發(fā)布時(shí)間：2023-06-06 15:56:25
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的意義樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
高校人事檔案的主要內(nèi)容記錄了高校教職工工作、生活、所在部門和在校情感經(jīng)歷，教職工的各項(xiàng)信息都可以在人事檔案中得到體現(xiàn)，不但關(guān)系到教職工教學(xué)評(píng)定、提升職位和人才選拔，而且還從客觀的角度反映了高校整個(gè)教學(xué)質(zhì)量的水平和效率。此外，還可以從人事檔案中看到教職工的在校成長經(jīng)歷，反映教師在整個(gè)教學(xué)過程中的歷史記錄。因此，高校認(rèn)真做好人事檔案管理工作是非常有意義的。在管理工作的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行國家政府部門的相關(guān)規(guī)定，將人事檔案管理工作納入高校工作的主要內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案管理人員的領(lǐng)導(dǎo)能力和技能水平，提升人事檔案管理工作在高校內(nèi)的地位。
二、高校人事檔案管理工作中存在的問題
（一）高校人事檔案管理工作的重要性難以體現(xiàn)出來
長時(shí)間以來，高校人事干部都只是注重高校的學(xué)習(xí)和建設(shè)工作，對(duì)高校的人事檔案管理工作往往采取忽略的態(tài)度，再加上人事檔案管理工作的資金不足，人事檔案工作自然就不全面，工作漏洞頻出。高校管理層對(duì)人事檔案管理工作的忽視，從而致使人事檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理技能、高效的工作方式和積極的工作態(tài)度，管理工作人員對(duì)高校人事檔案的重視度就自然較低。對(duì)于要及時(shí)歸檔的人事資料，高校基層的檔案員不能在第一時(shí)間送遞高校檔案室，對(duì)高校人事檔案統(tǒng)一管理工作造成很多不穩(wěn)定因素。正是這些不穩(wěn)定因素的存在，從而導(dǎo)致很多人事歸檔工作不能做好做全，甚至是嚴(yán)重違反了高校的相關(guān)規(guī)定，給后續(xù)的管理工作埋下不小的隱患。此外，我國多數(shù)高校管理層還沒有將人事檔案管理工作納入高校的主要工作范圍內(nèi)，難以體現(xiàn)出其工作的重要性，讓管理工作常常處于被動(dòng)狀態(tài)，阻礙了高校人事檔案管理工作的發(fā)展和建設(shè)。
（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入力度和使用力度不足
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)調(diào)查，我國多數(shù)的高校人事檔案管理工作還處于傳統(tǒng)管理的階段，管理方式多以手工管理為主，繁瑣的文件整理程序和低效率的歸檔流程，再加上各類學(xué)歷變化、職位晉升、業(yè)務(wù)進(jìn)修、評(píng)級(jí)表彰等人事檔案的更新，現(xiàn)代化信息技術(shù)的融入和使用力度的不足，從而致使高校人事檔案管理工作不能跟上高校建設(shè)和發(fā)展的需求。目前，高校管理層所引進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，往往只是用于高校科研和教學(xué)方面，就算用于檔案部門，人事檔案的信息資源也不能得到充分的共享和分享，無法滿足高校人事檔案信息開發(fā)與利用工作的需求。
（三）高校缺乏人事檔案的專業(yè)管理人才
專業(yè)性強(qiáng)是高效人事檔案管理工作的特點(diǎn)，這就要求管理工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技能和較高的知識(shí)水平，同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)工作實(shí)情進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，讓工作人員及時(shí)掌握最新的管理方式和技術(shù)，通過專業(yè)的考核來評(píng)定工作人員的能力等級(jí)。但是，從我國高校人事檔案管理工作的實(shí)際情況來看，很多管理工作人員都沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)。這些工作人員的年齡往往很大，平均學(xué)歷水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教職工來兼職的，這就導(dǎo)致了管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)和不穩(wěn)定。檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識(shí)，工作業(yè)務(wù)水平不高，致使檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)不高，這對(duì)高校的人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展極為不利。
三、實(shí)踐“以人為本”理論，規(guī)范高校人事檔案
管理工作（一）充分認(rèn)識(shí)人本性質(zhì)以人為本，是將人的生存和發(fā)展作為最終工作目標(biāo)，將人的核心價(jià)值作為工作的框架，一切以規(guī)范化的工作出發(fā)。在高校人事檔案管理工作當(dāng)中融入“以人為本”理念，應(yīng)該從以下三個(gè)方面入手：
1.以每本人事檔案為本。每一本人事檔案都是管理工作的主體要素，記錄了高校教職工在校的各種經(jīng)歷，是人生階段發(fā)展的真實(shí)寫照。
2.以管理員工作為本。提升檔案管理員的工作地位，為管理工作人員營造一個(gè)良好的工作環(huán)境，提升工作人員的技能水平和職業(yè)素質(zhì)，將人事檔案管理工作作為高校各項(xiàng)工作的前提條件，從在校教職工的基本利益出發(fā)。
3.以檔案利用原則為本。人事檔案管理工作的最終目的就是服務(wù)于高校各項(xiàng)管理工作，為信息查閱者提供相應(yīng)的信息資料。全面優(yōu)化高校人事檔案的服務(wù)形象，充分體現(xiàn)出人事檔案信息的價(jià)值。
（二）“以人為本”是實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)
全面貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，從人事檔案信息開發(fā)利用的角度出發(fā)，著力創(chuàng)新高校人事檔案管理的工作方式，并最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理模式，同時(shí)這也是高校人事檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢。從以人為本的理念出發(fā)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，提升工作的效率和服務(wù)的質(zhì)量，只有通過這種規(guī)范化的管理模式，全面推動(dòng)高校事業(yè)的發(fā)展，才能讓高校在激烈的人才競爭中站穩(wěn)腳跟。
四、創(chuàng)新管理體系，提升管理水平
（一）增強(qiáng)管理意識(shí)，創(chuàng)新管理模式
強(qiáng)烈的管理意識(shí)是做好人事檔案管理工作的前提條件。因此，高校的人事檔案管理工作人員應(yīng)該增強(qiáng)自己的工作意識(shí)，加強(qiáng)自身在工作當(dāng)中的覺悟。此外，高校人事部門還應(yīng)該嚴(yán)格實(shí)行工作崗位選拔機(jī)制，將能力好、覺悟高的人放在人事檔案管理崗位上，才能夠從根源降低管理漏洞。同時(shí)，還應(yīng)該在現(xiàn)有管理模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合管理工作的實(shí)際情況，不斷創(chuàng)造出新的管理模式。
（二）培養(yǎng)專業(yè)性人才，完善人事檔案管理機(jī)制
根據(jù)人事檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢，培養(yǎng)專業(yè)性強(qiáng)的管理人員，完善管理機(jī)制，是提升高校人事檔案管理工作的主要途徑。為高校人事檔案管理工作培養(yǎng)出一批擅長計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，能夠從各個(gè)角度彌補(bǔ)以前留下的技術(shù)性漏洞。
五、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：基建工程;檔案管理;重要意義
Abstract: With China's economic prosperity and development, and the corresponding development of engineering construction in China is constantly extending scale. As a large project, need to consider to play in practice various elements of contact and alone utility. Which contains the related issues of capital construction archives management, it is essential to guarantee the normal operation of the operation of engineering construction, has the irreplaceable effect, this article as a starting point for the study, analysis of the connotation, construction project archives management in engineering construction process and the role of significance, proposed on the basis of the effective development of capital construction archives management style.
