發(fā)布時間：2022-05-15 08:50:15
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的醫(yī)院檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【摘要】
醫(yī)院設備的現(xiàn)代化程度的重要標志，是醫(yī)療、科研、教研、教學工作最基本要素，是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件。某些學科的發(fā)展相當程度上依賴于設備的發(fā)展，起著決定性的作用。因此，做好設備管理已成為醫(yī)院管理的重要標志，而設備檔案管理是設備管理的基礎環(huán)節(jié)。
【關鍵詞】 設備管理 重要性 檔案管理
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件，此時醫(yī)院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術水平、經(jīng)濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發(fā)揮其應有的作用［1］?，F(xiàn)就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。
1首先認識建立設備檔案的重要性醫(yī)療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產(chǎn)生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據(jù)，此時，設備檔案顯得尤為重要。
2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發(fā)給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡。利用制定的監(jiān)督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優(yōu)掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡。
3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數(shù)，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續(xù)齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。
4小結(jié)有效利用設備檔案對醫(yī)院長遠發(fā)展有深遠的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動、積極、周到的服務來收集相關信息資料，充分發(fā)揮其作用，促進醫(yī)院在兩個效益上獲得雙贏。
摘 要：21世紀是科技高速發(fā)展的時代，信息技術幾乎已經(jīng)滲透到了社會生活的各個方面。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在此新形勢面前，必然要面臨一場劃時代的變革。檔案管理信息化將成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，現(xiàn)針對目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性、優(yōu)勢及內(nèi)容進行分析，并提出了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。
關鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化；優(yōu)勢；內(nèi)容
1實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.1飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理信息化的進度。現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息需求量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式正經(jīng)受著巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。面對這種沖擊和挑戰(zhàn)，各級醫(yī)院只有順應時勢，加快檔案信息化建設，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進而使檔案管理工作適應新形勢發(fā)展的要求。
1.2實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級醫(yī)院在實現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設備和技術方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設人才，而只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。
2 醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢
2.1檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。醫(yī)院建設和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，就可以有效地保護檔案原件。
2.2檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中，檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質(zhì)文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，利用計算機軟件進行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統(tǒng)調(diào)整，有效地提高了工作效率。
2.3檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導航，可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，進一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。
2.4檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷。以往手工查詢檔案資料，往往費時費力，有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可一一呈現(xiàn)在計算機屏幕上。
這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。在檔案的使用上，信息化也讓用戶感受到了方便。
2.5檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。
3 醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化管理的內(nèi)容
3.1文書處理過程和歸檔要實現(xiàn)信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應新形勢下的工作需求，應該把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡進行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
3.2病歷檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。
3.3人事檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。
4 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議
4.1檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領導決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要醫(yī)院各級領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要有領導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。
4.2要實現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡設備建設是基礎。目前，醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡，但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現(xiàn)檔案資料的在線利用。
4.3信息化技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是實現(xiàn)檔案管理信息化必須要解決的問題。
論文關鍵詞：醫(yī)院檔案 計算機化管理 分析與對策
論文摘要：檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，檔案信息資源的創(chuàng)新與利用也愈加受到人們的重視。本文主要就醫(yī)院檔案計算機化的現(xiàn)狀及存在問題及解決的辦法作一嘗試性的論述。
1 醫(yī)院應用計算機進行檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
在國家檔案局、衛(wèi)生部、國家中醫(yī)藥管理局、市（縣）檔案局，市（縣）衛(wèi)生局的要求與指導下，全國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)實行了檔案目標管理，成立了綜合檔案室，對檔案實行了集中統(tǒng)一管理。同時以檔案升級達標為契機，對歷年的檔案作了大量的基礎性工作，檔案由原來零散的、殘缺不全的、單一的、部門自然管理的狀態(tài)，逐步納入了醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃，并形成由副院長直接分管，院辦公室主任責、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，實行了統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一集中的管理模式。檔案管理工作有了根本性發(fā)展。但是，目前醫(yī)院檔案管理工作還是跟不上醫(yī)、教、研等科技信息的快速步伐，影響了醫(yī)療工作的發(fā)展節(jié)奏，我國醫(yī)院檔案管理在計算機應用方面還不能適應形勢的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1.1 重視不夠
近年來，衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設發(fā)展迅速，醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設如火如茶，并建立了計算機局域網(wǎng)、his系統(tǒng)、醫(yī)學影像傳輸系統(tǒng)。但醫(yī)院信息化建設主要涉及醫(yī)療、統(tǒng)計、設備、成本核算、財務等管理方面，對檔案信息現(xiàn)代化管理還沒有引起足夠的認識，投入還不積極，各醫(yī)院發(fā)展也不平衡。
