發(fā)布時間：2023-06-15 17:16:38
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的干部檔案管理的重要性樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：人事檔案；企業(yè)管理；人力資源
1 人事檔案對企業(yè)管理的重要性
1.人事檔案是選好管理干部的基礎(chǔ)
現(xiàn)企業(yè)要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好企業(yè)管理干部的選人工作，著重從專業(yè)技能、心理素質(zhì)、職業(yè)道德等多個層面來篩選人才。而企業(yè)篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對于企業(yè)人才的篩選有著至關(guān)重要的作用。人事檔案中形形的經(jīng)歷、一條條的獎懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業(yè)便可根據(jù)這些信息對求職者進(jìn)行甄別，從中選擇適合企業(yè)實際需求的管理干部。
2.人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)
人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)，具體包括兩個方面的內(nèi)容：其一，能夠人盡其用。企業(yè)可以從管理干部的個人人事檔案中了解其性格特點、專業(yè)特點及心理特點擁有一個全面的認(rèn)知，從而根據(jù)這些認(rèn)知來為其提供適合其特點的工作崗位。如為研究方向為市場營銷的管理干部安排一個銷售管理崗位等。其二，能夠促進(jìn)管理干部的發(fā)展。企業(yè)可以在人事檔案中增加職工的獎懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發(fā)管理干部的工作熱情，形成企業(yè)內(nèi)部良好的競爭氛圍。
3.人事檔案是提拔管理干部的基礎(chǔ)
要發(fā)揮提拔活動的激勵作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說提拔干部要有一個具有說服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認(rèn)可的提拔證明材料。企業(yè)可以根據(jù)管理干部人事檔案中日常工作表現(xiàn)及獎懲情況來擇優(yōu)擇先，提拔對企業(yè)做出突出貢獻(xiàn)的管理干部，繼而提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量。
2 企業(yè)人事檔案管理中的現(xiàn)存問題
1.人事檔案管理工作認(rèn)識不足
國內(nèi)的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有西方發(fā)達(dá)國家成熟，企業(yè)管理思維也尚不成熟，特別現(xiàn)代企業(yè)管理思維尚未全面形成，僅國企、外資企業(yè)及其他大型企業(yè)對人事檔案的重要性達(dá)成了普遍共識，而在中小企業(yè)中對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)活動和經(jīng)營活動中去，認(rèn)為人事檔案管理工作無非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個靜態(tài)化的管理，而不能以動態(tài)化的視角來看待人事檔案管理工作。
2.人事檔案完整性、真實性較低
很多企業(yè)都未能夠成立專門的人事檔案管理部門，而企業(yè)職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會保障局，甚至有的企業(yè)從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒有見過職工的人事檔案。職工的檔案長期寄存在人力資源與社會保障局，職工在企業(yè)中的績效考核、工作獎懲情況等都不能及時的裝入個人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現(xiàn)。一旦遇到實際需要檢查個人人事檔案材料時，為了應(yīng)付檢查，企業(yè)便會短時間內(nèi)編造一些虛假的績效考核及獎懲記錄等裝入職工個人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。
3.人事檔案現(xiàn)代化程度較低
從國內(nèi)人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，現(xiàn)代化信息管理在行政、事業(yè)單位中已全面鋪開，提高了工作效率和工作質(zhì)量。但在企業(yè)中，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度還比較低。盡管市場上已經(jīng)出現(xiàn)了人事檔案管理軟件，但大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯。
4.人事檔案管理工作人員素質(zhì)偏低
一方面，專業(yè)管理人才緊缺。目前國內(nèi)的現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育仍以研究生階段教育為主，并未走進(jìn)本科教育的舞臺，而具備研究生學(xué)歷的人才大多集中扎堆在上市企業(yè)、外資企業(yè)中，國內(nèi)一般中小型企業(yè)專業(yè)人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現(xiàn)出極大的不適應(yīng)感，亟需提升他們的現(xiàn)代信息技術(shù)水平。
3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)人事檔案管理意識
企業(yè)管理者必須認(rèn)識到認(rèn)識當(dāng)管理工作對企業(yè)的重要性，必須認(rèn)識到企業(yè)的人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的工具。增強(qiáng)人事檔案管理意識，必須首先把企業(yè)人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個高度，把人事檔案管理列入年度工作計劃，加大對企業(yè)人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)等。