Keywords: construction project; file management; importance
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
引言
在城市建設(shè)、規(guī)劃以及管理活動(dòng)中，需要將發(fā)展的歷程記錄下來，作為詳盡的發(fā)展資料，對(duì)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。這就是基建工程檔案的作用體現(xiàn)，是城市歷史的見證者，也是城市發(fā)展的原始珍貴資料和未來參考的寶貴資源。可以看作是城市知識(shí)財(cái)富以及社會(huì)的有效資源。其可以是文字形式、圖紙圖標(biāo)形式以及依托于現(xiàn)代化技術(shù)的聲像文件資料等。如果對(duì)此進(jìn)行充分的研究、探討以及開發(fā)利用，將會(huì)成為城市現(xiàn)代化發(fā)展的有力保障，產(chǎn)生不可估量的社會(huì)價(jià)值以及社會(huì)效應(yīng)，具有深遠(yuǎn)的意義。
1 工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分
1.1工程前期檔案
一般來說，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。也就是說，在建設(shè)工程項(xiàng)目開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個(gè)文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立，也是無法開展的。
1.2工程施工過程檔案
文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中。應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等，在實(shí)施中還有監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等?？梢哉f，貫穿建設(shè)工程過程一直有兩根線條，一條是技術(shù)性的，是抽象的，以文件材料為表征；另一條是操作性的，是實(shí)體的，以工程物理結(jié)果為體現(xiàn)。技術(shù)性線條還要先產(chǎn)生，還要更長遠(yuǎn)在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術(shù)性線條是不能從建設(shè)工程中抽離出來的，更不能忽略不計(jì)。
2 加強(qiáng)基建工程檔案管理的重要意義
2.1改善人民生活，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展
經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要表征即體現(xiàn)在城市發(fā)展和建設(shè)領(lǐng)域，其中有一個(gè)隱含的因素表現(xiàn)為城市是人們生存的空間，它的改善和進(jìn)步一方面可以顯著的感受到，同時(shí)可以深遠(yuǎn)的影響著人們的生活和工作，所以城市發(fā)展、建設(shè)和規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要構(gòu)成體。城市的建設(shè)內(nèi)涵豐富，領(lǐng)域眾多，而所有的工程項(xiàng)目建設(shè)均是由各個(gè)基本工程建設(shè)組成，在具體的建設(shè)中需要進(jìn)行文檔材料的收集、記錄和整體，包括工程前期準(zhǔn)備，施工的詳細(xì)流程以及竣工后的驗(yàn)收和維護(hù)等操作，其也構(gòu)成基建工程管理工作的主要內(nèi)容，對(duì)后續(xù)工程建設(shè)具有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。所以需要考量以下幾個(gè)方面：其一是加強(qiáng)管理，規(guī)范操作流程，其二是完善現(xiàn)有的保存方式，其三是它的記錄體現(xiàn)著城市發(fā)展的進(jìn)程，其四表現(xiàn)在它是城建和城管的重要參考資料，其五，它是提升城市建設(shè)的有效途徑，其六是預(yù)防和應(yīng)對(duì)某些不可抗拒災(zāi)難的指導(dǎo)性資料。
2.2防止和降低自然災(zāi)害造成的經(jīng)濟(jì)損失
城市發(fā)展中一個(gè)不可回避的問題體現(xiàn)在城市自然災(zāi)害的防范以及造成損失之后的恢復(fù)性建設(shè)。在此環(huán)節(jié)之中基建工程檔案的作用和價(jià)值功不可沒，一方面可以真實(shí)的記錄產(chǎn)生的災(zāi)害，同時(shí)也能夠通過客觀的了解尋找到本質(zhì)的規(guī)律以及城市建設(shè)過程中存在的不足，包括管理和運(yùn)作方面的相關(guān)事宜考慮，對(duì)未來城市發(fā)展起到有效的保護(hù)作用。從以下三個(gè)方面進(jìn)行探討：首先，基建工程檔案和相應(yīng)的管理關(guān)系密切，其次是基建工程檔案具有指導(dǎo)效用，最后是基建工程檔案的建立對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究起到積極促進(jìn)的作用。
3 加強(qiáng)基建工程檔案的管理工作的措施
3.1做好基建工程檔案的服務(wù)工作
城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展包含著城市化建設(shè)，建設(shè)的很多工程又可以作為發(fā)展的有效保障，譬如道路、公共設(shè)施的建設(shè)等。正是這些方面的綜合性考量才會(huì)更有效果的促進(jìn)城市發(fā)展。從工程開展的角度進(jìn)行分析，城市工程建設(shè)是需要通過基建工程的模式達(dá)成。從這個(gè)角度分析，基建工程建設(shè)項(xiàng)目是城市發(fā)展的基本構(gòu)成要素，從微觀的領(lǐng)域分析，對(duì)居民生活的影響十分密切，從宏觀層面分析，它是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的細(xì)胞，能夠體現(xiàn)出現(xiàn)階段我國城市化建設(shè)發(fā)展的程度和水平。通過上面的分析得到結(jié)論，非常有必要、有針對(duì)性的完善現(xiàn)階段我國基建工程檔案的服務(wù)水準(zhǔn)，進(jìn)而保障基建工程檔案工作的順利展開。
3.2提高檔案管理水平
城市化發(fā)展進(jìn)程是人類文明的外在延拓，現(xiàn)代化城市發(fā)展具有時(shí)代特點(diǎn)，需要相關(guān)的工作人員不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)?；üこ坦芾碚咭约皢T工要掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，掌握先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷的從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變和深化?，F(xiàn)階段相關(guān)工作者需要定期學(xué)習(xí)、并且在實(shí)踐過程中不斷加強(qiáng)員工的內(nèi)在素質(zhì)，促成相關(guān)工作能夠達(dá)到見效快、范圍廣等特點(diǎn)。在此過程之中需要加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)，并且杜絕不良現(xiàn)象的產(chǎn)生，包括嚴(yán)格執(zhí)行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的促進(jìn)效果作為工程建設(shè)的組成部分，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通以及信息的交流，既達(dá)到良好的保障效果，同時(shí)為后續(xù)的工程項(xiàng)目建設(shè)提供優(yōu)良的基礎(chǔ)。
3.3工程竣工驗(yàn)收備案工作與工程檔案管理工作相結(jié)合
工程建設(shè)項(xiàng)目最后一個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)在工程項(xiàng)目竣工的操作方面，包括工程竣工驗(yàn)收備案。其基建工程管理的效用充分的發(fā)揮出來。也是各級(jí)部門管理的重要內(nèi)容。工程檔案管理以及工程備案是一個(gè)進(jìn)程中兩個(gè)環(huán)節(jié)的體現(xiàn)，可以相互借鑒。從總體的效應(yīng)分析，在項(xiàng)目竣工環(huán)節(jié)中不斷完善現(xiàn)有的基建工程管理工作，進(jìn)而可以起到顯著的監(jiān)督效果。
