發(fā)布時間：2023-10-05 10:40:01
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理與檔案服務樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關鍵詞】企業(yè)檔案；管理創(chuàng)新；服務模式
1.檔案創(chuàng)新和服務理論概述
1.1企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究
綜合國內(nèi)外關于檔案管理創(chuàng)新的研究，總結出檔案管理創(chuàng)新指的是依據(jù)于社會變化和市場變化趨勢，對人才，業(yè)務和技術進行優(yōu)化調(diào)整，注重以知識創(chuàng)新和技術創(chuàng)新，以滿足企業(yè)檔案管理的發(fā)展需求，并且能夠滿足用戶檔案服務需求，最終實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會服務目標。這個過程，就是檔案管理信息資源創(chuàng)新的過程。①創(chuàng)新首先是檔案管理理念的創(chuàng)新。首先是改革常規(guī)傳統(tǒng)的檔案工作管理理念，要重新樹立新意識和新思想。一是服務大局的理念；二是改革與開放的理念；三是競爭與協(xié)作的理念。②檔案管理機制的創(chuàng)新。檔案管理機制的創(chuàng)新指的是，對于新形勢下的企業(yè)檔案管理工作的特點與規(guī)律要進行積極探索，同時要逐步建立起有利于檔案開發(fā)和利用的創(chuàng)新管理機制，還可對檔案工作者的積極性進行深入挖掘，最終實現(xiàn)檔案管理機制的創(chuàng)新。具體內(nèi)容是：一是建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡；二是建立科學的崗位目標責任制；三是獎懲機制，充分提高檔案管理工作者的積極性與熱情；四是建立健全企業(yè)檔案管理的各項規(guī)章制度。
1.2企業(yè)檔案服務模式
現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理模式，應依據(jù)于檔案管理發(fā)展趨勢，在利用者不斷變化需求的基礎上，做到服務理念的及時更新，服務內(nèi)涵的及時深化，服務范圍的及時拓展，同時引進新成果和改善服務手段，這是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理模式的主要內(nèi)容。①檔案服務模式要創(chuàng)新內(nèi)容：一是創(chuàng)新服務職能；二是創(chuàng)新服務方式；三是創(chuàng)新服務主體；四是創(chuàng)新服務手段；五是創(chuàng)新服務環(huán)境；六是創(chuàng)新服務質(zhì)量；七是創(chuàng)新服務條件；八是創(chuàng)新服務群體合作方式。②我國目前檔案模式創(chuàng)新的具體措施：一是對網(wǎng)站功能進行完善，開展網(wǎng)上利用服務；二是普遍建立電子文檔中心；三是在整合資源的基礎上，共享檔案信息資源。
2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
2.1創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念
企業(yè)檔案管理工作要想保持活力和升級，就要不斷創(chuàng)新，尤其在信息化和現(xiàn)代化的今天，企業(yè)檔案管理工作必須要開拓創(chuàng)新和與時俱進，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。因此，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新首先是思想觀念的創(chuàng)新，具體要求是：
（1）要樹立檔案工作服務大局的認識觀。新的經(jīng)濟形勢下，黨和國家的中心任務就是以經(jīng)濟建設為主要目標，這要求企業(yè)檔案管理工作也應該以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)的為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和長效發(fā)展做出貢獻。
（2）改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經(jīng)濟相適應，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進企業(yè)內(nèi)部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。
2.2創(chuàng)新檔案管理機制
（1）首先建立檔案信息資源收集網(wǎng)站。建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡，主要是因為在社會全面發(fā)展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。
（2）企業(yè)檔案的各項規(guī)章制度要建立健全。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當前企業(yè)檔案工作的特點和規(guī)律進行深入研究，在充分調(diào)動檔案管理工作者積極性的基礎上，要建立以工作目標管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質(zhì)量和完成情況進行考核，其最終目標還是推動企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。另外，還要在建立工作規(guī)章制度管理機制的前提下，對檔案工作的最終目標，還有兼職檔案員在檔案工作中的責任都要做到明確規(guī)定，還要對評價檔案活動效果的方式方法進行綜合考慮，從而制定出科學合理的考核方法，對檔案管理相關人員進行總評。
3.檔案管理功能服務模式創(chuàng)新
3.1我國當前的企業(yè)檔案服務模式創(chuàng)新的具體措施
3.1.1完善網(wǎng)站功能
目前各大企業(yè)在檔案服務模式的創(chuàng)新中，普遍開展網(wǎng)上利用服務，并對網(wǎng)站功能進行完善。這是隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立鞏固，企業(yè)檔案部門將充分利用網(wǎng)站，進行自己網(wǎng)頁的制作，并且還對上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息進行積極組織，不僅使檔案管理服務系統(tǒng)與政府網(wǎng)站緊密相聯(lián)，還能實現(xiàn)檔案信息的完善檢索功能。
3.1.2建立電子文檔中心
建立電子文檔中心，主要是對各單位的電子文檔進行集中歸檔，然后通過建立的檔案網(wǎng)站，可以對登錄用戶提供有限制性和非保密性文件查詢利用等功能服務，這在發(fā)揮信息中心和信息公開場所作用的同時，還能實現(xiàn)電子文檔的自動上傳收集和整理的功能，最終實現(xiàn)電子文件信息資源共享的目的。它的優(yōu)點在于包括較為廣泛的覆蓋面，內(nèi)容豐富的檔案和利用率較高。而且，建立電子文檔中心的另一優(yōu)勢還在于，能有效減少中小企業(yè)因必須購買網(wǎng)絡版檔案管理軟件，所帶來的經(jīng)濟壓力。
3.2創(chuàng)新檔案服務能力
（1）檔案信息服務能力的創(chuàng)新。在企業(yè)檔案服務模式中，檔案信息服務占有重要地位。對檔案信息服務能力進行創(chuàng)新，要求對檔案信息資源進行主動開發(fā)，對于檔案服務項目和專題服務可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務時，要清楚檔案的的家底，還要有精準的服務方向，要了解自己企業(yè)員工需要的檔案信息服務屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務，此外還要積極研究，加工和開發(fā)檔案信息，可以主動為各企業(yè)單位提供經(jīng)過提煉的，深層次和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息；并根據(jù)自己內(nèi)部員工需求和社會需求，對檔案文化產(chǎn)品進行精心策劃。（2）檔案部門遠程服務能力的創(chuàng)新。為了滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，檔案信息服務需要有更高的標準。因此，在實現(xiàn)檔案服務模式中，可充分融入信息技術，為檔案信息服務實現(xiàn)方便快捷的目的，提供了堅實的技術保障。與此同時，在加強檔案資源建設的時候，可以充分利用信息技術，還可充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡優(yōu)勢，可以有效提高檔案部門遠程服務能力的重要力量。
3.3深化層次編研
企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，還包括檔案資料的編研。其中，檔案資料主要針對的是企業(yè)日常工作和實際的數(shù)據(jù)及運行需要等諸多方面的內(nèi)容，因此，要進行檔案資料的編研，就需要對檔案原始信息進行充分優(yōu)化，以及全面系統(tǒng)的整理原始數(shù)據(jù)，特別是注意有價值信息的匯總處理與分類處理，這不僅確保了檔案資料編研工作的順利進行，還與企業(yè)整體利益相符，有利于企業(yè)良好穩(wěn)定的發(fā)展。基于此，在進行深化檔案資料層次編研工作時，要注意三個方面的內(nèi)容。（1）由于檔案資料具有數(shù)量繁多，內(nèi)容龐雜和種類多樣等特點，深化層次編研時，要以優(yōu)先級的方式進行檔案資料的編研處理。（2）要考慮到企業(yè)檔案資料是與企業(yè)切身利益密切相關的，在深化層次編研時，可聘請經(jīng)驗豐富的檔案專家協(xié)同進行，這對檔案資料編研的合理性與科學性可形成有效保證。（3）在具體編研處理的過程中，對于企業(yè)檔案資料庫中，應定期編研匯總那些來自企業(yè)管理部門和國家行業(yè)協(xié)會的指導性文件。
4.結語
文章對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務模式進行研究探討，主要是在企業(yè)實施信息化建設的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標，同時要求企業(yè)檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務模式，最終使檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)，最終實現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展的總體戰(zhàn)略目標。
【參考文獻】
［1］李秀云.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務模式分析[J].技術與市場，2013（06）.
