發(fā)布時間：2023-12-04 11:05:01
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理體系建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1.缺乏學(xué)科檔案管理的有效機(jī)制
學(xué)科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實際的學(xué)科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無據(jù)可循，必然會出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。有些高校即使有管理制度，但是在實際的實施過程中，不夠徹底，只是流于形式，無法從根本上解決管理中出現(xiàn)的問題，規(guī)范學(xué)科檔案管理。
2.學(xué)科檔案的管理手段滯后
目前的學(xué)科檔案管理中，還有很大一部分學(xué)校人工進(jìn)行操作，對檔案進(jìn)行整理、分類、歸納等，由于工作的任務(wù)量比較大，人工操作很容易出現(xiàn)錯誤。高校的學(xué)科檔案管理沒有適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會受到影響。
二、加強(qiáng)大學(xué)學(xué)科檔案管理建設(shè)的有效對策
1.逐步完善學(xué)科檔案管理制度
為加強(qiáng)高校學(xué)科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據(jù)，首先學(xué)校要建立各級檔案管理機(jī)構(gòu)，分級對學(xué)檔案進(jìn)行管理，其次要建立完善的學(xué)科檔案管理制度，把學(xué)科檔案的管理工作納入到日常工作中來，使其更加規(guī)范、科學(xué)，能夠合理地反映學(xué)校的學(xué)科建設(shè)情況。學(xué)校的檔案管理部門的專家和學(xué)者，要定期到各級檔案管理部門進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織管理人員把學(xué)科檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，加強(qiáng)管理。
2.實現(xiàn)信息化的學(xué)科檔案管理
在以往的學(xué)科檔案管理中，經(jīng)常是人工操作，在管理中很容易出現(xiàn)不必要的失誤和錯誤，為加強(qiáng)管理工作的質(zhì)量和效率，高校要積極利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學(xué)科檔案管理工作中，可以利用計算機(jī)收集和整理相關(guān)的學(xué)科檔案信息，建立學(xué)科檔案的信息庫，整合所有學(xué)科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內(nèi)各院校之間的信息溝通和聯(lián)系，能夠及時找到自己所需的學(xué)科信息。由于高校的人數(shù)逐年增多，學(xué)科檔案的數(shù)量也逐漸增多，面對龐大的信息量，如果靠人工進(jìn)行整理和查找，不僅費時費力，結(jié)果也不一定理想，為此，我們可以利用計算機(jī)的優(yōu)勢，對學(xué)科檔案進(jìn)行保管，在需要時，能夠及時準(zhǔn)確的找到相關(guān)資料，提高工作的效率。
3.加強(qiáng)對學(xué)科檔案的評估和檢查力度
在高校管理中，為了提高學(xué)科檔案的管理，就要切實加強(qiáng)對學(xué)科檔案的評估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，在檔案管理工作中，加強(qiáng)評估和檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯誤，并加以改進(jìn)，使檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。在學(xué)校的整個考核中，要把學(xué)科檔案管理工作的審查作為其中的一項，切實提高各級管理人員的學(xué)科檔案的管理意識，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。
4.提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)能力
加強(qiáng)學(xué)科檔案的管理工作，也要切實提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識，明確網(wǎng)絡(luò)化管理和操作的流程和步驟，在實際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問題，強(qiáng)化學(xué)科檔案的管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)的不斷應(yīng)用，就要求檔案管理人員具有一定的創(chuàng)新精神和能力，能夠適應(yīng)社會的發(fā)展，促使檔案管理工作更加順利的開展。
三、結(jié)束語
[關(guān)鍵詞] 高校； 檔案管理； 信息化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064
[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01
0 引 言
隨著信息化技術(shù)在現(xiàn)代辦公管理中應(yīng)用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進(jìn)行管理，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的主要技術(shù)手段。通過檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時也可以提高檔案管理工作質(zhì)量。但是現(xiàn)階段，由于部分高校檔案管理工作部門的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問題，導(dǎo)致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創(chuàng)新高校檔案管理工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及信息化，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作改革的重點，這對于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。
1 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的意義研究
