發(fā)布時間：2022-03-19 11:26:54
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的城建檔案論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【摘要】
為了滿足時展的需求，檔案管理工作也迎來了新一輪的改革。信息技術在各個領域中已經高度普及，檔案管理的數(shù)字化趨勢已經成為了必然。而城建檔案作為城市發(fā)展歷史的“見證者”和“記錄者”，其數(shù)字化建設的全面落實也顯得更加迫切，本文針對城建檔案數(shù)字化建設的問題進行幾點研究。
【關鍵詞】
城建檔案；數(shù)字化建設；思考
引言
在城市建設和發(fā)展的過程中，城建檔案是非常重要的依據(jù)和參考，它記錄城市建設活動中的重要信息和事件，在社會進入了信息化時代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實數(shù)字化的趨勢轉變，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時也能夠緩解當前檔案管理的諸多壓力，促進城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
1.城建檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題
任何事物的發(fā)展都不是一帆風順的，在構建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實現(xiàn)檔案數(shù)字化，下面針對城建檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題進行幾點分析：
1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術落后、管理制度不完善的問題，在實現(xiàn)數(shù)字化管理也是如此，計算機軟件與硬件建設方面也非常薄弱，不能做到及時更新。信息時代檔案資源更新?lián)Q代非常快速，如果基礎性建設不完善，那么數(shù)字檔案信息也很難及時更新，同時也不利于信息儲存的安全性與規(guī)范性。
1.2從城建檔案管理的特點來看，其具有一定的法律價值，在以往的管理中，紙質檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數(shù)字化檔案相比，存在明顯優(yōu)勢。但是實行了數(shù)字化管理之后，網絡技術本身存在很多安全隱患，加之我國在網絡管理以及數(shù)字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數(shù)字檔案信息的安全性得不到有力保障。
1.3數(shù)字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數(shù)字化管理的一個突出特征，實現(xiàn)了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質量，可以節(jié)約大量溝通交流的時間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實現(xiàn)共享的前提是數(shù)字檔案形式的規(guī)范和統(tǒng)一，必須要統(tǒng)一所有的數(shù)字檔案形式，才能夠實現(xiàn)共享。但是目前我國并不具備統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式和規(guī)范，同時在數(shù)字化建設方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。
1.4傳統(tǒng)檔案雖然管理任務重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩(wěn)定性，保存時間很長，因此傳統(tǒng)的紙質檔案與電子檔案相比具有一定的優(yōu)勢。而數(shù)字化檔案雖然實現(xiàn)了管理空間以及時間上的優(yōu)化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環(huán)境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統(tǒng)以及設備來實現(xiàn)，一旦系統(tǒng)環(huán)境出現(xiàn)了問題，信息數(shù)據(jù)就非常容易丟失，電子檔案的穩(wěn)定性與保存期限都不及傳統(tǒng)檔案，這也成為了我國城建檔案數(shù)字化建設中的一大難題。
2.對做好城建檔案數(shù)字化建設的基點思考
基于以上對城建數(shù)字化建設中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數(shù)字化策略已經非常迫切，在信息化的背景下，數(shù)字化建設在城建檔案管理中的落實和普及已經成為了一個不可逆轉的趨勢，因此有計劃、有目的的制定建設措施是非常必要的。
2.1前期的全面規(guī)劃。全面、科學的規(guī)劃是進行城建檔案數(shù)字化建設的前提，科學的規(guī)劃能夠提成數(shù)字化建設的速度，也能夠保障數(shù)字化管理的順利進行。首先，要將有價值的紙質檔案進行數(shù)字化文檔的轉化，這個轉化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調查分析，在這個前提下，對數(shù)字化檔案的轉化工作進行全面規(guī)劃，轉化需要依據(jù)一定的規(guī)范和程序進行，要掌握重點，主次分明，因此做好調查，合理規(guī)劃是不可缺少的環(huán)節(jié)。
2.2加強標準規(guī)范建設。由于我國缺乏數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和依據(jù)，因此在建設方面遭遇了很多問題。所以在進行數(shù)字化建設的同時，必須要強化數(shù)字化建設的標準。針對文檔資源共享的需求，建立相關的標準以及規(guī)范體系。具體來說包括信息化標準規(guī)范、數(shù)字檔案的規(guī)范等等。
2.3加強信息系統(tǒng)建設。城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計算機網絡，創(chuàng)建出一個檔案信息系統(tǒng)不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺紀合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。
2.4完善資源渾的建設。城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設這里包括目錄數(shù)據(jù)、目錄中心、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性河以將工作的重點放在特色資源庫的建設上將各個專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰一目了然提高數(shù)字檔案的實用性肩利于檔案管理工作的順利進行。
2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關城市資料的提供者除了憑證需要還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值城建檔案數(shù)字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現(xiàn)檔案的最佳使用效益。
結束語
城市建設的過程中城建檔案的數(shù)字化建設是不可忽視的重要方面，并且發(fā)揮著不缺取代的作用。為了能夠促進城市建設發(fā)展，必須要積極完善城建檔案數(shù)字化建設的制度和規(guī)范，客觀看待存在于建設過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設措施，這樣才能夠以最快的速度實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化建設，為城市的建設規(guī)范提供更加完善的數(shù)據(jù)支持。
作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設局城建處
1如何提高城建管理工作者綜合素質
以目前城建檔案管理的實際工作情況看，基層的城建檔案管理人員是推進城建檔案的實際推動者和執(zhí)行者，無論政策、管理方針如何制定都需要基層城建檔案人員的推進。所以要提高城建檔案人員的綜合素質，應該從下面幾方面著手：
1.1制定具體的城建檔案管理人員守則，選擇專業(yè)化城建檔案管理人才。
挑選優(yōu)秀的城建檔案管理人才是確保城建檔案管理取得積極效果的保證。首先，我們要根據(jù)城建檔案部門的具體實際情況，制定出具體的管理人員守則，做到管理的有理有據(jù)。再次，我們應加大人才的招募，吸引高素質人才投身建城建檔案的管理工作，同時注意培養(yǎng)年輕員工。
1.2極開展專業(yè)技能培訓，努力提高城建檔案管理人員素質。
在信息化技術快速發(fā)展的今天，城建檔案工作也面臨著新的環(huán)境和挑戰(zhàn)，所以必須加強對城建檔案工作人員進行有關的業(yè)務培訓，以保證城建檔案管理工作能夠適應更好的社會的發(fā)展。同時由于城建檔案工作涉及重大，城建檔案管理不當發(fā)生錯誤可能會決定城建工作的成敗，所以在對員工進行專業(yè)技能培訓的同時也要加強對員工進行職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)、工作認真負責的品質。
1.3宣傳貫徹法律法規(guī)，明確城建檔案管理的重要作用。
城建檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點，為此我們在城建檔案管理中也要宣傳和貫徹法律法規(guī)，使城建檔案管理人員能夠熟知城建檔案管理相關的法律法規(guī)，保證城建檔案管理的有效性和合法性。因此，對城建檔案管理人員的法律法規(guī)意識的培養(yǎng)十分重要。
1.4加強對基層城建檔案管理人員的管理和引導，使其明確城建檔案管理的重要性。
基層的城建檔案管理者的素質是保證最終管理效果的保證，如何激發(fā)基層員工的工作積極性和主觀能動性，引導其不斷提高自身的服務意識，灌輸城建檔案管理的重要性，是全面提高城建檔案管理質量的重要保證。
2做好城建檔案管理工作要有明確的服務管理理念
在城建檔案的實際工作中，要想做好任何工作，必須具備明確的服務意識，從某種角度來說城建檔案管理業(yè)屬于一種特殊的服務行業(yè)。服務管理理念的選擇是管理者必須面對的問題，可以從以下幾個方面入手：
2.1確定主動服務的理念。
主動服務的對象是城建檔案的利用人員，服務的內容很多元化，各類城建檔案都包括其中。可以用查詢、復制等方式對城建檔案信息進行推廣，使可利用城建檔案者擁有高效、便捷的服務。主動服務是一個創(chuàng)新理念，是新形勢城建檔案工作的必經之路。當前城建檔案工作的首要任務，就是要確立全新的服務理念，強化城建檔案工作人員的服務意識，要從傳統(tǒng)的城建檔案管理向城建檔案信息系統(tǒng)管理過渡，改變以往僅限于提供城建檔案原件的低層次的被動服務狀態(tài)。
2.2確定運用現(xiàn)代化的信息技術的理念。
隨著計算機技術、電子信息技術及網絡技術的發(fā)展和普及，城建檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉變，由實體化管理向信息化管理發(fā)展成為必然趨勢。對我國目前的城建檔案工作現(xiàn)狀來講，網絡化信息服務的興起，既是挑戰(zhàn)，也是機遇，關鍵在于我們如何把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，在新的社會環(huán)境中重新定位，做好過渡時期城建檔案信息利用工作。實踐證明，沒有現(xiàn)代化的技術、設備和手段應用于城建檔案信息資源的開發(fā)，就根本談不上科學合理地利用城建檔案信息資源。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)城建檔案信息，可以極大地提高開發(fā)能力和效率，從而提高城建檔案信息資源的利用率和城建檔案管理部門的服務水平。3.3確定提供優(yōu)質的城建檔案信息的理念。城建檔案信息的好壞直接影響著其服務的基礎，在新環(huán)境下工作人員應該拋棄傳統(tǒng)的檔案管理機制，積極的開發(fā)、大膽的應用新的檔案管理方法，搜集有價值的信息，用優(yōu)質的信息資源回饋社會、服務社會。
2.4做好城建檔案管理工作既要分析現(xiàn)有問題也要制定具體解決措施。
在現(xiàn)階段城建檔案管理工作雖然得到了一定程度的重視，但是由于一些體制原因和管理手段的制約，導致城建檔案管理人員流動性太低，新鮮血液基本很難輸入。由于管理制度很難在根本上得到改善，在一些城建檔案所，看管疏忽，甚至無人看管的情況非常嚴重，這就需要國家制定相關政策，加強對城建檔案管理的投入。
2.5城建檔案管理體制不成熟，城建檔案管理制度需要統(tǒng)一和細化。
在目前城建檔案管理中，受到城建檔案管理體制的制約，城建檔案管理體制還不成熟，城建檔案管理制度也沒有做到統(tǒng)一和細化，由此導致了城建檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時甚至還出現(xiàn)沖突。為此，我們必須對現(xiàn)行的城建檔案管理體制進行改革，必須要建立完善統(tǒng)一和細化的城建檔案管理制度，保障城建檔案管理的有效進行，使城建檔案管理能夠發(fā)揮積極作用，取得預期的效果。
