發(fā)布時間：2023-09-01 16:48:14
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的傳統(tǒng)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
紙質(zhì)檔案管理
長久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠?qū)崿F(xiàn)長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠為單位部門提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當單位對某個區(qū)域的地質(zhì)資料進行重新調(diào)研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質(zhì)檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發(fā)生時，對紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質(zhì)信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業(yè)的評價，這對獲取地質(zhì)信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術(shù)通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時對存儲檔案數(shù)據(jù)庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。
紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較
對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質(zhì)檔案的存儲是以實物空間實現(xiàn)的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內(nèi)部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質(zhì)檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續(xù)的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內(nèi)定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實現(xiàn)，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。
檔案管理信息化對策
通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業(yè)單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業(yè)單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點。基于這種觀點，事業(yè)單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質(zhì)資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費時費力的內(nèi)容，同時，對于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業(yè)單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質(zhì)檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。
強化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過程中，對極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案側(cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊伍中挑選出業(yè)務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當前事業(yè)單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實際情況進行調(diào)整。
參考文獻
[1]鄭磊.談電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理[J].商業(yè)文化,2022(05):74-75.
[2]劉瑞.紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化分析——提升地質(zhì)檔案管理能力的重要途徑[J].辦公室業(yè)務,2022(02):135-136.
[3]戚芳.紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理分析[J].黑龍江檔案,2021(06):146-147.
[4]武韶佳.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性探究[J].城建檔案,2021(12):161-162.
[5]吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2021(09):4-6.
[6]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.
[7]關(guān)英霞.論電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].黑龍江檔案,2012(04):108.
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)村落村級檔案檔案管理
傳統(tǒng)村落檔案是指專門被列入“中國傳統(tǒng)村落”名錄的村落而建立的檔案。從檔案內(nèi)容上看，主要包括三個方面：一是傳統(tǒng)村落物質(zhì)肌理信息，如村落布局、特色民居、街道走向、重點文物等檔案，這是村落個性化的標志和賴以生存的物質(zhì)外殼；二是傳統(tǒng)村落歷史文化的信息，如歷史傳承、村規(guī)民約、民風民俗、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等檔案，這是村落文化傳承的基礎，也是傳統(tǒng)村落保存價值的體現(xiàn)；三是傳統(tǒng)村落在當今社會發(fā)展中的變化信息，如人口變遷、房屋改建、新農(nóng)村建設等檔案，這是人們縱古觀今，感受時展的依據(jù)。從檔案介質(zhì)上看，主要包括紙質(zhì)、實物及電子媒介等；從檔案門類上看，主要包括文書、基建、照片、錄音、錄像等。傳統(tǒng)村落檔案管理工作，則是按照一定的原則和方法，完整記錄、系統(tǒng)收集、科學管理和有效利用傳統(tǒng)村落檔案的一項專門工作，是主動、全面、及時地為傳統(tǒng)村落保護提供服務的工作。目前，在落實要保護好古村落的講話精神，村落文化保護逐漸成為全社會共識的背景下，加強傳統(tǒng)村落檔案管理工作，傳承傳統(tǒng)村落文化，成為保護傳統(tǒng)村落工作中不可或缺的重要組成部分?；诖耍疚囊越陙黹T頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理工作為例，介紹地區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理的現(xiàn)狀，針對其存在的問題及原因進行分析，并提出相應的解決對策。
