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檔案化管理賞析八篇

發(fā)布時間:2023-06-16 16:25:17

序言:寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁,我們?yōu)槟x了8篇的檔案化管理樣本,期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā),請盡情閱讀。

檔案化管理

第1篇

【關鍵詞】檔案管理;信息化;數(shù)字化;管理效率

0.前言

檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求,檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是時展的要求。數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制,在任何地點、時間只需有一網(wǎng)的電腦,就可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段,而且還能提高檔案的管理效率。

1.檔案工作的信息化

一是隨著社會的發(fā)展,公民的知情權在很大程度上得到提高。檔案信息的開發(fā)更多地關注現(xiàn)實和大眾需求,檔案工作者要有信息意識,應具備對信息真?zhèn)芜M行準確鑒別、區(qū)別對待的能力。二是現(xiàn)代傳媒技術的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應高速的信息傳播和應用速度,這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。三是現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利,但網(wǎng)絡黑客技術、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識,在傳播過程中,不僅要注意自身的保密工作,更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強,利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務系統(tǒng)工作人員,因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實用性。

2.檔案信息的數(shù)字化

檔案信息化建設作為一個系統(tǒng)工程,而檔案信息的數(shù)字化則是這個系統(tǒng)工程中的基礎部分,沒有檔案信息的數(shù)字化,檔案信息化建設就無從談起。

對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理主要有三種方式:第一種是通過計算機人工錄入;第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件(OCR)識別,制成文本文件;第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片,不管上面具體是什么內(nèi)容,由數(shù)碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件。前兩種方式占據(jù)空間小,是一種真正意義上的全文數(shù)字化,但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的,有的是手寫體、繁體字,有的字跡褪化及非文字形式等,此時采用前兩種方式就會暴露出如下致命弱點:采用人工錄入,不但需要大量的錄入人員,而且一時還不能馬上勝任此項工作,差錯率大且核對困難,投入大,收效慢;用OCR字符識別的準確率低,尤其對于手寫體字跡或印刷質(zhì)量稍差的字跡;而第三種方式實現(xiàn)容易,一般檔案工作人員只要稍加培訓,即可操作機器,且工作可以定量化,差錯率相對較低,即便有一些錯掃、漏掃等,也能很快被發(fā)現(xiàn)。如果能采用先進的高速掃描機,那么對檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外,還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目,可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時,也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征,如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌,使利用者可以獲得更多的線索,開展一些更深入的研究。對于實物檔案則可以通過用數(shù)碼相機對實物進行拍照, 以數(shù)字圖像的形式存儲到計算機存儲設備中。

對于聲像檔案的數(shù)字化主要包含兩方面內(nèi)容:一是將普通攝像機拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設備將之數(shù)字化,并加工成數(shù)字視頻檔案;二是指通過數(shù)碼攝像機拍攝下來的錄像,本身就是數(shù)字視頻,輸入到計算機直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數(shù)字化視頻檔案。

通過運用計算機技術與多媒體技術,所有的檔案信息都能以數(shù)字化的形式存儲,做到圖、文、聲并茂,檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化;而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介,給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。

3.數(shù)字化檔案信息的管理

我國各級各類企業(yè)檔案部門開展檔案管理數(shù)字化的實踐與探索始于20世紀90年代,隨著計算機、信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展,檔案管理信息化的應用技術和水平也隨之不斷發(fā)展和提高,大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立與應用。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應用,應該說是計算機技術與檔案工作的最早結合點。由于檔案館(室)的庫藏檔案數(shù)量巨大,檔案的利用頻繁,為了方便利用者,提高查詢效率,檔案部門利用計算機技術進行檔案目錄或?qū)n}文件級目錄著錄,以達到快速檢索的目的,檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路,許多檔案部門嘗試利用計算機技術實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理,從文件形成之時到文件辦結歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程?!拔臋n一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比,避免應歸檔的文件材料人為遺漏,提高了文件歸檔的完整性和準確性,提高了文件立卷的效率,提高了檔案的質(zhì)量。第三、檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚,目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主,停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段,數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是一個可以涵蓋檔案行政管理和業(yè)務管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程,如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務環(huán)節(jié),也是檔案管理智能化、自動化的具體體現(xiàn),更是檔案管理數(shù)字化全面實現(xiàn)的基礎。

4.檔案信息利用網(wǎng)絡化實現(xiàn)信息的高度共享

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應有的價值,以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)。人們需要檔案信息,往往需要親臨檔案館,通過閱覽摘錄、靜電復制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時,數(shù)字網(wǎng)絡系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺,為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞,形成傳遞網(wǎng)絡,而且通過因特網(wǎng)可以方便地進行遠程傳遞,不受時間與空間的限制,利用者不必親臨檔案館,就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

檔案信息傳輸平臺應首先構建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng),一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下,通過網(wǎng)絡連線將各個部門和所屬各單位檔案部門的計算機資源整合在一起。各部門和各單位的個體計算機通過網(wǎng)絡共享網(wǎng)絡信息資源,同時為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息。其次是構建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等,可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡系統(tǒng)進入信息交流的大動脈——互聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)檔案資源的共享。

檔案信息化建設的最終目的就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理,使檔案信息資源實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化,以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。