［2］陸浩.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2012（08）.
【關鍵詞】信息化 醫(yī)療保險 電子技術 計算機技術
生老病死是人生都要經(jīng)歷的三個重要階段，醫(yī)療與這三個重要階段密不可分，醫(yī)療衛(wèi)生以及醫(yī)療保險事業(yè)關系到人們的身體健康和生老病死，與人民群眾切身利益密切相關，是社會高度關注的熱點，是我們國家凝聚力量實現(xiàn)中國夢，實現(xiàn)經(jīng)濟與社會協(xié)調(diào)發(fā)展，構建社會主義和諧社會的重要內(nèi)容之一。改革開放三十多年，我國醫(yī)療改革已走過風風雨雨三十多年年，從計劃經(jīng)濟體制下的公費醫(yī)療到如今的全民醫(yī)療保險，三十多年的改革歷程，人民群眾對醫(yī)療衛(wèi)生改革滿意度如何？對醫(yī)療保險制度改革的滿意度如何？這是從事醫(yī)療衛(wèi)生和醫(yī)療保險工作者必須面對的實際問題，如何做好工作，讓人民群眾得到實惠，讓人民群眾滿意，這是我們工作的出發(fā)點和落腳點之一。在電子技術、計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術飛速發(fā)展廣泛應用的形勢下，認真做好醫(yī)療、醫(yī)療保險信息化建設，實現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生服務信息公開與檔案管理信息化是取信于民的重要措施。
1 醫(yī)療保險工作面臨的形勢和任務
總理在2014年政府工作報告中指出：推動醫(yī)改向縱深發(fā)展。鞏固全民基本醫(yī)保，通過改革整合城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險制度。破除以藥補醫(yī)，理順醫(yī)藥價格，創(chuàng)新社會資本辦醫(yī)機制。鞏固完善基本藥物制度和基層醫(yī)療衛(wèi)生機構運行新機制。健全分級診療體系，加強全科醫(yī)生培養(yǎng)，推進醫(yī)師多點執(zhí)業(yè)，讓群眾能夠就近享受優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務。吉林省基本醫(yī)療保險事業(yè)取得長足發(fā)展，初步建立了覆蓋城鄉(xiāng)的全民醫(yī)保體系。截止到2013年11月底，全省城鎮(zhèn)基本醫(yī)療保險參保人數(shù)已達到1377.7萬人，基本實現(xiàn)了全覆蓋。由于目前醫(yī)療保險實行屬地化管理，統(tǒng)籌層次低、管理條塊分割，導致異地就醫(yī)結算時基本上都是采取個人或單位先墊付、再回參保地報銷的模式，形成了參保人員“看病難，報銷難”問題；同時，因就醫(yī)地與參保地醫(yī)保政策不同，部分醫(yī)療費用超出參保地醫(yī)保政策規(guī)定范圍，醫(yī)療費用虛高，最終只能由參保人員個人承擔，參保人員負擔較重，又加劇了參保人員“看病貴”的問題。做好醫(yī)療衛(wèi)生服務信息公開與檔案管理信息化工作，進一步完善即時結算平臺功能，擴大異地就醫(yī)即時結算定點醫(yī)療機構范圍，簡化辦理流程和手續(xù)，更好為廣大參保群眾提供便捷高效的醫(yī)保服務是醫(yī)療保險經(jīng)辦機構的職責所在。要按照十二五醫(yī)改規(guī)劃，將加快統(tǒng)籌層次提高步伐，完善醫(yī)療保險體系建設，探索啟動跨省異地就醫(yī)即時結算工作，全面推動醫(yī)療保險事業(yè)發(fā)展，讓改革開放的成果更多的惠及民生。
2 醫(yī)療檔案管理信息化建設
醫(yī)療保險、醫(yī)療服務作為社會民生的福祉行業(yè)，涉及人員眾多，尤其是在醫(yī)療保險全覆蓋形勢下，醫(yī)療領域的信息化進程勢在必行。面對劇增的醫(yī)療信息，快速增長的參保人員隊伍，海量數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，這就要求醫(yī)療機構、醫(yī)療保險機構在信息化建設過程中滿足海量存儲容量，保障數(shù)據(jù)安全，提升訪問速度，縮短數(shù)據(jù)恢復時間，對于醫(yī)療保險管理、醫(yī)療機構管理對影像、電子病歷、后臺、區(qū)域醫(yī)療、遠程醫(yī)療、移動醫(yī)療等檔案信息存儲、檢索、查詢的需求。才能憑借穩(wěn)定、高效、安全、高性價比的存儲系統(tǒng)以及完善的服務實施能力，搭配豐富的醫(yī)院和醫(yī)療信息化解決方案，在醫(yī)療保險管理、醫(yī)療機構管理工作中從容應對海量醫(yī)療數(shù)據(jù)，構建安全可靠、遠瞻未來的智慧醫(yī)療管理體系。
3 醫(yī)療保險檔案管理信息化存在的問題及對策
醫(yī)療保險制度改革實施以來，各地，各個醫(yī)療機構信息化建設發(fā)展不夠平衡，有的早，有的晚，硬件配備不統(tǒng)一，軟件開發(fā)應用不一致，造成數(shù)據(jù)共享障礙。一些醫(yī)療機構信息化建設大多采用HIS、LIS、PACS、OA 管理軟件，這些軟件目前大部分采用“單應用服務器 + 單數(shù)據(jù)庫服務器 + 數(shù)據(jù)本機存儲”工作方式，所有應用服務器及數(shù)據(jù)庫服務器也全部配置的是PC服務器。由于現(xiàn)有系統(tǒng)采用單服務器工作且沒有采用磁盤陣列存儲數(shù)據(jù)而是把數(shù)據(jù)存儲在本機硬盤上，使得應用系統(tǒng)存儲單點故障，一旦應用服務器軟、硬件出現(xiàn)故障，相應的應用系統(tǒng)就會癱瘓，將嚴重影響HIS、 LIS、PACS、OA 、醫(yī)保等業(yè)務，并且如果服務器出現(xiàn)硬盤故障，則與之相關的HIS、LIS 、PACS、 OA 、醫(yī)保等相關數(shù)據(jù)既有可能丟失，從而為病人帶來重大損失。另外，隨著婦幼業(yè)務的不斷發(fā)展及業(yè)務對服務器硬件平臺的依賴度越來越高，現(xiàn)有的PC服務器無法滿足應用系統(tǒng)對服務性能、可靠性、穩(wěn)定性、安全性等方面的要求，已成為醫(yī)院業(yè)務發(fā)展的瓶頸。
解決問題的出路在于提高醫(yī)療保險、醫(yī)療機構等系統(tǒng)在軟硬件可靠性、穩(wěn)定性、高效性等方面問題。
一是對現(xiàn)有系統(tǒng)進行整合。對于老舊的計算機該淘汰的淘汰，該升級的升級，該換代的換代。在配置新服務器選型方面要注重技術先進、成熟、穩(wěn)定、標準化程度高、互聯(lián)性能好、支持升級；安全可靠性，能長期連續(xù)正常工作，支持熱備份；良好兼容性，能良好運行操作系統(tǒng)、支持各種應用軟件；處理能力高，有高速的處理能力、I/O數(shù)據(jù)吞吐能力；有強大的網(wǎng)絡通信能力；優(yōu)質(zhì)的性價比和良好的售后服務等等。