1.2 應用受限
我院在2007年購置今易醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)（2005版），在手工管理的基礎上進行簡單的目錄輸入、檢索管理，即便是運用了管理軟件大大提高了檔案管理的工作效率，但由于網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用需要較大的人力、物力、財力的投入以及習慣、觀念及軟件操作可行性等諸多原因，致使網(wǎng)絡系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中受到一定限制，還未實現(xiàn)真正意義上的檔案計算機管理。
1.3 管理欠佳
在新形勢下，醫(yī)院檔案管理從管理的硬件(如設備、環(huán)境)到軟件(管理思維、理念方式)都存在著較大的差距。醫(yī)院有些珍貴的文字、影像或證書證件等資料只有l(wèi)份，一旦對原件造成毀損或遺失，便會造成難以估量的損失，甚至無法補救和挽回。但在這些檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化，有些可以及時輸入計算機的檔案數(shù)據(jù)，也因擔心輸入工作量大，預處理工作繁雜，怕增加工作負荷和經(jīng)濟負擔而未能及時輸入。
1.4 軟件缺乏
目前，我國檔案信息管理軟件研發(fā)非常多，其中不泛優(yōu)秀軟件，但在實用性、通用性方面還未形成系統(tǒng)性，尤其是適合醫(yī)院檔案信息管理特點的軟件尚缺乏專業(yè)性開發(fā)，致使在醫(yī)院檔案管理中使用軟件系統(tǒng)不能及時、有效地處理醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的新問題，進而影響到部分操作人員使用計算機的積極性。
2 檔案管理計算機化的優(yōu)點
2.1 檢索快捷
進行計算機檢索主題詞時檔案人員或利用者不需要把查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼，只要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算機，就很快能得出結(jié)果。由于我們大多數(shù)室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。
2.2 管理方便
利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢索、統(tǒng)計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的，并且可以在避免差錯的同時又可減少工作量。
2.3 借閱靈活
檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以即刻得到結(jié)果。當借閱的檔案到期沒有歸還，也無需檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時間，方便了管理，提高了檢準率。利用計算機可以實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理，進一步提高檔案文獻的利用率。
2.4 便于保存
利用計算機，工作人員和利用者不需進入庫區(qū)。查閱利用檔案不需直接接觸檔案原件，可避免檔案損傷，延長檔案壽命。甚至利用者也可以通過計算機網(wǎng)絡終端在檔案室以外的地方查閱利用檔案信息，打破了科室限制。
3 醫(yī)院計算機檔案管理工作的對策
3.1 強化意識
檔案作為“記錄歷史、傳承文明、服務現(xiàn)實”的一種不可或缺的社會公共資源，發(fā)揮著不可替代的重要作用。因此，必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強全體醫(yī)務人員的檔案意識，特別是醫(yī)院領導的檔案意識。使大家充分認識到檔案工作連著你我他，與自己的日常工作和生活息息相關，要更好地支持檔案管理工作。同時，醫(yī)院要從實際出發(fā)，創(chuàng)造條件，結(jié)合醫(yī)院電子病歷的使用和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)以及電子文檔的普及，充分利用計算機管理的優(yōu)勢，對醫(yī)院檔案實行計算機網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化。
3.2 更新知識
由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與計算機檔案管理處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷人員尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起計算機檔案管理工作的重任。電子文檔來源廣泛，形成者不僅有臨床業(yè)務科室、行政科室、承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。應將電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，嚴格檢查考核。與紙質(zhì)文檔相比，醫(yī)院電子文檔歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案科室獨家很難完成，應采取電子文檔形成科室、檔案科室、his管理科室三結(jié)合的方法解決歸檔問題。
3.3 加強管理
嚴格各項管理制度完整系統(tǒng)的檔案資料對研究借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗有很大參考價值，同時對醫(yī)院的學術進步，對涉及醫(yī)療問題的結(jié)論和處理也有重要意義。在檔案服務于醫(yī)院整體工作的同時，嚴格按照各項管理制度把好關，有法可依，用法律去調(diào)整。這樣才能更大限度地滿足醫(yī)院各方面的需要，才能更好地服務于醫(yī)院。
3.4 開發(fā)軟件
醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成部分，軟件的開發(fā)和應用不應該局限于單機，而應該面向支持整個醫(yī)院乃至大環(huán)境管理信息系統(tǒng)。軟件的設計要求具有通用性，與醫(yī)院信息系統(tǒng)中的子系統(tǒng)之間的信息充分共享，能夠支持多種通用的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，推行文檔一體化管理。此外，網(wǎng)絡化對工作效率的提高有重要意義，計算機管理的網(wǎng)絡化是當今信息化社會發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡操作系統(tǒng)應該根據(jù)醫(yī)院信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃來選擇。
綜上所述，建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對檔案管理意義的認識，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學、科研工作的需要，就能使縣醫(yī)院檔案網(wǎng)絡化，達成檔案信息資源的共享，屆時醫(yī)生坐在科室就能觀看學術講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務于醫(yī)院，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設添磚加瓦。
摘要：概述權變管理理論的本質(zhì)和醫(yī)院檔案管理基本理論的內(nèi)涵，結(jié)合當前醫(yī)院檔案管理的實際，指出在醫(yī)院檔案管理中應用權變管理理論的可行性與必要性，并探討如何在醫(yī)院檔案管理中應用權變管理思想，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與時俱進的時代要求。
關鍵詞：權變管理理論 醫(yī)院檔案管理 應用
1 權變管理理論概述
權變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。它強調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境隨機應變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（f.luthans）認為權變管理理論的特征在于把環(huán)境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯(lián)系起來。權變理論以系統(tǒng)觀點為理論依據(jù)，主要從系統(tǒng)觀的角度考慮問題。其理論實質(zhì)上是一種因地制宜的管理理論[2]。
2 檔案管理基本理論概述
檔案管理基本理論的主要內(nèi)容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內(nèi)容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統(tǒng)。其中“八項內(nèi)容”實質(zhì)上是檔案管理學的內(nèi)容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內(nèi)容的開發(fā)利用”。實體管理是“手段”、“基礎”，內(nèi)容信息的開發(fā)利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現(xiàn)象，即實體管理與內(nèi)容信息的開發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。
檔案管理基本理論另一方面的內(nèi)容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。
3 醫(yī)院檔案管理運用權變管理思想的可行性與必要性
3.1 醫(yī)院檔案管理工作的特點為實現(xiàn)權變管理提供了操作平臺
醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，從不同的角度客觀地反應各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫(yī)院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富[4]。對這一信息資源進行有效和系統(tǒng)的管理，可以極大提升醫(yī)院領導決策科學化程度和醫(yī)院現(xiàn)代化管理建設水平。一般情況下，醫(yī)院設有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會計檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據(jù)檔案管理基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統(tǒng)，并且不斷和外部環(huán)境發(fā)生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統(tǒng)性就必然要跟醫(yī)院這個大系統(tǒng)的發(fā)展變化保持協(xié)調(diào)一致，也只有這樣，檔案才能發(fā)揮其輔助科學決策的功能。而審時度勢、因地制宜正是權變管理思想的本質(zhì)所在，因此，可以說醫(yī)院檔案管理的特點為實現(xiàn)權變管理提供了操作平臺。
