發(fā)布時(shí)間：2023-05-16 10:36:18
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的交通檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
在開展交通部門檔案管理過程中，其工作水平的高低直接影響到交通事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。為此，檔案人員需要不斷加強(qiáng)交通檔案管理力度，提升檔案管理的工作效率，確保交通管理工作正常、有序開展，以及時(shí)緩解交通行業(yè)檔案管理中存在的不足，提高交通行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。下面結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，著重就交通檔案管理中常見問題及解決措施進(jìn)行了研究。
1、交通檔案管理的必要性
目前，隨著我國交通行業(yè)的不斷發(fā)展，從而給檔案管理工作帶來了一些改革與創(chuàng)新。交通檔案管理是社會(huì)生活中不可缺少的部分，對(duì)確保交通管理工作的正常開展和維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定進(jìn)行起到關(guān)鍵性的作用。在交通檔案管理當(dāng)中，我們要遵循國家“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的”統(tǒng)一管理原則，在國家檔案行政管理部門的組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)下，我們不僅要執(zhí)行交通行業(yè)檔案管理的制度，又要接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督與管理。交通行業(yè)開展檔案管理工作具有以下幾個(gè)方面的意義：（1）確保交通檔案管理的順利開展，對(duì)交通部門的相關(guān)工作起到協(xié)調(diào)的作用。交通檔案管理工作順利完成后，能夠在相一時(shí)間內(nèi)完成更多的工作量，這樣可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。（2）交通檔案管理的有序開展，能夠提高人們的就業(yè)率，促進(jìn)交通行業(yè)的持續(xù)發(fā)展?？傊殡S著交通檔案管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步，企業(yè)對(duì)專業(yè)人員提出了更高的要求，這樣有利于促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，以滿足時(shí)展的需求，以培養(yǎng)出更多專業(yè)檔案管理人才，促進(jìn)社會(huì)更好、更快發(fā)展。
2、交通檔案管理中常見問題分析
隨著人們的生活質(zhì)量的提高，人們對(duì)于車輛的需求量不斷增加。車輛的增加和缺乏經(jīng)驗(yàn)的駕駛?cè)藛T數(shù)量的遞增，引起了許多交通堵塞問題，進(jìn)而產(chǎn)生了較多的交通檔案，這大大增加了交通檔案管理的力度。因此，為了解決以上問題，我們應(yīng)采用科學(xué)合理的管理措施。目前來說，在我國交通檔案管理過程中，仍然存在著以下幾個(gè)方面的問題：
2.1人員信息銜接性不足，紙質(zhì)檔案工作量大。
隨著交通事業(yè)的迅速發(fā)展，交通部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備仍然較為落后，從而造成大量陳舊紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)，由于存放的時(shí)間過長，檔案記錄的信息大部分已經(jīng)變得模糊了，且由于過去沒有詳細(xì)地記錄好檔案空間的有限記錄，且都是通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電腦中方式進(jìn)行電子文檔的儲(chǔ)存，這樣的工作將會(huì)消耗大量人力和時(shí)間，從而給電子檔案的完善與發(fā)展帶來了較大的阻礙。
2.2檔案管理人員的整體素質(zhì)較差。
在交通檔案管理工作中，有些檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，總是認(rèn)為自己是一個(gè)小小的資料保管員而已，不重視檔案管理工作，這種錯(cuò)誤的觀念導(dǎo)致他們?cè)趯?shí)際的工作當(dāng)中缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而造成一些檔案信息丟失事件的出現(xiàn)。
2.3檔案管理不夠規(guī)范，實(shí)際檢索效果差。
目前來說，在大部分交通檔案管理工作中，仍然存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象，同時(shí)檔案管理部門沒有建立完善的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致檔案管理人員沒有按照相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行檔案的保存和記錄，加上一些檢索工具缺乏一定的精度，檢索效果達(dá)不到要求。例如，在檔案中明明顯示了個(gè)人的檔案信息，但是利用檢索工具進(jìn)行檢索時(shí)即顯示不出來，這樣不方便人們對(duì)檔案的使用，同時(shí)，還存在搜索方式設(shè)計(jì)不合理問題，需要到檔案存放的地方才能查找到檔案值，這樣將會(huì)浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，大大地降低了檔案管理工作的質(zhì)量，難以滿足公眾的需求。
2.4電子檔案存放系統(tǒng)設(shè)備差，更新緩慢。
近年來，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)了更新?lián)Q代的局面，在交通行業(yè)檔案管理工作中，經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)管理系統(tǒng)使用幾年后就難以滿足新的發(fā)展要求。如交通檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過幾年的使用后，存在著軟件和硬件配套設(shè)施差，打印、掃描效率低，系統(tǒng)軟件不能及時(shí)得到升級(jí)等漏洞，從而造成檔案在使用的過程中不難直接錄入和上網(wǎng)，大大降低了檔案管理工作的效率。
3、做好交通檔案管理工作的建議
根據(jù)以上交通檔案管理中常見問題分析，這些問題將大大降低了檔案管理工作效率，因此，我們有必要采取一些針對(duì)性的解決措施，以提升檔案管理的工作效率，以滿足人們的使用需求。具體的措施如下：
3.1建立完善、規(guī)范的檔案管理體系。
古人說：“無規(guī)矩不成方圓”，任何一種管理活動(dòng)都不能隨意開展，一般是在完善的計(jì)劃方案的指導(dǎo)下進(jìn)行的，交通檔案的管理也不例外。在交通檔案管理的過程中，我們需要建立完善、規(guī)范的管理體系。在檔案管理工作中，要建立一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，對(duì)交通各層部門進(jìn)行自上而下的監(jiān)管，如對(duì)交通部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進(jìn)行管理，使他們充分認(rèn)識(shí)到檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握好系統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容和管理行為的規(guī)范性
3.2要不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。
在交通檔案管理時(shí)，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)一些先進(jìn)的管理技術(shù)，提高管理人員的水平。同時(shí)通過專業(yè)技能考核方法，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們長期保持一種積極工作的狀態(tài)。
3.3加強(qiáng)交通檔案的信息化管理。
在檔案管理過程中，交通部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案信息全部錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施檔案管理，使得檢索設(shè)備及時(shí)、迅速地檢測出檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理由查詢業(yè)務(wù)向信息化管理的轉(zhuǎn)變。促進(jìn)人機(jī)的完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)交通檔案自動(dòng)化管理目標(biāo)，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)交通事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
3.4完善交通行業(yè)配套設(shè)施。
隨著我國交通事業(yè)也隨之得到了迅速發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求。然而，我國交通行業(yè)在配套設(shè)施方面仍存在許多問題。
4、結(jié)語
總之，隨著我國交通事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，給交通部門的工作帶來一些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)對(duì)檔案管理的工作人員的要求越來越高。因此，我們有必要做好交通檔案管理工作，善于總結(jié)和研究檔案管理工作中存在的難題，不斷完善檔案的管理工作，促進(jìn)交通行業(yè)的長久發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