2.建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度
嚴(yán)格的管理制度是各項管理工作得以有序開展的基礎(chǔ)，為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，必須建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度，用制度來約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實性。首先，應(yīng)建立人事資料歸檔制度。對企業(yè)職工的年度考核，獎懲情況等，應(yīng)該在本年度及時歸入員工個人人事檔案中去；其次，應(yīng)建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進(jìn)行臺賬登記，并簽署查閱人姓名，規(guī)定查閱歸還時間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業(yè)亦或者是從企業(yè)流出，都應(yīng)該辦理交接手續(xù)，仔細(xì)檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。
3.建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)
一方面，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)在充分認(rèn)識到人事檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，應(yīng)加大對人事檔案管理工作的資金投入，購置計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立人事檔案管理內(nèi)網(wǎng)，為現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅實的硬件基礎(chǔ)。
另一方面，企業(yè)應(yīng)對自身有一個清晰地認(rèn)知，結(jié)合行業(yè)特點等，從市場上選擇適合本企業(yè)人事檔案管理工作實際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當(dāng)然，為了提高軟件的實用性，企業(yè)還可以與軟件開發(fā)公司合作，針對本企業(yè)人事檔案管理工作實際設(shè)計一款具有較高針對性的人事檔案管理軟件。
4.加快人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)
加快人事檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，需要多方參與，形成合力。首先，應(yīng)改革國內(nèi)現(xiàn)代教育體系中的現(xiàn)代企業(yè)管理教育體系，將現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育下落到本科高校教育當(dāng)中，大面積培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)管理人才，滿足現(xiàn)代企業(yè)管理人才市場的需求；其次，社會培訓(xùn)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該積極的參與到現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的浪潮中，開設(shè)現(xiàn)代企業(yè)管理人才培訓(xùn)班，配合企業(yè)做好人事檔案管理人才素養(yǎng)提升工作；最后，企業(yè)應(yīng)該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓(xùn)課程，著重提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)和現(xiàn)代化信息素養(yǎng)。
總之，企業(yè)人事檔案對企業(yè)的一筆寶貴財務(wù)，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)必須從軟硬件設(shè)施著手，提高思想認(rèn)識，加快制度建設(shè)，加快隊伍建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)
[1]馮小蓉.新時期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界，2013（z4）：33-34.
[2]崔艷麗.淺議企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國經(jīng)貿(mào)，2015（10）：58.
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設(shè) 理由策略
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的作用。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的理由及策略。
一、人事檔案管理工作中存在的理由
（一）不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機(jī)會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫照。
（二）缺乏有效的檔案管理
人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理策略，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（二）檔案的搜集管理意識不強(qiáng)
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全。現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟(jì)審計、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
