發(fā)布時間：2023-05-15 16:35:26
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高效檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】檔案管理，電子檔案，高校檔案，數(shù)字檔案館
一、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設(shè)是檔案開發(fā)利用，在服務(wù)中實現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
二、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
現(xiàn)在各高校檔案管理的意識還較為薄弱，對建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。雖然一些高校已經(jīng)有專門的檔案機構(gòu)，也制定了一定的檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也較為淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦力度不夠。
高校學(xué)生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計劃，有貫徹有檢查和督促。對高校學(xué)生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實的檔案也就沒有了其作為參考和依據(jù)的價值。由于現(xiàn)在現(xiàn)實社會情況較為復(fù)雜社會不正之風(fēng)的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎，高校學(xué)生檔案造假情況時有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務(wù)員、和就業(yè)，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時有發(fā)生。有的甚至到私造獎勵內(nèi)容，在應(yīng)聘會上同一班級出現(xiàn)很團支書、班長的現(xiàn)象更是家常便飯。這種情況的出現(xiàn)不僅造成了用人單位對高校學(xué)生檔案真實性的懷疑，使得真實的高校學(xué)生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對畢業(yè)生的誠信度受到影響。如學(xué)生在畢業(yè)時所填寫的高等院校畢業(yè)就業(yè)推薦表中，有各個科目成績，有鑒定，有組織評語等，很多時候?qū)W校、院系的鑒定意見并非來自學(xué)校和學(xué)院的只能鑒定部門的管理人員，而是學(xué)生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制約機制。
三.改善高校學(xué)生檔案管理意見
隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益深化，高校學(xué)生檔案管理工作信息化、網(wǎng)路化格局逐漸形成，高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)不斷適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢，提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高校在新生錄取、學(xué)生畢業(yè)等多個環(huán)節(jié)逐步信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎(chǔ)。
電子檔案的歸集與管理已經(jīng)形成了未來高校檔案學(xué)生管理的主要方法。充分的利用電子計算機的現(xiàn)代技術(shù)手段為核心，有計劃，有步驟的把高校學(xué)生檔案分類歸檔，進一步實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理。有效的利用成熟的計算機技術(shù)，將高校學(xué)生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進一步的信息化管理，制成高校學(xué)生電子檔案，從而建立高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化。因此，高校應(yīng)根據(jù)其需要有效的建立紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的學(xué)生檔案管理模式。
加強制度化建設(shè)對學(xué)生檔案管理具有十分重要的作用。根據(jù)學(xué)生情況、辦學(xué)特點、管理要求等，建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理規(guī)范化、制度化。使學(xué)生檔案管理部門擺脫日常的事務(wù)性工作，采取學(xué)分制和柔性管理相結(jié)合的學(xué)生檔案管理方式，充分調(diào)動學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的積極性、主動性，學(xué)分制是學(xué)生檔案管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學(xué)計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學(xué)習(xí)者變被動為主動學(xué)習(xí)，更好地培養(yǎng)出適應(yīng)工作需要且綜合素質(zhì)較高的應(yīng)用型人才。
學(xué)生檔案管理是一項具體細致、繁瑣復(fù)雜而且原則性和服務(wù)性很強的業(yè)務(wù)管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理區(qū)別于普通高校學(xué)生檔案管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)與學(xué)生、教師進行全方位的交流，能夠指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)期間通過網(wǎng)絡(luò)遠程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學(xué)生檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想、提高工作效率、有較強的服務(wù)意識。
總之，在這個高度信息化的時代,信息技術(shù)無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻：
