發(fā)布時(shí)間：2023-07-27 16:14:16
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的創(chuàng)新樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1.檔案管理創(chuàng)新的含義
自從改革開放以來，創(chuàng)新這個(gè)詞語就已經(jīng)深入到了我國的各行各業(yè)當(dāng)中，繼而在推動(dòng)人們生活水平不斷提升的同時(shí)也改變了國家原有的經(jīng)濟(jì)格局。事實(shí)上，同創(chuàng)新相掛鉤的內(nèi)容有很多，它幾乎涵蓋了社會中所有領(lǐng)域的探索工作，其中主要包括了技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新以及管理創(chuàng)新等等。其中的管理創(chuàng)新也包含了理論創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、方法創(chuàng)新以及理念創(chuàng)新的內(nèi)容，繼而對企業(yè)原有的管理內(nèi)容開展全面的改革，創(chuàng)造出一個(gè)嶄新的經(jīng)營局面。
本篇文章的研究重點(diǎn)檔案管理工作是國家企事業(yè)單位日常工作中的重中之重，那么如何才能夠進(jìn)一步的改進(jìn)單位的工作效率，提高服務(wù)水平是和諧社會中對機(jī)關(guān)事業(yè)單位所提出的更高要求?；诖?，管理創(chuàng)新工作的加入不僅能夠?yàn)闄n案管理帶來正面的促進(jìn)性作用，同時(shí)還可以有效的樹立事業(yè)性單位在社會公眾面前的正面形象，達(dá)到提高公益服務(wù)質(zhì)量的最終目的。
2.檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容
筆者將檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容主要總結(jié)成了如下的幾個(gè)方面：首先是管理機(jī)制上的創(chuàng)新，構(gòu)建出一個(gè)科學(xué)且可行性高的管理機(jī)制是檔案工作創(chuàng)新的最基礎(chǔ)保證。其不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理工作中的一些漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)，同時(shí)還能夠緊跟住時(shí)代的發(fā)展腳步，繼而讓檔案管理工作可以開展的更加順利;其次是管理方式上的創(chuàng)新，伴隨著近年來國內(nèi)各個(gè)機(jī)關(guān)單位都紛紛的加入到了管理創(chuàng)新的隊(duì)伍當(dāng)中，所以在技術(shù)的革新上也有了一些各種各樣的經(jīng)驗(yàn)。為此，檔案管理部門更加需要針對現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行豐富與創(chuàng)新，繼而通過加入一些創(chuàng)新理論的方式來對檔案管理的創(chuàng)新工作給予一些正面的推動(dòng)作用;最后是管理理念上的創(chuàng)新，通過對傳統(tǒng)檔案管理的思想進(jìn)行改變能夠有效的提高內(nèi)部員工的工作積極性與服務(wù)水平，繼而在日常的檔案管理工作中加入一些新的觀念與想法，在不斷的探索與進(jìn)步當(dāng)中拓寬自身的業(yè)務(wù)范圍。
二、檔案管理創(chuàng)新工作問題
通過上文的介紹可知，創(chuàng)新工作的順利開展不僅能夠讓企業(yè)得到更快的進(jìn)步，同時(shí)還關(guān)乎到社會與國家的未來發(fā)展。而檔案事業(yè)的管理工作更加需要緊跟住時(shí)展腳步，積極的加入到創(chuàng)新的隊(duì)伍之中。然而就我國當(dāng)前的單位檔案管理創(chuàng)新工作的現(xiàn)況來看，由于缺少了一些實(shí)際的運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)與正確的創(chuàng)新方法，從而讓檔案管理的創(chuàng)新工作出現(xiàn)了一些諸多的問題。
1.設(shè)備老化與經(jīng)費(fèi)不足
在檔案管理的工作當(dāng)中最為重要的兩個(gè)方面即為物力和財(cái)力，這兩種十分主要的資源是整個(gè)管理機(jī)制的基礎(chǔ)運(yùn)行保證。近年來，我國的信息技術(shù)水準(zhǔn)雖然已經(jīng)有了顯著的提高，但是在實(shí)際的應(yīng)用過程中仍然因各種客觀因素而導(dǎo)致問題不斷。其中最主要的一個(gè)原因就是單位中的先進(jìn)設(shè)備不足以及可用于創(chuàng)新工作之用的投入經(jīng)費(fèi)過少，繼而讓檔案失密的可能性得到了大幅度的提高。
2.管理人員素質(zhì)較低
企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步同其所擁有工作人員的綜合素質(zhì)水平是息息相關(guān)的，尤其對于帶有秘密性質(zhì)的檔案管理工作來說，工作者更加需要在具備超高專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)不斷的增強(qiáng)自身的工作責(zé)任心，時(shí)刻在工作當(dāng)中提醒自己需要用一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)且真誠的態(tài)度來完成自己的使命。然而，我國大部分單位中的檔案管理人員都存在著綜合素質(zhì)較低的情況，尤其是對于工作崗位中的一些老員工來說，由于他們?nèi)鄙僖欢ǖ膽n患意識且對新鮮事物的接受能力較差，所以很難在創(chuàng)新工作中滿足新型崗位所提出的要求，嚴(yán)重的制約了檔案管理創(chuàng)新工作的順利開展。
3.檔案利用率不高
檔案管理具有著非常重要的作用，從單位管理者的角度來看，如果能夠?qū)n案中記錄的信息資源進(jìn)行妥善利用，不僅能夠?yàn)閱挝粠砀嗟膭?chuàng)收，同時(shí)還可以為單位在激烈的競爭環(huán)境中達(dá)到增加核心競爭能力的作用。然而，大部分的單位都存在著檔案利用率低下的情況，并且很多檔案管理部門也只是擺擺樣子，缺少實(shí)際價(jià)值。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新措施
1.創(chuàng)新管理資金資源運(yùn)用
資金是檔案管理創(chuàng)新工作運(yùn)行的基礎(chǔ)保證，單位管理者應(yīng)從兩方面著手來對資金進(jìn)行創(chuàng)新管理：首先要增加發(fā)展資金，在進(jìn)一步強(qiáng)化檔案部門服務(wù)意識的同時(shí)來將其所擁有的價(jià)值激發(fā)出來，同時(shí)讓企業(yè)能夠看得到由檔案部門所帶來的成績;其次需要更好的利用現(xiàn)有資金，盡可能的實(shí)現(xiàn)用最少的錢來辦最大的事兒，繼而利用單位現(xiàn)有的有限條件來創(chuàng)造出更多的無限可能。
2.創(chuàng)新人力資源隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員是整個(gè)創(chuàng)新機(jī)制的核心所在，人力資源隊(duì)伍素質(zhì)的高低能夠直接影響到單位檔案管理的創(chuàng)新成果。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)一方面需要加大對檔案管理人才的培養(yǎng)力度，盡可能的利用單位資源來為他們創(chuàng)造出更多的深造與學(xué)習(xí)機(jī)會;另一方面還應(yīng)該構(gòu)建出一套公平合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，針對那些本職工作完成優(yōu)秀的員工給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，繼而從根本上提升檔案管理人員的工作積極性。
1 新形勢下科技檔案工作面臨問題的反思
1.技檔案管理認(rèn)識不夠
把科技檔案管理工作等同于一般物的管理，認(rèn)為只要把有關(guān)資料保管起來就行了，沒有集中統(tǒng)一管理，以致于對查閱和調(diào)檔帶來諸多不便。有的因資料收集不全，影響了新品的進(jìn)一步開發(fā)。個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案管理工作不重視，硬件設(shè)施不全，人員待遇低，影響了檔案人員的工作積極性?？萍紮n案管理功能的認(rèn)識不到位，科研文件的歸檔率大大低于文書檔案，許多重大科技活動(dòng)、科研項(xiàng)目的檔案，科技主管門只保存著有關(guān)立項(xiàng)與驗(yàn)收工作的部分檔案，至于反映項(xiàng)目研究過程的原始記錄和研究狀況的重要數(shù)據(jù)，甚至計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案部門也未作保存。實(shí)際上，科技管理部門保存的部分檔案根本起不到應(yīng)有的作用，由于信息缺失過多，它們既不能起到借鑒作用，也不能成為共享信息資源。
2.科技檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)滯后
