發(fā)布時間：2023-07-02 09:43:17
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的合同管理標(biāo)準流程樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
目前醫(yī)院的合同管理仍采用傳統(tǒng)模式下的簡化管理程序。在這種模式下對合同實行分級授權(quán)和審批制度，對不同金額和種類的合同，領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)級別不同。明確合同管理的職責(zé)分工。合同擬定與審核，審核與執(zhí)行崗位分離，形成制約監(jiān)督機制。各環(huán)節(jié)確認前一環(huán)節(jié)簽字即可使合同流程運轉(zhuǎn)下去。在合同量比較少的情況下這種模式雖然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式靈活，比較節(jié)約人力成本。但是當(dāng)合同數(shù)量多，類型繁復(fù)的時候各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)的現(xiàn)象就顯現(xiàn)出來。整個合同管理流程長，溝通不到位，影響合同履行質(zhì)量。當(dāng)相關(guān)崗位人員流動的時候，容易出現(xiàn)交接不清的現(xiàn)象。同時，這種程序最大的缺點是缺少考核，也就是合同管理只能讓業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)下去，對醫(yī)院經(jīng)營的幫助不大，對今后訂立合同的借鑒意義不大，使合同管理流于形式，也是對各種有用信息的浪費。
二、如何完善合同管理內(nèi)部控制制度
日常合同管理工作動態(tài)性非常強，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統(tǒng)方式對其進行管理已經(jīng)非常吃力。因此需要完善合同管理內(nèi)部控制制度，達到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學(xué)合理、同時做好對相關(guān)信息的評估和再利用。
1.要實現(xiàn)合同管理的標(biāo)準化。
實現(xiàn)從申購到履行以及合同履行后的評估都確定負責(zé)人、環(huán)節(jié)固定、流程明確，使合同管理形成一個閉合的環(huán)。標(biāo)準化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過程中經(jīng)常發(fā)生倒簽現(xiàn)象，因事先履行合同，需要付款時才補簽合同使合同管理失去防范和監(jiān)督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項目負責(zé)人也容易忽略。標(biāo)準化的程序可以防止合同倒簽。通過標(biāo)準化可以降低合同履行過程中發(fā)生的成本，保證所有環(huán)節(jié)上的人都能參與到合同中去。比起讓領(lǐng)導(dǎo)了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執(zhí)行人對合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實際上每個環(huán)節(jié)的簽字人不一定完全理解所簽的內(nèi)容。這就造成前期調(diào)研以及進行商務(wù)談判時，相關(guān)人員非常盡責(zé)，為了一個細節(jié)甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過程中，由于項目負責(zé)人沒有注意到合同文本，憑借提出申購時的需求描述以及主觀經(jīng)驗，造成與合同真正標(biāo)的的質(zhì)量、數(shù)量、質(zhì)保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質(zhì)量。所以只有將合同管理標(biāo)準化，項目負責(zé)人重視合同，對合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現(xiàn)象。通過標(biāo)準化的程序使合同相關(guān)人可以在任何一個環(huán)節(jié)通過反饋的方式了解進度、細節(jié)等，有利于合同履行。
2.將前期論證與預(yù)算結(jié)合起來。
做預(yù)算只能是縱向的經(jīng)濟或經(jīng)營商的預(yù)期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場行情的比較才是核心。杜絕申購只是從部門需要出發(fā)，論證過于簡單，對行情不夠了解的情況。根據(jù)建立供應(yīng)商庫以及主要設(shè)備信息庫，搜集同類地區(qū)同類設(shè)備等的招標(biāo)結(jié)果信息，掌握市場行情，使預(yù)算更加科學(xué)。力求每一份合同不但滿足每一次業(yè)務(wù)需求，同時也能對今后醫(yī)院的經(jīng)營有參考作用。
3.完善的信息系統(tǒng)是合同管理的必要條件。
徐榮 李萬紅 王瑞華
（中國石油天然氣管道局第三工程分公司 河南 鄭州451450）
摘要：事后合同是一種特殊合同成立形式，法律稱之為“履行接受”，是權(quán)力義務(wù)雙方經(jīng)過磋商，對合同要素達成共識，在履約行為開始或完畢后，針對先前權(quán)力義務(wù)的口頭承諾簽訂正式合同的行為。事后合同在建筑施工企業(yè)中屢見不鮮，并且給權(quán)利義務(wù)雙方造成了很大的法律風(fēng)險。本文通過對建筑施工企業(yè)大量事后合同的成因進行剖析，并對施工企業(yè)如何進行事后合同的管控，進行了探討。
關(guān)鍵詞：事后合同 危害 成因 管控
一、事后合同的危害
合同是合同雙方權(quán)利義務(wù)的根本保障，可以避免不必要的糾紛，維護社會經(jīng)濟秩序，推動社會經(jīng)濟的健康發(fā)展?？偸怯行┙?jīng)營管理者在管理實踐中忽視遵循合同管理流程的重要性，不及時簽訂合同，導(dǎo)致合同履行的風(fēng)險加大，企業(yè)利益受到危害。
1、事后合同容易發(fā)生合同糾紛。合同是約束權(quán)力義務(wù)雙方行為的標(biāo)尺，規(guī)定著雙方的權(quán)利及責(zé)任。在履行合同前，應(yīng)該就這些關(guān)鍵內(nèi)容進行詳細規(guī)定，并訂立書面合同，從而保證在履約過程中雙方的行為有章可循。但在事后合同中，雙方按照事前的口頭約定履行權(quán)利義務(wù)，由于記憶存在偏差，雙方往往都按照對自己有利的理解或記憶內(nèi)容去闡述原先口頭商定的內(nèi)容，造成商量好的內(nèi)容又發(fā)生分歧。由于無文字性條約的約束，履約過程中雙方又各自按照有利于自己的理解而行事，使對方的利益得不到保障，而受損一方又因為沒有書面的證據(jù)而使受損利益得不到保護。
2、事后合同影響企業(yè)經(jīng)營和決策。在企業(yè)管理程序中，如果不簽訂合同，財務(wù)就不能入賬，因此在各類財務(wù)報表中就無法顯示這些信息，也就無法真實的反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營狀況。在做企業(yè)經(jīng)營決策時，如果管理信息不真實，就極易導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營決策失誤。
3、事后合同威脅企業(yè)聲譽。如果在事后合同簽訂時，雙方對之前的非書面表述發(fā)生異議爭執(zhí)，不僅因為缺乏書面確定的文字界定而難以明辨曲直，而且給事后合同的簽訂乃至合同糾紛的判斷帶來很大困難。如果糾紛解決不當(dāng)，不僅危害企業(yè)的經(jīng)濟利益，而且還會給企業(yè)的聲譽造成很大損害。
4、對合同相對人資質(zhì)審查不嚴，容易上當(dāng)受騙。在簽訂合同時，合同雙方一般會比較謹慎，對合同相對人做仔細調(diào)查，比如對方的資質(zhì)、商業(yè)信譽、履約能力等。此外，對合同條款往往精雕細琢，反復(fù)斟酌，大大降低了履約風(fēng)險。如果不簽訂合同，就可能會對合同相對人審查不嚴，或是口頭條款協(xié)商不嚴謹，導(dǎo)致合同風(fēng)險加大。有些不法之徒會利用這樣的機會招搖撞騙，使另一方的合法權(quán)益得到侵害，甚至遭受經(jīng)濟損失。
5、糾紛發(fā)生后，不易辨清是非，為正確解決糾紛帶來了困難。合同是辨別雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，沒有合同，及時存在合法權(quán)利受到侵害的事實，也會因為沒有有力證據(jù)證明自己的合法權(quán)利，從而遭受損失。同時，司法機關(guān)也可能因為證據(jù)不充分而為糾紛處理帶來諸多麻煩。
二、事后合同的成因
既然事后合同的存在對實際工作有那么多的危害，為什么還是屢見不鮮呢？究其原因，主要有一下幾點。
1、合同管理制度的缺陷：
施工企業(yè)在合同管理流程設(shè)計時，沒有采用科學(xué)有效的方法，使得流程設(shè)置不合理，不同類型的合同沒有分門別類設(shè)置流程。此外，流程設(shè)計中管理環(huán)節(jié)過多、管理鏈條過長，對每個環(huán)節(jié)運作時間考慮不夠以至于合同流程不適應(yīng)企業(yè)運作的效率需求，或不能滿足成功處理業(yè)務(wù)的時限；對在合同評審中可能遇到的各種風(fēng)險估計不足，缺乏應(yīng)變預(yù)案，問題發(fā)生后，不能及時有效的處理，形成決策討論時間過長造成延誤業(yè)務(wù)，甚至合同評審流程停滯；企業(yè)自身沒有規(guī)范的合同標(biāo)準文本，或有標(biāo)準文本但標(biāo)準文本適用性差，不能滿足實際應(yīng)用需要。
2、合同業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)低：
業(yè)務(wù)人員對企業(yè)合同管理規(guī)章制度不夠熟悉、業(yè)務(wù)生疏，配合意識差，對于合同的審核流程有畏難情緒，采取拖延、逃避的做法；管理理念淡漠，責(zé)任心差，導(dǎo)致合同簽訂的相關(guān)資料提供滯后，為了不影響項目的整體運作節(jié)奏，項目管理決策者只能選擇事后合同的運作方式。
3、基層項目領(lǐng)導(dǎo)合同管理意識淡薄、管理粗放：
基層項目領(lǐng)導(dǎo)在思想意識上對企業(yè)合同管理制度缺乏理解，有意無意的抵觸。在施工項目管理方面，缺乏計劃性和預(yù)見性，過分強調(diào)項目突發(fā)事項的偶然性，掩蓋項目管理的粗放無序。
4、企業(yè)上層管理部門缺乏服務(wù)意識：
企業(yè)上層合同管理部門存在官僚思想，缺乏為項目一線服務(wù)意識，合同評審?fù)涎訒r間長，對合同條款反復(fù)修改，不提出如何修改而能適合項目管理實際情況的建設(shè)性意見促進管理質(zhì)量提升，而是在評審中往往提出脫離管理現(xiàn)實的問題，阻撓合同平生流程的順暢進行，以顯示自己的權(quán)威。
5、企業(yè)在合同管理考核制度上不嚴格：
企業(yè)對合同管理方面沒有建立切實可行的獎懲制度，或者有獎懲制度而沒有“嚴考核，硬兌現(xiàn)”。導(dǎo)致大量事后合同出現(xiàn)而沒有追究相關(guān)負責(zé)人的管理責(zé)任。
6、事件的不可預(yù)測性、緊急性、偶發(fā)性，導(dǎo)致實施前來不及簽合同：
有些項目由于發(fā)生突然，例如搶險、救急一類的工作，事情一發(fā)生就必須立刻采取措施。如果先履行合同手續(xù)再采取措施，勢必貽誤時機。因此，對于此類事件采取先施工后簽訂合同的方式，保證在事發(fā)第一時間就采取必要措施。
三、如何有效減少事后合同：
既然事后合同存在一定的法律、經(jīng)濟風(fēng)險，在實際業(yè)務(wù)操作中必須采取行之有效的措施避免事后合同的發(fā)生。
1、提高業(yè)務(wù)人員的合同管理意識以及業(yè)務(wù)水平。
提高合同管理業(yè)務(wù)人員的法律意識以及合同管理意識，通過培訓(xùn)等手段提高業(yè)務(wù)人員的知識水平，樹立“業(yè)務(wù)未動、法律先行”的管理理念，明確合同管理人員必須了解、掌握法律事務(wù)。通常情況下，企業(yè)可以采取普法培訓(xùn)或業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)的形式，使業(yè)務(wù)人員認識到簽訂書面合同的重要性和積極作用。提高業(yè)務(wù)人員能力，培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的合同管理業(yè)務(wù)人員，制作“業(yè)務(wù)辦理簡明指導(dǎo)”一類的手冊，為業(yè)務(wù)流程生疏的管理管理者提供幫助。手冊內(nèi)容中應(yīng)包括合同法、相關(guān)司法解釋及企業(yè)內(nèi)部各項規(guī)章制度等，明確合同必須簽、何時簽、怎么簽，避免人為因素造成事后合同給公司經(jīng)營帶來法律風(fēng)險。
2、內(nèi)控管理是經(jīng)營活動中規(guī)范管理、防范風(fēng)險的有效手段。
內(nèi)控體系的建立可以使合同管理規(guī)范化、制度化、高效化、流程化。明確合同管理中各環(huán)節(jié)可能存在的主要風(fēng)險，提出風(fēng)險的控制措施。按照現(xiàn)有合同管理制度、內(nèi)控制度、合同管理流程的具體規(guī)定做好日常合同管理工作。同時，企業(yè)應(yīng)建立一套符合項目管理實際的合同評審流程，對不同內(nèi)容、不同金額的合同采用不同的評審級別和流程，使合同評審流程簡約化、條理化。因時因地制宜，不斷完善合同管理相關(guān)制度建設(shè)，加強合同管理流程化建設(shè)，梳理不同業(yè)務(wù)類型涉及的合同流程，增強其可操作性，充分發(fā)揮內(nèi)控管理的事前防范功能。
3、借助信息手段提升效率。