[1]《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》
關(guān)鍵詞 高校；檔案管理；發(fā)展趨勢
眾所周知，檔案具有一定的使用價值，檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰、確定、具有完整記錄作用的固化信息，并統(tǒng)一保管。而檔案管理就是檔案保管工作的統(tǒng)領(lǐng)。學(xué)校檔案管理主要對師生過去現(xiàn)在的狀態(tài)信息記錄。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的進步，檔案管理形式也逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C系統(tǒng)管理。而在未來發(fā)展中，高校檔案管理將會以怎樣的形式發(fā)展下去，值得進一步研究。
1.高校檔案管理的必要性
高校檔案管理在學(xué)校管理中具有重要作用，但是根據(jù)現(xiàn)階段高校檔案管理情況看，其作用并沒有得到凸顯，一些管理者在思想意識上存在偏差，認為檔案管理只是一種形式并沒有較大的作用，其實不然，高校檔案管理在學(xué)校教育教學(xué)上有著推動效果。隨著信息計劃、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展各校檔案管理工作也有了不同程度的進步，但想要跟上現(xiàn)代化發(fā)展步伐，還需要從根本上加大檔案管理工作的重視，管理者自身提升管理水平，轉(zhuǎn)變思想意識進而跟上現(xiàn)代化發(fā)展。另一方面，提高檔案管理工作質(zhì)量，管理做到在其位謀其職，只有在這樣的形式下才能使檔案管理得到長足的發(fā)展，滿足社會對檔案管理的要求。
2.高校檔案管理現(xiàn)狀
2.1管理人員對管理工作缺少重視
高校檔案管理離不開管理人員的重視，但是現(xiàn)階段一些管理人員對檔案管理缺少重視，致使檔案管理工作不能有效進行；一些工作交接效率較低，對交接工作沒有及時進行審查，進而造成遺漏也無人理會；另一方面，一些檔案管理工作正處于信息化管理初級階段，一些原有管理人員自身工作有待進一步引導(dǎo)，進而造成管理人員對管理工作的不重視。
2.2缺少經(jīng)濟投入
由于檔案管理工作處于起步階段，因此在一些經(jīng)濟投入、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入不足，信息化管理沒有真正做到物盡其用，同時沒有高效的檢索系統(tǒng)。另一方面，檔案管理需要有檔案庫房、閱覽室、辦公室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但是一些學(xué)校由于規(guī)模限制，將三項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)合并為一，不能滿足檔案設(shè)施管理要求。
2.3管理模式缺少創(chuàng)新
如今，傳統(tǒng)的檔案管理形式依然存在，根據(jù)資料的特點或是類型通過人工形式整合、歸類；接下來進行檢查一文件編碼一擬定案卷封面一密封保管。這樣的管理流程繁瑣，并且需要投入大量的人力、物力。由于每個立卷人的理念、素養(yǎng)不同，通常相同的檔案有多種形式。
3.高校檔案管理發(fā)展趨勢
現(xiàn)階段，高校檔案管理發(fā)展形式逐漸傾向信息化發(fā)展，而信息化發(fā)展不只是計算機系統(tǒng)上的完善，還需要從各環(huán)節(jié)中不斷的完善。針對以上檔案管理問題，筆者將其分為幾點。
3.1集成化檔案管理
高校檔案管理逐漸趨于集成化發(fā)展，只有這樣才能適應(yīng)信息技術(shù)的變化，提升檔案管理技術(shù)，但是要注意在信息化管理中網(wǎng)絡(luò)安全性。
在進行檔案整合時，可以通過二維碼識別，進而提升工作效率，不必浪費大量的人力物力，推動檔案管理更為智能化發(fā)展形式。在高校檔案管理中，需要對每個專業(yè)檔案信息實行資源共享，為教師、學(xué)生提供更為人性化的服務(wù)。例如：信息搜索、查詢等進而提升信息準確性。
檔案管理也可以通過引進先進的搜索技術(shù)，完善相關(guān)內(nèi)容，進而提升檔案管理服務(wù)水平。提升檔案的使用率，需要借助互聯(lián)網(wǎng)平臺建立開放型網(wǎng)站，同時也可以起到檔案的宣傳的作用。教師和學(xué)生通過線上搜索能夠得到全面的業(yè)務(wù)服務(wù)，極大地提升了服務(wù)方便性。
3.2擴大管理人才隊伍
檔案管理是高校管理的重要任務(wù)，表面看似檔案保管工作，但是其背后是管理者的工作努力，具有一定的技術(shù)性。尤其在信息化發(fā)展下，檔案管理走向數(shù)字集成化成為必然條件，但同時也對管理者提出了一定的要求。今后檔案管理者需要具備專業(yè)的管理知識、了解現(xiàn)代化發(fā)展形勢、工作經(jīng)驗豐富等綜合性人才。
3.3完善檔案管理制度
企業(yè)想要長久的發(fā)展需要有完善的管理制度，當然，高校n案管理也不例外、完善制度是高校檔案管理的前提，是確保檔案管理科學(xué)、有序化發(fā)展的基礎(chǔ)。跟上新時代的發(fā)展步伐，創(chuàng)新高校檔案管理形式。檔案管理需要秉承著依法治國的原則，使檔案管理者在工作過程中有章可循。
學(xué)校方面對檔案管理流程、方法等進行制定，并且落實到實處。如今，社會對于高校檔案管理加大了重視程度，并且出臺了相關(guān)法律制度，以為高校檔案管理作出正確的引導(dǎo)，提出建設(shè)化意義。在這種模式下高校檔案管理需要借助方便條件，制定完善的管理內(nèi)容，確保高校檔案管理的有序進行。
3.4創(chuàng)新發(fā)展理念
第一，高校檔案管理堅持“以人為本”的工作理念。圍繞學(xué)校管理工作開展，尤其是教師教學(xué)、學(xué)生綜合素質(zhì)的提高；第二，落實檔案管理理念。提升檔案管理人員檔案意識；第三，促進檔案工作進步，實現(xiàn)檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，推動學(xué)校檔案管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)相融合。
【關(guān)鍵詞】檔案管理規(guī)范化科學(xué)化
高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應(yīng)上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應(yīng)時展，為教學(xué)、科研事業(yè)服好務(wù)。