4 結(jié)語
現(xiàn)代化城市建設(shè)是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要構(gòu)成，作為城市建設(shè)以及城市規(guī)劃的有機(jī)組成部分，建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量以及效用發(fā)揮著巨大的作用，其中基建工程檔案管理工作是其工作環(huán)節(jié)中不可忽視的內(nèi)容。務(wù)必要在現(xiàn)有的工作環(huán)境下，不斷的深化基建工程管理工作的理念，同時(shí)需要加強(qiáng)相關(guān)工作者的業(yè)務(wù)技能，接受先進(jìn)的基建工程項(xiàng)目管理的模式，貫徹黨和政府的相關(guān)規(guī)章法律政策，不斷完善現(xiàn)有的機(jī)制，使基建工程管理工作成為城市化發(fā)展的有力保障。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)采集、高水平的咨詢服務(wù)
什么是檔案的現(xiàn)代化管理？如何研究開發(fā)檔案現(xiàn)代化管理？如何有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，并提供高水平的咨詢服務(wù)，規(guī)劃出一個(gè)科學(xué)全面且切實(shí)可行的檔案管理“宏圖”，是當(dāng)前各級(jí)檔案事業(yè)負(fù)責(zé)人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)劚救说囊娊狻?/p>
（一）
檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，是記錄歷史真實(shí)狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)，社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案的記錄功能對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有不可或缺的積極作用。檔案的現(xiàn)代化管理在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上建立起來，它以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下，使整體動(dòng)態(tài)取得最佳效果。與檔案管理現(xiàn)代化相對(duì)應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對(duì)象及其特點(diǎn)不同，傳統(tǒng)檔案管理的主體是紙質(zhì)檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化條件下，其對(duì)象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動(dòng)態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統(tǒng)計(jì)和提供利用等諸環(huán)節(jié)，現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。
總的來說，檔案現(xiàn)代化管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個(gè)組成部分為達(dá)到一個(gè)總目標(biāo)，按照統(tǒng)一計(jì)劃而行動(dòng)；定量化，就是把復(fù)雜系統(tǒng)中的變量及相互關(guān)系，用數(shù)學(xué)形式表示出來，建立數(shù)學(xué)模型，進(jìn)行定量分析，預(yù)測未來或調(diào)整方向；信息化，就是廣泛地使用計(jì)算機(jī)，對(duì)大量有用信息進(jìn)行收集、分析，利用反饋信息進(jìn)行預(yù)測和決策；智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，注意開發(fā)管理人員的智力，充分調(diào)動(dòng)人的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。要求組織機(jī)構(gòu)具有應(yīng)變能力，充滿活力和高效率，以適應(yīng)錯(cuò)綜復(fù)雜的變化情況或環(huán)境。
檔案現(xiàn)代化管理的最終目標(biāo)，是最大限度地保護(hù)檔案質(zhì)量，延長檔案的壽命；最大限度地開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界提供高水平的咨詢服務(wù)。要完成檔案現(xiàn)代化管理的最終目標(biāo)，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上延長檔案壽命；二是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率和水平，開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各界提供高水平的咨詢服務(wù)；三是對(duì)檔案數(shù)據(jù)文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎(chǔ)，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發(fā)；不能為社會(huì)提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)，延長檔案壽命就失去它應(yīng)有的意義，即提供高水平的咨詢服務(wù)要靠高質(zhì)量的檔案資源為基礎(chǔ)，延長檔案壽命的意義要靠提供高質(zhì)量的咨詢服務(wù)來體現(xiàn)。如果沒有源源不斷的檔案數(shù)據(jù)采集，在電子時(shí)代，檔案就失去了繼續(xù)豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設(shè)想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質(zhì)的提高，顯得尤為重要。
（二）
能否有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和整理，將直接影響到檔案的現(xiàn)代化管理，并有利于提高咨詢服務(wù)的水平。檔案資料的數(shù)據(jù)采集是檔案信息資源得以充分開發(fā)和有效利用的基礎(chǔ)。檔案資料數(shù)據(jù)的采集是實(shí)現(xiàn)檔案資料信息集中和共享的基礎(chǔ)工作,沒有檔案數(shù)據(jù)的采集,檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)就成了無米之炊;沒有準(zhǔn)確及時(shí)、先進(jìn)可靠的數(shù)據(jù)采集整理工作,檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也得不到必要的保證。
由此可見,檔案數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)的工作好壞,對(duì)整個(gè)檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)的成敗將產(chǎn)生決定性的影響。因此,只有規(guī)范檔案資料數(shù)據(jù)的采集,擴(kuò)大數(shù)據(jù)中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報(bào)送工作規(guī)范化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的數(shù)據(jù)資源,有效提高檔案管理和利用的水平。
要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集與整理的高效化，應(yīng)從以下幾個(gè)方面確定中心檔案數(shù)據(jù)采集的范圍和數(shù)據(jù)采集的渠道：
檔案資料數(shù)據(jù)采集的范圍
檔案資料目錄中心數(shù)據(jù)采集范圍為:反映該地區(qū)各歷史時(shí)期政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。
檔案資料數(shù)據(jù)采集的渠道