（三）人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
二、做好人事檔案管理的措施
（一）健全制度
結(jié)合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運轉(zhuǎn)。
（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計算機(jī)，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機(jī)增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補(bǔ)充。同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
（三）配備專職檔案人員管理
具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。對于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識、電腦操作知識、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識。
（四）提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。其次是其社會服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵儯浞职l(fā)揮檔案的作用。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 信息化建設(shè) 問題對策
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對于開發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的問題及對策。中國
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機(jī)會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫照。
2、缺乏有效的檔案管理
現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識不強(qiáng)
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全?，F(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績、收入、經(jīng)濟(jì)審計、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
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二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結(jié)合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運行。中國
2、加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計算機(jī)，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機(jī)增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補(bǔ)充。實現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，這是需要資金做基礎(chǔ)的，加大對檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專職檔案人員管理
事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點，其工作性質(zhì)是專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。涉及到個人的隱私和一個人的成長、工作、遵紀(jì)守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業(yè)人員安排到這個崗位上。對于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識、電腦操作知識、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識。
4、提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調(diào)人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長久以來，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開發(fā)檔案的利用價值，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變簡單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵儯浞职l(fā)揮檔案的作用。
三、結(jié)束語
事業(yè)單位干部人事制度的改革，給人事檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也促進(jìn)了人事檔案的管理。在完善的檔案管理制度約束下，配備專職的業(yè)務(wù)人員，加快檔案的信息化建設(shè)，開發(fā)檔案的利用價值，為上級領(lǐng)導(dǎo)干部的選拔任用，提供數(shù)據(jù)的參考。中國
參考文獻(xiàn)：
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[2]杜娟; 淺談高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新舉措[j]. 山東紡織經(jīng)濟(jì) 2010年08期，信息科技•檔案及博物館，第15-66頁
關(guān)鍵詞：退休干部；人事檔案；檔案管理
我國各地制定的退休干部人事檔案管理規(guī)范均是大相徑庭，各大企業(yè)中的管理規(guī)定亦是不同的，退休干部人事檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，但許多企業(yè)并不注重檔案利用，退休干部檔案利用率更低，各項檔案管理工作均未落到實處。因此，探討退休干部人事檔案管理，對企業(yè)發(fā)展有著極大推動作用。
