發(fā)布時間：2023-06-11 09:27:08
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案整理服務要求樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：科研檔案 管理人員 素質(zhì) 社科院
科研檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。社科院科研檔案管理工作者大都是“半路出家”，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學習和培訓，對科研檔案的管理知識了解和掌握不夠透徹，這些問題在一定程度上影響了社科院科研檔案的收集和整理工作，以及科研檔案自身價值的開發(fā)利用。要強化檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的業(yè)務水平和管理能力。同時，應加強對科研檔案管理人員愛崗敬業(yè)教育，努力提高他們的道德素質(zhì)。
一、提升社科院科研檔案工作者素質(zhì)的現(xiàn)實意義
社科院科研檔案是指在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。從理論上講，科研檔案管理是一個學科概念，是研究科研檔案工作理論與實踐的一個科學科目。從實踐上講，科研檔案管理與其它檔案的管理一樣，是一整套業(yè)務管理工作，包括科研檔案的接受、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用以及科研檔案工作的業(yè)務指導等各個環(huán)節(jié)，還包括現(xiàn)代信息技術在科研檔案管理中的應用?？蒲袡n案是社科院科研工作可持續(xù)發(fā)展的基礎，提升社科院科研檔案工作者素質(zhì)是時展對社科院科研發(fā)展對檔案服務工作提出的必然要求，也是科研檔案人力資源隊伍自身發(fā)展的要求。
科研檔案是進行科研的重要依據(jù)，是科研活動的必要條件，科研檔案同科研活動關系十分密切。一切科研活動，都要吸取和借鑒已有的成果．都具有一定的繼承性?？蒲腥藛T在制定科研計劃、編寫課題任務書時，都少不了要查找過去的科研檔案材料。因此、科研檔案不僅是進行科研的重要依據(jù)，而且還是科研活動的必要條件。
科研檔案信息資源在社科院科研中的作用十分重要，它不僅起到原始憑證作用和為領導決策供依據(jù)，更重要的是科研中時時處處離不開檔案信息資，科研課題中的課題論證、課題研究、課題鑒定三個階段，每個階段的完成，都必須以占有大量相關的檔案文獻信息為前提，需要檔案工作者根據(jù)科研實際，圍繞特定課題，及地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成。這就要求檔案工作者具有分類整理、檢索迅速的業(yè)務能力和水平。因此，提高科研檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關健。
隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，信息服務部門在社會中的地位和作用日益重要，檔案信息管理作為信息服務業(yè)中的一個重要而又特殊的領域，其社會地位和社會責任也將有一個重要的發(fā)展和提高；隨著檔案情報資料的數(shù)字化、操作的電腦化、信息傳遞的網(wǎng)絡化，科研檔案工作內(nèi)容、服務方式、服務手段都在發(fā)生著根本性的改變，科研檔案工作人員的角色逐漸呈現(xiàn)出多元化的特點，從傳統(tǒng)的檔案信息資源的管理者、服務者逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡信息資源的管理者、設計者、利用者和提供者。這種社會角色的改變對檔案人力資源的素質(zhì)提出了新的要求。
總之，科研檔案管理是一門專業(yè)性較強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好科研檔案管理工作。
二、社科院科研檔案工作者素質(zhì)存在的主要問題
當前，社科院科研檔案工作者現(xiàn)狀不盡人意，不能滿足新時期檔案工作需要。
一是專業(yè)人員偏少。目前，社科院科研檔案工作者的結構比較復雜，有相當一部分管理人員是從不同的渠道進入到檔案管理工作領域里的。由于他們原來從事的職業(yè)多種多樣，因而對檔案管理專業(yè)方面的知識掌握程度深淺不一，受教育的程度有一定的差異，對檔案管理方面專業(yè)知識領悟與接受的程度上也存在一定的差異，因而對涉及檔案管理方面新知識的接受能力與接受程度也存在差異。這些差異的存在自然會影響其管理人員素質(zhì)水平，從而也會影響到科研檔案的整體服務水平和服務質(zhì)量。
二是人員素質(zhì)不高?？蒲袡n案不同于普通的檔案，不僅涉及保密，還涉及專業(yè)知識；科研檔案管理人員長期從事的是助人行為，而且職業(yè)技能要求又較高，不僅要具備豐富的科研相關知識與計算機基礎，又要有較強的耐心、毅力和體力。目前，科研檔案工作人員中專業(yè)者少，懂信息技術者少，精通某一學科知識者更是稀缺。很多檔案工作人員，缺乏科研應用領域的專業(yè)技術知識，很多檔案部門未能配備應用專業(yè)人員，致使科研檔案工作只能停留在收集和保管上，而研編和深層次的文獻二次加工卻顯得力不從心，無法滿足科研人員的需求。
