發(fā)布時(shí)間：2023-03-10 14:55:18
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的信息電子化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時(shí)間，提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化
【關(guān)鍵詞】信息電子化 特點(diǎn) 存在問題
【中圖分類號】D630.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0332-01
一、檔案信息電子化的特點(diǎn)
1.能夠充分的利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。
2.對于二次文獻(xiàn)信息要縮短其加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。以前的手工信息加工時(shí)采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細(xì)活的工作方式，會造成文件資料形成到“二次文獻(xiàn)信息”的開發(fā)時(shí)間過長，導(dǎo)致信息的實(shí)效，并嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻(xiàn)。
3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費(fèi)限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費(fèi)用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，國家不可能會給檔案部門撥較多經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會使檔案工作者的工作成果變成徒勞。
4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，這樣有利于擴(kuò)大信息的社會影響，并且擴(kuò)寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。
5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個(gè)方面信息技術(shù)結(jié)合。我國的“信息高速公路”項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入了去不階段，檔案事業(yè)要針對這方面的動向，提前拿出對策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，現(xiàn)在的勞動電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。
二、實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題
辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點(diǎn)解決的問題。把檔案工作帶人了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對策作一些研究。目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點(diǎn)做出分析：
1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不能互用，沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.在我國數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)無法全面實(shí)施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。
5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中都會存在各種類型和各種層次的安全問題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。
6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。
三、對檔案信息電子化存在問題的思考
1.實(shí)行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)行檔案信息館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)自動化、信息共享化的巨大優(yōu)勢，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項(xiàng)龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實(shí)數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問題。
2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個(gè)方面：一方面是對館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，進(jìn)行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施，以保證歸檔文件的真實(shí)完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動。
一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1．檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2．在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是．層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3．標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因。館、室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高．特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4．檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5．檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人。管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)．使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性．是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件。
三、檔案信息電子化的益處
用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處：
1．可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案部門對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用手檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2．縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材-編輯一出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化。編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案．利用電腦的功能完成信息加工工作程序?？旖莸爻霭娑挝墨I(xiàn)。
3．檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)。企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
【關(guān)鍵詞】檔案；信息電子化；電子文件
一、電子檔案的整理方面
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理 一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