3.2 解決當前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權變管理思想
在以業(yè)務為中心的醫(yī)院管理中，如何提高醫(yī)療技術水平和改善醫(yī)療環(huán)境是醫(yī)院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標管理評審，檔案管理工作已成為醫(yī)院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性
在醫(yī)院的發(fā)展和建設中，各級醫(yī)院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責，但涉及醫(yī)院檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展[5]。加上檔案載體復雜，業(yè)務部門無法長久保管。由于對檔案法認識和執(zhí)行不夠，未能認清檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展建設中舉足輕重的作用，一些部門單純強調(diào)工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統(tǒng)一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現(xiàn)狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。
3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下
在醫(yī)院管理中沒有涉及檔案管理的相關制度和職責，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、設備投入等考慮較少或完全沒有納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務水平同步發(fā)展，檔案管理水平滯后勢必影響醫(yī)院管理水平的提高，影響基礎設施的修繕和醫(yī)療技術的發(fā)展。
3.3 培育優(yōu)秀醫(yī)院文化需要對醫(yī)院檔案實行權變管理
醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現(xiàn)。醫(yī)院文化是由醫(yī)院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫(yī)院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫(yī)院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫(yī)院優(yōu)秀文化提供豐富的素材。
4 權變管理在醫(yī)院檔案管理中應用的新思路
4.1 權變管理在醫(yī)院檔案管理的工作模式中的應用
醫(yī)院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機構(gòu)調(diào)整，個別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應建設現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對開發(fā)利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統(tǒng)的管理，才能保證其完整性。根據(jù)權變管理系統(tǒng)觀的理念，可將醫(yī)院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫(yī)院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業(yè)人員對檔案進行系統(tǒng)的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫(yī)院檔案管理的水平。
4.2 權變管理對醫(yī)院檔案管理外部環(huán)境動態(tài)適應中的應用
檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并指出檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化，信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展[8]。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權變管理的工作思路，時刻關注不斷變化的外部政策、技術等環(huán)境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。
【摘要】 21世紀是信息與高科技結(jié)合應用發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢。本文就醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡化問題進行了探討，分析了其對醫(yī)院檔案管理工作的影響及其構(gòu)建內(nèi)容和方式。
【關鍵詞】 醫(yī)院 檔案管理 網(wǎng)絡化
醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。一般醫(yī)院為了更好地利用醫(yī)學信息資源，都會對醫(yī)院分散、龐雜的信息資源進行收集、加工處理，使其能更方便地為全院醫(yī)護人員利用，充分發(fā)揮其價值。但隨著我國社會主義事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等管理部門傳統(tǒng)的工作模式和方法已不適應新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。因此，醫(yī)院檔案信息資料管理應從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，實行計算機網(wǎng)絡化管理，才能真實體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價值，更好的為醫(yī)院的醫(yī)、護、教、研和管理服務，更好的為其他需要醫(yī)院檔案的領域服務。
醫(yī)院信息網(wǎng)絡化建設是以計算機、通信技術和數(shù)據(jù)庫為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機網(wǎng)絡，隨時獲得信息資源。
一 計算機網(wǎng)絡技術對醫(yī)院檔案工作的影響
（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。
（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡技術,廣泛采集有關站點的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。
（3）檔案服務多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享,通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡服務、公共信息網(wǎng)服務及視聽傳播服務,服務對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。
（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網(wǎng)絡環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經(jīng)驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務。其日常的業(yè)務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟時代,為了適應全新的計算機網(wǎng)絡下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。
二 醫(yī)院檔案實行網(wǎng)絡化管理的內(nèi)容
（一）文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。 為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
（二）病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展， 各種創(chuàng)傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。
（三）人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡化管理，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。
（四）醫(yī)院圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
隨著圖書館業(yè)務的拓展，業(yè)務檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。
三 檔案管理實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡化的建議和方式
1、領導重視是關鍵。
檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領導決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡化完全可以實現(xiàn)。
2、網(wǎng)絡設備先行是基礎
網(wǎng)絡化發(fā)展,硬件先行。硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)?？紤]到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應用為主,在選擇技術和產(chǎn)品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡,但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點,富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。
建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡信息。
3、人員素質(zhì)的提高是必備條件。
計算機技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計算機網(wǎng)絡技術的應用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應計算機技術、信息技術不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。
