發(fā)布時間:2023-04-03 09:51:08
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隨著國內(nèi)管道建設(shè)近10多年的高速發(fā)展,管道建設(shè)管理模式也發(fā)生多次變化。目前在建管道工程中,運(yùn)營單位、建設(shè)單位、建設(shè)單位駐現(xiàn)場管理代表、監(jiān)理單位、EPC單位、分包單位等管理層級多,職責(zé)范圍交叉。該公司一般作為其母公司承攬EPC項目的采辦物流分包單位,執(zhí)行物資代購服務(wù)和中轉(zhuǎn)站建設(shè)管理工作。在實際采辦工作中,EPC項目部的設(shè)備材料進(jìn)度款撥付節(jié)點(diǎn)各異,有的按照工程施工綜合進(jìn)度支付,有的按照業(yè)主實際支付的綜合進(jìn)度款比例支付,還有的按照管理節(jié)點(diǎn)支付,都不以該公司與供應(yīng)商買賣合同約定的付款節(jié)點(diǎn)為撥付依據(jù),導(dǎo)致公司無法按時履行付款約定,由此將可能造成以下后果:一是有的供應(yīng)商對該公司提起商業(yè)仲裁或訴訟,對公司甚至其母公司信譽(yù)帶來較大的負(fù)面影響;二是有的供應(yīng)商停止繼續(xù)履約,不再供貨或提供技術(shù)服務(wù);三是有的供應(yīng)商在以后的項目報價中提高風(fēng)險金,造成采購成本上升;四是有的供應(yīng)商在以后項目交貨進(jìn)度或產(chǎn)品質(zhì)量方面大打折扣,影響了工程進(jìn)度,增加了安全風(fēng)險;五是該公司逐漸失去履約良好的供應(yīng)商,對其他供應(yīng)商逐漸失去控制力,造成市場詢價成本、簽約風(fēng)險進(jìn)一步加大;六是某公司在開展國際貿(mào)易業(yè)務(wù)時,既無法利用以往業(yè)務(wù)積累的信譽(yù),又可能因信譽(yù)問題面臨國際法律糾紛。
二、公司現(xiàn)階段的供應(yīng)商管理策略
目前,該公司在國內(nèi)管道工程物資采辦實施過程中,主要以公開招標(biāo)、談判采購和詢價采購等幾種方式進(jìn)行選商,對供應(yīng)商的管理主要按照以下兩部分進(jìn)行。
1.一級集中采購物資方面
根據(jù)中國石油集團(tuán)公司專業(yè)劃分,負(fù)責(zé)集團(tuán)公司授權(quán)一級采購物資供應(yīng)商的推薦、準(zhǔn)入與考核評價;按授權(quán)組建業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的一級采購物資供應(yīng)商準(zhǔn)入、考評專業(yè)工作組;參與集團(tuán)公司戰(zhàn)略供應(yīng)商的推薦和考評。采用日常管理和年度考評相結(jié)合的方式,對一級物資供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。年度考評中,對供應(yīng)商實行分等級管理,考評合格的分A、B、C3級管理。A、B級供應(yīng)商為主要采購供應(yīng)商,其中,A級供應(yīng)商數(shù)量控制在總量的5%以內(nèi),B級供應(yīng)商數(shù)量控制在總量的15%以內(nèi);考評不合格的給予中止交易,取消準(zhǔn)入資格的處理。
2.二級采購物資方面
