發(fā)布時間：2023-05-15 16:36:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的財務(wù)部檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】會計檔案；管理
一、會計檔案的內(nèi)容
1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細(xì)分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細(xì)賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊的會計憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。
3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。
4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其附件；財務(wù)工作計劃，財務(wù)工作總結(jié)，財務(wù)決算資料，財務(wù)會議文件；財務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報表；內(nèi)部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務(wù)完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會計檔案的保管
（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉?fàn)€。保證會計檔案完整無損。（3）實(shí)現(xiàn)會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數(shù)據(jù)的移動備份硬盤，移動備份硬盤應(yīng)貼上標(biāo)簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關(guān)會計檔案保管年限執(zhí)行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限。本單位財務(wù)部內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部的，經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人準(zhǔn)后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部的，要經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案管理部和財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計和財務(wù)部對應(yīng)銷毀的會計檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準(zhǔn)方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會計檔案保管期滿應(yīng)銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸檔備查。
總之，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會計檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會計發(fā)展的需要。
參 考 文 獻(xiàn)
1.1會計檔案收集與整理階段
會計檔案收集是會計檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會計檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據(jù)會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2會計檔案形成與保管階段
會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3會計檔案移交階段
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼耍瑱n案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。
1.4會計檔案借閱階段
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強(qiáng)會計檔案管理，避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會計檔案借閱制度。內(nèi)部人員借閱會計檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經(jīng)由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5會計檔案銷毀階段
會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進(jìn)行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2會計檔案的管理策略
第一，結(jié)合財務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會計管理機(jī)制，以全面規(guī)制會計工作內(nèi)容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動都?xì)w入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進(jìn)行。
3會計檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐
3.1會計檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計檔案管理的最新要求，2014年，財務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進(jìn)行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災(zāi)存儲的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對以前年度會計信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理
財務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務(wù)人員負(fù)責(zé)會計檔案管理，在保證會計檔案質(zhì)量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，且有5年以上會計工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會計檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。
3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理
會計檔案管理人員除應(yīng)兼顧財務(wù)會計專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計算機(jī)方面的專業(yè)知識。因此，對會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。
