發(fā)布時(shí)間：2022-02-26 10:58:05
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案管理辦法樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
在總行領(lǐng)導(dǎo)班子的帶領(lǐng)下，圍繞聯(lián)社“4+4”工作總要求，結(jié)合人力資源部具體工作，現(xiàn)將我近期在人力資源部的工作情況報(bào)告如下：
一、相關(guān)工作開展情況
（一）薪酬績效管理方面
2018年4月，總行成立薪酬管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組辦公室設(shè)在人力資源部，負(fù)責(zé)薪酬管理辦法及績效考核政策的制定、績效管理過程的監(jiān)督。同時(shí)，聯(lián)社績效考核平臺(tái)上線，我行作為第一批推廣上線單位參加了聯(lián)社績效考核平臺(tái)操作培訓(xùn)班，并將2018年薪酬績效管理辦法初稿配置系統(tǒng)進(jìn)行試運(yùn)行。2018年6月，為促進(jìn)我行經(jīng)營管理活動(dòng)有序進(jìn)行，建立健全有效的薪酬激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工積極性與創(chuàng)造性，經(jīng)過總行業(yè)務(wù)部門討論及征求各支行意見后印發(fā)了《河南XX農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司2018年薪酬績效管理辦法》，真正實(shí)現(xiàn)按業(yè)績、質(zhì)量計(jì)酬，充分發(fā)揮薪酬激勵(lì)機(jī)制，推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)持續(xù)、健康發(fā)展。2018年10月聯(lián)社新一代人力資源系統(tǒng)薪酬社保模塊上線，我行參加了系統(tǒng)操作培訓(xùn)，薪酬模塊將實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)工資的核算，與績效考核平臺(tái)結(jié)合后將計(jì)算出員工總工資，為實(shí)現(xiàn)信息化考核打下了良好的基礎(chǔ)。
（二）檔案管理方面
檔案管理工作是人力資源管理中重要的一部分，人事檔案記錄了職工從參加工作到退休的全部工作經(jīng)歷，為確保人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、完整性、規(guī)范性，根據(jù)聯(lián)社相關(guān)工作要求，組織人員認(rèn)真做好人事檔案再審核工作，主要通過核查翻閱全縣職工530余本檔案，針對審核發(fā)現(xiàn)問題臺(tái)賬，結(jié)合人力資源系統(tǒng)中職工自己填寫的社會(huì)關(guān)系、教育學(xué)歷、獎(jiǎng)懲及工作簡歷等以及人事檔案中相關(guān)證明材料逐人進(jìn)行整改完善，并重新審定制作了《人事檔案審核專用干部任免審批表》。為總行選拔、任用、考核干部提供可靠的依據(jù)；
二、存在的問題
通過近期的工作，反省自身，在工作和學(xué)習(xí)中還存在許多不足和缺點(diǎn)，工作效率有待進(jìn)一步提高。在今后的工作中，注重細(xì)節(jié)，把工作做細(xì)致，繼續(xù)拓寬知識(shí)面，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身工作能力。
三、下一步工作計(jì)劃
（一）認(rèn)真做好檔案管理工作。一是結(jié)合聯(lián)社檔案再審核工作要求們進(jìn)一步完善干部員工檔案資料信息，確保廣大干部員工的切身利益，為總行選拔、任用、考核干部提供可靠的依據(jù)；二是對將按照《人事檔案管理辦法》及時(shí)更新員工檔案信息；三是建立健全人事檔案制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程，嚴(yán)格執(zhí)行材料歸檔制度，檢查核對制度，轉(zhuǎn)遞制度，保密制度，統(tǒng)計(jì)制度等。
一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理不夠重視
當(dāng)前，很多事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要影響，將人事檔案管理工作放在所有管理工作的后面，造成人事檔案管理工作逐漸形式化。雖然我國事業(yè)單位在人員聘用上實(shí)行崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人事管理上依舊使用原有的管理制度，人事檔案管理工作沒有與人事制度改革相適應(yīng)，導(dǎo)致人事檔案管理的作用得不到有效發(fā)揮。
（二）人事檔案管理方法陳舊
事業(yè)單位的人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性都比較強(qiáng)的工作，但是在實(shí)際的人事檔案管理中，檔案管理的硬件設(shè)施不完善，管理手段也比較落后，導(dǎo)致人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性受到影響，人事檔案具有重要的參考和歷史價(jià)值，管理方法的落后制約了管理水平的提高。
（三）人事檔案管理的信息化水平低
當(dāng)前，信息技術(shù)不斷發(fā)展，各種信息技術(shù)手段已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到實(shí)際的管理工作中，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，信息技術(shù)也得到了普及，但是在人事檔案管理中，信息化水平還不高。很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，錄入個(gè)人信息、檔案目錄、檢索和查閱檔案的工作依舊由人工操作完成，紙質(zhì)化的檔案管理方式依舊廣泛的存在，不僅影響了檔案管理的效率，還不利于檔案的保存和管理。[1]
二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效對策
（一）加強(qiáng)對人事檔案管理的重視程度
為了實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度，將人事檔案管理工作放在管理工作的重要位置，為人事檔案管理部門配備優(yōu)秀的檔案管理人員，為人事檔案管理提供資金和設(shè)備支持，完善檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施。關(guān)心人事檔案管理人員，并定期對人事檔案的管理工作進(jìn)行檢查和考核，制定嚴(yán)格的考核辦法，使人事檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。
（二）采用現(xiàn)代化的檔案管理方法
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給人們的工作和生活帶來了極大的便利，事業(yè)單位人事檔案管理工作也應(yīng)逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)對人事檔案的信息進(jìn)行收集、整理和歸檔管理，并及時(shí)更新檔案信息，創(chuàng)新管理方法。建立電子信息檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案的自動(dòng)化管理，將個(gè)人信息錄入計(jì)算機(jī)中，形成電子檔案，以便日后的查詢和使用。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案的無紙化管理，避免紙質(zhì)檔案管理中檔案破損現(xiàn)象的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源共享。[2]
（三）變革人事檔案管理體制
事業(yè)單位的人員招聘制度發(fā)生改革，人員的流動(dòng)速度逐漸加快，而原有的人事檔案管理模式嚴(yán)重制約了人員的流動(dòng)。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理需要由單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)統(tǒng)一管理的模式，將事業(yè)單位人員的人事檔案分配到社會(huì)中的人事檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種管理模式為單位以及個(gè)人使用檔案提供了便利，也為國家的統(tǒng)計(jì)工作提供了科學(xué)的材料和數(shù)據(jù)。[3]
（四）做好人事檔案的安全管理工作
為了提高事業(yè)單位人事檔案的管理和利用效果，還應(yīng)做好人事檔案的安全管理工作，檔案管理人員需要對事業(yè)單位各部門歸檔的檔案進(jìn)行登記和審查，檔案的借閱需由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。同時(shí)，做好檔案室的安全工作，對檔案室的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，根據(jù)管理工作的需要，添置新的檔案管理設(shè)備，做好檔案室的防火、防盜等工作，及時(shí)清理檔案室的衛(wèi)生，保證室內(nèi)溫度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理工作。
（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