負(fù)責(zé)地區(qū)公司所屬二級物資供應(yīng)商的準(zhǔn)入管理和考核管理,然后在集團(tuán)公司備案。對于二級物資供應(yīng)商的準(zhǔn)入,按照申請推薦、資格預(yù)審、準(zhǔn)入評審、準(zhǔn)入核準(zhǔn)、信息錄入和準(zhǔn)入證發(fā)放的程序辦理。對于二級物資供應(yīng)商考核評價,采用日常管理和年度考評相結(jié)合的方式。年度考評中,對供應(yīng)商實行分等級管理,考評合格的分A、B、C3級管理。其中,A、B級供應(yīng)商為主要采購供應(yīng)商,A級供應(yīng)商數(shù)量控制在總量的5%以內(nèi),B級供應(yīng)商數(shù)量控制在總量的15%以內(nèi),考評不合格的給予中止交易,取消準(zhǔn)入資格的處理。綜上所述,該公司在具體采購業(yè)務(wù)中,對一級物資和二級物資不同供應(yīng)商的準(zhǔn)入、考評都是一致的。根據(jù)以往項目采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,二級物資供應(yīng)商貨值只占采辦預(yù)算的30%左右,但二級供應(yīng)商數(shù)量卻占項目供應(yīng)商總數(shù)量的70%左右,這就意味著如果對待每種物資供應(yīng)商都采取同樣的考核辦法和同樣工作精力,投入產(chǎn)出是不成比例的,并且效率也不高,這將造成一定的成本浪費(fèi)。
三、供應(yīng)商管理策略問題及解決建議
對于該公司現(xiàn)階段的供應(yīng)商管理策略,建議針對不同種類的供應(yīng)商采取差異化準(zhǔn)入和考核管理策略,加大對一級物資供應(yīng)商考核的話語權(quán)。對二級物資供應(yīng)商準(zhǔn)入和考評做管理分類,做到重點(diǎn)突出,優(yōu)化緊密與核心供應(yīng)商的關(guān)系。
1.對一級物資供應(yīng)商的管理
立足中國石油集團(tuán)公司授權(quán)范圍內(nèi)通信設(shè)備、專用電視機(jī)供應(yīng)商的準(zhǔn)入、考評管理,加大供應(yīng)商尋源,拓展供應(yīng)商渠道。通過引入對企業(yè)忠誠度高和有競爭力的供應(yīng)商,促進(jìn)供應(yīng)商之間產(chǎn)品品質(zhì)和服務(wù)的競爭,提升供應(yīng)商與該公司的業(yè)務(wù)和管理融合,共擔(dān)風(fēng)險、共享收益。供應(yīng)商的日常管理和年度考評要結(jié)合產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)和使用效果等進(jìn)行綜合評價,重點(diǎn)培養(yǎng)戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。
2.對二級物資供應(yīng)商的管理
以各項物資預(yù)計采購金額占采辦預(yù)算總額的比例按權(quán)重法進(jìn)行分類,劃分為關(guān)鍵、重要和一般3類供應(yīng)商,其中,關(guān)鍵類供應(yīng)商預(yù)算占比為50%,重要類供應(yīng)商預(yù)算占比為30%,一般類供應(yīng)商預(yù)算占比為20%。對關(guān)鍵類、重要類供應(yīng)商,建立穩(wěn)定且優(yōu)先的關(guān)系,為穩(wěn)定市場份額,可優(yōu)先考慮預(yù)付款、合同進(jìn)度付款等,做到優(yōu)質(zhì)優(yōu)價。對于一般通用類的技術(shù)含量低、競爭充分的物資,定期更新供應(yīng)商,保持市場充分競爭,做到合理低價。
3.制定具體評價指標(biāo)體系層次
近兩年來,煤炭市場持續(xù)低迷,價格接連下跌,資金極度緊張,企業(yè)經(jīng)營異常嚴(yán)峻。在具體工作中,礦區(qū)物資供應(yīng)管理部門應(yīng)當(dāng)通過采取積極的應(yīng)對措施,進(jìn)一步加大成本管控力度,緊縮各項開支,提升精細(xì)化管理水平,確保企業(yè)在逆勢中穩(wěn)健發(fā)展。