3結語
在現(xiàn)今的社會形勢下，城建檔案管理工作是十分重要的，其既是經濟發(fā)展的需要，也是信息化發(fā)展的需要。為了確保城建檔案工作能夠取得積極的效果，我們必須加強城建管理人員的綜合素質培養(yǎng)，發(fā)掘出優(yōu)秀合格的專業(yè)人才，從而提高城建管理的工作質量，促進城建檔案工作的快速發(fā)展。
作者：刁仁麗 單位：通化市城建管理監(jiān)察支隊
一、城建檔案管理應用計算機的必要性
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發(fā)展是必然的發(fā)展趨勢。在城建檔案管理中應用計算機能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績。計算機應用到城建檔案管理中又非常大的優(yōu)勢，比如計算機的存儲量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計算的這些優(yōu)點可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規(guī)范化、科學化。目前，我國的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分的發(fā)揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應用計算機，提升城建檔案現(xiàn)代化的管理水平，從而適應現(xiàn)代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應用計算機的功能
（一）自動化管理城建檔案
計算機有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進行推理與判斷，所以在信息處理時，應用計算機技術已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應用計算機能夠使管理工作自動化，可是將城建檔案進行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進檔案信息的使用和開發(fā)。
（二）數(shù)字化管理城建檔案
在城建檔案管理時，紙質的檔案信息在錄入時非常麻煩，需要浪費大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護工作非常繁瑣。城建檔案管理應用計算機，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網絡迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應用計算機能夠實現(xiàn)數(shù)字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會發(fā)生磨損和丟失，在使用中可以迅速調取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網絡化信息檢索
目前，在圖書管理中已經廣泛的應用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認可和支持。在城建檔案管理中應用計算機，能夠實現(xiàn)檔案信息檢索網絡化，在檔案信息檢索時可以使用脫機檢索，只能網絡檢索以及聯(lián)機檢索，這樣可以實現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，促進城建檔案管理水平的提升。
三、計算機在城建檔案管理中的應用
在城建檔案中應用計算機首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計算機進行檔案管理的基礎工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業(yè)知識，還要掌握先進的技術，充分的動腦思考后再進行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎。在城建檔案管理中，計算機知識起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時的資料以后，在輸入計算機中，要保證信息的準確性，否則使用計算機管理城建檔案就失去了意義。然后，要對城建檔案信息進行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對收集的信息進行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進行歸納分類，然后輸入到計算機中，就能夠實現(xiàn)城建檔案管理電子化。最后，要利用計算機來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計算機中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計算機管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時間的浪費?？梢钥s短城建檔案的查閱時間，及時的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節(jié)約了大量的資金，并且可以多次的產出。通過計算機來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質量。
四、結語
城建檔案工作對城市的發(fā)展有著重要的作用，是一項艱巨而長期的任務，所以在城建檔案管理中要不斷的研究管理的手段和方法，提升城建檔案管理的效果和質量。利用計算機管理城建檔案，可以實現(xiàn)檔案管理工作的網絡化、數(shù)字化，提升使用檔案信息的方便性，加強城建檔案信息的利用率。
作者：祖木蘭·米吉提 單位：烏魯木齊市城鄉(xiāng)建設檔案館
一、對于城建檔案館的性質和定位需要重新認識
在城市管理規(guī)劃建設中，所以應當將城建檔案館的工作納入到建設事業(yè)發(fā)展的具體規(guī)劃中，明確具體的分管領導，制定出各類相關的政策措施，并且加以完善，并且做好城建檔案管理機構的建立健全，賦予其管理與保管的職能，從管理范圍、人員編制以及機構設置等方面對部分實際問題加以解決，另外在人力、物力以及財力方面要給予一定的支持和適當?shù)恼邇A斜，推動城建檔案的可持續(xù)發(fā)展。城建檔案館是城市信息科研的重要基地，也是技術創(chuàng)新、城市歷史和信息技術研究的基地。
城建檔案館所具備的基本的社會職能在于歷史的保存、現(xiàn)實的服務以及未來的傾向，要懂得將工作的中心放置在社會服務的職能方面之上，強調“公共”，不斷地挖掘信息化資源，更新自身的服務觀念，不斷地創(chuàng)新服務機制，通過現(xiàn)代化技術的運用來轉變傳統(tǒng)模式下的服務方式，確保服務工作能夠緊緊地圍繞市場需求和城市建設工作重心開展。
二、提升城建檔案服務水平，致力于隊伍建設
1.提升教育培訓工作力度。城建檔案服務水平的提升，離不開財務人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案館則需要為管理人員創(chuàng)造更多的專業(yè)培訓的學習機會，以此來提升其工作能力，從而讓服務水平更符合現(xiàn)代化需求，如此才能夠讓城建檔案服務工作充滿生機與活力，滿足新形勢的要求。
2.積極組織業(yè)務之間的交流。開展多種形式的業(yè)務觀摩活動，介紹相關的先進管理方式，努力提升自身的業(yè)務能力與水平。開展城建檔案管理的調查研究工作，將好的建議及時上報上級有關部門，強化基礎業(yè)務建設，提升管理人員的綜合能力，為城建檔案管理提供幫助。
三、做好城建檔案工作機制的創(chuàng)新
城建檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的實現(xiàn)，需要從以下幾個方面入手：第一，特色檔案收集力度有待加強，現(xiàn)代化社會是一個網絡信息化社會，我們只有通過具有特色的館藏來提升競爭力，強化收集力度，才能夠擴大信息源；第二，做好數(shù)字化城建檔案館建設的全面推進，將城建檔案管理的工作重心向著信息深化、數(shù)字化處理的方向轉變，積極開展網絡上的查閱、咨詢以及利用等服務工作；第三，實現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案信息，對于城建檔案館的各種載體的信息進行分階段、有計劃的數(shù)字化轉換，將其轉變成能夠直接加以利用的數(shù)字化信息資源，并且建立相應的信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)動態(tài)式管理；第四，及時更新城建檔案信息。通過信息的采集、錄入、匯編以及檢查等制度的簡歷，確保檔案信息的收集與應用能夠保持在一個良好的循環(huán)系統(tǒng)之下，如此才能夠提供高效、便捷、快速的社會化信息服務。
四、強化城建檔案的宣傳教育工作
城建檔案管理工作強化，首先要提高人們對檔案社會的意識強度，能夠摒棄重視建設、輕視檔案、重視實際使用輕視管理思想等情況。城建檔案管理工作從原來的無到今天的有，從以前的單一到現(xiàn)在的全面，從原本的簡單到現(xiàn)代的復雜，大部分人都能夠對城建檔案管理工作有所了解，但是依然存在部分人員無法全面的認識與了解城建檔案，這就需要我們在宣傳、教育工作上加以強化，要讓人們明白假如檔案社會意識過于薄弱，就會導致建設管理工作與利益之間出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。
例如：建設完畢不建檔、建設施工不查檔、城建管理不用檔等。實質上來講，就是局限于眼前利益，忽視長遠利益的體現(xiàn)。所以增強人們的檔案意識，加大宣傳力度，才能夠確保人們正常的生活生產、造福子孫后代。
作者：王偉國 周曉梅 單位：臨沂市城建檔案館
本文作者：邵偉 單位：大慶市讓胡路區(qū)銀浪街道辦事處
加強協(xié)調，創(chuàng)造利于城建檔案工作開展的良好環(huán)境
各級城建檔案管理部門的領導要高度重視城建檔案管理工作環(huán)境的建設，創(chuàng)造良好的城建檔案管理的體制環(huán)境、法律環(huán)境、人才環(huán)境、創(chuàng)新環(huán)境等。要加強與各部門、各單位的協(xié)調，認真理順各種關系，正確處理好與各級檔案行政主管部門、規(guī)劃建設行政主管部門以及市政、交通和水利建設等主管部門的關系，理順好各級城建檔案管理部門之間的關系，取得各部門、各單位的大力支持配合，做到體制順暢、依法治檔、創(chuàng)優(yōu)爭先、業(yè)績突出，保證城建檔案管理工作的順利推進。
加強業(yè)務指導，抓好城建檔案接收進館工作
“檔案的收集是基礎”，收不到檔案就談不上利用。過去，不少報建資料、地下管線資料、測繪資料等收不到、收不齊，竣工圖沒有真實反映建設成果的問題時有發(fā)生。因此，抓好城建檔案的收集工作就顯得特別重要。為此，必須加強業(yè)務指導工作，主動到項目工地開展業(yè)務指導，并定期舉辦各種業(yè)務培訓班，進一步提高基層單位、工程建設項目和廣大群眾對城建檔案重要性的認識，了解城建檔案法律、法規(guī)和規(guī)定，以及城建檔案收集的工作職責、內容、質量要求和驗收移交的程序，提高城建檔案的收集質量、收集效率和進館率。
推進數(shù)字城建檔案館建設，實現(xiàn)城建檔案信息化管理
在信息化建設過程中，電子檔案具有紙質檔案無可比擬的優(yōu)越性，能夠準確、及時、高效地形成、傳遞和管理信息。建設“數(shù)字城建檔案館”已經是城建檔案館發(fā)展的必然方向。建設“數(shù)字城建檔案館”，要從檔案的形成、接收、保管和利用中實現(xiàn)數(shù)字化；要與電子政務建設相銜接，實現(xiàn)在互聯(lián)網上辦公，在互聯(lián)網上直接形成、接收、保管、編研、鑒定、查詢利用；要建立城建檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成保密層、半開放層（內部層）、開放層信息系統(tǒng)，通過權限管理，對不同的群體提供不同的服務，實現(xiàn)信息共享，從而實現(xiàn)城建檔案管理信息化。
加強館庫建設，提高城建檔案館的安全保障能力
檔案接收進館以后，必須保證檔案的安全完整。為此，應加強檔案基礎設施建設，加快檔案館庫建設，提高檔案安全保障水平。據(jù)了解，我國很多城市的檔案館庫都在上世紀80年代和90年代初建設，面積小，設施落后，不少城市特別是中小城市館庫條件非常差，已遠遠不能適應目前城建檔案發(fā)展的需要，急需建設檔案館庫。因此，各地要抓住機會爭取建立新的檔案館庫，嚴格按照檔案庫房的建設標準興建，并加強檔案庫房安全設施建設，安裝自動消防設施，提高防火能力，建立溫濕度自動調節(jié)設施，保證檔案庫房控制在規(guī)定的溫濕度范圍，裝備安全監(jiān)控設備，保證檔案安全受控。同時，要根據(jù)檔案保管要求，加強各種基礎設施建設，保證庫房檔案的安全。
挖掘檔案價值，提高城建檔案利用水平
城建檔案不僅反映的是工程建設活動的基本情況，能為城市規(guī)劃、建設、管理和科研提供重要的依據(jù)和參考作用，還承載著城市發(fā)展的文明，對研究城市發(fā)展具有重要的意義。如何利用好這些資源，挖掘檔案的內在價值，積極為城市建設發(fā)展服務，為政府、項目、社會、群眾提供準確、及時、高效的服務，是城建檔案工作的重要內容。在挖掘檔案價值的過程中，我們不能處處以保密為由，把檔案“密封”在庫房中，當作“寶貝”不給使用。而應根據(jù)有關規(guī)定，在遵循保密原則的同時，制定查詢利用的規(guī)定，合理科學地利用城建檔案信息資源，為城市建設發(fā)展服務。如利用館藏檔案在“三舊”改造、建筑節(jié)能、公共建筑的抗震加固、防災減災、房屋建筑普查等方面發(fā)揮更大的作用，在研究城市建筑文化的發(fā)展、城市建筑歷史等方面發(fā)揮重要的作用。