第2篇

1.1創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

以往施行的檔案管理機制的重點第一是方便搜索,使用,第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運用前進時,會體現(xiàn)和別的運用體系綜合的狀況,例如文檔管理整體性。針對這種綜合,要用革新思想來解決好各個部分的沖突。并且電腦體系以及網(wǎng)絡自身在安全部分都存在不足,硬件:人為亦或者自然災難;軟件:受到病毒侵入。并且還沒有有關的內(nèi)部手段進行管理、安全思想脆弱等要素,容易讓網(wǎng)絡不法分子趁虛而入。

1.2標準化、法制化的挑戰(zhàn)

因為檔案本身的繁瑣性,國內(nèi)政府的檔案管理系統(tǒng)十分繁瑣,不集中管理比較突顯。因為多處管理,各自有各自的規(guī)則,導致了管理規(guī)范化統(tǒng)一難。檔案方面依據(jù)的法律法規(guī)較少,乃至對達50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關的法律根據(jù),導致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。

1.3技術支持不全面

一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限,若不能很好加以解決,可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期,有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案,目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜,但速度慢,無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉化的要求。

2如何改進檔案信息化管理工作

2.1轉變管理模式

伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入,尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術的前進為現(xiàn)在檔案管理的前進供應了優(yōu)越的條件,現(xiàn)在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進?,F(xiàn)在,檔案管理作業(yè)的關鍵也符合數(shù)字化管理的需求,檔案管理從以前的實物改變到信息能源的管理,使用信息為管理宗旨,對產(chǎn)生的各類檔案開展數(shù)字化制作,使用現(xiàn)代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復、多平臺的使用,必須經(jīng)過信息化,才能夠完成檔案信息能源的運用價值,可以為經(jīng)濟前進、科學技術前進等方面供應更加完整、更加便利、更加高效的服務;可以創(chuàng)建出更高的社會以及經(jīng)濟利益,促進其成為將來信息社會前進的珍貴戰(zhàn)術能源。

2.2加強基礎設施建設

電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進措施。電子電腦擁有計算數(shù)據(jù)塊、精準度高,儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計算等特征,在文件的管理上,使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還,還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中,使用電腦進行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實質(zhì)簡介以及編寫內(nèi)目次,還能夠供應庫房使用。在特別檔案作業(yè)中,例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應服務和檔案計算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上,提升各種檔案管理室使用電腦以及網(wǎng)絡措施的運用水平,慢慢提升檔案信息化程度。第二要創(chuàng)建以及健全局域網(wǎng)絡。使每一項作業(yè)都網(wǎng)絡化,增強檔案的使用。

2.3建立有效的信息系統(tǒng)

首先,改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程,使之適應檔案信息管理的需要;其次,依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計;再次,在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度,確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中,首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展,電子檔案涉及范圍迅速擴展,數(shù)量也急劇增加,特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展,隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊,確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中,由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng),不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接,目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔,多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因,影響了檔案的完整性、可靠性,從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題,通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定,電子檔案由于沒有固定的載體,所以,制定相應的法律認定條文就有一定的困難,這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

2.4提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化的設備需要人來操作,檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。因此,建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的:首先,檔案管理者必須具多元化的知識結構,現(xiàn)代科學成果在檔案管理中的大量運用,迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識,其中尤為重要的是計算機、數(shù)學等學科的知識,它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握檔案專業(yè)知識,如具備檔案學、檔案管理學及檔案自動化管理等有關專業(yè)知識和基本技能。再次,檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識,上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件,有計劃的選送檔案管理人員進行深造及培訓,還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

3結束語

第3篇

關鍵詞:檔案信息化;建設;檔案管理

檔案信息化的核心是轉變保存方式,將以實體保存的檔案管理模式轉化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式,從而達到長期保存檔案信息,實現(xiàn)檔案資源共享,方便檔案尋找查閱的目的,提高檔案的管理能力。當前,大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理,但由于檔案信息化建設還處于發(fā)展探索階段,在實施過程中易受到其他因素的影響,降低檔案管理能力。因此,本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考,提高檔案管理質(zhì)量,實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析

(一)對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)檔案管理方式,是對檔案管理服務理念的變革,但部分管理人員對此缺乏正確的認識,未認識到信息技術對檔案管理的影響,信息技術對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面:一是利用信息技術實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率;二是實現(xiàn)檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱,有效提高個人的工作效率,并為民眾提供方便;三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享,提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優(yōu)勢,阻礙了檔案管理的變革,降低了檔案管理能力,影響了檔案管理的效率。因此,對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

(二)對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一,阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認為,檔案管理的目的就是將檔案入館,較好的長期的保存下來,以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享,將注意力由如何存放檔案轉移到如何充分利用檔案資源上面,以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的,以提高檔案資源的利用率,發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng),只注重檔案資料的管理保存,不注重檔案資源的合理利用,致使檔案管理的效率低下,檔案管理水平較低。

(三)檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟水平不同,檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距,導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距,這已經(jīng)嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案,檔案管理的信息化水平較高,但有些部門卻仍舊使用單機操作,無法實現(xiàn)資源共享,檔案管理的信息化水平較低,由此導致網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢未被發(fā)揮,檔案信息化管理水平參差不齊等問題,從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率,致使檔案管理能力較低,無法合理利用檔案資源。