4未來的設(shè)想和發(fā)展方向
【關(guān)鍵詞】 高校;基建會計;檔案管理
高校的基建會計檔案,是會計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區(qū)別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù),包括基建會計憑證、會計賬簿、會計報表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計檔案由于具有信息量大、時效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn),利用傳統(tǒng)的會計檔案管理手段和方法很難滿足所有高?；ㄘ攧?wù)信息使用者的要求,加上電子檔案的出現(xiàn)也給基建會計檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。
一、高?；〞嫏n案收集范圍
一是基建會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其它會計賬簿。三是財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括資金平衡表、待攤投資明細(xì)表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細(xì)表等。四是其它類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行賬單,其它應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
二、高?；ㄘ攧?wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題。
(一)高校專職檔案管理人員,只注重學(xué)校文書檔案管理而不重視會計檔案保管
會計檔案的使用和查閱往往只是局限于會計人員和審計人員,檔案管理人員以不熟悉會計業(yè)務(wù)為由,認(rèn)為會計檔案保管就是會計人員的工作,會計檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時有散落現(xiàn)象。會計檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對完善,會計檔案在移交時,雖然有移交清單,基建財務(wù)人員也按正常要求裝訂會計憑證,但是不可能清點(diǎn)憑證張數(shù),檔案盒沒有封條,出現(xiàn)檔案遺失問題后,會計人員和檔案管理人員責(zé)任相互推諉,加大了會計檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會計檔案原因之一。
(二)高?；窘ㄔO(shè)周期長,難以即時移交基建會計檔案
按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定會計年度終了后一年內(nèi)將基建會計檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。由于目前高?；▎为?dú)建賬,與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財務(wù)制度,事業(yè)和基建會計人員按照崗位設(shè)置分工,相互獨(dú)立,基建項目沒有竣工結(jié)算進(jìn)行資產(chǎn)移交前,一般不進(jìn)行合賬處理。再者,由于供應(yīng)商往來、項目費(fèi)用查詢、工程預(yù)決算審計、項目審計等原因經(jīng)常需要調(diào)閱基建會計檔案,事業(yè)檔案會計人員不愿接手基建會計檔案進(jìn)行編號入檔,增加了中間移交環(huán)節(jié),導(dǎo)致基建會計檔案移交不及時。
(三)基建會計檔案保管人員缺乏相應(yīng)的長期檔案管理經(jīng)驗(yàn),嚴(yán)重影響會計檔案保管質(zhì)量和壽命
財務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理,但是缺乏會計檔案管理常識,加上有些高校領(lǐng)導(dǎo)意識不到財務(wù)檔案管理的重要性,不重視財務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當(dāng),造成基建會計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務(wù)管理風(fēng)險。檔案借出不履行相關(guān)手續(xù),不經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),隨意查閱或者復(fù)印,致使基建會計檔案可能被涂畫、拆封和抽換。
(四)基建會計人員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會計檔案的分類,致使基建會計檔案查找困難,甚至?xí)斐晒こ炭畛冬F(xiàn)象
《會計法》規(guī)定除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗(yàn)收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計人員不對這些憑證進(jìn)行單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結(jié)算審計等。會計檔案有不同的保管期限,一味籠統(tǒng)將基建財務(wù)管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經(jīng)濟(jì)事項的來龍去脈,增加后繼工作量。
(五)會計電算化高校基建財務(wù)人員安全意識淡薄
許多高?；ㄙ~務(wù)處理采用電算化形式,有些會計人員用電算化上網(wǎng),在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,數(shù)據(jù)泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬不采用訂本式賬簿,不當(dāng)日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時不注重電子檔案移交和保管,只將紙質(zhì)檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展。
三、加強(qiáng)高校基建會計檔案管理的措施
(一)在財務(wù)部門配置臨時檔案庫房,指定非出納人員管理基建會計檔案
財務(wù)部門檔案庫房門窗要堅固,配備相應(yīng)的設(shè)施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財務(wù)部門每年形成的基建會計檔案,統(tǒng)一由會計檔案管理員按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的基建會計檔案,會計年度終了后,在財務(wù)部門保管不超過一年。期滿之后,統(tǒng)一由會計檔案管理員編制移交清冊,移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。移交學(xué)校檔案室保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會同基建會計檔案經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。見表1:會計檔案資料移交清冊。