依法治檔，推動城建檔案事業(yè)健康發(fā)展
依法治檔作為依法治國的一個重要組成部分，是檔案事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展的重要保證。城建檔案事業(yè)的發(fā)展，必須增強法治意識，堅持依法治檔、依法行政。無法可依，有法不依，執(zhí)法不嚴，違法不究，必然會阻礙城建檔案事業(yè)的發(fā)展。要做到有法可依，建立和完善城建檔案法律體系，如建議盡快出臺城建檔案利用規(guī)定，各省、市要根據(jù)上位法制定地方的法規(guī)和實施細則等；要做到有法必依，嚴格執(zhí)行相關的法律法規(guī)，如嚴格執(zhí)行預驗收制度等；要做到執(zhí)法必嚴、違法必究，對不按規(guī)定向城建檔案館移交檔案及其他違法行為；要按照相關規(guī)定進行處罰，保證各項工作順利開展；要實行政務公開，增加工作透明度，把有關城建檔案管理的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、政策文件和辦事程序、有關要求在門戶網站、辦事窗口公布，增加辦事的透明度；要嚴格按程序辦事，在業(yè)務工作中按照有關規(guī)定和辦事指南的要求開展各項服務工作。
本文作者：孫藝文 單位：云南省昆明市石林彝族自治縣城建檔案室
要做好城建檔案管理工作，首先要建立健全管理機構和管理制度
有效的管理機構，是管理工作的前提和保障。作為一個縣級的城建檔案室，本人經歷了從兼職管理到專職管理再到專管機構管理的歷程，從不被人理解到有所認識到理解到重視最后到得到尊重的曲折歷程，其中可以說是充滿了辛酸和感概。其中最大的感概就是，管理機構的建立和管理體制主客觀的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障，當初剛開始開展這項工作時，大多數(shù)人不理解，認為是多此一舉。后來在上級領導的支持和關心下，成立了城建檔案室，并制定了檔案的收集整理、閱卷歸檔、管理利用制度，這項工作才算是逐步走向正軌，到后來，隨著城市建設的迅猛發(fā)展，城建檔案在城市建設中得到廣泛利用，人們對城建檔案也從被動服從到理解配合，現(xiàn)在很多建設單位是主動咨詢，要求提交管理?？梢韵胍?，如果沒有相應的管理機構，就難以有健全的管理制度，也就無法形成檔案的有效收集和利用了。
與時俱進，做好城建檔案的信息化管理工作
與時俱進是每一個國家工作人員在日常工作中應具備的基本素質，包括工作理念、工作制度、工作方法，在城建檔案管理中同樣如此。隨著城市建設規(guī)模的日益擴大，城建檔案無論從數(shù)量上還是類別上均有了巨大變化，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應新的形勢和要求，檔案管理工作也面臨著改革完善的要求。電子信息化管理電子信息化管理就是城建檔案管理工作現(xiàn)代化的標志之一，它具有多種功能，從目前的科技水平來看，電子信息化應用于城建檔案管理方面，主要有以下功能：存貯、補充、修改和調整城建檔案檢索目錄及內容。輸出城建檔案內容，提供、查閱并按照要求進行出具和打印材料等。編制各種類別和城建檔案材料的登記、統(tǒng)計表冊。對所貯城建檔案信息進行分析比較、綜合判斷、排列統(tǒng)計，按需要提供有關城建檔案方面的情況，作為所需部門決策參考。對特殊需要的部門和領導，應采用與電子計算機系統(tǒng)相連接的終端，閱讀城建檔案內容，提供遠程的服務，免除借用的來往之勞。實現(xiàn)檔案利用網絡化。在檔案室配有電子屏幕和觸摸查詢設施。在瞬息萬變的經濟時代，根據(jù)不同查檔者的要求，做好檔案咨詢和信息服務。
建立計算機系統(tǒng)，建立城建檔案新途徑，提高城建檔案的查全率、查準率和檢索速度，提高服務質量等等。電子計算機在城建檔案管理中的功能是很廣泛的，可以預見，隨著城建檔案提供利用工作的深入發(fā)展和電子計算機自動化系統(tǒng)的完善，其功能將會得到更充分的發(fā)揮。城建檔案管理工作信息化必須具備以下條件：培養(yǎng)熟練掌握電子計算機技術的人才，普及電子計算機知識，使專業(yè)技術人員和管理人員相結合。打好管理科學化的基礎，建立健全各種規(guī)章制度，實現(xiàn)城建檔案管理工作標準化。加強對數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)準確、及時、系統(tǒng)。建立適應信息化管理的城建檔案管理體系。從目前城建檔案館計算機的應用情況看，最需要解決的是著錄與標引。一個完整的檔案計算機管理系統(tǒng)其工作流程可歸納為：檔案數(shù)據(jù)的收集——檔案前處理工作——檔案數(shù)據(jù)的錄入——檔案數(shù)據(jù)的存貯——檔案數(shù)據(jù)的加工——檔案數(shù)據(jù)整理——檔案信息的輸出利用。可以看出檔案前處理工作即著錄、標引是整個計算機管理系統(tǒng)的基礎，檔案前處理工作是由檔案部門將收集到的檔案進行分析、加工、組織，最終將原始的檔案信息轉換成適合于輸入到計算機的形式的過程。即形成計算機語言的過程，這項工作不僅難度大，質量要求高，而且工作量大，耗時長，是一項比較復雜的技術很強的工作。
因此，從事這項工作的人員必須具備較高的專業(yè)知識和計算機應用知識，要掌握一定的標引技術和方法。我們還應積極探索檔案信息數(shù)字化新途徑。網絡、通信技術與檔案信息數(shù)字化相結合是城建檔案管理的必然趨勢，檔案數(shù)字化是城建檔案管理的發(fā)展方向，開辟檔案原文計算機管理的新領域、創(chuàng)建網上檔案館為城市建設的可持續(xù)發(fā)展和數(shù)字化檔案管理提供證據(jù)、信息和記憶的管理，保證真實、可靠、完整、可用的城市建設文件與檔案信息在電子、數(shù)字和網絡環(huán)境下達到積累、共享與交流。其他載體信息的管理對不同載體和形式的檔案要采用不同的管理方法，最好做到專人負責，專業(yè)人員管理一門或一種檔案。管理人員要經過嚴格的培訓，取得相關的資格等。不同載體的檔案整理要遵循不同的原則，但總的要遵循基本建設程序，按照呈報、設計、施工、竣工、驗收四個基本形成階段，進行分門別類的系統(tǒng)整理，使其保持內部有機聯(lián)系又有始有終、成龍配套，達到完整、準確地揭示城市建設活動的真實歷史面貌的目的，同時又便于保管和提供利用。
做好城建檔案的保密工作
城建檔案的利用是城建檔案工作的最終目的。城建檔案作為一種重要的科技信息資源，是城市建設機制良好運行的基石，也是檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要組成部分。做好檔案的保密工作尤其重要，要注意以下幾點：檔案保管過程中的保密工作做好檔案保管期限與保密期限的區(qū)分劃分工作。做好檔案密級的劃分調整工作。檔案利用過程中的保密制度做好制度建設。做好監(jiān)督措施。做好檔案開放中的保密工作做好檔案的審查工作。做好檔案的解密工作。
做好城建檔案的宣傳教育工作
加強城建檔案工作管理，首先必須提高人們的檔案社會意識，消除重建設輕檔案，重使用輕管理思想。城建檔案管理工作從無到有，從單一到全面，從簡單到復雜，經歷了相應的發(fā)展過程，在大多數(shù)人都對城建檔案工作有所認識的今天，仍然有部分人對城建檔案缺乏全面的認識和了解，這就需要我們加大城建檔案管理和利用的宣傳、教育工作，須知檔案社會意識薄弱會出現(xiàn)建設管理工作與建設檔案利益相脫節(jié)，規(guī)劃收資不歸檔，建設施工不查檔，建設完畢不建擋，城建管理不利用檔案等。這實質是只顧眼前利益，不顧長遠利益的集中反映。因此，做好宣傳工作，增強人們的檔案意識，是關系到人們的正常生產、生活和造福子孫后代的大事，功在當代，利在千秋。
城建檔案管理的學習研究和科學利用
檔案管理是一門科學，城建檔案管理同樣如此，作為綜合檔案的一個組成部分，它與其它檔案管理工作具有相當?shù)墓残裕鐧n案的收集、整理、立卷、歸檔，甚至利用、保管，與其它檔案分別不大。但作為一門專業(yè)檔案，它又具有相當專業(yè)素質要求，在管理中具有一定的特殊性。作為一名城建檔案管理工作者，除了要掌握檔案管理通用的基礎知識外，還必須對城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、測繪、建筑、施工等一系列專業(yè)知識有相應的了解，才能做到檔案管理的科學化、規(guī)范化，才能建立科學、完整的檔案檢索系統(tǒng)。這就決定城建檔案工作者要強化專業(yè)檔案的學習，對檔管理方法、管理系統(tǒng)的研究，從而建立既符合國家規(guī)范要求又能充公分結合地方實際情況的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的目的是使之得到有效利用。要使城建檔案在城市建設中發(fā)揮作用，就要有全面完整規(guī)范的檔案。城建檔案的科學利用，包括建立城建檔案的查閱制度、城建檔案的借用、復印等制度，要做到城建檔案在城市建設中發(fā)揮效益，又要防止有人利用檔案作出危害社會的形為。
最主要的是遵守《檔案法》和《城市規(guī)劃法》，這是因為在城市建設和發(fā)展中，規(guī)劃是龍頭，城建檔案是記錄整個城市建設的索引，抓好城建檔案工作，不但要認真貫徹好《檔案法》的實施，而且還要貫徹好《城市規(guī)劃法》。要把城市真正建設好、管理好，讓城市在國民經濟發(fā)展中充分發(fā)揮主導作用，抓好城市規(guī)劃，實際上也就抓好了城市規(guī)劃建設管理的關鍵，城建檔案工作的建立健全，則又關系到城市規(guī)劃建設管理和今后的維修及改擴建的順利進行。總之，城建檔案管理工作在城市發(fā)展、城市建設中具有重要的意義，它不僅可以為城市建設提供詳實的信息資料，還能對人們研究城市歷史、城市文化提出有效幫助。作為基層城建檔案管理者，我們要熱愛自己的工作，并為之努力和自豪。
本文作者：顏雪華 單位：浙江省麗水市城建檔案館
城建檔案的數(shù)字化發(fā)展，可以使各項工作更趨于規(guī)范化運行，按統(tǒng)一的標準與規(guī)范，形成城建檔案數(shù)字資源庫集群，并通過高速網絡及數(shù)據(jù)互操作技術，將這些數(shù)字資源庫集群連接起來，建立數(shù)字城建檔案的數(shù)據(jù)倉庫與交換中心，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，更好地為城市建設服務。這些數(shù)字化的城建檔案信息關乎城市未來的運轉，既影響相關決策機構的判斷與決策，更會影響到經濟社會發(fā)展的各個環(huán)節(jié)，甚至會影響到每個公民的生存與發(fā)展。城建檔案的數(shù)字化發(fā)展可以使城建檔案的管理更加規(guī)范有序，更加高效快捷，更能發(fā)揮效益。城建檔案數(shù)字化發(fā)展有利于城建檔案的開發(fā)。
城建檔案的數(shù)字化給城建檔案信息的開發(fā)與利用提供了更加便利的條件，為深層次服務提供了可能。用戶可以通過網絡直接登錄城市基礎設施信息服務平臺進行信息查詢，不僅可以滿足用戶對查全率、查準率的要求、還可以對查詢結果可進行顯示、排序、轉存、打印輸出等功能。同時，城建檔案數(shù)字化還可以支持社會各部門開發(fā)專業(yè)應用系統(tǒng)或建立其他專業(yè)的信息服務平臺，如支持城市道路交通智能化、城市環(huán)境保護智能化、住宅小區(qū)智能化、城市建設管理智能化、城市生態(tài)建設或改造虛擬現(xiàn)實等。
面對新的形勢，城建檔案管理工作任務更加繁重，工作標準要求更高，需要有關人員必須要正視當前城建檔案管理中存在的矛盾和問題，采取積極有效的應對措施提高城建檔案管理水平。城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認識不明確。隨著城建檔案管理機制的不斷完善，越來越多的人認識到了城建檔案的重要作用，但有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，特別是一些人對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認識不足，對城建檔案數(shù)字化不重視。有的對城建檔案數(shù)字化的投入不足，有的重建設、輕檔案的思想比較嚴重，只注重工程的投資、工藝、質量等方面的問題，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設檔案管理的完整和齊全，導致移交城建檔案不配套，不完整，一定程度上影響和制約了城建檔案工作的開展。
城建檔案管理者素質與發(fā)展要求不相適應。雖然近年來城市化進程在不斷加快，但總體來講城建檔案管理工作起步還較晚。近年來，雖然已經基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設系統(tǒng)基層檔案室和建設單位基建部門為基礎的城建檔案工作網絡，但是，城建檔案學科理論和我國城市科學以及檔案學理論發(fā)展的整體水平相比，還有一段不小的距離，其中一個重要薄弱環(huán)節(jié)，就是一些從事城建檔案工作的人員，或者因為沒有系統(tǒng)學習過城建檔案管理知識，或者半路出家，對城建檔案工作不熟悉，或者隨著科學技術的發(fā)展，計算機、網絡等現(xiàn)代化管理設備進入了城建檔案管理的領域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不能適應新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。信息系統(tǒng)安全是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的瓶頸。城建檔案的數(shù)字化優(yōu)勢之一就是通過網絡實現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，減少重復勞動，搞資源利用效率。要依靠于網絡技術，將數(shù)字城建檔案信息在局域網或廣域網上傳輸，而保障信息系統(tǒng)的絕對安全，是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的攔路虎，就目前來講，計算機系統(tǒng)的安全沒有一種一勞永逸的解決措施，需要將計算機系統(tǒng)的多種安全防護技術與管理措施結合使用，制定并嚴格執(zhí)行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機系統(tǒng)的安全性。