最大程度發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，借助現(xiàn)代化的經(jīng)營管理手段，通過合同管理平臺，加快合同評審的效率，提高合同審核速度，減少合同審核人之間的流轉(zhuǎn)時間。簡化合同審批管理程序，減少重復(fù)、無效的管理環(huán)節(jié)，提高合同審批效率，盡快完成合同審批，保證合同的及時簽訂。
4、建立合同范本、靈活運用。
針對企業(yè)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)制定合同范本，逐步形成企業(yè)所獨有、適應(yīng)本企業(yè)實際管理需要的“合同范本體系”，充分發(fā)揮合同范本的作用。日常性的業(yè)務(wù)盡量使用規(guī)范文本，減少合同審核的壓力，縮短審批時間。完善企業(yè)合同標(biāo)準文本體系，能盡可能覆蓋企業(yè)的各方面業(yè)務(wù)，合同標(biāo)準文本要根據(jù)項目實際情況預(yù)設(shè)靈活選項，便于在不同合同內(nèi)容中使用。
5、建立健全責(zé)任追究制度。
明確合同管理者的責(zé)、權(quán)、利，通過制定有效的獎懲制度、考核制度，加強合同業(yè)務(wù)管理。定期組織考核，對合同管理工作中容易出現(xiàn)失誤的環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，對隨意簽訂事后合同的行為進行批評，并進行處罰。
6、加強企業(yè)文化建設(shè)，提高企業(yè)員工思想素質(zhì)。
員工思想素質(zhì)建設(shè)的重點應(yīng)是企業(yè)高層管理人員素質(zhì)建設(shè)，提高全員的責(zé)任心，樹立為一線服務(wù)意識，能切實提高合同評審效率。
一 、引言
隨著我國信息化飛速發(fā)展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發(fā)電企業(yè)）企業(yè)均已開始重視信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理的必要性，開始進行信息化系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌目標(biāo)。國華公司于2003年開始統(tǒng)籌建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺，經(jīng)過10余年的信息化建設(shè)發(fā)展，已成功建設(shè)了多個信息化系統(tǒng)，并在不同的業(yè)務(wù)范圍中起到至關(guān)重要的作用，如財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、BFS++管理系統(tǒng)和基建管理系統(tǒng)等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統(tǒng)籌目標(biāo)，以公司業(yè)務(wù)需求內(nèi)容為導(dǎo)向，全面建設(shè)合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯(lián)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)公司從業(yè)務(wù)到賬務(wù)的信息化管理目標(biāo)，達到業(yè)務(wù)標(biāo)準化、流程規(guī)范化、信息自動化的管理水平。
二、系統(tǒng)概況
財務(wù)信息系統(tǒng)（合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心）介紹
如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)是四個獨立建設(shè)的信息系統(tǒng)平臺，都用于不同的業(yè)務(wù)模型。與國華公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)無縫集成，使國華公司信息化系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)鏈，將信息數(shù)據(jù)不斷的流轉(zhuǎn)直到業(yè)務(wù)生命周期完結(jié)。在整個流轉(zhuǎn)過程中不論組織、項目、合同、職務(wù)、人員能夠得到相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)進行查詢和分析。使日常業(yè)務(wù)發(fā)生的盲區(qū)逐漸縮小，直至消失。
1.合同管理
（1）合同管理需求
合同管理信息系統(tǒng)主要為改變企業(yè)合同紙質(zhì)管理凌亂的現(xiàn)狀和打破部門間信息數(shù)據(jù)的壁壘，將合同整體進行信息化，數(shù)字化和統(tǒng)一化的管理。從預(yù)算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執(zhí)行完成，每一個環(huán)?中的信息緊密聯(lián)系，預(yù)算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關(guān)環(huán)節(jié)的等待。完成業(yè)務(wù)自動生成賬務(wù)的管理思路，并自動根據(jù)業(yè)務(wù)信息化數(shù)據(jù)完成決策分析報表。整體加強了合同管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、分析決策的支持、企業(yè)核心的競爭力、合同流程的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。
（2）合同管理詳細功能介紹
合同費用預(yù)算管理。合同費用類型與財務(wù)預(yù)算關(guān)聯(lián)，當(dāng)超合同費用預(yù)算時，進行預(yù)警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現(xiàn)合同費用預(yù)算控制。
合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據(jù)計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責(zé)、人員分權(quán)限設(shè)計，實現(xiàn)流程可定制化。項目計劃由兩部分構(gòu)成，一部分根據(jù)（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。
合同臺賬審批管理。審批流依據(jù)合同費用類型及金額大小而制定，審批流設(shè)置結(jié)合各電廠授權(quán)手冊靈活定制。不同階段審批依據(jù)崗位、職責(zé)、人員相關(guān)聯(lián)，分配不同的權(quán)限進行管理設(shè)計。合同管理系統(tǒng)中實時顯示最新的審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。
合同付款管理。合同付款包括預(yù)付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)保金等，合同結(jié)算由合同的經(jīng)辦人帶合同、發(fā)票及驗收單到財務(wù)進行結(jié)算?；üこ桃话惴侄啻谓Y(jié)算，人工、委外一般在驗收后一次性結(jié)算。合同付款各階段都顯示是否已付款標(biāo)識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據(jù)發(fā)票上已關(guān)聯(lián)的供應(yīng)商、金額及發(fā)票時間進行付款，并在財務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建分錄、打印憑證。
2.費用中心
（1）費用中心需求
費用中心信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)對員工費用報銷體系的數(shù)字化、信息化和統(tǒng)一化的管理，實現(xiàn)了員工單據(jù)填寫的合理性、高效性和規(guī)范性。做到了預(yù)算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結(jié)合完成企業(yè)經(jīng)營事項業(yè)務(wù)的全面管控。并且自動財務(wù)憑證生成和自動生成的網(wǎng)上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據(jù)的等待。費用中心信息系統(tǒng)整體加強了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、預(yù)算費用的監(jiān)控力度和數(shù)據(jù)的準確性。
（2）費用中心詳細功能介紹
個人業(yè)務(wù)處理。提供在線填單功能，即個人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)類型進行填寫；業(yè)務(wù)單據(jù)包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個人可以撤消；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼。
提供個人業(yè)務(wù)查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài)；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況。
領(lǐng)導(dǎo)審批處理。提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能，即領(lǐng)導(dǎo)登錄系統(tǒng)默認界面為待審批業(yè)務(wù)清單界面，可點擊查詢每條單據(jù)具體情況；領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況審批是否同意單據(jù)；如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T審批，或到財務(wù)審批；如不同意，可附說明單據(jù)將返回提交人；領(lǐng)導(dǎo)可以對多條單據(jù)進行批處理審批。
財務(wù)業(yè)務(wù)處理。提供生成記賬憑證功能。單據(jù)審批通過后，財務(wù)人員定期可以通過本系統(tǒng)直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務(wù)核算系統(tǒng)的要求；本系統(tǒng)處理的常規(guī)單據(jù)能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應(yīng)包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務(wù)人員可以單張或批量生成憑證。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)需求
銀企互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)與國內(nèi)商業(yè)網(wǎng)上銀行系統(tǒng)的無縫連接，完成資金預(yù)算的實時控制，供應(yīng)商信息的標(biāo)準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享和閉環(huán)操作，將財務(wù)人員從繁雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規(guī)避資金支付風(fēng)險，提高財務(wù)操作的時效性和準確性。
（2）銀企互聯(lián)詳細功能介紹
銀行支付管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)直接涉及資金安全，并作為公司核心財務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)的重要接口，把安全性放在系統(tǒng)建設(shè)的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術(shù)，結(jié)合公司自身的內(nèi)部控制體系與相關(guān)管理制度的建設(shè)，充分保證設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全，同時控制內(nèi)外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現(xiàn)和主要銀行的直連，建立與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實時連接通道，利用該通道向銀行發(fā)送交易指令和接收數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)集中高效的資金支付和調(diào)撥。
資金數(shù)據(jù)實時查詢和對賬管理。基于銀企直聯(lián)系統(tǒng)，實時獲取資金賬戶數(shù)據(jù)，實現(xiàn)及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監(jiān)控，并實現(xiàn)銀企自動對賬。賬務(wù)信息銀企同步，銀企互聯(lián)有機連接了企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)和銀行業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，整合了雙方的系統(tǒng)資源，解決了長期困擾企業(yè)的銀企賬務(wù)信息不一致問題。
建立與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)間的信息接口。建立與費用報銷系統(tǒng)、基礎(chǔ)核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務(wù)工作效率。可對銀行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。
