發(fā)布時(shí)間：2022-03-19 11:34:37
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的人事檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【摘要】文章指出了目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題,并提了解決問(wèn)題的思路和對(duì)策。
【關(guān)鍵詞】畢業(yè)生;人事檔案;管理
21世紀(jì)是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì),知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯,人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。如何做好新形勢(shì)下畢業(yè)生人事檔案管理工作就成為人事管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。下面,本人就目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的思路及對(duì)策,提出自己的拙見(jiàn)。
一、目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前畢業(yè)生人事檔案管理工作來(lái)看,還存在不少問(wèn)題,主要表現(xiàn)在:
(一)畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對(duì)減少,一些畢業(yè)生就認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”,另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生,更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度,其不知將來(lái)政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí),勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。
(二)檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門(mén)只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過(guò)程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象,收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí);另外管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色,對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案,只是按學(xué)?；蚪邮諘r(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào),這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(三)檔案管理手段落后
目前檔案管理部門(mén)的管理手段還是手工操作,即使利用計(jì)算機(jī)管理,也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理,計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái),并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。
二、做好新時(shí)期畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策
從上述問(wèn)題來(lái)看,目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用,為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),畢業(yè)生人事檔案管理部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),更新工作方式,提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手:
(一)提高對(duì)畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度,提高畢業(yè)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作,利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí),要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到,畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的,它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考,即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高管檔人員素質(zhì)。新時(shí)期人事工作面臨許多新問(wèn)題,同時(shí)也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性,不斷改進(jìn)工作方式、工作方法,創(chuàng)新工作模式,提高工作效率,開(kāi)發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
(二)加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷,去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理,剔除無(wú)用的案卷資料,對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起,并編寫(xiě)頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題,一一對(duì)應(yīng),裝訂成冊(cè)。
二是要加強(qiáng)收集工作,完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神,結(jié)合本地實(shí)際制定相應(yīng)的制度,全面收集材料,特別是對(duì)人才信息需要完善的檔案內(nèi)容,注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料,了解其近期經(jīng)歷,將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),提高檔案的利用價(jià)值。
三是要實(shí)行專門(mén)統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理,分門(mén)別類,按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào),并建立多種檢索方式,便于查找與利用。建立專門(mén)的畢業(yè)生人事檔案庫(kù),實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
(三)創(chuàng)新檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),要在立卷制度上更新,在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮,怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用,又能盡快完成歸檔程序,檔案工作者也要善于思考,多動(dòng)腦筋,針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,搞一些小創(chuàng)造、小革新,起到事半功倍之效。加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在 檔案管理工作中的應(yīng)用,提高管理效率和水平。目前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中,但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成本來(lái)較煩瑣的手工操作的方法還有很多,比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用,幫助解決具體問(wèn)題,將大大提高管理效率和管理水平。
綜上所述,在新形勢(shì)下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任。
干部檔案管理工作是黨和國(guó)家干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部份，是做好干部工作的基本條件之一，干部檔案管理工作的好壞直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)干部的切身利益。為了更好管理干部檔案，為干部工作服好務(wù)，今年，我局就我縣人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入的調(diào)研，并就此提出了解決問(wèn)題的思路及對(duì)策。
一、我縣人事檔案管理的基本現(xiàn)狀及沿革
1、我縣行政事業(yè)單位職工16917人、退休職工7180人，管有干部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個(gè)管檔單位管理，多的單位有1萬(wàn)多卷，少的只有幾十卷。
2、我縣干部檔案管理主體的沿革
隨著我國(guó)各項(xiàng)改革的不斷深入，隨之進(jìn)行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應(yīng)給我縣干部檔案管理工作帶來(lái)了新的變化，即由原來(lái)組織、人事、勞動(dòng)部門(mén)相對(duì)集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理。現(xiàn)我縣縣直機(jī)關(guān)有組織部，人事、勞動(dòng)、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水務(wù)、畜牧、交通、公安、財(cái)政、教育、衛(wèi)生、文體、城建、蠶桑局等20個(gè)單位管有人事檔案。
二、人事檔案管理目前存在的主要問(wèn)題及原因
近幾年來(lái)，由于機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動(dòng)頻繁，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理現(xiàn)象，影響了干部管理工作，從調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)目前主要存在以下問(wèn)題：
1、硬件設(shè)施解決落實(shí)差。對(duì)干部檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀、個(gè)別單位的檔案夾都被蟲(chóng)蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。
2、材料收集不便，缺損嚴(yán)重。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革，管理體制發(fā)生了變化，實(shí)行了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門(mén)的雙重管理，推行人員競(jìng)爭(zhēng)上崗后，部分人員變動(dòng)了工作崗位，檔案沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)遞，干部檔案材料收集整理歸檔不及時(shí)。有個(gè)別單位從97年干部檔案下放到主管局管后，一直未按全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調(diào)研中，我們?cè)诔椴榈?41份檔案中，發(fā)現(xiàn)有438人差檔案材料，占抽查總數(shù)的50以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7；差學(xué)歷材料的99人，占11.8；差履歷表的38人，占4.5；差年度考核表的93人，占11。在20xx年新錄用的60名國(guó)家公務(wù)員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒(méi)有入黨材料，占94.5。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、年度考核、工資變動(dòng)材料差缺率幾乎達(dá)40以上。
3、管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占70，加之各級(jí)管檔部門(mén)沒(méi)有組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。個(gè)別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入、工資、退休時(shí)需要查檔案時(shí)不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門(mén)與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時(shí)不密封，借出半月、1月甚至有長(zhǎng)達(dá)10個(gè)月不歸還的，個(gè)別人鉆空子，抽取個(gè)人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。
三、我縣人事檔案管理的對(duì)策與思考
1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項(xiàng)很重要的工作，國(guó)家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，中組部發(fā)了[1988]5號(hào)、[1996]55號(hào)、[1998]13號(hào)文件，對(duì)加強(qiáng)干部檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對(duì)干部檔案工作的重視。在這次調(diào)研中，通過(guò)我們對(duì)5個(gè)管檔單位的了解中得知，只要領(lǐng)導(dǎo)重視的單位，檔案就管得好，基本設(shè)施完善，有專用檔案庫(kù)房、鐵質(zhì)柜、空調(diào)等，領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)，人員落實(shí)，檔案裝訂好。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設(shè)施，就連裝訂工具都沒(méi)有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級(jí)各部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人事檔案管理工作應(yīng)由各級(jí)各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)抓總。
2、將現(xiàn)行人事檔案管理權(quán)相對(duì)集中，推行人事制度。中組部、國(guó)家檔案局的《干部檔案工作條例》（組通字[1991]3號(hào)）第六條規(guī)定，“干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制?？h以上（含縣）機(jī)關(guān)單位的干部檔案實(shí)行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對(duì)集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級(jí)單位管理。”為此，應(yīng)建立統(tǒng)一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性來(lái)確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性。
3、加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考第2頁(yè)例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門(mén)，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，經(jīng)調(diào)查我縣20個(gè)管檔單位只有十分之一的單位基本達(dá)到要求。為此，應(yīng)將人事檔案管理中心設(shè)置為不以贏利為目的的、經(jīng)費(fèi)由政府財(cái)政補(bǔ)助的事業(yè)單位，改人事檔案付費(fèi)托管為政府無(wú)條件保管，還人事檔案為國(guó)家所有的本來(lái)面目。
4、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)?！陡刹繖n案工作條例》三十八條規(guī)定，各級(jí)組織人事部門(mén)要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。而我縣的實(shí)際情況是，20個(gè)管檔專兼職干部70是新手，業(yè)務(wù)不熟。建議：
（1）由組織部門(mén)，每2-3年組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識(shí)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。
（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一內(nèi)容的完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求需要一支熱愛(ài)檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部。為此，應(yīng)參照檔案局對(duì)文書(shū)檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。
5、嚴(yán)格制度，推行責(zé)任追究制。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究。
（1）在查閱、借閱檔案時(shí)必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查（借）閱。
（2）部門(mén)協(xié)作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個(gè)人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個(gè)別人有機(jī)可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準(zhǔn)隨意復(fù)印干部檔案材料。
（3）轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入。各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉(zhuǎn)另一個(gè)單位。
6、收集干部檔案材料是干部檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位人員聘用制改革后，干部管理權(quán)限下放，事業(yè)單位人員工作崗位發(fā)生變化，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也增大了收集材料的難度。建議：