一、傳統(tǒng)村落檔案管理工作現(xiàn)狀
門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落資源豐富，是北京市完好保存?zhèn)鹘y(tǒng)村落的典型。門頭溝區(qū)現(xiàn)有的186個自然村，其中33個村莊依然較完好地保持著古村原貌，在北京市54個古村落中占68%。北京市入選的5個中國歷史文化名村中有3個在門頭溝區(qū)，分別是爨底下村、靈水村、琉璃渠村。在已公布的“中國傳統(tǒng)村落名錄”中，北京市有21個，其中有12個在門頭溝區(qū)，即琉璃渠村、三家店村、爨底下村、黃嶺西村、靈水村、葦子水村、馬欄村、千軍臺村、碣石、沿河城、西胡林、東石古巖。
在保護傳統(tǒng)村落的背景下，門頭溝區(qū)檔案史志局聯(lián)合區(qū)農(nóng)委、文委、旅游委等多個部門共同推進傳統(tǒng)村落保護發(fā)展工作。自2014年開始，傳統(tǒng)村落檔案管理工作在新農(nóng)村建設檔案工作的基礎上，建立了以村書記主管、村委或村官兼任檔案員的檔案管理網(wǎng)絡。2016年，門頭溝區(qū)檔案史志局根據(jù)傳統(tǒng)村落檔案管理內(nèi)容，結(jié)合傳統(tǒng)村落中民居修建問題突出、村落傳統(tǒng)文化遺失及人口外流等現(xiàn)象，重點對相關(guān)信息檔案管理情況進行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)：建立村落歷史文化遺產(chǎn)檔案占41.7%；建立村落發(fā)展變化方面檔案的占33.3%；建立村落物質(zhì)肌理檔案的占25%?？梢?，門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案建檔工作已經(jīng)初見規(guī)模。
二、傳統(tǒng)村落檔案管理工作存在的問題及原因
傳統(tǒng)村落檔案是傳統(tǒng)村落歷史發(fā)展的見證，也是傳統(tǒng)村落保護傳承的文化支撐。從門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理情況調(diào)查的結(jié)果看，目前傳統(tǒng)村落檔案管理工作仍然存在一定的問題亟待解決。
（一）收集不齊全，導致傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失
傳統(tǒng)村落檔案有別于其他村級檔案，具有鮮明的個性特色。按照2013年7月，住房和城鄉(xiāng)建設部、文化部、財政部聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于做好2013年中國傳統(tǒng)村落保護發(fā)展工作的通知》中提出的“一村一檔”和中國傳統(tǒng)村落檔案管理要求，摸清傳統(tǒng)村落家底，記錄現(xiàn)狀，是傳統(tǒng)村落的建檔主旨。從門頭溝區(qū)的實際情況來看，由于魍炒迓淶蛋甘占工作沒有制定統(tǒng)一的收集標準和明確收集范圍，也沒有根據(jù)傳統(tǒng)村落的特點制定收集重點，從而造成傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失。從歸檔內(nèi)容來看，存在重要的檔案收集不全，信息丟失的現(xiàn)象。以首批入選的爨底下村、靈水村為例，檔案中村落肌理信息不全，主要街巷布局、特色房屋布局、古樹古井古寺廟的方位等信息并沒有歸檔。從檔案的載體來看，大部分村落只有單一的紙質(zhì)檔案，少量的照片檔案，錄音、錄像、圖紙等載體檔案目前尚沒有正式列入傳統(tǒng)村落檔案的歸檔范圍。
（二）保管機制不健全，導致傳統(tǒng)村落檔案家底難清
作為保管主體的傳統(tǒng)村落，其軟硬件條件有限，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級檔案部門支持力度不夠，加上傳統(tǒng)村落牽頭單位又沒有有效的保管機制，導致傳統(tǒng)村落檔案保管問題突出。以門頭溝區(qū)為例，大多數(shù)傳統(tǒng)村落沒有專門的檔案室，不具備檔案的保護技術(shù)、保管條件，檔案無法實行分級保管。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級行政機關(guān)又沒有建立相關(guān)檔案代管機制，致使一部分照片、音像檔案散落在個人手中，甚至遺失。同時，涉及傳統(tǒng)村落保護工作的部門之間檔案保管要求不統(tǒng)一，檔案交叉重復或遺漏缺失，導致檔案家底不清。
（三）檔案管理共享機制不健全，難以開展有效的檔案利用服務工作
隨著傳統(tǒng)村落保護工作的深入，門頭溝區(qū)涉及傳統(tǒng)村落保護工作的部門越來越多，形成的檔案信息各具特色。由于這些部門之間缺少統(tǒng)一規(guī)劃與協(xié)調(diào)，沒有建立起檔案資源共享的平臺，導致檔案管理較為混亂，難以開展有效的檔案利用服務工作。以門頭溝區(qū)為例，區(qū)文委從保護文物的角度制定和編制了《古村落保護辦法》《門頭溝區(qū)傳統(tǒng)民居修建手冊》，對全區(qū)33個傳統(tǒng)村落中的傳統(tǒng)建筑、村落選址和格局特征、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等相關(guān)信息建檔；區(qū)農(nóng)委則按照傳統(tǒng)村落保護的整體要求，為傳統(tǒng)村落制定村落檔案；區(qū)旅游委從發(fā)展旅游出發(fā)，完成了對傳統(tǒng)村落的旅游基礎設施建設項目建檔。
三、傳統(tǒng)村落檔案管理工作的對策
傳統(tǒng)村落檔案是適應傳統(tǒng)村落保護而建立的檔案，屬于村級檔案又不同于一般意義上的村級檔案，無論是從歸檔范圍、檔案門類、檔案載體等方面都應具有鮮明的特色。目前，傳統(tǒng)村落建檔和管理工作仍舊處于探索階段，建議圍繞檔案收集、保管、利用工作要求，盡快建立科學規(guī)范的傳統(tǒng)村落檔案管理體系，以便為傳統(tǒng)村落保護工作提供全方位的支撐。
（一）明確收集范圍，豐富建檔門類，增強傳統(tǒng)村落檔案特色
1.明確檔案收集范圍。針對傳統(tǒng)村落特色檔案內(nèi)容缺失的問題，檔案部門要根據(jù)傳統(tǒng)村落保護的整體要求，與傳統(tǒng)村落保護的主管部門協(xié)調(diào)制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案收集范圍，細化村落肌理、村落文化遺產(chǎn)、村落變化等與村落保護傳承密切相關(guān)的檔案歸檔范圍。在規(guī)范統(tǒng)一的標準下，強化個性鮮明的特色檔案。在收集村落肌理檔案上，爨底下村要突出“元寶形”村落的特點；在收集村落歷史文化檔案上，靈水村要突出“舉人村八德”的特色；在收集村落發(fā)展變化的檔案上，黃嶺西村要突出“房屋改建、新農(nóng)村建設”的特點，以形成個性突出、特色鮮明的檔案信息。
2.豐富檔案載體門類。傳統(tǒng)村落保護是一個立體式、全方位的保護，從物質(zhì)外形到文化內(nèi)涵，凡需要傳承保留的都在保護范圍之內(nèi)，因此檔案收集管理工作也要全方位入手，充分利用現(xiàn)代化手段，建立聲像、基建等檔案門類。具體而言，利用圖紙、照片、錄像等載體，全方位收集街道走向、房屋坐落、文物古跡、名人名宅等信息資料，完整記錄歷史原貌和歷史文化，豐富傳統(tǒng)村落肌理信息。
