發(fā)布時(shí)間：2023-05-28 09:40:29
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理知識(shí)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
[論文提要]探討知識(shí)管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀(jì)的人類社會(huì)正在全面朝著知識(shí)時(shí)代邁進(jìn)，知識(shí)作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊(yùn)含著大量知識(shí)的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個(gè)文獻(xiàn)界比較普遍的共識(shí)，并且得到了社會(huì)的廣泛認(rèn)同。處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和知識(shí)管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識(shí)管理理論有清晰、明確的認(rèn)識(shí)，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的必要性
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。這個(gè)世界是一個(gè)非線性的、動(dòng)態(tài)性的、過程性的、互補(bǔ)性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動(dòng)態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動(dòng)的接受，只能是在“激活”這些“背景知識(shí)”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識(shí)管理的需要，必須率先實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動(dòng)態(tài)知識(shí)元的過渡，即實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)化。
1、知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的必然選擇
“知識(shí)管理”原是基于企業(yè)對知識(shí)創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動(dòng)或者說是管理體制。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)因素參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，知識(shí)取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識(shí)型”企業(yè)和各類“知識(shí)型”組織是管理活動(dòng)的客觀需求，并逐步成為社會(huì)的共識(shí)。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識(shí)經(jīng)濟(jì)中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)全方位效益。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的顯著特征在于知識(shí)成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動(dòng)的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運(yùn)用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運(yùn)而生，這些環(huán)境和機(jī)制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識(shí)資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實(shí)體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動(dòng)受到時(shí)空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)低效的運(yùn)作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務(wù)機(jī)制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會(huì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識(shí)型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識(shí)屬性，這些知識(shí)主要是顯性知識(shí)，檔案是知識(shí)儲(chǔ)存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識(shí)管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識(shí)的管理。
2、從知識(shí)管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識(shí)管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實(shí)踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識(shí)管理都已具備。融合知識(shí)管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)?，F(xiàn)實(shí)的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動(dòng)機(jī)是使檔案的內(nèi)容信息在社會(huì)生活中發(fā)生作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。
知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識(shí)，發(fā)掘組織的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊(yùn)藏著大量顯性知識(shí)，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識(shí)。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項(xiàng)工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來說，組織的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目的和動(dòng)機(jī)。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識(shí)管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識(shí)管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識(shí)管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對檔案知識(shí)的開發(fā)利用，實(shí)施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識(shí)管理的重要組成部分，在知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。2、知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程
與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個(gè)文檔工作的工作效率。
3、知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識(shí)管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實(shí)體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)知識(shí)管理水平的提高。
四、知識(shí)管理可以強(qiáng)化檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)以它獨(dú)有的魅力展現(xiàn)了一個(gè)動(dòng)態(tài)的世界。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識(shí)倉庫，提供知識(shí)導(dǎo)航，知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實(shí)現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享的目的。對于外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)和用戶、市場的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁或者鏈接的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)。