（1）管檔人員必須及時(shí)向有關(guān)部門(mén)采取電話或一年一次上門(mén)催收與檔案有關(guān)的各種材料。
（2）各管委人事部門(mén)隨時(shí)收集材料及時(shí)交管檔部門(mén)，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的干部檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)。
（3）認(rèn)真整理，保證干部檔案質(zhì)量。要按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，管好干部檔案為合理流動(dòng)人才服務(wù)，做到經(jīng)常檢查，室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防塵。
［摘要］ 人事檔案是人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)。人事檔案在人事管理中的作用，不容忽視，在管理中，人事檔案不能輕視弱化，但也不能一味的把檔案僵化。?
［關(guān)鍵詞］ 人事檔案 人事管理 人事檔案現(xiàn)狀 建議
人事檔案是人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)。最近幾年,在人事檔案神秘性被打破的同時(shí),社會(huì)上產(chǎn)生了一些擅自建檔、擅自遣檔、擅自扣檔和擅自棄檔等不正常的現(xiàn)象,很多社會(huì)媒體(報(bào)紙、雜志、互聯(lián)網(wǎng))圍繞著人事檔案的話題進(jìn)行了廣泛的討論，究竟人事檔案重不重要，應(yīng)不應(yīng)該規(guī)范管理，眾說(shuō)紛紜。
一、人事檔案現(xiàn)狀
1．企業(yè)人事檔案不予重視，存在嚴(yán)重的拋檔現(xiàn)象
很多企業(yè)輕視檔案，兩三頁(yè)的個(gè)人簡(jiǎn)歷人家都不見(jiàn)得會(huì)仔細(xì)看，更別說(shuō)厚厚的個(gè)人檔案，招工企業(yè)單位大多是以聘用的形式與求職者達(dá)成協(xié)議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個(gè)人在實(shí)際工作中的業(yè)績(jī)來(lái)考評(píng)員工。雖然為了便于管理，單位會(huì)為員工辦一份臨時(shí)檔案，考察他們?cè)趩挝还ぷ髌陂g的業(yè)績(jī)、能力及各方面表現(xiàn)，但考慮到人事檔案的管理成本，多數(shù)用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會(huì)出現(xiàn)已經(jīng)畢業(yè)工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現(xiàn)象拋棄檔案對(duì)于高校畢業(yè)生和部分求職者來(lái)說(shuō)已不是個(gè)別現(xiàn)象，大部分畢業(yè)后自謀職業(yè)或長(zhǎng)期未就業(yè)的學(xué)生，他們通常的做法是把檔案留在學(xué)校，之后又被學(xué)校退回原籍。據(jù)某些從事學(xué)生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業(yè)生離校后檔案存放在學(xué)校就不管了，可是畢業(yè)生檔案在學(xué)校的保管期只有兩年，保管期一過(guò)，人事部門(mén)就不再為這些檔案出具接收手續(xù)，這些檔案就會(huì)變成了所謂的“死檔”。
2．流動(dòng)人員斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重
斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動(dòng)性的增大，很大部分人的檔案并沒(méi)有隨之流動(dòng)，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對(duì)此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來(lái)我單位之間這段時(shí)間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營(yíng)企業(yè)，后來(lái)應(yīng)聘入我單位后，又去原來(lái)單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。（2）有很大部分企業(yè)沒(méi)有人事檔案管理資格，將人才引進(jìn)后，人事檔案掛在人才市場(chǎng)，人才市場(chǎng)人事部與個(gè)人簽訂協(xié)議后，每年交管理費(fèi)給人才市場(chǎng)，但是檔案沒(méi)有更新，這也是造成斷檔的原因之一。
3．行政事業(yè)機(jī)關(guān)重視人事檔案管理，普遍管理規(guī)范
由于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個(gè)人檔案能系統(tǒng)全面地了解干部的歷史情況、工作經(jīng)歷，優(yōu)缺點(diǎn)及受過(guò)獎(jiǎng)懲等，作為使用干部的依據(jù)之一。個(gè)人檔案在轉(zhuǎn)正定級(jí)、計(jì)算工齡、職位升遷、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)起著非常重要的作用。行政事業(yè)機(jī)關(guān)都有設(shè)專門(mén)的人事檔案管理人員系統(tǒng)的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質(zhì)還是專業(yè)素質(zhì)上都經(jīng)過(guò)把關(guān)，在人事檔案的管理過(guò)程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進(jìn)行，每個(gè)干部的檔案都整理成冊(cè)，用標(biāo)準(zhǔn)的干部檔案盒保存。
二、對(duì)人事檔案管理的建議
1．要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案的作用也發(fā)生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當(dāng)作階級(jí)斗爭(zhēng)的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化生活需要與落后的生產(chǎn)力之間的矛盾，因此，在現(xiàn)時(shí)期，人事檔案對(duì)用人單位起參考作用，但是應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，人非圣賢，孰能無(wú)過(guò)？在處分類檔案中，有的人受過(guò)刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發(fā)揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過(guò)自新的機(jī)會(huì)。
2．加強(qiáng)個(gè)人對(duì)人事檔案作用的認(rèn)識(shí)
目前人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都“繞”不開(kāi)檔案這一關(guān)。尤其對(duì)于求職心切的大學(xué)畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等都離不開(kāi)檔案；特別是在行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，對(duì)人事檔案是相當(dāng)看重的。雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、評(píng)價(jià)、身份等歷史資料將不復(fù)存在。對(duì)求職者來(lái)說(shuō)，一定要“善待”自己的個(gè)人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無(wú)著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動(dòng)合同，但沒(méi)有到人才交流機(jī)構(gòu)辦理有關(guān)手續(xù)，這都使得工齡、檔案、保險(xiǎn)等受到影響，造成不必要的損失。
3.各級(jí)政府人事部門(mén)要高度重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作
要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分；對(duì)偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅(jiān)決調(diào)離或予以辭退。對(duì)發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問(wèn)題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。
摘要:人事檔案在人力資源管理過(guò)程中起著非常重要的作用,它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)?？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開(kāi)發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求,積極拓展服務(wù)職能,為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理 人力資源管理 作用
人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法,它強(qiáng)調(diào)開(kāi)發(fā)員工的潛能對(duì)獲取持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊(duì)伍,最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一,使組織成長(zhǎng)與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。
人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的,記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn),以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù),是國(guó)家檔案的重要組成部分。
由此可見(jiàn),人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過(guò)程中產(chǎn)生各種信息的有效載體,人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過(guò)程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進(jìn),人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展,而人事檔案的科學(xué)化管理,又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)。
1 人事檔案管理對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的促進(jìn)作用
1.1 有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力
人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程,通過(guò)檔案可以了解員工的過(guò)去,掌握現(xiàn)在,從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才,避免壓制人才,埋沒(méi)人才;依據(jù)人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短,各司其職,最大限度地發(fā)揮人才效力。
1.2 促進(jìn)人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息,從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理,根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn),在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位,充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng),促進(jìn)部門(mén)之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng),避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生,為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
1.3 有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化
影響人力資源需求的因素主要來(lái)自組織內(nèi)部,有效的人事檔案對(duì)分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求,制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測(cè)必然是盲目的。
2 人事檔案管理不足對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的負(fù)面作用
人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展出現(xiàn)了新的趨勢(shì)(最好用簡(jiǎn)潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢(shì)”,如流動(dòng)性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求,并對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響,主要表現(xiàn)在以下方面:
2.1 檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置
真實(shí)性是檔案的基本特性,沒(méi)有真實(shí)性,人事檔案也就失去了利用價(jià)值,失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小,學(xué)歷越填越高,工齡越填越長(zhǎng),有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn),使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性,使得人力資源計(jì)劃中的配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃不能正確制定,必將對(duì)當(dāng)前配置及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響,從而有可能使組織錯(cuò)過(guò)發(fā)展機(jī)遇。
2.2 檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同,降低了人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的參考價(jià)值
人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長(zhǎng)的真實(shí)寫(xiě)照,本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌,使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然,如見(jiàn)其人。然而,如今人事檔案材料單一,內(nèi)容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現(xiàn)不出個(gè)性特色,失去真正意義上的參考價(jià)值,進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。
2.3 個(gè)人檔案材料分散、缺失,破壞了人事檔案的整體性,降低了人力資源的效力
人事檔案歸檔過(guò)程應(yīng)是一個(gè)前后銜接、有機(jī)統(tǒng)一的整體,但長(zhǎng)期以來(lái),由于宣傳力度不夠,個(gè)人不夠重視,致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動(dòng),致使一部分材料滯留在原單位;學(xué)生參加工作,檔案留在學(xué)校;取得學(xué)歷文憑,學(xué)歷材料存放在自己手里,等等。現(xiàn)階段人才流動(dòng)性大,各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才,采取一系列措施吸引人才,包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象,破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一,降低了人力資源的效力。
2.4 人事檔案管理手段落后,制約了人力資源的開(kāi)發(fā)
現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化,及時(shí)有效地提供各種信息,為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式,以手工操作、檢索為主,管理人員滿足于看攤守點(diǎn),缺乏創(chuàng)新精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),無(wú)法為人力資源開(kāi)發(fā)提供有效的服務(wù)。
3 改進(jìn)人事檔案管理,為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求,積極拓展管理職能,使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求,為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。
3.1 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高,舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門(mén)的同時(shí),要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn),全面提高檔案管理人員的素質(zhì),使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求;要讓他們端正思想,擺正位置,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改變過(guò)去坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式,積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通協(xié)作,及時(shí)有效地提供各種信息,更好地為人力資源管理服務(wù),為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任,提高全民檔案意識(shí),形成人人關(guān)心檔案的局面。