其中科技檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全，立法重點(diǎn)不明確?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》是規(guī)范我國保密工作的一部專門法，是制定一切保密法規(guī)、規(guī)章和具體保密制度的基本依據(jù)，在我國整個(gè)保密法律法規(guī)體系中起著主導(dǎo)和決定作用。但是目前這部《保密法》在一些方面存在滯后性，包括對于科技檔案保密方面欠缺法律規(guī)定及涉密計(jì)算機(jī)的管理規(guī)定落后于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展。這就給科技檔案管理部門制定相應(yīng)的部門保密規(guī)章帶來一定的難度，也給科技檔案工作人員依法辦事帶來了困難，同樣也對科技檔案的保密工作十分不利。
3.科技檔案利用率與社會需求仍有一定差距
科技檔案工作自身發(fā)展中各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)也存在不平衡、不和諧問題，檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施、制度等還不能適應(yīng)新時(shí)期科技檔案事業(yè)發(fā)展的需要，科技檔案信息化建設(shè)步伐亟待加快等等。因此，必須進(jìn)一步建立和完善科技檔案服務(wù)體系。
2 新形勢下科技檔案管理的創(chuàng)新思路
1.加大宣傳力度
要采取有效措施，利用多種形式，廣泛宣傳依法收集科技檔案工作的重要意?x，讓人們了解科技檔案的形成與收集、整理與歸檔等知識環(huán)節(jié)。檔案部門每年都應(yīng)組織一兩次科技文件材料歸檔工作宣傳教育活動(dòng)，以《檔案法》為核心，宣傳科技檔案工作的重要作用，宣講科技檔案利用實(shí)例，使人們充分認(rèn)識到科技檔案的重要作用。要通過鮮明的利用實(shí)例，消除認(rèn)識偏見，認(rèn)識到把科技文件材料集中收集、歸檔，是為了使科技檔案發(fā)揮出最大的功能和效應(yīng)。
2.健全規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理
建立健全科技檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定科技檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式，把它們形象化、直觀化。在嚴(yán)格各項(xiàng)規(guī)章制度和崗位責(zé)任制的同時(shí)，加強(qiáng)思想教育，提高職業(yè)道德水平，把科技檔案工作首先建立在遵循客觀規(guī)律和發(fā)揮人的積極作用的基礎(chǔ)之上?？萍紮n案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)是一個(gè)有機(jī)的整體，哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒有做好都會影響到全局的工作管理。因此，必須樹立質(zhì)量第一的思想，把檔案質(zhì)量貫穿在檔案工作的始終，同時(shí)把科技文件材料的形成歸檔過程看成是一個(gè)無限循環(huán)的過程。不斷將影響歸檔質(zhì)量的信息反饋到新工作中去。
對科技檔案規(guī)范化達(dá)標(biāo)管理，是維護(hù)檔案工作的基本原則的有效途徑。同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化管理是科技檔案為科研生產(chǎn)以及廣大利用者提供服務(wù)、互通信息的重要基礎(chǔ)，是科技檔案交流的必要條件，是應(yīng)用現(xiàn)代化管理的首要前提。
3.實(shí)現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化
標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案管理的重要手段之一，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)，可以為檔案管理軟件創(chuàng)造一個(gè)良好的應(yīng)用環(huán)境，加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢。應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)管理，提高管理質(zhì)量和工作效率，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，通過采用企業(yè)局域網(wǎng)和國家信息高速公路等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步建立具有高效率管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，同時(shí)滿足檔案管理人員和科技人員的需要。
積極運(yùn)用高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享。檔案利用的方式、手段及傳播的媒介是隨社會進(jìn)步而進(jìn)步的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人類生活、工作和學(xué)習(xí)各個(gè)領(lǐng)域中的普及。如何積極運(yùn)用高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享，已成為當(dāng)前檔案工作急需解決的問題。筆者認(rèn)為可以從以下兩個(gè)方面解決：首先，要增加資金投入，逐步配備計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)以及用于防盜、防火、防潮、防塵的各種現(xiàn)代化的硬件設(shè)施。其次，要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以“政府上網(wǎng)工程”的辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化和全面信息共享為契機(jī)，加強(qiáng)科技檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理。
【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案管理；信息化
檔案是記錄人類歷史和社會發(fā)展的寶貴資源，具有重要的保存和研究價(jià)值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)的普及，現(xiàn)代檔案管理也必須改革傳統(tǒng)的手工操作模式，創(chuàng)新管理體制和服務(wù)方式，提高管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案信息的安全可靠。
一、信息時(shí)代我國檔案管理工作存在的問題
（一）管理信息規(guī)劃和體制落后。根據(jù)調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)造成我國檔案管理工作信息規(guī)劃設(shè)計(jì)滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權(quán)限等因素?zé)o法在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一設(shè)計(jì)和規(guī)劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因?yàn)闄n案的數(shù)字化信息化正在建設(shè)中，處在不斷的發(fā)展變化過程中，這樣就不好設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，所以導(dǎo)致信息化檔案不夠全面和真實(shí)。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，但是要實(shí)現(xiàn)信息檔案的共享還有一定的困難。另外，地方檔案館的信息化要符合當(dāng)?shù)匦姓块T職能轉(zhuǎn)變要求，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統(tǒng)。
（二）檔案管理服務(wù)手段落后。進(jìn)入信息時(shí)代以來我國認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設(shè)信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術(shù)落后，無法達(dá)到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料不按時(shí)歸還的現(xiàn)象，影響了檔案信息的完整性和安全性。
（三）缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強(qiáng)烈的責(zé)任心，因?yàn)闄n案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業(yè)性，需要檔案管理專業(yè)知識和一定的信息技術(shù)才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業(yè)知識和信息技術(shù)，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作。
（四）檔案管信息化創(chuàng)新缺少制度保障。檔案資料復(fù)雜、繁多，檔案管理需要科學(xué)制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化的制度保障，同時(shí)部門溝通不暢，導(dǎo)致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
