發(fā)布時間：2023-06-06 15:56:39
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1.1檔案管理人員的管理意識不強
在現(xiàn)今醫(yī)院人事檔案中，由于管理人員對檔案的不重視，導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)偽造、丟失和錯漏等情況。另外部分醫(yī)院出現(xiàn)了“棄檔”問題，原因是這些檔案沒有對人才的整體素質(zhì)進行反應(yīng)，醫(yī)院不能通過檔案看到人才的綜合能力素質(zhì)。因醫(yī)院人事檔案沒有專業(yè)的管理人員，一般是由其他相關(guān)人員兼職管理，所以忽視了檔案管理的重要性，對于其管理也只是走流程，應(yīng)付上級檢查
1.2管理方式落后
良好的管理方式離不開先進的檔案管理設(shè)備和完善的系統(tǒng)，然而部分醫(yī)院對于人事檔案管理沒有重視，對于建設(shè)完善的檔案管理沒有投入過多的資金，導(dǎo)致缺少必備的基礎(chǔ)管理設(shè)備，甚至沒有相關(guān)的管理部門。人事檔案管理還停留人工操作上，電子化管理沒有得到普及，也不能利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，從而降低了醫(yī)院人事管理工作的工作效率，檔案的處理也變得更加的困難。
1.3檔案管理制度不夠完善
由于一些醫(yī)院沒有根據(jù)實際情況來發(fā)展人事管理制度，也沒有相關(guān)的制度考核措施，檔案通過不同的渠道、不同的部門、不同的時間被移交人事檔案管理部門，導(dǎo)致人事檔案材料的不完善和不規(guī)范。從事人事檔案管理的工作人員對人事檔案管理的責(zé)任心不強，沒有充分認(rèn)識到檔案的重要性，使人事檔案的操作不合理、收集不夠及時甚至出現(xiàn)丟失的情況。因人員的流動較大，醫(yī)院使用人才的手續(xù)也變得簡潔化，在人事檔案管理中，終身制沒有得以及時糾正，補充，既阻礙醫(yī)院人員的流通性也對上級人事部門的審批工作造成一定的困難。
1.4檔案管理制度單一化
盡管時代在不斷的發(fā)展，部分醫(yī)院在對人事管理的工作上沒有跟上時代的步伐，仍然使用很多年前的老方法對其進行管理，由于其管理制度的單一性，不能為醫(yī)院更好的創(chuàng)造價值，延緩了醫(yī)院的發(fā)展。
1.5檔案過于陳舊
因為現(xiàn)今醫(yī)院的人事檔案大多放在檔案室中，常年沒有人進行翻動，需要查詢信息時非常困難，而且檔案中由于人員的疏漏存在不真實或與真實情況不符合的情況，如果需要對人事檔案進行修改，則具備一定的工作難度。
2對醫(yī)院人事檔案管理的方法措施
2.1對人事檔案進行現(xiàn)代化管理
醫(yī)院需要根據(jù)人事檔案的管理流程和指定的規(guī)章制度對人事檔案進行信息自動化的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院人事檔案的編制不要根據(jù)國家相關(guān)政策來執(zhí)行，在管理執(zhí)行過程中可以根據(jù)檔案所屬人的具體情況進行分級處理，然后由檔案管理人員利用電子系統(tǒng)對人事檔案進行管理，對醫(yī)院的每個工作人員進行電子存檔。人事檔案的電子檔可以跟人事管理同步進行，這樣既避免了因人事檔案材料的滯后性引起的失真，又有利于讓醫(yī)院的人事檔案具備真實性和完整性。將計算機運用到醫(yī)院人事檔案的管理工作中，快捷的對人事檔案進行檢索相關(guān)人員、歸檔相關(guān)信息、查詢?nèi)藛T、傳遞舊信息、接收新信息、輸出需要的內(nèi)容，對人事檔案進行合理利用。由于人事檔案的唯一性，在對人事檔案進行查閱長，需保證人事檔案的完整性，不能進行隨意的修改和刪除資料。同事檔案具備一定的嚴(yán)密性，沒有得到相關(guān)允許，嚴(yán)禁私自查閱信息。完善真實的人事檔案有利于醫(yī)院對于醫(yī)護人員的素質(zhì)情況、人才結(jié)構(gòu)等進行準(zhǔn)確且快速的分析，為人才指定相關(guān)數(shù)據(jù)表格，方便醫(yī)院對人才的管理和相關(guān)人才政策的指定，有利于實現(xiàn)知人善用的效果。另外可以根據(jù)人事檔案中不同員工的特點指定培訓(xùn)計劃，使人事檔案更好的為提高經(jīng)濟效益和社會效益做貢獻。
2.2對人事檔案系統(tǒng)進行及時維護更新
人事檔案管理系統(tǒng)不能只在系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時候才對其進行維護，日常的生活中也需要專門的人員對醫(yī)院人事檔案管理進行維護。平時不注重對系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)維護，出現(xiàn)問題時會加大修改的難度。人事檔案管理維護需要對其軟件和硬件兩方面進行維護，因其軟件維護的復(fù)雜性，要求相關(guān)人員需要對系統(tǒng)做好相關(guān)的數(shù)據(jù)備份工作。其中重要的文件部分需要進行多項數(shù)據(jù)的備份。
2.3對相關(guān)管理人員進行培訓(xùn)
隨著信息化的發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是現(xiàn)代化的人事管理模式，醫(yī)院人事檔案作為個人信息的真實記錄，要求對其進行錄入的人員必須提高管理意識，要充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性；認(rèn)識到醫(yī)院的潛在生產(chǎn)力是新世紀(jì)人才，可以為醫(yī)院創(chuàng)造更大的效益。醫(yī)院的人事檔案管理人員也需要具備主動服務(wù)的觀念，幫助醫(yī)院挖掘優(yōu)秀的人力資源，是服務(wù)功能得以延伸。將醫(yī)院人事檔案中的人才信息金屬快速準(zhǔn)確的傳遞給相關(guān)科室，為醫(yī)院的相關(guān)科研部門提供方便快捷的服務(wù)。同時院方需要增加對人事管理軟硬件設(shè)備的資金投入。利用先進的科學(xué)技術(shù)手段幫助醫(yī)院人事檔案進行人性化管理，實現(xiàn)醫(yī)院人事管理的現(xiàn)代高效化發(fā)展模式。