3.2 建立健全合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動(dòng)中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度,必須進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真,確保材料的真實(shí)性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確,裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事,確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時(shí),要熱情服務(wù)而又不失原則,注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門(mén)聯(lián)系,及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切,都離不開(kāi)嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
3.3 加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案材料越積越多,傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來(lái)諸多不便,容易延誤時(shí)間,而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián),可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢,及時(shí)更新檔案信息,最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù),更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
一、“治理”思想
——變事后治理為制度治理和全程治理
人事檔案質(zhì)量審核工作及人事檔案清理工作的做法，均屬于事后治理的工作思路和工作方式。其效果是可以提高人事檔案積累的數(shù)量和整理質(zhì)量，但是卻沒(méi)有從根本上改變?nèi)耸聶n案管理的整體制度水平，即建立可以從根本上保證人事檔案數(shù)量和質(zhì)量的制度規(guī)范，防止日后再一次的清理、審核。所以轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的“治理”思想，變事后治理為制度治理和全程治理，才能保證人事檔案的齊全完整和質(zhì)量?jī)?yōu)化。
第一，整體設(shè)計(jì)規(guī)則。保證制度建設(shè)的體系性和有機(jī)關(guān)聯(lián)性，避免制度建設(shè)的零散性和矛盾性。
第二，整體推進(jìn)規(guī)則。人事檔案管理工作制度體系一旦確立之后，就應(yīng)當(dāng)采取整體推進(jìn)的方式予以落實(shí)和實(shí)施。不能搞所謂“成熟一個(gè)，推出一個(gè)，落實(shí)一個(gè)”的亦步亦趨式的制度執(zhí)行，因?yàn)檫@樣會(huì)造成執(zhí)行者的困惑。由于新制度和舊制度（未改變的傳統(tǒng)制度）在內(nèi)容規(guī)定上會(huì)存在這樣或那樣的沖突和對(duì)立，在舊的（原有的）制度未被廢止之前，新的制度很難達(dá)到預(yù)期制度治理的目標(biāo)。所以，堅(jiān)持整體推進(jìn)規(guī)則，為保證人事檔案改革工作的正常進(jìn)行，是必須要予以遵守的一項(xiàng)基本行為和思想規(guī)則。
第三，長(zhǎng)期實(shí)踐規(guī)則。“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的惟一標(biāo)準(zhǔn)”，這是中國(guó)改革開(kāi)放最重要的理論思想成果。在人事檔案治理思想中，我們也應(yīng)始終堅(jiān)持這一重要指導(dǎo)思想，不能認(rèn)為人事檔案的管理制度體系一旦建構(gòu)完成，就不能加以改變了，而應(yīng)當(dāng)根據(jù)人事檔案信息發(fā)揮作用的規(guī)律性和特點(diǎn)，以及國(guó)家和社會(huì)物質(zhì)文明、精神文明和政治文明建設(shè)的總體要求，及時(shí)調(diào)整人事檔案管理制度中的“不和諧”因素和規(guī)定事項(xiàng)，保證人事檔案作為社會(huì)人力資源管理重要信息資源的實(shí)現(xiàn)。
第四，有效落實(shí)規(guī)則。對(duì)人事檔案進(jìn)行有效治理的思想觀念、制度體系、保證措施的落實(shí)，是衡量人事檔案管理改革工作成效的重要尺度。沒(méi)有落實(shí)，好的觀念和思想及合理化建議只是停留在“學(xué)術(shù)思想交流”層面，而在國(guó)家的人事檔案管理政策、立法和制度層面卻毫無(wú)反映，那么再好的“治理”思想和制度構(gòu)想都只能成為泡影和空中樓閣，無(wú)異于“畫(huà)餅充饑”。
第五，系統(tǒng)更新規(guī)則。對(duì)制度內(nèi)容的調(diào)整或改革，不可只針對(duì)其中的某一項(xiàng)制度搞“小型手術(shù)治療”，而應(yīng)該充分注意到人事檔案管理制度的整體性和內(nèi)容的相互關(guān)聯(lián)性，對(duì)制度的“診斷”和“治療”均應(yīng)全盤(pán)考慮，作到整體更新，以達(dá)到聯(lián)動(dòng)高效的制度建設(shè)目標(biāo)。
二、“規(guī)制”思想
——變管制、控制為規(guī)制
通常意義上的“規(guī)制”是指依據(jù)一定規(guī)則對(duì)特定社會(huì)背景下組織的人事檔案管理活動(dòng)進(jìn)行限制。其內(nèi)容包括：規(guī)制的依據(jù)，即國(guó)家對(duì)人事檔案管理的規(guī)制不是隨意進(jìn)行的，必須有比較充分的依據(jù)；規(guī)制的主體，即由什么組織和部門(mén)來(lái)制定和監(jiān)督“規(guī)則”的執(zhí)行；規(guī)制的范圍，即規(guī)制所涉及的人事檔案管理工作的具體領(lǐng)域和范圍；規(guī)制的對(duì)象，即規(guī)制作用的組織、團(tuán)體和人員；規(guī)制的特性，即規(guī)制實(shí)質(zhì)上是一種限制性行為。國(guó)家可以通過(guò)制定有關(guān)人事檔案管理工作的政策，激勵(lì)社會(huì)組織為其從業(yè)人員建立完善的人事文件材料和相關(guān)數(shù)據(jù)資料的積累、保存、鑒選和利用制度，并通過(guò)提供有關(guān)的制度范本，引導(dǎo)各社會(huì)組織自覺(jué)地維護(hù)人事檔案相對(duì)人的合法權(quán)益（如知情權(quán)、修改建議權(quán)、無(wú)償?shù)男畔@取權(quán)等）。國(guó)家應(yīng)根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)的特點(diǎn)，從直接控制的管理模式中走出來(lái)，扮演一個(gè)游戲規(guī)則制定者和監(jiān)管者的角色，并逐漸形成一種社會(huì)激勵(lì)機(jī)制和規(guī)范機(jī)制。這種變革思想，不僅可以使國(guó)家，特別是政府有關(guān)部門(mén)有效地減少管理成本和大量的事務(wù)性勞動(dòng)消耗，而且可以充分地利用各種社會(huì)組織的資源，達(dá)到國(guó)家人力資源管理的目標(biāo)。實(shí)踐表明，政府部門(mén)如果什么都直接去管，反而會(huì)出現(xiàn)許多人事檔案管理活動(dòng)中的漏洞，“掛一漏萬(wàn)”，而采用規(guī)制思想，則可以使整個(gè)社會(huì)的管理更加井然有序。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國(guó)家對(duì)人事檔案的管理思想是直接管制性的，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代國(guó)家對(duì)人事檔案的管理思想則應(yīng)當(dāng)是更多地采用“規(guī)制”思想，間接地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。從目前理論界的研究成果看，一種主流意見(jiàn)就是對(duì)“體制內(nèi)人員”的人事檔案采用直接“管制”的方式，嚴(yán)格地加以控制；而對(duì)“體制外流動(dòng)人員”的人事檔案則采用“引導(dǎo)”方式來(lái)進(jìn)行管理。這種思路看起來(lái)是一種比較穩(wěn)妥的人事檔案改革思路，但是并沒(méi)有真正起到良好的現(xiàn)實(shí)作用，其有效性依然值得懷疑。因?yàn)椋@種所謂的改革思路依然是以承認(rèn)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度基本合理為前提，并沒(méi)有真正觸及社會(huì)轉(zhuǎn)型變革后人事檔案管理工作所暴露出來(lái)的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。正如近年來(lái)中組部組織開(kāi)展的人事檔案審核工作，雖然是想對(duì)“體制內(nèi)”的國(guó)家公務(wù)員的“干部檔案”管理規(guī)范化做一些有益的工作，但是卻使得整個(gè)社會(huì)中的許多單位和部門(mén)“聞風(fēng)而動(dòng)”，大規(guī)模地開(kāi)展人事檔案材料的“補(bǔ)充和完善”工作。盡管在客觀上起到了一些積極作用，但由于“事后補(bǔ)充的材料”并不是伴隨著人事管理、人力資源管理工作“自然形成的”，所以在一定程度上影響了人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性，也給許多單位和部門(mén)的人事檔案管理工作帶來(lái)了額外的工作負(fù)擔(dān)，甚至出現(xiàn)了“畫(huà)虎不成反類犬”的情形。因此，轉(zhuǎn)變管理理念，真正按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)律行事，是每一位關(guān)注人事檔案管理改革的人士都應(yīng)首先確立的基本指導(dǎo)思想。
人事檔案并不是一種簡(jiǎn)單的“控制”工具和手段，而應(yīng)該是組織合理發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、發(fā)揮人才積極作用、增強(qiáng)人力資源合理使用價(jià)值的工具和手段。按照實(shí)事求是的思想觀點(diǎn)，尊重人才，客觀地反映和記錄有關(guān)人員的德、才、能、績(jī)等方面有價(jià)值的信息，才是新時(shí)代人事檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)。基于此，我們認(rèn)為當(dāng)今中國(guó)人事檔案管理改革首先應(yīng)該消除的就是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代殘留的舊思想和舊觀念，為每一位參與國(guó)家建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)的“社會(huì)人”都留下比較客觀的歷史記錄，而不應(yīng)該使“人事檔案”成為某些特殊人群的“專有物”。無(wú)原則地放開(kāi)所謂“社會(huì)流動(dòng)人員”的人事檔案管理的思想，無(wú)助于國(guó)家掌握社會(huì)人才分布和使用狀況，以及人員能力、社會(huì)誠(chéng)信等狀況，也會(huì)在一定程度上損害國(guó)家的根本利益。“以人為本”是我們制訂有關(guān)人事檔案管理政策和人事檔案管理法律法規(guī)的重要指導(dǎo)思想，符合人員合理流動(dòng)的客觀需要，同時(shí)也能夠體現(xiàn)“社會(huì)公平”原則。
三、“公開(kāi)透明”思想
——賦予人事檔案相對(duì)人以合法的知情權(quán)
人事檔案的內(nèi)容是否向相對(duì)人公開(kāi)，是反映一個(gè)國(guó)家公民人權(quán)狀況的重要尺度。從歷史角度來(lái)看，我國(guó)的人事檔案和戶籍檔案的管理理念和管理模式都是建立在對(duì)國(guó)民進(jìn)行有效地區(qū)性控制的指導(dǎo)思想和觀念基礎(chǔ)上的。通過(guò)“戶籍檔案”把人控制在一個(gè)地域范圍內(nèi)，通過(guò)“人事檔案”把人控制在一個(gè)“單位”內(nèi)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)人的嚴(yán)格控制。這種政策和做法在封建時(shí)代和社會(huì)發(fā)展初期對(duì)有效管理社會(huì)居民，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，充分利用社會(huì)人力等確實(shí)起到了一定的積極作用。但是隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，特別是城市化和信息化的發(fā)展，越來(lái)越多的人開(kāi)始在城鄉(xiāng)之間、單位或部門(mén)之間流動(dòng)，尋求能夠充分發(fā)揮自身作用、創(chuàng)造更多價(jià)值的機(jī)會(huì)。與此同時(shí)，一些現(xiàn)代企業(yè)和單位為了謀求更強(qiáng)的生存和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，也采取各種措施招攬人才。正是在這種人與組織的交互需求的驅(qū)動(dòng)下，社會(huì)人才和普通勞動(dòng)者開(kāi)始打破了傳統(tǒng)社會(huì)的“戶籍”和“人事”管理的藩籬，從一個(gè)地區(qū)到了另一個(gè)地區(qū)，從農(nóng)村來(lái)到了城市，從一個(gè)單位來(lái)到另一個(gè)單位，從一個(gè)部門(mén)來(lái)到了另一個(gè)部門(mén)。然而，我們不難看到，我們的社會(huì)管理體制和相關(guān)的政策和制度并沒(méi)有及時(shí)做出調(diào)整和改變，“生產(chǎn)關(guān)系”和“上層建筑”層面所暴露出來(lái)的問(wèn)題也日益突出。在目前情況下，我們國(guó)家的有關(guān)部門(mén)已經(jīng)對(duì)“戶籍管理制度”進(jìn)行了較大幅度的改革，并取得了一定的成效。如“城市綠卡”制度的實(shí)施，城市外來(lái)務(wù)工人員管理政策的變革等都張顯了黨和政府適應(yīng)時(shí)展需要和努力改革的決心。然則對(duì)于“人事”管理制度和“人事檔案”管理制度方面的改革卻依然存在著“雷聲大、雨點(diǎn)小”的問(wèn)題。一方面理論界、法學(xué)界、新聞界等社會(huì)層面的呼聲很高，理論研究也提供了許多改革現(xiàn)狀的思路，可是在實(shí)踐層面卻未見(jiàn)有什么根本性的變革措施出臺(tái)。就社會(huì)各界人士關(guān)心的人事檔案知情權(quán)問(wèn)題來(lái)說(shuō)，我們的組織部門(mén)、人事部門(mén)和社會(huì)勞動(dòng)與保障部門(mén)都依然故我地明文規(guī)定“禁止本人查閱自己及直系親屬的檔案”或“本人不得查閱自己及直系親屬的檔案”。這類規(guī)定的法律依據(jù)是什么呢？也許只是按照“戰(zhàn)爭(zhēng)年代”或“以政治為綱時(shí)代”的封閉性管理要求所確定的“慣性”做法和規(guī)定，“順?biāo)浦邸钡匮匾u下來(lái)罷了！
我國(guó)《憲法》所規(guī)定的“中華人民共和國(guó)的一切權(quán)力屬于人民”的法律精神應(yīng)該成為我們的組織人事部門(mén)變革我國(guó)傳統(tǒng)的、僵化的人事檔案管理體制根本性的指導(dǎo)思想和法律依據(jù)。還權(quán)于民，把本應(yīng)屬于公民的人事檔案知情權(quán)還給每一個(gè)人事檔案相對(duì)人，并不是組織和人事檔案部門(mén)及社會(huì)勞動(dòng)保障部門(mén)對(duì)人事檔案相對(duì)人的施舍和憐憫，而是歷史性地重新確認(rèn)了人事檔案相對(duì)人應(yīng)當(dāng)享有的基本民主權(quán)利——對(duì)記錄自己德、才、能、績(jī)等各方面數(shù)據(jù)和信息的人事檔案的知情權(quán)。
知情是人事檔案相對(duì)人對(duì)有關(guān)組織和單位錯(cuò)誤記錄和不合理、不合法的“組織結(jié)論”進(jìn)行申述的前提。新的人事檔案管理制度中必須明確規(guī)定相對(duì)人的這種基本民主權(quán)利。就實(shí)踐層面所反映出來(lái)的問(wèn)題來(lái)說(shuō)，多數(shù)相對(duì)人的合法權(quán)益受到損害的根源就是對(duì)自己人事檔案內(nèi)容的不知情，不知道自己曾經(jīng)工作過(guò)的單位對(duì)自己做出過(guò)什么樣的“結(jié)論”。例如，一位到某所大學(xué)進(jìn)行深造的學(xué)生在畢業(yè)后很難找到工作，后來(lái)才知道自己的人事檔案中有一條這樣的記錄：“該同志由于經(jīng)濟(jì)方面的問(wèn)題從本單位辭職”。這種不明確的組織揭露被許多用人單位誤認(rèn)為是：該同志由于在經(jīng)濟(jì)上存在貪污、瀆職等方面的問(wèn)題，所以才被迫離職求學(xué)的。類似的問(wèn)題還存在很多，有的組織為了限制人員的合理流動(dòng)就在人事檔案中“塞入”了一些不客觀的“組織結(jié)論”，致使一些相對(duì)人長(zhǎng)期無(wú)法找到工作，甚至造成終生的消極影響。凡此種種，無(wú)不說(shuō)明實(shí)施人事檔案管理透明體制的必要性。
四、“多元管理”思想
——將人事檔案的建檔權(quán)和管理權(quán)賦予用人單位，徹底改變“檔隨人走”的一元化管理思想
作為我國(guó)人事檔案管理的一項(xiàng)典型制度就是“檔隨人走”，相對(duì)人在組織之間的工作調(diào)動(dòng)發(fā)生時(shí)，其人事檔案也要轉(zhuǎn)到相應(yīng)的組織或單位的有人事檔案管理權(quán)的部門(mén)集中管理。“檔隨人走”這一制度的設(shè)計(jì)初衷是為了給用人單位提供一套完整的反映相對(duì)人以往歷史經(jīng)歷的記錄材料，然而在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，該制度規(guī)定卻已經(jīng)暴露出諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題歸納起來(lái)主要有：
第一，人事檔案成為一些單位限制人才合理流動(dòng)的工具。在一些用人單位看來(lái)，你不是人才嗎，你不是想流動(dòng)嗎，我偏不允許你流動(dòng)，不給你調(diào)檔，看你怎么辦？急需人才的單位由于檔案相對(duì)人的人事檔案不能正常轉(zhuǎn)出，也不能正常接收聘用。雖然有些走在改革開(kāi)放前列的單位，“冒天下之大不韙”，為有關(guān)急需人才“重新建檔”，但卻都苦于沒(méi)有政策依據(jù)，只能當(dāng)作權(quán)宜之計(jì)。
第二，人事檔案被一些“棄檔”者視為“雞肋”，成了事實(shí)上的“無(wú)頭檔案”。由于目前社會(huì)用人、用工制度的變革，一些用人單位也不需要人才原單位提供什么人事檔案，只要你人來(lái)工作就行了，所以，這些人員的人事檔案就成了名副其實(shí)的“無(wú)頭檔案”——找不到檔案相對(duì)人下落的人事檔案。人事檔案的功能和作用喪失殆盡！管理這些人事檔案就成了社會(huì)的一種負(fù)擔(dān)，沒(méi)有什么管理效益可言。
第三，由于一些人員在辦理出國(guó)手續(xù)、醫(yī)療與社會(huì)保險(xiǎn)、子女就學(xué)等事項(xiàng)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案還有用，所以到有關(guān)單位或人才交流服務(wù)中心及社會(huì)勞動(dòng)保障部門(mén)去尋找相關(guān)的政策所要求提供的“人事檔案證明”材料，卻發(fā)現(xiàn)本人的人事檔案已經(jīng)被轉(zhuǎn)到了原籍所在地的檔案館或街道，而且記錄不全。一些人找到了自己的人事檔案后卻發(fā)現(xiàn)原來(lái)人事檔案中的相關(guān)證據(jù)材料根本就不存在；一些相對(duì)人即使找到了自己人事檔案的下落，也被人才交流服務(wù)中心所要求補(bǔ)交的巨額管理費(fèi)嚇倒，不得不無(wú)功而返；一些出國(guó)回來(lái)報(bào)效祖國(guó)的留學(xué)人員也發(fā)現(xiàn)自己的人事檔案內(nèi)容匱乏，無(wú)法給用人單位提供相對(duì)完整的人事檔案證明材料。