（1） 高校檔案管理信息化有利于實現(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)利用。檔案作為高校教學(xué)科研活動的重要記錄，具有較高的信息價值，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價值的資料得不到開發(fā)利用。通過信息化的檔案管理手段，實現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時隨地地為有需求的用戶提供相應(yīng)的資料查詢服務(wù)，因而有助于提高檔案資料的利用價值，對于高校教學(xué)科研活動的順利開展也非常有益。
（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學(xué)改革發(fā)展的基本要求。在現(xiàn)代化的管理理念下，高校的管理工作早已經(jīng)步入了信息化、自動化與數(shù)字化管理的階段。對于檔案管理工作而言，同樣也應(yīng)該結(jié)合時展的需要，將信息化的檔案管理作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)高校信息資源網(wǎng)絡(luò)體系的健全，并實現(xiàn)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。
（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個高校教學(xué)以及科研活動為主體的資料集，最突出的特點是具有較高的文化科技含量，通過高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑦@些寶貴的資源與社會相聯(lián)通，因而能夠?qū)崿F(xiàn)文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對于推動社會文化科技的進(jìn)步具有重要的意義。
2 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
（1） 軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設(shè)施的支持，對于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機(jī)以及存儲設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計算機(jī)以及電子文件存儲設(shè)備的安全維護(hù)與數(shù)據(jù)備份管理。對于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護(hù)簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。
（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進(jìn)行整理，可以在檔案管理信息部門設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。
（3） 檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對這些電子檔案進(jìn)行訪問使用必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)后方可執(zhí)行。
3 高校檔案管理信息化完善策略研究
（1） 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標(biāo)準(zhǔn)化。提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應(yīng)該注重對高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實際情況，制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，指導(dǎo)高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現(xiàn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利開展。
（2） 結(jié)合高校的實際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學(xué)科研檔案、黨政管理檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學(xué)籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。其次，應(yīng)該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，高校內(nèi)部或者是社會機(jī)構(gòu)可以通過相應(yīng)的權(quán)限，對高校檔案資料進(jìn)行查詢，進(jìn)而提高高校檔案資料的使用效率。
（3） 提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對于高校檔案管理工作的改進(jìn)應(yīng)該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護(hù)以及檔案管理理論對工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。
4 結(jié) 語
高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學(xué)以及科研活動的順利開展，同時也可以推動高校自身的建設(shè)發(fā)展，對于提高高校的教學(xué)科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設(shè)，推動高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開展，實現(xiàn)高校辦學(xué)水平的不斷提高。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 金俊蘭. 基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建[J]. 湖北師范學(xué)院學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，2010（4）.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響
當(dāng)前社會，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會的需求，所以，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)成為一種必然趨勢。對數(shù)字檔案館進(jìn)行一定的研究有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)既需要相應(yīng)的技術(shù)支持，同時需要恰當(dāng)?shù)墓芾眢w制。在20世界90年代就已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)字檔案館，這是一種更為先進(jìn)的檔案管理方式。通過資源共享促進(jìn)資源的有效利用。在信息技術(shù)進(jìn)程日益加快的現(xiàn)代社會，我國也要重視信息技術(shù)的發(fā)展，充分地對數(shù)字化進(jìn)行利用，促進(jìn)我國數(shù)字檔案館建設(shè)更加高效，提高檔案管理的工作效率。
