發(fā)布時(shí)間：2023-05-18 16:58:41
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的民營(yíng)企業(yè)人事檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
論文摘要：在我國(guó)社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過(guò)程中,人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見(jiàn)和建議。
檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見(jiàn)證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來(lái)發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過(guò)檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來(lái)教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見(jiàn)”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無(wú)”?，F(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問(wèn)題。
（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒(méi)有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過(guò)程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來(lái)越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無(wú)味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開(kāi)、披露個(gè)人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無(wú)法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?lái)，實(shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開(kāi)放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂(lè)業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).
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【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；企業(yè)發(fā)展；人才發(fā)展
1 人事檔案管理現(xiàn)狀
目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問(wèn)題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對(duì)減少,原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”,特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度,根本就沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問(wèn)題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過(guò)程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí);有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色,對(duì)接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號(hào)就萬(wàn)事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對(duì)人事檔案管理欠缺的認(rèn)識(shí)和做法,勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。
2 有效的維持、促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展
2.1 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，全面地記載著職員的基本情況,反映著每一個(gè)職員個(gè)人經(jīng)歷和能力表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的職員人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理配置和合理使用的依據(jù),保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施,特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。認(rèn)真搞好人事檔案管理,就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況。人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個(gè)重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。
2.2 是發(fā)掘人才的重要依據(jù)
企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅(jiān)持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動(dòng)職員的積極陛和創(chuàng)造性。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓職員能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和職員共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實(shí)行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的愿望；鼓勵(lì)人施展才華，取得成就，從而相互激勵(lì)、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過(guò)科學(xué)有效的人事檔案管理，充分調(diào)動(dòng)人的主觀能動(dòng)性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵(lì)人的創(chuàng)造勞動(dòng)。變壓抑為激勵(lì)，改貶斥為弘揚(yáng)。成分顯示人文特性。
2.3 便于人力資源管理
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過(guò)查閱個(gè)人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，增加企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。
3 人事檔案管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)
3.1 采取措施，防止弄虛作假
領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實(shí)做到分工明確、責(zé)任到人，定期檢查，有錯(cuò)必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫人的責(zé)任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。
3.2 增強(qiáng)法制關(guān)念，提高人員素質(zhì)
人事檔案工作者要結(jié)合國(guó)家人事制度改革和國(guó)家各項(xiàng)社會(huì)保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強(qiáng)宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會(huì)形勢(shì)的變化結(jié)合國(guó)家新出臺(tái)的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹(shù)立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問(wèn)題；改革措施
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題
1.人事檔案管理理念與社會(huì)發(fā)展不適應(yīng)。
檔案當(dāng)事人無(wú)法知曉個(gè)人檔案中的內(nèi)容，對(duì)個(gè)人檔案沒(méi)有知情權(quán)。人事檔案管理缺少有效的監(jiān)管機(jī)制，部分用人單位可以接觸檔案，在當(dāng)事人不知情的情況下記錄不實(shí)內(nèi)容，為當(dāng)事人今后的工作和生活埋下隱患。社會(huì)的發(fā)展要求檔案管理要實(shí)現(xiàn)透明化，真正做到有檔可查，隨時(shí)可查。
2.人事檔案管理制度有待完善。
在國(guó)家檔案管理規(guī)定中，只有機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位才有人事檔案管理的權(quán)利，而外資企業(yè)、合資企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)無(wú)法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規(guī)定已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要，而人事檔案管理一旦出現(xiàn)疏漏，對(duì)企業(yè)和員工都會(huì)造成很大的損失。
3.人事檔案管理方式落后。
