發(fā)布時(shí)間：2022-12-06 17:28:02
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公自動(dòng)化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
整個(gè)系統(tǒng)采用模塊化開(kāi)發(fā)方式。采用（動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)制作技術(shù)）、Microsoft SQL Server2008數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、Visual C#，結(jié)合了B/S模式結(jié)構(gòu)、JavaScript等技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
本論文主要介紹了課題為企業(yè)OA辦公管理系統(tǒng)的背景與意義，使用的相關(guān)技術(shù)與平臺(tái)，并在企業(yè)辦公自動(dòng)化需求分析基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了該系統(tǒng)。系統(tǒng)包括人事管理、考勤管理、文檔管理、日程管理、系統(tǒng)管理、消息傳遞和新聞通知的功能。重點(diǎn)說(shuō)明了OA辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的需求分析、設(shè)計(jì)方法、核心技術(shù)和解決方案。
關(guān)鍵詞：嵌入式系統(tǒng)；ARM；Linux；WEB瀏覽器
現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，為了提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)需要構(gòu)建自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式效率較低，資源耗費(fèi)較大，為了應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)可以有效地提升企業(yè)的辦公水平，在擴(kuò)展性強(qiáng)的功能界面之下，可以增強(qiáng)企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力，提升內(nèi)部管理水平。
一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)核心技術(shù)闡述
現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要遵循以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展的技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略和原則，構(gòu)建業(yè)務(wù)安全支撐的環(huán)境，在開(kāi)放式的上下互聯(lián)的信息共享環(huán)境下，可以增強(qiáng)辦公自動(dòng)化水平。
1、多層B/S結(jié)構(gòu)
在系統(tǒng)平臺(tái)的安全性和可擴(kuò)展性方面，多層B/S架構(gòu)具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)要采用先進(jìn)的基于Java平臺(tái)的多層應(yīng)用體系架構(gòu)，在人機(jī)交互的界面之下，將部分邏輯事務(wù)運(yùn)行于系統(tǒng)前端；部分邏輯事務(wù)運(yùn)行在服務(wù)器端，在這個(gè)多層架構(gòu)之下，可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的功能，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用JSP、Serlet、EJB、XML等通用編程語(yǔ)言，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全可靠性訪問(wèn)。
2、XML及Web Service技術(shù)
可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言XML是基于結(jié)構(gòu)化信息的標(biāo)準(zhǔn)文本格式，在嚴(yán)格的語(yǔ)法要求之下，可以進(jìn)行標(biāo)記的自行定義，并進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)信息的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，具有良好的擴(kuò)展性。
3、NET技術(shù)
它是相關(guān)產(chǎn)品和技術(shù)的集合，其相關(guān)要素有操作系統(tǒng)、NET Framework、服務(wù)器軟件、程序開(kāi)發(fā)工具、編程語(yǔ)言。
二、企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)
1、系統(tǒng)的功能需求分析
1.1 企業(yè)要構(gòu)建以文檔管理和信息交流為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)的功能主要有如下需求：
（1）用戶(hù)登錄功能。在企業(yè)辦公過(guò)程中，需要對(duì)使用用戶(hù)進(jìn)行賬號(hào)管理，如：用戶(hù)注冊(cè)、登陸、退出、信息修改等，這是基礎(chǔ)。
（2）通訊錄管理功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之中，可以對(duì)日常辦公活動(dòng)的聯(lián)系人進(jìn)行管理，可以對(duì)聯(lián)系人的姓名、性別、職位、聯(lián)系方式等信息，進(jìn)行自由的添加、修改和刪除。
（3）日程安排管理功能。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，要提供辦公人員日常工作日程的安排，具有提醒功能。
（4）郵件管理功能。企業(yè)辦公人員之間要實(shí)現(xiàn)電子郵箱服務(wù)的鏈接，這樣，可以永久保留通訊記錄、日程安排記錄等資料，而且聯(lián)系方便而快捷。
（5）考勤管理功能。在系統(tǒng)中的該模塊用于對(duì)工作人員的信息添加、修改和刪除，并對(duì)職工的考勤信息進(jìn)行查看和申請(qǐng)等。
（6）文檔管理功能。在企業(yè)辦公自動(dòng)系統(tǒng)中，可以在這一模塊中實(shí)現(xiàn)公文的收發(fā)管理，可以采用電子化的手段，進(jìn)行文檔的實(shí)時(shí)收發(fā)和進(jìn)度追蹤處理，相關(guān)人員可以及時(shí)獲悉公文簽發(fā)的狀態(tài)，并進(jìn)行文檔的流轉(zhuǎn)。
1.2 系統(tǒng)安全性需求分析
系統(tǒng)要采用強(qiáng)勁的安全保護(hù)策略，不能有任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、備份系統(tǒng)方面的安全隱患，要能夠快速對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行快速備份和恢復(fù)，避免損耗過(guò)多的系統(tǒng)資源，同時(shí)，要具有良好的安全性能，主要滿(mǎn)足兩個(gè)方面的性能需求：（1）響應(yīng)能力。錄入單據(jù)的響應(yīng)時(shí)間
2、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)
2.1 用戶(hù)登錄管理模塊。該模塊主要用于對(duì)用戶(hù)的登錄驗(yàn)證、登錄狀態(tài)和權(quán)限的授予管理。
2.2 通訊錄管理模塊。該模塊中要提交用戶(hù)名，驗(yàn)證使用用戶(hù)的權(quán)限，確認(rèn)其是否有權(quán)進(jìn)行操作，然后，輸系人的信息，并對(duì)聯(lián)系人的信息進(jìn)行驗(yàn)證，最后實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的更新。
2.3 日程安排管理模塊。該模塊的設(shè)計(jì)主要是查看工作人員的日程安排，主要包括企業(yè)內(nèi)部的年會(huì)安排、部門(mén)日程安排、小組日程安排、外部合作日程安排等，還可以向數(shù)據(jù)庫(kù)中添加新的日程安排記錄、修改日程安排和刪除日程安排等。
2.4 郵件管理模塊。這個(gè)系統(tǒng)模塊之中的登錄用戶(hù)可以及時(shí)收發(fā)郵件，并查看已有的郵件，進(jìn)行內(nèi)部信息的交流，實(shí)現(xiàn)對(duì)外溝通與對(duì)接。
2.5 考勤管理模塊。該模塊的設(shè)計(jì)主要是對(duì)職工的考勤信息進(jìn)行添加、修改、刪除和查看?？梢酝ㄟ^(guò)系統(tǒng)動(dòng)態(tài)地設(shè)置考勤無(wú)效時(shí)間，確?？记诤灥健⒑炌说臏?zhǔn)確性。同時(shí)，還可以對(duì)考勤信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，諸如：部門(mén)出勤率、遲到、早退、曠工天數(shù)、工作天數(shù)等，并將這些信息導(dǎo)出到Excel表之中，進(jìn)行管理。