二、信息時(shí)代檔案工作的創(chuàng)新策略
（一）檔案管理體制要?jiǎng)?chuàng)新。要充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，最重要的是對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源的全面共享。但是目前我國檔案管理信息化仍在不斷地摸索，檔案管理體制存在很多不足，比如檔案信息管理不夠集中。這是我國檔案信息分割管理造成的，每個(gè)機(jī)構(gòu)在檔案管理上各自為政，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。所以檔案管理創(chuàng)新的當(dāng)務(wù)之急是檔案管理體制的創(chuàng)新，對不同地區(qū)不同結(jié)構(gòu)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案信息管理和使用的效率。
（二）檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新。首先在檔案收集和上傳方面要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。信息時(shí)代檔案管理的重要一環(huán)是收集和錄入信息，和紙質(zhì)檔案資源相比，信息化的檔案資源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個(gè)過程中出現(xiàn)問題就影響了檔案信息的真實(shí)性，所以工作人員必須充分利用信息技術(shù)，利用程序軟件實(shí)現(xiàn)資源的自動(dòng)化管理，確保檔案信息的真實(shí)有效。其次，實(shí)現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術(shù)帶來的便捷性和時(shí)效性。傳統(tǒng)檔案管理必須去檔案館室查閱文獻(xiàn)，耗費(fèi)時(shí)間，檔案管理服務(wù)創(chuàng)新就是要利用信息技術(shù)開放檔案查詢端口，讓人們隨時(shí)隨地使用檔案資源。
（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。第一，每個(gè)勞動(dòng)者都需要具備一定的職業(yè)道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業(yè)、一定的事業(yè)心和責(zé)任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業(yè)道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)工作中的問題并研究解決辦法，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第二，檔案管理有一定專業(yè)性，管理人員必須具備專業(yè)知識和一定的信息技術(shù)，關(guān)注社會變遷和檔案工作的發(fā)展，這樣才能勝任新時(shí)代的檔案管理工作，才能有創(chuàng)新管理的能力。另外，現(xiàn)代社會各界普遍對人才提出了創(chuàng)新要求，檔案管理人員也要有一定創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，破除陳舊觀念和成規(guī)，用創(chuàng)新的方式解決工作中遇到的各種問題。
（四）加強(qiáng)制度管理，確保檔案安全。檔案管理工作因?yàn)橹贫炔煌晟?，管理不?guī)范，容易造成檔案機(jī)密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進(jìn)行檔案信息化管理創(chuàng)新的同時(shí)必須高度重視檔案資源的安全問題。相關(guān)部門要建立科學(xué)嚴(yán)密的管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的安全建設(shè)，確保我國檔案信息的安全。
三、結(jié)束語
在現(xiàn)代社會信息成為重要的社會資源，人們對信息的需求更加迫切，檔案資源也更加受到人們的重視，成為人們工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)的重要資料。各級檔案館室要順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，利用信息技術(shù)帶來的巨大的基于創(chuàng)新檔案管理，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新
企業(yè)的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統(tǒng)的記錄員工的身份、資歷、工作表現(xiàn)以及業(yè)務(wù)技能等內(nèi)容，可以說人事檔案代表了一個(gè)人的人生軌跡。同時(shí)人事檔案還與員工的切身利益相關(guān)，比如薪資待遇、組織關(guān)系、職稱評定以及勞動(dòng)保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業(yè)的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對企業(yè)人事檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，加強(qiáng)人事檔案管理創(chuàng)新，如此才能夠最大限度的發(fā)揮出人事檔案的資源優(yōu)勢，更好的為企業(yè)發(fā)展提供人才保障。
一、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的意義
（一）加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障
人事檔案所包含的關(guān)于人才基本信息，是社會各個(gè)行業(yè)人才在企業(yè)從事生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，如果企業(yè)中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實(shí)、全面的反映出人才的所做所為，這勢必會影響到企業(yè)對人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業(yè)的檔案管理水平落后，毫無創(chuàng)新意識，必然會使企業(yè)人事檔案管理陷入混亂，甚至?xí)?dǎo)致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業(yè)無法真實(shí)的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)管理有效進(jìn)行的重要保障，也是企業(yè)核心競爭力提升的重要基礎(chǔ)。
（二）檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容
人事檔案部門是企業(yè)諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業(yè)信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發(fā)展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業(yè)的發(fā)展歷史。通過對人事檔案的挖掘，我們可以從中發(fā)現(xiàn)每一位員工對于企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)，當(dāng)我們將有代表性的人物、事件進(jìn)行報(bào)道、宣傳之后，從中凝結(jié)出的精神與力量就成為了企業(yè)文化的重要組成部分。加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠?qū)T工所做出的貢獻(xiàn)全程記錄。所以說，檔案管理創(chuàng)新也是企業(yè)文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是我國推行人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求
檔案管理工作是黨和政府了解企業(yè)人才發(fā)展?fàn)顩r的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會對人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規(guī)律，從而制定有利于人才成長的發(fā)展規(guī)劃，提高社會人才的素質(zhì)與數(shù)量。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求，需要我們加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的進(jìn)程，這已經(jīng)成為我國推行人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。同時(shí)，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，體制外的從業(yè)人數(shù)將會大于體制內(nèi)的從業(yè)人數(shù)，面對規(guī)模如此巨大的檔案量，就需要企業(yè)切實(shí)做好檔案管理的創(chuàng)新工作，使企業(yè)人事檔案管理工作水平邁入一個(gè)新的階段。