4.影像中心
（1）影像中心系統(tǒng)需求
影像中心系統(tǒng)是企業(yè)信息化標(biāo)準化的一部分，主要是將業(yè)務(wù)流程中附件進行統(tǒng)一管理。加強企業(yè)各部門原始憑證的上傳效率，為業(yè)務(wù)全流程提供支持和依據(jù)，財務(wù)可以根據(jù)條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，有效地提高了財務(wù)處理效率和紙質(zhì)憑證和信息化系統(tǒng)的相互追溯功能。
（2）影像中心系統(tǒng)詳細功能介紹
原始單據(jù)掃描管理。將原始發(fā)票和其他相應(yīng)的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統(tǒng)，并掛入合同結(jié)算單中，隨后打印出系統(tǒng)自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質(zhì)票據(jù)通過高拍儀轉(zhuǎn)換為電子圖像數(shù)據(jù)，將電子圖像數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)進行同步傳遞。同時根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。
條形碼管理。系統(tǒng)依照高拍儀設(shè)備編號規(guī)則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統(tǒng)單據(jù)號起到補充說明的作用。財務(wù)部門使用掃描槍對原始單據(jù)上的條形碼進行掃描，此時系統(tǒng)將自動找到對應(yīng)的合同結(jié)算單或付款單，進行自動生成憑證操作。
憑證查詢管理。將合同、對賬單、發(fā)票等都掃描管理，財務(wù)部人員可以通過掃描原始單據(jù)上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發(fā)票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關(guān)的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業(yè)務(wù)鏈產(chǎn)生的所有檔案全部進行顯示調(diào)閱，極大地改善了審計查檔和調(diào)檔的問題。
三、系統(tǒng)實現(xiàn)的意義和成果
國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)、影像中心信息系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營事項從手工管理轉(zhuǎn)到信息化管理的過程，將各階段的業(yè)務(wù)信息透明、公開的共享給相應(yīng)職責(zé)的崗位責(zé)任人，使分散在各部門業(yè)務(wù)事項緊密關(guān)聯(lián)，形成了一條標(biāo)準的業(yè)務(wù)鏈，使業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)更加準確、規(guī)范。
合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心與國華公司現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)進行了無縫結(jié)合，將信息數(shù)據(jù)共享使用，加強了信息數(shù)據(jù)的相互流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，減少了人為的基礎(chǔ)信息維護，加強我公司的各部門之間的聯(lián)動性。
合同管理、費用中心、銀企互聯(lián)和影像中心信息系統(tǒng)在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統(tǒng)計工作量、預(yù)算的控制風(fēng)險和人為的信息錯誤，加強了流程的規(guī)范化和數(shù)據(jù)的標(biāo)準化等。
1.合同管理
（1）實現(xiàn)了日常合同中預(yù)算的接口管理，完全達到預(yù)算在合同管理中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現(xiàn)合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結(jié)，在合同管理信息系統(tǒng)中每個環(huán)節(jié)都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業(yè)務(wù)更加標(biāo)準、流程更加規(guī)范和信息更加準確。
（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在合同管理信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對應(yīng)的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動生成賬務(wù)憑證管理，在合同管理信息系統(tǒng)中，財務(wù)人員可以通過業(yè)務(wù)事項審批通過的信息自動生成到財務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風(fēng)險和保證了會計自動化的標(biāo)準。
（5）實現(xiàn)了合同管理各環(huán)節(jié)的追溯功能，在合同管理中可以根據(jù)某一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)事項進行前后流程的追溯，使相關(guān)人員能夠?qū)崟r地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發(fā)生的人員流動、崗位交接等人動起到了關(guān)鍵作用。
（6）實現(xiàn)了合同管理報表查詢，根據(jù)合同管理信息系統(tǒng)的強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。
2.費用中心
（1）實現(xiàn)了日常費用中預(yù)算的接口管理，完全達到預(yù)算在員工費用日常報銷中的事前預(yù)警、事中控制和事后分析的效果。
（2）實現(xiàn)了員工自助報銷管理，員工可以根據(jù)日常事項，進行自助式的業(yè)務(wù)處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據(jù)自身的實際情況發(fā)起業(yè)務(wù)流程直到業(yè)務(wù)辦理完成。
（3）實現(xiàn)了網(wǎng)上審批管理，在費用中心信息系統(tǒng)中能夠事前預(yù)置審批流程，經(jīng)辦人提交審批后，自動按照預(yù)置的審批流程發(fā)送審批到對應(yīng)的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權(quán)限下看到業(yè)務(wù)事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。
（4）實現(xiàn)了業(yè)務(wù)自動生成賬務(wù)憑證管理，在費用中心信息系統(tǒng)中，財務(wù)人員可以通過業(yè)務(wù)事項審批通過的信息自動生成到財務(wù)的GL/AP系統(tǒng)生成相應(yīng)的賬務(wù)信息，減少了人工記賬的風(fēng)險和保證了會計自動化的標(biāo)準。
（5）實現(xiàn)了員工自助查詢功能，員工可以根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現(xiàn)單據(jù)狀態(tài)。直至財務(wù)生成憑證為止。
（6）實現(xiàn)了費用中心管理報表查詢，根據(jù)費用中心信息系統(tǒng)的強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使用報表工具開發(fā)客戶定制報表，方便日常報銷信息的統(tǒng)計查詢和明細查詢。為公司統(tǒng)計費用發(fā)生情況帶來了方便。
3.銀企互聯(lián)
（1）銀企互聯(lián)系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)了 ERP系統(tǒng)付款數(shù)據(jù)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統(tǒng)的出納相比，提高了工作效率。
（2）實現(xiàn)了從憑證創(chuàng)建（總賬+應(yīng)付）到付款信息電子數(shù)據(jù)的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環(huán)在系統(tǒng)中完成，降低了人為操作失誤帶來的風(fēng)險。
（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權(quán)限劃分，實現(xiàn)了付款管理從憑證制證、發(fā)起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務(wù)人員舞弊風(fēng)險。
（4）實現(xiàn)安全性訪問支付功能，在保證付款數(shù)據(jù)安全的情況下，實現(xiàn)了付款業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息共享。
（5）在銀企互聯(lián)模塊中設(shè)置了付款相關(guān)數(shù)據(jù)信息的狀態(tài)監(jiān)控與查詢功能，實現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理、現(xiàn)金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。
（6）在銀企互聯(lián)模塊中根據(jù)上級單位及公司領(lǐng)導(dǎo)管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。
4.影像中心
關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同管理；法律風(fēng)險；識別；控制
引言
企業(yè)在多變的市場環(huán)境中，遇到法律風(fēng)險是在所難免的。面對風(fēng)險，如果企業(yè)沒有采取有效的措施處理，就必然會導(dǎo)致嚴重的后果，使得企業(yè)蒙受巨大的損失。所以，企業(yè)要將良好的管理模式構(gòu)建起來，合同管理是企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，對企業(yè)的經(jīng)濟行為能起到一定的約束作用。企業(yè)要獲得更高的經(jīng)濟效益，做好合同管理工作是獲得經(jīng)濟效益的必要條件。合同法律風(fēng)險管理要得到強化，發(fā)揮其控制作用，就需要對相關(guān)的內(nèi)容詳細分析。
一、企業(yè)合同管理法律風(fēng)險的界定
企業(yè)實施的合同管理是指企業(yè)經(jīng)營活動中按照相關(guān)的規(guī)范制定以及約束的條件體現(xiàn)在合同中的管理模式。合同管理中，對企業(yè)的各項對外經(jīng)濟活動具有了法律效力，同時企業(yè)的合同管理中會存在法律風(fēng)險，即當(dāng)企業(yè)實施合同管理過程中，合同當(dāng)事方中的一方或是雙方利益很有可能存在潛在的損失。合同管理中會涉及不同的范圍，而且管理的流程復(fù)雜，企業(yè)要規(guī)避風(fēng)險，風(fēng)險管控是必要的途徑。合同是否具有合法性、有效性，風(fēng)險是否能夠得到及時處理，都需要通過合同法律效力做出判斷，對管理的漏洞進行分析，提出相應(yīng)的控制措施或者防范措施。
二、企業(yè)對合同管理法律風(fēng)險的有效識別
(一)合同管理風(fēng)險的識別
企業(yè)無論是經(jīng)營中，還是管理工作中，都要高度重視合同管理。企業(yè)的經(jīng)濟效益要有所提高，合同管理的質(zhì)量是必要條件。合同管理不到位，必然會對企業(yè)經(jīng)營活動產(chǎn)生影響，所以，企業(yè)要獲得較高的經(jīng)濟利益，法律的保證是必要的。如果在企業(yè)的管理中，忽視了合同管理工作，而且合同管理出現(xiàn)了問題，就會導(dǎo)致管理中產(chǎn)生不當(dāng)?shù)男袨椋涮字贫ǖ墓芾碇贫纫约肮芾矸桨傅男薷牟粫凑掌髽I(yè)的發(fā)展軌道進行，甚至導(dǎo)致企業(yè)擴大管理背離了法律軌道。一旦企業(yè)運行中出現(xiàn)合同管理法律風(fēng)險，就會造成嚴重的后果。所以，企業(yè)在進行合同管理中，要確保合同的法律效應(yīng)，就需要對合同中所約定的內(nèi)容存在的風(fēng)險準確識別，并從法律的角度做出判定。
(二)企業(yè)合同管理的流程
從我國的法律形式而言，法律可以劃分為兩個部分，即實體法和程序法。其中的程序法，所強調(diào)的是制度的執(zhí)行，即在執(zhí)行制度的過程中，將制度作為一項標(biāo)準，發(fā)揮其指導(dǎo)作用，也具有理論導(dǎo)向效果。在企業(yè)實施合同管理的過程中，整體的流程就成為企業(yè)管理制度落實以及執(zhí)行中需要嚴格遵循的，企業(yè)的管理人員在實施合同管理時，要按照規(guī)定的流程展開并加大管理力度，確保合同的規(guī)范性，促進其有效落實到具體的管理工作中。如果在管理流程中出現(xiàn)一些問題，就會導(dǎo)致流程不能合理運用，執(zhí)行合同的時候會產(chǎn)生漏洞，后期的執(zhí)行增加了難度，而且不能為后期的管理發(fā)揮指導(dǎo)作用，企業(yè)在合同管理中有可能存在法律風(fēng)險。從中可以明確，企業(yè)實施合同管理對于企業(yè)的發(fā)展非常重要，也是企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟利益的關(guān)鍵。企業(yè)的合同管理制度需要建立科學(xué)合理的程序，實施有效管理，且需根據(jù)企業(yè)的實際運行情況對管理流程予以完善，同時還要對流程的各個環(huán)節(jié)實施必要的管理。