2.6 文檔管理模塊。在這個(gè)系統(tǒng)模塊之中，主要用于對(duì)公文文檔的瀏覽、構(gòu)建、編輯和。（1）瀏覽公文流程。首先要對(duì)收文進(jìn)行登記，記錄詳細(xì)信息，再交由上級(jí)審批，通過(guò)審批之后，經(jīng)由發(fā)文管理功能模塊，下發(fā)給各個(gè)部門(mén)。（2）創(chuàng)建公文。由相應(yīng)權(quán)限的人員擬稿，將需要發(fā)送的文件制作成辦公文檔。（3）編輯公文。通過(guò)設(shè)置按鈕，對(duì)擬稿文件進(jìn)行編輯和修改。（4）公文。這是通過(guò)系統(tǒng)公告，在系統(tǒng)首頁(yè)可以實(shí)現(xiàn)用戶(hù)查看功能。
三、結(jié)束語(yǔ)
總之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐之下，應(yīng)用先進(jìn)的硬件平臺(tái)和軟件系統(tǒng)，對(duì)辦公相關(guān)功能進(jìn)行自動(dòng)化設(shè)計(jì)，在人機(jī)互動(dòng)的界面之下，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)登錄管理、通訊錄管理、考勤管理、文檔管理、郵件管理等功能，從而提高了企業(yè)的辦公自動(dòng)化水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]李晶.中小型企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門(mén)大學(xué) 2013
個(gè)人基本信息
姓名：-國(guó)籍：中國(guó) 無(wú)照片
目前所在地：廣州民族：漢族
戶(hù)口所在地：江門(mén)身材：156 cm kg
婚姻狀況：未婚年齡：26 歲
培訓(xùn)認(rèn)證： 誠(chéng)信徽章：
求職意向及工作經(jīng)歷
人才類(lèi)型：普通求職
應(yīng)聘職位：財(cái)務(wù)類(lèi):財(cái)務(wù)類(lèi)工作
工作年限：4職稱(chēng)：無(wú)職稱(chēng)
求職類(lèi)型：全職可到職-隨時(shí)個(gè)人工作經(jīng)歷：2007.3-2008.2 龍海協(xié)祥電池有限公司 會(huì)計(jì)助理 應(yīng)收賬務(wù)處理
2005.8-2006.12 番禺嘉倫裝飾建材有限公司 生管 新品開(kāi)發(fā)、ERP系統(tǒng)的建立、使用與維護(hù)
2004.4-2005.7 中山市好伙伴燃具有限公司 會(huì)計(jì)助理 成本核算、工資管理
教育背景
畢業(yè)院校：廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院
最高學(xué)歷：大專(zhuān)畢業(yè)-2004-07-01
所學(xué)專(zhuān)業(yè)一：辦公自動(dòng)化所學(xué)專(zhuān)業(yè)二：
受教育培訓(xùn)經(jīng)歷：2004.7 廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公自動(dòng)化 《全國(guó)辦公軟件高級(jí)操作員》
語(yǔ)言能力
外語(yǔ)：英語(yǔ) 一般
國(guó)語(yǔ)水平：一般粵語(yǔ)水平：一般
工作能力及其他專(zhuān)長(zhǎng)
1、熟練使用用友軟件；
2、對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)（材料成本核算、記賬、應(yīng)收應(yīng)付賬）有比較深刻的理解與實(shí)踐；
3、懂得ERP系統(tǒng)的建立、使用與維護(hù)；
4、熟練使用OFFICE軟件并能純熟的處理辦公事務(wù)。
詳細(xì)個(gè)人自傳
自我評(píng)定：
本人有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，工作認(rèn)真，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)適應(yīng)能力，與人相處融洽。
本人的性格是刻苦耐勞，性格開(kāi)朗，注重溝通和團(tuán)體合作；在多年的工作中，熟識(shí)相關(guān)部門(mén)的運(yùn)作；本人性格開(kāi)朗、具有良好的心理素質(zhì)與人際關(guān)系，適應(yīng)能力強(qiáng)，踏實(shí)勤奮、極具上進(jìn)心，務(wù)實(shí)，善于溝通，熟練掌握計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)及辦公軟件。對(duì)財(cái)務(wù)行業(yè)懷有極大的興趣，并朝著這個(gè)方向發(fā)展，之前的工作經(jīng)驗(yàn)為我打下了很好的基礎(chǔ)，深信我能勝任貴所聘職務(wù)，我將會(huì)熱情地投入到這個(gè)我喜歡的行業(yè)里。
請(qǐng)貴司能給我一個(gè)鍛煉的機(jī)會(huì)，衷心感謝！
個(gè)人特質(zhì)：責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)心、做事謹(jǐn)慎，樂(lè)于接受新事物、熱愛(ài)生活
希望工作地區(qū)：天河
備注：會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)正在考取中（會(huì)計(jì)電算化操作證書(shū)已考?。?/p>
一、總則
辦公自動(dòng)化是以電腦為核心的復(fù)雜的“人與機(jī)”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，是一門(mén)受時(shí)代科技支持的綜合性的應(yīng)用技術(shù)學(xué)科，加強(qiáng)和加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，是促進(jìn)辦公業(yè)務(wù)迅速向前發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。加大辦公自動(dòng)化建設(shè)的力度，擴(kuò)大其應(yīng)用的覆蓋面和應(yīng)用能力，是提高辦公效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的有效措施。
加快全局辦公自動(dòng)化建設(shè)是當(dāng)前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，首先要進(jìn)行管理思想的變革，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部更要轉(zhuǎn)變觀念，力求達(dá)到管理的科學(xué)性和有效性。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將此項(xiàng)工作列入工作日程，立足于現(xiàn)代化辦公管理，從自身做起，從身邊做起，發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)功能，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，針對(duì)辦公自動(dòng)化管理人員技能、素質(zhì)欠缺的實(shí)際，配合局信息中心采取多種形式，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化管理人才的培養(yǎng)、提高，使他們掌握辦公自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，成為本部門(mén)辦公自動(dòng)化建設(shè)的技術(shù)骨干，并帶動(dòng)全部門(mén)人員掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力促進(jìn)全局辦公自動(dòng)化人才培養(yǎng)的現(xiàn)代化，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)有的效率得到高效發(fā)揮。
二、辦公自動(dòng)化范圍
㈠、日常辦公
1、能迅速處理各種文書(shū)、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲(chǔ)存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報(bào)表統(tǒng)計(jì)、賬目計(jì)算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類(lèi)、儲(chǔ)存、檢索各種信息資料的信息查詢(xún)；
4、能在網(wǎng)上下載資料、信息、傳遞文件，運(yùn)用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書(shū)、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化。
㈡、環(huán)境管理、科研
1、制作多媒體（cai）課件及數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)與利用；
2、合理使用局內(nèi)網(wǎng)作為寬帶高速的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)和利用具有辦公自動(dòng)化功能的應(yīng)用軟件，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)行政、科研、管理部門(mén)的辦公桌面；