二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

(一)加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立,越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上,致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明,通過電子文件的管理能夠保存重要信息,使檔案信息的價值最大化,具有重要意義。因此,加強電子文件的管理十分重要,需要做到以下幾點:一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡的技術部門,保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化,從而增強電子文件的管理能力;二是做好電子文件的相關處理工作,在電子文件管理過程中,管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作,保證電子文件管理的有效性;三是解決好電子文件的保存問題,電子文件的形成時間短,能否長期儲存缺乏驗證,因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題,對于長期儲存的文件需要定期復制,避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

(二)建立網(wǎng)絡檔案

建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率,具有較好的效果,建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點:一是建立檔案網(wǎng)站,發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢,通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺,提高檔案管理的服務功能,使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺,大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息,實現(xiàn)檔案信息的合理利用;二是采購必要的硬件設備,硬件設備是提高檔案管理能力的基礎,信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持,必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換,共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性,具有重要的價值。

(三)提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法,提高信息化管理手段的方法主要有兩點:一是建立健全的管理制度,依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理,做到有章可循,提高管理效果;二是轉變管理方式,從傳統(tǒng)的管理方式轉化為現(xiàn)代化的管理方式,依照工作重點提供信息,組織信息,從而達到提高信息化管理手段的目的。

(四)提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)決定了檔案管理的效率,因此提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)至關重要,提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)主要需要做到以下幾點:一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員,檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案,還需要完成在網(wǎng)絡上對檔案進行儲存、接收,并對檔案格式進行修改等工作,需要管理人員具備計算機知識與能力,因此需要選擇具備專業(yè)能力,業(yè)務素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓,技術在不斷地發(fā)展,檔案管理人員也需要不斷地學習,以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求,通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備,使管理人員與時俱進,提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)。三是建立競爭機制,合理設置崗位,做到人盡其才,充分發(fā)揮管理人員的主動性,并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義,有助于轉變傳統(tǒng)的檔案管理方式,使檔案資源得到充分的利用,提高檔案的管理能力。因此,本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略,通過研究檔案管理的相關內(nèi)容,加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解,提高信息化建設與檔案管理的能力??傊瑢n案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻:

[1]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016,14(5):115-116.

[2]王晶,李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發(fā)和利用服務[J].黑龍江科技信息,2010,02(11):139-140.

第4篇

關鍵詞:檔案管理 信息化建設 檔案信息化

檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù),在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下,對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變,使檔案信息化,在企業(yè)內(nèi)部,實現(xiàn)檔案資源共享,方便企業(yè)人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。

1.檔案信息化建設的涵義

“檔案是資料本身的原始記錄”,這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息,它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。

2.促進檔案信息化建設的幾點建議

2.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”,檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量,他們的能動性事關信息化建設的成敗,只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識,認識到檔案信息化建設的重要性,檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心,才會主動關心檔案信息化建設事業(yè),認真做好信息化過程中的各項工作。

2.2提高檔案信息化水平技術

①配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善,可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣,逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

②每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料,需要全部的輸入,并作備注,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準,實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式,避免重復勞動,不但能節(jié)約人力和財力,而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

③對上網(wǎng)的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標準,對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定;其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證,對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限,以保障軟件系統(tǒng)的安全。

2.3全面提高檔案信息的管理水平

信息技術的廣泛采用,使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現(xiàn)今,在計算機管理滲透的形式下,計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng),添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等,在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。

①隨著電子文件的大量產(chǎn)生,如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。因此,選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件,有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

②檔案管理軟件的對象是電子文件,通過選取合適的檔案管理軟件,就可以使企業(yè)的檔案達到高效的管理。

③信息化建設理念,需要科學的檔案管理軟件作支撐,單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件,絕非明智之舉,檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身,提高檔案工作質(zhì)量和效率的關鍵環(huán)節(jié),在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

④從安全角度來說,優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置,如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊,已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障,能有效地確保檔案信息安全。

3.全面推行檔案信息化管理,確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向

信息化工程建設的過程就是檔案的形成過程,從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳,這些過程都是需要仔細再仔細的,容不得出一點點差錯,否則就會導致檔案出錯,所以,信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。

①加強內(nèi)部檔案信息化建設,選用適合的企業(yè)檔案管理軟件,制定適合本企業(yè)實際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度,及時改革不適應檔案信息化要求的管理體制,提高內(nèi)部信息交換及共享的水平,創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。

②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度,全面的提高相關崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。

③檔案管理的工作人員要學習計算機和信息管理化知識,只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解,才能參與本單位的軟件開發(fā)工作,才能提出正確信息需求,使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。

④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵,所以必須要嚴把檔案的資料數(shù)據(jù)關,保證所輸入的資料是全面的、準確的,否則難以保證系統(tǒng)的正常運行??煽紤]建立資料的審核制度,在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核,在檔案資料輸入之后還要進行認真的校對。