摘要: 筆者通過工作實踐闡述了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案管理是建立醫(yī)務人員規(guī)范有效的激勵和約束機制，提高醫(yī)務人員的職業(yè)道德素質(zhì)和醫(yī)療服務水平的重要手段。
關鍵詞: 醫(yī)院 醫(yī)德醫(yī)風 檔案管理
隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)療市場的競爭日益激烈，如何做好醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作，有效發(fā)揮檔案的社會功能，促進醫(yī)務人員道德素質(zhì)的提高，更好地為醫(yī)療、科研、教學服務，筆者有如下幾點體會。
一、健全醫(yī)德醫(yī)風管理制度，抓好醫(yī)德醫(yī)風檔案管理的基礎工作
我院于2002年建立了醫(yī)院第一份醫(yī)德醫(yī)風檔案，但直到2004年為迎接醫(yī)院管理年活動，醫(yī)院的醫(yī)德醫(yī)風檔案管理才有了一定起色。這個階段，筆者認為，領導重視，建立起較為規(guī)范的規(guī)章制度，是我院醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作的起點。首先，醫(yī)院成立了醫(yī)德醫(yī)風管理領導小組，制定了《醫(yī)務人員醫(yī)德考評制度》、《醫(yī)務人員醫(yī)德醫(yī)風考核辦法》、《醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案管理細則》等切實可行的規(guī)章制度。其次，確定了醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案的基本構(gòu)成。主要分成三個大部分：第一部分記錄職工的基本情況；第二部分記錄職工平時的醫(yī)德醫(yī)風考核內(nèi)容、結(jié)果和獎懲情況；第三部分是職工歷年來醫(yī)德醫(yī)風的總結(jié)和組織考核意見。再次，培訓專職檔案管理員。各科室設立了兼職檔案員，由辦公室檔案部門負責檔案員的日?？己?。個人年度醫(yī)德醫(yī)風總結(jié)在科室評議通過后，由檔案員將考核表載入其檔案。其他事跡、材料由檔案員收集，存入檔案并隨時記錄在相關表格上。以上措施，有效保證了檔案材料收集工作的順利完成。最后是醫(yī)德醫(yī)風檔案的立卷工作。我們參照了人事檔案管理辦法，每人一卷，活頁裝訂，以姓氏筆畫為序編制案卷號和案卷目錄。卷內(nèi)材料分表格、個人醫(yī)德醫(yī)風總結(jié)、獎懲原件、復印件、照片等。每類材料之間設立明顯標志，各類材料單獨編制卷內(nèi)目錄和頁碼。每年對上年度材料進行整理裝訂，經(jīng)醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風委員會審核并簽署意見，年度醫(yī)德醫(yī)風檔案即告完成。
二、提高認識，重視資源，做好醫(yī)德醫(yī)風檔案的開發(fā)利用
建立醫(yī)德醫(yī)風檔案的首要目的即是利用。因此，我們采取了多種措施，使檔案資源利用達到最大化。一是將檔案
資料量化、細化，使檔案資料易于操作，便于考評。具體做法就是將醫(yī)德醫(yī)風自查自評部分分成10個方面，每部分賦予相應的分值，總分為100分。規(guī)定了評議的及格分，即90分，并以此作為獎懲的依據(jù)。二是每季度將醫(yī)德醫(yī)風建設和考評情況通過專門簡報的形式下發(fā)各科室，通知到每個職工。這個方面我們進行了大膽嘗試，事實證明效果不錯。具體做法就是每季度各科室檔案員將醫(yī)德醫(yī)風檔案從檔案室領回，讓每個職工都能看到自己的檔案內(nèi)容。優(yōu)秀的同志會更加努力，爭取更大的進步；落后的同志以優(yōu)秀同志為榜樣，奮起直追。如2003年我們有4名同志因服務態(tài)度方面存在問題，醫(yī)德醫(yī)風考核不合格。看到自己的檔案內(nèi)容，這4名同志知道了問題所在，以后就再沒犯過同類錯誤，并以此為鑒，在下一年度的醫(yī)德醫(yī)風考核中取得了優(yōu)異成績。三是將醫(yī)德醫(yī)風檔案考核結(jié)果作為科室評優(yōu)、個人評先和職稱晉升的重要依據(jù)。規(guī)定如科室有2%的同志醫(yī)德醫(yī)風考核在90分以下，則科室不能參加評優(yōu)?？剖裔t(yī)德醫(yī)風考核達到100%則自動成為精神文明科室，并給予適當物質(zhì)獎勵。個人醫(yī)德醫(yī)風考核連續(xù)兩年達到優(yōu)秀則享有優(yōu)先晉職資格。這些規(guī)定的實施，極大調(diào)動了科室及職工的工作積極性，為樹立醫(yī)務人員的正
面形象，構(gòu)建和諧醫(yī)患關系，打造醫(yī)院品牌而做出積極的貢獻。
三、 加強培訓，提高檔案工作者的素質(zhì)
做好醫(yī)德醫(yī)風檔案的管理及利用，人才是關鍵。所以自立檔之日起我們即把人員培訓當作工作的重中之重來抓。
摒棄過去那種檔案管理員即檔案“保管員”的傳統(tǒng)思維，選派優(yōu)秀同志到此有檔案管理部門進行業(yè)務培訓，確保了一支具備較高素質(zhì)的檔案工作隊伍。建立醫(yī)德醫(yī)風檔案是一項新的工作，除了會議動員外，還要求檔案工作者必須言傳身教，幫助大家提高認識，這樣才能保證每個職工思想上重視，行動上配合，隨時提供檔案資料，確保資料的真實完備。醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案資料收集范圍廣，時效性強，要求檔案管理員必須嚴肅認真，堅持原則，隨時將有關資料收集入檔。在實行醫(yī)德醫(yī)風檔案同職工見面的過程中，檔案管理員必須隨時監(jiān)督，保證檔案資料的完全，嚴防丟失。正是有了檔案管理員的踏實工作，我院的醫(yī)德醫(yī)風檔案才取得了較好效果。
自2002年建立醫(yī)德醫(yī)風檔案以來，我院的醫(yī)德醫(yī)風建設有了長足進步，醫(yī)院的服務質(zhì)量也有了質(zhì)的提高，在歷年的行風評議中都取得了好成績。我們認為加強醫(yī)德醫(yī)風檔案管理，已成為醫(yī)院精神文明建設不可缺少的有效措施。
一般而言，我們把醫(yī)院運營管理過程中產(chǎn)生和搜集到的醫(yī)療、教學、科研以及后勤等多方面的信息總和稱之為醫(yī)院信息。醫(yī)院信息管理則是整合醫(yī)院現(xiàn)有各種資源，通過實施計劃、組織、領導、控制和激勵，實現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)外部上述信息進行搜集、加工、存儲、傳遞、檢索和利用，進而推動醫(yī)院各項業(yè)務健康發(fā)展，實現(xiàn)既定目標的復雜的綜合過程。而醫(yī)院后勤檔案管理是指：將醫(yī)院后勤工作通過建立檔案的方式進行有效管理，以實現(xiàn)提高工作效率，為醫(yī)院信息管理提供準確數(shù)據(jù)的動態(tài)過程。
1.對醫(yī)院后勤檔案管理認識的誤區(qū)及原因分析
1.1存在的誤區(qū)
當前大部分醫(yī)療機構(gòu)包括醫(yī)院在內(nèi)，對醫(yī)院后勤檔案管理認識存在的誤區(qū)歸納起來大致有以下方面。第一，醫(yī)院后勤檔案管理可有可無。第二，醫(yī)院后勤檔案管理很簡單，與其他單位的后勤檔案管理沒有區(qū)別。第三，醫(yī)院后勤檔案管理是非主流的管理業(yè)務，不需要專業(yè)人員和規(guī)范的制度，更不需要將其納入信息管理的范疇。第四，醫(yī)院的主要資金只用于購置高科技的醫(yī)療器械、招聘優(yōu)秀的醫(yī)護人員以及提高他們的待遇，不包含醫(yī)院后勤檔案管理的開支。
1.2原因分析
出現(xiàn)上述四方面的認識誤區(qū)，其原因至少有以下幾點。第一，絕大多數(shù)醫(yī)院的領導都是來自于一線著名的醫(yī)生，一般缺乏系統(tǒng)的管理知識。第二，傳統(tǒng)的人事管理制約了科學化、規(guī)范化、信息化管理方式的運用。第三，由于歷史的原因，后勤檔案管理崗位一般是用于安置年齡大、學歷低的非醫(yī)護人員，醫(yī)院沒有提升后勤檔案管理工作效率的動力。第四，鑒于信息管理的成本較高，大多數(shù)醫(yī)院沒有將其深入到后勤檔案管理的領域。
2.后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的作用
2.1是醫(yī)院信息管理的重要組成部分
后勤管理數(shù)據(jù)是醫(yī)院信息管理不可或缺的組成部分，而后勤檔案管理則直接為存儲后勤管理數(shù)據(jù)提供支持。因此，進行醫(yī)院后勤信息管理的關鍵在于醫(yī)院后勤檔案的管理。所以，醫(yī)院后勤檔案管理便直接成為醫(yī)院信息管理的重要組成部分。
2.2為信息管理提供全面精準的數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院工作效率
醫(yī)院后勤檔案記錄的是原始數(shù)據(jù)記錄的準確與否，將直接影響著醫(yī)院信息管理的水平和決策的結(jié)果。因此，只有不斷加強醫(yī)院后勤檔案管理工作，才能保證數(shù)據(jù)的真實和準確，從而提高醫(yī)院的工作效率。
2.3是醫(yī)院正常運行的重要保證
在醫(yī)院的日常運行管理中，不可避免的出現(xiàn)維修、改建現(xiàn)象；隨著社會需求的變化和醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院也需要不間斷的繼續(xù)建設?？茖W、高效的后勤檔案管理工作就能夠快速、準確地為醫(yī)院改建和維修等工作提供所需的一切日常運行數(shù)據(jù)和資料，以保證維修及改建工作合理、順利進行。
2.4是醫(yī)院全面可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)
隨著高新科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院的基礎設施也在不斷地擴建、醫(yī)療器械也在不斷地更新。因此，只有加強后勤檔案管理，才能提供準確的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院設施的擴建、新建以及醫(yī)療器械的更新、升級提供必要的參考。所以，醫(yī)院后勤檔案管理可以為醫(yī)院的全面可持續(xù)發(fā)展提供重要的依據(jù)。
2.5是醫(yī)療改革的助推器
醫(yī)療改革的一項內(nèi)容就是不斷提高醫(yī)院的信息管理水平。通過提高醫(yī)院的規(guī)范化、科學化、信息化管理水平，順利實現(xiàn)醫(yī)院的各項改革。醫(yī)療改革的分支內(nèi)容很多，不可能同時進行?？梢韵纫缀箅y，首先選取醫(yī)院后勤檔案改革工作，通過建立和健全各項規(guī)章制度、建立標準、引進專業(yè)人員、加大資金投入、將信息管理深入到醫(yī)院檔案管理領域等措施進行改革。此舉不但可以提高目前的醫(yī)院后勤檔案管理工作效率，還可以成為全面進行醫(yī)療改革的助推器。
3.重樹后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的重要性及措施
3.1轉(zhuǎn)變認識
重樹后勤檔案管理在醫(yī)院信息管理中的重要性，首先要轉(zhuǎn)變醫(yī)院內(nèi)部及外部對后勤檔案管理工作的認識。第一，加強醫(yī)院各級領導的管理業(yè)務水平，尤其是信息管理模式的業(yè)務水平。第二，提升醫(yī)院對于信息管理的認知水平，要讓它們明確只有把后勤檔案管理工作納入信息管理的范疇，才能在醫(yī)院全面實施和推進信息管理。第三，增加醫(yī)護人員的一種意識，即，沒有良好的后勤服務保障，醫(yī)療服務水平的提高難以做到。
3.2加大后勤檔案管理的資金投入