二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的措施
（一）提高員工對檔案管理工作的認(rèn)識
只有員工對檔案管理工作有一個(gè)充分的認(rèn)識，加強(qiáng)人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳，構(gòu)建檔案咨詢服務(wù)體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時(shí)通過咨詢服務(wù)還能夠認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作的不足之處，從而彌補(bǔ)檔案管理工作的不足之處。其次，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，使他們能夠認(rèn)識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。創(chuàng)新工作模式與方法，提高業(yè)務(wù)技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實(shí)的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。
（二）完善管理制度
健全的管理制度，規(guī)范的管理流程是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的重要保障。企業(yè)人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉(zhuǎn)遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業(yè)健全這些管理制度之后，要堅(jiān)持“三不轉(zhuǎn)”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（三）增加投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)
經(jīng)費(fèi)是企業(yè)開展人事檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新就成為了一句空話。目前，多數(shù)企業(yè)都存在著檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的問題，這與社會、企業(yè)、個(gè)人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關(guān)聯(lián)。企業(yè)必須要認(rèn)識到這一點(diǎn)，保證經(jīng)費(fèi)到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護(hù)以及搶救工作。企業(yè)還需要為檔案部門提供單獨(dú)的檔案室，購置檔案管理必備的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業(yè)，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機(jī)、監(jiān)視器等設(shè)備，從而提高企業(yè)檔案管理的效率。
（四）逐步推進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必然趨勢。檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并且運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同部門、不同單位之間的數(shù)據(jù)傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強(qiáng)，所以企業(yè)可以最大限度的收集員工的個(gè)人信息，比如學(xué)歷、職稱、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能、社會關(guān)系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時(shí)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)之后，能夠快速有效的對員工的個(gè)人信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，比如及時(shí)對工作成果、業(yè)務(wù)技能更新等等，與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統(tǒng)能夠更及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的展開員工的個(gè)人信息?？梢詭椭嚓P(guān)人員更為迅速的了解員工的實(shí)際情況。
總結(jié)：
綜上所述，人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用是不言而喻的，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新，不但是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障，也是企業(yè)進(jìn)行文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容，同時(shí)還是我國推行人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認(rèn)識；完善管理制度；增加投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)；逐步推進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等方面入手，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新，從而為企業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展，提供人才保障。
參考文獻(xiàn)：
“創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂,是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力”。改革開放以來,我國建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展,城市變化日新月異。作為城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展真實(shí)記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發(fā)展壯大的。城建檔案工作主要是管理建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理類檔案和眾多的建設(shè)工程檔案。在新的形勢下, 要保持城建檔案工作保持蓬勃生機(jī)，我們需要不斷解放思想,創(chuàng)新思維,使城建檔案工作得到升華和創(chuàng)新發(fā)展。
一、與時(shí)俱進(jìn),構(gòu)建創(chuàng)新型隊(duì)伍推動(dòng)事業(yè)發(fā)展
我國城建檔案工作起步于上世紀(jì)80年代初,現(xiàn)在絕大部分城建檔案館業(yè)務(wù)骨干和領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍都是從那個(gè)時(shí)候成長起來的。這些同志實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富,愛崗敬業(yè),勤勤懇懇;但因?yàn)槎喾N原因,相當(dāng)一部分同志沒有受過高層次的專業(yè)訓(xùn)練,對現(xiàn)代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經(jīng)驗(yàn)性強(qiáng),牽涉到建設(shè)系統(tǒng)眾多方面的特點(diǎn)又缺乏體會。加上最近幾年建設(shè)系統(tǒng)體制改革變化很大,建設(shè)工程檔案管理程序和措施的落實(shí)也有很大困難。
一要樹立創(chuàng)新意識。我們正在面對的是一個(gè)以信息、網(wǎng)絡(luò)和知識為基礎(chǔ)的全新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案的收集、保管與利用正在變?yōu)樾畔⒌馁Y源整合和開發(fā),建設(shè)系統(tǒng)也在走向信息化,城建檔案工作要適應(yīng)這種新時(shí)代的要求,就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟(jì)的靈魂,在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面,滲透創(chuàng)新思想,開展創(chuàng)新實(shí)踐。
二要培養(yǎng)創(chuàng)新能力。城建檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu),堅(jiān)持探索的精神,樹立求變求新的態(tài)度并擁有在復(fù)雜多變的條件下進(jìn)行綜合選擇的能力,使自己成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求的復(fù)合型人才。城建檔案工作者還應(yīng)有檔案新知識、新理論和新技術(shù)的創(chuàng)造能力，從而提高有效服務(wù)的能力。