4.結束語

充分利用計算機功能,提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網(wǎng)絡技術的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便,利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺,不但可以效地實現(xiàn)企業(yè)檔案的動態(tài)管理,提高企業(yè)檔案的管理效率,還能節(jié)省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設發(fā)展,為促進企業(yè)的整體經(jīng)濟、效益的發(fā)展,提供了快捷有效的檔案管理作用。對于企業(yè)來說,檔案管理的好壞直接關系到了企業(yè)的發(fā)展,所以,檔案管理是需要我們每個企業(yè)的管理層的領導去重視的。

參考文獻:

第5篇

一、目前我國檔案信息化管理工作中存在的問題

所謂的檔案信息化就是采用先進的信息化技術,來將元數(shù)據(jù)轉化為數(shù)字形式,從而存儲在相應的設備軟件上,然后與互聯(lián)網(wǎng)進行有效的連接,從而可以利用計算機進行檔案的查詢和利用,提高了檔案利用的效率,有效的實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資源的共享。雖然檔案信息化管理工作在我國得到了極大的發(fā)展,也是未來我國檔案管理事業(yè)主要的發(fā)展趨勢,但是從實際的角度來看,該工作中還是存在一定的問題。而主要的問題包括以下幾個方面:

1.發(fā)展不平衡

我國對檔案信息化管理的重視程度整體不高,這就使得各個區(qū)域?qū)n案信息化管理工作的重視程度不均衡,有些地區(qū)的檔案信息化管理工作的開展程度并不高,而有些區(qū)域的檔案信息化管理工作的開展程度卻相對較高,無論是基礎方面還是在硬件設施上,部分地區(qū)的檔案信息化管理水平甚至超越了國家的平均管理水平,這些地區(qū)利用先進的軟件和構建有效的平臺來實施對檔案的高效管理,使得檔案信息化的建設速度相對較快。但是部分地區(qū)的檔案信息化管理水平還相對較為落后,其還有待進步的發(fā)展,甚至有些地區(qū)的檔案信息化管理水平已經(jīng)出現(xiàn)了發(fā)展停滯的情況,與那些檔案信息化管理發(fā)展較為快速的地區(qū),形成了鮮明的對比。從這一點可以充分的了解到,我國的檔案信息化管理工作的發(fā)展和建設并不平衡。

2.信息化水平整體較低

我國一些地區(qū)的檔案信息化管理水平相對來說較為快速,而且管理體系也較為健全,但是就整體來說,我國的檔案信息化管理水平還是相對較低,還有很大的發(fā)展空間。我國的一些大型企業(yè)在檔案信息化管理上,要比國家的整體水平還要高,這主要是因為其在發(fā)展檔案信息化管理工作的過程中,并沒有局限于發(fā)展檔案館本身,其主要是針對檔案信息化管理系統(tǒng)進行發(fā)展。其在發(fā)展檔案信息化管理工作的時候,主要采用采用的是集成化的管理方式,在檔案管理的平臺上,將檔案館作為發(fā)展的核心環(huán)節(jié),從而帶動其他部門的檔案管理工作的發(fā)展。但是我國大多數(shù)的檔案信息化管理工作在發(fā)展上還只是局限于對圖書館本身進行管理。

3.信息資源利用率較低

我國的檔案查詢在一些地區(qū)還需要本人親子辦理或者是委托人到專門的檔案館進行辦理,還無法有效的實現(xiàn)線上查詢,這樣就使得檔案信息資源的利用變得較為復雜,使得我國的檔案信息資源的整體利用率相對較低。

4.重視程度不足

我國對檔案信息化管理工作的重視程度不高,為檔案信息化管理工作開展的資金投入相對較少,人才的配備也不健全,基礎設施也相對較為落后,這就使得我國的檔案信息化管理工作無法高效的開展。另外,我國對檔案信息化管理的認識程度也較低,無法有效的促進檔案信息化管理工作的快速發(fā)展,導致檔案信息資源利用率低,檔案館的管理人員多為年齡較大的人員,其不具備扎實的專業(yè)管理知識,責任感也不強,這就使得檔案信息化管理工作的開展舉步維艱。

二、構建低碳理念的檔案信息化管理模式的對策

1.加大經(jīng)費投入

我國領導應充分認識檔案信息化的重要性,加大信息化建設的經(jīng)費投入。檔案信息資源作為衡量我國管理水平的重要標志,對構建低碳社會、推動社會的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此,我國領導支持檔案信息化模式的建設,提供充足的資金保障,支持檔案部門的工作。

2.轉變傳統(tǒng)觀念

我國部分地區(qū)認為檔案利用率較低,檔案信息化建設意義不大,使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉變觀念作為檔案信息化建設的重要前提,檔案管理人員應及時更新管理觀念,提高自身認識水平,樹立低碳理念的檔案信息化管理意識,積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路,進而適應信息化發(fā)展的要求。

3.加強檔案管理隊伍建設

檔案管理人員是檔案信息化管理工作得以開展的保證,也是相關檔案信息化技術的利用者,要想能夠使得檔案信息化管理工作得以高效的開展,就需要選用高素質(zhì)的檔案管理人員,在低碳理念的影響下,不斷的構建健全的檔案信息化管理模式,對相關的檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓,加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度,從而使得檔案信息化管理工作能夠順利的開展。此外,引進高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學化,進而推進信息化建設的進程。