檔案管理人員的素質(zhì)能力對于人事檔案管理的效果有著直接的影響，所以應(yīng)選擇高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員，并提高檔案管理人員的福利待遇，將檔案管理的考核效果與檔案管理人員的薪酬掛鉤，提高他們的工作積極性。加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，遵守檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，熟練操作計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備等，更好的適應(yīng)檔案管理的實(shí)際需要。
1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時(shí)，工作量大，勞動(dòng)強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識(shí)檔案信息電子化好處的同時(shí)，我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，檔案部門面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：
1.2.1原始性及真實(shí)性的問題。
電子文件的原始性及真實(shí)性的問題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復(fù)制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。(2)電子文件的真實(shí)性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實(shí)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對性。隨著側(cè)重點(diǎn)不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門對電子文件的真實(shí)性認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對真實(shí)性的確認(rèn)帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項(xiàng)工作雖然不能等同替代，但很多具體項(xiàng)目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點(diǎn)各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會(huì)造成人事信息失實(shí)，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案，而且一般采用隨時(shí)維護(hù)的形式，在材料歸檔的同時(shí)就要更新信息，具有真實(shí)性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)需有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果各個(gè)檔案部門各自為政依照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)平臺(tái)，如財(cái)務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費(fèi)大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺(tái)，也為醫(yī)院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)顯得至關(guān)重要。從長遠(yuǎn)角度看，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，以后各部門之間進(jìn)行信息共享或聯(lián)合開發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價(jià)值問題。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時(shí)期人事工作的迫切需要
進(jìn)入新世紀(jì)以來，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時(shí)期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施
現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實(shí)現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實(shí)現(xiàn)了電腦化辦公。這為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應(yīng)的設(shè)備，即可實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。
2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費(fèi)時(shí)間長，重復(fù)勞動(dòng)多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。
3 進(jìn)一步規(guī)范人事檔案的電子化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化
是實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理的合理模式，要推動(dòng)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
3.2強(qiáng)化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計(jì)算機(jī)水平有限，如不及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理帶來了信息維護(hù)、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項(xiàng)保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平
由于缺乏有力的約束機(jī)制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理要求在較短時(shí)間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時(shí)信息維護(hù)，檔案管理人員的工作量明顯加大，計(jì)算機(jī)管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。
3.4加強(qiáng)電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實(shí)、完整、有效，上級主管單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，及時(shí)總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔工作。同時(shí)加強(qiáng)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實(shí)踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運(yùn)行環(huán)境要求高，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度?。同時(shí)，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實(shí)際視情而選用合適的信息化管理模式。
試想，隨著未來相關(guān)政策的出臺(tái)，改革措施的步步推進(jìn)，必將會(huì)對我國事業(yè)單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。那么，如何快速、有效地適應(yīng)高校人事檔案管理工作發(fā)展的新要求，充分發(fā)揮人事檔案的作用，以便更好的服務(wù)和促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的發(fā)展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰(zhàn)。
1 未來高校人事管理制度必將改變
由于目前各地還在對取消編制這一政策進(jìn)行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經(jīng)濟(jì)體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制。事業(yè)單位更是各項(xiàng)體制改革的重點(diǎn)區(qū)域。事業(yè)編制必將會(huì)逐漸縮小，直至消失。
盡管這一過程也許會(huì)很漫長，但是這是未來我國事業(yè)體制改革的必經(jīng)之路和最終目的。一旦真正取消現(xiàn)有的編制管理制度，將會(huì)帶來一系列的人事制度改革?，F(xiàn)有的體制會(huì)被完全打破，人事檔案的管理模式也會(huì)隨之改變。
2 目前高校人事檔案管理的主要模式
我國高?，F(xiàn)階段的人事檔案，主要分為事?I編制內(nèi)和事業(yè)編制外兩大類。事業(yè)編制內(nèi)的人事檔案由各個(gè)高校直接管理，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業(yè)編制外的人員統(tǒng)稱為人事（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事機(jī)構(gòu)保存和管理。
