發(fā)布時間：2023-05-26 15:50:29
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理日常工作樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案信息化建設 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設的重要性
醫(yī)院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關(guān)檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設的優(yōu)越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫(yī)院。當代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優(yōu)指標統(tǒng)計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢。
2.2 醫(yī)護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調(diào)用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設勢在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計算機網(wǎng)絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉(zhuǎn)、儲存、歸檔等操作，實現(xiàn)辦公自動化、無紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡，使用計算機網(wǎng)絡將病人資料送達院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計、處理報表、變更檔案、維護系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫(yī)院特色的資料庫是指結(jié)合當?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術(shù)項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務水平以及醫(yī)療技術(shù)水準，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網(wǎng)絡安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡化在管理系統(tǒng)中的深入運用，網(wǎng)絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡潛在威脅多種多樣，加強網(wǎng)絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫(yī)院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
[1] 厲紅霞，張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2012，13（03）：43-44
關(guān)鍵詞：人事檔案 管理問題 工作思考
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）06-0123-01
檔案管理是非常重要的基礎工作，是基層單位日常工作的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以更好地為基層單位日常工作的開展提供服務支持，并且以不同的形式對各類文件資料進行保管。在當前新的發(fā)展形勢下，我們應該客觀地認識檔案管理工作的重要性，對工作開展過程中的問題和不足進行深入分析，提出科學有效的改進策略，切實提升基層單位檔案管理工作的開展水平。
一、基層單位檔案管理工作中存在的問題
第一，管理意識方面的不足。對于檔案管理工作來說，足夠的重視是非常必要的。在基層單位中，部分單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，并且由于檔案管理意識薄弱，從而導致在檔案管理工作推進的過程中缺乏足夠的支持和配合。部分檔案人員由于重視程度不足，不能及時有效地對檔案管理工作的形式和方法進行創(chuàng)新，對檔案管理工作規(guī)范、高效地開展帶造成了一定的限制，帶來了一定的影響。