三、企業(yè)合同管理中實施法律風(fēng)險控制的有效措施
(一)企業(yè)要對合同管理制度進一步完善
企業(yè)在運行的過程中，合同管理是需要高度重視的，將法律風(fēng)險工作落到實處，讓企業(yè)的經(jīng)濟利益有保障。企業(yè)要從實際出發(fā)將相關(guān)的管理制度制定出來，發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用，使得管理工作有據(jù)可依，能夠切實地發(fā)揮作用。比如，企業(yè)為了更好地落實合同管理，可以將法律風(fēng)險管理機構(gòu)建立起來，與現(xiàn)代企業(yè)管理模式相結(jié)合，由專業(yè)的法律人員和企業(yè)的管理人員合作管理，指導(dǎo)企業(yè)的各個部門解決各種法律問題，切實對企業(yè)的管理從法律的層面發(fā)揮指導(dǎo)作用。法律風(fēng)險管理機構(gòu)的運行中，能夠有效對法律風(fēng)險作出判斷，對于所存在的法律問題提出解決策略。所以，企業(yè)要從自身的管理情況出發(fā)將法律風(fēng)險防范措施制定出來，企業(yè)的管理人員對于合同管理規(guī)范予以完善，積極展開法律風(fēng)險控制工作，提高識別法律風(fēng)險的能力，將處理方案制定出來并落實。對于法律風(fēng)險的執(zhí)行情況要詳細記錄，并做出評估，根據(jù)評估的結(jié)果制定防范措施。
(二)企業(yè)合同的實施中要采取戰(zhàn)略化的管理措施
企業(yè)合同的實施中要采取戰(zhàn)略化的管理措施，就是要對自身工作中所存在的問題明確，并處理好。合同的審核機構(gòu)對于企業(yè)的合同管理要提出更高的要求，對合同規(guī)范管理，企業(yè)才有可能提高風(fēng)險預(yù)防能力，這也是企業(yè)合同發(fā)揮實效性的最基本要求。長期以來，企業(yè)展開合同管理的工作中，多是采用事務(wù)性的管理模式，當(dāng)出現(xiàn)問題后被動地解決。企業(yè)為適應(yīng)市場環(huán)境在管理上轉(zhuǎn)型，原有的管理模式逐步摒棄，新的管理方法落實，就需要企業(yè)的合同管理要具有戰(zhàn)略性，實施規(guī)范化管理。企業(yè)的戰(zhàn)略管理中，要目標(biāo)明確，對于阻礙目標(biāo)實現(xiàn)的因素要剔除，保證企業(yè)經(jīng)濟效益的前提下，對于合同的內(nèi)容予以完善，發(fā)揮合同的法律風(fēng)險控制效應(yīng)。企業(yè)的具體管理工作中，也可以將信息技術(shù)充分運用，實施綜合性的操作模式，統(tǒng)一管理，對于合同管理法律問題采取有效的措施解決，使企業(yè)合法經(jīng)營，更好地發(fā)展。
(三)實現(xiàn)合同的信息化管理
現(xiàn)代企業(yè)的合同管理中應(yīng)用信息技術(shù)，并實施標(biāo)準化管理，使得合同管理法律風(fēng)險得以解決。企業(yè)開展合同管理的過程中，要按照規(guī)定的原則展開，對于相關(guān)的技術(shù)合理利用，做好信息的收集和管理工作，基于信息的內(nèi)容判斷法律風(fēng)險，并對風(fēng)險問題進行處理。在合同管理工作中，實施信息化管理，就是改變傳統(tǒng)的管理模式，使得法律風(fēng)險得以跟蹤并及時解決。在合同管理中實施標(biāo)準化管理，還可以對合同管理法律風(fēng)險予以有效控制。
(四)合同管理隊伍的整體素質(zhì)要加強
只要企業(yè)處于運行狀態(tài)，合同管理就需要不斷加強。合同管理是綜合性的管理工作，關(guān)乎到多方面的內(nèi)容，管理人員對于相關(guān)的管理內(nèi)容都要充分考慮，并在企業(yè)管理的各項內(nèi)容中體現(xiàn)出來，使得管理更為專業(yè)，而且實現(xiàn)了科學(xué)化管理。合同管理工作中的主體是管理人員與員工，要讓專業(yè)人員干專業(yè)的事，這對于管理工作質(zhì)量起到了決定性的作用。除此之外，企業(yè)要不斷強化對管理人員的培訓(xùn)力度，注重管理人員技術(shù)能力的提高，實現(xiàn)管理效能，使企業(yè)對風(fēng)險具有非常強的控制能力。
四、結(jié)語
綜上所述，企業(yè)合同的管理工作是以市場競爭為基礎(chǔ)開展的，所涉及到的內(nèi)容不僅包括法律風(fēng)險的管理，還包括風(fēng)險的控制。我國目前正處于轉(zhuǎn)型期，市場經(jīng)濟呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢，從法律經(jīng)濟的角度而言，對企業(yè)的發(fā)展起到了一定的促進作用，同時會面臨各種風(fēng)險。對于此，就需要采取相應(yīng)的解決措施，企業(yè)要具備較高的風(fēng)險管理能力，采用有效的管理策略，對管理風(fēng)險進行絕對有效的控制。
參考文獻：
[1]黃少彬,張旭,牟艷華.中小企業(yè)合同法律風(fēng)險及應(yīng)對策略研究[J].湖南財政經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報,2016,25(3):15-21.
[2]崔玉靜,吳雨謙.小微企業(yè)合同管理中法律風(fēng)險的預(yù)判與防范[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2017,16(8):27-28.
一、引言
隨著大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設(shè)以財務(wù)集中核算為核心業(yè)務(wù)的財務(wù)云平臺。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》），開發(fā)了“經(jīng)濟合同管理子系統(tǒng)”，初步實現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實現(xiàn)單位合同控制目標(biāo)、降低合同風(fēng)險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過程中，信息網(wǎng)絡(luò)化對信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學(xué)者們一直關(guān)注信息技術(shù)如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風(fēng)險的重要參考證據(jù)，可以從會計核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務(wù)進行獨立歸集，實現(xiàn)合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應(yīng)用知識管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺下構(gòu)建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風(fēng)險在每個過程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。
綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題分析
（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程
重慶海事局是交通運輸部設(shè)置在長江干線負責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關(guān)，下設(shè)12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等作出了詳細規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理?；谪攧?wù)云平臺的合同管理，結(jié)合智能終端APP應(yīng)用，實現(xiàn)了合同的移動審批、實時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因為下屬機構(gòu)眾多、地理位置分散而導(dǎo)致合同無法集中管理所帶來的風(fēng)險。通過線下的經(jīng)濟合同調(diào)查、談判和在財務(wù)云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責(zé)經(jīng)濟合同的前期準備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進入審批流程，相關(guān)職能審查部門負責(zé)人審查后再由復(fù)核小組進行審核，之后簽訂經(jīng)濟合同。合同履行階段流程由基于財務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關(guān)資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設(shè)置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財務(wù)會計處的財務(wù)人員進行合同款項收付操作，根據(jù)項目的進度由相關(guān)負責(zé)人審批復(fù)核完成之后由財務(wù)人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務(wù)之后，財務(wù)會計處進行項目結(jié)算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經(jīng)濟合同相關(guān)職能審查部門及合同復(fù)核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應(yīng)用隨時完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財務(wù)人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執(zhí)行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。
（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過云平臺初步實現(xiàn)對合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風(fēng)險
簽約對象的資信調(diào)查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風(fēng)險。在進行合同前期調(diào)查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等。使用這種方式進行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導(dǎo)致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風(fēng)險。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)來構(gòu)建合同調(diào)查對象的資信主題數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對象的資質(zhì)、誠信度、業(yè)務(wù)能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務(wù)和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔(dān)經(jīng)濟損失的風(fēng)險。
2.云平臺不能及時反映項目執(zhí)行進度，風(fēng)險預(yù)警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統(tǒng)可以實時查詢所有合同的執(zhí)行進度，在很大程度上解決了未實現(xiàn)信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進度的問題。但是，由于風(fēng)險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關(guān)資料丟失的風(fēng)險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風(fēng)險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設(shè)計了“到期提醒”的風(fēng)險防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項目的執(zhí)行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風(fēng)險得不到控制時就會導(dǎo)致單位經(jīng)濟利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險。
3.云平臺上合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)資源價值挖掘不夠，風(fēng)險防控水平較差
