發(fā)布時間：2023-08-15 17:13:27
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校數(shù)字檔案樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
隨著計算機、網絡技術的發(fā)展和普及，信息的生產、存儲和傳遞的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。數(shù)字信息資源以傳統(tǒng)信息資源難以比擬的優(yōu)勢逐漸成為信息資源的主體。
國內高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來的檔案豐富，原始記錄性強，進行高校檔案數(shù)字資源建設將具有一定的歷史價值、科技價值和文化價值，可以實現(xiàn)管理高校檔案的信息化、規(guī)范化、標準化和科學化，更好的保護與搶救珍貴的高校檔案。
二、數(shù)字檔案資源建設的內容
進入數(shù)字時代，以計算機、網絡為載體的信息資源以幾何級的速度產生、傳播。檔案信息資源具有獨特的價值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。
數(shù)字資源建設，就是運用數(shù)字化的技術手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進行數(shù)字化的處理和加工，同時對已經形成的數(shù)字信息資源進行科學的規(guī)劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數(shù)字信息資源體系的全過程。數(shù)字資源建設內容一般包括數(shù)字資源建設規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫建設、網絡信息資源的開發(fā)和組織、電子資源的購買、數(shù)字資源的整合等內容。
高校數(shù)字檔案資源建設，基于互聯(lián)網、計算機，以檔案數(shù)字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構建反映高校文化和歷史進程的資源庫。
高校檔案館數(shù)字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫的建設等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集和接收、專題數(shù)據(jù)庫的采集、互聯(lián)網上其他具有檔案價值的信息下載等。
高校數(shù)字檔案資源建設具有非常廣的拓展性，基于內容豐富的數(shù)字資源體系，可以進行多種形式的再開發(fā)，形成多種多樣的衍生產品，進行學校文化教育、學校形象宣傳等。
高校數(shù)字檔案資源建設主要包括以下幾個方面：
（1）館藏檔案的數(shù)字化成果
館藏檔案的數(shù)字化成果是將接收歸檔資料進行數(shù)字化處理形成的數(shù)字資源，以及經加工獲得的二次文獻、三次文獻等開發(fā)產品的數(shù)字資源。檔案館數(shù)字資源建設的重點內容就是館藏的內容的數(shù)字化。高校檔案館開展數(shù)字資源建設，首先必須致力于館藏資源的數(shù)字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進行數(shù)字化處理。
（2）歸檔部門提交的電子文檔
高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數(shù)字化光盤以及各種數(shù)據(jù)資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內容不能更改。在材料內容進行數(shù)據(jù)化處理的過程中，材料數(shù)據(jù)所包含的信息等內容都要與非數(shù)據(jù)化的原件保持一致。所以說，數(shù)據(jù)化的過程是根據(jù)館藏內容來分批逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數(shù)字檔案資源的不斷補充。
（3）檔案館專門數(shù)據(jù)庫
檔案館提供各項服務，需要建立專門數(shù)據(jù)庫，同時需要在工作中維護、更新數(shù)據(jù)庫。專門數(shù)據(jù)庫大致包括：文件數(shù)據(jù)庫、教學學籍管理數(shù)據(jù)庫、科研項目數(shù)據(jù)庫、基建項目數(shù)據(jù)庫等。
（4）檔案館日常工作所形成的數(shù)字資源
高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數(shù)字資料。
三、數(shù)字檔案資源建設的管理
（1）建立和維護數(shù)據(jù)庫
檔案工作人員根據(jù)相關的分類標準整理檔案輸入專門的信息數(shù)據(jù)庫，最后形成數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關的注冊、登錄、加密等一系列的信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立起來以后，依靠網絡技術實現(xiàn)檔案數(shù)字資源交換、利用。
（2）數(shù)字檔案資源的質量控制
檔案館館藏是當前數(shù)字檔案館信息資源建設的基礎。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數(shù)字化，通過網絡實現(xiàn)有效共享和利用，就能成為當前數(shù)字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數(shù)字化的質量控制一般有以下幾個方面：1、館藏數(shù)字化的質量控制，在進行館藏檔案數(shù)字化進程時，檔案管理部門應根據(jù)實際情況，制定嚴格的數(shù)據(jù)質量驗收指標。檔案館驗收人員必須對數(shù)字化檔案信息進行全面進行驗收，確保數(shù)字化檔案信息的完整、準確。2、電子文件接收的質量控制，高校數(shù)字檔案館檔案信息資源的重要來源是學校各部門、單位形成的電子文件。為確保進館電子文件的真實性和完整性，必須重視進館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術標準規(guī)范的電子文件，要求立檔單位重新發(fā)送；對于無須進館的電子文件，堅決拒收。
（三）數(shù)字檔案資源的安全機制
為保證數(shù)字檔案的信息安全，我國已經制定并公布了一些相關法律，如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》，《計算機信息網絡國際聯(lián)網安全保護管理辦法》、《網絡安全法》等。
檔案工作部門應建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。數(shù)字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環(huán)節(jié)。必須建立一整套科學、合理、嚴格的制度規(guī)范，在完善監(jiān)督機制的同時，保證制度規(guī)范的嚴格執(zhí)行。
（四）數(shù)字檔案資源的長期保存
數(shù)字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數(shù)字檔案資源的易消亡性。因此，數(shù)字資源長期保存自然有著非同一般的價值和意義以及迫切性。數(shù)字資源逐漸成為信息時代生產和利用的重要對象，數(shù)字資源長期保存已成為數(shù)字檔案館以及其他數(shù)字信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略問題。運用各種手段使得數(shù)字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數(shù)字資源長期保存的核心與關鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務才能持續(xù)而穩(wěn)定的進行。
（五）數(shù)字檔案資源的備份機制