1 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響
1.1 提高檔案的利用率
魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內(nèi)容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現(xiàn)檔案的價值。所以，檔案管理工作應(yīng)該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發(fā)揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)管理。數(shù)字檔案館的建設(shè)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數(shù)字檔案館的建設(shè)突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。
1.2 改變檔案管理職能分配關(guān)系
傳統(tǒng)的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數(shù)字檔案館假設(shè)有利于改變行政層級管理體系，借助數(shù)字檔案館的建設(shè)成果為利用者提供更加有效的服務(wù)。數(shù)字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統(tǒng)，具有加強(qiáng)行業(yè)部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統(tǒng)的檔案管理以收集為主的形式而言，數(shù)字檔案館的建設(shè)能提供更多的便利。再次，數(shù)字檔案建設(shè)對檔案管理工作中的相關(guān)職能分配產(chǎn)生影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中通常由檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統(tǒng)。但是數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術(shù)性問題，需要借助技術(shù)對整個檔案管理行業(yè)進(jìn)行管理與變革。
2 數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容
2.1 提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享
數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)模不斷增大，相關(guān)的工作人員要提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，意識到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性，促進(jìn)思想轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的發(fā)展，使得人員對檔案的利用次數(shù)增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)設(shè)施建設(shè)，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術(shù)進(jìn)行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數(shù)字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。其次，在數(shù)字檔案建設(shè)過程中要實現(xiàn)資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發(fā)揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進(jìn)行，數(shù)字檔案館的歸檔方式發(fā)生變化，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成檔案資源的轉(zhuǎn)移，并且不能被隨意改動。因此，數(shù)字檔案觀要建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中做好檔案數(shù)據(jù)庫之間的設(shè)置，包括儲存信息、管理信息等硬件設(shè)備。
2.2 建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理人員習(xí)慣被動工作。而數(shù)字檔案館的建設(shè)需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理不只是一項技術(shù)性工作。相關(guān)的檔案管理人員需要積極地參與到系統(tǒng)方案設(shè)計中，綜合檔案管理的實際情況以及現(xiàn)實需求，提出可行的建設(shè)性意見。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員端正態(tài)度，提高服務(wù)水平，將數(shù)字檔案建設(shè)的成效提供給人們使用。主動地與相關(guān)行業(yè)交流數(shù)字檔案館的事宜，在提供數(shù)字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。
2.3 更新管理理念促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)
數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權(quán)限進(jìn)行管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進(jìn)行管理或保存，還要提供相應(yīng)的服務(wù)。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員進(jìn)一步更新思想，利用數(shù)據(jù)平臺為更多的使用者服務(wù)，所以，檔案管理人員要樹立“服務(wù)為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務(wù)。
2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，做好檔案安全保障工作
培養(yǎng)更加專業(yè)檔案管理人才有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。由于數(shù)字檔案建設(shè)是對信息的高度集成化過程，相應(yīng)地對專業(yè)技術(shù)人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要做好人才引進(jìn)與儲備，定期地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識水平。其次，數(shù)字化建設(shè)的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)時要增強(qiáng)安全設(shè)置，對查閱資料權(quán)限進(jìn)行分級設(shè)置，充分地利用數(shù)字系統(tǒng)做好相應(yīng)的系統(tǒng)防護(hù)工作。