城建檔案數(shù)字化發(fā)展是推進城建檔案管理更好地為經濟社會發(fā)展服務的有力抓手，要最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，進一步提升城建檔案的資源優(yōu)勢，服務經濟社會發(fā)展大局。歸檔工作。城建檔案的科學歸檔是實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎。必須要大力開展城建檔案的接收、收集和征集工作，進一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構。要進一步加大對重點工程檔案、城市基礎設施檔案、城市地下管線工程檔案、建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案的收集力度，加強館庫基礎設施建設，加大硬件投入，積極爭取各類與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要相適應的電子計算機、掃描儀、數(shù)碼設備、去濕機、防火、防盜報警等現(xiàn)代化設備，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅實的基礎。大力推進數(shù)字城建檔案館建設。各級要進一步加大對數(shù)字城建檔案館的建設力度，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。加大以城建檔案管理系統(tǒng)為核心的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)建設，以面向館外的“統(tǒng)一門戶”和面向館內的“管理統(tǒng)一平臺”為核心，加快數(shù)字城建檔案館建設。
“管理統(tǒng)一平臺”方面完成數(shù)字化生產系統(tǒng)、檔案利用子系統(tǒng)的開發(fā)，優(yōu)化了聲像檔案系統(tǒng)，并試驗GIS模式下各類檔案疊加串聯(lián)方式；“統(tǒng)一門戶”方面，檔案統(tǒng)計子系統(tǒng)及檔案利用、報送、驗收、培訓、征集“一站式服務”各功能模塊，要強化檔案信息對外服務上的功能，實施檔案信息服務分權閱覽方案。大力提升城建檔案管理人員信息化水平。城建檔案各類繁多、要求標準高，這就要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識，加強全面學習。要加大以提升信息化素質為主要內容的城建檔案管理人員教育培訓工作力度，通過采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓班，建設一支開拓進取、知識和專業(yè)結構合理，既懂業(yè)務又熟練掌握現(xiàn)代化信息技術的城建檔案干部隊伍。舉辦多種形式的專業(yè)網絡業(yè)務觀摩等活動，介紹相關科技動態(tài)和應用情況，介紹先進管理方法和手段，提高領導和業(yè)務人員的管理水平。同時，要創(chuàng)新服務方式，積極做好相關服務工作，充分發(fā)揮城建檔案服務職能。
本文作者：胡韻琪 單位：廣東省中山市城建檔案館
公共關系在城建檔案中的作用
城建檔案館是具有很強的專業(yè)性和服務性的社會組織，我國的城建檔案管理事業(yè)起步較晚，但發(fā)展較快。城建檔案館為城市建設管理服務提供重要依據(jù)，具有服務性。城建檔案館需在社會其他群體和公眾之間建立一種良好的關系狀態(tài)，公共關系就變得不可或缺。公共關系有利于促進城建檔案的內外關系。城建檔案是由城市的規(guī)劃建設方面的資源和信息串聯(lián)而成，信息溝通與傳播是公共關系的特殊手段。組織與公眾之間的傳播溝通是公共關系的本質屬性，城建檔案館公關本質上就是進行有關城市建設信息的溝通。城建檔案工作每天都與公眾接觸，為城市各項建設服務，對外提供城建檔案的開發(fā)利用服務是城建檔案館的根本目的和職責。而在這一過程中，公眾同樣能接收到工作人員的信息，廣泛聽取意見，通過這種互相傳遞出的信息能促使公眾形成對其的印象和評價。城建檔案公關有于更好地協(xié)調內外關系，通過與公眾的接觸可以更好地找出不足之處，提高公眾對城建檔案工作的美譽度，從而樹立良好的形象，也能增強工作人員的內聚力，提高城建檔案館的價值。公共關系有利于促進城建檔案的輿論管理。
輿論是公眾信息的一部分，是一種集中的、強化了的公眾信息。任何組織都生存在特定的公眾輿論環(huán)境中，其行為既受到公眾的左右和影響，也影響和左右著公眾的輿論。因此，輿論壞境對城建檔案的發(fā)展有很大的影響。在缺乏對城建檔案館正確認識的情況下形成的一些負面輿論會對檔案工作的開展產生阻力。所以，我們必須建立和完善輿論，充分發(fā)揮公共關系的作用，通過有目的的活動，將準確的信息傳播給公眾，利用各種傳播媒介，向外界宣傳城建檔案的正面形象，去影響公眾的看法、意見、態(tài)度和行為，為城建檔案營造一個適宜和良好的輿論環(huán)境，更有利于日后的城建檔案發(fā)展。
如何運用公共關系于城建檔案工作
搞好城建檔案館的內部關系。城建檔案館工作人員主要面對主管部門的領導和自身部門的同事，要創(chuàng)造一個和諧愉快的工作壞境必須要運用公共關系來協(xié)調內部的關系。要使檔案工作更順利的進行，需要得到領導部門的認可與支持。為此，應該把握一切有利時機，開拓思路，與領導部門形成良好的關系。要尊重領導的意愿，了解主管部門的想法，掌握信息，并要積極主動地向主管部門匯報工作；日常要在工作上和領導多溝通，讓領導了解檔案工作的最新狀況，理解在城建檔案工作中遇到的困難和問題，引起領導的重視。要主動地接受主管部門的考核和請示工作，積極完成領導交代的各項任務，拓展工作領域，從而得到領導的支持和信任。城建檔案館正常運轉離不開各方面的協(xié)調溝通。而加強內部關系溝通的目的，是培養(yǎng)工作人員的向心力、凝聚力，培養(yǎng)其主體意識和形象意識。要想得到社會的認可以前，首先需要得到自己內部工作人員的認可，其次需要贏得內部工作人員的配合與支持。否則，將無法成為一個整體面對外部的公眾。每一個成員都是組織的細胞，他們對組織有機體的認同和信賴，是這個有機體得以存在的基礎。因此，良好的內部關系是城建檔案公共關系的一個起點。
要將全體工作人員組合成一個有機整體，就需要將內部工作人員視作傳播溝通的首要對象，尊重工作人員分享信息的權利，爭取他們的支持與理解，形成信任與和諧的內部氣氛。如果內部傳播有障礙，溝通不順暢，就會在內部產生焦慮、猜疑等消極情緒和現(xiàn)象。要避免這種情況的發(fā)生，就需要健全的傳播渠道，完善內部溝通機制，使工作人員在信息分享和感情溝通中與工作壞境融為一體。而在日常工作中，培養(yǎng)工作人員的公關意識，提高工作人員的素質，也是另一重點。工作人員的公關素質會直接影響到工作的質量。要使工作人員意識到檔案館的良好形象是靠全體工作人員一起樹立和保持的，引導他們主動的宣傳城建檔案的作用及各方面的成就，關心城建檔案館的形象與公關工作，并提高工作質量，以真誠的服務贏得公眾的知名度和美譽度。還要積極主動參加各類專業(yè)培訓，如進行禮儀語言、儀表、交談方式等培訓提高工作人員的公共態(tài)度和能力。對外宣傳、介紹城建檔案館的工作性質與成就，是城建檔案館公共關系中最主要的一項任務。城建檔案館需要通過全員公共關系來增強外張力。
每一個工作人員都是城建檔案館與外部公眾接觸的觸角，都處在對外公共關系的第一線；城建檔案館的整體形勢必須通過他們在各自工作崗位上的良好行為表現(xiàn)出來。公共關系的目標是追求較高的團體價值，既要塑造組織的良好整體形象，提高組織的社會地位，爭取較好的組織知名度和美譽度。要提高檔案館的知名度，增強社會對城建檔案的認識，使公眾能了解和支持城建檔案的工作。城建檔案館的宣傳工作不能局限于舊的傳統(tǒng)展覽模式，可以利用廣播、電視、報紙等媒介宣傳模式，也可以通過新式展覽這種綜合性傳播媒介引起公眾的興趣和關注。通過靈活地運用文字、實物、模型、錄像等多種傳播工具，圖文并茂，使更多人了解城建檔案的法律法規(guī)和工作內容，也使公眾對城建檔案館工作有充分的了解和正確的認識，擴大其在社會上的影響，增加知名度，實現(xiàn)內聚力和外張力的平衡和雙向的調節(jié)。城建檔案館在今后的發(fā)展過程中還將面臨更多的機遇和挑戰(zhàn)，我們要打破一成不變的城建檔案管理方法，取而代之的是運用新型的公共關系來進行管理。公共關系需要我們不停地學習和完善，才能使之能更好的運用于城建檔案事業(yè)。
本文作者：孫曉蓉 單位：江蘇省連云港市城建檔案館
建立有效的文件檔案管理
計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全的使用電子檔案要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的城建檔案管理計算機信息系統(tǒng)，才能充分、合理、安全地使用電子檔案。為此，要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下城建檔案管理工作流程，使之適應城建檔案管理的需要；其次，依據(jù)城建檔案形成的處理流程來進行城建檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內部控制制度，確保城建檔案的安全。另外，在電子城建檔案使用過程中，也應注意到一是電子城建檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發(fā)展，電子城建檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子城建檔案的安全。再就是電子城建檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理，相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子城建檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法，儲存電子城建檔案選用的載體不耐久等原因，影響了城建檔案的完整性、可靠性，從而影響了城建檔案的真實性。此外，還有電子城建檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子城建檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子城建檔案未被法律認定的原因。
促進城建檔案信息化建設的幾點思考
城建檔案工作人員要樹立城建檔案信息意識城建檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。城建檔案工作人員是城建檔案信息化建設的基本力量，其能動性事關信息化建設的成敗，只有讓城建檔案工作人員在思想上樹立城建檔案信息的意識，認識到城建檔案信息化建設的重要性，城建檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心城建檔案信息化建設事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使城建檔案信息化建設與其他社會信息事業(yè)相互結合，共同發(fā)展。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會城建檔案意識在城建檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為城建檔案信息化建設的基本推動力。提高城建檔案信息化技術水平。首先要配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用與完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作及推廣，逐步建立統(tǒng)一的操作平臺。其次，城建檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。城建檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎性工作，對各單位部門每年移交大量的城建檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質城建檔案和數(shù)字城建檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了城建檔案信息數(shù)字化的進程。再次，對上網信息進行密級劃定。首先制訂密級標準，對館藏城建檔案按公開、內部、秘密、機密進行劃定;第四，對城建檔案信息利用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。選取適合的城建檔案管理軟件是城建檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的城建檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，城建檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高城建檔案工作質量和效率的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著城建檔案信息化建設的成敗。從安全角度來說，優(yōu)良的城建檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保城建檔案信息安全。