三是職業(yè)倦怠傾向。社科院科研檔案工作者普遍存在“重保管、輕利用”，安狀于現(xiàn)狀，不愿意學習新的科學知識、管理不到位、處于被動狀態(tài)，檔案信息資源不能更好發(fā)揮其效益?？蒲袡n案管理人員應既懂專業(yè)領域的知識，又具備檔案管理素質(zhì)，但在實際工作中，與單位其他部門人員相比，又長期處于一種角色“邊緣化”的窘境。一方面，科研檔案從業(yè)人員在進修、培訓、交流與個人發(fā)展等方面的機會不多，另一方面，領導關心支持檔案管理工作的力度也不太大。長此以往，造成了很多科研檔案從業(yè)人員自尊水平下降、個人成就感降低、無助感提升、人際關系淡泊等抑郁癥狀，由此表現(xiàn)出較強的職業(yè)倦怠傾向，對自己所擔負的工作往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責任意識和進取精神，從而影響了科研檔案管理工作的成效。
三、提升社科院科研檔案工作者素質(zhì)的有效途徑
社科院科研檔案工作是一項專業(yè)性較強，業(yè)務要求較高的工作。從業(yè)人員的素質(zhì)，直接影響到科研檔案資源的開發(fā)和利用。要增強科研人員的檔案意識，加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)與業(yè)務素質(zhì)。
1、強化科研檔案管理意識
由于歷史原因，絕大多數(shù)從事科研檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，許多人對科研檔案的知識了解不夠，對科研檔案是信息的認識程度不高，檔案意識淡薄，以至于部分科研檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足。因此，社科院應將強化檔案意識作為搞好科研檔案工作的前提。就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。社科院應通過檔案法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大科研人員的檔案意識，使他們認識到：在科研活動中，材料的形成、積累、整理、歸檔是科研活動必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責。同時，管理人員要從觀念上改變以往被動性的接受任務，變被動為主動，積極協(xié)助、指導研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作，推動社科院科研檔案管理工作的發(fā)展。
2、加強從業(yè)人員隊伍建設
搞好科研檔案管理工作的決定性因素是檔案從業(yè)人員，因此，必須建設一支事業(yè)忠誠、業(yè)務精良、結構合理的檔案工作隊伍。隊伍建設要著重從以下三個方面入手：一是在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面加強建設，促進科研檔案管理專業(yè)性、層次性人才的培養(yǎng)，發(fā)揮整體效應。高素質(zhì)的檔案管理人員，是科研院所科研檔案管理的主力。現(xiàn)在，很多社科院引進了檔案學等相關專業(yè)人才，這樣人才充實到科研院所檔案管理人員隊伍中有助于提高整個檔案管理隊伍的素質(zhì)，使科研檔案管理的工作更具專業(yè)化。二是盡可能滿足檔案從業(yè)人員的工作心理需求。需要是一個人產(chǎn)生行為動機的根本原因，是人的一種主要的個性心理傾向，恰當?shù)貪M足檔案人員合理的需要是避免職業(yè)倦怠、提高工作效率的一項重要措施。管理部門要積極為檔案人員創(chuàng)造一個不斷進取的氛圍，通過不同形式不同層次的學習、培訓、進修，不斷提高科研檔案人員業(yè)務能力和工作水平，以適應新形勢下檔案工作的要求。管理部門只有創(chuàng)造一切可以創(chuàng)造的機會與條件，培訓檔案管理人員，讓他們業(yè)務精通，才能管理好本單位的科研檔案。同時，也可以請相關的檔案管理專家到社科院，針對現(xiàn)狀提出整改意見，并對專職人員以及兼職人員進行培訓。三是建立科學合理的管理和評價制度，如寬松和諧的工作環(huán)境，評獎評優(yōu)，職務職稱晉升等，使檔案人員的勞動成果能得到社會的承認和應有的評價，以滿足檔案人員的成就感和自尊的需要，提升科研檔案管理的工作水平。
3、提高管理人員綜合素質(zhì)
科研檔案管理具有特定的工作對象和一套科學的收集、整理及鑒別挑選的原則和方法。從事社科院檔案工作的人員，大都來自于其他專業(yè)，真正檔案管理院校檔案專業(yè)的畢業(yè)生微乎其微，絕大多數(shù)現(xiàn)有工作人員都需要補課，以提高檔案管理方面和相關學科的知識。必須努力提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，刻苦鉆研檔案業(yè)務，既應掌握檔案管理知識、檔案法、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、檔案文獻編纂學、中外檔案史、歷史學、地理學、文書學、邏輯學、專門檔案管理、經(jīng)濟學、法學、寫作、網(wǎng)絡知識、圖書情報學、目錄學、圖書分類學等專業(yè)知識，還要掌握由此拓展的諸如行政管理、公共關系、財務管理、基建管理、企業(yè)管理等管理技能，以及與此相適應的技能包括書法、計算機技術等，熟練掌握數(shù)據(jù)庫技術信息檢索技術等方面的專業(yè)知識。不僅要懂得社會科學知識，也要了解和掌握自然科學知識。不僅要提高科研管理工作人員的檔案業(yè)務素質(zhì)；還要培養(yǎng)科研管理工作人員愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新、服務管理、團結奉獻的高尚意志和工作作風。
參考文獻：
[1]吳建華.科技檔案管理學[M].南京：南京大學出版社2002.
[2]武立.科技檔案管理存在問題分析與對策[J].檔案學通訊2009（4）.