這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個(gè)單位的人事檔案，被人為地割裂開來進(jìn)行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。
3 取消編制后高校人事檔案管理
如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應(yīng)該分為兩個(gè)階段，第一階段是事業(yè)編制和非事業(yè)編制共存階段，基本等同于現(xiàn)在的階段。但和現(xiàn)在也有所不同，那就是事業(yè)編制所占比重會(huì)逐步縮小，慢慢低于非事業(yè)編制人員。第二階段是完全取消事業(yè)編制。這兩個(gè)階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。
3.1 共存階段
在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內(nèi)人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事機(jī)構(gòu)管理。但這兩個(gè)機(jī)構(gòu)之間應(yīng)保持密切聯(lián)系，共同協(xié)作。因?yàn)楦咝５娜藛T主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構(gòu)成。日常工作中必然因?yàn)槁毞Q評定、鑒定考核等等原因要產(chǎn)生大量的檔案材料。同時(shí)這些材料還會(huì)在日后的工作中因?yàn)楦鞣N各樣的原因，被不斷的重復(fù)利用。
然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內(nèi)人員的人事檔案，在上交到人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，各類事務(wù)都需要去服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經(jīng)過繁瑣的審批手續(xù)。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關(guān)聯(lián)的人事以及高校其他方面工作，都會(huì)不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事機(jī)構(gòu)對其所保管的人事檔案，并非免費(fèi)的管理，而是有償服務(wù)。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔(dān)。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費(fèi)。
因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事機(jī)構(gòu)要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環(huán)節(jié)。最大化的減少因?yàn)楣芾頇C(jī)構(gòu)的割裂造成的不利局面，共同促進(jìn)人事檔案的管理工作。
3.2 完全取消事業(yè)編制后的人事檔案管理
高校、公立醫(yī)院等事業(yè)單位完全取消事業(yè)編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會(huì)是一個(gè)全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進(jìn)行一下簡單的分析，以拋磚引玉。
3.2.1全部由高校統(tǒng)一管理
作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ｊ紫?，人事檔案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產(chǎn)生，比如職稱評定、業(yè)務(wù)考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應(yīng)由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財(cái)產(chǎn)繼承、親屬關(guān)系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。
目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業(yè)編制后，各個(gè)高校應(yīng)成立綜合檔案館。由檔案館統(tǒng)一對人事檔案進(jìn)行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。
3.2.2全部由第三方機(jī)構(gòu)管理
關(guān)鍵詞：高校檔案；人事檔案；統(tǒng)一管理；分析與對策
長期以來，很多高校的人事檔案都單獨(dú)存在于組織人事部門，游離于高校綜合檔案管理的門檻之外。2008 年 9 月，教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署并實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（下稱《辦法》，即第 27 號(hào)令），明確把學(xué)生檔案納入高校檔案統(tǒng)一管理。由此引發(fā)的對于高校人事檔案的管理歸屬問題也一直被討論，支持和反對意見并存。由此，也逐漸形成了中國高校人事檔案的管理模式。
1 當(dāng)前中國高校人事檔案管理的基本模式
1.1 綜合檔案館模式。就是將高校的人事檔案統(tǒng)一納入綜合檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一管理，工作人員隸屬于檔案館就職人員，所有的工作業(yè)務(wù)構(gòu)成了高校檔案館業(yè)務(wù)的組成部分。高校檔案館的模式有利于現(xiàn)代人事檔案管理工作朝著專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向建設(shè)，有利于提升高校人事檔案材料的使用效率與服務(wù)職能，有利于學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)重視與促進(jìn)高校人事檔案管理工作的整體性發(fā)展。采用這種模式的這類高校有清華大學(xué)、北京師范大學(xué)、四川大學(xué)、中山大學(xué)、武漢大學(xué)、華中師范大學(xué)等院校。
1.2 組織人事模式。其中一種是人事模式，也就是院校人事部門機(jī)構(gòu)下面設(shè)置了專門的科室來負(fù)責(zé)高校人事檔案管理工作，工作人員隸屬于人事部門，而人事檔案管理業(yè)務(wù)屬于高校人事部門的業(yè)務(wù)；另一種是組織人事模式，也就是高校組織與人事部門下面專門設(shè)立的科室來負(fù)責(zé)管理高校教職員工的人事檔案，工作人員分屬于不同的部門，不同的人事檔案管理業(yè)務(wù)也分屬于不同部門。這種組織人事模式有利于院校組織人事部門對人事檔案材料的運(yùn)用便捷，但是人事檔案管理業(yè)務(wù)只是自己部門工作的一部分，對檔案材料管理投入力度較少，專業(yè)化建設(shè)程度相對落后，整理工作不科學(xué)規(guī)范，人事檔案材料分散于高校人事與組織兩個(gè)部門機(jī)構(gòu)，材料難以得到統(tǒng)一管理。采用這種類型的高校包括北京大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交通大學(xué)、山東大學(xué)、華南理工大學(xué)等。
但是，人事檔案納入高校檔案綜合管理的院校所占比例相對較少，而且形成目前的管理格局是有其內(nèi)在成因的。
2 人事檔案不納入高校檔案館（室）管理的原因分析
2.1 人事檔案和高校檔案的歸檔方式存在較大的差異性。高校檔案在整理方法、保管期限歷經(jīng)多次改革，件與卷結(jié)合的歸檔方式更是簡化了檔案的整理環(huán)節(jié)，使得整理更具人性化。但是人事檔案因其自身特殊性，要求其管理方式相對保守。根據(jù)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，人事檔案的載體都是 16 開紙，在 2009 年增加了 A4 型紙的選擇。為了檔案的整齊，但凡新補(bǔ)充的非 16 開歸檔紙質(zhì)材料只能被迫進(jìn)行裁剪或托裱，再裝入案卷。但是高校其他檔案的載體是A4 型紙，使用載體上的不一致也就使高校檔案館（室）主觀上不愿接收此類的檔案，同樣限制著兩者的統(tǒng)一管理。
2.2 人事部門對于人事檔案的使用存在依賴性。人事部門所產(chǎn)生的關(guān)于人事、師資、勞資、崗位設(shè)置等大量的檔案材料均需入個(gè)人檔案，這些材料在部門內(nèi)部歸檔較為方便。特別是在人事檔案的利用方面，也是人事部門利用較多，存放在人事部門更便于利用，如辦理人員退休、調(diào)出調(diào)入手續(xù)、人員信息核對等，均需查閱人事檔案實(shí)體。另外，對于人事部門的人員信息維護(hù)，也可以隨時(shí)進(jìn)行利用。特別是各級各類人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表，所須填報(bào)的數(shù)據(jù)主要源于人事信息系統(tǒng)，但每年數(shù)據(jù)填報(bào)會(huì)因其統(tǒng)計(jì)類別不同存在差異，特別是系統(tǒng)沒有的信息，只能從檔案實(shí)體中進(jìn)行查詢。如果檔案單獨(dú)存放在檔案館室特別是和人事部門不在同一樓內(nèi)，查檔人員動(dòng)輒需要到檔案館內(nèi)查檔，不便于檔案的提供利用。