大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會反饋到合同業(yè)務(wù)活動中，是進行合同管理決策、風(fēng)險預(yù)測與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設(shè)項目、國有資產(chǎn)等多個業(yè)務(wù)板塊，這些業(yè)務(wù)過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務(wù)過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數(shù)據(jù)價值的挖掘還不夠，致使合同管理風(fēng)險防控能力較弱。
三、基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進
重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)是實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財務(wù)云平臺設(shè)計，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關(guān)票據(jù)文件管理、風(fēng)險預(yù)警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，結(jié)合財政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過程，基于現(xiàn)有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風(fēng)險預(yù)警及風(fēng)險防范等方面重點闡述基于財務(wù)云平臺對合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進措施。
（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓寬數(shù)據(jù)采集來源，從云平臺和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關(guān)項目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計、合同執(zhí)行進度、款項收付計劃執(zhí)行進度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關(guān)于合同調(diào)查對象的財務(wù)報表、納稅信息、業(yè)務(wù)活動等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關(guān)于合同調(diào)查對象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數(shù)據(jù)對海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎(chǔ)，使對簽約對象的資信調(diào)查更加科學(xué)、全面、準確。
同時，通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對簽約對象的資質(zhì)、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調(diào)查對象的競爭力和潛在風(fēng)險，以此規(guī)范對合同調(diào)查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進行動態(tài)評價；對簽約對象的財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風(fēng)險數(shù)據(jù)庫
在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實現(xiàn)合同信息的錄入。一是標(biāo)準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數(shù)據(jù)庫及合同樣本，通過預(yù)先設(shè)定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準化模板進行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風(fēng)險點不一致，利用信息技術(shù)可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險點和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風(fēng)險梳理，然后形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關(guān)職能部門的審核人員及復(fù)核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點防范的風(fēng)險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責(zé)，以降低合同訂立過程中的風(fēng)險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸?shù)接嘘P(guān)職能部門負責(zé)人進行審批。合同審批過程中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機制，設(shè)計差異化的系統(tǒng)風(fēng)險提示與預(yù)警功能
在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關(guān)鍵節(jié)點設(shè)置提醒來防控風(fēng)險，實現(xiàn)對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關(guān)人員及時跟進履行進度，規(guī)避合同履行風(fēng)險。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預(yù)警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關(guān)人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風(fēng)險。
合同履行過程中，根據(jù)合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況進行監(jiān)控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執(zhí)行情況記錄和項目執(zhí)行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標(biāo)。
（四）強化合同管理全過程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風(fēng)險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對合同管理數(shù)據(jù)進行深度分析時，可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺上獲取不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，再應(yīng)用數(shù)據(jù)清洗、自動分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對這些數(shù)據(jù)按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風(fēng)險進行分析，根據(jù)合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)計分析合作對象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計等不同?h節(jié)的具體指標(biāo)，對合同風(fēng)險進行全面分析評價，并為合同風(fēng)險管控提供輔助決策支持。
1企業(yè)合同管理概述
合同是將自然人、法人平等對待，針對其他組織增設(shè)、變更、終止民事權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議。合同管理是指詳細、規(guī)范地對合同進行管理。企業(yè)合同管理是企業(yè)針對自己和有關(guān)合同并遵循法律條例的擬定、變更和執(zhí)行。合同管理的核心內(nèi)容包括合同簽署、變更，重要渠道是審核、監(jiān)督、掌控。合同管理存在一定的連接性，初始階段是雙方具備合作意向、訂立合同、明確生效日期，終止階段是合同到期結(jié)束。在此期間，不但要求雙方在合同簽署之前要做好準備工作，還要將企業(yè)內(nèi)部管理工作落實到實處，為合同約定內(nèi)容的順利實施奠定基礎(chǔ)。合同管理有一定的動態(tài)性，在執(zhí)行合同管理時要控制好修改流程及變更條例。
2企業(yè)合同管理作用
2.1滿足市場經(jīng)濟發(fā)展需求
競爭性是市場經(jīng)濟最突出的特征之一，同時也是推動市場經(jīng)濟快速發(fā)展的源泉和動力，一個相對成熟的市場經(jīng)濟環(huán)境主要體現(xiàn)在競爭有序性方面。所以，身為市場經(jīng)濟主體，需按照市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)則和基礎(chǔ)來舉辦生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，進一步優(yōu)化內(nèi)部管理體系，特別是合同管理制度，可以有效處理企業(yè)和其他組織、個人之間的關(guān)系，并為其提供法律依據(jù)。對此，基于社會主義市場經(jīng)濟視域下，加強企業(yè)合同管理是非常重要的。
2.2實現(xiàn)行為規(guī)范和約束
市場經(jīng)濟活動的展開是建立在企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)上，因此需加強企業(yè)合同管理的法律意識和誠信意識，特別要看重其自身行為從而加以掌控，不然市場經(jīng)濟會出現(xiàn)混亂情況，引發(fā)各種不正當(dāng)競爭行為。所以，加大企業(yè)合同管理力度是規(guī)范市場主體交易行為的主要途徑，能夠促進企業(yè)快速發(fā)展。
2.3處理糾紛和爭執(zhí)
在執(zhí)行合同內(nèi)容時其主體會在一定程度上引發(fā)矛盾和沖突，這時雙方要明確各自所承擔(dān)的職責(zé)義務(wù)，如質(zhì)量條款、變更條款、違約條款。當(dāng)出現(xiàn)糾紛爭執(zhí)時，雙方要正確處理?？偠灾?，合同管理在處理矛盾和沖突方面起到了關(guān)鍵性作用。
3勘察設(shè)計企業(yè)合同管理問題
前幾年，勘察設(shè)計企業(yè)大部分屬于國有單位，單位內(nèi)部員工的思想意識缺乏創(chuàng)新，企業(yè)管理制度多多少少包含一些計劃經(jīng)濟色彩。計劃經(jīng)濟，就是上級發(fā)放任務(wù)，勘察設(shè)計企業(yè)只需做好生產(chǎn)工作，不用關(guān)心經(jīng)營問題，與企業(yè)效益更無直接聯(lián)系。在改革開放過程中，勘察設(shè)計企業(yè)慢慢向市場發(fā)展，融入市場競爭中，投標(biāo)承接項目，中標(biāo)后與發(fā)包單位簽署勘察設(shè)計合同，實現(xiàn)企業(yè)的正常運營。然而其合同簽署流程較為簡潔，合同內(nèi)容不清晰，很多企業(yè)盡管創(chuàng)建了合同管理制度，但是工作基礎(chǔ)不穩(wěn)定，缺少合同管理意識，存在一些問題。
3.1操作問題
（1）口頭約定現(xiàn)象較多，無憑無據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部，要想為企業(yè)謀取高額利潤，合同當(dāng)事人就要認真履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，如果沒有擬定書面協(xié)議，只要有一方違約，就會給另一方經(jīng)濟帶來損失。在日常工作中，人們總會形成慣性思維，覺得一點小問題不會造成太大的負面影響，正是因為口頭約定現(xiàn)象較多，無憑無據(jù)，先干活，后談合同，更有甚者，項目在交工多年還未簽署合同。如果發(fā)生人動等問題，合同就失去價值，等同于爛賬、壞賬。（2）合同主體不明確。合同當(dāng)事人符合標(biāo)準，是確保合同成立的前提基礎(chǔ)，合格主體的前提是合同當(dāng)事人具備民事權(quán)利能力與民事行為能力。然而部分簽訂合同主體與實際履行主體不同，當(dāng)事人時常出現(xiàn)錯位。例如某市區(qū)公路局受市政府下達的任務(wù)接管某項目，任務(wù)是市政府下達，實際管理是公路局，導(dǎo)致問題產(chǎn)生后常常發(fā)生推萎扯皮情況。（3）內(nèi)容模糊。業(yè)主不明確設(shè)計的詳細要求，約定模糊，造成返工現(xiàn)象的發(fā)生，導(dǎo)致設(shè)計方經(jīng)常延長合同內(nèi)容的變更時間，增加工作難度。合同文字缺乏嚴謹性，會在很大程度上引發(fā)誤會和分歧，難以執(zhí)行合同內(nèi)容。（4）合同條款不完善。違約責(zé)任是合同簽訂時經(jīng)常遺失的重點條款，根本原因是面子問題?？辈煸O(shè)計企業(yè)的地位相對較低，不敢沖撞業(yè)主。重視違約責(zé)任，未必是要深究委托方責(zé)任，只是增強委托方責(zé)任意識，從而合作完成這個項目，勘察設(shè)計企業(yè)在溝通過程中可以把主動權(quán)握在自己手中。（5）缺乏風(fēng)險與防范意識。隨著市場競爭形勢的越發(fā)激烈，知己知彼方能百戰(zhàn)百勝，所以要深入了解委托方的資信和項目情況，不要盲目簽署合同，否則會增加風(fēng)險。有時設(shè)計方為了得到項目，常常忽略程序基礎(chǔ)建設(shè)，如果項目被擱淺，合同就不能履行，設(shè)計費用就會白白投入。（6）法律意識薄弱。按照《中華人民共和國招投標(biāo)法》文件內(nèi)容指示，如果勘察設(shè)計項目規(guī)模超出規(guī)定標(biāo)準就要實施招標(biāo)，如果不遵守招投標(biāo)流程，即便合同簽署成功也是無效的，不受法律保護。有些業(yè)主為了上交設(shè)計文件，用委托書或承諾函讓勘察設(shè)計單位展開工作，設(shè)計文件上交后，仍需按照招標(biāo)手續(xù)執(zhí)行，勘察設(shè)計企業(yè)不但損失錢財，還損失了人力。（7）太過忍讓委托方?？辈煸O(shè)計企業(yè)為了得到項目，非常重視業(yè)主的要求，完全按照業(yè)主的意愿開展工作，不管是對是錯都無條件服從，導(dǎo)致設(shè)計文件審核過程中多次返工，最終卻被業(yè)主訓(xùn)斥沒有按照合同義務(wù)執(zhí)行。（8）過度承諾。有時勘察設(shè)計企業(yè)為了中標(biāo)，在投標(biāo)過程中會承諾提供一些增值服務(wù)，卻被業(yè)主當(dāng)成是必須履行的義務(wù)簽署在合同中。長此以往，一些不歸勘察設(shè)計企業(yè)管的事情，被業(yè)主看成是勘察設(shè)計企業(yè)應(yīng)該做的工作，導(dǎo)致勘察設(shè)計企業(yè)損失大量資金。