一、退休干部人事檔案管理中存在的不足之處
1.退休干部人事檔案管理意識弱
當(dāng)下諸多企業(yè)僅注重經(jīng)濟(jì)利益追求，檔案管理意識弱。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)僅將自己的精力與資金均投入于各項生產(chǎn)經(jīng)營及產(chǎn)品銷售，對檔案管理工作并不關(guān)注，認(rèn)為退休干部與企業(yè)僅是雇傭關(guān)系，無需將精力與資金投在人事檔案管理工作上，導(dǎo)致企業(yè)退休干部檔案管理工作十分被動，大多數(shù)情況下都難以應(yīng)付全局，各項工作完成質(zhì)量偏低，退休干部上訪或是存在爭議時則無原始資料查找。檔案管理人員對此項工作的認(rèn)識偏差，導(dǎo)致退休干部認(rèn)識檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展脫節(jié)。
2.退休干部人事檔案經(jīng)費少
企業(yè)退休干部人事檔案管理工作的落實，要為此設(shè)置專門的庫房，派遣專業(yè)管理人員，建立相應(yīng)的保障措施與制度。但這些工作的落實均需充足的經(jīng)費，以確保退休干部人事檔案管理工作有序展開。
3.退休干部人事檔案管理欠缺
利益驅(qū)動導(dǎo)致有人想要獲得企業(yè)退休干部原始檔案，企業(yè)退休干部人事檔案中的原始資料均是長時間保存，具有相應(yīng)的商業(yè)價值與收藏價值，有人會由利益驅(qū)使而想方設(shè)法的獲取相關(guān)原始檔案資料。
二、退休干部人事檔案管理工作相關(guān)建議
1.加強(qiáng)企業(yè)對退休干部人事檔案管理的認(rèn)識度
要不斷加大宣傳力度，引導(dǎo)企業(yè)深刻認(rèn)識到退休干部人事檔案管理工作的重要性?？筛鶕?jù)實際情況開展各種活動，運用報紙、電視等媒體大力宣傳檔案相關(guān)法規(guī)與社會保障法規(guī)，引導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識退休干部人事檔案管理的重要性，并知道檔案丟失或者缺損后的危害，督促其自覺將退休干部人事檔案管理列入日程，真正重視退休干部人事檔案工作，根據(jù)實際情況給予相應(yīng)的經(jīng)費支持，全面維護(hù)退休干部的合法權(quán)益。
2.加大經(jīng)費投入
要根據(jù)企業(yè)實際情況加大資金投入，積極改善退休人員人事檔案管理條件與環(huán)境，健全和完善各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以確保企業(yè)退休干部人事檔案管理工作有序開展。社會保險經(jīng)辦部門要積極爭取并獲得政府支持，加大資金投入，同時建立專門的退休干部人事檔案管理庫房，為其配備計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備。庫房要做好防火、防盜、防潮等方面工作，保證退休干部人事檔案存放安全。
3.加強(qiáng)依法治檔
要不斷加強(qiáng)依法治檔，持續(xù)加大退休干部人事檔案管理力度。檔案管理行政機(jī)構(gòu)各項工作的開展務(wù)必遵循依法治檔的原則，將退休干部人事檔案管理工作列入國家檔案管理內(nèi)容中，根據(jù)《檔案法》中的各項要求嚴(yán)格落實管理工作，強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、執(zhí)法嚴(yán)格、監(jiān)督嚴(yán)格。全面維護(hù)退休干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性，促使檔案法制建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。
4.加大隊伍建設(shè)
為了能夠有效提升退休干部人事檔案管理效率與管理質(zhì)量，在實際的管理工作中企業(yè)退休干部人事檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)，根據(jù)現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，配備思想政治素質(zhì)過硬、文化素質(zhì)高，同時數(shù)量信息管理技術(shù)的人員，檔案管理專業(yè)知識及文字水平亦應(yīng)過硬，這樣才能夠保證在人力資源上保證退休干部人事檔案管理工作的實際需求。綜上所述，企業(yè)退休干部人事檔案屬極具保存價值的文件材料，干部退休時要以此為根據(jù)經(jīng)勞動保障行政機(jī)構(gòu)審批，亦是退休干部辦理養(yǎng)老保障的原始資料。本文探討了退休干部人事檔案管理，分析了退休干部人事檔案管理中存在的不足之處，包括退休干部人事檔案管理意識弱與退休干部人事檔案經(jīng)費少、退休干部人事檔案管理欠缺，并提出了適用于退休干部人事檔案管理工作相關(guān)建議，通過加強(qiáng)企業(yè)對退休干部人事檔案管理的認(rèn)識度與加大經(jīng)費投入和加強(qiáng)依法治檔，同時加大隊伍建設(shè)，為企業(yè)退休干部人事檔案管理工作提供參考依據(jù)。
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案 管理 對策分析
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才信息的重要載體, 是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、科研教學(xué)、職稱考評、繼續(xù)教育、業(yè)績考核以及獎勵懲處等方面的原始記錄。它為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子準(zhǔn)確提供各類人才信息和用人依據(jù),同時也是職工享受福利、各類專業(yè)技術(shù)人員評定職稱的重要依據(jù)。隨著社會的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革的不斷深入,醫(yī)院的人事檔案工作面臨著更多更高的要求, 人事檔案管理工作如何主動順應(yīng)時展的要求,迎接新挑戰(zhàn),實現(xiàn)新局面,是我們?nèi)耸聶n案工作者需要正確面對和認(rèn)真思考的重要課題。