在工作中我們時刻牢記為群眾服務的理念，愛心解答有關政策咨詢，對符合條件的檔案接收、轉(zhuǎn)出、查閱事項達到了只跑一次。在檔案接收的同時我們及時了解大學生就業(yè)創(chuàng)業(yè)就業(yè)情況，掌握相關信息做好登記。
（1）2020年，我中心新接收大中專畢業(yè)生及區(qū)屬企業(yè)用工人員人事檔案147份，對接收檔案進行信息資料整理后歸檔、立卷，電子登記;辦理檔案轉(zhuǎn)出108余份；為存檔人提供檔案查閱、復印、投檔等服務320余次；為律師、考研生、公務員、事業(yè)單位、國企等存檔人提供各類證明材料200余份；提供檔案查詢600余次。
（2）按照對離校未就業(yè)高校畢業(yè)生進行實名登記工作的要求，我們對戶籍所在地離校未就業(yè)的高校畢業(yè)生進行實名登記。對教育部下發(fā)大學生人員名單及市人才機構錄入大學生人員名單，進行電話信息核實，及時掌握就業(yè)情況，通過電話，現(xiàn)場登記等形式，2020年我區(qū)未就業(yè)高校大學生實名制登記535人次，就業(yè)率平均達到89%以上。依據(jù)登記畢業(yè)生的需求，為畢業(yè)生免費提供就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導、推薦參加就業(yè)見習、創(chuàng)業(yè)培訓等服務。
（3）開發(fā)就業(yè)新崗位，拓寬就業(yè)渠道。為全面了解和掌握全區(qū)企事業(yè)人才需求情況，切實滿足全區(qū)企事業(yè)的人才需求，我們開展了對全區(qū)企事業(yè)單位人才需求情況調(diào)查。積極組織人員深入到社區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院等多家企業(yè)和衛(wèi)生部門，了解人才需求，為大學生提供就業(yè)信息，引導有人才需求的企業(yè)統(tǒng)一參加市人才招聘活動，組織區(qū)規(guī)模以上企業(yè)開展人才招聘周活動。組織有人才需求的企業(yè)參加省、市、區(qū)畢業(yè)生招聘活動，為的經(jīng)濟發(fā)展提供了人才保障。
1 檔案管理信息化及其內(nèi)涵
檔案信息化管理，是指以網(wǎng)絡信息技術為基礎，對檔案信息進行收集整理、開發(fā)利用的整個過程，即檔案部門使用電子化的手段對檔案信息進行處理，并通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供各類服務的過程?，F(xiàn)代通信技術的發(fā)展，使人類社會進入了信息時代。計算機的普及為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的信息化做了準備。只有在理念上完善對檔案管理信息化的認識，加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的維護，加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，才能確保檔案數(shù)據(jù)庫安全，保證電子文件的真實、完整、有效，真正實現(xiàn)檔案信息化管理的目標。檔案管理信息化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統(tǒng)工程，是由多個方面的因素互相協(xié)調(diào)、互相制約構成的總體目標。
2 實現(xiàn)檔案管理服務創(chuàng)新的思路
2.1更新服務理念。在現(xiàn)代管理中，思想觀念是否適應現(xiàn)代化至關重要。傳統(tǒng)的檔案管理在對待為企業(yè)服務、為社區(qū)服務、為“三農(nóng)”服務方面沒有主動去思考、去聯(lián)系、去實踐，而是等著別人找上門，或者是上級下的硬任務。這種不積極、不主動的做法，已經(jīng)不適應提倡信息化高速度、高質(zhì)量的信息服務要求，勢必造成公眾對檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術實現(xiàn)檔案管理服務創(chuàng)新，管理人員首先要有適應現(xiàn)代社會發(fā)展需要的創(chuàng)新思想，要跟上時展，防止思維定式，克服一切按習慣做事、經(jīng)驗來想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術、新方法。在這個基礎上樹立現(xiàn)代服務理念，以創(chuàng)造性的思維，突破以往傳統(tǒng)的服務思想，開拓新思路。
2.2改革服務機制化的要求是能提供快速、高效的信息服務。這就要求檔案管理部門必須改變傳統(tǒng)的手工檢索和傳閱信息的服務機制，圍繞電子信息化的管理來建立新的服務機制。而這個機制的建立，必須以提高信息化服務效率為中心。
2.2.1建立以人為本的用人機制。信息化背景下的檔案信息服務，要將檔案工作人員視為最有價值和最富有競爭力的資本，以“雙贏”即檔案館、室與員工的共同發(fā)展為中心，努力為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活條件。管理者應在檔案館內(nèi)的各項工作中體現(xiàn)愛才之心、容才之量、舉才之德、護才之魄、用才之道。對人員的管理不應再是以使用為中心，而應加強對人員的培訓，注重他們的知新，不斷提高綜合素質(zhì)。也只有這樣，才能保證信息服務的高質(zhì)量。
2.2.2推行“優(yōu)勝劣汰”的競爭制度。信息化管理要引入競爭機制，改檔案館管理干部的任命制為聘用制，改檔案員工的用工單項選擇為雙向選擇，從而廢除領導干部的職務終身制和員工的職稱終身制，實行優(yōu)勝劣汰。
形成能者上、平者讓、庸者下的有效競爭機制，激勵檔案領導干部和職工刻苦鉆研學習，不僅要提高業(yè)務能力，也要數(shù)量掌握信息網(wǎng)絡技術，成為“通用型”和“復合型”人才。
2.2.3實行全員目標管理。在信息時代，要提供高效率的信息服務，檔案部門必須改革自身的管理，要以信息化服務為中心，按功能設置檔案管理組織機構，確定工作目標、工作范圍、工作標準，分解到崗、到人。實行崗位責任制，做到以崗定責，以責立權、以權定利，并嚴格檢查考核，落到實處。從而形成上下各司.其職，各負其責，各得其利的格局。達到工效掛鉤，多勞多得，充分調(diào)動檔案人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2.2.4創(chuàng)新服務手段。信息化的建設為我們的檔案信息服務創(chuàng)新提供了基礎。計算機在檔案管理信息化過程中處于主導地位，其信息存儲量大，信息檢索迅速、準確，尤其是其網(wǎng)絡化功能，使計算機在整理、檢索、開發(fā)利用等方面發(fā)揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國檔案、信息資源共享（不公開的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，而且加快了檔案歸檔進度和服務效率，并能確保檔案的完整性、準確性，避免了人為在檔案整理、服務過程中造成的失誤。
（1）建立信息資源數(shù)據(jù)庫，方便信息檢索 這是信息化的基礎工作，數(shù)據(jù)庫能有效實現(xiàn)眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，如果聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡，不僅僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內(nèi)部的員工只需要通過計算機與網(wǎng)絡聯(lián)接，就可以快速輕松地實現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。