根據(jù)最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》【中華人民共和國財(cái)政部國家檔案局令第79號(hào)】，下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)該歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。從該管理辦法可以看出，會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會(huì)計(jì)工作全過程，包括出納、會(huì)計(jì)、稅務(wù)、報(bào)表等全部會(huì)計(jì)人員產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，給會(huì)計(jì)檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個(gè)大城市建設(shè)時(shí)間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點(diǎn)在現(xiàn)場，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無完善的制度與流程，會(huì)計(jì)檔案管理雖有國家法律規(guī)章規(guī)定，但實(shí)際執(zhí)行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因?yàn)槭聞?wù)所審計(jì)，情況相對(duì)較好，會(huì)計(jì)報(bào)表，納稅報(bào)表，增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票底聯(lián)等非日常用會(huì)計(jì)檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會(huì)計(jì)報(bào)表都能完成，但時(shí)間有所滯后，延長兩三個(gè)月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會(huì)計(jì)資料，基本無暇顧及，最終嚴(yán)重影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算與國家驗(yàn)收。會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)實(shí)情況是很多公司因各種原因，財(cái)務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般由部門文員兼會(huì)計(jì)檔案管理員。財(cái)務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會(huì)計(jì)檔案管理。只有會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)要求提交各種資料或者積壓太多時(shí)，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說明領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會(huì)計(jì)檔案也來得及。2.根據(jù)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會(huì)計(jì)檔案管理一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算模塊。會(huì)計(jì)核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)制度流程不太完善，會(huì)計(jì)核算也不太規(guī)范，財(cái)務(wù)人員平花費(fèi)大量時(shí)間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項(xiàng)溝通，如會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會(huì)計(jì)檔案管理工作也難以按時(shí)開展。3.大多數(shù)企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化投入較大，沒有信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)管理無法有效進(jìn)行對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時(shí)代水平。會(huì)計(jì)檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個(gè)月按時(shí)把憑證收集完善、整理、入盒、編號(hào)，然后做個(gè)檔案臺(tái)帳記錄，由會(huì)計(jì)檔案管理員放在個(gè)人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個(gè)檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會(huì)計(jì)檔案管理水平一直沒有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來越跟不上公司與時(shí)展。(二)外部原因1.會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)對(duì)公司財(cái)務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會(huì)計(jì)報(bào)表層面，并不會(huì)過多關(guān)注會(huì)計(jì)管理細(xì)節(jié)，特別是會(huì)計(jì)檔案管理。在年報(bào)審計(jì)中，公司只要能提供會(huì)計(jì)憑證及事務(wù)所要求的會(huì)計(jì)資料即可，事務(wù)所并不會(huì)檢查會(huì)計(jì)檔案資料是來自于具體經(jīng)辦會(huì)計(jì)手里，還是來自于會(huì)計(jì)檔案室。這就造成會(huì)計(jì)檔案管理沒有硬性外部約束。2.對(duì)于城市軌道交通項(xiàng)目，建設(shè)項(xiàng)目最后一環(huán)就是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。目前，根據(jù)國家驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)有十三項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收，其中就有一項(xiàng)檔案驗(yàn)收，如果檔案驗(yàn)收通不過，即整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通不過。需要關(guān)注的是，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會(huì)計(jì)檔案并不是檔案驗(yàn)收關(guān)注的重點(diǎn)，正是這點(diǎn)恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會(huì)計(jì)檔案管理。
三、會(huì)計(jì)檔案管理不完善造成的影響
會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對(duì)日常財(cái)務(wù)管理及最終項(xiàng)目驗(yàn)收均有重要影響，具體如下：（一）會(huì)計(jì)日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時(shí)，就會(huì)造成憑證在經(jīng)辦會(huì)計(jì)或出納手中積壓，時(shí)間越長、積壓越多，這時(shí)查找憑證往往需要耗費(fèi)更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)裝訂、歸檔，且分散在不同會(huì)計(jì)人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個(gè)人造成的損失會(huì)更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點(diǎn)。所以，各種政府審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)層出不窮，為了應(yīng)對(duì)各項(xiàng)審計(jì)，會(huì)計(jì)檔案管理不到位、不完善，就會(huì)導(dǎo)致提供各類資料時(shí)手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時(shí)間較長；二來造成外部審計(jì)人員對(duì)公司不滿意，甚至認(rèn)為公司不配合審計(jì)工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項(xiàng)目作為關(guān)系國計(jì)民生的重大工程項(xiàng)目，通過國家項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是對(duì)國家對(duì)人民最好的答復(fù)。如果日常會(huì)計(jì)檔案管理沒有規(guī)范，到項(xiàng)目竣工決算時(shí)資料不全或難以查找，會(huì)極大影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算。
四、關(guān)于完善會(huì)計(jì)檔案管理的建議