1.當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在問題及原因分析
1.1對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足
在人事制度改革不斷深入的情況下，人才流動日益加大，原來的“檔在人在”的秩序被破壞，這樣就導(dǎo)致人才的引進(jìn)工作受到阻擾，出現(xiàn)了很多“檔在無人’域者“有人無檔”的情況。目前, 醫(yī)院普遍存在重醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展, 輕人事檔案管理的現(xiàn)象,對人事檔案工作存在一些偏見或誤區(qū)，對人事檔案管理認(rèn)識簡單化，對人事檔案信息開發(fā)利用的重要性認(rèn)識不足, 僅僅停留在對檔案保管、存放, 一般應(yīng)付的思想觀念上。只要干部人事檔案不丟失, 能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行, 極少考慮到人事檔案信息用于人才開發(fā)利用方面。
1.2醫(yī)院人事檔案管理制度相對落后
隨著人事制度的不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。
1.3檔案管理人員綜合素質(zhì)較低
人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉(zhuǎn)行或兼職管理檔案的，知識結(jié)構(gòu)不均，學(xué)歷層次不齊，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，對行政管理、醫(yī)院管理工作不熟悉。一般只能應(yīng)對簡單的收集和裝訂工作, 難以勝任新時期的檔案管理工作; 人事管理工作量大，年度晉升考核調(diào)資，干部職工人動，聘用及業(yè)務(wù)考核評比，這些都需要人事部門完成，工作細(xì)碎繁雜致使工作人員只做些簡單工作，安于現(xiàn)狀，服務(wù)意識落后。
1.4管理設(shè)備差，管理手段落后
醫(yī)院重視醫(yī)療設(shè)備的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于對人事檔案管理，對檔案管理的設(shè)施投入較少，辦公環(huán)境極其簡單，常以“因陋就簡、因地制宜”為原則，硬件設(shè)施簡陋，無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也不具備防火、防潮、防盜等條件，而且還融辦公、閱檔、倉庫為一體。管理工作人員從事檔案的收集、整理、歸類、編目等主要還是手工為主，紙質(zhì)材料較多，案卷質(zhì)量和收集效率以及檔案利用率較低。手工的檔案不僅操作麻煩，而且不易檢索且容易破壞。
1.5內(nèi)容不規(guī)范、材料不全面
在人事檔案收集過程中, 有些歸檔材料紙張不合規(guī)格、填寫過于簡單或不規(guī)范, 如學(xué)習(xí)、進(jìn)修、工作經(jīng)歷、家庭成員及社會關(guān)系填寫不詳;有些人事檔案材料填寫隨意, 內(nèi)容前后矛盾, 如部分職工填寫履歷時為了找工作有意增大年齡、為了延遲退休故意減小年齡等等, 使檔案材料缺乏可靠性;需歸檔的材料有些檔案材料由于歷史原因缺少一些職工的干部履歷表、入黨登記表、學(xué)生登記表、下鄉(xiāng)知青期間的工齡認(rèn)定材料, 直接影響了人事檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性?，F(xiàn)有的人事檔案材料構(gòu)成上, 涉及到個人思想品德、個人履歷、社會關(guān)系方面的材料較多, 而反映個人醫(yī)學(xué)業(yè)績、工作能力、醫(yī)學(xué)專業(yè)特長等方面的信息材料較少, 難以發(fā)揮人力資源的開發(fā)利用的功能。
2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的對策分析
2.1提高思想認(rèn)識,增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感和緊迫感
醫(yī)院人事檔案工作涉及醫(yī)院管理的方方面面, 是醫(yī)院人事工作的重要組成部分, 是人事工作中一項必不可少的基礎(chǔ)工作。要充分認(rèn)識新形勢下加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案管理對推進(jìn)干部人事工作發(fā)展的重要性, 自覺增強(qiáng)檔案意識, 切實擺上重要位置, 將其納入干部人事工作的年度計劃之中, 并作為考評干部人事工作的一項重要內(nèi)容。醫(yī)院要重視人事檔案管理工作,改變傳統(tǒng)的檔案保管觀念, 樹立對人事檔案信息開發(fā)利用、為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的新觀念。
2.2健全醫(yī)院人事檔案管理制度，規(guī)范管理
干部人事檔案管理是一項頭緒多, 業(yè)務(wù)繁雜的工作, 一套行之有效的制度和流程必不可少。要進(jìn)一步完善、規(guī)范檔案管理制度，如檔案管理和檔案利用制度。實行人事檔案的社會化管理制度。制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。規(guī)范醫(yī)院人事管理的流程，合理利用開發(fā)人才信息資源。
2.3提升人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)
檔案管理人員素質(zhì)的高低影響到醫(yī)院人事工作的開展乃至醫(yī)院的發(fā)展, 因此要按規(guī)定配備專職檔案管理人員。建立一支思想堅定、業(yè)務(wù)精湛、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)守紀(jì)律的干部人事檔案管理人員隊伍, 是搞好新形勢下干部人事檔案工作的重要保證。要建立人才引進(jìn)與培養(yǎng)機(jī)制，引進(jìn)熱心從事檔案工作、高學(xué)歷、專業(yè)素質(zhì)高、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉計算機(jī)操作的檔案管理人員；醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。還要重視和做好原有從業(yè)人員的崗前培訓(xùn)與繼續(xù)教育工作，確保“持證上崗”，在崗人員要不斷學(xué)習(xí)，并定期進(jìn)行技能、知識培訓(xùn)，不斷更新知識，提高技能。