五、知識(shí)管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異
自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來,世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。
而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過時(shí),其載體上的信息將無法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無法在識(shí)取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術(shù)壽命所到來的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異
在檔案管理中我們對紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無時(shí)無刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對電子文件的信息保護(hù)尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號,并且給出電子文件想對應(yīng)的分類號和檔案號。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會(huì)員時(shí)才能通過遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。
5、結(jié)語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校
隨著國家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對于高職院校來說，學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會(huì)出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動(dòng)，檔案數(shù)量隨之也增長非?？欤?檔案的變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對高職院校的檔案信息資源進(jìn)行高效的管理？如何實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化建設(shè)？我認(rèn)為計(jì)算機(jī)化的現(xiàn)代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理，以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個(gè)學(xué)生和教職工的檔案更健全、更完善。
1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀
1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應(yīng)的重視，同時(shí)對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識(shí)。在這些高職院?？磥恚瑢W(xué)生數(shù)量，以及由學(xué)生產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益才是第一位的，在他們的意識(shí)形態(tài)中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會(huì)對學(xué)院的長遠(yuǎn)發(fā)展起到任何的影響，進(jìn)而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認(rèn)識(shí)主要體現(xiàn)在學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)方面，同時(shí)在學(xué)校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強(qiáng)的意識(shí)，這些員工對檔案管理工作都有明確的認(rèn)識(shí)。因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)具有內(nèi)部性和保密性的工作，同時(shí)也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認(rèn)為，檔案管理員的工作就是進(jìn)行檔案管理，而與自己沒有任何關(guān)系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實(shí)際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學(xué)校的教師隊(duì)伍中有相當(dāng)一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)。
1.2 檔案管理機(jī)制和方法比較落后。學(xué)院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案等幾大類。按理說這些檔案應(yīng)該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學(xué)校，都沒有理順關(guān)系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個(gè)教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個(gè)教師的教學(xué)情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲的材料，又要在教務(wù)處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實(shí)性。檔案材料形式單一，未實(shí)現(xiàn)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價(jià)值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進(jìn)行現(xiàn)代化管理的設(shè)備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實(shí)現(xiàn)。
1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)出等一系列的學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動(dòng)比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動(dòng)等，另外，對檔案進(jìn)行維護(hù)、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財(cái)力等。
1.4 有待實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會(huì)受到嚴(yán)重的沖擊。電子化檔案管理已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，其在檔案管理中的優(yōu)勢還沒有得到充分的展示。當(dāng)前學(xué)校檔案管理依然是紙質(zhì)檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。在高校數(shù)據(jù)庫中，如果現(xiàn)代化設(shè)備和電子信息技術(shù)沒有應(yīng)用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當(dāng)前，對檔案進(jìn)行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動(dòng)化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。
2 檔案管理工作建設(shè)中的對策
2.1 對檔案工作加強(qiáng)管理，強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度對檔案館進(jìn)行管理，進(jìn)而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進(jìn)而使檔案工作為學(xué)院發(fā)展提供服務(wù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)要不斷更新觀念，提高建設(shè)檔案的意識(shí)，對學(xué)院的各項(xiàng)工作通過檔案資料進(jìn)行處理和規(guī)劃，進(jìn)而為檔案工作奠定基礎(chǔ)；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進(jìn)而使檔案管理工作落到實(shí)處，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時(shí)俱進(jìn)，對檔案管理工作進(jìn)行改革，進(jìn)而滿足社會(huì)發(fā)展的需要。最大限度地爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持，真正意識(shí)到檔案工作的重要性，同時(shí)將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進(jìn)行同時(shí)布置，同時(shí)檢查，同時(shí)驗(yàn)收。另外，要不斷鞏固和強(qiáng)化教職工的檔案管理意識(shí)，從思想和行動(dòng)兩個(gè)方面，讓他們真正意識(shí)到檔案管理工作對學(xué)院和個(gè)人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進(jìn)而在實(shí)際行動(dòng)中，主動(dòng)配合檔案部門的各項(xiàng)工作，積極的參與到學(xué)院檔案建設(shè)中去。