檔案目錄信息齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ),而高效的數(shù)據(jù)采集渠道則是檔案資料目錄中心建設(shè)的必要條件。檔案數(shù)據(jù)的采集人員應(yīng)主動(dòng)向社會(huì)各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富檔案數(shù)據(jù)資源的信息含量。在檔案數(shù)據(jù)采集實(shí)施方面,可以采取分階段建設(shè)、分批采集數(shù)據(jù)、采集數(shù)據(jù)數(shù)量逐年增加的具體措施,不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)采集渠道,使數(shù)據(jù)采集流程標(biāo)準(zhǔn)化,采集工作持續(xù)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
（三）
現(xiàn)代檔案咨詢服務(wù)是隨著檔案中介結(jié)構(gòu)的產(chǎn)生而發(fā)展起來的，它要求檔案界人士充分認(rèn)識(shí)到服務(wù)是檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，使檔案人員主動(dòng)積極地參與到社會(huì)生活當(dāng)中，將檔案融入生活，發(fā)揮檔案工作的重要社會(huì)功能，高水平的咨詢服務(wù)是依托檔案人員有效的數(shù)據(jù)采集完成的。
一般說來，檔案咨詢服務(wù)除了具有獨(dú)立自主性，復(fù)雜綜合性等咨詢服務(wù)的共性外，還具有社會(huì)服務(wù)性、專業(yè)針對(duì)性、層次實(shí)用性、真實(shí)可靠性等特點(diǎn)。我國檔案咨詢服務(wù)的社會(huì)服務(wù)性決定了其必然分為多個(gè)種類，我們不妨試從以下幾個(gè)角度來分析：（1）按檔案咨詢的形式，可分為口頭咨詢、書面咨詢、網(wǎng)絡(luò)咨詢;（2）按咨詢服務(wù)的難易性來分，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；（3）按內(nèi)容性質(zhì)分，可分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢、管理性咨詢、專業(yè)性咨詢、科研咨詢及委托咨詢。
檔案咨詢服務(wù)的形式眾多，由此而來的是近年來我國咨詢服務(wù)發(fā)展較快，但同時(shí)也由于觀念滯后、社會(huì)需求不旺盛、自我宣傳力度不夠?qū)е聶n案咨詢服務(wù)存在諸多問題，比如（1）理論與實(shí)際脫節(jié)，理論研究沒有促進(jìn)檔案咨詢服務(wù)法規(guī)體系的建立完善;(2)公私服務(wù)機(jī)構(gòu)間矛盾日益突出；（3）咨詢?nèi)藛T素質(zhì)普遍過低；（4）規(guī)模效應(yīng)小，主要表現(xiàn)為檔案咨詢服務(wù)的業(yè)務(wù)范圍小、技術(shù)含量不高、服務(wù)體系不健全、社會(huì)影響小等方面。（5）發(fā)展不平衡，第一是地區(qū)發(fā)展不平衡，如東南沿海發(fā)展較快，第二是業(yè)務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展不平衡。
針對(duì)以上不足，要提高我國咨詢服務(wù)的總體水平，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：
從根本上提高檔案工作者的總體素質(zhì)
檔案資源管理人才是知識(shí)型的管理人才，檔案信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。當(dāng)代社會(huì)的檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的電子化管理。計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和普及應(yīng)用，對(duì)人類科學(xué)文化的發(fā)展必然產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用，機(jī)讀的電子文件在檔案載體形式中所占的比重將會(huì)越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質(zhì)文件載體形式必然會(huì)越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認(rèn)識(shí)和使用。即為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須要學(xué)會(huì)利用檔案計(jì)算機(jī)化管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術(shù)逐漸普及的時(shí)代，檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)，才能真正解決理論與實(shí)際脫節(jié)的問題，為社會(huì)各界提供高水平的咨詢服務(wù)。
加大檔案現(xiàn)代化管理的投入
制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、技術(shù)、人才等，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化管理的意識(shí)。首先，應(yīng)加大精力和資金的投入，注重地域和業(yè)務(wù)領(lǐng)域上的不平衡，缺少資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件吸收資金；缺少設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配備先進(jìn)設(shè)備；缺少管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才，以解決規(guī)模效應(yīng)小、人員素質(zhì)低等問題。其次，各部門領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常了解過問此項(xiàng)工作，定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題。再次，要有宏觀指導(dǎo)的總體思路，提出切實(shí)可行的辦法，解決公私服務(wù)機(jī)構(gòu)間的矛盾，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，提出新的管理內(nèi)涵和技術(shù)手段，這些都對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。
由此可見，電子信息化是當(dāng)代檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案資源是社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，檔案資源系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案的現(xiàn)代化管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有重要的意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在當(dāng)今時(shí)代的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，建設(shè)一個(gè)完善的檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。
[參考文獻(xiàn)]
羅秀梅《淺談檔案管理現(xiàn)代化》黑龍江科技信息 2009年19期
劉忠淺《談如何實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案的現(xiàn)代化管理》.江西圖書館學(xué)刊 2007年01期
【論文關(guān)鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
【論文摘要】當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義
電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。
1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 轉(zhuǎn)貼于
3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
4、加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
四、小結(jié)
現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會(huì)產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)·社會(huì)科學(xué)， 2009，30(7).