當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發(fā)展。雖然部分管理機(jī)構(gòu)采用了計(jì)算機(jī)輔助管理，但是管理的方式也大多應(yīng)用于目錄錄入中，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國(guó)的檔案管理規(guī)定是檔案隨本人流動(dòng)，而且檔案轉(zhuǎn)移的流程較為復(fù)雜。隨著社會(huì)的發(fā)展，人員跨區(qū)域的流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，檔案管理和人員流動(dòng)之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預(yù)檔案的轉(zhuǎn)移。因此，規(guī)范檔案管理制度迫在眉睫。
4.人事檔案管理的監(jiān)管機(jī)制缺失。
人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對(duì)粗糙。很多檔案袋中的紙張材質(zhì)單薄，加之檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)，破損、變黃和蛀蟲的現(xiàn)象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無(wú)法得到保證。人事檔案管理過(guò)程中缺少必要的檢查和監(jiān)管機(jī)制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機(jī)。由于缺少有效的檢查和監(jiān)管，檔案當(dāng)事人材料更新的連續(xù)性無(wú)法得到保證，這對(duì)當(dāng)事人的工作和發(fā)展帶來(lái)了難以估量的風(fēng)險(xiǎn)和損失，檔案材料的真實(shí)性和可信度也因此大打折扣。
二、人事檔案管理的改進(jìn)措施
1.加強(qiáng)人事檔案管理的法制建設(shè)。
政府應(yīng)推進(jìn)人事檔案的立法工作，強(qiáng)化執(zhí)法力度。雖然目前我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一系列檔案管理規(guī)定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復(fù)雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務(wù)仍然非常艱巨。而且，現(xiàn)有的法律法規(guī)要求比較籠統(tǒng)。因此，相關(guān)部門必須加強(qiáng)人事檔案管理的法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法的主體建設(shè)。
2.建立人事檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制。
人事檔案管理的監(jiān)督和檢查機(jī)制尚未建立。當(dāng)前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機(jī)構(gòu)不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時(shí)等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制勢(shì)在必行。有管理責(zé)任的機(jī)構(gòu)和單位，應(yīng)建立相應(yīng)的考核和管理指標(biāo)，從軟件和硬件上評(píng)估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時(shí)效性和真實(shí)性得到保障，從而在根本上維護(hù)檔案所有人的合法權(quán)益。關(guān)于人事檔案的檢查和監(jiān)管機(jī)制，有關(guān)人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進(jìn)行管理，即檢查檔案材料的真實(shí)性和合法性。無(wú)論是當(dāng)事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開(kāi)、透明，確保材料信息的真實(shí)性和評(píng)估的客觀性。
3.加快人事檔案管理的電子化進(jìn)程。
科技的發(fā)展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學(xué)習(xí)習(xí)慣。人事檔案管理工作因此也迎來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，無(wú)紙化、電子信息化將成為其未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在西方發(fā)達(dá)國(guó)家，每個(gè)人都擁有屬于自己的電子檔案，當(dāng)事人和企業(yè)單位可以隨時(shí)隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學(xué)習(xí)、借鑒。應(yīng)用特殊載體進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，其通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，建立標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的人事檔案管理制度，為企業(yè)和個(gè)人提供服務(wù)。人事檔案管理在新的社會(huì)環(huán)境下面臨著諸多挑戰(zhàn)，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構(gòu)建檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制，是時(shí)代賦予的全新課題?，F(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該立足于社會(huì)需求，應(yīng)用數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立全面、真實(shí)、可靠的檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞 人事檔案 管理 問(wèn)題 建議
中圖分類號(hào)：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、人事檔案管理存在的問(wèn)題
（一）內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。
一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。
（二）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。
由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占70%，加之各級(jí)管檔部門沒(méi)有組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案的管理工作。
（三）人事檔案管理的信息化程度不高。
使用技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)，不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
二、改進(jìn)人事檔案管理的建議
（一）實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。
人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
（二）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。
（三）建立人事檔案管理相互分離的管理制度。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；人事檔案管理；特點(diǎn)及策略；分析和研究
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2012）09-0385-01
在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過(guò)程中，依據(jù)人事管理檔案的特點(diǎn)，大都實(shí)行由人事部門對(duì)人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以及分級(jí)負(fù)責(zé)的管理模式。但是，近些年隨著我國(guó)政治改革以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，極大了推動(dòng)了我國(guó)人事干部管理制度的深化改革，因此相應(yīng)的人事檔案的管理模式也應(yīng)隨著改革不斷深入而進(jìn)行相應(yīng)的完善和優(yōu)化。現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案管理工作暴露出諸多問(wèn)題與缺陷，隨著人員頻繁變動(dòng)、流動(dòng)以及思維模式以及觀念認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變等都對(duì)企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當(dāng)前情況下正確的解決和處理這些問(wèn)題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問(wèn)題。
一、人事檔案的管理特點(diǎn)
相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點(diǎn)：
1.新時(shí)期人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象等具有更強(qiáng)的社會(huì)性