推行城建檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使城建檔案基礎建設的重心向城建檔案信息化建設轉變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。城建檔案部門建立自己的局域網，計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和城建檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子城建檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的城建檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展城建檔案信息化建設的一項重要工作。工程建設的過程就是城建檔案形成的過程，這就決定了城建檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程竣工驗收的各個階段，城建檔案的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了城建檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)城建檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應城建檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。
現(xiàn)代化的設備需要人來操作，城建檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。城建檔案管理人員要學習計算機和信息化管理知識，必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位城建檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響城建檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。數(shù)據(jù)質量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的。其中尤為重要的是計算機、數(shù)學、生物學等學科的知識，它們對城建檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握科技檔案專業(yè)知識，以及城建檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關城建檔案專業(yè)知識和基本技能。#p#分頁標題#e#
從城建檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，城建檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。城建檔案管理人員必須學習、學習、再學習，城建檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送城建檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為城建檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對城建檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的城建檔案工作者。隨著設備的更新和引進，城建檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業(yè)知識和實踐經驗，精通業(yè)務的各種人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整城建檔案人員的專業(yè)結構、年齡結構和知識結構。另一方面也要加強對原有城建檔案人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現(xiàn)代化管理技術，科學地管理城建檔案?？傊谛畔⒒瘲l件下電子城建檔案已在城建檔案管理工作中占有非常重要的地位。城建檔案部門轉變觀念，改變傳統(tǒng)的城建檔案管理模式，就能夠建立有效的城建檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使城建檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發(fā)展服務。
本文作者：楊杰 單位：朝陽縣建設局
造成城建檔案質量問題的原因
城建檔案是以某個建設項目或一個單位工程為獨立對象，是每個項目或單位工程建設活動中產生的文件材料，其中包括工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收等部分，每個部分又包括多個歸檔文件，少則四五項，多則二十幾項。如工程檔案C類施工文件的內容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結構工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃氣工程施工文件；C4通風空調工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個部分又由具體的文件圖表組成。數(shù)量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對較高，這類檔案又不可能完全使用標準的檔案用紙。另外，建設工程是一項特殊的生產，建筑實體龐大且固定，工程環(huán)節(jié)多，涉及面廣，因而檔案會有相對較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內，對于紙質檔案如不嚴加保護，高質量的建設工程檔案是難以保證的。
施工、監(jiān)理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質量問題埋下了隱患。有些施工、監(jiān)理公司沒有專業(yè)的建設工程檔案技術人員進行管理，公司為節(jié)省開支，選擇技術員作為兼職檔案員負責檔案工作，不僅工作量大，而且不夠專業(yè)。加之，檔案的形成階段主要在施工、監(jiān)理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學地填制相關表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統(tǒng)一標準，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。
現(xiàn)今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質量監(jiān)督站人員兼職管理，專業(yè)人才太少，不利于城建檔案管理工作向專業(yè)化方向發(fā)展。另外，在檔案員報送檔案時，由于檔案數(shù)量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數(shù)量少、檔案內容太多，有些問題在接收檔案時并未及時發(fā)現(xiàn)，整理時才會暴露問題，但此時的報送手續(xù)已完畢，無從追補。
提高城建檔案質量的對策
基于上述影響城建檔案質量的三點原因，筆者認為提高城建檔案的質量應從以下三個方面著手解決。社會檔案意識是指人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度。這種意識越增強，對檔案的利用需求就越大，檔案的實現(xiàn)價值就越高，對于社會的服務能力就會增強。所以，一定要培養(yǎng)社會城建檔案意識，引導社會各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強宣傳，提高人們對城建檔案重要性的認識。城建檔案來源于城市建設工程，記錄的是建筑活動中的元數(shù)據(jù)，不僅有助于對建筑物監(jiān)督考核，更為日后的建設決策提供科學的依據(jù)。各級政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業(yè)素質和職業(yè)道德修養(yǎng)，要將宣傳工作落到實處，提高全民的社會城建檔案意識。
形成階段的保護工作針對施工、監(jiān)理部門忽視檔案管理的現(xiàn)狀，相關部門應該建立規(guī)范化管理標準，將檔案管理與工程建設有機地協(xié)調起來，并把檔案的管理工作納入到工程質量的評定體系之中，按照工程進度及時收集整理，也要考核檔案文件的完備性、準備性以及真實性。要將制定好的管理規(guī)范下發(fā)給各個工程公司，要求公司嚴格按照標準報送。另外，還要建立健全建設工程檔案的報送制度。城建檔案的報送要嚴格遵循國家級、省市級規(guī)范要求，對城建檔案的報送、整理要嚴把質量關，以提高城建檔案歸檔質量的管理水平。要及時收集整理工程文件，按規(guī)定將編制合格的工程檔案及時向城建檔案保管部門移交。同時，也要結合地域特點制定有地方特色的管理制度。
城建檔案在城市建設和發(fā)展的過程顯得極為重要，全國各地均在努力加快城建檔案館（室）的建設工作，根據(jù)《全國城建檔案2010年工作總結及2011年工作要點》的統(tǒng)計，目前遼寧省共17個縣級市，27個縣城，共計44個縣（市）。截至2010年底，設置獨立城建檔案館（室）的縣（市）有25個，占57%。未設置獨立城建檔案館（室）的為19個縣（市），在城建、規(guī)劃、建設等主管部門內部機構負責城建檔案收集、管理工作，另有獨立設置的區(qū)檔案館（室）15個。其實，加快城建檔案館（室）建設的步伐還應做到：加大資金投放力度，保障城建檔案管理的基礎設施建設，并且配備專業(yè)技術人員，使得城建檔案管理工作更趨專業(yè)化、科學化。解決城建檔案的質量問題是一項長期而且艱巨的任務，不僅需要各部門的通力合作，更需要全體城建檔案從業(yè)人員的共同努力。
本文作者：李紅琳 單位：江蘇省東海縣城建檔案館
職業(yè)素養(yǎng)是通過組織管理將工作中必備的素養(yǎng)變成一種文化習慣。培育職業(yè)素養(yǎng)需要切實落實崗位責任制，發(fā)揮主觀能動性，把工作推向有序、系統(tǒng)、協(xié)調、效率、負責的最佳狀態(tài)。檔案管理工作人員對于檔案基礎管理工作而言，是至關重要的管理主題，要完善城建檔案管理基礎工作，就必須提高工作人員的素質。首先，必須加強對城建檔案工作者的專業(yè)技能培訓，使每一位工作人員都能達到對工作任務進行熟練精確的操作。其次，還必須對檔案工作人員加強其他方面的素質培養(yǎng)，比如與建設工作相關的一些知識信息的培訓。同時，在網絡信息時代，對檔案工作者的信息技術以及數(shù)據(jù)處理技術的培訓也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質量是城建檔案管理工作中最為重要的一個工作任務。城市建設需要的及時有效的信息，城建檔案管理工作人員對檔案進行整理時就必須實現(xiàn)對于檔案信息資源的系統(tǒng)化歸類，完善檔案信息資源目標工作，加強檔案信息資源的準確性。
總之，城建檔案工作人員既要掌握檔案工作的原理方法，也要對不同工程建設形成的檔案特點、規(guī)律進行準確把握。因此，應該培養(yǎng)自身的學習習慣，提高學習能力，使自己的業(yè)務水平不斷得到提高。要以領導為核心，在工作中通過組織參加培訓、專業(yè)研討及解讀新法規(guī)、新規(guī)范等方式，創(chuàng)造良好的學習氛圍，深入地開展創(chuàng)建學習型團隊活動。努力提高對城建檔案工作的認識，以適應城建檔案管理工作發(fā)展的要求城建檔案主要產生于城市規(guī)劃、建設、管理、勘察設計、施工單位，其積累形成的質量將直接影響城市經濟建設對城建檔案的有效利用。
目前，城建檔案工作的重要性已越來越被全社會所認識和重視，城建檔案的作用越來越凸顯。隨著國內建設水平的快速提高和發(fā)展，新的建筑機構、施工工藝不斷呈現(xiàn)及政策法規(guī)的更新出臺，城建檔案人員在工作中面臨著信息“管涌”，這種形式“逼迫”城建檔案工作者不斷學習新知識，提高業(yè)務水準，以適應檔案事業(yè)的新發(fā)展。增強服務不斷創(chuàng)新觀念，以服務促發(fā)展創(chuàng)新服務內容是城建檔案館服務工作創(chuàng)新的先導，而信息服務則是服務工作內容的重中之重。城建檔案工作的本質是一項服務性工作。要樹立“寓管理于服務之中，寓執(zhí)法于服務之中”的管理理念，樹立服務經濟、服務建設、服務民生的新觀念，變被動服務為主動服務，走出傳統(tǒng)的思想誤區(qū)，強化服務意識，深化信息服務內容。把服務工作的重點轉向信息的深加工和信息資源的開發(fā)利用上來。
通過拓寬信息來源，深化檔案信息加工等手段，優(yōu)化服務質量，樹立城建檔案服務品牌，展示城建檔案館的地位和作用。伴隨著社會的發(fā)展和用戶信息需求的變化，信息服務也處于不斷發(fā)展和深化之中，當前的城建檔案信息服務正在發(fā)生歷史性的變革，信息服務的內容、方向以及模式也都面臨著新的調整?？傮w看來，城建檔案信息服務已經取得了較大進步，基本實現(xiàn)了服務內容綜合化，服務理念的社會化，但與其他信息服務機構相比，城建檔案的利用率還是不盡人意。因此我們應該從城建檔案信息服務創(chuàng)新上下功夫來吸引公眾的注意力，以引導需求，創(chuàng)造需求，使城建檔案在信息利用方面有進一步的提高。