沒有資金保證的任何管理改革都很難成功。只有加大對醫(yī)院后勤檔案管理的資金投入，才能使醫(yī)院的信息管理得以順利實施。要讓醫(yī)院的領導明確知道：“一步到位”的投入比“添油加醋”的投入更切實際，更能促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。只有切實做好了醫(yī)院后勤檔案管理工作，醫(yī)院的發(fā)展才能取得長足的進步，否則，被忽視的部分往往是最后阻礙發(fā)展的最大障礙。
3.3制定和完善醫(yī)院后勤檔案管理標準
制定國家層面的醫(yī)院后勤檔案管理標準；建立健全醫(yī)院后勤管理的規(guī)章制度，將后勤檔案管理納入醫(yī)院后勤信息管理的重要內(nèi)容；以會計從業(yè)標準為參考，制定醫(yī)院后勤檔案管理工作的從業(yè)標準、準入資格；完善醫(yī)院考核體系，將醫(yī)院后勤檔案管理列入考核指標。
4.結(jié)語
綜上所述，在信息化日趨明顯的今天，實現(xiàn)科學、有效的醫(yī)院后勤檔案管理是加強醫(yī)院后勤管理的關鍵，更是提升醫(yī)院信息管理水平的關鍵。同時，醫(yī)院后勤檔案管理是一項長期性、基礎性的工作，要重視醫(yī)院后勤檔案管理人才的培養(yǎng)，充分利用信息科技手段對檔案管理的方式、內(nèi)容等方面進行創(chuàng)新，優(yōu)化整合醫(yī)院后勤檔案資源、提高使用效率，為醫(yī)院的全面發(fā)展打下堅實的基礎。
1 電算化會計檔案的內(nèi)容與特點
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：
（1）電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，更重要的是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
（2）與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化會計檔案的查閱，對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
（3）電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到損壞。
（4）電算化會計檔案易于修改，且不留痕跡。
（5）對電算化會計檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作為電算化會計檔案的管理人員，既要了解會計基本知識，又要了解計算機等相關知識。
2 醫(yī)院電算化會計檔案管理存在的問題
（1）電算化會計檔案管理內(nèi)容不夠完整?，F(xiàn)階段醫(yī)院財務工作已經(jīng)全面實現(xiàn)電算化管理，由于對會計檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案，而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時醫(yī)院不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會計檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會計檔案的利用，更無法適應電算化會計檔案的改革和發(fā)展。
（2）電算化會計檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會計檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多醫(yī)院只重視高級醫(yī)療專業(yè)人才的引進，對檔案管理工作不夠重視，會計檔案多由財務人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時忙于應付， 檔案管理意識滯后。
（3）電算化會計檔案管理制度有待完善。目前，《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》等文件，僅對會計電算化檔案做了基本的要求，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應電算化會計檔案管理新的需要。
3 加強醫(yī)院電算化會計檔案管理的對策
（1）制定嚴格的管理制度。財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定：“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。制定電算化會計檔案制度要貫穿管理和保存整個過程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會計檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。
（2）加強醫(yī)院財務檔案管理的基礎設施建設。在硬件方面，由于磁性介質(zhì)的存儲受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會計檔案不受破壞，必須要有良好的存儲環(huán)境。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。
（3）做好電算化會計檔案的管理與保存。醫(yī)院會計檔案種類多、數(shù)量大，為保證檔案的安全完整，必須由專人專職負責電算化會計檔案的管理工作，負責整個系統(tǒng)會計資料的存儲、保管和保密工作。一般電算化會計檔案都是存儲在磁盤或光盤內(nèi)，所以針對這些檔案載體的特殊物理性質(zhì)，在存儲會計檔案時必須做到雙備份。月終會計工作結(jié)束后，將本月的現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、會計憑證、收支明細賬打印出來裝訂成冊，年末將會計報表、總賬等打印出來裝訂成冊，年末再把整套的賬簿數(shù)據(jù)備份，存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查，每半年重新復制一次，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，造成會計檔案的丟失。
（4）提高財務檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財務檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設一支高素質(zhì)的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場，正確運用自己的職能和權力。其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要參加關于會計和檔案的崗位培訓外，還要加強后續(xù)教育。通過每年的組織學習不斷更新知識，使會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學，更加適應現(xiàn)代化醫(yī)院管理的需要。
隨著人事制度改革的不斷深入，市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案管理要與時俱進，不斷學習現(xiàn)代管理理論、掌握新技術的運用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應知識經(jīng)濟的時代要求；為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才，促進醫(yī)院發(fā)展提供有力保障。為此，筆者就當前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作存在的問題談幾點看法，供讀者商討。
1目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
1.1人事檔案管理的重要性認識不足，領導重視不夠。認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失、不泄密，能應付外調(diào)，查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作。檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。
1.2干部職工對人事檔案的認識不足。他們填寫履歷表、年度考核表等類似的表格時，能省則省，不按要求填寫，有的培訓、職稱材料等，一旦落入個人手中，認為由自己保管更安全，用起來更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。
1.3人事檔案存在弄虛作假。在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，"弄虛作假"現(xiàn)象屢見不鮮。如高考、職工調(diào)動、就業(yè)、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。有的為竟聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。
1.4檔案利用價值不高，人檔分離的情況愈加嚴重。由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視醫(yī)院內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。隨著社會的發(fā)展，特別是人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的"單位人"變?yōu)?社會人"，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多單位對檔案沒什么要求，這些原因都不同程度地造成了醫(yī)院人事檔案利用率的降低使人檔分離的情況愈加嚴重。
1.5檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對人事檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、"六防"設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
1.6管理人員配置不足，管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，人事檔案材料需要專人管理、單獨存放。但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事科的工作人員兼職，沒有一個專職的人員來管理，大多數(shù)檔案管理人員沒經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解、因此嚴重影響了檔案管理水平。
1.7人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費人力、物力。而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統(tǒng)化和標準化管理。
2加強改進人事檔案管理工作，適應醫(yī)院人力資源管理工作新要求
2.1加強領導，提高對檔案工作重要性的認識，建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進行。
2.2加大對硬件的設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎。（一）按照人事檔案管理規(guī)定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔案、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。（二）引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。