重視人才的能力和在新單位中的工作業(yè)績(jī)，已經(jīng)成為越來(lái)越多用人單位的基本訴求。消除人事檔案的一些不應(yīng)存在的政策性功能，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的普遍呼聲！放開(kāi)人事檔案的建檔權(quán)和管理權(quán)，讓每個(gè)用人單位都能有權(quán)利為所任用或聘用的人員建立反映員工在本單位工作活動(dòng)中的能力表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)的新型人事檔案，可以從根本上克服上述矛盾，充分調(diào)動(dòng)人才的工作積極性，體現(xiàn)社會(huì)公平原則，并使人才為國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)，減少不必要的后顧之憂。因此，在人事檔案管理體制的變革方面，改變“一元管理”制度設(shè)計(jì)的內(nèi)容，實(shí)行“多元管理”的新制度，即堅(jiān)持人事檔案管理的“屬地原則”（檔案在哪個(gè)單位形成，就保存在哪個(gè)單位）和用人單位的建檔原則（每個(gè)用人單位都可以建立人才或員工的人事檔案），不僅可以有效地保證公民的人事檔案記錄的完整性，而且可以充分體現(xiàn)黨和國(guó)家鼓勵(lì)人才合理流動(dòng)的政策要求。
【摘要】我們?cè)谡砣耸聶n案過(guò)程中,常會(huì)遇到檔案材料不齊全或手續(xù)不完備、內(nèi)容不清楚的材料進(jìn)入檔案,在接待檔案利用者的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)閱檔者不清楚人事檔案的內(nèi)容分類,不知如何入手查閱,也時(shí)常遇到不具備閱檔條件的人員前來(lái)要求查閱和利用等。追其原因多是因?yàn)閷?duì)人事檔案的不了解造成的。因此強(qiáng)化有關(guān)人事檔案的概念及管理意識(shí)、了解有關(guān)人事檔案知識(shí),對(duì)人事檔案的管理與科學(xué)的利用起了重要的作用。
【關(guān)鍵詞】人事檔案;內(nèi)容;來(lái)源;鑒別;利用
人事檔案是組織人事等部門(mén)按照黨的有關(guān)政策,在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中,形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察了解和選拔使用干部的重要依據(jù),是國(guó)家檔案的重要組成部分。依據(jù)中組部的《干部檔案工作條例》,人事檔案管理包括:檔案管理的體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé);檔案的內(nèi)容和分類;檔案的管理范圍;檔案材料和收集、鑒別與歸檔;檔案的保管與保護(hù);檔案的提供利用;檔案的轉(zhuǎn)遞等。
人事檔案作為國(guó)家檔案中的一種特殊的檔案,依據(jù)中央組織部及國(guó)家檔案局的要求,在檔案管理中有其完整的管理模式和管理制度,對(duì)檔案材料的收集、鑒定、整理、查閱、保管范圍以及轉(zhuǎn)遞程序都有原則上的要求,確保了人事檔案的完整與安全,從規(guī)章制度上杜絕了涂改、撤換、銷毀、偽造等違法違規(guī)事件的發(fā)生,保障了檔案材料自身的原始性和真實(shí)性,保障了人事檔案的利用價(jià)值。同志的講話“使檔案得到安全的保管和科學(xué)利用”,準(zhǔn)確地把握了檔案工作的兩個(gè)顯著特點(diǎn),一是安全的保管,二是科學(xué)的利用。維護(hù)及確保檔案的完整與安全、科學(xué)的利用檔案,是檔案工作者的工作準(zhǔn)則和責(zé)任。
人事檔案不僅是考察了解和選拔干部的重要依據(jù),更多的利用于人事工作中。檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷,政治面貌,品德作風(fēng)等內(nèi)容的重要材料,在現(xiàn)階段仍發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。如調(diào)動(dòng)工作、出國(guó)政審、評(píng)定職稱、求學(xué)、公證、出具各類人事證明等,辦理退休、繳納社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)金等問(wèn)題上,個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、參保時(shí)間等都將成為主要依據(jù)。
但在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到一些諸如檔案材料收集與歸檔材料的不規(guī)范,有些該歸檔材料的沒(méi)有歸檔,閱檔者不知如何尋找線索,并以材料形成的程序去全面地獲取所需要的信息等問(wèn)題,也常遇到不具備閱檔條件的人員前來(lái)要求查閱、利用等情況。本文介紹人事檔案管理的一些有關(guān)概念及知識(shí),期望強(qiáng)化有關(guān)人事檔案的概念及管理意識(shí)、了解有關(guān)人事檔案知識(shí),以利于人事檔案的管理與科學(xué)的利用。
1 人事檔案內(nèi)容和分類
檔案的內(nèi)容分為十類:
第一類履歷材料:履歷表、簡(jiǎn)歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等類人員登記表,個(gè)人簡(jiǎn)歷材料,更改姓名的材料。
第二類 自傳材料:自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考核、考察材料。以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。
第四類 學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表、學(xué)歷證明材料、選拔留學(xué)生審查登記表;培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料,聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表等材料。
第五類 政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復(fù)查材料,審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料;更改民族、年齡、國(guó)籍、參加工作時(shí)間等的組織審查意見(jiàn),上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類 參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及派的材料。
第七類 獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡、各種先進(jìn)人物登記表、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。
第八類 處分材料。違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等處分決定(免予處分的處理意見(jiàn)),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查;法院審判工作形成的判決書(shū)等。
第九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職等的登記表、呈報(bào)表、審批表、審批材料;各種代表會(huì)代表登記表。
第十類 其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表,殘疾等級(jí)材料,因公受傷的證明材料;訃告、悼詞;年度思想總結(jié)、小結(jié),大中專畢業(yè)報(bào)到證等材料。
2 檔案材料的來(lái)源與收集
人事檔案材料產(chǎn)生于現(xiàn)實(shí)工作之中,從其來(lái)源看,有個(gè)人形成的,也有組織上形成;從材料形成過(guò)程來(lái)看,即有在現(xiàn)實(shí)工作中由組織和個(gè)人自然形成的,也有組織上為了解個(gè)人情況而專門(mén)布置填寫(xiě)的。所以人事檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)的,不斷有材料增加。
檔案材料主要來(lái)源、收集及補(bǔ)充約有以下途徑:
(1)通過(guò)組織、人事部門(mén)收集職工工作中形成的檔案材料。
(2)通過(guò)教育院校、培訓(xùn)部門(mén)收集學(xué)生登記表、報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)、鑒定等材料。
(3)通過(guò)所在單位收集在黨、團(tuán)組織建設(shè)中形成的入團(tuán)材料、已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、個(gè)人總結(jié)、退黨等組織意見(jiàn)材料。
(4)通過(guò)評(píng)定專業(yè)技術(shù)資格部門(mén),收集評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表、晉升專業(yè)職務(wù)(職稱)審批表。
(5)通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的先進(jìn)工作者的登記表、先進(jìn)模范事跡材料等。
(6)通過(guò)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)的行政部門(mén),收集形成的處分決定、免予處分的處理意見(jiàn)、記過(guò)材料、查證核實(shí)報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人對(duì)處分決定的意見(jiàn)、本人檢查、交待材料、通報(bào)批評(píng)材料,法院判決書(shū),復(fù)查甄別報(bào)告、決定、上級(jí)批復(fù)材料。
(7)通過(guò)審計(jì)部門(mén)收集形成的對(duì)經(jīng)濟(jì)工作中的評(píng)價(jià)材料,有關(guān)問(wèn)題的處理意見(jiàn)等材料。
(8)通過(guò)科技部門(mén)、報(bào)刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。
(9)通過(guò)衛(wèi)生部門(mén)收集工作人員因病、工傷、意處事故、致殘的體檢表、鑒定等有關(guān)材料。
3 檔案材料的鑒別及歸檔要求
為保證檔案材料的原始性、客觀真實(shí)性,保證人事檔案的安全與利用,嚴(yán)格控制進(jìn)檔材料的來(lái)源與收集是必要的,對(duì)檔案材料的鑒別也是必不可少的:
鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件精神,以有關(guān)規(guī)定為依據(jù),堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問(wèn)題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及保存價(jià)值,確定材料是否歸檔。
對(duì)收集、補(bǔ)充的檔案材料必須來(lái)源清楚,甄別材料的真?zhèn)渭皟r(jià)值,確定材料是否歸檔。
屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)客觀,材料必須文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備,屬于成套的材料必須完整齊全,有些材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入檔案。
歸檔材料應(yīng)是原件,一般不得使用復(fù)印件代替原件存檔。
人事檔案材料,須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
材料轉(zhuǎn)遞、歸檔的過(guò)程要符合組織轉(zhuǎn)遞手續(xù)及程序。
4 利用人事檔案的有關(guān)查閱原則
查閱檔案單位及查閱人,在其批準(zhǔn)權(quán)限、職責(zé)范圍內(nèi),因工作需要查閱和借用干部檔案,須以《干部檔案工作條例》中的查閱原則為依據(jù),遵守檔案的提供利用之規(guī)定。
查閱單位及查閱人應(yīng)攜帶填寫(xiě)規(guī)范、經(jīng)單位組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》,填寫(xiě)查閱《干部檔案審批表》查閱檔案,不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。
凡查閱干部人事檔案,利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱,檔案一般不外借,如必須借出使用,要說(shuō)明理由,經(jīng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,妥善保管,嚴(yán)格保密,不得擅自轉(zhuǎn)借,不準(zhǔn)交給無(wú)關(guān)人員和本人翻閱。
查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上,查閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
借用、查閱單位或個(gè)人,不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容,因工作需要從檔案中取證的,須經(jīng)檔案主管部門(mén)同意后,方可辦理。復(fù)制的檔案材料,不得給無(wú)關(guān)人員觀看或自行轉(zhuǎn)遞,用畢負(fù)責(zé)銷毀。
查閱者不得假公濟(jì)私,不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重,予以批評(píng)直至紀(jì)律處分。
一、湯國(guó)基檔案事件
湯國(guó)基，知名青年作家，在海內(nèi)外發(fā)表作品三百多萬(wàn)字，1983年畢業(yè)于湖南益陽(yáng)師范?？茖W(xué)校。在那個(gè)急需人才的年代，湯國(guó)基并沒(méi)有順利地找到工作，而是多次被拒絕。20多年來(lái)，湯國(guó)基一直以自由撰稿為生，沒(méi)有正式的工作單位。2002年12月3日下午，湯國(guó)基突然接到了由寧鄉(xiāng)縣教育局安排掛靠的單位——東湖塘初級(jí)中學(xué)的電話，要他“趕快回寧鄉(xiāng)辦理精神殘疾手續(xù)，以應(yīng)付再就業(yè)政策的檢查”。這是他第一次聽(tīng)到有人以組織的名義認(rèn)定他是“一個(gè)精神病人”。2003年6月，一位正直人士向他住所的信箱里投進(jìn)了三份復(fù)印件：處分決定、畢業(yè)鑒定和精神病司法醫(yī)學(xué)鑒定書(shū)。
此時(shí)，湯國(guó)基才最終明白自己20多年來(lái)找不到工作、談不到對(duì)象、處處碰壁的原因。那就是他曾經(jīng)得罪過(guò)的班主任，在他的檔案里明明白白地寫(xiě)到：“該生平時(shí)很少參加政治活動(dòng)，經(jīng)常不請(qǐng)假曠課，胸襟狹窄，多疑善嫉，經(jīng)常揚(yáng)言報(bào)復(fù)殺人——有時(shí)精神有反常現(xiàn)象。有嚴(yán)重的神經(jīng)官能癥，不宜擔(dān)任教學(xué)工作”等評(píng)語(yǔ)。而此前，湯國(guó)基對(duì)此卻一無(wú)所知。
湯國(guó)基檔案事件揭示了傳統(tǒng)人事檔案制度真實(shí)記錄功能的部分喪失，表明了現(xiàn)行人事檔案制度存在著嚴(yán)重的信息不對(duì)稱問(wèn)題。這種制度剝奪了公民對(duì)人事檔案的知情權(quán)，違背了現(xiàn)代管理“以人為本”的原則，造成了現(xiàn)有人事檔案制度社會(huì)公信力的不足。因此，我國(guó)人事檔案制度應(yīng)該進(jìn)行合理地改革，人事檔案信息應(yīng)該適當(dāng)?shù)毓_(kāi)，從而使人事檔案能夠更好地為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)。
二、人事檔案信息公開(kāi)的依據(jù)
1、理論依據(jù)
知情權(quán)是指公民、法人及其他組織，知悉、獲取官方或非官方信息的自由和權(quán)利。這一概念是由美國(guó)新聞編輯肯特·庫(kù)柏在1945年首次提出的。二戰(zhàn)后，美國(guó)聯(lián)邦最高法院通過(guò)判例確認(rèn)了此項(xiàng)權(quán)利。在許多國(guó)際法中，知情權(quán)都是公民的一項(xiàng)基本人權(quán)，是基于人的自然本性和社會(huì)本性的需要而產(chǎn)生的社會(huì)權(quán)利，是先于法定權(quán)利而存在的社會(huì)道德與習(xí)慣權(quán)利。《世界人權(quán)宣言》就曾確認(rèn)：人人有權(quán)享有通過(guò)任何媒體尋求、接受、傳遞消息和思想的自由。隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)民主法治不斷完善，公民民主權(quán)利意識(shí)不斷增強(qiáng)，知情權(quán)作為一項(xiàng)獨(dú)立權(quán)利也在不斷地發(fā)展演變，其外延在不斷擴(kuò)大，“知情權(quán)既有公法權(quán)利的屬性，也有民事權(quán)利的屬性，特別是對(duì)個(gè)人信息的知情權(quán)，是公民作為民事主體所必須享有的人格權(quán)的一部分?！?
2、法律依據(jù)
我國(guó)憲法中雖然沒(méi)有對(duì)公民知情權(quán)的明確規(guī)定，但不等于說(shuō)我國(guó)公民就沒(méi)有知情權(quán)。我國(guó)憲法第二條第一款規(guī)定：“國(guó)家的一切權(quán)利屬于人民”，這條規(guī)定確立了人民主權(quán)的原則，肯定了人民是國(guó)家權(quán)力的所有者。通過(guò)“權(quán)利推定”可以肯定，我國(guó)公民享有知情權(quán)。所以說(shuō)，知情權(quán)在我國(guó)憲法中不是沒(méi)有規(guī)定，而是被作為一種隱含權(quán)利體現(xiàn)在憲法中。因此我國(guó)公民對(duì)自己的檔案信息享有一定的知情權(quán)，可以將人事檔案信息向本人有條件地開(kāi)放。
3、國(guó)際經(jīng)驗(yàn)
在美國(guó)，所有任職或離職的雇員都可以在正常工作日。出于合理的要求，申請(qǐng)查閱本人的人事檔案(鑒定、考核、錄用等材料除外)，檔案保管部門(mén)必須為查閱者提供免費(fèi)的影印件。如果檔案保管部門(mén)拒絕雇員查閱檔案的合理要求，雇員可以向法庭或者有關(guān)部門(mén)申請(qǐng)法律援助。如果雇員對(duì)人事檔案的部分內(nèi)容產(chǎn)生質(zhì)疑，可以向主管部門(mén)提出，如判定確實(shí)有錯(cuò)誤，可將其剔除或由本人提交一份澄清事實(shí)的備忘錄，放人人事檔案中。非本單位的其他利用者，在證實(shí)確實(shí)需要查閱雇員檔案時(shí)，也可向法院申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后以被授權(quán)人的身份查閱人事檔案。
4、現(xiàn)實(shí)需求
