發(fā)布時間：2023-06-22 09:32:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的科技檔案管理學(xué)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
[關(guān)鍵詞]科技館；科普檔案管理；科學(xué)技術(shù)
中圖分類號：F204 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）03-0349-02
21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的時代，各種科學(xué)技術(shù)的衍生與發(fā)展引發(fā)了一系列全球性的科技革命，并在包含科技館在內(nèi)的各行各業(yè)迅猛、廣泛、深入的展開。利用科學(xué)技術(shù)開展科普工作已經(jīng)成為現(xiàn)代化科技館建設(shè)的重要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)科技館科普檔案管理的科學(xué)化發(fā)展成為建設(shè)新型科技館的重要途徑。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)將科普展廳及其資源做數(shù)字化、虛擬化處理，打破時空限制，匯聚、分享、研討優(yōu)質(zhì)科普檔案資源，為社會公眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的科普檔案資源服務(wù)，引起全社會廣泛關(guān)注的同時，帶動社會公眾參與到科學(xué)傳播之中，全面提升社會公眾的科學(xué)素養(yǎng)，進(jìn)一步優(yōu)化完善科技館科普檔案的管理與發(fā)展。
一、 科學(xué)技術(shù)內(nèi)涵及作用
科學(xué)技術(shù)是利用客觀事物間的關(guān)系及其發(fā)展規(guī)律，最終實(shí)現(xiàn)高效、低耗、高產(chǎn)、便捷等特定目的的手段和方法?？茖W(xué)技術(shù)主要涵蓋的基本內(nèi)容有：科學(xué)知識、思想、方法、精神四方面?？茖W(xué)技術(shù)是人類文明和先進(jìn)生產(chǎn)力的標(biāo)志，為人類文明和社會生產(chǎn)力發(fā)展提供了更加廣闊的發(fā)展空間，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與普及，為文化、信息資源的傳播提供了全新的方式，為精神文明建設(shè)構(gòu)建了新型的傳播載體，極大地豐富了社會公眾的生產(chǎn)生活，成為推動社會發(fā)展進(jìn)步的重要力量?？茖W(xué)技術(shù)作為一種社會活動，產(chǎn)生于社會實(shí)踐又影響著社會生活。近年來社會快速的進(jìn)步發(fā)展表明，科學(xué)技術(shù)是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素和強(qiáng)大杠桿。
科學(xué)技術(shù)以其強(qiáng)大的影響力，推動著其對檔案管理工作的發(fā)展，重點(diǎn)體現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)創(chuàng)造工具，檔案管理中融入科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)造了檔案管理的載體工具、管理、保管工具以及信息工具，繼而對檔案管理工作的模式、地位和社會關(guān)系產(chǎn)生較大影響。
二、 科技館核心任務(wù)
科技館是踐行科教興國戰(zhàn)略的重要基地，是創(chuàng)新性、現(xiàn)代化的科教事業(yè)，是社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化、科學(xué)技術(shù)發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，是科研成果的展示場所?？萍拣^的主要功能就是向社會展示現(xiàn)代科技發(fā)展水平和科技成就，向社會公眾傳遞科學(xué)信息、傳播科學(xué)知識，促進(jìn)公眾科學(xué)文化素養(yǎng)的不斷提升。
科技館向公眾展現(xiàn)著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展歷程，演示著各種科學(xué)技術(shù)，帶領(lǐng)公眾參與并體驗(yàn)活躍的科學(xué)過程?？萍拣^以向廣大公眾展示科學(xué)技術(shù)的相關(guān)知識、原理、應(yīng)用及其發(fā)展歷程為核心。在科技館展品展示中如何吸引更多的公眾，如何實(shí)現(xiàn)最佳的科技宣傳效果，達(dá)到科技館的最大價值與作用成為當(dāng)前科技館管理的重要任務(wù)，除了開展形式多樣的科學(xué)教育活動、開展科普培訓(xùn)、科普試驗(yàn)等傳統(tǒng)形式外，充分利用科學(xué)技術(shù)、數(shù)字化科技館等多種形式，將成為未來科技館的主流方向。
科技館最具生命力的展覽內(nèi)容就是科學(xué)性，科技館的科技展覽凝結(jié)了最新科技成果，科技館應(yīng)積極開發(fā)公眾對新科技、新產(chǎn)品的期待，為科學(xué)技術(shù)的未來發(fā)展探明方向，帶動科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與創(chuàng)新?？萍颊鬼?xiàng)、科技展品都在極力展示著數(shù)字化及科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)內(nèi)涵，同時也推動著科技館檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
三、 數(shù)字科技館的特點(diǎn)
數(shù)字科技館是科普資源的數(shù)字化共享平臺，借助現(xiàn)代化的信息、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為平臺開展科技教育，通過先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，向受眾傳遞圖、文、聲、像等信息，從而更好地為社會提供科普檔案資源服務(wù)。數(shù)字科技館是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的資源管理系統(tǒng)，以數(shù)字化科技為依托，創(chuàng)建以數(shù)字化檔案資源為中心的資源體系，社會公眾可以利用電腦手機(jī)等通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入數(shù)字圖書館，瀏覽查詢自己所需的科普知識，增強(qiáng)社會公眾的科學(xué)素養(yǎng)，同時也會使公眾獲取除實(shí)體科技館之外的科普檔案信息，這種信息可高度共享，并且更新速度快、更新性能好。其特征及作用如下：
（一） 科普資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。借助先進(jìn)的數(shù)字化與多媒體技術(shù)，深入淺出地對科學(xué)知識進(jìn)行分析展現(xiàn)，達(dá)成資源的共享與有效利用。數(shù)字科技館形式多樣，內(nèi)容豐富，充滿知識性、科學(xué)性、創(chuàng)新性與互動性。以“做科學(xué)”為指導(dǎo)，利用多種互動模式，不同的表現(xiàn)形式，展現(xiàn)大型實(shí)地科普場館更多的內(nèi)容，更佳的效果。因此，數(shù)字科技館是對傳統(tǒng)形式的科技館最大的改革創(chuàng)新及有效的補(bǔ)充完善。