（2）通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務更多部門。如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關等相關單位進行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨立的局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門的信息資源服務于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。
（3）建立檔案部門網(wǎng)站，提供公開信息服務。檔案部門還可以建立自己的網(wǎng)站，通過網(wǎng)站為社會提供公開信息服務。將部分檔案信息以網(wǎng)頁的形式到互聯(lián)網(wǎng)上，為社會各單位提供信息服務，從而使得互聯(lián)網(wǎng)上的任何用戶都在任何時間、地點都可以通過訪問網(wǎng)站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢。網(wǎng)站信息也是檔案信息服務最普遍、應用最為廣泛的服務形式，這種形式的有點是服務面積廣，信息交流快，其缺點是對于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。
2.2.5提高服務能力。先進的技術，需要掌握先進技術的人來控制，我們要提高檔案部門的服務能力，就必須從兩方面來考慮：一方面是基礎設施的完善，使得檔案部門的信息管理能力得到提高，從而能為單位和社會提供更多的信息服務。這一方面主要是我們要通過公關等手段，為自己的部門發(fā)展贏得良好的換進，從而爭取到更多資金和設備。另一方面是檔案管理隊伍的素質(zhì)提高，使得檔案部門的整個服務過程能更有效率、更有質(zhì)量。因此要通過多種途徑選拔、培養(yǎng)、引進人才，尤其是既懂檔案業(yè)務又有計算機知識的復合型人才。
關鍵詞：檔案管理；問題；建議
一、檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理意識還較為淡薄
一是思想認識模糊。部分單位沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰(zhàn)略高度加以認識。二是領導重視不夠。三是缺乏主觀能動性。
2.檔案管理力量還較為薄弱
一是管理質(zhì)量還較低。比如：首先有的檔案員僅懂歸檔立卷的基本常識，對檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號識別不清，會發(fā)生蓋錯章、編錯號的情況。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案無法找到索引表，導致在用時用不上，無法很好地為單位工作服務。二是隊伍不穩(wěn)定。在基層單位，檔案管理人員通常由辦公室勤雜人員兼任，并且更換較快，專業(yè)化程度較低，面臨不會不學、不懂不問的情況，造成檔案管理、整理的混亂。
3.檔案管理觀念還較為落后
一是資金保障不到位?；鶎訂挝晦k公經(jīng)費短缺，用于檔案保管、收集和整理的資金投入較少，在一些程度上影響了檔案管理工作的有效開展。二是管理方式落后。目前檔案管理工作以計算機與手工管理為主，檔案的整理、收集、檢索、編目和查閱大部分使用此兩種模式，其它現(xiàn)代化管理手段的運用較少，導致檔案查找速度慢，使用效率低，管理質(zhì)量較差。
4.管理與服務還面臨脫節(jié)情況
一是重保管輕使用。個別基層單位在工作中，缺乏對檔案資料作用的重視，不習慣或不愿通過檔案資料為單位管理、為單位戰(zhàn)略發(fā)展提供服務，以此來增加工作效率，減少工作成本，此想法導致大量信息資源空閑。二是檔案資源有流失的情況。因為保管不善的或歷史等原因，有的檔案面臨斷代情況；個別管理人員認為自己保管檔案資料可以方便工作，不愿集中上交管理，造成個別重要的檔案資料丟失、損壞。三是檔案種類還不齊全。有的單位僅關注戶籍、文書檔案的收集，可忽略實物、聲像檔案以及與單位業(yè)務相關的資料的收集，影響了單位檔案的完整性和系統(tǒng)性。
二、加強檔案管理工作的建議
1.各級領導應支持重視檔案工作
檔案工作是單位各項管理工作的基礎，各級領導必須應支持重視檔案工作，應以對職工高度負責、對歷史高度負責的態(tài)度.切實提升對檔案工作的領導，做到對檔案工作投入到位、重視到位，對檔案工作人員關心到位。檔案工作匯報應定期進行，檔案工作中的重大問題應第一時間研究解決.為檔案工作的順利開展打造優(yōu)良的環(huán)境；提升對檔案工作經(jīng)費的保障力度，為檔案工作的進行給予必備的物質(zhì)條件，在政治上關愛、工作上關注、生活上關心檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍的活力和生機，全心全意幫助檔案工作人員解決實際問題和困難，讓檔案工作者感到有奔頭、有希望、有溫暖。使創(chuàng)業(yè)做事的主動性、創(chuàng)造性、積極性得到最佳發(fā)揮。
2.收集收齊歸檔文件材料
“巧婦難為無米之炊”，保證檔案完整、準確、系統(tǒng)、齊全的基礎工作是做好歸檔文件材料的收集。必須做好收集工作，檔案人員一定應掌握和熟悉收集工作的各種方法和渠道，處理好檔案形成過程中各個部門、各個環(huán)節(jié)的關系，對檔案形成的全過程進行動態(tài)檢查與監(jiān)督，此外，還應持續(xù)增加全員檔案意識，落實全方位的嚴格管理，運用各項適用方法，做好單位檔案資料的收集工作。檔案的查準率、查全率、準確率、完整率、歸檔率方能夠達到高標準。
3.檔案集中統(tǒng)一管理
檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案.是檔案法規(guī)法律對單位檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的重要基礎和前提。
4.搞好檔案工作信息化、標準化建設
檔案工作信息化，是推動單位信息資源全面開發(fā)、整合、收集的主要基礎，經(jīng)過檔案信息化建設，可以落實對單位信息資源的集中管理，成千上萬倍地增加使用效率，全面地支持各級信息服務和單位決策，潛在的社會和經(jīng)濟效益無法估算。而檔案工作的標準化是檔案信息化的基礎，沒通過標準化整理的檔案無法落實信息化，所以，單位檔案部門應認真學習相關檔案工作標準，鉆研檔案工作業(yè)務要求，增加檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化落實基礎。
5.強化檔案保管條件及方法
提高檔案保護，包含對電子檔案、紙質(zhì)檔案的保護：一是對電子檔案，一方面應提高對電子檔案的信息保護，另一方面應運用一定的方法，提高對電子檔案的載體保護，二是對紙質(zhì)檔案，應提升庫房“八防”設施的配備，讓檔案庫房達到防塵、防有害氣體、防蟲、防光、防濕、防高溫、防盜、防火的安全防控規(guī)定，禁止出現(xiàn)檔案蟲蛀、污損、褪色、霉變、鼠咬現(xiàn)象及各類事故。
關鍵詞：檔案；文件中心；管理模式
Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.
keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern
一小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業(yè)務培訓和業(yè)務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業(yè)務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業(yè)素質(zhì)有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
三工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作是-門專業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專業(yè)知識，工作隊伍不穩(wěn)定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業(yè)知識，專業(yè)素質(zhì)有待提高，雖經(jīng)多次專業(yè)培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經(jīng)常調(diào)換，每年調(diào)換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低?，F(xiàn)代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現(xiàn)現(xiàn)代化管理阻力很大。
四現(xiàn)代化管理進程緩慢
文件、檔案現(xiàn)代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統(tǒng)一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優(yōu)質(zhì)、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現(xiàn)行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業(yè)化、經(jīng)費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節(jié)省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質(zhì)量，將管理活動真正按其規(guī)律納入科學管理軌道。文件中心突出的優(yōu)勢是符合高效、精簡、節(jié)約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規(guī)?；墓芾砟Ｊ睫D(zhuǎn)化，大大提高工作質(zhì)量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創(chuàng)造了條件。文件中心還可以通過各市域網(wǎng)，逐步實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網(wǎng)絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發(fā)點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經(jīng)不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發(fā)展方向。
二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現(xiàn)經(jīng)濟上的節(jié)約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監(jiān)督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業(yè)單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業(yè)及個人所形成的不同門類、不同載體的現(xiàn)行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
4、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規(guī)定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發(fā)展的規(guī)模和工作水平。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據(jù)文件中心的發(fā)展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業(yè)、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現(xiàn)在將分散資金、多方位投資變?yōu)榻y(tǒng)一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節(jié)約得多。
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統(tǒng)籌安排?？傊?，工作專一了，質(zhì)量提高了，工作面更廣了，現(xiàn)代化水平高了。
【關鍵詞】氣象；檔案；服務；研究
檔案的記載歸類和整理，是氣象科技檔案工作的重要組成部分，要求全面準確細致地記錄檔案的各項數(shù)據(jù)，并且要求時間的連續(xù)性、記錄的準確性和解釋性。針對氣象服務區(qū)域，氣象檔案的歸類和整理，就是要求做到針對某個區(qū)域或者跨區(qū)域的氣象服務記錄，要求時間的連續(xù)性和階段的全面性，更要求數(shù)據(jù)的準確性，每一個階段或者一個區(qū)域單位時間的氣象記錄，都是需要記錄入檔案的，而且能夠針對氣象的某一個區(qū)域做出數(shù)據(jù)的判斷和分析思考，進行相關的預測。
一、確定氣象檔案的記錄點和切入角度