3、充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)全局的資源共享，為全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)；
4、通過(guò)tnterent實(shí)現(xiàn)局內(nèi)網(wǎng)與各個(gè)部門(mén)、上級(jí)部門(mén)的互連，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息和科研成果資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動(dòng)化正常運(yùn)行的基本要求，它既是一個(gè)技術(shù)目標(biāo)，又是管理目標(biāo)。保密是電訊、文字儲(chǔ)存、傳輸系統(tǒng)必須保證的工作前提，作為辦公自動(dòng)化主體技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統(tǒng)自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，必須做到：
1、堅(jiān)持安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全保密工作的科學(xué)管理體系。
2、局成立計(jì)算機(jī)安全保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)秘密載體的規(guī)范管理，杜絕設(shè)備技術(shù)故障，消除環(huán)境不安全因素。
一、局信息中心（后勤服務(wù)中心）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化設(shè)備的運(yùn)行和管理；負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化設(shè)備操作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；根據(jù)工作需要提出辦公自動(dòng)化設(shè)備的配置方案。
二、各處室的自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)放置在通風(fēng)干燥處，并采取必要的防護(hù)措施。
三、微機(jī)中安裝的軟件由局信息中心（后勤服務(wù)中心）統(tǒng)一配置，不得隨意卸載。不得隨意在微機(jī)中安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件，不能隨意使用外來(lái)軟盤(pán)，以免感染病毒。
四、配置給個(gè)人的微機(jī)僅供本人工作使用，不得轉(zhuǎn)借他人。工作人員應(yīng)熟練掌握操作規(guī)程，合理使用辦公自動(dòng)化設(shè)備，確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
五、配置給處室的打印機(jī)、碎紙機(jī)、復(fù)印打印一體機(jī)、數(shù)碼照像機(jī)、攝像機(jī)、錄音設(shè)備等供處室工作或機(jī)關(guān)大型活動(dòng)（會(huì)議）使用，不得用作他用。如確需外借，需處室負(fù)責(zé)人同意。數(shù)碼照片一般不作沖洗，儲(chǔ)存電腦備用，確需沖洗的由分管副局長(zhǎng)審批。
六、辦公自動(dòng)化設(shè)備在使用過(guò)程中遇到故障，要及時(shí)與局信息中心（后勤服務(wù)中心）聯(lián)系，不得在故障未排除前繼續(xù)操作，更不得自行拆卸，以免造成資料丟失或設(shè)備損壞。經(jīng)局信息中心（后勤服務(wù)中心）檢查需要修理的，由局信息中心（后勤服務(wù)中心）負(fù)責(zé)組織專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員修理。
七、各處室工作人員要樹(shù)立高度的保密意識(shí)，履行保密職責(zé)。微機(jī)設(shè)備上應(yīng)設(shè)置個(gè)人密碼口令，要定期不定期更換口令。
八、離休干部信息庫(kù)、機(jī)要室、檔案室、文印室等微機(jī)嚴(yán)禁聯(lián)接互聯(lián)網(wǎng)，其他微機(jī)未經(jīng)同意也不得聯(lián)接互聯(lián)網(wǎng)。
九、嚴(yán)禁在微機(jī)上玩電子游戲、網(wǎng)絡(luò)游戲、上網(wǎng)聊天和進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作。
十、各處室要指定專(zhuān)人對(duì)處室的自動(dòng)化設(shè)備進(jìn)行管理。各處室的處長(zhǎng)、主任作為第一責(zé)任人，對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用、維護(hù)和管理負(fù)總責(zé)。
關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 公文處理 影響
中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著辦公自動(dòng)化的普及和發(fā)展，強(qiáng)化公文自動(dòng)化處理能力，重視公文處理工作是優(yōu)化企業(yè)管理，提高企業(yè)工作效率的重要途徑，筆者對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行了闡述。
一、辦公自動(dòng)化對(duì)公文處理產(chǎn)生的影響
（一）改變了公文傳遞模式，提高了公文的時(shí)效性。
一般而言，傳統(tǒng)的公文往往是以紙質(zhì)形式存在的，這樣在流轉(zhuǎn)的過(guò)程中只能通過(guò)串行的順序流轉(zhuǎn)，再加上文件傳遞受空間地理位置的影響，無(wú)法保證公文及時(shí)、快捷地傳輸。然而，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用就很好地解決了這一問(wèn)題，立足于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，以電子公文的形式作為介質(zhì)，憑借個(gè)人桌面、短信等方式作為傳遞通知形式，以便達(dá)到快速、及時(shí)的傳遞效果。這樣無(wú)論辦公人員在何時(shí)何地，只需通過(guò)登陸系統(tǒng)就可以進(jìn)行公文處理，從而就突破了時(shí)間和空間的限制，極大程度地提高了公文的時(shí)效性。
（二）明確了公文管理職責(zé)，規(guī)范了公文管理程序。
由于在傳統(tǒng)的公文處理活動(dòng)中，存在較強(qiáng)的主觀隨意性，甚至在公文流轉(zhuǎn)的過(guò)程中出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，倘若文件在傳輸過(guò)程中，出現(xiàn)文件丟失，交換者之間就會(huì)相互推卸責(zé)任，這樣不僅無(wú)法保證公文流動(dòng)的及時(shí)性，而且降低了文件的質(zhì)量。然而，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)于文件的一系列過(guò)程都需要登陸系統(tǒng)完成，這樣就促使了公文處理流程的格式化和規(guī)范化。與此同時(shí)，對(duì)于公文的發(fā)送和簽收都需要辦理者通過(guò)用戶(hù)名和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)和記錄。除此以外，公文辦理對(duì)象提出的相關(guān)意見(jiàn)，系統(tǒng)都會(huì)及時(shí)發(fā)送信息告知其他辦理者，對(duì)后續(xù)辦理者進(jìn)行預(yù)先處理發(fā)揮了重要作用。總之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，明確公文管理職責(zé)，規(guī)范了公文管理程序。
（三）提高了公文處理效率。
眾所周知，公文在一定程度上體現(xiàn)出了國(guó)家機(jī)關(guān)的形象，呈現(xiàn)出權(quán)威性。借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)文，從整體上就可以把握好政策關(guān)、文件關(guān)以及規(guī)范關(guān)。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有領(lǐng)導(dǎo)批閱、催辦、查詢(xún)、歸檔等功能，能夠?qū)⒆钚碌墓男畔⒓皶r(shí)提供給辦公人員，有效地提高了公文規(guī)范處理水平。除此以外，辦公自動(dòng)化極大程度上降低了辦公成本，提高了辦公效率，對(duì)強(qiáng)化辦公系統(tǒng)政務(wù)建設(shè)發(fā)揮了重要作用。
（四）實(shí)現(xiàn)了檔案的歷史原始性。
由于公文的用戶(hù)屬于國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員，一些國(guó)家從而保證發(fā)文原件歷史原始性是很重要的。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，對(duì)于文件的任何一個(gè)版本都有詳細(xì)記錄，也就是說(shuō)，公文管理員以及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿所進(jìn)行的一系列修改都會(huì)保存在系統(tǒng)中，這樣就可以便于查閱改動(dòng)者的姓名以及時(shí)間，從而就為恢復(fù)文檔原始版本奠定了重要保障，達(dá)到了檔案的歷史原始性。