隨著改革開(kāi)放的深入與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、公共領(lǐng)域的擴(kuò)大與市民社會(huì)的成形，原有人事檔案制度已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代轉(zhuǎn)型的要求，成為阻礙人才合理流動(dòng)的壁壘。2005年7月，陳潭博士主持的人事檔案制度研究課題組的抽樣調(diào)查顯示，只有19％的受訪者看到過(guò)自己的檔案，而有83％的受訪者認(rèn)為自己應(yīng)該有看到自己檔案的權(quán)利。有45％的受訪者認(rèn)為現(xiàn)行的人事檔案制度亟需改革，而有84％的受訪者認(rèn)為我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案制度作用不大，可有可無(wú)。公民的呼吁和無(wú)視應(yīng)該引起檔案界的高度重視。
此外，“湯國(guó)基檔案事件”只是被媒體報(bào)道出來(lái)的一個(gè)事件，而在現(xiàn)實(shí)生活中也許還有許許多多與他有著相似遭遇的人們。正如湯國(guó)基在其申訴書(shū)中寫(xiě)的：“我希望我20多年的遭遇，也能促使黨和政府痛下決心，果斷地廢除人事檔案的填寫(xiě)由一兩個(gè)人暗箱操作，自己的檔案自己不能看的罪惡制度，建立起公正，公開(kāi)，便于監(jiān)督，可以申訴的新的檔案制度，以保障每一個(gè)公民對(duì)于自己的檔案的知情權(quán)，從而杜絕重演一句錯(cuò)誤的評(píng)定毀掉一個(gè)人的一生的悲劇。”
三、人事檔案信息公開(kāi)的對(duì)策
人事檔案信息公開(kāi)是一項(xiàng)全新的工作，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，它涉及組織部門(mén)、人事部門(mén)、檔案部門(mén)等多個(gè)部門(mén)，需要全社會(huì)的共同努力才能完成。
1、樹(shù)立“以人為本”的理念
人事檔案工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，樹(shù)立“以人為本”的理念，在人事檔案管理過(guò)程中，始終把尊重人、關(guān)心人、愛(ài)護(hù)人、開(kāi)發(fā)人作為工作的出發(fā)點(diǎn)；要具備對(duì)國(guó)家和人民高度負(fù)責(zé)的事業(yè)心和責(zé)任感，熟練掌握人事檔案管理知識(shí)，采取多種方式，積極開(kāi)展人事檔案信息公開(kāi)咨詢服務(wù)，回答人們提出的相關(guān)問(wèn)題，通過(guò)信息公開(kāi)咨詢服務(wù)，接受人民的監(jiān)督。
組織、人事、勞動(dòng)、檔案等部門(mén)應(yīng)全力營(yíng)造公民對(duì)自己人事檔案知情權(quán)的輿論氛圍，對(duì)群眾進(jìn)行積極的宣傳教育，提高他們的檔案意識(shí)和民主法制意識(shí)，提升他們參與管理以及維護(hù)自身合法權(quán)益的能力，激發(fā)他們利用檔案的熱情；應(yīng)打破公民對(duì)人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認(rèn)識(shí)到只要履行一定的手續(xù)就可以了解本人人事檔案的內(nèi)容，并利用人事檔案來(lái)解決一些實(shí)際問(wèn)題。
2、完善相關(guān)的法律法規(guī)
我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案法律法規(guī)中，關(guān)于檔案公開(kāi)利用的條款大多是在上個(gè)世紀(jì)制定實(shí)施的。限于當(dāng)時(shí)的政治、經(jīng)濟(jì)體制和人們的檔案意識(shí)，這些條款在保障公民的知情權(quán)等方面考慮不多。例如1991年中組部的《干部檔案工作條例》第三十一條就明確規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這一規(guī)定與我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的需要和現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)是相悖的。
所以，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該修改和完善現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)，明確規(guī)定公民對(duì)自己的人事檔案享有知情權(quán)，可以合法地查閱自己的人事檔案，同時(shí)保護(hù)好個(gè)人隱私權(quán)；應(yīng)該根據(jù)新形勢(shì)下人才頻繁流動(dòng)的現(xiàn)實(shí)，重新制訂收集范圍、保密期限、秘密等級(jí)等方面的規(guī)范；應(yīng)該建立違法責(zé)任追究制，對(duì)應(yīng)當(dāng)公開(kāi)而不予公開(kāi)、應(yīng)當(dāng)保密卻公開(kāi)的有關(guān)責(zé)任人，追究其相應(yīng)的法律責(zé)任；通過(guò)設(shè)立舉報(bào)箱、向社會(huì)公布監(jiān)督電話、成立監(jiān)督檢查小組等方式保護(hù)公民的知情權(quán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息公開(kāi)的監(jiān)督。
3、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)應(yīng)該改革舊的人事檔案管理模式，建立新的人事檔案管理模式。應(yīng)該對(duì)人事檔案進(jìn)行社會(huì)化管理，將人事檔案的收集、整理、保管、提供利用等工作交給擬建或已有的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)——人事事務(wù)所、人才交流中心、公民文件中心等等，讓公共權(quán)力機(jī)構(gòu)、公共事業(yè)單位與公共雇員“袖手旁觀”，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)的“人事”和公共管理功能。
我國(guó)應(yīng)該借鑒外國(guó)人事檔案管理工作的有益經(jīng)驗(yàn)，探索有中國(guó)特色的社會(huì)化、開(kāi)放式的管理模式；應(yīng)該規(guī)范人事檔案工作、嚴(yán)肅人事檔案內(nèi)容，杜絕因人事檔案產(chǎn)生的種種失范現(xiàn)象，充分保障公民的合法權(quán)益。在法律允許的范圍內(nèi)，最大限度地開(kāi)放、開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，為社會(huì)各方面提供利用服務(wù)。打破城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門(mén)、行業(yè)、身份及所有制的限制，推動(dòng)人力資源由“單位所有”變?yōu)椤吧鐣?huì)所有”，滿足人才流動(dòng)過(guò)程中對(duì)人事檔案的需要。
綜上所述，公民對(duì)本人的人事檔案享有知情權(quán)，人事檔案信息應(yīng)該有條件地公開(kāi)。這樣不僅有利于增強(qiáng)公民的檔案意識(shí)，方便公民利用檔案，還有利于加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督，使人事檔案工作能更好地為社會(huì)服務(wù)。
在人才流動(dòng)過(guò)程中,人事檔案遺失的情形屢有發(fā)生,圍繞對(duì)人事檔案遺失的法律救濟(jì),司法界對(duì)此還沒(méi)有得出統(tǒng)一、明確的結(jié)論。
本文從檔案被遺失者的權(quán)利角度,以我國(guó)現(xiàn)行法制框架下司法機(jī)關(guān)對(duì)人事檔案遺失法律救濟(jì)的司法判決和司法解釋為基礎(chǔ),嘗試回答個(gè)人對(duì)自己的人事檔案到底享有何種權(quán)利;屬于財(cái)產(chǎn)權(quán),還是人格權(quán);在人事檔案被遺失時(shí),檔案被遺失者到底應(yīng)當(dāng)享有哪些范圍內(nèi)的救濟(jì)等問(wèn)題。
一、現(xiàn)行法制框架下人事檔案遺失權(quán)利救濟(jì)的困境
(一)白萬(wàn)錦案
在白萬(wàn)錦案中,一審法院認(rèn)為,被告經(jīng)濟(jì)公司未經(jīng)人事勞動(dòng)部門(mén)批準(zhǔn),擅自從八七三廠辦出原告白萬(wàn)錦的人事關(guān)系,違反了干部管理(流動(dòng))制度。被告收到原告檔案后又不妥善保管,使其檔案遺失多時(shí),造成原告雖找到接收單位但因沒(méi)有檔案而使其調(diào)動(dòng)落空,給原告精神上、經(jīng)濟(jì)上造成一定損失,被告對(duì)此應(yīng)負(fù)主要的民事責(zé)任。但是該判決被二審法院以“不屬于法院的受理范圍”為由而撤銷。1
該判決一經(jīng)做出即受到不少批評(píng),認(rèn)為:“這一處理結(jié)果從保護(hù)公民的合法民事權(quán)益方面來(lái)看確實(shí)是值得探討的。因?yàn)閾Q一角度講,本案可視為原、被告之間已形成檔案保管合同關(guān)系。八七三廠在原、被告協(xié)商一致時(shí)將原告檔案寄給被告,被告收到檔案時(shí)就取得了對(duì)保管物的占有,原告也完成了其交付保管物的行為,被告作為保管人就應(yīng)履行其妥善保管寄存物的義務(wù),而被告卻將原告檔案遺失,違反了合同義務(wù),同時(shí)也侵犯了原告的經(jīng)濟(jì)利益,故被告應(yīng)負(fù)違約責(zé)任”2。
(二)最高人民法院的立場(chǎng)
《最高人民法院關(guān)于人事檔案被原單位丟失后當(dāng)事人起訴原用人單位補(bǔ)辦人事檔案并賠償經(jīng)濟(jì)損失是否受理的復(fù)函》指出,保存檔案的企事業(yè)單位,違反關(guān)于妥善保存檔案的法律規(guī)定,丟失他人檔案的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任。檔案關(guān)系人起訴請(qǐng)求補(bǔ)辦檔案、賠償損失的,人民法院應(yīng)當(dāng)作為民事案件受理。3
該復(fù)函的意義在于:首先,肯定了個(gè)人對(duì)人事檔案合法利益的可訴性,明確規(guī)定檔案被遺失者對(duì)導(dǎo)致其檔案丟失的企事業(yè)單位享有訴權(quán),賦予了檔案被遺失者的訴訟當(dāng)事人資格;其次,規(guī)定了檔案保存人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任的構(gòu)成要件,特別是明確了只有在檔案保存人具有過(guò)錯(cuò)時(shí)才可能承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任,這里的過(guò)錯(cuò)是采用客觀化的方式予以規(guī)定的,即“違反關(guān)于妥善保存檔案的法律規(guī)定”;第三,明確了檔案被遺失者與檔案保存人之間的法律關(guān)系為民事法律關(guān)系,非勞動(dòng)爭(zhēng)議,不適用勞動(dòng)爭(zhēng)議的強(qiáng)制仲裁程序。但是仍然沒(méi)有解決以下問(wèn)題:第一,個(gè)人對(duì)人事檔案到底享有何種權(quán)利?第二,檔案被遺失者要求檔案保存人承擔(dān)的民事責(zé)任究竟是違約責(zé)任,還是侵權(quán)責(zé)任?是否有精神損害賠償適用的余地?
(三)周玉富案與劉甲湘案
在周玉富案中,兩審法院均認(rèn)可了原告與檔案保存人達(dá)成的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議,但拒絕原告提出補(bǔ)辦檔案的訴訟請(qǐng)求4。
在劉甲湘案中,原審法院認(rèn)為:“對(duì)于劉甲湘在其檔案丟失之后的相關(guān)損失,應(yīng)由香山飯店予以賠償。……這種賠償是對(duì)劉甲湘因此受到的可預(yù)見(jiàn)損失的一次性賠償,具體賠償數(shù)額,法院將酌情予以判定”。二審法院明確表示:“有關(guān)個(gè)人的人事檔案是證明個(gè)人客觀經(jīng)歷的文件材料,是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),也是國(guó)家檔案的組成部分,檔案保存時(shí)間相對(duì)職工個(gè)人來(lái)說(shuō)是終身的,一切單位都有義務(wù)妥善保護(hù)檔案”,“香山飯店作為劉甲湘人事檔案的保管單位,未盡到妥善保管劉甲湘人事檔案的義務(wù),造成劉甲湘的人事檔案丟失,不可避免地影響到劉甲湘辦理退休手續(xù)及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等手續(xù),原審法院判決香山飯店賠償劉甲湘在其檔案丟失之后的相關(guān)損失正確?！?
綜上,從案由的角度看,這三個(gè)判決的案由各不相同,白萬(wàn)錦案以人事檔案遺失造成不能正常調(diào)動(dòng)工作的獨(dú)立案由進(jìn)行立案,而周玉富案是按照一般勞動(dòng)爭(zhēng)議案由進(jìn)行立案,劉甲湘案則是按照財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛進(jìn)行立案;從判決的內(nèi)容看,與在白萬(wàn)錦案一審判決中法院承認(rèn)在人事檔案丟失時(shí)會(huì)給當(dāng)事人造成精神上和經(jīng)濟(jì)上的損失從而判決賠償精神損害和經(jīng)濟(jì)損失不同,較晚的司法實(shí)踐不但沒(méi)有明確個(gè)人對(duì)自己的人事檔案到底享有何種權(quán)利,而且也沒(méi)有明確是否有承擔(dān)精神損害的可能性,更傾向于將該權(quán)利模糊地歸于財(cái)產(chǎn)損害的范圍,僅僅給予經(jīng)濟(jì)損失的賠償。
毫無(wú)疑問(wèn),必須首先回答個(gè)人對(duì)人事檔案享有何種權(quán)利,才能為人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì)奠定一般的權(quán)利基礎(chǔ)。追問(wèn)該問(wèn)題的重要意義,不僅在于檔案丟失的救濟(jì)方面,還在于在檔案記載不真實(shí)、被非法轉(zhuǎn)遞(出售、提供使用)、被非法獲取時(shí)的救濟(jì)問(wèn)題。
二、個(gè)人對(duì)人事檔案合法利益的權(quán)利化:個(gè)人信息權(quán)的闡釋
(一)人事檔案的本質(zhì)
有論者認(rèn)為,民法上的“物”是指存在于人身之外、能夠?yàn)槿肆λ洳⒛軡M足人們某種需要的物體,個(gè)人的人事檔案完全符合這些特征,因而是個(gè)人享有的物權(quán)的客體,可適用物權(quán)的保護(hù)方法加以保護(hù)。6
這種觀點(diǎn)實(shí)際上是站不住腳的:第一,它不能納入我國(guó)法中“物”的范疇。我國(guó)《物權(quán)法》上物的概念,在立法上和在學(xué)說(shuō)上都是依循德國(guó)法的觀點(diǎn)限定為有體物,主要是指不動(dòng)產(chǎn)和動(dòng)產(chǎn),僅在法律規(guī)定權(quán)利作為物權(quán)客體的,才依照其規(guī)定7。從檔案的內(nèi)容上,檔案的內(nèi)容僅僅是記載的信息,這些信息是無(wú)體的,不能歸入有體的范疇。第二,它不能為個(gè)人所支配。人事檔案是由專人負(fù)責(zé)管理的,提供使用和轉(zhuǎn)遞制度嚴(yán)格地限制了其他人的使用,而對(duì)檔案當(dāng)事人本身而言,無(wú)論檔案記載的內(nèi)容為何、檔案記載是否有錯(cuò)誤、 被提供給何人查閱,本人是無(wú)法知悉的8,更遑論支配的問(wèn)題。所以在現(xiàn)行法律制度下個(gè)人對(duì)人事檔案無(wú)法行使物權(quán)所能包含的占有、使用、收益和處分權(quán)能。第三,它的載體不是檔案當(dāng)事人的私有財(cái)產(chǎn)。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)或被授權(quán)的企事業(yè)單位依法建立和管理的人事信息資料,其紙質(zhì)載體并非由當(dāng)事人提供,當(dāng)事人沒(méi)有取得對(duì)人事檔案的紙質(zhì)載體的合法依據(jù),確切地說(shuō),人事檔案的載體應(yīng)該是檔案制作和管理機(jī)關(guān)所管理和處置的公共財(cái)產(chǎn)。因此,不能將人事檔案視為個(gè)人的物權(quán)客體。
筆者認(rèn)為,這些信息是個(gè)人信息。從人事檔案的內(nèi)容看,人事檔案是由最全面、最深刻地反映個(gè)人情況的材料構(gòu)成,包括履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及派的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料、其他可供組織上參考的材料。9即得以直接或間接方式識(shí)別個(gè)人的信息。根據(jù)獨(dú)聯(lián)體《個(gè)人信息示范法》10第4條第5款,自個(gè)人信息主體死亡時(shí)起,個(gè)人信息法律制度替換為檔案保管制度或本國(guó)立法規(guī)定的其他法律制度。即個(gè)人信息與人事檔案并不相同,在當(dāng)事人活著的時(shí)候?yàn)閭€(gè)人信息,在當(dāng)事人死亡后才轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案,個(gè)人信息制度向檔案制度轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵性法律事實(shí)就是當(dāng)事人死亡。
(二)個(gè)人對(duì)人事檔案的權(quán)利:作為隱私權(quán)重要內(nèi)容的個(gè)人信息權(quán)
在現(xiàn)代信息社會(huì),信息自主日益重要而成為法律規(guī)范的重點(diǎn)11。在現(xiàn)代信息處理技術(shù)日益發(fā)展,電子檔案迅猛發(fā)展的背景下,雖然每個(gè)公民必須對(duì)社會(huì)公益作出讓步,但個(gè)人隱私權(quán)和社會(huì)需要兩者之間的平衡必須保持12,個(gè)人信息權(quán)制度可以平衡個(gè)人與人事檔案管理者之間在個(gè)人信息上的緊張關(guān)系。
在我國(guó),通過(guò)司法解釋引入了隱私權(quán)制度13,但欠缺個(gè)人信息權(quán)的規(guī)定?！吨腥A人民共和國(guó)刑法修正案(七)》第七款引入了對(duì)個(gè)人信息的刑法保護(hù),這是我國(guó)立法首次提出對(duì)個(gè)人信息的保護(hù)。據(jù)此,國(guó)家機(jī)關(guān)或金融、電信、交通、教育、醫(yī)療等單位及其工作人員,違反國(guó)家規(guī)定,將本單位在履行職責(zé)或提供服務(wù)過(guò)程中獲得的公民個(gè)人信息,出售或非法提供給他人,竊取或以其他方法非法獲取上述信息,或?qū)⒊袚?dān)刑事責(zé)任。該規(guī)定僅限于對(duì)公共機(jī)構(gòu)或具有公共機(jī)構(gòu)性質(zhì)的單位在獲取、提供個(gè)人信息方面的行為進(jìn)行規(guī)范,對(duì)個(gè)人信息的收集、處理、轉(zhuǎn)遞、國(guó)際交換、信息準(zhǔn)確、信息安全等內(nèi)容無(wú)法也無(wú)能力進(jìn)行規(guī)定,亟需專門(mén)的個(gè)人信息保護(hù)法出臺(tái)。筆者認(rèn)為,在現(xiàn)行法制,特別是民法沒(méi)有明確規(guī)定個(gè)人信息保護(hù)制度的現(xiàn)實(shí)下,應(yīng)將人事檔案作為“其他人格利益”納入一般人格權(quán)的范疇,予以保護(hù),逐步在此范疇內(nèi)形成個(gè)人信息保護(hù)的司法判決。