服務理念的創(chuàng)新城建檔案工作者在新的歷史時期，應該以改革的精神研究新形勢下的新問題、新特點，從而實現(xiàn)城建檔案工作的根本性轉變。一是樹立市場經濟意識，努力實現(xiàn)由計劃經濟管理模式向以市場經濟為導向的管理模式的轉變。二是樹立法制意識，努力實現(xiàn)城建檔案管理工作由經濟、行政手段管理向依法管理轉變。三是樹立信息意識，努力實現(xiàn)以城建檔案實體管理為主向以城建檔案信息開發(fā)、利用為主轉變。四是樹立現(xiàn)代化意識，努力實現(xiàn)手工和簡單技術型管理向城建檔案信息數(shù)字化管理轉變。五是樹立社會化意識，努力實現(xiàn)城建檔案的單一型、被動型服務向全方位、全過程滿足社會需求的主動服務方式轉變。六是樹立人才意識，努力實現(xiàn)檔案工作人才意識，實現(xiàn)檔案工作人才素質由單一專業(yè)型向一專多能型的復合型轉變。
樹立開放意識，要變被動為主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能，并用前瞻性的眼光積極主動地為利用者提供方便快捷的信息服務。要把“以人為本”思想貫穿于城建檔案服務工作中，不斷滿足社會各界對城建檔案信息的需求。服務技術的創(chuàng)新技術創(chuàng)新是城建檔案服務創(chuàng)新的前提條件，是增強城建檔案工作的動力源泉，只有不斷創(chuàng)新現(xiàn)代技術，才能使城建檔案工作獲得可持續(xù)發(fā)展。因此，提高信息利用率成為城建檔案服務工作有待解決的問題。多媒體技術、數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)抽取技術及數(shù)據(jù)推送技術等信息化環(huán)境下的一批新型信息開發(fā)與利用技術的問世，進一步縮短了城建檔案信息與用戶之間的距離，同時也將城建檔案信息開發(fā)工作推向了一個新的高度。
服務模式的創(chuàng)新城建檔案館屬于窗口單位，接觸社會各行各業(yè)人員，城建檔案工作者的一言一行、一舉一動都體現(xiàn)了檔案工作者的素質和修養(yǎng)。因此，城建檔案工作者應當文明辦公，禮貌待人。在接待查檔、咨詢等服務性工作中，說話要和氣，態(tài)度要和藹，使用禮貌用語，做到百問不煩，，百查不厭，自覺增強服務意識，端正服務態(tài)度，積極主動地為城市建設和發(fā)展提供優(yōu)質高效服務?？傊聲r代的城建檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存，我們只有抓住機遇克服困難，才能不斷實現(xiàn)城建檔案管理工作理念的全面創(chuàng)新，只有著力于檔案工作服務功能的開發(fā)，城建檔案服務創(chuàng)新才會持續(xù)下去，才能保持旺盛的生命力。
本文作者：鄭玲玲 單位：東莞市城建檔案館
日新月異的城市建設，給城建檔案工作帶來了無限機遇和挑戰(zhàn)，然而回顧城建檔案工作發(fā)展的歷史，我們不難發(fā)現(xiàn)城建檔案工作已經長期滯后于城市建設發(fā)展的速度。眾多的實踐證明：“思想有多遠，我們才能走多遠”，要使城建檔案工作順應城市發(fā)展形勢，必須以科學發(fā)展觀為指導，探尋城建檔案工作新思路、構建新格局。
一、城建檔案工作新思路的探尋
盡管城建檔案館經過多年的發(fā)展已經基本建立起管理城建信息資源的形象，但至今公眾對城建檔案工作內容的認知度、使用度仍存在很大的局限性，如果能樹立以人為本的思想，變換思維的角度，以更為接近社會，親民、便民的新形象出現(xiàn)，城建檔案工作將會廣泛為人們所認知和感受，城建檔案工作的內容也將會更充實、視野將會更廣闊，工作格局也將會為之煥然一新，筆者從思路上作如下探尋：
（一）從社會需求角度：城建檔案工作作為社會大系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是整個社會機體的重要組成部分，它必須與社會建立起共存的關系。面對變化了的客觀環(huán)境，今天和未來的宏觀政策和城建檔案需求市場，絕不因為城建檔案部門社會功能的大小也不完全取決于城建檔案事業(yè)本身的規(guī)模，而更重要的是取決于城建檔案工作與社會需求的協(xié)調能力。只有從社會需求的角度來把握城建檔案工作發(fā)展的規(guī)模及其方向，并著力于提高城建檔案館室的工作效率和城建檔案信息資源的開發(fā)利用率，城建檔案工作的社會功能才能相應地發(fā)展，最終使城建檔案工作與社會建立起相互促進、相互協(xié)調的緊密關系。大量實踐表明，只有以公共服務的需求為政策取向和衡量標準的工作才能得到絕大多數(shù)公眾的認同和支持，進而適應城市建設發(fā)展的需要，不斷為社會提供公益性的城建檔案文化產品和城建檔案公共服務。
（二）從社會環(huán)境角度：作為社會整個社會體系的一部分城建檔案館從來就不是孤立的，城建檔案館一直存在著與社會的互動，只是由于社會環(huán)境、社會關系系統(tǒng)性質的不同和城建檔案工作所處地位的不同，其社會化的程度也不同。城建檔案工作走向社會化要求城建檔案館與社會政治、社會經濟、社會文化和社會信息環(huán)境有機地結合，立足社會的變遷，面向社會信息、知識的實際有效需求，調整辦館體制和運行機制，以最大限度的釋放城建檔案館的信息、知識的組織、管理、服務、增值的功能，求得社會效益與經濟效益的最佳雙贏。
（三）從社會效益角度：城建檔案事業(yè)作為社會事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不可避免地要受到不同時期發(fā)展理論的影響。以往所走的規(guī)模型增長道路，曾使城建檔案事業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)了重外延輕內涵、重數(shù)量輕質量、重自身規(guī)模輕社會效益的傾向。城建檔案工作無法與社會建立協(xié)調發(fā)展的關系。社會是城建檔案工作發(fā)展的重要外部環(huán)境，缺乏良好的社會環(huán)境城建檔案工作的發(fā)展也就成了無本之木，無源之水。
二、城建檔案工作的優(yōu)劣態(tài)勢分析
哲學原理告訴我們:矛盾雙方同時存在,并且對立統(tǒng)一。工作環(huán)境亦然，在挑戰(zhàn)存在的同時，機遇也一并存在。理清建檔案工作的優(yōu)劣態(tài)勢，便于培育城建檔案工作的新增長點，調整和優(yōu)化工作結構，使之成為城建檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的成長點。
（一）行業(yè)弱勢。戰(zhàn)略發(fā)展方向不夠明晰；部分管理形式和方法過于陳舊；形成時間長而致“形成”“、管理”“、歸檔”脫節(jié)；資源信息利用率不高；發(fā)展水平低于城市建設發(fā)展水平；在檔案資料的信息研究和開發(fā)方面較為落后；行業(yè)社會知名度低。
（二）潛在機會。服務寬度具延伸性，可為更多利用群服務；可應用信息資源提高利用者的追隨度、依賴度；行業(yè)知名度正在不斷提高；利用服務需求不斷增長；城建檔案信息資源的不可替代性；可應用現(xiàn)代科學技術實現(xiàn)文檔一體化管理。
三、城建檔案工作的新格局構想
在整個大社會中，有生存的空間才有發(fā)展的空間，而生存的空間在于如何去拓展、延伸。盡管近些年來各級城建檔案館積極拓展城建檔案館的社會服務功能并取得了一定的成果，但就目前的現(xiàn)狀來看其社會功能的發(fā)揮仍不盡人意。如：利用率低、利用范圍狹窄、社會認知程度差、館藏匱乏、服務水平不高、利用方式單一、編研工作缺乏成效等行業(yè)弱勢特征仍廣泛存在。要改變這些狀況必須對城建檔案工作注入新思維元素，拓展新的空間來構建城建檔案工作的新格局，它包括：
（一）塑造服務新形象：以全新的服務理念全面打造城建檔案館的新形象，增強城建檔案館在城市建設中的影響力；拉近城建檔案館與市民的距離；扶助城建信息資源弱勢群體，培育利用新群體。如：從城建檔案館建筑設計觀念上、形象包裝上、利用、宣傳上改變城建檔案在人們心目中“為機關服務”、“保密”、“內部”等形象，讓城建檔案工作與市民的聯(lián)系更為緊密，與大眾生活、利益更加貼近。
（二）開創(chuàng)服務新方式：服務是使城建檔案工作融入社會的最好方式，如果城建檔案館能成為市民了解城市規(guī)劃建設和記憶城市建設變遷的“窗口”，成為人們工作、生活需求的一部分，那么城建檔案工作才是真正實現(xiàn)了發(fā)揮社會服務功能的作用。開創(chuàng)服務新方式可以著手于：建立開放式的城建檔案信息服務中心、適時開放城市規(guī)劃建設信息、建立數(shù)字城建檔案館實現(xiàn)遠程電子數(shù)據(jù)查詢中心、電子檔案的遠程審核、接收和在線歸檔、館藏檔案的在線查閱等。
（三）創(chuàng)建無縫式全程管理新模式：隨著社會對城建檔案信息及時性、完整、系統(tǒng)、準確性需求的不斷提升，城建檔案的管理將摒棄“形成”、“管理”與“歸檔”脫節(jié)的現(xiàn)行管理模式，逐漸步入文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化的無縫式全程管理新模式。而借助網絡、計算機軟件、信息通信技術集成的城建檔案管理平臺，不僅可以實現(xiàn)不同類型工程從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，還可以保證文件內容的完整性、元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)結構的一致性、暢通性，高效實現(xiàn)城建檔案的利用價值。
（四）成為城建信息研究的孵化中心：廣攬城建規(guī)劃、設計專業(yè)人材，充實專業(yè)編研人員隊伍，提高城建檔案編研質量，改變以往傳統(tǒng)的原始資料編纂方法，對城建檔案信息進行深加工或專門研究。利用多題材、多載體等形式，使編研材料既可為科學研究、資政、參政等提供參考資料，也可直接服務于城市設計、城市規(guī)劃建設、經濟建設、文化事業(yè)、群眾生活等；不僅有文字材料，也有圖片、影像、三維動畫等；而且還有多媒體、網絡等載體形式的編研成果。#p#分頁標題#e#
（五）做好角色管理：城建檔案工作在城市規(guī)劃、建設工作中擔當?shù)氖欠招越巧虼顺墙n案工作應以服務為中心來展開，如：廣泛參與城市的文化和宣傳活動，主動融入、積極參與城市規(guī)劃、城市建設、城市設計等活動，彰顯與城市規(guī)劃建設的密切聯(lián)系，創(chuàng)新城建檔案信息資源的宣傳利用方式，采納一切能體現(xiàn)“公共”與“服務”的思路與舉措，進一步拓展城建檔案館社會服務功能，使城建檔案館成為城市城建文化新翼及政府親民、愛民和為民服務的新平臺等等。
（六）注重橫向的合作與開發(fā)：隨著我國信息化建設的迅猛發(fā)展和電子政務不斷推進，信息共享與資源整合已成為必然，那么在城建檔案信息資源開發(fā)上應改變過去以城建檔案物理保管地點為基礎的割據(jù)式開發(fā)，走多元化、多層次、多模式之路，打破一館開發(fā)城建檔案項目的地方特色和資源局限，突破一館一地的邊界，走合作開發(fā)的道路，以最大限度地滿足利用者的多元化需求。如：圖書館、博物館、城建檔案館等不同文獻保管機構的共同開發(fā)，經濟一體化城市之間城建檔案資源的合作開發(fā)、片區(qū)經濟帶城市之間，產業(yè)合作城市的城建信息開發(fā)整合等。
（七）廣開服務城鄉(xiāng)、服務民生的渠道：由于城建檔案內容涵蓋了城市建設歷史、城市規(guī)劃建設現(xiàn)狀、城市建設未來發(fā)展方向、城市住宅、企業(yè)廠房、市政基礎設施、地下管線、環(huán)境保護、生態(tài)建設等多方面的內容，涉及到政府、公共服務機構、企業(yè)、社會團體、個人等各個社會層次，可提供利用服務的對象囊括了社會的各個層面，擁有廣闊的可開發(fā)利用空間，廣開利用渠道，可使城建檔案館成為當?shù)爻墙v史查詢、城建文化瀏覽、城建信息檢索的重要場所，成為記憶、弘揚和發(fā)展城市建設文化聚集地。“物競天擇，適者生存”作為自然界發(fā)展的規(guī)律，也同樣適應于社會各方面。未來社會的發(fā)展呼喚城建檔案工作以一種“信息、公益、親民”的三維新面貌出現(xiàn)在世人面前。我們只有認真學習實踐科學發(fā)展觀、審時度勢，不斷創(chuàng)新工作思路、創(chuàng)新工作格局，才能引領城建檔案工作邁入新里程。
本文作者：郭南保 單位：福建省莆田市城建檔案館
2005年8月1日，福建省國家保密局和建設廳聯(lián)合轉發(fā)國家保密局、建設部（國保函[2005]215號）關于《城市規(guī)劃有關內容是否應當保密的復函》中，針對太原市城市規(guī)劃展示廳擬展出的城市規(guī)劃圖文資料指出：“應依照有關保密法律法規(guī)的規(guī)定，作必要的保密處理，城市總體規(guī)劃的圖文資料應隱去不宜公開的內容；城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防等地下管線的現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖不得公開”。這一規(guī)定，充分說明了城建檔案管理中的保密工作不容忽視。當前，城建檔案部門雖然未發(fā)現(xiàn)泄密事件，但泄密事件在某些部門是時有發(fā)生的。如一些單位，由于管理不善，措施不落實，部分工作人員保密意識差，曾經發(fā)生“情密交易”、“權密交易”、“錢密交易”等泄密案件。這些現(xiàn)象的發(fā)生給城建檔案部門也敲了警鐘。因此，如何做好城建檔案管理中的保密工作顯得十分重要。本文擬就城建檔案管理中的保密內容和可能泄密的形式及其防范措施，提出自己一些粗淺的看法。
一、城建檔案管理中需要保密的內容
依照《建設工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》，建設工作中國家秘密及其密級的具體范圍：
（一）絕密級事項
黨政軍首腦機關、黨和國家主要領導人寓所和經常性活動場所的地下專業(yè)工程的規(guī)劃設計和管線綜合圖文資料。
（二）機密級事項
1.不對外開放的國防科研生產、試驗、訓練基地的城市現(xiàn)狀圖、規(guī)劃總圖的圖文資料。