為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機制以防問題的出現(xiàn)和帶來的不良后果。一般來說，數(shù)字檔案資源存儲的形態(tài)可分為傳統(tǒng)方式、數(shù)字方式、縮微方式。當前，為了解決數(shù)字檔案資源因保存不當帶來的信息損害，一般采用異質備份和云備份。
（六）數(shù)字檔案資源的服務機制
在當前的網絡環(huán)境下，借助于多途徑的網絡接入方式和現(xiàn)代網絡技術，檔案館數(shù)字資源能夠突破時空的限制，更能方便為師生提供利用。高校檔案館數(shù)字資源營造的數(shù)字化環(huán)境不僅能夠讓校內用戶隨時隨地獲取需要的信息，也能為跨高校數(shù)字檔案信息資源整合創(chuàng)造可能和便利。高校檔案館應為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，以滿足各類用戶的需求。
隨著計算機網絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術的發(fā)展，檔案信息數(shù)學化和網絡化已經成為檔案管理的必然趨勢，也是評價一所大學檔案部門發(fā)展水平的重要標準，但國內大多數(shù)高校檔案部門總體來講檔案信息化建設相對滯后，其工作仍舊停留在傳統(tǒng)的手工及計算機輔助管理階段，極大地阻礙了高校檔案信息資源的開發(fā)和利用，與傳統(tǒng)載體檔案相比，數(shù)字化檔案是最大特點是沖破了傳統(tǒng)載體檔案的管理和利用方式，打破了檔案利用的時間和空間限制，促使檔案管理從傳統(tǒng)的收集，整理，管理、利用的職能向信息采集，信息管理和信息開發(fā)的職能轉變。
1 紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案的必要性
（一）有利于檔案信息資源的開發(fā)利用
由于紙質檔案資料較多，占用庫房空間大，查找比較繁瑣，檔案在使用時受時間和空間的限制，大大降低了檔案的使用效率。而將紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案，可以使檔案信息分別分類的存儲在數(shù)據(jù)庫中。當使用者需要使用檔案信息時，可以不受時間和空間的限制，在任何時間跨區(qū)域利用計算機網絡快速的、準確的檢索所需的檔案信息，進而有效使用檔案信息，這將大大提高檔案信息的使用效率。
（二）有利于強化檔案信息資源的保護
檔案館保存的紙質檔案受外界環(huán)境影響較大，防火，防潮，防蟲的安全系數(shù)不高。在檔案的利用過程中會被使用者直接翻閱，容易造成紙質檔案磨損和損壞；而庫房管理人員如不能認真和科學的管理紙質檔案，也可能會造成紙質檔案丟失或損壞。以上情況的發(fā)生，都會使檔案信息得不到有效的保護。而數(shù)字化檔案可以使檔案信息分類存儲在數(shù)據(jù)庫中，當使用者需要利用檔案信息時，只需要通過網絡傳輸?shù)姆绞絹磉M行檔案信息的檢索和利用，以電子閱讀的方式來查看檔案信息，這將有效避免紙質檔案因外部因素導致?lián)p壞的情況發(fā)生。
2 高校檔案數(shù)字化建設中應采取的策略
（一）加強檔案宣傳，爭取領導的重視與支持。
學校領導對檔案工作重視程度直接關系到檔案數(shù)字化工作的經費投入，因此必須要加強檔案工作宣傳，不斷增強學校領導的檔案保護意識，讓學校領導一定要認識到檔案數(shù)字化工作的重要性，促其加強對檔案數(shù)字化工作的支持，并把檔案數(shù)字化工作列入學校工作的重要議事日程，納入學校發(fā)展的總體規(guī)劃，將檔案數(shù)字化建設與學校的“數(shù)字化”校園建設有機結合，做到把檔案工作的發(fā)展與學校教學、科研等工作的發(fā)展同步推進，統(tǒng)籌協(xié)調。加大對檔案部門的人力、財力、物力支持，為檔案數(shù)字化建設提供強有力的保障，有利于切實解決檔案數(shù)字化工作中存在的各種問題。
（二）建立健全檔案數(shù)字化工作的各項標準和管理制度。
為了使高校數(shù)字化檔案工作趨于規(guī)范化和科學化。要科學制定、修訂、貫徹各項檔案數(shù)字化標準，使數(shù)字化檔案工作逐步走向規(guī)范化、標準化。首先各單位應根據(jù)自身條件和檔案管理的特點設計檔案數(shù)字化工作流程，建立和逐步完善各個工作崗位的工作制度，細化檔案數(shù)字工作中的各項標準和工序之間的交接程序，并把工作職責落實到每一個人，做到分工明確，責任到人。根據(jù)紙質檔案的類型、介質種類、年代等不同因素，對工作流程、工作崗位、技術指標都要有針對性的進行調整和設置，并安排專人負責指導和質量檢查。對每個工序的交接環(huán)節(jié)要做好交接登記等等，比如檔案出庫領用、預處理、數(shù)字化處理、質量檢查、裝卷歸還、數(shù)字檔案信息備份移交都要做好相應的交接登記手續(xù)，要制定嚴格的工作制度和管理辦法，只有采取強有力措施，才能確保檔案原件安全和數(shù)字化檔案的質量。
（三）加強數(shù)字化檔案的安全管理。
為有效保護數(shù)字化檔案的安全，應采取定期備份、信息加密、訪問控制等技術措施。首先每份數(shù)學化檔案應備份不少于兩份完全相同的不同存儲介質拷貝。數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)應按照相關技術標準進行建設，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。對不同密級的數(shù)字化檔案應該區(qū)別在不同的網絡中使用，有保密要求的數(shù)字化檔案必須在與外網隔斷的專網內使用，每份數(shù)字化檔案要根據(jù)保密級別設置相應的密級標識，同時進行技術認證和授權訪問，嚴格控制數(shù)字化檔案信息下載。而對完全開放的數(shù)字化檔案可以接入校園網，為檔案信息資源的開發(fā)和利用提供便利。檔案數(shù)字化的使用要建立實名注冊制度，設立查詢管理系統(tǒng)，做到一切有據(jù)可查，可追根溯源。
總之高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。紙質檔案轉化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的進一步開發(fā)利用，打破了紙質檔案使用上的時間和空間概念。最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資源的利用效率，加快檔案工作發(fā)展的步伐，促使檔案工作能更好地為學校教學和科研工作服務。
[關鍵詞]信息時代；高校檔案信息化；數(shù)字資源建設
信息化時代已經以驚人的速度推動著人們生產、生活和傳播方式的變化，在歷史發(fā)展過程中，作為具有承載信息、記錄高校在教育、教學、科研、建設等工作進程的高校檔案也在悄然朝著信息化管理方向發(fā)展。
檔案信息資源建設的檔案信息化建設的關鍵，在信息時代下，檔案數(shù)據(jù)勢必具有新的特點，正是如此，對信息時代下檔案信息資源建設的探討關系著檔案信息化建設事業(yè)的前途，意義非凡。
1、檔案信息資源建設的內容及重要性
2002年12月25日，國家檔案局通過的《全國檔案信息化建設實施綱要》中將檔案信息化建設內容概括為6部分，即：檔案信息化基礎設施建設、檔案洗洗資源建設、檔案管理應用系統(tǒng)建設、檔案信息化標準規(guī)范建設、檔案信息化人才隊伍建設和檔案信息化標準規(guī)范建設。其中，高校檔案信息資源建設是高校檔案信息化建設的關鍵和核心。
高校檔案信息資源建設主要內容包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。
高校檔案信息化建設的主體即為檔案資源，只有將檔案資源準確的、高效的、有機的建設起來，才能高水平的完成檔案信息化建設。高校檔案信息化建設如果沒有豐富的、合理的、有機結合在一起的、優(yōu)質的數(shù)字檔案信息資源，那么，檔案信息化建設就會成為“無本之木、無源之水、無米之炊”，檔案信息化建設的目標和作用就無法實現(xiàn)，失去了檔案信息化建設的意義。因此檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心內容，是檔案信息化建設的“內在貨源”保障，關系到檔案信息化建設的成敗。
2、信息時代檔案數(shù)據(jù)特點
