發(fā)布時(shí)間：2023-05-16 10:36:07
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案規(guī)范化管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法
人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來(lái)越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來(lái)的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國(guó)際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長(zhǎng)的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭(zhēng)議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開(kāi)對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒(méi)有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過(guò)不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書(shū)類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長(zhǎng)期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒(méi)有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫(xiě)。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書(shū)形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作?；蛘邔?shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過(guò)程，使檔案收集過(guò)程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問(wèn)題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問(wèn)題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營(yíng)造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語(yǔ)
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問(wèn)題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.
[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案 規(guī)范化管理 管理措施
中圖分類號(hào)：F293.3；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房產(chǎn)檔案的范圍與特殊性
1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍
房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、合同檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過(guò)程中形成的。
2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性
首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤(pán)等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展?fàn)顩r，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對(duì)統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語(yǔ)較多，如土地界限認(rèn)定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測(cè)繪等，專業(yè)性十分明顯。
其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開(kāi)發(fā)到經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)，每一項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作離開(kāi)各種合同就不可能得以完成和推進(jìn)。通過(guò)這一系列的合同，將各個(gè)相關(guān)的部門和單位聯(lián)系起來(lái)，共同推進(jìn)和完成一個(gè)項(xiàng)目。據(jù)統(tǒng)計(jì)，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達(dá)百分之五十以上。因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時(shí)，必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。
最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過(guò)程中，要通盤(pán)考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒(méi)有涉及到的空白區(qū)。
二、地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的必然性
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是時(shí)展的必然要求。隨著改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時(shí)代的深入，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是其必由之路。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在執(zhí)行過(guò)程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管理了。
三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為
加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、崗位責(zé)任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行。同時(shí)，要隨著時(shí)間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時(shí)修改、補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)
流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況展開(kāi)深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、信息化管理要解決的重點(diǎn)問(wèn)題、可能的解決方式、完成程度、實(shí)現(xiàn)深度等。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對(duì)、制約，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且能夠及時(shí)糾正。
3.明確職責(zé)和分工，保證工作質(zhì)量
所謂崗位職責(zé)是指一個(gè)崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。明確崗位職責(zé)可以最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責(zé)可以分為三個(gè)層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊(duì)伍素質(zhì)
加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案專業(yè)隊(duì)伍，同時(shí)還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的培訓(xùn)，既要培訓(xùn)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，還要使其了解企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動(dòng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳，使企業(yè)全員樹(shù)立檔案意識(shí)。因?yàn)闊o(wú)論是哪個(gè)部門或個(gè)人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，都會(huì)形成一定的活動(dòng)記錄，而這些記錄的一部分會(huì)對(duì)以后的活動(dòng)具有查考價(jià)值，需要?dú)w檔保存。為了保證檔案收集的及時(shí)、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評(píng)估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個(gè)重要循環(huán)，那就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過(guò)程，是一個(gè)螺旋上升的過(guò)程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開(kāi)對(duì)管理的評(píng)估和檢查，離不開(kāi)對(duì)檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作的意見(jiàn)反饋，及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