氣象記錄檔案的研究分析，就是要從檔案的實用角度去思考，進行氣象的有效觀測和記錄等，做出有效的預測和判斷分析，達到有效的分析目的。氣象記錄的研究，像對于氣候變化的衛(wèi)星云圖檔案記錄，對于氣象數(shù)據(jù)的變化檔案記錄，溫度和空氣濕度變化的研究記錄等，還有某一個時期的檔案研究分析思考等，按照一定的時期和格式進行記錄研究等，形成一定的體系。（一）氣象檔案服務要求時間的連續(xù)性和記錄的準確全面性。氣象檔案的服務，至少要從現(xiàn)在起進行有效記錄，而且要做到準確和全面性，最好將近十幾年（至少）的相關氣象數(shù)據(jù)進行分類統(tǒng)計，按照固定的格式和樣式進行有效的記載和對比，便于以后做出曲線圖和數(shù)據(jù)圖進行分析。這種氣象圖標的轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)不同的需要進行有效的利用和比較等。氣象檔案記錄要以時間為橫軸，以氣象數(shù)據(jù)變化為縱軸進行數(shù)據(jù)對比，進行前后相關的分析研究，要求時間的連續(xù)性，中間檔案的記錄沒有斷層，或者斷層時間短暫，而且不具有相關時效性的研究分析。此外，對于氣象檔案的服務研究，要求記錄的全面性。要在單位時間之內(nèi)，做到對于當天的溫度、濕度、風力及其變化情況等，做好全面的記錄，并且能夠做到橫向的比較，所以檔案的分工需要做到細致與合作。（二）氣象檔案的記錄需要專人專工負責。氣象檔案的記錄需要做到專人專工負責，就是說氣象檔案的各個環(huán)節(jié)，都需要實際觀察得來，而且觀察有時效性和及時性，并且要做到準確和全面，這就需要提前的安排和約定，避免檔案研究主觀臆造和弄虛作假。
二、氣象服務檔案記錄需要有全面而專門的格式
氣象服務記錄檔案的研究，需要的格式根據(jù)自己所監(jiān)測的目標自主確定，而且需要有重點有目的，全面而突出。例如，檔案的歸類在氣象云圖和溫度方面，可以做出專門的云圖檔案，而且還可以做出專門的溫度曲線圖或者橫縱軸圖等，這就是專門的觀察方式，通過這種固定模式的記錄，便于數(shù)據(jù)之間的橫向和縱向比較分析，提升數(shù)據(jù)的思考空間。（一）根據(jù)氣象檔案的工作和任務需要制定專門記錄方式。根據(jù)氣象檔案的工作任務和需要，我們針對其中某一項記錄或者幾項記錄，進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，按照不同的類別進行分類歸檔，按照作用或者時間編制，方便以后進行查找。例如我們制定近幾年的降雨觀測氣象檔案記錄，可以制定相關的表格，而且可以通過表格進行量化，例如對于表格中的雨量數(shù)據(jù)，降雨持續(xù)時間，降雨持續(xù)次數(shù)以及天數(shù)，還有通過歷史同期比較等項目，將此項檔案詳細記錄在案，通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成曲線圖或者解剖圖，形成對于未來的正確預測和認知等。（二）根據(jù)氣象檔案的工作和任務需要制定全面的記錄角度。根據(jù)氣象檔案的需要，我們要對整個的氣象做出整體的判斷，而且需要做到有效的預測和分析思考提升，所以我們需要全面而準確地做好相關的記錄，檢驗細節(jié)，整體關注，有效構思與合理思考分析。除了以上對于降雨的檔案記錄外，還有對于溫度和濕度的關注和記錄，要做到對于未來相關的預測和分析思考，提升對于氣象檔案的全面性分析。
三、氣象服務檔案記錄的內(nèi)容以及有效性
氣象檔案記錄的內(nèi)容，是氣象檔案記錄的重點，也是我們進行有效選擇的依據(jù)和預測的基礎。氣象檔案的記錄基本可以分為圖片圖標的直觀記錄方式，還有分門歸類的數(shù)據(jù)記錄，還有橫向比較的預測分析記錄等，這三種記錄方式都可以獨立，也可以互相交叉，相互比較，可以歸為一個檔案內(nèi)容，也可以分別歸在不同的檔案內(nèi)容。（一）關于外顯性的直觀性記錄方式。關于外顯性的直觀記錄，就是將實時的氣象圖片或者影像資料，還有已經(jīng)形成的圖標等，通過及時而有效的方式進行歸檔記錄，并且將其合理的安排在不同的類別中，例如對于臺風等直觀的記錄，可以通過每段時期的臺風云圖進行有效的記錄，并且可以做到24小時地動態(tài)監(jiān)察，通過視頻方式有效記錄，工作人員在檔案的整理中，可以任意選取其中一段或者幾段截圖，保留相關視頻等，做好相關的檔案記錄分析，提升對于氣象的實時分析。這種記錄方式可以獨立成段，形成自己的檔案，也可以形成自己的橫向比較分析，提升對于未來的預測度和關注度等，這種氣象檔案可以做成多種類別，也可以將其中之一拿出來具體分析。（二）氣象檔案的歸類整理。關于氣象檔案的歸類，是建立在檔案的整體性和全面性上面，也是建立在檔案的及時性和長期的基礎上，像上面提到的各種氣象的觀測和數(shù)據(jù)記錄都是可以進行分類和歸類的，而且這種分類可以將同一時期和不同時期的數(shù)據(jù)以及圖標資料等，分類或者集中到一個區(qū)域中，并且能有效地翻閱和比較，做到省時省力。氣象檔案的歸類需要做到有效的索引，索引建立在檔案之前和之后，根據(jù)現(xiàn)有的資料進行字母或者關鍵詞的索引，便于檔案工作人員或者用戶的查找。（三）氣象檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和預測記錄。根據(jù)現(xiàn)有資料的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，我們在檔案中可以進行數(shù)據(jù)的預測和分析，這部分可以獨立成檔案，可以跟在其他檔案之后，并且做好有效的預測和記錄分析等，這也是我們有效進行檔案運用的關鍵所在。檔案的作用在于記錄和搜索，建立在其基礎作用上面，我們要做到有效的觀察和預測分析，并且通過數(shù)據(jù)的曲線轉(zhuǎn)化和直觀顯示等方式，顯示某一種氣象現(xiàn)象的發(fā)展和演變。這種記錄被稱為氣象數(shù)據(jù)的內(nèi)在記錄，是建立在外在直觀記錄和內(nèi)在數(shù)據(jù)演變的過程中，氣象檔案的有效整理和分類提取等。綜上所述，我們認為在氣象檔案的服務研究中，應該加強氣象記錄的及時性和服務性，并且要求記載全面準確連續(xù)，能夠做到前后的判斷和對比，像時間段氣象云圖的記載和對比，氣象溫度以及適度數(shù)據(jù)的對比分析等，將其中的數(shù)據(jù)進行橫向或者縱向的比較，從而研究出其中的規(guī)律，進行有效的分析。氣象檔案服務最終是服務人民，并且通過有效氣象的預測和分析，要求時間的連續(xù)性和階段的全面性，更要求數(shù)據(jù)的準確性，能夠針對氣象的某一個區(qū)域做出數(shù)據(jù)的判斷和分析思考，進行相關的預測。達到最終的數(shù)據(jù)結果提取目的，形成最終的氣象結果，歷史性的檔案研究需要進行數(shù)據(jù)的分析，而歷史性的數(shù)據(jù)分析是建立在共同研究的基礎上，特別是對于短時間細節(jié)的記錄和提取等，都可以成為我們共同的思考對象。
【參考文獻】
一、檔案的創(chuàng)新管理
1、健全檔案管理制度
檔案管理應有章可循，規(guī)范操作，因此，一套完善且行之有效的檔案管理制度尤為重要。檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、科學性，以便更好地發(fā)揮其規(guī)范引導作用。作為檔案管理人員要強化檔案管理意識，遵守檔案管理制度，嚴格檔案管理程序，及時、準確地收集檔案資料，努力做到檔案信息收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。對于新信息要及時補充調(diào)整。同時要完善檔案管理硬件設備，確保檔案工作有效落實。