3.搶救文化遺產(chǎn)檔案。村落肌理是物質(zhì)外殼，村落文化是傳承的內(nèi)涵。門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落千軍臺歷史久遠，文化底蘊深厚。隨著歷史發(fā)展，其村落肌理發(fā)生較大變化，物質(zhì)外殼幾近消失，但作為村落保存的古幡會卻生生不息，傳承著千軍臺久遠的歷史文化?？梢姡趥鹘y(tǒng)村落檔案管理工作中，還要特別注意對文化遺產(chǎn)的搶救。建議組織專門力量，對傳統(tǒng)村落古稀老人進行走訪座談，全面記錄村落歷史文化信息，特別是要積極開展對村落“活”檔案的收集，諸如口述史、民間傳說、村戲等。
（二）建立保管聯(lián)動機制，確保傳統(tǒng)村落檔案底數(shù)清
鑒于村級檔案保管條件有限，涉及傳統(tǒng)村落保護工作責任單位眾多的客觀實際，要確保傳統(tǒng)村落檔案保管底數(shù)清，就要建立檔案保管聯(lián)動機制。由主管傳統(tǒng)村落保護工作部門牽頭，與檔案部門合作，協(xié)調(diào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、文化、規(guī)劃、旅游、財政等相關(guān)單位，聯(lián)合下發(fā)文件，建立傳統(tǒng)村落檔案保管聯(lián)動機制，并把傳統(tǒng)村落檔案保管列入工作日程，形成以村級為主、鄉(xiāng)鎮(zhèn)為輔，相關(guān)單位支持的聯(lián)動檔案管理工作機制。同時，根據(jù)各級工作職責和特點，明確保管范圍和責任，分工合作，確保檔案保管工作跟上魍炒迓?。护的步伐?/p>
關(guān)鍵詞：水利檔案；管理方式；轉(zhuǎn)變
1 利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必要性研究
一般以紙質(zhì)為主要載體的水利檔案在現(xiàn)代信息化的社會中有許多局限性，紙質(zhì)的檔案信息容量較小，查閱費時費力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來諸多不便。所以，實現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有很大的必要性，這是發(fā)展水利事業(yè)的時代化要求。
1.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變?yōu)樗聵I(yè)現(xiàn)代化提供重要保障
水利檔案是對水利事業(yè)起步與發(fā)展、出現(xiàn)的問題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關(guān)于水利事業(yè)的活動，其數(shù)據(jù)量大、涉及方面廣，參考性強，實踐性強等特點無不體現(xiàn)著對水利發(fā)展的重要作用。當水利工程遇到問題時，可以查閱檔案的解決方案再結(jié)合現(xiàn)實情況來解決。也為水利事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗與教訓。
現(xiàn)代化的先進技術(shù)使得水利檔案的載體形式發(fā)生了變化，趨于多元化。現(xiàn)在越來越要求水利檔案公開化，現(xiàn)代化的管理方式使?jié)M足這種需求成為可能。同時也豐富了水利檔案信息公開的方式，除了書報等傳統(tǒng)的方式外，還能用電視、手機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術(shù)來傳播。
在現(xiàn)代信息化的社會中，水利檔案管理量越來越大，空間存放限制性很大，因此需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，促進水利事業(yè)的現(xiàn)代化進程。將紙質(zhì)的檔案管理方式向電子檔案管理方向發(fā)展，這樣可以保證保存質(zhì)量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供方便。
1.2 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變符合水利檔案工作發(fā)展的需要
就水利檔案資源來說，記錄和保存數(shù)據(jù)也應是很重要的事業(yè)。對檔案的管理對水利事業(yè)的發(fā)展有很重要的影響。例如近幾年內(nèi)陸地區(qū)實現(xiàn)對水利資源有效利用的成功案例說明了水利事業(yè)新的發(fā)展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉(zhuǎn)變。如在檢索方面，若一頁一頁翻資料則會費時費力，對水利工程造成影響。無論怎么講，水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的方式，是其自身發(fā)展的需要，符合水利檔案工作的發(fā)展要求。
因此，促進水利檔案管理向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變成為重中之重同時也是非常緊要的工作。計算機等先進的技術(shù)應用于水利建設檔案管理方面會更好地促進水利事業(yè)的發(fā)展。這種技術(shù)也為轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式奠定堅實的基礎，為促進自身的發(fā)展提供了行之有效的辦法。
2 水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的基礎條件及限制因素研究
2.1 水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎條件
首先是法律的保證。我國是法制國家，對水利檔案管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的方面要進行法律的保護，針對現(xiàn)代化的管理方法進行立法，因為傳統(tǒng)方式所依賴的法律不能適應現(xiàn)代的管理方式。所以要健全法律法規(guī)，對水利檔案管理工作給予法律保護。
其次，要有技術(shù)措施。在轉(zhuǎn)變管理方式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理方面，不僅要改變外部環(huán)境，更需要加強技術(shù)措施工作。過硬的技術(shù)基礎才能更好地運用現(xiàn)代化的管理方式，并且積極地促進水利事業(yè)的發(fā)展。
2.2水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的限制因素
計算機網(wǎng)絡技術(shù)不斷發(fā)展，水利檔案管理引用該技術(shù)并得到較好發(fā)展。然而，在水利檔案管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過程中存在著一些限制性的因素。
首先，一些水利檔案從業(yè)人員沒能正確認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理對水利建設的發(fā)展沒有太大作用，不會造成很多影響。因此在轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式上重視程度不夠。
其次，水利檔案內(nèi)容復雜，而施工時間長等因素又使得具體信息轉(zhuǎn)換為檔案的過程漫長而復雜。這對管理方式的改革也具有限制性。
另外，一些基層水利檔案從業(yè)者習慣用傳統(tǒng)的管理方式，不習慣用計算機來整合。而且在電子存檔技術(shù)方面存有缺陷，使得原始數(shù)據(jù)存有質(zhì)疑，這也制約了管理方式的轉(zhuǎn)變。
3 水利檔案管理向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑
3.1 建立堅實的理論基礎