2.2 建立和完善規(guī)章制度，對檔案工作進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，同時(shí)不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進(jìn)行管理，那么就會(huì)出現(xiàn)無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規(guī)章制度，對各類檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔處理，實(shí)施檔案管理細(xì)則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進(jìn)而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理提供制度保證。管理人員素質(zhì)的高低關(guān)系到檔案管理質(zhì)量的高低，所以管理人員首先應(yīng)具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、樂于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務(wù)、有豐富的專業(yè)知識(shí)、扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、豐富的現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以及使用計(jì)算機(jī)的能力等。學(xué)院通過不定期的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)的技術(shù)管理知識(shí)、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學(xué)院的檔案管理水平。
2.3 計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學(xué)院應(yīng)把檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步，為檔案機(jī)構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，以便開展工作。原來的手寫、紙質(zhì)的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，而且還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應(yīng)的也提高了工作效率。
2.4 檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢。管理人員必須努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設(shè)。目前計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，形成了一個(gè)信息化的社會(huì)，這不僅提高了辦事效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱、對于距離較遠(yuǎn)的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，從而實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。而電子文檔的存儲(chǔ)方式多種多樣，如光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等環(huán)保、存儲(chǔ)量大、儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性和可靠性。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案信息進(jìn)行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)管理知識(shí)、完善現(xiàn)代化管理手段、增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，才能使學(xué)院檔案管理工作邁上新臺(tái)階。
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檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，也是整個(gè)社會(huì)檔案管理的重要組成部分。當(dāng)前，我國事業(yè)單位改革的步伐正在加快，檔案管理也需要根據(jù)時(shí)展進(jìn)行革新，需要不斷引入新的管理方法。本文對事業(yè)單位檔案管理引進(jìn)知識(shí)管理的可行性進(jìn)行分析，并提出知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。
一、知識(shí)管理與檔案管理
（一）知識(shí)管理
知識(shí)管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統(tǒng)意義上的顯性知識(shí)相對的隱性知識(shí)；第二代是從用戶角度出發(fā)，挖掘用戶信息。知識(shí)管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動(dòng)，將結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息相鏈接的一種管理模式。對于知識(shí)管理來說，其重視的是學(xué)習(xí)、知識(shí)資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨(dú)創(chuàng)性。
（二）知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系
機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的保存查備的文字、圖標(biāo)、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統(tǒng)稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進(jìn)行的管理活動(dòng)。檔案屬于重要的信息資源，同時(shí)也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識(shí)管理，既有區(qū)別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會(huì)各方面提供便捷。同時(shí)，兩者的管理對象有重疊部分。再者，兩者的管理技術(shù)和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數(shù)據(jù)、信息推送和信息安全技術(shù)等。
二、知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用方法
在新形勢下，事業(yè)單位推行檔案管理改革，知識(shí)管理運(yùn)用可謂勢在必行。在檔案管理改革中，知識(shí)管理改革為重中之重。為了應(yīng)用好知識(shí)管理，需要從以下幾方面入手：
（一）普及知識(shí)，積極轉(zhuǎn)變理念
為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值，應(yīng)加大宣傳力度，營造起全民塑造參與檔案管理的意識(shí)，明確知識(shí)管理在檔案管理中的作用。在數(shù)字檔案建設(shè)中，增加知識(shí)檢索、知識(shí)服務(wù)、知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)組織等。在全社會(huì)和事業(yè)單位內(nèi)，定期宣傳檔案的價(jià)值與作用，開展檔案情報(bào)收集與咨詢工作，并加大研究力度，把知識(shí)檔案管理的理念傳遍每一個(gè)角落。
（二）完善制度建設(shè)，積極推進(jìn)知識(shí)管理
在目前檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)自上而下逐步探索實(shí)施。對于擬推行知識(shí)管理的單位，應(yīng)制定切實(shí)可行的知識(shí)管理草案和實(shí)施細(xì)則，并首先開展試點(diǎn)工作。在試點(diǎn)過程中，定期考察實(shí)施內(nèi)容，并及時(shí)匯總經(jīng)驗(yàn)，在試點(diǎn)期滿后，總結(jié)試點(diǎn)期間所取得的成果。
（三）加大投入，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保證知識(shí)管理的順利推進(jìn)