1.做好考核指標(biāo)的分解與再分解管理工作,嚴(yán)格落實經(jīng)濟(jì)責(zé)任制把噸煤材料成本中的噸煤材料成本包干下達(dá)到基層物資供應(yīng)管理部門,基層物資供應(yīng)管理部門把噸煤材料成本指標(biāo)進(jìn)一步再分解到各單位,縱向從分管礦長到區(qū)隊(車間)再到班組、個人;橫向從礦區(qū)物資供應(yīng)管理部門到各科室、專業(yè)組。層層落實,經(jīng)濟(jì)掛鉤,定期考核,節(jié)獎超罰。在月度用料計劃發(fā)放時,單位內(nèi)部建立材料消耗內(nèi)部銀行,每月分類別、分隊組對材料消耗進(jìn)行匯總,據(jù)此與各隊組及計劃員當(dāng)月指標(biāo)進(jìn)行對比,超指標(biāo)的隊組及計劃員分析超資原因后申請資金,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后予以發(fā)料,通過此項辦法,嚴(yán)格控制投入,努力實行目標(biāo)計劃。
2.完善物資供應(yīng)流程,靈活運(yùn)用電腦高科技軟件,提高工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,降低材料成本,控制庫存儲備,降低儲備資金占用;充分發(fā)揮材料超市的功能,減少井下物資領(lǐng)用環(huán)節(jié),提高供應(yīng)效率,加快物資周轉(zhuǎn)率,達(dá)到降低成本的目的。
3.月初堅持召開經(jīng)營分析會,通報指標(biāo)完成情況及獎罰方案,總結(jié)上月材料費(fèi)用管理方面好的做法,分析上月材料費(fèi)用節(jié)超的原因,有針對性的提出本月經(jīng)營管理工作方面的打算,使干部職工了解全礦經(jīng)營工作的狀況,了解本單位經(jīng)營工作狀況,從而增強(qiáng)干部職工搞好經(jīng)營工作的積極性。
4.在日常工作中,堅持通過走訪、調(diào)查等方式,與基層使用單位溝通物資性能和質(zhì)量狀況,及時進(jìn)行信息反饋。要求計劃員每月深入到井下一線隊組了解生產(chǎn)情況,及時了解生產(chǎn)過程中所急需的物資,并定期到各單位進(jìn)行現(xiàn)場辦公,聽取基層對材質(zhì)、服務(wù)等方面的意見反饋,積極幫助基層解決實際問題和困難。
5.通過培訓(xùn)、宣傳等教育手段以及指標(biāo)分解落實到個人等多種手段和形式,讓干部職工切實認(rèn)識到成本工作的極端重要性,明確最終目的就是降低成本、增效節(jié)支,從而讓每名職工在思想上樹立起效益為先、降耗為本的意識,形成“大家管,管大家,人人抓,抓人人”的全員成本管理模式。
二、加強(qiáng)材料管理,杜絕材料浪費(fèi)
材料管理部門要不定時的對各隊組工作面進(jìn)行檢查,對有浪費(fèi)現(xiàn)象的隊組進(jìn)行考核,各隊組對日常消耗性材料落實到人,如皮帶扣屬于皮帶工管理,如有不落實到人的現(xiàn)象,將對該隊領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核;要加強(qiáng)材料審批、領(lǐng)用、運(yùn)輸、使用、回收環(huán)節(jié)的管理,各單位區(qū)領(lǐng)導(dǎo)在材料審批時要慎重,杜絕材料領(lǐng)回不使用,造成積壓,在運(yùn)輸及使用上要加強(qiáng)管理,杜絕材料的浪費(fèi),對材料回收上要做到及時,以便可修復(fù)材料再次使用;對地面庫房加強(qiáng)管理,各材料使用單位對庫房材料分類管理,擺放整齊,并建立材料收、支、存臺賬,杜絕材料浪費(fèi)和積壓。
三、加強(qiáng)材料考核管理,提高全員責(zé)任意識
每月材料管理部門根據(jù)完成量結(jié)合材料消耗定額,對材料使用單位嚴(yán)格考核,對定額的輔助單位按月初資金計劃考核;各單位在材料消耗上要做到心中有數(shù),材料浪費(fèi)及人為損壞材料的單位,每月底材料管理部門與材料使用單位溝通后,由材料使用單位報所考核人名單,通過管理,使每個職工意識到材料費(fèi)就是工資;材料管理部門要對井下閑置材料做到心中有數(shù),對需回收的材料告知材料使用單位在規(guī)定時間內(nèi)回收升井,并填寫材料回收單由材料使用單位認(rèn)可,在規(guī)定時間內(nèi)未回收的,按計劃價10%對該單位領(lǐng)導(dǎo)予以處罰。
