發(fā)布時間：2023-06-01 15:51:02
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關(guān)鍵詞:數(shù)字化;檔案管理;事業(yè)單位
事業(yè)單位檔案管理是進行事業(yè)單位組織和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是人員管理的重要手段，因此需要重視檔案信息管理工作，結(jié)合不同時期事業(yè)單位的發(fā)展情況，制定適宜的管理方法。隨著信息技術(shù)的不斷進步，越來越多的事業(yè)單位開始使用數(shù)字化的管理技術(shù)，通過數(shù)據(jù)庫將掃描的數(shù)據(jù)進行處理，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)和音像得意保存，通過計算機技術(shù)對檔案進行管理可以全面的提升存貯年限和管理質(zhì)量，具有紙質(zhì)檔案管理不具備的優(yōu)勢，因此在事業(yè)單位的檔案管理中需要對技術(shù)進行創(chuàng)新，采用數(shù)字化的手段，保證檔案管理的科學(xué)性，提升檔案管理的質(zhì)量。
1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的必要性
1．1促進單位經(jīng)濟效益的提升
人類進入信息時代一個重要的標(biāo)志就是信息的傳輸速度與準(zhǔn)確性提升，使得信息之間的交流更加的便捷，事業(yè)單位也不例外，人員在流動的過程中產(chǎn)生了大量的信息，這些信息通過原本的紙質(zhì)檔案的方式進行管理，難免出現(xiàn)問題，因此需要借助計算機設(shè)備通過數(shù)字化的管理方式，提升人員的信息傳輸速度，通過計算機的普及對檔案信息管理方式進行創(chuàng)新。但是現(xiàn)階段事業(yè)單位如果在工作中仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將造成事業(yè)單位人員工作量的增加，人員的浪費，使得事業(yè)單位在檔案管理中耗費了大量的人力物力，并且對于人員的信息認(rèn)識程度不足，造成人員使用和資金劃分方面存在問題，導(dǎo)致整個事業(yè)單位的工作效率低下，而采用數(shù)字化的檔案管理方式，可以有效的對這些問題進行避免，使檔案管理的準(zhǔn)確度和質(zhì)量得到全面的提升，減少必要的工作時間，節(jié)約資源，將單位有用的資源支配到更加合理的項目上。
1．2促進日常辦公效率的提升
傳統(tǒng)的檔案信息管理，涉及到的內(nèi)容包括紙質(zhì)信息管理、檔案調(diào)動管理、檔案查閱管理，大量復(fù)雜的檔案在管理中耗費了人員較多的時間，并且工作效率較低，進行檔案收集的過程中也需要工作人員現(xiàn)場確認(rèn)收集，保證信息的準(zhǔn)確性，這個過程對于人員較多的事業(yè)單位本身就是復(fù)雜性較大的工作。而采用數(shù)字化的檔案管理方法，而檔案管理依賴現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理方法，將便捷性、高效性、環(huán)保性結(jié)合起來，提升工作效率，減少誤差，避免重復(fù)工作，全面的提升辦公效率，讓工作人員可以更加的投入到工作過程中，提升辦公效率。
1．3提升檔案利用效率
當(dāng)前人們對檔案信息的使用更加頻繁，事業(yè)單位的管理更加離不開檔案，傳統(tǒng)的管理方法下調(diào)取檔案的過程中需要耗費較多的時間，并且紙質(zhì)的檔案頻繁的翻閱對檔案的傷害較大，因此采用數(shù)字化的檔案管理，將用戶的信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，在檔案需要使用時只需要對信息在計算機上進行調(diào)取即可，過程非常方便。并且在信息調(diào)取過程中，通過計算機查找資料，更加快捷，使用數(shù)字化技術(shù)可以對檔案管理質(zhì)量進行提升。
2事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問題
2．1現(xiàn)代化辦公設(shè)備普及性不足
我國事業(yè)單位在進行數(shù)字化管理過程中，對于設(shè)備的更新存在問題，并沒有充分的考慮到技術(shù)的需要，造成設(shè)備的引進和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)不相符，造成資源的嚴(yán)重浪費。同時對于現(xiàn)代化技術(shù)的利用效率較差，有的事業(yè)單位雖然引進了技術(shù)，但是對于計算機設(shè)備軟件和硬件設(shè)備的更新不及時，造成系統(tǒng)無法支撐數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高效運行。最后，事業(yè)單位雖然引進了檔案管理系統(tǒng)，但是對于檔案資料的收集整理存在隨意性，嚴(yán)重的影響到信息的正常使用，造成數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性受到影響。
2．2資源共享能力不足
我國事業(yè)單位相互之間的信息聯(lián)系本身存在不足，系統(tǒng)之間聯(lián)系性不足，無法實現(xiàn)相互之間的資源共享，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)不能形成統(tǒng)一的體系，人員的信息是分離的，造成人員在信息檔案更新存在一定的滯后性，嚴(yán)重的影響到信息檔案管理的準(zhǔn)確性。同時各個事業(yè)單位采用系統(tǒng)不統(tǒng)一，造成事業(yè)單位檔案信息管理格式不統(tǒng)一，對于信息的保管存在不利影響，造成檔案在管理中因為格式原因在造成信息使用受到影響，降低了使用效率。最后，資源共享平臺建立的滯后性，使得人員在遷移的過程中檔案可能出現(xiàn)缺失，對于檔案的完整性不利。
2．3工作人員個人能力不足
計算機的普及需要人們掌握必要的現(xiàn)代辦公技巧，但是事業(yè)單位中存在一些老員工，對于計算機的使用存在問題，對于現(xiàn)代化的辦公軟件應(yīng)用能力不強，學(xué)習(xí)接受能力也存在不足，造成數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)無法發(fā)揮應(yīng)有的效果，影響檔案管理系統(tǒng)的正常使用。同時，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)需要配備專業(yè)化的計算機維護人員，但是事業(yè)單位中對于崗位的把持較為死板，導(dǎo)致專業(yè)的維護人員無法進入到事業(yè)單位內(nèi)部工作，造成設(shè)備的維護存在滯后性，欠缺專業(yè)知識和技術(shù)人員，使得檔案管理設(shè)備無法發(fā)揮效果，造成現(xiàn)代化資源的浪費。
3事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化措施
3．1提升辦公設(shè)備質(zhì)量
事業(yè)單位需要引進更加完善的設(shè)備，對單位內(nèi)的落后辦公設(shè)備進行及時的更新，配合數(shù)字化檔案管理建設(shè)。同時，對計算機進行定期的保養(yǎng)和維護，及時的更新系統(tǒng)，保證數(shù)字化設(shè)備的安全運行。最后，政府可以出面對事業(yè)單位設(shè)備采購進行引導(dǎo)，盡量保證事業(yè)單位設(shè)備的統(tǒng)一性，這樣可以形成聯(lián)動效應(yīng)，低價采購辦公設(shè)備的同時，促進企業(yè)的發(fā)展，從而帶動地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展，并且對于事業(yè)單位后期建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺提供基礎(chǔ)前提。
3．2推動數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)
事業(yè)單位在建立數(shù)字化檔案管理過程中需要考慮到與其他單位的聯(lián)系，重視進行資源的共享，因此數(shù)字化檔案管理體系的過程中，各個事業(yè)單位的硬件采購、軟件安裝等盡量保持一致性，積極和其他單位取得聯(lián)系，加強相互之間的溝通與聯(lián)系，一點到面的建立統(tǒng)一的平臺。同時，將自身的數(shù)據(jù)庫進行開放，科學(xué)的設(shè)置權(quán)限和密碼，保證其他事業(yè)單位在合理的范圍內(nèi)可以調(diào)取需要的資料，提升檔案信息的開放性，事業(yè)單位更好的了解員工信息，提升信息檔案管理效率，促金檔案管理的有效流通，使得事業(yè)單位在人員任命上更加高效。