（二） 信息傳輸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展推動了互聯(lián)網(wǎng)傳輸系統(tǒng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議與網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議共同構(gòu)成了一個遍及全球的傳輸結(jié)構(gòu)，在網(wǎng)絡(luò)的推動下，信息化的發(fā)展不斷深入，現(xiàn)代科技館檔案展出方式出現(xiàn)質(zhì)的變化，并為社會公眾提供了更為優(yōu)質(zhì)、便捷的科學(xué)溝通交流與科普服務(wù)平臺。
（三） 數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享化?？茖W(xué)技術(shù)使信息傳播擁有了更廣泛的覆蓋面，不受時空、環(huán)境限制，任意隨意選擇所需要的內(nèi)容，相較于實(shí)體科技館，這種科技館可以為公眾提供更自由的瀏覽方式。將實(shí)體科技館的服務(wù)延伸為超越時間、空間的現(xiàn)代化信息服務(wù)，體驗(yàn)不受限制、自由自在、簡潔便利的信息資源優(yōu)勢。
四、 科技館中的科普檔案管理
檔案是科技館的核心，檔案工作是科技館的重要工程，檔案是將科普活動中的圖、文、像、實(shí)物模型等進(jìn)行收集，并做好系統(tǒng)處理與歸檔?？萍拣^中建立并完善科普檔案是科學(xué)展覽、培訓(xùn)實(shí)踐活動的有力保障和堅(jiān)實(shí)后盾，是引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參謀，是科學(xué)研究和科學(xué)展品設(shè)計(jì)的重要指南，是科技館開創(chuàng)新局面的必要部分。
科學(xué)展覽與展品是發(fā)揮科技館科學(xué)展教功能的關(guān)鍵性載體，是建設(shè)科技館的軟件基礎(chǔ)與靈魂所在，科學(xué)展品的更新與換代是保證科技館持續(xù)健康發(fā)展的重要和必備因素?？萍拣^中的科普展品檔案可保存信息，記載歷史、啟發(fā)后人，是科普工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容。公眾從科普檔案中可充分了解到不同時期科技館所進(jìn)行的不同的科普活動內(nèi)容，及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步狀況，行使科普活動功能，使科普檔案真正地成為公眾獲取科學(xué)知識的基本途徑，成為科普宣傳的新方向、新形式。
五、科學(xué)技術(shù)在科普檔案管理中的作用
科普檔案作為科技館的基本要素，涉及科技館的構(gòu)成，推動科技館的未來發(fā)展，是科技館發(fā)展進(jìn)步的重要內(nèi)容。第一，熟悉掌握科技館的檔案資源信息，了解其特點(diǎn)，能滿足工作發(fā)展的需求；第二，利用科普檔案資源，尤其是科普展品檔案可為科技館領(lǐng)導(dǎo)制定計(jì)劃，作出決策，發(fā)展科普事業(yè)，開展科研活動給予充分且有力的新的支持。
但是需要正視的是，科技的快速發(fā)展，信息化進(jìn)程的隨之不斷加快，多數(shù)單位遺留、積累大量音視頻資料，圖片和文件資料，以及科普資料，對這些資料的分類、整理、歸檔往往較為繁瑣，而傳統(tǒng)形式的檔案管理系統(tǒng)中的檢索、提取、歸納能力不強(qiáng)，不利于科普檔案管理工作的正常開展，科普檔案管理面臨新型挑戰(zhàn)。
基于此形勢，需要科技館工作者利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，借助各類高科技軟件，簡化檔案的收集、處理、保存、整理、存檔工作，利用數(shù)字化系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子檔案。由于電子檔案強(qiáng)大的信息檢索、保存、管理優(yōu)勢，可更加方便、快捷地進(jìn)行科普檔案的管理，便于查找和修改。另外，在網(wǎng)絡(luò)的推廣普及下，以科學(xué)知識為背景的虛擬科技館應(yīng)運(yùn)而生，現(xiàn)如今儼然已成為社會公眾獲取相關(guān)檔案資源的快捷方式，系統(tǒng)全面的檢索系統(tǒng)，圖文并茂、生動形象的閱覽方式，使公眾在獲取科學(xué)知識的同時，可以在虛擬的數(shù)字科技館中盡情遨游，成為探索科學(xué)奧秘的主體，使科普檔案真正融入廣大公眾生活之中，優(yōu)化檔案管理發(fā)展實(shí)質(zhì)，提高檔案管理服務(wù)水平。
例如，借助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)衍生發(fā)展的數(shù)字科技館，相較于實(shí)體科技館數(shù)字化科技化檔案管理利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用戶通過互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的信息傳遞技術(shù)展現(xiàn)圖文聲像相結(jié)合的檔案信息，用戶可以更加清晰的了解科普檔案中的各種信息。數(shù)字科技館以其高度互補(bǔ)性和獨(dú)特優(yōu)勢，以高起點(diǎn)、高質(zhì)量、高水平、高效率的現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的管理目標(biāo)，推動科普檔案可持續(xù)發(fā)展。
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，優(yōu)化了科普檔案的存儲技術(shù)，簡化了管理過程，拓展了用戶對科普檔案資料的搜索閱讀途徑，利用光盤存儲功能，借助數(shù)據(jù)交換技術(shù)，突破了傳統(tǒng)檔案閱讀利用的單一化束縛。當(dāng)前，國家上很多高水平的科技館科普檔案均運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)完成檔案的收集、保存、管理與利用，最大化的實(shí)現(xiàn)了科普檔案的價值，充分發(fā)揮了其社會服務(wù)功能，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與完善為科技館科普檔案的管理提供了一個更加靈活、智能、便捷的平臺，使科技館走上了一條科技化與特色化相融合的現(xiàn)代檔案管理之路，為科技館科普檔案管理的持續(xù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
結(jié)語
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，推動社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的同時，給予了各行各業(yè)更加新穎的管理建設(shè)方式，在科技館建設(shè)管理中成為新型的科普管理模式，融先進(jìn)的科學(xué)知識與方法，運(yùn)用多媒體、網(wǎng)絡(luò)、虛擬技術(shù)將科普檔案管理變得更加快捷、高效，從內(nèi)容到形式得到全方位的創(chuàng)新。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化科普檔案管理建設(shè)，為社會公眾提供稱心舒心的服務(wù)場所，在科普教育中充分發(fā)揮管理價值和功能，實(shí)現(xiàn)科普檔案管理的先進(jìn)化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，推動科技館事業(yè)永續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；意義；問題；對策
Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.
Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures
檔案是全部活動的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽(yù)掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩?、修改到印發(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標(biāo)語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機(jī)關(guān)單位自身層面
1.強(qiáng)化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制
只要符合國家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)
鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞 科學(xué)管理 事業(yè)單位 會計(jì)檔案
上面說到的會計(jì)檔案是事業(yè)單位中所有檔案管理中的十分重要的一部分，它也反映事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況的重要資料。對于一個比較完整的會計(jì)檔案管理制度，不僅可以對研究事業(yè)單位的各個階段的經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)有很重要的作用，還是事業(yè)單位在制定相關(guān)的政策、研究存在的問題的重要的依據(jù)。到目前為止，我國在事業(yè)單位中的會計(jì)檔案管理工作還不是十分的成熟，還存在很多的問題，所以為了更好的完善事業(yè)單位中的會計(jì)檔案管理工作，我們還要針對存在的問題，作出具體的解決對策。
一、 建立并且完善會計(jì)檔案的管理規(guī)章
事業(yè)單位是我國的重要的行政管理部門，所以事業(yè)單位的所有工作的正常進(jìn)行，才能保證讓國家后顧無憂。對于事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作也是一樣重要的，想要做好會計(jì)檔案管理工作，我們不僅需要遵守《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)的法律規(guī)定，還要更好的結(jié)合事業(yè)單位的具體工作，建立并且完善會計(jì)檔案的管理規(guī)章制度，然后明確檔案的歸檔的范圍、檔案保管的期限、檔案的歸檔程序、知道檔案的整理方法以及檔案在歸檔時的要求等；其次是健全會計(jì)檔案的保管制度、安全保密制度等，然后采用比較先進(jìn)的管理手段和科學(xué)合理的保管檔案的方法，這樣才能更好的確保檔案的不丟失、不被損壞、不被泄密等。
二、事業(yè)單位的會計(jì)檔案要遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理方針
1、我們要規(guī)范好會計(jì)檔案的合理立卷。在裝訂會計(jì)檔案的憑證時，我們必須保證使用的是規(guī)定的會計(jì)檔案裝訂的封皮、然后再封裝粘貼裝訂線，一定要注意的是必須在封粘的地方蓋上會計(jì)人員的印章，對于封皮的要求就是要保證封皮外要求填寫的內(nèi)容都要填寫好，然后按照裝訂結(jié)束的日期的先后順序進(jìn)行排序方案會計(jì)檔案的保管盒中，并且要認(rèn)真填寫會計(jì)檔案保管盒上面的內(nèi)容，在每一年的年末都要進(jìn)行封賬，必須把活頁的空白賬簿拿出來，把已經(jīng)設(shè)置好的會計(jì)科目但沒有業(yè)務(wù)往來的賬頁保存好，然后按照賬頁的編號進(jìn)行填寫好目錄以及賬簿的使用登記表，將這些都一并與財(cái)務(wù)賬簿裝訂在一起，然后進(jìn)行封裝粘貼，由相關(guān)的會計(jì)工作人員在粘貼處蓋上印章，最后在年末的時候把賬簿按照編號排序，分別貼上會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄和會計(jì)檔案備考表。
2、我們還應(yīng)該規(guī)范會計(jì)檔案的移交工作。事業(yè)單位的會計(jì)檔案都是有單位的檔案管理部門在做管理工作的，然后再由財(cái)務(wù)部門將本單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門暫時保管1年，在保管期限滿后財(cái)務(wù)部門會編制會計(jì)檔案案卷的目錄，移交到事業(yè)單位的檔案管理部門；如果還沒有建立會計(jì)檔案管理部門的單位，需要由財(cái)政部門暫時的保管，但是必須強(qiáng)調(diào)的是需要有專人負(fù)責(zé)這些檔案的管理.
三、要加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理人員的在培訓(xùn)學(xué)習(xí)，更好的提高會計(jì)檔案管理人員的自身素質(zhì)
1、我們要更加重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作。現(xiàn)在，隨著我國社會的快速發(fā)展和綜合國力的提高，越來越多的單位的財(cái)務(wù)管理工作已經(jīng)與時代接軌，不再是原來的手動記賬的方式，而是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，這就意味著事業(yè)單位的會計(jì)檔案也會越來越多的以電子版的形式所存在著，這也將使得事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理的工作越來越走向正規(guī)化、網(wǎng)絡(luò)化、信心化，會計(jì)檔案的管理工作也迎來了資源共享的美好時代。
2、我們還要重視那些高素質(zhì)、復(fù)合型的人才的引進(jìn)。會計(jì)檔案的管理人員應(yīng)該具備那些素質(zhì)呢？我認(rèn)為他們應(yīng)該有思想上的素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德的素質(zhì)。而且作為會計(jì)檔案的管理人員，首先，他們必須要嚴(yán)格律己、清明廉潔、奉公執(zhí)法、能夠時刻保持清醒的頭腦，不被利益所誘惑，有一定的自己的公正的立場，能夠使用好自己手里的權(quán)力；其次呢，對于會計(jì)檔案的資料是十分廣泛的，這些資料都有很強(qiáng)的專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性。現(xiàn)在作為一個專門的檔案在做管理，那么就不能輕視它，我們還是應(yīng)該按照專業(yè)的管理手段去管理會計(jì)檔案。所以，這就要求會計(jì)檔案的管理人員不僅要有會計(jì)檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，還應(yīng)該具備更高的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能使得會計(jì)檔案的管理工作更好地、更科學(xué)的進(jìn)行。
四、目前會計(jì)檔案管理工作存在的問題
由于會計(jì)檔案管理部門不夠重視，所以在進(jìn)行會計(jì)檔案的管理工作中還存在著許多的問題，首先是管理人員的編制不充足，文化程度不高，專業(yè)素質(zhì)不高，特別是上級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，檔案管理得不到重視，這就造成了管理人員的參差不齊，很難適應(yīng)這樣的工作；其次是檔案管理的方式比較落后，檔案的保管條件比較差，有些地方還在采用手工方式，沒有與現(xiàn)代的高科技技術(shù)相接軌，這就導(dǎo)致了檔案保管的比較凌亂，不統(tǒng)一。因此，為了做好會計(jì)檔案的管理工作，還需要通過更多的途徑。比如說我們要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，切實(shí)的處理好在會計(jì)檔案管理工作中存在的問題。
五、結(jié)束語
通過以上對事業(yè)單位的會計(jì)檔案的管理工作存在問題以及我們研究出的解決這些問題的對策，就是為了更好的做好事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作，這樣才能保證事業(yè)單位正常的財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，只有做好會計(jì)檔案的管理，提高管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督，才能更好的為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做好堅(jiān)實(shí)的鋪墊。
參考文獻(xiàn)
[1]韓愛國.對會計(jì)檔案保管工作的難點(diǎn)及解決方案的探討.中國總會計(jì)師2011（03）.