3 結(jié)語
總而言之，數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數(shù)字檔案館建設(shè)還有利于促進(jìn)我國的現(xiàn)代化建設(shè)。但任何事情都不是完美的，數(shù)字檔案建設(shè)會為檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理的相關(guān)部門要結(jié)合當(dāng)前存在的問題以及數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展需求，制定有效的對策，促進(jìn)數(shù)字檔案管理水平提高。提高管理人員對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，更新管理人員的思想，促進(jìn)其樹立“服務(wù)為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務(wù)。其次，定期地對檔案管理人員培訓(xùn)提高其專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。最后要建立信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，做好相應(yīng)的檔案安全保障工作。
參考文獻(xiàn)
[1]趙同瑛. 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.
【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；提升；需要
信息化，就是在檔案管理部門的組織下，對企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時對檔案信息資源進(jìn)行管理。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實可靠，提高服務(wù)企業(yè)和社會的必然要求。
一、明確檔案信息化建設(shè)的三個原則
（一）規(guī)范性原則。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化檔案，是通過室藏數(shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。
（二）安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。
（三）效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及到多學(xué)科知識，多專業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。
二、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計算機(jī)、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代辦公室設(shè)備（計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等），確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強(qiáng)，對所管理檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。四是數(shù)字化帶動了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。
三、加強(qiáng)檔案信息資源整合力度
檔案是重要的信息資源，檔案部門的重要職責(zé)就是服務(wù)，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業(yè)和社會公眾提供檔案信息的服務(wù)者。人們對檔案信息需求量不斷增長，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)和社會公眾對檔案工作需求，檔案管理體制機(jī)制存在的問題凸顯，例如：社會檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會各項事業(yè)不深，檔案人員考核激勵機(jī)制不健全，檔案現(xiàn)代化管理相對滯后等問題。在檔案信息化過程中，通過服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、規(guī)范服務(wù)行為，提升為企業(yè)和社會公眾服務(wù)的能力。
四、建立企業(yè)檔案信息管理制度
（一）企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。
（二）企業(yè)應(yīng)保證數(shù)字化檔案的真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的數(shù)字化檔案，應(yīng)同時保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。
（三）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，那么檔案信息無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，資源共享也就難以實現(xiàn)。
五、建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)
（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計、用戶需求調(diào)研、應(yīng)用軟件的研發(fā)機(jī)制。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)（E6檔案系統(tǒng)、聲像檔案系統(tǒng)、地質(zhì)檔案系統(tǒng)）與企業(yè)有關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)所形成各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。
（二）依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的總體方案、具有網(wǎng)絡(luò)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。
六、做好企業(yè)檔案信息化保密工作
【關(guān)鍵詞】地稅檔案；管理