2、科技電子文件歸檔 科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。A、基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。B、設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3、會計(jì)電子文件整理 A、工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。B、賬簿。企業(yè)會計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2、在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室 藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
四、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫
檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：
1、有利于了解檔案的價(jià)值和作用。檔案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
一是傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二是由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。三是由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果是又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
1、檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
2、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
3、文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
4、電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對方法
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。
關(guān)鍵詞 政府采購 電子化 改革 采購信息 透明度
中圖分類號：F812 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
新頒布的《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》第十條規(guī)定，國家實(shí)行統(tǒng)一的政府采購電子交易平臺建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子化政府采購活動。這條規(guī)定的出臺，對于推動我國政府電子化采購改革提供了制度支持并指明了方向，為實(shí)現(xiàn)采購信息的公開透明奠定了基礎(chǔ)。
1政府電子化采購建設(shè)現(xiàn)狀分析
我國政府電子化采購建設(shè)起步比較早，包括中央政府、中直機(jī)關(guān)和各地省市政府，都在探索各種各樣的電子化采購形式。經(jīng)過多年的發(fā)展，目前我國的政府電子化采購建設(shè)還處于分散建設(shè)階段，各個(gè)省市政府各自建設(shè)、互不聯(lián)系，導(dǎo)致我國政府電子化采購建設(shè)還存在很多問題，主要表現(xiàn)在政府采購網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、網(wǎng)站建設(shè)結(jié)構(gòu)不合理、采購信息共享渠道不通暢、法制環(huán)境不成熟等方面，嚴(yán)重阻礙了政府電子化采購的發(fā)展，亟需推動政府電子化采購的改革，從而提升采購信息的公開透明度。
2政府電子化采購改革發(fā)展方向分析
從各個(gè)省市政府電子化建設(shè)情況可以發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過前些年的分散建設(shè)后，目前政府電子化采購建設(shè)相關(guān)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，能夠?qū)崿F(xiàn)從信息到評標(biāo)的全程電子化，降低了交易成本、減少了人為干預(yù)、規(guī)范了企業(yè)行為、強(qiáng)化了全程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了采購信息的公開透明。但是由于分散建設(shè)，目前還存在很多問題，因此政府電子化采購改革發(fā)展方向應(yīng)該是變分散建設(shè)為集中統(tǒng)一，從而從根本上解決網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)不合理、信息不共享等問題，且從瑞典的政府采購也可以發(fā)現(xiàn)，實(shí)施政府采購的統(tǒng)一建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)政府各部門業(yè)務(wù)的協(xié)同和功能的整合，節(jié)省資源，具有重要的意義。
3政府電子化采購建設(shè)研究
（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)，保障工作的科學(xué)有序。瑞典政府電子化采購建設(shè)從一開始就由國家司法部統(tǒng)一負(fù)責(zé)建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)，因此，為了推動我國政府電子化采購改革發(fā)展，首要問題是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)，建立高效的組織管理機(jī)構(gòu)，從而保障工作的科學(xué)有序。建議成立國務(wù)院采購中心，負(fù)責(zé)全國的水利、交通、機(jī)電等各類采購工作，下轄政府采購管理辦公室，管理中央國家機(jī)關(guān)政府采購中心、中央直屬機(jī)關(guān)采購中心以及各地省、市政府采購中心，負(fù)責(zé)政府采購工作的統(tǒng)一指導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作，有關(guān)部門要積極配合，共同保障政府采購工作的順利實(shí)施。
（2）規(guī)范網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，由國務(wù)院政府采購中心制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，各個(gè)省市政府、中央直屬機(jī)關(guān)以及中央國家機(jī)關(guān)均按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式獨(dú)立制作或完善自己部門的門戶網(wǎng)站并與主站鏈接，門戶網(wǎng)站主要完成信息引導(dǎo)功能，用于幫助用戶查找信息，從而實(shí)現(xiàn)用戶的“一站式”服務(wù)。
（3）開展綜合管理系統(tǒng)的集中建設(shè)，實(shí)現(xiàn)政府電子化采購的集中統(tǒng)一。目前供應(yīng)商庫、評審專家?guī)?、采購中介機(jī)構(gòu)庫的建設(shè)還處于分散階段，各個(gè)采購中心數(shù)據(jù)不共享，造成重復(fù)建設(shè)和資源的浪費(fèi)，不利于全國的推廣。因此需要開展綜合管理系統(tǒng)的集中建設(shè)，在全國范圍內(nèi)開展評審專家管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、采購中介機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)以及企業(yè)誠信管理系統(tǒng)等子系統(tǒng)的建設(shè)，各個(gè)政府采購中心可以得到授權(quán)，下載使用子系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而保障數(shù)據(jù)庫建設(shè)的綜合統(tǒng)一，為政府電子化采購的集中統(tǒng)一奠定基礎(chǔ)。
（4）完善信息共享機(jī)制，提升政府部門間的工作管理水平。當(dāng)前各個(gè)政府部門間存在信息壁壘，降低了工作開展的效率，不利于提升工作管理水平。因此需要實(shí)行“協(xié)議式”信息共享機(jī)制，提高政府部門間信息交流共享水平，同時(shí)要制定信息安全標(biāo)準(zhǔn)，解決信息傳遞過程中的信息保密和安全問題，從而最大限度地加強(qiáng)政府部門間的工作溝通與合作，提升政府部門間的工作管理水平。
關(guān)鍵詞：電子化 基本建設(shè)檔案 信息資源 資源共享