醫(yī)院的基建檔案包含了從成立到竣工的所有信息，包括了文字、圖表、視頻等，是整個基建工程的最初始記錄，所以加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理是非常重要的，在基建檔案管理中經(jīng)常會發(fā)生數(shù)據(jù)記錄不完整、不及時，監(jiān)督體制不完善的情況，這些都會嚴(yán)重影響醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理，所以要提高對醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的重視度，建立一支優(yōu)秀的檔案管理工作人員隊(duì)伍，提高基建檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，同時還要不斷的提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能促進(jìn)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的長久發(fā)展之路。
1 醫(yī)院基建檔案的重要性
1.1 有著記錄作用
醫(yī)院的基建檔案有著重要的記錄作用，能夠把醫(yī)院從施工到竣工的所有過程用文字、圖片、數(shù)據(jù)記錄下來，對整個項(xiàng)目實(shí)行一個合理的規(guī)劃，這樣有一個整體的規(guī)劃才能夠更好的完成之后的后續(xù)工作，例如，維護(hù)和改造等，提高醫(yī)院基建工程的安全性和合理性。
1.2 具有參考價值
醫(yī)院的基建工程的實(shí)施完全離不開基建檔案，因?yàn)榛n案發(fā)揮著一個規(guī)劃和預(yù)算作用，能夠?yàn)榛üこ痰膶?shí)施提供合理的數(shù)據(jù)，有效的提高醫(yī)院基建工程的工作效率和工作質(zhì)量，并且能夠最大程度的保證醫(yī)院基建工程的經(jīng)濟(jì)效益。
1.3 法律維權(quán)價值
醫(yī)院的基建檔案還有著法律維權(quán)價值作用，在以往的醫(yī)院基建工程過程中發(fā)生過很多的問題，例如，醫(yī)院權(quán)屬和土地占有問題，都和醫(yī)院周圍的居民有著很大爭議，所以醫(yī)院基建檔案能夠有效的提高醫(yī)院產(chǎn)權(quán)安全性，包括在工程建設(shè)期間的質(zhì)量問題也能夠有一個很好的證明，能夠把醫(yī)院基建工程實(shí)施過程中真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)體現(xiàn)出來，在基建檔案中還包括法律文書、歷史憑證等，這都為醫(yī)院未來的長久發(fā)展提供最有力的保障。
2 目前我國醫(yī)院基建檔案管理存在的問題
2.1 缺乏高素質(zhì)管理人員
在醫(yī)院基建檔案管理工作中需要工作人員有非常高的專業(yè)素質(zhì)才能夠勝任這份工作，提高工作質(zhì)量和工作效率，但是目前我國醫(yī)院基建檔案管理人員的專業(yè)綜合素養(yǎng)較低，不具備相關(guān)的專業(yè)理論知識和實(shí)際操作能力，這種情況大大的影響了基建檔案管理工作的順利實(shí)施，部分工作人員沒有得到定期的培訓(xùn)，有很多理論知識都在不斷的更新，導(dǎo)致在工作中發(fā)生嚴(yán)重的失誤，影響了基建檔案管理的真實(shí)、完整性。
2.2 缺乏合理的基建檔案管理制度
在醫(yī)院的基建檔案管理工作中缺乏合理的制度，這就影響了整體的基建檔案管理水平，在工作過程中不具備完整的工作流程，使得工作人員在工作中不能明確自己的工作職責(zé)，監(jiān)督部門也沒有起到有效的監(jiān)督作用，最終導(dǎo)致各個部門不能同步進(jìn)行工作，使得基建檔案管理工作不到位，沒有達(dá)成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
3 加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的方法
3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視基建檔案管理工作
只有醫(yī)院的各個領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案管理工作，才能把這項(xiàng)工作更好的實(shí)施下去，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要起到良好的帶頭和監(jiān)督作用，對于工作人員在工作過程中發(fā)生的失誤，要嚴(yán)格的進(jìn)行處理，因?yàn)榛n案里的每一個數(shù)據(jù)都要保證其真實(shí)性和完整性，這樣才能提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量，把基建檔案管理工作納入到年終考核項(xiàng)目中，提高此項(xiàng)工作的重要性。
3.2 提高基建檔案管理的人員的專業(yè)素質(zhì)
只有提高基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)才能提高工作效率，所以醫(yī)院要定期對基建檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)，提高其專業(yè)理論知識和實(shí)際的操作能力，每一個工作人員都要跟得上時展的腳步，對一些更新的理論知識要充分的掌握和理解，在招聘基建管理人員時要聘用高素質(zhì)人才，這樣才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化基建檔案管理工作。
3.3 提高基建檔案管理工作的信息化發(fā)展
在醫(yī)院的基建檔案管理工作中要應(yīng)用信息技術(shù)，這樣不僅僅能夠提高工作效率，還能夠充分的保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在信息化管理中要把所有的數(shù)據(jù)發(fā)送到信息數(shù)據(jù)中心，做一個數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃管理，在基建檔案管理工作中要不斷的提高法制意識，每一個工作人員都要守本職，在工作過程中要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，這樣才能保證基建檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。
在計(jì)劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價值的真實(shí)得記錄那就是人口和計(jì)劃生育檔案，是政府?dāng)M定適合當(dāng)?shù)厝嗣竦娜丝谂c計(jì)劃生育政策的科學(xué)的有效的依據(jù)，人口和計(jì)劃生育檔案就是我國多年在計(jì)劃生育工作中經(jīng)驗(yàn)的積累的產(chǎn)物。想要使計(jì)劃生育檔案管理工作能夠順利的開展，首先就要提高進(jìn)行此管理工作人員對于人口和計(jì)劃生育檔案對于管理工作開展的意義的認(rèn)識水平。
1.可以為政府在制定相應(yīng)計(jì)劃生育政策過程中提供必要的資料
人口和計(jì)劃生育檔案準(zhǔn)確的反應(yīng)了我國人口統(tǒng)計(jì)的人數(shù)。因此國家對人口和計(jì)劃生育當(dāng)然進(jìn)行科學(xué)的分析，得到的分析結(jié)果就可以用于政府制定、修改、完善適合當(dāng)?shù)氐挠?jì)劃生育政策，這樣就可以提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展能力。
2.可以為國家內(nèi)流動人口提供良好的服務(wù)
我國人口基數(shù)大，每天都有大量的人口流動，因此國家想得知并管理人口流動的方向就可以通過分析人口和計(jì)劃生育檔案來獲得信息，這樣就能實(shí)時的得知我國流動人口婚育狀況。利用人口和計(jì)劃生育檔案進(jìn)行流動人口的管理和制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理，這樣在引導(dǎo)流動人口進(jìn)行計(jì)劃生育的同時也可以提高兩地社會撫養(yǎng)費(fèi)的征收，也可以避免兩地出現(xiàn)的發(fā)錯證件、反復(fù)發(fā)證等工作失誤。
3.為我國農(nóng)民進(jìn)行正確的引領(lǐng)
我國在對人口和計(jì)劃生育檔案進(jìn)行分析的過程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學(xué)的、有效的、適合農(nóng)民的計(jì)劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計(jì)劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對于獨(dú)生子女戶的優(yōu)惠政策、獎勵制度，以此來幫助農(nóng)民認(rèn)識帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導(dǎo)下，在相應(yīng)的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會。
二、我國進(jìn)行人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理中出現(xiàn)的不足
1.我國相關(guān)部門對于人口和計(jì)劃生育檔案管理工作不夠重視
相關(guān)部門在對于人口和計(jì)劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點(diǎn)進(jìn)行對我國基層人口計(jì)劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計(jì)劃生育檔案的整理工作，所以，這就導(dǎo)致了基層的人口和計(jì)劃生育檔案工作進(jìn)行的狀況很差。而且基層的人口和計(jì)劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對于我國人口的計(jì)劃生育檔案記錄敷衍了事。
2.我國人口和計(jì)劃生育檔案管理工作實(shí)施條件差
當(dāng)前，相關(guān)部門在對于人口和計(jì)劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點(diǎn)進(jìn)行對我國基層人口計(jì)劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國從事計(jì)劃生育工作人員對于保護(hù)計(jì)劃生育檔案的意識淡薄，都與我國《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對于檔案保存的庫房、保管設(shè)施都建設(shè)的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開展設(shè)立形成了阻礙。
三、針對我國進(jìn)行人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理建設(shè)的建議
1.提高管理人員素質(zhì)
對于人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理工作是否能夠順利的開展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識文化水平、技能掌握程度息息相關(guān)。因此，相關(guān)部門應(yīng)該提高工作人員的素質(zhì)水平，應(yīng)該設(shè)立技術(shù)和業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，以此來提升工作人員管理能力與加深技術(shù)掌握程度。與此同時，也要加大工作人員對計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)、理解，在當(dāng)今信息化普及的時代，學(xué)會利用計(jì)算機(jī)輔助工作，會使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準(zhǔn)確。
2.將檔案中的主題詞在錄入時換為關(guān)鍵詞