總之，房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實(shí)。不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，還需要企業(yè)全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。
參考文獻(xiàn)
一、醫(yī)院圖書(shū)檔案規(guī)范化管理的重要性
首先我們來(lái)看圖書(shū)規(guī)范化管理的重要性。醫(yī)院固然是以醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)為主的場(chǎng)所，但是它需要醫(yī)生、護(hù)士乃至管理人員具備較強(qiáng)的理論知識(shí)。醫(yī)學(xué)不斷在發(fā)展，人們不斷探索出新的技術(shù)，不斷豐富著當(dāng)前的醫(yī)學(xué)理論體系。誠(chéng)然，當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，很多資料都能夠從計(jì)算機(jī)上直觀地進(jìn)行了解，但是醫(yī)生不可能隨時(shí)翻看計(jì)算機(jī)進(jìn)行查看，并且電子設(shè)備在醫(yī)院很多區(qū)域會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)生影響，所以圖書(shū)是必不可少的。另外，醫(yī)院還保存著過(guò)去大量的書(shū)籍，這些書(shū)籍絕大多數(shù)至今仍然能夠使用，并且某些書(shū)籍上還有珍貴的筆記，對(duì)于醫(yī)生進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究有巨大的助益。由此我們看出對(duì)醫(yī)院圖書(shū)進(jìn)行規(guī)范化管理很有必要。
其次我們分析檔案規(guī)范化管理的重要性。前文所述，圖書(shū)的管理重要性就在于它是醫(yī)院進(jìn)行創(chuàng)新和向前發(fā)展重要條件，而檔案則是醫(yī)院的基礎(chǔ)。檔案資料分兩種，一種是人事檔案，一種是醫(yī)學(xué)檔案。人事檔案關(guān)乎醫(yī)院工作人員的職業(yè)發(fā)展，重要性自不必說(shuō)。醫(yī)學(xué)檔案則是在醫(yī)院的各種智能活動(dòng)中形成的，這些檔案具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、指導(dǎo)性等特點(diǎn)。例如，醫(yī)生對(duì)疑難雜癥進(jìn)行開(kāi)會(huì)研討并進(jìn)行臨床試驗(yàn)記錄的檔案，就對(duì)醫(yī)生掌握新的治療方法很有幫助；而舊的患者的資料則對(duì)患者病患復(fù)發(fā)時(shí)診治活動(dòng)提供了依據(jù)，使醫(yī)生的治療更為科學(xué)。
二、醫(yī)院圖書(shū)檔案規(guī)范化管理的制約因素
首先是醫(yī)院管理者和檔案管理者對(duì)于圖書(shū)檔案管理的不重視。當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院只看眼前，以看病救人為主，這本沒(méi)有問(wèn)題，但是醫(yī)院往往僅僅看中看病救人，而忽視內(nèi)部的管理和對(duì)資料的整合與總結(jié)，眼下對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展沒(méi)有明顯的影響，對(duì)醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展是極為不利的。醫(yī)院本身的不重視也就導(dǎo)致了圖書(shū)和檔案的管理者對(duì)此也不重視，這些部門的人往往沒(méi)有將這項(xiàng)工作當(dāng)做重要的事情來(lái)做，有需要時(shí)，才會(huì)花費(fèi)大力氣尋找相關(guān)資料，浪費(fèi)的大量的人力、物力，也浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。
其次是檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題。檔案管理人員的素質(zhì)偏低，其根本原因還是在于醫(yī)院對(duì)圖書(shū)和檔案的管理工作并不重視，不會(huì)專門引進(jìn)具有先進(jìn)管理常識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí)的工作人員，而僅僅是從其他部門轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)。這樣以來(lái)，檔案的管理人員不論是工作積極性還是文化水平和專業(yè)知識(shí)都有所欠缺，并且絕大多數(shù)的檔案管理工作交給年紀(jì)較大的不適宜在其他崗位工作的人員，這些人員無(wú)論在知識(shí)架構(gòu)還是接受新鮮事物的程度上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，給醫(yī)院圖書(shū)檔案的規(guī)范化管理敲響了警鐘。
再次是醫(yī)院圖書(shū)檔案管理結(jié)構(gòu)混亂，使用率低、投入低。圖書(shū)資源還好說(shuō)，醫(yī)院往往會(huì)統(tǒng)一進(jìn)行管理，但是對(duì)于各種醫(yī)療資料來(lái)說(shuō)，醫(yī)院一般都各自保存在各個(gè)部門與科室，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣以來(lái)，在醫(yī)院內(nèi)部，形成了重復(fù)管理的局面，并且部門之間的資料互通產(chǎn)生障礙，不利于醫(yī)學(xué)資源的交流和促進(jìn)。正是因?yàn)檫@種情況的存在，導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)檔案的使用率很低，檔案僅僅起到了記載的作用，沒(méi)有發(fā)揮其真正核心的作用。進(jìn)而來(lái)說(shuō)，使用率低就導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)其的投入低，進(jìn)入了一個(gè)惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響醫(yī)院圖書(shū)檔案治療規(guī)范化管理。
最后是與現(xiàn)今較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)接不暢，不能充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)對(duì)于檔案管理的存進(jìn)作用。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)和廣泛應(yīng)用，使各個(gè)領(lǐng)域的管理和工作效率有了極大的提升，但是當(dāng)前醫(yī)院的圖書(shū)檔案管理還沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的編排、檢索和管理。
三、醫(yī)院圖書(shū)檔案規(guī)范化管理有效措施探討
首先，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書(shū)和檔案管理規(guī)范化的前提條件是要對(duì)其重視。我們上文中所分析的各種原因，歸根究底還是醫(yī)院的管理者對(duì)這方面的不重視。對(duì)著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們對(duì)健康越來(lái)越高的要求，醫(yī)院的圖書(shū)和檔案只會(huì)越來(lái)越多，如果不對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，遲早有一天會(huì)產(chǎn)生極為嚴(yán)重的后果，圖書(shū)和檔案也會(huì)完全無(wú)法發(fā)揮自身的作用。醫(yī)院的管理者應(yīng)當(dāng)充分注意到醫(yī)院圖書(shū)檔案管理的重要性，將其視為醫(yī)院正常工作中的重要組成部分來(lái)開(kāi)展工作。
其次，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)相關(guān)的軟硬件的更新。先進(jìn)的圖書(shū)和檔案管理需要依托于先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的硬件，需要改變以前無(wú)序的管理手段，購(gòu)置先進(jìn)的管理器械，并進(jìn)行分類、檢索、借閱和歸還登記等軟件的設(shè)置。另外，要開(kāi)辟專門的空間進(jìn)行圖書(shū)和檔案的管理，存放圖書(shū)檔案的房間應(yīng)當(dāng)做到干燥防潮、放火防水、防盜等工作較為完備，為圖書(shū)檔案的規(guī)范化管理提供必要的場(chǎng)所。要實(shí)行現(xiàn)代化的管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中起到的作用，利用計(jì)算機(jī)收集和傳遞信息、數(shù)據(jù)計(jì)算較為嚴(yán)謹(jǐn)和迅速的特點(diǎn)，節(jié)省大量的人力物力，配合掃描系統(tǒng)，將檔案管理人員從大量的人工錄入工作中解放出來(lái)，投入到現(xiàn)代化的管理工作中去。