針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對(duì)不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項(xiàng)工作開展就會(huì)順暢很多，投入到這項(xiàng)工作的資源將會(huì)大大加強(qiáng)。（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會(huì)計(jì)檔案管理工作是整個(gè)會(huì)計(jì)管理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，所以，有必要把會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時(shí)點(diǎn)。當(dāng)然，要想把這些工作落實(shí)到具體工作來，還需要做好會(huì)計(jì)檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會(huì)計(jì)檔案管理思想深入每個(gè)會(huì)計(jì)人員之心。將會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作會(huì)計(jì)工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，且這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號(hào)收齊所有銀行對(duì)賬單，每月10號(hào)收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號(hào)收齊上月會(huì)計(jì)憑證等。（三）加強(qiáng)全過程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因?yàn)闀?huì)計(jì)工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個(gè)月完成這項(xiàng)工作，下個(gè)月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會(huì)被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點(diǎn)，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長，設(shè)計(jì)一個(gè)良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實(shí)際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題并及時(shí)跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實(shí)現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢是財(cái)務(wù)共享中心，其會(huì)計(jì)檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)平臺(tái)等技術(shù)手段來提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司
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一、當(dāng)前信息技術(shù)在城市軌道交通工程檔案管理運(yùn)用中存在的問題
（一）檔案數(shù)據(jù)兼容性問題。
當(dāng)前大多城市軌道交通工程的檔案是先經(jīng)過市檔案館掃描后，再統(tǒng)一納入辦公網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)也是檔案查閱使用的途徑。但是當(dāng)前城市軌道交通工程的檔案數(shù)字化建設(shè)的指標(biāo)未健全、檔案統(tǒng)一管理的軟件缺乏，因而當(dāng)前使用多種檔案管理系統(tǒng)，從而在管理時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法兼容性的問題，造成檔案數(shù)據(jù)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接、批量處理，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率。
（二）工程竣工圖數(shù)字化問題。
在城市軌道交通工程檔案管理中，當(dāng)前主要通過掃描紙質(zhì)版的竣工圖方式對(duì)竣工圖進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化的處理，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，需要掃描的竣工圖數(shù)量多，且在掃描到電腦后，還需要對(duì)每張電子圖進(jìn)行后續(xù)處理，因而工作量繁重，并且其專業(yè)性要求非常高。此外，在掃描過程中因受到操作人員不當(dāng)、紙張質(zhì)量等因素的影響，其圖像的掃描結(jié)果也不一樣，有的因?yàn)椴僮魇д`，導(dǎo)致竣工圖在數(shù)字化處理后無法使用了。
（三）信息化工程檔案安全性問題。
工程檔案通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的形式，而數(shù)字信息化具有不穩(wěn)定性、流動(dòng)性的特征，因而容易出現(xiàn)數(shù)字信息丟失、遺漏、受損、被更改的問題，從而引起城市軌道交通工程檔案安全問題。
二、提高城市軌道交通工程檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用
（一）完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。
完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，首先從政策和制度上去規(guī)范。因此要建立一套統(tǒng)一的、全面的城市軌道交通工程數(shù)字化檔案管理的制度以及移交標(biāo)準(zhǔn)。這套制度和標(biāo)準(zhǔn)中包含的內(nèi)容有：對(duì)工程項(xiàng)目的數(shù)字化建設(shè)有一個(gè)明確的范圍；對(duì)檔案資料有一個(gè)統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式、掃描軟件格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)格式；要結(jié)合城市軌道交通工程的檔案特點(diǎn)，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)程序編制，從而確保檔案在移交的過程中，能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行批量的處理及快速的掛接。
（二）通過信息技術(shù)探索竣工圖數(shù)字化處理措施。
當(dāng)前，在城市軌道交通工程檔案信息化的管理中，很多施工單位對(duì)竣工圖管理一般是將DWG格式的設(shè)計(jì)圖直接轉(zhuǎn)換成竣工圖。這種方式雖然簡單方便操作，但是此類型的竣工圖缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章，因此這類竣工圖是不符合要求的。但是對(duì)竣工圖采用圖紙掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理的方式花費(fèi)的時(shí)間長，物力大。因此結(jié)合兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，采取以下措施：依舊將DWG格式的設(shè)計(jì)圖，對(duì)于缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章的問題，通過掃描技術(shù)處理。先把圖像放入可以用于竣工圖的CAD電子圖中，再把DWG格式的圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式的圖像文件，從而解決此類問題。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。
要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效利用和信息安全，需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。具體措施是：對(duì)全市的城市軌道交通工程檔案管理人進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化管理方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容為信息技術(shù)的使用和網(wǎng)絡(luò)安全。通過培訓(xùn)，使相關(guān)檔案管理人員掌握并加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理的方法、檔案管理軟件的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)性手段。此外，還需開展城市軌道工程基礎(chǔ)性知識(shí)的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠儲(chǔ)備一定的軌道交通工程專業(yè)知識(shí)，從而對(duì)一些專業(yè)性很強(qiáng)的軌道交通工程檔案能夠準(zhǔn)確地把握，提高管理的專業(yè)性。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】交通公路；科技檔案；主要問題；對(duì)策分析
近年來，我國的交通事業(yè)快速發(fā)展，隨之形成了大量的交通科技信息的材料。是否能夠?qū)@些科技材料進(jìn)行有序有效地管理，已經(jīng)成為衡量一個(gè)企業(yè)發(fā)展健康與否的標(biāo)志，也是提升企業(yè)自身工作質(zhì)量、加強(qiáng)企業(yè)社會(huì)競爭力必然條件。因此，加強(qiáng)對(duì)對(duì)這些科技資料的管理和利用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持，為交通行業(yè)的發(fā)展提供助力，已經(jīng)成為交通企業(yè)檔案部門的至關(guān)重要的課題。
1 交通公路科技檔案管理工作流程