對于事業(yè)單位檔案管理來說，應(yīng)當(dāng)制定初步預(yù)算，并報(bào)請財(cái)政部門審批，為知識(shí)管理的推進(jìn)提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持。同時(shí)，成立專門的巡查小組，定期或不定期檢查經(jīng)費(fèi)落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題后，及時(shí)上報(bào)，并將擬采取的措施上報(bào)給管理部門。
（四）制定基本流程，為知識(shí)管理推進(jìn)制定路線圖
知識(shí)管理的流程包括知識(shí)目標(biāo)、知識(shí)鑒別、知識(shí)獲取、知識(shí)開發(fā)、知識(shí)共享與傳播、知識(shí)利用、知識(shí)保存、知識(shí)評估和知識(shí)反饋等目標(biāo)，這是一個(gè)完整的知識(shí)管理實(shí)施流程。
做事情需要首先明確目標(biāo)，在鑒別知識(shí)后，方可組織進(jìn)行實(shí)施，比如獲取知識(shí)產(chǎn)品軟件、專家所長、知識(shí)地圖和專家經(jīng)驗(yàn)等。在共享與轉(zhuǎn)移知識(shí)上，應(yīng)通過各種網(wǎng)絡(luò)和實(shí)物進(jìn)行收集，并選擇易于使用的軟件與平臺(tái)，主要包括集體、個(gè)人和計(jì)算機(jī)中儲(chǔ)存的知識(shí)。其中，知識(shí)評估是對后期的工作進(jìn)行評價(jià)總結(jié)，在與知識(shí)目標(biāo)對比后，整體評估知識(shí)管理的效果。
另外，還需要認(rèn)真分析和挖掘資源，構(gòu)建高效運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，擴(kuò)大知識(shí)收集范圍，建立一個(gè)共享的知識(shí)渠道。
（五）構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，提高人員素質(zhì)與能力
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，在提高檔案管理效率與效益的同時(shí)，也給管理人員帶來了很大的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是不斷掌握各種先進(jìn)的檔案管理知識(shí)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，從而適應(yīng)檔案管理對人才素質(zhì)的需求；二是事業(yè)單位要不斷引進(jìn)新的人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案知識(shí)管理的順利開展。
近幾年，隨著國家《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等一系列檔案管理法規(guī)的出臺(tái)，各學(xué)校的檔案管理法規(guī)及制度建設(shè)也取得了很大進(jìn)步，但從目前高校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。各高職院校檔案管理信息化的管理制度基本沒有建立，檔案的電子化存在很大的盲目性；檔案管理工作實(shí)際仍是由過去的檔案管理部門及檔案管理人員負(fù)責(zé)，學(xué)校對此方面工作的關(guān)注度明顯不高；檔案管理工作的宏觀考慮不足，僅僅滿足于校內(nèi)使用者的需求，而忽略了校內(nèi)職能部門之外的離退休教職工、畢業(yè)學(xué)生及校外相關(guān)部門等群體的潛在需求。因此，檔案管理信息化僅僅實(shí)現(xiàn)了初級最低標(biāo)準(zhǔn)要求。另外，從檔案管理網(wǎng)絡(luò)來看，個(gè)別高職院校還沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔，大多是第二年歸檔開始時(shí)臨時(shí)安排人員搞突擊，出現(xiàn)問題也沒辦法解決；從檔案材料保管利用來看，存在保管材料利用管理不嚴(yán)格，需要文件時(shí)亂翻亂抽，查閱檔案、借閱檔案登記不嚴(yán)格，有的長期借用不歸還也沒有催要記錄，造成重要文件時(shí)有流失等現(xiàn)象，對特殊保護(hù)的檔案沒有建立具體的利用保護(hù)措施。
2網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代高職院校檔案管理工作快速發(fā)展的應(yīng)對措施
為適應(yīng)和滿足現(xiàn)代高等教育事業(yè)的需要，只有實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化，才能從根本上滿足學(xué)校、社會(huì)各方面對檔案工作的要求。針對上述現(xiàn)狀和存在的諸多問題，推進(jìn)和加快高職院校檔案信息化建設(shè)刻不容緩。
2.1積極推進(jìn)高職院校檔案管理的信息化
檔案管理工作必須加快步伐，因勢利導(dǎo)，充分運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。要結(jié)合實(shí)際，針對檔案管理工作中遇到的一系列問題、難題，不斷研究新情況、解決新問題、形成新認(rèn)識(shí)。要建立完善的檔案管理工作機(jī)制，進(jìn)行規(guī)范管理、集中管理，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格管理，以制度建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。特別要在檔案管理的信息化建設(shè)上建立健全相關(guān)的制度，為高職院校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。
2.2增加資金投入，加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)速度
檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化的基本前提。首先，要從各高職院校的實(shí)際情況和經(jīng)濟(jì)能力出發(fā)，加強(qiáng)硬件建設(shè)，購置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備。其次，逐步建立和充實(shí)、完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學(xué)性與技術(shù)性都需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理作為支持。電子文件形成后，需要集中保管，并制訂一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換的格式標(biāo)準(zhǔn)，保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行。通過開發(fā)檔案管理的利用功能，不斷挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮其巨大作用，把檔案信息及時(shí)傳遞給教學(xué)科研人員，促進(jìn)教師教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高。同時(shí)，檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的有效措施，通過編寫的參考資料和檔案史料匯編，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。
2.3逐步建立和完善檔案信息安全保障網(wǎng)絡(luò)
隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全問題日益突出。檔案信息不像公開出版發(fā)行的報(bào)刊信息那樣可以在網(wǎng)上任意,它有一定的保密性。檔案管理的安全性是關(guān)系到國計(jì)民生的大事，某些高職院校檔案館珍藏了非常重要的科技、軍事、人事等檔案，對檔案的安全性要求更高。因此，要充分運(yùn)用現(xiàn)代的信息化手段，加強(qiáng)檔案的安全管理，不僅可以保證信息的安全，還可以做到信息的完整與長久保存。
2.4加強(qiáng)對高職院校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升高職院校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才。為適應(yīng)信息化的需要，高職院校的檔案管理部門要培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。可以采取多種方式加強(qiáng)對在職檔案人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的教育和培訓(xùn)，優(yōu)化他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。深化人事制度改革，引入競爭機(jī)制，通過人才培養(yǎng)和選拔不斷優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)人員的綜合素質(zhì)，從而造就一支具有現(xiàn)代檔案信息管理知識(shí)、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備及提供現(xiàn)代化服務(wù)的專業(yè)隊(duì)伍。
2.5加強(qiáng)對高職院校檔案管理者的素質(zhì)教育，提高檔案管理者的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平