隨著經(jīng)濟政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應的改變。對于我國的水利檔案管理，應該積極探索相關(guān)的理論知識，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅實的理論基礎。總結(jié)之前的工作經(jīng)驗，吸取教訓，以便于有效而正確地開展新時期的檔案工作。把以往的工作經(jīng)驗提升到理性的認識中來，并進行系統(tǒng)化的處理。從而實現(xiàn)對實踐的指導作用。
水利檔案管理學是國家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學的一個分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉(zhuǎn)變管理方式的重要措施，同時也是促進我國檔案工作研究的重要方面。堅實的理論是促進水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的基礎，是促進管理工作有效開展的保證。
3.2 制定標準化的管理
標準化的管理是從國家部門的角度來設置的，是對某項重復的工作進行概念化的規(guī)定，以統(tǒng)一的操作標準，這樣有利于是活動開展更有秩序。在水利檔案工作的標準化當中，篩選出管理時用到的技術(shù)手段和管理提綱，對實踐操作和實施的規(guī)范與標準進行修改和完善，使之成為一整套標準化的方法，以此來改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標準化的管理是促進水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的客觀要求。
實現(xiàn)管理的標準化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現(xiàn)代化方式則需用最新的科技和標準化的管理來進行，以此來提高效率、完善經(jīng)驗、加強管理。相反，若沒有一套行之有效的標準化管理體系，從業(yè)人員各做各的，那么必將會造成水利檔案管理混亂的局面，現(xiàn)代化的管理進程也不會得到發(fā)展。
3.3 共享水利檔案資源
從現(xiàn)在的實際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個地區(qū)都完全壟斷自身資料，很少與它地進行交流。而這樣的情況造成各個地區(qū)水利發(fā)展不平衡，更阻礙了我國整體水利事業(yè)的發(fā)展進程。
水利檔案資源的共享與管理方式的轉(zhuǎn)變是相輔相成的。共享資源、加強交流、積累經(jīng)驗促進了現(xiàn)代化管理方式的發(fā)展。另一方面，現(xiàn)代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現(xiàn)實。這樣不僅促進各地的交流，又有效地解決了水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的一些問題，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。這樣，任何人可以通過網(wǎng)絡技術(shù)在任何時間都可以檢索到所需要的水利信息，是現(xiàn)代化水利檔案管理的重要體現(xiàn)。
4 結(jié)束語
水利檔案管理工作是水利事業(yè)的一個重要方面，實現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有非常重要的意義，也是現(xiàn)代化的水利事業(yè)發(fā)展的需要。近些年，我國在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實現(xiàn)檔案管理方式向現(xiàn)代化管理的過渡。若要完成這一過渡則需要與本地區(qū)的實際情況相結(jié)合，這樣才能更加科學而有效地向現(xiàn)代化的管理方式轉(zhuǎn)變，避免棘手問題的出現(xiàn)?？傊瑢崿F(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變勢在必行。
參考文獻
[1]魏穎，郭雅.談水利檔案管理工作的現(xiàn)代化[J].蘭臺內(nèi)外.2011（03）.
[關(guān)鍵詞]信息化手段;傳統(tǒng)檔案;管理方式
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.132
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
企事業(yè)類單位、各個院校留存下來的檔案都和部門日常管理工作息息相關(guān)。檔案的儲存以及后續(xù)管理工作，都需要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)加以輔助，徹底打破老舊的管理模式。同時，信息化是借助于硬盤進行管理，不但能隨時對相關(guān)部分讀取，還降低了由于紙質(zhì)資料損壞而帶來的損失，更直接降低了人員使用上面的浪費。
1 變更管理流程的必要價值
傳統(tǒng)情形下的檔案被留存為紙質(zhì)文件。針對這類檔案，日常搜集整理、編排檔案目次、查驗及利用，都要借助于手動方式來完成。日常管理耗費了較多的手動勞動，服務總量偏大。檢索必備的流程落后，查驗方式很少，不便平日查閱。留存檔案必備的設備很簡易，傳輸速率慢，很難充分開發(fā)。由此可見，傳統(tǒng)路徑下的管理工作存在諸多弊端，必須及時加以改善。借助信息手段可收到如下效果。
1.1 日常調(diào)閱頻率更高
信息化的發(fā)展，推動了各個行業(yè)的進步，隨時產(chǎn)生的市場競爭也變得更為激烈。因此，相關(guān)部門對于日常信息的查驗量也開始不斷增多，最后出現(xiàn)了信息變更速率被提快、決策時段被縮減的局面。針對于這一現(xiàn)狀，要求相關(guān)人員在進行檔案查驗時必須調(diào)用有關(guān)聯(lián)的一切材料，才可做出決策，以便全面解析。
1.2 留存的總份數(shù)更多
伴隨微機的普及，辦公凸顯了自動化這一總傾向。從目前情況來看，手寫的文件被縮減，更多份數(shù)的文檔都要經(jīng)由打印才可制備出來。有序留存文檔、調(diào)用這類文檔，成為了工作之中隨時都會出現(xiàn)的難題。電子類的、紙質(zhì)類文檔顯出了并存的態(tài)勢，電子文檔占比明顯提升。
1.3 變更紙質(zhì)文件
歸檔留存下來的舊式文件，多屬于寫的某一規(guī)劃、總結(jié)類的、實施查驗類的文件。此外，紅頭文件也應被慎重留存?，F(xiàn)今時段內(nèi)的科學管理，要預設最為縝密的搜集流程、數(shù)據(jù)管控流程。決策被規(guī)范化，固有的歸檔文件數(shù)目遞增。在客觀形勢下，需要加強信息管理。
1.4 創(chuàng)設電子文檔
電子文件被留存至某一數(shù)字設備，設定數(shù)碼形式。儲存的形式，既可以是光盤也可以是磁帶。借助于微機，相關(guān)的數(shù)據(jù)均可被查驗和使用，同時還能在網(wǎng)絡路徑下進行資源的共享，為后期相關(guān)工作的開展提供便利。從本質(zhì)上看，電子文檔獨有的特性如下：經(jīng)由微機生成，設置二進制特有的代碼，用代碼去表達，叫做數(shù)字文件。這種情形下，電子文件被區(qū)分于平日常見的多類文件。
電子文檔也被劃歸為文件，有著文件特性。從這一視角看，電子文件及舊式常用文件有著近似點。電子文檔整合了新穎的數(shù)字特性及傳統(tǒng)路徑下的文件特性，兩類特性融合，它含有新時期的信息特性。借助于計算機，電子文檔成為數(shù)字化文檔，借助于通信路徑、遠程傳遞，來達到信息共享的目的。當然還有一點需要注意，即電子文檔被設定成直觀特性的代碼，記錄于載體上，必須經(jīng)由相關(guān)設備才可讀取。
各類檔案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特異性，在保存時間等方面也都會有所差別。因此，針對檔案保真、私密信息保留、日常的讀取等，都要擬定規(guī)程。當然，對于一些需要進行長久保存的檔案，由于中間間隔時間較長，后期信息能否被完整讀取，也是一大難題。