再次，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的管理制度和體系。醫(yī)院作為行使公共服務(wù)職能的事業(yè)單位，要明確檔案管理工作的重要性和目標(biāo)，必須將檔案的管理工作看做是自身的職責(zé)之一，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定和上級(jí)部門的要求做好檔案分類歸檔工作；另外，醫(yī)院要根據(jù)自身的情況建立健全一系列的管理制度和實(shí)施細(xì)則，明確分管的部分以及其職能范圍，對(duì)圖書(shū)和檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理并進(jìn)行必要的監(jiān)督，是整個(gè)圖書(shū)檔案的規(guī)范化管理有章可循。
然后要對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。因?yàn)楣芾砣藛T是直接的圖書(shū)檔案規(guī)范化管理的實(shí)施者和操作者，是整個(gè)工作的核心。應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)，要求圖書(shū)檔案的管理人員必須具備最基本的醫(yī)學(xué)常識(shí)和扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，在檔案的保存管理上能夠做到井井有條，在檔案的調(diào)取和歸還上能夠做到清清楚楚，并且要讓這些圖書(shū)檔案的管理者意識(shí)到自己工作的重要性，提升其工作積極性，開(kāi)發(fā)這項(xiàng)工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)?！n案工作 規(guī)范化 制度化 程序化 標(biāo)準(zhǔn)化
一、高校檔案工作的地位及要求
高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃[1]。從1987年4月23日原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)》（〔87〕教辦字016號(hào)）[2]、1989年10月10日國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]，到現(xiàn)行的2008年8月20日的中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）等一系列直接針對(duì)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，歷來(lái)都重視高校檔案管理工作?！掇k法》強(qiáng)調(diào)了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作，要與高校整體發(fā)展同步。
二、規(guī)范高校檔案工作的意義
1、明確高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制
《辦法》在總則中明確規(guī)定：“國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作?！薄皣?guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，規(guī)范了高校檔案工作行政領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，健全了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，使高校檔案工作的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國(guó)家教育行政部門和省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門的領(lǐng)導(dǎo)；業(yè)務(wù)上接受國(guó)家檔案局和省、自治區(qū)、直轄市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理體系，有利于高校檔案工作的規(guī)范和發(fā)展。
2、保障高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)
國(guó)家規(guī)范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，如《辦法》明確了高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置條件，指出未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，并規(guī)范其職責(zé)，為開(kāi)展高校檔案工作提供了組織保證。
3、促進(jìn)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)
專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數(shù)量和工作任務(wù)相適應(yīng)的一定數(shù)量和較高素質(zhì)的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進(jìn)，保持檔案工作不斷發(fā)展的活力。針對(duì)高校檔案工作人員學(xué)歷職稱層次偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、缺乏掌握現(xiàn)代技術(shù)的管理人才等問(wèn)題，《辦法》規(guī)范了高校檔案館（室），應(yīng)當(dāng)配備具有檔案專業(yè)知識(shí)、相應(yīng)科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能的專職檔案人員，并實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。這些相關(guān)條文，規(guī)范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國(guó)家對(duì)高校專職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)心和重視，為高校檔案人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和提高起到了至關(guān)重要的作用。
4、使高校檔案管理有章可循
高校檔案管理相關(guān)的規(guī)范性法規(guī)文件的頒布實(shí)施，適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，符合高校檔案工作實(shí)際，是推進(jìn)依法治校、依法治檔，規(guī)范新時(shí)期高校檔案工作制度化、科學(xué)化發(fā)展的重要依據(jù)。如教育部和國(guó)家檔案局為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護(hù)和利用檔案出臺(tái)的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則（試行）》，為高校檔案工作規(guī)范化管理提供了可靠的法律保障。
5、確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展
為了改善高校檔案工作的發(fā)展環(huán)境，《辦法》提高和強(qiáng)化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領(lǐng)導(dǎo)體制、管理體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經(jīng)費(fèi)、檔案庫(kù)房建設(shè)和檔案設(shè)備配置等各方面強(qiáng)化了高校檔案工作有效運(yùn)行的條件保障。這些相關(guān)的法規(guī)文獻(xiàn)，既適應(yīng)了高等教育改革發(fā)展的需要，又符合高校檔案工作建設(shè)發(fā)展的實(shí)際情況，有利于高校檔案工作的規(guī)范化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案資源信息化、檔案利用知識(shí)化、檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化，能確保高校檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。
三、高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑
1、強(qiáng)化意識(shí)，更新觀念——人性化是前提
要規(guī)范高校檔案工作首先必須強(qiáng)化法制意識(shí)，牢固樹(shù)立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。