三要提高創(chuàng)新技能。城建檔案工作者應(yīng)充分掌握有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)理論知識、基本技術(shù)手段和方法;包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),數(shù)據(jù)庫技術(shù),文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術(shù),GIS技術(shù),數(shù)字城建檔案館技術(shù),網(wǎng)站建設(shè)技術(shù)等。特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用,熟練使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和共享信息應(yīng)成為每位城建檔案工作者的基本功。
二、豐富館藏,夯實(shí)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)
在創(chuàng)新城建檔案工作的過程中, 要做好“四個(gè)結(jié)合”不斷豐富和完善城建檔案信息資源。
一是將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合,強(qiáng)化歸檔收集。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務(wù)。我們應(yīng)把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來,業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段,檔案收集是目標(biāo),是結(jié)果。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上,應(yīng)勤跑工地,堅(jiān)持項(xiàng)目追蹤,收集信息,了解情況,隨時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo),把政策講透,把要求講透。
二是將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合,拓展歸檔渠道。豐富館藏應(yīng)當(dāng)是檔案資料的大數(shù)量和高質(zhì)量的統(tǒng)一體,是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應(yīng)特別注重質(zhì)量問題,即既要擴(kuò)容又要提質(zhì)。在擴(kuò)容提質(zhì)上,主要注重以下三方面:一是嚴(yán)格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復(fù)的、價(jià)值不大的檔案進(jìn)館,確保數(shù)量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補(bǔ)缺,修訂完善,確保質(zhì)量優(yōu)化。
三要將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合,提高城建檔案法律意識。我們要充分運(yùn)用法律法規(guī)賦予的權(quán)力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé),主動(dòng)開展工作。一是加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳,強(qiáng)化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī),使之深入人心。二是要建立目標(biāo)管理考核機(jī)制。要通過建設(shè)行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標(biāo)管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標(biāo),年初下目標(biāo)、年終抓督促,強(qiáng)化行政管理和工作責(zé)任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權(quán),依法治檔。嚴(yán)格按城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)法制建設(shè),開展執(zhí)法檢查。
四要將“庫房管理”與“檔案利用”相結(jié)合,突出城建檔案的利用價(jià)值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結(jié),從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點(diǎn)。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時(shí),應(yīng)進(jìn)一步突出檔案利用工作,充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要建立檔案利用反饋登記制度,總結(jié)利用規(guī)律,改進(jìn)利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應(yīng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發(fā)利用水平。
三、突出重點(diǎn),加快城建檔案管理工作信息化
城建檔案管理所具有的特點(diǎn)決定了它必須與時(shí)俱進(jìn)地走信息發(fā)展的道路,把城建檔案中蘊(yùn)含著的豐富內(nèi)容開發(fā)出來,發(fā)揮出更多更大的作用,為現(xiàn)代化的城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。
一要領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注,營造城建檔案信息化建設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境。信息時(shí)代已經(jīng)到來,如何依托計(jì)算機(jī)技術(shù),建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng),更好地服從、服務(wù)于建設(shè)系統(tǒng)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當(dāng)前城建檔案工作發(fā)展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持已成為城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題。
二要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)布局。一是要有計(jì)劃地充實(shí)、完善檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,力爭實(shí)現(xiàn)檔案儲存數(shù)字化、檢索計(jì)算機(jī)化、保護(hù)科學(xué)化、辦公自動(dòng)化。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。緊密跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展、變化、充分借鑒先進(jìn)建設(shè)系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn),采取科學(xué)的管理方法和手段,保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性。
無論任何國家，事業(yè)單位都是這個(gè)國家發(fā)展與建設(shè)的核心，更是黨與政府的主要管理部門?，F(xiàn)今，檔案管理工作作為事業(yè)單位的主要組成部分，在其運(yùn)行發(fā)展中，若檔案管理工作做得不夠完善，那么，對于事業(yè)單位來說，其本身的利益就會受到很大影響。對此，加強(qiáng)與完善檔案管理工作，對于檔案管理工作中存在的問題縮小化，只有研究出更好的創(chuàng)新決策，才會更有利于事業(yè)單位今后的發(fā)展與決策。在任何一個(gè)國家、企業(yè)或是事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作都承載著重要的信息。我們應(yīng)該看清目前檔案管理工作的現(xiàn)狀。該文從事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，從多角度剖析了檔案管理工作中存在的不足，最后提出了事業(yè)單位要將檔案管理工作視為重點(diǎn)，并提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新的舉措。
1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀中存在的問題
1.1 檔案管理?xiàng)l件很差