近些年，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益激烈，經(jīng)濟(jì)組織的形式也越來(lái)越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動(dòng)，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了人事制度的深入改革，也促進(jìn)了新時(shí)期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當(dāng)前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級(jí)成為一種專業(yè)性很強(qiáng)的社會(huì)化活動(dòng)，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會(huì)性較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，比如全國(guó)各地方人才市場(chǎng)依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的認(rèn)識(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理機(jī)構(gòu)的管理對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會(huì)，它的服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案。相比較而言，新時(shí)期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對(duì)象上都具有更強(qiáng)的社會(huì)性以及地域性。
2.來(lái)源更具廣泛性、內(nèi)容更具復(fù)雜性
當(dāng)前情況下，隨著人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對(duì)象越來(lái)越社會(huì)化，因此其來(lái)源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復(fù)雜性。在以往的檔案管理工作過(guò)程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門負(fù)責(zé)整理、收集以及存檔，所有檔案的來(lái)源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對(duì)簡(jiǎn)單；而新時(shí)期下，隨著人事檔案管理工作越來(lái)越社會(huì)化，檔案的來(lái)源范圍也隨之?dāng)U大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因?yàn)槿珖?guó)各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
3.新時(shí)期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢(shì)
當(dāng)前情況下，人作為一種有效資源，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中起到了重要的作用，也受到越來(lái)越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人，現(xiàn)在不管是國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、還是政府機(jī)關(guān)都重視人才選拔、人才儲(chǔ)備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此也受到越來(lái)越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時(shí)期下，對(duì)人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)使用，而是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門對(duì)人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個(gè)人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內(nèi)容也就各不相同。
二、新時(shí)期人事檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略
1.強(qiáng)化人事檔案管理，加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要認(rèn)識(shí)
近些年，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，我們清楚的意識(shí)到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會(huì)，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對(duì)象等也越來(lái)越具社會(huì)性。因此，這就要求我們要切實(shí)做好各單位、企業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)管理工作，強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)，從基礎(chǔ)抓起、從基層抓起，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關(guān)系到社會(huì)整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來(lái)對(duì)待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關(guān)的法律、法規(guī)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定時(shí)的抽查與指導(dǎo)，確保管理經(jīng)費(fèi)充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動(dòng)人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化得方向發(fā)展，從而切實(shí)的提高人們對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
2.做好組織隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)
在企業(yè)、單位、公司的人事管理過(guò)程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對(duì)檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時(shí)期下，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作，就要求相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)將努力做好對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，在提高其專業(yè)技能的同時(shí)，也切實(shí)提高他們的整體素質(zhì)。
3.完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和保證。當(dāng)前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復(fù)雜，如果沒(méi)有一套完整、合理的管理制度對(duì)其進(jìn)行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動(dòng)比較頻繁等問(wèn)題，而隨著這些問(wèn)題而衍生出來(lái)的其他新的問(wèn)題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關(guān)條款，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過(guò)程中所急需解決的重要問(wèn)題。
現(xiàn)階段，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，將人事檔案同個(gè)人信用體系有機(jī)的結(jié)合起來(lái)建立一個(gè)個(gè)人誠(chéng)信檔案局，并將其作為人事檔案管理工作過(guò)程中的一個(gè)重要組成部分，以職業(yè)履歷、工作能力以及信用記錄等作為人事檔案管理工作中的主要內(nèi)容，并不斷的完善和優(yōu)化檔案管理制度，同時(shí)，對(duì)有關(guān)檔案信息材料的收集、整理、存檔以及檔案的轉(zhuǎn)出、調(diào)動(dòng)等進(jìn)行嚴(yán)格、認(rèn)真管理，做好阻止虛假信息材料的入檔、存檔工作。此外，還需要不斷的完善和優(yōu)化檔案管理部門案卷整理工作的有關(guān)準(zhǔn)則，確保案卷的整理工作能更加系統(tǒng)化、全面化以及規(guī)范化。當(dāng)然，現(xiàn)階段實(shí)施人事檔案的制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作過(guò)程中人、檔分離，是一種積極有效的嘗試。在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件人，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了由“單位人”向“社會(huì)人”的全面轉(zhuǎn)變，因此這也就要求我們要與時(shí)俱進(jìn)，積極的進(jìn)行改變，緊緊的跟隨時(shí)代的步伐。
關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生；棄檔；原因及對(duì)策
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）27-0256-02
檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。個(gè)人人事檔案是個(gè)人真實(shí)的履歷材料，它是個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷的重要證明材料。同志曾經(jīng)指出：借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。同志也說(shuō)過(guò)：人事檔案有它的特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒(méi)做好，臨渴掘井，就悔之晚矣。近年來(lái)隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和傳統(tǒng)社會(huì)的急劇轉(zhuǎn)型及社會(huì)流動(dòng)性加大，越來(lái)越多的人變成了“社會(huì)人”，人事檔案被一些人看作是“可有可無(wú)”的身外之物。對(duì)其隨意處置甚至遺棄。特別是很多大學(xué)畢業(yè)生走向社會(huì)后，自己的學(xué)生檔案并沒(méi)有隨著自己的流動(dòng)而流動(dòng)，要么放在學(xué)校保管，要么被轉(zhuǎn)遞到本人的戶籍所在地或人才交流中心，而自己卻不管不問(wèn)，最終成了無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的死檔或棄檔。2002年人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心以及各省市人才交流服務(wù)中心。根據(jù)有關(guān)方面的統(tǒng)計(jì)，全國(guó)范圍內(nèi)高校畢業(yè)生大約有60萬(wàn)人棄檔。例如武漢市人才服務(wù)中心所的5萬(wàn)余檔案中就有1.5萬(wàn)份無(wú)人過(guò)問(wèn)和領(lǐng)取。四川省人才管理部門初步估計(jì)，全省范圍內(nèi)沒(méi)有理會(huì)的廢棄檔案超過(guò)20萬(wàn)份，成都市人才中心代管的人才檔案中就有■成為沒(méi)有人要的死檔案?！缎氯A網(wǎng)》2009年12月3日?qǐng)?bào)道：記者從貴州省人才交流中心與貴陽(yáng)市人才交流中心了解到，人事托管的10余萬(wàn)份人事檔案中，多年無(wú)人問(wèn)津的占到■，有近7萬(wàn)份。據(jù)了解，這些檔案90%以上的“主人”大部分都是這兩年畢業(yè)后暫時(shí)找不到接收單位，而把檔案留在學(xué)校，隨后一直都置之不顧的大學(xué)生。其余只有少部分為企業(yè)普通職工或其他辭職、辭退人員的檔案。貴州省人才交流中心畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人更是無(wú)奈地告訴記者，他們這里無(wú)人問(wèn)津的檔案最長(zhǎng)達(dá)到了13年之久，許多檔案從放進(jìn)之日起，就成了“死檔”，但人才中心又不得不對(duì)這些檔案進(jìn)行保存。
一、大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的影響
廢棄檔案對(duì)于大學(xué)生本人而言，一方面可能會(huì)影響大學(xué)畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算等。大學(xué)畢業(yè)生在一年見(jiàn)習(xí)期滿后轉(zhuǎn)正定級(jí)在我國(guó)幾乎是約定俗成的，初次認(rèn)定技術(shù)職稱及確定工資級(jí)別，作為干部身份的依據(jù)。“轉(zhuǎn)正定級(jí)”的時(shí)間是一項(xiàng)確定工資核定及工齡長(zhǎng)短的審核標(biāo)準(zhǔn)，影響著退休后的工齡計(jì)算。部分大學(xué)畢業(yè)生到單位上班后，沒(méi)有及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移到單位，工作后發(fā)現(xiàn)檔案還是學(xué)生檔案，人事檔案不完整，影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡工資以及退休金的發(fā)放。另一方面耽誤職稱評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)等。職稱評(píng)定是我們國(guó)家一直在進(jìn)行的對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的考評(píng)定級(jí)，不僅涉及自身的榮譽(yù)、成就感，關(guān)鍵是涉及工資收入。職稱的申報(bào)是要根據(jù)個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)的時(shí)間，工作年限及以往的工作成果來(lái)綜合評(píng)定的。有些大學(xué)畢業(yè)生工作后在評(píng)職稱時(shí)往往由于棄檔而沒(méi)有評(píng)上。在單位上班后要求調(diào)動(dòng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)需要辦理上班后的人事手續(xù)，接收單位需要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。三是影響大生辦理個(gè)人證明、個(gè)人公證、社會(huì)保險(xiǎn)、購(gòu)房等，有的甚至丟掉了干部身份。由于現(xiàn)行的許多政策，涉及個(gè)人利益的證明都離不開(kāi)人事檔案，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、退休金等，都需要個(gè)人檔案記錄?？佳小?bào)考務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等，都需要人才市場(chǎng)開(kāi)具相關(guān)證明，這些都需要檔案。其四，影響畢業(yè)生的戶籍檔案。畢業(yè)生走向社會(huì)后自然要購(gòu)買房屋，在銀行辦理房貸手續(xù)時(shí)必須出具貸款人的戶口證明當(dāng)，也需要出具檔案。棄檔對(duì)于單位而言，有些單位有檔無(wú)人，再需要進(jìn)人的時(shí)候受專業(yè)、學(xué)科構(gòu)成、學(xué)歷層次等限制，導(dǎo)致人事調(diào)配不能科學(xué)合理進(jìn)行。而有些單位有人無(wú)檔，在績(jī)效考核時(shí)沒(méi)法對(duì)工作人員進(jìn)行有效的考核。對(duì)于社會(huì)而言，大批的棄檔，一方面造成大量社會(huì)管理資源浪費(fèi)，另一方面也不利于充分發(fā)掘社會(huì)人才信息資源，達(dá)到人盡其才、才盡其用。
二、大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的原因探析
1.大學(xué)生就業(yè)多元化、社會(huì)流動(dòng)頻繁的主要體現(xiàn)。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，參加經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體也日趨多元化，勞動(dòng)用工制度也隨之發(fā)生了變化，人才流動(dòng)已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，傳統(tǒng)人事檔案管理辦法正在經(jīng)受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下多元就業(yè)方式和自主擇業(yè)觀念嚴(yán)重影響，檔案的有于無(wú)越來(lái)越不為大學(xué)畢業(yè)生所看重，這是社會(huì)進(jìn)步的表現(xiàn)。
2.反映了我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案管理制度的缺陷。過(guò)去我國(guó)人事檔案是多頭管理，對(duì)人才的管理除了組織人事部門外，還有職能管理部門下屬的職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)、行業(yè)成人才管理機(jī)構(gòu)、外企人才管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等，在多頭管理體制下導(dǎo)致一些人事檔案流失，造成“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。還有就是人事檔案內(nèi)容單一，檔案信息可用性、可信性低。現(xiàn)存檔案內(nèi)存放的還是個(gè)人家庭背景、生活經(jīng)歷、學(xué)歷情況、政治面貌、職稱、獎(jiǎng)懲等程式化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，很少有個(gè)人的特殊才能、個(gè)性特點(diǎn)、交往能力、協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)造能力等方面內(nèi)容。人事檔案的轉(zhuǎn)遞死板、僵化。有些單位為吸納高層次人才和特殊人才擅自為引進(jìn)的人才重新建檔，而有的單位為了挽留人才、阻止人員調(diào)扣壓檔案，不按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)交檔案，一些大學(xué)生索性就放棄檔案，形成棄檔和死檔。
3.與部分單位、企業(yè)和個(gè)人不重視檔案有關(guān)。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)軌，就業(yè)的多樣化，一些外企、鄉(xiāng)企、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等自身沒(méi)有人事檔案管理權(quán)，其人事檔案只能依托有關(guān)人事部門代管，這些單位在錄用大學(xué)畢業(yè)生的時(shí)候?yàn)榱藴p少工作量、簡(jiǎn)化手續(xù)，對(duì)檔案要求不高，甚至不強(qiáng)調(diào)檔案辦理手續(xù)。特別是外企、私營(yíng)企業(yè)的人事管理方式不一樣，提職、加薪考核的是個(gè)人的能力和績(jī)效，對(duì)員工的約束和管理主要靠合同，檔案不作依據(jù)，漲工資無(wú)須歷史記錄，實(shí)行普漲。對(duì)于個(gè)人而言，現(xiàn)在證明自己能力的途徑很多，職稱不再是唯一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案對(duì)自己的求職所起的作用已經(jīng)在在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。甚至有人說(shuō)檔案不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展變化，應(yīng)該取消了。還有就是檔案存放在人才服務(wù)中心或原單位，即使個(gè)人不管，任何單位和個(gè)人也不敢毀掉，或許正因?yàn)檫@一點(diǎn)，存檔的大學(xué)生也懶得去給自己找麻煩。