4.加快檔案網(wǎng)絡化進程

利用網(wǎng)絡化對檔案實施管理,將檔案轉換為電子形式,以減少對紙張的應用,這樣就可以達到有效節(jié)省資源的目的,而利用網(wǎng)絡化開展檔案管理工作,可以使得檔案資源實現(xiàn)共享,用戶可以通過網(wǎng)絡進行檔案信息資源的查詢,在網(wǎng)絡的檔案庫中,下載自己所需要的檔案資源,從而提升檔案數(shù)據(jù)信息的利用率,從而有效的推動檔案信息化管理工作的長遠發(fā)展。

三、結語

第6篇

         一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

(一)檔案管理信息化的定義

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中,將檔案資料通過加工處理,應用數(shù)字化原理和計算機網(wǎng)絡,對檔案資源進行科學合理的配置、開發(fā)和利用,以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。對檔案資料進行數(shù)字化加工,就要求根據(jù)不同專業(yè)、不同行業(yè)的具體特點,按照不同的標志進行檢索、分類、歸納和匯總,以實現(xiàn)信息化管理。其特征如下:①檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化;②檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;③檔案信息利用的共享化;④檔案信息服務的社會化。

(二)檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理信息化內(nèi)容包括:①信息化的基礎設施建設。軟件基礎設施是信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網(wǎng)絡,它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。②檔案信息資源建設。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務,是檔案信息化建設的實效所在。③檔案的標準規(guī)范建設。標準規(guī)范建設是檔案信息化建設的重要基礎之一,主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用,逐步形成檔案信息化的標準規(guī)范體系。④檔案信息化的應用體系建設。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。⑤信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化的成功之本,對其他各個要素的發(fā)展起著決定性作用。

二、檔案管理信息化發(fā)展的制約因素

(一)檔案信息化管理基礎工作不牢

主要表現(xiàn)在硬件設施和軟件環(huán)境兩個方面。硬件設施的問題是指實施信息化管理的工具缺乏,硬件設施主要是相關的一系列必要的工具器材,如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機、縮微設備、復印機以及光盤、磁盤等等,由于這些設備的配備都需要較大的經(jīng)費投入作保障,而且設備的后期維護成本也較高,資金缺乏往往就會導致設備配置緊張。缺乏了必要硬件設備,紙質(zhì)的檔案轉換、加工處理、整理分析工作也會受到影響,快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個環(huán)節(jié)的標準規(guī)范。比如在把紙質(zhì)的檔案轉換成電子文檔這個階段,缺乏詳細統(tǒng)一的標準來要求什么樣的紙質(zhì)檔案應該采用何種轉換格式,導致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理就有不同電子格式,增加了信息化管理的工作量和工作難度。還有一些電子表格,同一種表格不同部門或人員填制的格式互不相同,也增加了檔案整理、歸檔的難度。如各類表格,其填寫往往缺乏完整性,備注欄填寫各式各樣等情況大量存在。同時,在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統(tǒng)一的剛性的要求,存在很多人為主觀因素。

 (二)檔案信息的保密安全性差

檔案信息需要共享,這是由檔案信息資源自身的特點決定的,檔案信息共享也是檔案信息化建設的一個基本目標。而信息共享具有限制性,即在一個特定范圍內(nèi)共享;檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是,在信息化管理中,由于網(wǎng)絡等技術的應用,使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加,除了常見的網(wǎng)絡病毒、網(wǎng)絡黑客對管理計算機的入侵,工作人員無意泄露等情況外,電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外,由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的,泄密具有很強的隱蔽性,幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制,而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡快速傳播,很難實現(xiàn)泄密后的補救控制。因此,檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

(三)可利用的檔案信息資源少

檔案館承擔著檔案保管和檔案利用的職能,但是,長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理,輕視研究和預測社會對館藏信息的需求;重視館藏服務方式,輕視深層次的信息服務;重視館藏檔案信息的政治性和保密性,輕視館藏檔案信息的社會性和文化性;重視以實體為中心的“保管模式”,忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會感覺到可利用的檔案信息資源實在是太少了,讀者不愿光顧。

(四)檔案管理人員素質(zhì)偏低

        作為一名合格的檔案信息化管理工作者,不僅要掌握計算機理論知識和運用技能,熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡傳輸工具,而且還應具備對檔案信息的加工、提煉能力,把有價值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求,因此,只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術的復合型人才才能勝任這項工作,但是,囿于我國傳統(tǒng)的用人體制,再加上現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限,這就使得現(xiàn)有工作人員接受培訓機會渺茫,優(yōu)秀人才又難以被吸納進來,直接導致檔案隊伍綜合素質(zhì)普遍不高,嚴重制約了先進技術和先進管理在檔案管理信息化建設中的推廣和應用。

         三、實現(xiàn)檔案管理信息化的對策

(一)夯實檔案信息化管理的基礎

首先是要加強硬件設備的配置。由于檔案工作向來不受單位的重視,檔案部門必須正確認識自身所處的地位,多方面爭取領導的支持,并將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當中,才能更好的獲得支持,從而改善設備條件。需要充分配備的硬件有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機等。設備配備要把握一個原則:既滿足工作需要,又節(jié)約成本。對于這些設備,檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設備進行維護,保證設備的正常工作,不影響信息化管理的工作效率。