信息時代的變革減輕了手工勞動，規(guī)范了工作流程，其使得多種人工勞動發(fā)生了質的變化，同時影響著人們的思維方式。高校中的各業(yè)務也在這一時代中發(fā)生了翻天覆地的變化，均擁有著各自的業(yè)務系統(tǒng)為之服務。作為在高校教學、科研、黨政管理以及其他活動中形成的歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是學校各種業(yè)務數(shù)據(jù)的終點，檔案數(shù)據(jù)勢必呈現(xiàn)出了新的時代特征。
（一）數(shù)據(jù)量大，增長迅速
高校檔案記錄著學校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的、確定的原始信息。在信息時代下，學校各業(yè)務部門的業(yè)務系統(tǒng)不斷增多，進而產生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)、信息有很大一部分屬于歸檔范疇，直接導致檔案數(shù)據(jù)量增大；同時檔案數(shù)據(jù)種類也不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)的文檔，還包括圖片、視頻、音頻、網頁、日志等。再者，檔案信息化資源建設還包括將館藏檔案進行數(shù)字化，這部分也是數(shù)量眾多的部分。另外隨著工作的推進，在信息時代下，檔案資源還包括在紙質保管年代，因條件所限未能很好保存的數(shù)據(jù)信息，例如：瀏覽軌跡、訪問日志、操作日志等。因此，在信息時代下，檔案數(shù)據(jù)量將會以高速的速度增長。
（二）分布廣泛，多源異構
學校各業(yè)務系統(tǒng)業(yè)務側重點不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導致在此過程中各系統(tǒng)間產生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免的分布在不同的業(yè)務系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛的存在于諸多不同的業(yè)務系統(tǒng)當中，作為眾多業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構性，呈現(xiàn)出結構化信息、半結構化信息和非結構化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構數(shù)據(jù)。
（三）真實可靠、準確度高
信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學校各業(yè)務系統(tǒng)產生的過程數(shù)據(jù)及結果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進行組合，是對原始數(shù)據(jù)的保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當使用者根據(jù)外部環(huán)境進行數(shù)據(jù)選擇時，可精確的將所需檔案信息進行鎖定。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到更大關注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源”。具備真實可靠，準確度高的特性。
3、信息時代下檔案信息資源建設面臨的改變
高校檔案信息資源建設主要包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。
（一）高校館藏檔案的數(shù)字化：是檔案資源建設的很重要一個基礎部分，主要包括目錄錄入、檔案數(shù)字化加工。就高校來說，檔案信息的數(shù)字化主要包括：紙質檔案數(shù)字化；照片、底片、圖紙等紙質檔案數(shù)字化；錄音錄像檔案數(shù)字化。
在信息時代下，這些原本的紙質文件本身是由業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件進行了紙質化處理，因此，一部分數(shù)字化工作可以省略，例如：沖印的數(shù)碼照片無需進行數(shù)字化加工，只需留存電子版即可。
（二）電子文件的采集：是檔案資源建設的主要內容，主要包括將各業(yè)務過程中產生的最終的電子文件進行收集整理，電子文件的采集首先要求的是積累那些經過審批的“最終版本”的電子文件。
在信息時代下，無紙化辦公已經成為常態(tài)，諸多歸檔的文件本身即是由業(yè)務系統(tǒng)生成的報表，在進行收集時需按照固定格式將報表生成電子版并轉化為檔案固定不可修改格式進行保存，同時收集方式可以采用網絡在線接收和介質移交接收。
（三）接收檔案信息資源建設：各種具有檔案性質的行業(yè)、專題資源庫。各種具有檔案性質的政府和行業(yè)信息及專題資源庫也是檔案館數(shù)字資源建設的重要采集內容。
在信息時代下，可通過網絡在線采集網現(xiàn)有的各種信息資源庫，也可以根據(jù)使用需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補充檔案館數(shù)字資源建設的不足。
4、信息時代下檔案信息資源建設的實施策略
信息時代背景下，檔案信息資源建設必須考慮到時代的特征性，充分利用時代特征，以建設精準、豐富、有機的檔案信息資源為目標，進而圓滿完成檔案信息化建設工作。
（一）有序、規(guī)范、有機的進行數(shù)字化加工
信息時代下對檔案數(shù)字資源建設分為“增量檔案電子化，存量檔案數(shù)字化”，對存量檔案的數(shù)字化加工，首先應該有原則、有順序進行加工，例如根據(jù)利用率高低進行數(shù)字化，根據(jù)檔案保存難以程度進行數(shù)字化，根據(jù)檔案重要程度進行數(shù)字化等等。
信息時代下檔案數(shù)字化加工更應該遵守統(tǒng)一的標準。數(shù)字化加工是一個技術性、規(guī)范性工作，應該嚴格遵守數(shù)字化加工的標準規(guī)范。目前用于檔案信息資源建設的標準規(guī)范由如下有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》（GB/Tl8894―2002）、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31―2005）、《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T20163―2006）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。
信息時代下，有機的完成數(shù)字化加工工作。數(shù)字化加工絕不是簡單的將非電子數(shù)據(jù)經過計算機、掃描儀等電子設備轉化為非結構化數(shù)據(jù)進行簡單存儲，更為重要的是要與目錄數(shù)據(jù)庫的結構化數(shù)據(jù)相結合，結構化數(shù)據(jù)與非結構化數(shù)據(jù)有聯(lián)系、有對應、有組合，只有形成一套完整的、系統(tǒng)的結構化與非結構數(shù)據(jù)的有機整體，才是真正的數(shù)字化。
（二）整合資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)
信息時代背景下，學校各業(yè)務部門均有自己的業(yè)務系統(tǒng)，產生的業(yè)務數(shù)據(jù)在本系統(tǒng)內有統(tǒng)一性、規(guī)范性，不同系統(tǒng)間卻有多樣性。例如學校辦公室OA系統(tǒng)、教務處成績管理系統(tǒng)、科研處科研成果管理系統(tǒng)、財務處財務報表系統(tǒng)等采用的可能是不同的數(shù)據(jù)庫，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等數(shù)據(jù)庫，在尚無一個標準的數(shù)據(jù)接口下，可開發(fā)不同的轉入工具使得不同數(shù)據(jù)庫通過各自轉入工具轉化為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，分別與檔案系統(tǒng)做借口，將各業(yè)務系統(tǒng)內需要歸檔字段與檔案系統(tǒng)的字段做統(tǒng)一對應，則可完成數(shù)據(jù)高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好調研，檔案工作前端化，通過前端控制和全程管理，對其產生、使用、失效等過程進行有效管理，做到工作上主動性和前瞻性。