3．3促進人員素質(zhì)的提升
事業(yè)單位在進行數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)時，首先需要將員工的計算機使用能力進行提升，對辦公設(shè)備和技術(shù)進行培訓(xùn)，積極開展培訓(xùn)活動，促進工作人員整體技術(shù)的提升。同時引進專業(yè)的軟件維護人員，不斷的對技術(shù)進行創(chuàng)新，提升數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。最后，最后，需要強化人員的服務(wù)意識，提高人員的服務(wù)水平，積極采取引進和培養(yǎng)相結(jié)合的方式，充實專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，將服務(wù)意識落實的工作中，讓員工通過服務(wù)意識的推動作用，不斷的學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理知識，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。
4結(jié)語
數(shù)字化的信息技術(shù)是生活的重要部分，數(shù)字化的檔案信息管理技術(shù)也不例外，將數(shù)字化與檔案管理相結(jié)合，可以對當(dāng)前事業(yè)單位較為混亂的檔案管理現(xiàn)狀進行改善，采用更加科學(xué)的管理方法，充分發(fā)掘檔案資源優(yōu)勢，合理的使用檔案，保證事業(yè)單位人員安排的合理性，同時采用數(shù)字化的檔案管方法，將事業(yè)單位的檔案管理進行更加全面的推廣，這樣才能使單位得到長足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。
參考文獻:
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（一）公路工程檔案的概念
工程檔案通常是指公路建設(shè)全過程中所直接形成的、用于記錄項目中具有保存價值的文檔資料與信息資源，也是后續(xù)養(yǎng)護、管理等多項工作得以順利實施的重要依據(jù)。近年來，隨著我國城市化進程的逐漸加快，以及公路工程建設(shè)項目的日益增大，加強檔案管理工作，建立健全完整、系統(tǒng)、可靠的檔案管理體系，對于促進我國城市建設(shè)、確保公路工程建設(shè)質(zhì)量等多個方面都將起到非常積極的作用。
（二）公路工程檔案的特點
相比普遍的建設(shè)項目，公路工程普遍具有規(guī)模大、建設(shè)周期長、工程組成復(fù)雜等特點，這都使得其檔案在形成與管理方面，與普遍工程檔案之間有著較大的區(qū)別，并具有以下顯著特點：
1.形成周期長
一個工程項目的建設(shè)，從立項審批、可行性研究、圖紙設(shè)計、招投標(biāo)、工程施工、交工驗收、試運行直至最后的竣工驗收，往往需要跨越較長的時間，通常在3年以上。而各類檔案信息，也是伴隨著項目建設(shè)活動的開展所形成的，其形成周期同樣很長。
2.涉及面廣
在項目建設(shè)的一個完整周期內(nèi)，需要涉及交通部、交通廳、建設(shè)單位、設(shè)計單位、多家施工單位、多家監(jiān)理單位，總數(shù)達數(shù)十家直接相關(guān)單位；同時，沿途還需涉及政府、電力電訊、材料供應(yīng)廠家等多個部門。
3.專業(yè)性與階段性強
專業(yè)性，是指其檔案內(nèi)容多是技術(shù)方面的，專業(yè)性很強，要求檔案管理人員需要具備較強的專業(yè)知識與檔案管理知識。
階段性，則是指在項目施工的全過程當(dāng)中，通常需要歷經(jīng)路基、橋梁、隧道、通訊、綠化等各階段的工程建設(shè)，需要各種專業(yè)化的施工隊伍參與，這都使得檔案的形成具有很強的階段性特點，必須在各階段中都加強檔案的管理工作，以免影響到后續(xù)工程的施工。
4.管理難度大
一方面，由于工程檔案的種類繁多、類型復(fù)雜、記錄方式多樣，這都加大了在檔案信息收集與立卷歸檔方面的難度；另一方面，則是由于工程項目建設(shè)具有一次性的特征，工程檔案一旦形成以后，對原有檔案管理中存在的問題很難進行彌補，這也加大了工程檔案管理的難度。
二、加強公路工程檔案管理工作的必要性
（一）有利于提高工程項目的管理水平
項目管理，主要包括了對工程質(zhì)量、工程進度、工程安全等各要素的有效控制與管理，并通過在工程項目中制定相應(yīng)的考核與責(zé)任機制，來判定其管理水平是否達到了預(yù)期的管理目標(biāo)。
然而，由于這些管理要素往往貫穿于工程項目的全過程之中，需要采取動態(tài)化的管理模式，這都導(dǎo)致許多考核與評價的數(shù)據(jù)，需要在不同時間段進行收集與統(tǒng)計。如果單獨進行統(tǒng)計，不僅耗時、耗力，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無法保證。而通過將檔案應(yīng)用于項目管理中，則能將各種數(shù)據(jù)信息完整、準(zhǔn)確地保存下來，從而有利于大幅度提升工程項目管理的效率與水平。
（二）有利于及時發(fā)現(xiàn)和解決工程中存在的問題
在工程項目建設(shè)的一個完整周期內(nèi)，需要涉及多個參建單位。而通過工程檔案，則能將各單位的工作活動詳細記錄于檔案之中，每個參與者均通過簽字與簽署意見的方式，以明確各自的職責(zé)與義務(wù)。
通過強化檔案管理，一方面能通過對檔案信息的收集、整理與分析，以及早發(fā)現(xiàn)項目建設(shè)過程中所存在的問題與隱患，并通過實施技術(shù)調(diào)整、工藝調(diào)整或施工隊伍更換等措施，以確保項目施工的安全與順利進行；另一方面，當(dāng)工程事故一旦發(fā)生時，工程檔案還能作為事故分析、程度判斷、根源查找以及責(zé)任確定的重要憑據(jù)，從而有利于工程事故及問題的及早解決。
三、強化公路工程檔案管理的實施途徑
（一）公路工程檔案管理存在的問題
長期以來，公路工程界始終存在著“重外輕內(nèi)”的思想，對于檔案管理工作，普遍重視程度不足，并存在著規(guī)范性不夠、自動化程度不高、人員素質(zhì)較低等一系列問題。
1.缺乏規(guī)范化
當(dāng)前，在工程檔案管理中，尚缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的表格形式、填寫規(guī)范與歸檔方法上普遍存在著不統(tǒng)一的現(xiàn)象。正是由于檔案管理缺乏統(tǒng)一化與規(guī)范化，這不僅給檔案管理人員帶來了極大的不便，而且容易導(dǎo)致檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確。
2.自動化程度不高
檔案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、檔案立卷歸檔、檔案利用等一系列工作。然而，在目前的工程檔案管理中，仍普遍停留在手工填寫、人工立卷的水平，檔案的形成過程基本上為手工操作，這不僅使得檔案管理人員的工作強度大、效率低，而且容易出現(xiàn)填寫或歸檔的錯誤，嚴(yán)重影響到檔案信息的質(zhì)量。
3.人員素質(zhì)不高
目前，在公路工程的檔案管理人員中，專職人員較少，而兼職人員偏多，多數(shù)管理人員都是由該工程項目的技術(shù)人員所兼職的。盡管這類管理人員具備較高的學(xué)歷水平與工程管理經(jīng)驗，但是卻缺乏對檔案工作的了解，不熟悉檔案管理的相關(guān)流程與業(yè)務(wù)，也缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，容易導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，甚至出現(xiàn)遺漏問題。
（二）強化檔案管理工作的具體實施途徑
針對以上種種問題，必須采取有效的對策與措施，以切實提高工程檔案的管理水平，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確與可靠。
1.建立完善的檔案管理制度
當(dāng)前，在檔案管理工作中普遍存在著管理不規(guī)范、不專業(yè)的問題。最主要的原因就是對其重視程度不足，導(dǎo)致其工作質(zhì)量與管理水平的滯后。建設(shè)單位應(yīng)積極轉(zhuǎn)變原有的管理理念，并通過不斷完善檔案管理制度，以推動其不斷向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的方向邁進。