多年來，靖江地稅局為順應(yīng)稅收信息化和辦公自動化的新形勢，本照“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想” 的檔案管理指導(dǎo)思想，始終將檔案工作作為推動地稅各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，努力開拓創(chuàng)新，將服務(wù)發(fā)展、地稅文化、 資源要素和信息化等具有時代特色的理念有機(jī)融入檔案工作之中，從以下幾個方面構(gòu)建了現(xiàn)代檔案管理文化體系。
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提升檔案意識，為檔案工作規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障
一直以來， 由于社會檔案意識的淡薄， 檔案部門被認(rèn)為后勤服務(wù)部門， 檔案工作的實際社會地位沒有得到應(yīng)有的重視，檔案工作長期被邊緣化。但隨著工作量的增加，越來越多的時候意識到，檔案工作是推動地稅各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。因此，我局提出了“全員參與、全程覆蓋”的“大檔案觀”，即所有領(lǐng)導(dǎo)都是檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，所有干部都是檔案工作人員，所有工作中形成有價值資料都是檔案。此外，我局在思想層面和行為層面上對檔案工作人員提出了 沒有責(zé)任心干不了 檔案工作， 沒有主動性干不好檔案工作，沒有服務(wù)意識于不了檔案工作，沒有創(chuàng)新精神干不好檔案工作；在心理層面上提出“找事干，有韌性，不服輸”； 在心理預(yù)期或目標(biāo)層面上提出了讓全局地稅干部知道有個檔案室， 讓全局地稅干部有事找檔案室，讓全局地稅干部永遠(yuǎn)離不開檔案室。實踐證明，不但沒有給我們局工作增加負(fù)擔(dān)，而且還規(guī)范了我局的各項工作，提高了我們局干部職工隊伍整體素質(zhì)，從而提升了全員的檔案意識。
二、提升治檔理念，建立治檔機(jī)制，為檔案工作科學(xué)化管理提供技術(shù)保證
其一是賦予檔案工作以服務(wù)發(fā)展理念。 堅持以服務(wù)地稅事業(yè)、服務(wù)納稅人， 面向社會、 面向稅收征管、 面向決策管理進(jìn)行需求研究，關(guān)注局情民意、社會熱點和業(yè)務(wù)難點，充分挖掘有價值的編研資料，真正實現(xiàn)檔案工作與中心工作的同步推進(jìn)。 其二是賦予檔案工作以地稅文化理念。 以檔案工作展示地稅文化， 以地稅文化豐富檔案內(nèi)容。用檔案管理的手段將地稅特色工作和斐然成績進(jìn)行歸類和整理， 真正實現(xiàn)檔案工作與地稅文化的最佳融合。 其三是賦予檔案工作以資源要素理念。 堅持將檔案資源作為跨越發(fā)展的基礎(chǔ)資源而加以重視。其四是賦予檔案工作以信息化理念。為適應(yīng)時代要求，提高管理質(zhì)效， 我局堅持走信息化發(fā)展之路。 配置各類信息化設(shè)備，初步實現(xiàn)了 檔案行政管理工作的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。
三、 創(chuàng)新治檔形式，強(qiáng)化治檔實效，實現(xiàn)檔案工作切實推動地稅工作開展
為了確保機(jī)關(guān)文件材料收集齊全與完整， 充分反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動和歷史面貌， 更好地為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)，我局加大了對軟、硬件設(shè)施的投入， 有組織按計劃地穩(wěn)步開展檔案管理升級工作，確立了 “收集是檔案管理第一要務(wù)”的理念，“整理盡可能簡化”的理念、“變檔案保存為保護(hù)” 的理念， 使收集工作由被動變?yōu)橹鲃樱?整理工作由繁瑣變?yōu)楹喕?檔案保存變?yōu)楸Ｗo(hù)，推動了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展。在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)方面，重點加強(qiáng)了各門類和載體文件材料的收集、整理、歸檔工作，檔案整理質(zhì)量不斷提高，使我們局檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道。
我局檔案工作任重而道遠(yuǎn)。經(jīng)過了近幾年的改革和創(chuàng)建，雖然取得了很大的進(jìn)展，但還有些方面需要改進(jìn)。
（一）要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)對國家行政機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵 循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收文程序、公文管 理要求及公文歸檔工作均已作了明確規(guī)定。這是“全過程管理”的法律依據(jù)，全體從事檔案工作人T和文秘人員應(yīng) 該認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上貫徹執(zhí)行。
（二）要注意分類歸檔。地稅各個部門分工明確，每個部門資料種類也不同。就拿大廳來說，根據(jù)檔案的性質(zhì)大致可以分為通知類、審批類、決定類、申請類、處罰類資料。由于大廳窗口業(yè)務(wù)復(fù)雜，種類繁多，所對應(yīng)的資料也就多。所以一定要分類歸檔，按照前面說的五類，每個類材料都由按分裝訂，掃描。另外，由于大廳窗口人流量多，每天較為忙碌，應(yīng)當(dāng)能安排專門的人員來分類整理材料，以確保資料能夠及時歸檔，入庫。
所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。
但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。
2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃
在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴(kuò)展空間。
3建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站
檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。
在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。
還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間和傳遞速度，等等。
4逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化
檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補(bǔ)充。
5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。
6檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求