主要是由于事業(yè)單位自身的原因造成的。因?yàn)槠浔旧砭蛯n案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，因此忽視了檔案管理工作，所以導(dǎo)致在資金投入方面比較少。事業(yè)單位中很多高級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的概念與認(rèn)識不是很清晰，在具體實(shí)施過程中，不能客觀地為事業(yè)單位創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)利益與社會效益，工作中頭腦一熱就重視此項(xiàng)工作，只有三分鐘熱度，所以導(dǎo)致此項(xiàng)工作開展得不是很順利，進(jìn)而越來越衰弱。久而久之，管理?xiàng)l件也受到了很大影響，存放檔案的庫房比較簡陋，同時(shí)還有其他物品堆放，現(xiàn)場管理混亂不堪。另外，檔案管理工作人員對自己所從事的工作不重視，工作中不夠認(rèn)真，有的管理工作人員甚至認(rèn)為檔案管理就是對自己所在單位及其他部門的資料進(jìn)行一個(gè)簡單的保管。因此，工作中管理手段不夠科學(xué)與完善，進(jìn)而影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效果。實(shí)際上，這項(xiàng)工作除了細(xì)致以外，還比較煩瑣，它是事業(yè)單位的重點(diǎn)核心內(nèi)容，其管理的好壞直接影響著事業(yè)單位創(chuàng)造的社會利益與經(jīng)濟(jì)利益。不論是事業(yè)單位的高級領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員，都要重視此項(xiàng)工作，看清并重視檔案管理工作的重要性，對這項(xiàng)工作增加資金投入，使其管理?xiàng)l件提高；管理人員工作中要抱著積極的工作心態(tài)和工作熱情，不要造成重要檔案信息的遺漏與丟失。
1.2 缺少專業(yè)的管理業(yè)務(wù)人員
從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，在事業(yè)單位檔案管理工作中，有很多管理工作人員業(yè)務(wù)不熟練，更缺少專業(yè)的管理技能，甚至對檔案管理工作中有些工作環(huán)節(jié)仍然存在著一定的誤區(qū)。由于管理人員工作業(yè)務(wù)素質(zhì)低，最終導(dǎo)致很多信息資料被遺失、丟棄。另外，有的管理人員職業(yè)道德缺乏，甚至泄露機(jī)密等現(xiàn)象存在。可見，由于管理人員業(yè)務(wù)整體素質(zhì)低下最終導(dǎo)致檔案管理工作開展得不是很順利。近幾年來，事業(yè)單位逐步開始對自身的人事制度進(jìn)行改革，通過對管理人員的認(rèn)真考核，經(jīng)過培訓(xùn)考試合格才能上崗，對于有些檔案管理人員在工作中部分操作流程不夠熟悉、對檔案管理工作意識較差的工作人員進(jìn)行了嚴(yán)重處理。
2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究管理決策
2.1 重視檔案管理工作并提高對此項(xiàng)工作的意識
在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作極其重要。它是事業(yè)單位管理工作中的重點(diǎn)核心部分，其檔案管理工作的好壞，直接影響著事業(yè)單位整體管理工作的好壞。因此，事業(yè)單位要想取得良好的檔案管理成果，必須要重視此項(xiàng)工作發(fā)揮的重要性。加強(qiáng)事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的管理意識并提高重視度，針對檔案管理體制中涉及的一些管理工作一定要認(rèn)真執(zhí)行并落實(shí)，同時(shí)要增加資金投入、提高檔案管理保管條件，大力增加專業(yè)人才使用，為檔案管理工作提供有力的保障。另外，更要建立一支高素質(zhì)、高職業(yè)道德的檔案管理人才隊(duì)伍，只有這樣，才能真正提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能使此項(xiàng)工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
2.2 強(qiáng)化檔案管理制度完善、統(tǒng)一并執(zhí)行到位
現(xiàn)今，事業(yè)單位要想取得好的發(fā)展管理成果，除了要重視檔案管理工作之外，對于檔案管理制度的執(zhí)行也很重要，檔案管理制度不是一張白紙，中看不中用，只有建立完善嚴(yán)格的檔案管理制度才能對下一步開展工作提供幫助。檔案管理制度要認(rèn)真落實(shí)并執(zhí)行到位，加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)范和管理工作的執(zhí)行，對于事業(yè)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)與管理人員更要認(rèn)真執(zhí)行并嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。只有建立完善的檔案管理體制并執(zhí)行到位，才能取得可喜可賀的成果。
2.3 加強(qiáng)檔案的保密工作
在檔案管理工作環(huán)節(jié)中，做好檔案保密工作是十分重要的環(huán)節(jié)，尤其是對于事業(yè)單位來講，做好檔案保密工作更是重中之重，在進(jìn)行檔案存檔的同時(shí)，對于外界保管環(huán)境也要做好，例如，門窗要加固好，要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行看護(hù)，要禁止任何無關(guān)緊要的人員進(jìn)入檔案管理區(qū)，要防止不法分子潛入，但是對于管理人員的辦公室要和存放檔案室分開，要確保任何一個(gè)檔案管理人員的保密意識不斷加強(qiáng)，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承擔(dān)的責(zé)任。
2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力
檔案管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理知識和技能，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和能力。同時(shí)，要具備較高的職業(yè)道德。樹立檔案管理意識，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。另外，提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。
(一)高職院校檔案管理是其評估工作順利開展的有力支持
高職院校的評估是針對某個(gè)特定階段，對其在建設(shè)中存在的問題和取得的成就進(jìn)行鑒定與評價(jià)。通過對現(xiàn)狀的評估，高職院校能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)建設(shè)中存在的問題，找到這些問題的源頭，這樣既可以避免問題的惡化，又可以保證院校各項(xiàng)工作能夠健康順利的開展。高職院校檔案管理是其評估工作的一個(gè)重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評估結(jié)果的好壞。
(二)檔案管理資料是高職院校教學(xué)科研的鮮活教材
高職院校作為我國職業(yè)教育的主力軍，承擔(dān)著為社會培養(yǎng)高層次技術(shù)人才的使命，教學(xué)任務(wù)是其主要任務(wù)之一。高職院校除了教學(xué)之外，科研工作也是其不可或缺的一項(xiàng)重要的建設(shè)內(nèi)容。因此，高職院校的教學(xué)、科研工作始終伴隨著院校的建設(shè)發(fā)展，它們是以自我創(chuàng)新引領(lǐng)高職院校始終處在時(shí)代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現(xiàn)有的教學(xué)科研成果收集整理，作為將來進(jìn)一步改善提高教學(xué)科研水平的基礎(chǔ)性材料，這些檔案管理資料無疑是高職院校教學(xué)科研的鮮活教材。
二、高職院校檔案管理中存在的問題
檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發(fā)展步伐和建設(shè)水平，同時(shí)對于教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)也起著不可忽視的作用。因此，在高職院校快速的發(fā)展道路上，檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，高職院校檔案管理中存在著不少的問題。
改革開放以來，隨著我國對專業(yè)技術(shù)人才需求的不斷增加，高等職業(yè)教育也隨之快速發(fā)展。目前，我國高職院校一直處于規(guī)模不斷擴(kuò)張、招生數(shù)量連年攀升的態(tài)勢。生源數(shù)量的增加又造成了高職院校校舍和教學(xué)資源的緊張。為此，高職院校在校園基礎(chǔ)設(shè)施、教學(xué)儀器設(shè)備、師資力量等方面加大了建設(shè)力度。而對于檔案工作這種見效慢、產(chǎn)出效果不明顯的工作卻沒有得到應(yīng)有的重視。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，使得高職院校的檔案管理工作難以繼續(xù)向前推進(jìn)。
(二)高職院校對檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足
檔案管理需要有一支具有專業(yè)技術(shù)水平的工作人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理。而高職院校經(jīng)費(fèi)投入的不足，導(dǎo)致檔案管理工作的嚴(yán)重滯后，主要表現(xiàn)在高職院校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、技術(shù)水平落后、人員配備不足、管理方法落后、質(zhì)量不高、成效不明顯等方面。