2.3提高檔案管理人員的管理水平。（一）加強
對管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)的培訓，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有"創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型"多素質(zhì)人才。（二）檔案管理人員要愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻的精神，加強業(yè)務學習，強化繼續(xù)教育，堅持"學用結(jié)合、按需施教、重視實效"，全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。（三）引人競爭機制通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。（四）醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，為他們系統(tǒng)的學習專業(yè)知識提供學習的機會，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
2.4人事檔案管理材料收集。（一）建立相應的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。（二）建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎，如反映業(yè)績的考核、考察材料，學歷和專業(yè)培訓材料，任免、工資待遇、專業(yè)技術晉升、出國考察學習、業(yè)務能力、技術專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果評定評價材料等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。
3建立健全科學、合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理工作中，對于不能適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學化、法律化。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度。嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記；查閱、借閱檔案有登記。利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。對檔案管理中出現(xiàn)的問題，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。
4加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我院對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求我們檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。
總之，檔案凝聚著醫(yī)院的所有創(chuàng)造、所有知識，檔案承載著醫(yī)院人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。人事檔案管理要與時俱進，不斷學習現(xiàn)代管理理論、掌握新技術的運用；不斷開拓創(chuàng)新，真正適應知識經(jīng)濟的時代要求；不斷為醫(yī)院的發(fā)展做出更大更多的貢獻。
信息飛躍式的網(wǎng)絡時代為檔案管理帶來了先進的管理手段，當然醫(yī)院的檔案管理也受到了影響。醫(yī)院的檔案管理主要包括：財務管理、行政管理、人事管理、患者病歷等紙質(zhì)的記錄，是醫(yī)院管理中重要的憑證，也是醫(yī)學工作的基礎。
一、醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化的趨勢
隨著社會的發(fā)展信息化時代是未來發(fā)展的趨勢。檔案管理信息化是通過管理方法和信息技術相結(jié)合，能更有效地建立全新的的檔案查新辦法、檔案管理。有利于第一時間將信息資源進行處置和管理，使檔案管理能發(fā)揮其最大的效益。醫(yī)院檔案管理信息化打破了原有的檔案管理，信息化的檔案管理，能更有力地促進醫(yī)生和患者之間治療信息的溝通與交流，同時也利于醫(yī)院內(nèi)部信息的流通與管理。不僅確保了醫(yī)院信息的安全性，而且減少了工作的時間和環(huán)節(jié)，提高了辦事效率，同時提高了服務質(zhì)量，更有利于醫(yī)院整體的形象。
1.1醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，是醫(yī)院管理水平提高的表現(xiàn)
隨著各類醫(yī)院的發(fā)展和擴大，信息化檔案管理也在逐步的提高。目前，我國各大醫(yī)院都在不斷的實現(xiàn)信息化管理檔案，創(chuàng)造新的醫(yī)療服務模式，從而提高效率和服務質(zhì)量。信息化管理將會改變醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式，它是加強管理、深化改革和現(xiàn)代化衛(wèi)生工作的重要前提。信息化管理可以優(yōu)化醫(yī)院的管理流程、提高醫(yī)院整體的管理水平、還能提高工作效率。改善醫(yī)療機構(gòu)的水平和服務能力，才能更好地對患者進行服務。
1.2醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，能有效的提高檔案管理人員的信息素質(zhì)和思想觀念，進而提高工作效率
隨著信息技術在醫(yī)院的各個部門和科室廣泛的應用，醫(yī)院也對各科的工作人員進行了信息技術的學習和培訓，從而提高各科工作人員對科技信息的應用能力，促進工作效率的提高。醫(yī)院檔案管理人員要具備以下幾個素質(zhì)和能力：（1）要始終保持高昂的工作態(tài)度；（2）要注重工作中的細節(jié)；（3）良好的心理素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)；（4）較強的專業(yè)知識和計算機的應用；（5）要不斷的強化和提高服務意識。
1.3醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，為上級管理部門制定政策、方針、制度提供了依據(jù)
醫(yī)院實現(xiàn)信息化管理，能將各類信息資料完整的、準確地、長期的保存，當需要的時候又能很快的找出，進行查閱、參考、和核對。保存完整的信息檔案能為上級領導機構(gòu)提供決策性的參考依據(jù)，更有利于上級領導管理制定政策、方針和制度。所以，信息化管理檔案更有利于醫(yī)院實行上級管理部門的政策和方針。
1.4醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，是社會發(fā)展和進步的客觀要求
醫(yī)院實行信息化檔案管理是今后醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)一路，更是社會發(fā)展進步的客觀要求。醫(yī)院實施信息化管理檔案將原來的手動操作的繳費、掛號、處方、病例等通過計算機平臺而實現(xiàn)了各科室間的傳遞和共享，節(jié)省了財力、物力、人力和時間，實現(xiàn)了各個部門的統(tǒng)一化管理，方便了患者和家屬的同時還給醫(yī)院帶來了工作效益和經(jīng)
濟效益，為今后的可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎。
1.5醫(yī)院檔案管理信息化，對醫(yī)院的優(yōu)勢
信息化檔案管理對不僅為檔案管理工作人員節(jié)省了人力和時間，更為醫(yī)院帶來今后發(fā)展的優(yōu)勢。其優(yōu)勢主要表現(xiàn)在即有利于保護珍貴檔案原件，改善歸檔方式，又有利于信息資源的整合和共享，檢索和使用方便快捷，改善檔案管理的傳統(tǒng)模式。
二、醫(yī)院檔案管理信息化應用的要求
2.1醫(yī)院檔案管理信息化建立應遵循如下原則
（1）安全可靠性原則；（2）規(guī)范性原則；（3）效益性原則；（4）實用性原則；（5）長期儲備原則；（6）歸檔雙軌制原則；（7）協(xié)作交互原則。
2.2不斷地完善醫(yī)院管理檔案
進一步的完善醫(yī)院管理檔案，提高醫(yī)院管理與服務的水平，能更好的為醫(yī)院發(fā)展服務；提高檔案管理工作的水平，能更好的為社會發(fā)展服務。
三、結(jié)論
醫(yī)院實行信息化管理檔案是醫(yī)院科學化規(guī)范化的必經(jīng)之路，已成為現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展進程中的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷的提高對檔案管理的認識，完善檔案管理制度，在醫(yī)院建立信息統(tǒng)一化管理的模式，多途徑的開發(fā)檔案信息，來滿足科研、教學、醫(yī)療的需要，就能使醫(yī)院的檔案管理呈現(xiàn)更見完善的信息化和網(wǎng)絡化，從而達成檔案信息的共享和利用。讓檔案信息更好地服務于醫(yī)院，促進醫(yī)院今后的發(fā)展。
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。那么，如何做好醫(yī)院的檔案管理工作呢？筆者結(jié)合自身的檔案管理的實踐經(jīng)驗淺談如下自己的觀點，認為快樂以從以下幾點著手：
1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案意識不強，檔案利用率低：檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高：在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.3對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明：到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.4檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊：目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，a對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
2提高醫(yī)院的檔案管理工作的策略
2.1加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
2.2加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性：大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.3強化檔案室的硬件建設。根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。
2.4建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)：由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式。醫(yī)院的檔案管理應統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