2 運用信息技術(shù)管理的側(cè)重點
2.1 擬定清晰詳細的標準
信息檔案一旦缺失統(tǒng)一的規(guī)范和標準，那么其數(shù)值格式及更大范疇的體系架構(gòu)都會出現(xiàn)偏差，造成異構(gòu)狀態(tài)。例如，某些軟件沒能被通用、適用范疇并非很廣;微機附帶著的數(shù)碼相機、掃描設備自帶的型號都有著差異，層級水準也有差異，很難劃歸到同一硬件范疇。還有一種情況，就是分類留存的檔案沒能擬定明晰的編碼。想要有效解決以上問題，就必須有相同的標準，來保證信息方面的互通性。
2.2 接納新穎手段
技術(shù)不斷變更，檔案平日內(nèi)的管理應能接納新穎的途徑，借助新式技術(shù)。這類手段具備多種功能：查驗主體身份、增設智能檢索、隱蔽某一范疇的信息等等。此外，加蓋電子簽章、跟蹤設定的操作流程、增添水印及加密，都被劃歸至新穎技術(shù)的范疇。
2.3 搭配必要的硬件
各類檔案的管理，其目的是實現(xiàn)日常信息的共享以及調(diào)用。因此，對于檔案配套管理環(huán)境的要求就更為嚴格。根據(jù)管理對象的不同，建立起來的環(huán)境可以分為內(nèi)、外網(wǎng)兩種類別。很顯然，網(wǎng)絡環(huán)境是否良好與其配套設施有直接的作用，所以必須借助物理隔離，細分獨立網(wǎng)絡，強化日常范疇的網(wǎng)絡管控，保證初始開發(fā)流程的適宜性。
增設配套硬件，是信息化依托的根基。選購硬件時，要具備前瞻性，而不是一味的進行投入。充分運用金額，選購最適宜的配套硬件。便利日常情形下的網(wǎng)內(nèi)檢索，多層分享及交流。優(yōu)化調(diào)配資源，提升綜合管理的成效。
3 結(jié) 語
傳統(tǒng)檔案被留存為紙質(zhì)的，容易損毀，且占據(jù)空間較大。借助信息手段，可把它們替換成電子文件，方便保存，節(jié)省空間。創(chuàng)設電子文件，把它們留存至預備好的磁盤以內(nèi)，便于隨時查驗。憑借數(shù)字設備，即可生成更為完備的類別檔案。信息化的使用降低了勞動強度，對于保障檔案管理的完整性以及系統(tǒng)性意義重大。
主要參考文獻
（一）信息技術(shù)的引進可以改革檔案管理模式檔案管理模式，即檔案管理方式，也就是檔案管理工作中所形成的，具有一定特性，能夠解決一類檔案管理工作中的問題的管理模式。我國檔案管理工作具有非常長的歷史，對于檔案管理工作的重視始終是國家發(fā)展過程中的一個要求，但是長期以來，檔案管理模式都是比較單一的，在過去，這些單一的管理模式還可以解決一些基本的工作中的問題，但是在社會發(fā)展的推動下，企業(yè)的發(fā)展日漸復雜，檔案管理的內(nèi)容也在隨之增多，復雜化，面對這種形式，傳統(tǒng)的檔案管理模式就開始捉襟見肘。而信息技術(shù)是新的科技技術(shù)，它以現(xiàn)代科技為基礎，通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機等基礎設備，實現(xiàn)對程序以及材料和數(shù)據(jù)的分析，這樣一來，將它引入到檔案管理工作中，通過人與機器和網(wǎng)絡的合作，就很容易突破傳統(tǒng)，找到新的管理模式，解決新的問題。因此，信息技術(shù)的引進可以改革檔案管理模式。
（二）信息技術(shù)的引進可以節(jié)約檔案管理成本不管是企業(yè)，還是政府機關(guān)，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內(nèi)容上，人員檔案，會議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統(tǒng)計等不同環(huán)節(jié)需要不同理論指導，由此可見，檔案管理需要耗費大量的人力、物力、財力才能實現(xiàn)。信息技術(shù)的優(yōu)勢在于，信息系統(tǒng)本身可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時，系統(tǒng)工作的精細以及準確程度要比人力完成更有保證，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，使用計算機代替部分人力，這就可以精簡單位人員，減少勞動力和其它資源的輸出，進而實現(xiàn)對檔案管理成本的節(jié)約。這也是將信息技術(shù)引入檔案管理工作中的一個必要性所在。
（三）信息技術(shù)的引進可以規(guī)范檔案管理體系將信息技術(shù)引進檔案管理工作中另一個必要性就是規(guī)范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進行也需要多人的配合，需要多項工作的銜接，在這個過程中，檔案管理工作就形成了一個完整的體系，而這個體系的規(guī)范與否，直接影響一個企業(yè)對檔案的保存和利用。在利用信息技術(shù)之前，每一項工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現(xiàn)了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個工作人員的情緒就會直接影響到整個團隊的合作以及工作效果，或者某一個工作人員的差錯就可能直接導致整個檔案管理的進度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規(guī)范化的障礙。但是將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對工作質(zhì)量的影響，就會很容易的引導起整個檔案管理工作朝著體系規(guī)范化的方向前進。
二、信息技術(shù)引入檔案管理工作的途徑
既然信息技術(shù)引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，對此，筆者有以下幾點建議：首先，信息技術(shù)的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點。不同的行業(yè)，不同的單位，檔案在內(nèi)容是不同的，這種檔案內(nèi)容的差異就要求在做具體檔案管理工作時的方式有所區(qū)別。信息技術(shù)引入管理領域，最早出現(xiàn)在人力資源管理領域，在檔案管理領域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學習和跟風，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導致信息技術(shù)的引入不但沒有優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術(shù)的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術(shù)的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點，切忌盲目。其次，信息技術(shù)的引入要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的“條條管理”的狀態(tài)。對于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對歷史的記載，因此必須認真謹慎，這是對歷史和事實的尊重，我們必須承認這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對的固定，不可隨意更改模式，這是錯誤的，信息技術(shù)的引入就是要打破這種傳統(tǒng)，要勇于利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，要隨時把握時機，適時改革，讓傳統(tǒng)與新技術(shù)結(jié)合，共同為檔案管理服務。所以，信息技術(shù)的引入，就是要在傳統(tǒng)中改變，讓檔案管理也能體現(xiàn)出時代特色。