三、處理大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的對(duì)策
首先是改革現(xiàn)行的檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案的服務(wù)功能，豐富檔案內(nèi)容。我國(guó)的人事檔案制度的改革應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)其服務(wù)功能，淡化其社會(huì)控制及憑證功能。豐富檔案的信息和內(nèi)容，提高靜態(tài)信息的準(zhǔn)確化和簡(jiǎn)潔化，補(bǔ)充動(dòng)態(tài)信息如個(gè)人的業(yè)績(jī)和個(gè)人的信用等。建立以國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)區(qū)域人事檔案中心分級(jí)負(fù)責(zé)的人事檔案管理體制，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，方便服務(wù)社會(huì)。健全人事檔案?jìng)鬟f機(jī)制，保證人事檔案?jìng)鬟f的頻率和速度及安全，避免“有檔無(wú)人、有人無(wú)檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理要逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)化，開(kāi)放化，加強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)功能。其次是加強(qiáng)檔案宣傳工作，培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識(shí)。大學(xué)生檔案意識(shí)的提高應(yīng)該從在校就開(kāi)始抓起。大學(xué)可以以辦展覽、辦校史館、甚至作為一門公共選修課納入高校教學(xué)計(jì)劃等形式加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生的檔案教育使其深刻認(rèn)識(shí)檔案，加強(qiáng)檔案意識(shí)。有的學(xué)者認(rèn)為可以“利用新生入學(xué)教育的機(jī)會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)教育和檔案信息運(yùn)用技能培訓(xùn)”、“與圖書館聯(lián)合開(kāi)設(shè)一門有關(guān)信息綜合運(yùn)用技能的公共課”。從檔案、圖書情報(bào)一體化的角度看，開(kāi)設(shè)一門信息綜合運(yùn)用技能的公開(kāi)課是可行的。課程可開(kāi)在大學(xué)一年級(jí)的第一學(xué)期，這時(shí)新生剛?cè)雽W(xué)，樂(lè)于接受新事物、新知識(shí)，因此是對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育的最佳時(shí)機(jī)，或者開(kāi)設(shè)在大學(xué)四年級(jí)的第四學(xué)期，這時(shí)大學(xué)畢業(yè)生馬上就要進(jìn)入社會(huì)，對(duì)他們講清楚檔案的作用及重要性，棄檔會(huì)對(duì)個(gè)人的利益產(chǎn)生哪些方面的消極影響，檔案轉(zhuǎn)交的流程等。這樣可以最大程度上減少大學(xué)生的棄檔。在教學(xué)過(guò)程中可以利用檔案館與圖書館的人力、物力資源，多樣化的課堂教學(xué)，提高大學(xué)生檔案意識(shí)。再者要加大推進(jìn)人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，建立人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)載體已無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)需要。隨著社會(huì)數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，人事檔案也可采用磁盤、光盤等大容量的載體，建立電子檔案，更快更好地為相關(guān)部門和人員提供人事檔案信息。在網(wǎng)絡(luò)化的條件下，可以把不的人事檔案信息實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)人事信息的充分利用。
大學(xué)畢業(yè)生大量的棄檔，從根本上反映了我們計(jì)劃體制下檔案管理模式與我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的嚴(yán)重脫節(jié)。大學(xué)畢業(yè)生個(gè)人應(yīng)該重視自己的學(xué)生檔案和人事檔案，國(guó)家和社會(huì)也應(yīng)該不斷進(jìn)行檔案管理制度的改革，以適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，也可逐步改變大學(xué)生的棄檔現(xiàn)象！
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民企檔案管理問(wèn)題多
改革開(kāi)放以來(lái)，特別是我國(guó)加入世貿(mào)組織后，民營(yíng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、國(guó)際化的市場(chǎng)博弈中已逐漸成熟，民營(yíng)企業(yè)檔案意識(shí)也被不斷喚醒，檔案工作也得到了長(zhǎng)足發(fā)展。但客觀地說(shuō)，我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展還相對(duì)滯后，存在很多的不足，業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)為相當(dāng)一部分民營(yíng)企業(yè)的檔案工作還處于無(wú)人看管的混沌狀態(tài)，不同程度地存在檔案管理制度不健全、管理人員素質(zhì)不高、檔案設(shè)備不齊全、檔案收集、整理、保管不規(guī)范和檔案信息開(kāi)發(fā)利用不到位等問(wèn)題。
筆者曾對(duì)江蘇省部分民營(yíng)企業(yè)檔案工作情況進(jìn)行過(guò)調(diào)查，從調(diào)研情況看，目前民營(yíng)企業(yè)檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X(jué)性和發(fā)展水平，一些地區(qū)的檔案管理部門在積極探索扶持和發(fā)展民營(yíng)企業(yè)檔案工作中走出了新路子，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。有的民營(yíng)企業(yè)在自身發(fā)展中也越來(lái)越認(rèn)識(shí)到檔案工作是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等方面所發(fā)揮的重用作用，個(gè)別企業(yè)主動(dòng)請(qǐng)檔案管理部門的人員前去指導(dǎo)，幫助建檔，還有的企業(yè)直接聘請(qǐng)退休的檔案管理人員到企業(yè)內(nèi)部任檔案員。但總的來(lái)說(shuō)，民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展還良莠不齊，尚不能適應(yīng)民營(yíng)企業(yè)發(fā)展的需要。
檔案工作處于自發(fā)狀態(tài)。據(jù)筆者調(diào)查，大部分企業(yè)已開(kāi)展了不同程度的檔案工作。其中已開(kāi)展檔案工作的占被調(diào)查企業(yè)的72%；尚未開(kāi)展檔案工作的僅占被調(diào)查企業(yè)的19%；未說(shuō)明是否開(kāi)展檔案工作占被調(diào)查企業(yè)的9%。在調(diào)查的企業(yè)中，明確有檔案庫(kù)房的占90%，未說(shuō)明庫(kù)房情況的只占10%。這說(shuō)明當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)對(duì)于開(kāi)展檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X(jué)性和發(fā)展水平。
橄欖分布，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從總體上看，民營(yíng)企業(yè)整體的檔案管理呈現(xiàn)出兩頭小、中間大的橄欖型格局，水平不均衡。從其檔案管理狀況，可分為以下四個(gè)類型：
一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專門的庫(kù)房、檔案人員辦公室和檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設(shè)施設(shè)備齊全；根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時(shí)，保管科學(xué)、利用見(jiàn)效。其中，少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過(guò)了國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。
二是“上進(jìn)型”。企業(yè)管理者有一定的檔案意識(shí)，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開(kāi)展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過(guò)多，檔案工作未能有效地全面開(kāi)展起來(lái)，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來(lái)。
三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng)，對(duì)檔案工作的關(guān)注還不到位，需要時(shí)管一管，平時(shí)對(duì)
檔案持可有可無(wú)的態(tài)度，無(wú)專門的檔案室和檔案管理人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門的一個(gè)邊緣工作，工作隨意性較大。