高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內(nèi)涵，決定了高校檔案工作具有長(zhǎng)期性、連續(xù)性、持久性、系統(tǒng)性的特征。時(shí)間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動(dòng)態(tài)工作過(guò)程中，如果沒(méi)有合理的管理制度與政策法規(guī)來(lái)規(guī)范高校檔案工作，其后果不堪設(shè)想。同時(shí)，規(guī)章制度的制定與實(shí)施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強(qiáng)館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規(guī)范檔案管理行為，又要尊重知識(shí)、尊重人才，充分調(diào)動(dòng)與激發(fā)檔案人的主動(dòng)性與積極性；另一方面，要對(duì)利用者提供人性化的服務(wù)，才有利于高校檔案資源體系建設(shè)和檔案服務(wù)體系建設(shè)。轉(zhuǎn)貼于
2、專業(yè)培訓(xùn)，科學(xué)管理——現(xiàn)代化是手段
高校檔案館（室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《辦法》明文規(guī)定應(yīng)配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。根據(jù)這一對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技能，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)，這樣才能充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動(dòng)高校檔案工作從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變?？茖W(xué)化、現(xiàn)代化管理，是規(guī)范高校檔案工作的重要手段。
要規(guī)范高校檔案工作 ，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，人才是核心。然而，根據(jù)教育部辦公廳檔案處對(duì)教育部直屬高校檔案工作狀況的調(diào)查，全國(guó)72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業(yè)結(jié)構(gòu)上，檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的459人，非檔案專業(yè)畢業(yè)的291人，分別占總數(shù)的61.2%和38.2%；職稱結(jié)構(gòu)上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無(wú)職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊(duì)伍很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理的要求，優(yōu)化專職檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，既是時(shí)代的要求，也是高校檔案工作自身發(fā)展的需要。因此，要通過(guò)多種渠道，如講座、進(jìn)修、函授、自學(xué)、培訓(xùn)、外派、引進(jìn)，提高專職檔案人員的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能與綜合素質(zhì)。
3、健全規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行——制度化是保障
高校檔案機(jī)構(gòu)是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，一方面是負(fù)責(zé)保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會(huì)服務(wù)的職能，另一方面是負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理職能，這兩大方面職責(zé)的正確履行，首先要規(guī)范行為，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，并以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本校檔案工作實(shí)際，創(chuàng)新檔案管理制度化建設(shè)，建立和不斷完善本館的檔案管理規(guī)章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設(shè)是高校檔案工作規(guī)范化管理的保障。
4、過(guò)程控制，監(jiān)督檢查——程序化是關(guān)鍵
高校檔案工作規(guī)范化管理的有效手段是程序化。要對(duì)高校工作系統(tǒng)的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督和控制，每項(xiàng)工作要設(shè)計(jì)完整的工作過(guò)程，事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查與監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)、評(píng)價(jià)與反饋，這樣才能規(guī)范整個(gè)檔案工作過(guò)程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統(tǒng)有條不紊地高效地運(yùn)行。
5、達(dá)標(biāo)認(rèn)定，不斷提高——標(biāo)準(zhǔn)化是依據(jù)
要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理，最有效的途徑是進(jìn)行高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定”工作，就是為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（川辦函[2005]103號(hào)）和《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》（川教[2009]204號(hào)），全面提升我省高等學(xué)校檔案工作整體水平，不繼推動(dòng)全省高等學(xué)校檔案事業(yè)的改革和發(fā)展而進(jìn)行的，其評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)是《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，考核的主要內(nèi)容包括組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等四個(gè)部分，重點(diǎn)考核、評(píng)審其近三年（含當(dāng)年）檔案工作規(guī)范化管理的情況，以開(kāi)展檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作為載體，使全省高等學(xué)校檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高高等學(xué)校檔案管理和服務(wù)質(zhì)量[6]。以上認(rèn)定目的、指導(dǎo)思想、認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)與考核內(nèi)容表明， 四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定的相關(guān)文件及其標(biāo)準(zhǔn)，是保障四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的主要依據(jù)。
6、數(shù)字存儲(chǔ)，知識(shí)服務(wù)——信息化是動(dòng)力
高校檔案是高校科研、教育、教學(xué)和日常管理以及各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源。檔案的本質(zhì)是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價(jià)值。實(shí)體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設(shè)被提上了議事日程?！掇k法》要求“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，主要包括檔案資源數(shù)字化建設(shè)、檔案利用知識(shí)化建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和各門類檔案管理業(yè)務(wù)。因此，檔案信息化建設(shè)對(duì)高校檔案工作的規(guī)范化管理具有強(qiáng)大的推動(dòng)作用。
參考文獻(xiàn)
[1]、[4]教育部 國(guó)家檔案局 高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)，2008.8.20。
[2]國(guó)家教委 國(guó)家檔案局 關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)〔87〕.教辦字016號(hào)，1987.4.23。
[3]國(guó)家教育委員會(huì) 《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，中華人民共和國(guó)國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)，1989.10.10。