（三）以目標為導向，理清數(shù)據(jù)邏輯
檔案的重要目的是利用，構建檔案系統(tǒng)，完成信息化建設的首要思考問題應該是此系統(tǒng)的使用目的。由此根據(jù)理清數(shù)據(jù)間的關系進而去完成系統(tǒng)的設計與構建，“盤活”已有數(shù)據(jù)，最大限度優(yōu)化系統(tǒng)。
例如在外語外貿類院校中出國學生比例較大，成績翻譯是檔案利用工作的很重要的一個內容。采用手動錄入、手動翻譯當然可以解決問題，但是增加了勞動，重復建設數(shù)據(jù)，為此，可直接利用在務處成績管理系統(tǒng)中已有學生的中文成績，但是需與其中文成績庫做英文成績庫對應，理清其中學生學號、課程號、分數(shù)、課程的邏輯關系后，就可以很輕松的完成成績英文翻譯工作。
在完成中英文數(shù)據(jù)庫一一對應之后，一份中文成績單便成功翻譯成了一份英文成績單。
5、今后工作展望
（一）加強信息安全管理
信息時代背景下，數(shù)據(jù)是重中之重，訪問系統(tǒng)首先要建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一身份認證、單點登錄和訪問權限控制，達到用戶安全集成管理目標；其次，通過數(shù)據(jù)加密技術保護檔案數(shù)據(jù)安全；再次，要建立完善的備份機制，提高系統(tǒng)容災能力；最后要加強安全意識培訓。
（二）加強標準規(guī)范建設
信息時代背景下，多樣化業(yè)務系統(tǒng)、多樣化數(shù)據(jù)已經成為常態(tài)，要消除信息孤島，實現(xiàn)信息資源共享與整合就要協(xié)調各方利益，建立兼顧實用性、穩(wěn)定性和國際性的檔案數(shù)字資源整合的標準體系，完成不同協(xié)議、標準、規(guī)范的整合。
（三）加強人才隊伍建設
信息時代的快速發(fā)展，迫使檔案從業(yè)者要加強自身素質建設，在檔案數(shù)字資源整合中承擔起專家的角色，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和領航者。要求檔案從業(yè)者不僅具有過硬的檔案專業(yè)知識，更要具備信息技術，不斷學習跟隨時代，才能做好檔案資源建設，最終完成好檔案信息化建設。
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[關鍵詞]高校聲像檔案;數(shù)字化;管理策略
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數(shù)量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動中的現(xiàn)場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術手段轉化為計算機可識別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術手段包括計算機存儲技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字攝影技術、多媒體技術等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經成為媒體發(fā)展的一個趨勢，其基礎就是計算機、多媒體、網絡、存儲和壓縮等技術的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構建一個數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網絡上進行傳播，實現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。
二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問題分析
（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術復雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術特征、歷史背景等。因此，對傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質容易受損，影響原始檔案信息質量。在聲像檔案的數(shù)字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發(fā)制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個兼容的容災數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中，存放經過非壓縮的高質量轉換的音視頻計算機數(shù)據(jù)文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設。由于IT設備（包括網絡設備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統(tǒng)的前期設計必須慎重，避免由于計劃、設計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統(tǒng)、在線存儲系統(tǒng)以及異地的容災存儲系統(tǒng)、相應的網絡設施升級，必須預留充分的發(fā)展空間。同時，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務的系統(tǒng)化與網絡化、信息編輯轉換流程的標準化與規(guī)范化軌道，始終密切關注相關學科領域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術的先進性和可靠性選擇?？煽啃栽礁叩穆曄駲n案信息，對諸如回放設備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術。因此，包括模擬設備和數(shù)字設備在內，最好的不一定是最新的技術，而經得起時間考驗的普及型成熟技術才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經常退化更新，導致數(shù)據(jù)格式也經常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲的物理存儲介質轉移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲策略。這種轉移并不是簡單的數(shù)據(jù)轉移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質層間開裂等原因導致的聲像檔案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉移行為具有周期性，被轉移到相關儲存介質上的數(shù)據(jù)保存直至該儲存介質技術退化后，就會經歷下一輪的數(shù)據(jù)轉移。在不斷的數(shù)據(jù)轉移過程中，特別是在格式轉換過程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對數(shù)據(jù)轉移過程進行必要的流程監(jiān)控和質量控制，同時，為保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性，還需對其相關的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術問題。選擇技術策略時，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉換過程中數(shù)據(jù)丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術標準、《數(shù)字音頻的產生和保存指南》、《中國數(shù)字圖書館標準規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉換風險。