2.4完善人事管理制度
無規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院為更科學(xué)、有效的進行人事檔案管理，需要制定一系列例如《醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范》的人事檔案制度，它們有利于為醫(yī)院人事檔案的歸檔、整體利用收集等方面提供可靠依據(jù)。在醫(yī)院進行人事檔案管理相關(guān)活動時，需要實際情況，使活動中所有的內(nèi)容都有相關(guān)的制度參照。醫(yī)院人事檔案管理制度的建立需要根據(jù)醫(yī)院的實際情況，結(jié)合人事檔案管理的規(guī)律進行指定。使檔案可以做到“檔隨人走”，避免出現(xiàn)人為篡改檔案和編造假檔案的現(xiàn)象發(fā)生，使人事觀看檔案具備嚴(yán)謹(jǐn)、合理和科學(xué)的原則。
3結(jié)論
1 檔案管理工作在深化改革中出現(xiàn)的問題
1.1 不重視檔案管理部門
檔案管理工作是針對人力資源和經(jīng)濟項目等進行檔案資料的管理，在傳統(tǒng)的工作形式中，并沒有詳細的分析檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展影響，就是在企事業(yè)單位中也存在嚴(yán)重的忽視的現(xiàn)象。沒有在重大的會議中進行全面化和真實性檔案信息的利用，造成了企業(yè)在經(jīng)濟決策中存在偏差的現(xiàn)象，影響了企業(yè)的長久建設(shè)。由于檔案管理工作的不重視是長期存在的，即使是在整個社會的呼吁和科學(xué)化管理的促進中，也沒有重視度的顯著提高，在管理層和基層工作人員中常出現(xiàn)工作閑散，不注重檔案管理分類、真實性管理和保密建設(shè)等。在個人信息和企業(yè)經(jīng)濟重要信息的管理中，造成了風(fēng)險隱患，因此，加強檔案管理工作十分必要，也是現(xiàn)代化經(jīng)濟建設(shè)的必要。
1.2 檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)
檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。
1.3 許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)
檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認(rèn)真誠實的填寫相關(guān)檔案，如果不認(rèn)真對待就會造成嚴(yán)重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。
1.4 信息化建設(shè)發(fā)展緩慢
在計算機信息化時代，我國的各項經(jīng)濟都有了較大的提高，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，將復(fù)雜的工作內(nèi)容在電腦程序中實現(xiàn)了簡單化的處理，改變了人力勞動的局面，這不僅提高了工作的效率，還保證了檔案管理資料的準(zhǔn)確性。在信息化的推廣中，由于資金和人才的缺失出現(xiàn)了推廣速度較慢的現(xiàn)象，特別是在二三線城市或中小型企業(yè)中，還沒有形成網(wǎng)絡(luò)化和信息化檔案管理的使用，及時進行了計算機軟件的連接，但是在檔案管理的應(yīng)用中并沒有最大化的發(fā)揮出效果，沒有建立信息公共平臺，在企業(yè)的各部門溝通中依然沒有現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。
2 檔案管理工作的方法和注意事項
2.1 提高檔案管理工作意識
在新時期的人才培養(yǎng)中，需要對新一代的人在進行科學(xué)管理的培訓(xùn)，其中就要深化基礎(chǔ)工作的重要意義，明確檔案管理在企業(yè)中的重要意義，在提高重視度的同時也提倡人才在工作中的檔案使用，學(xué)會利用真實的數(shù)據(jù)與資料進行工作計劃。對于檔案內(nèi)部的管理人員，要進行既具備檔案管理能力，又具備信息化應(yīng)用的復(fù)合型人才。企業(yè)內(nèi)部在注重檔案管理工作重視的同時，不僅僅要在相關(guān)制度中明確、在管理監(jiān)督工作中加強，還要在應(yīng)用設(shè)施上進行資金成本的投入，如建立安全性較好的檔案庫、除濕機和計算機設(shè)備等，無論是在紙質(zhì)類文件還是在信息化建設(shè)中，都能夠保證工作的順利設(shè)施。
2.2 深化檔案信息交接過程
在檔案管理工作中，要根據(jù)檔案管理工作規(guī)范進行信息交接過程的控制，針對交接手續(xù)進行嚴(yán)格的執(zhí)行，不姑息檔案資料內(nèi)容不符的人員，在交接中要注重數(shù)據(jù)信息的完整性，真實性。在涉及到財務(wù)檔案管理內(nèi)容中要進行賬務(wù)是否相符的比對，按照檔案信息的分類進行正確的歸檔處理，并在計算機信息化的應(yīng)用中進行檔案傳遞人員的記錄、檔案信息和屬性記錄等，一是便于人員的借閱，二是一旦發(fā)生問題可以進行責(zé)任人的確定。另外，在檔案資料的借閱中，要根據(jù)借閱者的尋求進行耐心服務(wù)，尋求借閱人員的使用目的，這不僅有利于重點信息的把握，還有利于未來的服務(wù)型檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。
2.3 健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。
2.4 建章立制，有章可循，規(guī)范操作
建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個流程應(yīng)符合實際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范其操作流程，認(rèn)真細致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時更應(yīng)該加強規(guī)范性，避免錯誤的發(fā)生。