二、提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文處理質(zhì)效的對(duì)策
綜上所述，辦公自動(dòng)化對(duì)公文處理產(chǎn)生的重要影響，不僅提高了公文處理質(zhì)量，而且提高了工作效率。在今后工作中，如何更好地提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文處理質(zhì)效，可以從以下幾方面入手：
（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，為在辦公自動(dòng)化條件下進(jìn)行公文處理奠定有力的思想保障。
隨著辦公自動(dòng)化的普及和發(fā)展，辦公自動(dòng)化對(duì)公文的處理能力在某種意義上體現(xiàn)出了一個(gè)單位整體工作水平和能力。從而就需要領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文處理的重要性，同時(shí)要配置相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的指導(dǎo)，以便保證單位在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下公文處理工作的正常進(jìn)行。
（二）建立相關(guān)制度，規(guī)范公文處理程序，為在辦公自動(dòng)化條件下進(jìn)行公文處理奠定制度保障。
從而就要求單位對(duì)電子公文處理過(guò)程中的一系列具體任務(wù)都要制定出相關(guān)的規(guī)定，以及不同環(huán)節(jié)之間如何有效銜接都需做出明確規(guī)定，以便規(guī)范電子公文處理程序。此外，逐步建立起電子公文處理工作的目標(biāo)責(zé)任制也是很有必要的，可以將公文的質(zhì)量作為衡量工作實(shí)效的一項(xiàng)重要參考指標(biāo)，從而能夠切實(shí)提高電子公文人員工作的責(zé)任感。
（三）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，為做好公文處理工作奠定組織保障。
一般而言，辦公自動(dòng)化對(duì)公文處理人員也提出了較高的要求，他們的整體素質(zhì)會(huì)直接影響到公文處理的質(zhì)量。因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)條件下，強(qiáng)化對(duì)工作人員的培訓(xùn)顯得尤為重要，既要重要專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，又要重視思想教育工作，努力培養(yǎng)出一批綜合素質(zhì)較高的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。
（四）全面加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高公文處理工作的整體水平。
從系統(tǒng)化和集成化要求方面來(lái)分析，辦公自動(dòng)化條件下對(duì)公文的處理屬于一個(gè)龐大的系統(tǒng)，從而就要求組成這個(gè)系統(tǒng)各方面都要達(dá)到一定要求，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以便發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高公文處理的綜合能力。倘若系統(tǒng)某個(gè)部門(mén)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響整體系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。從而要求企業(yè)及時(shí)更新設(shè)備，以便實(shí)現(xiàn)在辦公自動(dòng)化條件下公文高效、快捷地運(yùn)轉(zhuǎn)。
總而言之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)作，極大程度上提高了公文處理的質(zhì)量和效率，對(duì)提高企業(yè)辦公效率也發(fā)揮重要作用。從而就要求采取切實(shí)可行的措施，以便促進(jìn)辦公自動(dòng)化水平再上新臺(tái)階。
（作者單位： 中鐵十二局集團(tuán)有限公司三公司）
參考文獻(xiàn)：
[1]張會(huì)華，文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化[J]，科技資訊，2019（9）；
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行，信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理，提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷(xiāo)商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語(yǔ)和定義
電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過(guò)程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書(shū)如：（決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要、公函等）。文秘部落
4 職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門(mén)，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開(kāi)發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶(hù)變更信息的及時(shí)提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén)，對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶(hù)代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶(hù)設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
5.1.3 對(duì)機(jī)密級(jí)以上（含機(jī)密級(jí)）的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡(jiǎn)要說(shuō)明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4 使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見(jiàn)。
5.1.5國(guó)家秘密級(jí)以上（含秘密級(jí)）和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門(mén)在收到電子公文后，有必要復(fù)制成一份（經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份）紙質(zhì)公文，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專(zhuān)用章（電子公文復(fù)制專(zhuān)用章圖樣附后）注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲(chǔ)，必須采用專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備，由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理，確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬（軟）磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等]應(yīng)按下列要求管理：
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修，由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷(xiāo)毀，等同紙質(zhì)公文的銷(xiāo)毀，須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷(xiāo)，確保不漏銷(xiāo)、不丟失。
5.1.9用戶(hù)認(rèn)證管理。
5.1.9.1用戶(hù)密碼方式：用戶(hù)首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼，日常要求每隔1個(gè)月修改用戶(hù)密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶(hù)管理。
5.1.10.1用戶(hù)重新審核：將現(xiàn)有的OA用戶(hù)按部門(mén)列表由用戶(hù)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
5.1.10.2新用戶(hù)申請(qǐng)程序：新增用戶(hù)由本人填寫(xiě)新增(變更)用戶(hù)表（附后），本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到人力資源開(kāi)發(fā)室蓋章確認(rèn)，由電算室創(chuàng)建用戶(hù)。