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點，但最大弱點是其數(shù)字形式相當脆弱，需要探討保護技術和參考技術保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來設計聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設計、元數(shù)據(jù)的設計與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設計等諸多細節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質量，最終達到聲像數(shù)據(jù)的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規(guī)范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內容的紙質文書檔案的國家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉換。（四）保管策略。對聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉換工作。由于軟件和硬件技術更新快，舊的技術被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運用語音識別及人像識別技術，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統(tǒng)，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內容快速檢索的便捷性。（六）開發(fā)利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數(shù)字化處理和深層次加工，同時加強網絡化建設，實現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網絡平臺，快速查閱并及時利用學校的發(fā)展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數(shù)字化后，在網上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數(shù)字化后，在網上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數(shù)字化及其開發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設，挖掘聲像檔案內涵，展示學校發(fā)展的輝煌成就和對未來發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學院
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關鍵詞：高校 歷史檔案 數(shù)字化 檔案安全 實踐
高校歷史檔案一般是指1949年以前形成的檔案，它是一所學校歷史的真實寫照，也是其獨特的辦學傳統(tǒng)和優(yōu)良學風得以形成、繼承和發(fā)揚的物質載體。尤其是一些保存百年以上的珍貴檔案更是研究我國高等教育起源、發(fā)展和改革的重要資料。我校檔案館現(xiàn)館藏有近1萬卷珍貴的歷史檔案，如1896年四川中西學堂和1910年華西協(xié)和大學創(chuàng)辦資料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求學檔案，這些檔案對研究近代中國西南地區(qū)的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要價值。但由于保存時間較長等諸多原因，這些寶貴的歷史檔案已出現(xiàn)了不同程度的破損，特別是近年大量而頻繁的查閱歷史檔案，更加劇了檔案的損壞程度。為了更好地保護這些珍貴的歷史檔案，同時，也為了能給大家提供更安全、高效、及時和便捷的檔案查閱服務，我校檔案館啟動檔案數(shù)字化示范工程，實施歷史檔案數(shù)字化、信息化項目，同時采用縮微膠片形式對數(shù)字檔案實施異質備份，保證數(shù)字檔案信息的有效性和長期保存，努力建立一套安全有效的數(shù)字化檔案信息資源長期保存體系。
1 歷史檔案數(shù)字化建設模式
歷史檔案數(shù)字化建設目前主要有兩種模式，即所謂的“內包”模式和“外包”模式?！皟劝蹦Ｊ绞侵笝n案管理單位完全依靠自身力量實施數(shù)字化，該模式通過自己實施數(shù)字化加工過程，實際也是一個熟悉信息化、數(shù)字化軟硬件設備和流程管理的過程。在進行檔案數(shù)字化加工的過程中，由于經常操作計算機、掃描儀，使用掃描軟件和檔案管理軟件，在不知不覺中提高了大家檔案信息化知識水平，為適應檔案信息化，為使用現(xiàn)代信息技術提高檔案的利用率和利用效率打下堅實的基礎。該模式數(shù)字化成本相對較低，能培養(yǎng)和鍛煉隊伍，但在檔案數(shù)量巨大時，自行實施加工工期相對較長。“外包”模式即業(yè)務外包加工服務模式，隨著社會分工日益細化、專業(yè)化程度日益增強以及數(shù)字化技術不斷更新，社會上專門從事檔案數(shù)字化、信息化加工的機構應運而生。通過選擇專業(yè)化數(shù)字加工機構，可以在較短時間內完成較大量的檔案數(shù)字化加工任務。本次檔案數(shù)字化也嘗試引入檔案數(shù)字化加工服務的社會機構，實行業(yè)務外包，選擇有一定經驗和能力的專業(yè)公司協(xié)助完成歷史檔案的數(shù)字化工作。
2 歷史檔案數(shù)字化建設內容及要求
我校檔案館歷史檔案數(shù)字化建設內容主要包括歷史紙質檔案整理、檔案數(shù)字化掃描加工、掃描圖像處理、檔案目錄著錄、檔案全文轉錄、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)掛接以及采用縮微膠片實施異質備份等。
2.1 檔案整理
檔案整理是實施檔案數(shù)字化的第一步，也是保證檔案數(shù)字化質量的重要程序。因此，數(shù)字化之前應根據(jù)實施數(shù)字化檔案的實際情況制定檔案出庫檔案交接檔案拆卷檔案修復檔案掃描、著錄檔案裝卷檔案入庫等一套完整的方案，并嚴格執(zhí)行檔案管理制度，保證在數(shù)字化過程中檔案不丟失，不二次損失，對破損嚴重或褶皺的檔案實施技術修復和作壓平或熨平等相應處理。
2.2 掃描加工及圖像處理
采用最為可靠的掃描設備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生。為更好地展現(xiàn)檔案原貌，全部采用彩色單頁.jpg的存儲格式，掃描分辨率為300 dpi；對于案卷中字跡較小、較密集的檔案，可將分辨率提高到600 dpi；照片檔案分辨率應不小于600 dpi。根據(jù)紙張質地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度，保證原始掃描圖像效果與原件吻合，掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使成品圖像清晰、端正，無圖像歪斜、圖像臟點、臟斑、字跡洇透、圖像深淺不一等現(xiàn)象，圖像拼接不能有明顯的拼接痕跡。
2.3 檔案著錄
全文轉錄信息以Word文件存儲，全文轉錄的文字識別率和全文轉錄的合格率應達到相應要求。目錄著錄信息以Excel文件存儲。
2.4 異質備份
對數(shù)字化后的所有檔案按16 mm縮微膠片實施異質備份?？s微膠片制作符合《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》（DA/T44-2009）的有關要求。按GB/T18444-2001標準的要求，提供必要的長期包裝存儲裝具，包裝存儲裝具標示明確，便于檢索利用等。
2.5 成果提交要求
項目成果包括采用符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）規(guī)范要求的掃描圖像、目錄著錄、全文轉錄的檔案級光盤各一套和符合《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》（DA/T 44-2009）有關要求的縮微膠片一套。
3 歷史檔案數(shù)字化建設的風險防范