1.即便是進(jìn)行人口計(jì)生工作檔案管理的人員，在檔案的保管技術(shù)和業(yè)務(wù)方面知識(shí)背景上都十分欠缺，普遍存在著“存放就完事”的工作心態(tài)，沒(méi)有合理的管理就使得檔案雜亂無(wú)序，給后續(xù)工作的開(kāi)展造成了諸多不便。盡管國(guó)家在人口計(jì)生工作的檔案管理上有著明確的規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理工作的硬件設(shè)施要求也有著相應(yīng)規(guī)定，但在實(shí)際的工作中依舊普遍存在檔案管理辦公環(huán)境差，辦公用品質(zhì)量低下等問(wèn)題，以至于經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失或損毀的情況。
2.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不重視。對(duì)于檔案管理工作上出現(xiàn)的諸多問(wèn)題究其根本還是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的不重視，基層檔案的保管和管理工作是開(kāi)展整個(gè)人口計(jì)生工作的基礎(chǔ)，而這卻恰恰是目前我國(guó)計(jì)生工作最為薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)往往都過(guò)于重視人口計(jì)生工作中實(shí)踐工作的展開(kāi)，而忽略了更加重要的檔案管理工作，在檔案管理人員的選擇上也十分隨意，這也造成了目前我國(guó)人口計(jì)生工作的檔案管理人員素質(zhì)普遍不高的現(xiàn)象。這一系列的問(wèn)題直接導(dǎo)致了目前檔案管理工作難以有效的開(kāi)展，對(duì)于今后檔案的規(guī)范化管理增加了不小的難度。
3.人口計(jì)生檔案內(nèi)容的造假和管理手段的落后。對(duì)于人口計(jì)生工作管理意識(shí)的缺乏也就造成了對(duì)于管理工作重要性的忽視，一些單位在將管理數(shù)據(jù)進(jìn)行上報(bào)的時(shí)候，為了省事將部分檔案資料進(jìn)行人為的杜撰，瞞報(bào)漏報(bào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重違反了檔案真實(shí)性的基本原則。另外，受到經(jīng)費(fèi)等方面的限制，人口計(jì)生工作的檔案管理大多仍為手工管理，沒(méi)有將現(xiàn)代科技進(jìn)行有效的運(yùn)用，造成管理工作效率地低下，使得人口計(jì)生工作的檔案管理無(wú)法高效地開(kāi)展。
二、人口計(jì)生工作檔案規(guī)范化管理途徑
1.提高人口計(jì)生工作人員對(duì)管理工作重要性的認(rèn)知。對(duì)于目前普遍存在的人口計(jì)生人員對(duì)管理工作意識(shí)缺乏的現(xiàn)象，就需要讓人口工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在重要性的認(rèn)知中主要的讓工作人員認(rèn)識(shí)到：人口計(jì)生檔案可以促進(jìn)人口計(jì)生工作的進(jìn)一步改進(jìn)；人口計(jì)生檔案可以給領(lǐng)導(dǎo)在做出宏觀調(diào)控的決策上提供依據(jù)；人口計(jì)生檔案能夠?yàn)橛g婦女的護(hù)理提供保障；人口計(jì)生檔案可以讓流動(dòng)人口的生活更加高效有序；人口計(jì)生檔案可以讓農(nóng)民致富奔小康的速度加快。
2.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視度的加強(qiáng)。讓人口計(jì)生工作的檔案管理在根本上得到加強(qiáng)就需要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視度提高。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言，也同樣可以進(jìn)行檔案管理工作重要性意識(shí)的傳播，同時(shí)國(guó)家在人口計(jì)生工作上對(duì)于檔案管理也需要有更加進(jìn)一步的規(guī)范制度，這樣可以給予計(jì)生工作的領(lǐng)導(dǎo)們一定的壓力，可以使他們逐漸地對(duì)人口計(jì)生工作的檔案管理重視起來(lái)，讓他們意識(shí)到首先在基層人員的選擇上必須達(dá)到一定的素質(zhì)要求，然后在次基礎(chǔ)上才可以展開(kāi)進(jìn)一步的檔案管理工作。
3.開(kāi)展人口計(jì)生工作檔案管理的監(jiān)督工作。上文中也提到了在實(shí)際的檔案管理中，一些單位為圖一時(shí)安逸，將人口計(jì)生工作的檔案資料進(jìn)行不真實(shí)地上報(bào)，這樣對(duì)于人口計(jì)生工作的進(jìn)一步開(kāi)展有著十分惡劣的影響。為了保證人口計(jì)生工作中檔案資料的真實(shí)可靠性，就需要在對(duì)各級(jí)各單位的計(jì)生檔案管理上指派人員進(jìn)行監(jiān)理和督查，讓人口計(jì)生工作的檔案資料整合數(shù)據(jù)始終處在一個(gè)真實(shí)的環(huán)境中。
一、環(huán)保檔案工作相關(guān)內(nèi)容概述
環(huán)保檔案，主要是指各級(jí)環(huán)保部門在日常環(huán)境保護(hù)活動(dòng)工作開(kāi)展過(guò)程中形成的各類檔案材料，包括了環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)保監(jiān)察、污染防治、自然保護(hù)、環(huán)境工程與基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案、環(huán)境保護(hù)宣傳以及其他黨務(wù)活動(dòng)和行政事務(wù)管理等產(chǎn)生的一系列檔案資料。環(huán)保檔案管理，在環(huán)保部門管理中具有非常重要的作用，既是環(huán)境保護(hù)污染治理以及環(huán)保工作開(kāi)展的原始資料，也是進(jìn)行環(huán)境保護(hù)工作決策制定、環(huán)境規(guī)劃、污染排放控制的重要參考依據(jù)，對(duì)于環(huán)境保護(hù)影響評(píng)價(jià)、環(huán)?？蒲泄ぷ饕灿兄匾绊?，是關(guān)系到環(huán)保事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。相比于其他的檔案管理工作，環(huán)保檔案資料具有種類繁多、來(lái)源廣泛的特點(diǎn)，而且環(huán)保檔案的專業(yè)性獨(dú)特性非常強(qiáng)。由于環(huán)保檔案主體多樣、環(huán)保工作動(dòng)態(tài)變化的屬性，因此環(huán)保檔案資料也表現(xiàn)出多樣性和變化性的特點(diǎn)，要求環(huán)保檔案管理必須結(jié)合這些特點(diǎn)針對(duì)性地開(kāi)展。
二、當(dāng)前環(huán)保檔案管理中存在的問(wèn)題分析
（1）環(huán)保檔案管理制度不夠系統(tǒng)規(guī)范。環(huán)保部門檔案規(guī)范化管理水平不高，很重要的一方面因素就是環(huán)保部門缺少嚴(yán)格的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范化管理，造成了很多環(huán)保檔案資料零散，缺少集中收集和統(tǒng)一處理，環(huán)保檔案材料的形成積累和整理歸檔未能形成常態(tài)化，檔案材料不夠齊全完整的問(wèn)題較為突出。
（2）環(huán)保檔案工作的精細(xì)化水平不夠。環(huán)保檔案分類較細(xì)，專業(yè)化程度非常高，但是目前很多地方的環(huán)保檔案管理仍然存在粗放的問(wèn)題，不同領(lǐng)域、不同管理要求的檔案資料未能進(jìn)行細(xì)化分類，容易造成環(huán)保檔案管理工作出現(xiàn)疏漏。
（3）環(huán)保檔案管理的信息化水平不高。國(guó)家環(huán)保部門早已經(jīng)開(kāi)展了環(huán)保檔案信息化管理，各地省市也分別建立了環(huán)保檔案門戶網(wǎng)站，環(huán)保檔案信息化管理水平不斷提高。但環(huán)保檔案信息化建設(shè)也存在不少問(wèn)題，特別是軟硬件設(shè)施建設(shè)投入不足，環(huán)保檔案資源開(kāi)發(fā)利用不夠，服務(wù)價(jià)值未能充分發(fā)揮的問(wèn)題有待解決。
三、規(guī)范環(huán)保檔案管理工作的措施
（1）強(qiáng)化環(huán)保檔案管理意識(shí)，完善環(huán)保檔案管理制度體系建設(shè)。環(huán)保部門在管理中，應(yīng)該高度重視環(huán)保檔案工作的重要性，尤其是環(huán)保部門的領(lǐng)導(dǎo)班子，應(yīng)該主導(dǎo)推動(dòng)環(huán)保檔案管理工作開(kāi)展，努力為環(huán)保檔案規(guī)范化提供有力的支持保障。同時(shí)，應(yīng)該進(jìn)一步健全完善環(huán)保檔案管理有關(guān)規(guī)章制度建設(shè)，嚴(yán)格按照檔案法以及環(huán)保部門規(guī)章要求，建立環(huán)保檔案立卷歸檔制度、保護(hù)制度、保管制度、查閱制度、開(kāi)發(fā)利用制度、統(tǒng)計(jì)工作制度、保密和銷毀制度、檔案工作崗位責(zé)任制度等，為環(huán)保檔案工作開(kāi)展提供良好的制度保障。