針對(duì)我國(guó)當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀,尚需研究:在人事檔案的內(nèi)容正確性方面,應(yīng)當(dāng)允許依照當(dāng)事人的請(qǐng)求適時(shí)更正或補(bǔ)充;在人事檔案的個(gè)人參與方面,應(yīng)當(dāng)承認(rèn)個(gè)人有權(quán)確認(rèn)人事檔案的內(nèi)容,并有權(quán)請(qǐng)求進(jìn)行更正和閱讀的權(quán)利;在人事檔案的個(gè)人知情方面,應(yīng)當(dāng)承認(rèn)個(gè)人有權(quán)要求檔案管理者告知自己的人事檔案被提供給何人查閱,在對(duì)人事檔案材料進(jìn)行更正或補(bǔ)充時(shí),應(yīng)向以前的檔案查閱人提供新的檔案材料等。簡(jiǎn)而言之,在保障個(gè)人信息權(quán)的視角下人事檔案制度應(yīng)當(dāng)進(jìn)行哪些修改和變更,以應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,是檔案學(xué)和法律學(xué)亟待共同研究的問(wèn)題。
三、人事檔案遺失權(quán)利救濟(jì)的實(shí)現(xiàn)
人事檔案遺失時(shí)的立案案由,應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一為“隱私權(quán)糾紛”或“一般人格權(quán)糾紛”14。在發(fā)生侵權(quán)責(zé)任與違約責(zé)任競(jìng)合時(shí),由當(dāng)事人選擇。在選擇違約責(zé)任時(shí),不能獲得精神損害賠償,只能獲得物質(zhì)損害賠償,而選擇侵權(quán)責(zé)任時(shí),既可以獲得精神損害賠償,也可以獲得物質(zhì)損害賠償。在檔案遺失事實(shí)明確的前提下,筆者認(rèn)為,受害人選擇侵權(quán)責(zé)任的救濟(jì)是最為有利的。
當(dāng)事人可能尋求的救濟(jì)途徑主要是賠償損失。前述案例看,在人事檔案遺失時(shí)受害人可能獲得的損害賠償?shù)姆秶⒉幻鞔_,要么是對(duì)精神損害和經(jīng)濟(jì)損失一起判賠,要么是僅僅賠償經(jīng)濟(jì)損失。筆者認(rèn)為,在將個(gè)人對(duì)人事檔案的權(quán)利定位于人格權(quán)的背景下,人事檔案保管單位遺失個(gè)人的人事檔案,意味著對(duì)當(dāng)事人人格權(quán)的侵犯,可以被判定承擔(dān)精神損害賠償。對(duì)于可能給當(dāng)事人造成的經(jīng)濟(jì)損失,也應(yīng)當(dāng)給予賠償。但是比較困難的是如何界定經(jīng)濟(jì)損失的范圍。
第一,由于檔案遺失不能辦理正常工作調(diào)動(dòng)的機(jī)會(huì)損失。對(duì)于此類損失,我國(guó)侵權(quán)法學(xué)者研究的比較少,但是從司法實(shí)務(wù)來(lái)看,也沒(méi)有統(tǒng)一的意見(jiàn)。在白萬(wàn)錦案中一審法院是支持了受害人提出的機(jī)會(huì)損失的,但是沒(méi)有指出機(jī)會(huì)損失的賠償范圍和賠償數(shù)額的確定方法,二審法院則完全否定了賠償機(jī)會(huì)損失的可能性。在此情況下應(yīng)由法院根據(jù)具體情形行使自由裁量權(quán)酌定賠償數(shù)額。
第二,由于檔案遺失不能辦理退休與養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)的經(jīng)濟(jì)損失,應(yīng)當(dāng)根據(jù)不能辦理相應(yīng)手續(xù)所造成的實(shí)際損失進(jìn)行全額賠償。
綜上,在人事檔案遺失時(shí),對(duì)于當(dāng)事人的損害賠償應(yīng)當(dāng)包括精神損害賠償和物質(zhì)損害賠償,后者包括由于檔案遺失不能辦理正常工作調(diào)動(dòng)的機(jī)會(huì)損失和不能辦理退休與養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)的經(jīng)濟(jì)損失。
此外,在人事檔案遺失時(shí),其中的部分材料可否補(bǔ)辦,應(yīng)從保護(hù)受害人的權(quán)利和保障受害人未來(lái)的正常工作和生活出發(fā),由檔案管理人出具檔案遺失證明并承擔(dān)費(fèi)用向其他單位重新辦理相應(yīng)的證明材料,對(duì)確實(shí)無(wú)法重新補(bǔ)辦的原始材料,可以用經(jīng)辦人或當(dāng)事人的書(shū)面證明替代。
論文關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理 人事檔案管理制度 信息化建設(shè)
論文摘要：長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)人事檔案管理工作相對(duì)滯后，存在人事檔案意識(shí)薄弱，管理制度不健全，管理人員配備不足，硬件條件不完全符合檔案安全保管要求，信息化、現(xiàn)代化水平不高等問(wèn)題，在一定程度上限制了人事檔案作用的發(fā)揮。本文對(duì)此進(jìn)行了分析，針對(duì)這些問(wèn)題，提出了全面加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。
一、目前高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題
1、相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的人事檔案意識(shí)薄弱，對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)高校人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無(wú)聞，很少有人過(guò)問(wèn)，在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的尷尬境地。
2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位。有的高校沒(méi)有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
3、人事檔案管理人員配備不足，管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)。隨著高校師資隊(duì)伍的不斷壯大，教職工人事檔案數(shù)量增多，個(gè)人材料進(jìn)檔頻繁，檔案管理工作任務(wù)繁重，但由于重視不夠，高校人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。這將不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。
4、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫(kù)房門(mén)窗多為普通門(mén)窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒(méi)有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。
5、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。這些問(wèn)題的存在與高校人事制度改革的需要嚴(yán)重沖突。
二、加強(qiáng)高校人事檔案管理的幾點(diǎn)建議
1、加強(qiáng)人事檔案的宣傳教育工作，切實(shí)提高廣大教職工的人事檔案意識(shí)。人事檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對(duì)人事檔案工作的高度重視和支持。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常了解檔案工作情況和存在的問(wèn)題；同時(shí)在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評(píng)聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。
2、要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對(duì)新時(shí)期新任務(wù)新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對(duì)人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。
3、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，高校人事檔案部門(mén)應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。
4、加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門(mén)的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。
5、加快高校人事檔案信息化建設(shè)，依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。充分聽(tīng)取人事檔案工作第一線人員的意見(jiàn)，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門(mén)和個(gè)人設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開(kāi)。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
全面加強(qiáng)高校人事檔案管理，促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變，從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變，這樣，才能更好地推動(dòng)人事檔案工作更好的發(fā)展。
一、高校人事檔案收集工作中存在的問(wèn)題
1、檔案意識(shí)淡漠
由于 歷史 的原因，教職工中普遍存在檔案意識(shí)淡漠，對(duì)檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識(shí)不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來(lái)源。隨著高校不斷 發(fā)展 對(duì)教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國(guó)留學(xué)的機(jī)會(huì)不斷增多，在此過(guò)程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時(shí)地交到人事檔案管理部門(mén)存檔，長(zhǎng)時(shí)間存放在個(gè)人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。
2、材料缺漏嚴(yán)重
隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對(duì)人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等。究其原因，就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動(dòng)頻繁，走的人沒(méi)來(lái)得及跟新來(lái)的人交接工作，新來(lái)的人還沒(méi)來(lái)得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門(mén)或向哪個(gè)管檔部門(mén)報(bào)送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)、獎(jiǎng)勵(lì)審批機(jī)關(guān)，不知道將材料移送管檔部門(mén)，認(rèn)為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對(duì)收集的材料不及時(shí)整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時(shí)，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門(mén)將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。
3、管理人員業(yè)務(wù)不熟
由于組織人事干部平時(shí)工作繁忙少有時(shí)間參加專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫(xiě)不夠規(guī)范，存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔，用紙規(guī)格和書(shū)寫(xiě)工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的，進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，給人才的評(píng)價(jià)與任用帶來(lái)諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價(jià)值。
二、加強(qiáng)高校人事檔案收集工作的對(duì)策
1、加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)
人事檔案工作是組織人事部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項(xiàng)非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對(duì)目前教職工檔案意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式進(jìn)行宣傳，主動(dòng)把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)送到他們手中，使他們?cè)跓o(wú)形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識(shí)和做好高校人事檔案工作的自覺(jué)性，同時(shí)也可以在校內(nèi)各級(jí)部門(mén)建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門(mén)定期對(duì)他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門(mén)人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個(gè)人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對(duì)檔案工作的意識(shí)，讓檔案工作為高校 教育 事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。
2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著 政治 經(jīng)濟(jì) 體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對(duì)教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)新的更高的要求。比如人才流動(dòng)，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時(shí)，要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計(jì)與外單位聯(lián)系，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)。被動(dòng)收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動(dòng)出擊，把收集工作做得更細(xì)、更好，做到主動(dòng)與校內(nèi)各部門(mén)聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。
3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)
為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速 發(fā)展 ，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識(shí)。在短時(shí)間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng) 計(jì)算 機(jī)知識(shí)及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識(shí)，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠?yàn)楦咝５臋n案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。
【摘要】加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；必要性；措施
目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”無(wú)足輕重的部分。對(duì)人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。
1.人事檔案管理的現(xiàn)狀如下
1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業(yè)單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個(gè)擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對(duì)于大量的需要裝檔的資料只是機(jī)械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。
1.2檔案交接工作存在較多問(wèn)題。首先是檔案交接不及時(shí)。很多單位對(duì)對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。按照規(guī)定檔案的交接是有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)監(jiān)交，并在交接內(nèi)容署名的。而某些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
1.3人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒(méi)有后續(xù)的培訓(xùn)，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。
1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業(yè)單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，而根本沒(méi)有涉及到聲像管理。但是隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實(shí)、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢(shì)。
人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。
2.針對(duì)上述情況對(duì)人事檔案的管理應(yīng)該做到
2.1配置專門(mén)的檔案管理人員要求具有較高的政治素養(yǎng)和文化水平、工作勤勉認(rèn)真負(fù)責(zé)。做到檔案材料及時(shí)歸檔，裝檔材料鑒別、分類無(wú)誤，及時(shí)提供所需人事檔案信息。
2.2加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案記載的是歷史的真實(shí)面貌，有其時(shí)代的特點(diǎn)。管檔人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了那個(gè)年代，對(duì)當(dāng)時(shí)的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會(huì)有困難，提供數(shù)據(jù)會(huì)有誤差。要對(duì)檔案的管理知識(shí)加以系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。