前言：
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過社會(huì)載體，對(duì)國家人才進(jìn)行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的管理和現(xiàn)階段人力資源管理的發(fā)展存在十分密切的關(guān)系①，人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動(dòng)力；同時(shí)人力資源的不斷發(fā)展也在一定程度上促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展，因此，二者相輔相成，密不可分。目前的發(fā)展?fàn)顩r之下，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。
因此，在研究過程中我們要不斷提出了一些完善目前人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)對(duì)對(duì)策，以期能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的職能，進(jìn)而提高人事檔案管理在人力資源管理中的有效性。
1. 人力資源管理中的人事檔案管理出現(xiàn)的問題
首先，在人事檔案中保證真實(shí)性是非常重要的，一旦人事檔案失去了真實(shí)性，也就失去了可利用的價(jià)值，在一定程度上減少了人事檔案的嚴(yán)肅性，這也就嚴(yán)重妨礙了人力資源的合理配置，偏離了人力資源管理發(fā)展的軌道。失真的人事檔案信息喪失了權(quán)威性和嚴(yán)肅性，影響了人力資源配置、員工退休解聘程序、補(bǔ)充計(jì)劃的完整協(xié)調(diào)性，不能準(zhǔn)確的做出制度和政策，從而是企業(yè)錯(cuò)失發(fā)展機(jī)遇，給未來的人力資源調(diào)配帶來嚴(yán)重的負(fù)面意義[2]。
其次，人事檔案是一個(gè)人一生，從學(xué)習(xí)到工作實(shí)踐全面客觀地真實(shí)記錄，認(rèn)真的做好人事檔案管理工作，才能將其運(yùn)用到人力資源管理的工作中。但是，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于人事檔案的材料記錄和核實(shí)，過于簡單和敷衍，很多檔案出現(xiàn)雷同的套話、空話記錄，導(dǎo)致不能真實(shí)的了解檔案中的人員信息，失去了價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，也影響到員工在今后工作中的積極性，降低了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的參考價(jià)值②。
第三，人事檔案管本文由收集整理理的不當(dāng)，造成很多檔案分散，甚至丟失，嚴(yán)重影響了人事考察的整體性，從而降低了人力資源費(fèi)效力。人事檔案
的整理和存檔是一個(gè)整體的，銜接密切的過程，一旦由于管理或個(gè)人原因?qū)е聶n案不能及時(shí)歸檔和更新，就會(huì)給人力資源的管理工作增添麻煩。檔案的分散、丟失現(xiàn)象破壞了人事檔案的完整性，造成管理缺口，降低了人力資源的使用效力。
第四，人事檔案管理的手段好壞也關(guān)系到人力資源的開發(fā)。近幾年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理的要求越來越科學(xué)化、規(guī)范化。很多單位現(xiàn)階段的人事檔案管理仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，無法適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢，缺乏很好的創(chuàng)新和競爭意識(shí)，無法為人力資源的開發(fā)提供有效的服務(wù)。
2. 人事檔案在人力資源管理中的作用
首先，人事檔案可以為人力資源管理提供真實(shí)可靠的人才信息，有利于人才的選拔和任用。對(duì)于國家和企業(yè)而言，只有知人善用才能使得其在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，而知人善用最有效的方法就是必須要掌握人才的真實(shí)全面的信息。人事檔案的建立從根本上記錄了人才學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)歷的整體信息，客觀的反應(yīng)人才的基本特征和優(yōu)勢，通過有效的記錄能準(zhǔn)確的了解人才的狀況，為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息，得到知人善用的目的。
其次，人事檔案關(guān)于人才的記錄和歸檔為國家和企業(yè)的一些重大決策提供了必要真實(shí)的依據(jù)。人力資源管理中對(duì)于人員的人事考核、晉級(jí)、獎(jiǎng)懲等等，都離不開人事檔案提供的信息資料。通過真實(shí)客觀的資料分析，在人力資源管理中才能對(duì)員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證國家或企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
最后，人事檔案的存在可以在一定基礎(chǔ)上優(yōu)化人力資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)人與物的完美結(jié)合，提高人力資源的使用效率和實(shí)用價(jià)值。人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源從容的面對(duì)和處理人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，得到最佳的配置。
3. 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
第一，為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展趨勢，要切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)[3]。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求，我們?cè)谝M(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，也要注重對(duì)人員的后期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以不斷適應(yīng)變化的人力資源發(fā)展趨勢，全面提高人事檔案人員的責(zé)任心和使命感，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)。
第二，在管理過程中要建立健全合理的人事檔案管理制度。對(duì)于不適應(yīng)新形勢、新情況的人事檔案管理規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化，適應(yīng)人力資源管理的發(fā)展形式。
第三，要加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料不斷增多，傳統(tǒng)的管理模式對(duì)于檔案的查找?guī)硪欢ň窒扌裕瑤碇T多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地、更好地為國家單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)[1]。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院病案 檔案管理 對(duì)策
中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（a）-0234-01
病案是對(duì)人們的疾病和對(duì)疾病治療的真實(shí)記錄，記載了病人的病況、檢查、治療過程和轉(zhuǎn)歸的情況，在醫(yī)院醫(yī)療和教學(xué)以及科研工作中有著重要的作用，相應(yīng)的醫(yī)院病案檔案管理工作就顯得尤為重要。
1 當(dāng)前醫(yī)院病案檔案管理的現(xiàn)狀
（1）病案管理與檔案管理相脫離。
醫(yī)院的病案檔案應(yīng)該與醫(yī)院其他的檔案資料共同構(gòu)成醫(yī)院檔案的整體，但是，病案作為反映醫(yī)療業(yè)務(wù)的檔案，在現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理工作體系中，卻將它分離與醫(yī)院檔案管理工作體系之外。這樣一來，醫(yī)院檔案的整體就被分割成兩部分，跟檔案集中統(tǒng)一管理的原則不符，并且使醫(yī)院檔案行政管理部門無法對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，影響了醫(yī)院檔案工作的開展，降低了醫(yī)院病案管理的工作質(zhì)量，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作走向法制化的發(fā)展道路。