交通公路科技檔案的管理，主要包括對(duì)科技檔案的收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計(jì)以及利用等工作。科技檔案收集工作，即是交通公路的檔案工作部門向有關(guān)部門收集其業(yè)務(wù)工作或者是該部門所承擔(dān)的項(xiàng)目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的具有保存、利用價(jià)值的文件等材料。如與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的招標(biāo)與投標(biāo)等文件，設(shè)備等更新、改造的資料，系統(tǒng)等屬合同關(guān)系所產(chǎn)生的文件資料?？萍紮n案的整理工作，是按照科技檔案形成的規(guī)律，堅(jiān)持以保證科技檔案的系統(tǒng)性、完整性的原則為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，將無序的材料轉(zhuǎn)變?yōu)橛行虻牟牧?。科技檔案的鑒定，是依據(jù)一定的原則和方法，對(duì)檔案資料的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，保留有價(jià)值的材料，并對(duì)材料的保管年限進(jìn)行確定?？萍紮n案鑒定的工作，一般需要根據(jù)科學(xué)技術(shù)負(fù)責(zé)人或者總工程師的指導(dǎo)，由科技人員和檔案人員共同完成，以確保檔案鑒定工作的準(zhǔn)確無誤?？萍紮n案的保管工作，是以維護(hù)科技檔案的完整和安全為目的而進(jìn)行的各項(xiàng)工作?？萍紮n案的統(tǒng)計(jì)工作，通過提取檔案的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，分析檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，了解檔案以及檔案所處狀態(tài)，提高檔案管理的水平?？萍紮n案的利用工作，即是要求工作人員發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，了解部門的需求，編制實(shí)用高效的檢索工具，充分發(fā)揮檔案材料依據(jù)憑證的作用，為本單位的管理、生產(chǎn)、科研等提供檔案服務(wù)。
2 主要問題
第一、只意識(shí)到了憑證文件的收集工作，而忽略了技術(shù)文件的歸檔工作。
檔案的價(jià)值不僅是因?yàn)闄n案的憑證作用，更是因?yàn)樗睦脙r(jià)值。然而，傳統(tǒng)的檔案收集和管理工作的過程中對(duì)于檔案的憑證作用更加的重視，以至于忽視了檔案的利用價(jià)值。作為技術(shù)參考是科技檔案所具有的利用價(jià)值之一，也是科技檔案最根本的屬性。但是，在各種歸檔管理工作的要求中，無一例外的要求歸檔材料必須為原件，如果以復(fù)印件作為文件材料歸檔，則會(huì)被認(rèn)為是工作失誤。工作人員為了滿足歸檔的要求，歸檔材料非原件拒絕收檔。為了滿足歸檔的要求，卻使得一些重要的技術(shù)文件因?yàn)闆]有原件而無法歸檔，從而影響了檔案材料收集的質(zhì)量，也使得檔案資源作為參考資源的利用價(jià)值打了不少折扣。
第二、由于檔案分類工作的不完善，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)受到影響。
檔案分類工作是建立檔案檢索目錄體系的基礎(chǔ)，它直接決定了檢索查詢體系的查詢效率，從而影響了科技檔案資源被利用的程度和發(fā)揮作用的大小。分類是一個(gè)較為復(fù)雜的問題，它在很大程度上影響檔案的管理和資源的利用。檔案管理中分類的不合理導(dǎo)致館藏排架混亂，從而影響文件的檢索和利用。
第三、檔案編目不甚完善，影響檔案的檢索利用。
對(duì)檔案材料的編目工作是否完善，很大程度上影響著科技檔案資源利用的效率、檢索工作的效率。檢索是對(duì)檔案資源加以利用的基礎(chǔ)，而檢索利用的基礎(chǔ)則是檔案的編目工作，通過編目，可以建立多種途徑對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索查找，編目是檔案資源得到充分利用的重要前提條件。然而，一些檔案文件的編目中缺少在多數(shù)信息資源檢索中應(yīng)用到的主題詞標(biāo)引，這是檔案資源檢索利用的一大缺陷。
3 對(duì)策分析
第一、有機(jī)結(jié)合檔案的憑證作用和利用價(jià)值。
首先要使檔案管理制度得以完善，制定切實(shí)可行的程序和辦法來完成檔案資料收集、整理、編目等工作。在日常的歸檔過程中，要按照歸檔的要求，堅(jiān)持歸檔文件原始性的原則。在管理工作中，應(yīng)該放寬歸檔條件，對(duì)于尚未收集到元件的情況下，考慮使用相應(yīng)的復(fù)印件替代，以保證檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性，使相關(guān)的技術(shù)資料之間相互對(duì)應(yīng)，彼此協(xié)調(diào)一致，真實(shí)記錄和反映科技活動(dòng)的過程。
第二、實(shí)現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)性和完整性的緊密結(jié)合。
檔案相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從科技工作的起點(diǎn)入手，在過程中加以控制，以各類檔案的歸檔范圍為依據(jù)，結(jié)合課題或項(xiàng)目的實(shí)際，與相關(guān)的負(fù)責(zé)人共同完成項(xiàng)目歸檔文件的清單，而且清單應(yīng)該能夠細(xì)化的反映出工作的不同階段應(yīng)該形成的相應(yīng)文件，如立項(xiàng)階段的調(diào)研報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)的工程總結(jié)、技術(shù)總結(jié)等文件。不僅使得技術(shù)人員和檔案人員對(duì)所需材料做到心中有數(shù)，同時(shí)也可以保證檔案資料的系統(tǒng)和完整性。同時(shí)還要對(duì)檔案管理的辦法加以完善，使得檔案的歸檔、管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
第三、充分結(jié)合加強(qiáng)檔案資料編研的集成管理能力與提高檔案資源的利用能力。
在對(duì)檔案材料的開發(fā)利用過程中，在充分了解用戶的需求的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料二次整理，使得零散的檔案信息得以綜合，無序的信息變得有序，方便各類人員對(duì)檔案的利用。為了實(shí)現(xiàn)管理能力的提升，我們必須轉(zhuǎn)變意識(shí)，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，圍繞決策、科研和綜合管理等主要工作，有針對(duì)性的開發(fā)研究。檔案整理人員要從全局觀察和思考，提供有效的資料，隨時(shí)了解單位的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，了解需求，圍繞中心展開檔案的整理工作，提高檔案資源的應(yīng)用能力。
第四、結(jié)合檔案管理工作中的方法創(chuàng)新、組織創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新。
在檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，要有專門的檔案室，并齊全配置檔案工作人員，同時(shí)要建立健全檔案工作制度。在隊(duì)伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在管理體制上，要實(shí)行“分級(jí)管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的管理制度。在管理方式上，要實(shí)現(xiàn)科技檔案館里的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。在服務(wù)上，要大力開展在線服務(wù)，突破地域的限制，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，同時(shí)，還要充分保證檔案的安全性保密性。
4 總結(jié)
公路科技檔案，是具有很高的保存價(jià)值的，是未來工作的借鑒和參考，因此加強(qiáng)檔案管理工作時(shí)間十分緊迫，必須做到分秒必爭。而科技檔案管理人員，要不斷的轉(zhuǎn)變思維，深化理解，積極提升自身素質(zhì)，以自身的實(shí)際努力來推動(dòng)科技檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的進(jìn)程，為社會(huì)主義建設(shè)出一份力。
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由于重慶主城區(qū)軌道交通工具具有運(yùn)量大、快速、通暢、安全、準(zhǔn)時(shí)、舒適、節(jié)能、環(huán)保等優(yōu)點(diǎn)，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到，采用軌道交通工具是解決城市交通堵塞問題的最佳選擇。而每一條軌道交通線路從可行性研究、設(shè)計(jì)、建設(shè)至運(yùn)營、經(jīng)營各個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，如進(jìn)度、質(zhì)量、投資、技術(shù)、合同等方面的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅內(nèi)容各異，而且還處在不斷的變化之中。如何通過有效的管理來充分使用這些數(shù)據(jù)，將直接影響到項(xiàng)目能否順利實(shí)施，員工工作效率能否得到提高。根據(jù)國際信息化發(fā)展的趨勢，軌道交通逐步建立起一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、一體化的工作環(huán)境，保障機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門共享一個(gè)統(tǒng)一的信息通訊和數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息交流，滿足企業(yè)內(nèi)部辦公過程中涉及的公文流轉(zhuǎn)、督辦管理、論壇、公告、信息門戶平臺(tái)等各方面的需要，實(shí)現(xiàn)高效辦公和決策的公開、公正、公平，建立一個(gè)良好的工作環(huán)境，充分體現(xiàn)軌道交通運(yùn)營管理智能化、電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢。
1 軌道交通檔案傳統(tǒng)與信息化管理