高職院校檔案管理者要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)，加強(qiáng)檔案信息的保密意識(shí)、傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備、獲取檔案信息技術(shù)和優(yōu)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的能力，不斷提高檔案信息的效益功能。高職院校檔案管理要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解放出來，把檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來，使檔案管理信息化建設(shè)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。高職院校教學(xué)、科研和教育管理是一種持續(xù)性、繼承性的動(dòng)態(tài)活動(dòng)，而檔案材料是這種活動(dòng)的依據(jù)和再現(xiàn)形式之一。為此，高職院校檔案需要實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，這樣既能擴(kuò)大檔案信息的數(shù)量，又能提高檔案信息的質(zhì)量，不斷提高檔案信息資源的利用率。
2.6轉(zhuǎn)變高職院校檔案管理模式，不斷更新檔案管理理念
[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案管理；價(jià)值；優(yōu)化路徑
1大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的價(jià)值
在高校的人事檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)有非常重要的價(jià)值。第一，收集價(jià)值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統(tǒng)的檔案管理通常用紙質(zhì)的方式進(jìn)行，使用起來不是很方面，時(shí)間久了還會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失的情況。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠系統(tǒng)的收集高校的人事信息，并且對這些信息進(jìn)行準(zhǔn)確的分類和儲(chǔ)存，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化打下良好的基礎(chǔ)。第二，管理價(jià)值。高校的人事檔案中有非常復(fù)雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)以及云存儲(chǔ)技術(shù)的作用，促進(jìn)人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行。第三，使用價(jià)值。在高校的人事檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以通過計(jì)算機(jī)的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進(jìn)行檔案管理工作，這對人事決策是十分有利的。
2大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑
2.1更新人事檔案管理的理念
在大數(shù)據(jù)背景下，高校應(yīng)該對以往的檔案管理理念做出改變，對檔案管理信息化的重要性有充分的認(rèn)知。高?？梢詰?yīng)用大數(shù)據(jù)對復(fù)雜的人事檔案進(jìn)行收集、分類以及存儲(chǔ)，在這個(gè)基礎(chǔ)上制訂與高校的實(shí)際情況相符的管理系統(tǒng)。另外，高校還應(yīng)該使檔案管理制度不斷完善，修正現(xiàn)階段的管理機(jī)制，讓每一個(gè)管理人員都明確自己的職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容，讓檔案管理人員在實(shí)際工作中嚴(yán)格按照相關(guān)的制度來進(jìn)行信息化管理。
2.2積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)
在更新了檔案管理的理念之后，高校應(yīng)該加大在資金方面的投入，對管理人事檔案所需要的硬件設(shè)備以及軟件技術(shù)進(jìn)行更新。在硬件和軟件都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)之后，可以在這個(gè)基礎(chǔ)之上構(gòu)建大數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)。在構(gòu)建管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)該對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理，并且辨別其真?zhèn)蝃2]。與此同時(shí)，要以部門為單位建立基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確地將每一份人事檔案中的編號、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對人事檔案進(jìn)行有效分類，方便在以后需要的時(shí)候進(jìn)行查詢。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中，還應(yīng)該將人事檔案和與之相關(guān)的職能部門連接在一起，方便以后對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。
2.3構(gòu)建“大檔案”思維
在大數(shù)據(jù)背景下，高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)應(yīng)該對以往的思維模式做出轉(zhuǎn)變，構(gòu)建“大檔案”思維，從多個(gè)角度對人事檔案的資料進(jìn)行收集和管理。在對大檔案進(jìn)行構(gòu)建的過程中，應(yīng)該將端口作為基點(diǎn)，全方位檢測檔案資料，從而促進(jìn)人事檔案管理效率的提高。同時(shí)，對于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受到侵害。大檔案體系有很大的規(guī)模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應(yīng)該對檔案信息之間的有關(guān)聯(lián)系有準(zhǔn)確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發(fā)揮出來。
2.4改進(jìn)高校人事檔案管理方法
高校的管理人員應(yīng)該對人事檔案管理加大開發(fā)力度，提升管理人員的管理意識(shí)，從而更好地滿足社會(huì)的需要。管理人員可以通過信息技術(shù)來進(jìn)行人事檔案的管理，將科技的作用真正發(fā)揮出來，用數(shù)字化的方式來進(jìn)行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數(shù)字技術(shù)對檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務(wù)。這樣一來，用戶就可以自行對檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，將更多有價(jià)值的信息挖掘出來，從而促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的提高。通過在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，并且對制度進(jìn)行創(chuàng)新，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。
2.5提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
為了更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術(shù)水平是十分必要的。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅要精通專業(yè)的檔案管理知識(shí)，信息技術(shù)水平也要達(dá)標(biāo)，并且還要具有良好的思想覺悟和責(zé)任感。因此，高校在進(jìn)行信息化的人事檔案管理時(shí)，應(yīng)該對管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該綜合考量他們的專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)水平，從而使檔案管理人員的質(zhì)量從整體上得到提高。
3結(jié)語
總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善。因此，高校應(yīng)該對人事檔案管理的理念進(jìn)行更新，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，構(gòu)建“大檔案”思維，改進(jìn)高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。
【參考文獻(xiàn)】