其次要加強標準化、規(guī)范化建設。電子文件從形成到歸檔,涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性,就必須在電子文件的形成、流轉、處置、直到歸檔的各個環(huán)節(jié),實行標準化、規(guī)范化、制度化的管理,確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致,方便對檔案實行信息化管理。如文本檔案要采取tx t記事本格式還是e x c e l格式,必填的項目該如何填寫,選填項目可否有填寫者自行刪掉,填寫后由誰保管,保管多長時間,保管人要負什么責任,調(diào)閱的方式和辦理程序等等,都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎上,嚴格電子檔案管理的各個環(huán)節(jié),包括生成、加工、還有保管、借閱的程序,做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序,使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設備的更新維護。

(二)保護檔案信息的安全

網(wǎng)絡化檔案信息開發(fā)利用的正常運行,要依賴于計算機網(wǎng)絡的安全。對信息利用安全,要建立層次分明、角色明確的信息利用機制,并建立權限設置的流程;對信息保管安全,要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制,并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具,利用工具,確保信息的保管安全;在系統(tǒng)安全管理上,通過采用設置防火墻等技術手段,在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患,確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運行安全;同時,還必須重視培養(yǎng)電腦技術開發(fā)人才,解決技術上的障礙;此外,要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,確保信息運轉流暢、安全可靠;最后,還要加強對信息工作人員的管理,由于信息時代,檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集,其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息,因此,加強對信息工作人員的管理,建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員隊伍,非?,F(xiàn)實和必要。

(三)加強檔案信息化資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化建設核心的重要要素。一是要從豐富館藏入手,狠抓信息的儲備,開展廣泛的收集、廣攬社會信息、改善館藏結構,增加檔案門類。二是要在進行數(shù)字化的時候,不僅是把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化,還要對分散的檔案信息進行整合、加工,把經(jīng)過二次加工的信息同時進行數(shù)字化,才能真正擴充信息資源,提高信息資源的質(zhì)量和利用率。在檔案管理系統(tǒng)建設中常遇到過分強調(diào)本單位特殊性,管理方式不可更改的情況。這種無視標準化、拒絕采用標準的觀念極其有害。曾有過高層政府機關,采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法,連續(xù)數(shù)十年不變,雖然也很有成效,但不具有通用性,無法實現(xiàn)必要的共享。采用標準意味著系統(tǒng)性的進步,對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的推動作用。因此,必須大力推進共同標準的制定和應用。對耗費巨大的部分標準,例如電子檔案的標準更應統(tǒng)一領導,集中力量,不斷推進。同時,相關的立法工作也應及時跟上步伐,這是檔案管理信息化建設健康發(fā)展的重要保證。由于檔案館是一個信息社會的重要組成部分,在該領域中會遇到國內(nèi)外各種各樣的法律問題,必須認真研究計算機和網(wǎng)絡的法律法規(guī),以保證信息化建設的正常進展。

(四)加強檔案信息管理人才的培養(yǎng)

 檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應用性很強的檔案工作,為了培養(yǎng)檔案管理人才,必須加強檔案人員的繼續(xù)教育,使他們掌握新知識、新技能,以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術的應用,即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用,檔案管理者必須學會利用現(xiàn)代化檔案管理手段———檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能,這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革,否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。因此,必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育,使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì),而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外,對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進,以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急,并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結構。

參考文獻

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第7篇

關鍵詞:檔案管理 現(xiàn)代化 現(xiàn)狀 問題 對策

中圖分類號:G271

檔案管理現(xiàn)代化,就是應用現(xiàn)代管理學原理,采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應用先進技術和先進設備,對檔案進行科學管理,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率,使檔案的基礎工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現(xiàn)代化水平,有效地為國家建設服務。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個方面。

隨著信息技術的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點。因此,有必要對我國檔案管理現(xiàn)代化建設情況進行深入分析和研究,總結經(jīng)驗,找出問題并提出對策,以真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平,使之更好地服務于經(jīng)濟社會建設。

一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程

檔案管理現(xiàn)代化也是一個與科技發(fā)展同步的漸進過程,是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發(fā)展進構。然而,檔案管理現(xiàn)代化也是一個相對的概念,過去曾經(jīng)先進實用的技術與管理方法,現(xiàn)在也許就落后于實踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程,有助于探討當前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題,并提供解決問題的對策。

從世界范圍來看,檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。20世紀60年代初,國外一些檔案工作者在計算機專業(yè)人員的幫助下,開始試用計算機管理檔案,并開展了檔案管理自動化研究,如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年,國際檔案理事會設立了檔案自動化專業(yè)委員會,負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況,并通過召開會議、出版書籍和開展培訓等活動,對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。

我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試,至今已有三十幾年時間,也取得了不小的成就。我國計算機檔案管理的發(fā)展,從時間進程上對以分力四個階段:即調(diào)查論證階段、初步實驗價段、技術攻關階段、網(wǎng)絡化及其推廣應用階段。

調(diào)查論證階段。1979年開始,個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應用,進行了調(diào)研和可行性論證工作。

初次實驗階段 。1983年.有少數(shù)幾個檔案館,使用計算機開發(fā)了檔案管理實驗性的應用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標引方法的摸索,著手制定檔案著錄標引的國家標準。