本文從電力工程建設(shè)實際出發(fā)，對電力建設(shè)工程前期、生產(chǎn)過程、運行移交的各個方面信息文檔管理管理進(jìn)行了總結(jié)，對生產(chǎn)過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了切實有效的解決辦法，旨在電力建設(shè)工程信息檔案管理的交流和探索，為同行業(yè)管理者提供些許借鑒。
關(guān)鍵詞：施工現(xiàn)場；電力建設(shè)工程信息檔案管理；問題；分析
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
隨著我國建筑業(yè)整體實力日新月異的蓬勃發(fā)展和壯大，國內(nèi)和國際建筑市場規(guī)模和業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，施工檔案管理和信息化建設(shè)的重要性就更加顯得不言而喻，作為電力建設(shè)項目管理重要環(huán)節(jié)，信息文檔管理是整個工程的不可或缺組成部分。
1.電力建設(shè)工程項目信息文檔管理的必要性
1.1各級建設(shè)部門包括企事業(yè)、省建設(shè)廳、中電建協(xié)對電力建設(shè)信息檔案收集、編制、相關(guān)法律法規(guī)、驗收工作都提出了明確的要求，對于電力建設(shè)行業(yè)來說，信息檔案管理規(guī)范和管理水平在一定程度上反映了企業(yè)整體管理水平。
1.2根據(jù)合同約定，建設(shè)項目工程施工完畢后，經(jīng)過竣工驗收合格后，移交業(yè)主方使用。除了按合同要求將所有建設(shè)項目完成，移交方還必須保證所移交竣工檔案內(nèi)容齊全。
1.3建設(shè)工程生產(chǎn)過程完成后，文件、圖紙、往來聯(lián)系函等信息檔案完整的保留了生產(chǎn)過程的記錄，作為日后企業(yè)生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)的重要依據(jù)，為業(yè)主廣泛應(yīng)用，更體現(xiàn)了它的實際價值。
2.建設(shè)項目信息文檔的特性
2.1分散性和復(fù)雜性
生產(chǎn)過程中收集的信息文檔可能來自參建各單位，而電力生產(chǎn)建設(shè)又因它的專業(yè)種類（土建結(jié)構(gòu)、電氣、熱能控制等）繁多，涉及安全、進(jìn)度計劃、費用控制等等各個方面所以變得復(fù)雜而分散。
2.2時效性
生產(chǎn)過程中根據(jù)進(jìn)度計劃要求傳達(dá)的信息和根據(jù)合同約定，竣工后整體移交資料都具有時效性要求。因要求不同，時效性也有所不同。
2.3全面性和真實性
電力建設(shè)工程信息檔案是項目建設(shè)過程中形成的計劃、審批、設(shè)計、施工、調(diào)試、試運行、竣工移交等活動中形成的信息檔案文件，內(nèi)容要涵蓋各方面，同時要求真實反映生產(chǎn)過程，又具備真實性。
3.建設(shè)工程檔案概念及責(zé)任
3.1在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。
按項目進(jìn)度程度分類，應(yīng)歸檔的建設(shè)工程文件的種類及每個階段的檔案文件內(nèi)容包括：
（1）基建文件；
（2）監(jiān)理文件；
（3）施工文件；
（4）竣工圖和竣工驗收文件。
對一個工程而言，歸檔不光意味著竣工向業(yè)主單位移交，還要向本單位移交。
3.2責(zé)任
3.2.1責(zé)任：工程參建各方應(yīng)該把工程資料的形成和積累納入工程管理的各個環(huán)節(jié)中和相關(guān)人員的職責(zé)范圍。
3.2.2信息檔案資料應(yīng)該實行組織機(jī)構(gòu)分責(zé)管理：建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位各盡其責(zé)。
3.2.3技術(shù)方面負(fù)責(zé)人組織各自單位的資料管理的過程工作。在工程建設(shè)過程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)由熟悉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)審核。
3.2.4信息文檔資料應(yīng)該隨著工程進(jìn)度同步收集、整理和立卷、拼按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交，各參建單位應(yīng)該確保各自資資料的真實、準(zhǔn)確、有效、完整、齊全、字跡清楚，無末了事項。所以表格應(yīng)按相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一格式。
3.2.5各參建各方所提供的文件和資料必須符合國家或地方的法律法規(guī)，《工程施工質(zhì)量驗收》、《電力建設(shè)文件歸檔要求》及等相關(guān)法律規(guī)定。
4. 施工現(xiàn)場資料形成及管理過程
4.1基建文件：基建文件是建設(shè)單位從立項申請并依法進(jìn)行項目申報、審批、開工、竣工及備案全過程所形成的全部資料。按其性質(zhì)可分為立項決策、建設(shè)用地、勘查設(shè)計、招投標(biāo)及合同、開工、商務(wù)、竣工驗收及其他備案文件。一般由業(yè)主單位自行管理，并注意保密。
4.2監(jiān)理文件：監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理活動過程中所形成的全部資料。由監(jiān)理工程師收集整理，工程竣工驗收合格后，項目總監(jiān)理工程師及建設(shè)單位代表應(yīng)共同簽署竣工移交證書，并加蓋監(jiān)理單位、建設(shè)單位公章。工程竣工驗收合格后，項目總監(jiān)理工程師應(yīng)組織編寫監(jiān)理工作總結(jié)并提交建設(shè)單位。
4.3施工文件：施工資料是施工單位在工程施工過程中所形成的全部資料。按其性質(zhì)可分為：施工管理、施工技術(shù)、施工測量、施工物資、施工記錄、施工試驗、過程驗收及工程竣工質(zhì)量驗收資料。施工管理資料是在施工過程中形成的反映施工組織及監(jiān)理審批等情況資料的統(tǒng)稱。主要有施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄、施工過程中報監(jiān)理審批的各種報驗報審表、施工試驗計劃及施工日志等。
4.3.1施工技術(shù)資料：施工技術(shù)資料是在施工過程中形成的，用以指導(dǎo)正確、規(guī)范、科學(xué)施工的技術(shù)文件及反映工程變更情況的各種資料的總稱。主要內(nèi)容有施工組織設(shè)計及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程變更洽商記錄等。
4.3.2施工物資資料：施工物資資料是指反映工程施工所用物資質(zhì)量和性能是否滿足設(shè)計和使用要求的各種質(zhì)量證明文件及相關(guān)配套文件的統(tǒng)稱。主內(nèi)容有：各種質(zhì)量證明文件、材料及構(gòu)配件進(jìn)場檢驗記錄、設(shè)備開箱檢驗記錄、設(shè)備及管道附件試驗記錄、設(shè)備安裝使用說明書、各種材料的進(jìn)場復(fù)試報告、預(yù)拌混凝土、砂漿、運輸單等。