查找方式繁瑣、冗長、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關(guān)鍵詞具備查找方便、有代表性的特點(diǎn)，因此在檔案管理錄入時可以采用關(guān)鍵詞來代替主題詞的辦法，即用適當(dāng)?shù)脑~匯來總結(jié)出檔案所體現(xiàn)出來的主題，將這樣的詞匯當(dāng)作關(guān)鍵詞對檔案進(jìn)行標(biāo)識，然后利用計(jì)算機(jī)的批量處理功能進(jìn)行整理。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目科研檔案檔案管理
在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項(xiàng)目（課題）呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項(xiàng)目相比，“三跨”項(xiàng)目往往集合了各機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項(xiàng)目研究周期較長，具有跨機(jī)構(gòu)、跨學(xué)科、跨地域、跨平臺等諸多新特點(diǎn)，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項(xiàng)目范圍大、成員多，往往需要多學(xué)科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機(jī)構(gòu)包括主管單位、依托單位（負(fù)責(zé)單位）、參加單位，涉及的人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參加人、業(yè)務(wù)管理人員、綜合管理人員（包括財(cái)務(wù)人員、設(shè)備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項(xiàng)目開展需要聘請?jiān)和馍踔潦菄庵麑＜一驅(qū)＜覉F(tuán)隊(duì)。這些機(jī)構(gòu)或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動中的資源，共同構(gòu)成了一個“三跨”科研項(xiàng)目的全部檔案。
（二）歸檔內(nèi)容的電子化
一方面，“三跨”科研項(xiàng)目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項(xiàng)目會應(yīng)用更先進(jìn)的信息技術(shù)和電子化設(shè)備，科研人員習(xí)慣于在自己的工作現(xiàn)場和研究過程中電子化地進(jìn)行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實(shí)驗(yàn)性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項(xiàng)目需要國內(nèi)國際不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)和人員協(xié)同工作，會涉及多個單位多種應(yīng)用平臺多個數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設(shè)備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復(fù)雜性
“三跨”科研項(xiàng)目研究周期長，一般為3至5年，從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收每個環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復(fù)研究和試驗(yàn)，取得最終成果往往要耗費(fèi)很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項(xiàng)目進(jìn)行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執(zhí)行情況（包括階段科技目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)使用情況等）進(jìn)行綜合考核評估；同時每個項(xiàng)目會分不同課題，每個課題也會根據(jù)需要進(jìn)行階段性檢查。在項(xiàng)目整體推進(jìn)過程中不可避免地會出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進(jìn)，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項(xiàng)目的立項(xiàng)會經(jīng)過嚴(yán)格的論證和審批程序，每個課題的設(shè)置也必須緊密圍繞總體目標(biāo)，相互有機(jī)聯(lián)系，能針對關(guān)鍵性科學(xué)技術(shù)問題組織多學(xué)科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關(guān)，在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，同步進(jìn)行的類似課題的進(jìn)展會直接影響到相關(guān)課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項(xiàng)目要盡量實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項(xiàng)目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內(nèi)容。
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的這些特點(diǎn)決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)規(guī)范
首先，從國家層面看，已有相關(guān)的科研項(xiàng)目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對“三跨”科研項(xiàng)目和檔案管理的專項(xiàng)規(guī)范，缺少針對科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。
我國對科研項(xiàng)目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項(xiàng)目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計(jì)劃管理暫行規(guī)定》等項(xiàng)目管理規(guī)定和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項(xiàng)目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對“三跨”科研項(xiàng)目或其他重大科技項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定[1]。同時這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環(huán)境下科研項(xiàng)目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項(xiàng)目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）管理辦法》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項(xiàng)目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項(xiàng)目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細(xì)則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機(jī)關(guān)、高校等項(xiàng)目主管部門制定了項(xiàng)目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進(jìn)一步細(xì)化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》進(jìn)一步明確了各相關(guān)方的職責(zé)[3]、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》則提出要加強(qiáng)科研項(xiàng)目的動態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項(xiàng)科研項(xiàng)目和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，無法直接指導(dǎo)“三跨”科研項(xiàng)目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規(guī)范或制度中對檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項(xiàng)目各主體對檔案工作認(rèn)識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作的管理體系。
首先，從下達(dá)“三跨”科研項(xiàng)目的主管機(jī)構(gòu)看，沒有定制項(xiàng)目的檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，缺少對檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項(xiàng)、階段檢查、總驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔(dān)項(xiàng)目的依托單位看，依舊無法對項(xiàng)目的整體檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會指派相關(guān)檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內(nèi)部檔案工作進(jìn)行管理，對項(xiàng)目的二級課題承擔(dān)單位沒有進(jìn)行相關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。因依托單位并不能保存全部項(xiàng)目檔案材料，并且因?yàn)楦髡n題分頭管理導(dǎo)致復(fù)印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項(xiàng)目檔案的收集整理與開發(fā)利用。
最后，從項(xiàng)目的課題參加單位看，由于缺少項(xiàng)目主管單位的指導(dǎo)和管理，基本采用原有的一般性科研項(xiàng)目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計(jì)劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動和科研成果的發(fā)表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進(jìn)的困難。
綜上，由于“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項(xiàng)目檔案管理辦法和模式，缺乏相應(yīng)的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對各責(zé)任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享機(jī)制與手段
對“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項(xiàng)目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會共享。
首先，項(xiàng)目的各組成部分（課題、機(jī)構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關(guān)注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機(jī)構(gòu)中，而這些機(jī)構(gòu)相對獨(dú)立，項(xiàng)目檔案資源缺少共享的機(jī)制，且暫時無法提供資源共享的技術(shù)手段。