1、強化意識，健全機構(gòu)。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高?，F(xiàn)代化水平高低的標尺，搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，能促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎(chǔ)上，要切實轉(zhuǎn)變觀念，強化檔案意識，要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強檔案意識，增強服務(wù)意識，使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學(xué)校的規(guī)劃和計劃、納人學(xué)校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。
2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3、加強業(yè)務(wù)，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還應(yīng)要求檔案員真正堅持“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。4、穩(wěn)定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)校
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所，學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。
每年，數(shù)以千萬的檔案變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看，全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點:
第一，工作量大:由于高校的獨特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三，檔案管理操作的標準化程度不高:由于各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四，遠距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學(xué)生的流動性強，所以檔案也經(jīng)常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進行應(yīng)用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性
首先，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。
其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣，對于遠距離共享或調(diào)度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動化軟件可以實現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。
此外，以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲媒質(zhì)為紙張，環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲壽命，所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲方式多樣，DVD光碟、閃存U盤、硬盤，存儲量大，1GB的存儲卡就可以存儲5億字，相當于近1000套《三國演義》;且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強的穩(wěn)定性。
最后，采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕，兩個手指就能輕松移動，如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時有發(fā)生，導(dǎo)致一些重要文件的遺失，信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時效性。
2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險
當然，電子檔案也不是萬無一失的。事實上，電子檔案在存儲和使用的過程中，都存在著一定程度的風(fēng)險。
(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設(shè)備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險性存在，通過網(wǎng)絡(luò)的遠距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質(zhì)上，信息的存儲和讀取都需要特定的設(shè)備，造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術(shù)發(fā)展迅速，計算機軟硬件的更新?lián)Q代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用
針對電子檔案在實際運用中所涉及的風(fēng)險問題，可以采取以下措施進行預(yù)防:
第一，加強電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲設(shè)備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備進行管理維護，保證存儲設(shè)備的良好狀態(tài);定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時備份、嚴格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應(yīng)當不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
第二，規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險。首先加強人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術(shù)，保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。
四、結(jié)論
在這個高度信息化的時代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻:
[1]教育部.2006年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報.2008.05.05.