技術攻關階段。從1985年開始,檔案部門攻克了計算機應用檔案管理的―些技術難關,出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統(tǒng)及應用結果。目錄數(shù)據(jù)已開始準備采用國家標準。

推廣應用階段。1987年后,隨著計算機軟硬件技術的發(fā)展和檔案管理自動化研究的深入,計算機在檔案部門的應用,已開始向檔案管理的各個環(huán)節(jié)擴展,檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點”到“線”再到“面”,呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢。

20世紀90年代以來,我同的檔案管理現(xiàn)代化建設進入了快速發(fā)展時期。90年代中期,現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡化階段;進入21世紀,則開始了以啟動數(shù)字檔案館建設為標志的檔案信息化階段。與此同時,我國檔案部門還進行了現(xiàn)代化管理標準的制定與完善,如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲存系統(tǒng)的一致性測試》等。這將有力地促進我國檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。

二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

近年來,檔案管理現(xiàn)代化建設取得了很大成績,如適合于機關檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應用,各檔案部門已基本實現(xiàn)計算機自動處理的環(huán)節(jié),光盤技術在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質(zhì)性的應用階段,檔案計算機管理正逐步走向網(wǎng)絡化等。

雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設已經(jīng)得到了很大的發(fā)展,但此項工作畢竟是一項較大的系統(tǒng)工程,其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題,如不及時采取措施妥善解決,將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設中存在的問題

1、檔案管理現(xiàn)代化意識不強。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識,就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化,即使有一流的檔案保護和管理設施,不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來,檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題,但由于檔案意識薄弱,對檔案管理現(xiàn)代化的認識不夠,大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領導不重視,資金投入不足,設備陳舊落后,對檔案管理現(xiàn)代化進程中出現(xiàn)的新情況、新問題(如電子文件的管理與利用)缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題,嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2、檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當前,檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心,就是計算機技術的應用,即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識,還需具備現(xiàn)代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看,許多機關、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識結構還遠遠達不到這些要求,這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。所以,加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

3、對檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強有力的指導。從總體上看,各級檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài),沒有統(tǒng)一的標準、規(guī)范,目標不明確,步驟不清楚,重點解決的問題不突出,由此造成購置設備型號不一,功能各異,技術設備不配套,系統(tǒng)操作平臺不一,為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來極大的障礙。

4、技術設備問題。由于經(jīng)濟條件的限制,部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金,使得自身的現(xiàn)代化技術裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計算機,僅用于檔案的檢索,檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右,且主要集中在文書檔案,其他各門類的檔案,如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

四、解決措施

針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題,筆者提出以下解決措施

1、更新觀念,增強檔案管理現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中,首先是提高領導干部的認識,他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念,建立與時代合拍的檔案意識,克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認識,切實轉變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念,實現(xiàn)檔案管理的被動式服務為主動式服務,將封閉式服務轉化為開放式服務,進而有計劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設。

2、加強檔案人員的培養(yǎng),提高業(yè)務能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想,抓好檔案人才的培養(yǎng),不斷提高檔案人員的自身素質(zhì),以人才資源開發(fā)推動檔案現(xiàn)代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎素質(zhì),樹立標準意識,因為檔案人員的標準意識如何,決定了檔案基礎業(yè)務工作的質(zhì)量。其次加強對信息技術應用能力的培訓,學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理技術知識、外語知識等,從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結合的問題,提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì),以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

3、加強組織領導,促進交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設是一項系統(tǒng)工程,絕不能各自為政,必須加強組織領導,搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃,加強協(xié)調(diào),把檔案管理現(xiàn)代化建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃,保證檔案管理現(xiàn)代化建設的資金投入,制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標準,在設備購置、數(shù)據(jù)庫建設、應用軟件推廣、人員培訓等方面統(tǒng)一布置;規(guī)劃好檔案館、機關檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館(室)的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程,各級檔案部門條件差異較大。因此,檔案管理現(xiàn)代化建設不能一哄而起,要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況,先試點,后鋪開,堅持從點到面的方針,推進檔案管理現(xiàn)代化建設有條不紊地發(fā)展。_

交流、合作,則是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異,我國與世界上發(fā)達國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時地進行科學的交流、學習與合作。認真對照、分析、研究,取長補短,加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

4、加快硬件設施建設,實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎和保障。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備,要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的作用,加速實用、通用軟件的研制,加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此,各級政府應加大財政投入的力度,檔案部門應努力提高自身的工作水平,爭取更多的經(jīng)費支持;同時,檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢,挖掘各方面潛力,重點加強檔案的提供利用工作,及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要,將各類檔案的潛在價值轉化為經(jīng)濟效益。而現(xiàn)代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用,又將為檔案工作注入新的活力,將極大地提高檔案利用工作的水平,創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益,為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

5、采用現(xiàn)代化管理。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理,前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標,以及為實現(xiàn)這一目標進行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動,后者是運用先進的科學方法,做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律,采用科學的管理方法,最大限度地發(fā)揮人、物、財?shù)男в?,把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務的信息中心。

總之,檔案管理現(xiàn)代化是一項復雜的系統(tǒng)工程,要充分調(diào)動各方面的積極性,相互配合,共同努力,使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系,真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。