一方面，在工作中必須改變原有“重外輕內(nèi)”的管理思想，認(rèn)識到這些管理理念，已無法適應(yīng)當(dāng)前公路建設(shè)事業(yè)高速發(fā)展的需要。通過形成 “科學(xué)管理、有效服務(wù)”等新的工程檔案管理觀念，從而使得工程檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)的被動式管理，向著主動式管理的方向邁進，以更加深入地挖掘出工程檔案信息的利用價值，實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理與優(yōu)化配置，從而更好地滿足工程建設(shè)發(fā)展的需要。
另一方面，在檔案管理工作中，還應(yīng)制定明確的獎懲制度與責(zé)任制度，以激發(fā)管理人員的工作熱情與主動性，并盡量避免其在工作中不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的情況發(fā)生。同時，還應(yīng)強化各單位之間的協(xié)調(diào)與配合，使工程建設(shè)各單位都能主動與檔案管理人員展開合作，確保工程檔案信息收集的及時、準(zhǔn)確與完整。
2.積極利用信息化技術(shù)
當(dāng)前，在工程檔案管理工作中，無論是在信息的采集、歸檔方面，還是在保存、檢索與利用方面，其技術(shù)手段都較為落后，這也嚴(yán)重制約了檔案管理水平與管理效率的提升。工程檔案管理，是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)、細致和復(fù)雜的工作，檔案信息如果仍采用傳統(tǒng)的手工填寫、整理和歸檔，不僅耗時長、勞動強度大，而且往往容易出現(xiàn)差錯。為更好地保證工程檔案信息的完整性、原始性與可靠性，就必須將檔案管理工作納入到信息化的軌道中，通過積極利用各種信息化、數(shù)字化的手段，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的提升。
一方面，應(yīng)加強對工程檔案信息的數(shù)字化處理，即通過利用各類先進的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式的錄入方式，從而使其能方便地存儲到計算機和網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，這也便于對工程檔案信息的歸檔、管理、搜索與再利用；另一方面，則應(yīng)是加強對工程檔案的軟、硬件的建設(shè)，通過積極采用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，建立工程檔案的管理網(wǎng)站等方式，以確保工程檔案信息的有效錄入、存儲與管理、利用。
3.加強檔案管理人員的培訓(xùn)與教育
1、技術(shù)檔案的概述
技術(shù)檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領(lǐng)域的生產(chǎn)活動，包括一些技術(shù)文件，圖表和圖紙以及照片等。對于圖書館的技術(shù)檔案主要就是指圖書館的規(guī)劃任務(wù)書、圖書館的建設(shè)大綱以及相關(guān)活動的調(diào)查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書館的科研工作提供重要資料文獻和經(jīng)驗。而且，技術(shù)檔案具有一定的特殊性，一般為內(nèi)部使用的文件，不會進行隨意的公開，屬于有保密級別的文件。技術(shù)檔案和技術(shù)文件材料不同，需要認(rèn)清兩者之間的區(qū)別。一般而言，技術(shù)文件材料主要是在日常的工作中使用過，但是沒有進行歸檔整理的圖紙、文字以及照片等，技術(shù)文件材料是技術(shù)檔案的一部分。技術(shù)檔案是活動中具有保存價值，并且進行歸檔保管的技術(shù)文件材料。對于高校的技術(shù)檔案而言，要做好相應(yīng)的技術(shù)文件材料的收集和保管，從而做好技術(shù)檔案的保密工作。
2、學(xué)校圖書館建立技術(shù)檔案的必要性
在高校的發(fā)展中，圖書館占據(jù)著重要的教學(xué)輔助作用，在現(xiàn)代化教學(xué)中發(fā)揮重要的推動作用。圖書館技術(shù)檔案管理數(shù)字化可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)進行信息組織和傳輸，實現(xiàn)檔案的自動管理和大眾化服務(wù)，促進資源共享和信息檢索的快捷。
2.1現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用?，F(xiàn)代社會，計算機技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展促進了信息時代的發(fā)展。傳統(tǒng)的圖書館發(fā)揮著文獻采購、傳遞以及流通的作用，對讀者的閱讀指導(dǎo)、信息咨詢、文獻檢索以及使用的模式已經(jīng)退化，不能跟上現(xiàn)代數(shù)字化時代的圖書館應(yīng)用需求。面對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對圖書館的沖擊，圖書館開發(fā)了一系列的新型業(yè)務(wù)，例如網(wǎng)上文件資源的遠程借閱、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和信息共享等，使圖書館的工作向數(shù)字化管理的方向發(fā)展。由于目前的信息化技術(shù)在圖書館的應(yīng)用較為廣泛，圖書館適時地加大機構(gòu)設(shè)置的改革，新增了一些網(wǎng)絡(luò)資源中心和信息技術(shù)部；加強圖書館人員的專業(yè)培訓(xùn)，對計算機和自動化方面知識的學(xué)習(xí)，使圖書館管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的習(xí)慣，使圖書館技術(shù)檔案管理人員更加專業(yè)，提高管理人員的自身素質(zhì)。同時，在圖書館設(shè)備的應(yīng)用，增添一些數(shù)字設(shè)備，例如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)區(qū)和掃描儀等，增加圖書館的現(xiàn)代化技術(shù)實力。
2.2建立技術(shù)檔案是圖書館科學(xué)管理的需要。技術(shù)檔案可以有效的反映一個單位或者部門對于基本建設(shè)以及生產(chǎn)技術(shù)方面的實際情況，還能放映出自然科學(xué)研究方面的活動。其本身具有很強的保護價值，是真實的記錄集中保管技術(shù)方面的材料。跟隨信息化發(fā)展的腳步，計算機以及網(wǎng)絡(luò)和通訊、數(shù)字等諸多方面技術(shù)的不斷在圖書館之中得到有效運用，現(xiàn)今的圖書館的管理模式逐漸從傳統(tǒng)的方式想近代方式進行過渡，實際運用的圖書館的手段和方式也發(fā)生了很大的變化，新的技術(shù)手段在圖書館之中得到可全面的采用，這樣的現(xiàn)狀就需要一些既懂得現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，又對圖書館方面的專業(yè)知識有獨到研究的復(fù)合型的人才。但是，在市場經(jīng)濟的運行條件之下，圖書館在技術(shù)方面不夠穩(wěn)定，這就直接影響到了整個圖書館正常工作的開展。實踐運行之中，雖然采取了一些措施來引進人才，比如有些學(xué)校采取階梯型的引進人才以及拉開距離，保證實際引入的人員和單位簽訂的合同期間之內(nèi)保持一定的穩(wěn)定性，即使是采取了這樣的措施，還是不能有效的減緩出現(xiàn)人員的流動現(xiàn)狀，這就給工作方面帶來一些不必要的損失。所以，加強圖書館檔案管理數(shù)字化，利用數(shù)字化技術(shù)和手段，對檔案進行綜合處理，對圖書館的技術(shù)檔案信息資源進行收集和管理。數(shù)字化技術(shù)都是依靠網(wǎng)絡(luò)平臺進行自動化管理，促進檔案的長期保存和充分利用。