其次，“三跨”科研項(xiàng)目集中了各單位相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項(xiàng)目完成后，除和涉及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項(xiàng)目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。
最后，從全社會發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計(jì)劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機(jī)制和平臺的條件下，“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的策略分析
（一）加強(qiáng)對項(xiàng)目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理
首先，要將檔案管理納入項(xiàng)目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設(shè)計(jì)。
在項(xiàng)目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目結(jié)題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準(zhǔn)確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。
只有由項(xiàng)目主管機(jī)構(gòu)或由其指派相關(guān)檔案部門根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特點(diǎn)制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項(xiàng)目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設(shè)備、電子檔案等不同門類，如果按目前實(shí)行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項(xiàng)目為主體、綜合各門類檔案和項(xiàng)目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點(diǎn)規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因?yàn)椤叭纭笨蒲许?xiàng)目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會同其他機(jī)構(gòu)制定針對電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。
最后，要明確項(xiàng)目各主體的職權(quán)范圍，加強(qiáng)對檔案工作的分級管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機(jī)構(gòu)為中心，以項(xiàng)目為紐帶的檔案工作分級管理模式?？蓪?shí)行主管機(jī)構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項(xiàng)目組，項(xiàng)目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門必須加強(qiáng)與有關(guān)職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機(jī)構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，將具體工作任務(wù)分解到各項(xiàng)目組；每個項(xiàng)目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)其項(xiàng)目研究過程中與項(xiàng)目有關(guān)的檔案工作，對各課題檔案工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。同時項(xiàng)目組要為項(xiàng)目檔案管理提供必要的服務(wù)、經(jīng)費(fèi)和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理與年度績效考核內(nèi)容。
（二）建立基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的全過程管理
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理需要基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流和業(yè)務(wù)主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項(xiàng)目管理流程，實(shí)行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。
“三跨”科研項(xiàng)目主要有三方業(yè)務(wù)主體負(fù)責(zé)六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務(wù)主體指：主管機(jī)構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、成果鑒定驗(yàn)收階段、推廣應(yīng)用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉(zhuǎn)讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许?xiàng)目業(yè)務(wù)流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源平臺
構(gòu)建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實(shí)現(xiàn)橫向共享，為項(xiàng)目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎(chǔ)。
首先，要建設(shè)基于“三跨”科研項(xiàng)目應(yīng)用平臺的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項(xiàng)目的實(shí)施都依托于一定的應(yīng)用平臺，這些不同的平臺中會產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項(xiàng)目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設(shè)計(jì)之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時要考慮不同平臺異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。
其次，是建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機(jī)構(gòu)的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項(xiàng)目為單元有不同的業(yè)務(wù)主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關(guān)的科研項(xiàng)目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項(xiàng)目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機(jī)構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，各項(xiàng)目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進(jìn)行動態(tài)更新；同時考慮構(gòu)建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務(wù)，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機(jī)構(gòu)間檔案實(shí)體共享的限制，使“三跨”科研項(xiàng)目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機(jī)構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實(shí)際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務(wù)科研一線服務(wù)社會。
注釋：
[1]科學(xué)技術(shù)部.國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20
[2]科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃[863計(jì)劃]管理辦法.2001- 8；科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關(guān)宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點(diǎn)問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
一般而言，所謂高校本科教學(xué)檔案，是指圍繞本科教學(xué)活動所產(chǎn)生的大量具有保存價值的各種教學(xué)文件材料。具體而言，它包括本科階段的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)、教師工作量、考試及監(jiān)考安排、考試試卷、教學(xué)與實(shí)驗(yàn)大綱以及學(xué)生成績與學(xué)籍、課表等。
完整系統(tǒng)的教學(xué)檔案，是一個學(xué)校教學(xué)活動內(nèi)容與效果的全面概括和客觀反映，能夠?yàn)榻虒W(xué)管理工作提供有力的憑證和參考，尤其是在不同時期所形成的寶貴史料和科技方面的尖端成果檔案，不僅對于教育事業(yè)的發(fā)展有益，而且對于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的實(shí)踐也具有很高的開發(fā)利用價值。高校本科教學(xué)檔案是一個學(xué)校本科教學(xué)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是本科教學(xué)活動的成果和產(chǎn)物，是評價教學(xué)效果、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的依據(jù)，也是維護(hù)一所學(xué)校教學(xué)歷史的重要憑證之一，更是高校教學(xué)檔案的重要乃至于核心組成部分。因此，不僅高校教學(xué)檔案的管理工作很重要，作為其重要組成部分的本科教學(xué)檔案的管理工作更加重要。因?yàn)楦咝５幕臼姑驮谟谂囵B(yǎng)人才，而本科人才的培養(yǎng)是其工作重心所在。
總之，我們知道，高校的中心工作是教學(xué),而產(chǎn)生于本科教學(xué)活動過程中的教學(xué)檔案是高校檔案工作的核心和重點(diǎn)，也是開展高校本科教學(xué)的重要構(gòu)成條件和積極影響因素，因此做好教學(xué)檔案的收集管理工作,不僅是衡量學(xué)校教育管理水平的重要標(biāo)志之一，也是衡量高校本科教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)，具有十分重要的意義和價值。
2 高校本科教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題及原因