關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；方向Abstract:The archives information is a collection room files as the basis, without changing the content information file the original case, are the existing forms of content and archive itself with the information conversion principle of change, make archives information society, to achieve resource sharing files. The file has been able to deal with information technology, because it is itself contains information. This paper analyzes the meaning of archives information construction, improving archives management, promoting the project file management process, for archive information management, the establishment of a new direction of engineering archives development etc..
Keywords: Archives; archives management; direction
中圖分類號：TU198文獻標識碼：A 文章編碼
1 檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級檔案管理工作人員應(yīng)當著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調(diào)維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識和專業(yè)技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時代所需，從現(xiàn)實出發(fā)，從長遠考慮，實現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會大眾提供檔案服務(wù)上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計算機管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但可為社會經(jīng)濟效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會經(jīng)濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現(xiàn)實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關(guān)鍵，要嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項數(shù)據(jù)的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進行校對。
充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對。
4 結(jié)語
計算機應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：人性化管理;檔案管理;高校
檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，是對高校辦學(xué)歷史最權(quán)威、最真實的記錄，其具有很高的應(yīng)用價值，強化對檔案的開發(fā)與利用是提高資源使用效率的有效途徑。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，檔案管理與服務(wù)面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)體現(xiàn)人性化的管理理念，創(chuàng)新服務(wù)模式，是提高檔案管理水平的有效途徑，從中體現(xiàn)對讀者的人性化關(guān)懷。
一、高校檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.檔案管理模式落后
通過對高校檔案管理現(xiàn)狀的分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理模式缺乏人性化設(shè)計，大都采取被動給予的方式，服務(wù)意識不強，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。部分知名高校將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，但大部分高校信息化管理的實施與執(zhí)行力度不足，還未全部實現(xiàn)檔案的無紙化管理，檔案管理模式相對落后。
2.檔案信息缺乏真實性
高校檔案管理由于檔案信息化系統(tǒng)存在弊端，檔案信息缺乏真實性，數(shù)字化信息缺乏完整性，經(jīng)常會出現(xiàn)誤刪、錯刪的現(xiàn)象，檔案信息的安全性還有待增強?，F(xiàn)階段，檔案信息由于缺乏真實性，系統(tǒng)信息極易受到外部惡意軟件、黑客、病毒等的侵襲，威脅著檔案信息化系統(tǒng)的安全性。