2、加強對檔案管理人員培訓，提升專業(yè)化管理水平
檔案管理部門應有針對性地培養(yǎng)一支素質(zhì)較高的檔案管理人員隊伍，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，讓管理人員學習相關理論知識和現(xiàn)代化管理方法，摒棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式，更新理念，提高業(yè)務要求標準。要充分認識到檔案管理工作的重要性，并且不斷改進工作方式和工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，努力做好檔案服務創(chuàng)新工作，探索檔案服務創(chuàng)新之路，把檔案管理提高到一個新的臺階。
3、建立電子檔案，完善檔案現(xiàn)代化管理
隨著辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡技術的普及，檔案的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，檔案歸檔形式必須更新，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。因此，檔案管理工作必須從傳統(tǒng)模式向信息化管理模式過渡。采用更為科學、先進的辦公軟件進行檔案信息的存儲和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并通過計算機信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動檢索、數(shù)據(jù)信息分析的技術?？s微攝影技術和數(shù)碼影像技術的應用可以使照片、影像等檔案資料更完整、安全的保存。在后期檔案使用時可以直接檢索、統(tǒng)計和查閱，同時可以實現(xiàn)遠程檔案信息傳遞，提高工作效率。電子檔案還具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
4、建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上在線服務
建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上在線服務是對傳統(tǒng)工作模式的新的突破，是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。因此，使用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上檔案服務已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種更加便捷的形式。隨著局域網(wǎng)的普及，檔案部門可制作自己的網(wǎng)頁，組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化管理。通過網(wǎng)上服務，電子文件通過下載和上傳就可以完成。傳統(tǒng)檔案管理存在重保管輕利用的問題，而檔案網(wǎng)頁不僅方便檔案的檢索等常規(guī)服務，更有利于電子信息的資源共享和宣傳利用，實現(xiàn)檔案的真正價值。此外，現(xiàn)代生活中，人們更注重信息的時效性，而開展網(wǎng)上在線服務通過信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡及時準確的獲得多方信息，更好的滿足了人們的需求。網(wǎng)頁還可提供信息咨詢、文件閱覽等服務，具有覆蓋面廣、信息全、利用率高等優(yōu)點。檔案網(wǎng)頁適應新形勢的要求，有利于轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。
二、檔案的信息安全管理
不同于其他信息，檔案具有較強的保密性和利用限制性，而在對電子檔案及檔案網(wǎng)頁進行常規(guī)操作、信息傳輸、資料存貯的過程中以及在電子檔案的收集整理、歸檔利用過程中，都難免產(chǎn)生錯誤操作、信息丟失、病毒侵入、黑客侵犯等問題，這些都對檔案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加強檔案的保密工作，提高檔案信息的安全性成為檔案管理部門需要面臨的一項重要工作。
1、人員安全
檔案信息在操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題就是人為的泄密。因此，必須培養(yǎng)一支有較高素質(zhì)和較強法律意識的專業(yè)檔案管理人才隊伍。檔案管理人員必須認識到檔案信息安全的重要性，嚴防保密信息的泄露，使信息安全問題發(fā)生的幾率降到最小。檔案管理人員要認真學習《檔案法》、《保密法》，樹立保密意識。應根據(jù)檔案管理人員的職權崗位給予不同的使用及管理權限。檔案管理人員要牢記系統(tǒng)密碼并熟練掌握查殺病毒、資料備份等相關安全措施的操作方法。工作人員還要做好操作記錄，清晰記錄每一次查詢、收錄、整理等檔案管理的時間、參與人員等信息。要分工明確、責任到人、規(guī)范操作。遇到檔案管理人員調(diào)職、離職等情況時要注意加強管理，防止信息外流。
2、操作安全
操作安全是檔案安全的重要環(huán)節(jié)。在檔案信息操作過程中要樹立安全意識，如確保收集信息的準確性，按時查殺病毒，避免檔案信息被病毒感染、篡改。要養(yǎng)成信息備份的習慣，避免操作失誤造成的信息資料丟失的情況，帶來不可挽回的損失。在對影像、錄音等資料進行收集時要注意提取原件，并確保內(nèi)容未遭到過破壞、篡改。絕密檔案的調(diào)閱、銷毀應經(jīng)相關領導審批通過后嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，完善的安全應急機制也是十分重要的，當意外發(fā)生時要及時采取措施，有效應對，將損失降到最低。在管理過程中要主動接受保密部門對工作的監(jiān)督指導，做好對文件的安全保障工作。
3、信息設備安全環(huán)境
設備安全是保證檔案信息安全的基本條件，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應在充分安全的環(huán)境下進行保存，檔案室、電腦房等檔案管理環(huán)境必須專人管理并建立嚴格的門禁制度，出入時要進行詳細登記，以避免閑雜人等進入。還應做好信息設備環(huán)境的防火、防盜工作，避免水災、火災等外力破壞或盜竊等不法行為對檔案安全帶來的威脅。
【關鍵詞】 醫(yī)院;科技檔案;管理方法