四、嚴(yán)格現(xiàn)場管理,加強(qiáng)回收復(fù)用、修舊利廢,降低材料消耗
現(xiàn)場管理是物資使用管理的直接環(huán)節(jié),也是企業(yè)管理工作的窗口,可以充分顯示一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理水平。因此,要繼續(xù)做好現(xiàn)場管理人員的職責(zé)落實和考核,針對企業(yè)在用物資管理標(biāo)準(zhǔn)化、物資回收復(fù)用、現(xiàn)場技術(shù)管理等工作全面開展有效的管理和控制。
1.對井下材料進(jìn)行盤總,并建立臺賬,對井下在用材料每月底與各隊組進(jìn)行核對后,由各使用單位領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)材料使用情況,并對丟失材料的單位的進(jìn)行處罰,對管理好的單位給予獎勵;對井下閑置材料進(jìn)行整理,歸類擺放,通過管理避免了材料的浪費(fèi),對材料復(fù)用也提供方便。
2.加強(qiáng)對大型材料的管理,對在用物資的使用管理過程進(jìn)行跟蹤調(diào)查,對各井下大型材料實行編號、建檔管理,監(jiān)督并考核相關(guān)單位按期回收入庫,修理復(fù)用。充分利用機(jī)修廠、更新廠的修理能力,減少新品投入。分品種、類別,進(jìn)行加工、修理、復(fù)用,降低生產(chǎn)成本。
3.加大對井下現(xiàn)場材料的巡查力度,對大型材料進(jìn)行了跟蹤管理和跟蹤服務(wù),加強(qiáng)與井下各生產(chǎn)隊組的良好合作關(guān)系,對可回收的材料及時通知相關(guān)隊組進(jìn)行了回收,能復(fù)用的盡量使用回收材料,減少材料的投入,降低生產(chǎn)成本,杜絕井下物資的流失。
4.對井下在用運(yùn)輸帶、電纜進(jìn)行專項管理,并與井下使用單位簽訂運(yùn)輸帶使用管理合同書,對管理好的單位實行獎勵,提高使用單位管理的積極性。
五、加大儲備資金及自采物資管理力度,提高資金利用率
一是要積極探索代儲代銷管理模式,擴(kuò)大代儲品種,積極調(diào)劑處理庫存積壓物資,有效降低資金占用,實施庫存精細(xì)化管理,建立并完善了物資預(yù)警機(jī)制,每月分析入庫后未領(lǐng)用及入庫后未領(lǐng)完庫存物資情況,對新增積壓物資追根溯源,由事后追究向事前防范轉(zhuǎn)移,做到事前控制,有效防止新增積壓物資的產(chǎn)生,合理控制庫存規(guī)模,優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。二是要強(qiáng)化采購材料物資的管理,每年組織計劃員、采購員及有關(guān)人員進(jìn)行市場考查調(diào)研,對材料質(zhì)、價進(jìn)行對比,堅持質(zhì)優(yōu)價廉的原則,做到貨比三家,堅持同等產(chǎn)品比質(zhì)量,同等質(zhì)量比價格,同等價格比信譽(yù)的原則,制定《自采材料物資價格結(jié)算明細(xì)表》,并每旬根據(jù)市場價格變動進(jìn)行合理調(diào)整,使材料物資自采價格下降10%以上。三是采購人員深入了解市場,分析市場,詳細(xì)掌握歷史價格和兄弟企業(yè)價格,密切跟蹤市場價格,對采購價格的形成過程進(jìn)行全過程控制,牢牢把握物資供應(yīng)的渠道關(guān)、價格關(guān)、質(zhì)量關(guān),努力為企業(yè)提供質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品,為企業(yè)增收節(jié)支。
六、結(jié)語
供應(yīng)商對企業(yè)的作用越來越大,與高品質(zhì)供應(yīng)商的緊密合作對企業(yè)至關(guān)重要。因此,對供應(yīng)商的管理就十分重要,如何提高供應(yīng)商的管理,對企業(yè)控制采購成本起著至關(guān)重要的作用。通過對供應(yīng)商細(xì)分,企業(yè)可對細(xì)分供應(yīng)商的不同情況實行不同的供應(yīng)商關(guān)系策略,進(jìn)而優(yōu)化供應(yīng)商的選擇。