2.4加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè),提供優(yōu)質(zhì)的人才檔案信息服務(wù)
隨著科學(xué)的發(fā)展，各行各業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理手工模式已經(jīng)跟不上醫(yī)院的發(fā)展需要，需要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化。相對于傳統(tǒng)模式的手工建檔，網(wǎng)絡(luò)建檔可以避免在搜索信息、存儲檔案和提取檔案存在的諸多問題有著不可比擬的優(yōu)越性：保存時間長，不易破損、信息全面、存取方便、便于查找且具有共享性?？己斯_公平，不僅提高了管理工作效率、利于材料完整保存、提高準(zhǔn)確性而且還可以滿足醫(yī)院的人力資源需求。建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫, 及時更新, 動態(tài)化管理干部人事檔案信息, 保證干部檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性,以便檢、查詢、信息統(tǒng)計分析及開發(fā)利用, 使干部檔案管理工作信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化, 提高人事檔案管理的工作效率。
2.5加強(qiáng)人事檔案信息的開發(fā)利用，優(yōu)化衛(wèi)生人力資源配置
人事檔案反映自然人的成長軌跡即反映出自然人的成長經(jīng)歷, 反映其學(xué)歷變動、職務(wù)變遷、職稱晉升、工資增減、獎勵懲處、家庭及社會關(guān)系、政治面貌等方面。由于人事檔案工作的特殊性、保密性, 所以必須在人事檔案制度要求許可的范圍內(nèi)進(jìn)行開發(fā)利用。此外要充實個人工作業(yè)績、能力檔案材料, 重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況、參加各種衛(wèi)生專業(yè)資格考試、注冊考試等信息資料, 及時將個人的臨床工作能力、業(yè)績和反映專業(yè)技術(shù)特長的材料及時歸入檔案, 為醫(yī)院考察選拔干部、合理配置人力資源提供必要的依據(jù)。
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關(guān)鍵詞：管理理念；檔案管理；科學(xué)化；人事管理
一、檔案管理的現(xiàn)狀
1.對檔案的重視程度不夠。由于我國當(dāng)前的國情影響，使得我國的檔案管理過程中存在著諸多誤區(qū)，其重視程度不夠，長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，其在檔案管理的過程中一般都是采用抄抄寫寫和對各種一般事情進(jìn)行分析和保存的過程進(jìn)行管理的，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以在檔案管理的過程中對其不夠重視，對各種管理手段和先進(jìn)管理技術(shù)的認(rèn)知不夠完善，以至于在檔案管理的過程中對各種先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用和分析方法都不夠，缺乏其認(rèn)知方法和認(rèn)知過程。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種現(xiàn)狀是影響當(dāng)前檔案管理的主要措施和相應(yīng)的手段，是檔案管理工作中的主要問題。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。在過去的檔案管理工作中，由于管理人員對檔案管理的不夠?qū)Ｂ?，不夠?qū)I(yè)使得其容易出現(xiàn)各種工作對接問題。所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，在檔案管理的過程中對各種檔案信息的檢查和檢驗方式都不夠完善，導(dǎo)致其數(shù)量和材料之間出現(xiàn)各種誤差，這些誤差是影響公司效益和發(fā)展的主要手段，。該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對人事檔案重要性認(rèn)識不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對策及思考
檔案創(chuàng)新工作是當(dāng)前社會發(fā)展過程中的必然趨勢，是社會在發(fā)展過程中對檔案要求的必然結(jié)果。創(chuàng)新是一個理論發(fā)展的前提，它不是抽象憑空產(chǎn)生的，是通過各種具體實踐理論為基礎(chǔ)的過程，是采用各種先進(jìn)技術(shù)為一體的創(chuàng)新理念和前提基礎(chǔ)。人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實際等內(nèi)容的真實記載和反映。
1.嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況。
2.強(qiáng)化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認(rèn)真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實完整。
6.提高人民群眾對檔案材料重要性的認(rèn)識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認(rèn)識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認(rèn)識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
【?P鍵詞】鐵路人事檔案管理；管理模式；創(chuàng)新管理
【Keywords】 railway personnel files management； management mode； innovation management
【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）11-0016-02
1 引言