目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實性與準(zhǔn)確性，參加工作的時間存在隨意填寫的情況。因為其涉及了醫(yī)院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作，很多醫(yī)院員工在醫(yī)院工作多年沒有得到晉升的機會，對薪水的漲幅也不滿意，轉(zhuǎn)而怪罪是醫(yī)院的問題。其實不然，現(xiàn)在很多的醫(yī)院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫(yī)院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫(yī)院工作積累了經(jīng)驗后去別的醫(yī)院就能夠得到轉(zhuǎn)正的機會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導(dǎo)致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫(yī)院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數(shù)職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現(xiàn)。因此，本文基于這一點，將就醫(yī)院人事檔案管理的方式進行分析與研究。
1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時代，互聯(lián)網(wǎng)加計算機的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開發(fā)或購買計算機管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。
2 轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性
人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴(yán)格要求的。所以，一定要對此進行嚴(yán)格的控制，對一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來確保其規(guī)范性。最后就是對于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現(xiàn)一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現(xiàn)出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。
3 增強服務(wù)意識，提高醫(yī)院人事檔案社會的使用率
醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會價值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：
第一，提高人事檔案的利用率，加強服務(wù)意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發(fā)與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質(zhì)進行調(diào)動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關(guān)的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。
第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現(xiàn)在有了計算機與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評估風(fēng)險的措施
當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
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【關(guān)鍵詞】 疾控中心；檔案管理；問題；方法
在疾控中心的整個建設(shè)管理工作中，檔案資料是各種工作信息的一個非常重要的傳承載體，對相關(guān)檔案資料的管理工作是確保疾控中心正常工作運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性保障。因此，疾控中心必須加強病例、設(shè)備以及人事等方面的檔案管理工作，從而確保疾控工作的順利開展。本文就當(dāng)前我國疾控中心在檔案管理中存在的一些問題進行分析和總結(jié)，并就疾控中心檔案管理工作的加強方法和注意事項進行研究和討論，從而使疾控中心更好的開展工作。
1 疾控中心檔案管理中的問題
目前，我國大部分地區(qū)的疾控中心在檔案管理的工作過程中主要存在以下幾個方面的問題和不足，具體體現(xiàn)在：
1.1 檔案存在失真問題
我國有些疾控中心的檔案資料存在信息失真、缺失問題，這些都嚴(yán)重降低了檔案的真實度和可信度。究其原因主要是由于：
1.1.1 因為設(shè)備、技術(shù)等方面的不足，導(dǎo)致工作人員在資料的收集、轉(zhuǎn)遞、整理、利用等過程中出現(xiàn)或多或少的檔案資料的變形、缺損、遺失等，從而造成檔案資料信息的失真失實。
1.1.2 因為檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平上的良莠不齊，導(dǎo)致其對檔案資料的甄別能力不同，沒有及時的發(fā)現(xiàn)一些假履歷、假職稱等虛假檔案，從而使得這些不實檔案進入到疾控中心的檔案庫中，造成信息的失真。
1.1.3 因為監(jiān)督機制的不健全，導(dǎo)致檔案在其形成、整理和補充過程當(dāng)中，不能得到有效的管理和控制，從而使不少人鉆了“空子”，導(dǎo)致檔案資料的不實。