四是“不管型”。企業(yè)主沒(méi)有檔案意識(shí)，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門負(fù)責(zé)人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無(wú)”的狀態(tài)，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業(yè)主自己不管；無(wú)機(jī)構(gòu)、無(wú)人員、無(wú)庫(kù)房、無(wú)設(shè)備、無(wú)經(jīng)費(fèi)”。這種類型在小型企業(yè)中比較多見(jiàn)。
檔案管理無(wú)章可循，制度不健全。在調(diào)查中，民營(yíng)企業(yè)普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的狀況，大多數(shù)只建有檔案員責(zé)任制一項(xiàng)，而且還不能堅(jiān)持嚴(yán)格考核，少數(shù)企業(yè)甚至都沒(méi)有檔案工作制度，甚至未形成歸檔制度，檔案資料殘缺不齊，四處分散。筆者調(diào)查的一家規(guī)模較大的公司，基建檔案就存放在負(fù)責(zé)基建的人手中，技術(shù)檔案就存放在技術(shù)部，產(chǎn)品檔案就存放在銷售部，人事檔案就存放在辦公室，工、青、婦、黨、團(tuán)檔案就存放在工會(huì)，形成分散管理的局面。還有一些民營(yíng)企業(yè)為了保守自己所謂的商業(yè)秘密，或是節(jié)約資金，不能執(zhí)行檔案業(yè)務(wù)人員持證上崗制度，聘請(qǐng)家屬或是沒(méi)有經(jīng)過(guò)管理培訓(xùn)的人員來(lái)管理自己的檔案。
從民營(yíng)企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的這幾種狀況可以看出，以往很多業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為民企檔案工作總體上處于一種無(wú)序的、混亂的狀態(tài)的看法是片面的。從調(diào)查分析中，我們可窺見(jiàn)我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀。其實(shí)很多企業(yè)的管理者已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)臋n案意識(shí)，在實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經(jīng)開(kāi)展檔案管理工作，特別是一些規(guī)模企業(yè)、明星企業(yè)的老總們，對(duì)檔案已有了比較深刻的認(rèn)識(shí)。在認(rèn)識(shí)上把建檔工作與企業(yè)利益對(duì)立起來(lái)，這其中與檔案部門的宣傳與服務(wù)的缺失不無(wú)關(guān)系。所以，客觀、全面地認(rèn)識(shí)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀、將有助于我們有針對(duì)性地推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的全面、健康發(fā)展。
民企檔案管理的五大好處
民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基建以及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)具有參考保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄；既是維護(hù)民營(yíng)企業(yè)歷史真實(shí)面貌、合法權(quán)益的歷史憑證，又是推動(dòng)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的重要信息資源和經(jīng)濟(jì)資源。做好民營(yíng)企業(yè)的檔案工作，既是檔案工作的客體特征，更是企業(yè)自身發(fā)展的實(shí)體需求，總的來(lái)說(shuō)有五大好處：
服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、資質(zhì)認(rèn)證、融資上市、會(huì)計(jì)審計(jì)、項(xiàng)目驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中需要提供大量的檔案資料作為憑證和參考。檔案工作做得不好，檔案資料丟失嚴(yán)重，關(guān)鍵時(shí)刻拿不出原始的檔案資料，常常會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失，不少民營(yíng)企業(yè)都曾有過(guò)這樣慘痛的教訓(xùn)。
提升企業(yè)管理水平。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，又是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，做好檔案工作，不僅使檔案管理更加完善，而且通過(guò)這一基礎(chǔ)管理促進(jìn)了企業(yè)整體管理水平的提升?！澳就霸怼备嬖V我們，一只木桶能裝多少水，取決于木桶上最短的那塊板。檔案工作對(duì)于民營(yíng)企業(yè)，就猶如桶上的一塊板與整個(gè)木桶的關(guān)系。沒(méi)有完善的檔案管理，民營(yíng)企業(yè)的管理就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的漏洞，而這一漏洞很可能就是制約企業(yè)整體效益的一塊“短板”。
提供科學(xué)決策依據(jù)。完善的檔案管理是科學(xué)決策的重要支撐，迅速、合理而又科學(xué)的決策，離不開(kāi)事實(shí)科學(xué)、完善的檔案記載。利用檔案，不僅可以幫助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的決策和管理，還能更好地幫助企業(yè)樹(shù)立形象和聲譽(yù)，使企業(yè)資產(chǎn)不斷增值。
有助于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種形式的歷史記錄，一套完整的檔案就是一部企業(yè)發(fā)展歷史的教科書，可以再現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)創(chuàng)業(yè)的艱辛、成長(zhǎng)的腳
步，可以幫助企業(yè)總結(jié)失敗的教訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
積淀企業(yè)文化。企業(yè)文化從何而來(lái)？從企業(yè)的歷史中積淀和提煉出來(lái)。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見(jiàn)證，它不僅是企業(yè)文化的組成部分，而且還是展示企業(yè)文化的生動(dòng)媒介和提煉企業(yè)價(jià)值理念的原始素材。民營(yíng)企業(yè)做好檔案工作在積累豐富的檔案資料同時(shí)，也是在積淀企業(yè)文化。
“四步走”推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案管理
民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，與民營(yíng)企業(yè)的蓬勃發(fā)展顯然是不適應(yīng)的，與檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求也是不相符的。對(duì)此，有關(guān)檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變思想觀念、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，圍繞發(fā)展大局，努力做好民營(yíng)企業(yè)檔案工作，充分發(fā)揮檔案工作在促進(jìn)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的作用。只有通過(guò)向企業(yè)提供高效、便捷的檔案服務(wù)，切切實(shí)實(shí)地為民營(yíng)企業(yè)排憂解難，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)體會(huì)到檔案工作與企業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，才能取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，才能“以檔促發(fā)展”。
第一步：宣傳先行，提高建檔意識(shí)。首先提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。從以上分析中我們不難看出，推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制主要源于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，企業(yè)主的檔案意識(shí)是決定民營(yíng)企業(yè)檔案工作能否開(kāi)展的關(guān)鍵所在。所以，為加快民營(yíng)企業(yè)建檔工作的進(jìn)程，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，尤其是要強(qiáng)化民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使民營(yíng)企業(yè)盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉(zhuǎn)變。
第二步：培訓(xùn)跟進(jìn)，提高專業(yè)素質(zhì)。服務(wù)是檔案工作永恒的主題，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作要堅(jiān)持“經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里”的工作理念，在服務(wù)中實(shí)施，在服務(wù)中體現(xiàn)指導(dǎo)。檔案工作隨著時(shí)代的發(fā)展，其業(yè)務(wù)知識(shí)和管理要求也是在變化的，要跟上形勢(shì)的發(fā)展，就要多學(xué)習(xí)。檔案管理部門要結(jié)合業(yè)務(wù)知識(shí)和管理要求的變化，根據(jù)民營(yíng)企業(yè)的意愿，采取上門培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等靈活多樣的形式，為企業(yè)培養(yǎng)檔案人員，及時(shí)糾正企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)疑難問(wèn)題，不斷提高企業(yè)檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為企業(yè)建檔排憂解難，提高企業(yè)檔案管理的水平。