(二)加強(qiáng)基建會計人員崗位培訓(xùn),提高基建會計檔案的案卷質(zhì)量
高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員應(yīng)提高對基建會計檔案管理的認(rèn)識,加強(qiáng)和組織基建會計人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計法》、《會計檔案管理辦法》和《高校檔案工作規(guī)范》,制定會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn),對會計檔案進(jìn)行規(guī)范管理,將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入基建會計人員崗位培訓(xùn)中,要求從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作,為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。同時要求會計人員對基建會計檔案在工程的不同階段進(jìn)行整理分類,與會計核算同步,可以方便會計人員和審計監(jiān)督部門人員的頻繁利用,達(dá)到了基建財務(wù)檔案立卷整理科學(xué)和有效利用的目的。另外基建財會人員不僅要熟悉財務(wù)會計專業(yè)知識,還要掌握基本建設(shè)知識, 通過多渠道多層次提高素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,使基建會計工作逐步轉(zhuǎn)向?qū)窘ㄔO(shè)投資全過程的決策、控制、核算、反映和監(jiān)督?；〞嬋藛T熟悉基本建設(shè)過程和建設(shè)工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會計檔案建設(shè)。
(三)完善基建會計檔案管理的各項規(guī)章制度,確?；〞嫏n案的安全與完整
按照相關(guān)法律、法規(guī)的要求,根據(jù)高校自身的特點(diǎn)制定適合本單位的基建會計檔案管理制度,制定基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整?；〞嫏n案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查詢和復(fù)制,并履行登記手續(xù),基建會計人員和借閱人員對基建會計檔案內(nèi)容除單位負(fù)責(zé)人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關(guān)人員責(zé)任。對高校電算化的電腦杜絕上外網(wǎng),防止檔案泄密和被篡改。對基建會計檔案的銷毀嚴(yán)格履行程序,向單位負(fù)責(zé)人申請,同意后方可由檔案管理部門和會計人員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項和正在建設(shè)的項目的基建會計檔案,并認(rèn)真填寫基建會計檔案銷毀清冊。見表2:檔案借閱(復(fù)印)登記表和表3:會計檔案銷毀申請表。
(四)加強(qiáng)基建會計檔案管理的考核和監(jiān)管力度,促進(jìn)高?；〞嫏n案優(yōu)化科學(xué)發(fā)展
學(xué)校財務(wù)部門和檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責(zé)。不定期組織會計人員到其他高校財務(wù)部門和檔案部門參觀學(xué)習(xí),對會計檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。將基建會計檔案規(guī)范化管理納入會計常規(guī)業(yè)務(wù)檢查中,對基建會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。對基建會計檔案人員,成績突出的應(yīng)給予表獎;對不合格的人員應(yīng)給予批評,限期改進(jìn)或進(jìn)行撤換。并對考核的結(jié)果記入個人業(yè)務(wù)檔案,與會計人員的職位和職稱晉升掛鉤,提高基建會計檔案人員的主觀能動性和責(zé)任感,以保證高?；n案建設(shè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。
(五)建立高校內(nèi)部職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)基建會計檔案管理現(xiàn)代化
在基建會計檔案歸檔和移交時,利用現(xiàn)代化手段將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔和移交,這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識。在高校各職能部門之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺,將電子基建會計檔案上網(wǎng),通過網(wǎng)絡(luò)交流,滿足各職能部門日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報表的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量,為高校領(lǐng)導(dǎo)決策層及時做出科學(xué)合理的判斷提供信息支持。
(六)加強(qiáng)基建會計檔案管理的宣傳力度,獲取各方支持
基建會計檔案的管理不僅是會計檔案管理人員和基建會計人員的常規(guī)工作,還涉及其他各職能部門和施工承建單位,是一項長期艱巨的復(fù)雜工作,平時財務(wù)和檔案管理部門要加強(qiáng)對外部門的基建會計檔案管理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時、系統(tǒng)地收集到所需的基建會計原始資料。
總之,高?；〞嫏n案是記錄高?；窘ㄔO(shè)和發(fā)展過程中的詳細(xì)歷史資料,是具有參考價值和法律效力的書面證明,必須重視和加強(qiáng)對基建會計檔案工作的管理,建立基建會計檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度,實(shí)現(xiàn)高校會計檔案的信息化,保證基建會計檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高?？沙掷m(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：會計檔案管理；問題；措施
一、引言
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
二、會計檔案管理中存在的問題
1.會計檔案立卷不規(guī)范
有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。
2.會計檔案保管不規(guī)范
有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會計檔案管理及銷毀不規(guī)范
會計檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
三、解決會計檔案管理存在問題的措施