3.缺乏專業(yè)檔案管理人員
一般情況下，高校的檔案管理人員大都是兼職的非專業(yè)人員，檔案管理專業(yè)性不強，缺乏主動服務(wù)的意識，手工查找效率低。檔案管理人員趨于老齡化，年齡相對較高，雖然具備傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，但是對計算機技術(shù)的掌握相對欠缺，操作能力差，與現(xiàn)代檔案管理無法實現(xiàn)接軌。
二、高校檔案管理中的人性化管理策略
1.打造人性化的檔案服務(wù)環(huán)境
“以人為本”是現(xiàn)代社會發(fā)展的基本理念，強調(diào)“人”的主體地位。檔案工作中以人為本著重體現(xiàn)在為讀者服務(wù)的過程中。服務(wù)環(huán)境的構(gòu)建，應(yīng)充分體現(xiàn)人性化理念，突出人文關(guān)懷的重要性。為了體現(xiàn)人性化的主題，高校檔案館在布局、功能分區(qū)、外觀設(shè)計等方面都要進行設(shè)計，以充分體現(xiàn)檔案館的文化價值。例如，在高校檔案館內(nèi)部，應(yīng)設(shè)置不同的茶水間，營造安靜、和諧的服務(wù)環(huán)境。此外，高校應(yīng)加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，運用先進的設(shè)備進行檔案管理，及時升級信息化系統(tǒng)，以避免高校機密性文件的泄漏，為讀者提供舒適的軟硬件設(shè)施。
2.實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理
新時期，高校檔案管理工作的數(shù)字化，應(yīng)從人們的感受、時展趨勢等方面著手，通過網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)對檔案的系統(tǒng)化管理，使管理工作效率更高，效果更好。高校設(shè)置檔案管理電子平臺，將可公開的檔案信息進行展覽。同時，會對機密性的文件進行加密操作，只有專屬電腦才可訪問，實現(xiàn)對檔案資料的高度保密性，提高信息的安全性。在檔案電子化平臺，及時將剛剛進入檔案庫的熱電材料進行電子頁面的展覽，這樣查閱資料時，只要鍵入關(guān)鍵詞即可從中檢索出合適的信息，相較于傳統(tǒng)的手工檔案管理更具高效性與實效性，符合了現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，是人性化設(shè)計的充分體現(xiàn)。
3.提高檔案管理人員的專業(yè)性
檔案管理人員是執(zhí)行檔案管理的重要元素，決定著服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)度。為了展現(xiàn)人性化的服務(wù)，應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，更新人才的知識結(jié)構(gòu)。館員的知識素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)意識決定著檔案的服務(wù)水平，是檔案管理中面臨的主要問題。首先，應(yīng)提升檔案管理人員的入職門檻，提高檔案管理效果;其次，應(yīng)強化對管理人員檔案管理信息化平臺操作技能的培訓(xùn)，端正其服務(wù)態(tài)度，為人性化管理的實施而不斷努力。
綜上所述，通過對高校檔案管理現(xiàn)狀的分析，了解到檔案管理工作中還存在著諸多問題，人性化理念缺失，檔案管理制度不夠健全，檔案信息化平臺不夠完善等。為了改善此類情況，為讀者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，應(yīng)貫徹人性化的理念，化被動需要為主動提供，以提高檔案管理水平，提升讀者的滿意度，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提高檔案管理人員的專業(yè)性，提升高校檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)對檔案的人性化管理。
參考文獻：
[1]嚴淑華，楊華，楊岳雪.檔案工作的人性化管理[J].河北工程大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2013，12（1）：121-122，128.
學(xué)校檔案是記錄學(xué)校豐功偉績，辦學(xué)經(jīng)驗以及學(xué)校文化思想的手段和途徑，同樣也是學(xué)校未來發(fā)展的依據(jù)，以及教師工作的指導(dǎo)，可以說，學(xué)校檔案工作凝聚了廣大師生的智慧與結(jié)晶。一所學(xué)校的成功，需要全體共同努力，檔案作為珍貴的精神財富，強化其管理，是非常必要的。我國高等院校在這個方面取得了一定的成就，但是與實際的需求相比還遠遠不夠，制定科學(xué)管理制度，提高管理專業(yè)素質(zhì)，是必然之舉。
一、規(guī)范檔案管理，構(gòu)建完善的檔案管理工作