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在基本建設(shè)全過程管理中的應(yīng)用和普及，必須把文檔一體化的管理理念延伸到基建檔案的管理工作中，對基建檔案實(shí)行紙質(zhì)文件、圖紙等的電子化管理，是對基建檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性的有效控制。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為基建檔案管理軟件在基建檔案管理中的運(yùn)用提供了技術(shù)支撐，基建檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)版可以在一個(gè)單位內(nèi)部或網(wǎng)絡(luò)多用戶的環(huán)境下，由不同的角色完成基建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等工作，并通過系統(tǒng)管理權(quán)限的設(shè)定，實(shí)現(xiàn)基建檔案信息資源共享。那么，如何實(shí)現(xiàn)電子化背景下基建檔案信息資源的共享呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下四個(gè)方面的工作：
1 基建文件材料收集必須重視電子文件的來源
基建檔案是直接記述和反映基建活動的文件材料，必須尊重基建文件材料的來源原則，基建檔案來源于建設(shè)單位、審批部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門等環(huán)環(huán)相扣的職能部門。基建檔案材料由工程前期、中期、后期三個(gè)階段組成，即立項(xiàng)目階段、實(shí)施階段、試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收階段。三個(gè)階段由不同的單位與部門根據(jù)不同的職責(zé)形成了成套性基建檔案材料。其形成的規(guī)律是遵循基本建設(shè)的程序，既從基本建設(shè)中長期計(jì)劃，項(xiàng)目建議書、可行性研究到地質(zhì)、水文、消防、抗震、初步設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工至初步驗(yàn)收、試運(yùn)轉(zhuǎn)、竣工驗(yàn)收、工程審計(jì)、決算等各階段文件材料的形成到轉(zhuǎn)化為檔案的分類、整理、編目是一個(gè)完整的運(yùn)動過程。在實(shí)際工作中，要將基建文件材料管理工作納入工作計(jì)劃，納入工程建設(shè)工作程序及管理部門職責(zé)范圍和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，以保證工程文件材料收集齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。各單位、各部門要根據(jù)基建活動不同的階段，不間斷地對基建電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息進(jìn)行及時(shí)、全面的收集，并使電子文件的主體信息與相關(guān)信息形成整體結(jié)構(gòu)，保證電子文件的齊全完整，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享打下良好基礎(chǔ)。
由于基建文件材料的來源是多方面的，其產(chǎn)生的文件材料沒有采用統(tǒng)一格式的電子文檔，某些單位只能形成紙質(zhì)材料。這就要求立檔單位要注重對不同來源的文件材料、圖紙、計(jì)算書等進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換工作。對紙質(zhì)材料進(jìn)行電子掃描處理，對于立檔單位基建檔案管理軟件數(shù)據(jù)不能兼容的電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)接口，這樣才能確保基建檔案系統(tǒng)文件材料數(shù)據(jù)來源的齊全完整與準(zhǔn)確。
2 使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案軟件，為基建檔案數(shù)據(jù)資源的共享提供良好的介質(zhì)條件
基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的實(shí)現(xiàn)比文書檔案數(shù)據(jù)資源共享要困難得多，因?yàn)榛n案的形成是跨系統(tǒng)、跨部門，而各系統(tǒng)、各部門還沒有使用相同的檔案管理軟件，如果各單位不是使用統(tǒng)一的基建管理軟件，就會存在著系統(tǒng)文件格式標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫的設(shè)置不同等問題，這將影響數(shù)據(jù)資源共享的實(shí)施。
在基建檔案管理軟件功能方面，軟件實(shí)用性和靈活性兩方面要完美地結(jié)合。實(shí)用性指的是軟件的總體模塊設(shè)置，要符合基建檔案管理工作的范疇。軟件界面設(shè)置的人性化，檔案人員跨入計(jì)算機(jī)管理檔案的門檻就會變得很低。因?yàn)?，人機(jī)對話界面的合理性、易懂性，能使檔案人員迅速地駕馭計(jì)算機(jī)。檔案人員在操作中遇到困難時(shí)，軟件能在線提供清晰明確完整的解決問題的幫助信息。另外，軟件在一定的范圍內(nèi)應(yīng)具備靈活性，一是根據(jù)不同行業(yè)的需求和基建工程管理流程，由用戶自行配置系統(tǒng)模塊的銜接和使用權(quán)限的審核。二是經(jīng)常使用的子系統(tǒng)，如著錄、檢索、立卷歸檔等模塊，能提供檔案人員根據(jù)本單位的管理需求，自主進(jìn)行數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置，其包括靈活的科技文件材料實(shí)體分類、標(biāo)準(zhǔn)著錄與動態(tài)著錄、報(bào)表靈活設(shè)計(jì)與輸出等。這樣，才能適應(yīng)不同的行業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理基建檔案。基建檔案管理軟件必須具有較高的安全性能，包含數(shù)據(jù)存儲的安全性、系統(tǒng)必須提供多種存儲備份方法，保證數(shù)據(jù)的安全；數(shù)據(jù)要有相應(yīng)級別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數(shù)據(jù)的原始性?？傊?，基建檔案軟件要讓使用人員一看就懂，一用就會，基建檔案數(shù)據(jù)各種操作都應(yīng)便于掌握，易于操作。只有使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案管理軟件，才能夠?yàn)榛n案數(shù)據(jù)資源的共享提供良好的介質(zhì)條件。
3 基建檔案電子文件格式著錄必須標(biāo)準(zhǔn)化
基建檔案在基建活動中形成的文件材料，根據(jù)載體可以分為文書文件、圖紙、計(jì)算書。要建立基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的著錄和檢索體系，在各個(gè)工作階段各個(gè)職能部門中對文書文件、圖紙、計(jì)算書等信息進(jìn)行著錄存儲。著錄的條目和電子文件數(shù)據(jù)的格式要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以建立專業(yè)性、地區(qū)性或全國性的文件中心和聯(lián)機(jī)檢索中心。由于文書文件、圖紙、計(jì)算書等文件材料形成單位不同，因此基建檔案管理軟件中的工程文件管理模塊、設(shè)計(jì)文件管理模塊、施工管理模塊、監(jiān)理管理模塊、審計(jì)部門管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊，如“正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、分類號、檔號、縮微號、主題詞”等要依據(jù)國家的《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)；在對各類基建檔案進(jìn)行著錄時(shí)，各模塊所采用的字符、字段也必須一致；此外，單機(jī)版的基建檔案管理軟件也應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)版基建檔案管理軟件的著錄格式一致；另外，文書文件、圖紙、計(jì)算書等電子文本文件、計(jì)算機(jī)輔助圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、計(jì)算書的數(shù)據(jù)格式也必須一致，這是因?yàn)槟壳暗幕n案在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的過程中，還很難實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化管理，只能由產(chǎn)生基建文件材料的各來源單位把基建電子文件數(shù)據(jù)送到立檔單位的檔案保管部門，再由檔案保管部門的立卷人員對基建檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。如果各來源單位的電子文件格式不一致，將會給檔案保管部門在對基建文件材料進(jìn)行立卷、編目時(shí)帶來不利影響。