2.3 人事檔案和高校檔案的評級標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)管部門各異。高校檔案的評級標(biāo)準(zhǔn)一般分達(dá)標(biāo)升級及其復(fù)查和日常檢查三種，對達(dá)標(biāo)升級及其三年一個(gè)周期的復(fù)評因評級不同其標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，人事檔案也有自身一套評級的體系及標(biāo)準(zhǔn)。相對而言，評級的監(jiān)督力度較小，很多高校人事檔案是沒有參加評級的，也沒有形成檢查監(jiān)督機(jī)制。人事和高校檔案工作的主管機(jī)構(gòu)不同，高校檔案評級是相應(yīng)的各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)，人事檔案評級是相應(yīng)的各級黨委組織部門負(fù)責(zé)。兩者統(tǒng)一管理會(huì)面臨著不同的領(lǐng)導(dǎo)和評級機(jī)構(gòu)、不同的評級及復(fù)查標(biāo)準(zhǔn)等問題。
3 人事檔案納入高校綜合檔案管理的可行性分析
雖然人事檔案納入綜合檔案管理有著種種困難，但是將其納入高校綜合檔案管理仍是高校綜合檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢。隨著并入條件的不斷成熟，特別是清華大學(xué)、北京師范大學(xué)等一些院校已經(jīng)走到了統(tǒng)一管理的前列，對其他高校并入也是一種積極的示范作用，兩者統(tǒng)一管理的很多積極作用將越來越明顯。
3.1 高校資源有效整合的基本要求。人事檔案單獨(dú)管理不能有效整合高校檔案資源，人事檔案納入檔案統(tǒng)一管理后，可將高校的所有檔案統(tǒng)一進(jìn)行管理。一是精簡合并機(jī)構(gòu)意味著高效，各類檔案的統(tǒng)一管理使部門分工更清晰、問責(zé)更容易，更便于服務(wù)基層；二是便于統(tǒng)籌安排檔案辦公及庫房用地；三是可以積極保障檔案保管條件；四是更利于檔案資源整合，更全面地對高校檔案工作進(jìn)行規(guī)劃和協(xié)調(diào)。
3.2 相關(guān)政策和理論的有力支持?！陡叩葘W(xué)校檔案工作規(guī)范》（下稱 《規(guī)范》）中采用了“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別[1]。《規(guī)范》規(guī)定高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。再者，《辦法》將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，強(qiáng)調(diào)了高校檔案資源建設(shè)的“大檔案”理念[2]。按照《辦法》中強(qiáng)調(diào)的高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。至此，給人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理有了充分的理由，檔案的大融合是必然趨勢。
3.3 高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。將高校各類檔案整合到一起，不僅可以將檔案工作做強(qiáng)做大，更有利于檔案工作的開展。各類檔案大綜合后，檔案形式的多樣性、檔案內(nèi)容和數(shù)量的增加、檔案業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大、檔案人員的增加等，也是提升檔案工作的一種機(jī)遇，更利于檔案工作服務(wù)學(xué)校發(fā)展，也更利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
4 人事檔案納入高校綜合檔案統(tǒng)一管理的對策
4.1檔案資源及體制的整合是檔案統(tǒng)一的基礎(chǔ)。檔案資源的有效整合，使得各項(xiàng)資源更加有效利用。人員、庫房、辦公室用地及相應(yīng)的室內(nèi)設(shè)備都可以統(tǒng)籌安排，更加合理地利用各項(xiàng)資源。再者，高校檔案館室可以更好地處理近期發(fā)展目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃的關(guān)系、規(guī)章制度的構(gòu)建及完善、檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展的關(guān)系、內(nèi)部管理機(jī)制的發(fā)展與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系。
4.2 信息系統(tǒng)間的可兼容性是檔案統(tǒng)一的路徑。高校綜合檔案歷經(jīng)了多年信息化建設(shè)后，形成了較為豐富的信息資源，而人事檔案信息化進(jìn)程相對落后，需要利用現(xiàn)代化的手段使兩者有機(jī)結(jié)合起來。軟件開發(fā)部門可以根據(jù)用戶需求，將兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行兼容，使檔案信息系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大。另外，還有高校將人事檔案系統(tǒng)嵌入自主研發(fā)的系統(tǒng)中，形成系統(tǒng)的大檔案管理系統(tǒng)。在較為成熟的技術(shù)保障下，合并后的檔案管理系統(tǒng)必然形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)，更加有利于提高人事檔案的信息化水平和人才信息利用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案檔案保護(hù)
，反映醫(yī)療工作者個(gè)人經(jīng)歷、專業(yè)能力以及科研水平等的資料檔案，而隨著人事改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療人事檔案管理業(yè)逐漸受到關(guān)注。因此，為了有效提高醫(yī)院的人事管理水平，有必要加強(qiáng)對人事檔案的管理，積極探索人事檔案管理辦法。
一、醫(yī)療人事檔案管理存在的若干問題
1.人事檔案管理意識(shí)薄弱。
醫(yī)療人事檔案是一項(xiàng)比較單調(diào)的工作，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院人事的變動(dòng)記錄、工作業(yè)績記錄和崗位記錄等。很多人對于人事檔案管理崗位不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理就是屬于保管類的工作，進(jìn)行一些抄抄寫寫的工作，保證檔案不丟失、不外泄就可以了，并沒有從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案在醫(yī)院管理中的重要作用，導(dǎo)致醫(yī)院很多管理層對于人事檔案管理較為忽視，沒有將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理當(dāng)中。例如，有的中等醫(yī)院沒有設(shè)置相應(yīng)的管理部門，而是由其他行政部門的人員來兼職人事檔案管理工作，使得人事檔案管理的很多工作都處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)當(dāng)中，很多工作無法正常的展開。
2.缺乏先進(jìn)的人事檔案保護(hù)設(shè)施。
當(dāng)前，很多醫(yī)療單位將管理精力主要放在醫(yī)療科研事業(yè)上，在人事檔案管理上投入得過少，很多檔案管理室還缺少一定的保護(hù)設(shè)施，或是保護(hù)設(shè)施過于落后，不足以滿足當(dāng)前人事檔案管理的需求，使得醫(yī)院的人事管理水平一再下降。還有部分檔案室將辦公、閱檔和倉庫融為一間，并且沒有給檔案管理室配置相應(yīng)的防火、防盜設(shè)施，使得部分檔案在保存過程中受潮或是被盜，紙張損壞或遺失。還有的檔案長期被束之高閣，加上保護(hù)措施非常落后，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案的安全和完整，且對于醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展也沒有絲毫益處。
3.檔案整理收集難度大。
隨著人才資源配置越來越市場化，醫(yī)院中人員的流動(dòng)也日益頻繁，以往醫(yī)院中的員工可能會(huì)從一開始一直工作到退休，但現(xiàn)在隨著人才市場競爭的激烈變化，醫(yī)院中的人員流動(dòng)變換也是越來越多。員工變換幅度大給人事檔案收集也帶來了較大的困難，人員流動(dòng)不僅會(huì)造成人檔分離，而且還會(huì)影響人事檔案管理體制的改革，有很多人員選擇棄檔不用，由此產(chǎn)生了很多廢檔，給人事檔案收集整理增加了難度。再者，人事檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)資料并不全面、不真實(shí)，有些檔案中記錄的相關(guān)資料和內(nèi)容并不符合本人的實(shí)際情況，這樣的檔案無法真實(shí)反映員工的實(shí)際工作情況，也就失去了其應(yīng)有之義，最終嚴(yán)重影響了醫(yī)療檔案的整體質(zhì)量。
二、改善醫(yī)療人事檔案管理的建議
針對當(dāng)前醫(yī)療人事檔案管理中存在的種種問題，醫(yī)院管理人員和檔案管理人員應(yīng)該積極重視起來，深入分析導(dǎo)致問題出現(xiàn)的各方面原因，積極探討解決問題的方法，不斷加強(qiáng)醫(yī)療人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提升。具體來說，可以從以下幾點(diǎn)來入手：
1.領(lǐng)導(dǎo)層起好帶頭作用，提升檔案管理意識(shí)。