參考文獻:

1、傅榮校 《檔案管理現(xiàn)代化:檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視》 浙江大學出版社 2002年版

2、薛四新、彭榮、陳永生主編《檔案信息化應用系統(tǒng)建設》 機械工業(yè)出版社2006年版

3、宋寶英 《檔案管理現(xiàn)代化的幾點思考》 《世紀橋》 2009.2

4、韓先美 韓 波 《檔案管理現(xiàn)代化建設中存在的問題及對策》 《山東檔案》

第8篇

關鍵詞:信息化檔案建設 概念 重要性 建設過程 現(xiàn)在 辦法

引言:在進入人類信息化的社會以后,檔案管理對人們認識和了解客觀世界,對傳承古老的人類文明,對發(fā)展經(jīng)濟和創(chuàng)新科技,具有著不可替代的作用與價值。因此,加快檔案管理工作融入信息化社會的步伐,把檔案管理信息化納入人類社會信息化的總格局中,大力推動檔案管理信息化建設,是檔案管理部門的重要任務和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化建設的概念

所謂檔案管理信息化,是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實體保管的模式,向數(shù)字化信息存儲模式過渡和轉變的過程。主要形式要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡化;要實現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲和查詢的一體化模式;要實現(xiàn)檔案信息的高度共享,而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應用現(xiàn)代信息化技術,對檔案原有信息類資源進行處理、計算、轉化和存儲管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務,加快實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化的過程會是一個長期快速的發(fā)展過程,在這一過程中,要不斷地更新現(xiàn)代信息技術、信息設備,充分運用科學的現(xiàn)代化技術手段,極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設的必要性

在電子信息化技術高度發(fā)達的今天,發(fā)展和建設檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路,辦公自動化和辦公的無紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn),使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化,例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運作流程在計算機終端和網(wǎng)絡通訊線路中進行,這樣迫使檔案必須以計算機別的語言為主要存在形態(tài),以計算機的計算為處理手段,以網(wǎng)絡的傳輸為傳遞方式,以存儲器的識別為儲存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預示著檔案管理工作者會面對更多的計算機讀取、傳遞、存儲的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容,會更直接、準確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節(jié)省存儲空間,更環(huán)保,檢索更加方便快捷,且準確性大大提高,不但節(jié)省了大量的人工查詢時間和實體檔案的存儲物質(zhì)和空間,對環(huán)境保護也起到了一定的積極作用。由此看來,對于任何一個單位來說能夠提供有價值的系統(tǒng)性、真實性電子檔案信息,就標志著這個單位已邁入了檔案管理信息化的新領域。

三、檔案管理信息化建設的建設過程

檔案管理信息化建設包括基礎設備的建設、檔案信息資源的建設、規(guī)范制度的建設、應用系統(tǒng)的建設和管理人才的建設等方面。

(一)基礎設施備的建設:主要包括服務器、終端計算機、網(wǎng)絡交換機、介質(zhì)儲存器、操作系統(tǒng)及應用軟件等,其中是以終端計算機和網(wǎng)絡為核心,以服務器、介質(zhì)存儲器為存儲手段,以網(wǎng)絡交換機等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

(二)檔案信息資源的建設:一是原有檔案的數(shù)字信息化;二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)中,從而建立生成更豐富更強大的電子檔案信息。

(三)規(guī)范制度的建設:能夠保障檔案管理信息化標準化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。

(四)應用系統(tǒng)的建設:能夠為檔案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺。

(五)管理人才的建設:能夠為檔案管理信息化提供技術支持。

四、檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀和解決辦法

(一)檔案管理信息化的現(xiàn)狀:1、電子化檔案管理標準不夠規(guī)范、制度不夠完善;2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務對接,融入度較低;3、檔案電子信息資源共享不全面,缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題,檔案管理存在橫向溝通不暢,規(guī)范制度不能統(tǒng)一,從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對檔案管理的重要性認識不夠,使檔案信息化缺乏良好的信息化建設的推動力和發(fā)展環(huán)境。5、無法建立統(tǒng)一標準的規(guī)范制度,造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識結構存在“老化”、“過時”的現(xiàn)象,沒有先進的信息化管理知識和意識。7、軟件應用系統(tǒng)的建設和應用技術的開發(fā)相對較薄弱,原有的工作基礎無法適應新時代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護意識不夠,存在信息丟失的風險。

(二)解決辦法:1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進的信息技術,加強檔案管理信息化建設,要加強組織和領導,提高專業(yè)認識,加大資金投入,增配軟、硬件設備,引進和培養(yǎng)先進的信息化建設人才和技術手段。2、提高對創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識,提高檔案管理人員的知識結構。建立一支具有合理分工、科學結構、素質(zhì)強硬的檔案管理隊伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。

檔案管理的信息化建設給予新時期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容,為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設是一項長期而又艱巨的任務,不可能一步到位,所以要逐步實施,抓住重點,講求時效,不斷持續(xù)發(fā)展和進步。

參考文獻:

1.檔案管理學陳智為中國人民大學出版社

2.檔案管理學原理王向明上海大學出版社

3.檔案學研究進展王新才武漢大學出版社

4.《電子文件風險管理》馮惠玲等著中國人民大學出版社