三、結(jié)束語
（一）傳統(tǒng)人事檔案管理思想觀念陳舊
在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，都是由人工進行管理，在實際的工作中，由于管理人員的思想觀念比較落后，也沒有接受新的檔案管理理念的思想，所以其工作的思維方式受到了很大的束縛，一直堅持的是“重保護，輕利用”，檔案保存的很完整，但卻沒有發(fā)揮實際效益，很多管理員認為只要按時收集，妥善保管，提供相應的憑據(jù)就可以了，但是卻沒有人更加深刻的去思考這個問題，也沒有考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價值，以及怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等，這些傳統(tǒng)的思想觀念阻撓了檔案信息資源的開發(fā)和利用，同時也影響了人事檔案管理的發(fā)展。人事檔案管理人員的思想觀念對人事檔案管理模式的改革具有深遠的影響。在信息時代，人們認識到了開發(fā)利用信息資源的重要性，但在實際工作中，由于管理人員陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢仍具有很大的束縛性，很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價值，并考慮怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等。正因為這些傳統(tǒng)的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發(fā)利用的進一步深入，影響了人事檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案管理人員業(yè)務水平不高
當前，信息化不斷發(fā)展，人事檔案管理為了滿足更多用戶的要求，所以檔案管理人員就要有更高水平的工作能力。檔案管理人員不具備現(xiàn)代技術(shù)管理水平，也沒有先進的思想，這些對人事檔案管理工作有很大的阻礙作用。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，管理人員的整體業(yè)務水平不高，缺乏檔案管理的利用意識，對檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會信息化的迅速發(fā)展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對檔案管理人員的業(yè)務能力水平提出了高標準的要求。檔案管理人員不僅要具有現(xiàn)代化技術(shù)管理水平，先進的思想觀念，還要有較高的知識層次和科學的技術(shù)水平。加強檔案管理人員的培訓是實現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。
（三）檔案管理的技術(shù)服務落后
傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)落后，尤其是很少借助計算機的幫助，計算機軟件一般只用在日常辦公中，然而，檔案信息的輸入，儲存和開發(fā)完全是用手工進行操作，這樣工作效率不高又浪費很多時間。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的封閉管理模式肯定不能適應新的發(fā)展趨勢，所以，要解決這個問題就要充分的發(fā)揮人事檔案在信息開發(fā)中的應用，開發(fā)數(shù)據(jù)庫和相應的管理系統(tǒng)，來適應信息時代的發(fā)展。
二、信息時代下人事檔案管理的新探究
（一）人事檔案信息化管理觀念的更新
如今社會市場經(jīng)濟競爭激烈，如何準確的獲得信息是個人成功的關(guān)鍵。很多人認為人事檔案是個人的隱私，不應該當眾公布。因此，我們要改變傳統(tǒng)的思想觀念，正確的對待人事檔案的保存性，在適當?shù)臅r候完全可以將這些信息作為資源進行有效利用，主動為社會主義人才市場的建設和發(fā)展服務。比如，人事制度的推行，讓許多“單位人”變成“社會人”。我們要樹立主動服務的理念，擴大歸檔范圍，借助信息技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，為決策機關(guān)和人事工作提供參考和服務。
（二）人事檔案信息化管理的模式優(yōu)化
想要優(yōu)化人事檔案管理模式，首先要做的工作就是建立人事檔案管理工作網(wǎng)，成立檔案管理委員會，完善委員會工作職能和檔案管理員的工作職責，構(gòu)建一個完整的檔案管理體系，能夠做到及時有效地信息溝通，處理可能出現(xiàn)的問題和矛盾。除此之外，所有的檔案要進行分類整理，比如說干部的檔案放在一起，普通職員的檔案進行歸類，這樣就不會混為一談。想要使企業(yè)更好的運轉(zhuǎn)，人事檔案管理工作是其中重要的環(huán)節(jié)。
（三）人事檔案信息化管理的技術(shù)革新
21世紀是信息的時代，也是技術(shù)的時代，所以要求我們的生產(chǎn)生活要更好的利用信息技術(shù)。對于人事檔案管理來說也不例外，需要進行徹底的技術(shù)改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理很少借助計算機的幫助，現(xiàn)在，就需要我們充分利用計算機的強大功能有效的完成人事檔案管理工作，建立完善的網(wǎng)絡體系，檔案管理工作者要十分熟練的掌握如何操控計算機，使檔案管理工作更加標準化、科學化、規(guī)范化。
（四）人事檔案信息化管理標準的規(guī)范
長期以來，我國人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問題，制約著人事檔案管理工作的發(fā)展，為了更好的發(fā)展，所以我們要實施新的標準。將人事檔案管理真正納入整個檔案事業(yè)系統(tǒng)，接受國家檔案事業(yè)規(guī)范化、標準化的指導。人事檔案管理的規(guī)范化是根據(jù)組織、人事、勞動等部門的現(xiàn)實要求，科學、系統(tǒng)的管理人事檔案，更好的為社會主義現(xiàn)代化服務。只有將人事檔案管理納入整個檔案系統(tǒng)，才能發(fā)揮人事檔案管理的作用。
人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，更是事業(yè)單位以人為本、科學管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強化創(chuàng)新意識，樹立檔案信息服務理念，形成信息檔案、服務育人的管理模式，才能更好更快的發(fā)展檔案事業(yè)。人事檔案信息化管理、網(wǎng)絡化具有重要的現(xiàn)實意義。它不僅有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，還有利于人事檔案的開發(fā)利用，提高人事檔案的利用價值，同時可節(jié)省大量的人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。人事檔案信息化管理是建立實用性強的微機人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟建設服務，充分發(fā)揮人才信息資源的價值，從而真正為各項事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導服務作用。
【關(guān)鍵詞】計算機技術(shù) 信息量