二是在醫(yī)療檔案資源共享方面狠下功夫。當前醫(yī)療機構之間存在醫(yī)療電子化檔案不能共享，醫(yī)療機構與醫(yī)療保險經(jīng)辦機構不能共享，醫(yī)療檔案甚至與患者都不能共享。這就在醫(yī)療保險管理上造成許多不必要的麻煩，患者報銷醫(yī)療保險醫(yī)藥費要復印一大堆病例，醫(yī)療保險經(jīng)辦機構要審核一大堆病例。如果實現(xiàn)Internet醫(yī)療檔案資源共享將會給參保人員和醫(yī)療保險經(jīng)辦機構帶來許多方便。
三是確保醫(yī)療保險數(shù)字化檔案信息安全。醫(yī)療保險數(shù)字化檔案信息安全非常重要，在計算機病毒泛濫，黑客橫行的形勢下，一定要加強計算機系統(tǒng)安全管理，確保防火墻系統(tǒng)正常工作，確保殺毒軟件實時監(jiān)控，做好數(shù)據(jù)備份等等。
作者簡介
王惠娟，女，吉林省四平市醫(yī)療保險事業(yè)管理局檔案館員。
一、目前我國事業(yè)單位檔案管理工作的狀況
檔案作為歷史的記錄載體，能夠詳細的對事業(yè)單位的發(fā)展歷程、人員配置、工作狀況和科學發(fā)展等內(nèi)容進行表現(xiàn)，檔案管理工作的水平是檔案科學、高效的保障，也是事業(yè)單位工作重要的依據(jù)，目前我國事業(yè)單位檔案管理一般具有下面幾個問題：
1.事業(yè)單位認識不到檔案管理工作的作用
要想確保事業(yè)單位高效穩(wěn)健運轉(zhuǎn)，就必須對檔案進行科學的管理，但是我國受到傳統(tǒng)的理念影響，事業(yè)單位的工作重點一直都是業(yè)務服務，沒有充分認識到檔案管理工作對事業(yè)單位的重要作用。很多的事業(yè)單位工作人員普遍認為檔案管理的工作不能為事業(yè)單位創(chuàng)造出價值和效益，所以，就減少對于檔案管理工作的人力、物力與資金投入，降低了檔案管理工作的效率。而且檔案管理工作的內(nèi)容比較繁重和無聊。在缺少有效的監(jiān)督的情況下，檔案管理人員并不能依照要求進行檔案管理的工作。
2.事業(yè)單位檔案管理人員的水平不夠
檔案管理的工作是一項比較系統(tǒng)和專業(yè)性的工作，檔案管理人員不僅需要擁有過硬的檔案管理專業(yè)知識，還要有堅持、耐心的品質(zhì)。但是我國目前事業(yè)單位的檔案管理人員都是有各種職業(yè)和工作，而且有的會因為檔案管理工作薪資達不到要求出現(xiàn)懈怠的心理。檔案管理部門一直就有人力資源缺乏的問題，很多的檔案管理人員主要依靠經(jīng)驗與他人教授的方式進行檔案管理工作，沒有過硬的檔案管理水平，不清楚檔案管理的工作規(guī)范和流程，甚至會有歸檔立卷錯誤的情況出現(xiàn)，檔案管理工作的水平不高。
3.事業(yè)單位檔案管理的方式不合理
進入新時期以來，伴隨著信息技術和互聯(lián)網(wǎng)通信技術的不斷發(fā)展，這些先進的技術在事業(yè)單位得到了很好的應用，事業(yè)單位的各個部門也都明確朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，不過卻忽略了大力發(fā)展電子檔案，更沒有培養(yǎng)檔案管理工作相關的電子檔案管理人員和計算機維護人員。有的事業(yè)單位設立了電子檔案，傳統(tǒng)的檔案管理人員無法滿足電子檔案的使用水平，導致很多先進的檔案管理技術成為擺設，不能有效應用到事業(yè)單位檔案管理工作中去。
二、新形勢下對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的重要作用
新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術的發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了便利，提升了檔案管理工作的水平，將先進的技術應用到檔案管理工作中去，充分的發(fā)揮信息智能化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。信息智能化的檔案管理不僅能夠降低檔案管理工作的投入成本，還能提升檔案管理工作的效率，而且信息智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠及時、快速高效的與事業(yè)單位其他部門進行溝通，減少了檔案管理工作的繁瑣和難度，提升了檔案管理工作的水平。事業(yè)單位要想促進檔案管理朝著信息智能化的方向發(fā)展，就要對新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革中的重要作用進行了解：
伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術與計算機技術的發(fā)展，信息智能化的技術非常完善，在人們生活工作的普及程度非常高，能夠有效解決檔案管理工作中遇到的問題，所以，進行檔案管理創(chuàng)新和服務模式改革不僅能夠提升檔案管理工作的水平，也是順應時展的需求。
目前我國正在大力的進行事業(yè)單位的體制變革，具體就是依托于先進的互聯(lián)網(wǎng)技術對事業(yè)單位制度進行現(xiàn)代化的變革，設立先進的信息智能化工作平臺與系統(tǒng)，能夠促進事業(yè)單位檔案管理工作信息智能化建設的發(fā)展，所以，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式變革不僅促進我國事業(yè)單位機制的變革，也是落實我國變革理念的重要體現(xiàn)。
我國傳統(tǒng)的檔案管理的工作非常繁瑣和復雜，需要整理的信息非常多，而且受到歷史因素、政策因素的影響比較大，經(jīng)常會有資料不完整的問題，對事業(yè)單位檔案管理進行信息智能化建設，可以有效的解決這些問題，提升檔案管理工作的效率，所以，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的變革符合檔案管理工作的需求。
三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的舉措
在當今的時代背景下，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務模式的改革顯得尤為重要，要想加強對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的力度，可以下面幾個方式進行：
1.事業(yè)單位要充分認識檔案管理工作的作用