一、供應(yīng)商管理現(xiàn)狀
為規(guī)范物資供應(yīng)商(以下簡稱供應(yīng)商)管理工作,優(yōu)化采購資源、規(guī)避采購風(fēng)險、保證采購質(zhì)量、控制采購成本,集團(tuán)公司確定了“集中采購、分散操作”的精神,于2009年制定了《中國石油天然氣集團(tuán)有限公司供應(yīng)商管理辦法》,此辦法將供應(yīng)商劃分為一級供應(yīng)商和二級供應(yīng)商。把通用性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、大宗物資及大型成套設(shè)備作為一級物資由集團(tuán)公司管理。一級供應(yīng)商由集團(tuán)公司按帶量招標(biāo),定商定價、定商等采購方式來選擇管理。二級供應(yīng)商由各地區(qū)公司選擇管理。通過集中信息、控制信息、共享信息、使用信息,有效的發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢,最終實現(xiàn)集團(tuán)化運(yùn)營成本的降低。
中油烏石化分公司參照中國石油《供應(yīng)商管理辦法》制定了烏石化《供應(yīng)商管理辦法》,該辦法為六章,第一章《總則》,總述了制定辦法的目的、及供應(yīng)商的分類;第二章《職責(zé)》,規(guī)定了公司各部門在供應(yīng)商管理中的職責(zé)分工。第三章《準(zhǔn)入管理》,規(guī)定了供應(yīng)商準(zhǔn)入的辦法、流程、準(zhǔn)入證的發(fā)放等。規(guī)定了一套完善的評審程序;第四章《考核評價》規(guī)定了供應(yīng)商的日常管理和年度考評,從質(zhì)量水平、售后服務(wù)、合同履約、供貨業(yè)績、交貨能力、承諾與溝通等方面對供應(yīng)商進(jìn)行全面綜合考評。第五章《監(jiān)督與責(zé)任》規(guī)定了監(jiān)督檢查單位和職責(zé);第六章《附則》列示了供應(yīng)商管理中所有的表格清單等。
中石油5497物料分類為60個大類,烏石化涉及48大類均有采購業(yè)務(wù),點(diǎn)多面廣特點(diǎn)。因此必須對供應(yīng)商進(jìn)行有效的分類,才可避免在以后選擇供應(yīng)商工作中出現(xiàn)重復(fù),又能降低采購成本,便于管理和維護(hù)。要對供應(yīng)商進(jìn)行有效分類,必須對采購物資進(jìn)行分類,目前,集團(tuán)公司規(guī)定的一級物資共有29個大類、91個中類、150個小類、153個品種的物資。其余的物資均為二級物資均由二級單位管理。烏石化2011年度采購中一級物資占全部采購金額的41%,一級供應(yīng)商占全部采購供應(yīng)商的25%,其余采購金額為二級物資,供應(yīng)商需要烏石化選擇、管理。
目前,國內(nèi)較通用的做法是將物資劃分為四類,第一類:戰(zhàn)略物資,需求量大,價格昂貴,屬于市場經(jīng)營關(guān)鍵物資,其質(zhì)量、價格、供應(yīng)的可持續(xù)性對企業(yè)經(jīng)營有重大影響。第二類:重要物資,對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營很重要,價格高,庫存占有資金大,供應(yīng)充分,企業(yè)選擇余地大。第三類:瓶頸物資,企業(yè)對該類物資需求量不大,但其質(zhì)量的好壞對企業(yè)生產(chǎn)影響很大,而且企業(yè)沒有多少討價還價的余地。第四類:一般物資,該類物資價格不高,種類繁多,供應(yīng)市場容易獲得。根據(jù)供應(yīng)物資的分類和重要程度,與供應(yīng)商的關(guān)系可分為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系;充分競爭關(guān)系;既競爭又合作關(guān)系。