(三)檔案管理工作人員的專業(yè)性不強(qiáng)
我國的高職院校大多是從以前的中職中專發(fā)展而來，檔案管理也是承接以前的體制。在管理人員的配備上，高職院校一直是將那些臨近退休、無力承當(dāng)教學(xué)任務(wù)的老教師安排在檔案管理工作崗位上，或者是院校為了吸引高層次人才而承諾的幫助解決配偶工作問題，將其配偶安排在檔案管理工作崗位上。這些檔案管理人員有一個(gè)共同特征是，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案學(xué)理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐的鍛煉，他們的知識背景與當(dāng)下的檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性形成鮮明的矛盾，制約著檔案管理工作的規(guī)范和質(zhì)量的提升。
(四)對檔案管理的價(jià)值認(rèn)識不足
檔案是一些有價(jià)值的歷史資料，所謂價(jià)值就是指這些資料對于現(xiàn)在和將來的工作仍然具有指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。如果不充分利用，那么這些價(jià)值也就蕩然無存。檔案束之高閣只是一堆廢紙。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩個(gè)方面:一是高職院校檔案管理人員沒有意識到檔案的重要性，沒有對檔案進(jìn)行規(guī)范整理，建立全面的檔案目錄，以至于檔案需要者無法查到需要的檔案，而造成的供需矛盾;二是高職院校廣大師生對于檔案的價(jià)值認(rèn)識不足，沒有查閱檔案的觀念和習(xí)慣。這兩種情況導(dǎo)致了高職院校檔案管理的開發(fā)利用工作的長期落后。
三、高職院校創(chuàng)新檔案管理機(jī)制的措施
檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，針對目前高職院校檔案管理工作中存在的問題，為加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理工作中的作用，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面的創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制。
(一)加強(qiáng)高職院校的檔案管理制度創(chuàng)新
制度創(chuàng)新是高職院校檔案管理工作贏得新的發(fā)展的前提。建立完善的檔案管理工作制度有利于推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性。目前造成高職院校檔案管理工作效率低下、質(zhì)量不高的原因在于其檔案管理責(zé)任制度和激勵(lì)制度的缺失。大多數(shù)高職院校都將精力和時(shí)間集中在招生和校區(qū)與專業(yè)的擴(kuò)建上，以至于荒廢了檔案管理工作的制度建設(shè)，使得檔案管理工作責(zé)任落實(shí)不明確。檔案館藏對于檔案的分類工作、整理工作都是由當(dāng)班的工作人員共同完成，而完成的質(zhì)量如何?事后如果出現(xiàn)問題誰來負(fù)責(zé)?這些責(zé)任劃分極不明確，甚至無從談起。而且工作人員對于檔案的維護(hù)管理都是誰值班誰負(fù)責(zé)，換班時(shí)沒有規(guī)范的交接手續(xù)，這種制度的最大弊端就是檔案的遺失、殘缺、損壞現(xiàn)象找不到責(zé)任人。工作中出現(xiàn)了疏漏也不用承擔(dān)責(zé)任，這導(dǎo)致了工作人員責(zé)任心的缺失［6］。檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制的缺失主要表現(xiàn)在對檔案管理工作不被重視，缺乏一系列的檔案管理工作考評機(jī)制和評價(jià)條例，使得檔案工作人員的工作得不到應(yīng)有的認(rèn)可，使他們喪失了工作的積極性和熱情。因此，完善高職院校的檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)首先建立明確的責(zé)任制度和激勵(lì)制度。
(二)建立完善的檔案收集工作機(jī)制
檔案的收集是檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作的質(zhì)量決定著其整理、歸類、保管、查閱的工作質(zhì)量。檔案并不是檔案機(jī)構(gòu)自己形成的，而是在長期不斷地檔案收集中形成的。做好檔案收集工作可以從以下三個(gè)方面著手:一是嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔制度。二是加強(qiáng)對零散文檔收集的制度的建設(shè)。一些散落在外的文檔仍然有其重要的檔案價(jià)值。這些檔案一般都是由于工作人員的疏忽和檔案收集制度的規(guī)范性不高造成的，為此應(yīng)當(dāng)有針對性的建立檔案收集制度，以制度建設(shè)確保檔案的完整性。三是加強(qiáng)對檔案材料的回收工作。檔案收集不僅僅是檔案管理人員的事情，而且也是全校師生必須共同承擔(dān)的事情。當(dāng)前，高職院校的一些師生缺乏檔案材料的保管意識，有些職能部門和教師在借閱檔案材料后缺乏及時(shí)歸還的意識，而有些檔案管理工作人員也缺乏工作的責(zé)任心，導(dǎo)致不少外借的檔案材料被損壞或遺失，致使有些檔案材料殘缺不全，給學(xué)校的檔案管理帶來了很大的弊端。因此，在建立完善的檔案管理機(jī)制的同時(shí)，必須注重和規(guī)范檔案的外借與回收機(jī)制建設(shè)。
(三)嚴(yán)格遵循檔案管理的工作程序
在檔案的收集過程中，應(yīng)當(dāng)保證文件材料的完整，對待需要長期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如對公文文檔的收集與保存，每份文件的原件與附件、原件與印件、請示與批復(fù)、原件與轉(zhuǎn)發(fā)文件、同一份文件的不同文字表達(dá)等材料的收集都要按照嚴(yán)格程序進(jìn)行收集、整理、歸類、收藏、保管。另外，歸檔文件的完整性應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)于保管利用的便捷性之中。首先，檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔工作的各項(xiàng)要求，完整收集歸檔現(xiàn)有的文件。其次，檔案工作人員要及時(shí)關(guān)注文件形成過程中的各種情況，要有責(zé)任和義務(wù)對成為檔案之前的文件中存在格式錯(cuò)誤，書寫錯(cuò)誤等問題向有關(guān)人員提出意見，以規(guī)范文件的管理和提高檔案的質(zhì)量，在整理檔案過程中應(yīng)將收集到的各種文件進(jìn)行分類、編排形成檔案體系。
(四)處理好檔案保管與利用之間的關(guān)系
整理檔案的復(fù)雜性一方面在于要保持檔案之間相互聯(lián)系性，另一方面要注重檔案的保管與利用。目前高職院校的檔案管理工作不能很好的將檔案之間的聯(lián)系性與檔案的實(shí)際利用價(jià)值有機(jī)的統(tǒng)一起來，往往是兼顧檔案的聯(lián)系性卻忽視了檔案的實(shí)際利用價(jià)值，而兼顧了檔案實(shí)際利用價(jià)值卻又能忽視檔案之間的聯(lián)系性。例如高職院校舉辦的某次大型學(xué)術(shù)研討會，會上產(chǎn)生了書面材料，影音資料和各種圖片資料等，這些資料因?yàn)樾问降牟煌跉w檔時(shí)必然會被分開，這就割裂了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性。但是這卻十分有利于檔案的歸類與整理。諸如此類的矛盾在檔案的收集與整理中屢見不鮮。面對此種矛盾我們應(yīng)當(dāng)首先要以檔案的保管為重，因?yàn)闄n案工作的首要職能就是保證檔案材料的安全性和完整性。只有這些檔案能夠被完整的保存下來，檔案的開發(fā)利用工作才能夠順利開展。因此在面對保管與有效利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，檔案管理應(yīng)當(dāng)將檔案的保管放在首位。同時(shí)，尋求能夠?qū)崿F(xiàn)二者兼顧檔案管理模式。例如在針對某研討會形成的各種不同形式的檔案材料時(shí)，我們首先應(yīng)當(dāng)保證這些檔案的安全和完整。聲像資料應(yīng)當(dāng)與書面資料分開保管，利用專業(yè)的技術(shù)對其進(jìn)行專門的維護(hù)和保管。同時(shí)將這些有著很強(qiáng)的內(nèi)在聯(lián)系和互補(bǔ)性的聲像資料與書面資料放在一起保管以便查閱。為實(shí)現(xiàn)兩種功能的兼顧，應(yīng)當(dāng)成立嘗試建立專門的索引目錄，在書面紙質(zhì)檔案索引后面注釋好與之有聯(lián)系的聲像資料的位置，這樣便可以兼顧各種形式檔案保管的內(nèi)在聯(lián)系性和完整性。
(五)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的提高
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；規(guī)劃院；檔案管理；創(chuàng)新；
中圖分類號：F208文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