檔案管理工作是事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的關鍵，要想提升事業(yè)單位的工作效率和業(yè)務服務水平，就必須要充分認識到事業(yè)單位檔案管理的重要作用，切實提升檔案管理的水平。事業(yè)單位要明確檔案的作用，能夠?qū)κ聵I(yè)單位內(nèi)部的工作人員狀況、單位工作狀況進行精準的記錄，有效規(guī)范事業(yè)單位工作人員的行為和服務態(tài)度，能夠及時發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的不足進行改正。事業(yè)單位還要強化對檔案管理人員的培訓與教育，增強檔案管理人員的責任感，明確新形勢下檔案管理工作的發(fā)展方向，提升方案管理工作的效率與管理水平，促進事業(yè)單位良好的運轉(zhuǎn)。
2.事業(yè)單位要加強對檔案管理人才的培養(yǎng)
人員配置對于一個單位機構是非常重要的，要想提升檔案管理人員的水平，事業(yè)單位必須要切實提升檔案管理人員的管理水平，提升檔案管理工作效率。事業(yè)單位要把握檔案管理人員的狀況，建立科學的檔案管理機制，重視對檔案管理人員能力的培養(yǎng)，定期的為檔案管理人員提供學習的機會，培養(yǎng)高效的檔案管理人才。此外，作為檔案管理人員也要努力的提升自身的管理水平和綜合素質(zhì)，規(guī)范自己的行為，提升自己檔案管理工作的效率，更好的為事業(yè)單位和人民服務。而且檔案管理部門要不斷的創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理工作有效的結合事業(yè)單位，更好的為人民服務。
3.事業(yè)單位要設立科學的檔案管理機制
事業(yè)單位必須要有一套完整科學的運轉(zhuǎn)機制，設立合理的檔案管理制度，加強對檔案管理人員的監(jiān)督，規(guī)范檔案管理人員的行為，強化對檔案管理人員的管理。檔案管理部門要加強對工作人員創(chuàng)新意識與發(fā)展意識的培養(yǎng)，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理工作效率。把檔案管理的職責明確到個人，確保檔案管理工作的質(zhì)量。還有就是對檔案管理部門配置先進的信息智能化系統(tǒng)設備，要對檔案管理人員進行相應的培訓，通過光盤、錄像等檔案管理輔助技術更好的服務檔案管理工作。
1 云計算概述
云計算技術具有虛擬化、靈活定制、動態(tài)可擴展性、高可靠性和安全性、高性價比以及強大的計算、保存能力等諸多特點，在云計算技術中，主要是利用應用軟件來對硬件資源進行虛擬化管理，不同用戶可以根據(jù)需求定制各種服務資源，并隨時將自己的服務器加入到服務器群中，對提高云處理能力起到了重要作用。而且云計算服務器端還能夠為廣大用戶提供具有較高安全性的數(shù)據(jù)保存中心，用戶只需輸入用戶名和密碼就能夠?qū)崿F(xiàn)對共享數(shù)據(jù)的訪問。另外，利用云計算技術只需使用定制軟件和服務模式，對硬件設備要求不高，能夠為用戶節(jié)約一定的成本。大量服務器共同組成的云計算云端，具有無法估量的存儲空間。
2 云計算創(chuàng)新檔案管理服務的優(yōu)點及必要性
（一）云計算檔案管理服務的優(yōu)點
一是服務全面性
計算機進行檔案管理，有利于進一步優(yōu)化檔案管理服務質(zhì)量和人員設置，使檔案管理工作的服務性能和操作效果更加完善。以云計算技術為依托，用戶通過軟件就能夠單獨進行操作，實現(xiàn)資源整合和合理配置，對檔案信息實現(xiàn)條理化儲存，為用戶進行檔案信息查詢提供更多便利。
二是保存持續(xù)性
云計算檔案管理工作中，采用集群的儲存方式來對檔案信息進行保存，有效保證了檔案信息的分配給可能通過。另外，各類檔案信息分類存儲于計算機服務器中，即使發(fā)生災害事件，檔案信息資源也不會受到影響，有效確保了檔案信息保存的持續(xù)性。
三是管理高效性
基于云計算基礎上，創(chuàng)新檔案管理服務，能夠使人員工作量大幅度降低，工作效率切實提高，有效提升檔案管理服務水平，實現(xiàn)檔案資源的高效配置，使檔案管理工作更具高效性、系統(tǒng)化。
（二）檔案管理服務創(chuàng)新的必要性
檔案管理工作的最終目的是為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務，同?r檔案服務的質(zhì)量還會直接關系到檔案管理工作的發(fā)展。因此在檔案管理工作中，檔案管理人員要加快創(chuàng)新檔案管理服務，充分以計算機技術為依托，加大對服務空間的開發(fā)力度，努力提高檔案管理服務質(zhì)量和層次，更好滿足檔案需求對檔案信息查詢的需求。檔案管理人員還要具有較強的創(chuàng)新意識，才能在檔案管理服務中運用好現(xiàn)代化技術和設備，實現(xiàn)檔案信息的管理、存儲及服務等多方面的創(chuàng)新發(fā)展，努力提高檔案服務水平，更好滿足社會發(fā)展過程中對檔案信息的需求。
3 基于云計算的檔案管理服務創(chuàng)新措施
（一）靈活運用，實現(xiàn)檔案信息資源共享
云計算技術的使用，使檔案管理人員可以將數(shù)據(jù)等信息全部上傳到云計算中去，利用云計算本身的優(yōu)勢做到信息共享的最大化。在檔案管理期間，要對服務進行靈活創(chuàng)新，根據(jù)用戶實際情況調(diào)整服務策略，保證資源完備性和實現(xiàn)用戶共享，從而為用戶提供最滿意的服務，使其能夠隨時通過云計算服務平臺了解信息數(shù)據(jù)等資料的查詢，實現(xiàn)資源利用率最大化。
（二）整合平臺，確保檔案信息存儲安全
檔案信息安全是信息時代的重要課題，這也是現(xiàn)代信息技術重點研究的目標。檔案管理運用云計算管理方式，將檔案管理服務中的各個平臺整合起來，共同發(fā)揮作用，更好為企業(yè)提供業(yè)務訪問和數(shù)據(jù)傳輸功能。它將用戶數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆贫?，在多個服務器中進行儲存，有效的保證了數(shù)據(jù)的安全?？梢噪S時獲取想要的數(shù)據(jù)，保證檔案管理服務的同時，確保數(shù)據(jù)的安全性。
（三）加強學習，開啟檔案管理服務模式
基于云計算機的檔案管理服務平臺，可根據(jù)需要進行應用，滿足不同需求，并根據(jù)滿意與否隨時進行退訂。檔案管理是一種知識管理工作，隨著社會發(fā)展，檔案管理工作人員需要不斷加強檔案管理意識，要通過學習不斷實踐鞏固，樹立正確的人生觀和價值觀。還要認真學習有關法律，了解檔案的真實面貌。同時要熟練掌握檔案管理工作的技術，不斷提高自身專業(yè)性，也可適當提高檔案管理人員待遇，激發(fā)他們工作積極性。