2.3圖書館技術(shù)檔案進行數(shù)字化管理的優(yōu)越性。在高效，圖書館技術(shù)檔案的管理內(nèi)容繁雜，管理的難度較大。加強檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，可以提高信息的利用效率，將信息儲存技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將檔案的書面信息加工成計算機的數(shù)字化信息資源，就可以形成一定的電子文獻，這種檔案信息管理的方式對傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來嚴(yán)重的沖擊，實現(xiàn)了信息的強大變革。對于學(xué)校的圖書館的管理工作而言，改變了過去一直運用的單一的管理功能，實行了給“知識的傳播和擴散”的職能以及咨詢功能等，這就對于館員實際的素質(zhì)能力方面提出了更高的要求，當(dāng)然，也帶來了一些實際管理方面的問題和挑戰(zhàn)，需要采取有效的應(yīng)對措施進行解決。所以，要加強對圖書館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理。對于圖書館的技術(shù)檔案而言，檔案的自動化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計算機存儲技術(shù)的應(yīng)用，將有效解決傳統(tǒng)檔案管理的繁重壓力。例如，計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲技術(shù)以及多媒體技術(shù)多項高科技，可以有效地實現(xiàn)圖書館技術(shù)檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實際的高效技術(shù)檔案管理中，許多現(xiàn)代的管理規(guī)章制度和一些實際的操作規(guī)程之間出現(xiàn)了一些矛盾，對于一些崗位的人員在職責(zé)的劃分方面的不夠明晰，這就造成在相關(guān)的操作方面出現(xiàn)了一些失誤和漏洞。對于這些方面的資料的保存出現(xiàn)一些不完整的情況，這就給出現(xiàn)問題相關(guān)的維修和維護帶來了極大的困擾。
技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，還可以提高信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，促進社會化服務(wù)質(zhì)量的提高，從而促進檔案信息的更大范圍擴展，實現(xiàn)跨時空的信息服務(wù)，促進信息傳遞的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。
3、技術(shù)檔案管理需要建立一定的規(guī)章制度
3.1技術(shù)檔案建立方面的系統(tǒng)化建設(shè)。技術(shù)檔案對圖書館之中的技技術(shù)設(shè)備實際的設(shè)置情況以進行了詳實的記錄，可以讓相關(guān)的管理者對于本館之內(nèi)的現(xiàn)代化的設(shè)備有清楚的了解，這樣在實際的管理之中才能做到得心應(yīng)手。建立技術(shù)檔案要結(jié)合檔案的實際情況，進行明確的分工，建立其一套完整切實可行的規(guī)章制度，保證技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。
3.2建立設(shè)備采購的賬目清單。相關(guān)的采購人員在進行各種設(shè)備采購時，對于實際的驗收、記錄，需要建立起原始的記錄檔案，這樣方便財務(wù)部門對設(shè)備相關(guān)的情況了解的一清二楚，依據(jù)實際的需要進行及時的設(shè)備采購和更新。
3.3建立設(shè)備管理檔案和技術(shù)操作檔案。在設(shè)備采購之后，對于每一臺設(shè)備需要詳細的進行管理，使用賬目，并表明設(shè)備所在的部門，具體的負(fù)責(zé)使用或者是相關(guān)的管理人員工作的狀態(tài)等。對于采購的設(shè)備的采用的買機配件實際的使用情況、出處做好切實的記錄。相關(guān)的技術(shù)部門要依照每一臺機器的編號建立檔案，掌握好各臺計算機的運行和維修方面的記錄。現(xiàn)今的很多圖書館實際采用的自動化的管理系統(tǒng)都不一樣，對于系統(tǒng)的維護就需要專業(yè)的人員進行，建立本館的自動化的系統(tǒng)的專門操作記錄和數(shù)據(jù)處理的相關(guān)檔案，便于系統(tǒng)進行升級和操作人員進交接工作。
3.4落實對技術(shù)檔案的運用。對于圖書館而言，應(yīng)該建立起規(guī)范的專業(yè)技術(shù)檔案，這是一項提高管理水平的重要措施。在技術(shù)檔案建立之后，不僅可以幫助管理者迅速的進行各種維修工作，還可以讓后續(xù)的專業(yè)技術(shù)人眼很快的熟知整個圖書館的計算機局域網(wǎng)的設(shè)備配置以及實際的運行情況，盡快的投入到工作之中。
第一，在高校做好人事檔案管理工作，不僅有利于保存黨和國家的寶貴文化財富，而且有利于高校檔案管理工作的順利進行。人事檔案是一個人的客觀的歷史記錄，特別是那些優(yōu)秀人才以及專家學(xué)者高度集中的高校，人事檔案不僅對個人非常重要，而且對單位以及國家也是非常重要的。人事檔案是一個具有歷史價值以及文字財富的人文資源，所以做好人事檔案管理工作是非常重要的。
第二，做好高校人事檔案管理工作，能夠?qū)⒏咝Ｈ瞬诺木薮髢?yōu)勢發(fā)揮出來。由于高校是人才高度集中的一個地方，這就要求人事檔案管理部門要對高校人才進行分類、分析，從而能夠解決高校人才的實際困難，最終能夠調(diào)動高校知識分子的積極性。在高校人事檔案管理工作中，要最大限度地發(fā)揮高校知識分子的潛能以及智慧，從而使得每一個知識分子能夠充分發(fā)揮自己的才能。
第三，做好高校人事檔案管理工作，能夠促進學(xué)校的教育改革以及發(fā)展。在高校人事檔案管理工作中，要密切聯(lián)系學(xué)校的各項改革。比如：勞動人事制度的改革以及人才的進出以及流動；有關(guān)提拔以及使用干部；培養(yǎng)以及配置相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員等工作。所以，在人事檔案管理工作中要注重采用科學(xué)的管理方法，從而能夠使得人事檔案管理工作對學(xué)校的教育改革以及和諧發(fā)展起著一個積極的推動作用。
二、高校人事檔案管理工作中存在的主要問題
目前，高校人事檔案管理工作存在一些問題。然而從總體上來說，高校人事檔案管理工作不能夠適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展以及高校教育改革的需要，并且高校人事檔案管理工作中的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
首先，在人事檔案管理中，人事檔案的寶貴資源沒有得到充分的開發(fā)利用。目前，高校的人事檔案管理工作仍然停留在收集以及整理上，從而使得人事檔案不能夠充分地發(fā)揮其自身的作用。
其次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發(fā)揮人事檔案的宣傳以及交流的作用。在高校人事檔案管理的工作中，由于在校內(nèi)以及校外沒有進行相關(guān)的宣傳，從而使得人事檔案管理工作不能夠得到應(yīng)有的重視。
再次，在人事檔案管理工作中，沒有充分發(fā)揮人事檔案的參謀作用。目前，雖然高校人事檔案中包含了豐富的內(nèi)容，但是高校人事檔案沒有得到利用，從而使得高校人事檔案中出現(xiàn)了一些“死檔案”，最終不能夠?qū)Ω咝Ｈ瞬胚M行合理的管理。
最后，管理人員的素質(zhì)以及設(shè)備的現(xiàn)代化水平存在著缺陷。目前，在高校人事檔案管理工作中，由于管理人員的素質(zhì)參差不齊，這就要求高校要不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平。除此之外，檔案管理設(shè)備的落后在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。
三、加強高校人事檔案管理工作的有效措施
在高校人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作不僅影響著個人以及部門的利益，而且影響著整個學(xué)校的利益。為了能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的工作，這就要采取以下的措施來加強高校人事檔案的管理工作。
第一，要加強人事檔案管理的收集工作。目前，一部人的人事檔案管理中只有幾份簡歷表，然而這幾份簡單的簡歷表不能夠?qū)⒁粋€人的實際情況充分地反映出來。在人事檔案管理的工作中，人事檔案的管理人員要抱著負(fù)責(zé)任的態(tài)度，在收集材料的時候要抱著為當(dāng)事人負(fù)責(zé)任的態(tài)度，并且要不斷地為當(dāng)事人的檔案進行資料填充，最終能夠使得當(dāng)事人的人事檔案得到豐富。