規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務(wù)部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。規(guī)范會計檔案保管。財會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。全力做好會計電算化環(huán)境下會計檔案的收集。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，加強(qiáng)電算化會計活動的產(chǎn)物，加強(qiáng)電算化會計檔案的管理，是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，也是電算化會計信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。電算化會計檔案包括：存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)，其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、 會計報表（包括報表格式和計算機(jī)公式）等數(shù)據(jù)。
隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其進(jìn)入會計領(lǐng)域，產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)和文件，財務(wù)人員的所有日常工作及歷年會計材料的調(diào)閱均在計算上完成，由此電算化會計檔案應(yīng)運(yùn)而生，同時也為會計檔案賦予了新特點(diǎn)。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份外，還應(yīng)收集計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)以及與之相配套的各種說明書及使用手冊等。
關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)涵建設(shè)；會計檔案；管理人才
加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了高?？沙掷m(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容。其中，加強(qiáng)高校會計檔案管理是高校內(nèi)涵建設(shè)一個非常重要的方面。根據(jù)財政部1998年8月21日的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，高校必須重視會計檔案管理人才的培養(yǎng)，建立和健全會計檔案管理的管理制度，切實(shí)地把高校會計檔案管好、用好。高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。
一、會計檔案管理
財政部、國家檔案局對高校會計檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規(guī)定，現(xiàn)概述如下。
（1）管理單位規(guī)定。高校會計檔案在從財務(wù)部門移交給檔案管理部門之前的管理單位是財務(wù)會計部門，移交給檔案管理部門之后的管理單位是檔案管理部門。
（2）管理人員規(guī)定。出納人員不得兼管會計檔案。
（3）保管期限規(guī)定。高校會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的保管期限如下.保管期是五年的會計檔案有：固定資產(chǎn)報廢清理后的固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片），會計月、季度報表；保管期是十五年的會計檔案有：各種會計憑證，日記賬，總賬，明細(xì)分類、分戶或登記簿，會計移交清冊；保管期是二十五年的會計檔案有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會計檔案有：涉及外事的會計憑證，會計決算報表，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
（4）檔案使用規(guī)定。各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報經(jīng)上級主管單位批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。
（5）檔案銷毀規(guī)定。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
二、主要問題
高校會計檔案管理工作存在的主要問題有以下七個方面：
（1）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。高校會計檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄，會計檔案工作是保存歷史，服務(wù)未來，承上啟下的一項重要工作，是高校財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是，許多高校的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人，對會計檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理工作相脫節(jié)。許多高校會計檔案管理人員大多數(shù)是由會計人員兼管， 缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和資質(zhì)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對國家對會計檔案管理等有關(guān)規(guī)定不熟悉，導(dǎo)致會計檔案整理歸檔不及時，使會計檔案的完整性、安全性得不到保障。
（2）制度不夠健全。國家檔案局、財政部規(guī)定了會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料的管理方法，但是許多高校財務(wù)部門并沒有制定一套具體的適合本校實(shí)際情況的會計檔案管理制度。
（3）檔案不夠規(guī)范。會計檔案不規(guī)范主要有以下七個方面：一是有些高校會計憑證裝訂不及時；二是會計憑證裝訂不符合規(guī)范的要求；三是活頁賬簿裝訂時無封面，不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊；四是會計報表未按要求按月裝訂；五是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔；六是過期的會計檔案未及時銷毀；七是忽視對會計電算化會計檔案的管理。如對會計電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時備份、拷貝，沒有形成磁介質(zhì)的會計檔案，不能滿足學(xué)校對會計檔案的信息需求。
（4）人員配備不足?！稌嫹ā芬?guī)定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前，高校財務(wù)部門普遍沒有安排專職檔案人員管理會計檔案，往往是安排除了出納人員之外的會計人員兼管會計檔案。會計檔案兼管人員，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，沒有檔案管理資質(zhì)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。對財政部、國家檔案局關(guān)于《會計檔案管理辦法》的規(guī)定不了解，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，保證不了會計檔案的完整性和安全性。
（5）檔案利用不足。由于相關(guān)制度的規(guī)定，高校仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，對會計檔案管理工作造成了巨大壓力。同時，會計檔案利用不足，未充分利用會計檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導(dǎo)向功能作用的現(xiàn)象更加突出。