（四）滿足需求，提供智能推送服務
云計算具有高智能化的跟蹤服務平臺，在實際工作中，針對用戶需求，以現(xiàn)有館藏資源為基礎，開展用戶智能推送服務。同時檔案管理人員還可以根據(jù)企業(yè)提供的G3數(shù)據(jù)業(yè)務建立相關服務網(wǎng)站，將現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息和資源涵蓋在網(wǎng)站信息及內(nèi)容中，設置簡便、快捷的網(wǎng)站瀏覽方式，以便用戶實時獲取到所需檔案，并提供特色檔案資料查詢服務。同時將用戶興趣與愛好當做主要的選擇依據(jù)，實現(xiàn)信息服務個性化，
從當前的檔案工作管理內(nèi)容來開，其主要是將工作的重心放在檔案管理上，但卻忽視了對檔案的深化、開發(fā)與利用。所以，在如今信息時代環(huán)境的發(fā)展之下，便逐漸開始了檔案工作的信息化。因此，在檔案工作管理電子化、網(wǎng)絡化的過程中，就需要根據(jù)檔案管理的服務模式來結合客戶關系管理的理論實現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化，提升檔案信息的利用與開發(fā)程度。
一、 客戶關系管理理論在檔案服務中的作用
在客戶關系管理過程中，就需要能夠有效地將客戶信息進行錄入與維護，也需要在客戶信息變動的情況下，及時的將客戶變動信息進行更新。所以，在這兩項工作同時重視信息的條件下，就能夠?qū)⒖蛻絷P系管理理論應用在具體的檔案管理服務工作中。因此，下面就關于客戶關系管理理論在檔案服務中的作用進行分析。
1. 有利于檔案信息及時更新
在客戶關系管理理論之中，就需要針對不同的客戶進行心理的錄入與維護，并在客戶信息變動之下，能夠?qū)崿F(xiàn)實時的、及時的進行信息的跟蹤變化與更新。所以，在這個過程中，就能夠?qū)⑵淅碚撨\用到具體的檔案管理服務工作之中，提升檔案信息更新的及時性、實時性，從而在提升檔案管理服務質(zhì)量的基礎上，實現(xiàn)檔案信息更新的及時。
2. 有利于提升檔案服務工作質(zhì)量
客戶關系管理在檔案服務工作中的運用還有利于實現(xiàn)檔案服務工作質(zhì)量的提升?？蛻絷P系管理過程中，其不僅要求工作內(nèi)容的多樣化，還要求工作性質(zhì)的高效性、高質(zhì)量。其能夠針對不同的客戶信息做出不同的決策判斷，并能夠根據(jù)不同的信息點，實現(xiàn)信息的有效利用。所以，當檔案服務管理工作能夠在客戶關系管理理論的支持下時，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案服務工作質(zhì)量的提升。
3. 有利于優(yōu)化檔案管理工程流程
客戶關系管理工作進行是有其針對性與科學性的。首先客戶關系管理講究信息跟蹤化，實現(xiàn)客戶信息的有效掌握。其次，在實現(xiàn)客戶信息了解之后，還需要根據(jù)信息有針對性的對客戶提供問題解決的途徑。最后，在整個問題解決的過程中，還注重客戶的服務品質(zhì)與服務體驗。所以，在這種既注重形式，也注重質(zhì)量的理論模式支持之下，就能夠有利于檔案管理工作流程的優(yōu)化。
4. 有利于為檔案服務工作提供技術支持
當前的客戶關系管理工作是一種基于現(xiàn)代化、信息技術的管理形式，其有著優(yōu)秀的信息理論支持，也有著良性的信息技術的合理利用。所以，在將客戶關系管理與檔案服務管理工作有機結合時，就能夠為檔案服務工作提供技術支持，促進檔案服務管理工作實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
二、 當前檔案服務管理工作存在的問題
檔案服務工作是一項重要的信息管理工作，其為管理者決策提供了重要的理論依據(jù)。然而，從當前檔案服務管理工作的具體表現(xiàn)來看，其依舊存在著不少需要改進與完善的問題。
1. 檔案信息利用程度不高
從我國目前的檔案管理工作來看，其管理方式還比較傳統(tǒng)，僅僅是把相關的檔案相關信息進行簡單記錄與保管，但對于檔案信息的利用與深加工工作卻沒有實現(xiàn)。所以，在現(xiàn)代化信息需求日漸擴大的經(jīng)濟條件下，檔案信息利用程度不高的問題，就需引起重視。因為，信息利用程度的不夠不僅會影響管理者的經(jīng)營決策、整個工作形式的發(fā)展預估的準確性，還會造成信息資源的浪費，影響工作效率。
2. 檔案信息查詢系統(tǒng)不完善
檔案信息查詢系統(tǒng)的不完善也是當前檔案服務管理工作存在的重要問題。這種問題產(chǎn)生的主要原因是由于信息技術在檔案服務管理工作中的應用不夠，檔案服務工作現(xiàn)代化、信息化程度不夠高。而這種信息查詢系統(tǒng)不完善的主要表現(xiàn)在，檔案管理缺乏一個有效服務信息系統(tǒng)，檔案信息的查詢也十分不便。
3. 檔案服務質(zhì)量較低
檔案信息的利用開發(fā)程度不高、信息查詢系統(tǒng)不完善也是目前檔案服務質(zhì)量較低的重要表現(xiàn)，另外，在服務質(zhì)量不高的同時，檔案服務管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展也十分不夠，所以，檔案服務質(zhì)量較低也是目前檔案管理工作的改進與完善的重要內(nèi)容。
三、 利用客戶關系管理理論做好檔案服務工作的對策
在如今信息技術、工作形式不斷革新、不斷改善的世界里，就需要檔案服務管理工作與時俱進、開拓創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)的檔案服務管理形式，為實現(xiàn)科學的、有效的、合理的檔案服務管理工作為探索有效方式。因此，下面就關于利用客戶關系管理理論做好檔案服務工作的對策進行研究。
1. 分析檔案信息關系，實現(xiàn)檔案分類管理
根據(jù)客戶關系管理檔案管理理論的有關內(nèi)容，其在進行資料信息獲取與錄入時，就需要針對不同的信息內(nèi)容、按照不同的客戶信息關系有針對性的、合理的實現(xiàn)信息的錄入。所以，在客戶關系管理與檔案服務工作相結合時，就需要在客戶關系理論的指導下，對不同信息內(nèi)容、不同信息對象進行不同的分類與整理，保證檔案信息的有序。另外，還進行信息分類管理時，還需要及時更新檔案內(nèi)容，一旦檔案信息出現(xiàn)變化，就應該將變化的內(nèi)容納入檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案信息的完善與跟蹤處理。
2. 引入信息系統(tǒng)，利用電子檔案管理