1.2 檔案管理的模式方法落后 目前，我國部分疾控中心在檔案管理過程中仍舊沿用的是以前的傳統(tǒng)管理方法和模式，在檔案的分類、整理和格局布置上比較僵化，不能很好的適應(yīng)當(dāng)前高速變化發(fā)展的醫(yī)療環(huán)境和社會形勢。同時，在檔案的資料內(nèi)容上也多以靜態(tài)資料為主，缺乏現(xiàn)代化、信息化的影像資料，這在一定程度上也阻礙了疾控中心信息化建設(shè)的進程。
1.3 部分地區(qū)存在“棄檔”問題 隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和改革開放工作的不斷深入，使得人才在當(dāng)前社會行業(yè)發(fā)展中越來越被關(guān)注和重視，有些疾控中心為了吸引更多的高學(xué)歷、高層次、高技能的醫(yī)療人才，許諾為他們重新建立檔案，從而導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。同時，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷改革，有些疾控中心在變更檔案管理系統(tǒng)模式時，對一些不常用到的陳舊檔案丟棄、銷毀，從而導(dǎo)致檔案資料的缺失。
1.4 檔案的更新速度和利用效率低 疾控中心由于不是一線的醫(yī)療單位，因此在檔案尤其是一些新增疾病檔案的更新方面跟不上實際的疾病發(fā)展情況，從而導(dǎo)致其不能在第一時間控制病情的發(fā)展。同時，疾控中心對相關(guān)檔案的整理、利用效率偏低，有些檔案甚至很少被人問津，從而導(dǎo)致疾控中心在出現(xiàn)相似病癥時不能快速的做出恰當(dāng)、有效的反映。
2 加強疾控中心檔案管理的措施
針對當(dāng)前我國疾控中心在檔案管理工作中存在的問題，在今后的管理中，疾控中心可以采用以下幾個方面的方法來提高檔案管理的質(zhì)量和水平，下面就其具體注意事項進行分析：
2.1 加強疾控中心檔案管理的法制化建設(shè) 國家要根據(jù)我國疾控中心檔案管理工作的實際狀況，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)改革發(fā)展的情況，積極的建立健全相關(guān)的法律、法規(guī)和政策制度，構(gòu)建全面、完善的檔案管理法律保障體系，切實規(guī)范疾控中心檔案管理工作在收集、整理、劃分、傳遞、調(diào)用等各個方面的管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，從而促進和推動我國疾控中心的檔案管理工作不斷的向著法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的方向邁進。
2.2 大力建設(shè)疾控中心的檔案基礎(chǔ)工作 目前，疾控中心的檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)主要包括有制度規(guī)范、設(shè)備設(shè)施、組織機構(gòu)等方面的內(nèi)容。在實際的建設(shè)過程中，疾控中心的各級領(lǐng)導(dǎo)要大力推行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對一些重要基礎(chǔ)工作的檔案資料要進行直屬化的管理。同時，還要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平，定期的對他們進行相關(guān)專業(yè)知識和計算機技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高他們的職能素質(zhì)和水平，從而確保疾控中心檔案管理工作的順利開展。
2.3 創(chuàng)新檔案管理的新模式 目前，疾控中心的檔案資料在內(nèi)容上大致可以劃分為業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備、財務(wù)、實物、影像等，其管理的模式通常是采用科室以及中心檔案室的兩級管理模式。由于我國疾控中心的檔案管理模式受計劃經(jīng)濟的影響較重，在模式方法上存在一定的定式和僵化，因此，疾控中心必須要順應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的新形勢，積極的創(chuàng)新和改革當(dāng)前檔案管理模式，加強中心內(nèi)部各個部門在檔案資料上的信息共享，確?？剖覚n案管理的便利性和延續(xù)性，確保中心檔案室管理的嚴(yán)密性，從而不斷提高疾控中心檔案管理的質(zhì)量和水平。
2.4 大力建設(shè)信息化檔案管理體系 隨著社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度的普及，疾控中心在進行檔案管理時也必須要加快對它的信息自動化建設(shè)，構(gòu)建全面、系統(tǒng)的信息化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的電子化、自動化和智能化辦公，加大對電子資料、影像資料的管理和控制，從而不斷提高疾控中心檔案管理工作的效率和質(zhì)量水平。
3 結(jié)語
檔案是信息保存和傳承的一個非常重要的渠道，同時，它也是一種信息資源，對社會文化的傳承和發(fā)展有著十分重要的作用意義。因此，疾控中心必須要著重加強對相關(guān)檔案資料的管理，使疾控中心的病癥、設(shè)備、人員等方面的檔案信息都能夠得到很好的保存和管理，為疾控中心的發(fā)展積累更多的有價值的信息資料，從而確保疾控中心的持續(xù)、良性建設(shè)發(fā)展。
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摘要：班主任工作是學(xué)校工作的重中之重。做好班主任工作對于學(xué)校、學(xué)生家庭、學(xué)生個人以及班主任自身有著重要的意義。班主任對學(xué)生進行檔案管理即班主任對學(xué)生的家庭住址、家庭狀況、社會關(guān)系、家長聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)簡歷、身體素質(zhì)、學(xué)生在校情況工作去向等情況進行登記管理。這種檔案管理對于當(dāng)今的教育教學(xué)以及學(xué)生的成長具有不可替代的作用。