（6）檔案銷毀滯后。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，高校的會計檔案，除涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的和會計決算報表永久保管外，其余會計檔案保管期滿后皆可銷毀。但是，實(shí)際工作中出現(xiàn)了無人來銷、無人敢銷的局面。對超過保管期限的會計檔案沒有按規(guī)定及時進(jìn)行銷毀，造成了大量會計檔案積壓，浪費(fèi)了人力、物力和財力。
（7）保管手段落后。目前高校保管的會計檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，品種多且數(shù)量大。由于保管手段落后，容易出現(xiàn)遺失、損毀，導(dǎo)致會計檔案缺失、不完整，很難分清會計檔案管理人員與調(diào)閱人員的責(zé)任，存在一定的操作風(fēng)險。
三、對策
針對高校會計檔案管理工作存在的主要問題，探討改進(jìn)會計檔案管理工作的四個對策。
（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配好人員。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照《檔案法》和《會計法》的要求，加強(qiáng)高校會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備既有會計專業(yè)知識，又有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員從事會計檔案管理工作，并保持人員的相對穩(wěn)定。
（2）建章立制，規(guī)范管理。為了使高校會計檔案管理符合國家檔案管理的規(guī)定，必須建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。明確會計檔案管理工作程序，使會計檔案管理工作有章可循。
（3）發(fā)揮作用，及時銷毀。保管會計檔案是手段，目的是為了使用會計檔案。要充分發(fā)揮會計檔案的作用，更好地為學(xué)校工作服務(wù)。及時編制會計檔案檢索，提高會計檔案管理的效率，定期進(jìn)行會計檔案資料鑒定，對保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀。
（4）微機(jī)管理，提高效率。借助先進(jìn)的信息技術(shù)，推進(jìn)會計檔案電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會計檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案，提高會計檔案管理工作效率。
總之，會計檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面，在高校的發(fā)展中越來越體現(xiàn)出它的重要性。因此，根據(jù)高校會計檔案管理工作的特點(diǎn)，要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、配備德才兼?zhèn)涞臅嫏n案管理人才；建立健全有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范會計檔案管理行為；發(fā)揮會計檔案在高校發(fā)展中的作用，保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀；實(shí)行微機(jī)管理，進(jìn)一步提高會計檔案管理工作效率。
參考文獻(xiàn)：
[1]馬秀英.談會計檔案管理的規(guī)范[J].天津
財會，2007（4）.
［關(guān)鍵詞］ 加強(qiáng) 財務(wù)檔案 管理
一、現(xiàn)行會計檔案管理工作存在的問題
隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財務(wù)檔案管理方面卻相對較差，存在各方面的問題，現(xiàn)歸納以下幾點(diǎn)：
1.財務(wù)檔案管理意識淡薄。財務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí),承上啟下的一項重要工作,但在當(dāng)前各單位財務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢下,對財務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據(jù)為己有,在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。
2.財務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對財務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識，對于財務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費(fèi)時費(fèi)力。
3.會計檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范。應(yīng)歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應(yīng)包括納稅申報表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實(shí)據(jù)。
4.檔案室的設(shè)施不完善。有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒有配備一些專用設(shè)備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5.管理制度不健全。多數(shù)財務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
二、做好會計檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1.強(qiáng)化檔案管理意識。要提高財務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到財務(wù)檔案管理對于整個企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財務(wù)檔案對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，提高檔案意識，能夠?qū)⒇攧?wù)檔案工作納入到財務(wù)管理工作的議事日程上。
從事財務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識，明白財務(wù)檔案不僅是對企業(yè)提供信息保障，還是對財務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。
2.財務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)。對于一些小型企業(yè)可由一名財務(wù)人員專或兼職財務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務(wù)人員做這項工作，能很好的把握財務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務(wù)人員將財務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財務(wù)檔案管理工作做得更好。