我國教育事業(yè)的發(fā)展，帶動了各大高校之間競爭的日益激烈，而競爭反過來又會促進高校建設(shè)水平的提高，這樣一來，檔案內(nèi)容也會越來越豐富，管理起來也更加困難，加之我國在檔案管理方面相對薄弱，管理人員思想意識不高，因此，相關(guān)工作人員必須要強化管理宣傳與教育，正確引導(dǎo)全校師生對檔案管理的認識，提高管理檔案管理人員的工作熱情，使其能夠積極進行工作，為學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，盡一份綿薄之力。我國高校內(nèi)部，采取校長負責(zé)制，因此提高學(xué)校檔案管理工作，首先要從領(lǐng)導(dǎo)階層入手，提高領(lǐng)導(dǎo)對于此項工作的重視程度以及監(jiān)督管理力度，端正管理人員工作行為，要將大難管理工作做作為重點的工作納入到高校管理中去。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將轉(zhuǎn)變思想，積極推行完善管理制度的推行，從而更好地實現(xiàn)學(xué)校檔案工作開展，為提高學(xué)校凝聚力打好基礎(chǔ)。
二、工作效率的提高需要檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化
除去以上所述之外，在學(xué)校建立細化的管理平臺，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，現(xiàn)代化，是提高其工作效率的重要途徑。在階段，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國高度普及與發(fā)展，建立信息檔案管理平臺不但能夠有效提高其工作質(zhì)量與效率，同時也能夠更加符合時展需求，并能夠是管理工作向著更加高效，快速，精確的方向發(fā)展。除此之外，實現(xiàn)檔案管理信息化，還能夠提高為學(xué)校節(jié)約很多人力與物力，有效降低在人力資源方面的資金投入，從而提高學(xué)校的經(jīng)濟收益，檔案管理的數(shù)字化需要用數(shù)字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用檔案資源，處理、分析和管理整個檔案數(shù)據(jù)庫，整體解決學(xué)校檔案管理過程所面臨的收發(fā)、整理、查詢、開發(fā)等問題，實現(xiàn)學(xué)校檔案資源的合理開發(fā)、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化之后就省去這些不必要的麻煩，可以直接在計算機面前登錄檔案數(shù)據(jù)庫，運用搜索引擎，幾秒鐘就可以解決以前要很長時間才能解決的問題。時間上的大大縮短使得學(xué)校辦事的工作效率能夠得到較大的提高。另外，在實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化以前，查詢檔案一般都借助于紙質(zhì)檔案來進行查詢，現(xiàn)在就可以從紙質(zhì)檔案和電子檔案兩方面來查詢相關(guān)問題。可見，學(xué)校工作效率的提高需要檔案管理的數(shù)字化。
三、加強檔案管理與提高工作效率二者相得益彰、相互促進
1.在進行學(xué)校檔案管理的過程中，最為重要就是信息資源的管理，由于檔案管理在學(xué)校管理過程中的地位日漸凸顯，因此強化管理力度，是非常必要的。學(xué)校管理與學(xué)校工作效率提高，是學(xué)校發(fā)展歷程中重要的兩個方面，學(xué)校管理人員需要將這兩方面有機的結(jié)合在一起，使其相互促進，共同為學(xué)校的發(fā)展提供動力。同時，相關(guān)工作人員要在強化檔案管理的環(huán)節(jié)中，不斷開發(fā)學(xué)校信息資源，借助先進的管理工具，采用多元化的管理方法，從而更好地為學(xué)校教學(xué)以及科研工作服務(wù)。需要明確的一點是，加強學(xué)校檔案管理，首先就要從認識、了解檔案工作開始，只有對檔案管理工作有了全面，正確的認識，才能夠?qū)崿F(xiàn)其工作質(zhì)量的提高，學(xué)校還應(yīng)該擴大宣傳，為檔案工作的順利開展，構(gòu)建更加優(yōu)良的環(huán)境。
2.建立、健全學(xué)校檔案的管理制度。加強學(xué)校檔案的管理必須依賴一系列管理制度的健全和完善，學(xué)校要根據(jù)檔案專業(yè)主管機關(guān)的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校特點和檔案管理發(fā)展狀況，制定切實可行的規(guī)章制度，保證學(xué)校工作的順利運行。
3.加強學(xué)校檔案管理隊伍建設(shè)?，F(xiàn)代管理學(xué)認為，在組織資源中，人是最關(guān)鍵、最重要、最活躍的因素。同樣，要搞好學(xué)校檔案工作也必須有一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的管理隊伍。從以上三個方面加強學(xué)校檔案管理的建設(shè)，能夠確保為學(xué)校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高學(xué)校整體工作效率。
4.提高學(xué)校工作效率，需要學(xué)校檔案管理提供全面、迅速、便捷的資料和服務(wù)，需要學(xué)?？茖W(xué)有效的措施，要提高人力資源以及學(xué)校資金的使用率，同時做好檔案歸納與分類也是非常重要的，工作人員在檔案歸納分類之后，做好整理，為日后查詢和使用資料做準備。提高學(xué)校工作效率，將檔案的搜集整理以及統(tǒng)計編輯工作做好，才能夠滿足新形勢下，學(xué)校對于檔案管理工作的要求，同時，這些工作也面臨著更多的不確定因素，如檔案所占用庫房空間將極大地節(jié)省，檔案管理的工作量減輕，學(xué)校管理將更方便，工作效率也自然而然地得到極大的提高。