5.1.10.3用戶(hù)權(quán)限變更：當(dāng)對(duì)用戶(hù)權(quán)限有特殊需要時(shí)，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用戶(hù)權(quán)限變更表（附后）。
5.1.10.4用戶(hù)變更：人員流動(dòng)時(shí)，由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶(hù)新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對(duì)這些用戶(hù)變更所屬部門(mén)。
5.1.10.5用戶(hù)注銷(xiāo)：人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時(shí)，由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶(hù)注銷(xiāo)表（附后）提供給電算室，由電算室注銷(xiāo)用戶(hù)。
5.1.11用戶(hù)組管理。
5.1.11.1用戶(hù)群組重新審核：將群組名稱(chēng)及群組成員列出后，由各主管部門(mén)重新審核。
5.1.11.2新用戶(hù)組申請(qǐng)程序：由使用部門(mén)填寫(xiě)用戶(hù)新增（變更）表（附后），與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶(hù)組的日常管理：用戶(hù)組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。
5.1.11.4用戶(hù)組信息的：為方便查詢(xún)各用戶(hù)組包含的成員，電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中用戶(hù)組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專(zhuān)人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打開(kāi)OA辦公系統(tǒng)，下班時(shí)觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門(mén)專(zhuān)人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng)：要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于100M。
5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個(gè)月時(shí)間，超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制：由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。
5.1.14.5信息、信息收集：由指定部門(mén)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)。
5.1.14.6對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門(mén)要自已備份
5.2經(jīng)銷(xiāo)商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷(xiāo)商一個(gè)用戶(hù)名，由專(zhuān)人管理與使用，用戶(hù)名和密碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動(dòng)，其他人不能登錄。
5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶(hù)設(shè)置。
5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶(hù)名和密碼，并保守秘密。
5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將IE瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。
5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶(hù)群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷(xiāo)商綜合考評(píng)。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來(lái)公文進(jìn)行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來(lái)從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進(jìn)行。例如：質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問(wèn)題匯報(bào)、用戶(hù)信息、索賠申請(qǐng)、市場(chǎng)信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢(xún)、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄，供服務(wù)站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫(xiě)，以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車(chē)型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于各類(lèi)公共信息和通知等，各服務(wù)站均可。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤(pán)上機(jī)使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購(gòu)回的磁盤(pán)，必須由有關(guān)服務(wù)站站長(zhǎng)同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后，方可上機(jī)使用。
5.3.6.2外單位人員來(lái)服務(wù)站上機(jī)時(shí)，所帶磁盤(pán)必須由服務(wù)站站長(zhǎng)同意，經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無(wú)病毒后，方可上機(jī)使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí)，操作者不得擅自處理，須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后，責(zé)成專(zhuān)人處理。
6相關(guān)文件
（無(wú)）
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶(hù)表
保存期限
五年
7.2用戶(hù)權(quán)限變更表
保存期限
五年
7.3用戶(hù)注銷(xiāo)表
【關(guān)鍵詞】 高校;辦公自動(dòng)化;現(xiàn)狀;問(wèn)題;必要性
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)中應(yīng)用的普及,利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)治理勢(shì)在必行。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是20世紀(jì)80年代初期隨著微型計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而興起的一門(mén)信息處理系統(tǒng)分支。目前,辦公自動(dòng)化的概念和意識(shí)已廣泛地被各類(lèi)辦公人員所接受,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已深入到現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)角落,它的出現(xiàn)正改變著傳統(tǒng)的事務(wù)性辦公業(yè)務(wù),改變著人們的觀念。隨著技術(shù)的進(jìn)步,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能和內(nèi)涵也在不斷地發(fā)展和完善,為未來(lái)信息化的社會(huì)提供一個(gè)高效迅速甚至智能化的辦公環(huán)境。
一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA的定義與作用