第二，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及能力。高校的人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人要不斷強化檔案管理人員的服務(wù)意識，并且要隨著時代的發(fā)展潮流進行相關(guān)的檔案管理工作，最終使得人事檔案管理工作能夠適應(yīng)教育的改革以及發(fā)展。與此同時，學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人要對人事檔案管理人員進行相關(guān)的政治教育，從而能夠使得人事檔案管理人員使用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力得到提高，并且能夠提高管理人員研究新情況、解決新問題的能力，最終能夠使得管理人員更好地服務(wù)于人事檔案管理工作。
第三，在人事檔案管理工作中，要促使檔案管理手段以及設(shè)備的現(xiàn)代化。高校人事檔案管理的手段以及設(shè)備要逐漸現(xiàn)代化，從而使得高校人事檔案管理工作能夠充分地發(fā)揮作用。第四，在人事檔案管理工作中，要根據(jù)檔案記錄的相關(guān)內(nèi)容為學(xué)校進行策劃。目前，高校人事檔案的管理工作處于被動的地位。然而在以后的人事檔案管理工作中，要將“死檔案”變成“活檔案”，從而能夠根據(jù)我國的發(fā)展形勢以及學(xué)校的發(fā)展要求對人事檔案管理工作進行改革，最終使得人事檔案中的人力資源得到充分的發(fā)揮。
四、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】科學(xué)化；規(guī)范化；檔號；檔案編目；檔案檢索等
【中圖分類號】R256.2 【文獻標(biāo)識碼】B 【文章編號】1004-7484（2014）06-3960-02
隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作對經(jīng)濟發(fā)展占據(jù)著越來越重要的作用。檔案管理工作如何科學(xué)化規(guī)范化就顯得尤為重要。怎樣才能使檔案管理工作更加完善地服務(wù)于工作，更加高效的應(yīng)對日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。
1 檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化現(xiàn)狀
目前，建立一個結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、管理科學(xué)，能為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供及時高效服務(wù)、具有中國自身特色的檔案工作體系，是新世紀(jì)我國檔案管理工作的奮斗目標(biāo)。實現(xiàn)這一目標(biāo)的首要任務(wù)就是實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化作為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中最活躍、最積極的要素，在全球信息化的今天，一躍成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要制衡力量。國際組織及發(fā)達國家在檔案信息化進程中十分重視檔案工作的科學(xué)規(guī)范化建設(shè)，并取得了顯著的成果。主要發(fā)達國家也已經(jīng)走上適應(yīng)本國的檔案工作科學(xué)規(guī)范化建設(shè)的道路。
由于種種原因，我國的檔案管理工作在科學(xué)規(guī)范化建設(shè)方面仍存在不少問題：
1.1 管理意識不強，檔案利用率低
檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但有些單位對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。檔案管理工作是一項漫長且瑣碎的工作，不能短時間內(nèi)評價出此項工作完成的好壞，因此，有些人在認(rèn)識上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔等基礎(chǔ)工作就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是檔案部門的事，對檔案管理工作不聞不問，不想管也不愿管，同時對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.2 制度不健全，檔案管理規(guī)范化不突顯
目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，尤其人事檔案管理方面，甚至趨于混亂。
主要表現(xiàn)在：第一，檔號、案卷標(biāo)題不規(guī)范，檔案術(shù)語不標(biāo)準(zhǔn)。第二，案卷缺少卷內(nèi)目錄。第三，組卷混亂現(xiàn)象較嚴(yán)重。由于從事檔案管理工作的人員不固定，交接工作時不細心，導(dǎo)致檔案歸納整理不全的現(xiàn)象發(fā)生。第四，人事檔案管理存在斷檔、人檔分離、檔案搜集不全等現(xiàn)象。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實性和利用價值。
1.3 沒能有效率科學(xué)手段，檔案檢索效率不高。
目前，檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重，而日趨與社會接軌的計算機檢索利用率不高。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，但同時也出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
1.4 投入及經(jīng)費不足，檔案管理工作硬件欠缺
近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)陳舊老化，檔案保管條件簡陋，導(dǎo)致電子檔案少，檔案管理工作不易與國際接軌。
1.5 人才梯隊不健全，檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前針對檔案管理工作的培訓(xùn)相對較少，檔案管理專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。而檔案人員工作量又過打，導(dǎo)致對檔案工作精力投入不足，因此也嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
2 檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化的必要性
科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升企事業(yè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。“中華人民共和國檔案法第三章第十三條：各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！弊阋宰C明，我國對檔案管理工作的重視程度，以及檔案管理工作的重要性。
1 事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性分析
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項綜合性較強的系統(tǒng)工程，具備有極強的專業(yè)性特點。但在另一方面，由于行業(yè)的快速發(fā)展和行業(yè)數(shù)據(jù)的爆炸式發(fā)展，檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長，若檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化階段，不僅會浪費大量的人力物力和財力，同時管理效率和水平也無法得到有效提高。隨著檔案管理信息化建設(shè)在各行業(yè)中的深入，其優(yōu)點也日益被人們發(fā)掘。
檔案管理信息化是今后檔案管理的發(fā)展趨勢，也是今后簡化檔案管理工作，提高檔案管理效率及水平的必然選擇。事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的一次檔案管理升級，在建設(shè)過程中，能對大量的數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確的分類存儲，并進行有效的檢索調(diào)用，極大的提高了檔案的完整性與安全性，對調(diào)用效率的提升也有很大作用。用戶通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)就能登錄檔案數(shù)據(jù)庫，這部件簡化了存儲，還簡化了檔案信息服務(wù)的流程，對信息資源的利用率也得以提高。此外，信息化的檔案建設(shè)不會在使用中打亂檔案的存儲分類，也不會對后續(xù)的檔案瀏覽者造成影響，大大簡化了檔案管理人員的工作難度。