3.做好財務(wù)檔案的分類，提高現(xiàn)代化管理水平。財務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢?？茖W(xué)劃分財務(wù)檔案手續(xù)，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告、預(yù)決算管理、票據(jù)管理、資產(chǎn)管理、重要合同、其他財務(wù)會計資料等類，對整理好的所有檔案資料進(jìn)行分類錄入。
只有在檔案細(xì)分類的基礎(chǔ)上，我們才能逐步建立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動納入建設(shè)規(guī)劃,探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源,最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實(shí)現(xiàn)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。
4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。不斷加大財務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機(jī)、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
5.完善財務(wù)檔案管理制度。依據(jù)《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理納入到整個企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財務(wù)檔案工作人員守則》、《財務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。
總之，加強(qiáng)會計檔案管理工作是我們當(dāng)前財務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業(yè)在財務(wù)工作以及在整個企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題,財務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。
參考文獻(xiàn):
[1]《中華人民共和國檔案法》
[2]《會計檔案管理辦法》
關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)檔案；管理；利用
高校財務(wù)檔案是記錄和反映高校發(fā)展過程中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的真實(shí)記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨(dú)特性，實(shí)物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現(xiàn)的高校合并熱使高校規(guī)模日益擴(kuò)大，高校財務(wù)檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。作為高校檔案的重要組成，高校財務(wù)檔案管理水平的高低是權(quán)衡一個高校綜合水平的一項非常重要的指標(biāo)，所以，做好高校財務(wù)檔案管理是建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理體系的重要工作之一。
1 高校財務(wù)檔案組成
從中國現(xiàn)代會計管理體系來看，高校財務(wù)檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會計核算材料，主要包括：①會計憑證。②賬本。③工資津貼表。④財務(wù)報告。⑤銀行存款對賬本。⑥余額調(diào)節(jié)表。⑦會計檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財務(wù)收入收據(jù)，主要包括：①行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)。②單位往來款票據(jù)。③學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)。④校內(nèi)收據(jù)。⑤服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)等實(shí)物票據(jù)。[1]
2 高校財務(wù)檔案的特點(diǎn)
2.1 真實(shí)性。高校財務(wù)檔案是記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料。學(xué)校發(fā)展過程每單經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據(jù)憑證及時真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時候出現(xiàn)任何與經(jīng)濟(jì)有關(guān)系活動的憑證都必須是真實(shí)有效的，財務(wù)檔案保存的就是高校所有財務(wù)往來的直接證據(jù)。
2.2 專業(yè)性。財務(wù)會計是一門專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，財務(wù)檔案因其專業(yè)性特點(diǎn)，必須由財務(wù)部門專業(yè)人員整理、裝訂、造冊歸檔，根據(jù)現(xiàn)行管理制度要求和實(shí)際需要須在財務(wù)管理部門管理保管1到2年后才會將實(shí)物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對一般的檔案管理人員來說，對歸檔后的財務(wù)檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。
2.3 利用性。高校財務(wù)檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個階段：第一階段是在財務(wù)部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財務(wù)內(nèi)部審核、結(jié)算和相關(guān)業(yè)務(wù)查詢；第二階段是移交學(xué)校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計、財務(wù)、總務(wù)、后勤等部門及高校的老師、高校畢業(yè)學(xué)生等個人需要查找相關(guān)財務(wù)憑證展開服務(wù)的。特別是每年的高校財務(wù)審查、不同層級和目的的審計等都需要大量查閱財務(wù)憑證，以便一一核證相關(guān)問題。所以說高校財務(wù)檔案具有較高的利用性。
3 高校財務(wù)檔案管理措施管見