在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式中，以手工勞動(dòng)為主，軌道集團(tuán)各職能部門將紙質(zhì)文件交辦公室進(jìn)行歸檔，各部門以自己的方式在自己的職權(quán)范圍內(nèi)采集數(shù)據(jù)，同時(shí)也只能查詢到使用自己擁有的數(shù)據(jù)，形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，其他部門有可能對(duì)本部門解決問題有幫助的信息資源因?yàn)橘Y源的封閉而無法及時(shí)的獲得相關(guān)信息，從而造成了信息資源的閑置和浪費(fèi)。隨著軌道交通各條線路的開通，各個(gè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)建設(shè)，軌道集團(tuán)接觸到的相關(guān)單位大大增加，往來文件資料也成幾何級(jí)增長，而傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式的弊端也日趨顯現(xiàn)，如不及時(shí)加以改進(jìn)，不但影響工作效率，更不利于整體全面地解決工作中的問題。
2 軌道交通檔案數(shù)字化管理概念及內(nèi)容
2.1 含義
數(shù)字化檔案管理是相對(duì)傳統(tǒng)管理而言的，它是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下，其整體動(dòng)態(tài)的最佳效果。
2.2 軌道交通檔案數(shù)字化管理的目的
軌道交通數(shù)字化檔案管理的總目標(biāo)：一是要千方百計(jì)地保存保護(hù)好各類軌道交通運(yùn)營、建設(shè)階段的檔案實(shí)體，最大限度地延長檔案壽命；二是要充分開發(fā)軌道交通檔案信息資源，最大限度地為軌道交通行業(yè)服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為軌道交通各項(xiàng)工作按計(jì)劃開展服務(wù)。
2.3 數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)據(jù)管理一般包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)查詢四方面內(nèi)容。 數(shù)字化管理要做的工作就是通過各類信息技術(shù)平臺(tái)來縮短數(shù)據(jù)采集、加工、查詢的時(shí)間，延長數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的時(shí)間。
3 數(shù)字化管理在軌道交通檔案中的應(yīng)用
由于目前計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性方面存在一定的不足，軌道交通檔案管理數(shù)字化進(jìn)程也不夠理想，目前軌道交通綜合檔案管理與工程檔案管理通過各自的檔案數(shù)字化處理流程開展相關(guān)檔案管理工作。
3.1 軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理
軌道交通檔案綜合數(shù)字化管理包括文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化處理工作。
3.1.1 文書檔案。
文書檔案的數(shù)字化通過集團(tuán)辦公OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的公文處理及歸檔流程嚴(yán)格按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求制定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，文書檔案按黨群、行政、生產(chǎn)、經(jīng)營4類來分類，歸檔文件按大類結(jié)合年度進(jìn)行排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。電腦還可以根據(jù)操作員錄入的文件相關(guān)信息自動(dòng)生成檔案號(hào)，對(duì)文件進(jìn)行智能化分類，很大程度上避免了工作人員的一些誤操作，同時(shí)便于收文登記人員與檔案人員的工作銜接。只是現(xiàn)在的OA系統(tǒng)功能還不完善，未能實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化計(jì)算機(jī)管理，檔案著錄標(biāo)引工作還沒有完全轉(zhuǎn)移向文件形成處理部門，這樣直接影響到檔案管理的工作效率。
3.1.2 人事檔案。
軌道交通的干部人事檔案管理信息化工作最大的問題是數(shù)字化信息量不足，許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)網(wǎng)上缺失，檔案資源利用率較低。干部檔案信息外圍涉及到上級(jí)主管部門、眾多基層單位、橫向條線部門，內(nèi)部涉及到干部管理的多個(gè)職能部門，信息內(nèi)容也包括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、干部考核、考察、黨員統(tǒng)計(jì)等方方面面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)，制定科學(xué)合理的信息采集、維護(hù)和使用規(guī)定，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、統(tǒng)一的運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)統(tǒng)一的強(qiáng)化培訓(xùn)，提高信息使用者的實(shí)際操作能力，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
3.1.3 會(huì)計(jì)檔案。
由于上面提到的技術(shù)等原因，軌道交通的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)也沒有完全與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)合并在一起，并且根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的輸入應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式要求，目前的辦公系統(tǒng)在智能化處理這類專業(yè)文件上功能上還有欠缺，達(dá)不到一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。因此會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化目前還是通?^金蝶等專業(yè)系統(tǒng)管理軟件來實(shí)現(xiàn)，OA辦公自動(dòng)集成化的工程還在開發(fā)進(jìn)程之中。
3.2 軌道交通工程建設(shè)檔案管理數(shù)字化
由于軌道交通項(xiàng)目參與方眾多，圍繞工程項(xiàng)目的實(shí)施，如何做好各方之間的協(xié)調(diào)至關(guān)重要。軌道集團(tuán)作為項(xiàng)目業(yè)主，與設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方、政府部門之間都要建立起通暢的聯(lián)系才能夠順利地開展工作，基于這方面的需求搭建一個(gè)軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)是十分必要的。
目前的軌道交通工程建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)功能僅限于施工單位與業(yè)主方的對(duì)接，施工單位的工程支付類文件統(tǒng)一在工程文件處理窗口處登記編號(hào)，而工程文件的歸檔由工程文件處理窗口直接與公司檔案室對(duì)接，按軌道交通在建線路分類整理后，紙質(zhì)文件與電子文檔同步歸檔。
4 結(jié)論
論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展,是時(shí)代的必然,信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運(yùn)輸部門檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。本文針對(duì)檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法,最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn),探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。
引 言
隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面,在各項(xiàng)管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件,如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
(一)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
(二)檔案信息資源建設(shè)
檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù),是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。
(三)檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
(四)檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣,關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量,集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。
(五)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