2.國防工程、國家級科研工程（課題）的關鍵部位的勘察、設計、施工資料。
3.國家重點工程對外發(fā)包及其設備、技術、材料進口談判的計劃和底數(shù)。
（三）秘密級事項
1.國家建設工作（含各行業(yè)）的長遠計劃、規(guī)劃及擬議中的重大經濟政策和改革措施。
2.設市城市電力、電訊、給排水、供熱、供氣、防洪、人防各專業(yè)工程的整體規(guī)劃、現(xiàn)狀圖及管線綜合圖文資料。
3.省、自治區(qū)、直轄市重點工程對外發(fā)包及其設備、技術、材料進口談判的計劃底數(shù)。
二、城建檔案管理中泄密的表現(xiàn)形式
（一）保密意識不強而泄密
表現(xiàn)在：一是在開放利用城建檔案中缺乏保密觀念。要么認為既然開放利用城建檔案，就無密可保；要么認為在高技術條件下，難以抗衡高科技竊密，有密難保就疏于防范。二是整理過程中廢文書處理不當泄密。多余或重復的文書或草稿未經批準處理就扔進垃圾堆或出售，被不法分子利用導致泄密。
（二）管理不善而泄密
表現(xiàn)在：一是城建檔案案卷保管不善泄密。管理人員管理不嚴格，隨手丟放，被不法分子盜取、復印、偷拍等導致泄密。二是庫房管理設施不完善而泄密。管理人員不按規(guī)定安裝好防盜窗、防盜門和警報器，被不法分子乘虛而入盜取、拍攝等導致泄密。
（三）計算機技術處理不當泄密
表現(xiàn)在：一是計算機存儲城建檔案泄密。管理人員在利用計算機存檔時，對于該保密的城建檔案疏于防范，忘記加密，被不法分子盜取導致泄密。二是單位與單位之間進行網絡傳輸泄密。城建檔案館在與有關單位進行網絡傳遞有關城建檔案資料時，被不法分子截獲而泄密。
（四）“情密交易”、“錢密交易”、“權密交易”而泄密
表現(xiàn)在：有的城建檔案管理人員礙于親戚、朋友的面子，“情密交易”，將保管的保密檔案透露給外人；有的接受某些不法商人的宴請、經濟賄賂，“錢密交易”，將屬于保密的城建檔案透露給外人；有的有求于某些領導，每當這些領導出面時，“權密交易”，將保密的城建檔案透露給外人而導致泄密。
三、城建檔案管理中幾項防范泄密措施
開放城建檔案是國民經濟和社會發(fā)展的必然要求，是充分發(fā)揮城建檔案作用的有效途徑。同時，城建檔案又具有一定的保密性，開放利用城建檔案必須以不泄露國家機密為原則。城建檔案開放利用與城建檔案保密既是矛盾的，又是辯證統(tǒng)一的。在城建檔案開放利用與保密的問題上，必須克服保密保險，利用危險的思想傾向，不要因為怕泄密，該降密的不降，該解密的不解，該開放的城建檔案不及時開放，影響城建檔案作用的發(fā)揮。為此，可采取以下防范措施：
（一）加強教育
防范城建檔案管理中的泄密事件，加強教育，提高從業(yè)人員的整體素質是根本出發(fā)點。一是加強政治思想教育，用鄧小理理論和“三個代表”重要思想武裝城建檔案工作者的頭腦，教育他們樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，做一個政治立場堅定、敏捷性強的城建檔案工作者。二是加強保密培訓，認真學習《保密法》，并結合具體案件適時進行教育，強化保密意識，不斷提高城建檔案專業(yè)知識水平和業(yè)務能力。
（二）完善制度
建立健全城建檔案整理、鑒定、保管、提供利用、信息傳輸?shù)裙ぷ髦贫?，嚴格?zhí)行《保密法》，杜絕漏洞。嚴格查閱制度，城建檔案一般不向國外人員查閱，如特殊需要，查閱有密級的城建檔案需經省和國家業(yè)務主管機關批準。查閱有密級的城建檔案，一律憑單位介紹信，經有關領導批準后才能查閱。查閱時一般不得拍照和復制，如因工作需要拍照和復制，須經有關部門批準。建立定期或不定期的保密檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告有關部門和領導，并視情節(jié)輕重嚴肅處理。建立嚴密的計算機管理保密網絡體系，以科學的管理制度，嚴防城建檔案泄密事件的發(fā)生，確保城建檔案的安全。
（三）強化監(jiān)管
失去監(jiān)督管理必然導致混亂和腐敗，這已成為人們的共識。要防止泄密必須抓好三個重點：一是重點部位。即庫房、打印室、微機室等地方，要嚴格管理，及時監(jiān)督，防止漏洞；二是重點時間。工作時間要嚴格遵守制度，進入庫房調閱城建檔案時要建立兩人陪同制，防止疏忽大意而泄密。此外，還要加強節(jié)假日放假時間的安全保密工作；三是重點環(huán)節(jié)。利用掃描儀進行城建檔案掃描時，要限制參與人員，盡量縮小涉密范圍。運用計算機管理城建檔案時，要指定專人負責和管理，嚴禁無關人員私自進入機房，并注意給保密級的城建檔案加密，防止泄密。此外，還須加強電子文件利用的管理。電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。對電子文件的利用者實行利用權限控制，防止無關人員對電子文件系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損傷信息。#p#分頁標題#e#
（四）從嚴治檔
對那些“情密交易”、“錢密交易”、“權密交易”者要嚴格以法查處，該黨紀政紀處分的，要及時依法處理；該追究刑事責任的，要鐵面無私，及時追究，防止姑息遷就；對于那些因工作不負責任而導致泄密者，采取調離工作崗位或給予警告、黨紀政紀處分等辦法，促進城建檔案工作者提高認識，依法辦事，堵塞漏洞，做到警鐘長鳴，防患于未然。
總之，在城建檔案工作實踐中必須正確處理好城建檔案開放與城建檔案保密的關系。為了開放放棄保密，這種有密不保的做法，既違背了《保密法》，同時也使國家利益受到侵害。為了保密而該開放的不開放，該利用的不利用，既違背了《檔案法》，又不利于城建檔案作用的發(fā)揮。有密不保是違法，該用不用同樣是違法，只有正確處理好二者之間的關系，才能保證城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
本文作者：李士霞 單位：淮南市市政管理處
檔案是對人類活動的真實記錄，是人們研究和把握社會發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，城市檔案是記錄城市建設和發(fā)展的信息庫。伴隨我國經濟的快速發(fā)展，城鎮(zhèn)一體化進程越來越快，對城市檔案的管理能為未來的城市發(fā)展建設起到指導作用，在城市建設活動中也越來越重要。傳統(tǒng)的城市檔案管理工作是對城市建設檔案的實體性管理，這樣的管理由于受到人的管理因素的制約，其可流動的空間范圍以及社會服務的效應都受到了很大的限制。電子信息化技術具有流動性強，可操作性高，易于存儲交流等優(yōu)點，加快城市檔案的信息化建設能更好地為城市檔案建設服務，更好地為社會服務。
一、現(xiàn)代信息技術對城建檔案工作的影響
邁入信息化時代后，以信息科學技術為核心的高新技術正在迅猛發(fā)展，這將深深的影響我們將來的學習生活和工作。信息化是大勢所趨?，F(xiàn)代電子信息技術是指以微電子學為基礎，對利用電腦對文字、聲音和圖像進行信息處理的技術。相較于其他的信息處理技術，現(xiàn)代信息技術具有高效、高速、準確和便利的優(yōu)勢?，F(xiàn)代信息技術在城建檔案管理方面的應用，體現(xiàn)出現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，也對傳統(tǒng)的城建檔案管理造成了前所未有的沖擊。城建檔案管理理念正隨著信息技術的發(fā)展而日益改變。城建檔案管理已經不是指簡單的實體管理了，他不僅是對城建檔案信息的管理，也是對城建檔案信息的操作。對于城建管理工作人員而言，需要從思想上認識到城建管理在現(xiàn)代信息化技術下的變化，確立正確的指導思想，做到從行政手段想依法管理的轉變。城建管理向信息管理的發(fā)展是手工管理向技術管理，單一服務向綜合型服務的轉變。信息化技術在城市檔案建設中的運用能適應我國社會經濟發(fā)展，實現(xiàn)對城建檔案的快速處理。
二、現(xiàn)代信息技術在城建檔案工作中的作用
現(xiàn)代信息技術在城建檔案管理工作上的運用能加強檔案資源的整理、開發(fā)與運用。城建檔案的信息化建設是將實體信息進行信息化處理的過程，是對信息存儲、檢索、管理形式和載體的變化過程。加快城建檔案管理的信息化進程有利于實現(xiàn)城建檔案的資源共享?，F(xiàn)代化城市建設的快速發(fā)展要求相應的城建檔案建設能夠適應新形式的客觀要求，能夠跟上社會發(fā)展速度。城建檔案的信息化進程也有利于城建檔案適應的發(fā)展，作為城市建設的基礎，城建檔案建設如若跟不上現(xiàn)代城市建設的發(fā)展，將影響現(xiàn)代城市建設。
三、城建檔案信息化建設的幾大核心因素
城建檔案信息化建設的核心之處在意對檔案資源的開發(fā)利用，其目標在于實現(xiàn)各種檔案信息經公共信息網絡實現(xiàn)信息互通，以此滿足更多用戶在不同時間地點的廣泛對城建檔案信息的有效、高效利用。對城建檔案信息化建設至少需要具備以下幾個核心：
第一，城建檔案基礎設施建設?；A設施是城建檔案建設的重要物質保障，基礎設施能直接、集中地體系難城建檔案信息化程度，制備相應的基礎設備是城建檔案建設中不可或缺的一環(huán)，缺少它其他的任何工作都不能開展起來。城建檔案信息化的基礎以信息網絡為核心，配合其他相關的硬件設備組合而成。
第二，檔案信息資源的建設。城建檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的重要資源，對他的開發(fā)利用是城建檔案信息化技術的核心任務。城建檔案信息化需要大量的相關資源，這就要求相關的單位集體為其提供必要的信息資源，豐富城建檔案的基本信息資料。
第三，檔案信息系統(tǒng)的建設。信息系統(tǒng)的建設包括對成績愛你檔案信息的采集、處理、加工、管理、存儲和傳遞等各種技術軟件，是城建檔案資源實現(xiàn)網絡化、共享化的重要保障，離開了網絡系統(tǒng)的建設，所得到的信息資源便是散的，不能夠共享，不能實現(xiàn)異地交流，不能使更廣大的用戶朋友享用，這就不滿足城建檔案管理信息化的基本要求。只有城建網絡系統(tǒng)建設成功，城建網絡信息化的相關作用才能夠充分體現(xiàn)出來。應用系統(tǒng)的建設需要同各自辦公自動化、局域網建設同步發(fā)展。
第四，信息化標準的建設。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，如果沒有相應的行業(yè)標準，則城建檔案就算達到了信息化，但是其信息化也是雜亂無章的，信息資料更是混亂不堪的。對于行業(yè)標準的建設是十分必要的。這關系到信息資料的可靠性，信息網絡的安全性與質量，一個好的行業(yè)標準規(guī)范能催生出強有力的城建信息網絡系統(tǒng)。
第五，人才隊伍建設。人才是城建檔案信息化的成功之本，是檔案信息化建設的重中之重。人才的素質決定工作的速度與質量，城建檔案信息化的建設離不開對行業(yè)人才的培養(yǎng)，因此，各級單位應該把人才的建設作為重中之重來抓，做到用人可用，也要做到有人必用。為城建檔案信息化建設儲備足夠的能量，為檔案信息化技術的發(fā)展提供不竭的源泉。
四、加強城建檔案管理信息化的建議
社會信息化的高速發(fā)展要求相關領域的信息化技術的發(fā)展能跟上社會信息化的發(fā)展，如果哪個行業(yè)的信息技術發(fā)展跟不上其發(fā)展，該行業(yè)信息建設在沒進行相關突破性改革時，該行業(yè)的信息技術可能就越來越落后于其他行業(yè)信息化的發(fā)展。因此，城建檔案相關部門需要加強創(chuàng)新，做到與時俱進。在進行建設時，筆者認為首先應該進行行業(yè)標準的建設。只有擁有了個完善的標準，相關部門才能夠根據(jù)此標準做出相應的設計規(guī)劃，不然其他部門單位所做的工作可能就付之東流，白白浪費人力、物力、財力。其次應當將基礎設備建設和加強人才的培養(yǎng)同步進行，在城建檔案信息化建設離不開人的建設，也離不開設備的建設。設備是硬件，人是軟件，離開了任何一樣，各自便不能正常的進行工作。接著應該進行系統(tǒng)庫的建設，根據(jù)其他行業(yè)信息化建設的經驗來確定城建檔案管理信息化所需要的哪些準則，需要哪些系統(tǒng)部分，然后將系統(tǒng)部分有機結合起來，構成個完整的系統(tǒng)，為信息資料的整理做好準備。最后才是信息資料的整理，這部分的工作范圍最廣，涉及單位最多，需要相關單位為信息系統(tǒng)提供內部資料。
五、結語
城建檔案發(fā)展事關國家進步和社會發(fā)展，城建檔案信息化建設的步伐決定著城建檔案的建設。因此，城建檔案信息化的建設影響著社會的進步與發(fā)展，加強城建檔案信息化建設是刻不容緩的事。
本文作者：彭春華 單位：梅州市城市建設檔案館
城建檔案館是一個城市中城建檔案的綜合管理部門,是保管城建檔案的基地,也是城鎮(zhèn)建設的“百科全書”,領導決策依據(jù)的“數(shù)據(jù)庫”,是城建信息的管理、開發(fā)和咨詢利用中心。如何變死檔案為活檔案、死信息為活信息,搞好信息開發(fā)提供利用,編研工作是關鍵,城建檔案編研工作歷來是開發(fā)城建檔案信息資源,延長珍貴檔案壽命,服務于城市建設的一項非常重要的工作,通過城建檔案編研,可以檢驗城建檔案工作質量和有關的問題,對于城建檔案收集是否齊全合理、鑒定、整理是否科學,檢查是否完備,保管是否安全,都起到舉足輕重的檢查帶動作用。各級城建檔案館自成立以來,緊密圍繞城市建設的實際需求,采取有力措施,編研出一定數(shù)量和質量的城建檔案編研成果,為城市建設、規(guī)劃設計、領導決策提供了很好的參考,取得了一定的成績。但是,從總體上說,編研工作的現(xiàn)狀仍遠遠跟不上城市建設高速發(fā)展及信息時代人們對城建檔案信息的極大渴求,檔案編研工作中普遍存在的編研成果形式單一,質量不高,編研成果的利用率低是制約檔案編研工作發(fā)展,發(fā)揮編研成果最大社會效益和經濟效益的瓶頸。如何適應形勢的發(fā)展,實現(xiàn)編研工作新的突破,是擺在各級檔案部門和廣大編研工作者面前的一個重要課題。
一、豐富編研類型,提高編研質量。