在中國科技日新月異的今天，鐵路運輸已經(jīng)成為促進(jìn)當(dāng)今國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的重要力量。鐵路運輸?shù)目焖侔l(fā)展給我們帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，鐵路部門更需要合理規(guī)劃人力資源，有效適應(yīng)鐵路運輸發(fā)展的需要。干部人事檔案管理是人事管理中極具特色的重要部分，其對于我國企業(yè)單位的業(yè)務(wù)與發(fā)展有著不可替代的現(xiàn)實意義。首先，干部人事檔案管理是考核隊伍業(yè)績與水平的重要依據(jù)，檔案中詳細(xì)記錄了本人的基本信息以及業(yè)績、專長等。其次，干部人事檔案可以起到鞭笞和鼓勵員工的作用。干部人事檔案作為單位考核職員的重要參考，可激勵員工提高業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。
2 鐵路干部人事檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理邊緣化
無論在國企還是私企，管理工作中都含有檔案管理這一部分。檔案管理具有真實性、原始性與不可替代性，并且具有極強(qiáng)的法律效益。人們普遍對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，導(dǎo)致在實際工作中并沒有得到有效落實與保護(hù)。領(lǐng)導(dǎo)將企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略管理作為中心，不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理被邊緣化。因此，大多數(shù)人普遍存在兩種誤區(qū)：第一，認(rèn)為人事檔案記錄即可，無須再花其他功夫進(jìn)行特別的管理。其實不然，自古便有選賢舉能之說，要想讓員工盡可能地發(fā)揮自己的才能，領(lǐng)導(dǎo)必須要有合理的人事管理制度。以免出現(xiàn)人員配備不到位，甚至是張冠李戴的情況，影響工作質(zhì)量與效率。第二，認(rèn)為個人人事檔案與己無關(guān)，那是領(lǐng)導(dǎo)該做的事。實際上，每一份人事檔案都獨一無二，是不可替代的。如果自己都不重視，將其“束之高閣”，最后只有為自己的過失買單[1]。
2.2 人事檔案管理模式單一，設(shè)施落后
一直以來，鐵路人事檔案管理都是采用紙質(zhì)檔保存的方式，并專門安排專業(yè)人員加以收集與整理。這種保存方式有一定的合理性，但在不同程度上存在著某些利弊。特別是在一些狹小、潮濕的空間，不利于紙質(zhì)檔案的存放。在互聯(lián)網(wǎng)+風(fēng)起云涌的今天，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案備份，用電子檔加以管理，以便于檔案的存放和查找。
2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高
大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理就是簡單的記錄與存放工作，這是對檔案管理錯誤的認(rèn)識。實際上，檔案管理是一件專業(yè)性極強(qiáng)的工作。人事檔案管理人員，除了與其他部門一樣需要有一定的文字功底，在鐵路運輸部門，檔案管理人員還要熟知有關(guān)鐵路運輸?shù)南嚓P(guān)知識，熟知與法律相關(guān)的法律常識。因此，要從事檔案管理工作，其工作要求相對較高。但因為領(lǐng)導(dǎo)階層重視不足，資金不到位，加之個別檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與職業(yè)素養(yǎng)不高，檔案管理工作難以進(jìn)一步改革與創(chuàng)新。
3 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的優(yōu)缺點
3.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點
①便于記錄原始特征。原則上紙質(zhì)檔案不能涂抹與修改，這在一定程度上保證了信息的真實性與原始性。具有第一手材料的價值。特別是在法律效益方面有極大的憑證和參考作用。②紙質(zhì)載體更具穩(wěn)定性和安全性。紙質(zhì)檔案的保存有其物質(zhì)載體，不易被盜，對于個人信息的保護(hù)更加安全。且紙質(zhì)檔案如果設(shè)施完備，保存壽命較長。③具有相對憑證性。紙質(zhì)檔案須本人手寫且不能涂改，如同身份證，是獨一無二的載體，所以其具有極強(qiáng)的憑證性。相對于電子檔案，沒有實際的物質(zhì)載體，因此不具有很強(qiáng)的憑證性。
3.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點
①紙質(zhì)檔案保管存在問題。紙質(zhì)檔案保存量較大，加上領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致保管的資金投入過低，保存環(huán)境惡劣，個別管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，所以加大了保管的難度。不少紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了被酸化、被腐化、紙質(zhì)殘缺等問題，并且被損毀后很難復(fù)原。②紙質(zhì)檔案易磨損、易丟失。人事檔案管理是否科學(xué)合理直接決定了應(yīng)收集歸檔的檔案是否齊全和完整，檔案管理人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)也直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。若需在原有檔案中添加一份歸檔材料，必須要對整本檔案進(jìn)行重新裝訂，加速紙質(zhì)檔案的磨損。一些責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員便會直接導(dǎo)致檔案的丟失或收集不齊全、不規(guī)范等。③查閱檢索耗時長。相對于電子檔案，紙質(zhì)檔案的查閱檢索程序煩瑣，且花費時間長。要查閱檔案，需到檔案室由專門人員查找，造成不便。
4 創(chuàng)新鐵路干部人事檔案管理的相關(guān)對策
4.1 加強(qiáng)對檔案管理的重視程度