[1]黃昆.高校人事檔案管理及應(yīng)用研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(19):21-22.
一、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征
知識(shí)產(chǎn)權(quán)是一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，一種特殊的、受到專門法律保護(hù)的無形的智力成果權(quán)。按照我國現(xiàn)行《民法通則》規(guī)定，我國境內(nèi)的自然人、法人及社會(huì)單位依法享有包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)及智力成果的所有權(quán)。這些智力成果權(quán)包括人們常說的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及鄰接權(quán)、其他智力成果權(quán)如集成電路設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會(huì)單位所擁有的商業(yè)秘密等。
正因?yàn)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)屬于財(cái)產(chǎn)權(quán)，所以知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)權(quán)特征明顯體現(xiàn)出與所有權(quán)同樣的“對世權(quán)”特征，也就是說，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主體即知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人依法所擁有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并非對特定人而是對除知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有權(quán)人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專有權(quán)。
注意到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這個(gè)“對世權(quán)”特征，對于開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理具有直接與重大意義。因?yàn)橥ǔ６?，我們所熟悉的“現(xiàn)行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應(yīng)）在相當(dāng)大的程度上是以社會(huì)組織（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織等）內(nèi)部形成的文件為主，其服務(wù)對象基本上是“內(nèi)部人”而非“外部人”為主的。但是知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以說是從其形成開始，就是針對知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與我們傳統(tǒng)意義上的“企業(yè)檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的依法取得與保護(hù)特征
按照《民法通則》規(guī)定，人們對財(cái)產(chǎn)權(quán)的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為一種民事權(quán)利，既可以通過“生產(chǎn)”的原始方式如申請專利、商標(biāo)注冊、發(fā)表著作等方式取得，也可以通過對專利權(quán)轉(zhuǎn)讓、注冊商標(biāo)轉(zhuǎn)讓等傳來取得方式依法取得。這是一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的明顯特征，而知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案最大的作用正在于保存知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得的過程及其相應(yīng)的結(jié)果――也就是各種類型的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件。
以專利權(quán)的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，申請人應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定向我國專利管理機(jī)關(guān)――國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應(yīng)的程序?qū)＠暾堖M(jìn)行審查（對于發(fā)明專利這個(gè)審查過程包括形式審查和實(shí)質(zhì)審查；對于實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計(jì)專利則只進(jìn)行形式審查）以后，根據(jù)《專利法實(shí)施細(xì)則》規(guī)定的具體內(nèi)容對其申請分別做出駁回、補(bǔ)正、公開或授權(quán)決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復(fù)審、專利無效的行政復(fù)議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權(quán)的取得是按照我國相關(guān)法律進(jìn)行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數(shù)量激增，所以雖然專利局在不斷擴(kuò)大審查員數(shù)量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時(shí)間往往比較長，少則一兩年，多則數(shù)年，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理中不考慮這個(gè)現(xiàn)實(shí)是不可能的。
商標(biāo)權(quán)的取得與專利權(quán)有許多類似的方面，就不再多說。
著作權(quán)的取得，有一些與專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)的不同方面。各種著作權(quán)如文字、圖像、圖形（包括符合著作權(quán)規(guī)定的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖、建設(shè)物設(shè)計(jì)圖）、實(shí)物模型、計(jì)算機(jī)軟件等等，是在作品發(fā)表之后就隨之取得的。為了更有效保護(hù)作品，可以采取進(jìn)行版權(quán)登記的方式進(jìn)行更加有效的保護(hù)。在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)中，需要更加注意商業(yè)秘密的保護(hù)，由于商業(yè)秘密具有只有少數(shù)人知曉的特點(diǎn)，就更加需要及時(shí)歸檔，以保全證據(jù)。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利）知識(shí)產(chǎn)權(quán)之后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人（專利權(quán)人、商標(biāo)權(quán)人、著作權(quán)人等等）就可以依法對侵犯自己知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規(guī)定的方面更加需要保持檔案證據(jù)。
三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的程序性特征
簡而言之，知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律體系中的各個(gè)單行法（專利、商標(biāo)、著作權(quán)、計(jì)算機(jī)軟件登記等）都屬于“程序法”，即規(guī)定知識(shí)產(chǎn)權(quán)各項(xiàng)權(quán)利的取得、使用、終止等一切活動(dòng)，都必須依照規(guī)定的法律程序進(jìn)行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，必須時(shí)刻關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)的這種程序性特點(diǎn)。檔案管理人員所耳熟能詳?shù)脑谑占須w檔文件的過程中，應(yīng)當(dāng)“尊重文件的形成規(guī)律，保持文件形成特點(diǎn)，體現(xiàn)文件形成過程及結(jié)果”就具體表現(xiàn)在整個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進(jìn)行館藏管理。