知識經(jīng)濟(jì)社會是一個(gè)創(chuàng)新性很強(qiáng)的社會,進(jìn)入信息化時(shí)代的規(guī)劃院檔案部門應(yīng)是一個(gè)創(chuàng)新能力極強(qiáng)的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價(jià)檔案部門服務(wù)水平,特別是檔案部門工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實(shí)際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動(dòng),建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點(diǎn),以現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務(wù)成為大勢所趨。因此,檔案信息服務(wù)的對象日益廣泛,服務(wù)的需求更加多樣化。為適應(yīng)這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。
具有預(yù)見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務(wù)方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。
一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行
檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應(yīng)信息化發(fā)展變化,適應(yīng)外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務(wù)方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強(qiáng)自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進(jìn)觀念以及運(yùn)行機(jī)制和管理服務(wù)方式的再設(shè)計(jì)與建造,全面提高工作效率和服務(wù)水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進(jìn),檔案工作的管理體制、運(yùn)行機(jī)制和服務(wù)模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨(dú)自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實(shí)體”的擁有。這些都嚴(yán)重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導(dǎo)致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務(wù)觀念,制約著信息化的進(jìn)程。在信息時(shí)代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的認(rèn)可。盡管檔案界已認(rèn)識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù),是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習(xí)難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。
20世紀(jì)90年代以來,經(jīng)濟(jì)全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,給檔案工作的運(yùn)行機(jī)制和公共管理服務(wù)帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應(yīng)時(shí)代潮流,大力深化改革,強(qiáng)化自身職能,使檔案工作信息化的普及應(yīng)用變成生動(dòng)的現(xiàn)實(shí)。
二、檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新工作
1、信息服務(wù)的社會化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為為社會全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對社會活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得更復(fù)雜,越來越離不開信息服務(wù)。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
2、興辦服務(wù)實(shí)體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)
知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動(dòng)出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù);開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機(jī)會;開發(fā)法律信息,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)信息資源共享
隨著信息時(shí)代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻(xiàn)資源,任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息時(shí)代背景下的檔案創(chuàng)新工作
1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新
如果說信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時(shí)代的許多先進(jìn)管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運(yùn)用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力,實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化,知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應(yīng)該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時(shí),積極推進(jìn)企業(yè)顯性知識的擴(kuò)散,適當(dāng)介入隱性知識的挖掘,促進(jìn)不同種類的知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。
2、配合知識管理,適當(dāng)?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延
知識管理是從創(chuàng)造價(jià)值的角度來考察企業(yè)的所有運(yùn)作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動(dòng)中已經(jīng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當(dāng)?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應(yīng)配合知識管理的實(shí)施,進(jìn)一步樹立大檔案觀,加強(qiáng)與圖書、情報(bào)等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報(bào)、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供強(qiáng)有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)做出更大貢獻(xiàn),還可以進(jìn)一步提升自己在企業(yè)中的地位。
3、借用知識管理的先進(jìn)信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平
知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價(jià)值的角度考察企業(yè)的所有運(yùn)作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點(diǎn)。實(shí)施知識管理需要強(qiáng)大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實(shí)施知識管理的機(jī)會,帶動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)的升級,是檔案工作實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。
結(jié)束語
總之,規(guī)劃院檔案工作者應(yīng)在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進(jìn)行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機(jī)構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實(shí)效的檔案信息。
參考文獻(xiàn)：
[1]蔡姍.影響規(guī)劃院檔案管理的主要因素及對策分析[J].科學(xué)之友,2010(12):84- 85.