（2）規(guī)范檔案管理工作流程，提高環(huán)保檔案工作的精細(xì)化水平。在環(huán)保檔案工作的具體開(kāi)展實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)該注重加強(qiáng)對(duì)環(huán)保檔案的細(xì)化分類管理，保證每一套環(huán)保檔案材料都按照分類和保管要求進(jìn)行科學(xué)整理和分類，確保檔案材料與記錄內(nèi)容準(zhǔn)確一致。同時(shí)，加強(qiáng)環(huán)保檔案工作過(guò)程管理，對(duì)環(huán)保檔案材料的形成歸檔進(jìn)行跟蹤管理，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行組卷，強(qiáng)化環(huán)保檔案的鑒定保管，確保具有保存價(jià)值的檔案資料完全歸檔保存，提高環(huán)保檔案材料質(zhì)量。
（3）提高環(huán)保檔案信息化水平，加強(qiáng)環(huán)保檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。在環(huán)保檔案管理方面，應(yīng)該積極增加投入保障，為環(huán)保檔案管理信息化推進(jìn)實(shí)施提供良好的硬件設(shè)施與檔案管理軟件系統(tǒng)，并積極利用各種新技術(shù)新方法促進(jìn)提高環(huán)保檔案數(shù)字化建設(shè)，特別是增強(qiáng)環(huán)保檔案資料歸集整理的前端控制能力，提高環(huán)保檔案工作效率。此外，還應(yīng)該高度重視環(huán)保檔案的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)環(huán)保檔案資料的借閱查詢管理進(jìn)行規(guī)范，提高環(huán)保檔案資料檢索的信息化便捷化水平，積極主動(dòng)提供各種環(huán)保檔案資料咨詢服務(wù)，對(duì)有關(guān)環(huán)保檔案資料及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上公開(kāi)和信息等，充分利用環(huán)保檔案資料的內(nèi)在價(jià)值。
四、結(jié)語(yǔ)
提高環(huán)保檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平，環(huán)保部門應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)，完善環(huán)保檔案管理規(guī)章制度，提高環(huán)保檔案管理信息化水平，促進(jìn)環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范高效開(kāi)展。
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關(guān)鍵詞實(shí)驗(yàn)室檔案;規(guī)范化管理;問(wèn)題;措施
中圖分類號(hào)g271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼a文章編號(hào) 1007-5739(2010)22-0026-02
高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力、奠定科研基礎(chǔ)和提高學(xué)生實(shí)踐綜合素質(zhì)的重要場(chǎng)所,而實(shí)驗(yàn)室檔案管理則是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要組成部分。建立和完善實(shí)驗(yàn)室檔案,是正確全面地反映實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革發(fā)展歷史的重要手段,是管理過(guò)程進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的具體要求,也是判斷實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的主要依據(jù)[1-2]。因此,搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理對(duì)學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研起到重要的作用。該文就實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的重要性和范疇進(jìn)行系統(tǒng)闡述,并對(duì)存在的問(wèn)題及改善措施提出具體方法。
1實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的意義
1.1實(shí)驗(yàn)室實(shí)施管理、決策的依據(jù)
完善的實(shí)驗(yàn)室檔案準(zhǔn)確地反映了實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的全過(guò)程,因此,可以為實(shí)驗(yàn)室管理提供客觀、科學(xué)的決策依據(jù)。
1.2提高實(shí)驗(yàn)室管理水平的重要手段
隨著高等教育改革的不斷深化,實(shí)驗(yàn)室愈加發(fā)揮著重要的作用,隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大,高校實(shí)驗(yàn)室的規(guī)模、數(shù)量、水平和層次也必須快速發(fā)展。實(shí)驗(yàn)室檔案是反映實(shí)驗(yàn)室工作、建設(shè)、管理等方面的真實(shí)記錄,對(duì)于實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理水平的提高和傳承起著重要作用[3]。
1.3 實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革的主要依據(jù)
對(duì)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)方法、手段、實(shí)驗(yàn)考試辦法等進(jìn)行分析研究,對(duì)學(xué)生的反饋意見(jiàn)進(jìn)行整理和分析都有助于進(jìn)一步改善教學(xué)質(zhì)量。實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案,都有助于不斷改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)方法和手段,推進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革,從而不斷提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量。
1.4科研工作的基本保證
科研是高校的一項(xiàng)重要工作,科研離不開(kāi)實(shí)驗(yàn),實(shí)驗(yàn)為科研提供財(cái)、物、場(chǎng)所的保障。
1.5實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備合理配置及科學(xué)管理的重要參考
實(shí)驗(yàn)室檔案可以提供實(shí)驗(yàn)設(shè)備的功能、技術(shù)指標(biāo)、用途、價(jià)格、質(zhì)量、使用說(shuō)明及儀器使用記錄,可真實(shí)反映儀器的性能狀況、使用效率、商家售后服務(wù)、實(shí)驗(yàn)科研對(duì)儀器的綜合評(píng)價(jià)等,可為專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行儀器設(shè)備選擇、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、開(kāi)發(fā)及儀器的合理整合等提供參考資料。
1.6實(shí)驗(yàn)室及教學(xué)評(píng)估材料的有效積累
實(shí)驗(yàn)室檔案的真實(shí)記錄是對(duì)該實(shí)驗(yàn)室的客觀、正確、全面地反映,所提供的可靠文字、圖表和數(shù)據(jù)等,保證實(shí)驗(yàn)室評(píng)估的可靠性、客觀性和準(zhǔn)確性,有助于實(shí)驗(yàn)資料的長(zhǎng)期保存。
1.7提高教師業(yè)務(wù)水平的重要途徑
實(shí)驗(yàn)室檔案建立的過(guò)程,也是實(shí)驗(yàn)教師不斷學(xué)習(xí)和提高的過(guò)程。實(shí)驗(yàn)教師通過(guò)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行比較、鑒別、研討等方式,吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),促進(jìn)了業(yè)務(wù)水平的提高。同時(shí)也為其他教師從事實(shí)驗(yàn)提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。
1.8考核實(shí)驗(yàn)室人員工作業(yè)績(jī)的重要憑證
實(shí)驗(yàn)室檔案記錄著實(shí)驗(yàn)人員的基本材料,包括工作人員基本信息(職稱、學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、資格、科研論著、表彰獲獎(jiǎng)等)以及個(gè)人工作日志,崗位職責(zé)及分工細(xì)則,專、兼職實(shí)驗(yàn)教師及實(shí)驗(yàn)員的在職、流動(dòng)、職務(wù)職稱變動(dòng)、業(yè)務(wù)考核、進(jìn)修培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲情況,實(shí)驗(yàn)室主任任命文件等,這是實(shí)驗(yàn)室工作人員的德、勤、能、績(jī)客觀評(píng)價(jià)的主要依據(jù)。
2實(shí)驗(yàn)室檔案管理的范疇
2.1實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展類