客戶關系管理理論是一種新型的企業(yè)管理與指導理念，其集合了如今最新的信息技術，實現(xiàn)了人工智能處理，所以這種新型的管理理念在現(xiàn)代化、信息技術的支持下，還融合了網(wǎng)絡、信息手段。所以，在進行檔案服務管理時，就需要將信息系統(tǒng)引入檔案服務管理內(nèi)容之中，逐漸建立檔案服務的電子信息管理系統(tǒng)，利用信息技術來實現(xiàn)檔案服務管理的高效能，進而實現(xiàn)檔案服務人工化、智能化、現(xiàn)代化的目的。
3. 加強檔案信息利用，提升檔案信息價值
加強檔案信息的深化利用，提升檔案信息價值，是針對目前檔案信息沒有實現(xiàn)深化利用、有效開發(fā)的問題而進行的。在客戶關系理論中，為加強客戶關系的管理，就需要在實現(xiàn)客戶信息完善與跟蹤錄入的基礎上，還需要對信息、數(shù)據(jù)進行分析與解剖，針對不同客戶的需要對客戶信息進行挖掘，所以，在這個過程中，就需要利用客戶關系管理理論，實現(xiàn)檔案信息的加工與分析。從而實現(xiàn)檔案信息價值最大化利用。
4.強調(diào)檔案服務質(zhì)量，推進檔案管理現(xiàn)代化
專業(yè)技術人員檔案是專業(yè)技術人員業(yè)務活動的集中反映，囊括其在業(yè)務學習、工作業(yè)績、職稱晉升與科研水平等方面的信息。加強專業(yè)技術人員檔案管理，不僅有助于使人力資源管理部門將專業(yè)技術人員進行合理任用與管理，同時也可以將其中的專業(yè)領軍人物發(fā)展為單位儲備人才，促進單位的可持續(xù)發(fā)展建設。
一、專業(yè)技術人員檔案的主要作用
（一）日常管理
在企事業(yè)單位的日常管理中，專業(yè)技術人員檔案是單位員工辦理工資調(diào)整與職稱申報等工作的主要依據(jù)，不僅關系到養(yǎng)老保險、失業(yè)保險金的繳納工作，更關乎員工的大病醫(yī)療統(tǒng)籌與退休年限計算，為員工各項材料的證明提供重要參照。
（二）職位晉升
專業(yè)技術人員檔案為各級領導部門的科學決策提供重要依據(jù)，詳細的反映了個人的學習狀況、工作經(jīng)歷、道德品格、工作業(yè)績以及專業(yè)特長等綜合信息，為人力資源管理部門完成管理活動提供了具有借鑒價值的文件資料，系統(tǒng)、全面、真實的反映了個人的專業(yè)技能。在單位內(nèi)部進行干部的選拔、考察與任用時，專業(yè)技術人員檔案是極為重要的參考資料，關乎到干部選拔是否科學正確，甚至對于單位的未來發(fā)展與管理都會產(chǎn)生深遠的影響。專業(yè)技術人員檔案的健全建設，有助于加強人力資源管理部門對專業(yè)技術人員的正確培養(yǎng)、合理使用，推動人事部門工作職能的進一步完善。
（三）文化傳承
黨的十會議報告指出，要“建設優(yōu)秀傳統(tǒng)文化傳承體系，弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化?！睂I(yè)技術人員檔案是個人歷史真實完整的記錄，記錄了個人經(jīng)歷等內(nèi)容文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)與參考的作用，同時也是人類文化活動檔案的重要組成部分，將其中有保存價值部分作為檔案留存，使之貯存和積累下去，對于中華民族文化傳承具有重要意義[1]。
二、專業(yè)技術人員檔案服務于人力資源管理的具體措施
（一）提升管理意識，深化制度保障
長久以來，許多人缺乏對專業(yè)技術人員檔案管理工作的深入理解，導致檔案管理工作備受忽視、無人看管，造成檔案存在斷節(jié)問題。許多技術人員的資料不全、歸檔無序，當人力資源部門在辦理專業(yè)技術人員的聘任手續(xù)時，常常無法找到相關的任職文件與評審表等資料，造成工資發(fā)放問題無法落實，為人力資源管理增添了極大的難度。因此，首先需要從制度層面加以保障，將專業(yè)技術人員檔案的查閱與借閱制度建立健全，明確注意事項，為檔案管理工作的實行提供理論依據(jù)。其次，專業(yè)技術人員檔案服務機構應充分發(fā)揮其工作職能，強化專業(yè)技術人員與其所在單位的內(nèi)在聯(lián)系，及時做好檔案材料的收集與匯總，完善、充實檔案的內(nèi)容。在進行檔案材料收集時，務必要經(jīng)過詳細的甄別與實際確認，確保材料具備真實性與即時性。并且在進行檔案整理的過程中，一定要確保檔案的完整性，在多方監(jiān)督下共同完成，避免檔案材料出現(xiàn)丟失或內(nèi)容被擅自更改等問題。經(jīng)專業(yè)技術人員本人簽字確認或由單位蓋章后，方能歸入檔案系統(tǒng)，具有實效性。
（二）加強信息化建設，提高檔案有效性
以往在專業(yè)技?g人員檔案的儲存方面，通常都以紙質(zhì)文件作為存貯的介質(zhì)，而紙質(zhì)檔案在存儲的過程中極易出現(xiàn)磨損與變質(zhì)問題，不僅增加了檔案丟失的風險隱患，更提高了檔案管理的運營成本，耗費大量檔案查閱時間。伴隨計算機技術的推廣與普及，如今檔案管理工作也朝著信息化方向邁進。因此，專業(yè)技術人員的檔案管理也應該利用計算機技術，建立網(wǎng)上的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的全過程管理，實現(xiàn)智能化、系統(tǒng)化與自動化，最大程度的縮減人力資源管理部門以及相關工作人員的勞動負荷量，提高人力部門的工作效率[2]。
（三）強化多方合作，實現(xiàn)動態(tài)管理
由于專業(yè)技術人員檔案具備專業(yè)性、連續(xù)性與動態(tài)性的基本特點，因此其檔案管理也應當在多方合作下共同推進。首先，專業(yè)技術人員自身要具備個人材料的管理意識。作為個人業(yè)務檔案的主體對象，專業(yè)技術人員應當以檔案管理者的歸檔要求為參照，注重在日常生活中完善檔案管理意識，將個人在專業(yè)工作中撰寫的論文、著作以及科研申報材料等進行記錄，向其主管部門進行登記備案，隨后再將材料及時上交到檔案室，經(jīng)檔案管理人員的簽字確認后再進行各類報銷手續(xù)的辦理。其次，相關業(yè)務主管部門應當完善材料管理意識。各職能部門在日常業(yè)務活動中，需要將活動中的培訓與考核等資料進行統(tǒng)一的收集，定期向檔案部門移交，年終考核時應當以檔案部門的備案情況作為考核依據(jù)，既能確保檔案的完整性，也使主管部門能夠?qū)ζ漕I屬的專業(yè)技術人員的學術成果、工作能力有充分的掌握與了解。最后，加強檔案部門與人力資源部門的有效對接。當專業(yè)技術人員或各業(yè)務主管部門將信息移交給檔案管理部門時，檔案部門應當按照技術職稱進行排序與分類，做好整理、補充、保管工作。同時，檔案部門應當與人力資源部門做好溝通工作，確保個人專業(yè)信息具備完整性與實效性，能夠為人力資源部門的檔案需求提供詳盡充分的數(shù)據(jù)支撐與信息參照，從而為人力資源部門針對專業(yè)技術人員的管理增添極大地助益，提升人力資源管理部門的工作效率。