2 事業(yè)單位發(fā)展檔案管理信息化所面臨的問題
2.1 檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升
事業(yè)單位的多數(shù)檔案管理人員都存在信息化素養(yǎng)偏低的情況，他們往往習(xí)慣于紙質(zhì)化的檔案管理手段。對計算機的運用還缺乏一定的了解，此外，在檔案的信息化建設(shè)過程中，需要對紙質(zhì)數(shù)據(jù)進行電子化錄入，這也需要一定的計算機運用和信息處理技術(shù)。但是在實際的操作中，由于多數(shù)檔案管理人員并非計算機專業(yè)，對計算機和信息處理技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致了檔案管理信息化進程的緩慢。
2.2 檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足
事業(yè)單位要推薦檔案管理工作的信息化建設(shè)，就離不開配套軟硬件的支持。但是，目前不同的事業(yè)單位的軟硬件配置有著很大的差異，通常東部沿海地區(qū)的軟硬件配置要大大優(yōu)于中西部地區(qū)。這造成了在事業(yè)單位的信息化建設(shè)中無法進行有效的統(tǒng)一和規(guī)范性操作，對檔案管理信息化的建設(shè)普及造成了不良影響。
2.3 事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃和制度化的建設(shè)
由于我國事業(yè)單位眾多，且各地區(qū)的檔案管理人員素質(zhì)和信息化建設(shè)配套設(shè)備差距極大。因此，在整個事業(yè)單位中，信息化建設(shè)也沒有形成一個良好的規(guī)劃和制度建設(shè)，這導(dǎo)致了很多事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新意識，在檔案管理信息化建設(shè)方面缺乏動力。同時，由于檔案管理信息化的建設(shè)需要投入一定的人力物力和財力，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，但由于制度化建設(shè)的欠缺和信息化建設(shè)意思的淡薄，就容易導(dǎo)致事業(yè)單位信息化建設(shè)停滯不前的問題。
3 事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)途徑探討
3.1 提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)
事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，需要一批具有極高信息化素養(yǎng)的專門人才進行推動。為此。事業(yè)單位在招聘中強化對計算機專業(yè)和信息化素養(yǎng)較高的專門人才的招聘工作，同時，事業(yè)單位還可以定期安排檔案管理工作人員進行系統(tǒng)化的信息化知識培訓(xùn)。通過引進人才和培養(yǎng)老員工的方式，雙管齊下的提高檔案管理部門的信息化水平，從而為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)打下良好的人力資源基礎(chǔ)。此外，除了信息化素質(zhì)的提升以外，還要注重檔案管理人員的愛崗敬業(yè)教育培訓(xùn)，使檔案管理工作人員的綜合化素質(zhì)得到提高。
3.2 強化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作
基礎(chǔ)設(shè)施的配備也是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提。因此，各事業(yè)單位在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要加大各種軟硬件方面的通入，不斷更新現(xiàn)有的計算機硬件設(shè)備，同時積極開發(fā)和引進先進的檔案管理軟件。這樣不僅能避免因硬件問題而造成的檔案信息丟失和泄露問題，同時可以通過優(yōu)秀的軟件應(yīng)用極大的簡化檔案管理工作，并提升管理效率。此外，在檔案管理的過程中，還要積極進行檔案資料的備份管理，防止因數(shù)據(jù)丟失而造成的檔案管理問題。
3.3 針對檔案管理信息化進行制度化的建設(shè)
對檔案管理信息化進行制度化建設(shè)，有利于保證檔案管理工作的信息化建設(shè)順利展開，并為其發(fā)展提供有效的制度支持和科學(xué)依據(jù)。因此，各事業(yè)單位應(yīng)該積極進行制度化的檔案管理信息化建設(shè)，并根據(jù)事業(yè)單位的具體情況進行細節(jié)方面的調(diào)整，便于其執(zhí)行的可操作性。同時，還需要制定良好的監(jiān)管體系，對檔案的信息化管理工作進行全方位的監(jiān)管，從而在促進檔案管理信息化規(guī)范發(fā)展的同時，避免因信息泄露出現(xiàn)的各種問題。在制度化的構(gòu)建過程中，要明確各個職能部門的責(zé)任，根據(jù)不同的權(quán)責(zé)劃分進行不同的管理，從而督促各職能人員做好其分內(nèi)工作。
3.4 進行合理的檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃工作
在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要遵循解放思想，實事求是的原則。對整個檔案管理信息化建設(shè)進行合理規(guī)劃，并做好各項調(diào)研及建設(shè)安排。并通過信息化平臺的構(gòu)建工作，使整個檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)移到信息化的發(fā)展軌道上來，在提升管理效率的同時，也為信息的需求者提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和各階層員工要充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在日常的工作中，積極配合檔案管理部門的信息化建設(shè)工作，為構(gòu)建高效、安全的?n案管理體統(tǒng)提供強大的后備支持。
3.5 在信息化建設(shè)中做好檔案保密工作
事業(yè)單位的檔案具有一定的保密性質(zhì)，可能涉及到國家利益或者國家安全。因此，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)過程中，一定要構(gòu)建起良好的信息保密機制。從而使檔案信息管理在存儲、調(diào)用及傳播的過程中，確保檔案管理的安全性和保密性。
（一）人力資源檔案信息化建設(shè)是人力資源管理工作開展的基礎(chǔ)。人事檔案管理與人力資源管理密切相關(guān)，人才作為企業(yè)之間競爭的核心，工作履歷、職務(wù)晉升及獎懲等重要信息都要記錄在檔案內(nèi)，并通過檔案作為未來晉升、職務(wù)任免等的參考。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作只是對檔案做了基本的保管工作，查詢非常不便，因此完善企業(yè)人力資源檔案管理工作是提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵手段。改變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，抓住信息化建設(shè)的機遇，利用計算機技術(shù)對人力資源檔案進行分類、分析，這是現(xiàn)代企事業(yè)單位對人力資源高效管理的基本手段，也是人力資源檔案工作能夠展開的基礎(chǔ)。
（二）人力資源檔案運用信息化有利于提升檔案服務(wù)水平。人力資源檔案管理本身就是為了給企事業(yè)單位提供管理上的便利，以便及時?l現(xiàn)人才，制定措施，提升企事業(yè)單位管理水平。人力資源檔案運用信息化較傳統(tǒng)檔案管理手段和方法而言更有利于提升檔案服務(wù)水平，已經(jīng)成為時展的必然要求。首先，人力資源檔案管理的信息化可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)在電腦中進行儲存，在查詢時只需要輸入相關(guān)信息就可以實現(xiàn)智能查詢，節(jié)省了時間和人力。其次，在數(shù)據(jù)庫中的信息是經(jīng)過反復(fù)認(rèn)真核對的，并且有一定的要求，增加了檔案管理的規(guī)范性。最后，人力資源檔案信息化建設(shè)讓檔案不再是一打廢紙，真正可以為企事業(yè)單位提供關(guān)鍵信息。