2.3加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
摘要:人事檔案管理部門(mén)作為政府重要的信息機(jī)構(gòu),憑借網(wǎng)絡(luò)、通訊等先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代管理方法,為廣大社會(huì)公眾提供豐富的公共人事檔案信息資源,為公民更好地參與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、生活創(chuàng)造條件。但原有的人事檔案管理職能不能滿足為社會(huì)公眾服務(wù)的需要,有必要通過(guò)拓展其職能、創(chuàng)新其拓展職能的路徑提高公眾對(duì)人事檔案的利用率,提高人事檔案管理的效率。
關(guān)鍵詞:公共服務(wù);人事檔案;管理職能;路徑創(chuàng)新
目前,我國(guó)人事檔案管理機(jī)構(gòu)一般隸屬于組織、人事等部門(mén)。人事檔案管理機(jī)構(gòu)作為組織、人事部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),主要履行保管單位人事檔案,并為組織、人事部門(mén)的人事工作提供服務(wù)。隨著民主政治的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用,社會(huì)對(duì)于人事檔案的利用需求增加,我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理服務(wù)職能體系已不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案管理的需求。為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要,同時(shí),促進(jìn)人事檔案管理自身的發(fā)展,優(yōu)化人事檔案管理體系,需要構(gòu)建面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能體系,進(jìn)一步拓展我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理職能、合理界定人事檔案管理中的權(quán)責(zé)范疇、提高人事檔案管理機(jī)構(gòu)的信息管理服務(wù)效能、重塑我國(guó)人事檔案管理服務(wù)體系、實(shí)現(xiàn)人事檔案共建共享的效果。基于此,對(duì)新環(huán)境下我國(guó)人事檔案管理職能內(nèi)涵重新表述,即在人事檔案管理過(guò)程中要堅(jiān)持“以人為本”,儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)和利用公共人事檔案信息資源,不僅為政府機(jī)構(gòu)、組織服務(wù),還要為廣大社會(huì)公眾生活和公民參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化活動(dòng)提供保障和創(chuàng)造條件,切實(shí)保障廣大人民的根本利益。
1拓展面向公共服務(wù)的人事檔案管理服務(wù)職能的內(nèi)容
面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能拓展,就是要將我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理從人事檔案管理對(duì)象、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)涵等角度入手,具體來(lái)說(shuō),人事檔案管理服務(wù)職能的拓展包括以下內(nèi)容:
1.1管理對(duì)象由干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案向外圍拓展
除了干部、工人等勞動(dòng)者類型外,我國(guó)其他類型勞動(dòng)群體也是社會(huì)主義的重要建設(shè)者。他們?cè)趪?guó)家政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和穩(wěn)定,以及社會(huì)文化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。構(gòu)建面向公共服務(wù)的我國(guó)人事檔案管理體系,除了應(yīng)管理包括干部、工人、學(xué)生等類型人員檔案外,對(duì)于其他一些勞動(dòng)群體,如政府、企事業(yè)單位招聘的工人,民營(yíng)、私營(yíng)企業(yè)者,農(nóng)民等,隨著時(shí)間的推移和歷史的積淀,他們?cè)趨⑴c建設(shè)社會(huì)主義偉大事業(yè)過(guò)程中也會(huì)形成許多有價(jià)值的檔案材料。因此,伴隨著政府對(duì)民生問(wèn)題關(guān)注程度的加深和惠民政策的逐步實(shí)施,在我國(guó)人事檔案管理中,可以考慮將那些與民生相關(guān)的檔案材料納入人事檔案管理范圍,使我國(guó)人事檔案管理應(yīng)民生所需,為民生服務(wù)。
1.2服務(wù)對(duì)象由組織、人事部門(mén)拓展到單位職工乃至社會(huì)公民或其他組織
隨著社會(huì)民主意識(shí)的增強(qiáng)和社會(huì)變革的影響,除了組織、人事部門(mén)開(kāi)展日常工作需要利用人事檔案信息資源以外,單位職工乃至社會(huì)公民都發(fā)出了利用人事檔案信息的呼聲,人事檔案管理利用服務(wù)面臨多樣化的利用需求。因此,人事檔案管理機(jī)構(gòu)除了面向組織、人事部門(mén)服務(wù)外,還應(yīng)積極應(yīng)對(duì)單位職工乃至社會(huì)公民對(duì)人事檔案信息的合法利用需求。
1.3服務(wù)內(nèi)涵由傳統(tǒng)的人事檔案收集、保管、統(tǒng)計(jì)、利用向人事信息調(diào)研、審核以及人才分析、評(píng)估等內(nèi)容延伸
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政治職能的轉(zhuǎn)變,長(zhǎng)期處于“養(yǎng)尊處優(yōu)”狀態(tài)的人事檔案管理部門(mén)面臨前所未有的壓力,傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式(包括收集、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié))都受到了前所未有的挑戰(zhàn),計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的人事檔案管理服務(wù)職能在新的歷史條件下表現(xiàn)出缺位的狀態(tài)。在未來(lái)人事檔案管理中納入人事檔案信息的主動(dòng)采集、加工、重組,調(diào)查研究及人才評(píng)估等工作內(nèi)容,是信息時(shí)代人事檔案提供利用工作新的內(nèi)涵,也是我國(guó)人事檔案管理發(fā)展新的要求。
1.4服務(wù)手段的現(xiàn)代化
人事檔案管理手工操作形式在信息化環(huán)境下突顯其不足,利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法改進(jìn)管理和服務(wù),已在人事檔案管理界達(dá)成共識(shí),人事檔案管理部門(mén)也正在朝著服務(wù)手段現(xiàn)代化方向作艱辛努力,人事檔案管理服務(wù)由以前僅能靠手工完成的服務(wù)向充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段(如利用網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)字存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等)提供的服務(wù)進(jìn)行拓展。
1.5人事檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移
全國(guó)第四次干部檔案工作會(huì)議中提出,人事檔案管理的工作重心從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)移。人事檔案管理要不斷充實(shí)和完善人事檔案信息庫(kù),推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè),同時(shí),人事檔案信息管理內(nèi)容要突破人事檔案材料歸檔范圍“十大類”的局限,對(duì)于新的歷史條件下形成的反映人事檔案記載主體特征的材料要及時(shí)、主動(dòng)地收集,并借助現(xiàn)代信息技術(shù),主動(dòng)采集有價(jià)值的人事檔案相對(duì)人信息。
2人事檔案管理服務(wù)職能拓展模式
我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó),疆域遼闊,而公共管理資源又十分有限,因此,完善我國(guó)人事檔案管理體系,面向社會(huì)拓展人事檔案管理服務(wù)職能,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理體系從管理對(duì)象向服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)涵、服務(wù)手段等方面的延伸,是一個(gè)艱巨的系統(tǒng)工程,不可能一蹴而就,需要有步驟、有計(jì)劃地推進(jìn)。
2.1由點(diǎn)及面延伸
長(zhǎng)期以來(lái),我國(guó)地區(qū)和城鄉(xiāng)發(fā)展的不平衡,決定了人事檔案管理要面向廣大社會(huì)公眾,堅(jiān)持以人為本,為社會(huì)公共利益服務(wù)的這樣一種體系的構(gòu)建不可能在全國(guó)及城鄉(xiāng)間同時(shí)開(kāi)展起來(lái)。因此,應(yīng)當(dāng)采用試點(diǎn)的形式,首先在經(jīng)濟(jì)和信用基礎(chǔ)好,信息化水平較高的地區(qū)試點(diǎn),并逐步在全國(guó)各地區(qū)和城鄉(xiāng)之間全面推廣,使全國(guó)各地區(qū)、城鄉(xiāng)政府部門(mén)、企業(yè)事業(yè)單位,組織、群團(tuán)乃至社區(qū)都建立起包括各類勞動(dòng)人民在內(nèi)的相對(duì)完善的人事檔案管理體系。北京、上海、廣東、南京等地率先開(kāi)展的一系列人事檔案管理規(guī)范化服務(wù)內(nèi)容,伴隨著民主政治思想的推進(jìn)和人員的流動(dòng),必然在全國(guó)各地、各區(qū)域延伸開(kāi)來(lái)。
2.2規(guī)制與自愿相給合
用新公共服務(wù)理論的理念來(lái)指導(dǎo)我國(guó)人事檔案管理改革,拓展人事檔案管理服務(wù)職能必然會(huì)面臨許多問(wèn)題,其中,最突出的問(wèn)題是與人事檔案管理相關(guān)的國(guó)家利益、組織機(jī)構(gòu)利益和個(gè)人利益間的均衡問(wèn)題。在改革我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理體制,拓展人事檔案管理服務(wù)職能的過(guò)程中,要保證國(guó)家利益不受損害,同時(shí),又要切實(shí)保障法人機(jī)構(gòu)和公民的基本權(quán)利,因此,拓展人事檔案管理服務(wù)職能宜采取規(guī)制與自愿相結(jié)合的模式。對(duì)于與國(guó)家利益和社會(huì)公共安全相關(guān)的人事檔案信息,要通過(guò)制定國(guó)家法律和政策對(duì)其收集、保管、利用服務(wù)等情況進(jìn)行強(qiáng)制規(guī)范,其中,涉及組織機(jī)構(gòu)利益和個(gè)人隱私的要以保障公共利益為原則。對(duì)于其他涉及組織利益和個(gè)人隱私的相關(guān)文件資料實(shí)施自愿的原則,鼓勵(lì)和倡導(dǎo)公民采取自行保存或委托保管等形式,依照國(guó)家法律保管與其自身利益相關(guān)的人事檔案材料。
2.3“有償”服務(wù)與“無(wú)償”服務(wù)相結(jié)合
在我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理環(huán)境下,拓展人事檔案管理服務(wù)職能宜采用“有償”服務(wù)和“無(wú)償”服務(wù)相結(jié)合的模式。屬于基礎(chǔ)性的,為公共利益服務(wù)范疇的人事檔案管理服務(wù)經(jīng)費(fèi)應(yīng)由國(guó)家財(cái)政統(tǒng)一劃撥,而對(duì)于社會(huì)組織、集團(tuán)和公民基于集團(tuán)或個(gè)人目的而提供的特定的人事檔案管理服務(wù)則宜堅(jiān)持誰(shuí)獲益誰(shuí)付費(fèi)的原則,由受益的社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人支付定額的服務(wù)費(fèi)用。
摘要:從人事檔案工作必須適應(yīng)社會(huì)人事制度變革和社會(huì)文明進(jìn)步的要求,在當(dāng)前我國(guó)高校人事制度發(fā)生重大改革的形勢(shì)下,根據(jù)變化了的情況及時(shí)調(diào)整自己的工作內(nèi)容和工作方法,這應(yīng)該是當(dāng)前高校人事檔案工作改革的重要方向。
關(guān)鍵詞:高校;人事檔案;管理;改革
人事檔案是社會(huì)組織成員在參與社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中所形成的重要?dú)v史記錄。人事檔案的歸集和立卷要按照一定的規(guī)范和程序進(jìn)行,這種一定的規(guī)范和程序就是一定時(shí)期的人事檔案制度。人事檔案制度必須符合國(guó)家人事制度變革和社會(huì)文明進(jìn)步的要求。
一、高校人事管理出現(xiàn)的新情況
人事檔案工作從屬于社會(huì)人事制度,人事檔案工作必須及時(shí)服務(wù)于社會(huì)人事制度的變革。改革開(kāi)放以來(lái),我國(guó)高校的人事制度發(fā)生了重大變化,而且這種變化正在向不斷深化的方向發(fā)展。在這些變革的帶動(dòng)下,高校的人事工作出現(xiàn)了許多新情況:
(一)人員身份出現(xiàn)新變化。中共中央辦公廳2000年的《深化干部人事制度改革綱要》提出“破除事業(yè)單位目前實(shí)際存在的干部身份終身制,全面推行聘用制度”,從根本上打破“大中專畢業(yè)生一律取得國(guó)家干部身份”的傳統(tǒng)觀念。一些高校采取“老人老辦法,新人新辦法”,對(duì)新招聘進(jìn)入學(xué)校的人員采用聘用制、兼職制、人事制等多種方式,開(kāi)始突破傳統(tǒng)的人事編制限制,逐步轉(zhuǎn)變高校教師的國(guó)家干部身份,使高校中從業(yè)人員的身份形成了多元化的局面。
(二)用人制度出現(xiàn)新機(jī)制。中組部、國(guó)家人事部、國(guó)家教育部2000年聯(lián)合《關(guān)于深化高等學(xué)校人事制度改革的實(shí)施意見(jiàn)》提出“相對(duì)穩(wěn)定、合理流動(dòng)、專兼結(jié)合、資源共享”后,許多高校打破統(tǒng)一接受國(guó)家分配畢業(yè)生的傳統(tǒng)做法,自主向國(guó)內(nèi)外廣攬賢才,國(guó)內(nèi)高校之間、國(guó)內(nèi)國(guó)外高校之間人員流動(dòng)活躍,來(lái)去相當(dāng)自由。這種機(jī)制促進(jìn)了高校教師的校際合理流動(dòng),有利于提高教師隊(duì)伍的教學(xué)和科研水平,但與此同時(shí)由于人事管理措施的滯后,高校中人在檔案不在、檔案在人不在、一個(gè)人在兩所以上高校分別建立檔案的現(xiàn)象比比皆是。
(三)工資制度出現(xiàn)新突破。隨著社會(huì)分配制度改革的發(fā)展,各高校采取按崗定薪、工資浮動(dòng)、確立崗位津貼、實(shí)行目標(biāo)管理等多種分配方式,從根本上突破了事業(yè)單位傳統(tǒng)的工資總額控制制度。高校工作人員“檔案工資”與實(shí)際收入不符,甚至實(shí)際收入遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案工資,人事檔案中的記載與實(shí)際情況嚴(yán)重脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在。
(四)人事關(guān)系出現(xiàn)新內(nèi)容。1995年國(guó)家施行《勞動(dòng)法》和2008年國(guó)家施行《勞動(dòng)合同法》后,事業(yè)單位中與其建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者與事業(yè)單位之間的關(guān)系被明確為勞動(dòng)關(guān)系,加之聘用制的全面推行,已從根本上打破了幾十年來(lái)事業(yè)單位的從業(yè)人員統(tǒng)一按人事編制管理的傳統(tǒng)做法,高校教職工與學(xué)校之間的關(guān)系除事業(yè)單位的人事關(guān)系外,又增加了聘用關(guān)系、勞動(dòng)關(guān)系、勞務(wù)關(guān)系等多種形式,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已遠(yuǎn)不能適應(yīng)新情況的需要。
二、改革高校人事檔案管理的新思考
高校人事制度的變革給人事檔案管理工作提出了許多新課題,與高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事檔案工作有許多問(wèn)題需要盡快解決:
(一)調(diào)整高校人事檔案工作的定位。目前我國(guó)高校人事檔案管理方式基本上沿用著傳統(tǒng)的干部檔案管理模式,1991年中組部和國(guó)家檔案局下發(fā)《干部檔案工作條例》后,一些高校依據(jù)該條例規(guī)范了本校的人事檔案管理工作,規(guī)范后的檔案管理自然更屬于干部檔案管理的范疇。人事檔案管理應(yīng)該不同于干部檔案管理,尤其是現(xiàn)代意義的人事檔案管理,要強(qiáng)調(diào)檔案的信息服務(wù)功能,強(qiáng)調(diào)檔案的人力資源寫(xiě)實(shí)功能,強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)工作人員合法權(quán)益的保護(hù)功能。在高?，F(xiàn)代人事檔案工作的定位中,上述三個(gè)方面的功能應(yīng)該是不能缺少的。
(二)調(diào)整檔案材料的選取和歸集內(nèi)容。中組部和國(guó)家檔案局在《干部檔案工作條例》中對(duì)干部檔案材料規(guī)定了十類內(nèi)容,這些內(nèi)容對(duì)于反映一個(gè)人的基本面貌有些是必不可少的,應(yīng)該認(rèn)真收集和歸檔。但與此同時(shí),針對(duì)當(dāng)前高校人事管理的新發(fā)展所形成的新材料,如反映教職工個(gè)人素質(zhì)和業(yè)績(jī)變化的各種培訓(xùn)、訪學(xué)、留學(xué)、訪問(wèn)研究、學(xué)歷提高的證書(shū)和證明材料,反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動(dòng)的各種聘用合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料,反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的等級(jí)和變動(dòng)材料等,都應(yīng)該及時(shí)歸集存檔。