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA是OFFICE AUTO-MATION的縮寫(xiě),本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。狹義的辦公自動(dòng)化限于文字編輯和處理、文檔管理和檢索等事務(wù);廣義辦公自動(dòng)化是建立在管理信息系統(tǒng)(Management In-formation system簡(jiǎn)稱(chēng)為MIS)基礎(chǔ)上,其辦公業(yè)務(wù)包括有決策支持系統(tǒng)(Decision Sup-port system)功能。OA軟件可解決規(guī)范單位的日常管理、增加單位的可控性、提高單位企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問(wèn)題,范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門(mén)的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f(shuō),OA軟件跨越了單位具體的業(yè)務(wù)范疇,更集中關(guān)注于單位企業(yè)日常辦公的效率和可控性,是單位企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。
二、我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀
進(jìn)入20世紀(jì)90年代中期以后,由于國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的逐漸激烈,以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化,這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長(zhǎng),辦公自動(dòng)化開(kāi)始進(jìn)入一個(gè)快速發(fā)展的階段。國(guó)內(nèi)專(zhuān)門(mén)從事軟件開(kāi)發(fā)的公司也逐漸成長(zhǎng)起來(lái),并專(zhuān)門(mén)為政府和企業(yè)訂做辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。由于這些系統(tǒng)是根據(jù)用戶(hù)的具體需求開(kāi)發(fā)的,需要功能比較完善,并能較好地滿(mǎn)足用戶(hù)的實(shí)際需要。但這是一個(gè)巨大而低效的OA市場(chǎng),具體表現(xiàn)在投資大、效果不明顯;水平低、重復(fù)建設(shè)多;硬件投入多、軟件投入少;模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等。因?yàn)殚_(kāi)發(fā)商水平參差不齊,開(kāi)發(fā)隊(duì)伍組隊(duì)模式不合理、缺乏開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)、用戶(hù)缺乏對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的認(rèn)識(shí)等;部分軟件產(chǎn)品質(zhì)量不高,不顧中國(guó)企業(yè)的運(yùn)作特點(diǎn)照搬國(guó)外技術(shù),使得實(shí)施困難;對(duì)OA的理解起點(diǎn)不高,導(dǎo)致OA系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成度差;用戶(hù)使用水平低,又不愿花太多的精力投入培訓(xùn);售后服務(wù)不到位;定做開(kāi)發(fā)又會(huì)因用戶(hù)需求變化要對(duì)軟件進(jìn)行不斷的修改維護(hù)。到最后,整個(gè)軟件的性能和可使用性都大大降低,沒(méi)有耐性的企業(yè)索性廢棄掉從而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
從技術(shù)來(lái)看,普遍存在如下缺點(diǎn):為用戶(hù)考慮的少,軟件的柔性構(gòu)造功能差。當(dāng)前很多OA軟件過(guò)分強(qiáng)調(diào)了軟件之間功能的橫向?qū)Ρ?為用戶(hù)考慮的實(shí)際功能比較少,結(jié)果導(dǎo)致軟件大而全,真正為用戶(hù)接受的功能模塊很少。另一方面軟件的模塊復(fù)用性很差,直接影響了軟件的柔性構(gòu)造功能,當(dāng)用戶(hù)的需求改變時(shí),哪怕是輕微的改變,都需要開(kāi)發(fā)商來(lái)解決,從而影響了用戶(hù)的使用效率,對(duì)開(kāi)發(fā)商也是一個(gè)極大的負(fù)擔(dān)。
對(duì)于高校而言,校際之間的競(jìng)爭(zhēng)就意味著內(nèi)部治理體制和工作效率之間的競(jìng)爭(zhēng)。隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大,假如人員之間、各部門(mén)之間的信息傳遞仍然停留在原來(lái)的有紙化傳送的基礎(chǔ)上,這種就勢(shì)必導(dǎo)致低效落后,影響各部門(mén)間的信息流通效率,有必要建立安全、高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究,把握其發(fā)展方向和趨勢(shì),構(gòu)建高效的辦公環(huán)境。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和理論研究的不斷深入,各種新的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案的出現(xiàn)必將對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)施與推廣起巨大的推動(dòng)作用,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必將獲得更廣泛的應(yīng)用前景。
三、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)存在的問(wèn)題
1.辦公人員意識(shí)問(wèn)題。表現(xiàn)在對(duì)使用辦公自動(dòng)化的必要性認(rèn)識(shí)不同,對(duì)傳統(tǒng)的辦公辦公方式仍然有較強(qiáng)的依賴(lài)性,一部分領(lǐng)導(dǎo)還對(duì)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化的前景心存疑慮。許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公自動(dòng)化理解不深,認(rèn)為所謂的辦公自動(dòng)化就是在辦公過(guò)程中使用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備,目的只是要提高工作效率。實(shí)際上,使用辦公自動(dòng)化提高管理層的決策效能更加重要。各高校應(yīng)該加大媒體的宣傳力度,為校領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)設(shè)網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化使用課程,提高其對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)。沒(méi)有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的積極支持和推動(dòng),辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中的任何環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)巨大阻力。校領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)的起步與完成都具有決定性的作用。
2.資金投入問(wèn)題。辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)資金投入較多的系統(tǒng)工程,從開(kāi)發(fā)到成型再到完善都需要經(jīng)過(guò)一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中,網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件購(gòu)置需要資金,網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、軟件的開(kāi)發(fā)以及系統(tǒng)的推廣等都需要資金。許多高校礙于自身財(cái)政狀況,對(duì)于辦公自動(dòng)化建設(shè)的資金投入大大縮水,嚴(yán)重影響辦公自動(dòng)化建設(shè)質(zhì)量。各個(gè)高校應(yīng)著眼于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,盡量保證辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程各個(gè)階段的資金需求。有些學(xué)校還設(shè)立了專(zhuān)項(xiàng)資金,有效地保證了學(xué)校信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