（福建省南安市教育局，南安 362300）
（Nan’an Department of Education in Fujian Province，Nan’an 362300，China）
摘要： 學校檔案工作是中小學教育事業(yè)的重要組成部分，是記錄教學發(fā)展歷史，收集存儲教育教學活動信息的手段，其中人事檔案是重要的組成部分。人事檔案反映了教師教學的過程和成果,是學校選撥優(yōu)秀教職工的考核依據(jù)。
Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.
關鍵詞 ： 教師人事檔案保管；服務意識；傳統(tǒng)管理模式；信息收集
Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
文章編號：1006-4311（2015）02-0246-02
0 引言
人事檔案是以記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的。以紙質(zhì)文件、電子文檔形式保存起來以備考察的歷史記錄。準確的人事檔案信息是知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案在國家機構、學校、企事業(yè)單位在人事管理活動中起著重要的價值和作用，尤其在學校的教育管理中發(fā)揮著重要作用，是學校教師評定職稱、提撥學校教師的重要依據(jù)。由于傳統(tǒng)人事檔案不能滿足現(xiàn)階段教育發(fā)展的需要，所以我們要改進在人事檔案管理中的方式和方法。
1 傳統(tǒng)人事檔案管理存在的不足
1.1 傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬，屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學校領導批示。只有少數(shù)學校領導可以查看，成了領導管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學習沒關系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務”功能發(fā)揮出來造成的。
1.2 檔案材料單一。傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時工作表現(xiàn)、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。
2 創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施
2.1 充分認識人事檔案管理工作的重要性 我國自改革開放以來，經(jīng)濟生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產(chǎn)生錯誤的看法。認為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學校間教師和學生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對人事檔案的認識。
2.2 改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強服務意識 學校的人事檔案是記錄學校教師在平時教學、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經(jīng)歷，也反映了學校辦學質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務的“人性化”服務理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。
建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學歷程度、所學專業(yè)、教學課程、論文獲獎情況、學生對教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。 教師成長目標以鄰近相關學?；虮镜貐^(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優(yōu)勢，那些是老師的斷角，那些是本學校大部分教師都欠缺的，并以動態(tài)形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。
2.3 人事檔案應轉(zhuǎn)變功能定位，實現(xiàn)“績效化” 傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應時代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經(jīng)濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應有的“績效”作用。現(xiàn)在我國高中以下義務教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實用性。
2.4 強化檔案服務意識，發(fā)揮檔案功能的多樣性 國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案反映了學校教職工和領導的個人的成長歷史和業(yè)績，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學校人事檔案對于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學校師生服務需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。
由傳統(tǒng)的簡單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學校教學、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態(tài)化管理。