烏石化采購一級物資多為重要物資和戰(zhàn)略物資,由集團(tuán)公司確定戰(zhàn)略供應(yīng)商,由總部進(jìn)行管理。二級物資中部分物資屬于經(jīng)常用到,市場供應(yīng)成熟的物資,烏石化采用的是框架、寄售的方式,即一年招一次標(biāo),確定供應(yīng)商排名和價格。這部分物質(zhì)分為48大類、129中類、297小類、1075品名,全年采購額占二級物資采購金額的44%。這部分物資一般屬于一般物資、重要物資,和供應(yīng)商之間有競爭有合作。這部分供應(yīng)商隊伍較為穩(wěn)定,合作時間較長,較好管理。還有一部分一般物資供應(yīng)商,這部分供應(yīng)商每年變動較大,較難管理,占到供應(yīng)商總數(shù)的18%左右,這就需要尋找可以長期合作的供應(yīng)商。對于瓶頸供應(yīng)商,管理不能太過苛刻,能保證及時供應(yīng)是關(guān)鍵所在。
二、供應(yīng)商管理中的問題
1.應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商間的信息交流,這有助于減少投機(jī)行為。造成已成為網(wǎng)員的供應(yīng)商,采購業(yè)務(wù)人員還不了解,因選擇不全面,沒有形成充分競爭的格局,使一部分供應(yīng)商沒有參與的機(jī)會并失去了參與的興趣。
2.在供應(yīng)商年度考評中,針對合同履約、交貨能力等方面,業(yè)務(wù)人員根據(jù)訂貨情況對供應(yīng)商打分,分?jǐn)?shù)主觀性較大。
3.供應(yīng)商管理員陷在繁雜的資料錄入,應(yīng)對咨詢方面。由于企業(yè)供應(yīng)商系統(tǒng)較多,供應(yīng)商資料需要重復(fù)錄入,這樣浪費(fèi)時間。
三、對供應(yīng)商管理的建議
1.與供應(yīng)商共同解決問題。與供應(yīng)商建立聯(lián)合的任務(wù)小組,解決供應(yīng)及生產(chǎn)過程中遇到的共同關(guān)心的問題。經(jīng)常性的互訪解決合作中的問題,建立良好的合作氛圍,讓供應(yīng)商更多的參與新產(chǎn)品開發(fā)、故障問題的解決。尤其是年度考評時出現(xiàn)設(shè)備使用與工藝現(xiàn)狀不符情況,最終員工向廠家咨詢并聯(lián)系供應(yīng)商一起使問題得到了圓滿的解決。因此,轉(zhuǎn)變觀念才能給企業(yè)增加效益。
2.建立一種雙贏的合作關(guān)系。訂立互惠互利的合同是鞏固和發(fā)展良好供需合作關(guān)系的根本保證。它包括了雙方的承諾、信任、持久性,是商業(yè)合作活動成功的重要原則。信任是前提,持久性是保證,機(jī)會主義和短期行為對供需合作關(guān)系將產(chǎn)生極大的破壞作用。
3.建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析平臺。對審核后評定合格的供應(yīng)商,建立統(tǒng)計數(shù)據(jù)表。目前,供應(yīng)商質(zhì)量記錄檔案是通過人為的記錄,存在不及時、不全面的問題,建議建一個信息共享的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析平臺,將ERP中不按時履約合同、交貨不及時、用戶投訴的供應(yīng)商,系統(tǒng)自動進(jìn)行實時記錄,包括從質(zhì)檢、采購、計劃、生產(chǎn)、售后服務(wù)、客戶處獲得的質(zhì)量信息,為企業(yè)動態(tài)管理提供必需的依據(jù)。供應(yīng)商也可及時看到自身的質(zhì)量問題并進(jìn)行改進(jìn)。定期考核評價是對供應(yīng)商實施動態(tài)管理的有效手段,它能將用戶、供應(yīng)商有效的聯(lián)系在一起,使問題在最短的時間內(nèi)得到解決。