（三）人力資源檔案信息化是新時期人才戰(zhàn)略的需要。隨著社會政治、經(jīng)濟體制改革的深入，市場競爭日益激烈，人力資源檔案的管理工作如果還是依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式很難實現(xiàn)對人力資源的最優(yōu)配置。信息化技術(shù)在人力資源檔案管理中的應(yīng)用可以極大便利檔案的存儲和調(diào)用，還能利用網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)專業(yè)理論對不同類型、不同專業(yè)、不同特長的人進行科學(xué)的分析歸類，形成反映人才培養(yǎng)背景、資質(zhì)經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力的綜合平臺，從而更好地為選拔、培養(yǎng)、任用專業(yè)人才，對于實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)化、人才管理協(xié)調(diào)化目標(biāo)、人才使用便捷化具有重要的作用。
二、實施人力資源檔案管理信息化的有效措施
（一）強化人力資源檔案管理的信息化意識。目前，我國還有大量的企事業(yè)單位并不關(guān)注人力資源檔案的管理，這就需要我們進一步提高檔案管理的現(xiàn)代化意識。一方面，人力資源檔案管理的一線工作者要重視人力資源檔案管理工作，自覺的把人力資源檔案管理工作與社會活動結(jié)合起來，強化科技化意識、深化人力資源檔案管理由手工操作向數(shù)字化過程轉(zhuǎn)變的認(rèn)識，主動面向這項具有改革意義的工作。另一方面，檔案信息意識的形成需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，包括加大資金的投入，及時提供意見和建議等，促進工作人員對于人力資源檔案管理信息化的重視。
（二）完善人力資源檔案信息化平臺。信息化在人力資源檔案管理中的運用，主要是利用信息化手段對檔案進行處理、分析、存檔等，方便在未來調(diào)取使用，能夠有效提高人力資源檔案的利用率，提升管理效率。完善人力資源檔案信息化平臺，首要的就是要對人力資源檔案管理系統(tǒng)進行完善，確保相關(guān)信息的準(zhǔn)確度和完整性。首先，企事業(yè)單位可以根據(jù)單位不同的管理狀況、人力狀況等選擇合適的管理軟件。其次，投入資金為人力資源檔案信息化建設(shè)配備相關(guān)的現(xiàn)代化儀器。最后，還要利用防火墻控制、信息加密等多種技術(shù)手段對抗網(wǎng)絡(luò)病毒和信息丟失的威脅。
（三）提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。人力資源檔案信息化離不開高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員，尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天。企事業(yè)單位培養(yǎng)的現(xiàn)代化檔案管理隊伍要根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的需要，懂得相關(guān)的電腦操作知識、專業(yè)的檔案管理軟件、扎實的檔案管理專業(yè)知識等，這對于企事業(yè)人力資源檔案管理信息化具有十分重要的意義。首先，可以努力吸引優(yōu)秀的復(fù)合人才加入人力資源檔案管理的工作，更新工作隊伍，補充人才。其次，重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，開展規(guī)章制度及操作的相關(guān)培訓(xùn)。最后，建立良好的獎勵體制，提高工作人員的工作積極性和熱情。
[關(guān)鍵詞]學(xué)生檔案；服務(wù)功能；延伸；擴展
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.161
[中圖分類號]G273.5 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）24-0-02
無論是何種檔案，均有其存在價值。對于學(xué)生檔案來說，記錄著學(xué)生歷年來的學(xué)習(xí)歷程，無論是對學(xué)生今后深造、就業(yè)都有著重要作用。傳統(tǒng)模式下，學(xué)生檔案采取的是紙質(zhì)檔案，但在紙質(zhì)檔案管理過程中潛在一系列的問題，比如遺漏問題、安全性問題等。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的高速發(fā)展，業(yè)內(nèi)人士開始認(rèn)識到電子檔案的優(yōu)越性。因此，漸漸的各個行業(yè)都開始從傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)向為現(xiàn)如今的電子檔案管理服務(wù)。這一歷史性的檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)變使得檔案服務(wù)的功能也相應(yīng)發(fā)生了一些變化。為了使學(xué)生檔案服務(wù)質(zhì)量得到有效提升，本文對新時期學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴展進行分析與探究。
1 學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展的必要性分析
1.1 學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展必要性總論
學(xué)生檔案記錄著學(xué)生的個人信息資料，里面詳細記載了學(xué)生的成長歷程的，對學(xué)生今后的深造及就業(yè)均有顯著價值作用。傳統(tǒng)模式下，學(xué)生檔案管理為紙質(zhì)檔案管理，進入21世紀(jì)以來，在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的背景下，學(xué)生檔案管理發(fā)生了一系列的變化，表現(xiàn)最為突出的便是從傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦臄?shù)字化檔案管理。學(xué)生檔案管理在發(fā)生這些轉(zhuǎn)變之下，其服務(wù)功能也發(fā)生了相應(yīng)變化。為了使學(xué)生檔案管理的質(zhì)量得到有效提升，其功能的延伸及擴展非常重要。從時代、法律角度來看，學(xué)生檔案服務(wù)功能衍延伸與擴展很有必要。
1.2 學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展必要性分論
在上述總論過程中，認(rèn)識到學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展非常有必要，主要體現(xiàn)在兩大方面。
時代性方面。學(xué)生檔案管理工作從本質(zhì)上而言屬于學(xué)校管理工作的一個主要環(huán)節(jié)。在時代的發(fā)展下，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理難以符合學(xué)校學(xué)生檔案管理的需求，同時也難以使學(xué)生檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。而借助互聯(lián)網(wǎng)開展的電子信息檔案管理則能使紙質(zhì)檔案管理潛在的弊端得到有效消除，同時也能使學(xué)生檔案管理更具標(biāo)準(zhǔn)化。因此，從時代性角度出來，學(xué)生檔案管理作為學(xué)校的一項服務(wù)內(nèi)容，對其功能進行延伸與擴展是非常有必要的。
法律責(zé)任方面。學(xué)生檔案管理除了有管理的屬性，同時也具備文化的屬性。對于學(xué)校學(xué)生檔案管理來說，為了使這份工作更具完善性，積極開展檔案宣傳工作非常重要。國內(nèi)外均對學(xué)生檔案管理作出了明確的法律規(guī)定，由此可見學(xué)生檔案管理的重要性。例如，我國相關(guān)法律規(guī)定“有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地?！贝祟愐?guī)定既表明學(xué)生檔案管理是受法律保護的，同時也需在遵守法律制度的前提條件下實現(xiàn)檔案文化的傳承以及檔案服務(wù)功能的延伸及擴展。