關(guān)鍵詞：檔案管理；基本情況；量化考核
班主任工作是學(xué)校工作的重中之重。做好班主任工作對于學(xué)校、學(xué)生家庭、學(xué)生個人以及班主任自身有著重要的意義。怎樣才能比較輕松而又簡便地做好班主任工作呢？我以為班主任必須首先做好對學(xué)生進行檔案管理。
班主任對學(xué)生進行檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）即班主任對學(xué)生的家庭住址、家庭狀況、社會關(guān)系、家長聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)簡歷、身體素質(zhì)、學(xué)生在校情況（出勤、勞動態(tài)度、品行、性格、考試成績、特長、人際交往、獲獎、違紀(jì)學(xué)期評語）、工作去向等情況進行登記管理。這種檔案管理對于當(dāng)今的教育教學(xué)以及學(xué)生的成長具有不可替代的作用。
首先，檔案管理是學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，是學(xué)校決策者和管理者決策管理的重要依據(jù)。
其次，檔案管理是班主任決策班級事務(wù)、賞罰學(xué)生、聯(lián)絡(luò)家長、開展各項工作的重要參考資料。
第三，檔案管理還是所有任課老師因材施教、輔導(dǎo)學(xué)生、管理學(xué)生的腳本。
第四，做好檔案管理，有利于學(xué)校工作具有連續(xù)性、有序性，可以為學(xué)校工作的正規(guī)化、計算機化提供保障，可以提高學(xué)校工作和班主任工作的效率和質(zhì)量。
怎樣對學(xué)生進行檔案管理呢？我以為應(yīng)首先設(shè)立這樣幾個項目：
一、基本情況
1、家庭住址：要詳細地址
2、家庭狀況：人口，相互關(guān)系，工作概況，經(jīng)濟收入。父母等管理人的聯(lián)系電話或方式。
3、主要社會關(guān)系：主要是在校期間來往走動的親戚及朋友的地址、聯(lián)系方式。
4、學(xué)習(xí)簡歷：主要填寫畢業(yè)（初中）學(xué)校及班主任（初中）姓名、聯(lián)系方式，便于了解該生過去的相關(guān)情況。
5、身體素質(zhì)：主要了解有無特殊病史或特殊病癥。
6、性格特征：在平時的學(xué)習(xí)生活中有沒有怪異行為，是否特別孤僻或兇悍。
二、學(xué)生在校情況：可以用以下條款來量化考核
（一）遵守紀(jì)律
1、自覺遵守紀(jì)律：自覺遵守中學(xué)生守則和中學(xué)生日常行為規(guī)范，課堂上專心聽講，不講話，不做影響他人學(xué)習(xí)的事。
2、基本遵守紀(jì)律：遵守中學(xué)生守則和中學(xué)生日常行為規(guī)范，課堂上偶爾講話或偶爾影響他人學(xué)習(xí)，經(jīng)批評教育能改正。
3、經(jīng)常違反紀(jì)律：上課經(jīng)常講話影響他人學(xué)習(xí)，或不接受批評教育，屢次違反中學(xué)生日常行為規(guī)范。
（二）學(xué)習(xí)態(tài)度
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)：上課專心聽講，獨立完成老師布置的作業(yè)，勤于思考，認(rèn)真回答老師的提問。
2、學(xué)習(xí)表現(xiàn)一般：上課能聽講，獨立完成老師布置的作業(yè)，能回答老師提出的問題。
3、學(xué)習(xí)不認(rèn)真：上課聽講不認(rèn)真，有時不完成老師布置的作業(yè)。
（三）勞動觀念
1、勞動表現(xiàn)好：積極參加勞動，認(rèn)真打掃衛(wèi)生，生產(chǎn)實習(xí)完成任務(wù)好。
2、勞動表現(xiàn)一般：能打掃衛(wèi)生，生產(chǎn)實習(xí)任務(wù)完成一般。
3、勞動表現(xiàn)差：不參加勞動，經(jīng)常不打掃衛(wèi)生，生產(chǎn)任務(wù)不能完成或完成質(zhì)量差。
（四）文明禮貌
1、文明禮貌好：不講臟話，使用文明語言。對師長有禮貌，接受批評，不頂撞。
2、文明禮貌一般：基本上做到使用文明語言，接受批評不夠虛心。
3、文明禮貌差：時常講臟話，有頂撞師長和公共場所起哄現(xiàn)象。
（五）課外活動
1、積極參加：積極參加集體組織的各項文體活動。
2、尚能參加：能參加集體組織的各項文體活動參加。
3、經(jīng)常不參加：對集體組織的各項文體活動不參加。
（六）關(guān)心集體
1、主動關(guān)心：經(jīng)常主動為集體做好事，不損害集體榮譽，集體利益。
2、尚能關(guān)心：有時能為集體做好事。
3、不關(guān)心：不為集體做好事，有損害集體榮譽和集體利益的行為。
（七）愛護公物
1、愛護公物：愛護學(xué)校財產(chǎn)及教室內(nèi)的一切公物，對損壞公物現(xiàn)象能進行批評。
2、尚能愛護公物：能愛護公共財物，但對破壞公物的現(xiàn)象不能展開批評。
3、不愛護公物：有破壞公物的行為或損壞公物后態(tài)度不好。
（八）獎懲分
1、加分
（1）堅持為集體、他人做好事，送溫暖加1—2分。
（2）學(xué)習(xí)態(tài)度端正，成績有明顯提高、期中期末成績排隊前進5名以上者加1—2分。
（3）為國家、集體、群眾的利益，敢于對壞人壞事作斗爭，一次加1—3分。
（4）實習(xí)生產(chǎn)中，遵守實習(xí)操作規(guī)程，刻苦鉆研技術(shù)，表現(xiàn)突出者，加1—2分。
（5）積極參加文體活動，取得突出成績?yōu)樾幑庹呒?—2分。
2、減分
（1）違反紀(jì)律，受到學(xué)校大會點名批評者，一次扣2分。
（2）遲到、早退、實習(xí)和自習(xí)課中途溜號，發(fā)現(xiàn)一次扣1分。曠課一節(jié)扣5分。
（3）擾亂課堂紀(jì)律和實習(xí)紀(jì)律，影響班級課堂評分者，一次扣1—3分。
（4）辱罵毆打他人者，一次扣1—5分。
（5）抽煙、喝酒者，發(fā)現(xiàn)一次扣5分。
（6）傳看黃色讀物者，發(fā)現(xiàn)一次扣5分。
（7）考試舞弊者，發(fā)現(xiàn)一次扣2—5分。
（8）談戀愛者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)扣5—10分。