(三)調(diào)整人事檔案的保管和查閱辦法。傳統(tǒng)的人事檔案管理具有嚴(yán)格的保密性,這種嚴(yán)格保密性應(yīng)該是從干部檔案管理的要求中派生出來(lái)的。如1991年中組部和國(guó)家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》中,就有查閱干部檔案“應(yīng)填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》”,“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等明確規(guī)定。但是如果把人事檔案與干部檔案明確區(qū)分開(kāi)來(lái),則現(xiàn)代意義上的人事檔案不僅應(yīng)該適當(dāng)“解禁”,而且應(yīng)該適度向本人開(kāi)放?！懊绹?guó)所有的人事檔案只對(duì)本人或經(jīng)過(guò)本人授權(quán)的他人開(kāi)放。每個(gè)雇員都可以上網(wǎng)查詢自己的某些人事檔案?！边@樣做不但可以保證檔案記載的真實(shí)性,而且在保障教職工的知情權(quán)及其他合法權(quán)益方面更有其重要意義。
(四)調(diào)整人事檔案管理的隸屬關(guān)系。在傳統(tǒng)人事檔案管理理念和干部制度的影響下,高校中大中專院校畢業(yè)的人員都具有干部身份,其人事檔案管理一直視同為干部檔案管理,所以學(xué)校的人事檔案管理機(jī)構(gòu)多隸屬于黨委的組織部門(mén)。前已述及,事業(yè)單位人事制度改革后,高校的人事管理已經(jīng)明顯區(qū)別于傳統(tǒng)意義上的干部管理,現(xiàn)代高校人事管理的內(nèi)涵已經(jīng)逐漸趨向于人力資源管理。從這個(gè)意義上說(shuō),結(jié)合高校人事制度改革的推進(jìn),重新清理和健全現(xiàn)代意義的高校人事檔案,逐步把高校人事檔案管理機(jī)構(gòu)從黨委的組織部門(mén)轉(zhuǎn)移到學(xué)校的人事(人力資源)管理部門(mén),這應(yīng)該是高校人事檔案管理改革的一項(xiàng)重要任務(wù)。
【摘要】隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,高校畢業(yè)生人事檔案的管理應(yīng)該進(jìn)行制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新,為促進(jìn)人才的合理流動(dòng)、保障高校畢業(yè)生合法社會(huì)權(quán)益和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案管理 對(duì)策與思考
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國(guó)教育體制和用人制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革,國(guó)家培養(yǎng)人才的方式方法發(fā)生了很大變化,大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度改革也不斷深入,打破了人才由國(guó)家培養(yǎng),統(tǒng)一分配的傳統(tǒng)做法。取而代之的是供需見(jiàn)面、雙向選擇、擇優(yōu)錄用的高校畢業(yè)生就業(yè)工作新機(jī)制。隨之而來(lái)的是高校畢業(yè)生的人事檔案管理的管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞渠道、管理方法、開(kāi)發(fā)利用、重視程度等各方面出現(xiàn)了很多與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,出現(xiàn)了隨意涂改檔案內(nèi)容、檔案自我管理、由于企業(yè)破產(chǎn)造成檔案丟失、企業(yè)員工不能辦理退休、因?yàn)闄n案內(nèi)容不全不能夠辦理社會(huì)保險(xiǎn)繳納、轉(zhuǎn)移等諸多問(wèn)題,大大制約了高校畢業(yè)生的就業(yè)與合理流動(dòng)。近期,就進(jìn)入我市就業(yè)的高校畢業(yè)生采取了座談交流會(huì)、書(shū)面統(tǒng)計(jì)和實(shí)地調(diào)查形式,對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理的情況進(jìn)行了深入調(diào)研。
1 我市高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀
高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)、身體狀況以及在校獎(jiǎng)懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業(yè)生,挑選人才,合理使用人才的重要依據(jù)。我市人力資源行政管理部門(mén)高度重視高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作,東營(yíng)市畢業(yè)生就業(yè)辦公室和東營(yíng)市人才服務(wù)中心是專門(mén)負(fù)責(zé)我市生源畢業(yè)生和來(lái)我市就業(yè)的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的專門(mén)機(jī)構(gòu)。主要服務(wù)范圍是學(xué)生報(bào)道、檔案轉(zhuǎn)遞、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持、三支一扶考試、職業(yè)介紹、社會(huì)保險(xiǎn)繳納等一系列針對(duì)畢業(yè)生就業(yè)的管理與服務(wù)工作。2009年,我市接收高校畢業(yè)生共計(jì)有12108人,登記就業(yè)10590人,未就業(yè)1518人,就業(yè)率達(dá)到87.5%。
2 存在的主要問(wèn)題
(1)管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一
我市現(xiàn)管理高校畢業(yè)生檔案的部門(mén)大致有五類機(jī)構(gòu):一是考取了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生,由用人單位上級(jí)行政部門(mén)進(jìn)行管理。二是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生由人力資源和社會(huì)保障部門(mén)所屬的人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心管理;三是師范類高校畢業(yè)生由教育行政部門(mén)進(jìn)行管理;四是具有人事管理權(quán)限的國(guó)家企業(yè)或國(guó)有控服企業(yè),例如:國(guó)有四大銀行、商業(yè)銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、電力部門(mén)等。五是由于學(xué)校和學(xué)生個(gè)人的原因,還有相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個(gè)人手中或非公企業(yè)人力資源部。
(2)轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范
現(xiàn)在高校畢業(yè)生的檔案大部分由學(xué)校直接寄往學(xué)生畢業(yè)前所簽約單位所在城市的高校畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu),然后再由畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)高校畢業(yè)生畢業(yè)生所簽約單位所在市縣區(qū)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至所在市縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。有的高校為了就業(yè)率,直接將學(xué)生檔案寄往學(xué)生所簽約用工單位。過(guò)了幾個(gè)月這個(gè)學(xué)生要求到其它企業(yè)工作時(shí),企業(yè)把檔案扣住,造成嚴(yán)重混亂。有一部分在學(xué)生畢業(yè)前將檔案讓學(xué)生自帶回家。有一部分學(xué)生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學(xué)校。
(3)檔案內(nèi)容更新不及時(shí)、內(nèi)容簡(jiǎn)單、檔案內(nèi)容與檔案相對(duì)人不統(tǒng)一,個(gè)別有不真實(shí)的檔案材料。筆者在整理檔案過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)同是研究生畢業(yè)的學(xué)生,有的有畢業(yè)設(shè)計(jì)書(shū)(論文)和學(xué)位認(rèn)定書(shū),有的檔案沒(méi)有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業(yè)生的人事檔案材料。還有的內(nèi)容十分單一,就三五張紙,沒(méi)有任何參考價(jià)值,特別是高職類或技工類學(xué)校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容,很不完善。轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的學(xué)生檔案,后續(xù)檔案材料不全面,無(wú)法依據(jù)檔案材料為其出具社會(huì)化證明材料。
(4)學(xué)生的檔案意識(shí)不強(qiáng),認(rèn)為“可有可無(wú)”。有的學(xué)生畢業(yè)十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評(píng)職稱、繳保險(xiǎn)、考資格證等各項(xiàng)社會(huì)化人才服務(wù)項(xiàng)目,結(jié)果耽誤了自己的職業(yè)發(fā)展。
3 對(duì)策建議
(1)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),從制度上避免高校畢業(yè)生檔案多頭管理的現(xiàn)狀。大部分高校畢業(yè)生畢業(yè)后分布在在非公有制企業(yè),屬流動(dòng)人員范疇。人發(fā)【1996】118號(hào)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確:流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位和個(gè)人不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案。流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級(jí)黨委組織部門(mén)、政府人事行政部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。此《規(guī)定》的頒布明確了高校畢業(yè)生檔案的管理機(jī)構(gòu)就是各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自管理高校畢業(yè)生人事檔案,這為高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了制度保證。下一步工作中必須加強(qiáng)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理職能,加強(qiáng)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)與畢業(yè)生就業(yè)部門(mén)的工作銜接,切實(shí)維護(hù)高校畢業(yè)生人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系,促進(jìn)人才的合理流動(dòng)。
(2)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業(yè)生檔案管理混亂的局面。現(xiàn)在高校畢業(yè)生就業(yè)或未就業(yè)都必須在高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)上注冊(cè)個(gè)人信息后,才能夠離開(kāi)學(xué)校。所以各級(jí)各類學(xué)校、各級(jí)畢業(yè)生就業(yè)管理部門(mén)要充分利用高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng),在學(xué)生網(wǎng)上注冊(cè)時(shí),提前告知學(xué)生將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或戶籍所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得接收學(xué)生檔案。然后各級(jí)人才服務(wù)中心再根據(jù)實(shí)際情況再細(xì)分到縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣就不會(huì)出現(xiàn)學(xué)生找檔案,檔案找不到當(dāng)事人的情況。學(xué)生畢業(yè)后,用到人事檔案時(shí),會(huì)自覺(jué)到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來(lái)完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。
(3)提高檔案意識(shí),拓寬服務(wù)內(nèi)容,發(fā)揮檔案價(jià)值。高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。所以各級(jí)各類學(xué)校要重視學(xué)生在校期間的表現(xiàn),本著對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度,及時(shí)準(zhǔn)確的將學(xué)生本人的各類檔案材料歸檔。為學(xué)生走向社會(huì)做好做一些必要的準(zhǔn)備。比如學(xué)生在校期間的榮譽(yù)、參加社會(huì)活動(dòng)的證明、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展,就需要對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。創(chuàng)建能力檔案,重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料。
(4)健全檔案管理機(jī)制,提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前,流動(dòng)人員人事檔案管理隊(duì)伍無(wú)論從數(shù)量上還是從專業(yè)素質(zhì)上講,與流動(dòng)人員人事檔案管理工作的發(fā)展存在一定的差距,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理人員的培訓(xùn),從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進(jìn)行嚴(yán)格要求,配備專業(yè)的人事檔案管理人員,實(shí)行檔案管理人員持證上崗,加強(qiáng)日常管理,明確崗位職責(zé),增強(qiáng)其工作的主動(dòng)性。
總之,高校畢業(yè)生是社會(huì)人力資源中最寶貴的一部分,是促進(jìn)未來(lái)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的最珍貴的人力資源,建立和完善高校畢業(yè)生人事檔案管理新制度,為高校畢業(yè)生就業(yè)和流動(dòng)創(chuàng)造一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境是非常有必要也是十分重要的一項(xiàng)工作,人事檔案管理制度的完善能夠?yàn)樯鐣?huì)秩序的良性運(yùn)行提供更加有利的條件。
【摘要】文章指出了目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并提了解決問(wèn)題的思路和對(duì)策。
【關(guān)鍵詞】畢業(yè)生；人事檔案；管理
21世紀(jì)是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。如何做好新形勢(shì)下畢業(yè)生人事檔案管理工作就成為人事管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。下面，本人就目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的思路及對(duì)策，提出自己的拙見(jiàn)。
一、目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前畢業(yè)生人事檔案管理工作來(lái)看，還存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：
（一）畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少，一些畢業(yè)生就認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度，其不知將來(lái)政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。
（二）檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門(mén)只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào)，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門(mén)的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái)，并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。
二、做好新時(shí)期畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策
從上述問(wèn)題來(lái)看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，更新工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手：
（一）提高對(duì)畢業(yè)生人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員素質(zhì)。新時(shí)期人事工作面臨許多新問(wèn)題，同時(shí)也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開(kāi)發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無(wú)用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫(xiě)頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂成冊(cè)。
二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對(duì)人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。
三是要實(shí)行專門(mén)統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門(mén)別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門(mén)的畢業(yè)生人事檔案庫(kù)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。我們可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成本來(lái)較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問(wèn)題，將大大提高管理效率和管理水平。
綜上所述，在新形勢(shì)下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任。