隨著國家的綜合實力的提高，我國各個方面都在快速發(fā)展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學技術(shù)方面更是躋身于世界前列。21世紀是信息化的網(wǎng)絡時代，網(wǎng)絡已經(jīng)滲透到人們生活的各個層面。計算機行業(yè)是各行各業(yè)的領頭軍，計算機技術(shù)的發(fā)展也促進了其它行業(yè)的快速發(fā)展，尤其是在檔案管理方面，有了計算機加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機關(guān)來說，機關(guān)內(nèi)的檔案非常重要，不僅重要，而且數(shù)據(jù)量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統(tǒng)的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運用計算機管理就很好的解決了數(shù)據(jù)大、整理繁瑣等傳統(tǒng)管理方法所解決不了的問題。公安機關(guān)的檔案管理使用計算機技術(shù)，使數(shù)據(jù)和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機關(guān)人員的工作效率，也使國家機關(guān)的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進公安機關(guān)檔案的可持續(xù)發(fā)展。但是，這種好的管理方法還沒實現(xiàn)完全普及，有些地區(qū)仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統(tǒng)檔案管理的弊端，以及對計算機技術(shù)在公安機關(guān)檔案管理中的應用的優(yōu)勢介紹，讓人們再次了解到計算機技術(shù)對檔案管理的重要意義。
1 我國公安檔案現(xiàn)狀
從計算機引入我國以來，電腦行業(yè)就快速發(fā)展，計算機已經(jīng)成為各個行業(yè)中不可缺少的設備之一，自然國家機關(guān)更不例外。公安機關(guān)的檔案是指公安機關(guān)在履行國家法律賦予公安機關(guān)的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護人們和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要的作用。所以，加強檔案管理是目前公安機關(guān)的緊迫任務之一。
2 我國公安機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀
在信息化的今天，計算機加入到機關(guān)的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發(fā)達地區(qū)實現(xiàn)了在公安機關(guān)的檔案管理中使用計算機技術(shù)，但仍有一些地區(qū)沒有使用這一新技術(shù)，而仍使用傳統(tǒng)的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是以人為本，使機關(guān)人員的工作負擔加重，有耗費時間長，人力耗費大、工作效率低等特點。即便有這些劣勢，但這些地區(qū)的人員仍不想使用計算機管理檔案的方式，不愿意學習新的計算機技術(shù)，可見他們對于信息化檔案管理的認識不夠，仍固守傳統(tǒng)的簡單整理文件的模式，認為用計算機管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計算機管理機關(guān)檔案，所有的數(shù)據(jù)都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規(guī)定的流程進行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機關(guān)人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統(tǒng)不會使用，認為現(xiàn)學這種信息化管理方式，太過困難，認為傳統(tǒng)的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現(xiàn)在公安機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認的是，信息化的檔案管理方式更適合現(xiàn)代化社會的發(fā)展，在信息量如此大的社會，數(shù)字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。
3 計算機技術(shù)在公安機關(guān)檔案管理中的作用
在地大物博的中國，資料數(shù)據(jù)非常龐大，所以對檔案科學化管理是非常重要的，但現(xiàn)在，一些公安機關(guān)人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機關(guān)的檔案繁瑣而且數(shù)據(jù)量龐大，傳統(tǒng)的檔案管理容易引發(fā)很多問題。如資料的丟失，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時就需要對以往的案例進行查找和利用，而傳統(tǒng)的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計算機技術(shù)在檔案信息管理中的興起已成為了一個必然的趨勢。
計算機技術(shù)在檔案管理應用方面與傳統(tǒng)的方式相比有很多不同之處，已成為機關(guān)檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統(tǒng)管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數(shù)據(jù)，根據(jù)文件的類別進行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機關(guān)的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計算機系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)之后，按年代或地區(qū)等方式進行分類放置，查找時，只要在搜索欄搜索想要的數(shù)據(jù)就可以了，節(jié)約了傳統(tǒng)管理方法中一一查找的時間，提高了工作效率；擴展了資源共享范圍，傳統(tǒng)的檔案管理受到有限的信息傳送技術(shù)的影響，無法進一步對資源范圍進行拓展，而計算機管理方式就可以很快的進行信息傳送，擴展資源共享的范圍與區(qū)域；使檔案信息更加組織化、系統(tǒng)化，更好地維護了歷史的真實面貌；實現(xiàn)了公安檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，使公安檔案管理更加適應網(wǎng)絡現(xiàn)代化的發(fā)展，使檔案管理工作走上良性發(fā)展的道路。
4 計算機技術(shù)在公安檔案管理中運用的意義
隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，公安檔案管理工作的重要性進一步加強，人們對于檔案管理的認識也逐漸的加強。在檔案管理中使用計算機技術(shù)，使檔案信息更加的組織化、系統(tǒng)化，更好地重現(xiàn)歷史的真實面貌?？茖W規(guī)范的公安檔案管理，是民生建設的重要組成部分，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。
參考文獻
[1]胡海敏.淺析計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的應用[J].網(wǎng)絡安全技術(shù)與應用，2015（04）：49-51.