2.5對影像及其他數(shù)字資料嘗試運用先進的管理手段。 高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動，須保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫(yī)院計算機管理十分普遍，有的醫(yī)院甚至嘗試應用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，它的信息與載體的相對分離，如何保證原始真實性，尚有待探討。但它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進行貯存、調(diào)閱，不失一種值得嘗試的方法。因而實行數(shù)據(jù)庫的形式進行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。
2.6重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益：檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。
[摘要] 建設工程關系到百年大計，直接 影響 到子孫后代，加強基建檔案資料的 科學 管理工作至關重要，采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理因素，為子孫后代積累寶貴的 歷史 財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
[關鍵詞] 醫(yī)院 基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進行和深入，醫(yī)療業(yè)務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院 經(jīng)濟 可持續(xù) 發(fā)展 具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術狀態(tài)記錄?；n案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學 研究 等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和 社會 的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數(shù)字以 電子 表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和 計算 了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的 問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導
隨著我國 社會 主義市場 經(jīng)濟 體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次 學習 的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的 問題 。
2.2檔案知識缺乏
由于 歷史 的原因，從事檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對 醫(yī)院 基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的 科學 管理直接 影響 到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。
3.2加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務培訓
開展宣傳 教育 ，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的 規(guī)律 ，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務素質(zhì)和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平
隨著基建檔案管理向 現(xiàn)代 化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業(yè)務素質(zhì)和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握 電子 文檔管理和 網(wǎng)絡 技術、現(xiàn)代管理 理論 的技能。以業(yè)務素質(zhì)的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。醫(yī)院檔案記載著這個醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究醫(yī)院的管理業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發(fā)展方向的好幫手。做好檔案管理工作，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定醫(yī)院經(jīng)營管理成果，為醫(yī)院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。
本文立足于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，并提出加強醫(yī)院檔案管理工作的對策，以指導醫(yī)院檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
1.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
檔案管理的意識不強，工作責任感不夠。檔案管理工作的重要性被進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些醫(yī)院的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會醫(yī)院發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個醫(yī)院。不利于形成醫(yī)院管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個醫(yī)院發(fā)展進程中有邊緣化危險。
檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全，檔案利用率也不高。各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。由于檔案管理分散，造成檔案利用率不高。
檔案管理人員業(yè)務水平不高。檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。
檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
2.加強醫(yī)院檔案管理工作的對策
a.領導重視支持是做好檔案管理工作的關鍵
每一項工作，領導的關注和支持是關鍵，只有得到領導重視和支持，才能確保這項工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領導的重視和支持，檔案管理人員主要應具備以下幾個方面：
一是愛崗敬業(yè)，認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學習和鉆研業(yè)務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績，給領導和同志們留下良好的印象。
二是勤請示匯報，增強領導檔案意識。有些單位的領導對檔案工作還不夠重視、還缺乏檔案意識，與其他業(yè)務工作相比，認為檔案工作無關緊要，可有可無。由此看來，經(jīng)常向領導請示和匯報檔案工作，以引起領導的關注和支持，是檔案管理人員應努力做好的一項工作。
三是樹立大局意識，主動服務中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務工作，只有及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。
b.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提
一是加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
二是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期檔案管理工作.
三是掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。
四是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
五是加強培訓、結(jié)合實踐，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一方面是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。另一方面是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。
c.完善檔案管理體制和運行機制是做好檔案管理工作的中心
一是建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法規(guī)，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。
二是建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式。醫(yī)院的檔案管理應統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
加大投入，提高配備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是做好檔案管理工作的保障。加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。
重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。
現(xiàn)代醫(yī)療設備的迅猛發(fā)展，促進了醫(yī)學的進步和醫(yī)學技術、臨床醫(yī)學新老學科的建設，順應了社會進步和健康需求，推進了醫(yī)學科學的進步，加速了醫(yī)院現(xiàn)代化的進程，是醫(yī)院現(xiàn)代化主要標志之一。為了提高診療質(zhì)量，各醫(yī)院積極引進醫(yī)學高新技術及其設備，使之成為醫(yī)療服務的重要手段，但目前有的醫(yī)院只注重引進和使用，卻忽略了對高新技術和其設備本身技術資料的科學管理。因而適時調(diào)整、加強醫(yī)院技術檔案管理，有利于實現(xiàn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化、科學化，有利于醫(yī)療質(zhì)量和服務水平的提高，有利于醫(yī)教研的順利開展和醫(yī)學科技的推廣應用，有利于醫(yī)患雙方合法權益的維護。
1醫(yī)療技術檔案的作用