隨著知識經(jīng)濟(jì)的來臨和信息社會的發(fā)展,檔案體制已落后于時展的要求,本科教學(xué)檔案管理工作面臨著新技術(shù)、新模式的革新所帶來的諸多挑戰(zhàn)，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前高校本科教學(xué)中對教學(xué)檔案的需要和應(yīng)用。雖然近年來，基礎(chǔ)于《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的貫徹實(shí)施，高校本科教學(xué)檔案的管理工作取得了一些實(shí)際的效果；但是綜合來說，高校本科教學(xué)檔案的管理工作依然存在著許多不足或問題，使得該項(xiàng)工作難以適應(yīng)新形勢下高校發(fā)展的需要，具體的問題突出表現(xiàn)為以下幾個層面：
2.1 本科教學(xué)檔案管理中存在認(rèn)識上的不足
首先表現(xiàn)為高校負(fù)責(zé)本科教學(xué)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的檔案意識較弱。已有的文獻(xiàn)指出，盡管程度上有不同，但可以說大多數(shù)高校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作是不夠重視的，這一狀況使得相應(yīng)學(xué)校的檔案管理在宏觀和微觀兩個層面，存在著許多不足和缺陷。不僅如此，具體到一所高校，其各部門也都普遍存在一些錯誤觀念，比如認(rèn)為檔案的收集和管理是檔案部門的事，因此在各自的工作中對有關(guān)信息的歸檔要求等不是很在意。即便是檔案部門向其提出了一些工作上的要求，也往往是敷衍了事。筆者在具體的本科教學(xué)檔案管理工作中對此深有感觸，一項(xiàng)工作即使提前兩個月布置下去，到規(guī)定時間，能按照要求保證質(zhì)量的完成任務(wù)的比率不足 60%，為此，相關(guān)工作人員曾向?qū)W院和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)反映，也得不到足夠的重視，更是難以得到合理的解決。
其次，還表現(xiàn)為教師對此項(xiàng)工作的認(rèn)識存在偏頗。很多教師認(rèn)為教學(xué)檔案不如其他檔案那么重要, 且所關(guān)涉的內(nèi)容比較狹窄，又非常繁瑣，同時他們認(rèn)為教學(xué)檔案，尤其是本科階段的教學(xué)檔案，根本就沒有多大用處和價值，無非就是應(yīng)付相關(guān)的檢查。因此，許多教師根本不認(rèn)真對待教學(xué)檔案的管理規(guī)范，隨意而為，導(dǎo)致各個教師的教學(xué)檔案要么殘缺不全，要么形式各異，給管理工作帶來了極大的困難。
再次，認(rèn)識上存在的問題還突出表現(xiàn)為對該項(xiàng)工作的投入和人員安排上的不足和隨意。這一點(diǎn)表現(xiàn)與前面兩點(diǎn)是相互關(guān)聯(lián)的，領(lǐng)導(dǎo)不重視、各部門不配合、教師也不重視，自然學(xué)校和學(xué)院的經(jīng)費(fèi)投入就很低，有些學(xué)校甚至缺少應(yīng)有的基礎(chǔ)硬件設(shè)施；而具體的管理工作也多為辦公室人員兼職，專業(yè)的工作人員非常少，這也使得具體的管理人員更換頻繁，管理上十分混亂。這些表現(xiàn)也反過來反映出學(xué)校學(xué)院、教師乃至于具體管理人員對此項(xiàng)工作認(rèn)識上的不足，重視程度很低，對其價值十分漠視。
2.2 高校本科教學(xué)檔案管理工作的體制、機(jī)制不健全，而且十分落后，存在模式老化，結(jié)構(gòu)混亂等問題
管理體制不完善。 筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)許多高校在本科教學(xué)檔案管理體制上表現(xiàn)出種種問題，比如管理機(jī)構(gòu)不健全，人員安排不到位，經(jīng)費(fèi)投入不充分，教學(xué)資料管理無序等。此外，筆者還發(fā)現(xiàn)在相關(guān)的部門規(guī)劃和工作制度中，一般很少提及本科教學(xué)檔案工作，即使形成一些文件材料，也往往由于缺乏相應(yīng)的管理制度，缺少一致性執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而致使教學(xué)檔案的管理十分混亂。再者，由于管理制度的不健全，相關(guān)人員需要文件時胡亂抽放、翻動，借閱、轉(zhuǎn)閱也不作登記，使用時也不妥善保管, 用完也不及時歸還, 使得重要文件時有流失。
本科教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，管理的人才結(jié)構(gòu)不合理。一般而言，高校本科教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，其性別、年齡、文化結(jié)構(gòu)不盡合理，經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)學(xué)習(xí)過檔案管理的人員比例較低。大多數(shù)都是年長的接近退休年齡的辦公室工作人員兼管檔案工作，且多為女性工作人員。而一般認(rèn)為這項(xiàng)工作的技術(shù)含量低，理論水平要求也低，所以她們的學(xué)歷、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)在高校內(nèi)部的人員構(gòu)成中也是偏低的。一個更為突出的問題是，這些人員由于多接近退休年齡，因此，更換的也比較頻繁，這也導(dǎo)致了該項(xiàng)工作管理上的無序、混亂和無效。
管理模式和技術(shù)上的老化。受到上述相關(guān)因素的限制，本科教學(xué)檔案管理的信息化程度不高，主要沿用傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理模式。管理人員缺乏進(jìn)取精神，得過且過，所以所存檔案基本上都是紙質(zhì)檔案，不僅占用了大量的庫房空間，管理成本高，而且教學(xué)日常管理的材料存檔也不齊全，各系、部之間的檔案更是難以進(jìn)行交流。這些導(dǎo)致了教學(xué)檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)共享，利用率極低。在今天這樣一個信息化的時代里，檔案管理的信息化是一個非常迫切的要求和必然的發(fā)展趨勢。管理模式和技術(shù)上的老化，嚴(yán)重制約了高校本科教學(xué)檔案的管理工作的發(fā)展。
2.3 高校本科教學(xué)檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化程度低，所涵括的內(nèi)容不夠充分和完整，可利用程度低，而且編研工作也很落后
教學(xué)檔案不規(guī)范，歸檔不系統(tǒng)、不完整。規(guī)范、系統(tǒng)、完整是本科教學(xué)檔案管理工作的基本要求，只有規(guī)范完整的檔案材料，才能真實(shí)準(zhǔn)確地反映本科教學(xué)的發(fā)展及演變歷程。然而文獻(xiàn)顯示，近年來高校本科教學(xué)檔案的規(guī)范化程度、歸檔的完整率都非常低。具體表現(xiàn)為：其一，各種材料不能及時收集，收集到的材料也不完整、不系統(tǒng)，往往存在大量材料遺漏情況等；筆者發(fā)現(xiàn)，在院系本科教學(xué)檔案材料的收集過程中,有些環(huán)節(jié)由于教師或管理人員拖沓,材料不能及時歸檔、材料漏歸、材料不全等問題非常普遍。其二，筆者曾做過相關(guān)的調(diào)查，初步發(fā)現(xiàn)在各種本科教學(xué)檔案中，格式不一致的現(xiàn)象普遍存在。比如，學(xué)生出勤情況統(tǒng)計(jì)，有的是記錄各人出席次數(shù)、有的記錄總體出席人數(shù)等，檔案綜合處理起來非常麻煩。此外，還有一些檔案資料有始無終，現(xiàn)有的記錄也往往非常雜亂讓人理不清頭緒。
本科教學(xué)檔案的編研工作滯后。對本科教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理編纂，入庫管理是本科教學(xué)檔案管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，而進(jìn)一步的對檔案資料進(jìn)行分析、研究、總結(jié)是對教學(xué)檔案的深加工,是深入挖掘和利用教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，也是本科教學(xué)檔案管理工作的高水平的要求和具體體現(xiàn)。然而，目前多數(shù)高校對教學(xué)檔案信息的編研存在問題，十分滯后，甚至有些高校根本就沒有開展相應(yīng)的工作，就筆者所在的學(xué)校而言，也是最近才開始重視和開展這方面的工作。具體而言，本科教學(xué)檔案的編研工作中存在的問題表現(xiàn)為下述三個方面：第一是不重視教學(xué)檔案編研工作,沒有將其納入日常教學(xué)管理工作范圍；第二是教學(xué)檔案編研工作，多數(shù)高校僅止于對原始資料的簡單匯總。第三是目前高校本科教學(xué)檔案管理工作者對教學(xué)檔案的編研，未能充分重視檔案用戶的具體需要，這就使得檔案的編研針對性、實(shí)用性不夠突出，最終使得教學(xué)檔案的利用率很低。
3 具體改進(jìn)措施和對策
高校本科教學(xué)檔案如此重要，教學(xué)檔案管理工作更是本科教學(xué)管理工作的主要構(gòu)成部分之一，那么，面對當(dāng)前高校本科教學(xué)檔案管理工作中存在的諸多問題，我們應(yīng)該采取哪些措施加以應(yīng)對并從而改進(jìn)本科教學(xué)檔案的管理工作呢？筆者參考相關(guān)研究成果，結(jié)合個人的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為大致上可以總結(jié)為以下五點(diǎn)對策。
3.1 轉(zhuǎn)變觀念，充分重視
高校領(lǐng)導(dǎo)及本科教學(xué)管理部門要轉(zhuǎn)變觀念，充分重視本科教學(xué)檔案的價值和管理工作。這是改進(jìn)高校本科教學(xué)檔案管理工作的重要先決條件。但是重視不是一句空話，要在具體的工作中給予充分的支持。一方面要加大該方面的資金和資源投入；另一方面要充分尊重和嚴(yán)格遵守檔案管理工作及其相關(guān)要求。
3.2 加強(qiáng)規(guī)范化、系統(tǒng)化和制度化建設(shè)
制定和完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，要按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校教學(xué)檔案工作規(guī)范》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，參考既有的一些本科教學(xué)檔案管理指標(biāo)，制定相應(yīng)學(xué)校的本科教學(xué)檔案資料管理工作指標(biāo)體系，并進(jìn)一步依據(jù)指標(biāo)體系，重新完善、規(guī)范相應(yīng)院系本科教學(xué)檔案收集制度，并編制可操作的歸檔制度。從而加強(qiáng)現(xiàn)有的本科教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和制度化。
3.3 優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高素質(zhì)
檔案管理工作的好壞關(guān)鍵在管理人員，因此優(yōu)化本科教學(xué)檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，非常重要。具體可以從以下兩個方面著手：一是要注意及時引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，以為現(xiàn)有的工作隊(duì)伍輸血，從而優(yōu)化現(xiàn)有的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，最終增強(qiáng)其造血能力。二是要充分重視對于現(xiàn)在的在崗職工的教育培訓(xùn)，開展多種形式和多種渠道的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以提高他們的工作能力和業(yè)務(wù)水平，提升檔案管理工作的整體素質(zhì)。通過這兩種方式，可以使得現(xiàn)有的管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，素質(zhì)得以提高，最終為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。
3.4 開展并提高本科檔案的編研工作，深化利用檔案資源