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從意識(shí)上重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理事務(wù)當(dāng)中來，為人事檔案管理設(shè)置專門的部門，配置專業(yè)的人事檔案管理人員來開展人事檔案管理工作，并積極支持人事檔案的相關(guān)工作。同時(shí)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的問題，積極給予支持來幫助人事部門解決，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的水平。同時(shí)，醫(yī)院還可為人事檔案管理部門建立相應(yīng)的考核制度，對人事檔案管理人員的工作進(jìn)行定量和定性考核，分級進(jìn)行指導(dǎo)，以使醫(yī)院人事檔案管理工作步入正軌，促進(jìn)人事檔案管理水平不斷得到提升，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案管理建設(shè)。
2.健全醫(yī)療人事檔案管理制度。
在人事檔案管理過程中，管理人員應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前形勢和任務(wù)的變化來建立相應(yīng)的人事檔案管理制度，包括人事歸檔制度、借閱制度、收集制度以及甄別制度等等，以使人事檔案管理能夠規(guī)范化、制度化，使所有管理工作都能夠做到有制度可依。具體來說可以從以下幾點(diǎn)入手：一是人事檔案管理的硬件建設(shè)要達(dá)標(biāo)，檔案管理室應(yīng)該設(shè)置專門的庫房來保管檔案，閱檔室、辦公室和倉庫應(yīng)該分開，并且?guī)旆恐袘?yīng)該配備相應(yīng)的防火、防潮、防火和防盜設(shè)備，保證檔案保存環(huán)境達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)；二是人事檔案管理要堅(jiān)持保密原則，對于不能公開的檔案應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格保密；三是建立相應(yīng)的權(quán)限制度，以此來保護(hù)人事檔案，以求將人事檔案的潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來。
3.優(yōu)化人事檔案管理方法。
在人事檔案管理方面，管理人員還應(yīng)該不斷優(yōu)化管理方法，不斷引入科學(xué)先進(jìn)的管理方法來管理醫(yī)院人事檔案，這樣才能保證人事檔案的完整和安全。在歸檔方面，管理人員可以多采用復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行輔助歸檔，并對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證歸檔的完整性和真實(shí)性。在整理方面，管理人員應(yīng)該重視檔案整理各方面的完全性，不斷豐富檔案的內(nèi)涵，不斷提高人事檔案的作用和價(jià)值，以滿足當(dāng)前形勢對人事檔案的需求，減少“棄檔不用”現(xiàn)象的發(fā)生。
4.培養(yǎng)優(yōu)秀的人事檔案管理人員。
人事檔案管理工作的進(jìn)行還有賴于專業(yè)人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院應(yīng)該為人事檔案管理部門招聘專業(yè)的檔案管理人才，并且定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的新技術(shù)和新知識(shí)，不斷豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，多與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)，多借鑒優(yōu)秀人事檔案管理工作的范例，多從中吸取管理經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提升本院人事檔案管理的水平。最后，醫(yī)院還可建立相應(yīng)的工作激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)突出的人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)人事檔案管理人員不斷提升自身專業(yè)水平，促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的不斷提升。
5.推進(jìn)醫(yī)療人事檔案管理的信息化。
首先，應(yīng)建立醫(yī)療人員電子檔案，將醫(yī)療工作者的人事信息上傳到數(shù)據(jù)庫之中，并加以統(tǒng)一、規(guī)范管理。在錄入信息時(shí)必須進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保信息的真實(shí)性、可靠性，防止信息失真。其次，應(yīng)盡快建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過掃描儀、計(jì)算機(jī)等將醫(yī)療人事檔案資料轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)、一致的格式，在內(nèi)容方面，不僅要包含醫(yī)療工作者的文字資料，也要包括其工作照，從而提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。此外，應(yīng)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，如設(shè)立員工人事檔案局域網(wǎng)，并處理好局域網(wǎng)使用權(quán)和管理權(quán)問題，實(shí)現(xiàn)員工檔案信息的順利共享，使各部門能夠在局域網(wǎng)內(nèi)查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。
三、結(jié)語
綜上所述，隨著人事改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療人事檔案管理在當(dāng)前也面臨著新的挑戰(zhàn)，面對醫(yī)療人事檔案管理中存在的問題，醫(yī)院管理人員應(yīng)該積極應(yīng)對，探索新的人事檔案管理模式，不斷改進(jìn)人事檔案管理方法，不斷提高人事檔案管理水平，從而將人事檔案管理作用充分發(fā)揮出來，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，充分發(fā)揮人才信息源作用。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀分析
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2015年8月28日
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀
山東省機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權(quán)限，由主管的組織或人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負(fù)責(zé)人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質(zhì)檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象嚴(yán)重。在檔案審核和干部基本信息認(rèn)定方面，很多地方和單位仍沿用舊時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，未能及時(shí)更新檔案管理人員的知識(shí)技能，導(dǎo)致某些干部的基本情況和個(gè)人經(jīng)歷等信息不準(zhǔn)確，甚至不真實(shí)。
2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》，全面部署了針對山東省公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項(xiàng)審核工作，重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題
（一）有關(guān)方面對人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認(rèn)識(shí)不充分。檔案管理工作常常被認(rèn)為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認(rèn)為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會(huì)入檔，因此填寫時(shí)態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個(gè)人的工資獎(jiǎng)金、福利待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動(dòng)、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。
（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實(shí)則對從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。
（三）檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性有待提高
1、檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間），學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個(gè)人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認(rèn)定工作增加了不必要的麻煩。