由于采用外包模式實施檔案數(shù)字化，因此，檔案安全等風險防范措施也是檔案數(shù)字化的重點工作。主要風險體現(xiàn)在：（1）外包服務公司的選擇，歷史檔案數(shù)字化場所以及歷史檔案數(shù)字化過程中外包服務公司的人員管理風險；（2）歷史檔案數(shù)字化的技術標準或技術規(guī)范以及歷史檔案數(shù)字化過程中檔案的安全風險；（3）歷史檔案數(shù)字化成果形式及其質量控制。要求在外包服務公司的選擇上須事先做好充分調研，加強對外包服務公司的資質審查，選擇有較強從業(yè)經驗、有較強技術人員和歷史、檔案專業(yè)類團隊的公司。同時，要求外包服務機構必須在指定的工作場地完成項目內容；檔案數(shù)字化實施過程中，不得擅自安裝使用存儲介質，不得擅自復制或留存檔案文件和數(shù)據(jù)；不得將檔案原件、復制件、數(shù)字信息等帶出工作場地；工作場地可以輔助安裝監(jiān)控等措施加強現(xiàn)場的管理。根據(jù)檔案實際事先確定技術標準或技術規(guī)范，并在實施工程中根據(jù)實際情況與服務公司及時溝通，實時調整技術標準或技術規(guī)范。嚴格質量控制，及時組織專家對工程質量和效果抽查，并反饋信息給外包服務公司，及時糾錯或糾偏。由于歷史檔案多是豎排文字，古體文、繁體字且沒有文件級題名，沒有標點符號，因此，實施歷史檔案全文轉錄便是此次數(shù)字化的難點，這不僅需要信息技術人員，更需要具有歷史知識和檔案知識的專業(yè)人員。
4 結束語
檔案數(shù)字化是建設數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源整合、提高檔案利用效率的基礎。選擇基于外包模式的歷史檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化場所的安全、外包服務公司的資質要求以及對紙質檔案的安全保護和服務人員的有效管理等是檔案數(shù)字化得以順利實施的保障，而數(shù)字檔案信息資源的安全保存和有效整合，保證作為檔案價值的有效性以及提高檔案利用效率是實施檔案數(shù)字化的根本目的。因此，提出一個保證檔案安全和人員有效管理的檔案數(shù)字化外包服務實施方案以及風險防范措施是非常重要的。同時，對數(shù)字化檔案信息資源的長期保存機制和利用服務以及數(shù)字化檔案信息資源作為檔案價值的有效性進行探索是也檔案數(shù)字化后續(xù)工作的重要任務之一。
參考文獻
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關鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理
中圖分類號：F47文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2017）29-0177-02
當前，我國已進入信息化時代，學籍檔案涉及范圍也越來越廣泛，如出國、就業(yè)、教育、評職稱等各個方面。因此，加強對學生學籍檔案的數(shù)字化管理成為目前信息化背景下思考的重點。但是部分高校依舊使用落后的學籍檔案管理方式，這種方式已經不能適應現(xiàn)如今學校的工作狀態(tài)。為此，為改善學籍檔案管理方式，結合成本管理理論，提出一種數(shù)字化檔案管理項目，目的是充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以提高學籍管理工作的效率。
一、成本管理理論
1.定義
對成本管理來講，就是保證項目在計劃范圍以內完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計成本并具體分配、制定成本的預算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個內容，分別是作業(yè)成本管理和全面成本管理。
2.方法——WBS成本管理法
目前，針對項目建設的預算有很多種成本預算的方法。本文選擇WBS工作分解法進行詳細介紹。WBS法的應用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS表。在滿足前提條件后，方可進行成本預算。WBS法要求先將工作結構合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環(huán)節(jié)需要哪些物料等，然后再進行具體到每個WBS要素的成本預算。
3.數(shù)字化檔案管理項目成本預算
采用上述的WBS法進行成本預算，繪制成本預算表。其主要內容包括項目階段、時間、成本構成以及成本預算。而結合數(shù)字化檔案管理項目的實際，將其成本預算表設計為表1所示。
二、影響學籍檔案數(shù)字化項目成本控制的因素
1.項目時間因素
學籍檔案管理系統(tǒng)項目開展過程中，時間難以控制，時間的延長與過度減少都會增加項目的成本，因此學校為能盡量保證在合理范圍內控制時間，這就需要了解項目成本與其開展的時間之間的關系，具體關系如下圖所示：
由圖1可知，T點（合理）所對應的是C點（合理）。通俗來說，當達到合理時間的最低點，此時成本最低。這個點也就是項目成本管理最合理的點。同時，觀察可得，項目時間T延長時，項目成本也會因為人工費等各種費用的增加而增加；相反，項目時間壓縮，導致工期緊張而不得不搶工，必然會產生更多不必要的搶工費等其他費用，這樣當然會導致成本的增加。因此，應合理控制時間，這樣才可以保證項目成本最低。
2.項目質量因素
學籍檔案管理系統(tǒng)的時間因素會或多或少影響項目成本，但質量因素才是真正直接影響項目成本的因素。如果一味追求過高的質量，成本投入必然會增加；相反，如果質量不合格，無法達到要求，就需重新返工或者其他彌補的措施，這樣也會導致成本增加。因此，質量過高或過低都會增加項目成本。具體情況見圖2。
圖2中通過鑒定成本、預防成本以及故障成本來綜合反映成本與質量的變化。鑒定成本是指驗收項目質量的費用，預防成本是指前期為了預防發(fā)生項目不合格或故障的情況產生的費用，而故障成本則是為解決項目不合格的費用，比如因項目質量不合格而導致返工的返工費，維修項目的維護費等等。從圖2發(fā)現(xiàn)，當項目質量差或不合格時，即項目質量處于改進區(qū)時，為使項目質量合格，達到適應區(qū)或至善區(qū)，往往會選擇對項目進行維護甚至是返工，這樣故障成本就會大大增加，綜合的成本也會增加；然而，如果一味過度追求項目質量，想達到至善區(qū)，在項目技術設計上就會投入更多的人力物力，也就是前期的預防成本會大幅度提高，這樣也會導致項目綜合成本的增加。因此，其實只需將項目質量控制在適應區(qū)即可，不必追求過高的質量要求，也不可降低質量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預防成本或故障成本增加，從而更好地達到控制成本的效果。
3.項目技術方案因素
除了上述介紹的時間因素和質量因素，技術方案因素在控制成本時也是至關重要的。項目的技術方案不同，會導致項目質量不同，也會影響項目實施時間及進展。確定合適的技術方案，可以控制時間在合理范圍內，同時保證項目質量達到適應區(qū)，以保證不會增加不必要的成本。若項目技術方案選擇不當，則會產生各種問題，如時間增加或質量問題，這樣都會導致項目成本的增加。需要注意的是，項目技術方案可以根據(jù)實際情況進行改變，以追求最好實施效果。
三、學籍檔案數(shù)字化管理項目成本控制措施
在學籍檔案管理系統(tǒng)中，結合高校實際情況，具體使用以下措施來保證成本的合理控制。
1.從技術方面采取措施
采取技術措施就是通過調動技術人員積極性，選擇合理先進的技術方案、技術方式等達到節(jié)約成本的目的。首先，在對技術人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發(fā)揮技術人員的主觀能動性，以求達到更高的工作效率。其次，選擇技術方案時，在滿足質量要求的前提下，將時間控制在合理范圍內，盡可能選擇經濟合理的技術方案，從而進一步降低成本；與此同時，因為在項目的具體實施中，物料費會占有很大比例，從這個角度來分析，可以廣泛使用節(jié)能高效減耗的新技術方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預防成本等，應在項目質量上嚴格把關，從而節(jié)約成本。
2.從經濟措施上控制成本