包括實(shí)驗(yàn)室的建立、整合、轉(zhuǎn)型、搬遷的記錄和文件,實(shí)驗(yàn)室平面分布、空間布置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃,以及實(shí)驗(yàn)室管理體制和所承擔(dān)的學(xué)科、專業(yè)、課程實(shí)驗(yàn)教學(xué)情況等文件。
2.2實(shí)驗(yàn)室管理類
一是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理方面的檔案。如實(shí)驗(yàn)室建立、管理體制等方面的文件,實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度工作總結(jié),實(shí)驗(yàn)室使用情況登記,實(shí)驗(yàn)室各種管理規(guī)章制度。二是實(shí)驗(yàn)室環(huán)境管理檔案,如實(shí)驗(yàn)室平面圖,水、電線路圖,實(shí)驗(yàn)室使用面積,學(xué)生人均使用面積,實(shí)驗(yàn)室防火、防盜、防爆等安全檢查措施和檢查記錄,三廢處理措施和記錄等。
2.2.1崗位職責(zé)。包括實(shí)驗(yàn)室主任、實(shí)驗(yàn)員、實(shí)驗(yàn)教師的崗位職責(zé)及學(xué)生實(shí)驗(yàn)守則、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)報(bào)告等。
2.2.2儀器設(shè)備管理制度。包括大型、精密儀器管理制度,實(shí)驗(yàn)材料、低值易耗品管理制度,儀器設(shè)備賠償管理制度,儀器調(diào)劑報(bào)廢制度,儀器設(shè)備采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),購(gòu)置計(jì)劃、論證報(bào)告、維修和使用記錄,儀器設(shè)備總值、明細(xì)表、配套率、更新率等資料。
2.2.3藥品管理制度。包括藥品領(lǐng)用、發(fā)放記錄,藥品招標(biāo)采購(gòu)情況記錄,有毒有害、強(qiáng)腐蝕性物品保管制度。
2.2.4實(shí)驗(yàn)室環(huán)境與安全。包括實(shí)驗(yàn)室建筑環(huán)境,室內(nèi)水、電安裝布線情況,防火、防盜措施,三廢處理措施及安全、衛(wèi)生檢查記錄等。
2.3實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案
一是實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件及資料,如實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、有關(guān)教學(xué)管理和教學(xué)要求的各種文件。二是學(xué)生實(shí)驗(yàn)考核辦法、實(shí)驗(yàn)考試成績(jī)。
2.4實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案
儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備購(gòu)置的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及工作人員分工,申購(gòu)報(bào)告及市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告;申購(gòu)報(bào)告的各級(jí)審批文件;儀器設(shè)備購(gòu)置招標(biāo)記錄,供貨合同或協(xié)議書(shū),招、投標(biāo)的中標(biāo)文件;安裝調(diào)試及驗(yàn)收階段形成的文件材料;學(xué)校審計(jì)、監(jiān)察結(jié)論;設(shè)備購(gòu)置材料、使用說(shuō)明書(shū)及維修卡、使用維修登記冊(cè)、賠償記錄等。
2.5實(shí)驗(yàn)室資金投入檔案
其主要包括實(shí)驗(yàn)用房、配套設(shè)備設(shè)施的投資情況;實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備購(gòu)置及維修、改造投資情況;實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品等日常實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支情況。
3實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問(wèn)題
3.1主管領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
主管實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。因此,對(duì)建檔工作支持不夠。
3.2實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識(shí)較差
實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識(shí)淡薄,平時(shí)不注意資料的收集、整理和歸類,往往記錄不全或者零亂,建檔不規(guī)范,導(dǎo)致有價(jià)值的資料流失而不能及時(shí)服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)。
3.3檔案建設(shè)制度不健全
實(shí)驗(yàn)室管理制度的不健全,使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作無(wú)章可循,同時(shí)年終目標(biāo)考核沒(méi)有對(duì)實(shí)驗(yàn)檔案評(píng)價(jià)的內(nèi)容。
3.4實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員素質(zhì)偏低
實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)人員未經(jīng)過(guò)檔案管理知識(shí)培訓(xùn),不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí),不懂檔案的歸類、整理及收集,即使積累了一些實(shí)驗(yàn)資料,在查找、調(diào)閱、管理等方面仍存在較大困難。
3.5檔案管理手段落后
當(dāng)今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,還包括大量的電子文檔,因此,必須利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。建立實(shí)驗(yàn)室電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng),實(shí)施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索,優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。
3.6檔案工作環(huán)境和設(shè)施缺乏
檔案管理需要必要的硬件設(shè)施,這是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)有專門的檔案室,設(shè)立專門的防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備。只有在檔案管理用房、設(shè)備上配置完備,才能保證檔案管理的安全、有序,真正做到高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的正規(guī)化。
3.7實(shí)驗(yàn)室檔案信息開(kāi)放力度不夠
缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開(kāi)發(fā)使用體系,采取封閉管理方式,查閱利用范圍小,利用率過(guò)低。
4實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的措施
4.1提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
主管領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的重要性,明確實(shí)驗(yàn)室檔案在實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)管理工作中所發(fā)揮的重要作用,把實(shí)驗(yàn)室檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍,加大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的支持;將其列入高校檔案工作和實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃;詳細(xì)規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔類型和統(tǒng)計(jì)、保管、使用制度等[4]。
4.2建立健全檔案管理制度
實(shí)驗(yàn)室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此,必須制定相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度,如《實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度》《儀器設(shè)備檔案管理制度》《實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員職責(zé)》《實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)制度》《實(shí)驗(yàn)物品領(lǐng)取制度》等。對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)權(quán)利、利用及法律責(zé)任作出明確規(guī)定,使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。