3.系統(tǒng)安全問(wèn)題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)需要建立校園局域網(wǎng),各個(gè)部門(mén)的電腦都需要入網(wǎng)。對(duì)于高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),其傳輸、處理、存儲(chǔ)的大部分信息都具有極高的保密性,有些還是國(guó)家有關(guān)部門(mén)下發(fā)的高度機(jī)密文件。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與Internet直接相連,一旦學(xué)校自動(dòng)化系統(tǒng)遭到病毒或黑客攻擊,必然會(huì)造成比較嚴(yán)重的后果,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性是不容忽視的。調(diào)查顯示,少數(shù)高校的校園網(wǎng)建立較早,己經(jīng)滿(mǎn)足不了學(xué)校發(fā)展的需要,安全性也缺乏保障,還需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)升級(jí)和改造。各高校可根據(jù)自身校園網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際情況采取措施保證其安全性,如統(tǒng)一要求各部門(mén)電腦安裝防病毒軟件、對(duì)重要信息的傳輸采用加密技術(shù)、建立學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以便在物理上與外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隔絕等。
4.公章的有效性問(wèn)題。公章的有效性對(duì)紙質(zhì)公文而言,印章是公文生效的標(biāo)志,在實(shí)現(xiàn)辦公室工作自動(dòng)化后,印章的權(quán)威性及電子印章和紙質(zhì)印章的協(xié)調(diào)性問(wèn)題成為急需解決的重要問(wèn)題。由于電子印章通過(guò)技術(shù)設(shè)備手段而形成,也就易通過(guò)技術(shù)設(shè)備手段而竊取,使電子印章的安全性要差得多。如果使用電子印章就要增加投資,就涉及到相關(guān)設(shè)備如打印機(jī)的改造,有可能由于資金原因而使許多單位無(wú)法或推遲實(shí)行辦公自動(dòng)化。
四、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的必要性
1.多校區(qū)辦學(xué)模式的需要。隨著上個(gè)世紀(jì)卯年代以來(lái)全國(guó)高校合并風(fēng)潮的出現(xiàn),以及為解決高等教育擴(kuò)大招生的要求、尋求新的辦學(xué)空間而風(fēng)生水起的異地辦學(xué),使全國(guó)大多數(shù)高校都出現(xiàn)了多校區(qū)并存、遠(yuǎn)距離教學(xué)的新的辦學(xué)模式。在高校多校區(qū)辦學(xué)情況下,為節(jié)約管理成本,提高工作效率,就迫使高校辦公室改變傳統(tǒng)的以手工為主的工作方式轉(zhuǎn)而采用高效率、高質(zhì)量的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。高校辦公室的任務(wù)是及時(shí)、準(zhǔn)確地向校領(lǐng)導(dǎo)提供信息,進(jìn)行決策參考。行政決策的信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性,是決策正確與否的關(guān)鍵。校園網(wǎng)與DnE團(tuán)肛刃相連,可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行異地辦公,及時(shí)、準(zhǔn)確地將各校區(qū)的信息、甚至國(guó)內(nèi)外信息反映到領(lǐng)導(dǎo)處,既節(jié)約時(shí)間,又節(jié)約了管理成本。
2.與兄弟院校、國(guó)際社會(huì)聯(lián)系日益密切的需要。隨著信息社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展,各兄弟院校之間,國(guó)內(nèi)高校與港、澳、臺(tái)、國(guó)外其它學(xué)校之間的交流日益增多。隨著社會(huì)參與辦學(xué)的力度越來(lái)越大,學(xué)校教育與社會(huì)需求之間的相互適應(yīng)和相互調(diào)整,都使高校工作效率,對(duì)社會(huì)和其它高校的信息能做到及時(shí)接收和有效反饋。這無(wú)疑也需要高校辦公室工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。
3.提高辦公室工作效率。辦公室工作內(nèi)容繁雜,包括公文收發(fā)、起草、歸檔、查詢(xún),會(huì)議安排,領(lǐng)導(dǎo)日程的安排,,信息收集上報(bào),對(duì)外交流,接待等。辦公室作為學(xué)校的綜合管理部門(mén),負(fù)責(zé)與各院系、兄弟院校進(jìn)行聯(lián)系、溝通,信息量大,事務(wù)繁雜,其工作質(zhì)量和速度受辦公室工作人員素質(zhì)的限制。實(shí)行高校辦公室工作自動(dòng)化,可以將大部分事務(wù)性工作采用信息化方式,進(jìn)行程序化管理,提高工作效率。
4.辦公自動(dòng)化自身優(yōu)越性的需要。高校辦公室實(shí)行辦公自動(dòng)化有利于事務(wù)處理信息化、咨詢(xún)決策的智能化和指揮調(diào)度的現(xiàn)代化。事務(wù)處理信息化是辦公自動(dòng)化的初級(jí)階段,也是一個(gè)重要環(huán)節(jié),主要是指發(fā)揮計(jì)算機(jī)書(shū)寫(xiě)快速、整潔、易于修改,存儲(chǔ)量大的特點(diǎn),利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成上傳下達(dá)的文件的傳送、管理、歸檔和保存,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)收集各類(lèi)信息,擴(kuò)大交流,實(shí)行異地辦公;利用計(jì)算機(jī)對(duì)收集到的信息進(jìn)行歸類(lèi)、分析,提高決策的效率和質(zhì)量;利用辦公自動(dòng)化,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督,及時(shí)反饋信息,使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握最新的情況,實(shí)現(xiàn)指揮調(diào)度的現(xiàn)代化。
五、結(jié)語(yǔ)
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用對(duì)提高高校行政管理工作的效率和質(zhì)量有著十分重要的影響。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用,必須在充分細(xì)致調(diào)研的基礎(chǔ)上,進(jìn)行填密的分析,要根據(jù)自身的需要,不斷完善系統(tǒng)功能,以保證系統(tǒng)的順利實(shí)施和發(fā)揮應(yīng)有的作用。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)還要實(shí)事求是,充分開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)有資源,根據(jù)實(shí)際情況循序漸進(jìn)。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高高校辦公效率,也是適應(yīng)未來(lái)辦公發(fā)展的必然趨勢(shì),應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到普及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性和必要性,盡早推廣實(shí)施,使高校行政管理邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)必然會(huì)對(duì)學(xué)校的信息化和管理現(xiàn)代化起到巨大的推動(dòng)作用。如何充分利用高校校園網(wǎng)資源,改進(jìn)高校的辦學(xué)條件、加快學(xué)校信息化建設(shè),是所有高校今后長(zhǎng)期面臨的一個(gè)問(wèn)題。總的來(lái)說(shuō),高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程,不可能一蹴而就。一個(gè)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)必須在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,進(jìn)行縝密的分析,根據(jù)實(shí)際需求,不斷完善系統(tǒng)功能,以保證系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
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【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 人力資源 辦公效率 辦公成本 經(jīng)濟(jì)收益 發(fā)展 現(xiàn)狀
辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為目前機(jī)構(gòu)和組織辦公的主要手段，在機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)目標(biāo)。
一、辦公自動(dòng)化的概念