采用經濟措施包括人工費控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費。應嚴格控制人工成本，因為人工費在項目成本中占很大的比重。其次，需要控制項目分包單價，參照地區(qū)的市場價格，進行分析來制定單價。再來談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個方面，一是用量，二是價格。在物料的用量上，使用先進改良技術，杜絕浪費，堅持貫徹節(jié)約物料的技術手段；在采集購置、運輸?shù)冗^程中減少物料損耗；在滿足項目質量要求的前提下，使用創(chuàng)新型環(huán)保材料，從而降低成本。在價格的控制上，在采購過程中充分調查物料市場，在不影響質量的情況下選擇合理價格的物料?？梢詫⑽锪线M行分類，在主要物料的采購上可適當性地減少；同時在采購物料時需充分考慮運輸費用，綜合選擇最經濟合理的方式購買，從而降低運輸成本，有效控制物料成本，對整個項目的成本和經濟效益產生直接性的積極的作用。
3.完善項目成本管理體系
要建立完整規(guī)范的項目成本管理體系，分級管理，不同級別負責不同職責。具體實施應根據(jù)實際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責，使其清楚自己的工作任務及權利。這樣可以更好地管理部門成員，調動其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時，也要設立合理的獎懲制度，以促進員工更好完成工作。
結語
總之，對于高校數(shù)字化檔案管理項目的開發(fā)中，要充分把握時間、質量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術方案、經濟措施和質量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，減少開發(fā)的成本。
作者：王煒
參考文獻：
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（一）管理體制問題。
在現(xiàn)行的高校管理機構中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權不大，難以有效組織協(xié)調各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或學院之間相互獨立、各自為政，即使學校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網絡化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。
（二）隊伍結構問題。
相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實際檔案管理經驗較為豐富，但專業(yè)研究能力不強，對先進的計算機網絡環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識和實踐經驗。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認知與偏見，高學歷、有活力且對數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學歷、知識背景等方面存在著嚴重的結構性問題。
（三）信息標準化問題。
近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內各職能部門不同的業(yè)務管理系統(tǒng)軟件，運行環(huán)境復雜多樣，形式不一，從而導致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標準化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。
（四）信息安全與憑證問題。
計算機網絡和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復雜的計算機網絡環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結構信息及內容信息的真實性和完整性；在升級、轉換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。
（五）信息公開與知識產權保護問題。
高校數(shù)字化檔案信息蘊含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術創(chuàng)意等方面的大量優(yōu)質信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產生巨大、有形的經濟效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結晶，其產權與著作權是教師們的個人權利，應該依法得到保護。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識產權保護之間的關系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實問題。
二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略
（一）加強檔案信息資源意識宣傳。
在數(shù)字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進一步加強宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。
（二）轉變管理理念與制定管理政策。
隨著多媒體及網絡技術的普遍應用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質檔案管理和經驗管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術相結合的管理。高校檔案工作者應該主動轉變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時，應該強化檔案信息資源共享和管理服務意識，并制定檔案管理政策保護個人信息及知識產權。在檔案管理政策允許的框架下，應該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創(chuàng)造效益。
（三）引進和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。
檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關鍵，是至關重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進，完善工作隊伍的知識背景結構；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓，不斷提高應對檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。
（四）推動檔案信息標準化及其管理集成化。
合乎規(guī)范、統(tǒng)一標準的數(shù)字化檔案信息及其技術是檔案信息集成化管理的前提和基礎。高校檔案管理部門應該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對檔案信息數(shù)據(jù)及其運行環(huán)境進行規(guī)范化和標準化處理，其中應包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標準化、水印技術的標準化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時，打破學校各職能部門之間的“藩籬”，將學校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務管理系統(tǒng)有效對接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉為集中管理，從而實現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。
(五)運用計算機網絡與現(xiàn)代化信息技術保障安全。
網絡環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學校有關部門（如學校辦公室、計算機網絡管理中心）運用計算機與網絡技術，對檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網絡信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進行評估、修復，完善數(shù)字化檔案信息管理網絡體系。同時,定期排查、更新和升級相關管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。