4.3.3施工記錄是施工單位在施工過程中形成的、為保證工程質(zhì)量和安全的各種內(nèi)部檢查記錄的統(tǒng)稱。主要內(nèi)容有：隱蔽工程驗收記錄、交接檢查記錄、地基驗槽記錄、地基處理記錄、樁施工記錄、混凝土澆灌申請書、混凝土養(yǎng)護(hù)測溫記錄、構(gòu)件吊裝記錄、預(yù)應(yīng)力筋張拉記錄等。
4.3.4施工試驗資料是按照設(shè)計及國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求， 進(jìn)行的各種測驗統(tǒng)稱。
4.3.5過程驗收資料：是生產(chǎn)過程對質(zhì)量控制的過程驗收記錄。
4.4竣工圖和竣工驗收文件：各項新建、改建、擴(kuò)建的工程均應(yīng)編制竣工圖。竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻、建筑給排水與采暖、建筑電氣、燃?xì)狻⒅悄芙ㄖ?、通風(fēng)空調(diào)、工藝布置、規(guī)劃紅線以內(nèi)的室外工程。
5.工程建設(shè)項目信息管理問題與解析
技術(shù)資料是建筑工程全過程活動中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有依據(jù)、憑證、參考的作用。然而目前我國建筑工程技術(shù)資料管理中存在著一些問題比如：技術(shù)資料采用復(fù)寫的不能永久保存、資料不真實竣工圖不能反映建筑實體情況、與監(jiān)理資料重復(fù)內(nèi)容過多、技術(shù)資料利用率太低等，嚴(yán)重影響了技術(shù)資料的存檔作用，不能為今后工程改建擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的技術(shù)資料，不能為工程質(zhì)量安全事故原因分析提供有力的依據(jù)不利于國家資源的有效利用。 建筑工程技術(shù)資料管理存在問題主要有如下幾方面：
5.1主觀認(rèn)識存在偏差。認(rèn)為工程資料是資料員一個人的事造成資料員越俎代庖，資料員的優(yōu)劣代表了工程質(zhì)量的優(yōu)劣，這是錯誤的認(rèn)識。有的工程甚至不設(shè)專職資料員，由其它崗位的人員兼任。
5.2知識結(jié)構(gòu)不盡合理，人才投入明顯不足。工程資料編制和整理歸檔的人員應(yīng)該具備崗位資格證書，具有相關(guān)的法律法規(guī)知識、專業(yè)技術(shù)知識、以及信息管理知識和科技檔案管理知識，還要熟悉地方主管部門的相關(guān)政策文件。資料問題更多的是由其它問題引發(fā)產(chǎn)生資料問題也是工程質(zhì)量問題的綜合反映。
5.3硬件設(shè)施不完善。工作條件和環(huán)境對工程資料的影響也很大。有的施工單位無辦公場地或辦公場地簡陋、無資料存放柜或資料柜不合要求、無電腦設(shè)施、文印設(shè)備和辦公臺凳等均對工程資料的編制、保管、安全產(chǎn)生不利影響。
5.4監(jiān)督檢查不嚴(yán)格，監(jiān)督服務(wù)跟不上。有的監(jiān)督人員對工程實體存隱患能認(rèn)真嚴(yán)格處理，但對工程資料往往疏于檢查、不嚴(yán)格檢查或檢查發(fā)現(xiàn)問題不處理或輕處理。有的監(jiān)督人員自身素質(zhì)和能力跟不上對工程資料存在的問題發(fā)現(xiàn)不了，對建設(shè)、施工、監(jiān)理單位無法提供權(quán)威、有效的指導(dǎo)意見和監(jiān)督服務(wù)。
5.5存在問題解析：
從工程項目立項抓起 現(xiàn)在我國的電力工程建設(shè)項目通常采取的是項目法人負(fù)責(zé)制。項目法人就必須建立與之相配套的工程資料管理人員，主要從事資料的收集、整理成冊并歸檔，針對承建單位的工程資料情況予以指導(dǎo)和建議?，F(xiàn)在不少的建設(shè)工程規(guī)模較大，建設(shè)的時間也較長，參與建設(shè)的單位不但多而且較為復(fù)雜。工程資料既要實現(xiàn)在立項之初就要收集資料，而且還要做到在工程的建設(shè)過程中還能夠形成相對應(yīng)的工程資料，在工程完工的時候進(jìn)行資料驗收，這樣的“三同步”對工程資料的管理提出了較高的要求，要求與工程施工同步進(jìn)行貫穿整個建設(shè)工程的始終。
建立健全資料管理制度，在建設(shè)伊始，項目管理部門需要依照項目的具體要求來打造與該建設(shè)工程特點相適應(yīng)的資料管理規(guī)章制度要能夠確定好建設(shè)項目各個參與方對工程資料所應(yīng)負(fù)責(zé)的內(nèi)容以及與之相適應(yīng)的責(zé)任追究，不但要實現(xiàn)明確的分工配合也要做到責(zé)任落實。工程項目的管理方與監(jiān)理方也要配合好工程資料的管理工作同樣需要依照工程項目本身的特點來構(gòu)建出切實可行并能夠符合要求 的表格與樣本。這樣就使得建設(shè)參與方在工程資料的收集與整理過程中便于施行同時也有了真實的憑據(jù)，同時也可以讓工程資料實現(xiàn)規(guī)范化。
加強(qiáng)過程控制，工程項目的參與人員不僅需要承擔(dān)起自己的分內(nèi)工作，也要充分認(rèn)識到工程資料的重要性，認(rèn)識到工程資料與工程建設(shè)同時進(jìn)行的重要意義。這樣方可杜絕施工與工程資料脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。承擔(dān)工程資料的項目資料管理人員需要及時傳遞、流轉(zhuǎn)、及時整理、保存。各相關(guān)技術(shù)人員及時進(jìn)行過程資料的報驗或編制，杜絕各種弄虛作假的情況。
運用合同法律手段，現(xiàn)在工程建設(shè)項目大都是采用招投標(biāo)與監(jiān)理制度，這樣的制度實行對于工程資料收集與整理工作提供了較為便利的工作條件。工程資料管理部門需要積極使用招標(biāo)制度對于資料管理的便利條件，對建設(shè)合同的內(nèi)容起草可以要求加入對工程資料收集整理的規(guī)定并使之成為單列的一個條款。在條款中要將工程資料的各個要求明確細(xì)化，也可以考慮要求工程承包商通過繳納資料押金來提高其對于工程資料收集整理工作的重視。
重視檔案知識宣傳教育，在建設(shè)工程施工工作開展之初，工程項目的管理單位就需要按照事前擬定的計劃對建設(shè)項目參與方的工作人員進(jìn)行工程資料重要性的教育與培訓(xùn)。對工程資料的收集以及整理工作進(jìn)行過程指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，下發(fā)項目資料管理的相關(guān)細(xì)則。這樣不但能夠讓參與方的工作人員重視工程資料的整理而且對于項目管理單位的資料工作人員的資料移交提供的良好的外部工作環(huán)境。
嚴(yán)格把住竣工驗收關(guān) 進(jìn)行竣工驗收的一個重要條件必須是工程資料達(dá)到驗收要求。因此，在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理工程師及相關(guān)管理人員要嚴(yán)把審查驗收關(guān)，對各參建單位編制的施工報告、技術(shù)資料要進(jìn)行認(rèn)真審查。著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更單的落實情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷是否合理等等?？傊?，建設(shè)工程的資料管理工作是一個需要建設(shè)工程參與方共同配合方能有效完成的工作。為了能夠?qū)崿F(xiàn)工程資料真實可信并能夠完整的實時記錄工程的施工與 驗收情況就需要強(qiáng)化建設(shè)工程參與方的管理能力，構(gòu)建行之有效的制度措施嚴(yán)格竣工驗收審查把關(guān)。