（9）佩戴首飾，或男生留長發(fā)、女生染發(fā)、坦胸漏肚者，一次扣1—3分。
（10）撕毀或涂改通知、布告、板報者，每次扣1—3分。
（11）擾亂公共秩序，造成不良影響者，一次扣2—10分。
（12）不按規(guī)定佩戴出入證，發(fā)現(xiàn)一次扣0.5分。
（九）、操行品德量化考核的幾點說明：
1、學(xué)生操行品德量化考核，由班主任負(fù)責(zé)進行，班主任要經(jīng)常與任課老師保持聯(lián)系，深入學(xué)生之中，聽取學(xué)生意見，每周對學(xué)生進行一次考核，及時加減分，并且每月在全班作一次講評，期末把考核成績報政教處。
2、評定學(xué)生加減分時要慎重，嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)，一般表現(xiàn)不能輕易加分，只有那些優(yōu)秀學(xué)生，在某方面有突出表現(xiàn)的情況下，才能加分。減分要有充分依據(jù)，要重事實，重證據(jù)，在減分的同時，要做好學(xué)生的思想教育工作。
3、值周人員，任課老師和其他教職工，都要關(guān)心學(xué)生的健康成長，做好教育轉(zhuǎn)化工作。發(fā)現(xiàn)學(xué)生中好人好事和后進生的不良表現(xiàn)，應(yīng)及時與班主任聯(lián)系，使班主任對學(xué)生的考核搞得更好。
4、期末操行成績作為評選三好學(xué)生、優(yōu)秀團干、班干和各項積極分子的依據(jù)之一。
5、政教處和專業(yè)組每學(xué)期對各班學(xué)生的操行考核情況進行1—2次檢查。
6、學(xué)生操行量化考核工作，作為班主任工作考核內(nèi)容之一。
關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；有效管理；意義；方法
水資源作為一種清潔能源，在目前被廣泛地使用，水利工程的建設(shè)也成為常見事項。而水利工程檔案的管理也越發(fā)的受到關(guān)注和重視，水利工程檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實意義，對水利工程的質(zhì)量檢測和建設(shè)有著嚴(yán)重的影響，成為了一項重要的工作。
一、有效管理水利檔案的意義
1.有效管理
“有效管理”是經(jīng)濟學(xué)中一個理論，是現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的管理方式，以及追求的目標(biāo)。有效的管理是指企業(yè)通過分層管理，把管理融入日常的工作之中，并且，對企業(yè)實施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整體，利用優(yōu)點，相互信任，正面思維這六個基本原則，并以此為指導(dǎo)方案，進行管理，實現(xiàn)管理的優(yōu)化。
在水利檔案管理的過程中，水利檔案的有效管理則是指對水利檔案進行全方位的管理，根據(jù)其特點和大體的分類進行整理，把管理細致化、全面化，以改變傳統(tǒng)的對水利檔案不重視的現(xiàn)象。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實現(xiàn)水利檔案的真正價值。
2.意義
水利工程檔案的有效管理，對于整個水利工程的建設(shè)和管理都具有重要的意義。
2.1水利工程檔案的特點
第一，水利工程檔案和其他檔案相同，具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點，并且，由于水利工程本身的復(fù)雜性和綜合性，對其周邊的生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)發(fā)展、工業(yè)發(fā)展都都有很廣泛的影響，因此，水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點。
第二，水利工程檔案是對水利工程從施工前期的準(zhǔn)備，到施工過程中的細節(jié)，以及施工完成后的質(zhì)量鑒定的一個完整的記錄。而工程效益的不同、環(huán)境因素的變換等客觀條件則影響著過程施工過程的整體進度，一般而言，普通的江河護坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個月或者更短的時間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫等的建設(shè)，就需要數(shù)年，甚至更長的時間才能完成，例如我國的三峽水電站的建設(shè)。而根據(jù)水利工程建設(shè)的周期的制約，使得水利工程檔案形成的周期性差異較大。
2.2水利工程檔案的作用
水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的重要組成部分，他完整、真實的記錄了水利工程的建設(shè)情況、工程質(zhì)量，為工程后期的建設(shè)具有服務(wù)性和參考性。不僅對已建成的水利工程有著重要的影響，并且，對于后來的水利工程建設(shè)也有著指導(dǎo)意義。
第一，水利工程檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量，查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。
水利工程檔案對于整個水利工程的建設(shè)情況都有著詳細的記錄，從整個工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進行水利工程的質(zhì)量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)。
并且，當(dāng)工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。
第二，水利工程檔案為后人改建、擴建或者維修提供了完備的資料。
水利工程在使用的過程中，難免會出現(xiàn)一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴建的問題。這些問題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問題和效益問題。有了詳細的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決。