2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實(shí)性問題成為關(guān)注焦點(diǎn)。有些干部早年因?yàn)槿雸F(tuán)、參軍或招工年齡不夠?qū)⒛挲g改大，工作后又將年齡改??；有些干部為了達(dá)到爭取提拔機(jī)會(huì)、延長任期等目的借助職務(wù)之便將年齡改小、學(xué)歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調(diào)動(dòng)，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機(jī)關(guān)，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因?yàn)檫`規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀(jì)處理，甚至只是政治前途暫時(shí)受阻；二是因?yàn)槿狈m錯(cuò)機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動(dòng)調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個(gè)過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。
3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實(shí)際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部的真實(shí)情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動(dòng)形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)影響檔案材料的完整性。例如，學(xué)歷材料一般要有入學(xué)、上學(xué)、畢業(yè)三個(gè)環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學(xué)歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復(fù)印件，材料不完備導(dǎo)致學(xué)歷認(rèn)定工作較為困難。
4、檔案轉(zhuǎn)遞及材料收集過程中審核、把關(guān)不嚴(yán)格。干部人事檔案管理中會(huì)出現(xiàn)材料不完備、不真實(shí)的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴(yán)把關(guān)。一方面雖然管檔單位都會(huì)制定人事檔案管理制度，但是實(shí)際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出干部檔案時(shí)，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞單，不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導(dǎo)致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通、經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的情況時(shí)，或沒有能力判斷甄別，或當(dāng)時(shí)發(fā)現(xiàn)卻沒有及時(shí)處理，導(dǎo)致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。
（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務(wù)也處于被動(dòng)、滯后的服務(wù)狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術(shù)人才、建立先進(jìn)的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務(wù)員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護(hù)不及時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)各個(gè)庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當(dāng)前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點(diǎn)在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實(shí)現(xiàn)資源共享，方便更新維護(hù)、可操作性強(qiáng)的信息管理系統(tǒng)軟件。
三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議
（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性
1、成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。設(shè)置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等工作。在人員選擇標(biāo)準(zhǔn)上，必須滿足政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、工作作風(fēng)踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進(jìn)行檔案和計(jì)算機(jī)方面的上崗培訓(xùn)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。
2、嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時(shí)收集、歸檔。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補(bǔ)充的檔案材料及時(shí)通知到單位或個(gè)人，限期補(bǔ)充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)入檔材料的重要性、與個(gè)人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時(shí)歸入個(gè)人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時(shí)，應(yīng)做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。
3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個(gè)人溝通時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補(bǔ)充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要，缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時(shí)補(bǔ)充收集檔案材料。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理部門與紀(jì)檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)本單位內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調(diào)，確保人事檔案及檔案材料轉(zhuǎn)遞順暢、收集齊全、歸檔及時(shí)。
（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)
1、做好檔案管理信息化前期準(zhǔn)備，即做好紙質(zhì)檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎(chǔ)。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進(jìn)行二級分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
2、著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護(hù)。
3、加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價(jià)值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時(shí)做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報(bào)送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計(jì)上報(bào)時(shí)效性。
4、嚴(yán)格安全保密制度，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理的相關(guān)政策，對檔案資料的保密級別進(jìn)行細(xì)分界定，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能對不同保密級別的信息進(jìn)行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護(hù)工作，確保檔案資料的安全和完整。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.