加強(qiáng)對計算機(jī)工程資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用 ，傳統(tǒng)的技術(shù)資料管理模式，采用資料入冊入柜，人工搜索整理。由于人工作業(yè)模式的難以避免的誤差、疏漏等弊端，很難保障資料的安全性、準(zhǔn)確性、實時性和完整性這都為施工現(xiàn)場正常指揮工作埋下了隱患。 隨著施工資料逐步電子化和信息化，加之結(jié)構(gòu)的合并，人員的精簡，使得技術(shù)資料人工管理模式與現(xiàn)代化施工生產(chǎn)的高效率矛盾日益突出，已經(jīng)無法滿足生產(chǎn)保密性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性和實時性的嚴(yán)格要求。為此有必要引進(jìn)和開發(fā)施工技術(shù)資料管理系統(tǒng)。通過開發(fā)檔案資料管理系統(tǒng)，工程師能夠方便快捷的在線查閱圖紙資料。管理者能夠在線審核和審批工程師需要借閱的圖紙，并能查看圖紙資料的使用情況，既提高了工作效率，又保障了圖紙資料的安全性。從而使得檔案資料的管理更加合理、有序、安全達(dá)到企業(yè)管理精細(xì)化的目的。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 問題 對策
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
一、當(dāng)前檔案信息化管理存在的問題
電子信息化技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案管理建設(shè)帶來新的機(jī)遇，但是我們還要清醒地看到當(dāng)前推行檔案管理信息化建設(shè)也存在不少問題。
1、檔案保密性與安全性不強(qiáng)。隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用范圍的不斷拓展，信息安全問題成了檔案信息化建設(shè)的一個瓶頸。影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全和保密意識淡薄，在檔案網(wǎng)頁上隨意信息， 對的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒 橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。
2、理念落后、規(guī)范體系不健全。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在 “安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益”的舊觀念，存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。同時由于檔案信息化活動比較具體，還沒有專門的檔案信息化法律、法規(guī)來進(jìn)行規(guī)范。適用于檔案信息化建設(shè)的信息法律、信息倫理與信息政策等人文管理手段也尚未確立，作為檔案信息化建設(shè)的主要形式的電子文件的法律地位還未正式確立，導(dǎo)致電子文件的原始性、真實性難以認(rèn)定。
3、技術(shù)支持不全面。一是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前大多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。二是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。
二、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對策
1、完善安全制度。檔案信息化建設(shè)最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。檔案人員要嚴(yán)格遵守保密制度，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，可以將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮向軟盤、光盤備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。
2、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立規(guī)范體系。要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”的做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用。另外，檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。目前檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。
3、提高技術(shù)保障。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。第一，要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。第二，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。第三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。
4、優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員不僅需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，還要學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時代的檔案干部隊伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)。
總之，在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建設(shè)已成為現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的主題。我們既要認(rèn)識到檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對它的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。我們必須克服困難，迎頭趕上，努力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。
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