2.5 提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度 隨著電腦及網(wǎng)絡的普及，網(wǎng)上教學、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設作為戰(zhàn)略重點在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務和落實情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務。人事檔案信息化可實現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質(zhì)量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓，加強業(yè)務技能訓練，提高自己的業(yè)務水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學校、社會單位服務。
2.6 健全人事檔案的管理制度 健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對學校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學校各項工作的順利開展做貢獻。應明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節(jié)，建立電子人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。
2.7 提高人事檔案工作者的業(yè)務素質(zhì) 隨著我國經(jīng)濟、社會的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應社會需要了。學校人事檔案服務對象已從過去單一的服務“少數(shù)人”，發(fā)展成為一個為全體教職工、學生等各個群體。學校人事檔案的任務、工作環(huán)境、管理模式等都發(fā)生著變化，這些都對人事檔案管理工作者提出了更高的要求，因此，廣大人事檔案工作者要學習專業(yè)知識，提高業(yè)務水平，順應檔案信息化，功能多樣化的需求。信息化不僅要求人事檔案管理者具備良好的專業(yè)素質(zhì)、道德素養(yǎng)，還要有較強的創(chuàng)新能力、創(chuàng)新意識。
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一、目前檔案信息資源利用服務存在的不足
（一）服務理念相對落后
檔案信息資源服務工作在以往的工作過程中，只是注重檔案資源的儲存，對于檔案資源的利用沒有概念上的認知，在我國社會實踐活動發(fā)生巨大變化的今天，傳統(tǒng)的檔案信息資源服務工作模式已經(jīng)不能夠滿足社會實現(xiàn)需求，必須要卸下傳統(tǒng)觀念的束縛，面向社會、為社會發(fā)展發(fā)揮出應有的價值。但是我國對于檔案信息資源的利用還處于起步階段，受到我國基本國情的影響，在檔案信息資源服務利用過程中不能以用戶為工作的核心、而且工作的公開、公正性不高，工作效率低同時也對檔案的使用造成許多麻煩。既定的檔案信息資源服務理念與實際工作相脫離，工作人員在工作中一味的循規(guī)蹈矩，缺乏創(chuàng)新意識。
（二）服務設施不夠健全
在社會信息化背景下，檔案部門的機構設置、服務體系的構建、檔案人員素質(zhì)等多方面都需要改進。主要表現(xiàn)在：一方面，服務機構單一、孤立。現(xiàn)有的機構服務是單循環(huán)形式的服務，用戶直接面對檔案信息資源服務部門即檔案部門，缺乏用戶的有效評價及反饋，不利于服務工作水平的提升，同時，現(xiàn)有的檔案信息資源服務機構單指各級各類的檔案館（室），局限在檔案部門，缺乏與其他機構的聯(lián)系。另一方面，檔案工作人員素質(zhì)尚未完全達到信息化的要求，檔案人員技術水平、知識量、工作效率等方面需要進一步提升。
（三）服務方式“被動”單一
服務方式以被動服務為主。按服務設施和方法的不同，目前檔案館為利用者提供的具體服務主要有閱覽服務、檔案內(nèi)容復制、檔案證明、檔案目錄、檔案展覽、檔案咨詢及網(wǎng)絡環(huán)境的檔案服務。除了檔案目錄、檔案展覽、網(wǎng)絡檔案利用帶有局部主動性外，其他還是采取“等客上門”、“你來我調(diào)”的傳統(tǒng)被動服務方式。
服務內(nèi)容單一?，F(xiàn)有的服務產(chǎn)品仍是以紙質(zhì)作為提供檔案信息資源的主要形式，數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案信息資源服務工作開展少且缺乏系統(tǒng)性。而對于原件基礎上的檔案加工品的宣傳開發(fā)力度不夠，在一定程度上也影響了檔案信息資源的利用。
二、優(yōu)化檔案信息資源利用服務
優(yōu)化包括兩層含義：一是在原來的基礎上進行改進；二是創(chuàng)造新的方法或途徑，使原有系統(tǒng)功能增強。優(yōu)化檔案信息資源利用服務是通過檔案信息資源的充分利用，實現(xiàn)檔案的價值，使用戶更快捷、迅速、高效地利用檔案信息資源，實現(xiàn)資源共享。優(yōu)化檔案信息資源利用服務工作，包括：
（一）服務理念的優(yōu)化
進行主動開放式的服務模式，檔案管理部門要明確檔案工作的服務內(nèi)容，積極主動地展開服務工作，同時在工作中吸取工作經(jīng)驗，深入思考，擴展服務項目，加強服務的深度。卸下傳統(tǒng)觀念的束縛，認識到檔案管理部門積極主動展開檔案服務工作的意義，根據(jù)社會的實際需要，不斷地開闊新的服務領域，將檔案的價值充分發(fā)揮出來，并取得良好的社會效益。
以用戶為中心的個性化服務理念。要繼續(xù)貫徹以用戶為中心的理念，以滿足用戶信息需求為中心開展服務工作。要深化個性化服務理念，按照公眾需求情況設計檔案網(wǎng)站主頁。深化以用戶為中心的個性化服務理念，不僅能滿足用戶需求，也有利于深層次開發(fā)檔案信息資源，提高服務水平和質(zhì)量。
信息知識服務理念。要樹立信息知識服務理念，有效進行知識開發(fā)和組織，提供給用戶所需的知識。檔案部門向用戶提供的不單是檔案，也不單是信息，而是一種知識。
（二）服務設施的優(yōu)化
優(yōu)化檔案機構內(nèi)部設置。在用戶與服務部門中間增加中介機構，中介機構作為溝通用戶與檔案服務部門的一個平臺，對用戶的需求進行整理，并把具體的要求傳達給檔案部門；對檔案部門提供的信息進行整合，并反饋給用戶；對檔案信息資源的服務工作進行監(jiān)督，將自身和用戶對檔案部門服務的評價信息整理反饋給檔案部門，以改進檔案信息服務質(zhì)量，提高檔案機構運作效率。
開展機構合作。建設與國際相連的信息資源的服務網(wǎng)絡，并把此網(wǎng)絡融入整個社會的服務系統(tǒng)中。一方面，通過借鑒國內(nèi)外相關服務經(jīng)驗，提升機構服務水平，尤其是國外檔案機構在機構設置、運作程序、管理模式等方面的先進經(jīng)驗；另一方面，通過與各類信息機構或服務機構的合作，提高檔案信息資源服務的質(zhì)量。
（三）服務方式的優(yōu)化