第三步：指導(dǎo)加力，提高檔案實(shí)用性。民營(yíng)企業(yè)組織形式多樣、分布地域廣；行業(yè)門類繁多、涉及面廣；企業(yè)規(guī)模差異大，既有實(shí)力雄厚的高科技企業(yè)，也有民間作坊式的勞動(dòng)密集型企業(yè)。因此，檔案行政管理部門不能用固定的模式或一兩個(gè)典型去要求所有的民營(yíng)企業(yè)，要區(qū)分不同情況，加強(qiáng)分類指導(dǎo)，針對(duì)民營(yíng)企業(yè)不同規(guī)模、不同行業(yè)、不同發(fā)展階段等特點(diǎn)創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，建立與其經(jīng)營(yíng)管理相協(xié)調(diào)的檔案工作體制。同時(shí)，要深刻認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)工作的實(shí)效性。企業(yè)創(chuàng)辦和發(fā)展的根本目的就是為了贏利，所有工作的開(kāi)展以增效為標(biāo)準(zhǔn)，以贏利為原則，這是企業(yè)的行為準(zhǔn)則，也是市場(chǎng)對(duì)企業(yè)的客觀要求。凡是高成本、低效能的部門或行為都應(yīng)被淘汰。從民營(yíng)企業(yè)這個(gè)定位來(lái)看，服務(wù)民營(yíng)企業(yè)檔案工作，就是要千方百計(jì)地引導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)檔案人員，緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)，圍繞增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力、提高工作效率、為民營(yíng)企業(yè)家決策和維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等方面開(kāi)展檔案工作。
[關(guān)鍵詞]民營(yíng)企業(yè) 人才流失
人才流失的原因是多方面的，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，觀念的轉(zhuǎn)變，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，資源的市場(chǎng)機(jī)制配置，都會(huì)促進(jìn)人才的流動(dòng)。具體看來(lái)，民營(yíng)企業(yè)人才流失的原因可以從個(gè)人、企業(yè)、外界環(huán)境三方面分析：
一 影響民營(yíng)企業(yè)人才流失的個(gè)人原因
按照行為科學(xué)理論當(dāng)最低需求期望值得不到滿足時(shí)，人們就會(huì)感到受挫和不滿，進(jìn)而產(chǎn)生人員流動(dòng)。因此分析人才流失的個(gè)人原因，焦點(diǎn)應(yīng)放在人的需求是什么、是否滿足了需求上。
(一)個(gè)人的客觀情況
相對(duì)于目前的狀況而言，客觀情況并不是影響人才流失的主要個(gè)人原因，它只是在一定程度上產(chǎn)生影響，具體包括：
1 員工年齡
年齡與人才流動(dòng)率之間存在著明顯的反比關(guān)系，即年齡越輕流動(dòng)率越高，原因在于：年輕人更勇于接受挑戰(zhàn)，不安于現(xiàn)狀，而且更換工作所需付出的成本較低，預(yù)期收益較大。
2 員工性別
性別對(duì)員工流失的影響與職業(yè)類型有關(guān)。由于生理?xiàng)l件不同，在體力勞動(dòng)強(qiáng)度較高或要求具有較強(qiáng)邏輯思維的行業(yè)，女性員工的流失率一般高于男性員工；而在要求形象思維或語(yǔ)言表達(dá)能力強(qiáng)，并且要求認(rèn)真細(xì)致的行業(yè)，男性員工流失則高于女性員工。
3 家庭因素
當(dāng)員工是家庭中最主要掙錢者的時(shí)候，他對(duì)流動(dòng)必然會(huì)采取十分慎重的態(tài)度，而與配偶、子女親人相聚的愿望、撫養(yǎng)老人的責(zé)任都會(huì)使離家在外地工作的人才希望流動(dòng)到家庭所在地城市去工作。
4 生活習(xí)慣
喜歡穩(wěn)定生活方式的人，流動(dòng)欲望不會(huì)很強(qiáng)烈，而討厭單調(diào)生活方式的人，流動(dòng)的可能性就較大。現(xiàn)在的年輕人重視生活享受，在工作之余希望獲得更多的閑暇時(shí)間，因而他們會(huì)從工作時(shí)間安排比較刻板的企業(yè)流動(dòng)到能靈活安排工作時(shí)間的企業(yè)中去。
(二)個(gè)人的主觀感受
大多數(shù)情況下，個(gè)人是通過(guò)對(duì)企業(yè)環(huán)境、管理方式的主觀感覺(jué)來(lái)決定自身去留的。具體表現(xiàn)在以下幾方面：
1 對(duì)薪酬福利的滿意程度
薪酬福利是員工價(jià)值的最直接體現(xiàn)，也是員工賴以生存的基本需求，只有當(dāng)員工對(duì)現(xiàn)有的薪酬福利持滿意態(tài)度，他才會(huì)安心地在自己的工作崗位上發(fā)揮作用。
2 對(duì)工作內(nèi)容的滿足程度
大多數(shù)人都喜歡追求自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，當(dāng)工作內(nèi)容能讓員工感覺(jué)到有挑戰(zhàn)性，并且通過(guò)努力可以取得成功，那么完成工作就會(huì)讓他有成就感和滿足感，同時(shí)也降低了流動(dòng)的可能。
3 對(duì)企業(yè)氛圍的認(rèn)同程度
這里指的氛圍包括企業(yè)的價(jià)值觀念、人際關(guān)系、工作條件以及行為準(zhǔn)則等，只有員工可以融入該企業(yè)的氛圍中去，他才會(huì)有認(rèn)同感，對(duì)企業(yè)有“家”的感覺(jué)，否則就會(huì)造成員工流失。
4 對(duì)自身發(fā)展的預(yù)期程度
優(yōu)秀的人才總是希望通過(guò)不斷的發(fā)展自己來(lái)提升自我價(jià)值，如果他感覺(jué)自己仍有發(fā)展余地，并且企業(yè)也能給予這種空間，他就會(huì)留下來(lái)。
二 影響民營(yíng)企業(yè)人才流失的企業(yè)原因
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展已經(jīng)打破了“一輩子只在一個(gè)單位工作”的保守觀念，全球經(jīng)濟(jì)一體化也使得人才的流動(dòng)越來(lái)越頻繁。但是從人們的心理上分析，人們大多向往穩(wěn)定的生活。只要企業(yè)能為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境及發(fā)展空間，就能有效的控制人才流動(dòng)的速度。因此，挖掘企業(yè)自身原因是應(yīng)對(duì)人才流失的主要途徑。
(一)難以形成良好的企業(yè)文化
創(chuàng)造與培養(yǎng)一個(gè)良好的企業(yè)文化對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。很多人離開(kāi)的一個(gè)直接原因就是感覺(jué)難以融入企業(yè)的工作氛圍。所以，開(kāi)放的用人制度與工作氛圍對(duì)一個(gè)新人職的員工來(lái)說(shuō)是十分關(guān)鍵的；科學(xué)的管理制度與和諧的工作環(huán)境也是員工愿意在企業(yè)長(zhǎng)久工作的一個(gè)重要原因。
(二)無(wú)法提升員工的自身價(jià)值
優(yōu)秀的人才總希望通過(guò)發(fā)展自己來(lái)實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的提升，廣闊的發(fā)展空間往往比薪酬福利更能促進(jìn)他們的工作熱情。當(dāng)感覺(jué)到企業(yè)無(wú)法給予他們自身價(jià)值提升的空間，員工就會(huì)選擇離開(kāi)。對(duì)于企業(yè)而言，實(shí)現(xiàn)員工自身價(jià)值提升最有效的方法就是培訓(xùn)，這也是留住人才的必要條件。然而目前大多數(shù)企業(yè)在員工培訓(xùn)中都存在著不足，具體包括：
1 員工培訓(xùn)的觀念存在誤區(qū)
許多企業(yè)對(duì)于員工培訓(xùn)在思想觀念上認(rèn)識(shí)不清，或者說(shuō)認(rèn)識(shí)不到位。首先，企業(yè)認(rèn)為員工培訓(xùn)是企業(yè)生產(chǎn)的一種成本，能省則?。黄浯?，傳統(tǒng)生產(chǎn)技術(shù)給企業(yè)管理者造成錯(cuò)覺(jué)；再次，企業(yè)對(duì)員工培訓(xùn)主體認(rèn)識(shí)不清。將員工培訓(xùn)的主體當(dāng)成員工個(gè)人，認(rèn)為員工要想生存和發(fā)展，必需自身努力學(xué)習(xí)，否則一旦不適合崗位需要，就會(huì)自然被企業(yè)淘汰，從而忽視了企業(yè)對(duì)員工培訓(xùn)的作用。
2 員工培訓(xùn)的目的性不強(qiáng)，缺乏整體規(guī)劃
我國(guó)企業(yè)員工培訓(xùn)大多存在頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳的問(wèn)題，既缺乏整體性，也缺乏系統(tǒng)性。在培訓(xùn)對(duì)象上不分決策層、管理層和生產(chǎn)作業(yè)層，一個(gè)專題全員參加；在培訓(xùn)內(nèi)容上不分企業(yè)文化、規(guī)章制度、基本知識(shí)、專業(yè)技能，一個(gè)報(bào)告全體參與。這種不具有針對(duì)性的培訓(xùn)，最終只能流于形式。
3 員工培訓(xùn)的形式單一、內(nèi)容滯后
我國(guó)企業(yè)員工培訓(xùn)目前仍以授課式為主，重知識(shí)傳授，輕技能訓(xùn)練。部分培訓(xùn)手段陳舊落后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)“培訓(xùn)”目的。隨著信息技術(shù)引入生產(chǎn)領(lǐng)域，許多產(chǎn)品設(shè)計(jì)或是生產(chǎn)流程只需要輸入計(jì)算機(jī)，就可以憑借預(yù)先編好的程序進(jìn)行相應(yīng)的處理，從而大大減輕人們的腦力勞動(dòng)和體力消耗。這種情況下，員工培訓(xùn)的重點(diǎn)就要放在自動(dòng)化、信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)上，使得員工掌握此方面的知識(shí)和技能。