關(guān)鍵詞： 高校人事檔案管理工作 問題 推進(jìn)途徑
《檔學(xué)詞典》對人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動(dòng)工資等部門在對人員的考核管理活動(dòng)中形成的檔案。記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位整理、集中保存。主要有干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三種。”人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。
高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高?！爸?、用人、管人”的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，高校人事檔案工作存在一些問題，制約了高校人事檔案工作的發(fā)展。
一、高校人事檔案工作面臨的現(xiàn)實(shí)問題
1.高校人事檔案歸屬不明確。高校人事檔案按對象分類主要包含教職工檔案、學(xué)生檔案。2008年9月1日開始實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機(jī)構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室。但該辦法并沒有明確高校人事檔案是否應(yīng)該劃歸學(xué)校檔案館管理。現(xiàn)階段，我國尚無法規(guī)條例明確高校人事檔案管理的歸屬問題，各高校在辦學(xué)規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案庫房建設(shè)等方面存在差異，高校人事檔案管理模式也不盡相同，目前主要有以下三種管理模式并存：（1）教職工檔案歸口人事部門管理，學(xué)生檔案歸口學(xué)生職能部門管理；（2）教職工檔案歸口檔案部門管理，學(xué)生檔案歸口學(xué)生職能部門管理；（3）教職工檔案、學(xué)生檔案均歸口檔案部門管理。前兩種模式，高校人事檔案未集中在檔案部門管理，給檔案工作的發(fā)展帶來了諸多問題。一方面，相關(guān)職能部門不具備管理檔案的硬件條件，一般都沒有配備適宜檔案保管的密集柜、除濕機(jī)等，無法保證檔案的安全性、保密性、完好性。另一方面，這些管理機(jī)構(gòu)一般沒有配備專職的檔案管理人員，很多是由人事干事、輔導(dǎo)員、教務(wù)員兼職管理檔案。這些兼職檔案工作人員由于精力有限、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案業(yè)務(wù)水平有限，使得檔案管理工作跟不上高校發(fā)展的步伐。
2.相關(guān)部門之間缺乏協(xié)作。這類問題主要存在于上文提到的第三類模式，教職工檔案、學(xué)生檔案均歸口檔案部門管理的情況。教職工檔案的形成、整理、收集、移交需要人事、組織、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，學(xué)校各院系的支持配合。學(xué)生檔案工作也需要學(xué)生處、研究生院、成教院、教務(wù)處、組織部、各院系的大力支持。而由于檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，不直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，短期內(nèi)的社會(huì)效益也不明顯，許多高校上至領(lǐng)導(dǎo)，下至各職能部門、院系對人事檔案工作重視不夠，影響了人事檔案工作的正常開展。具體表現(xiàn)為：（1）材料形成不規(guī)范。檔案材料中顯示的年齡、工齡前后不統(tǒng)一，部分檔案中“年齡越填越小，工作時(shí)間越填越早”。檔案用紙不規(guī)格，檔案材料統(tǒng)一要使用16開辦公用紙，由于相關(guān)部門缺乏必要的宣傳和告知，一些教職工在打印考核表、履歷表時(shí)采用的是A4辦公用紙，給檔案的整理裝訂帶來不便。部分考核、鑒定表格在應(yīng)填寫組織意見處空白，應(yīng)加蓋人事部門公章處空白［1］。（2）歸檔不及時(shí)。相關(guān)部門缺乏歸檔意識(shí)，已形成的任免材料、工資材料、職稱評定材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料等未及時(shí)歸入人事檔案中，滯留在材料形成單位，相關(guān)崗位經(jīng)歷人動(dòng)或是辦公地點(diǎn)更換后，材料不知去向，造成了材料的遺失。
3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，結(jié)構(gòu)不合理，老同志退休，年輕的專業(yè)人才引進(jìn)不進(jìn)來；檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低；檔案管理人員的福利待遇在高校眾多部門中偏低，留不住人才，隊(duì)伍不穩(wěn)定；還有部分檔案管理人員對自身要求不嚴(yán)格，輕視檔案工作，缺乏責(zé)任感，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和開拓精神，在使用新方法、新技術(shù)管理檔案方面有很大的欠缺。
4.檔案內(nèi)容陳舊，實(shí)用性不強(qiáng)。1991年的《干部檔案工作條例》將檔案內(nèi)容劃分為十大類：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，工資、任免、出國等材料，其他可供組織參考的有保存價(jià)值的材料?，F(xiàn)階段高校教職工人事檔案仍停留對以上十項(xiàng)內(nèi)容的陳列上，而對教職工業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的證明材料，反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的等級和變動(dòng)證明材料很匱乏?，F(xiàn)階段，高校學(xué)生就業(yè)工作已從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的“統(tǒng)包統(tǒng)分”轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟(jì)下的“市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的就業(yè)機(jī)制，而高校學(xué)生人事檔案卻沒有跟上時(shí)展的步伐，仍沿襲著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的舊模式，過多強(qiáng)調(diào)思想政治表現(xiàn)，檔案內(nèi)容的收集多側(cè)重于入團(tuán)、入黨材料及政治方面的獎(jiǎng)懲等，忽視素質(zhì)教育成果的展示，缺乏實(shí)踐活動(dòng)、科技創(chuàng)新、心理健康、性格測試等方面的記錄。教職工、學(xué)生人事檔案內(nèi)容的陳舊，在新形勢下對保障教職工權(quán)益、服務(wù)學(xué)生就業(yè)等方面都產(chǎn)生了消極的影響。