醫(yī)療技術檔案真實地記載了人們的醫(yī)療技術思想、醫(yī)療技術方法和醫(yī)療技術經(jīng)驗，是廣大醫(yī)務人員勞動的結(jié)晶，它能為科研管理機構(gòu)和醫(yī)療技術人員在進行科研管理、醫(yī)療技術決策、科學研究、技術交流、經(jīng)驗總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。
2科技檔案管理的現(xiàn)狀
2.1分解管理及其弊端
目前醫(yī)院的病案管理是由醫(yī)務科所轄的病案室管理。這種管理是建國以來的傳統(tǒng)管理辦法，目前已積累了經(jīng)驗，管理得比較好。
發(fā)表在各級雜志上的論文，不同級別的科研項目、科研成果、獲獎成果、證書編著的各種醫(yī)學著作均歸醫(yī)院科研科管理。
醫(yī)院為提高醫(yī)療水平和學術水平所訂閱的各種雜志和醫(yī)學書籍歸醫(yī)院圖書館管理。
由于醫(yī)院的制度不完善，機構(gòu)不健全，有的同志擔心各種論文或證書存放在職能科室會丟失，因而自行保管。
人事檔案的管理及人才的管理在醫(yī)院人事科。
此類分解管理產(chǎn)生的弊端為：
病案及圖書館現(xiàn)行的管理辦法是可行的，但值得提出的是人事檔案和科技檔案的分解管理卻存在很多弊端。不管是人事檔案還是科技檔案，就其性質(zhì)歸屬而言同屬個人檔案，因而對同屬一個人的檔案分別存放是沒有必要的，它對檔案的管理和使用都是不利的。
對檔案的提供利用不利。由于人事檔案和科技檔案的分別存放，所存放的位置、索引的方式都會有所不同，因此，為檔案的提供和利用帶來很大的不便。例如，組織要全面了解某個人的政歷和業(yè)務技術情況，或者晉升職務，晉升職稱，往往需要周旋奔跑于各職能科室之間，需要二次、三次或多次閱檔程序，這樣對利用者和提供者都存在著不同程度的重復勞動現(xiàn)象，更重要的是降低了檔案的利用率，同時也降低了工作效率。有時還要向擁有者本人索取材料，更顯得煩瑣、復雜，不利于組織上的考核，不能及時、迅速、有效地反映出被考核者的全貌。
對檔案的存放保管不利。人事檔案和科技檔案分別存放不符合檔案集中統(tǒng)一管理的原則，同時浪費了大量的存貯空間，從人力和物力上都是一種浪費。兩種檔案要有兩套貯存設備（檔案箱、檔案袋、檔案硬皮）；要建兩套索引;有關材料要重復制作雙份;檔案工作的重復勞動;檔案管理需要兩套人馬，造成人員的浪費。
容易造成科技檔案的丟失。由于人事檔案和科技檔案的分別存貯與管理，在調(diào)出人員的轉(zhuǎn)遞過程中，容易出現(xiàn)兩種檔案不能同時轉(zhuǎn)出的現(xiàn)象，往往使科技檔案長久滯留在原單位，易造成丟失。
2.2管理人員的現(xiàn)狀
知識結(jié)構(gòu)偏低。無論是從事病案還是科研管理的人員、圖書館的工作人員及人事管理干部，他們中的絕大多數(shù)是護士或中等專業(yè)技術人員。高等醫(yī)學院校畢業(yè)后從事科技檔案管理的人員為數(shù)甚少，他們的知識結(jié)構(gòu)偏低，知識面狹窄，文化程度、工作能力很難適應醫(yī)院科學技術飛速發(fā)展的需要。
管理隊伍不穩(wěn)定。從事科技檔案管理的工作人員，盡管是由從臨床第一線抽調(diào)來的思想素質(zhì)好、作風正派，責任心、事業(yè)心較強的同志擔任，但由于有些政策不落實，在某種程度上造成了管理隊伍不穩(wěn)定，人心思動。如來自護理隊伍的某些工作人員由于從事管理工作后沒有護齡津貼，獎金也比從事工作時少，她們的自身價值沒有得到應有的體現(xiàn)，因而要求歸隊。來自醫(yī)療第一線的高等醫(yī)院院校畢業(yè)生由于晉升職稱受到影響，也不安心工作，要求歸口。
3加強醫(yī)院科技檔案管理的對策
領導重視，增強檔案意識要加強醫(yī)院科技檔案管理，首先要解決認識問題。要深刻地認識到：加強科技檔案的管理是醫(yī)院建設的迫切需要。鄧小平同志曾指出：“科學技術是第一生產(chǎn)力”，我們要想使科學技術轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，首先重視科學技術，要尊重知識、尊重人才、尊重科技成果，各級領導必須增強檔案意識。
加強醫(yī)療技術檔案的收集與歸檔
醫(yī)療技術檔案的收集。材料的收集是醫(yī)療技術檔案工作的起點和基礎。檔案管理部門要讓醫(yī)療技術人員充分了解集中統(tǒng)一管理的意義，使醫(yī)療技術人員不因圖個人工作上的方便而將檔案材料據(jù)為已有，或因工作的不慎而使材料丟失和泄密。檔案管理部門還應根據(jù)醫(yī)療技術檔案管理工作的特殊要求，制定有關的規(guī)章制度。具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間，使醫(yī)療技術人員在醫(yī)療技術活動過程中自覺地配合做好材料的收集與歸檔工作。保證醫(yī)療技術檔案收集質(zhì)量的關鍵在于醫(yī)療技術材料的完整和準確性。
醫(yī)療技術檔案的歸檔范圍。醫(yī)療技術檔案的歸檔范圍要貫穿醫(yī)學研究、臨床醫(yī)療和醫(yī)療設備維修等醫(yī)療技術活動的全過程。
抓好醫(yī)院技術檔案的鑒定醫(yī)療技術檔案材料經(jīng)收集與整理后，應根據(jù)一定的驗收標準，對其科學性、準確性、完整性、歷史和現(xiàn)實價值、保管期限等組織認真的鑒定。鑒定委員會由醫(yī)院領導、有關部門、醫(yī)療技術人員、檔案人員組成。對已經(jīng)失去價值的技術檔案，經(jīng)領導批準后銷毀。凡是在工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、科學研究等方面具有永久利用價值的技術檔案都應當永久保存。凡是在一定時期內(nèi)具有利用價值的技術檔案，可以確定保存期。
綜上所述，醫(yī)療技術檔案管理的最終目的就是利用，我們要充分發(fā)揮醫(yī)療技術檔案的作用，要提升其使用價值就必須提高醫(yī)療技術檔案的管理水平，要積極收集利用醫(yī)療技術檔案的反饋信息，并對反饋的信息進行深入研究，要了解醫(yī)療技術檔案信息發(fā)揮作用的情況，并不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，提高它的利用率。只有這樣才能使醫(yī)療技術檔案更好地為臨床醫(yī)療服務，為教學科研服務，為領導決策服務，為醫(yī)院管理服務，使之更好地發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，加強檔案現(xiàn)代化科學化管理，以適應醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展的需要，已成為醫(yī)院管理工作中的一項重要內(nèi)容。那么，如何做好醫(yī)院的檔案管理的科學化呢？筆者結(jié)合自身的長起的檔案管理的經(jīng)驗認為可以從以下幾點著手：
1檔案科學化管理的概念與作用
檔案科學化管理是當下的一個管理概念，首先是一種意識、一種理念、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎樣把這種意識、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理人員的自然習慣。規(guī)范化管理就是建立健全檔案法制意識、強化依法治檔、深入宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家有關檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標準化管理就是指在檔案工作領域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機關會同標準化部門對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設施等制訂出科學統(tǒng)一的規(guī)劃和技術規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序和社會效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程是在計算機和通訊線路中進行的，具有方便修改、復制、查詢、儲存的特點，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實現(xiàn)文件與檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案管理人員將面對更多的以磁盤為載體的儲存檔案，廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案管理人員義不容辭的責任。不失時機地提供價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得電子檔案具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關重要。由此看來，檔案管理科學化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
2醫(yī)院的檔案管理的科學化的實施策略
2.1提高檔案管理人員素質(zhì)：檔案工作和其它任何事物一樣，有其自身的特點和規(guī)律，不靠科學化管理，只憑經(jīng)驗，是搞不好檔案工作的，對檔案管理干部，不僅要有豐富的知識和業(yè)務能力，更重要的是要熱愛檔案事業(yè)，對檔案工作有高度事業(yè)心和責任感，有良好的職業(yè)道德和較強的檔案意識，而對于領導者，在市場經(jīng)濟體制下，必須靠信息，才能在競爭中穩(wěn)操勝券，檔案是信息載體，強化檔案意識是搞好科學化管理的必要條件。幾年來，我院十分重視檔案工作，加強對檔案隊伍建設，注重選擇德才兼?zhèn)涞娜藛T管理檔案工作，并加強業(yè)務學習，采取多途徑、多種形式進行培訓，通過學習提高文化水平，增長專業(yè)知識，提高了檔案管理水平。另外，我院從1994年起成立檔案管理委員會，由一把手親自負責，列入領導議事日程，并納入醫(yī)院長期發(fā)展規(guī)劃，年初工作計劃中，為檔案科學化管理打下了良好基礎。
2.2強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化醫(yī)院領導干部檔案管理意識，提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關的同時，更應提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。
2.3建章立制，有章可循，規(guī)范操作，積極主動做好檔案收集工作。 制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和不斷補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
2.4積極做好宣傳工作，加強檔案人員的事業(yè)心、責任感。 積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
2.5提高對職工檔案材料重要性的認識。 一是加強宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向職工宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。二是加強對職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
2.6加快檔案信息化進程，提高工作效率。 如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。同時，在規(guī)定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能增強全體職工的檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎。
