)之路。計算機技術(shù)特有的性能可以避免檔案信息丟失并延長其使用壽命，能在其長期得到正常使用的基礎(chǔ)上提高查詢者的搜索效率。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和理念已經(jīng)在許多工作經(jīng)驗豐富的管理員心中根深蒂固，對此，我們必須幫助轉(zhuǎn)變管理員的管理理念，讓他們逐漸認(rèn)識到計算機技術(shù)對檔案信息管理的重大意義。隨著時間的積累，檔案信息日益增加，隨之帶來的是檔案管理人員的工作壓力，因而，加快實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不僅是檔案管理自身建設(shè)的需要，也是解放生產(chǎn)力的需要。
3.幫助管理人員熟練操作計算機技術(shù)。提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的先決條件就是要提升檔案信息管理人員的計算機技術(shù)運用水平。首先，要對檔案信息管理人員定期進行計算機操作培訓(xùn)。對于部分工作人員的厭煩和抵觸心理，指導(dǎo)人員應(yīng)先說明計算機技術(shù)給檔案信息管理工作帶來的巨大便利。對于檔案信息管理工作中需要的計算機技術(shù)知識、實踐操作，應(yīng)該進行詳細(xì)的講解，確保每一位培訓(xùn)人員都能掌握并熟練運用計算機技術(shù)，提升其檔案管理水平和效率。同時，也要對管理人員進行科學(xué)分工，避免出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象。在計算機技術(shù)被合理運用到檔案管理工作中之后，要重新安排管理人員的工作，這是由于在計算機技術(shù)得到運用之后，管理人員的工作強度和工作壓力逐漸減少，如果仍然按照以往的工作模式，就會出現(xiàn)人力資源被閑置的現(xiàn)象，只要重新進行分工之后，才能使人力資源得到最大化的利用，也才能提升工作人員的服務(wù)水平。在平時也要幫助工作人員意識到計算機技術(shù)對于檔案信息管理的重要性，只有工作人員的思想水平上升到了一定的層次，才能促進自身工作能力的進步。
4.建立健全一個完整的檔案資源庫。要想提高檔案管理工作的計算機水平還必須不斷完善自身檔案信息庫的建設(shè)，使檔案信息得到有效的管理和運用。作為所有信息資源的載體，檔案信息庫必須不斷更新和完善，才能不被時代所拋棄。根據(jù)信息庫中存在的信息不當(dāng)?shù)葐栴}，要按照不同的信息來進行科學(xué)合理的分類，才能保證合理有效的提取檔案信息。同時，也要定期對檔案信息庫進行維護，才能保證檔案信息庫在頻繁的使用后還能得到正常使用，對于信息庫中存在的一些問題也才能及時解決，力保信息庫的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息庫要以快捷服務(wù)為建設(shè)的出發(fā)點。在此基礎(chǔ)之上盡可能的擴充檔案的信息量，確保信息庫能夠發(fā)揮出自己的作用，更好的服務(wù)于社會。[2]
[關(guān)鍵詞]計算機；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用
隨著計算機技術(shù)的不斷更新與普及應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)時代已經(jīng)到來，信息成為無形的共享資源在人們的社會生活、生產(chǎn)中起著越來越重要的作用。檔案作為一種信息資源也不例外，近10年來不斷邁入現(xiàn)代化信息資源共享的軌道，為社會經(jīng)濟各領(lǐng)域服務(wù)并發(fā)揮著不可估量的作用。本文對近年來醫(yī)療衛(wèi)生檔案應(yīng)用計算機管理的有利條件和規(guī)范化管理進行分析和探討，力求促進醫(yī)院檔案計算機管理機利用走向網(wǎng)絡(luò)化的進程。
一、醫(yī)院實行檔案管理計算機化的有利條件
醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院的檔案室工作的基礎(chǔ)，是檔案室管理的一個重要組成部分。機關(guān)是計算機管理的第一個執(zhí)行機構(gòu)，可為檔案室打下堅實的基礎(chǔ)。市場經(jīng)濟條件下，醫(yī)院檔案室需要快速、及時、準(zhǔn)確地提供信息，豐富的檔案信息，為實現(xiàn)計算機管理機關(guān)創(chuàng)造有利的外部環(huán)境和機遇。社會發(fā)展的需要，辦公自動化程度的不斷提高，加快了機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率。檔案的數(shù)量少，持續(xù)時間短，實時性強，實用性強，可在任何時間分類標(biāo)引、編目、輸入，為實現(xiàn)計算機管理創(chuàng)造了有利條件。只要領(lǐng)導(dǎo)重視現(xiàn)代意識強，配備計算機設(shè)備只是舉手之勞。
目前，醫(yī)院的目標(biāo)管理，檔案管理中有長期和短期目標(biāo)，有具體的內(nèi)容，詳細(xì)的計劃和實施措施。醫(yī)院檔案管理實行全面質(zhì)量管理，是要做到心中有數(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為醫(yī)院實現(xiàn)計算機管理創(chuàng)造有利條件。
二、檔案管理中使用計算機的優(yōu)勢
（一）檔案計算機管理的使用不僅能幫助檔案檢索、統(tǒng)計，而且也有助于檔案的整理，分類、編制各種目錄，其速度和效果是人工所不能相比的。