2 學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展制約因素分析
在上述分析過程中，認(rèn)識到學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展非常有必要，但在實際過程中會發(fā)現(xiàn)這項工作的開展受到多方面的制約，從而使實踐效果難以有效體現(xiàn)出來?；谡w層面分析，影響學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展的因素主要包括以下幾個方面。
2.1 學(xué)校檔案機構(gòu)因素
檔案管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，倘若工作松散、疏漏多，則檔案管理的價值作用便難以有效體現(xiàn)出來。對于學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展來說，會在很大程度上受學(xué)校檔案機構(gòu)因素的影響。我國教育部對學(xué)校檔案機構(gòu)作出了明文規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)。”從中可以看出檔案機構(gòu)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性及條理性。雖然學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展非常有必要，但在實際實施過程中，會受到法律方面的制約，從而使該項工作實施起來受到很大程度的阻礙。
2.2 服務(wù)模式因素
在我國，檔案服務(wù)的模式處在一個尷尬的局面，大致上表現(xiàn)為被動服務(wù)。也就是說，檔案主體需主動前來“索求”服務(wù)。這樣的服務(wù)模式便使檔案主體接受服務(wù)的主體地位發(fā)生實質(zhì)性改變。而檔案主體的主體地位得不到很好體現(xiàn)，檔案服務(wù)的價值作用也難以體現(xiàn)出來。顯然，要想使學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展得到有效實現(xiàn)，首先要解決被動服務(wù)模式問題。
2.3 保密限制因素
上文提到檔案管理是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎c此同時，檔案管理也是一項保密性工作。倘若可以任意調(diào)取檔案，那么檔案存在的價值及意義便會徹底喪失。雖然學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展很有必要，但在實現(xiàn)這些的前提條件下，還需要使檔案足夠保密，保護檔案主體的隱私，確保檔案主體檔案信息不會遺漏等。基于整體層面而言，由于保密限制因素的存在，會使學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴展受到較大程度的制約。
3 新時期學(xué)生檔案服務(wù)功能實現(xiàn)延伸與擴展的有效策略探究
高校在錄取學(xué)生過程中，保存檔案是非常重要的一項工作。國家用人單位在錄取人才過程中，也涉及檔案的調(diào)離與儲存問題。無論是高校本體，還是國家用人單位，都非常重視檔案管理及其服務(wù)。在新時期下，憑據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺學(xué)生檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化管理。另外，根據(jù)現(xiàn)有的研究表明，學(xué)生檔案服務(wù)功能實現(xiàn)延伸與擴展非常重要。但是由于受到諸多因素的制約，因此在認(rèn)清制約因素的基礎(chǔ)上，采取有效應(yīng)對策略非常重要。
3.1 構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理教育基地
檔案管理既是一項管理工作，又歸屬于一門學(xué)科專業(yè)。近年來，雖然部分高校開設(shè)了檔案管理選修課程，但是從整體層面而言，檔案管理選修課程難以滿足學(xué)生的學(xué)習(xí)需求及專業(yè)需求。因此，便需要構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理教育基地。通過該教育基地的構(gòu)建，進一步加強學(xué)校對檔案管理及服務(wù)工作的重視，進而為檔案服務(wù)功能延伸與擴展的實現(xiàn)奠定堅實基礎(chǔ)。
3.2 積極開展校園培訓(xùn)工作
學(xué)生檔案管理的主體是學(xué)生，但絕大多數(shù)學(xué)生沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，同時學(xué)校也沒有加強對學(xué)生進行培訓(xùn)教育，讓學(xué)生重視檔案管理。針對此狀況，有必要積極開展校園培訓(xùn)工作，對學(xué)生普及檔案管理、檔案服務(wù)方面的知識，讓學(xué)生能通過檔案管理服務(wù)方面的學(xué)習(xí)，對其加以重視，并使檔案管理服務(wù)在高校的影響力得到有效擴展。
3.3 構(gòu)建系統(tǒng)化的數(shù)字檔案平臺
在構(gòu)建系統(tǒng)化的數(shù)字檔案平臺的基礎(chǔ)上，才能使學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴展得到有效實現(xiàn)。一方面，需對具有差異性、完整性特征的學(xué)生檔案管理模式進行管理，同時對學(xué)生檔案的收集渠道加以擴充，構(gòu)建具有高校鮮明特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使高校檔案管理工作更加強化?？梢詫ΜF(xiàn)代局域網(wǎng)技術(shù)加以應(yīng)用，同時，結(jié)合信息高速公路等技術(shù)，對學(xué)生檔案電子信息以互聯(lián)網(wǎng)為渠道進行有效傳遞及展示。為了使學(xué)生檔案管理的數(shù)字化模式充分展現(xiàn)出來，還需要更新管理軟件，使數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵得到更深層次的提升。
3.4 構(gòu)建完善的信息反饋機制
信息反饋是實現(xiàn)學(xué)生檔案管理內(nèi)容及功能得到有效擴展的有效手段。因此，構(gòu)建完善的信息反饋機制非常重要。一方面，需在檔案層面構(gòu)建基礎(chǔ)教育與高校教育之間的聯(lián)系性，對檔案管理制度的完善及優(yōu)化加以重視，做好用人單位、管理機構(gòu)在檔案管理工作中的監(jiān)督工作。另一方面，用人單位、高校以及政府機構(gòu)之間需加強溝通交流，共同構(gòu)建長效、完善的信息反饋機制，做好檔案信息的搜集及處理工作。除此之外，高校需對學(xué)生檔案管理服務(wù)工作加以重視，加大學(xué)生檔案管理的資金投入，為學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴展的實現(xiàn)提供資金方面的支持，采取有效策略，促進該項工作的完善及優(yōu)化。
4 結(jié) 語
通過本文的探究，認(rèn)識到在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的背景下，學(xué)生檔案管理及服務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生了較大程度的改變。為了提高學(xué)生檔案服務(wù)的質(zhì)量，實現(xiàn)延伸與擴展非常重要。但在實踐工作中，還潛在一系列的制約因素，因此便需要構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理教育基地、積極開展校園培訓(xùn)工作、構(gòu)建系統(tǒng)化的數(shù)字檔案平臺以及構(gòu)建完善的信息反饋機制等。相信從以上方面加以完善，學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴展將能得到有效實現(xiàn)，進一步為學(xué)生檔案服務(wù)質(zhì)量的提升奠定堅實基礎(chǔ)。
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