第二，檔案管理工作壓力較大，人力資源方面有所不足?；鶎訂挝恢?，不同的單位本身主營業(yè)務存在較大的差異，并且部分專業(yè)性較強的檔案管理工作對于管理工作者的要求很高。在當前精細化管理理念不斷推進落實的形勢下，檔案管理工作的任務量急劇上升。部分基層單位自身檔案管理相關(guān)人員的數(shù)量有限，并且參與管理的人員自身也大多數(shù)以兼職的身份來參與相關(guān)工作，人員隊伍的穩(wěn)定性十分有限。檔案管理工作本身對參與管理人員的能力要求很高，需要他們具備專業(yè)的管理理論和技能，同時具有良好的責任心和嚴謹?shù)穆殬I(yè)態(tài)度。目前檔案管理人員隊伍不夠穩(wěn)定，并且不具備對現(xiàn)代化管理技術(shù)進行應用和操作的能力，這就導致了一些檔案工作不能及時有效地開展，影響了整體工作的成效。
第三，滿足檔案管理工作的基礎條件方面存在很大的不足?，F(xiàn)階段，檔案管理工作中，檔案管理基礎設施不夠完善，部分基層單位的檔案布局沒有經(jīng)過專業(yè)的布置和調(diào)整。在檔案庫房的選擇上，大多會選擇普通辦公室，甚至有的單位會選擇辦公樓頂層、地下室等位置。在這些位置保存檔案，不能滿足溫濕度、防盜、防火等方面的需求，與檔案管理的具體標準相距甚遠。
第四，對信息化建設工作落實不足。在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，檔案管理工作的開展只關(guān)注以往傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，例如年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢服務提供的數(shù)量等，而對于具體檔案管理工作卻沒有進行有效的信息調(diào)整，檔案管理信息化工作的價值得到充分的發(fā)揮。對于信息化建設工作重視不足，落實不力，導致當前電子檔案管理的需求不能得到及時滿足，整體管理工作的成效開展有限，不能很好地m應現(xiàn)代化檔案管理工作的實際需求。
二、基層單位檔案管理工作的對策和思路
第一，融入現(xiàn)代化的管理控制意識，將檔案管理工作納入到基層單位工作中，并將其作為重要的一部分來看待。相關(guān)檔案管理人員要科學地開展檔案管理工作，并且充分認識到檔案管理工作的重要意義。在管理中，主動開展相關(guān)服務，打造更加開放、標準、科學、規(guī)范的管理體系，讓檔案管理工作具備更強的現(xiàn)代化發(fā)展屬性。
第二，提升隊伍素質(zhì)。檔案管理工作的負責人員要積極參與相關(guān)學習，積極參與相關(guān)培訓活動，系統(tǒng)性地提升自身的實際操作能力。對于一些沒有經(jīng)過系統(tǒng)性學習，不具備較強專業(yè)能力的人員，更要對其提升培訓力度，做好宣傳監(jiān)管，依據(jù)隊伍的實際構(gòu)成，打造一支更加專業(yè)、優(yōu)秀的檔案管理隊伍。檔案管理工作具備較強的專業(yè)性、政策性，管理人員本身的業(yè)務能力，直接決定了檔案管理工作開展的效果。
第三，完善檔案管理工作的基礎設施。對于檔案管理工作來說，一套完善的 基礎設施是非常關(guān)鍵的?；鶎訂挝灰訌娡度?，結(jié)合當前檔案管理工作的實際需求，配置相應的檔案室，同時增加所需的各類設備，這樣才能確保檔案工作的有序開展。
第四，加強信息化建設。對于基層檔案管理工作來說，信息化建設的重要性是毋庸置疑的。我們應該重視和認同信息化建設工作所帶來的優(yōu)勢，在日常工作中積極推進和應用。在信息化技術(shù)應用上，相關(guān)部門要提供大力的支持和配合，構(gòu)建一個更加系統(tǒng)的信息化管理體系平臺。
三、結(jié)語
總的來說，檔案工作實現(xiàn)了對事業(yè)單位發(fā)展的全面記錄，是非常重要的一部分工作。在當前檔案管理工作壓力不斷增加的形勢下，在檔案管理中應該正視存在的問題和不足，提出科學化的應對策略，切實地提升管理水平，以服務基層單位的發(fā)展。
參考文獻：
[關(guān)鍵詞]體校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策
1 前言
體校主要為國家培養(yǎng)體育人才。體校日常管理過程中涉及到的相關(guān)工作比較多。教育部門和學校負責人并未認識到檔案管理的重要性，使體校檔案管理過程中存在諸多不足和問題。檔案管理部門要認識到體校檔案管理的重要性，結(jié)合體校具體情況，提高檔案管理質(zhì)量，推進其整體教學水平和管理水平的提升。
2 體校檔案管理現(xiàn)狀分析
2.1 檔案管理機制不健全
隨著體校的快速發(fā)展，教育部門和學校逐漸加大了對體校檔案管理的重視力度。但是，傳統(tǒng)體校檔案管理弊病的制約，使其檔案管理機制仍然不夠健全。部分體校雖然將檔案管理納入日常工作體系中，但是并沒有結(jié)合學校具體情況，完善檔案管理機制，制定具體的檔案管理目標，導致檔案管理過程中，仍然存在嚴重的資源缺乏和人員缺乏。學校負責人也不注重對檔案日常管理工作進行考核、監(jiān)督和評估，很難將體校檔案管理工作落實到位。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)偏低
檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，也是制約體校檔案管理的重要因素。近年來，體育院校逐漸開始重視檔案管理工作。但是，檔案管理人員缺乏檔案管理自覺性以及正確的檔案管理意識，使得檔案管理過程中仍然存在諸多弊病。例如，部分體育院校檔案管理職責劃分模糊，檔案人員互相推諉責任。甚至部分檔案人員身兼數(shù)職，無法對檔案管理工作進行兼顧。
2.3 檔案管理條件有限
體育院校整體發(fā)展水平的制約，使其并未營造一個良好的檔案保管條件，檔案管理過程中缺乏自覺性。雖然，教育理念的革新帶動了檔案管理條件的相應改觀，但是，部分體育院校仍然無法將檔案管理過程中的安全和規(guī)范性要求落實到位。例如，部分體育院校不重視檔案室管理，各項設備落后，基礎設施不完善，不能夠滿足現(xiàn)代檔案管理訴求；部分體育院校檔案管理意識不強，并未建立專業(yè)的檔案管理部門，只是將相關(guān)檔案堆放在各個角落，管理不當，且各項檔案資料損毀嚴重。
2.4 檔案資源建設缺失
部分體育院校尚未建立統(tǒng)一的檔案收集機制。很多文件檔案管理比較分散，不能夠及時歸檔，丟失嚴重；部分檔案在歸檔過程中照片、錄像、實物等缺失嚴重；體育院校并未結(jié)合學校特點，對檔案進行針對性的管理，使得學校檔案管理范圍不廣，造成檔案種類單一，檔案內(nèi)容單薄。
3 體校檔案管理對策
3.1 健全檔案工作管理機制
教育部門和學校要加強檔案管理，將檔案納入學校年度工作規(guī)劃中，并在檔案管理過程中對其進行監(jiān)管和考核，結(jié)合具體的檔案管理訴求，將人員和資金等分配到位。對檔案管理中涉及到的相關(guān)工作內(nèi)容進行統(tǒng)籌和分工，定時對檔案管理工作進行匯報，并對其管理過程中存在的問題進行及時解決，將檔案管理作為體校發(fā)展過程中的重心。建立完善的檔案管理機制，對檔案管理過程中的職責和人員等進行明確分工，并對檔案管理過程中涉及到的收集、整理、歸檔查閱等各項制度進行確定。
3.2 重視檔案管理人員培訓
體育院校要重視檔案管理人員培訓工作，設立專門的檔案管理部門，對其各項工作職責進行確定，有效避免人員變動對檔案管理工作產(chǎn)生相應的影響。同時，教育部門和學校要對檔案管理人員進行科學合理的選拔，招聘專業(yè)的檔案管理人員，并對其進行定期和不定期的培訓和考核，注重對其進行專業(yè)知識培訓，不斷提高其在檔案管理過程中的專業(yè)素養(yǎng)，逐漸將計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)應用到體校檔案管理工作中，實現(xiàn)線上管理和線下管理的同步進行。
3.3 構(gòu)建檔案安全管理場所
學校要重視檔案管理場所建設，確保檔案管理空間充足，無論是基礎設施建設還是溫濕度都能夠符合檔案管理要求；對檔案安全保護機制進行不斷完善，重視人員監(jiān)管和安全設施建設，并ο喙氐蛋附行備份，將體校檔案管理過程中的損失降到最低；注重檔案保管過程中的安全性和嚴密性，嚴禁檔案管理過程中出現(xiàn)信息泄露問題。
將體校日常檔案服務工作落實到位，使檔案服務與體校訓練工作能夠同步進行，實現(xiàn)體校檔案的特色化管理。對體校檔案管理過程中涉及到的相關(guān)價值和功能等進行深度開發(fā)，定期舉行檔案陳列展覽工作，借助豐富的檔案資料，對學生進行體育教育，培養(yǎng)學生和教師的體育意識，幫助他們養(yǎng)成良好的體育鍛煉習慣，促進我國體育事業(yè)快速發(fā)展。
3.4 完善體校檔案管理制度
對檔案歸檔收集制度進行完善和健全，明確不同類型材料的歸檔范圍，對其進行及時收集和整理；重視特色檔案收集管理工作，將檔案收集管理工作貫穿到學校日常管理和運動員日常訓練的各個階段，確保管理人員、教練和班主任共同參與到學生檔案管理中來；對運動員檔案進行分類和歸檔，確保檔案管理的全面性；對運動員檔案進行對比、分析和整合，并以此為指導，實現(xiàn)日常教學過程中的針對性和有效性。
4 結(jié)語
檔案管理是體校日常管理過程中的重要組成部分。當前我國體校檔案管理過程中仍然存在諸多問題和缺失。學校要結(jié)合自身實際管理情況，對日常檔案管理過程中的各項制度進行完善和落實，并認識到檔案管理對體校人才培養(yǎng)的重要作用，結(jié)合時展訴求，提高體校檔案管理的科技化和信息化程度，不斷提高體校競爭力，以營造良好的人才培養(yǎng)環(huán)境。
參考文獻：
[1] 韓小重.高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其對策[J].晉城職業(yè)技術(shù)學院學報，2011（04）.