二、推進(jìn)高校人事檔案工作的途徑
1.明確檔案歸屬。將教職工人事檔案、學(xué)生人事檔案均歸口至檔案部門進(jìn)行管理。將人事檔案納入檔案館集中管理，一方面，可以集中人力、財(cái)力、物力，統(tǒng)籌安排，避免低級的、重復(fù)的建設(shè)，集中力量加快推進(jìn)高校檔案建設(shè)，另一方面，在硬件設(shè)施、人員配備上更能保證人事檔案的安全性、保密性、完好性。但是將人事檔案納入檔案館集中管理，并不是一紙指令就可以實(shí)現(xiàn)的，它需要高校結(jié)合自身特點(diǎn)，通盤考慮，做好前期準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作包括保障庫房和辦公用房，改善各類硬件設(shè)備，配備人員，制定內(nèi)部制度和長遠(yuǎn)規(guī)劃，等等［2］。
2.部門協(xié)作配合。首先在人力上予以保障，在主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)的重視下，人事、組織、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管人事檔案工作；各院系，各單位應(yīng)有一名黨總支負(fù)責(zé)人分管人事檔案工作，并視情況配備與人事檔案相適應(yīng)的工作人員，負(fù)責(zé)本部門人事檔案材料的收集、整理、歸檔和移交工作。其次在制度層面予以保障。高校應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)制定教職工、學(xué)生人事檔案管理?xiàng)l例，將各單位的人事檔案工作納入學(xué)校對該單位年度考核的范疇，對人事檔案工作成績突出的單位個(gè)人給予表彰，對人事檔案工作不合格的單位也應(yīng)提出批評，促進(jìn)其改進(jìn)。最后檔案部門對協(xié)作單位應(yīng)采取“請進(jìn)來，走出去”多樣式的交流方式，促進(jìn)職能部門對檔案工作的理解，爭取支持。“請進(jìn)來”是指面向高校各部門、院系的兼職檔案員定期舉辦檔案工作培訓(xùn)，年度優(yōu)秀兼職檔案單位、個(gè)人表彰等；“走出去”是指檔案工作人員深入各部門、院系指導(dǎo)人事檔案工作，增強(qiáng)教職工、學(xué)生對人事檔案的認(rèn)識(shí)和了解。
3.培養(yǎng)重視人才。高校應(yīng)重視檔案的基礎(chǔ)工作，在檔案館人才引進(jìn)、人員編制、福利待遇方面給與相應(yīng)的支持，重視人才。同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)人才。首先，加強(qiáng)行業(yè)道德培訓(xùn)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，對其從業(yè)人員提出了很高的要求。倡導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)劉義權(quán)同志愛崗敬業(yè)、忠誠事業(yè)、輕索取、重奉獻(xiàn)的工作態(tài)度和高尚情懷，提高行業(yè)道德修養(yǎng)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案的各項(xiàng)制度法規(guī)，加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)的交流溝通。其次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)和人事管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員利用現(xiàn)代化管理手段的能力，提升服務(wù)質(zhì)量。只有具備高度責(zé)任心、掌握檔案專業(yè)知識(shí)、熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才，才能保障高校人事檔案工作順利高效地開展。
4.翔實(shí)檔案內(nèi)容。調(diào)整和豐富高校教職工、學(xué)生人事檔案的歸檔內(nèi)容和范圍。針對現(xiàn)階段高校人事管理的新發(fā)展，建議將教職工人事檔案在原有的十大類的基礎(chǔ)上加入以下內(nèi)容的材料：（1）反映教職工個(gè)人素質(zhì)提升和工作業(yè)績的材料，如各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、留學(xué)訪學(xué)、學(xué)歷提升、科研成果的證明材料；（2）反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動(dòng)的材料，如各種聘用合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議和解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料；（3）反映教職工依法應(yīng)享有的各種福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的等級和變動(dòng)材料［3］。建議在高校學(xué)生檔案原有的內(nèi)容基礎(chǔ)上拓展以下領(lǐng)域的材料：（1）在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，通過的各類資格考試、等級考試的相關(guān)證明材料；（2）學(xué)習(xí)期間開展的心理測評、性格測試的測評結(jié)果；（3）學(xué)生參與社會(huì)實(shí)踐和科技創(chuàng)新活動(dòng)的表現(xiàn)和取得的成果。通過翔實(shí)檔案內(nèi)容，使得高校人事檔案更好地為保障教職工權(quán)益、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
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