從管理模式來說，高校檔案管理可以分為綜合管理與分類管理。高校檔案綜合管理是將學(xué)校的各類檔案集中起來進行管理的方式，相較于分類管理，它有獨特的優(yōu)勢，是目前較為普遍的一種管理模式。鑒于筆者單位也對檔案采用綜合管理，因此，困于目前高校檔案管理存在的一系列問題，制約和束縛了其檔案信息的開發(fā)利用的現(xiàn)狀，本文將對檔案綜合管理中的問題作一剖析，并對如何開發(fā)利用檔案信息提出相應(yīng)建議。
一、綜合檔案管理及其功用
近幾年來，高等學(xué)校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了綜合檔案室，實現(xiàn)了高校檔案的集中統(tǒng)一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個整體實行集中統(tǒng)一管理。
高校檔案管理綜合檔案管理可以統(tǒng)籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發(fā)展。它將各業(yè)務(wù)部門的資料文獻進行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實現(xiàn)檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴大檔案的利用面。同時，實行綜合管理，使學(xué)校可以將其作為一個專門部門，配備具有專業(yè)素質(zhì)的專門人員進行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。
二、高校綜合檔案管理的問題
高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學(xué)校體制改革、教學(xué)、科學(xué)研究、評定職稱、落實政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。但也應(yīng)當看到目前高校綜合檔案室建設(shè)還存在一些問題和不足,無論是檔案意識、服務(wù)觀念上還是人員素質(zhì)、環(huán)境建設(shè)等方面，都不能滿足新形勢下的檔案工作需要，也越來越不適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的發(fā)展和現(xiàn)實的需要。
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不足
由于檔案的價值不能立即顯現(xiàn)，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案工作的態(tài)度，這反映了領(lǐng)導(dǎo)層對學(xué)校檔案工作的重要性認識不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認識到做好檔案工作會更好地促進全校各項工作，致使學(xué)校的檔案工作長期以來進展緩慢，資金、設(shè)備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)備配置不全。這嚴重影響了檔案管理、保護及服務(wù)工作的正常開展，制約著檔案價值的體現(xiàn)。
2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。
目前高校檔案信息資源的開發(fā)和利用還處在一種封閉和半封閉狀態(tài)，檔案利用范圍主要局限于高校內(nèi)部，這很大程度上是由于傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念的體現(xiàn)。這種長期以來封閉保守、墨守成規(guī)的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強調(diào)保密，束縛了檔案工作者的開拓和創(chuàng)新精神，抑制了檔案信息資源的流通。
3.人員整體素質(zhì)不高
知識經(jīng)濟時代對檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的檔案工作者中，還有相當一部分人在工作素質(zhì)上不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案人員綜合素質(zhì)低下，將嚴重影響檔案管理工作的水平。這主要表現(xiàn)在：不少檔案人員缺乏專業(yè)知識的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對學(xué)術(shù)成果與史料無法進行深加工；缺乏運用現(xiàn)代技術(shù)手段進行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業(yè)務(wù)水平亟待提高。
4.管理手段落后，對檔案信息開發(fā)利用率低下。
由于經(jīng)費不足、人員素質(zhì)低等原因，檔案管理中對于現(xiàn)代技術(shù)手段的運用程度顯低。計算機在現(xiàn)代社會已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對計算機的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲與檢索，部分的管理工作還是傳統(tǒng)的手工操作。
目錄的存儲與檢索在目前來看，是一種對檔案信息資源低層次開發(fā)。社會發(fā)展需要我們把目光放到更高層次的信息開發(fā)上，對檔案館（室）藏的科技成果、教學(xué)成果、人才檔案等資源進行創(chuàng)造性的加工與濃縮，這需要充分運用現(xiàn)代技術(shù)手段，改善檔案管理手段落后的局面。