（2）醫(yī)院病案的內(nèi)在質(zhì)量不高。
目前來看，造成醫(yī)院病案內(nèi)在質(zhì)量不高的原因主要有四點(diǎn)：一是醫(yī)院檔案管理上病案質(zhì)量的責(zé)任界限不清晰，造成有些資料不齊全。二是醫(yī)院病案質(zhì)量的檢查者和被檢查者之間不能相互制約，因?yàn)椴“纲|(zhì)量的高低反映著醫(yī)院的管理水平，使得即使病案質(zhì)量出現(xiàn)問題，也沒有相關(guān)人員予以追究。三是政府檔案行政管理機(jī)關(guān)沒有做到切實(shí)的監(jiān)督指導(dǎo)，使病案檔案管理出現(xiàn)“真空”。四是各單位從事醫(yī)院檔案管理的人員大都是從其他崗位轉(zhuǎn)崗過來的，缺乏基本的專業(yè)技能和理論知識(shí)。有些單位為了節(jié)省人力成本，甚至采用兼職人員。由于單位對(duì)業(yè)務(wù)的重視程度較高，職工往往更傾向于做好業(yè)務(wù)工作，而忽視檔案管理相關(guān)的任務(wù)，更不要說主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)。這引起了一系列檔案管理工作的混亂。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院病案檔案不能僅限于本單位查閱資料，而是服務(wù)于整個(gè)社會(huì)，醫(yī)院病案檔案工作如何確定自己的方向、找準(zhǔn)自己的位置，使病案檔案充分地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值是擺在病案檔案工作者面前的嶄新課題，同時(shí)也是我們亟待解決的重要問題。
2 提高醫(yī)院病案檔案管理的對(duì)策
（1）強(qiáng)化病案檔案管理職能。
當(dāng)前新時(shí)期的環(huán)境下，要適應(yīng)社會(huì)醫(yī)療體系的改革，就要加強(qiáng)醫(yī)院的管理工作，提高醫(yī)院全體人員包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員和檔案管理者們的檔案管理意識(shí)，全程監(jiān)控醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的全部醫(yī)療信息，并對(duì)其跟蹤服務(wù)。要想達(dá)到這一目標(biāo)，首先就必須要摒棄掉傳統(tǒng)的陳舊觀念，接受和學(xué)習(xí)適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)醫(yī)療體系的新觀念，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的職能，使得醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)成為一個(gè)儲(chǔ)備著醫(yī)療信息、醫(yī)療研究的資料、醫(yī)院管理?xiàng)l件和領(lǐng)導(dǎo)決策的文件等內(nèi)容的綜合完整性的系統(tǒng)。
（2）完善病案檔案管理體系。
把醫(yī)院病案檔案管理工作納入到醫(yī)院檔案管理的工作體系中，同時(shí)醫(yī)院的檔案管理工作要做到“三個(gè)統(tǒng)一”，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)和統(tǒng)一制度。對(duì)醫(yī)院檔案管理工作部門和分管醫(yī)院檔案工作的院長，要明確他們的職責(zé)和任務(wù)，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)務(wù)必要包括醫(yī)院病案檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案集中管理的原則。由于病案管理有著特殊的專業(yè)性，因此它還受醫(yī)院病案管理委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督；在統(tǒng)一機(jī)構(gòu)上，要明確和強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理部門的職能，使其成為醫(yī)院運(yùn)行信息管理的專業(yè)性主管部門；將醫(yī)院病案檔案管理工作納入到全院檔案管理的范疇，并將相關(guān)人員的責(zé)任界面劃分清晰。首先，醫(yī)院的檔案部門應(yīng)該將病案方案管理和其它種類的檔案管理做全面考慮，將醫(yī)院病案管理工作整合到全院檔案管理工作的整體體系中，統(tǒng)籌制定檔案管理工作的規(guī)劃和計(jì)劃，并定期對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，其中包括對(duì)醫(yī)院病案檔案的管理工作。其次，在收集和整理醫(yī)院病案檔案時(shí)，檔案部門要根據(jù)病案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在保證病案檔案的完整齊全和準(zhǔn)確規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照病案管理要求要進(jìn)行病案檔案的管理工作。再次，醫(yī)院的檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)病案的保管工作，對(duì)病案的檔案管理進(jìn)行整體規(guī)劃并科學(xué)布局，完整及安全的保管病案檔案。在對(duì)相關(guān)工作人員的管理上，可以推行崗位責(zé)任制，要求醫(yī)院病案檔案的管理人員認(rèn)真履行檔案管理的工作職責(zé)，檔案管理部門和醫(yī)院相關(guān)主管部門要定期不定期的對(duì)其檢查和考核，對(duì)病案檔案管理做得好的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)病案檔案管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞的要予以相應(yīng)懲罰，做到獎(jiǎng)懲分明，提高檔案管理人員的工作積極性。在醫(yī)院的人才培養(yǎng)上，要將醫(yī)院的病案檔案管理人員列于人才培養(yǎng)計(jì)劃，以此來提高醫(yī)院病案檔案管理的工作質(zhì)量。
（3）挖掘病案檔案信息資源。
醫(yī)院的檔案管理部門服務(wù)于醫(yī)院工作最直接最具體的表現(xiàn)就是，將醫(yī)院的相關(guān)檔案信息提供出來，作為領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療研究和醫(yī)院管理的依據(jù)。目前，醫(yī)院檔案信息服務(wù)相對(duì)滯后，不能滿足對(duì)信息要求具有實(shí)效性的需求，為了解決這一現(xiàn)象，醫(yī)院的檔案管理部門要積極籌建一個(gè)現(xiàn)代化的醫(yī)院綜合檔案目錄中心，用以存放醫(yī)院所有的檔案文件目錄，并與醫(yī)院的各業(yè)務(wù)科室實(shí)現(xiàn)微機(jī)互聯(lián)，這樣，如需使用相關(guān)檔案信息，就可以直接在目錄庫里查出，大大提高了工作效率。而且，在醫(yī)院有了對(duì)某項(xiàng)病例的醫(yī)療研究成果時(shí)，信息儲(chǔ)存庫就可以發(fā)揮其強(qiáng)大的優(yōu)勢，在病案檔案管理人員對(duì)科研成果檔案進(jìn)行分析加工后，可以用其進(jìn)行檔案的編研和傳播科研成果，以便更好的為醫(yī)療科研和廣大患者服務(wù)。另外，還要做好醫(yī)院病案檔案信息的反饋工作，以此來完善檔案信息的開發(fā)。必須要深入研究檔案開發(fā)中所利用到的反饋信息，來了解開發(fā)信息是否得到合理全面的利用，并從中總結(jié)出檔案信息開發(fā)工作的潛在規(guī)律，為進(jìn)一步開發(fā)和完善檔案信息資源提供依據(jù)。同時(shí)，還可以找出檔案信息資源開發(fā)工作中的不足，以便采取有效措施進(jìn)行控制和調(diào)整，保證醫(yī)院病案檔案信息開發(fā)工作的持續(xù)健康發(fā)展。
（4）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
有條件的單位應(yīng)該配備專業(yè)的檔案管理員，并加強(qiáng)對(duì)管理人員的繼續(xù)教育，定期參加省檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提高業(yè)務(wù)人員的檔案管理水平。首先必須強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)理論水平知識(shí)，使之能夠深入到崗位的第一線，能夠主動(dòng)提供醫(yī)療衛(wèi)生信息資料，其次還必須學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)更加高效快捷的服務(wù)。
3 結(jié)語
本文通過分析當(dāng)前新時(shí)期下我國醫(yī)院病案檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)醫(yī)院病案檔案管理工作的相應(yīng)對(duì)策，用以提高醫(yī)院病案檔案管理的工作效率和質(zhì)量，從而促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