這是檔案信息化成功之本,對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時(shí)代的今天,信息技術(shù)快速發(fā)展,掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術(shù)浪潮,改變了人們的時(shí)間和空間的概念以及思維方式。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現(xiàn)代化。目前,我國各級(jí)檔案管理部門也紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作,是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇,是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求,也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。
二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
(一)建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵
1.電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。
2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透,揚(yáng)長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
3.做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。
總之,加快檔案信息化建設(shè)的步伐,是提高交通運(yùn)輸管理水平的重大舉措,在改善交通運(yùn)輸狀況,發(fā)展經(jīng)濟(jì)方面發(fā)揮著重要的作用。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：普通高校；成人教育；專業(yè)化管理
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2012）06-0088-02
普通高校成人教育是一種個(gè)人自學(xué)、社會(huì)助學(xué)和函授考試相結(jié)合的具有中國特色的新型教育形式，是普通高等教育的一種補(bǔ)充，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及教育體制的改革、人才市場的興起，學(xué)歷在某種程度上已經(jīng)成為衡量人才水平和資歷的一個(gè)主要尺度。而招工、招干、考證書、評(píng)職稱等，用人單位往往要求提供學(xué)生在校讀書的學(xué)籍檔案作為佐證，或通過查檔證實(shí)證件的真?zhèn)危鳛殇浻?、聘任和晉升的參考條件。將成人教育發(fā)展中形成的歷史做真實(shí)的記錄，包括文件資料、學(xué)籍、成績、獎(jiǎng)懲記錄等加以整理，建立檔案，無論是對(duì)成人教育的研究，還是證明學(xué)歷真?zhèn)蔚确矫娑加兄豢商娲淖饔谩?/p>
一、普通高校成人教育檔案的特點(diǎn)
1.來源分散，內(nèi)容豐富。普通高校成人教育由于學(xué)生來源廣泛，學(xué)生分布在不同地區(qū)，不同教學(xué)點(diǎn)，檔案管理人員收集整理學(xué)生檔案有諸多影響因素，既有來自教學(xué)管理機(jī)構(gòu)的教學(xué)文件，如招生計(jì)劃、各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃與教學(xué)大綱、專業(yè)與課程設(shè)置、教學(xué)管理制度與辦法等；又有來自各地各教學(xué)點(diǎn)的學(xué)生資料，如新生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績冊(cè)，在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)證明材料，學(xué)歷認(rèn)證材料（?？粕究疲┑?，并且，因?yàn)槌扇私逃龑W(xué)生分散，集中學(xué)習(xí)的時(shí)間不多，因此，給檔案的收集帶來一定的影響。
2.學(xué)習(xí)形式靈活。普通高校的成人教育一般具有成人?？?、成人?？粕扇吮究?、?？坪?、本科函授、第二學(xué)歷教育、高等教育自學(xué)考試、網(wǎng)絡(luò)教育等多種辦學(xué)方式，而且，教學(xué)形式也具有多樣性，除了課堂講授外還有通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、參觀訪問、考察了解、實(shí)習(xí)等，范圍非常廣泛，形式也復(fù)雜多樣，因此，給檔案收集帶來一定的困難。
3.實(shí)用價(jià)值大。成人教育檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)情況的原始記錄，具有很高的實(shí)用價(jià)值：（1）為各類用人單位選聘、考察人才提供重要的參考依據(jù)；（2）為評(píng)估學(xué)校成人高等教育的辦學(xué)質(zhì)量與效益提供重要的參考憑證；（3）為廣大的畢業(yè)生提供晉升、職稱評(píng)定及工作變動(dòng)的學(xué)歷證明材料；（4）為畢業(yè)生提供接受高等教育檔案查閱，以彌補(bǔ)意外情況所帶來的損失；（4）為成人高等教育理論研究提供素材。
二、普通高校成人教育檔案的專業(yè)化管理
1.專業(yè)化管理的意義。檔案管理是一門專業(yè)性強(qiáng)的工作，除了要求管理人員要具備一定的檔案管理理論知識(shí)，科技知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，還要掌握運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。隨著科技發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普遍運(yùn)用，成人教育檔案的專業(yè)化管理可以使管理更加規(guī)范化和科學(xué)化，從而為成人教育改革發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
2.專業(yè)化管理的原則。（1）真實(shí)性。檔案是真實(shí)情況的反映，成人教育檔案的建立歸檔，必須如實(shí)反映成人教育的全過程，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集成人教育形成的教學(xué)和學(xué)生檔案，例如，學(xué)生學(xué)籍檔案建立，學(xué)籍變動(dòng)等材料以及成人教育的招生情況、教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)管理的全過程材料，如實(shí)記錄，歸檔，決不可以各種需要為由對(duì)記錄摻雜某些不真實(shí)的內(nèi)容。（2）科學(xué)性。成人教育檔案的管理，既要符合學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和邏輯原則，科學(xué)地界定歸檔內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生材料、管理材料和教學(xué)業(yè)務(wù)材料歸檔既要分門別類，又要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理立卷，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。類目設(shè)置既要相對(duì)穩(wěn)定，又要能適應(yīng)新增內(nèi)容。檔案類目排列、檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定需符合邏輯原則。（3）創(chuàng)新性。根據(jù)成人教育教學(xué)管理、師資、學(xué)生等的實(shí)際情況，改變?cè)瓩n案的收集方式，創(chuàng)新檔案材料的收集整理機(jī)制，將原來的由案卷管理實(shí)體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理，通過網(wǎng)絡(luò)管理，系統(tǒng)管理教學(xué)過程中形成的文件材料，采用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理方法，進(jìn)行類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等管理，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理，達(dá)到方便、實(shí)用。
3.專業(yè)化管理的關(guān)鍵。（1）人員落實(shí)。人員不落實(shí)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理將永遠(yuǎn)是一句空話。成人教育檔案管理人員沒有受過檔案管理專業(yè)知識(shí)和管理技能的訓(xùn)練，就無法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理的、規(guī)范的管理。因此，學(xué)校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)，并適當(dāng)組織他們參觀交流，在工作中邊學(xué)邊工作，輔之以管理制度和獎(jiǎng)懲辦法，成人教育檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化程度將會(huì)很快得到提高。（2）任務(wù)落實(shí)。隨著成人教育的不斷開拓發(fā)展，其檔案工作所擔(dān)負(fù)的任務(wù)將越來越繁重，其內(nèi)容也將越來繁雜。所以管理人員落實(shí)之后，還要對(duì)每個(gè)管理人員分配具體的管理任務(wù)，實(shí)行分類落實(shí)，責(zé)任到人，這樣才能做好檔案管理工作，才能不至于造成檔案管理工作上的空檔和混亂。（3）改善工作條件，實(shí)現(xiàn)信息化管理。給檔案管理人員提供一個(gè)較好的、較現(xiàn)代化的工作條件，安排必要的環(huán)境，如建立起檔案室，購置檔案管理所需用品。并根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，對(duì)檔案信息進(jìn)行征集、加工整理，分類管理，使檔案從手動(dòng)檢索向自動(dòng)化檢索轉(zhuǎn)變，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理工作辦公的現(xiàn)代化。