三、總結
高校是知識和人才高度集中的教學科研基地，是高新技術、教學創(chuàng)新和教學改革的主要發(fā)源地。高校檔案是高校在教育和科研過程中按照一定的立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖像、音像、光盤等不同形式的歷史記錄，其見證了一所高校的發(fā)展歷史、教學管理改革、教學質量提升、人才目標建設等重大事件，其是從事教學科研活動必不可少的條件之一。高校檔案工作在高校各個領域中扮演著十分重要的角色，在知識創(chuàng)新和應用，科研開發(fā)，高新技術成果轉化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息時代的到來，高校傳統(tǒng)檔案建設模式已經不能適應時展的要求，做好高校電子檔案建設管理工作就成為目前我們需要重點研究的內容。
一、高校電子檔案建設管理應用信息技術的必要性和緊迫性
1.應用信息技術可以實現(xiàn)高校電子檔案的大容量儲存
將信息技術應用到高校電子檔案建設管理中，可以進一步拓展高校電子檔案儲存的穩(wěn)定性，實現(xiàn)電子信息大量儲存，更方便檔案工作人員對不用類型的檔案信息進行針對性管理。隨著信息技術的進一步應用，高校電子檔案建設管理能夠實現(xiàn)自動化和網絡化，并進一步提升檔案管理人員的工作效率。此外，當各種信息錄入電腦信息系統(tǒng)之后，系統(tǒng)能夠對相關信息進行進一步的統(tǒng)計分析，為學校其他行政工程提供相應的數(shù)據(jù)支撐。
2.應用信息技術能夠轉變高校檔案管理人員的工作方式
將信息技術應用到高校電子檔案建設管理工作中后，就能夠進一步提高檔案信息的真實性和原始性，將工作人員從繁雜的檔案工作中解脫出來，從而保證高校電子檔案建設的豐富性和全面性，有利于更好發(fā)揮高校電子檔案的作用和功能，確保為高校其他行政部門服務。此外，在高校電子檔案建設過程中，檔案分類、收集和開發(fā)工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響。而將信息技術融入到高校電子檔案建設管理中，能夠避免上述問題的產生，從而更好提高檔案工作的質量和效率。
二、高校電子檔案建設存在的問題分析
1.對高校電子檔案建設沒有形成系統(tǒng)性認識
相對于紙質檔案來說，高校電子檔案建設還屬于一門比較新興的事物。在很多高校檔案建設和管理部門中，工作人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統(tǒng)檔案建設管理思想中，對高校電子檔案建設的相關理論和知識認識性不足，缺乏對相關領域的全面認識，沒有將高校電子檔案和傳統(tǒng)檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進行很好的區(qū)分，對高校電子檔案建設缺乏系統(tǒng)性和長期性的規(guī)劃和建設。由于高校檔案部門不注重電子檔案建設，極大的限制了高校電子檔案建設工作的開展，同時還很容易造成高校電子檔案建設重復性，最終影響到高校電子檔案功能的發(fā)揮，無法提高高校檔案管理的質量和效率。
2.高校電子檔案的真實性和原始性建設難度比較大
不管是紙質檔案還是電子化檔案，檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和原始性都是體現(xiàn)檔案價值和功能的本質屬性。對于紙質檔案來說，其原始性和真實性通常形式上都比較單一，很容易區(qū)分，因此，紙質檔案在辨別過程中比較簡單，而高校電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上高校電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設備能夠對檔案進行轉移，因此，在高校電子檔案建設和管理過程中，如何保證電子檔案袁術數(shù)據(jù)的真實性，如何對電子檔案開展真實性檢驗就成為高校電子檔案建設過程中需要面臨的一項重要課題。
3.高校電子檔案建設范圍需要進一步作出明確
高校電子檔案建設具有儲存信息量大，非物質化特征。高校電子檔案建設需要借助現(xiàn)代計算機技術、網絡通信技術和數(shù)據(jù)庫儲存技術，實現(xiàn)三者的有效結合才能實現(xiàn)高校電子檔案建設管理。在高校電子檔案建設過程中需要我們進一步熟悉掌握高校電子檔案管理系統(tǒng)，儲存介質的儲存量以及建立完善備份制度。但是在系統(tǒng)建設過程中應該建設什么樣的系統(tǒng)，使用哪種數(shù)據(jù)庫技術，檔案生成格式的確定等建設范圍還沒有一個統(tǒng)一的建設標準，電子檔案建設范圍難以確定，進而造成了高校電子檔案建設和管理的適應性、兼容性和通用性較差，系統(tǒng)運行存在極大的不安全因素，電子檔案安置和復制隨意現(xiàn)象十分普遍，嚴重影響到電子檔案的利用價值和正常功能的發(fā)揮。
4.電子檔案安全方面容易遭受威脅
在高校電子檔案建設過程中，主要利用計算機和網絡技術開展建設管理工作，而電子檔案文件在產生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境的影響。高校電子檔案系統(tǒng)最終容易受到外界因素的影響，如電腦病毒、黑客攻擊、人為操作不當?shù)纫蛩貒乐赝{到高校電子檔案建設和管理的安全性?，F(xiàn)階段，高校在進行電子檔案建設過程中對系統(tǒng)的安全性還沒有進行有效的評估，在檔案利用和管理環(huán)節(jié)方面還存在很多漏洞。檔案內容經常被修改，在存取過程中相關信息很容易被覆蓋，從而對檔案信息的原始性和完成性造成嚴重破壞。
三、信息技術在高校電子檔案建設管理中的應用對策分析
1.強化檔案信息化基礎設施建設
高校檔案管理部門應該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規(guī)劃中，強化電子檔案信息化基礎設施建設。進一步推進微機管理檔案的進程，提高檔案管理部門和各個單位檔案室計算機和網絡系統(tǒng)的應用程度和水平，進一步發(fā)揮好檔案室功能和作用。進一步強化檔案部門內部局域網建設，將其和辦公局域網絡進行有效對接，并在校園網上使用檔案網絡管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應性，真正實現(xiàn)高校電子檔案建設管理的數(shù)字化。
2.加強檔案信息資源建設
要充分利用好信息化檔案管理軟件，分重點，按步驟的將現(xiàn)有的檔案信息及時實現(xiàn)數(shù)字化。在信息資源建設過程中一方面由學校各個基層單位將本年度生產的歸檔電子文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網絡管理系統(tǒng)中，降低檔案部門工作人員的工作量，同時還能夠保證各個系部和部門的檔案原始信息的真實性，對加快實現(xiàn)檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面檔案部門需要組織人力將高校原有的檔案卷目轉化為機檢數(shù)據(jù)信息，根據(jù)電子化檔案接受、保管、利用的相關技術手段，加強對高校各個系部部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。同時，還要嚴格按照紙質文件和電子文件并存的原則，實現(xiàn)兩種形式文件的并存保管，最終對本校的檔案資源有目的、有計劃實現(xiàn)信息化建設和數(shù)字化處理。
3.建設完善檔案信息化管理系統(tǒng)
要嚴格按照規(guī)范、先進、實用的原則，既要保證滿足當前檔案信息化建設的要求，又要符合檔案信息化發(fā)展趨勢，進一步加大對檔案管理軟件的推廣和應用力度，提高檔案信息化管理力度和信息化應用水平，為檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定堅實基礎。進一步加強高校檔案信息庫建設，要轉變認識，將檔案數(shù)據(jù)為高校的重要信息資源去管理，將其納入到高校網絡辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻資源數(shù)據(jù)庫，在校園網絡平臺上有計劃的開放檔案目錄，并上傳已經公開的全部檔案信息，并提供相應的檔案服務工作。