無論是領(lǐng)導(dǎo)還是個人，都要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視程度。其中，提高領(lǐng)導(dǎo)層面的相關(guān)意識尤其重要。專業(yè)的管理人員和必要的管理資金都是加強(qiáng)檔案管理的重要?l件。首先，加強(qiáng)對鐵路干部人事檔案管理的宣傳，使鐵路工作人員和普通民眾都認(rèn)識到檔案管理的重要性；其次，定期組織鐵路部門檔案管理人員進(jìn)修和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)[2]。
4.2 完善檔案管理配套設(shè)施
檔案管理工作在鐵路運輸部門尤為重要，它關(guān)系著整個鐵路網(wǎng)的運行。因此，在鐵路運輸部門，應(yīng)當(dāng)投入更多的人力、物力和財力來保證檔案管理工作的正常開展。另外，資金撥發(fā)尤其重要，科技創(chuàng)新也不可或缺。紙質(zhì)檔案每一年都會逐年增加，如果不加以科學(xué)管理，紙質(zhì)檔案越積越多，導(dǎo)致存放和查找困難，造成檔案丟失、損壞。檔案庫房中應(yīng)當(dāng)配備完善的防火、防盜和防潮設(shè)施，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案酸化、變色、腐蝕等。一旦出現(xiàn)此類情況，很難再行修復(fù)。
4.3 優(yōu)化電子檔案管理模式
在這個網(wǎng)絡(luò)時代，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)給我們帶來的便利，建立有效措施完善電子檔案的真實性與安全性，嚴(yán)格制定相關(guān)規(guī)定并加以科技約束，排除管理人員擅自修改人員檔案內(nèi)容的可能，以免造成虛假檔案。另外，務(wù)必要定期檢測和拷貝電子檔案內(nèi)容，一式三份，以避免電子檔案丟失。對于電子檔案也要配備專人專項管理，明確個人分工和職責(zé)范圍，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案管理也逐步走向規(guī)范化。
4.4 實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
對于紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理都各自存在著其自身的合理性與局限性。因此，要實現(xiàn)二者的創(chuàng)新，要做到取其精華，去其糟粕，取長補(bǔ)短，相互補(bǔ)充。實現(xiàn)電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的互動，形成一種綜合管理系統(tǒng)，從而為鐵路干部人事檔案管理提供更行之有效的管理模式，提高管理質(zhì)量與檔案利用率。
4.5 人事檔案管理模式應(yīng)向開放式管理變革
隨著人力資源制度的變革，如果相關(guān)的人事檔案工作不能做到與時俱進(jìn)，就無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。如今，單位招聘人才，考核方式多種多樣，個人檔案只是作為其中一個參考部分，經(jīng)常被組織和個人查用。并且檔案的內(nèi)容大多與個人業(yè)績、專長相關(guān)，值得保密的內(nèi)容并不多。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，在人事檔案管理方面，可以嘗試改變檔案管理與服務(wù)方式。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，將不屬于個人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，使紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理一體化。
（一）提升認(rèn)識，對人事檔案實施動態(tài)化管理
加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，抓好檔案工作，其基礎(chǔ)就是要提升人們對其的認(rèn)識，從管理和監(jiān)督兩方面入手實施管理。具體來說，檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)宣傳，在資金、技術(shù)、管理等多個方面給予支持，規(guī)范檔案管理的內(nèi)容，將工作落實到實處。另外，還要提高監(jiān)管力度，定期對人事檔案進(jìn)行檢查，成立專門的調(diào)研小組，親自指導(dǎo)監(jiān)督，并建立考評機(jī)制，采用動態(tài)化的手段實施管理，完善管理效力。
（二）利用信息化技術(shù)實施人事檔案管理工作
隨著社會科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化設(shè)備逐步應(yīng)用到了各行各業(yè)，在事業(yè)單位中采用現(xiàn)代化技術(shù)實施檔案管理就顯得尤為重要。人事檔案被稱為單位的資料庫，是人才信息的集散地，以往的手動管理和記錄形式，很容易引起資料的丟失，不利于妥善保管。利用信息化設(shè)備對檔案進(jìn)行管理，有助于提高檔案的科學(xué)性，也更加易于保管，基本不會出現(xiàn)由于人動而造成的資料丟失現(xiàn)象，并且計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還能夠提高檔案數(shù)據(jù)的記錄的正確性，節(jié)約手段記載花費的時間，使工作效率得到提升。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理者的素質(zhì)能力
從根本上而言，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)能力，是檔案管理工作是否科學(xué)合理的關(guān)鍵。人事檔案管理是集政策性和業(yè)務(wù)性于一體的工作，對管理者的素質(zhì)水平具有很高的要求。對此，單位內(nèi)部要做好工作人員的選拔工作，挑選能力強(qiáng)的人員進(jìn)行工作，定期組織培訓(xùn)，幫助檔案管理者明確管理內(nèi)容，提高管理科學(xué)性，并擴(kuò)寬他們的知識面，充分調(diào)動他們的工作積極性，提高他們的責(zé)任心，全面提升檔案管理隊伍的綜合能力，為管理工作的有效開展作鋪墊。
二、結(jié)束語