例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關(guān)程序，可以把整個(gè)專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權(quán)階段這樣三個(gè)階段。那么，在收集整理專利檔案時(shí)，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內(nèi)文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時(shí)間特征進(jìn)行整理，這就可以保持整個(gè)專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，就必須對知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律程序特征有一個(gè)全面、完整、清晰的了解，否則的話，會(huì)給知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)依法取得經(jīng)濟(jì)效益特征
我們知道，財(cái)產(chǎn)權(quán)都可以產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，知識(shí)產(chǎn)權(quán)同樣可以產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關(guān)規(guī)定，股東可以以貨幣、實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)（自己所擁有的專利、注冊商標(biāo)）、非專利技術(shù)（技術(shù)訣竅）、土地使用權(quán)等作價(jià)出資；同時(shí)規(guī)定，股東在以實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)或者土地使用權(quán)出資的，應(yīng)當(dāng)依法辦理其財(cái)產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移手續(xù)。
除此以外，作為一種財(cái)產(chǎn)權(quán)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人還可以通過“知識(shí)產(chǎn)權(quán)貿(mào)易”的形式、以專利或者商標(biāo)權(quán)許可、轉(zhuǎn)讓等方式取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。
現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)可以說是一個(gè)建立在自由貿(mào)易基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行體制，在推崇自由貿(mào)易主義的市場經(jīng)濟(jì)競爭中，法律所許可的給予知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人的一定程度及范圍上的技術(shù)壟斷與市場壟斷行為，對于強(qiáng)化企業(yè)乃至一個(gè)國家或者地區(qū)的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強(qiáng)大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識(shí)產(chǎn)權(quán)獲取直接經(jīng)濟(jì)利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產(chǎn)大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費(fèi)，而我國企業(yè)則在除去必要的成本后，，只能獲得區(qū)區(qū)1美元的“利潤”；另一方面，企業(yè)甚至可以把自己擁有的專利技術(shù)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)設(shè)法變成國際標(biāo)準(zhǔn)，從而全面引導(dǎo)、控制市場走向。
在我國相當(dāng)多的企業(yè)中，滿足于OEM生產(chǎn)、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業(yè)比比皆是，而關(guān)注自主技術(shù)創(chuàng)新、重視技術(shù)積累、著眼于未來市場的企業(yè)卻比較稀少，通過技術(shù)貿(mào)易獲取高額回報(bào)則更為罕見。在各種類型的技術(shù)貿(mào)易中，都需要以有效、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的檔案為依據(jù)，才能夠取得的。在我國引進(jìn)技術(shù)的過程中，已經(jīng)不止一次地發(fā)生過我國企業(yè)由于不重視或者不了解知識(shí)產(chǎn)權(quán)特征，而遭受嚴(yán)重?fù)p失的案例，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
五、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律性憑證特征
檔案本質(zhì)特點(diǎn)之一就是原始憑證性或者原始證據(jù)性，而在知識(shí)產(chǎn)權(quán)中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利的最大特點(diǎn)之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律性文件來支持，一個(gè)覆蓋了知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)全過程的、對全部有效知識(shí)產(chǎn)權(quán)過程形成文件予以歸檔保存的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，才能在知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利人依法使用及依法進(jìn)行維權(quán)時(shí)取得積極主動(dòng)地位。
因此，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理過程中，堅(jiān)持做到保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律文件的完整、系統(tǒng)、有效，保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件的直接證據(jù)特征與證據(jù)鏈特征，就成為保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)利有效的基本要求，這樣，知識(shí)產(chǎn)權(quán)人在依法主張自己的權(quán)利、合法使用自己的權(quán)利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進(jìn)行管理，必然達(dá)不到知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)中的要求。
如在整理專利申請文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發(fā)專利申請時(shí)的掛號信收據(jù)、專利審查機(jī)構(gòu)向企業(yè)寄發(fā)專利文件時(shí)的信封、寄發(fā)各種費(fèi)用（如申請費(fèi)、專利申請維持費(fèi)、注冊費(fèi)、年費(fèi)等等）時(shí)的費(fèi)用憑證和專利審查機(jī)構(gòu)出具的費(fèi)用收據(jù)等等，實(shí)際上都應(yīng)當(dāng)作為專利檔案的收集內(nèi)容。因?yàn)檫@些看起來好像沒有什么作用、但是實(shí)際上可以證明專利申請過程完整性的文件，在必要時(shí)就是具有法律效力的有力證據(jù)。而那些侵權(quán)人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據(jù)鏈特征的。
但是，兼職檔案管理人員畢竟沒有接受過專業(yè)的檔案管理教育，沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而檔案管理對工作人員的素質(zhì)要求很高，除了專業(yè)知識(shí)外，還要有高度責(zé)任心、法律意識(shí)、保密意識(shí)等，檔案管理中還存在一些問題。
一、高校兼職檔案管理人員的必備素質(zhì)
（一）政治素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)
檔案管理人員必須有一定的政治素養(yǎng)，要在實(shí)際工作中不斷提高政治素養(yǎng)，建立正確的人生觀、價(jià)值觀，真正做到為人民服務(wù)，在任何場合、任何人面前都不能泄露檔案的有關(guān)內(nèi)容。檔案的收集整理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認(rèn)真細(xì)致的工作。高校應(yīng)通過一定的教育培訓(xùn)、講座、座談會(huì)等提高兼職檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其以高度責(zé)任感和榮譽(yù)感做好每一天的工作，把關(guān)文件的進(jìn)出，把握文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和走向，及時(shí)收集整理各類文件資料。
（二）創(chuàng)新意識(shí)
檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新的。兼職檔案管理人員要有創(chuàng)新意識(shí)和大膽開拓的精神，將自己所學(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。