[2] 鄭鳳琴.檔案管理工作現(xiàn)狀分析及其對策[J].辦公室業(yè)務，2013（22）.
近年來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，給人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪械姆椒矫婷娑紟砹藰O大的轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化建設，促使存檔、記錄等工作更加快捷、精確。因此我國應及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，構(gòu)建自動化和信息化平臺，為促進我國檔案管理工作的進步奠定良好的基礎。本文首先對信息時代下的檔案管理進行了簡要概述，并對我國傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足進行了探討，最后有針對性地提出了信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略。
1 信息時代下檔案管理概述
檔案管理工作中，包含大量的信息資源，在信息時代背景下，相關(guān)工作人員在采集、保存以及傳遞相關(guān)信息資源的過程中，可以加大對信息技術(shù)的應用力度，通過信息技術(shù)，促使檔案信息資源更加充分的利用具有重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作開展過程中，信息資源的記錄、保存等工作都是人為操作的，而信息時代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，極大地提升了工作效率，同時工作中的誤差現(xiàn)象減少。[1]值得注意的是，在應用信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)進行檔案管理的過程中，必須統(tǒng)一由行政部門監(jiān)督和規(guī)劃下展開。
在信息時代背景下，檔案管理工作主要呈現(xiàn)出以下特點：首先，信息時代背景下，我國在積極進行檔案管理工作的過程中，相關(guān)部門應針對相關(guān)工作內(nèi)容以及性質(zhì)，制定健全的法律法規(guī)，對檔案管理工作流程以及內(nèi)容進行明確的規(guī)范；其次，信息時代背景下，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用，促使電子檔案取代了傳統(tǒng)的實物檔案，這成為各個領(lǐng)域在進行檔案管理信息化建設過程中的一個重要標志；最后，同傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化和網(wǎng)絡化的檔案管理極大地提升了工作效率。[2]
2 傳統(tǒng)檔案管理中的不足
檔案管理工作是一項復雜性和系統(tǒng)性的工作，在對檔案進行全面搜集的基礎上，進行詳細的整理，工作人員針對整理以后的檔案應當進行專業(yè)的鑒定，將具有價值和應用意義的檔案進行妥善的保管，接下來是對大量的檔案進行編目和檢索處理，在充分的統(tǒng)計基礎上，針對檔案不同的用途對其進行編輯，最后提供給相關(guān)部門和工作人員進行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開展的主體，而利用檔案展開工作的人員是檔案管理的服務對象。[3]
然而，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質(zhì)，這導致檔案在運輸過程中，如果產(chǎn)生碰撞等現(xiàn)象將造成其發(fā)生嚴重的損傷。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法對運輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對傳統(tǒng)的檔案管理工作來講，對信息資源的保持常應用紙質(zhì)檔案的方式，少數(shù)檔案在保存的過程中，需要對影響、照片、絲織品等方式進行利用，這些材質(zhì)對存放環(huán)境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點，將造成其發(fā)生氧化和腐爛現(xiàn)象，從而導致信息資源的缺失。與此同時，在應用這種方式進行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對其進行護理，而護理的過程也是非常復雜的，需要耗費大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對較多的信息資源，工作人員對其進行整理以及編輯的過程中，雖然耗費了大量的時間，然而也不可能將其完全進行分類，因此使用者在對其進行利用的過程中，通常也需要花費大量的時間進行查找。[4]同時，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進行利用等，這一過程中耗費了大量的時間，同時檔案資源的利用率嚴重降低。
3 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略
3.1 管理方面
在信息時代背景下，信息技術(shù)以日新月異的速度飛速發(fā)展，能夠滿足人們?nèi)粘９ぷ骷吧钪懈鱾€領(lǐng)域的不同需求。因此，現(xiàn)階段針對我國檔案信息化管理相對分散的現(xiàn)狀，在進行檔案管理信息化建設的過程中，應當從檔案管理的需求出發(fā)，積極構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)。更重要的是，促使檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一性。在這一管理模式當中，必須全面登記造冊全部的檔案，將所有的信息資源規(guī)范記錄到總系統(tǒng)當中，提升檔案整體利用效率。同時，這一過程中，如果個別單位在運行過程中，因技術(shù)或自然環(huán)境等客觀因素導致信息系統(tǒng)發(fā)生故障或者信息文件發(fā)生損壞和丟失的現(xiàn)象，也可以利用總系統(tǒng)當中的文件繼續(xù)開展各項工作，不會造成更加嚴重的損失。[5]在實現(xiàn)統(tǒng)一集中化檔案管理的過程中，應保證各個相關(guān)部門能夠應用統(tǒng)一的軟件和技術(shù)進行檔案管理，促使檔案管理更加具有規(guī)范性，同時對于有效保護各項信息資源具有重要意義。