一方面是把收集到的所有本科教學(xué)檔案資料加以鑒別，去偽存真、去劣存優(yōu)、去雜存整、去無用存有用等處理，做好本科檔案的基礎(chǔ)編纂工作； 另一方面是把需存檔的所有資料補(bǔ)齊、補(bǔ)全、使其合理連貫、清晰和全面, 然后按類別編號加以存儲。更重要的是，要對既有的存檔資料加以深度的研究、挖掘，突出重點(diǎn)和有價值的檔案，專門存檔。這一過程是對檔案資料的深加工，以深化利用現(xiàn)有的檔案資源。
關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 檔案教學(xué) 課程教學(xué)
高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)、管理第一線需要的高技能、應(yīng)用型專門人才的使命。檔案管理是一門實(shí)踐性、應(yīng)用性較強(qiáng)的課程，旨在培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務(wù)。但是從目前的實(shí)際來看，高職院校檔案管理課程的教學(xué)效果不甚理想，本文對其中的原因進(jìn)行深入剖析，并就其改進(jìn)方向提出了建議。
一、當(dāng)前高職院校檔案管理課程教學(xué)存在的問題
1.教學(xué)目的偏離，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)。雖然按照教學(xué)大綱的安排，將檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)定位為“促使學(xué)生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實(shí)際教學(xué)工作的開展卻多是為了完成教學(xué)任務(wù)而進(jìn)行教學(xué)，忽略了對學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。
2.教學(xué)方法單一，無法調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)前，高職院校檔案管理課程的教學(xué)主要依靠理論教學(xué)，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學(xué)方法。根據(jù)心理學(xué)的研究，乏味的事務(wù)會導(dǎo)致厭煩感，長久累積下去，會造成學(xué)生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，還會導(dǎo)致對此門課程的強(qiáng)烈抵觸感。
3.教學(xué)條件落后，無法培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。檔案管理課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，如果沒有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)畢業(yè)生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。
4.師資素質(zhì)欠缺，無法滿足學(xué)校的教學(xué)要求。當(dāng)前，從事檔案管理教學(xué)工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已經(jīng)全面掌握了檔案學(xué)專業(yè)課程知識，理論基礎(chǔ)較為扎實(shí)，卻缺少檔案管理的實(shí)踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統(tǒng)的檔案知識學(xué)習(xí)，雖然具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是又缺少對檔案基本理論知識進(jìn)行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學(xué)的需要。
5.考核方式死板，無法形成學(xué)生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點(diǎn)，在這種情況下，學(xué)生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學(xué)生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導(dǎo)致整門課程結(jié)束，學(xué)生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。
二、高職院校檔案管理課程教學(xué)改進(jìn)的方向
1.理順教學(xué)目標(biāo)，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)在于使學(xué)生除了掌握必要的檔案理論基礎(chǔ)知識，應(yīng)該更注重檔案知識的實(shí)際應(yīng)用。因此，在教學(xué)過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學(xué)生未來的發(fā)展，在使學(xué)生掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識的同時，側(cè)重加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練，力爭合格地培養(yǎng)出“厚基礎(chǔ)、寬口徑、高素質(zhì)、強(qiáng)能力”的創(chuàng)造性人才。
2.改變教學(xué)方法，增強(qiáng)學(xué)生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學(xué)觀念，轉(zhuǎn)移到學(xué)生“重學(xué)”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實(shí)踐”的“四步教學(xué)法”，逐步加深學(xué)生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強(qiáng)人才培養(yǎng)的效果。
第一步，課堂教學(xué)法。基礎(chǔ)知識的講授是前提，這是學(xué)生了解檔案知識的入門課。教師應(yīng)該深入淺出地為學(xué)生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實(shí)案例，將扎實(shí)的理論寓教于樂，變成學(xué)生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。
第二步，參觀教學(xué)法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強(qiáng)學(xué)生對檔案的直觀性認(rèn)識，教學(xué)系部或任課教師可以與學(xué)校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學(xué)生引領(lǐng)到檔案（室）館進(jìn)行實(shí)地參觀，使學(xué)生根據(jù)所學(xué)理論知識，對應(yīng)了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計(jì)，讓學(xué)生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計(jì)表等直觀性較強(qiáng)的實(shí)體。這樣，經(jīng)過“眼見為實(shí)”，學(xué)生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。
第三步，模擬教學(xué)法。僅有參觀的經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闊o法滿足學(xué)生動手的需求。鑒于此，模擬教學(xué)法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準(zhǔn)備一些文件材料，借助學(xué)校的計(jì)算機(jī)機(jī)房，讓學(xué)生現(xiàn)場模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對這些檔案進(jìn)行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學(xué)生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎(chǔ)知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。
第四步，實(shí)踐教學(xué)法。在學(xué)生經(jīng)過模擬階段的操作后，可通過對其工作質(zhì)量進(jìn)行評判，針對其不合格的地方進(jìn)行修正，使學(xué)生真正掌握檔案管理的扎實(shí)本領(lǐng)。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權(quán)限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。
3.改善教學(xué)條件，強(qiáng)化課程教學(xué)效果。高職院校要為檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實(shí)訓(xùn)室，購置必要的物品如打孔裝訂機(jī)、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學(xué)生模擬操作使用；安排學(xué)校機(jī)房讓學(xué)生練習(xí)檔案的計(jì)算機(jī)化管理；協(xié)調(diào)學(xué)校檔案室（館）安排學(xué)生參觀學(xué)習(xí)；通過校企合作建立校外實(shí)訓(xùn)基地，為學(xué)生創(chuàng)造頂崗實(shí)習(xí)的機(jī)會等等。
4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強(qiáng)的課程，必須對任課教師的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)進(jìn)行考量。對于新引進(jìn)的教師，應(yīng)要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實(shí)的理論功底，并具有一定的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和動手能力，能夠在教學(xué)過程中把抽象的理論知識與實(shí)際銜接起來并傳遞給學(xué)生。同時，要實(shí)施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強(qiáng)的高級人員來校對教師在教學(xué)、實(shí)踐等方面給予針對性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并形成長效機(jī)制，不斷提升教師的專業(yè)水平。
5.調(diào)整考核方式，實(shí)現(xiàn)預(yù)期教學(xué)目標(biāo)。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實(shí)踐”的靈活考查方法，既注重對學(xué)生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實(shí)際的動手能力進(jìn)行現(xiàn)場測試。最可行的辦法是在實(shí)際操作的過程中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提問，對操作中所涉及的知識點(diǎn)進(jìn)行多面考核，這樣就可以將理論與實(shí)踐融會貫通，達(dá)到理實(shí)一體化的效果，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期的教學(xué)目標(biāo)。
綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學(xué)改革已經(jīng)勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應(yīng)引起足夠重視，銳意進(jìn)取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。
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