有了水利工程檔案作為指導(dǎo)，過程后期的維修、改建或者擴建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。
第三，水利工程檔案對水利單位日常的工作考查中起著參考作用。
在水利單位內(nèi)部的質(zhì)量審核或者是外審中，便可以通過對水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設(shè)是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據(jù)，擬定計劃、總結(jié)工作、設(shè)計水利工程。
水利工程檔案看似對水利工程建設(shè)沒有多大的關(guān)系，但是實際上卻對整個水利工程系統(tǒng)有著深刻的影響。過去人們對水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經(jīng)常被忽略，導(dǎo)致很多原始的檔案出現(xiàn)了破舊、泛黃等問題。如今，人們逐漸認(rèn)識到水利工程檔案的重要性，開始注重對水利工程檔案的管理。
二、有效管理水利檔案的方法
實現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對水利工程的整體建設(shè)和管理都有著重要意義，因此，對水利工程檔案應(yīng)當(dāng)有著一套詳細具體的措施。
1.水利工程檔案管理存在的問題
1.1目前很多水利單位的水利工程檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利工程檔案的管理責(zé)任制不明確，沒有確切的說明是由哪些人來具體的負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問題和漏洞，因為，員工不明確自己的具體職責(zé)，并且，即使檔案管理出現(xiàn)了問題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以，水利工程檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問題。
1.2.水利工程檔案多以紙質(zhì)檔案為主，經(jīng)過長時間的保存后，容易出現(xiàn)各種各樣的問題。
現(xiàn)階段的水利工程檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，但是這就存在一個很大的弊端。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)為主，這樣的話，在長期的保存過程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價值。
1.3.水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后。
目前我國的水利工程檔案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對形成的紙質(zhì)檔案進行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現(xiàn)問題，對水利工程檔案造成一定損壞。
2.水利工程檔案管理的方法
現(xiàn)階段水利工程檔案管理的各種弊端的存在，導(dǎo)致了水利工程檔案的管理難以實現(xiàn)有效化，也導(dǎo)致了水利工程檔案的作用和價值難以真正的發(fā)揮。因為，想要實現(xiàn)有效的水利工程檔案的管理，首先就得解決目前水利工程檔案管理過程中所存在的問題，在此基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)水利工程檔案的有效管理。
2.1明確水利工程檔案管理的責(zé)任制，分工負(fù)責(zé)。
各個水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業(yè)的人員單獨負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。
這樣確定水利工程檔案管理的責(zé)任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現(xiàn)了問題，那么也可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。有了責(zé)任風(fēng)險，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也會更加的盡心盡力做到有效管理，這樣就減少了水利工程檔案在管理過程中因為管理不善而出現(xiàn)的問題。
2.2進一步推動實現(xiàn)水利工程檔案的電子化。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案最大的不便便是保存不易的問題，因為紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價值和作用的減少。所以，推動水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。
實現(xiàn)水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時少了很多問題，而且，電子檔案可以更長久的保存，不用擔(dān)心會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時也相對更簡單容易點。
2.3提高管理水平，及時做好檔案整理收集工作。
針對現(xiàn)階段我國水利工程檔案管理水平低下的問題，提高管理水平是實現(xiàn)有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。