3.2管理不規(guī)范
（1）合同變更不及時。合同內(nèi)容變更與合同主體變更是合同變更的重要組成部分，勘察設(shè)計企業(yè)是承包方，為了讓自身合法權(quán)益不受到影響，需及時變更合同內(nèi)容。（2）沒有按時發(fā)放書函?？辈煸O(shè)計企業(yè)在執(zhí)行履約時要向上級遞交書函，如清單資料、會議記錄和供圖協(xié)議等。這些是合同動態(tài)管理的主要內(nèi)容，是執(zhí)行的一種方法，同樣也是勘察設(shè)計企業(yè)保護自身權(quán)益的一種手段。（3）辦理簽訂確認不及時。合同簽訂確認手續(xù)沒有及時辦理，一旦出現(xiàn)矛盾時，便無從查證。（4）超過訴訟時效?？辈煸O(shè)計費用拖欠問題是勘察設(shè)計企業(yè)需要引以為戒的，業(yè)主單位拖欠少量費用，勘察設(shè)計企業(yè)未按時上交法院，當(dāng)起訴時才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)過了訴訟時間，損失無法彌補。（5）權(quán)利行使不當(dāng)。發(fā)包方在支付勘察設(shè)計進度費用時不依照合同規(guī)定執(zhí)行，勘察設(shè)計企業(yè)有權(quán)行使抗辯權(quán)停止工作，然而很多情況下因為其他因素未行使，增加了問題難度。
4勘察設(shè)計企業(yè)合同管理問題解決措施
4.1完善管理體系
（1）企業(yè)管理層人員需對合同管理工作加以重視，了解其重要性，加大人力、物力、財力方面的支持。將法制觀念深入到企業(yè)各個員工的內(nèi)心，定期組織員工學(xué)習(xí)《中華人民共和國合同法》的相關(guān)法律法規(guī)條例。積極引薦和培養(yǎng)合同管理優(yōu)秀人才，營造科學(xué)的存檔氛圍，便于合同文本的順利實施。創(chuàng)建合同管理信息系統(tǒng)，增設(shè)合同管理專項獎勵基金，為企業(yè)合同管理工作提供優(yōu)質(zhì)的軟硬件設(shè)施。（2）設(shè)立合同管理職能部門，合理區(qū)分、調(diào)整合同管理職能部門和其他職能部門的權(quán)利職責(zé)、工作內(nèi)容，有效解決接口設(shè)置問題，按時開展合同管理職能部門會議；結(jié)合合同管理工作的實際狀況，解決組織機構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)劃分問題，匯總工作經(jīng)驗及教訓(xùn)，解決工作中的難點，深入完善合同管理工作流程。（3）根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍與工作特征，擬定一套完整的合同管理制度與內(nèi)控文件，比如合同交底制度、合同審查制度、合同臺賬管理制度和合同發(fā)放制度等，使企業(yè)合同管理活動變的規(guī)范化、制度化。與此同時，創(chuàng)建企業(yè)監(jiān)督機制與獎懲措施，隨時檢查合同管理臺賬對合同管理人員的審核情況，做到獎罰分明，為合同管理制度的順利實施提供保障。（4）現(xiàn)如今，信息技術(shù)不斷發(fā)展與創(chuàng)新，信息管理是創(chuàng)建合同管理的前提條件，因此勘察設(shè)計企業(yè)應(yīng)將合同管理信息化放在首位，結(jié)合企業(yè)合同管理模式與工作順序，研制出完整、便于操作的合同信息管理系統(tǒng)，提升合同管理效率與水平，讓合同管理變得越來越精細化。
4.2應(yīng)用標(biāo)準合同文本
合同文本格式應(yīng)參考國家頒發(fā)標(biāo)準格式，再結(jié)合工程特征、招標(biāo)文件、發(fā)包方與承包方雙方談判結(jié)果來擬定。因為標(biāo)準合同文本內(nèi)容相對完整、調(diào)控完好，雙方責(zé)任清楚，可有效降低風(fēng)險，對于不可抑制的風(fēng)險，可分擔(dān)解決。針對缺少合同擬定經(jīng)驗和法律知識的人，需以此進行工作指導(dǎo)。
4.3加強人員素質(zhì)
人員素質(zhì)是合同管理的核心內(nèi)容，同時在合同管理中扮演重要角色。企業(yè)需增設(shè)專門的合同管理部門來完成這項任務(wù)，定期對企業(yè)合同管理人員進行職業(yè)道德素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)方面的教育培訓(xùn)，增強法律意識、提高專業(yè)性，具備較強的責(zé)任心與保密意識。針對勘察設(shè)計合同特征，整理匯總之前合同管理的工作經(jīng)驗，對如今的合同管理工作進行調(diào)整和優(yōu)化，推動企業(yè)合同管理工作的實施與發(fā)展。
5企業(yè)合同管理展望及發(fā)展
5.1企業(yè)合同管理展望
市場經(jīng)濟時代的到來會帶領(lǐng)企業(yè)合同管理步入新的軌道，企業(yè)商務(wù)活動漸漸增多，存在的問題也會多，需盡快解決。相信不久后企業(yè)合同管理會更加規(guī)范，合同問題及法律糾紛也會變少。
5.2企業(yè)合同管理發(fā)展
各個企業(yè)對合同管理工作都非常重視，由此擺脫了以往的局面。企業(yè)應(yīng)不斷創(chuàng)建完善管理制度，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，創(chuàng)新工作模式，從而應(yīng)用到工作中。如今，企業(yè)合同管理工作仍在發(fā)展中，總結(jié)以往的工作經(jīng)驗，也獲得了解決方案，這在發(fā)展過程非常不易。企業(yè)要想提高合同管理質(zhì)量，就要維持現(xiàn)有的工作狀態(tài)，從而達到合同管理目標(biāo)，提升企業(yè)效率和經(jīng)濟。
6結(jié)束語
綜上所述，勘察設(shè)計企業(yè)逐漸增多，在一定程度上增加了市場競爭，企業(yè)也面臨著殘酷考驗?？辈煸O(shè)計企業(yè)要想在市場中占據(jù)一席之地，就要提高自身綜合實力，而合同管理質(zhì)量的高低是決定企業(yè)經(jīng)營管理成敗的關(guān)鍵因素。因此加強合同精細化管理，有利于提高企業(yè)的抗風(fēng)險能力，確保在競爭日益激烈的勘察設(shè)計市場上求生存、謀發(fā)展。
參考文獻：
[1]胡艷絨,劉永強.勘察設(shè)計單位合同規(guī)范化管理淺析[J].企業(yè)改革與管理,2017(18):47-48.
〔關(guān)鍵詞〕合同管理;信息化;企業(yè)管理
在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)管理活動中，每個環(huán)節(jié)都與合同息息相關(guān)。合同管理模式的規(guī)范化、標(biāo)準化和精細化，是企業(yè)經(jīng)濟效益和風(fēng)險管控的保障。如今，隨著IT技術(shù)的發(fā)展，對合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現(xiàn)代企業(yè)管理水平的有效保障。本文以國內(nèi)某知名設(shè)計公司為例，分別從合同評審、合同查詢、合同執(zhí)行過程監(jiān)督及合同管理隊伍等方面來闡述其合同信息化管理模式。
1合同評審
項目合同擬草后，需要企業(yè)相關(guān)部門進行評審。早期，是由經(jīng)辦人將合同草稿復(fù)印多份，逐一分發(fā)給評審人。這種傳統(tǒng)的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導(dǎo)致評審周期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一，這充分體現(xiàn)了該公司對合同管理的重視。在該系統(tǒng)中，合同評審流程如下：申請人發(fā)起評審公司相關(guān)部門（專家）評審匯總評審意見修改合同草稿確定合同最終版準備合同簽訂。整個合同評審過程實行在線操作，各評審部門（專家）在線上接到評審?fù)ㄖ?，并且評審意見全部出現(xiàn)在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節(jié)省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時，通過線上評審加強了各部門對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審?fù)该鞫?，提高合同評審效率。
2合同查詢
企業(yè)在運營過程中，需要隨時查詢合同信息。查詢紙質(zhì)版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權(quán)限無法設(shè)置，合同安全性差。企業(yè)信息化管理系統(tǒng)為每份合同分配了具有統(tǒng)一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統(tǒng)中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統(tǒng)時，相關(guān)管理人員根據(jù)合同號登錄系統(tǒng)，將合同關(guān)鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權(quán)限的員工不管何時何地，只要在符合條件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，登錄信息化管理系統(tǒng)，輸入合同的系統(tǒng)編號，該合同的主要數(shù)據(jù)便會立刻呈現(xiàn)在查詢者的界面，而且信息準確、無誤。若想查看完整的合同內(nèi)容，可進行下一步操作，進入查看合同掃描件環(huán)節(jié)。這種在統(tǒng)一平臺“秒查”的方式，實現(xiàn)了移動辦公，海量信息共享，數(shù)據(jù)統(tǒng)計便捷，體現(xiàn)了高效的合同管理模式。
3合同執(zhí)行過程監(jiān)管
合同從談判、評審、簽訂，到執(zhí)行、索賠、關(guān)閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質(zhì)量控制等整個過程中出現(xiàn)的各種不確定因素，會給合同執(zhí)行帶來眾多風(fēng)險。如果僅靠人工溝通，這必將導(dǎo)致信息不對稱、問題處理滯后等結(jié)果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。在合同執(zhí)行過程中，經(jīng)常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結(jié)算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統(tǒng)管理模式中，一般只有項目經(jīng)理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產(chǎn)一線人員掌握的信息和數(shù)據(jù)與管理部門不一致，對數(shù)據(jù)的采集、應(yīng)用和分析、比對都有很大的誤導(dǎo)，對各類統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至?xí)绊懝芾韺拥呐袛?。如?份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業(yè)務(wù)活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業(yè)的競爭力。為了解決這類問題，合同信息化管控優(yōu)勢需體現(xiàn)在精細化管理中：1)項目經(jīng)理在信息化系統(tǒng)中發(fā)起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據(jù)，流程審批辦結(jié)后，相關(guān)崗位人員在信息化系統(tǒng)中更改合同金額。同時，系統(tǒng)會第一時間推送變更合同金額的通知至項目經(jīng)理部成員和公司各相關(guān)職能部門，避免了各部門在合同執(zhí)行過程因信息傳遞不及時或傳遞環(huán)節(jié)過多等而造成的誤導(dǎo)、誤判，保證了合同金額數(shù)據(jù)的唯一性、準確性。2)通過對系統(tǒng)中不同數(shù)據(jù)的積累、監(jiān)管，以及對各類指標(biāo)的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規(guī)范合同執(zhí)行過程出現(xiàn)的偏差，真正實現(xiàn)動態(tài)、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系統(tǒng)是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統(tǒng)工程，周期長，其涉及多方面、多部門，數(shù)據(jù)龐大。從調(diào)研、方案研討、實施、上線測試和上線后相關(guān)數(shù)據(jù)的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協(xié)調(diào)和配合。在此過程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業(yè)能輕松搞定的。因此，要推動企業(yè)信息化建設(shè)，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業(yè)高層的重視，對其大力扶持，協(xié)調(diào)和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發(fā)揮應(yīng)有的作用，達到提高和完善企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的目的。