3.1 單獨(dú)設(shè)立財務(wù)檔案館藏庫房或財務(wù)檔案館藏專柜，專門收藏財務(wù)檔案，實(shí)施專項管理。這是根據(jù)財務(wù)檔案的真實(shí)性、專業(yè)性和利用性三大特點(diǎn)而提出的具有針對性的管理措施之一，它不同于學(xué)校日?；顒雍凸芾懋a(chǎn)生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復(fù)制的特點(diǎn)，如果管理不善出現(xiàn)損毀或丟失，那就會造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個重要環(huán)節(jié)出發(fā)考慮的。不少高校由于領(lǐng)導(dǎo)意識和硬件、經(jīng)費(fèi)等因素，對高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財務(wù)檔案設(shè)置獨(dú)立的庫房或?qū)９瘢皇侨斡蓹n案館人員根據(jù)現(xiàn)有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯放或丟失，造成不可挽回的損失。
3.2 遵循財務(wù)會計專業(yè)特性，科學(xué)制定管理規(guī)范與查閱流程。財務(wù)會計業(yè)務(wù)是每個工作日都會產(chǎn)生財務(wù)會計實(shí)務(wù)憑證的，時間性強(qiáng)，業(yè)務(wù)量大，實(shí)物憑據(jù)大小長短不一，卷宗多，歸檔后只有進(jìn)行有效管理，才能達(dá)到方便查閱利用。
（1）按編年目錄有序上架歸檔。財務(wù)專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準(zhǔn)，排列方法按S走向排列，上架。每個檔案柜都要做好標(biāo)簽，注明該柜財務(wù)檔案的年份、排列序號等說明，基本要求是做到一個小標(biāo)簽就是該柜子卷宗的小說明書。
（2）柜內(nèi)組件編目要詳細(xì)明了，一目了然。財務(wù)實(shí)物的賬本、附件等財務(wù)檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標(biāo)簽說明，標(biāo)準(zhǔn)是做到打開柜子，面對一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費(fèi)工夫，提高利用效率。
3.3 加強(qiáng)檔案專業(yè)人員財務(wù)知識的提高。財務(wù)檔案管理是一項專業(yè)性特點(diǎn)較強(qiáng)的工作，一般是由財務(wù)人員收集、整理、編造卷宗，在財務(wù)部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財務(wù)工作人員整理財務(wù)實(shí)物憑據(jù)時一般都只是按照財務(wù)會計管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規(guī)范不完全一致，這就是我們通常所說的財務(wù)檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰(zhàn)的原因之一。因?yàn)闄n案工作人員一般都是非財務(wù)專業(yè)的，對財務(wù)會計實(shí)物憑據(jù)造冊歸檔不太熟悉，這種雙向知識性差異導(dǎo)致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因?yàn)椴皇煜へ攧?wù)知識，在財務(wù)檔案利用中，常出現(xiàn)找不到要找的財務(wù)檔案而需要財務(wù)人員配合的尷尬局面。所以，加強(qiáng)財務(wù)人員的檔案知識培訓(xùn)，與加強(qiáng)檔案人員的財務(wù)知識普及都是非常必要的，還要創(chuàng)造條件積極促進(jìn)高校財務(wù)和檔案部門的業(yè)務(wù)交流，使財務(wù)檔案管理工作做得更規(guī)范，利用效率更高。
4 做好高校財務(wù)檔案利用的幾點(diǎn)技巧
4.1 提高檔案利用的質(zhì)量。按照檔案管理法規(guī)的規(guī)定，檔案館一般只提供查詢、復(fù)印等利用，不外借，財務(wù)檔案更不例外。財務(wù)檔案利用率最高的是財務(wù)憑證，高校財務(wù)每年都會遇到學(xué)校財務(wù)部、審計處、高校上級財務(wù)主管部門等的審查，高校設(shè)備、后勤等部門及學(xué)生、老師對財務(wù)檔案的查詢利用。尤其是審計部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據(jù)復(fù)印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財務(wù)檔案的特殊性，實(shí)物憑證一卷的厚度達(dá)3厘米，而且長短大小不一，參差不齊，復(fù)印難度大，每次復(fù)印出來，很難達(dá)到工作需要的標(biāo)準(zhǔn)。但隨著科技的進(jìn)步，電子影像技術(shù)，甚至是手機(jī)也可以被應(yīng)用到檔案利用工作中來。如面對需要復(fù)印的憑證，可以用相機(jī)或手機(jī)把憑證拍攝成照片，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)诫娔X，再利用計算機(jī)合成WORD文檔，經(jīng)過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對比度的調(diào)整等技術(shù)手段的處理，一份清晰完整的財務(wù)憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 財務(wù)憑證查詢前后的歸檔技巧。財務(wù)檔案查詢、審計部門的審計，所涉及的原始憑據(jù)少則一個月，多則一年，甚至好幾年，有時搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復(fù)始的反復(fù)查詢利用，要求歸檔上架要恢復(fù)如初，才能為下一次的查詢工作提供準(zhǔn)確無誤的服務(wù)。下面就財務(wù)憑證利用前后的查找、歸檔上架的實(shí)際工作技巧做一些介紹。
①整理。面對需要審計的憑證，管理人員需要預(yù)先根據(jù)查詢或?qū)徲嬚咛峁┑哪攴莘秶?，列出館藏清單，核對無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計或者利用的部門工作人員使用），然后根據(jù)清單去庫房查找實(shí)體憑證。如果遇到卷宗錯放號碼年份排列不順等情況，則需要對憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計一批多年上百卷的，管理人員必須提前準(zhǔn)備多個箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。
②憑證利用后歸檔。憑證審計后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計數(shù)量較大，加上現(xiàn)實(shí)庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時就非常容易出錯，會給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規(guī)程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號必須相同。c.核對上架憑證年、月、卷號和憑證盒編號必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對憑證號是否相連，做到利用一次核對一次，不能絲毫有差錯。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進(jìn)2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時間浪費(fèi)，影響工作效率。