（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不能有一絲一毫的差錯(cuò)，否則就會(huì)帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其專業(yè)知識(shí)水平，并促使其不斷將理論知識(shí)轉(zhuǎn)化成實(shí)踐能力，提高檔案管理效率和質(zhì)量。
（四）服務(wù)素質(zhì)
兼職檔案管理人員是為教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)的，因此，要不斷加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)建設(shè)，提高服務(wù)意識(shí)，踏踏實(shí)實(shí)做好本職工作。在態(tài)度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。
（五）社交素質(zhì)
兼職檔案管理人員在進(jìn)行檔案的收集整理工作時(shí)，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協(xié)調(diào)溝通能力、公關(guān)能力和社會(huì)適應(yīng)力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質(zhì)量。
二、提高高校兼職檔案管理人員素質(zhì)的建議
當(dāng)前，我國高校兼職檔案管理人員的素質(zhì)偏低，他們的專業(yè)知識(shí)水平低，責(zé)任心不夠，保密意識(shí)不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學(xué)工作和社會(huì)建設(shè)服務(wù)，必須提高兼職檔案管理人員的素質(zhì)。
（一）制定完善的培訓(xùn)計(jì)劃
基于高校檔案管理工作的重要性，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識(shí)到兼職檔案管理人員素質(zhì)對檔案管理水平的重要影響，并根據(jù)各個(gè)部門兼職檔案管理人員工作特點(diǎn)及其素質(zhì)層次制定出完善的培訓(xùn)計(jì)劃，提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其科學(xué)文化水平。
開辦檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，聘請專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學(xué)理論基礎(chǔ)》、《檔案法規(guī)知識(shí)基礎(chǔ)》等課程，并帶領(lǐng)學(xué)員到檔案管理中心去參觀和學(xué)習(xí)，看別人的檔案管理工作是如何進(jìn)行的，并在參觀的過程中向?qū)W生講解這些工作中包含了哪些理論知識(shí)，使學(xué)員更好將理論知識(shí)與實(shí)踐結(jié)合起來。在開闊學(xué)員視野的基礎(chǔ)上提高其檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。
開設(shè)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)課程，提高兼職檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計(jì)算機(jī)水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。
（二）定期開展政治教育和法律教育
政治素養(yǎng)和法律意識(shí)是兼職檔案管理人員的必備素質(zhì)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識(shí)和法律意識(shí)，提高其職業(yè)道德修養(yǎng)，在實(shí)際工作中做到今日事今日畢。以高度責(zé)任感面對每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養(yǎng)兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業(yè)心，使其能在做好本職工作的基礎(chǔ)上積極主動(dòng)的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創(chuàng)新，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校整體檔案管理水平的提高。
（三）營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境
除了學(xué)校的培訓(xùn)外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，在各個(gè)部門中構(gòu)建出學(xué)習(xí)型社會(huì)，使所有教職工都能主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。
第一，改善兼職檔案管理人員的工作環(huán)境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強(qiáng)部門之間的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高工作效率。第三，在各個(gè)部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動(dòng)去學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。第四，對優(yōu)秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在各個(gè)部門中形成人人創(chuàng)先爭優(yōu)的工作氛圍。第五，建立終身學(xué)習(xí)制度。兼職檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。所以說，學(xué)校可以在各個(gè)部門中建立起適應(yīng)性強(qiáng)的終身學(xué)習(xí)制度，使兼職檔案管理人員形成終身學(xué)習(xí)的思想觀念，并不斷自主學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自己的科學(xué)文化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。
（四）建立科學(xué)的兼職檔案管理人員素質(zhì)評價(jià)體系
為兼職檔案管理人員量身定做一個(gè)科學(xué)的素質(zhì)評價(jià)體系，綜合評價(jià)兼職檔案管理人員的各方面素質(zhì)。而素質(zhì)評價(jià)體系包括基本素質(zhì)評價(jià)、職責(zé)評價(jià)和績效評價(jià)。其中，基本素質(zhì)包括：職業(yè)道德素養(yǎng)、服務(wù)水平、社交能力、政治素養(yǎng)、工作態(tài)度、文字表達(dá)能力等。職責(zé)評價(jià)則是其是否認(rèn)真完成了每一天的工作任務(wù)?？冃t是檔案管理和利用活動(dòng)的結(jié)果。因此，必須建立起能夠評價(jià)兼職檔案管理人員職責(zé)完成的情況以及績效有效性的多層評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并在素質(zhì)評價(jià)中嚴(yán)格執(zhí)行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵(lì)約束機(jī)制和考核機(jī)制，提高其工作積極性和主動(dòng)性，提高工作效率。
（五）進(jìn)行文化交流活動(dòng)，提高工作積極性
為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應(yīng)積極開展相應(yīng)的文化交流活動(dòng)，既可以是與兄弟院校的交流活動(dòng)，也可以是各個(gè)部門之間的交流活動(dòng)。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內(nèi)容豐富的文化交流活動(dòng)，使大家能在輕松活潑的氛圍中進(jìn)行文化交流，討論文件收集整理經(jīng)驗(yàn)，在相互的交流中正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，并在接下來的工作中進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高工作效率。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優(yōu)秀兼職檔案管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。
（六）邀請專家開展講座
不定期邀請專家來學(xué)校為兼職檔案管理人員開展講座，讓兼職檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，并在專家的指導(dǎo)下努力做好檔案收集整理工作，發(fā)現(xiàn)平時(shí)檔案管理中存在的問題，并采取針對性方法努力提高檔案管理水平。專家要全面考察高校兼職檔案管理人員的素質(zhì)，并讓每個(gè)兼職檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身于學(xué)校發(fā)展的重要作用，認(rèn)識(shí)到自身素質(zhì)的缺陷，并在專家的指導(dǎo)下努力提高自身素質(zhì)，并將所學(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高工作效率，切忌熟視無睹、停滯不前、好高騖遠(yuǎn)、盲目追求。