4 員工參與培訓(xùn)的激勵(lì)機(jī)制不健全
員工的在職培訓(xùn)同我國(guó)整體教育形勢(shì)反差巨大，一方面是學(xué)歷教育形勢(shì)喜人；另一方面員工培訓(xùn)則是冷冷清清。在預(yù)期收益不能得到更好的保障，甚至有時(shí)需要以付出部分工資為代價(jià)的情況下，員工接受在職培訓(xùn)的積極性自然不高。加之體制上存在障礙，技術(shù)與個(gè)人利益的嚴(yán)重脫節(jié)，導(dǎo)致員工失去了學(xué)習(xí)技術(shù)的積極性。
(三)缺乏公正合理的績(jī)效考核
在企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理中，績(jī)效考核扮演著一個(gè)舉足輕重的角色。有效的使用績(jī)效考核可以對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行及時(shí)的反饋，依據(jù)這些反饋企業(yè)能夠?qū)ψ陨戆l(fā)展是否偏離組織目標(biāo)、員工是否需要培訓(xùn)、流程該如何優(yōu)化重組等問(wèn)題進(jìn)行判斷；反之，績(jī)效考核使用不當(dāng)則會(huì)打擊組織士氣、降低團(tuán)隊(duì)效率、妨礙質(zhì)量改進(jìn)、甚至造成人才流失等負(fù)面影響。具體分析主要因?yàn)椋?/p>
1 績(jī)效考核體系不科學(xué)
考核目的不明確，有時(shí)甚至是為了考核而考核，企業(yè)考核方與被考核方都未能充分認(rèn)識(shí)到績(jī)效考核只是一種管理手段，而并非是管理目的；考核原則混亂不清，在考核內(nèi)容、項(xiàng)目設(shè)定以及權(quán)重設(shè)置等方面表現(xiàn)出無(wú)相關(guān)性及隨意性，僅憑領(lǐng)導(dǎo)意志和個(gè)人好惡；考核體系缺乏嚴(yán)肅性，任意更改，難以保證政策上的連續(xù)
一致性。
2 績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)模糊化
目前大多數(shù)企業(yè)的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于模糊，主要表現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)欠缺、標(biāo)準(zhǔn)走樣、難以準(zhǔn)確量化等形式。以欠缺或不相關(guān)的考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)被考核者進(jìn)行考評(píng)，極易導(dǎo)致不全面、不客觀的判斷，模糊的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)很難使被考核者對(duì)考核結(jié)果感到信服。
3 績(jī)效考核過(guò)程形式化
這是一個(gè)非常普遍的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，很多企業(yè)已經(jīng)制定和實(shí)施了完備的績(jī)效考核工作，但是每位員工內(nèi)心都認(rèn)為績(jī)效考核只是管理當(dāng)局的一種形式主義，每年必須得走的過(guò)場(chǎng)。沒(méi)有人真正去對(duì)績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真客觀的分析，利用績(jī)效考核過(guò)程和考核結(jié)果來(lái)幫助員工在績(jī)效行為能力責(zé)任等多方面得到切實(shí)地提高。
4 績(jī)效考核結(jié)果無(wú)反饋
出現(xiàn)這種情況通常有兩個(gè)原因：一是考核者主觀上不愿將考核結(jié)果及其對(duì)考核結(jié)果的解釋反饋給被考核者，考核行為變成一種暗箱操作，被考核者無(wú)從知道考核者對(duì)自己哪些方面感到滿意，哪些方面需要改進(jìn)。二是指考核者無(wú)意識(shí)或無(wú)能力將考核結(jié)果反饋給被考核者，這種情況往往是由于考核者本人未能真正了解員工績(jī)效考核的意義與目的，加上缺乏良好的溝通能力和民主的企業(yè)文化，使得考核者沒(méi)有駕馭反饋績(jī)效考核結(jié)果的能力和勇氣。
5 績(jī)效考核方法不得當(dāng)
各國(guó)學(xué)者和管理人員開(kāi)發(fā)出了多種績(jī)效考核的方法，如員工比較評(píng)價(jià)法、行為對(duì)照表法、關(guān)鍵事件法、等級(jí)鑒定法、目標(biāo)管理評(píng)價(jià)法等等。這些方法各有千秋，有的適合將績(jī)效考核結(jié)果用于職工獎(jiǎng)金的分配，但可能難以指導(dǎo)被考核者識(shí)別能力上的欠缺；而有的適合利用績(jī)效考核結(jié)果來(lái)指導(dǎo)企業(yè)制定培訓(xùn)計(jì)劃，但卻無(wú)法平衡各方利益相關(guān)者。目前大多數(shù)企業(yè)既無(wú)意識(shí)、也無(wú)能力適當(dāng)?shù)倪x擇、組合和運(yùn)用這些成熟的評(píng)價(jià)方法。
(四)競(jìng)爭(zhēng)力不足的薪酬與福利
薪酬和福利是每個(gè)員工最為關(guān)心的問(wèn)題，也是企業(yè)能否留住員工的一個(gè)重要因素。近幾年來(lái)，外資企業(yè)成為優(yōu)秀人才擇業(yè)的首選，很大原因在于它極具競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬和福利待遇。因此民營(yíng)企業(yè)要想在人才競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就決不能忽視員工的薪酬和福利。民營(yíng)企業(yè)在薪酬和福利方面的問(wèn)題主要反映在以下三個(gè)方面：
1 企業(yè)沒(méi)有或缺乏對(duì)人才供需市場(chǎng)、同行業(yè)及不同類型企業(yè)的相同崗位薪資水平進(jìn)行充分的調(diào)查分析，并結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定出薪資管理辦法。
2 企業(yè)的工資和福利沒(méi)有遵循既體現(xiàn)按勞分配、多勞多得，又體現(xiàn)崗位職責(zé)權(quán)限高低、承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任大小的分配原則。
3 工資和福利沒(méi)有發(fā)揮出既能充分調(diào)動(dòng)員工積極性和創(chuàng)造性，又能吸引外部人才和避免內(nèi)部人才流失的激勵(lì)作用。
三 影響民營(yíng)企業(yè)人才流失的外界環(huán)境因素
各企業(yè)雖然有自己不同的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域和服務(wù)范圍，但都無(wú)一例外的與外部環(huán)境發(fā)生著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。外部環(huán)境作為一個(gè)整體或通過(guò)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影響，間接的制約著企業(yè)人力資源的流動(dòng)，或者直接影響著人們的生活狀況、工作條件及發(fā)展前途。可見(jiàn)，企業(yè)外部環(huán)境的變化與人才流失與否息息相關(guān)，下面將從幾方面加以具體分析。
1 國(guó)家政策法規(guī)的變化
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們將“社會(huì)人”變成了“單位人”，靠的是戶口、糧油關(guān)系、組織關(guān)系和人事檔案，這四者組成了限制人才流動(dòng)的森嚴(yán)壁壘。而如今，糧油關(guān)系已經(jīng)沒(méi)有任何意義，組織關(guān)系和人事檔案都可以放在人才市場(chǎng)，戶口成為唯一難以突破的障礙，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)與發(fā)展，人力資源大幅度流動(dòng)，具有世襲特權(quán)的戶口簿也將受到猛烈的沖擊。比如上海市就推出了人才柔性流動(dòng)措施，沒(méi)有上海戶口的人才，可以憑借各種方式進(jìn)入上海工作，進(jìn)出自由，不受國(guó)籍、戶籍和人事檔案的限制，截至目前，以此種方式到滬工作的人才已達(dá)15萬(wàn)人。同時(shí)全國(guó)各大城市都相繼出臺(tái)了人才引進(jìn)政策，人才流動(dòng)中的戶籍限制幾乎已被逐漸廢除。最近國(guó)家又放開(kāi)了辦理出國(guó)護(hù)照的限制，為人才跨區(qū)域跨國(guó)界的流動(dòng)提供了更大的方便。
2 信息技術(shù)的迅猛發(fā)展
隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以方便快捷的了解到某一行業(yè)的職位需求情況，使人才競(jìng)爭(zhēng)成為真正的“零距離競(jìng)爭(zhēng)”。
3 勞動(dòng)力市場(chǎng)供求狀況
勞動(dòng)力供求關(guān)系是促使人才流動(dòng)的最根本原因它受到社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)率國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、職業(yè)需求彈性等因素的直接作用。當(dāng)勞動(dòng)力供大于求時(shí)，求職變得困難，會(huì)使得求職者降低人力成本，企業(yè)選擇余地增大，造成人才流動(dòng)；當(dāng)勞動(dòng)力供小于求時(shí)，招聘難度上升，會(huì)讓用人單位提高人力成本，人才選擇余地加大，形成人才流動(dòng)。所以，勞動(dòng)力市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化將自發(fā)的調(diào)節(jié)人力資源的有效配置，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效用最大化。