【中國分類號】 R69.3【文獻標識碼】 B【文章編號】 1044-5511（2012）02-0317-01
醫(yī)院醫(yī)療技術的高低、服務質(zhì)量的好壞，直接關系到人民群眾的生命安危，決定著一個醫(yī)院的生存和發(fā)展。從循證醫(yī)學的角度來看，醫(yī)院醫(yī)療技術的提升與醫(yī)院科技工作息息相關，檔案工作顯得尤為重要。醫(yī)院科技檔案是指醫(yī)院在醫(yī)藥衛(wèi)生科技活動及防病治病過程中直接形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中起來保管的科學技術文件材料［1］。隨著醫(yī)院的發(fā)展，各個部門對科技檔案信息資源的需求日益增大，醫(yī)院科技檔案管理應向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。
1. 醫(yī)院科技檔案管理工作現(xiàn)狀
由于醫(yī)院職能特殊性的限制和不同種類檔案載體作用特點的影響，許多重要珍貴文件資料分散在各個部門、各個科室，甚至損壞、散失，給醫(yī)院科技檔案工作帶來諸多不利。
1.1 檔案種類繁多，數(shù)據(jù)資料不完整:科研活動的多專業(yè)性，決定了科技檔案在種類上的多元化和數(shù)量、信息量上的龐大。同時，檔案載體材料和形式的多樣性，如載體材料包括紙質(zhì)載體、光盤記錄載體等。文字材料和實物并存，既有文字材料，又有獎狀、獎杯、證書等實物，導致科技檔案管理工作量巨大，漫長的科研過程和周期，更加大了科技檔案收集工作的難度。因此，就醫(yī)院目前情況看，檔案數(shù)據(jù)資料的收集困難重重，數(shù)據(jù)資料遺漏在所難免。
1.2 科研人員科研檔案意識淡薄:科研人員科研檔案意識淡薄，資料保存不全。部分科研人員只重視科研活動的過程控制和科技成果的鑒定與報獎，忽視科技文件材料的保存和積累，還有部分科研人員認為自己的科研成果放在檔案部門不如放在自己身邊使用起來方便，不愿上交或不主動上交應當歸檔的文件材料，從而直接影響到科研檔案質(zhì)量及有效管理。
1.3 科技檔案立卷機制缺乏靈活性:有價值的文獻得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，只重視醫(yī)院文書檔案立卷管理，不強調(diào)業(yè)務部門主動歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業(yè)務科室在某項科研完成后，未經(jīng)科技檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻中只有審批材料。
1.4 兼職人員的服務意識不強: 由于科技檔案分散管理，大多是兼職檔案員，人員配備隨意，流動性大，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識，對科技檔案的收集程序含糊不清，其他日常事務又很繁忙，根本沒時間好好地整理，所以很難使科技檔案工作以出色的工作效果使科技人員信任和理解，管理意識、服務質(zhì)量和服務水平尚不能滿足醫(yī)院科技工作的需要。
1.5 科技檔案開發(fā)利用效率不高:長期以來，檔案人員僅是一個收集保管的角色，沒有主動走向臨床一線為科技人員服務，不能更好地發(fā)揮科技檔案在科技成果推廣應用中的參與和橋梁作用。而科技人員也沒有意識到科技檔案是連接科技、生產(chǎn)活動的一個承前啟后的環(huán)節(jié)，沒有保留比較重要的、有價值的部分，更談不上科學有效地利用。
2. 加強醫(yī)院科技檔案管理的途徑
2.1完善制度建設，健全檔案管理體系:加強科技檔案的管理是醫(yī)院建設的迫切需要，每一項科技活動從提出任務到最終完成任務，盡管經(jīng)歷著不同的階段，但各個階段之間都是相互聯(lián)系、缺一不可、并構成一個內(nèi)在聯(lián)系的統(tǒng)一體?？萍蓟顒拥倪@種規(guī)律性和嚴密性，決定了反映和記錄這一項科技活動的科技文獻材料，是一個獨立的有機整體，具有成套性，否則就不能真實地客觀地反映一項科技活動的完整面貌。因此，要重視科學技術，要尊重知識、尊重人才、尊重科技成果，各級領導必須增強檔案意識，從制度上明確規(guī)定科技檔案的歸檔范圍和要求。建立符合實際情況的檔案管理制度，并加以完善實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保醫(yī)療科技檔案材料整理的完整性，為醫(yī)院科技活動服務。
2.2加強宣傳力度，提高檔案留存意識:要提高科技人員檔案意識，在很大程度上取決于檔案管理人員的宣傳、引導及其工作的成效。可以通過醫(yī)院網(wǎng)站、院報、宣傳窗等形式和渠道，全方位、多層次地大力宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》，使大家明確做好檔案工作是法律法規(guī)的要求，是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的一部分。
2.3 強化人員培訓，提升業(yè)務素質(zhì):檔案管理人員應該熱愛自己的本職工作，業(yè)務要精，責任心要強，在選配檔案管理人員時要考慮德才兼?zhèn)涞脑瓌t，要懂得檔案工作是在為后人，為國家積累財富，要有甘為人梯的精神。在業(yè)務上應具備相應的文化、技術和業(yè)務素質(zhì)，不斷總結探索醫(yī)院科技檔案管理工作業(yè)務發(fā)展，推動醫(yī)院科技檔案管理水平的提高。
2.4 加強開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢: 科技檔案的建檔是為了保存醫(yī)院豐富的科技信息資源，更好地用于醫(yī)院和各項生活活動中去。如今科技檔案已成為省級、市級臨床重點專科評審、醫(yī)院等級評定、評估醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一，如無錫市第四人民醫(yī)院在迎接江蘇省"三甲醫(yī)院"評定和復評的系列檢查活動中，科研教學占其中很重的分量，僅次于醫(yī)療、護理。通俗地講檢查的就是查"臺帳"、"資料"，其實查的就是檔案。此時，完善的科技檔案就可以充分地發(fā)揮其利用價值。
加強和完善醫(yī)院科技檔案管理工作，對于促進醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展，推動醫(yī)院整體工作的進步，具有十分重要的意義。提高科研檔案的管理水平，做好服務工作，充分利用科技檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要，使檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學化、制度化。