3.2 信息共享方面
信息技術(shù)應用過程中，最大的優(yōu)勢就是拉近了人與人、部門與部門之間的距離，能夠進行更加快速的信息傳遞和共享。針對檔案管理工作來講，由于我國始終存在各部門分散管理的特點，因此信息的交流和應用程度也相對較低，信息資源的利用程度低，不利于相關(guān)領(lǐng)域提升工作效率，并實現(xiàn)快速發(fā)展。在這種情況下，新時期我國在積極進行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，不僅要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還應當創(chuàng)建獨立的平臺，促使檔案信息資源實現(xiàn)高度的共享。該平臺運行過程中，工作人員應對各種資源進行分類，平臺使用者可以及時找到有助于自身工作的信息，有條理的選取和應用資料。在這種情況下，檔案管理總部門在運行過程中，應積極制定相關(guān)措施，鼓勵下屬各部門在日常工作中加大交流力度，各部門在明確自身工作重心的基礎上，加大合作力度，提升對資源的利用率，從而為各項工作更加高效的開展奠定良好的基礎。同時，各部門在日常上傳資料的過程中，也應當對資料的名稱、來源等進行清晰的標注，從而為使用者的查詢提供便利。
3.3 工作人員方面
在信息時代的背景下，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，最基礎的因素就是檔案管理工作人員。因此，現(xiàn)階段只有不斷提升相關(guān)工作人員的創(chuàng)新精神，才能夠在檔案管理各個環(huán)節(jié)當中不斷進行創(chuàng)新，并提升檔案管理工作效率。事實上，工作人員對現(xiàn)有檔案管理工作流程以及缺陷的體會是最為深刻的，因此提升工作人員的創(chuàng)新精神，促使其在日常工作中，對檔案管理工作的缺陷進行完善至關(guān)重要。[6]與此同時，各個部門檔案管理工作人員在日常工作中，還應當加大交流力度，通過合作的方式共同為提升檔案管理工作質(zhì)量做出貢獻。上級部門應針對能夠發(fā)揮創(chuàng)新精神的職工進行鼓勵，逐漸引導工作人員意識到創(chuàng)新精神的重要性。
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現(xiàn)代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應當今社會發(fā)展的需要，因為紙質(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統(tǒng)一進入到電子檔案進行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調(diào)出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準確無誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時隨地都可以進行，而紙質(zhì)檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規(guī)范化問題。我國目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問題和漏洞。一些事業(yè)單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現(xiàn)問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務。
提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經(jīng)常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應用及時和有效。
【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；資料信息；改進
一般我們所說的文書檔案就是團體機關(guān)、企事業(yè)單位以及一些其他的組織在領(lǐng)導和行政管理的工作中產(chǎn)生的一些文件。這些文件都需要歸檔保存，而這些工作都是文書檔案管理部門的工作。所以說文檔資料的可靠性、完整性和安全性與文書檔案管理者工作的能力和水平有著很大的關(guān)系。只有讓文書檔案管理工作與時代共同進步，不斷地改進和完善文書檔案管理工作中存在問題，才能更好地將文書檔案管理系統(tǒng)不斷地創(chuàng)新，與整個工作單位的運轉(zhuǎn)保持在一個步伐上。
一、文書檔案管理工作現(xiàn)存的問題
（一）文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。文書檔案管理工作是檔案管理工作的基礎內(nèi)容。文書管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯(lián)系，但是兩者之間存在著一定的區(qū)別，有統(tǒng)一性也有獨立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個管理體系。但是很多工作單位都存在著文書管理工作和檔案管理工作之間的脫節(jié)情況。目前的情況是，文書檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，而檔案管理人員對于文書管理工作的涉及又很少。這就導致了文書管理工作和檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，從而造成了一些文書方案的遺漏和文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象。這對文書檔案管理部門后續(xù)工作的展開有著很大的隱患。