[2]孫宏君.計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（18）：184.
關(guān)鍵詞：高校教學檔案管理信息化建設轉(zhuǎn)變
一.相關(guān)內(nèi)容研究
教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結(jié)。隨著科技的發(fā)展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內(nèi)容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結(jié)經(jīng)驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農(nóng)業(yè)社會向信息社會演變的動態(tài)過程。我國學術(shù)界對此進行了較長時間的研討。1997年，首屆全國信息化工作會議召開，將信息化定義為培育發(fā)展以職能化工具為代表的新生產(chǎn)力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發(fā)展起步較早，其檔案管理機構(gòu)分為國家檔案館及各地分館組成的聯(lián)邦檔案管理機構(gòu)和由各社會機構(gòu)自行設立的檔案管理機構(gòu)。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構(gòu)的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理，80年代中期，國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規(guī)范標準，推動了機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設發(fā)展。21世紀以來，電子政務發(fā)展迅猛，國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業(yè)全面展開。現(xiàn)代信息技術(shù)在國民經(jīng)濟社會發(fā)展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進步不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰(zhàn)。隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)。將原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術(shù)發(fā)展,基于計算機處理數(shù)據(jù)功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數(shù)據(jù)信息計算存放相關(guān)規(guī)章。要實現(xiàn)高校教學檔案的信息化管理，首先應構(gòu)建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規(guī)范高效，其次要建立完善相關(guān)檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術(shù)建設,實現(xiàn)高校檔案信息化必須依靠技術(shù)支持。要加強對檔管人員的專業(yè)技能培訓，促進檔高校案管理信息化建設發(fā)展。
二.高校教學檔案信息化管理的意義
在高校教學檔案管理中運用現(xiàn)代信息技術(shù)使傳統(tǒng)教學檔案工作為現(xiàn)代管理手段代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統(tǒng)教學檔案管理模式。傳統(tǒng)的查閱方式要到相關(guān)檔案保管部門進行紙質(zhì)檔案查閱，高校各部門職能不同，會對教學檔案信息進行多次重復查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質(zhì)檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現(xiàn)教學檔案信息的儲存索引數(shù)字化管理，可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統(tǒng)的高校教學檔案管理重藏輕用，信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,相關(guān)管理部門以紙質(zhì)檔案保管為主,部分高校實現(xiàn)了網(wǎng)絡化,但網(wǎng)絡上較少傳輸教學檔案信息資源，必須優(yōu)化高校教學檔案管理手段，以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現(xiàn)代信息技術(shù)，使教學檔案工作管理環(huán)境發(fā)生巨大變化，高校管檔人員原有的專業(yè)知識技能已不能適應時展的需求。因此，高校檔管人員必須學習掌握運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理知識技能，提高檔案管理效率。
三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題
我國高校教學檔案信息化管理經(jīng)多年探索發(fā)展，取得巨大進步提升，當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊，社會服務意識淡薄，管理技術(shù)手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應用，人們開始加強重視檔案信息資源的利用，受傳統(tǒng)管理思想的影響，高校主管教學檔案領導對其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學檔案管理工作被動，管理人員較少積極主動收集相關(guān)教學檔案，優(yōu)化檔案管理模式，阻礙了高校教學檔案信息化管理的發(fā)展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，教學檔案僅供相關(guān)部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯(lián)系橋梁。傳統(tǒng)的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發(fā)教學檔案信息化管理生機活力，必須轉(zhuǎn)變封閉的教學檔案管理方式。3.經(jīng)費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足，導致教學檔案管理辦公條件欠佳，設備陳舊，從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現(xiàn)教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規(guī)范標準，制約了高校教學檔案管理的信息自動化發(fā)展。要從高校檔案管理的未來長遠發(fā)展考慮，加強高校教學檔案信息化管理的規(guī)范性。5.快速實現(xiàn)高校教學檔案信息化管理的關(guān)鍵因素在于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。管理人員應掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)，具備較高的專業(yè)知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術(shù)的應用能力，對計算機系統(tǒng)程序數(shù)據(jù)管理等方面存在一定不足。
四.轉(zhuǎn)變高校教學檔案管理方式的策略
1.加強對信息化管理的重視信息時代的發(fā)展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高校改革發(fā)展需求，高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關(guān)管理部門及人員樹立現(xiàn)代管理理念。運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進行教學檔案管理。在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念時，要積極引進現(xiàn)代檔案管理理念，加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度，適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發(fā)展。2.優(yōu)化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業(yè)系統(tǒng)中，發(fā)揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式，代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關(guān)標準規(guī)范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統(tǒng)的管理，以便更好為高校教學及社會發(fā)展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關(guān)硬件標準建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發(fā)水平不同，不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷，高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中，從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統(tǒng)要匯集所需信息數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率，高校教學檔案信息化管理系統(tǒng)應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態(tài)管理，高校各相關(guān)部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質(zhì)教學檔案原件存儲到服務器，提高了傳統(tǒng)的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員要對教學檔案基本情況進行統(tǒng)計，超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)要實現(xiàn)高校檔案信息化管理，必須提高高校教學檔管人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，造就適應教學檔案信息化管理需求的專業(yè)人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查，人員素質(zhì)評估等工作，檔案材料關(guān)乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)及較高的責任心，按時統(tǒng)計分類歸檔，確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻，加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才隊伍，影響了高校教學檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作，提升其信息素養(yǎng)與現(xiàn)代信息技術(shù)的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統(tǒng)，將檔案管理思想方法融入到系統(tǒng)設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統(tǒng)，關(guān)注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點，對歸檔后的數(shù)字化檔案實施有效管理。
參考文獻