5打造高素質(zhì)的合同管理隊伍
建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團隊是合同信息化管理實施的關(guān)鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統(tǒng)的操作[2]。在信息化管理前，企業(yè)中的合同管理人員不懂信息化相關(guān)知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個部門在業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒有太多交集。如果企業(yè)建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態(tài)會大大改變：在信息化推進初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、數(shù)據(jù)來源等，梳理多重邏輯關(guān)系后，運用不同技術(shù)手段將代碼寫至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責(zé)、角色、權(quán)限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經(jīng)歷一段時間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過后期的各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使各自的合同管理水平及職業(yè)綜合素質(zhì)都有了大幅提高。因此，在信息化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養(yǎng)的員工隊伍，合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是難以達到預(yù)期目標(biāo)的。
6結(jié)束語
當(dāng)今社會是一個知識時代，越來越多的企業(yè)為了跟上社會發(fā)展的進程，保障企業(yè)在市場中的核心競爭力，引進了“信息化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創(chuàng)新理念，依據(jù)信息化平臺，提高合同管理的規(guī)范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統(tǒng)企業(yè)帶來新活力，也是現(xiàn)代化企業(yè)實現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢。
參考文獻
摘要：良好的施工項目管理流程是運用現(xiàn)代化的管理，把項目所需的各種物質(zhì)和信息進行有機的結(jié)合，從而保證項目的順利實施和項目目標(biāo)的實現(xiàn)。本文闡述了大型建設(shè)項目合同管理流程的概念、特點、建立及其控制，詳細分析了大型建設(shè)項目合同流程管理的界面類型，并提出運用集成管理的思想實現(xiàn)對流程的界面管理。在此基礎(chǔ)上，針對一個大型建設(shè)項目的合同控制目標(biāo)，首先分析其合同控制系統(tǒng)的綜合管理流程，繪制綜合管理流程圖；其次具體分析每個子流程，繪制關(guān)鍵的子流程，并以管理模塊化的方式進行詳細分析，提出主要管理模塊的信息化功能要求；最后提出該子系統(tǒng)與各子系統(tǒng)的界面管理。
關(guān)鍵詞：合同管理管理流程信息系統(tǒng)界面管理設(shè)計與實現(xiàn)
1引言
大型項目的合同種類繁多，傳統(tǒng)的手工管理方法耗時費力，很難實現(xiàn)合同信息的快速提取，對合同執(zhí)行狀況難以進行動態(tài)跟蹤，對合同索賠缺乏信息支持?；诠芾砹鞒痰暮贤芾硇畔⒒哪繕?biāo)是對大型施工企業(yè)的所簽訂的各類合同的基本信息進行管理；對合同狀態(tài)進行跟蹤；通過信息平臺實現(xiàn)合同評審的網(wǎng)絡(luò)化；根據(jù)合同確定項目的預(yù)算成本，作為成本控制依據(jù)，并對合同執(zhí)行情況進行對比跟蹤；依據(jù)歷史工程索賠事件建立索賠事件庫為項目獲取索賠機會提供信息支持。
近年來，信息技術(shù)的高速發(fā)展為管理流程的改進提供了很大的空間，全面推動了流程管理的實現(xiàn)與組織的變革，對工程項目合同管理的實施進行流程分析，將相互關(guān)聯(lián)的管理過程作為系統(tǒng)加以識別、分析和理解，確定項目管理流程、操作程序、工作邏輯關(guān)系，從而提出并優(yōu)化有關(guān)管理流程，建立一套標(biāo)準化、工作程序化、規(guī)范化、科學(xué)合理的管理工作流程，將有利于對整個項目系統(tǒng)或系統(tǒng)中的某個過程及其相互作用進行動態(tài)的、系統(tǒng)的管理，從而保證了各項工程施工活動的決策正確性及其實施結(jié)果的預(yù)期性，最終有效地保證項目合同管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
2大型建設(shè)項目的合同管理流程簡介
2．1大型建設(shè)項目合同管理流程的概念
管理流程是指管理活動中一系列相互關(guān)聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu)，它反映了在某種活動目標(biāo)的導(dǎo)向下，這些活動的先后順序、承轉(zhuǎn)關(guān)系，制約、推進和輸入輸出的客觀規(guī)律。按其性質(zhì)和作用可以分為總體流程、局部流程和細部流程，總體流程規(guī)定了管理活動的階段劃分以及各階段的相互關(guān)系；局部流程反映各管理階段重要環(huán)節(jié)的相互關(guān)系；細部流程則反映各管理環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)活動的相互關(guān)系和流轉(zhuǎn)過程。
大型建設(shè)項目合同管理流程是它反映了建設(shè)工程施工生產(chǎn)的客觀規(guī)律和管理活動的特點，將施工過程所需要的信息流和物質(zhì)流進行有機結(jié)合，并為施工技術(shù)作業(yè)和管理活動輸入行為目標(biāo)、物質(zhì)條件、運作規(guī)則，促使其產(chǎn)出預(yù)期的結(jié)果。
2．2大型建設(shè)項目合同管理流程的特點
管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點。
2．2．1多樣性指許多管理業(yè)務(wù)完成方式不具有唯一性，指一個管理系統(tǒng)中總是存在多種管理業(yè)務(wù)，因此存在多種流程，而且這些流程之間是密切相關(guān)的，是嚴密的組織的。一個管理系統(tǒng)的流程是由多種不同的流程構(gòu)成的流程體系；
2．2．2必然性指管理業(yè)務(wù)的完成必然要通過某種流程；
2．2．3目的性是指管理流程表達了管理業(yè)務(wù)完成的過程，一定以實現(xiàn)相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)為目的：
2．2．4層次性指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性，相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)與流程也具有層次性，即一個綜合性的管理業(yè)務(wù)的流程可以分解為若干較管理業(yè)務(wù)流程組合。
2．3大型建設(shè)項目合同管理流程的構(gòu)建步驟
為了保證建設(shè)項目合同管理的成功實施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿足以下兩個條件；(1)流程同步，指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時間等方面準確滿足建設(shè)項目合同目標(biāo)實現(xiàn)的能力。(2)流程高效，是用總的流程成本來計算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項目信息流程、資金流、物資流的運轉(zhuǎn)。管理系統(tǒng)流程設(shè)計的主要內(nèi)容有管理業(yè)務(wù)分解、相關(guān)管理業(yè)務(wù)分析、構(gòu)建管理流程責(zé)任分配矩陣、繪制各級管理流程圖等。
管理流程設(shè)計是大型建設(shè)項目造價管理系統(tǒng)設(shè)計的重要組成部分，管理流程設(shè)計通過將某項管理工作分解為各個管理活動，直到管理工序，并區(qū)分具有不同性質(zhì)或特點的工序，根據(jù)管理科學(xué)原理采用不同的工序完成方式，在此基礎(chǔ)上確定的管理工作完成過程，為科學(xué)地確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的管理規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。特別是在現(xiàn)有管理系統(tǒng)重新設(shè)計中，通過流程研究，優(yōu)化與再設(shè)計，使進一步通過結(jié)構(gòu)再設(shè)計實現(xiàn)系統(tǒng)整體優(yōu)化有了較好的基礎(chǔ)。項目合同管理工作的分解及相應(yīng)流程的構(gòu)建一般經(jīng)過如下幾個步驟：
(1)對建設(shè)合同管理工作進行研究與探索，確定分解的準則，是按管理職能劃分或是按工程實施順序劃分等準則；
(2)確定某項管理工作的管理活動組成，并理清管理活動中各個管理工序，初步擬定某項管理工作完成的綜合流程和相應(yīng)的子流程；
(3)去除每項管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案，保留較好的方案。
2．4大型建設(shè)項目合同管理流程的控制
大型建設(shè)項目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項目管理相關(guān)學(xué)科知識和技術(shù)方法，通過對影響建設(shè)項目合同管理的目標(biāo)的因素進行識別、建設(shè)環(huán)境進行分析，對工程項目建設(shè)合同管理的目標(biāo)控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進而對建設(shè)行為狀態(tài)實行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對建設(shè)項目管理職能的履行，最終實現(xiàn)工程項目的建設(shè)目標(biāo)。
它涉及到利用信息系統(tǒng)所提供的信息，對管理活動做出最優(yōu)化決策和指令，使每個管理過程始終逼近項目目標(biāo)計劃?？刂葡到y(tǒng)的決策、指令及執(zhí)行，是由項目管理部門的高級、中級、及技術(shù)管理三個層次實現(xiàn)的，三個層次的水平將直接影響目標(biāo)計劃的實現(xiàn)。信息系統(tǒng)的信息敏感程度，與控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平關(guān)系極大，而控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平，直接影響到計劃與實際的差異程度。因此，信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)必須設(shè)計成相匹配的系統(tǒng)。
2．5合同管理流程的界面分析與管理
界面，又稱接口，是指相互作用的子系統(tǒng)之間的界限，是子系統(tǒng)之間既相區(qū)別又相聯(lián)系的紐帶。界面管理是指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動，除了組織上、管理上、技術(shù)上的協(xié)調(diào)之外，還要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)界面的相互關(guān)系。
在現(xiàn)代工程項目管理中，人們越來越強調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項目中界面具有十分廣泛的意義，項目的各類系統(tǒng)，如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。項目管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間及各個子系統(tǒng)內(nèi)部存在復(fù)雜的界面，而直接的表現(xiàn)形式是各管理流程之間的接口。
我們可以看出項目管理系統(tǒng)與外界以及項目管理系統(tǒng)內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復(fù)雜的關(guān)系，他們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響，建設(shè)項目管理流程的界面有很多種類型，可以從很多不同的角度來描述：