（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現(xiàn)象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統(tǒng)一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。
（三）領(lǐng)導對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領(lǐng)導的重視。一些領(lǐng)導雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關(guān)注文書檔案管理工作的內(nèi)容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創(chuàng)新。
二、文書檔案管理工作改進的方法
（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領(lǐng)導要處理的文件。這些文件質(zhì)量的優(yōu)劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關(guān)系，實現(xiàn)兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。
（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。
（三）領(lǐng)導要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態(tài)度和工作熱情，取決于領(lǐng)導對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領(lǐng)導應該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領(lǐng)導對文書檔案管理部門重視起來。除了領(lǐng)導的重視外，文書檔案管理工作人員自己也要對工作重視起來，對于檔案的借出與歸檔制定一個清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個流程借出和歸還檔案。
三、結(jié)束語
文書檔案的管理工作是一個很細致的工作，代表了一個工作單位的各項工作運轉(zhuǎn)的情況。將文書檔案管理模式與現(xiàn)代化的科學研究成果相結(jié)合，實現(xiàn)更為科學化和智能化的文書檔案管理模式。與此同時，對文書檔案管理人員做出標準化的培訓，以便更好地管理文書檔案工作。
【參考文獻】
[1]張文華.改進文書檔案管理工作的方法[J].黑龍江檔案,2014（04）:157.
[2]盧艷.淺析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資,2013（Z4）:47.
1 辦公自動化的基本概念及其特點
1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代化技術(shù)對辦公室工作以及相關(guān)信息進行相應處理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、自動發(fā)送、存儲以及接收。能夠?qū)⑿畔⒌牧鲃铀俣冗M行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。
1.2 辦公自動化的特點
1.2.1 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫(yī)院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務、基礎設施等影響醫(yī)院運作的各個方面相關(guān)信息。能夠?qū)⒊Ｒ?guī)的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現(xiàn)信息的檢索效果。
1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)醫(yī)院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質(zhì)檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。
1.2.3 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術(shù)使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠?qū)崿F(xiàn)較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現(xiàn)資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。
2 在實施辦公自動化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問題和改善策略
2.1 在實施辦公自動化環(huán)境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標準，容易出現(xiàn)較多問題，影響到檔案管理質(zhì)量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統(tǒng)開發(fā)不規(guī)范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。