4.3加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平
實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍素質(zhì)的高低是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理的關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)人員要不斷地進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn),采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方法,開(kāi)展各種形式的實(shí)驗(yàn)室檔案管理研討和開(kāi)發(fā)工作,加強(qiáng)交流,提高認(rèn)識(shí),強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平。
4.4改善檔案管理的工作環(huán)境和設(shè)施
硬件設(shè)施是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此,在學(xué)校經(jīng)費(fèi)許可的前提下,要有計(jì)劃地為實(shí)驗(yàn)室檔案管理投入一定的資金,創(chuàng)造必需的設(shè)施保障。
4.5提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理手段
高科技的信息時(shí)代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢(shì)[5]。利用電子文件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革檔案管理已勢(shì)在必行。因此,要通過(guò)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名規(guī)則,逐步將手工操作的紙質(zhì)文件分批向計(jì)算機(jī)操作的電子文件轉(zhuǎn)化,并要積極創(chuàng)造條件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大信息量和服務(wù)范圍。
4.6充分發(fā)揮檔案的利用效率
開(kāi)展實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的目的在于開(kāi)發(fā)利用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資源,因此,檔案是一種信息,更重要的是一種資源。實(shí)驗(yàn)基本操作的圖片、錄像帶,實(shí)驗(yàn)方法的研究,儀器設(shè)備,特別是大型儀器設(shè)備功能的開(kāi)發(fā)、擴(kuò)展與整合等資料,都會(huì)為實(shí)驗(yàn)室管理和教學(xué)改革提供客觀的依據(jù),但不能將這項(xiàng)工作簡(jiǎn)單化,要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率,使其真正的為教學(xué)、科研服務(wù)[6]。
4.7加大實(shí)驗(yàn)室檔案的開(kāi)放力度
服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),加強(qiáng)校校合作、校企合作歷來(lái)是高校的重要辦學(xué)理念。因此,實(shí)驗(yàn)室檔案在為教學(xué)科研服務(wù)的同時(shí),也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流,為其他院校和地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供力所能及的服務(wù)。
5參考文獻(xiàn)
[1] 馬斌強(qiáng),袁超,李聰,等.高等農(nóng)業(yè)院校開(kāi)放實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)的研究[j].江西農(nóng)業(yè)學(xué)報(bào),2009,21(11):204-206.
1 充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理工作
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于一個(gè)單位乃至整個(gè)社會(huì)來(lái)說(shuō)都是非常重要的。首先，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分，只有會(huì)計(jì)檔案管理工作做好了，整個(gè)檔案管理工作才有可能做好。其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)一個(gè)單位工作的提高。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。第三，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一門學(xué)問(wèn)，里面有很多新的東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。而這個(gè)學(xué)習(xí)和探索的過(guò)程，自覺(jué)不自覺(jué)地就提高了會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。
2 加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
2.1 會(huì)計(jì)檔案的收集整理
會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號(hào)。
2.2 會(huì)計(jì)檔案的歸檔
會(huì)計(jì)檔案的裝訂包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)及其他文字資料的裝訂。
2.2.1 會(huì)計(jì)憑證的歸檔
會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會(huì)計(jì)憑證及時(shí)裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序?yàn)闇?zhǔn)進(jìn)行歸檔。
2.2.2 會(huì)計(jì)賬簿的歸檔
賬簿是由帳頁(yè)組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著單位的資金運(yùn)動(dòng)的發(fā)生。它是將單位的會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。各會(huì)計(jì)事項(xiàng)一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)帳。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫(xiě)記賬憑證上的日期。單位的會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)記賬憑證應(yīng)同時(shí)歸檔。
2.2.3 會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔
會(huì)計(jì)人員都必須全面熟練地操作單位的會(huì)計(jì)報(bào)表處理方法。單位的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年上報(bào)及時(shí)歸檔。
2.2.4 其他相關(guān)會(huì)計(jì)資料的歸檔
單位會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)的交接手續(xù)、會(huì)計(jì)檔案向本單位或上級(jí)部門的檔案室移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)等，這都是單位會(huì)計(jì)資料歸檔中不可缺少的。
2.3 會(huì)計(jì)檔案的保管
規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
2.3.1 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
2.3.2 各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
2.3.3 會(huì)計(jì)檔案的期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
2.4 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)保管清冊(cè)中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
會(huì)計(jì)檔案管理工作也與其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入，搞好會(huì)計(jì)檔案管理必備的設(shè)施建設(shè)。三是應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核之中，與其他工作一樣明確獎(jiǎng)懲。