（二）計算機檢索詞庫時，檔案人員或利用者不需要按類別搜索系統(tǒng)的代碼，只需要將主題詞進行組配的輸入電腦，很快就能得出結(jié)果。因為我們大部分室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設(shè)職能部門名稱加以限制，在這種方式中，將大大提高檢索的速度。
（三）計算機管理可以使文件訪問實現(xiàn)查找方便，直觀性強。該系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以立即得到結(jié)果。借閱文件到期沒有歸還時，也不需要檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可以打印，節(jié)省了管理人員和借閱人員的時間，方便管理，提高了檢準(zhǔn)率。對于那些不熟悉計算機檢索表達(dá)式或檔案分類方法的利用者，計算機檢索是比較容易接受的。
三、計算機檔案管理規(guī)范化
（一）注重法律法規(guī)的建設(shè)，確立計算機管理檔案的法律效用。計算機管理檔案的法律效力是否被承認(rèn)，是檔案管理的前提。我們之所以要對文件進行收集、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對法律程序范圍內(nèi)可以作為接受證據(jù)的材料。如果文件沒有公認(rèn)的法律效力，對檔案實行計算機管理也就失去意義。我認(rèn)為，確認(rèn)和保證文件的原始性，可以通過法律途徑解決，應(yīng)盡快加強法律法規(guī)建設(shè)。
（二）檔案管理人員應(yīng)具備必要的軟件和硬件及外語應(yīng)用能力。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，不了解檔案管理的基本知識就無法了解檔案保護的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實記錄遭受損失。而不懂計算機硬件和軟件技術(shù)就無法對文檔的整理和歸檔文件進行有效的管理，是無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用檔案的目的。具有必要的外語應(yīng)用能力，不僅可以直接從國外出版物或者其他信息渠道獲取計算機信息管理的先進技術(shù)，還可以促進檔案管理人員更好地了解計算機硬件和軟件技術(shù)。這三個方面（基礎(chǔ)知識，軟件和硬件技術(shù)，外語應(yīng)用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復(fù)合型人才。
（三）醫(yī)院應(yīng)重視計算機在檔案管理中的作用，沒有檔案管理的自動化，就沒有檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的自動化程序，就是計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，這需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能保證實施。
（四）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分，盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在科學(xué)家技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識，調(diào)整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收費、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院當(dāng)那管理計算機網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。
（五）加大網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在計算機檔案管理中的應(yīng)用。對于一些小型醫(yī)院來說，由于人力物力財力等各種因素的制約，最好采用目前應(yīng)用較普及而性能與價格比又十分優(yōu)良的微機，逐步建立具有各單位特色的檔案管理微機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
（六）建立利用的反饋制度。醫(yī)院檔案的計算機系統(tǒng)管理工作也需要通過反饋利用者的滿意程序和檔案被利用后產(chǎn)生的效果來提高和完善自身的服務(wù)。
（七）重視對計算機系統(tǒng)的維護。任何一個計算機系統(tǒng)都要進行硬件和軟件的維護。因此系統(tǒng)維護對計算機檔案管理也是十分重要的。檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，我們有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，使它記錄我院發(fā)展的歷史、豐富科技信息資源、推動我院的科研事業(yè)發(fā)展，也促進管理工作進一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展，成為主方位服務(wù)的堅實基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