1 檔案管理在醫(yī)院行業(yè)的意義及內(nèi)容
檔案管理在醫(yī)院行業(yè)具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區(qū)別于其他行業(yè)的地方體現(xiàn)在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫；第二方面，擁有了信息資源庫，對(duì)醫(yī)院起著有效的監(jiān)控作用；第三方面，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息庫資源進(jìn)行分析比對(duì)，調(diào)取各個(gè)單位的資料，進(jìn)行分析，提高?t院的管理效率，并做到有效預(yù)測，規(guī)避不必要的浪費(fèi)。
既然檔案管理在醫(yī)院行業(yè)如此重要，那么一般來說醫(yī)院行業(yè)的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫(yī)院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎(chǔ)建設(shè)、人事檔案、其他發(fā)展資料等，以及發(fā)展過程中的各種信息的收集整理，是醫(yī)院要進(jìn)行有效管理的必須基礎(chǔ)信息資料。
2 當(dāng)今檔案管理在醫(yī)院行業(yè)存在的弊端
醫(yī)院行業(yè)檔案管理現(xiàn)階段錯(cuò)在的弊端主要體現(xiàn)在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面。
2.1 管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善
每個(gè)行業(yè)根據(jù)自身的特點(diǎn)應(yīng)該設(shè)立不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立不同的檔案管理方法。醫(yī)院行業(yè)區(qū)別于其他行業(yè)的特點(diǎn)在于它有病歷檔案。早期醫(yī)院檔案管理沒有意識(shí)到檔案管理的重要意義，比如沒有意識(shí)到檔案管理除了對(duì)歷史信息的收集搜索外，還可以進(jìn)行分析對(duì)比。這就造成了醫(yī)院行業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候沒有進(jìn)行分類整理，只是簡單的進(jìn)行收集整理?，F(xiàn)如今要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析的時(shí)候，就需要重新分類整理，再進(jìn)行分析，這就造成醫(yī)院的重復(fù)工作，降低了工作效率。
2.2 欠缺專業(yè)知識(shí)
由于歷史原因，醫(yī)院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫(yī)生的專業(yè)能力，而對(duì)于關(guān)于醫(yī)院管理方面沒有引起重視，未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。而醫(yī)院行業(yè)的檔案管理涉及到人事管理、文書管理、病歷管理等多個(gè)方面，一般的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行管理未免知識(shí)不足，不能進(jìn)行正確的分類整理管理，沒有應(yīng)有的檔案管理邏輯，這就會(huì)在進(jìn)行信息比對(duì)分析的時(shí)候出現(xiàn)差錯(cuò)，需要重新分類整理，加重醫(yī)院檔案管理負(fù)擔(dān)，重復(fù)工作，不能提高工作效率。
2.3 未統(tǒng)一檔案信息管理形式
雖然醫(yī)院進(jìn)行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問題。第一個(gè)問題，沒有正確的進(jìn)行分類，只是簡單的按照科室進(jìn)行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無法進(jìn)行綜合分析。比如有一個(gè)患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個(gè)科室去調(diào)用，然后進(jìn)行分析。這樣工作量大，不能及時(shí)找到相關(guān)病歷，不利于對(duì)病患進(jìn)行快速診斷治療，不利于醫(yī)院的發(fā)展。第二個(gè)問題，沒有深刻應(yīng)用信息技術(shù)。由于歷史原因，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒有進(jìn)行應(yīng)有的分類，只是簡單的進(jìn)行信息收集，只能提供簡單的查詢、查閱功能，沒有相應(yīng)的分析功能。而電子信息要體現(xiàn)優(yōu)勢作用主要依靠的是他的分析比對(duì)功能，由于醫(yī)院沒有真正體會(huì)到檔案管理的重要性，沒有進(jìn)行分類，沒有設(shè)置專業(yè)的人員進(jìn)行管理。造成檔案管理無法進(jìn)行分析比對(duì)，沒有利用價(jià)值。
2.4 檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
主要由于醫(yī)院沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，既沒有設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，只是由相關(guān)人員進(jìn)行簡單收集。如果沒有領(lǐng)導(dǎo)指派要求，相關(guān)人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒有主動(dòng)的檔案服務(wù)意識(shí)。
3 檔案管理改革的主要方式
既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對(duì)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面提出了以下的改革方式，來避免弊端的出現(xiàn)或是更少的幾率出現(xiàn)。首先要從意識(shí)上提高，其次要從手段上提高，再次進(jìn)行人才培養(yǎng)，最后要建立有效的管理機(jī)構(gòu)。
3.1 從意識(shí)上提高檔案管理
只有從意識(shí)上提高檔案管理，才能從根本上提高醫(yī)院的檔案管理。提高意識(shí)從高層到基層的順序進(jìn)行，只有高層的意識(shí)上來了，基層才會(huì)行動(dòng)起來，變被動(dòng)為主動(dòng)。第一，提高高層的檔案管理的意識(shí)。相信很多管理者已經(jīng)知道檔案管理的重要性，在意識(shí)上已經(jīng)知道了，那么下面就是行動(dòng)上的提高，幫助基層提高意識(shí)，高層可以通過會(huì)議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫(yī)院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識(shí)。管理者應(yīng)該分塊告知基層檔案管理人員應(yīng)該分類整理的內(nèi)容，避免各個(gè)科室部門重復(fù)工作，并培養(yǎng)基層人員分類整理意識(shí)，畢竟收集信息要靠基層人員來操作完成。
3.2 在手段上提高檔案管理
在手段上提高檔案管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，要建立統(tǒng)一的資源庫。以前醫(yī)院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統(tǒng)一的資源庫后，按照類別進(jìn)行分類，醫(yī)院的所有信息都在里面，全醫(yī)院共享。也有利于進(jìn)行分析比對(duì)，所有信息在一起后，利用大數(shù)據(jù)可以分析公司歷史發(fā)展的利弊，對(duì)公司未來發(fā)展進(jìn)行預(yù)警，規(guī)劃，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。二是，要建立各大醫(yī)院的資源共享。建立同行業(yè)資源共享后，可以看到其他醫(yī)院的資料資源，也可以看到自己所在醫(yī)院的發(fā)展地位，更能有利于判斷行業(yè)的發(fā)展趨勢，有諸多有利的方面。
3.3 進(jìn)行人才培養(yǎng)，提高檔案管理效率