4.成人教育檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，為了更好地服務(wù)學(xué)校中心工作，服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會(huì)，應(yīng)從以下幾方面做好工作：（1）強(qiáng)化管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不但要求管理人員有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要有認(rèn)真的工作態(tài)度和高度的工作責(zé)任感。因此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把抓成人教育檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持成人教育檔案的收集、歸檔工作。（2）規(guī)范檔案的收集整理。必須從日常工作的點(diǎn)滴做起，重視檔案資料的積累和保管，及時(shí)收集，定期整理分類，營造人人關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，為檔案的建立、管理打下良好的基礎(chǔ)。（3）完善管理制度。完善成人教育檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，責(zé)任到人，責(zé)任到有關(guān)部門，建立各級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成各有關(guān)部門專人負(fù)責(zé)，層層把關(guān)，齊抓共管的良好局面。（4）改革管理機(jī)制。改革傳統(tǒng)的管理模式，建立檔案信息服務(wù)體系。從匯編文集、整理、保管為主的管理模式轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用、服務(wù)為主。把主要精力放在提高檔案的利用和發(fā)揮檔案的價(jià)值和效益方面上來。根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務(wù)體系，滿足用戶多層次、不斷增長的服務(wù)需求。（5）更新管理手段。為了適應(yīng)現(xiàn)代成人教育檔案大容量、繁瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應(yīng)，必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，信息化服務(wù)，做到及時(shí)、準(zhǔn)確地為社會(huì)服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)。
總之，成人教育檔案管理工作是一個(gè)多層次、多方面的系統(tǒng)工作，無論是檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)者、形成者、管理者都應(yīng)為推動(dòng)學(xué)校成人教育檔案事業(yè)的發(fā)展盡心盡職，加快成人教育檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的功能。
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【關(guān)鍵詞】建立；教學(xué)信息；檔案管理；系統(tǒng)；思考
中圖分類號(hào)：G64文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）12-162-02
一、項(xiàng)目研究背景
（一）項(xiàng)目意義
當(dāng)今時(shí)代是飛速發(fā)展的信息時(shí)代，各行各業(yè)中都離不開信息處理，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息控制，不僅提高了工作效率，而且大大的提高了其安全性。尤其對(duì)于復(fù)雜的信息管理，計(jì)算機(jī)能夠充分發(fā)揮它的優(yōu)越性。在高校中，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，包括科研、教務(wù)、財(cái)務(wù)、人事、圖書館等，大大提高了高校的管理效率，方便了廣大教師、學(xué)生和管理人員。教學(xué)成果管理系統(tǒng)的建立，一方面實(shí)現(xiàn)了教學(xué)工作全方位的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個(gè)及時(shí)更新的教學(xué)成果數(shù)據(jù)中心和教學(xué)成果管理溝通平臺(tái)，全面、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地提供學(xué)校的各類有關(guān)教學(xué)成果信息，以輔助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)工作的決策，為其提供決策參考；另一方面，也能為我校教師教學(xué)研究活動(dòng)提供個(gè)人教學(xué)研究活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)管理空間，實(shí)現(xiàn)個(gè)人教學(xué)成果登記、查詢網(wǎng)絡(luò)化，免除了填寫各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表的麻煩，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。
（二）現(xiàn)狀分析
近年來，學(xué)校的規(guī)模越來越大，老師人數(shù)、學(xué)生人數(shù)，隨著各級(jí)政府對(duì)教育投入的逐年增加，高等學(xué)校的教學(xué)工程與教改教研工作得到了飛速的發(fā)展，并有繼續(xù)增長趨勢。
面對(duì)如此多種類和級(jí)別的項(xiàng)目，如果管理完全由人工來完成，對(duì)于項(xiàng)目的建設(shè)、實(shí)施、管理、推廣、應(yīng)用、監(jiān)督存在諸多的不便。尤其是對(duì)即將進(jìn)行的本科教學(xué)評(píng)估工作，教務(wù)處及項(xiàng)目所屬部門經(jīng)常需要對(duì)歷年各類教學(xué)項(xiàng)目分門別類查詢，用現(xiàn)行的相互孤立、相對(duì)分散的文件夾管理方式對(duì)這類繁雜、大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查詢與管理，顯得十分費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理需求。
但是，目前我校在成果管理方面只有科研成果管理系統(tǒng)在應(yīng)用，教學(xué)類項(xiàng)目和成果中，只有教改論文成果在科研成果管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，其它教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目和教改教研項(xiàng)目的管理仍然是采用相互孤立、相對(duì)分散的文件夾管理方式來實(shí)現(xiàn)。為此，我們提出采用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段和工具，開發(fā)一套用于教學(xué)成果登記管理的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，方便地實(shí)現(xiàn)教學(xué)成果的管理和服務(wù)，從而達(dá)到提高教學(xué)管理水平的目的。
二、改革內(nèi)容及擬解決的關(guān)鍵問題
（一）具體改革內(nèi)容
項(xiàng)目主要研究內(nèi)容是設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)一個(gè)基于技術(shù)、B/S架構(gòu)的教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)。具體包括以下幾方面內(nèi)容：
1.實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能基本齊全的教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)。通過分析研究當(dāng)前教學(xué)研究管理部門的實(shí)際運(yùn)作情況，設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)包括個(gè)人信息管理（各類教研信息的登記，包括各類教學(xué)工程項(xiàng)目、教改教研項(xiàng)目、課程建設(shè)項(xiàng)目、教材項(xiàng)目等成果的鑒定、獲獎(jiǎng)信息的登記）、系統(tǒng)管理、查詢管理、數(shù)據(jù)交換、審核、報(bào)表打印等基本功能。
2.實(shí)現(xiàn)教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)良好的管理界面、查詢界面。
3.實(shí)現(xiàn)基本的業(yè)務(wù)流程管理機(jī)制，建立個(gè)人登記、院系、教務(wù)處逐級(jí)審核的管理機(jī)制。
4.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換功能，能夠從學(xué)校人事管理數(shù)據(jù)庫中獲取教師個(gè)人共享信息。
（二）擬解決的問題
在系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)過程中，擬解決的關(guān)鍵問題主要包括：
1.數(shù)據(jù)庫的實(shí)現(xiàn)技術(shù)。
2.網(wǎng)絡(luò)訪問技術(shù)。
3.保密機(jī)制和各級(jí)使用權(quán)限的實(shí)現(xiàn)。
4.與教務(wù)、科研、人事等系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的實(shí)現(xiàn)。