由于水利工程檔案的各種特點，導(dǎo)致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問題，要實現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，就得解決目前檔案管理所存在的問題。
針對水利工程檔案收集難的問題，在對不同的工程建設(shè)時，采取不同的收集方式。對于過程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時收集過程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對于過程建設(shè)周期長的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。
提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進。傳統(tǒng)的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時，還會存以紙質(zhì)的檔案作為備份，這樣，就會造成一定程度上的資源的浪費。針對這一點，我們在進一步實現(xiàn)水利工程檔案電子化的同時，可以減少對紙質(zhì)檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。
在改進了傳統(tǒng)水利工程檔案管理的弊端和問題的基礎(chǔ)上，便進一步實現(xiàn)了檔案的有效管理。
實現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對于今天的水利工程建設(shè)具有極其重要的現(xiàn)實意義，不僅能夠幫助鑒定水利工程的質(zhì)量，也對其后期的維修、改建、擴建有著指導(dǎo)意義，成為了現(xiàn)代水利工程建設(shè)中不可忽視的一部分。
參考文獻：
[1]李艷君，水利檔案工作重要性及對策探討[J]，黑龍江史志，2013-05-08
一、探索檔案管理工作新方法的重要性
1.新形勢下檔案管理工作的總體要求
隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展，使得各行各業(yè)的運營環(huán)境發(fā)生了巨大變化，在檔案管理方面也發(fā)生了很大變化，正在逐步實現(xiàn)信息化。當(dāng)前影響檔案管理發(fā)展的不利因素是缺乏規(guī)范性，探索新的管理方法就是為了規(guī)避存在的管理工作不規(guī)范的問題，如不采取新方法，不能適應(yīng)社會發(fā)展變化，將影響各行各業(yè)的發(fā)展，甚至是難以維系社會秩序的安定。因此探索新的管理方法是為了解決當(dāng)前發(fā)展存在的問題，所以說探索新方法是加強檔案管理工作的總體要求。
2.各行各業(yè)加強自身管理的體現(xiàn)
檔案總體來說它是信息數(shù)據(jù)的集合，它體現(xiàn)了對人與事物的認(rèn)識，檔案管理工作包括整理歸檔等內(nèi)容，對于行業(yè)而言，使企事業(yè)單位更好發(fā)展，少走彎路。以企業(yè)為例，企業(yè)進行檔案管理新方法的探索，有利于加強對人力資源等方面的日常管理，創(chuàng)建屬于本企業(yè)特色的企業(yè)文化，凝聚人心，齊心協(xié)力，有利于良好形象的樹立。再以學(xué)校為例，檔案作為教學(xué)活動的總結(jié)，是日常教學(xué)活動必不可少的管理內(nèi)容，采取對于檔案管理的新方法，有利于使教師得到教學(xué)經(jīng)驗啟示，對教學(xué)活動的開展歸納總結(jié)工作，使課堂效果更具有效性。
3.各行各業(yè)長遠發(fā)展的需要
檔案不僅包含了人與事物的信息，而且還具有可供參考借鑒的重要作用，因此為了充分應(yīng)用檔案上有用的信息，就要對檔案進行保存等工作，以便得到新理念，促進行業(yè)發(fā)展。在企業(yè)日常經(jīng)營中，企業(yè)管理是必須運行的發(fā)展模式，檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的有效見證，它體現(xiàn)了全體工作人員的智慧頭腦，當(dāng)企業(yè)遇到發(fā)展瓶頸的時候，通過整理檔案，調(diào)出檔案進行瀏覽，就會發(fā)現(xiàn)發(fā)展中存在問題，就會總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，做出日后發(fā)展規(guī)劃，大力推動了企業(yè)長遠發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。
二、新形勢下加強檔案管理工作的措施方法
1.檔案管理工作存在的問題
（1）檔案管理機構(gòu)設(shè)置不完善。檔案行政管理機構(gòu)的設(shè)置有著明顯的分類界限，每個部門之間既是各司其職，各自履行部門的職責(zé)，又配合其他部門推進檔案管理工作有序進行，但是由于管理機構(gòu)分類界限不明顯，又與執(zhí)法主體之間有很好的默契，致使相關(guān)的管理工作法律法規(guī)不能充分發(fā)揮作用，還有一個突出問題是在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置上還存在整體規(guī)劃不合理的現(xiàn)象。當(dāng)前檔案室的設(shè)置上越來越呈現(xiàn)多樣化，還有專業(yè)檔案館的設(shè)置，這體現(xiàn)各行業(yè)、同行業(yè)不同部門之間采取分工明確的工作職責(zé)，使檔案管理工作簡單化，但是因為沒有明確的規(guī)定對管理工作進行限制，導(dǎo)致在資料的收集上遭遇各種障礙，且無法使信息得到高效應(yīng)用。
（2）缺乏公共享用的機制。檔案信息資料具有互享、互通性，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，對一個行業(yè)的發(fā)展具有很重要的借鑒指導(dǎo)意義，信息化建設(shè)是當(dāng)前長期一段時間的發(fā)展方向。各個行業(yè)、各個單位之間又存在著不同差異，在運作準(zhǔn)則上也體現(xiàn)出不同的差異之處，信息化發(fā)展建設(shè)、應(yīng)用管理也同樣存在著不同程度的差異，都制約了資源共享的實現(xiàn)。
2.加強檔案管理工作措施方法