人才是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，由于早期醫(yī)院在檔案管理方面的意識(shí)不強(qiáng)，沒有培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，為了未來醫(yī)院在檔案管理方面有所突破，需要進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。培養(yǎng)的方式主要有下面兩個(gè)，一個(gè)是對(duì)專門進(jìn)行檔案管理的人員進(jìn)行培養(yǎng)，定期或者不定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使進(jìn)行檔案管理的人員在知識(shí)上知道如何進(jìn)行檔案管理，知道如何進(jìn)行信息的整理分類。第二個(gè)是對(duì)醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，也是定期不定期的進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，主要指導(dǎo)病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來，就能從整體上提高醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的人員的素質(zhì)。
3.4 建立有效的管理機(jī)構(gòu)、機(jī)制
檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫(yī)院應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范。一般來說先是收集信息，然后進(jìn)行整理，后來進(jìn)行鑒定，最后進(jìn)行分析。在收集信息方面，應(yīng)該進(jìn)行分類收集，收集到醫(yī)院統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。在整理方面，收集的信息要進(jìn)行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個(gè)部門的檔案，然后產(chǎn)生分析報(bào)告。在分析方面，分析對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成影像的因素有哪些，然后對(duì)未來發(fā)展提出建議。
病歷檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，面對(duì)新形勢的時(shí)代要求，充分發(fā)揮病歷檔案的作用，服務(wù)于醫(yī)院管理，適應(yīng)醫(yī)療體制改革的需求，病歷檔案的管理與利用，必須依法管理。
1病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，既有檔案的共同屬性-原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，又有自己的專業(yè)特殊性：①病歷檔案的完整性與連續(xù)性；②病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者；③患者入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案；④病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。
2認(rèn)真做好病歷檔案管理工作，為醫(yī)務(wù)工作者及患者提供更好的服務(wù)
2.1利用病歷檔案，服務(wù)于一線醫(yī)務(wù)人員病歷檔案管理的目的在于為醫(yī)、教、研等方面提供信息服務(wù)，有效開發(fā)病歷檔案資源能更好地為醫(yī)院醫(yī)療工作服務(wù)，通過對(duì)病歷檔案的層層開發(fā)，有效提高病歷檔案的開發(fā)利用價(jià)值。醫(yī)院病歷檔案管理水平的提高能為醫(yī)院的科研工作提供有價(jià)值的參考資料，增加醫(yī)院的效益，這里指的效益不僅僅指醫(yī)院的經(jīng)意效益，更包括醫(yī)院的社會(huì)效益，只有醫(yī)院的社會(huì)效益不斷提高，才能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益提高提供強(qiáng)大的后盾。
2.2利用病歷檔案，服務(wù)于患者立足以患者為中心，更好的服務(wù)于患者，不斷的提高醫(yī)療和服務(wù)質(zhì)量，調(diào)動(dòng)患者參與意識(shí)，讓患者得到更高水平的治療。加強(qiáng)醫(yī)院病歷檔案管理可以滿足不斷增長的患方對(duì)病歷檔案的利用需求。隨著患方法律意識(shí)、維權(quán)意識(shí)和健康保健意識(shí)的不斷增強(qiáng)，患方就其個(gè)人在醫(yī)方診療過程中形成的病歷檔案的知情權(quán)和利用需求也在不斷增長。近年來患方利用病案信息進(jìn)行維權(quán)、健康咨詢、院外會(huì)診等現(xiàn)象越來越多，醫(yī)院只有加強(qiáng)對(duì)病歷檔案的管理，才能滿足患方利用病歷檔案的合理需求，從而促進(jìn)醫(yī)患關(guān)系更加和諧。
3加強(qiáng)病歷檔案管理的意義
加強(qiáng)醫(yī)院病歷檔案管理是有效規(guī)范醫(yī)務(wù)工作者依法執(zhí)醫(yī)行為、指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營管理、提高醫(yī)院整體管理水平的有效保障。病歷檔案是醫(yī)院管理中最為重要的信息資料，通過加強(qiáng)對(duì)病歷檔案的管理，可以有效規(guī)范檔案形成責(zé)任人即醫(yī)務(wù)工作者的依法執(zhí)業(yè)行為。病歷檔案可以客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)、及時(shí)地反映出醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、護(hù)理質(zhì)量、管理質(zhì)量的現(xiàn)實(shí)水平，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策和規(guī)劃發(fā)展的重要參考，是上級(jí)部門檢查和督促醫(yī)院各項(xiàng)工作的可靠依據(jù)，是醫(yī)療、護(hù)理業(yè)務(wù)工作質(zhì)量、數(shù)量等量化統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。趨于完善、規(guī)范的病歷檔案管理是醫(yī)院提高整體管理水平，促進(jìn)和指導(dǎo)醫(yī)院良性發(fā)展的有效保障。病歷檔案是醫(yī)院必不可少的管理環(huán)節(jié)和重要信息庫，是一個(gè)醫(yī)院治療成果和水平的重要體現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院本身和患者來說都是非常重要的，這也是醫(yī)院醫(yī)療水平的最終結(jié)果體現(xiàn)，需要醫(yī)院上下共同努力維護(hù)。
4醫(yī)院檔案管理工作新思路
4.1隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化發(fā)展檔案工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中不可或缺的一部分，醫(yī)院檔案工作人員對(duì)醫(yī)院的檔案工作進(jìn)行全面而系統(tǒng)的管理，因此在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)和決策的作用。因此提高檔案管理人員的全面素質(zhì)培養(yǎng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)培養(yǎng)創(chuàng)建一直有信念有理想、具備鉆研精神和創(chuàng)新精神的管理隊(duì)伍成為醫(yī)院檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。
4.2以前的醫(yī)院沒有獨(dú)立的檔案管理部門造成檔案管理工作非常被動(dòng)段有自主權(quán)。因此完善醫(yī)院檔案管理體制、建設(shè)醫(yī)院檔案管理制度成為了醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)。醫(yī)院應(yīng)逐步盡力檔案管理的專職機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，這樣有利于檔案工作的順利進(jìn)行。醫(yī)院還應(yīng)把檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中對(duì)主任實(shí)施績效考核，責(zé)任到人，有獎(jiǎng)有罰，明確主任對(duì)檔案工作的職責(zé)，改進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本，檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化指的是檔案管理的內(nèi)容、編號(hào)、分類以及案卷目錄是否符合標(biāo)準(zhǔn)符合各項(xiàng)規(guī)定。醫(yī)院想要做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化就必須使現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理有法可依、有章可循。從初步收集整理到最后歸檔入機(jī)都有一套清新明確的流程保證檔案完整和準(zhǔn)確。