三、項(xiàng)目實(shí)施方案及可行性分析
（一）實(shí)施方案
1.系統(tǒng)的功能劃分與設(shè)計(jì)
簡單描述如下圖所示：
2.進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
根據(jù)需求，擬設(shè)計(jì)人員信息表、質(zhì)量工程表、學(xué)科競賽表、教材著作表、獲獎(jiǎng)成果表、系統(tǒng)信息表等數(shù)據(jù)庫表。
3.教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
主要完成以下工作：
a）數(shù)據(jù)錄入校驗(yàn)；
b）多用戶實(shí)現(xiàn)；
c）多級(jí)權(quán)限安全實(shí)現(xiàn)；
d）查詢統(tǒng)計(jì)的實(shí)現(xiàn)等。
（二）項(xiàng)目可行性分析
1.教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)可參考各類科研成果登記系統(tǒng)基本框架與內(nèi)容，功能模塊劃分、分級(jí)管理結(jié)構(gòu)等軟件實(shí)現(xiàn)技術(shù)成熟度較高。
2.由教務(wù)處和計(jì)算機(jī)學(xué)院研究人員聯(lián)合進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，教務(wù)處各相關(guān)部門可以提供多年來進(jìn)行教研管理的經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)要求，計(jì)算機(jī)學(xué)院研究人員有開發(fā)多種管理系統(tǒng)的豐富經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)合開發(fā)出適應(yīng)我校教研工作需要的管理系統(tǒng)可靠性很高。
3.項(xiàng)目預(yù)期的成果和效果（包括成果形式、實(shí)施范圍、受益面等）
成果形式：教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)軟件，總結(jié)報(bào)告。
實(shí)施范圍：全校范圍。
受益面：全校教師和各級(jí)教學(xué)管理人員。
實(shí)施效果：完成對(duì)我校各類教研項(xiàng)目的信息實(shí)行科學(xué)化、信息化管理，采用三級(jí)
管理模式進(jìn)行，教務(wù)處、學(xué)院、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，一級(jí)權(quán)限在教務(wù)處，主要是對(duì)各項(xiàng)目情況進(jìn)行審核并監(jiān)督項(xiàng)目建設(shè)，二級(jí)權(quán)限為各學(xué)院掌握，各學(xué)院可以通過系統(tǒng)來對(duì)各學(xué)院項(xiàng)目實(shí)施管理，督促項(xiàng)目的建設(shè)。三級(jí)由各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目自行登記。
四、通過建立教學(xué)信息檔案管理系統(tǒng)，提高教學(xué)研究管理水平
教學(xué)研究管理網(wǎng)絡(luò)化具有遠(yuǎn)程、規(guī)范、動(dòng)態(tài)、集約的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)也是網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)點(diǎn)，充分利用這些特點(diǎn)對(duì)實(shí)現(xiàn)教學(xué)研究管理現(xiàn)代化，提高教學(xué)研究管理水平具有重要意義。
（一）利用遠(yuǎn)程性，加強(qiáng)信息交流
超越時(shí)空界限是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的一大重要特點(diǎn)，信息在網(wǎng)絡(luò)上傳遞幾乎是瞬時(shí)的，距離不再是信息交流的障礙，在教學(xué)研究管理中可以充分利用這一特點(diǎn)，加強(qiáng)管理部門之間、管理部門與教學(xué)研究人員之間的信息交流。由于電子信息具有查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，對(duì)信息的利用水平也得到很大提高。各基層單位可以通過各自的網(wǎng)絡(luò)入口將教學(xué)研究管理資料上報(bào)教學(xué)研究管理部門，教學(xué)研究管理部門進(jìn)行遠(yuǎn)程審核，大大提高了工作效率。
（二）利用規(guī)范性，營造規(guī)范環(huán)境
信息技術(shù)本身要求數(shù)據(jù)的規(guī)范化，不規(guī)范的數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)作業(yè)，通過人機(jī)界面的技術(shù)處理，可以有效地規(guī)范數(shù)據(jù)，使通過網(wǎng)絡(luò)提交的教學(xué)研究管理信息符合設(shè)計(jì)要求，這一特點(diǎn)保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高了信息加工處理和分析的效率。同時(shí)這種規(guī)范性為教學(xué)研究管理營造了一個(gè)規(guī)范化的環(huán)境，在這一框架內(nèi)教學(xué)研究管理部門設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化方案本身就是對(duì)教學(xué)研究管理涉及到的方方面面進(jìn)行規(guī)劃整合的過程，而基層管理人員也必須按一定的規(guī)范對(duì)信息進(jìn)行加工處理，使整體教學(xué)研究管理工作步人一個(gè)規(guī)范化軌道。
（三）利用動(dòng)態(tài)性縮短決策周期
教學(xué)研究管理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)、適時(shí)的管理方式，使管理的周期可以不按常規(guī)的年度為單位，能夠即時(shí)獲取和提供所需信息，隨時(shí)掌握最新數(shù)據(jù)，及時(shí)了解教學(xué)研究動(dòng)態(tài)，提高了對(duì)決策、評(píng)估的信息支持能力，縮短了決策周期。如對(duì)教學(xué)研究成果的管理，以往一般都是每年統(tǒng)計(jì)一次，而且是統(tǒng)計(jì)上一年的成果，這種滯后性導(dǎo)致成果管理與其他教學(xué)研究管理要素不同步，影響教學(xué)研究管理的決策。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理后，教學(xué)研究人員取得成果后馬上在網(wǎng)上錄人數(shù)據(jù)庫，管理部門不僅可以及時(shí)掌握，還可以針對(duì)成果進(jìn)行各種組合查詢，一舉扭轉(zhuǎn)了成果管理的被動(dòng)局面。
（四）利用集約性，提高管理層次
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)研究管理工作的遠(yuǎn)程化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化等基本特征極大地提高了管理水平和能力，其優(yōu)勢是傳統(tǒng)方式所無法比擬的。管理效益的大幅度提高，在人力、物力和時(shí)間上產(chǎn)生了極大的節(jié)約，使管理不在忙于簡單的上傳下達(dá)，而是將更多的力量轉(zhuǎn)向以提高學(xué)校的教學(xué)研究水平和學(xué)術(shù)地位為目的的導(dǎo)向性工作，向管理要效益，這就是集約性帶來的管理層次的提高。以前教學(xué)研究管理部門每年花很大力氣整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，編印大量的報(bào)表、手冊(cè)，散發(fā)給各部門和教學(xué)研究人員。實(shí)行管理網(wǎng)絡(luò)化以后，這些工作都交由計(jì)算機(jī)去完成，建立教學(xué)研究管理信息數(shù)據(jù)庫，不同用戶可以各取所需，管理人員把主要精力花在對(duì)管理信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，然后針對(duì)問題出臺(tái)相應(yīng)的政策引導(dǎo)教學(xué)研究工作上。
（五）本項(xiàng)目的特色與創(chuàng)新之處
1.針對(duì)我校在科研、教務(wù)、財(cái)務(wù)、圖書館、人事等方面已經(jīng)廣泛采用信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)與開發(fā)教學(xué)成果登記管理系統(tǒng)，填補(bǔ)在教研領(lǐng)域信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用空白，推動(dòng)我校數(shù)字化校園的建設(shè)進(jìn)一步前進(jìn)。
2.針對(duì)當(dāng)前我校教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目的大力推進(jìn)，開展和實(shí)現(xiàn)了對(duì)包括專業(yè)綜合改革試點(diǎn)、特色專業(yè)、工程教育人才培養(yǎng)模式改革試點(diǎn)、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、教學(xué)示范中心、學(xué)科競賽、教材建設(shè)項(xiàng)目、教學(xué)改革研究項(xiàng)目、優(yōu)秀課程、精品課程、精品資源共享課、優(yōu)質(zhì)通識(shí)選修課、雙語教學(xué)示范課、學(xué)科競賽等各種類，國家級(jí)、省級(jí)、行業(yè)、校級(jí)等各個(gè)級(jí)別項(xiàng)目的信息化管理，從而為我校的教學(xué)成果管理邁上新臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)教學(xué)成果管理的科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。
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