(1)項目的各類組織系統(tǒng)之間以及項目整個系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如，政府主管部門、項目管理組織、承包商、
材料供應(yīng)商等項目參建單位之間的工作往來形成了復(fù)雜的管理流程界面：從總體上，項目所需要的資源、信息、資金、技術(shù)等都是通過界面輸入的，項目向外界提品、服務(wù)、信息等也是通過界面輸出的，所以整個系統(tǒng)與外界也存在著復(fù)雜的界面。
(2)在工程項目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設(shè)項目自可行性研究至設(shè)計、設(shè)計到施工、施工到驗收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項目管理實施過程之間的管理流程界面。
(3)各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設(shè)項目的管理中，項目管理的各個職能以及各個管理部門在項目過程中形成一定的關(guān)系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同，按其職能可將項目管理系統(tǒng)分解為進度管理子系統(tǒng)、成本(投資)管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。
(4)在項目建設(shè)的各個管理職能系統(tǒng)內(nèi)部也存在管理流程的界面，例如進度計劃管理系統(tǒng)中，進度計劃的編制分為總體實施計劃及各年度、季度、月度計劃的編制。在總體計劃編制的管理模塊中，輸入是項目管理目標(biāo)及上層系統(tǒng)組織的意圖，輸出是項目的總體實施進度計劃，對于年度進度計劃的編制而言，其輸入是總體實施計劃，輸出是項目的年度實施計劃。所以，不同階段的計劃編制工作之間存在流程界面。
(5)部門間流程界面。部門間流程是跨越兩個或兩個以上職能部門的流程，即流程的系列活動是由不同職能部門的人來共同完成的。部門間流程的活動是不同的，但卻是相關(guān)的，活動之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，有些活動乍看起來是不相干的，但通過某些其他活動的媒介，這些活動間也發(fā)生了遠程聯(lián)系，通過這些不同部門間的相關(guān)活動的共同作用產(chǎn)生了特定的結(jié)果，從而構(gòu)成某一工作完成的特定流程。諸如，在建設(shè)項目的計量支付中，對于項目管理組織而言，首先必須由工程處對工程質(zhì)量驗收合格，隨后由計劃處計量人員進行造價審核，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。這項管理工作的實施跨越了三個部門，產(chǎn)生了部門間的流程界面。
因此，我們要對整個管理系統(tǒng)進行全面分析，運用集成管理的思想，對流程實施集成管理，做好各管理流程的界面協(xié)調(diào)，保證各管理子系統(tǒng)之間以及各子系統(tǒng)內(nèi)不同管理流程的物資、能量、信息通暢地流動，同時要處理好系統(tǒng)與外部環(huán)境的關(guān)系，使整個管理系統(tǒng)始終處于有效平穩(wěn)的狀態(tài)。
3大型建設(shè)項目合同管理流程的設(shè)計與實現(xiàn)
3．1背景分析
某大型項目的合同管理流程系統(tǒng)需要全面地歸納建設(shè)項目合同管理的事務(wù)，其中包括招投標(biāo)文檔，并通過分類登記、關(guān)聯(lián)管理、跟蹤催辦，使原本散落在各個部門和各個人案頭、柜子中的所有合同臺賬、費用往來、文件往來、進度款、付款憑證、變更及其處理過程記錄等均可有條不紊地記載到該系統(tǒng)中，使原本難以理清的施工管理和合同事務(wù)變得有章可循。要求該系統(tǒng)不僅本身具有強大的管理功能，還可很好地橋接工程項目的其它業(yè)務(wù)管理，如：對進度計劃管理、材料與物資管理、投資控制管理、質(zhì)量安全管理等各個管理系統(tǒng)之間起到協(xié)調(diào)、監(jiān)控作用。
3．2本項目合同流程管理的目標(biāo)分析
本項目的合同流程管理主要是實現(xiàn)對項目合同簽訂、履行、變更、索賠、終止、結(jié)算等的全過程跟蹤管理，同時為決策提供相應(yīng)的支持信息和完整的文檔管理。具體包括：
(1)實現(xiàn)對合同簽約的流程化管理，該部分內(nèi)容可鏈接到招投標(biāo)管理子系統(tǒng)中；
(2)以合同為主線，以費用為中心，實現(xiàn)對合同全生命周期的管理；
(3)對合同變更、索賠等重要合同事件進行記錄、分析，其中變更部分鏈接到計量支付中的工程變更管理；
(4)對工地會議、大事件、物資供應(yīng)等進行記錄，以便查詢。
本系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務(wù)范圍是針對工程相關(guān)合同生命周期中的各項業(yè)務(wù)，包括基本信息的管理、工程各類合同的簽訂、履約監(jiān)控、變更、索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務(wù)和工程備忘錄。
按照合同的生命周期，本系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)過程有合同的申請審核、工程各類合同的簽約、履約、計量與支付、變更和索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務(wù)。本系統(tǒng)主要分為基本信息管理、合同簽約管理、合同進程管理、合同變更管理、合同索賠管理、合同終止管理、工程備忘錄七大模塊。
合同管理子系統(tǒng)采用目錄樹層狀結(jié)構(gòu)，對合同申請、審核、簽訂、索賠、計量、支付、變更等合同相關(guān)業(yè)務(wù)進行全面、有效地管理，使工程項目各有關(guān)單位之間建立有機的聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，共同實現(xiàn)進度、質(zhì)量、費用三大目標(biāo)。
3．3合同管理綜合流程圖
根據(jù)本項目的特點，建立的合同管理綜合流程圖。
3．4主要的功能模塊的分析
3．4．1合同簽約管理模塊
本功能模塊是保證項目的順利進行，規(guī)范經(jīng)濟行為，有效控制投資規(guī)模，規(guī)范合同的簽約行為。其主要功能包括如下幾點：
(1)實現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的增、刪、改；
(2)實現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的在線流轉(zhuǎn)；
(3)實現(xiàn)合同文本電子文檔的掛接；
(4)實現(xiàn)對合同模板的增、刪、改；
(5)實現(xiàn)對因招標(biāo)項目的信息查詢；
(6)實現(xiàn)合同文本電子文檔的在線批注、審核。
合同簽約管理流程。
3．4．2合同進程管理
合同進程管理主要包括進度信息管理、質(zhì)量信息管理、計量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。
1、進度信息管理
該模塊主要反映工程的進度計劃與完成情況，可由各標(biāo)段的進度計劃與完成情況的相關(guān)數(shù)據(jù)編制匯總得出進度匯總表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實現(xiàn)進度計劃、完成情況的調(diào)用；
(2)實現(xiàn)進度計劃、完成情況的信息查詢；
(3)實現(xiàn)各標(biāo)段進度計劃、完成情況的對比分析。
2、質(zhì)量信息管理
該模塊主要提供工程檢測與評定及質(zhì)量事件的信息?？捎筛鳂?biāo)段質(zhì)量檢測、評定及其相關(guān)數(shù)據(jù)匯總得出工程質(zhì)量匯總報表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實現(xiàn)質(zhì)量信息的調(diào)用；
(2)實現(xiàn)質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息查詢：
(3)實現(xiàn)各標(biāo)段質(zhì)量情況的對比分析。
3、計量信息管理
該模塊主要是對各標(biāo)段每期工程計量信息的查詢與匯總，可由各標(biāo)段審核后的計量及相關(guān)信息，如工程量清單、中間計量表匯總出審核后的中間計量總表。其流程圖。
該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實行計量信息的調(diào)用：
(2)能夠察看其他模塊中相關(guān)的支付、質(zhì)量與進度信息，能夠?qū)塾嬐瓿蓴?shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并且用直方圖對合同完成情況進行統(tǒng)計分析；
(3)能夠?qū)ν瓿身椖窟M行費用分攤；
(4)對以往審核后計量信息的查詢。
4、支付信息管理
該模塊主要是對各標(biāo)段每月支付信息進行查詢與匯總?？捎蓪徍撕蟮母鳂?biāo)段支付及其相關(guān)信息，如中間支付
單、付款單等匯總出審核后的中間支付匯總表。支付流程圖包括中間支付流程圖和竣工支付流程圖。
該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)實現(xiàn)調(diào)用支付信息；
(2)實現(xiàn)對中間支付信息的查詢；
(3)對支付金額超過支付比例的進行預(yù)警；
(4)對支付款項做支付跟蹤，查詢實際支付時間、支付數(shù)量，及累計各期的支付數(shù)。
3．4．3合同變更
主要實現(xiàn)合同變更的查詢匯總，并分析合同變更的變更工程量和計算審核，實現(xiàn)對非合同變更(工程變更和設(shè)計變更)的量價分析，并設(shè)置是否記人合同總價調(diào)整的功能。可實現(xiàn)由合同變更的基本信息，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表，并予以合同的變更管理的功能。
該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)當(dāng)有新合同變更單進入系統(tǒng)時報警，提示相關(guān)工作人員；
(2)對各標(biāo)段合同變更單的查詢：
(3)對各類變更進行量價分析；
(4)對合同變更審核過程進行查詢；
(5)能夠通過查詢相關(guān)的設(shè)計變更單審核工程變更單。
3．4．4合同索賠
該模塊主要實現(xiàn)合同索賠的查詢匯總，并分析合同索賠的變更工程量和單價以及工期。本功能模塊不實現(xiàn)索賠的錄入，索賠申請審核在投資控制子系統(tǒng)系統(tǒng)中實現(xiàn)。該模塊可實現(xiàn)由合同索賠的基本信息，包括索賠日期、索賠原因、索賠內(nèi)容、索賠審核意見等匯總得出合同索賠信息一覽表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)提示、查詢、跟蹤合同索賠狀況；
(2)合同索賠與相關(guān)工程問題關(guān)聯(lián)：
(3)合同索賠需進行量價分析和費用分攤。
合同索賠的基本流程圖見圖7所示
3．4．5合同終止管理
1、合同中止和終止合同中止和終止后要進行結(jié)算和資料移交等工作。該模塊的輸入為合同中止和終止的基本信息，該模塊的輸出主要為合同中止和終止的基本信息列表。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)合同中止申請審核信息和終止信息的增、刪、改：
(2)合同中止申請審核信息和終止信息的查詢。
2、合同結(jié)算
合同結(jié)算指系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算日期匯總合同投資的各項信息，如合同金額，發(fā)生變更金額，累計完成投資額，累計進度款支付金額，剩余合同投資等，本管理模塊可以實現(xiàn)合同結(jié)算功能。該功能模塊要實現(xiàn)的功能如下：
(1)合同結(jié)算信息的增、刪、改；
(2)合同后生成合同剩余工程量清單。
3．5接口
合同控制系統(tǒng)不使用外部專用軟件，因此本系統(tǒng)的接口主要是指與其他子系統(tǒng)的接口。
在工程項目實施中合同管理是投資、進度、安全/質(zhì)量控制的依據(jù)。
(1)與投資控制子系統(tǒng)通過合同分解編碼和清單分解編碼相聯(lián)系，兩個系統(tǒng)的交叉主要在實際計量支付的管理和變更、索賠對投資的影響上，實際審核的流程交由投資管理子系統(tǒng)實施，審核結(jié)果的支付數(shù)額、變更索賠數(shù)額等傳給合同子系統(tǒng)做進一步查詢分析。
(2)對于計劃進度控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和進度子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關(guān)于進度計劃與計劃完成情況的信息由計劃進度子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進行查詢分析。
(3)對于質(zhì)量控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和合同子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關(guān)于質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息由質(zhì)量控制子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進行查詢分析。
(4)對于招投標(biāo)項目的合同相關(guān)信息可由招投標(biāo)子系統(tǒng)調(diào)用，包括在合同申請過程中招標(biāo)項目的中標(biāo)信息。