(一)目前,多數(shù)城建檔案編研成果都是諸如匯編、文集、簡介、目錄等一些形式單一,淺層次的資料羅列加簡單點評式的類型,分析研究性較差,綜合性不強,不能給人們提供直接的建議或方案,檔案館應努力改變這種狀況,在匯編型、編寫型的基礎上,多開展一些編纂型、聲像型、展覽型的開發(fā)工作,利用城建檔案館現(xiàn)有館藏,按照城市建設發(fā)展的需要和社會需求,把龐雜、零散的檔案信息進行有機的組合和必要的加工,并對信息作深入研究、分析、提煉、概括,編輯出內容上更具科學性,形式上更具靈活性,操作上更具經濟性的貼近社會需要的檔案編研成果。
(二)城建檔案編研成果的質量,不僅是一個檔案部門業(yè)務水平的真實反映,而且也是衡量城建檔案編研工作是否成熟的一個重要標準,提高檔案編研工作質量要注意做好如下四點:
1.領導思想要重視:檔案館領導思想上是否對檔案編研工作重視,給予編研工作多少關心和支持是檔案編研工作能否順利開展,編研質量能否穩(wěn)步提高的一個重要因素。機構制度要健全:成立專門的檔案編研機構,制定相關的工作制度,是編研日常工作順利開展的保障。人員要落實:編研人員力量是否足夠,素質高低,直接關系到編研成果的質量,因此,應把一些專業(yè)水平高、研究能力強、文字功底好的人員選派和充實到編研工作崗位上,促進編研工作的提高和有所創(chuàng)新。設施要配齊:開展檔案編研工作的一些硬件設施如:照相、攝相、錄音、復印、打印、掃描、電腦及網絡工程等設備,是編研工作有效開展的物質保障。資金要保障:編研成果是一項文化產品,有投入才有產出,要獲得一項高質量的編研成果,必要的資金投入是編研工作的血液和潤滑劑。
2.選題要精準、新穎。選題的精煉、準確和新穎是檔案編研成果質量高低的關鍵。編研的最終目的是編研成果得到最大限度的利用,利用率的高低是衡量編研成果質量優(yōu)劣的標準。為此,編研人員必須走出館門、走向社會,深入城市建設第一線,加強調查研究,了解城市建設的重點和動態(tài),正確分析和預測在一個時期內城市建設對城建檔案信息的需求情況,確定編研工作的方向,在此基礎上選定一個精煉準確且新穎的編研主題開展工作,就使得編研出來的成果,具有較強的現(xiàn)實指導性、針對性,更貼近社會需求。選材要廣采博取,做到準確真實。對符合編研選題內容的盡量多收取,以便在定題時有比較、有選擇的余地;準確是指選材切題,要選擇最能闡明編研主題內容的檔案資料,運用辯證觀點,既考慮到內容上的針對性、典型性,也考慮到技術性、先進性,從而做到擇優(yōu)編錄;真實是城建檔案編研成果的靈魂,在編研實踐中要始終以實事求是的工作態(tài)度去鑒別,核實檔案信息的真實性,確保城建檔案編研成果的質量,使得編研成果有實用價值,值得信賴。編研成果要有專業(yè)特點,突出地方特色。城建檔案含有豐厚的文化底蘊,反映著不同時期的施工技術,基礎結構,建筑風格等,對現(xiàn)代設計業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價值,編研工作要充分利用這些資源,打造有專業(yè)特點的產品;對“原汁原味”的地方特色檔案信息,我們要經過認真的篩選,整理和加工,去偽存真,取其精華,棄其糟粕,編研出適應經濟發(fā)展和社會發(fā)展需求的特色產品。
3.不斷豐富館藏,善于借鑒和聯(lián)合編研,保證編研成果的高質量。編研工作首先依托的是自身的館藏信息,豐富的館藏是高質量編研工作的物質基礎。城建檔案編研工作最大的競爭優(yōu)勢和資源優(yōu)勢依賴于城建檔案,要保持城建檔案編研工作的生機和活力,就要采取多渠道、多方式努力豐富館藏。做好編研工作還要做到不局限于本地區(qū)、本部門、本領域,要開拓視野,善于借鑒別的國家和地區(qū)、其他部門、其他學科領域的已有編研成果,洋為中用,彼為己用,增大編研成果的信息量和含金量。在必要的情況下,還可以聯(lián)合其他部門或其他城建檔案編研機構開展編研工作,以克服信息單一、力量薄弱、信息渠道不暢的缺點,有利于互相交流、學習、編研出信息含量大、質量高的編研成果,又可節(jié)約資金和時間,提高編研效能。
4.要注重編研人才的儲備和培養(yǎng)。人是生產力中最革命的因素,要提高編研成果的質量,最重要的是選擇好編研人員。城建檔案編研工作作為信息和價值具體表現(xiàn)形式,已成為城建檔案館的重要部門和信息中樞,因此,在檔案部門,最好吸納一些有責任感、有事業(yè)心、熱愛本職、精通專業(yè)技術知識、熟悉館藏、文字功底好、肯鉆研、綜合素質高的業(yè)務干部從事城建檔案編研工作,才能有效地保障編研工作的高質量。對現(xiàn)有人員,要營造良好的學習氛圍,創(chuàng)造“尊重知識,尊重人才”的良好環(huán)境,盡可能地提供接受再教育的機會,調動他們刻苦學習、鉆研業(yè)務的積極性,邊干邊學,以干促學,全面提高自身綜合素質,適應新時期對城建檔案編研工作者的要求。
二、轉變觀點,提高編研成果的利用
當前,許多優(yōu)秀城建檔案編研成果開發(fā)出來后,由于思想觀點的制約和缺乏必要的宣傳,致使它們仍“藏在深閨無人識”,影響不大,利用不高,沒有取得相適應的社會效益和經濟效益,因此,要提高編研成果的利用率。
(一)要解放思想,轉變觀念。轉變過去那種“好女不愁嫁,好酒不怕巷子深”的傳統(tǒng)思想,樹立“好酒不怕有人識,酒好也要靠宣傳”的超前意識,以思想觀念的轉變,促進編研成果利用工作的開展。編研成果的質量是成果利用工作的前提,而成果利用工作的提升,又促進了編研工作質量的提高,兩者相輔相成,互相促進。因此,我們要轉變觀念,主動向利用者宣傳、主動向領導介紹,主動服務,促進編研成果利用。#p#分頁標題#e#
(二)要不斷加大宣傳力度。為使編研成果創(chuàng)造出最大的社會效益和經濟效益,首先得提高利用率,我們必須注重利用各種宣傳媒介加入對編研成果的宣傳力度。如:在電視臺、電臺、報刊、雜志上以新聞報道形式、專題采訪形式或知識專欄形式給予宣傳報道,在專業(yè)城建檔案刊物、業(yè)務宣傳欄里進行宣傳,也可以通過網站在網絡上向社會公眾宣傳,還可以向領導,業(yè)務聯(lián)系部門及工作人員贈送資料,直接宣傳?？傊?宣傳方式可以多種多樣,不拘一格,但要做到有組織、有計劃、有目的地宣傳,才能獲得較好的宣傳效果,直接提高編研成果的知名度,使編研成果成為一個品牌,達到提高利用率的目的。
(三)要創(chuàng)新利用形式。隨著科學技術和信息技術的飛速發(fā)展,人們獲取信息的渠道越來越多,為此,我們要立足現(xiàn)有技術和設備,不斷更新編研成果的利用形式,促進編研成果利用率的提高;如:利用圖片展方式、電視專題片方式、聲音解說方式、文字、聲音、影像三維動畫方式、網站瀏覽方式、短信閱讀方式,郵票、明信片方式等多種形式對編研成果進行傳播和利用。
總之,城建檔案的編研是一項研究性和實踐性都很強的系統(tǒng)工程,要以庫藏檔案資料為基礎,以市場需求為導向,以利用服務為目的,不斷提高編研成果質量,提升編研成果的利用率,努力推進深化編研工作的開展,便城建檔案發(fā)揮更大的經濟效益和社會效益。
摘要：城建檔案記錄了城市的發(fā)展和變化，它是不可多得、不可復制的歷史還原圖像，如何正確對待館藏工作，使其實現(xiàn)重大的歷史意義，是每一位城建檔案工作者應嚴肅對待的課題，需要從觀念上重視、在方法上鉆研，擁有責任感和歷史使命感。
關鍵詞：城建檔案；價值體現(xiàn)；歷史意義
一、城建檔案的價值體現(xiàn)
城建檔案的作用及價值是為城市和國家提供了可靠的信息資源，它記錄了城市建設的全過程，為今后城市的開發(fā)提供了參考，成為內容豐富的文史倉庫，是城市建設和發(fā)展的文化源頭。
（一）城建檔案為城市建設保駕護航
說到城建檔案的價值，不得不說到它的存在形式，它是由圖紙、列表、圖片和影像等文字資料構成的，為城市建設的科研、學術、社會職能等服務，起到了典藏和傳輸?shù)淖饔谩Ｈ祟惖难葑兒蜕鐣淖兏锸且粋€漫長的過程，沒有資料記載，這些歷程將無法考證，更不能成為今天規(guī)避風險、增長才能的經驗。隨著自然的更替、歲月的輪回，一些古建筑物已面目全非，如果沒有城建檔案的還原，人們永遠無法知道真相，更無法從祖先建造家園的豐功偉績中，延續(xù)其精神、借鑒其做法。因此，在歷史長河中，城建檔案默默記錄下了曾經的滄桑與輝煌，以真實可信的“態(tài)度”講述城市變遷的古老故事。每項重大工程的建設，都得從規(guī)劃入手，從調研到可行性報告，從布局到實施調整，無不需要史料做支撐，歷年來的城建檔案在這一時刻派上了用場，每項工程結束，留下來的檔案又成為下一項工程的指導，所以檔案館是寶庫，檔案文件在某種程度上，為城建工作提供了保障。
（二）城建檔案為城市發(fā)展勾畫藍圖
城市建設是人們的創(chuàng)造性勞動，城市的改觀像明鏡，折射出時代的印記和文化特征，因此，城建檔案濃縮了文化精華，延續(xù)了血脈相承，使每一座城市都有史記，在修史、學術等方面起著原始憑證的作用，具有考古等科研價值。城建檔案讓人們了解過去城市變化的足跡，也讓人們預見未來城市發(fā)展的走向，它以不同的方式展現(xiàn)了人們共建美好家園的集體意識，它反映了人類與大自然的地震、海嘯等災害做抗爭的頑強意志，體現(xiàn)了人們無怨無悔地完善城市形象的決心，為城市的發(fā)展樹立了信心，為城市的建設描繪了藍圖。
二、城建檔案的歷史意義
現(xiàn)代社會中的城建檔案是由檔案編制、信息保存、內容體系和結構分割等幾部分組成的，它以卷宗為單位，既側重綜合性又側重存異性。因此，它是不同行業(yè)的信息積淀和專業(yè)技術指南。
（一）城建檔案堪稱城市建設的向導
城建檔案是城市發(fā)展到一定階段衍生出的必然，是綜合體系圍繞城市建設服務的需要，屬于檔案的分支，又區(qū)別于其它檔案，它的特殊性在于它是中國從計劃經濟邁向市場經濟的創(chuàng)新成果。中國古代對于城樓的建樹有據(jù)可查，像岳陽樓，就體現(xiàn)了中國園林文化的博大精深，由于年久失修，當年，政府下令翻修，人們采取專家、學者對其拍照，研制出詳實檔案資料的辦法，進行臨摹，建造出與先前相差不多的岳陽樓，這些都是城建檔案的不朽之功。從西安的出土文物，到現(xiàn)今保存完好的軍事作戰(zhàn)圖，眾多的史實書寫了人類的筑造歷程，有的湮滅在斷壁殘垣中，有的可以在僅存的殘骸中窺見蛛絲馬跡。城建檔案通過建立網絡和數(shù)據(jù)庫，成為城市建設可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，具有深遠的現(xiàn)實意義和最具優(yōu)勢的理論基礎。
（二）城建檔案提升了城市建設的品位
隨著科技手段的進步，城市建設勢必從初級走向高級，我國一些大的城市，如沿海地區(qū)的城市建設更是體現(xiàn)了環(huán)境、經濟和生態(tài)的協(xié)調和統(tǒng)一規(guī)劃，在生產和商務方面成為交通樞紐，而打造花園城市和“綠色”、無污染的旅游勝地，一是城市的配套設施良好和產業(yè)的布局合理，二是城建檔案發(fā)揮了重要作用。俗話說“百年興廢盡在卷中”。一個城市孕育著歷史的文明，其中的聲譽也顯示了它的魅力與品位，歷代文人墨客筆下的生動描寫，塑造了城市的意境和文化的內涵。宏大的地域規(guī)模、杰出的施工技術、精美的建筑景群，一切園林藝術的典范，烘托了建造的磅礴氣勢，將自然景色和建筑風光無限延伸的是建筑師的審美觀，而將這些智慧融會貫通地沿襲下來的，確是城建檔案?！捌肺弧币辉~本來和美學有關，但是建筑方面的審美與史料記載有關、與檔案有關，城建離開了參考資料，就離開了標尺。因此，城建檔案從審美角度上說，為城建工作提升了品位。
三、如何讓城建檔案發(fā)揮作用
城建檔案是城市建設的重要組成部分，它包括審批規(guī)劃、征地折遷、城管建設、水利設施、園林建筑等等步驟，從檔案細節(jié)中可以發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時修正和完善是城建檔案具有決策參考價值的可貴之處。那么，如何讓城建檔案最大限度地發(fā)揮作用，是檔案館藏人員需要思考的問題。
（一）端正態(tài)度，優(yōu)化服務
如果對城建檔案的價值沒有足夠的認識，就不會全力以赴地做到細致、周到地服務，要想提高檔案工作的質量，必須提高從業(yè)人員的素質，使工作人員從被動變主動、從消極應付變積極努力。同時，改善檔案館的外在環(huán)境和內在管理，加強對從業(yè)人員的培訓，使館內工作人員熟悉業(yè)務，對檔案內容如數(shù)家珍，甚至能解析國家政策，站在一定高度上，理解當時城建工作的時代背景。館內工作人員要提高對檔案信息時效性的認識，隨時對檔案做出更新和轉換，使城建檔案具備與時俱進的特征，適應社會發(fā)展，不能隨著時間的推移減弱了可用性。同時，編制程序時的檢索工具，要做到行之有效，各種光盤、影碟要做到可以隨時提取、可用。檔案信息還應立足于服務整個社會，這要求館藏人員具備先進的理念和捕捉時代信息的敏感性，這些本領體現(xiàn)了館藏人員對工作的熱愛和求知好學的態(tài)度和主人翁責任感。
（二）豐富館藏，大力宣傳
城建檔案是我國城市建設的文化精萃。所以，大力豐富館藏、收集并有效整理相關城市的檔案，可以借鑒其他城市的經驗，使檔案從各個角度滿足人們的查找需求?？梢悦嫦蛉鐣骷鞘械睦险掌跋嚓P的資料，使百姓認識到城市建設跟自己有關，這需要向老百姓普及城建方面的相關知識，采取上門服務、主動走訪、現(xiàn)場調查等方法拓寬檔案館藏資料的渠道。這樣，各項拆遷和施工在涉及到個人利益時，能得到百姓的配合，合理、有效、快速地進行。做好以上這些工作，需要向社會各界加大力度宣傳，首先向領導宣傳，得到他們的重視，爭取財力、物力的支持；其次，向老百姓宣傳城建檔案的作用，使人們自發(fā)、自覺地加入到共同建設檔案的工作中來，比如保護歷史文化遺產、在編史和提供生活資料時予以配合，使老百姓對城建工作上升到一定高度——這不是某個人的事情，是功在當代、利在千秋的重要行為。當然，最好還要有法律作支撐，將破壞城建資源的個人和單位列為重點整改對象，采取懲罰措施，維護城建工作和城建檔案工作的有效進行。城建檔案工作是一項系統(tǒng)工程，它涉及面廣，是國家和社會城建工作的晴雨表，它起到了知識樞紐的作用，在歷史的長河中功不可滅，所以，要想讓其在科技飛速發(fā)展的今天成為文獻，體現(xiàn)多元文化價值，需要社會各界的共同努力使其依托社會職能、增添各項服務，為城市的發(fā)展建設作出更大的貢獻。