2.2 如何解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。提升檔案管理人員自身素質(zhì)。隨著目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)標準的不斷提升，出現(xiàn)較多的新技術(shù)以及新內(nèi)容。醫(yī)院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業(yè)人才，擴充醫(yī)院中檔案人員的專業(yè)程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強專業(yè)知識培訓，提升實際專業(yè)化水平。
辦公室
辦公室是宿管會中組織協(xié)調(diào)其他各部的關(guān)鍵部門，以配合主席團、協(xié)調(diào)各部門工作為主要職責。其職能可分為日常工作、財務管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設成為一個有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實各項規(guī)定，抓緊、抓實地開展各項工作。現(xiàn)將各塊工作安排如下：
一、日常工作版塊
保證日常工作的有序開展和各項職能的扎實落實，是辦公室工作的基點，也是辦公室工作的主要責任。
1、起草下學期即將成立的宿管會的計劃、總結(jié)和各項規(guī)范。
2、負責主席團例會和全體會議例會的點到及會議進程記錄工作；作好各種會議的通知工作。
3、負責學工辦二報刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學辦，購置辦公用品，發(fā)送比賽請柬，制作席簽等日常事務。
4、負責學工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學工辦二的財物保管及保潔工作，為大家營造一個良好的工作環(huán)境。
二、檔案管理版塊
由于檔案管理具有長期性，且各部活動較多較雜，有些活動檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時明確各部門專門負責檔案管理的人員，每次活動后，及時聯(lián)系相關(guān)人員，收齊相關(guān)檔案，做到一個活動有一個檔案，并及時進行歸檔、存檔。對各類檔案的管理，實行具體問題具體分析，對特殊檔案實行特殊歸檔法。
1、保留三年內(nèi)具有使用價值的舊檔案，其余作廢。
2、將當前各部所有活動的方案、總結(jié)自成一檔，檔案統(tǒng)一用a4紙打印，一式四份，分別由學工辦﹑主席團﹑辦公室﹑本部各保留一份。
3、為了使各部的各項活動及各種評比結(jié)果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時做好對各部的學期工作計劃、工作總結(jié)以及學期末干事考核結(jié)果的歸檔工作。
4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細則的基礎上作了適當調(diào)整，尤其是對基礎部各項檢查評比結(jié)果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴肅性：
①各項檢查評比結(jié)果在下月初10號前匯總后交辦公室歸檔。
②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結(jié)果有誤，基礎部可自行更正，并注明理由及負責人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。
③歸檔后如確需修改，到學工辦辦理申請手續(xù)后方可改動。
三、財務管理版塊
為了規(guī)范即將成立的宿管會的財務收支狀況，使各部在經(jīng)費使用上擁有自和支配權(quán)，同時使財務管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學院宿管會財務細則》和《人文學院學生活動經(jīng)費報銷手續(xù)》。此措施的出臺將使各部經(jīng)費的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計劃，做好財務預算工作。平時，對宿管會財務進行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理，由專人負責，規(guī)范活動經(jīng)費的申請手續(xù)及經(jīng)費的報銷手續(xù)，對拉贊助所得收入也及時進行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費的自主性，又確保經(jīng)費使用有的放矢，避免浪費。在學期末，及時清算帳目，做好財務總結(jié)工作。具體程序如下：
1、 活動經(jīng)費申請：
①申請部門領(lǐng)取活動經(jīng)費申請表，并按要求填寫。
②院領(lǐng)導﹑主席團﹑辦公室財務負責人簽字后領(lǐng)取資金。
③活動結(jié)束后上交活動清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請報銷。
④每月30日歸還所申請的經(jīng)費。
2、 贊助收入：
宿管會由外宣部負責拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動經(jīng)費則向辦公室申請，發(fā)揮辦公室“財務管理中樞”的作用。
3、經(jīng)費報銷：
申請者備好收據(jù)﹑財務章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳。（詳見《人文學院學生活動經(jīng)費報銷手續(xù)》）
總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強化辦公室的職能，有序開展各項工作，不斷完善自身建設，積極開拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會做好各項工作。
基礎組
基礎組是為同學們服務的部門,工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個方面：即寢室內(nèi)務、查夜以及小家電維修。上學期，我們迎來了基礎組有史以來的最大的改組和職能轉(zhuǎn)換擴充，我們已成立“學生宿舍管理委員會”。管理寢室方面的各項事務。