萬事就怕認(rèn)真，做財務(wù)檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時要多加強(qiáng)財務(wù)知識的學(xué)習(xí)，掌握財務(wù)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對管理的財務(wù)庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財務(wù)審查，都能將工作順利完成。檔案事業(yè)是平淡的，平淡的事業(yè)上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責(zé)。
關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)檔案；信息化；管理
現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項工作的總稱。高校檔案管理包括基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作屬于檔案實(shí)體管理；編制目錄、文獻(xiàn)匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開發(fā)。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)之間的矛盾。近年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的不斷提升，加強(qiáng)高校財務(wù)檔案信息化管理，成為當(dāng)前高校檔案管理中的一項重要課題。
一、高校財務(wù)檔案的定義及特點(diǎn)
高校財務(wù)檔案是指高校在行使教學(xué)、科研、社會服務(wù)和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價值的各種財務(wù)支出和收入材料。與高校財務(wù)檔案管理相關(guān)的法規(guī)是《會計檔案管理辦法》。
《會計檔案管理辦法》明確了高校財務(wù)檔案的范疇：是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。財務(wù)檔案是重要史料和證據(jù)，每年形成的檔案應(yīng)當(dāng)由高校財務(wù)部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務(wù)檔案保管清冊，在財務(wù)年度終了后可暫由財務(wù)機(jī)構(gòu)保管一年再移交檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
隨著國家財政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)。隨著高校計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了一種新型檔案信息形態(tài)———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、高校財務(wù)檔案信息化管理的重要性
檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。當(dāng)前，各個高校都在加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平。財務(wù)檔案管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校財務(wù)檔案管理也必須順應(yīng)時代要求和社會發(fā)展，走信息化建設(shè)之路。
三、高校財務(wù)檔案信息化管理的可行性
高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，主要內(nèi)容是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務(wù)檔案時，大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點(diǎn)。計算機(jī)在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉(zhuǎn)檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應(yīng)用，使得高校檔案部門使用計算機(jī)管理財務(wù)檔案，有著得天獨(dú)厚的條件。
電子財務(wù)檔案本身具有巨大的優(yōu)越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。電子財務(wù)檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，節(jié)約了辦公成本，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，高校財務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計算機(jī)處理和儲存，形成電子財務(wù)檔案，利用的效率越來越高。
四、高校財務(wù)檔案信息化管理存在的問題
缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：在進(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考；建設(shè)目標(biāo)不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的體制，還沒有清醒地認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協(xié)作：不少人都有這樣的認(rèn)識———高校財務(wù)部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個部門往往也互相推諉，缺乏協(xié)調(diào)配合；財務(wù)檔案管理隊伍整體素質(zhì)有待提高：從事人員中，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的人員較少。
五、高校財務(wù)檔案信息化管理的注意事項
首先，要及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。高效能的高校財務(wù)檔案信息庫一建立，必須立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入。在轉(zhuǎn)換過程中，為了保障其質(zhì)量和完整性，必須注意數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)庫安全。
其次，大力提升檔案工作者的素質(zhì)。隨著信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化的存儲技術(shù)儲存已經(jīng)變成現(xiàn)實(shí)。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進(jìn)行準(zhǔn)確分類，另一方面根據(jù)利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強(qiáng)培訓(xùn)，使從業(yè)人員掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，最終實(shí)現(xiàn)對專業(yè)性較強(qiáng)的高校財務(wù)檔案的精準(zhǔn)把握。
參考文獻(xiàn)
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