三、高校綜合檔案管理的開發(fā)利用
1.更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動服務(wù)的意識
更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對檔案的開發(fā)利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面來說，要充分認識視檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變過去認為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學(xué)校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動上雙雙進行落實，這是檔案管理得以發(fā)展的關(guān)鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動等待的思想，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的思想，樹立主動服務(wù)的意識，切實加強檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用與價值。
2.提高檔案人員的素質(zhì)
要使檔案最大程度地得到開發(fā)利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理工作向深層次發(fā)展的要求，檔案工作人員只具有單一的業(yè)務(wù)知識已遠遠不能適應(yīng)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理一般是對資料的收集、歸檔以及保管，而對檔案的開發(fā)利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進行檔案信息的采集、組織和儲存，而且要求檔案管理人員有市場經(jīng)濟環(huán)境下所具備的觀念與能力，能對檔案信息進行研究、開發(fā)與運營，對檔案人員的工作要求非常高。簡言之就是既要求檔案管理者有過硬專業(yè)素質(zhì)，又要會運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場判斷力。因此，作為新時期的檔案工作人員，就要積極調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，提高自身素質(zhì)，這樣才能更好地發(fā)掘檔案的價值，更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作和社會發(fā)展服務(wù)。而從學(xué)校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業(yè)扎實，業(yè)務(wù)精湛的人員來從事檔案管理工作。
3.運用現(xiàn)代技術(shù)手段，做好檔案開發(fā)，提高利用率。
要發(fā)揮檔案的作用，開發(fā)檔案信息資源，就要善于運用現(xiàn)代技術(shù)手段。對于計算機的應(yīng)用，不能只滿足于單機的信息存貯與查尋，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，擴大檔案的應(yīng)用價值。
計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案信息事業(yè)奠定了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，我們可以用支持檔案信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系建立高校檔案網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)、網(wǎng)上檔案資源開發(fā)、網(wǎng)上檔案室形象等方面實實在在下工夫。通過擴大上網(wǎng)檔案資料的數(shù)量，建立一個統(tǒng)一的全國高校檔案網(wǎng)絡(luò)，充分利用高校資源優(yōu)勢，全面實現(xiàn)資源共享，為高校及社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。
4.完善檔案管理制度，引入競爭機制，為檔案開發(fā)利用提供保障
檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關(guān)。從完善制度入手，引入競爭機制，是檔案工作改革和發(fā)展的催化劑。在檔案管理中引入競爭機制，把崗位職責(zé)、工作實績與經(jīng)濟利益結(jié)合起來，改變干與不干一個樣、干好干壞一個樣的傳統(tǒng)管理體制，代之以競爭上崗、能者多得的激勵機制，從而充分調(diào)動每一個人的工作積極性，促使人員想方設(shè)法提高服務(wù)意識，增加服務(wù)熱情，提高檔案的開發(fā)利用率，促進檔案部門服務(wù)高校與社會的效益
高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發(fā)利用率，是現(xiàn)代社會對高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個系統(tǒng)工程，需要學(xué)校在意識與行動層面均將檔案管理納入學(xué)校管理之中。
參考文獻：
[1]黃堅，檔案信息開發(fā)概論[M].福建:福建科學(xué)技術(shù)出版社,1995.