辦公自動(dòng)化（OA）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“OA”）就其起源、產(chǎn)生的背景來(lái)講，伴隨電子產(chǎn)品和設(shè)備的發(fā)展和在辦公實(shí)踐中的應(yīng)用，使辦公室的工作能夠自動(dòng)化進(jìn)行，最開(kāi)始時(shí)候主要是以解決政府機(jī)關(guān)和大公司單位的檔案、文件，通過(guò)辦公自動(dòng)化應(yīng)用更加輕松和短時(shí)間的進(jìn)行大量文件、檔案的處理。辦公自動(dòng)化OA作為―個(gè)術(shù)語(yǔ)是由DS哈特于1936年首先提出來(lái)的[1]。我國(guó)的辦公自動(dòng)化發(fā)展和應(yīng)用于1985年首次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出的。辦公自動(dòng)化的開(kāi)展和應(yīng)用實(shí)際意義上為通訊設(shè)備（電話、傳真機(jī)），計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及電子設(shè)備應(yīng)用在辦公室的各種工作和各種活動(dòng)，幫助整理、統(tǒng)計(jì)和提高工作效率、質(zhì)量等[2]。最主要的目的是為提高工作效率、工作質(zhì)量；減輕工作負(fù)擔(dān)，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。
二、OA的發(fā)展
辦公自動(dòng)化最早是起源的國(guó)外，伴隨我國(guó)的辦公水平和科學(xué)技術(shù)的提高，20世紀(jì)70-80年代我國(guó)才逐漸提出辦公自動(dòng)化概念和開(kāi)始實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，辦公自動(dòng)化主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)進(jìn)行相關(guān)信息的管理、傳送、儲(chǔ)存等，重點(diǎn)是進(jìn)行文件管理和編輯。但伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步， 90年代后期互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應(yīng)用于機(jī)構(gòu)的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關(guān)資料和進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)不必要的文件和資料不必進(jìn)行打印，減少儲(chǔ)存空間的同時(shí)減少辦公耗材的浪費(fèi)。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的監(jiān)督和管理還能夠有效的提高監(jiān)管力度和效果，減少信息傳遞過(guò)程的時(shí)間和過(guò)程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負(fù)擔(dān)[3]。
伴隨近些年人們對(duì)環(huán)保的重視和關(guān)注，如今辦公室內(nèi)提倡低碳無(wú)紙化辦公，主要是減少辦公室內(nèi)文件的打印、降低紙張的浪費(fèi)，節(jié)約辦公用紙等，能夠不進(jìn)行打印的文件盡量應(yīng)用單子版通知和進(jìn)行相關(guān)信息的轉(zhuǎn)達(dá)。上報(bào)相關(guān)信息盡量以電子版的形式進(jìn)行傳送，降低辦公紙張的使用。
三、OA存在問(wèn)題
各個(gè)機(jī)構(gòu)辦公人員的文化水平不一，導(dǎo)致在進(jìn)行辦公自動(dòng)化的實(shí)施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統(tǒng)辦公的時(shí)間較長(zhǎng)，因此對(duì)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公缺少認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，對(duì)應(yīng)用辦公自動(dòng)化存在抵抗情緒和消極態(tài)度，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中存在一定的障礙。僅能夠進(jìn)行計(jì)算機(jī)的單機(jī)操作、還繼續(xù)傳統(tǒng)的辦公方式，不能進(jìn)行電子版文件和相關(guān)信息的上報(bào)操作。
四、OA發(fā)展趨勢(shì)
伴隨互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)得到普及，同時(shí)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公也逐漸成為趨勢(shì)化發(fā)展。面對(duì)越來(lái)越多的電視會(huì)議、電話會(huì)議、視頻會(huì)議的開(kāi)展，辦公自動(dòng)化互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為工作中必不可少的。以后辦公自動(dòng)化發(fā)展的趨勢(shì)應(yīng)逐漸趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展逐漸替代傳統(tǒng)的辦公模式。同時(shí)伴隨越來(lái)越多互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)安全逐漸得到管理者們的關(guān)注，對(duì)于上傳和下載信息的安全問(wèn)題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機(jī)構(gòu)內(nèi)秘密文件和信息的處理和保管。安全系統(tǒng)的建立主要為：
（一）相關(guān)信息的保密和安全性，在實(shí)際工作中應(yīng)保證相關(guān)文件的上傳和下載過(guò)程中安全可靠，具備相關(guān)的可查詢(xún)的記錄，在出現(xiàn)相關(guān)信息的安全問(wèn)題時(shí)可進(jìn)行記錄的查詢(xún)，保證操作人員不能夠進(jìn)行行為的抵賴(lài)。確保在辦公過(guò)程中的保密性，無(wú)授權(quán)不能隨意進(jìn)行相關(guān)資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。
（二）安全系統(tǒng)的完善和建立，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中應(yīng)注意本系統(tǒng)和部門(mén)計(jì)算機(jī)，安全系統(tǒng)的完善和修復(fù)，應(yīng)定期對(duì)本機(jī)構(gòu)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)安全進(jìn)行維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進(jìn)行攻擊導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，重要信息和文件丟失導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失。我國(guó)目前主要的互聯(lián)網(wǎng)安全措施主要是依據(jù)計(jì)算機(jī)情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關(guān)的信息和文件。同時(shí)對(duì)在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進(jìn)行收發(fā)和使用，更高層的監(jiān)管為公安部門(mén)的監(jiān)管，對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)不安全網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管，控制違法網(wǎng)站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中所有信息和相關(guān)文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機(jī)密文件進(jìn)行違法活動(dòng)。
綜上所述，今后辦公自動(dòng)化的發(fā)展主要為數(shù)字化、安全信息管理化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)完全辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公，在對(duì)辦公自動(dòng)化優(yōu)化的同時(shí)應(yīng)注意對(duì)工作人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)管理方面的培養(yǎng)，提高安全意識(shí)、增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負(fù)擔(dān)的情況下，使辦公室工作者們能夠有個(gè)更加輕松、愉快、安全、穩(wěn)定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動(dòng)化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢(shì)，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。
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